bab iv rancangan sistem usulan - repository.bsi.ac.id file4.4. kamus data data-data yang mengalir...

45

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Penulis mengusulkan sistem informasi absensi dan penggajian karyawan

berbasis web pada CV. GHOZI PUTRA PRATAMA agar permasalahan-

permasalahan yang terjadi perusahaan tersebut dapat teratasi dengan

menggunakan sistem komputerisasi dan meningkatkan efektifitas serta efisiensi

dalam operasional perusahaan.

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Pada CV. GHOZI PUTRA PRATAMA prosedur sistem berjalan

merupakan tahapan-tahapan kegiatan dalam melakukan aktifitas dan rutinitas

kegiatan. Adapun prosedur sistem berjalan yang diterapkan pada CV. GHOZI

PUTRA PRATAMA terbagi menjadi beberapa tahapan, tahapan tersebut akan

diuraikan sebagai berikut.

1. Pengolahan Data Karyawan

Admin mengolah data-data karyawan, golongan dan jabatan karyawan ke

dalam bentuk data karyawan (DK) yang tersimpan pada file karyawan.

2. Absensi

Karyawan melakukan absensi harian (AH) menggunakan sistem yang

tersimpan ke dalam file absensi.

46

3. Kalkulasi Gaji.

Accounting mengolah data gaji (DG) berdasarkan file karyawan dan file

absensi yang saling berelasi sebagai bahan dasar untuk pembuatan data gaji.

Data gaji (DG) tersimpan di dalam file gaji.

4. Pengesahan Gaji.

Direktur mengakses file gaji untuk mendapat data gaji (DG) yang telah diolah

oleh Accounting dan menberikan status persetujuan di data tersebut.

5. Penyerahan Gaji.

Accounting mengakses kembali data gaji (DG) yang telah disetujui oleh

Direktur dari file gaji, kemudian mencetak slip gaji (SG) untuk diserahkan

kepada Karyawan dengan uang yang tertera.

4.3. Diagram Alir Data Sistem Usulan

Prosedur dari sistem yang telah diusulkan digambarkan ke dalam bentuk

diagram alir data yang terdiri dari tiga tingkatan yaitu diagram konteks, diagram

nol dan diagram detail. Adapun hasil dari pemodelan sistem usulan dapat dilihat

pada gambar berikut.

47

Sumber: Hasil Penelitian (2017)

Gambar IV.1. Diagram Konteks Sistem Usulan

48


Gambar IV.2. Diagram Nol Sistem Usulan

49


Gambar IV.3. Diagram Detail Proses III Sistem Usulan


Gambar IV.4. Diagram Detail Proses IV Sistem Usulan

50


Gambar IV.5. Diagram Detail Proses V Sistem Usulan

4.4. Kamus Data

Data-data yang mengalir pada diagram alir data (DAD) diuraikan secara

rinci menggunakan teknik kamus data (data dictionary). Kamus data ini terbagi

menjadi dua (2) bagian, yaitu kamus data masukan dan kamus data keluaran.

4.4.1. Kamus Data Masukan

1. Nama Dokumen : Data Karyawan

Alias : DK

Bentuk data : Dokumen cetakan Komputer

Arus data : Admin – Proses 1.0 – D.1 File Karyawan

D.1 File Karyawan – Proses 3.0 – Accounting

Penjelasan :Sebagai biodata karyawan

Volume : Tergantung Jumlah Karyawan (rata-rata 31 DK)

Struktur data : Isi

51

Isi = id_karyawan+no_KTP+nm_karyawan+tgl_lahir

+alamat+no_telp+jabatan+golongan+gaji

2. Nama Dokumen : Absensi Harian

Alias : AH

Bentuk data : Dokumen cetakan komputer

Arus data : Karyawan – Proses 2.0 – D.2 File Absensi

D.2 File Absensi – Proses 3.0 – Accounting

Penjelasan :Untuk pengisian daftar kehadiran

Volume : 31 AH per hari

Struktur data : Isi

Isi = id_karyawan+tgl+jam_masuk+jam_keluar+

jmlh_hadir+keterangan

3. Nama Dokumen : Data Gaji

Alias : DG, DG Acc

Bentuk data : Dokumen cetakan komputer

Arus data : Accounting – Proses 3.0 – D.3 File Gaji

D.3 File Gaji – Proses 4.0 – Direktur

Direktur – Proses 4.0 – D.3 File Gaji

Penjelasan : Daftar gaji karyawan

Volume : 1-2 Lembar

Struktur data : Isi

Isi = {no_urut+id_karyawan+nm_karyawan+jabatan+

golongan+total_hadir+besar_gaji+potongan+

gaji_bersih}+total

52

4.4.2. Kamus Data Keluaran

1. Nama Dokumen : Slip Gaji

Alias : SG

Bentuk data : Dokumen cetakan Komputer

Arus data : D.3 File Gaji– Proses 5.0 – Accounting

Accounting – Proses 5.0 – Karyawan

Penjelasan :Sebagai bukti penyerahan gaji

Volume : Rata-rata 31 SG per bulan

Struktur data : Isi

Isi = id_karyawan+nm_karyawan+besar_gaji+

potongan+gaji_bersih

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

Spesifikasi rancangan sistem usulan ini terbagi menjadi hierarchy input

process output (HIPO) dari sistem yang dirancang, bentuk dokumen masukan dan

bentuk dokumen keluaran, entity relationship diagram (ERD), logical record

structure (LRS), spesifikasi file, struktur kode, dan spesifikasi program.

4.5.1. Hierarchy Input Process Output (HIPO)

HIPO digunakan untuk teknik pendokumentasian program yang dapat

digunakan untuk mengkomunikasikan spesifikasi sistem kepada para programmer

melalui proses perancangan. Rancangan menu untuk sistem absensi dan

penggajian karyawan ini terdiri atas tiga (3) level akses, yaitu Karyawan,

Accounting dan Direktur.

53

1. Rancangan Menu Karyawan


Gambar IV.6. Rancangan Menu Karyawan

2. Rancangan Menu Accounting


Gambar IV.7. Rancangan Menu Accounting

54

3. Rancangan Menu Direktur


Gambar IV.8. Rancangan Menu Direktur

4.5.2. Bentuk Dokumen Masukan

1. Nama Dokumen : Data Karyawan

Fungsi : Sebagai biodata karyawan

Sumber : Admin

Tujuan : D.1 File Karyawan

Media : Dokumen cetakan komputer

Jumlah : Setiap Karyawan

Frekuensi : Setiap pengolahan data karyawan

Bentuk : File

2. Nama Dokumen : Absensi Harian

Fungsi : Sebagai daftar kehadiran karyawan

Sumber : Karyawan

Tujuan : D.2 File Absensi

55


Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Setiap mengisi daftar kehadiran

Bentuk : File

3. Nama Dokumen : Data Gaji

Fungsi : Sebagai daftar gaji karyawan

Sumber : Accounting

Tujuan : D.3 File Gaji



Frekuensi : Setiap perhitungan gaji

Bentuk : File

4.5.3. Bentuk Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : Slip Gaji

Fungsi : Sebagai bukti penyerahan gaji

Sumber : Accounting

Tujuan : Karyawan



Frekuensi : Setiap penyerahan gaji per karyawan

Bentuk : File

4.5.4. Entity Relationship Diagram (ERD)

Tahapan dalam perancangan basis data menggunakan teknik pemodelan

entity relationship diagram (ERD). Entity relationship diagram (ERD)

56

menampilkan basis data dan hubungannya. Berikut ini adalah bentuk rancangan

entity relationship diagram untuk basis pada CV. GHOZI PUTRA PRATAMA.


Gambar IV.9. Rancangan Entity Relationship Diagram (ERD)

4.5.5. Logical Record Structure (LRS)

Logical record structure (LRS) memberikan gambaran lebih jelas terhadap

keterkaitan hubungan antar tabel di dalam basis data. LRS sebenarnya mirip

dengan ERD, namun bentuk penggambaran sedikit berbeda.

57


Gambar IV.10. Rancangan Logical Record Structure (LRS)

4.5.6. Spesifikasi File

Rancangan basis data yang telah digambarkan ke dalam bentuk entity

relationship diagram (ERD) akan dijelaskan lebih lanjut ke dalam spesifikasi file.

Adapun spesifikasi file terhadap entity relationship diagram (ERD) di atas yaitu:

1. Spesifikasi file user

Nama File : user

Akronim : user.sql

Fungsi : untuk menyimpan data pengguna

58

Tipe File : File Master

Organisasi File : Indexed Sequential

Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang record : 45

Kunci Field : id_user

Software : MySQL

Tabel IV.1. Spesifikasi File User

No Elemen Data Nama Field Tipe Panjang Ket1 Nomor User id_user integer 4 Primary Key2 Username username varchar 203 Password passwod varchar 204 Level Pengguna level int 1


2. Spesifikasi file karyawan

Nama File : karyawan

Akronim : karyawan.sql

Fungsi : untuk menyimpan data karyawan



Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang record : 147

Kunci Field : id_karyawan

Software : MySQL

59

Tabel IV.2. Spesifikasi File Karyawan

No Elemen Data Nama Field Tipe Panjang Ket1 Identitas Karyawan id_karyawan varchar 7 Primary Key2 Nomor KTP no_ktp varchar 163 Nama Karyawan nm_karyawan varchar 304 Tanggal Lahir tgl_lahir date 105 Alamat alamat varchar 606 Nomor Telepon no_telp varchar 127 Jabatan jabatan varchar 128 Golongan golongan varchar 19 Gaji gaji double 11


3. Spesifikasi file absensi

Nama File : absensi

Akronim : absensi.sql

Fungsi : untuk menyimpan data absensi karyawan



Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang record : 74

Kunci Field : -

Software : MySQL

Tabel IV.3. Spesifikasi File Absensi

No Elemen Data Nama Field Tipe Panjang Ket1 Identitas Karyawan id_karyawan varchar 7 Foreign Key2 Tanggal tgl date 103 Jam Masuk jam_masuk time 84 Jam Keluar jam_keluar time 85 Status Kehadiran status varchar 16 Keterangan keterangan varchar 40


60

4. Spesifikasi file gaji

Nama File : gaji

Akronim : gaji.sql

Fungsi : untuk menyimpan data gaji



Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang record : 96

Kunci Field : id_gaji

Software : MySQL

Tabel IV.4. Spesifikasi File Gaji

No Elemen Data Nama Field Tipe Panjang Ket1 Identitas Gaji id_gaji varchar 7 Primary Key2 Identitas Karyawan id_karyawan varchar 7 Foreign Key3 Nomor User id_user integer 4 Foreign Key4 Tanggal tgl date 105 Besar Gaji besar_gaji double 116 Jumlah Hadir jmlh_hadir int 27 Potongan potongan double 118 Besar Lembur besar_lembur double 119 Insentif insentif double 1110 Tunjangan tunjangan double 1111 Gaji Bersih gaji_bersih double 11Sumber: Hasil Penelitian (2017)

4.5.7. Struktur Kode

Kode yang dibuat dalam pengkodean adalah field-field yang akan

dijadikan sebagai primary key maupun foreign key. Adapun struktur kode yang

61

dirancang oleh penulis untuk identitas karyawan dapat dilihat pada gambar

dibawah ini.


Gambar IV.11. Struktur Kode Identitas Karyawan

4.5.8. Spesifikasi Program

Spesifikasi program merupakan bentuk penjelasan dari form-form atau

tampilan-tampilan yang ada pada perancangan sistem informasi absensi dan

penggajian karyawan pada CV. GHOZI PUTRA PRATAMA beserta fungsinya.

Adapun spesifikasi program akan diuraikan sebagai berikut:

1. Spesifikasi Program Login

Nama Program : Login

Akronim : login.php

Fungsi : sekuritas dalam penggunaan aplikasi.

Bahasa Pemograman : Php

Proses Program :

a. Isi username, password untuk masuk ke dalam aplikasi.

b. Klik LOGIN untuk masuk dalam aplikasi dan memiliki hak akses masing-

masing.

2. Spesifikasi Program Profil Karyawan

Nama Program : Profil Karyawan

62

Akronim : profilk.php

Fungsi : Biodata karyawan


Proses Program :

Pada bagian ini hanya menampilkan profil karyawan.

3. Spesifikasi Program Absensi Karyawan

Nama Program : absensi

Akronim : absensik.php

Fungsi : pengolahan daftar kehadiran khusus karyawan


Proses Program :

a. Klik Absen Masuk untuk menandakan bahwa karyawan telah hadir.

b. Klik Absen Keluar untuk menandakan karyawan selesai bekerja.

4. Spesifikasi Program Menu Accounting

Nama Program : menu acc

Akronim : menuacc.php

Fungsi : menu utama hak akses Accounting


Proses Program :

a. Klik Master Data untuk menampilkan pilihan menu Data Karyawan dan

Rekapitulasi Absensi.

b. Klik Data Karyawan untuk mengolah data karyawan.

c. Klik Rekapitulasi Absensi untuk mengolah rekapitulasi absensi karyawan.

d. Klik Gaji untuk mengolah data gaji.

63

e. Klik Persetujuan Gaji untuk melihat data gaji yang telah disetujui oleh

Direktur.

5. Spesifikasi Program Data Karyawan

Nama Program : Data Karyawan

Akronim : karyawan.php

Fungsi : melakukan pengolahan data karyawan


Proses Program :

a. Klik Tambah untuk menambah data karyawan.

b. Klik Ubah untuk mengubah data karyawan.

c. Klik Hapus Untuk Menghapus Data Karyawan.

6. Spesifikasi Program Tambah Data Karyawan

Nama Program : tambah karyawan

Akronim : tkaryawan.php

Fungsi : menambah data karyawan


Proses Program :

a. Isi kolom-kolom yang tersedia pada bagian Add Barang.

b. Klik Add Barang untuk menambah data barang.

c. Jika salah satu atau semua kolom tidak terisi maka akan muncul pesan

pemberitahuan.

7. Spesifikasi Program Ubah Data Karyawan

Nama Program : ubah karyawan

Akronim : ukaryawan.php

64

Fungsi : mengubah data karyawan


Proses Program :

a. Ubah kolom-kolom yang tersedia pada data karyawan.

b. Klik Ubah untuk melakukan pengubahan dan tersimpan di basis data.


pemberitahuan.

8. Spesifikasi Program Data Gaji

Nama Program : data gaji

Akronim : gaji.php

Fungsi : melakukan pengolahan data gaji


Proses Program :

a. Program akan memunculkan data karyawan, rekapitulasi absensi dan

besarnya gaji.

b. Pada bagian data gaji ini, pengguna bisa mengubah atau memberikan

status verifikasi dengan cara mengklik Verifikasi.

9. Spesifikasi Program Persetujuan Gaji

Nama Program : persetujuan gaji

Akronim : p1gaji.php

Fungsi : melihat data gaji yang telah disetujui oleh Direktur


Proses Program :

65

a. Program menampilkan data-data gaji yang telah disetujui oleh Direktur,

dan terdapat tombol Cetak untuk menghasilkan data gaji yang telah

disetujui secara keseluruhan dan terdapat tombol Cetak Slip untuk

mencetak slip gaji per karyawan.

10. Spesifikasi Program Menu Direktur

Nama Program : menu direktur

Akronim : menud.php

Fungsi : halaman utama untuk Direktur


Proses Program :

a. Klik User untuk melakukan pengolahan data user.

b. Klik Pengesahan Gaji untuk pengolahan pengesahan gaji.

11. Spesifikasi Program Data User

Nama Program : data user

Akronim : user.php

Fungsi : melakukan pengolahan terhadap data user


Proses Program :

a. Klik Tambah untuk menambah data user.

b. Klik Ubah untuk mengubah data user.

c. Klik Hapus untuk menghapus data user.

12. Spesifikasi Program Tambah User

Nama Program : tambah user

Akronim : tuser.php

66

Fungsi : melakukan penambahan data user


Proses Program :

a. Isi kolom-kolom yang tersedia pada bagian Tambah User.

b. Klik Tambah untuk menyimpan data user.


pemberitahuan.

13. Spesifikasi Program Ubah User

Nama Program : ubah user

Akronim : uuser.php

Fungsi : melakukan pengubahan data user


Proses Program :

a. Ubah kolom yang tersedia pada bagian Ubah User.

b. Klik Ubah untuk mengubah data user.


pemberitahuan.

14. Spesifikasi Program Pengesahan Gaji

Nama Program : pengesahan gaji

Akronim : pgaji.php

Fungsi : mengolah pengesahan gaji yang telah diolah oleh

Accounting


Proses Program :

67

a. Program akan menampilkan data-data gaji yang telah diolah oleh

Accounting, pengguna dapat mengesahkan data-data gaji dengan cara

mengklik tombol Approve dan tombol Disapprove untuk menolak

pengesahan gaji.

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

Penulis menguraikan sistem komputer yang diperlukan dalam perancangan

sistem ini berupa spesifikasi sistem komputer yang dibutuhkan. Adapun uraian

dari spesifikasi sistem komputer terbagi atas umum, perangkat keras dan

perangkat lunak.

4.6.1. Umum

Untuk merealisasikan rancangan sistem absensi dan penggajian karyawan

ini, dibutuhkan tiga (3) unsur, yaitu perangkat keras dan perangkat lunak. Adapun

uraian dari perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan dapat pada

halaman berikut ini.

4.6.2. Perangkat Keras

Adapun spesifikasi dari perangkat keras yang diperlukan dalam merancang

sistem informasi absensi dan penggajian karyawan pada CV. GHOZI PUTRA

PRATAMA terdiri dari:

1. CPU (Central Processing Unit)

a. Processor : 1.6 GHz

b. Memory : 2 GB

c. Harddisk : 500 GB

2. Monitor : Resolusi Layar Maksimum (1366 x 768)

68

3. Keyboard : 86 keys

4. Mouse : Optical/USB

4.6.3. Perangkat Lunak

Adapun spesifikasi dari perangkat lunak yang diperlukan dalam

merancang sistem informasi absensi dan penggajian karyawan pada CV. GHOZI

PUTRA PRATAMA terdiri dari:

1. Sistem Operasi : Windows 7 Ultimate

2. Web Server : Wamp Server. 1e – x32

a. Apache : Apache 2.2.11

b. MySQL : MySQL 5.1.36

c. PHP : PHP 5.3.0

d. PhpMyAdmin : PhpMyAdmin 3.2.0.1

3. Web Editor : Macromedia Dreamweaver 8.1

4. Web Browser

b. Mozzila Firefox : Versi 44.0

c. Google Chrome : Veri 48.0.2564.82

4.7. Jadwal Implementasi

Dalam usaha untuk membangun sebuah sistem, diperlukan tahapan-

tahapan bijak agar sistem yang dirancang dapat dibuat dengan semestinya.

Pengimplementasian dari sistem ini membutuhkan waktu sekitar tiga (3) bulan.

Adapun rincian kegiatannya yaitu:

69

Tabel IV.5. Jadwal Implementasi

No. Tahapan KegiatanJadwal Implementasi

Juli Agustus September1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Analisis Kebutuhan2 Perancangan Sistem3 Evaluasi Sistem4 Implementasi Program


bab iv rancangan sistem usulan - repository.bsi.ac.id file4.4. kamus data data-data yang mengalir...

Documents