bab iv sop tugas khusus dinkes
TRANSCRIPT
47
BAB IV
TUGAS KHUSUS
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ( SOP )
A. Pengertian SOP
Standar Operasional Prosedur/ SOP adalah pedoman atau acuan untuk
melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja
instansi pemerintah berdasar indikator - indikator teknis, administratif dan
prosedural sesuai dengan tata ke rja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit
kerja yang bersangkutan. Tujuan SOP adalah menciptakan komitmen
mengenai apa yang dikerjakan oleh satuan unit kerja instansi pemerintahan
untuk mewujudkan good governance.
SOP tidak saja bersifat internal tetapi juga eksternal, karena SOP selain
digunakan untuk mengukur kinerja organisasi publik yang berkaitan dengan
ketepatan program dan waktu, juga digunakan untuk menilai kinerja
organisasi publik dimata masyarakat berupa responsivitas, responsibilitas dan
akuntabilitas kinerja instansi pemerintah, karena itu sudah seharusnya setiap
satuan unit kerja pelayanan publik instansi pemerintah memiliki SOP sebagai
acuan dalam bertindak, agar akuntabilitas kinerja instansi pemerintah dapat di
evaluasi dan diukur. Adapun pengertian SOP menurut Depkes dan KARS :
1. Suatu perangkat instruksi atau langkah-langkah kegiatan yang dibakukan
untuk memenuhi kebutuhan tertentu klien (Depkes RI, 2004)
2. Merupakan tata cara atau tahapan yang harus dilalui dalam suatu proses
kerja tertentu, yang dapat diterima oleh seorang yang berwenang atau yang
bertanggungjawab untuk mempertahankan tingkat penampilan atau
kondisi tertentu sehingga suatu kegiatan dapat diselesaikan secara efektif
dan efisien (Depkes RI, 1995)
48
3. Merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui
untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu (KARS, 2000).
B. Tujuan SOP
1. Tujuan Umum
Mengarahkan serangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan yang efisien
dan efektif sehingga konsisten dan aman untuk meningkatkan mutu
pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku.
2. Tujuan Khusus
- Menjaga konsisten tingkat penampilan kerja atau kinerja
- Merupakan parameter untuk menilai mutu kinerja dan pelayanan
- Mematikan penggunanan sumberdaya para efektif dan efisien
C. Fungsi SOP
1. Memperkuat tugas petugas atau tim
2. Sebagai dasar hukum dan etika bila terjadi penyimpangan
3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatan
4. Mengarahkan disiplin dalam bekerja
5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin
D. Persyaratan Membuat SOP
1. Harus tertulis dan dapat diterima pada suatu tingkat praktek, mudah
dimengerti oleh para pelaksananya.
2. Mengandung komponen struktur (peraturan), proses (tindakan) dan hasil
(outcomes).
3. SOP dibuat berorientasi pada pelanggan, staf dan sistem dalam organisasi.
Pernyataan standar mengandung apa yang diberikan kepada pelanggan/
pasien, bagaimana staf berfungsi atau bertindak dan bagaimana sistem
berjalan. Ketiga komponen tersebut harus berhubungan dan terintegrasi.
49
Standar tidak akan berfungsi bila kemampuan atau jumlah staf tidak
memadai.
4. SOP harus disetujui atau disahkan oleh yang berwenang. Jika SOP telah
dibuat, berarti sebagian pekerjaan telah dapat diselesaikan dan sebagian
lagi adalah mengembangkannya melalui pemahaman (desiminasi).
E. Jenis dan Ruang Lingkup SOP
SOP profesi terdapat dua kelompok :
1. SOP untuk aspek keilmuan adalah Standar Operasional Prosedur/ SOP
mengenai proses kerja.
2. SOP untuk aspek manejerial adalah Standar Operasional Prosedur
mengenai proses kerja yang menunjang Standar Operasional Prosedur
keilmuan dan pelayan non keilmuan.
F. Prinsip Dasar Penyusunan SOP
1. Bentuk tim penyusunan Standar Operasional Prosedur/ SOP, perhatikan
tujuan umum yang hendak dicapai.
2. Pertimbangkan prosedur dalam satu kesatuan utuh terdiri dari kumpulan
beberapa prosedur yang lebih kecil.
3. Susun Standar Operasional Prosedur sebelum melaksanakan kerja baru
4. Tinjau kepustakaan dan informasi yang relevan.
50
G. SOP Kegiatan yang ada di Seksi Kefarmasian, Alkes, Pengawasan Kosmetik, Makanan dan Minuman Dinas Kesehatan Majalengka.
1. Prosedur Pengadaan Obat dan Perbekalan Kesehatan di Dinas
Kesehatan Majalengka
Puskesmas sekabupaten majalengka mengajukan Rencana Kebutuhan
Obat/ RKO ke Dinas Kesehatan c. q Seksi Kefarmasian Alkes, Wastik dan
Mamin
Dilakukan Perhitungan Rencana Kebutuhan Obat/ RKO
Pemenang Penyedia Obat
Dilakukan proses pengadaan obat di
Unit Pelayanan Pengadaan ( UPP )
51
2. Prosedur Penerimaan Obat dan Perbekalan Kesehatan
Pengiriman obat oleh penyedia obat ke Dinas Kesehatan Kabupaten
Majalengka
Obat dikirim/ datang dari rekanan pemenang
Diperiksa oleh Panitia Penerima Hasil Pekerjaan/ PPHP
Obat diterima oleh Dinas Kesehatan
Sesuai Tidak sesuai
Dikembalikan
Nama obat, sediaan, kemasan, no. batc, ED, jumlah dan fisik.
Proses pembukuan/ administrasi
Barang diterima
Serah terima dengan Sie Kefarmasian
Berita Acara Pemeriksaan
52
3. Prosedur Penyimpanan Obat
Obat
di
Obat datang
Obat
Di Disimpan secara alfabetis, FIFO/ FEFO/ sesuai dengan jenis sediaan
Dicatat dikartu stok
Narkotik, Psikotropik
Lemari khusus tidak dipergunakan untuk
menyimpan bahan lain selain narkotika
Dibuat dari kayu/ bahan lain yang kuat
Anak kunci lemari khusus dipegang oleh
pegawai yang diberi kuasa
Lemari khusus harus diletakan ditempat
yang aman dan yang tidak diketahui umum
Dicatat dikartu stok
Obat ED
Mengidentifikasi
obat yang sudah
rusak atau
kadaluarsa
Memisahkan obat
rusak atau
kadaluarsa dari
penyimpanan
obat lainnya.
Pencatatan obat
rusak/ ED
53
Obat-obatan hendaklah disimpan pada kondisi yang sesuai seperti
yang telah ditetapkan oleh pabriknya, seperti terlindung dari cahaya,
kelembaban, harus dijaga tidak beku. Apabila kondisi suhu khusus
dipersyaratkan, area penyimpanan sebaiknya dilengkapi dengan alat
pencatat suhu yang sensitif sehingga dapat memperlihatkan tanda (alarm)
apabila terjadi kondisi suhu yang tidak diinginkan. Monitoring suhu
dilakukan secara berkala dan dilakukan pencatatan.
Sistem yang digunakan menjamin pelaksanaan first in first out bagi
obat-obatan yang akan didistribusikan. Produk-produk yang mendekati
daluarsa dan yang telah daluarsa disimpan terpisah dari stok obat yang
masih baik.
Untuk obat-obat yang mengalami kerusakan kemasan, tutup atau yang
diduga kemungkinan mengalami kontaminasi sebaiknya dipisahkan.
Apabila obat tersebut tidak segera dimusnahkan, sebaiknya disimpan
dalam area terpisah dengan penandaan yang jelas sehingga dapat
mencegah terjadinya kesalahan penyaluran.
54
Beberapa hal yang berkaitan dengan dokumentasi penyimpanan obat,
antara lain :
a. Koordinator gudang mencatat data obat yang diterima pada Kartu
Barang dengan mengacu pada Faktur atau Surat Penyerahan Barang.
b. Faktur atau Surat Penyerahan Barang diarsipkan berdasarkan nomor
urut dan tanggal penerimaan.
Penyimpanan khusus
Beberapa jenis obat memerlukan tempat penyimpanan khusus,
termasuk diantaranya vaksin, narkotika dan bahan obat yang
mudah terbakar. Vaksin memerlukan cold chain khusus dan harus
dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik.
Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari
khusus dengan kunci ganda dan selalu dalam keadaan terkunci.
Kunci harus disimpan oleh Penanggung jawab gudang, atau yang
dikuasakannya. Bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter
harus disimpan dalam ruangan khusus, sebaiknya disimpan pada
bangunan yang terpisah dari gudang induk.
55
4. Prosedur Pengeluaran Obat
Permintaan dari PKM (LPLPO) yang sudah Diverifikasi
Dicek kesesuaian permintaan dan penggunaan bulan sebelumnya
Konfirmasi ke PKM yang bersangkutan
Tidak sesuai
Disesuaikan dengan stok yang ada digudang
Sesuai dan rasional
56
5. Prosedur Distribusi Obat
Memberikan LPLPO
Disesuaikan dengan volume
yang ada
Stok terbatas
Dicatat dibuku pengeluaran dan
komputerisasi
Stok memenuhi
Didokumentasikan pada
DBMB
Dicatat dikartu stok
PUSKESMAS
Seksi Farmasi
Perhitungan
Pemberian Sediaan
Obat dan Alat
Kesehatan di Gudang
Farmasi
Pembuatan DBMB
Pemberian Obat dan
Alat Kesehatan
Pengambilan
Obat Oleh
Petugas
Puskesmas
Pengecekan Antara
DBMB dan Jumlah
Obat yang Diberikan
Pengambilan Sediaan
Obat dan Alat
Kesehatan Berdasarkan
Sumber Dana
Obat disiapkan
57
Kegiatan Pendistribusian merupakan suatu rangkaian kegiatan yang
penting karena obat harus disalurkan kepada pemesan yang sah dan tepat
meliputi penerimaan pesanan, pengeluaran dari gudang dan pengiriman.
Perencanaan dan jadwal pengiriman obat harus dikondisikan sedemikian rupa
sehingga tidak terjadi penumpukan melebihi kapasitas gudang atau sarana
pelayanan yang dituju. Penyaluran dilaksanakan kepada unit-unit penerima
yang dapat dipertanggungjawabkan berdasarkan ketentuan perundang-
undangan.
Dokumentasi pelaksanaan penyaluran dibuat dengan lengkap sehingga
setiap penyerahan obat dapat dipertanggungjawabkan setiap saat dilakukan
pemeriksaan dan evaluasi. Selain itu, dokumentasi pelaksanaan dibuat dengan
tepat sehingga data tiap bets obat yang disalurkan selalu lengkap dan aktual
serta dapat diperoleh dengan segera, mudah diikuti dan ditelusuri untuk
memudahkan pelaksanaan tindakan penarikan kembali yang efektif dan cepat.
Prosedur pelaksanaan penyaluran diatur dengan seksama sehingga obat yang
pertama masuk didistribusikan lebih dahulu.
Informasi yang harus ada pada dokumen penyaluran obat, yaitu :
a. Tanggal penyaluran.
b. Nama dan alamat tujuan.
c. Informasi identitas produk, yang terdiri dari nama, bentuk sediaan,
kekuatan, jumlah dan kualitas produk.
d. Nomor bets dan tanggal daluarsa.
e. Transportasi yang sesuai dan kondisi penyimpanan.
Dalam rangka menjamin kualitas obat yang disalurkan, harus disediakan
sarana transportasi dengan kondisi yang sesuai dengan obat yang akan
dikirim, misalnya vaksin dengan mobil box yang memiliki suhu tertentu.
58
6. Prosedur Pelaporan di Seksi Kefarmasian Dinas Kesehatan Kabupaten Majalengka
a. Prosedur Pelaporan Peresepan Puskesmas.
Puskesmas mengisi formulir pelaporan untuk tiga penyakit ISPA Non
Pneumoni, Diare Non Spesifik dan Mialgia
Pasien diambil dari registrasi harian satu kasus perhari untuk setiap
diagnosis terpilih dengan terkumpul sekitar 25 kasus per diagnosis
terpilih
Bila pada hari tersebut tidak ada pasien dengan diagnosis tersebut kolom
dikosongkan dan diisi dengan diagnosis yang sama yang diambil pada
hari berikutnya
Untuk masing-masing diagnosis tersebut diambil pasien dengan urutan
pertama pada hari pencatatan diagnosis diambil yang tunggal
Puyer dan obat kombinasi ditulis rincian jenis obatnya
Istilah antibiotik termasuk kemoterapi dan antiamuba
59
b. Pelaporan Penyediaan Obat Generik
Pasien diambil dari registrasi harian satu kasus perhari untuk setiap
diagnosis terpilih dengan terkumpul sekitar 25 kasus per diagnosis
terpilih
Bila pada hari tersebut tidak ada pasien dengan diagnosis tersebut kolom
dikosongkan dan diisi dengan diagnosis yang sama yang diambil pada
hari berikutnya
Untuk masing-masing diagnosis tersebut diambil pasien dengan urutan
pertama pada hari pencatatan diagnosis diambil yang tunggal
Puyer dan obat kombinasi ditulis rincian jenis obatnya
Istilah antibiotik termasuk kemoterapi dan antiamuba
Jumlah penyakit ditotal termasuk obat, resep dan antibiotik
Laporan dikirimkan ke Dinas Kesehatan Kab/ Kota paling lambat tanggal
10 tiap bulannya
Puskesmas mengisi format laporan penyediaan obat
generik
Ditanda tangani oleh pengelola obat dan Kepala
Puskesmas
Nama obat, jumlah obat dan total harga obat
60
c. Pelaporan Penggunaan Obat Generik
Dilaporkan setiap tiga bulan
Buku stok
Rekap obat perhari
Puskesmas menerima obat dari Instalasi
farmasi Kabupaten Majalengka
Dinas Kesehatan Kabupaten Majalengka c.q Sie
Kefarmasian, Alkes, Wastik dan Mamin
Rekap obat perbulan
61
d. Pelaporan Narkotika dan Psikotropika
Apotek, Puskesmas laporan menggunakan email dengan software
yang sama.
Laporan dibuat secara rutin setiap bulan yang dikirimkan/ ditujukan
kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Majalengka sudah
secara online
Laporan sipnap dikirimkan melalui email paling lambat tanggal 1-5
awal bulan.
Jumlah pengeluaran
Sisa obat
62
e. LPLPO ( Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat )
1. Kegunaan LPLPO
a) Sebagai bukti pengeluaran obat di Unit Pengelola Obat dan
Perbekalan Kesehatan
b) Sebagai bukti penerimaan obat di Puskesmas
c) Sebagai Surat permintaan/ pesanan obat dari Puskesmas kepada
Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota cq. Seksi Kefarmasian, Alat
Kesehatan, Pengawasan Kosmetik, Makanan dan Minuman
d) Sebagai bukti penggunaan obat di Puskesmas
63
2. Isi LPLPO
a) Nomor dan tanggal pelaporan dan atau permintaan
b) Nama Puskesmas yang bersangkutan
c) Nama kecamatan dari wilayah kerja Puskesmas
d) Nama Kabupaten/ Kota dari wilayah kecamatan yang
bersangkutan.
e) Tanggal pembuatan dokumen
f) Bulan bersangkutan untuk satuan kerja Puskesmas
g) Jika hanya melaporkan data pemakaian dan sisa stok obat diisi
dengan nama bulan bersangkutan
h) Jika dengan mengajukan permintaan obat (termasuk pelaporan data
obat) diisi dengan periode distribusi bersangkutan.
3. Laporan Pemakaian dan Lembaran Permintaan Obat dibuat rangkap 3
( tiga) :
a) Lembar putih untuk gudang
b) Lembar merah untuk Puskesmas
c) Lembar biru untuk Dinas Kesehatan
7. Prosedur Perizinan PIRT
a. Prosedur Perijinan
Mengajukan permohonan untuk mendapatkan sertifikasi Produksi
Pangan Industri Rumah Tangga kepada Kepala Dinas Kesehatan Kota/
Kabupaten. Akan dilakukan Pemeriksaan berkas ( 1 hari )
Menunggu waktu pelaksanaan penyuluhan keamanan pangan yang
dilaksanakan setiap 3 bulan sekali ( 1 hari s/d 3 bulan )
64
b. Syarat Permohonan Ijin :
Total waktu ± 3 bulan
Pemohon diwajibkan mengikuti penyuluhan keamanan pangan selama
2 hari dan diperiksa sarana produksinya sebanyak dua kali.
Mengikuti acara penyuluhan keamanan pangan ( 2 hari )
Pemeriksaan sarana (1 hari s/d 14 hari) setelah penyuluhan keamanan
pangan
Mengikuti Penyuluhan Keamanan Pangan
Mengisi formulir permohonan izin PIRT
Foto copy KTP, 1 lembar
Audit Sarana PIRT yang mengajukan perizinan
Sertifikat PIRT dan Keamanan Pangan
65
Pas foto 4 x 6, 2 lembar
Menyertakan rancangan label Makanan/
Minuman