bab iv rancangan sistem usulan 4.1. umum fileberdasarkan data karyawan dan finger print tersebut...
TRANSCRIPT
57
BAB IV
RANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Umum
Sistem penggajian pada Rumah Makan “DEPOT 3.6.9” Jakarta ini masih
dilakukan secara manual, mulai dari input data, penghitungan gaji, pembayaran gaji
dan pembuatan laporan, hal ini berpengaruh pada data dan informasi yang dihasilkan,
karena seringnya terjadi kesalahan dalam pencatatan data informasi yang dihasilkan
dalam pencatatan data, oleh karena itu perlunya pengembangan sistem penggajian agar
terciptanya sistem penggajian yang terintegrasi.
Sistem yang lama ke sistem yang baru yaitu dengan meminimalkan campur
tangan manusia secara manual, untuk itu sistem komputerisasi merupakan satu
alternatif yang layak untuk kedepankan.
Kecepatan pengaksesan serta pengolahan data sangat diperlukan sekali dalam
mengatasi setiap permasalahan yang ada dan dapat meningkatan antara lain:
a. Ketelitian, yaitu informasi yang dihasilkan lebih lengkap dan jelas.
b. Ketepatan waktu, yaitu informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat
dan tepat.
c. Mengefisienkan waktu dalam hal perhitungan dan lain sebagainya untuk
memperoleh informasi yang dibutuhkan.
Sehubungan dengan hal diatas, maka pada sistem usulan ini penulis
menguraikan rancangan sistem usulan yang didalamnya terdapat prosedur sistem
58
usulan yang disertai dengan diagram alir data, bentuk dokumen masukan dan keluaran,
normalisasi, spesifikasi file, struktur kode, spesifikasi program, dan spesifikasi
komputer yang digunakan.
4.2. Prosedur Sistem Usulan
Pada bagian ini, penulis akan menguraikan prosedur sistem akuntansi usulan
yaitu sebagai berikut:
a. Prosedur Penerimaan Absen.
Karyawan melakukan pengisian daftar hadir dengan menggunakan finger print
pada saat masuk dan pulang kerja. Berdasarkan data karyawan dan finger print
tersebut maka data absen akan disimpan di file data absen. Sistem akan
menghitung jumlah hari dan jam kerja dan jumlah lembur (jika ada).
b. Prosedur Perhitungan Gaji.
Perhitungan gaji karyawan dilakukan oleh bagian Accounting dengan membaca
atau melihat file absen, file lembur, file tunjangan dan file potongan. Setelah
dihitung total gaji keseluruhan, maka data gaji akan dismipan kedalam file gaji.
Di dalam proses ini bagian Accounting akan mengambil data dari file gaji dan
nantinya akan dibuatkan slip gaji yang akan diberikan kepada karyawan, sebagai
bukti pembayaran gaji kepada karyawan.
c. Prosedur Penjurnalan.
Tahap berikutnya bagian Accounting akan menjurnal setiap jenis transaksi yang
jenis transaksi yang terjadi dalam pengolahan data penggajian dengan cara
59
membuat jurnal, yang datanya diambil dari file gaji dan file perkiraan yang
nantinya data-data tersebut akan disimpan di dalam file Jurnal.
d. Prosedur Pembuatan Laporan
Setelah melakukan proses perhitungan gaji selesai, maka bagian Accounting
akan mencetak laporan gaji dan laporan jurnal pengeluaran kas sebagai bukti dan
pertanggungjawaban atas pengeluaran kas untuk gaji karyawan yang ditujukan
kepada Accounting Manager yang datanya diambil dari file data jurnal dan file
data gaji. Selanjutnya laporan gaji yang telah di Acc akan diserahkan kepada
Direktur.
.
60
4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan
A. Diagram Konteks Sistem Usulan
Finger_print Lap_Pengeluaran_Kas
Lap_Gaji
Slip_Gaji Lap_Gaji Acc
Lap_Gaji_Acc
Gambar IV. I
Diagram Konteks Sistem Usulan
Karyawan
0
Sistem
Penggajian
Karyawan RM
“DEPOT 3.6.9
Jakarta
Direktur
Manager
Accounting
61
B. Diagram Nol Sistem Usulan
Finger_Print Data _Absen File Data
Absen
File_Data
_Lembur
File_Data Data_ Karyawan Data_Lembur
_Karyawan
Data_Lembur
Data_Absen
File_Data Data_ Jabatan
_Jabatan File_Data
_Gaji
File_Data _ Data_Potongan Data_Gaji
Potongan
Slip Gaji
File Perkiraan Data Data_Gaji
Perkiraan
Data_Gaji
File Data Data Jurnal
Jurnal
Data Jurnal Lap_Jurnal_Pengeluaran_Kas
Lap_Gaji
Lap_Gaji_Acc Lap_Gaj_Acc
Gambar IV.2.
Diagram Nol sistem Usulan.
Karyawan
1.0
Pembuatan
Data
Absen
D2
D1
2.0
Perhitungan
Gaji D4
D5
D6
3.0
Penjurnalan
D7
D7
4.0
Cetak
Laporan
Gaji
Direktur Manager
Accounting
D3
62
C. Diagram Detail Sistem Usulan
File_Data Data_Lembur Data_Absen File_Data
_Lembur _ Absen
File_Data
Data_Jabatan _Jabatan
Gaji_Kotor
File_Data_Gaji File_Data
_Potongan
Data_Gaji Data_Potongan
Gaji_bersih
Data_Gaji Slip_Gaji
Gambar IV.3
Diagram Detail 2.0 Proses Perhitungan Gaji Sistem Usulan.
D3 2.1
Hitung Gaji
Kotor
D1
D4
D5 2.2
Hitung Gaji
Bersih
D6
2.3
Cetak Slip
63
4.4. Kamus Data Sistem Usulan
A. Kamus Data Bentuk Dokumen Masukan Sistem Usulan.
1. Nama arus data : Data Karyawan.
Alias : -
Bentuk : Cetakan komputer.
Arus data : File karyawan - Proses 1.0.
Penjelasan : Sebagai data karyawan.
Periode : Setiap bulan.
Volume : Rata-rata perbulan satu kali.
Struktur : Header + Isi.
Header = Nama_Perusahaan+Judul+Periode.
Isi =NIK+Nama+Kd_jabatan+
Jabatan+Tgl_masuk+Pendidikan+Status+
Jenis_kelamin+Alamat+Tempat_lahir+
Tanggal_lahir+Agama+Nomor_telepon.
Keterangan
NIK *7 bertipe numerik*.
Nama *20 bertipe karater*
Kd_jabatan *5 bertipe italic*
Jabatan *20 bertipe karakter*
Tgl_masuk *8 bertipe numerik*
Pendidikan *15 bertipe karakter*
64
Status =[ menikah | belum menikah]
Jenis_kelamin =[ Laki- Laki | Perempuan]
Alamat *50 bertipe karakter*
Tempat_lahir *15 bertipe karakter*
Tanggal_lahir *8 bertipe numerik*
Agama *10 bertipe karakter*
Nomor_telepon *12 bertipe numerik*
Format : Lampiran C- 1.
2. Nama arus data : Data Jabatan.
Alias : -
Bentuk : Cetakan komputer.
Arus data : File Jabatan - Proses 2.0.
Penjelasan : Sebagai data benefit yang didapat oleh karyawan.
Periode : Setiap bulan.
Volume : Rata-rata perbulan satu kali.
Struktur : Header + Isi
Header = Nama_Perusahaan+Judul+Periode
Isi = NIK+Nama+ Tgl_masuk+Kd_jabatan+Jabatan
+Tunjangan_masa_kerja+Tunjangan_jabatan+Upah
Lembur.
Keterangan
NIK *7 bertipe numerik*
Nama *20 bertipe karater*
65
Tgl_masuk *8 bertipe numerik*
Kd_jabatan *5 bertipe italic*
Tunjangan_masa_kerja*8 bertipe currency*
Tunjangan_jabatan *8 bertipe currency*
Upah_lembur *8 bertipe currency*
Format : Lampiran C- 2
3. Nama arus data : Data Potongan.
Alias : -
Bentuk : Cetakan komputer.
Arus data : File potongan - Proses 2.0.
Penjelasan : Sebagai data potongan karyawan.
Periode : Setiap akhir bulan.
Volume : Rata-rata perbulan satu kali.
Struktur : Header + Isi.
Header = Nama_Perusahaan+Judul+Periode
Isi =NIK+nama+Kd_potongan+
Nm_potongan+Jmlh_potongan.
Keterangan
NIK *7 bertipe numerik*
Nama *20 bertipe karater*.
Kd_potongan *3 bertipe karakter*
Nm_potongan =[Mess | Lain- Lain]
Jmlh_potongan *9 bertipe karakter*
66
Format : Lampiran C- 3.
4. Nama arus data : Data Perkiraan.
Alias : -
Bentuk : Cetakan komputer.
Arus data : File Perkiraan - Proses 3.0.
Penjelasan : Sebagai pencatat data perkiraan.
Periode : Setiap bulan.
Volume : Rata-rata perbulan satu kali.
Struktur : Header + Isi.
Header = Judul+Nama_Perusahaan+Periode.
Isi =kd_perkiraan+Nm_Perkiraan.
Keterangan
Kd_perkiraan *4 bertipe numerik*
Nm_Perkiraan *15 bertipe karakter*
Format : Lampiran C- 4
B. Kamus Data Bentuk Dokumen Keluaran Sistem Usulan
1. Nama arus data : Data Absensi.
Alias : -
Bentuk : Cetakan komputer.
Arus data : File Absensi - Proses 1.0
Penjelasan : Sebagai bukti kehadiran karyawan.
Periode : Setiap bulan.
67
Volume : Rata-rata perbulan satu kali
Struktur : Header + Isi
Header = Judul+No_absensi+Nama+NIK+Periode.
Isi = Tanggal+Hari+Jam_masuk+Jam_keluar+Jam_kerja+
Jam_lembur+Jam_pendek+Departemen+Keterangan.
Keterangan
No_absensi *7 bertipe numerik*
Nama *20 bertipe karakter*
NIK *7 bertipe numerik*
Tanggal *2 bertipe numerik*
Hari *6 bertipe karakter*
Jam_masuk *4 bertipe numerik*
Jam_keluar *4 bertipe numerik*
Jam_kerja *4 bertipe numerik*
Jam_lembur *4 bertipe numerik*
Jam_pendek *4 bertipe numerik*
Departemen *20 bertipe numerik*
Keterangan *20 bertipe numerik*
Format : Lampiran D- 1
2. Nama arus data : Data Lembur
Alias : -
Bentuk : Cetakan komputer
Arus data : File Data Lembur
68
Penjelasan : Pada saat akan melakukan perhitungan gaji karyawan.
Periode : Sebulan sekali
Volume : Satu lembar
Struktur : Header + Isi
Header = Nama_Perusahaan+Judul+Periode
Isi = NIK+Nama+ Jabatan+Upah_lembur
+Ttl _jam_lembur+Jmlh_upah_lembur.
Keterangan
NIK *7 bertipe numerik*
Nama *20 bertipe karakter*
Jabatan *20 bertipe karakter*
Upah_lembur *8 bertipe currency*
Ttl_jam_lembur *7 bertipe numerik*
Jmlh_upah_lembur *8 bertipe currency*
Format : Lampiran D- 2
3. Nama arus data : Data Gaji
Alias : -
Bentuk : Cetakan komputer
Arus data : File Data Gaji - Proses 2.0
File Data Gaji – Proses 3.0
Penjelasan : Pada saat akan melakukan pembayaran gaji karyawan.
Periode : Sebulan sekali
Volume : Satu lembar
69
Struktur : Header + Isi
Header = Nama_Perusahaan+Judul+Periode.
Isi = NIK+Nama+ Jabatan+Gaji_pokok+
Jmlh_Tunjangan+Jmlh_upah_lembur+
Jmlh_gaji_kotor+Jmlh_potongan+
Jmlh_Gaji_bersih+
Keterangan
Nama *20 bertipe karakter*
NIK *7 bertipe numerik*
Jabatan *20 bertipe karakter*
Gaji_pokok *8 bertipe currency*
Jmlh_tunjangan *8 bertipe currency*
Jmlh_upah_lembur *8 bertipe currency*
Jmlh_gaji_kotor *8 bertipe currency*
Jmlh_potongan *8 bertipe currency*
Jmlh_gaji_bersih *8 bertipe currency*
Format : Lampiran D- 3
4. Nama arus data : Slip Gaji.
Alias : -
Bentuk : Cetakan komputer.
Arus data : Proses 2.0.
Penjelasan : Sebagai bukti dari pembayaran gaji karyawan.
Periode : Setiap akhir bulan.
70
Volume : Setiap bulan.
Struktur : Header + Isi + Footer
Header = Nama_Perusahaan+Judul+Periode
Isi = No_slip+NIK+Nama +Jabatan+Gaji_pokok+
Tunjangan_jabatan+Tunjangan_masa_kerja
+Upah_lembur+Jmlh_gajikotor+Nm_potongan
+Jmlh_gajibersih.
Keterangan
No_slip *7 bertipe numerik*
Nama *20 bertipe karakter*
NIK *7 bertipe numerik*
Jabatan *20 bertipe karakter*
Gaji_pokok *8 bertipe currency*
Tunjangan_masa_kerja*8 bertipe currency*
Tunjangan_jabatan *8 bertipe currency*
Upah_lembur *8 bertipe currency*
Jmlh_gajikotor *8 bertipe currency*
Nm_potongan =[Mess | Lain- Lain]
Jmlh_gajibersih *8 bertipe currency*
Lampiran : Lampiran D- 4.
5. Nama arus data : Data Jurnal.
Alias : -
Bentuk : Cetakan komputer.
71
Arus data : File Jurnal - Proses 3.0.
Penjelasan : Sebagai pencatat data jurnal.
Periode : Setiap bulan.
Volume : Rata-rata perbulan satu kali.
Struktur : Header + Isi.
Header = Nama_Perusahaan+Judul+Periode.
Isi =Tgl_jurnal+Kd_jurnal+Nm_jurnal+Kd_perkiraan
+Nm_perkiraan+Debit+Kredit.
Keterangan
Tgl_jurnal *8 bertipe numerik*
Kd_jurnal *7 bertipe numerik*
Nm_jurnal *15 bertipe karakter*
Kd_perkiraan *4 bertipe numerik*
Nm_perkiraan *15 bertipe karakter*
Debit *8 bertipe currency*
Kredit *8 bertipe currency*
Format : Lampiran D-5.
6. Nama arus data : Laporan Jurnal Pengeluaran.
Alias : -
Bentuk : Cetakan komputer.
Arus data : File Jurnal - Proses 4.0.
Penjelasan : Pada saat terdapat pengeluaran kas/bank.
Periode : Sebulan sekali
72
Volume : Satu lembar
Struktur : Header + Isi
Header = Nama_Perusahaan+Judul+Periode.
Isi = Tgl_jurnal+Nm_jurnal+Nm_perkiraan+Debit+Kredit.
Keterangan
Tgl_jurnal *8 bertipe numerik*
Nm_jurnal *15 bertipe karakter*
Nm_perkiraan *15 bertipe karakter*
Debit *8 bertipe currency*
Kredit *8 bertipe currency*
Format : Lampiran D- 6
7. Nama arus data : Laporan gaji
Alias : -
Bentuk : Cetakan komputer
Arus data : Direktur - Proses 4.0
Penjelasan : Daftar mengenai gaji yang diterima oleh
karyawan.
Periode : Setiap akhir bulan
Volume : Setiap bulan
Struktur : Header + Isi
Header = Nama_Perusahaan+Judul+Periode
Isi =NIK+Nama+Jabatan+Jmlh_gajibersih.
Keterangan
73
NIK *7 bertipe numerik*
Nama *20 bertipe karakter*
Jabatan *20 bertipe karakter*
Jmlh_gajibersih *8 bertipe currency*
Lampiran : Lampiran D-7
4.5. Spesifikasi Sistem Usulan
Spesifikasi sistem usulan memerlukan dokumen masukan (Input) mendukung
terhadap jalannya proses untuk menghasilkan dokumen keluaran (output). Adapun
spesifikasi sistem usulan antara lain :
A. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan (Input)
1. Nama Dokumen : Data Karyawan.
Fungsi : Sebagai data karyawan.
Sumber : Bagian Accounting.
Tujuan : File karyawan.
Media : Cetakan Komputer.
Jumlah : Satu lembar.
Frekuensi : Pada saat karyawan baru masuk kerja.
Bentuk : Lihat Lampiran C-1.
2. Nama Dokumen : Data Jabatan.
Fungsi : Untuk mengetahui benefit yang dimiliki karyawan.
Sumber : Bagian Accounting.
74
Tujuan : File Jabatan
Media : Cetakan Komputer
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap bulan
Bentuk : Lihat Lampiran C-2
3. Nama Dokumen : Data Potongan
Fungsi : Untuk mengetahui data potongan gaji
Karyawan.
Sumber : Bagian Accounting.
Tujuan : File Potongan.
Media : Cetakan Komputer.
Jumlah : Satu lembar.
Frekuensi : Setiap bulan.
Bentuk : Lihat Lampiran C-3.
4. Nama Dokumen : Data Perkiraan.
Fungsi : Untuk mengetahui data perkiraan.
Sumber : Bagian Accounting.
Tujuan : File Perkiraan.
Media : Cetakan Komputer.
Jumlah : satu lembar.
Frekuensi : Setiap bulan.
Bentuk : Lihat Lampiran C-4.
75
B. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran (Output)
1. Nama Dokumen : Data Absensi.
Fungsi : Sebagai media kehadiran karyawan.
Sumber : Karyawan.
Tujuan : Bagian Accounting.
Media : Cetakan Komputer.
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap bulan
Bentuk : Lihat Lampiran D-1
2. Nama Dokumen : Data Lembur
Fungsi : Sebagai data bukti lembur karyawan
Sumber : Bagian Accounting
Tujuan : File lembur.
Media : Cetakan Komputer.
Jumlah : Satu lembar.
Frekuensi : Setiap bulan.
Bentuk : Lihat Lampiran D-2.
3. Nama Dokumen : Data Gaji.
Fungsi : Sebagai data gaji karyawan.
Sumber : Bagian Accounting.
Tujuan : File Gaji.
Media : Cetakan Komputer.
76
Jumlah : satu lembar.
Frekuensi : Setiap bulan.
Bentuk : Lihat Lampiran D-3.
4. Nama Dokumen : Slip Gaji.
Fungsi : Sebagai data bukti pembayaran gaji karyawan.
Sumber : Bagian Accounting.
Tujuan : Karyawan.
Media : Cetakan Komputer.
Jumlah : Satu lembar.
Frekuensi : Setiap bulan.
Bentuk : Lihat Lampiran D-4
5. Nama Dokumen : Data Jurnal.
Fungsi : Sebagai data bukti data jurnal penggajian.
Sumber : Bagian Accounting.
Tujuan : File Jurnal.
Media : Cetakan Komputer.
Jumlah : Satu lembar.
Frekuensi : Setiap bulan.
Bentuk : Lihat Lampiran D-5
6. Nama Dokumen : Laporan Jurnal Pengeluaran Kas
Fungsi : Untuk mengetahui laporan jurnal pengeluaran kas.
Sumber : Bagian Accounting
Tujuan : Accounting Manager
77
Media : Cetakan Printer
Jumlah : satu lembar
Frekuensi : Setiap satu bulan sekali
Bentuk : Lihat Lampiran D-6
7. Nama Dokumen : Laporan Gaji.
Fungsi : Sebagai bukti lapoan gaji karyawan.
Sumber : Accounting Manager.
Tujuan : Direktur.
Media : Cetakan Printer.
Jumlah : satu lembar
Frekuensi : Setiap satu bulan sekali
Bentuk : Lihat Lampiran D-7
8. Normalisasi
Normalisasi merupakan salah satu tehnik yang digunakan dalam perancangan
database. Normalisasi itu sendiri adalah suatu pengelompokkan elemen data menjadi
bentuk table yang menyatakan entitas hubungan sehingga akan terwujud suatu bentuk
yang akan mengakhiri adanya perubahan dengan dampak sekecil mungkin. Langkah-
langkah dalam membentuk normalisasi meliputi beberapa tahap yaitu :
A. Bentuk Unnormalisasi (Unnormalized Form)
NIK
Nama
Alamat
78
Nomor_telepon
Tempat_lahir
Tanggal_lahir
Agama
Jenis_kelamin
Status
Pendidikan
Tgl_masuk
Kd_jabatan
No_slip
Tgl_slip
Gaji_pokok
Jmlh_tunjangan
Jmlh_upah_lembur
Jmlh_gajikotor
Jmlh_potongan
Jmlh_gajibersih
Kd_potongan
NIK
Nama
Ttl_jam_lembur
NIK
No_absensi
Tanggal
Hari
Jam_masuk
Jam_keluar
Jam_kerja
Jam_lembur
Jam_pendek
Departemen
Keterangan
NIK
Kd_jabatan
Jabatan
Gaji_pokok
Tunjangan_masa_kerja
Tunjangan_jabatan
Upah_lembur
Kd_potongan
Nm_potongan
Jmlh_potongan
Kd_perkiraan
Nm_perkiraan
Kd_jurnal
79
Tgl_jurnal
Nm_jurnal
Kd_perkiraan
No_slip
Debit
Kredit
Gambar IV.4
Bentuk Tidak Normal (Unnormalisasi Form)
B. Bentuk Normal Kesatu ( 1 NF/ First Normal Form )
NIK*
Nama
Alamat
Nomor_telepon
Tempat_lahir
Tanggal_lahir
Agama
Jenis_kelamin
Status
Pendidikan
Tgl_masuk
No_slip*
Tgl_slip
Gaji_pokok
Jmlh_tunjangan
Jmlh_upah_lembur
Jmlh_gajikotor
Jmlh_potongan
Jmlh_gajibersih
Kd_jabatan*
Jabatan
Gaji_pokok
Tunjangan_masa_kerja
Tunjangan_jabatan
Upah_lembur
Nama
Ttl_jam_lembur
No_absensi*
80
Tanggal
Hari
Jam_masuk
Jam_keluar
Jam_kerja
Jam_lembur
Jam_pendek
Departemen
Keterangan
Kd_potongan*
Nm_potongan
Jmlh_potongan
Kd_perkiraan*
Nm_perkiraan
Kd_jurnal*
Tgl_jurnal
Nm_jurnal
Debit
Kredit
Keterangan : * = calon kunci utama
Gambar IV.5.
Bentuk Normal Kesatu ( 1 NF/First Nourmal Form )
81
C. Bentuk Normal Kedua ( 2 NF/second Normal Form )
Tabel Karyawan
Tabel absensi Tabel Lembur
Tabel Perkiraan
Tabel Jabatan
Tabel Jurnal
Tabel Gaji
Tabel potongan
Keterangan :
* Primary Key (Kunci primer dari tabel)
NIK*
Nama
Alamat
Nomor_telepon
Tempat_lahir
Tanggal_lahir
Agama
Jenis_kelamin
Status
Pendidikan
Tgl_masuk
Kd_jabatan**
No_absensi*
Tanggal
Hari
Jam_masuk
Jam_keluar
Jam_kerja
Jam_lembur
Jam_pendek
Departemen
Keterangan
NIK**
Kd_perkiraan*
Nm_perkiraan
No_slip*
Tgl_slip
Gaji_pokok
Jmlh_tunjangan
Jmlh_upah_lembur
Jmlh_gajikotor
Jmlh_potongan
Jmlh_gajibersih
Kd_potongan**
NIK**
Kd_potongan*
Nm_potongan
Jmlh_potongan
Kd_jabatan*
Jabatan
Gaji_pokok
Tunjangan_masa_
kerja
Tunjangan_jabatan
Upah_lembur Kd_jurnal*
Tgl_jurnal
Nm_jurnal
Debit
Kredit
No_Slip**
Kd_Perkiraan**
Nama
Ttl_jam_
Lembur
NIK**
82
** Foreign Key (kunci tamu atau penghubung dari tanu terhadap induknya)
One to one
One To Many
Gambar IV.6.
Bentuk Normal Kedua ( 2NF/second Normal Form)
9. Spesifikasi File Sistem Usulan
Spesifikasi file terdiri dari file-file yang digunakan untuk menyimpan data
maupun proses pengolahan data, biasanya berisi nama file, keterangan file, nama
elemen, panjang elemen, dan tipe elemen.
Adapun spesifikasi file pada system ini adalah sebagai berikut :
1. Spesifikasi file karyawan
Nama file : File Karyawan
Akronim : Karyawan
Fungsi : untuk menyimpan data karyawan
Tipe File : File Transaksi
Organisasi File : indexed sequential
Akses File : Random
Media : Hardisk
Panjang record : 186 karakter
Kunci Field : NIK
Software : Microsoft Access 2010
83
Tabel IV.1. Spesifikasi file karyawan
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1 Nomor Induk
Karyawan
NIK Text 7 Pimary key
2 Nama Nama Text 20
3 Alamat Alamat Text 50
4 Tempat lahir Tempat_lahir Text 15
5 Nomor Telepon Nomor_telepon Text 12
6 Tanggal lahir Tanggal_lahir Date/Time 8
7 Agama Agama Text 10
8 Jenis Kelamin Jenis_kelamin Text 1
9 Status Status Text 1
10 Pendidikan Pendidikan Text 15
11 Tanggal Masuk Tgl_Masuk Date/Time 8
12 Kode Jabatan Kd_Jabatan Italic 5 Foreign Key
2. Spesifikasi file perkiraan
Nama file : File Perkiraan
Akronim : Perkiraan
Fungsi : Untuk menyimpan data perkiraan
Tipe : File Master
Organisasi File : Indexed sequential
84
Akses File : Random
Media : Hardisk
Panjang record : 19 karakter
Kunci Field : Kd_Perkiraan
Software : Microsoft Access 2010
Tabel IV.2. Spesifikasi file perkiraan
No. Elemen Data Akronim Type Panjang Keterangan
1. Kode
Perkiraan
Kd_Perkiraan Text 4 Primary key
2. Nama
perkiraan
Nm_perkiraan Text 15
3. Spesifikasi file Absensi
Nama file : File Absensi
Akronim : Absensi
Fungsi : Untuk menyimpan data Absensi
Karyawan.
Tipe : File transaksi
Organisasi File : indexed sequential
Akses File : Random
Media : Hardisk
Panjang record : 39 karakter
85
Kunci Field : No_absensi
Software : Microsoft Access 2010
Tabel IV.3. Spesifikasi file absensi
No. Elemen Data Akronim Type Panjang Keterangan
1. Nomor absensi No_absensi Text 7 Primary key
2. Tanggal Tanggal Date/time 8
3. Hari Hari Text 6
4. Jam Masuk Jam_masuk Text 4
5. Jam Keluar Jam_keluar Text 4
6. Jam Kerja Jam_kerja Text 4
7. Jam Lembur Jam_lembur Text 4
8. Jam Pendek Jam_pendek Text 4
9. Keterangan keterangan Text 5
10. Departemen Departemen Text 20
11. Nomor induk
Karyawan
NIK Text 7 Foreign key
4. Spesifikasi file Gaji
Nama file : File Gaji
Akronim : Gaji
Fungsi : untuk menyimpan data gaji karyawan
Tipe : File transaksi
86
Organisasi File : indexed sequential
Akses File : Random
Media : Hardisk
Panjang record : 182 karakter
Kunci Field : No_slip
Software : Microsoft Access 2010
Tabel IV.4. Spesifikasi File Gaji
No Elemen Data Akronim Type Panjang Keterangan
1 Nomor Slip No_Slip Text 7 Primary key
2 Tanggal Slip Tgl_Slip Date 8
3 Gaji Pokok Gaji_Pokok Currency 8
4 Jumlah tunjangan Jmlh_tunjangan Currency 8
5 Jumlah Upah
Lembur
Jmlh_upah_
lembur
Currency 8
6 Jumlah gaji kotor Jmlh_gajijkotor Currency 8
7 Jumlah Potongan Jmlh_potongan Currency 8
8 Jumlah gaji
bersih
Jmlh_gajibersih Currency 8
9 Kode Potongan Kd_potongan Text 3 Foreign key
10 Nomor Induk
Karyawan
NIK Text 7 Foreign key
87
5. Spesifikasi file Potongan
Nama file : File Potongan
Akronim : Potongan
Fungsi : Untuk menyimpan data potongan
Tipe : File master
Organisasi File : index sequential
Akses File : Random
Media : Hardisk
Panjang record : 25 karakter
Kunci Field : Kode_potongan
Software : Microsoft Access 2010
Tabel IV.5. Spesifikasi File Potongan
No Elemen data Akronim Type Panjang Keterangan
1. Kode
potongan
Kd_potongan Text 3 Primary key
2. Jenis
potongan
Jenis_potongan Text 10
3. Jumlah
potongan
Jmlh_potongan Currency 8
88
6. Spesifikasi file Jurnal
Nama file : File Jurnal
Akronim : Jurnal
Fungsi : Untuk mencatat jurnal transaksi
penggajian.
Tipe : File Transaksi
Organisasi File : Index sequential
Akses File : Random
Media : Hardisk
Panjang record : 33 karakter
Kunci Field : Kd_Jurnal
Software : Microsoft Access 2010
Tabel IV.6. Spesifikasi File Jurnal
No Elemen Data Akronim Type Panjang Keterangan
1. Kode Jurnal Kd_jurnal Text 7 Primary key
2. Tanggal jurnal Tgl_Jurnal Date/Time 8
3. Kode
Perkiraan
Kd_perkiraan Text 5 Foreign key
4. Nama Jurnal Nm_jurnal Text 15
5. Nomor Slip No_Slip Text 7 Foreign key
6. Debit Debit Currency 8
7. Kredit Kredit Currency 8
89
7. Spesifikasi file Jabatan
Nama file : File Jabatan
Akronim : Jabatan
Fungsi : Untuk meyimpan data Jabatan
Karyawan
Tipe : File Transaksi
Organisasi File : Index sequential
Akses File : Random
Media : Hardisk
Panjang record : 33 karakter
Kunci Field : Kode_Jabatan
Software : Microsoft Access 2010
Tabel IV.7. Spesifikasi File Jabatan
No Elemen Data Akronim Type Panjang Keterangan
1. Kode Jabatan Kd_jabatan Italic 5 Primary key
2. Jabatan Jabatan Text 20
3. Gaji pokok Gaji_pokok Currency 8
4. Tunjangan
Masa Kerja
Tunjangan_ma
sa_kerja
Currency 8
5. Tunjangan
jabatan
Tunjangan_jab
atan
Currency 8
6. Upah Lembur Upah_lembur Currency 8
90
8. Spesifikasi file Lembur
Nama file : File Lembur
Akronim : Lembur
Fungsi : Untuk meyimpan data Lembur
Karyawan
Tipe : File Transaksi
Organisasi File : Index sequential
Akses File : Random
Media : Hardisk
Panjang record : 33 karakter
Kunci Field : NIK
Software : Microsoft Access 2010
Tabel IV.8. Spesifikasi File Lembur
No Elemen Data Akronim Type Panjang Keterangan
1. Nomor Induk
Karyawan
NIK Text 7 Foreign key
2. Nama Nama Text 20
4. Total Jam
Lembur
Ttl_Jam_
Lembur
Text 7
91
10. Struktur Kode
Dalam komputerisasi sistem penggajian terdapat beberapa elemen data yang
dibentuk menjadi kode-kode yang tujuannya sebagai berikut :
a. Mempermudah proses pengolahan data dalam hal memeriksa data.
b. Mempercepat proses pencarian data kembali jika diperlukan.
c. Menghemat tempat penyimpanan data.
Beberapa elemen data yang yang dijadikan kode adalah sebagai berikut :
1. Nomor Induk Karyawan
Kode ini digunakan untuk melakukan pengisian data karyawan maupun untuk
keperluan data penggajian.
Struktur kode ini terdiri dari 7 (tujuh) digit.
Bentuk :
9 9 9 9 9 9 9
No Urut Karyawan
Bulan masuk karyawan
Tahun masuk Karyawan
Contoh :
1 6 0 7 0 5 1
Keterangan : 16 = tahun masuk 2016
07 = bulan masuk adalh bulan 7 atau juli
51 = nomor urut adalah 051
92
2. Nomor Absensi
Kode ini digunakan untuk mengetahui data kehadiran karyawan dan digunakan
juga untuk data penggajian.
Struktur kode ini terdiri dari 7 (tujuh) digit.
Bentuk :
9 9 9 9 9 9 9
No Urut Absen
Bulan masuk karyawan
Tahun masuk Karyawan
Contoh :
1 6 0 7 0 5 0
Keterangan : 16 = tahun masuk 2016
07 = bulan masuk adalah bulan 7 atau Juli
050 = nomor urut absen adalah 050
3. Kode Nomor Perkiraan (kd_Perkiraan)
Fungsi : Untuk memudahkan penomoran nama perkiraan.
Struktur kode ini terdiri dari 4 (empat) digit.
93
Bentuk :
Golongan perkiraan
Jenis Perkiraan
Kode kelompok perkiraan
Contoh :
Aktiva Aktiva Lancar Kas
4. Kode Nomor jurnal (Kd_jurnal)
Fungsi : untuk memudahkan dalam pencarian no jurnal.
Struktur kode ini terdiri dari 7 (tujuh) digit.
Bentuk :
Tahun jurnal Bulan Jurnal No urut Jurnal
Contoh :
Keterangan: 16 = tahun jurnal
01 = bulan jurnal
009 = no urut jurnal
9 9 9 9
9 9 9 9
9 9 9 9 9 9 9
1 6 0 1 0 0 9
94
5. Kode Nomor Slip ( No_Slip )
Kode ini digunakan untuk memudahkan dalam pembuatan slip gaji
Struktur kode ini terdiri dari tujuh digit.
Bentuk :
No urut slip gaji
Tahun slip gaji Bulan slip gaji
Contoh :
Keterangan: 16 = Tahun slip gaji
01 = Bulan slip gaji
001 = no urut slip gaji
6. Kode Potongan ( Kd_potongan)
Kode ini untuk mengetahui potongan seorang pegawai.
Struktur kode ini terdiri dari 3 (tiga) digit.
9 9 9 9 9 9 9
1 6 0 1 0 0 1
95
Bentuk :
X X X
Jenis potongan
Nama Potongan
Contoh :
P M E
Keterangan :
P = Menjelaskan tentang potongan
ME = Menjelaskan tentang potongan Mess
7. Kode Jabatan
Kode ini untuk mengetahui jabatan seseorang karyawan.
Struktur kode ini terdiri dari 5 (lima) digit.
Bentuk :
Nomor urut jabatan
Kode Jabatan
Contoh :
X X 9 9 9
W T 0 1 2
96
Keterangan :
WT : menjelaskan tentang bagian waiter/ waiters
012 : menjelaskan tentang urutan nomor jabatan
11. Spesifikasi Program
Tahap selanjutnya setelah membuat spesifikasi file yang dibutuhkan oleh sistem
kita membuat suatu rancangan program yang dibutuhkan oleh sistem kita membuat
suatu rancangan program yang dibutuhkan sistem usulan. Spesifikasi program
merupakan pembahasan mengenai program yang dibutuhkan dalam sistem usulan.
Berdasarkan spesifikasi program ini maka diperlukan suatu alat dokumentasi program
yang dikenal dengan metode HIPO (Hierarchy Plus Input-Proses-Output) yang
merupakan bentuk diagram HIPO berdasarkan spesifikasi program yang dibuat.
97
Gambar IV.7.
HIPO
Login
0.0
Menu Utama
1.0
Menu Master
0.0
1.2
Potongan
1.0
1.3
Jabatan
1.0
1.0
Menu Master
0.0 1.0
Menu Master
0.0
1.0
Menu Master
0.0
2.5
Jurnal
0.0
2.0
Menu Transaksi
0.0
1.1
Perkiraan
2.0
2.1
Karyawan
2.0
2.2
Absensi
2.0
2.3
Lembur
2.0
2.4
Gaji
2.0
3.0
Laporan
0.0
4.0
Utility
0.0
5.0
Logout
0.0
3.1
Laporan
Gaji
3.0
3.2
Laporan
Jurnal
Pengeluaran
Kas
3.0
4.1
Create
Pssword
4.0
4.2
Change
Password
4.0
3.3
Laporan
Absensi
3.0
98
Spesifikasi program yang diusulkan adalah sebagai berikut :
1. Spesifikasi Program Login.
Nama Program : Login.
Akronim Program : Login.frm.
Paket Program : Microsoft Visual Basic 6.0.
Fungsi Program : Untuk memproteksi akses ke menu utama program.
Index Progam : -
Bentuk Format : Lihat Lampiran E- 1.
Proses Program : Pada menu login terdapat beberap fungsi instruksi.
(LOGIN dan KELUAR)
Pilih instruksi login maka: input User ID jika berhasil
(Y) maka akan masuk ke dalam menu utama.
Jika tidak berhasil (T) maka akan tampil pesan User ID
atau
Password anda salah dan akan kembali ke menu Login.
Pilih instruksi Cancel maka: akan keluar dari aplikasi
Login.
2. Spesifikasi Program Menu Utama.
Nama Program : Menu Utama.
Akronim Program : Menu_utama.frm.
Paket Program : Microsoft Visual Basic 6.0.
Fungsi Program : Untuk menampilkan pilihan menu utama.
Index Program : -
99
Bentuk Format : Lihat Lampiran E- 2.
Proses Program : Pada Program Menu Utama ini terdapat 5 pilihan yaitu :
a. Menu Master
b. Menu Transaksi
c. Laporan
d. Utility
e. Exit
3. Spesifikasi Program Menu Master.
Nama Program : Master.
Akronim Program : Master.frm.
Paket Program : Microsoft Visual Basic 6.0.
Fungsi Program : Untuk menampilkan menu file Master.
Index Program : -
Bentuk Format : Lihat Lampiran E- 3.
Proses Program : Pada Menu Master terdapat beberapa pilihan yaitu:
a. Perkiraan.
b. Potongan.
c. Jabatan.
4. Spesifikasi Program Menu Transaksi.
Nama Program : Transaksi
Akronim Program : Transaksi.frm
Paket Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi Program :Untuk menampilkan pilihan data transaksi
100
Index Program : -
Bentuk Format : Lihat Lampiran E- 4
Proses Program : Pada Menu Transaksi terdapat beberapa pilihan yaitu:
a. Transaksi.
b. Karyawan.
c. Absensi.
d. Gaji.
e. Lembur.
f. Jurnal.
5. Spesifikasi Program Menu Laporan.
Nama Program : Laporan.
Akronim Program : Laporan.frm.
Paket Program : Microsoft Visual Basic 6.0.
Fungsi Program : Untuk menampilkan pilihan laporan.
Index Program : -
Bentuk Format : Lihat Lampiran E- 5
Proses Program : Pada Menu Laporan terdapat beberapa pilihan yaitu:
a. Laporan Gaji.
b. Laporan Jurnal.
c. Laporan Absensi.
6. Spesifikasi Program Menu Utility.
Nama Program : Utiliy.
Akronim Program : Utility.frm.
101
Paket Program : Microsoft Visual Basic 6.0.
Fungsi Program : Untuk membuat dan mengubah Password.
Index Program : -
Bentuk Format : Lihat Lampiran E- 6
Proses Program : Pada Menu Utility terdapat beberapa pilihan yaitu:
a. Create Password.
b. Change Password.
7. Spesifikasi Program Menu Log out.
Nama Program : Log_out.
Akronim Program : Logout.frm.
Paket Program : Microsoft Visual Basic 6.0.
Fungsi Program : Untuk keluar dari menu utama.
Index Program : -
Bentuk Format : Lihat Lampiran E- 7.
Proses Program : Pada menu Log Out terdapat beberapa fungsi instruksi:
(Ya dan Tidak)
Pilih instruksi (Y) maka: Apakah Anda Ingin keluar
dari Aplikasi Program?.
Jika (Y) maka akan keluar.
Pilih instruksi (T) maka: (T) tidak akan keluar.
8. Spesifikasi Program Menu Perkiraan.
Nama Program : Perkiraan.
Akronim Program : Perkiraan.frm.
102
Paket Program : Microsoft Visual Basic 6.0.
Fungsi Program : Untuk menginput data Perkiraan.
Bentuk Format : Lihat Lampiran E- 8.
Proses Program : Pada Menu Perkiraan terdapat beberapa fungsi
Instruksi (Tambah, Simpan, Ubah, Hapus, Cari, Cetak
dan Keluar).
Pilih instruksi Tambah maka: Input Data
Perkiraan.
Jika (Y) maka akan tampil Menu Perkiraan, kembali ke
Menu Perkiraan.. Jika (T) maka akan tetap di Menu
Perkiraan.
Pilih instruksi Simpan maka: terdapat notifikasi
apakah data akan disimpan? Jika (Y) maka data akan
tersimpan, jika (T) maka akan kembali ke Menu
Perkiraan.
Pilih Intruksi Ubah maka: Input kode/ nama
Perkiraan. Jika (Y) maka akan tampil Data Perkiraan,
ubah Data Perkiraan. Data perkiraan akan disimpan?.
Jika (Y) maka simpan data dan kembali ke Menu
Perkiraan. Jika (T) maka kembali ke menu Data
Perkiraan. Jika (T) tidak ditemukan maka: Data tidak
ditemukan! Kembali ke Menu Perkiraan.
103
Pilih Instruksi Hapus maka: Input kode/ nama
Perkiraan. Data akan dihapus?. Jika (Y) maka proses
Data Perkiraan dihapus. Kembali ke Menu Perkiraan.
Jika (T) maka akan kembali ke Menu Data Perkiraan.
Pilih Instruksi Cari maka: nput kode/ nama
Perkiraan. Jika (Y) maka akan tampil Data Perkiraan,
kembali ke Menu Perkiraan. Jika tidak ditemukan (T)
maka Data Tidak Ditemukan!.
Pilih Instruksi Cetak maka: Anda akan cetak Data
Perkiraan?. Jika (Y) maka data akan tercetak. Jika (T)
maka akan kembali ke Menu Perkiraan.
Pilih Instruksi keluar maka: Anda yakin akan keluar?
Jika (Y) maka akan keluar dari Menu Data Perkiraan,
kembali ke Menu Utama. Jika (T) maka kembali ke
Menu Perkiraan.
9. Spesifikasi Program Menu Potongan.
Nama Program : File Potongan.
Akronim Program : Potongan.frm.
Paket Program : Microsoft Visual Basic 6.0.
Fungsi Program :Untuk menginput Data Potongan.
Index Program : -
Bentuk Format : Lihat Lampiran E- 9.
Proses Program : Pada Menu Potongan terdapat beberapa fungsi
104
Instruksi (Tambah, Simpan, Ubah, Hapus, Cari, Cetak
dan Keluar).
Pilih instruksi Tambah maka: input data potongan.
Jika (Y) maka akan tampil Menu Potongan, kembali ke
Menu Potongan. Jika (T) maka akan tetap di Menu
Potongan.
Pilih instruksi Simpan maka: terdapat notifikasi
apakah data akan disimpan? Jika (Y) maka data akan
tersimpan, jika (T) maka akan kembali ke Menu
Potongan.
Pilih Intruksi Ubah maka: Input kode/nama
Potongan. Jika (Y) maka akan tampil Data Potongan,
ubah Data Potongan. Data potongan akan disimpan?.
Jika (Y) maka simpan data dan kembali ke Menu
Potongan. Jika (T) maka kembali ke Menu Data
Potongan. Jika (T) tidak ditemukan maka: Data tidak
ditemukan! Kembali ke Menu Potongan.
Pilih Instruksi Hapus maka: Input kode/nama
Potongan. Data akan dihapus?. Jika (Y) maka proses
Data Potongan dihapus, kembali ke Menu Potongan.
Jika (T) maka akan kembali ke menu Data Potongan.
Pilih Instruksi Cari maka: Input kode/nama
Potongan. Jika (Y) maka akan tampil Data Potongan,
105
kembali ke Data Potongan. Jika tidak ditemukan (T)
maka data tidak ditemukan!.
Pilih Instruksi Cetak maka: Anda akan cetak data
Potongan?. Jika (Y) maka data akan tercetak. Jika (T)
maka akan kembali ke Menu Potongan.
Pilih Instruksi keluar maka: Anda yakin akan keluar?
Jika (Y) maka akan keluar dari Menu Potongan,
kembali ke Menu Utama. Jika (T) maka kembali ke
Menu Potongan.
10. Spesifikasi Program Menu Jabatan
Nama Program : Jabatan.
Akronim Program : Jabatan.frm.
Paket Program : Microsoft Visual Basic 6.0.
Fungsi Program :Untuk menginput Data Jabatan.
Index Program : -
Bentuk Format : Lihat Lampiran E- 10.
Proses Program : Pada Menu Jabatan terdapat beberapa fungsi
Instruksi (Tambah, Simpan, Ubah, Hapus, Cari, Cetak
dan Keluar).
Pilih instruksi Tambah maka: Input data Jabatan.
Jika (Y) maka akan tampil Menu Jabatan, kembali ke
Menu Jabatan. Jika (T) maka akan tetap di Menu
Jabatan.
106
Pilih instruksi Simpan maka: terdapat notifikasi
apakah data akan disimpan? Jika (Y) maka data akan
tersimpan, jika (T) maka akan kembali ke Menu
Jabatan.
Pilih Intruksi Ubah maka: Input kode/ jabatan. Jika
(Y) maka akan tampil Data Jabatan, ubah Data Jabatan.
Data Jabatan akan disimpan?. Jika (Y) maka simpan
data dan kembali ke Menu Jabatan. Jika (T) maka
kembali ke Menu Jabatan. Jika (T) tidak ditemukan
maka: Data tidak ditemukan! Kembali ke menu
Jabatan.
Pilih Instruksi Hapus maka: Input kode/ jabatan.
Data akan dihapus?. Jika (Y) maka proses Data Jabatan
dihapus, kembali ke Menu Jabatan. Jika (T) maka akan
kembali ke Menu Jabatan.
Pilih Instruksi Cari maka: Input kode/ jabatan. Jika
(Y) maka akan tampil Data Jabatan, kembali ke Menu
Jabatan. Jika tidak ditemukan (T) maka data tidak
ditemukan!.
Pilih Instruksi Cetak maka: Anda akan cetak data
Jabatan?. Jika (Y) maka data akan tercetak. Jika (T)
maka akan kembali ke Menu Jabatan.
107
Pilih Instruksi keluar maka: Anda yakin akan keluar?
Jika (Y) maka akan keluar dari menu data Jabatan,
kembali ke Menu Utama. Jika (T) maka kembali ke
Menu Jabatan.
11. Spesifikasi Program Menu Karyawan.
Nama Program : Karyawan.
Akronim Program : Karyawan.frm.
Paket Program : Microsoft Visual Basic 6.0.
Fungsi Program :Untuk menginput data karyawan.
Index Program : -
Bentuk Format : Lihat Lampiran E- 11
Proses Program : : Pada menu Karyawan terdapat beberapa fungsi
Instruksi (Tambah, Simpan, Ubah, Hapus, Cari, Cetak
dan Keluar).
Pilih instruksi Tambah maka: Input data
Karyawan.
Jika (Y) maka akan tampil menu karyawan, kembali ke
menu karyawan. Jika (T) maka akan tetap di menu
karyawan.
Pilih instruksi Simpan maka: terdapat notifikasi
apakah data akan disimpan? Jika (Y) maka data akan
tersimpan, jika (T) maka akan kembali ke menu
karyawan.
108
Pilih Intruksi Ubah maka: Input data karyawan. Jika
(Y) maka akan tampil data karyawan, ubah data
karyawan. Data karyawan akan disimpan?. Jika (Y)
maka simpan data dan kembali ke menu karyawan. Jika
(T) maka kembali ke menu data karyawan. Jika (T)
tidak ditemukan maka: Data tidak ditemukan!
Kembali ke menu karyawan.
Pilih Instruksi Hapus maka: Input kode karyawan.
Data akan dihapus?. Jika (Y) maka proses data
karyawan dihapus, kembali ke menu karyawan. Jika (T)
maka akan kembali ke menu data karyawan.
Pilih Instruksi Cari maka: Input Data karyawan. Jika
(Y) maka akan tampil data karyawan, kembali ke menu
karyawan. Jika tidak ditemukan (T) maka data tidak
ditemukan!.
Pilih Instruksi Cetak maka: Anda akan cetak data
karyawan?. Jika (Y) maka data akan tercetak. Jika (T)
maka akan kembali ke menu karyawan.
Pilih Instruksi keluar maka: Anda yakin akan keluar?
Jika (Y) maka akan keluar dari menu data karyawan,
kembali ke menu utama. Jika (T) maka kembali ke
menu karyawan.
109
12. Spesifikasi Program Menu Absensi.
Nama Program : Absensi.
Akronim Program : Absensi.frm.
Paket Program : Microsoft Visual Basic 6.0.
Fungsi Program :Untuk menginput data absen karyawan.
Bentuk Format : Lihat Lampiran E- 12.
Proses Program : Pada menu Absenis terdapat beberapa fungsi
Instruksi (Cari, Cetak dan Keluar).
Pilih Instruksi Cari maka: Masukan NIK/ No
Absen. Jika (Y) maka akan tampil data absensi,
kembali ke menu absensi. Jika tidak ditemukan (T)
maka data tidak ditemukan!.
Pilih Instruksi Cetak maka: Anda akan cetak data
absensi?. Jika (Y) maka data akan tercetak. Jika (T)
maka akan kembali ke menu absensi.
Pilih Instruksi keluar maka: Anda yakin akan keluar?
Jika (Y) maka akan keluar dari menu data absensi,
kembali ke menu utama. Jika (T) maka kembali ke
menu absensi.
13. Spesifikasi Program Menu Lembur
Nama Program : Lembur
Akronim Program : Lembur.frm
Paket Program : Microsoft Visual Basic 6.0
110
Fungsi Program : Untuk menginput data lembur
Index Program : -
Bentuk Format : Lihat Lampiran E- 13
Proses Program : Pada menu Lembur terdapat beberapa fungsi
Instruksi (Tambah, Simpan, Ubah, Hapus, Cari, Cetak
dan Keluar).
Pilih instruksi Tambah maka: Input Total Jam
Lembur.
Jika (Y) maka akan tampil menu Lembur, kembali ke
menu Lembur. Jika (T) maka akan tetap di menu
Lembur.
Pilih instruksi Simpan maka: terdapat notifikasi
apakah data akan disimpan? Jika (Y) maka data akan
tersimpan, jika (T) maka akan kembali ke menu
Lembur.
Pilih Intruksi Ubah maka: Input NIK. Jika (Y) maka
akan tampil data Lembur, ubah data Lembur. Data
Lembur akan disimpan?. Jika (Y) maka simpan data
dan kembali ke menu Lembur. Jika (T) maka kembali
ke menu data Lembur. Jika (T) tidak ditemukan maka:
Data tidak ditemukan! Kembali ke menu Lembur.
Pilih Instruksi Hapus maka: NIK. Data akan
dihapus?. Jika (Y) maka proses data Lembur dihapus,
111
kembali ke menu Lembur. Jika (T) maka akan kembali
ke menu data Lembur.
Pilih Instruksi Cari maka: Input NIK. Jika (Y) maka
akan tampil data Lembur, kembali ke menu Lembur.
Jika tidak ditemukan (T) maka Data tidak
ditemukan!.
Pilih Instruksi Cetak maka: Anda akan cetak data
Lembur?. Jika (Y) maka data akan tercetak. Jika (T)
maka akan kembali ke menu Lembur.
Pilih Instruksi keluar maka: Anda yakin akan keluar?
Jika (Y) maka akan keluar dari menu data Lembur,
kembali ke menu utama. Jika (T) maka kembali ke
menu Lembur.
14. Spesifikasi Program Menu Gaji
Nama Program : Gaji
Akronim Program : Gaji.frm
Paket Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi Program :Untuk menginput data gaji karyawan
Index Program : -
Bentuk Format : Lihat Lampiran E- 14
Proses Program : Pada menu Gaji terdapat beberapa fungsi
Instruksi (Tambah, Simpan, Ubah, Hapus, Cari, Cetak
dan Keluar).
112
Pilih instruksi Tambah maka: Input Data Gaji.
Jika (Y) maka akan tampil menu Gaji, kembali ke
menu Gaji. Jika (T) maka akan tetap di menu Gaji.
Pilih instruksi Simpan maka: terdapat notifikasi
apakah data akan disimpan? Jika (Y) maka data akan
tersimpan, jika (T) maka akan kembali ke menu Gaji.
Pilih Intruksi Ubah maka: Input NIK / No Slip. Jika
(Y) maka akan tampil data Gaji, ubah data Gaji. Data
Gaji akan disimpan?. Jika (Y) maka simpan data dan
kembali ke menu Gaji. Jika (T) maka kembali ke menu
data Gaji. Jika (T) tidak ditemukan maka: Data tidak
ditemukan! Kembali ke menu Gaji.
Pilih Instruksi Hapus maka: NIK/ No Slip. Data akan
dihapus?. Jika (Y) maka proses data Gaji dihapus,
kembali ke menu Gaji. Jika (T) maka akan kembali ke
menu data Gaji.
Pilih Instruksi Cari maka: Input NIK/No Slip. Jika
(Y) maka akan tampil data Gaji, kembali ke menu Gaji.
Jika tidak ditemukan (T) maka Data tidak
ditemukan!.
Pilih Instruksi Cetak maka: Anda akan cetak data
Gaji?. Jika (Y) maka data akan tercetak. Jika (T) maka
akan kembali ke menu Gaji.
113
Pilih Instruksi keluar maka: Anda yakin akan keluar?
Jika (Y) maka akan keluar dari menu data Gaji, kembali
ke menu utama. Jika (T) maka kembali ke menu Gaji.
15. Spesifikasi Program Menu Jurnal
Nama Program : Jurnal
Akronim Program : Jurnal.frm
Paket Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi Program : Untuk menginput data jurnal
Index Program : -
Bentuk Format : Lihat Lampiran E-15
Proses Program : Pada menu Jurnal terdapat beberapa fungsi
Instruksi (Tambah, Simpan, Ubah, Hapus, Cari, Cetak
dan Keluar).
Pilih instruksi Tambah maka: Input Data Jurnal.
Jika (Y) maka akan tampil menu Jurnal. kembali ke
menu Jurnal. Jika (T) maka akan tetap di menu Jurnal.
Pilih instruksi Simpan maka: terdapat notifikasi
apakah data akan disimpan? Jika (Y) maka data akan
tersimpan, jika (T) maka akan kembali ke menu Jurnal.
Pilih Intruksi Ubah maka: Input Kode Jurnal/ No
Slip. Jika (Y) maka akan tampil data Gaji, ubah data
Jurnal. Data Jurnal akan disimpan?. Jika (Y) maka
simpan data dan kembali ke menu Jurnal Jika (T) maka
114
kembali ke menu data Jurnal. Jika (T) tidak ditemukan
maka: Data tidak ditemukan! Kembali ke menu
Jurnal.
Pilih Instruksi Hapus maka: Kode Jurnal/ No Slip.
Data akan dihapus?. Jika (Y) maka proses data Jurnal
dihapus, kembali ke menu Jurnal. Jika (T) maka akan
kembali ke menu data Jurnal.
Pilih Instruksi Cari maka: Input Kode Jurnal/ No
Slip. Jika (Y) maka akan tampil data Jurnal, kembali ke
menu Jurnal. Jika tidak ditemukan (T) maka Data
tidak ditemukan!.
Pilih Instruksi Cetak maka: Anda akan cetak data
Jurnal?. Jika (Y) maka data akan tercetak. Jika (T)
maka akan kembali ke menu Jurnal.
Pilih Instruksi keluar maka: Anda yakin akan keluar?
Jika (Y) maka akan keluar dari menu data Jurnal.
kembali ke menu utama. Jika (T) maka kembali ke
menu Jurnal.
16. Spesifikasi Program Menu laporan gaji.
Nama Program : Cetak laporan gaji.
Akronim Program : Lap_gaji.frm.
Paket Program : Microsoft Visual Basic 6.0.
Fungsi Program :Untuk mencetak laporan gaji.
115
Index Program : -
Bentuk Format : Lihat Lampiran E- 16.
Proses Program : Pada menu Laporan Gaji terdapat beberapa fungsi
Instruksi (Cetak dan Keluar).
Pilih Instruksi Cetak maka: Masukan Periode yang
anda inginkan. Anda akan cetak Laporan Gaji?. Jika
(Y) maka data akan tercetak. Jika (T) maka akan
kembali ke menu Laporan Gaji.
Pilih Instruksi keluar maka: Anda yakin akan keluar?
Jika (Y) maka akan keluar dari menu Laporan Gaji.
kembali ke menu utama. Jika (T) maka kembali ke
menu Laporan Gaji.
17. Spesifikasi Program Menu Laporan jurnal.
Nama Program : Laporan Jurnal.
Akronim Program : Lap_jurnal.frm.
Paket Program : Microsoft Visual Basic 6.0.
Fungsi Program : Untuk mencetak Laporan jurnal.
Index Program : -
Bentuk Format : Lihat Lampiran E- 17
Proses Program : Pada menu Laporan Jurnal terdapat beberapa fungsi
Instruksi (Cetak dan Keluar).
Pilih Instruksi Cetak maka: Masukan Periode yang
anda inginkan. Anda akan cetak Laporan Jurnal?. Jika
116
(Y) maka data akan tercetak. Jika (T) maka akan
kembali ke menu Laporan Jurnal.
Pilih Instruksi keluar maka: Anda yakin akan keluar?
Jika (Y) maka akan keluar dari menu Laporan Jurnal.
kembali ke menu utama. Jika (T) maka kembali ke
menu Laporan Jurnal.
18. Spesifikasi Program Menu Laporan Absensi.
Nama Program : Laporan Absensi.
Akronim Program : Lap_absensi.frm.
Paket Program : Microsoft Visual Basic 6.0.
Fungsi Program :Untuk mencetak laporan absensi.
Index Program : -
Bentuk Format : Lihat Lampiran E- 18.
Proses Program : Pada menu Laporan Absensi terdapat beberapa fungsi
Instruksi (Cetak dan Keluar).
Pilih Instruksi Cetak maka: Masukan Periode yang
anda inginkan. Anda akan cetak Laporan Absensi?.
Jika (Y) maka data akan tercetak. Jika (T) maka akan
kembali ke menu Laporan Absensi.
Pilih Instruksi keluar maka: Anda yakin akan keluar?
Jika (Y) maka akan keluar dari menu Laporan Absensi.
kembali ke menu utama. Jika (T) maka kembali ke
menu Laporan Absensi.
117
19. Spesifikasi Program Menu Create password.
Nama Program : Create password.
Akronim Program : Create_password.frm
Paket Program : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi Program : Untuk membuat password.
Bentuk Format : Lihat Lampiran E- 19.
Proses Program : Pada menu Create Password terdapat beberapa fungsi
Instruksi (Tambah, Simpan, Cetak dan Keluar).
Pilih instruksi Tambah maka: Input Data user.
Jika (Y) maka akan tampil menu Created Password,
kembali ke menu Created Password. Jika (T) maka
akan tetap di menu Created Password.
Pilih instruksi Simpan maka: terdapat notifikasi
apakah data akan disimpan? Jika (Y) maka data akan
tersimpan, jika (T) maka akan kembali ke menu
Created Password.
Pilih Instruksi Cetak maka: Anda akan cetak data
User?. Jika (Y) maka data akan tercetak. Jika (T) maka
akan kembali ke menu Create Password.
Pilih Instruksi keluar maka: Anda yakin akan keluar?
Jika (Y) maka akan keluar dari menu Create Password,
kembali ke menu utama. Jika (T) maka kembali ke
Create Password.
118
20. Spesifikasi Program Menu Change Password.
Nama Program : Change Password.
Akronim Program : Change_Password.frm.
Paket Program : Microsoft Visual Basic 6.0.
Fungsi Program : Sebagai tampilan untuk mengubah password.
Index Program : -
Bentuk Format : Lihat Lampiran E- 20
Proses Program : Pada menu Change Password terdapat beberapa fungsi
Instruksi (Simpan dan Keluar).
Pilih instruksi Simpan maka: masukan password
lama dan password baru, kemudian konfirmasi kembali
password baru. Terdapat notifikasi apakah data akan
disimpan? Jika (Y) maka data akan tersimpan, jika (T)
maka akan kembali ke menu Change Password.
Jika (T) maka akan kembali ke menu Change
Password.
Pilih Instruksi keluar maka: Anda yakin akan keluar?
Jika (Y) maka akan keluar dari menu Change
Password, kembali ke menu utama. Jika (T) maka
kembali ke Change Password.
119
4.6. Spesifikasi Sistem Komputer
A. Umum
Dalam pembuatan sistem usulan yang berbasis komputer, maka faktor
penunjang utama pada sistem usulan tersebut adalah sebuah alat bantu pemprosesan
data yaitu komputer. Untuk menunjang kinerja dari komputer maka peralatan yang
mendukung kinerja komputer haruslah baik dan handal.
Penggunaan perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware)
mutlak harus ada sebagai peralatan pendukung komputer. Suatu sistem komputer akan
berjalan dengan baik, jika adanya dukungan yang baik dari sub sistemnya, baik
perangkat keras, perangkat lunak maupun manusia (brainware). Ketiga subsistem
tersebut harus saling mendukung agar terwujudnya keselarasan.
Selanjutnya penulis akan menjabarkan kebutuhan dari subsistem tersebut
khususnya perangkat lunak dan perangkat keras yang dipakai oleh komputer sebagai
alat bantu.
B. Perangkat Lunak ( Software)
Perangkat keras tidak akan berfungsi tanpa adanya perangkat lunak, perangkat
lunak merupakan bagian dari sistem pengolahan data yang digunakan untuk
mengaktifkan fungsi dari perangkat keras komputer. Dalam penulisan tugas akhir ini
penulis mengusulkan perangkat lunak yang akan digunakan didalam sistem yang
diusulkan tersebut, adalah sebagai berikut :
1. Sistem operasi : Microsoft Windows XP
120
2. Paket Program : Microsoft Visual Basic 6.0
3. Progam Database / DBMS : Microsoft Office Acces 2010
C. Perangkat Keras ( Hardware )
Yang dimaksud dengan perangkat keras adalah media fisik untuk menghasilkan
data dan bentuk dalam suatu komputer dengan peralatan lain sebagai penunjang dari
kegiatan komputer.
Beberapa peralatan perangkat keras yang diusulkan penulis sebagai pendukung
program ini adalah :
1. Processor : Intel Dual Core 2030
2. RAM : 2 GB (Gyga Byte)
3. Hard disk : 500 GB (Gyga Byte)
4. Memory : 20 GB (Gyga Byte)
5. Mouse : Standart
6. Keyboard : 108 keys
7. Monitor : LED 16” LG
8. Printer : Do Matrik
121
4.7. Jadwal Implementasi.
Jadwal implementasi sistem merupakan suatu jadwal kerja yang menjelaskan
tentang kegiatan- kegiatan yang dibutuhkan pada proses implementasi sistem sehingga
nantinya didapat suatu proses kerja yang sesuai dengan peraturan dan waktu yang
telah ditetapkan sistem antara lain:
a. Persiapan data awal.
Persiapan data awal adalah kegiatan untuk mengumpulkan data dan pembuatan
file yang dibutuhkan berdasarkan kebutuhan sistem tersebut, persiapan data awal
ini memerlukan waktu 2 (dua) minggu.
b. Persiapan dan test program.
Progam dibuat dengan baik dan benar sehingga menghasilkan program yang
dapat dijalankan dengan mudah, terhindar dari kesalahan- kesalahan dan sesuai
dengan masalah kebutuhan yang harus dikerjakan. Test program mulai dari test
awal masing- masing program hingga keseluruhan dari sistem program yang
saling berhubungan. Pembuatan dan test program ini memerlukan waktu 4
(empat) minggu dari minggu ketiga bulan pertama.
122
c. Test sistem.
Test sistem adalah kegiatan yang dilakukan untuk menguji kelayakan sistem
yang diusulkan secara keseluruhan dan mengetahui sampai dimana sistem itu
dapat dioperasikan dengan baik, sehingga jika terdapat kesalahan dapat langsung
diadakan perbaikan, waktu yang diperlukan adalah 2 (dua) minggu dari minggu
ketiga bulan kedua.
d. Pelatihan.
Pelatihan ini bertujuan untuk memberikan penjelasan dan latihan personil yang
akan mengoperasikan sistem baru tersebut., waktu yang diperlukan adalah 1
(satu) minggu yaitu dimulai dari bulan ketiga minggu pertama.
e. Pembuatan buku petunjuk
Pembuatan buku petunjuk dimaksudkan agar dapat membantu bagi para
pengguna atau pemakai untuk memahami lebih lanjut sistem pengoperasian
komputer. Pengisian data file dan pemeliharaan sistem itu sendiri. Waktu yang
diperlukan adalah 2 (dua) minggu yaitu dimulai dari bulan ketiga minggu kedua.
123
f. Evaluasi dan operasional
Yaitu pengoperasian secara penuh setelah masa peralihan sistem berakhir.
Selama sistem yang baru berjalan juga dilakukan evaluasi dan pemerliharaan
terhadap sistem agar berhasil sesuai dengan yang diharapkan. Masa operasional
ini memerlukan waktu 5 (lima) minggu, dimulai dari minggu keempat bulan
pertama sampai dengan minggu ke-empat bulan ke-empat.