bab iv skripsi sistem informasi uptd wirosari

BAB IV

PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM

4.1. Sejarah UPTD Pendidikan Kecamatan Wirosari

4.1.1 Latar Belakang

Latar belakang berdirinya UPTD Pendidikan Kecamatan Wirosari

ditengahkan beberapan pertimbangan yaitu:

1. Bahwa salah satu upaya yang penting untuk meningkatkan mutu

pendidikan.

2. Bahwa ingin memberikan pelayanan semaksimal mungkin dalam bidang

pendidikan kepada masyarakat yang berada di wilayah Kecamatan

Wirosari.

3. Bentuk wadah atau pusat kegiatan dalam bidang pendidikan yang

berada di Kecamatan Purwodadi.

4.1.2 Sejarah Berdirinya UPTD Pendidikan Kecamtan Wirosari

UPTD Pendidikan Kecamatan Wirosari semula bernama Departemen

Pendidikan dan Kebudayaan (DEPDIKBUD) yang berdiri berdasarkan

Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0145/0/1977

tahun 1977 yang berada di Jalan Gajah Mada 140 Wirosari. Pada tahun

2001 karena adanya otonomi daerah Departemen Pendidikan dan

Kebudayaan bersatu dalam satu atap dengan Cabang Dinas Pendidikan dan

Kebudayaan sehingga kantor Depertemen Pendidikan dan Kebudayaan

(DEPDIKBUD) tidak ada baik di tingkat Propinsi, Kabupaten, maupun

Kecamatan, dirubah menjadi Cabang Dinas Pendidikan dan Kebudayaan

Kecamatan. Perubahan kembali terjadi pada era Globalisasi tahun 2006

Cabang Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kecamatan berubah menjadi

UPTD Pendidikan Dasar Kecamatan Wirosari. Perubahan terakhir yang

47

terjadi pada tahun 2009 yang semula UPTD Pendidikan Dasar Kecamatan

Wirosari menjadi UPTD Pendidikan Kecamatan Wirosari sampai dengan

sekarang.

UPTD Pendidikan Kecamatan Wirosari merupakan sebuah kantor

pemerintah yang mengurusi bidang pendidikan pada wilayah kerja

Kecamatan Wirosari. Saat ini jumlah pegawai yang ada adalah sebanyak

24 orang dengan tugas dan wewenang masing-masing. Pada wilayah kerja

UPTD Pendidikan Kecamatan Wirosari terdapat sebanyak 287 guru PNS

yang berada di 53 SD/MI dan 63 TK yang terbagi dalam 6 Dabin (daerah

binaan). Semua SD dan TK tersebut berada dalam wewenang UPTD

Pendidikan Kecamatan Wirosari sebagai perpanjangan wewenang

daripada Dinas Pendidikan Kabupaten Grobogan.

4.1.3 Tujuan Berdirinya UPTD Pendidikan Kecamatan Wirosari

Memperlancar tugas dan kewajiban Kepala UPTD dalam memberikan

pelayanan kepada masyarakat melipiti :

1. Menyimpan arsip guru dan siswa yang berada di

Kecamatan Wirosari.

2. Mengorganisasi semua komponen yang berada di

Kecamatan Wirosari.

3. Sebagai pusat kegiatan atau control bagi guru yang

berada di Kecamatan Wirosari.

4. Evaluasi semua kegiatan meliputi kelebihan dan

kekurangan dalam kegiatan serta memberikan solusi, pembenahan

(revisi) tidak lanjut yang harus diambil.

4.2. Visi dan Misi UPTD Pendidikan Kecamatan Wirosari

4.2.1 Visi

48

“Terwujudnya masyarakat belajar yang sehat rohani dan jasmani

berwawasan, berimam, berkepribadian, berbudaya, bermotivasi tinggi

dalam semangat persatuan dan kesatuan “

4.2.2 Misi

1. Memperluas kesempatan belajar dan Meningkatkan mutu pendidikan.

2. Menerapkan efisiensi, efektifitas dan relevansi dalam melaksnakan tugas

3. Memberikan pelayanan maksimal kepada Masyarakat.

4. Meningkatkan daya kreatifitas, motivasi kerja, disiplin dan ketertiban.

5. Mengembangkan dan meperluas Pusat Kegiatan Belajar Masyarakat

(PKBM) , perpustakaan , dan jarahnitra.

6. Meningkatkan usaha 6 K , tampilan fisik sekolah , kantor dan wawasan

wiyata mandala.

7. Meningkatkan koordinasi, pembinaan TK dan SD

8. Meningkatkan kesejahteraan pegawai.dengan meningkatkan dan

mempercepat proses kenaikan gaji dan pangkat pegawai.

9. Meningkatkan wawasan pegawai melalui latihan dan pendidikan.

10. Meningkatkan kerjasama antar intansi terkait dan Mensukseskan

tugas-tugas organisasi induk

4.2.3 Program Umum dan Tujuan Jangka Panjang

Tabel 4.1. Program Umum Dan Tujuan Jangka Panjang

No Bidang Tujuan Jangka Panjang Program Umum

1. Pra SekolahMeningkatkan kwalitas pendidikan Taman Kanak-Kanak.

1. Peningkatan Kwalitas Pendidikan Taman Kanak-Kanak.

2.Pendidikan SD

Meperluas kesempatan memperoleh pendidikan, meningkatkan mutu

1. Peningkatan Wajib Belajar Pendidikan Dasar.

2. Penambahan daya tampung

49

pendidikan SD, menciptakan lingkungan yang bersih, sehat dan berwawasan Wiyata Mandala.

Siswa.3. Peningkatan Kualitas Siswa

SD

3.Pendidikan Luar Sekolah ( PLS )

Meningkatkan APK dan APM memperluas Kesempatan belajar

1. Memperbanyak Kelompok Belajar Paket A,B,C dan Kejar Usaha.

2. Peningkatan kualitas dan kuantitas PKBM

3. Pembinaan lembaga Pendidikan Swasta / Kursus.

4. Kepegawaian

Menigkatkan Profisionalisme Tenaga Kependidikan dan Non Kependidikan dan meningkatkan Kenerja Pegawai.

1. Melaksanakan penataran , latihan dan pendidikan terhadap pegawai.

2. Melaksanakan pemerataan Mutasi dan promosi Pegawai, kenaikan pangkat.

3. Melaksanakan Pembinaan Tenaga Tidak Tetap.

5. KeuanganMeningkatkan Pengelolaan Keuangan.

1. Membuat rencana kebutuhan dan anggaran.

2. Melaksanakan Pembayaran gaji, Subsidi , dan bantuan Opresional.

3. Peningkatan pelayanan urusan keuangan.

4. Mempercepat penyaluran dana JPS, dan Bea Siswa.

6.Sarana Prasarana

Terpenuhinya kebutuhan sarana dan prasarana , dari TK sampai dengan SD

1. Pendataan gedung Sekolah untuk mendapatkan Perbaikan / rehab.

2. Mencukupi kebutuhan sarana kantor.

3. Pendataan rumah dinas 4. Pengadaan mebelair Siswa5. Pengadaan alat mengajar /

alat peraga6. Penambahan buku pelajaran.

50

7.

Hubungan dengan yang terkasit, Masyarakat dan pihak ketiga ( 3 )

Meningkatkan hubungan kerja sama dengan instansi terkait , Ormas , dan Pihak ketiga ( 3 )

1. Penyuluhan tentang PSM.2. Pengajaran kejar Paket B dan

C3. Pelaksanaan peringatan hari 4. Kerjasama dalam

pelaksanaan praktek siswa

Sumber : Tata Usaha UPTD Pendidikan Kec. Wirosari

4.3. Struktur Organisasi dan Pembagian Tugas

4.3.1 Struktur Organisasi

Struktur Organisasi adalah kerangka yang menunjukkan hubungan

antara satuan-satuan organisasi yang didalamnya terdapat pejabat-pejabat,

tugas serta wewenang yang masing-masing mempunyai peranan tertentu

dalam satu kesatuan yang utuh. Adapun struktur organisasi yang ada pada

UPTD Pendidikan Kecamatan Wirosari adalah sebagai berikut

STRUKTUR ORGANISASI

UPTD PENDIDIKAN KECAMATAN PURWODADI

Kepegawaian Keuangan Umum

Pengawas TK/SD Penilik PLS

1 2 3 4 5 6 1 2 3

51

Ka. Subag Tata Usaha

Ka. UPTD

Jabatan Fungsional

1 2 3 1 2 3 1 2 3

Petugas Pelaksana

1 2 3 4

Gambar 4.1 : Struktur Organisasi UPTD Pendidikan Kec. Wirosari

Sumber : Tata Usaha UPTD Pendidikan Kec. Wirosari

52

4.3.2 Pembagian Tugas

Tugas, Tanggung jawab dan Wewenang setiap jabatan di UPTD

Pendidikan Kecamatan Wirosari, dapat dilihat sebagai berikut :

I. KEPALA UPTD

A. Rumusan Tugas

Menyusun dan melaksanakan program kerja , mengarahkan,

membina, memimpin, dan mengawasi.

B. Tugas

1. Memimpin pelaksanaan tugas di UPTD

2. Menyusun program, melaksanakan sebagian tugas Dinas

sesuai kewenangan dan melaksanakan pembinaan,

pengawasan, monitoring, evaluasi pelaksanaan pendidikan

yang meliputi kurikulum, sarana dan prasarana pendidikan

dan pengurusan pendidikan pra sekolah (TK), SD, SDLB,

kesiswaan, perpustakaan serta layanan teknis administrasi

pendidikan, kesiswaan, keuangan, penggajian guru,

subsidi/bantuan, data statistik dan pelaporan penyelenggaraan

pendidikan kecamatan.

3. Menyusun rencana kegiatan operasional UPTD berdasarkan

program kerja Dinas serta evaluasi kegiatan tahun lalu

sebagai acuan pelaksanaan kegiatan.

4. Melaksanakan sebagian tugas Dinas sesuai Wewenang.

5. Melaksanakan pembinaan, pengawasan, monitoring, evaluasi

pelaksanaan pendidikan yang meliputi kurikulum, sarana dan

prasarana pendidikan dan pengurusan pendidikan pra sekolah

(TK), SD, SDLB, kesenian, kesiswaan dan perpustakaan.

6. Melaksanakan pelayanan teknis administrasi pendidikan,

kesiswaan, keuangan, penggajian guru, subsidi/bantuan, data

statistik dan pelaporan penyelenggaraan pendidikan di

kecamatan.

53

7. Menyususn rencana pembinaan, pengawasan, dan evaluasi

pendidikan.

8. Menyusun rencana kebutuhan anggaran, perlengkapan

administrasi, saran prasarana kantor dan sekolah.

9. Menyusun rencana kebutuhan pegawai, guru dan

penempatannya.

10. Melaksnakan pembinaan, pengawasan dan pengendalian

evaluasi pendidikan pra sekolah, SD dan SDLB.

11. Melaksanakan pengelolaan administrasi tata usaha, urusan

umum rumah tangga, perlengkapan, keuangan, kepegawaian

dan pendataan di wilayah kerjanya.

12. Mengusulkan mutasi pegawai dan guru di wilayah kerjanya.

13. Mengusulkan subsidi pendidikan pra sekolah, SD dan SDLB,

perpustakaan dan pendidikan luar sekolah.

14. Mengusulkan dan mengawasi pembangunan sarana dan

prasarana di wilayah kerjanya.

15. Melaksanakan pembinaan, pengawasan, pengendalian,

penilaian personal kepala sekolah, guru, penjaga dan

pembinaan kesiswaan di TK, SD dan SDLB.

16. Melaksankan perintah atasan mendistribusikan tugas kepada

staf dengan memberikan pembinaan, pengawasan, bimbingan

dan petunjuk pelaksanaan tugas.

17. Menyusun rencana dan melaksanakan kerja sama dengan

badan atau lembaga yang bergerak dalam bidang pendidikan.

18. Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan

pra sekolah, SD, SDLB dan perpustakaan.

19. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja atau instansi

terkait untuk keberhasilan pelaksaan tugas bidang

pendidikan.

54

20. Memberi penilaian kepada staf dengan DP3 untuk

mengetahui prestasi kerja dan dedikasinya dalam

melaksanakan tugas.

21. Melaporkan hasil pengawasan evaluasi yang menjadi

tanggung jawabnya kepada atasan sebagai bahan

pertanggungjawaban serta tolak ukur tingkat keberhasilan

kinerja aparatur UPTD.

22. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas

sesuai bidang tugasnya.

C. Wewenang

1. Mengoreksi dan merevisi program kerja bawahan.

2. Menandatangani surat-surat, berkas-berkas, dokumen-

dokumen kantor, STTB, surat perjanjian dengan dunia kerja

dan asosiasi profesi yang relevan.

3. Mempromosikan Staf.

4. Membuat dan menandatangani DP3.

D. Tanggung Jawab

1. Tercapainya Visi dan Misi UPTD Pendidikan Kecamtan

Purwodadi.

2. Adanya administrasi kantor yang baik dan tertib.

3. Kebenaran dan kelengkapan data dab sistem ganda,

pengawas, penilik dan staf.

4. Terlaksana iklim kerja yang sehat dan kompetitif.

5. Kebenaran penggunaan sarana prasarana kantor.

6. kebenaran laporan-laporan yang dibuat.

II. PENGAWAS TK/SD

A. Rumusan Tugas

Penilai, peneliti, pengembang, pelapor atau inovator, motivator,

konsultan dan kolaborator dalam rangka meningkatkan mutu

pendidikan di sekolah binaannya.

55

B. Tugas

1. Menyusun rencana

kegiatan tahunan Penilik TK, SD dan wajib belajar yang mejadi

tanggungjawabnya.

2. Mengendalikan termasuk

membimbing pelaksanaan kurikulum TK dan SD yang meliputi

isi, metode penyajian dan penggunaan alat bantu pengajaran

agar berlansung sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

3. Mengendalikan dan

membimbing tenaga teknis TK dan SD.

4. Mengendalikan termasuk

tata usaha TK/SD yang meliputi urusan kepegawaian,

keuangan dan perkantoran agar berjalan sesuai dengan

ketentuan yang berlaku.

5. Pada Bidang Supervisi /

Inspecting meliputi :

a. Advising (Memberi advis/nasehat)

Menasehati Staf sekolah dalam melaksanakan tugas

administrasi sekolah.

b. Monitoring (Memantau)

Pengembangan profesi guru, pengadaan dan pemanfaatan

sumber-sumber belajar serta pelaksanaan inovasi

pembelajaran.

c. Reporting (Membuat laporan)

Kemajuan belajar siswa, pelaksanaan tugas kepengawasan

akademikStandar mutu dan inovasi pendidikan.

d. Coordinasing (Mengkoordinasi)

Kegiatan peningkatan kemampuan profesi guru,

mengkoordinir akreditasi sekolah, mengkoordinir kegiatan

sumber daya pendidikan dan kinerja staf sekolah.

e. Performing Leader Ship

56

f. Inspecting (Infeksi)

Kemajuan pelaksanaan pendidikan di sekolah, kemajuan

belajar siswa, lingkungan belajar.

C. Wewenang

1. Mengadakan

monitoring

2. Mengevaluasi.

3. Menilai hasil

pelaksanan kurikulum sesuai aturan yang berlaku.

D. Tanggung Jawab

1. Memberi saran guru dan

kepala sekolah

2. Mengarahkan guru dan

penjaga supaya menjadi profesional.

III. PENILIK TK/SD

A. Rumusan Tugas

Merencanakan melaksanakan, menilai, membimbing dan

melaporkan kegiatan penilikan pada luar sekolah

B. Tugas

1. Merencanakan program pengendalian mutu PNF meliputi :

Penyusunan rencana tahunan penilikan dalam rangka

pengendalian mutu pendidikan nonformal.

2. Pemantauan program PNF

3. Pembimbingan dan pemantauan kepada pendidik dan tenaga

kependidikan pada satuan PNF.

4. Melaksanakan kegiatan penilikan PLS.

5. Menyusun laporan hasil pengendalian mutu meliputi

menyusun laporan triwulan dan tahunan.

C. Tanggung Jawab

57

1. Menilai penilikan PLS.

2. Membimbing dan melaporkan penilikan PLS

3. Melaksanakan evaluasi dampak program PNF

IV. KEPALA SUB BAGIAN TATA USAHA

A. Rumusan Tugas

Melaksanakan pengelolaan administrasi umum, surat-surat,

organisasi dan tata laksana, kepegawaian, pengelolaan keuangan,

rumah tangga, perlengkapan dan kearsipan UPTD.

B. Tugas

1. Memimpin pelaksanaan tugas di Sub Bagian Tata Usaha

UPTD.

2. Menyusun program, melaksanakan kegiatan administrasi

umum, tata usaha, kepegawaian/ketenagaan meliputi : Kepala

UPTD, Pengawas TK/SD, Penilik PLS, staf pelaksanaan tata

usaha, kepala/guru/penjaga TK/SD/SDLB, keuangan,

perlengkapan, surat menyurat, sarana prasarana kantor,

inventaris dan kearsipan serta melaksanakan data dan

pelaporan sesuai kebijakan pemimpin.

3. Melaksankan penyusunan program kerja dan rencana

kegiatan Tata Usaha UPTD.

4. Melaksanakan kegiatan administrasi umum, tata usaha,

kepegawaian/ketenagaan, meliputi Kepala UPTD, pengawas

TK/SD, Penilik PLS, staf pelaksanaan tata usaha,

kepala/guru/penjaga TK/SD/SDLB, keuangan, perlengkapan,

kearsipan.

5. Melaksanakan data dan pelaporan sesuai kebijakan pimpinan.

6. Melaksanakan pembinaan dan pengembangan karir pegawai

tata usaha melalui diklat untuk meningkatkan SDM guna

menujang pelaksanaan tugas.

7. Memberikan penilaian kepada staf dengan DP3 untuk

mengetahui prestasi dan dedikasi staf.

58

8. Memberikan saran dan pemasukan kepada atasan sebagai

bahanpertimbangan untuk mengambil keputusan.

9. Merencanakan pengadaan ATK.

10. Mengatur penyimpanan, pemeliharaan, sarana prasarana di

UPTD Pendidikan Kecamatan.

11. Melaksanakan penyusunan dan penyajian data statistic

meliputi pegawai UPTD dan sekolah TK/SD serta sarana

prasarana.

12. Mengkoordinasi dan melaksanakan 7 K (Kebersihan,

keindahan, keteriban, keamanan, kekeluargaan, kerindangan

dan kesehatan).

13. Menyusun telaah staf berkaitan dengan tugas tata usaha

UPTD.

14. Melaksanakan penyusunan laporan kegiatan ketatausahaan

secara berkala dan

15. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala UPTD

Pendidikan Kecamatan sesuai dengan bidangnya.

C. Wewenang

1. Menilai hasil kerja dan DP3 bawahan.

2. Memberi tugas dan petunjuk pelaksanaan pekerjaan pada staf

tata usaha kantor.

3. Meminta dan memberi data serta melaporkan tugas dari

bawahan.

4. Menandatangani surat keluar apabila kepala UPTD

berhalangan.

D. Tanggung Jawab

1. Kebenaran dan ketepatan rencana program kerja Tata Usaha

Kantor.

2. Keteriban pelaksanaan kegiatan ketata usahaan.

3. Penertiban dan kerapian pelaksanaan administrasi kantor.

4. Kebenaran dan ketepatan laporan.

59

5. Keamanan dan kelayakan peralatan kantor.

V. PELAKSANA URUSAN UMUM

A. Rumusan Tugas

Mengkoordinasikan keamanan kantor agar tercipta suasa aman,

tertib, bersih dan nyaman.

B. Tugas

1. Mengawasi hal yang menggangu keamanan dan keteriban.

2. Menjaga kebersihan kantor.

3. Menjaga ketenenangan kantor dan keamanan kantor siang

dan malam.

4. Merawat peralatan kantor.

C. Wewenang

Menangani siapa saja yang menggangu ketenangan dan keamaan

kantor baik siang maupun malam.

D. Tanggung Jawab

1. Terjaminnya kebersihan kantor.

2. Menyiapkan alat jaga malam.

3. Tertanganinya kejadian yang tidak diharapkan.

VI. PELAKSANA URUSAN KEPEGAWAIAN

A. Rumusan Tugas

Bertanggung jawab dalam mengatur, mengelola dan mengawasi

administrasi kepegawaian sesuai dengan rencana dan program

kerja.

B. Tugas / Pekerjaan

1. Membantu perencanaan kepegawaian.

2. Mengelola buku induk kepegawaian, DUK.

3. Melaksnakan regristrasi dan kearsipan kepegawaian : SK, NIP,

Karpeg, Karis, Karsu, Askes, DP3, SK kepegawaian.

4. Menyiapkan format-format kepegawaian.

60

5. Memproses pengangkatan, Mutasi, Promosi, Gaji berkala,

Tunjangan, pernikahan/perceraian, dan kelahiran serta

pemberhentian.

6. Mengadministrasi kehadiran guru dan pegawai.

7. Mengusulkan program kesejahteraa pegawai.

8. Menyusun laporan.

C. Wewenang

Meminta dan memberi data / laporan kepegawaian serta hasil

kerjanya kepada atasannya.

D. Tanggung Jawab

1. Penertiban buku induk pegawai, DUK.

2. Penertiban regristasi dan kearsipan file pegawai.

3. kelancaran dan keberhasilan proses mutasi, gaji berkala,

pernikahan / perceraian, kelahiran dan lain-lain.

4. Penertiban administrasi dan ketepatan laporan kepegawaian.

VII. PELAKSANA URUSAN KEUANGAN

A. Rumusan Tugas

Membantu Kepala UTPD menyusun Rencana Anggaran Belanja

(RAB) mengelola dan administrasi keuangan kantor.

B. Tugas

1. Menyusun Rencana Anggaran Belanja (RAB) kantor, gaji

guru dan pegawai, biaya operasional, biaya listrik/telephone/

air, biaya perawatan.

2. Memproses permintaan uang yang harus dipertanggung

jawabkan (UYHD).

3. Membantu kepla UPTD dalam mengelola keuangan sekolah

(menerima, membukukan, menyimpan dan mempertanggung

jawabkan : Dana rutin, OPF dan sumbangan lainya).

61

4. Menguru keuangan beasiswa.

5. Mengurus, mengadministrasikan keuangan, kesejahteraan

(gaji, insentif, honor)

6. Menyusun laporan keuangan.

7. Menyusun laporan yang diminta.

C. Wewenang

1. Mengambil dan menyimpan uang.

2. Mengeluarkan uang atas perintah atasan (Kepala UPTD).

3. Menganalisa sumber-sumber dana.

D. Tanggung Jawab

1. Kebenaran dan ketepatan RAPBS.

2. Ketepatan pengambilan uang.

3. Kebenaran peyimpanan dan pengeluaran uang sesuai dengan

aturan.

4. Ketertiban dan kerapihan administrasi keuangan.

5. Kebenaran dan ketepatan laporan keuangan.

VIII. PETUGAS PELAKSANA (TLD)

A. Rumusan Tugas

Membantu merencanakan melaksanakan, menilai, membimbing

dan melaporkan kegiatan penilikan pada luar sekolah

B. Tugas

1. Membantu merencanakan program pengendalian mutu PNF

meliputi :Penyusunan rencana tahunan penilikan dalam

rangka pengendalian mutu pendidikan nonformal.

2. Membantu pemantauan program PNF

3. Membantu pembimbingan dan pemantauan kepada pendidik

dan tenaga kependidikan pada satuan PNF.

4. Membantu ,elaksanakan kegiatan penilikan PLS.

5. Membantu menyusun laporan hasil pengendalian mutu

meliputi menyusun laporan triwulan dan tahunan.

62

C. Tanggung Jawab

1. Membantu menilai penilikan PLS.

2. Membantu membimbing dan melaporkan penilikan PLS

3. Membantu melaksanakan evaluasi dampak program PNF

63

4.4. Gambaran Umum Sistem yang Berjalan

Gambaran kerja sistem lama merupakan gambaran dari kegiatan-

kegiatan atau prosedur yang dilakukan dalam proses penggajian pada UPTD

Pendidikan Dasar Kecamatan Wirosari yang sebagian masih dilakukan secara

manual. Keadaan yang demikian menyebabkan sistem yang ada pada saat

ini tidak berjalan dengan efektif..

Berikut ini adalah narasi sistem yang sedang berjalan di UPTD

Pendidikan Kecamatan Wirosari :

1. Data Guru didapat dari pendataan guru baru.

2. Data diproses bagian kepegawaian kemudian diserahkan pada bidang

Keuangan

3. Bendahara (Keuangan) mencocokan gaji bulan lalu dengan Ladger bulan

ini.

4. Bendahara (Keuangan) menghitung gaji pokok, tunjangan, dan potongan

5. Bendahara Mencetak slip gaji

6. Guru Menerima Slip Gaji kemudian menandatangani

7. Kepegawaian membuat laporan untuk diberikan kepada Kepala UPTD

8. Kepala UPTD ACC Laporan

9. Kepegawaian Menyimpan Arsip slip gaji ACC

64

Pegawai Kepegawaian Keuangan Kepala

65

Formulir Data Guru

A

A

Formulir Data Guru

Mencatat Data Guru

Data Guru

Slip Gaji

Data Tunjangan

Data Gaji Pokok

B

B

Menghitung potongan, tunjangan & gaji

Data Pegawai

Data Tunjangan

DataGaji Pokok

Data Pegawai

Data Tunjangan

DataGaji Pokok

C

C

Slip Gaji

Tanda Tangan

Slip Gaji Acc

D

F

Laporan Penggajian

Laporan Penggajian

ACC

ACC

NG

N

Guru Kepegawaian Keuangan Kepala

Gambar 4.2 Flow Of Document

Sumber : Data sekunder yang diolah

66

ND

Slip Gaji Acc

E N

Slip Gaji Acc

E

Membuat Laporan Penggajian

Slip Gaji ACCLaporan

Penggajian

N

G

F

Laporan Penggajian

ACC

N

4.5. Analisa Sistem

4.5.1 Identifikasi Masalah dan Sumber Masalah

UPTD Pendidikan Kecamatan Wirosari Kabupaten Grobogan sudah

menggunakan komputer sebagai sarana untuk mengerjakan kegiatan–

kegiatan yang bersifat administratif juga dalam proses penggajian, namun

belum ada sebuah sistem khusus yang berfungsi menangani suatu bidang

yang bersifat kontinyu yang tersimpan sebagai bank data dalam bentuk file,

sehingga sering mengalami berbagai macam kesulitan karena data-data

tersebut masih berupa file-file atau dokumen yang belum terintegrasi dengan

baik.

Data yang masih berupa dokumen ini sering menimbulkan kesalahan,

salah satunya pada proses penghitungan gaji guru-guru dalam lingkungan

UPTD Pendidikan, karena jumlah guru yang banyak, serta banyaknya

potongan dan berbeda satu sama lain sering menimbulkan kesalahan yang

diakibatkan oleh kesalahan manusia, juga karena terdapat redundansi data

atau data ganda yang membingungkan kebenaran data yang ganda tersebut,

serta tidak adanya batasan sistem yang dapat mengantisipasi keamanan data

pada dokumen penggajian guru.

Dari hasil identifikasi masalah sistem lama, dengan segala kesulitan

yang ditimbulkan maka dibutuhkan sistem komputerisasi baru yang mampu

menangani penggajian guru agar dapat mengurangi terjadinya kesalahan

sehingga nantinya dalam mengolah datanya lebih cepat, efektif, terpusat,

dan menghasilkan informasi yang terjamin akan keakuratannya, karena

informasi ini akan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan

4.5.2 Analisis Tujuan

Sistem baru yang akan diterapkan akan mencapai tujuan sebagai

berikut :

a. Jangka Pendek

Tujuan jangka pendek yang ingin dicapai adalah untuk mengatasi masalah

yang ada di sistem yang telah berjalan dengan membuat Sistem Informasi

67

Penggajian Guru pada UPTD Pendidikan Kecamatan Wirosari dengan

menggunakan PHP dan database MySQL.

b. Jangka Panjang

Tujuan jangka panjang yang ingin dicapai dengan adanya penerapan

sistem baru pada UPTD Pendidikan Kecamatan Wirosari agar dapat

meningkatkan prestasi kerja para karyawan, pemusatan data, serta

mengurangi biaya–biaya yang seharusnya tidak perlu dikeluarkan oleh

pihak kantor seperti saat sistem lama sedang berjalan.

4.5.3 Sistem Informasi yang Akan Dikembangkan

Sistem yang akan dikembangkan untuk Sistem Informasi Penggajian

pada UPTD Pendidikan Kecamatan Wirosari adalah:

a. Perubahan sistem manual pengelolaan penggajian menjadi sistem yang

terkomputerisasi.

b. Perencanaan Sistem Informasi Penggajian pada UPTD Pendidikan

Kecamatan Wirosari harus mampu menunjang tujuan yang telah

dilakukan baik jangka pendek maupun panjang.

c. Perancangan Sistem Informasi Penggajian pada UPTD Pendidikan

Kecamatan Wirosari diharapkan mampu mengatasi masalah-masalah

yang ditimbulkan oleh sistem lama.

d. Perancangan Sistem Informasi Penggajian pada UPTD Pendidikan

Kecamatan Wirosari yang akan dikembangkan harus dapat menyajikan

informasi yang akurat sehingga UPTD Pendidikan Kecamatan Wirosari

dapat memanfaatkan sistem baru namun tetap disesuaikan dengan

kebutuhan sesuai sistem lama.

4.5.4 Alternatif Sistem yang Diusulkan

Sistem baru yang diusulkan adalah mengenai sistem pengelolaan data

guru, gaji, golongan, jabatan, dan unit kerja untuk menghasilkan laporan-

laporan yang lebih akurat dan relevan yang dibutuhkan baik oleh UPTD

Pendidikan Kecamatan Wirosari sendiri, bagi semua guru dalam lingkungan

UPTD maupun instansi terkait. Proses awal tidak jauh beda dengan sistem

68

lama, hanya untuk pengelolaan data penggajian menggunakan alat bantu

dengan program komputer yang diolah disimpan pada media penyimpanan

elektronik (Harddisk), Hal ini akan sangat membantu dalam pengelolaan

data penggajian serta desainnya untuk menghasilkan laporan-laporan yang

dibutuhkan secara cepat, tepat dan akurat.

4.5.5 Identifikasi Kebutuhan

Pengembangan sistem yang dapat diartikan sebagai perancangan suatu

sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama dengan sasaran

keseluruhan atau perbaikan sistem yang ada agar berjalan lebih baik dengan

adanya sistem yang akan dikembangkan tentunya membutuhkan berbagai

macam pendukung baik data, hardware dan software, bahkan manusia yang

akan mengoperasikan sistem baru ini.

4.5.5.1 Kebutuhan Informasi

Beberapa kebutuhan informasi yang diperlukan untuk

melakukan pengembangan sistem penggajian pada UPTD

Pendidikan Kecamatan Wirosari adalah :

1. Data Pegawai

2. Data Golongan

3. Data Jabatan

4. Data Riwayat Pegawai

5. Data Gaji, Tunjangan dan Potongan

6. Data Unit Kerja

7. Data Profil UPTD

Kebutuhan beberapa data dari sistem lama ini diperlukan agar

data tidak melenceng dari kebutuhan yang sebenarnya.

4.5.5.2 Kebutuhan Perangkat Keras ( Hardware )

Dalam memilih hardware dan software perlu memperhatikan :

1. Kegiatan Komputer di lingkungan tata usaha pada UPTD

Pendidikan Kecamatan Wirosari masih tahap awal sehingga perlu

adanya penyesuaian dalam pengembangan.

69

2. Pemilihan hardware dan software memperhatikan kebutuhan

sekarang dan yang akan datang.

3. Adanya pertimbangan biaya yang minimal tetapi mencapai hasil

yang optimal.

Kebutuhan hardware yang dapat menunjang kegiatan proses

komputerisasi adalah sebagai berikut :

a. Monitor.

b. PC.

c. CD ROM.

d. Keyboard & Mouse.

4.5.5.3 Kebutuhan Perangkat Lunak ( Software )

Perangkat lunak atau softeware yang digunakan meliputi :

a. Wampserver 2.0i.

b. Web Browser ( Internet Explorer).

4.5.5.4 Kebutuhan Sumber Daya Manusia ( SDM )

Kelompok tenaga ahli komputer yang akan dibutuhkan :

1. System Analys

merupakan orang yang bertugas menganalisa sistem yang akan

diimplementasikan mulai dari menganalisa sistem yang ada,

kelebihan dan kekurangannya, sampai study kelayakan dan

desain sistem yang akan dikembangkan. bertugas untuk

menyusun spesifikasi komputer dan program aplikasi, kemudian

mendesain dan merancang sistem tersebut menjadi komputerisasi

ke dalam diagram dan gambar.

2. Programmer

adalah seorang yang mempunyai kemampuan dalam menyusun

dan mengembangkan suatu program aplikasi dalam satu bahasa

pemrograman. Bertugas untuk mengimplementasikan desain

yang dibuat oleh seorang analisis ke dalam kode dan logika

program dengan menggunakan bahasa pemrograman.

70

3. User

adalah para karyawan yang ada di UPTD Pendidikan Kecamatan

Wirosari, yang memasukan data penggajian ke dalam komputer.

4. Administrstor

merupakan orang bertugas melakukan administrasi terhadap

sistem, melakukan pemeliharaan sistem, memiliki kewenangan

mengatur hak akses terhadap sistem, serta hal-hal yang

berhubungan dengan pengaturan operasional sebuah sistem dan

sekaligus mengatasi kendala-kendala selama penerapan sistem

yang baru.

4.5.6 Analisis Manfaat

Manfaat yang diharapkan akan diperoleh dari implementasi sistem ini

adalah :

1. Mengurangi biaya pemakaiaan kertas.

2. Mengurangi kesalahan-kesalahan selama proses pengolahan data.

3. Efisisensi kerja dan penghematan waktu, karena kecepatan hasil proses

yang dibutuhkan.

4. Peningkatan kepuasan kerja karena hasil yang diperoleh cepat, tepat dan

akurat.

5. Menigkatkan kecepatan perencanaan dan pengendalian manajemen,

mengurangi kegandaan data serta mengurangi kehilangan data.

6. Layanan yang lebih bagi pengguna sistem dalam pembuatan laporan

sesuai jadwal yang ditetapkan.

71

4.6. Desain Sistem

4.6.1 Desain Sistem Secara Umum

4.6.1.1 Dekomposisi Diagram

Top Level

Level 0

Level 1

Gambar 4.3. Dekomposisi Diagram

72

1Sistem

Informasi Penggajian

1.1Pendataan

1.2Penghitunga

n gaji

1.3Laporan

1.3.2Laporan gaji dan potongan

1.3.1Laporan pegawai

1.1.1Pendataan pegawai

1.2.1Hitung gaji

dan potongan

1.1.2Pendataan golongan

1.1.3Pendataan

jabatan

1.1.4Pendataan

SD

4.6.1.2 Context Diagram

Gambar 4.4. Context Diagram

73

Pegaw ai

1

SistemInformasi Penggajian

Kepegaw aian

KepalaUPTD

RelasiKeuangan

Keuangan

data pegawai data jabatandata golongan

ladger gajidan potongan

tagihan

setoran

ACC gajislip gaji

Lap gaji danpotongan

data SD

Lap pegaw ai

ACC gaji

Project Name:Project Path:Chart File:Chart Name:Created On:Created By:Modif ied On:Modif ied By:

Sistem Informasi Penggajianj:\project\backup\cd.dfdCD-SIPMar-11-2010rufaidaMar-11-2010rufaida

4.6.1.3 DFD Level 0

Gambar 4.5. DFD Level 0

74

Kepegaw aian

1.1

Pendataan

1.2

PenghitunganGaji

1.3

Laporan

Keuangan

RelasiKeuangan

KepalaUPTD

Pegaw ai

data pegawai data SD

data golongan

data jabatan

gaji dan potongan

data jabatan data SD

data jabatan

data golongan

Lap pegaw ai

data golongandata SD

data pegawai

gaji danpotongan

gaji danpotongan

Slip gaji

ladger gajidan potongan

data SDdata jabatan

tagihan

setoran

ACC gaji

data golongan

data SD

data jabatan

data jabatandata SDdata golongan

data pegawai

data pegawai

data pegawai

ACC gaji

Lap gaji danpotongan


Sistem Informasi Penggajianj:\project\backup\level0.dfdDFD0-SIPMar-11-2010rufaidaMar-11-2010rufaida

4.6.1.4 DFD Level 1 proses 1

Gambar 4.6. DFD Level 1 proses 1

75

1.1.1

PendataanPegaw ai

1.1.2

PendataanGolongan

1.1.3

PendataanJabatan

1.1.4

PendataanSD

Pegaw ai data pegawai

Kepegaw aian

data golongan

data jabatan

data SD

data golongan

data jabatan

data SD

data pegawai

data golongan

data jabatan

data SD

data pegawai

data golongandata jabatandata SD

Project Name:Project Path:Chart File:Chart Name:Created On:Created By:Modified On:Modified By:

Sistem Informasi Penggajianj:\project\backup\level1-1.dfdDFD1.1-SIPMar-11-2010rufaidaMar-11-2010rufaida



76

1.2.1

HitungGaji dan potongan

Keuangan

RelasiKeuangan

data pegawai

data golongan

data jabatan

data SD

gaji dan potongan

Ladger gajidan potongan

tagihan

setoran

data pegawai

data golongan

data jabatan

data SD

gaji danpotongan





77

KepalaUPTD

1.3.1

LapPegaw ai

Kepegaw aian

data pegawai

data golongan

data jabatan

data SD

gaji dan potongan

Pegaw ai

1.3.2

LapGaji dan potongan

gaji danpotongan

data pegawai

data golongan

data jabatan

data SD

data SDdata jabatandata golongandata pegawai

Slip gajiACC gaji

Lap pegaw ai

Lap Gaji danpotongan

ACC gaji



4.6.2 Desain Database

4.6.2.1 Desain Entity Relationship Diagram (ERD)

Relasi yang terjadi pada Sistem Inforamsi penggajian ini adalah :

1) Hubungan Pegawai dengan

Golongan bersifat one to one yaitu Setiap Pegawai mempunyai

satu golongan.

2) Hubuangan Pegawai dengan

Jabatan bersifat one to one yaitu setiap pegawai menduduki satu

jabatan.


Karier bersifat one to many yaitu satu pegawai mempunyai

banyak riwayat karier.


SD bersifat many to one yaitu banyak pegawai berada dalam satu

SD,


Gaji dan Potongan bersifat many to many yaitu banyak pegawai

mempunyai banyak potongan.

Hubungan tersebut dapat di lihat pada gambar di bawah ini

78

N 1

1 1

1

N

1 N

1 N

Gambar 4.9. Entity Relationship Diagram (ERD)

79

Jabatan

nJAB Jabatan

Menduduki

Golongan

sGOLPangkat

Memiliki

Mempunyai

Mempunyai

Berada

karier

TMT

sGOL

Gapok

No_SK

NIP

nJAB

nSDCurent

SD

Alamat

Nama

Telp

nSD

Bendahara

Pegawai

agama

JK

tanggal Telepon

alamata

NIP

TLahir

nama

status SKawin

JmlAnak

Gaji n potongan

nGP Nama

Flag

Ladger

NIP

nGP

Nominal

4.6.2.2 Implementasi ERD menjadi Tabel

a. Tabel Pegawai

Tabel 4.2 Tabel Pegawai

NIP1 NIP2 NIP3 NIP4 Nama Alamat TLahir

Tanggal Telepon JK SKawin JmlAnak Agama Status

b. Tabel SD

Tabel 4.3 Tabel SD

nSD Nama Alamat Telp NamaBendahara

c. Tabel Golongan

Tabel 4.4 Tabel Golongan

sGOL Pangkat

d. Tabel Jabatan

Tabel 4.5 Tabel Jabatan

nJAB Jabatan

e. Tabel Gaji dan Potongan

Tabel 4.6 Tabel Gaji dan Potongan

nGP Nama Falg Ladger

f. Tabel Karir

Tabel 4.7 Tabel Karier

NIP No_SK TMT sGol nJAB

nSD Gapok

80

4.6.2.3 Uji Normalisasi

Proses normalisasi menghasilkan struktur record yang konsisten

yang mudah untuk di mengerti dan sederhana dalam

pemeliharaannya. Pada proses penggajian ini mengalami 3 tahap

normalisasi.

1) Tabel Guru

NIP Nama Alamat TLahir Tanggal Telepon

JK SKawin JmlAnak Agama Status

Dari tabel pegawai semua atribut hanya memiliki

nilai tunggal maka tabel pegawai memenuhi bentuk normal

petama.

Dalam tabel pegawai ini semua atribut bukan kunci

tergantung secara fungsional pada kunci utama (NIP), maka

tabel pegawai memenuhi bentuk normal kedua

NIP Nama, Alamat, TLahir, Tanggal, Telepon, JK,

Skawin, JmlAnak, Agama, Status

Dalam tabel pegawai tidak ada atribut bukan kunci

utama tergantung secara transitif pada kunci utama. Dengan

kata lain semua atribut bukan kunci tidak tergantung secara

fungsional kepada atribut bukan kunci lainnya.

Ketergantungan fungsional :

NIP (primary key)

Nama Alamat, TLahir, Tanggal, Telepon, JK,

SKawin, JmlAnak, Agama, Status

Alamat Nama, TLahir, Tanggal, Telepon, JK, SKawin,

JmlAnak, Agama, Status

81

TLahir Nama, Alamat, Tanggal, Telepon, JK,


Tanggal Nama, Alamat, TLahir, Telepon, JK, SKawin,


Telepon Nama, Alamat, TLahir, Tanggal, JK, SKawin,


JK Nama, Alamat, TLahir, Tanggal, Telepon,


SKawin Nama, Alamat, TLahir, Tanggal, Telepon, JK,


JmlAnak Nama, Alamat, TLahir, Tanggal, Telepon, JK,

SKawin, Agama, Status.

Agama Nama, Alamat, TLahir, Tanggal, Telepon, JK,

SKawin, JmlAnak, Status

Status Nama, Alamat, TLahir, Tanggal, Telepon, JK,

SKawin, JmlAnak, Agama

2) Tabel SD

nSD Nama Alamat Telp NamaBendahara

Dari table SD semua atribut hanya memiliki nilai

tunggal maka tabel SD memenuhi bentuk normal petama.

Dalam tabel SD ini semua atribut bukan kunci

tergantung secara fungsional pada kunci utama (nSD), maka

tabel SD memenuhi bentuk normal kedua.

nSD Nama, Alamat, Telp, NamaBendahara

Dalam tabel SD tidak ada atribut bukan kunci utama

tergantung secara transitif pada kunci utama. Dengan kata lain

semua atribut bukan kunci tidak tergantung secara fungsional

kepada atribut bukan kunci lainnya

82


nSD ( primary key )

Nama Alamat, Telp, NamaBendahara

Alamat Nama, Telp, NamaBendahara

Telp Nama, Alamat, NamaBendahara

NamaBendahara Nama, Alamat, Telp

3) Tabel Golongan

sGOL Pangkat

Dari table Golongan semua atribut hanya memiliki

nilai tunggal maka tabel Golongan memenuhi bentuk normal

petama.

Dalam tabel Golongan ini semua atribut bukan

kunci tergantung secara fungsional pada kunci utama (sGOL),

maka tabel Golongan memenuhi bentuk normal kedua

sGOL Pangkat

4) Tabel Jabatan

nJAB Jabatan

Dari table Jabatan semua atribut hanya memiliki

nilai tunggal maka tabel guru memenuhi bentuk normal

petama.

Dalam tabel Jabatan ini semua atribut bukan kunci

tergantung secara fungsional pada kunci utama (nJAB), maka

tabel guru memenuhi bentuk normal kedua

nJAB Jabatan

5) Tabel Gaji dan Potongan

nGP Nama Flag Ladger

83

Dari table Gaji dan Potongan semua atribut hanya

memiliki nilai tunggal maka tabel Gaji dan Potongan

memenuhi bentuk normal petama.

Dalam tabel Gaji dan Potongan ini semua atribut

bukan kunci tergantung secara fungsional pada kunci utama

(nGP), maka tabel Gaji dan Potongan memenuhi bentuk normal

kedua

nGP Nama, Flag, Ladger

Dalam tabel Gaji dan Potongan tidak ada atribut

bukan kunci utama tergantung secara transitif pada kunci

utama. Dengan kata lain semua atribut bukan kunci tidak

tergantung secara fungsional kepada atribut bukan kunci

lainnya


nGP ( primary key )

Nama Flag, Ladger

Flag Nama, Ladger

Ladger Nama, Flag

6) Tabel Karier

NIP No_SK TMT sGOL nJAB Gapok nSD

Dari table Karier semua atribut hanya memiliki nilai

tunggal maka tabel Karier memenuhi bentuk normal petama.

Dalam tabel Karier ini semua atribut bukan kunci

tergantung secara fungsional pada kunci utama (No_SK), maka

tabel Karier memenuhi bentuk normal kedua

No_SK NIP, TMT, sGOL, nJAB, Gapok, nSD

84

Dalam tabel Karier tidak ada atribut bukan kunci

utama tergantung secara transitif pada kunci utama. Dengan

kata lain semua atribut bukan kunci tidak tergantung secara

fungsional kepada atribut bukan kunci lainnya


No_SK ( primary key )

NIP TMT, sGOL, nJAB, Gapok, nSD

sGOL NIP, TMT, nJAB, Gapok, nSD

TMT NIP, sGOL, nJAB, Gapok, nSD

nJAB NIP, sGOL, TMT, Gapok, nSD

Gapok NIP, sGOL, TMT, nJAB, nSD

nSD NIP, sGOL, TMT, nJAB, Gapok

4.6.2.4 Tabel Relationship

85

Tabel Pegawai

* NIP Nama Alamat Kelamin TLahir Tanggal SKawin JmlAnak Telepon Agama Status

Tabel Karier

** NIP* No_SK** sGOL TMT** nJAB** nSD Gapok Curent

Tabel Gol

* sGOL Pangkat

Tabel Jabatan

* nJAB Jabatan

Tabel SD

* nSD Nama Alamat Telp NamaBend

Tabel Gapot

* nGP Nama Flag Ladger

RGapot

* NIP* nGP Nominal

Gambar 4.10. Relasi Antar Tabel

Ket : * = Kunci Utama

** = Kunci Tamu

86

4.6.2.5 Kamus Data

1) Tabel Pegawai

Tabel Pegawai = NIP+ Nama+ Alamat+ TLahir+ Tanggal+

Telepon+ JK+ SKawin+ JmlAnak+ Agama+

Status

NIP = nomor_induk_pegawai

Keterangan : nomor induk pegawai negeri sipil

Nama = sebutan+nama1+nama2+gelar

Keterangan : nama lengkap

Alamat = nama_jalan+nomor+kota

Keterangan : alamat tempat tinggal

TLahir = nama_kabupaten/kota

Keterangan : kota tempat kelahiran

Tanggal = *dd-mm-yyyy*

Keterangan : tanggal lahir

Telepon =*999999999999*

Keterangan : nomor ponsel

JK =[ laki-lakiperempuan ]

Keterangan : jenis kelamin

SKawin =[ kawin tidak kawin ]

Keterangan = status pernikahan

JmlAnak = input number

Keterangan = jumlah anak yang menjadi tanggungan

Agama =[islamkristenkatolikhindubudha]

Keterangan : agama

Status =[aktif pensiun]

Keterangan : keaktifan

2) Tabel SD

87

Tabel SD = nSD+ Nama + Alamat+ Telp+ NamaBendahara

nSD =level_SD+nomor_urut

Keterangan : nomor urut SD

Nama =nama1+nama2

Keterangan : nama sekolah dasar

Alamat =nama_jalan+nomor+kota

Keterangan : alamat sekolah

Telp =*999999999999*

Keterangan : nomor telepon sekolah

NamaBendahara =nama1+nama2+gelar

Keterangan : nama bendahara penerima gaji SD

3) Tabel Golongan

Tabel Golongan = sGOL+ Pangkat

sGOL =level_golongan+nomor_urut

Keterangan : tingkatan golongan

Pangkat =level_pangkat

Keterangan : tingkatan kepangkatan

4) Tabel Jabatan

Tabel Jabatan = nJAB+ Jabatan

nJAB =nomor_urut_jabatan

Keterangan : nomor yang dipakai sebagai kode jabatan

Jabatan =nama1

Keterangan : jenis jabatan


Tabel Gaji dan Potongan = nGP+ Nama+ Flag+ Ladger

nGP = kode_gp

Keterangan : kode untuk gaji, tunjangan, dan potongan

Nama =nama1

88

Keterangan : nama/jenis tunjangan dan potongan

Falg =[ + - ]

Keterangan : dipakai sebagai pengurang atau penjumlah

Ladger = [ 0 1 ]

Keterangan : termasuk dalam ladger atau tidak

6) Tabel Karier

Tabel Karier = NIP+ No_SK+ sGOL+ TMT+ sJAB+ nSD+

Gapok

NIP = nomor_induk_pegawai

Keterangan : nomor induk pegawai negeri sipil

No_SK = nomor_urut

Keterangan : nomor surat keputusan pejabat

sGOL =level_golongan+nomor_urut

Keterangan : tingkatan golongan

TMT =*dd-mm-yyyy*

Keterangan : tanggal ditetepkan menempati golongan

nJAB =nomor_urut_jabatan

Keterangan : nomor yang dipakai sebagai kode jabatan

nSD =level_SD+nomor_urut

Keterangan : nomor urut SD

Gapok =*9999999999*

Keterangan : nominal gaji pokok

89

4.6.2.6 Perancangan Struktur Database

1) Tabel Pegawai

Nama Tabel : mpeg.dbf

Primary Key : sNIP

Fungsi : Menyimpan data Pegawai

Tabel 4.8 Struktur Tabel Pegawai

Field Type NULL Default

sNIP1 Varchar(8) NO NONEsNIP2 Varchar(6) NO NONEsNIP3 Varchar(1) NO NONEsNIP4 Varchar(3) NO NONEsNama Varchar(40) NO NONEsAlamat Varchar(50) NO NONEsTLahir Varchar(15) NO NONEdTanggal Date NO NONEsTelepon Varchar(15) NO NONEbJK Tinyint(1) NO NONEbSKawin Tinyint(1) NO NONEsJmlAnak Varchar(2) NO NONEnAgama Tinyint(4) NO NONEbStatus Tinyint(1) NO NONE

2) Tabel SD

Nama Tabel : msd.dbf

Primary Key : nSD

Fungsi : Menyimpan data sekolah

Tabel 4.9 Struktur Tabel SD

Field Type Null Default Extra

nSDmediumint(9

) NO NONEAuto_increment

sNama varchar(20) NO NONE

sAlamat varchar(40) NO NONE

sTelp varchar(15) NO NONE

90

NIP bendahara varchar(18) NO NONE

91


Nama Tabel : mgp.dbf

Primary Key : nGP

Fungsi : Menyimpan data gaji dan potongan

Tabel 4.10. Struktur Tabel Gaji dan Potongan

Field Type Null Default Extra

nGP Mediumint(9) NO NONE Auto_increment

sNama Varchar(25) NO NONE

bFlag Tinyint(1) NO NONE

nLadger Tinyint(1) NO NONE

4) Tabel Golongan

Nama Tabel : mgol.dbf

Primary Key : kd_gol

Fungsi : Menyimpan data golongan

Tabel 4.11. Struktur Tabel Golongan

Field Type Null Default

sGOL Varchar (5) NO NONE

sPangkat Varchar (30) NO NONE

5) Tabel Jabatan

Nama Tabel : mjab.dbf

Primary Key : nJAB

Fungsi : Menyimpan data jabatan

Tabel 4.12. Struktur Tabel Jabatan


nJAB Tinyint(4) NO NONE

sJabatan Varchar (20) NO NONE

92

6) Tabel Karir

Nama Tabel :mkarier.dbf

Primary Key : sNIP

Fungsi : Menyimpan data riwayat karier

Tabel 4.13. Struktur Tabel Karier


sNIP Varchar (22) NO NONE

sNoSK Varchar (20) NO NONE

dTMT Varchar (5) NO NONE

sGOL Date NO NONE

nJAB tinyint(4) NO NONE

nSD mediumint(9) NO NONE

nGAPOK Dobel NO NONE

4.6.3 Desain Input Output

4.6.3.1 Desain Input

a.Input Data Pegawai

Gambar 4.11. Input Data Pegawai

93

b. Input Data SD

Gambar 4.12. Input Data SD

c.Input Data Golongan

Gambar 4.13. Input Data Golongan

d. Input Data Jabatan

Gambar 4.14. Input Data Jabatan

94

e.Input Data Gaji dan Potongan

Gambar 4.15. Input Data Gaji dan Potongan

f. Input Data Karir

Gambar 4.16. Input Data Karir

g. Input Struktur Gaji

Gambar 4.17. Input Stuktur Gaji

95

4.6.3.2 Desain Output

a. Daftar Pegawai

Gambar 4.18. Daftar Pegawai

b. Daftar Golongan

Gambar 4.19. Daftar Golongan

96

c. Daftar Jabatan

Gambar 4.20. Daftar Jabatan

d. Daftar Gaji dan Potongan

Gambar 4.21. Daftar Gaji dan Potongan

97

e. Daftar SD

Gambar 4.22. Daftar Sekolah Dasar

f. Daftar Riwayat Karir

Gambar 4.23. Daftar Riwayat Karir

98

g. Daftar Struktur Gaji

Gambar 4.24. Daftar Stuktur Gaji

4.7. Implementasi Sistem

4.7.1 Menu Login

Untuk menjaga kevalidan data dan demi keamanan hendaknya sebelum

masuk ke dalam program kita melakukan login terlebih dahulu. Dibawah

ini merupakan tampilan login dari sistem informasi penggajian

Gambar 4.25. Menu Login

99

4.7.2 Menu Utama

Menu Utama Berisi Menu Master, Proses, Laporan dan Menu Keluar

Gambar 4.26. Menu Utama

4.7.3 Menu Master

Menu Master Terdiri dari Master Pegawai, Master Sekolah, Master

Golongan, Master Jabatan, Master Gaji dan Potongan, dan Master Karir.

Gambar 4.27. Menu Master

100

4.7.4 Menu Proses

Menu Proses ini mencakup Struktur Gaji, Draft Gaji, Penghitungan Gaji

dan Pembatalan Proses Hitung Gaji.

Gambar 4.28. Menu Proses

Pada Menu Proses beberapa menu lagi antara lain

Menu Struktur

Gambar 4.29. Menu Stuktur Gaji

101

Dalam menu inilah entri stuktur gaji dilakuakan dengan cara :

1. Klik tombol no.1 untuk mencari data guru yang akan dimasukkan

struktur gajinya, tuliskan nama dikolom cari kemudian klik cari.

2. Klik tombol no.2 untuk menambahkan struktur gaji

3. Pilih jenis struktur gaji dengan menekan tombol no.3

4. Isikan nominal pada kolom no.4

5. Klik Simpan jika stuktur dan nominalnya sudah benar.

Menu Draft

Gambar 4.30. Menu Draft

Menu draft digunakan untuk mencocokkan antara data diladger baru

dengangaji bulan lalu.

Menu Hitung

Pada Menu inilah bisa dilihat jumlah gaji yang telah masuk dalam

periode tertentu. Pilih tanggal (periode) kemudian hitung jika ada

perhitungan baru dalam periode yang sama maka harus melakukan

pembatalan terlebih dahulu.

102

Gambar 4.31. Menu Hitung

Menu Pembatalan

Gambar 4.32. Menu Pembatalan

Menu ini digunakan untuk membatalkan penghitungan terakhir jika

akan dilakukan penghitungan baru. Karena dalam satu periode hanya

dapat dilakukan satu kali pernghitungan.

103

4.7.5 Menu Laporan

Menu Laporan Memuat Rekap Gaji Per SD, Slip Gaji, Laporan per Stuktur

Gaji, dan Laporan Keseluruhan

Gambar 4.33. Menu Laporan

Tampilan Rekap per SD

Gambar 4.34. Rekap Gaji per SD

Laporan ini merupakan rekap gaji yang menurut SD, dapat dilihat

dengan memilih SD terlebih dahulu kemudian tampilkan, kemudian

bisa dicetak. Diperuntukkan kepada bendahara SD.

104

Tampilan Slip Gaji per Pegawai

Gambar 4.35. Slip Gaji per Pegawai

Laporan untuk masing-masing pegawai yang di tampilkan per SD

Tampilan Laporan per Struktur Gaji

Gambar 4.36. Rekap Gaji per Stuktur

Laporan masing-masing struktur gaji untuk pihak terkait yang di

tampilkan per SD.

105

Tampilan Laporan Keseluruhan

Gambar 4.37. Rekap Gaji Keseluruhan

Laporan untuk Kepala UPTD berisi nama SD dan jumlah penerimaan

keseluruhan tiap SD.

4.7.6 Menu Keluar

Menu untuk keluar dan mengakhiri program

Gambar 4.38. Menu Keluar

106

4.8. Penerapan Sistem

Tahapan ini merupakan tahapan akhir dalam pengembangan aplikasi /

sistem, dimana diharapkan aplikasi dapat di terapkan dalam kegiatan nyata

yang berhubungan dengan sistem tersebut . Terdapat evaluasi dan perbaikan

yang digunakan untuk penyempurnaan aplikasi sehingga dapat berjalan

optimal sesuai dengan yang diharapkan

Sebelum benar-benar diterapkan perlu dilakukan beberapa hal terlibih

dahulu antara lain :

1. Testing Program

Testing Program ini dilakukan oleh programmer sampai benar–benar

terbatas dari kesalahan baik validasi data guru dapat rangkap atau tidak,

pemasukan gaji dapat di tolak atau tidak, pihak UPTD Pendidikan

Kecamatan Wirosari mengetes menu-menu dalam program apakah sudah

memenuhi kebutuhan atau belum.

2. Training

Training ini bertujuan untuk memberi pelatihan materi program yang

akan dipakai UPTD Pendidikan Kecamatan Wirosari. Bagian yang

mendapat training disini adalah bagian Keuangan yang berhubungan

dengan program yang dipakai oleh pihak UPTD Pendidikan Kecamatan

Wirosari yaitu Sistem Informasi Penggajian, tentang cara membuka

program, dan cara menjalankan program. Training ini dilakukan setelah

program selesai di uji dan benar–benar terbebas dari kesalahan.

3. Change Over

Change over merupakan proses perubahan sistem lama ke sistem

baru. Metode ini yang dapat digunakan adalah Stanged Change Over yaitu

sistem lama diganti dengan sistem yang baru tetapi pergantiannya secara

bertahap.

Pergantian terhadap sistem baru dilakukan secara bertahap dengan

harapan selama proses penerapan sistem baru, sistem lama masih

107

digunakan, dengan alasan karena semua data dan transaksi terdahulu

masih diproses di sistem lama. Proses pergantian dari sistem lama ke

sistem baru bertahap, mulai dari pengcopian semua data, kemudian di uji

dan dikembangkan, apakah masih ada kendala atau tidak. Penerapan

tersebut dalam arti sebagian menggunakan sistem yang baru sebagian lagi

menggunakan sistem yang lama.

4. Maintenance

Setelah semua sistem dapat terselesaikan, maka sistem membutuhkan

perawatan supaya sistem dapat berjalan dengan baik dan data dapat

tersimpan dengan aman.

Yang perlu dilakukan untuk merawat sistem adalah :

a. Back up

Progaram dilengkapi dengan rangakaian back up periodik secara

otomatis jadi setiap bulan data akan tersimpan dengan sendirinya. Baru

dalam jangka waktu tertentu data tersebut di back up ke CD/DVD.

Data yang harus di back up misalnya data guru, data gaji dan

potongan, dan data lain yang berhubungan dengan pengolahan

penggajian.

b. Updating Data Base

Updating data base dilakukan jika dalam sistem akan ditambah sistem

baru, misalnya dalam sistem hanya terdapat edit, hapus, tambah,

simpan dan batal kemudian akan ditambah find untuk mencari data

secara cepat tanpa membuka satu persatu.

c. Menghapus data–data yang sudah tidak terpakai.

Untuk keakuratan data maka data yang sudah tidak terpakai harus

dihapus, misalnya saja data guru sudah pensiun harus dihapus, jadi

dalam bulan selanjutnya data guru pensiun tersebut sudah tidak ada

dalam daftar guru.

108

bab iv skripsi sistem informasi uptd wirosari

Documents