bab iv hasil penelitian dan pembahasan 4.1 hasil...
TRANSCRIPT
29
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1 Hasil penelitian
Penelitian dilakukan di Rumah Sakit Aloei Saboe pada bulan november
sampai desember 2011 dengan mengumpulkan data melalui observasi,
penelusuran dokumen dan wawancara mendalam.
Observasi terhadap input (masukan) yaitu berupa pengamatan terhadap
kecukupan dan kesesuaian, serta kedisiplinan petugas, ketersediaan
formulir/dokumen pencatatan dan pelaporan, ketersediaan prosedur penyimpanan
obat, serta pengamatan terhadap ketersediaan sarana dan prasarana yang
menunjang proses penyimpanan obat. Observasi terhadap proses penyimpanan
obat yaitu berupa pengamatan terhadap penerimaan obat, penyusunan/pengaturan
obat di gudang BHP dan di gudang obat, pengeluaran obat, stok opname, serta
pencatatan dan pelaporan.
Penelusuran dokumen dilakukan terhadap pedoman atau prosedur
penyimpanan obat, dokumen intruksi kerja pemeriksaan barang dan prosedur
mutu pengelolaan obat/perbekalan farmasi gudang obat, contoh formulir dan
laporan berupa LPLPO, kartu stok, serta buku penerimaan/pengeluaran yang ada
di RS Aloei Saboe. Wawancara mendalam dilakukan terhadap tenaga yang terkait
proses penyimpanan obat, yaitu Apoteker dan penanggung jawab gudang obat.
Sesuai kerangka konsep pada bab sebelumnya, data yang diperoleh kemudian
diolah dan dianalisa sesuai dengan pendekatan sistem mulai dari input (masukan)
sampai pada proses dalam penyimpanan obat di RS Aloei Saboe.
30
Hasil penelitian yang akan diuraikan berikut ini yaitu mengenai faktor-
faktor input/masukan (SDM, formulir, prosedur, serta sarana dan prasarana) dan
proses (penerimaan obat, pengaturan atau penyusunan stok obat, pengeluaran
obat, stok opname, serta pencatatan dan pelaporan) yang terkait dengan
penyimpanan obat di RS Aloei Saboe.
4.1.1. Input (masukan)
Input (masukan) adalah segala sesuatu yang dibutuhkan untuk dapat
melaksanakan suatu pekerjaan (Azwar, 1996). Input (masukan) dalam penelitian
ini terdiri dari sumber daya manusia, dokumen/formulir, sarana dan prasarana,
serta prosedur.
1. Sumber Daya Manusia (SDM)
Sumber daya manusia merupakan salah satu input yang sangat penting dalam
suatu sistem penyimpanan obat. Pelaksanaan penyimpanan obat dapat berjalan
lancar bila didukung oleh kapasitas dan kualitas SDM yang memadai.
a. Kecukupan dan Kesesuaian
Penilaian kecukupan dan kesesuaian meliputi kecukupan dalam jumlah,
pengetahuan dan keterampilan, serta kesesuaian antara posisi dan tugas
yang didapat dengan pendidikan dan kemampuan.
Hasil observasi mengenai kecukupan dan kesesuaian SDM
SDM yang terlibat dalam proses penyimpanan obat di RS Aloei Saboe
terdiri dari penanggung jawab gudang obat, panitia penerimaan obat dan
Apoteker itu sendiri. Aspek tenaga dalam proses penyimpanan obat di RS
Aloei Saboe tertuang dalam tabel 1 (terlampir).
31
Hasil observasi menyatakan bahwa SDM masih kurang karena setiap SDM
yang terlibat dalam penyimpanan obat memiliki tugas/jabatan rangkap
seperti yang telah tertuang di tabel sebelumnya.
Hasil wawancara mengenai kecukupan dan kesesuaian SDM
Hasil wawancara terhadap 2 informan menunjukkan bahwa dari aspek
jumlah, SDM yang berperan dalam penyimpanan obat belum mencukupi,
sementara 1 orang informan menyatakan jumlah SDM sudah mencukupi.
Penjelasan ini sesuai dengan hasil wawancara berikut ini :
1. Informan 1 (Apoteker) :
“SDM masih perlu ditambah.”
2. Informan 2 (penanggung jawab gudang obat)
“Jika dilihat dalam segi jumlahnya, saya rasa sudah cukup memadai,
tinggal memaksimalkan ilmu dan kemampuan kita saja.”
Sementara untuk pengetahuan dan keterampilan, semua informan
menyatakan bahwa pengetahuan dan keterampilan SDM yang ada masih
perlu ditingkatkan untuk dapat menjalankan tugas-tugasnya. Hal tersebut
sesuai pernyataan berikut :
1. Informan 1 (Apoteker)
“Pengetahuan dan keterampilan masih perlu ditingkatkan.”
2. Informan 2 (Penanggung jawab gudang obat)
“Kalau mengenai pengetahuan memang masih pelu ditingkatkan
karena kalau dilihat dari latar belakang pendidikan yang lain itu masih
32
agak kesulitan, tapi kalau tentang keterampilan, kita sudah
terbiasa.biar bagaimana juga kita kan sudah lama kerja disini.”
b. Kedisiplinan
Penilaian kedisiplinan meliputi ketaatan petugas dalam melaksanakan
tugasnya sesuai waktu dan aturan yang ada. Hasil observasi dan hasil
wawancara mengenai kedisiplinan petugas tertuang dalam tabel 2
(terlampir)
Hasil observasi mengenai kedisiplinan SDM
Hasil observasi menyatakan bahwa secara umum petugas datang dan
pulang dengan tepat waktu. Selain itu petugas masih banyak tugas atau
pekerjaan yang sering tertunda karena petugas yang memiliki tugas
rangkap harus mengerjakan pekerjaannya yang lain.
Hasil wawancara mengenai kedisiplinan SDM
Hasil wawancara menyatakan bahwa kedisiplinan SDM yang berperan
dalam penyimpanan obat di RS Aloei Saboe terkadang belum sesuai yang
diharapkan, namun dinilai cukup karena menurut Informan setiap SDM
mempunyai kelebihan dan kekurangan, serta mempunyai kepentingan
terkait dengan tugasnya masing-masing, sesuai pernyataan berikut ini :
1. Informan 1 (Apoteker)
“Mengenai kedisiplinan kerja, saya rasa masih perlu ditingkatkan
lagi.”
33
2. Informan 2 (penanggung jawab gudang obat)
“Penilaian disiplin relatif, kalau misalnya karyawan lain ada
keperluan biasanya mereka bilang dulu, kita sudah taulah keperluan
mereka, saling mengerti saja. Tapi kita tetap datang tepat waktu.”
2 Dokumen/Formulir
Hasil observasi mengenai dokumen/formulir
Berdasarkan hasil observasi, maka formulir/dokumen yang tersedia untuk
pencatatan dan pelaporan pada proses penyimpanan obat di RS Aloei Saboe
tertuang dalam tabel 3 (terlampir)
Hasil wawancara mengenai Dokumen/Formulir
Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa ketersediaan formulir, dinilai
membantu proses pencatatan dan pelaporan, sesuai dengan pernyataan
Informan sebagai berikut :
“formulir sudah sangat membantu. Itu ketentuan yang harus diisi.”
Formulir LPLPO digunakan untuk perekapan pencatatan dan pelaporan dalam
bentuk Bon Permintaan. Pernyataan ini sesuai dengan hasil wawancara berikut:
“untuk laporan mereka ke saya dalam bentuk bon permintaan jika terjadi
kekosongan disalah satu apotek, yang kemudian saya akan membuat formulir
faktur gudang obat untuk mencatat obat-obat yang telah tercantum di bon
permintaan sebagai tanda pengeluaran obat tersebut.”
Formulir khusus untuk pencatatan obat rusak/kadaluarsa tidak tersedia.
Menurut informan obat yang rusak/kadaluarsa ditulis di selembaran kertas
34
yang kemudian akan diberikan kepada kepala instalasi farmasi, sesuai
pernyataan berikut :
“kita tidak pake formulir atau buku khusus. Obat yang rusak/kadaluarsa
biasanya penanggung jawab gudang obat hanya memberikan berupa
selembaran kertas yang sudah tercatat nama-nama obat yang
rusak/kadaluarsa yang kemudian akan diproses.”
3. Prosedur
Hasil observasi mengenai prosedur
Berdasarkan hasil observasi diketahui bahwa prosedur penyimpanan obat yang
digunakan oleh RS Aloei Saboe yaitu pedoman standar pelayanan kefarmasian
di RS menurut ketentuan SK MENKES No. 1197/MENKES/SK/X/2004;
pedoman standar pelayanan kefarmasian di Apotek menurut ketentuan SK
MENKES No. 1027/MENKES/SK/IX/2004; dan menurut SK perberlakuan
pedoman pengelolaan barang farmasi di RS Aloei Saboe. Prosedur-prosedur ini
hanya disimpan dalam bentuk dokumen, tidak disosialisasikan dengan
dipampang di area kerja petugas (Isi masing-masing prosedur terlampir).
Hasil wawancara mengenai prosedur
Menurut Informan setiap petugas sudah cukup memahami prosedur yang ada
sehingga tidak perlu lagi memampang prosedur di tempat kerja mereka.
Penjelasan tersebut berdasarkan pernyataan berikut ini :
1. Informan 1 (Apoteker)
“prosedur tertulis kita ada, tapi tidak sampai kita tempel.”
35
2. Informan 2 (Penanggung jawab gudang obat)
“prosedur tertulis ada, disimpan sama pak „A‟ (I1), saya tidak pegang, kalau
saya paling pake sistem FIFO dan FEFO dan juga menurut abjad.”
4. Sarana dan prasrana
Hasil observasi mengenai sarana dan prasarana
RS Aloei Saboe sudah mempunyai 2 gudang obat yaitu gudang BHP. Gudang
BHP ini terletak di bagian belakang RS. Sedangkan untuk gudang obat yang
satunya lagi terletak di dalam ruangan apotek. Observasi mengenai
ketersediaan dan kondisi sarana dan prasarana yang menunjang kegiatan
penyimpanan obat di RS Aloei Saboe tertuang dalam tabel 4, 5 dan 6
(terlampir).
Hasil wawancara mengenai sarana dan prasarana
Untuk sarana dan prasarana yang berkaitan dengan penyimpanan obat masih
belum cukup memadai dan untuk luas gudang pun juga masih belum memadai
(masih kecil), sehingga dinilai menjadi salah satu kendala pada proses
penyimpanan obat seperti pernyataan berikut ini :
1. Informan 1 (Apoteker)
“untuk sarana dan prasarana masih kekurangan rak/lemari penyimpanan
obat dan untuk ruangan masih belum memadai.”
2. Informan 2 (penanggung jawab gudang ob“masih kurangnya lemari
“penyimpanan obat akibatnya obat tidak tertata dengan baik.”
Ketersediaan komputer sangat membantu dalam proses perekapan untuk
pembuatan laporan, dimana peran komputer tidak hanya unuk pengetikan
36
laporan tetapi juga untuk mengecek ulang hasil perhitungan obat oleh petugas
karena data/informasi yang dihasilkan komputer dinilai lebih akurat. Hal ini
sesuai pernyataan sebagai berikut :
“untuk perekapan laporan kita pake komputer. Komputer sangat membantu
sekali.”
4.1.2 Proses penyimpanan obat
RS Aloei Saboe mempunyai 2 gudang obat, yaitu gudang BHP yang
terletak di bagian belakang rumah sakit dan gudang obat yang terletak di dalam
apotek. Oleh karena itu proses dari penyimpanan obat diteliti secara masing-
masing dengan hasil penelitian sebagai berikut :
1. Penerimaan obat
Hasil observasi mengenai penerimaan obat
a. Di gudang BHP
Observasi langsung terhadap proses penerimaan obat di gudang BHP tidak
dapat dilakukan karena penerimaan obat di gudang BHP merupakan
kegiatan yang dilakukan pada awal tahun anggaran. Namun berdasarkan
observasi terhadap buku penerimaan obat serta formulir
pemeriksaan/penerimaan obat diketahui bahwa proses penerimaan obat telah
dilakukan dengan diperiksa sebelumnya oleh tim pemeriksa barang dan
proses penerimaannya dilakukan secara bertahap.
b. Di gudang obat
Hasil observasi mengenai proses penerimaan obat di gudang obat bahwa
gudang obat yang dikirim langsung dari gudang BHP tanpa melalui
37
pemeriksaan oleh tim pemriksa barang/obat. Obat yang diterima dari
gudang BHP diperiksa langsung oleh penanggung jawab gudang obat
kemudian dicatatat di kartu stok.
Hasil wawancara mengenai penerimaan obat
a. Di gudang BHP
Pada gudang BHP, sebelum obat diterima dan disimpan di gudang BHP,
obat yang dikirim oleh distributor diperiksa terlebih dahulu oleh panitia
pemeriksa barang. Jika obat yang datang sudah sesuai pesanan, maka
laporan hasil pemeriksaan diserahkan di bendaharawan barang dan
penerima barang, untuk kemudian obat disimpan di dalam gudang. Hal ini
sesuai dengan pernyataan berikut :
1. Informan 1 (Apoteker)
“obat yang datang dari PBF akan diperiksa dulu oleh panitia pemeriksa
barang. Panitia pemeriksa barang memeriksa barang atau perbekalan
farmasi apakah sudah sesuai dengan yang dipesan. Jika sudah ok maka
akan langsung diserahkan oleh penanggung jawab gudang untuk
disimpan di gudang BHP. Tapi sebelumnya diserahkan dulu sama
bendaharawan untuk biaya administrasi.”
2. Informan 2 (penanggung jawab gudang obat)
“obat yang datang dari PBF diperiksa dulu, tidak langsung masuk di
gudang BHP, Yang periksa panitia penerima obat. Saya Cuma pemegang
gudang, jadi kalau sudah diperiksa, baru saya terima untuk disimpan di
gudang.”
38
b. Di gudang Obat
Gudang obat mendapatkan persediaan dari gudang BHP. Proses penerimaan
obat di gudang obat lebih sederhana, dimana obat yang datang dari gudang
BHP tidak perlu diperiksa oleh panitia penerima barang/perbekalan farmasi
melainkan langsung diperiksa oleh penanggung jawab gudang obat.
Kemudian penanggung jawab gudang obat menandatangani bukti tanda
terima dari gudang BHP dan mencatatnya dilembar stok obat. Hal ini sesuai
pernyataan berikut :
“...saya menandatangnani bukti tanda terima dari gudang BHP, kemudian
saya catat distok obat...”
2 Pengaturan dan penyusunan stok obat
Hasil observasi mengenai pengaturan dan penyusunan stok obat di
gudang BHP
Hasil observasi terhadap sistem penyimpanan dan pengaturan/penyusunan stok
obat di gudang BHP RS Aloei Saboe tertuang dalam tabel 7 (terlampir).
Hasil observasi pada sistem penyimpanan dan pengaturan/penyusunan stok
obat di gudang BHP menunjukkan bahwa prinsip FIFO dan FEFO dalam tata
cara penyimpanan telah diterapkan. Obat yang rusak/kadaluarsa telah
dikumpulkan dan disimpan secara terpisah dari obat yang masih bagus, namun
tidak disimpan di luar gudang BHP.
39
Hasil observasi mengenai pengaturan dan penyusunan stok obat di
gudang obat
Hasil observasi terhadap sistem penyimpanan dan pengaturan/penyusunan stok
obat di gudang obat RS Aloei Saboe tertuang dalam tabel 8 (terlampir).
Hasil observasi pada sistem penyimpanan dan pengaturan/penyusunan stok
obat di gudang obat menunjukkan bahwa seperti pada gudang BHP, sistem
FIFO dan FEFO dalam tata cara penyimpanan obat di gudang obat telah
diterapkan, namun persediaan obat belum ditata secara baik karena masih ada
beberapa obat yang tertumpuk dengan obat lainnya di bawah lantai.
Hasil wawancara mengenai pengaturan atau penyusunan stok obat di
gudang BHP
Untuk pengaturan atau penyusunan stok obat di gudang BHP, RS Aloei Saboe
menggunakan sistem FEFO dan FIFO dan secara alfabetis. Untuk narkotik dan
psikotropika disimpan di lemari khusus penyimpanan narkotik. Obat yang
rusak/kadaluarsa disimpan dalam dus kemudian disendirikan, tapi masih dalam
ruangan gudang BHP. Hal ini sesuai dengan pernyataan berikut :
“...kalau untuk penyimpanan kita pake sistem FEFO dan FIFO dan alfabetis.
Untuk narkotik kita pake lemari khusus. Jika ada obat yang kadaluarsa, kita
kumpulkan di dalam dus besar kemudian kita pisahkan dengan obat yang
masih bagus.”
“...kalau obat yang rusak/kadaluarsa sudah terkumpul banyak, saya akan
bikinkan berita acaranya...disimpannya tetap di dalam gudang, tapi kita
sendirikan dengan obat yang belum rusak/kadaluarsa.”
40
Hasil wawancara mengenai pengaturan atau penyusunan obat di gudang
obat
Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa pada gudang obat, karyawan di
Apotek selain penanggung jawab gudang obat diperbolehkan mengambil obat
sendiri dengan syarat mencatatnya di kartu stok. Hal ini sesuai dengan
pernyataan berikut ini:
“kadang saya lagi tidak ada, tapi obatkan dibutuhkan dengan cepat, jadi
karyawan yang di Apotek boleh ambil obatnya, asal tulis di kartu stok.”
Pengecekan dan pencatatan mutu obat dilakukan secara periodik. Pada saat
stok opname, setiap bulannya selalu ditemukan obat yang rusak atau
kadaluarsa. Jika ditemukan obat yang rusak/kadaluarsa, maka obat yang
rusak/kadaluarsa tersebut akan ditukarkan kembali ke PBF. Kecuali obat yang
datang dari bantuan pemerintah. Hal ini sesuai dengan pernyataan berikut :
“Setiap bulannya kita selalu melakukan stok opname disetiap masing-masing
apotek untuk mengetahui pemakaian obat sebulan. Dan setiap bulan pula pasti
selalu ditemukan obat yang rusak atau kadaluarsa.”
“...jika setiap stok opname ditemukan obat yang kadaluarsa, maka cara kita
mengatasi masalah tersebut yaitu 3 bulan sebelum kadaluarsa kita tukarkan ke
PBF. Kecuali obat yang datang dari bantuan pemerintah.”
41
3. Pengeluaran obat
Hasil observasi mengenai pengeluaran obat di gudang BHP
Hasil observasi terhadap proses pengeluaran obat yang ada diketahui bahwa
pengeluaran obat dari gudang BHP meliputi pengeluaran untuk gudang obat
dan untuk 3 apotek yang ada di RS Aloei Saboe.
Pengeluaran obat untuk masing-masing depo/apotek dilakukan oleh
penanggung jawab gudang yang secara langsung datang ke gudang BHP untuk
melakukan pengambilan obat. Obat yag dikeluarkan disesuaikan dengan
permintaan, kemudian dicatat dilembar pengeluaran atau dicatat dikartu stok
dan kemudian langsung diserahkan sama yang bersangkutan.
Hasil observasi mengenai pengeluaran obat di gudang obat
Hasil observasi terhadap LPLPO gudang obat diketahui bahwa pengeluaran
obat dari gudang obat meliputi pengeluaran obat untuk semua apotek yang ada
di RS Aloei Saboe.
Pengeluaran obat untuk apotek dilakukan oleh penanggung jawab gudang obat,
namun karena letak gudang obat dan apotek berada dalam satu ruangan, maka
terkadang petugas apotek dengan izin dari penanggung jawab gudang obat
dapat mengambilnya sendiri jika penanggung jawab gudang obat sedang sibuk.
Setiap pengeluaran obat yang dilakukan ditulis pada karu stok obat.
Hasil wawancara mengenai pengeluaran obat di gudang BHP
Hasil wawancara menyatakan bahwa setelah pencatatan selesai, maka
selanjutnya obat didistribusikan kemasing-masing depo/apotek yang memesan
42
obat di gudang obat. Proses pengeluaran obat dilakukan sesuai dengan pesanan
di masing-masing apotek. Hal ini sesuai dengan pernyataan berikut:
“kalau untuk pengeluaran obat kita lakukan sesuai kalau ada yang pesan.
Misalnya apotek CMU memesan obat atau sediaan steril di gudang obat, maka
kita lakukan pengeluaran obat.”
Hasil wawancara mengenai pengeluaran obat di gudang obat
Pengeluaran obat pada gudang obat dan gudang BHP prosesnya sama yakni
setelah semuanya dicatat dilembar pengeluaran obat dan dikartu stok langsung
didistribusikan sesuai kebutuhan apotek. Hal tersebut sesuai pernyataan berikut
ini:
“untuk pengeluaran obat, jadi misalnya ibu „A‟butuh obat apa untuk apotek,
tinggal ambil di gudang obat yang di apotek. Asal dia tulis dikartu stok obat.
Atau misalnya ambil berapa untuk apotek CMU atau berapa di G3, dicatat
saja dikartu stok obat.”
4. Stok opname
Hasil observasi mengenai stok opname
Proses stok opname obat baik di gudang BHP maupun di gudang obat relatif
sama, hanya saja proses stok opname di gudang BHP membutuhkan waktu
yang lebih lama karena persediaan obat yang lebih banyak. Proses stok opname
yang dilakukan yaitu dicatat jumlah obat yang masuk, dicatat sisa stok obat per
akhir bulan dan dicatat dari masing-masing depo ditambah dengan sisa stok
dicatat dari gudang obat.
43
Hasil wawancara mengenai stok opname
Hasil wawancara terhadap proses stok opname pada gudang B
HP maupun gudang obat relatif sama dengan hasil observasi, yaitu sesuai
pernyataan berikut ini:
“untuk stok opname, kita hitung stok awal ditambah dengan obat masuk, maka
itulah hasil jumlah obat. Kemudian dihitung stok obat setiap apotek ditambah
sisa stok obat di gudang obat, maka itulah hasil akhir bulan. Setelah semuanya
sudah di dapat jumlahnya maka selanjutnya kita kurangkan dengan jumlah
obat dikurang hasil akhir bulan, maka dapatlah hasil stok opname.”
5. Pencatatan dan pelaporan
Hasil observasi mengenai pencatatan dan pelaporan
Berdasarkan hasil observasi diketahui bahwa formulir yang ada telah diisi
dengan cukup baik oleh para petugas RS Aloei Saboe. Untuk pencatatan dan
pelaporan, mereka membuat stok opname, jika ada obat yang kurang
dilaporkan ke kepala instalasi. Di RS Aloei Saboe merekap laporan dengan
menggunakan komputer. Jika ada yang salah maka petugas yang membuat
laporannya segera menelusuri kembali dan melaporkannya ke kepala instalasi.
Hasil wawancara mengenai pencatatan dan pelaporan
Hasil wawancara menyatakan bahwa untuk pencatatan dan pelaporan,
dibuatkan stok opname, jika ada yang kurang segera dilaporkan ke kepala
instalasi. Hal ini sesuai pernyataan Informan 2 (penanggung jawab gudang)
berikut:
44
“...kita buat dulu stok opname, jika ada yang kurang kita laporkan ke kepala
instalasi.”
4.2. Pembahasan
pembahasan diuraikan sesuai hasil penelitian pada bab sebelumnya, yaitu
mengenai faktor-faktor input/masukan (SDM, formulir, prosedur, serta sarana dan
prasarana) dan proses (penerimaan obat, pengaturan atau penyusunan stok obat,
pengeluaran obat, stok opname, serta pencatatan dan pelaporan) yang terkait
dengan gambaran penyimpanan obat di Rumah Sakit Prof. Dr. H. Aloei Saboe
pada tahun 2012.
4.2.1. Input/masukan
Input(masukan) merupakan bagian dari sistem yang menjadi awal dapat
berjalannya suatu sistem. Idealnya input/masukan yang baik dapat menunjang
terlaksananya proses secara baik dan menghasilkan output/keluaran yang optimal.
1. Sumber Daya Manusia (SDM)
a. Kecukupan dan kesesuaian SDM
Baik dari hasil wawancara maupun observasi menyatakan bahwa dari segi
jumlah SDM yang terlibat dalam proses penyimpanan obat di RS Aloei
Saboe masih kurang. Sumber daya manusia yang memiliki tugas dan
tanggung jawab yang terkait dengan penyimpanan obat terdiri dari 4
(empat) orang. Dimana setiap petugas memiliki tugas rangkap.
Para personil yang terlibat dalam proses penyimpanan obat di RS Aloei
Saboe memiliki latar belakang pendidikan yang masih perlu ditingkatkan.
Latar belakang pendidikan yang ada tidak menjadi penghambat pelaksanaan
45
proses penyimpanan obat karena pengetahuan dan keterampilan yang
dimiliki telah mencukupi. Pengetahuan dan keterampilan tersebut banyak
didapat dari pengalaman kerja yang cukup lama.
Kekurangan jumlah petugas yang paling dirasakan untuk proses
penyimpanan obat yaitu untuk petugas bagian gudang obat. Hampir semua
kegiatan di gudang BHP maupun di gudang obat dilaksanakan oleh hanya 1
orang petugas wanita selaku penanggung jawab gudang. Sebenarnya ada
petugas harian yang ikut membantu, namun bantuan yang diberikan lebih
bersifat ke arah fisik yaitu untuk mengangkut dus-dus obat dan
membersihkan gudang.
Dari penjelasan di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa terdapat
ketidakseimbangan antara jumlah SDM dengan beban kerjanya. Oleh karena
itu perlu adanya penambahan SDM terutama untuk bagian gudang obat.
Penambahan SDM dimaksudkan untuk membantu pelaksanaan harian saat
ini. Dimana petugas baru perlu menyesuaikan diri dengan situasi dan
kondisi di tempat kerjanya.
b. Kedisiplinan SDM
Dari segi kedisiplinan, berdasarkan hasil observasi diketahui bahwa
beberapa petugas sering meninggalkan tugasnya karena harus mengerjakan
tugasnya yang lain. Hal tersebut menyebabkan setiap tugas yang diberikan
tidak dapat dilakukan secara optimal. Namun bukan berarti petugas yang
ada kurang disiplin. Berdasarkan hasil wawancara ketidakdisiplinan SDM
dalam menjalankan tugasnya lebih disebabkan karena faktor-faktor tertentu
46
yang bisa dimaklumi seperti faktor fisik yang kurang memadai akibat faktor
usia, atau karena harus mengerjakan satu tugas yang mengharuskannya
meninggalkan tugas lain. Setiap petugas saling mengerti dan memahami
tugasnya masing-masing serta cukup menyadari bahwa tanggung jawab dan
kedisiplinan kerja harus dari diri sendiri.
2. Dokumen/Formulir
Berdasarkan hasil observasi, penelusuran dokumen dan wawancara terhadap
informan, diketahui bahwa ketersediaan formulir/dokumen untuk pencatatan
dan pelaporan pada proses penyimpanan obat di RS Aloei Saboe sudah
mencukupi. LPLPO (laporan pemakaian dan lembar permintaan obat), kartu
stok obat, buku penerimaan/pengeluaran obat, bahkan formulir pereturan obat
sudah tersedia. hanya formulir khusus pencatatan obat yang rusak/kadaluarsa
yang tidak tersedia.
Tidak tersedianya formulir pencatatan khusus untuk obat rusak atau kadaluarsa
memang tidak begitu menghambat proses penyimpanan obat karena pencatatan
obat rusak/kadaluarsa dapat dilakukan di kartu stok obat saat stok opname.
Namun akan lebih baik jika ada catatan obat rusak atau kadaluarsa tersendiri,
sehinga jenis dan jumlah rill obat yang rusak atau kadaluarsa dapat diketahui
lebih cepat dan akurat tanpa harus memeriksa dan menghitung ulang kartu stok
obat satu persatu, sesuai prosedur yang menyatakan bahwa adanya catatan akan
menghemat waktu untuk mengetahui bagaimana pergerakan persediaan obat.
47
3. Prosedur
Hasil observasi maupun hasil wawancara menyatakan bahwa prosedur
peyimpanan obat yang ada di RS Aloei Saboe sudah tersedia dengan materi
yang dinilai sudah cukup untuk pelayanan dan telah berjalan dengan baik.
Namun sangat disayangkan bahwa prosedur yang ada hanya disimpan dan
tidak disosialisasikan dengan baik.
Prosedur yang ada sebaiknya disosialisasikan dengan memampangnya di setiap
tempat penyimpanan obat atau disekitar area kerja petugas. Hal ini agar
petugas mendapat penyegaran atau pengetahuan baru mengenai prosedur
terkait dengan penyimpanan obat.
4. Sarana dan prasarana
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara mendalam diketahui bahwa RS
Aloei Saboe memiliki 2 gudang obat, yaitu gudang BHP yang terletak di
bagian belakang RS dan gudang obat yang terletak di dalam ruangan apotek.
Prosedur penyimpaan obat menyatakan bahwa obat harus selalu disimpan di
ruang penyimpanan yang layak. Bila obat rusak, mutu obat menurun akan
memberi pengaruh buruk bagi penderita. Oleh karena itu ketentuan mengenai
sarana penyimpanan yang baik perlu dipenuhi.
1. Gudang BHP
Hasil observasi terhadap gudang obat menunjukkan masih ada satu kriteria
yang belum terpenuhi dimana tidak tersedianya lemari khusus penyimpanan
obat yang rusak/kadaluarsa. Untuk kriteria yang lainnya sudah memenuhi
syarat.
48
Untuk prasarana lain yang tersedia yaitu meja, kursi, komputer, printer yang
dinilai sudah cukup menunjang terkait penyimpanan obat. Sementara alat
akomodasi untuk perpindahan obat dinilai sudah cukup memadai.
Permasalahan pada sarana dan prasarana yang ada tentu perlu mendapat
penambahan yaitu berupa lemari khusus penyimpanan obat yang rusak atau
kadaluarsa.
2. Gudang obat
Hasil observasi terhadap gudang kamar obat juga menunjukkan bahwa
beberapa kriteria untuk gudang yang baik belum terpenuhi yaitu bahwa
sebagian gudang penyimpanan terletak satu ruangan dengan apotek, jendela
tidak berteralis dan tidak dipasangi gorden, tidak tersedia lemari khusus
penyimpanan obat yang rusak atau kadaluarsa, tidak tersedianya alat
pemadam kebakaran disekitar gudang, serta ruangan untuk gudang kamar
obat belum memadai.
Hasil wawancara terhadap informan menyatakan bahwa kondisi gudang
kamar obat belum begitu memadai sehingga untuk proses penyimpanan
terkadang menemui hambatan tetapi tidak mengurangi mutu obat secara
signifikan karena rotasi obat cukup cepat sehingga jarang ditemui obat yang
rusak atau kadaluarsa.
5.2.2 Proses
Hasil penelitian menyatakan bahwa RS Aloei Saboe mempunyai 2 gudang
obat, yaitu gudang obat/gudang BHP yang terletak di bagian belakang rumah sakit
dan gudang obat yang terletak di dalam apotek. Oleh karena itu proses dari
49
penyimpanan obat pada gudang kamar obat yang telah diteliti akan dibahas secara
terpisah agar dapat lebih mudah dipahami.
1. Penerimaan obat
a. Penerimaan obat di gudang BHP
Proses penerimaan obat pada gudang obat sedikit berbeda dengan proses
penerimaan obat di gudang kamar obat. Pada gudang obat, obat yang
datang dari distributor diperiksa oleh panitia pemeriksa barang. Jika obat
sudah sesuai dengan pesanan maka dibuat berita acara ke bendaharawan
barang untuk kemudian diserahkan ke PPTK.
Pelaksanaan pemeriksaan obat yang datang sebelum obat diterima dan
disimpan adalah hal yang sudah sesuai dengan prosedur, dimana prosedur
pemeriksaan barang yang tertera pada dokumen SK menyatakan bahwa
pemeriksaan obat yang datang perlu dilakukan agar obat yang diterima
sesuai dengan yang dipesan oleh bagian pengadaan baik jumlah, kualitas
maupun spesifikasi yang telah ditetapkan.
Berdasarkan hasil wawancara yaitu bahwa obat yang dipesan dikirim
secara bertahap. Hal tersebut cukup baik untuk dilakukan dan
dipertahankan karena tidak hanya untuk disesuaikan dengan persediaan
distributor, namun juga untuk memudahkan proses pemeriksaan dan
penerimaan obat dimana pekerjaan menjadi tidak menumpuk sehingga
pekerjaan tidak tergesa-gesa dan hasilnya lebih memuaskan.
50
b. Penerimaan obat di gudang obat
Pada gudang kamar obat, obat yang datang dari gudang obat diperiksa
langsung oleh penanggung jawab gudang obat, bukan oleh panitia
pemeriksa barang karena obat yang diterima relatif sedikit dan untuk
hanya satu bulan pemakaian. Setelah obat diperiksa, maka dicatat jumlah
dan jenis obat apa yang diterima, kemudian disimpan di gudang kamar
obat.
2. Pengaturan dan penyusunan stok obat
a. Pengaturan dan penyusunan stok obat di gudang BHP
Hasil observasi pada gudang obat/gudang BHP menunjukkan bahwa tata
cara pengaturan dan penyusunan stok obat di gudang belum cukup baik
dimana ada beberapa yang belum sesuai prosedur. Hal-hal yang belum
sesuai prosedur yaitu bahwa obat cair, salep dan obat suntik disimpan tidak
beraturan dan obat yang rusak atau kadaluarsa hanya disimpan dalam dus
tapi masih dalam ruangan gudang obat/gudang BHP. Hal ini tentu akan
menyulitkan petugas baik dalam proses perhitungan, pengawasan maupun
pengendaliannya.
Penanggung jawab gudang obat diharapkan lebih sering meluangkan waktu
untuk datang ke gudang obat untuk mengatur persediaan obat.
b. Pengaturan dan penyusunan stok obat di gudang obat
Hasil observasi pada gudang obat menunjukkan bahwa tata cara pengaturan
atau penyusunan stok obat di gudang obat sudah cukup baik, namun masih
ada satu yang belum sesuai dengan standar ketentuan penyimpanan obat,
51
yaitu tablet, kapsul dan obat kering lainnya yang seharusnya diletakkan dan
dikelompokkan di rak atas pada kenyataannya ada yang disimpan di rak atas
dan ada yang di rak bawah.
Penanggung jawab gudang obat hampir selalu berada di gudang obat yang
bersatu dengan apotek untuk menjalankan tugasnya sebagai pelaksanaan
harian apotek, sehingga penanggung jawab gudang kamar obat masih dapat
mengawasi pergerakan persediaan obatnya walaupun ruangan tidak dikunci.
Namun saat penanggung jawab gudang obat tidak ada di tempat, petugas
lain tetap diperbolehkan mengambil obat asal ditulis dikartu stok. Walaupun
dilandasi rasa saling percaya, tapi dikhawatirkan ada obat hilang secara
sengaja seperti dicuri atau karena tidak sengaja seperti salah mencatat antara
jenis dan jumlah obat yang diambil dengan yang ditulis dikartu stok.
Pada dasarnya sistem penyimpanan dan pengaturan atau penyusunan stok
obat di gudang obat sudah cukup baik karena obat yang disimpan di gudang
obat relatif sedikit dengan perputaran yang sangat cepat yaitu satu bulan
sekali, sehingga walaupun prosedur-prosedur yang ada tidak dijalankan
dengan baik petugas masih dapat menemukan kembali, mengawasi dan
mengendalikan persediaan obatnya dengan cukup mudah. Mutu obat juga
masih terjaga dengan baik dengan belum pernah ditemukannya obat yang
rusak atau kadaluarsa di gudang obat.
52
3. Pengeluaran obat
a. Pengeluaran obat di gudang BHP
Proses pengeluaran atau distribusi obat yang dilakukan gudang BHP di RS
Aloei Saboe sudah berjalan dengan baik. Dimana sudah sesuai dengan hasil
perhitungan alokasi masing-masing depo/apotek. Proses pengeluaran obat
digudang BHP hanya dilakukan jika salah satu apotek ada yang memesan
obat.
Secara singkat, proses pengeluaran obat dari gudang BHP di RS Aloei
Saboe adalah sebagai berikut:
Gambar 3. Alur Pengeluaran Obat di Gudang BHP
b. Pengeluaran obat di gudang obat
Proses pengeluaran obat dari gudang obat untuk semua apotek yang ada di
RS Aloei Saboe lebih sederhana karena tidak memerlukan perhitungan
alokasi untuk masing-masing depo. Pengeluaran obat dilakukan sesuai
permintaan masing-masing depo/apotek.
Secara singkat, proses pengeluaran obat di gudang obat di RS Aloei Saboe
adalah sebagai berikut:
Catatan permintaan
gudang obat Gudang BHP
Obat dikeluarkan
(disesuaikan dengan
alokasi)
Catatan pengeluaran Catatan kartu
stok
Obat
didistribusikan
53
Gambar 4. Alur Pengeluaran Obat di Gudang Obat
4. Stok opname obat
a. Stok opname di gudang BHP
Proses stok opname yang dilakukan di gudang BHP yaitu dicatat jumlah
obat yang masuk, dicatat sisa stok obat per akhir bulan dan dicatat dari
masing-masing depo ditambah dengan sisa stok dicatat dari gudang BHP.
Pada gudang BHP tujuan dari dilakukannya stok opname yaitu
mencocokkan jumlah yang tertera dikartu stok obat dengan kenyataan yang
ada di gudang, mengetahui bagaimana kualitas obat, serta tanda tangan
masing-masing petugas pemberi dan petugas penerima. Bukti tanda terima
juga disediakan setelah obat sudah diterima dimasing-masing depo/apotek,
untuk mengetahui apakah obat yang diterima sesuai dengan catatan
pengambilan, atau terjadi kesalahan pengeluaran obat karena obat yang
keluar tidak dicek kembali, sehingga jika terjadi komplain maka dapat
dipertanggung jawabkan.
b. Stok opname di gudang obat
Proses yang dilakukan pada stok opname di gudang obat hampir sama
dengan proses stok opname di gudang BHP yaitu dicatat jumlah obat yang
masuk, dicatat sisa stok obat per akhir bulan dan dicatat dari masing-masing
Catatan permintaan dari
masing-masing depo/apotek Gudang Obat
Obat dikeluarkan dari
gudang obat
Catatan kartu stok
54
depo ditambah dengan sisa stok dicatat dari gudang obat. Hanya saja waktu
yang dibutuhkan jauh lebih singkat karena persediaan obat relatif sedikit
yaitu hanya untuk satu bulan pemakaian.
Tujuan dilakukannya stok opname obat di gudang obat pun hampir sama
dengan tujuan dilakukannya stok opname di gudang obat, yaitu
mencocokkan jumlah yang tertera dikartu stok obat dengan kenyataan yang
ada di gudang, mengetahui bagaimana kualitas obat, serta tanda tangan
masing-masing petugas pemberi dan petugas penerima.
Pelaksanaan stok opname yang dilakukan di gudang obat juga sudah cukup
baik dan sesuai prosedur dimana juga dilakukan secara teratur setiap satu
bulan sekali. Hasil stok opname akan digunakan untuk membuat LPLPO
bulanan dari gudang obat.
5. Pencatatan dan pelaporan
Pencatatan dan pelaporan data obat di RS merupakan rangkaian kegiatan dalam
rangka penatalaksanaan obat-obatan secara tertib, baik obat-obatan yang
diterima, disimpan, didistribusikan dan digunakan di RS.
Sarana pencatatan dan pelaporan di RS Aloei Saboe berupa formulir-formulir
seperti LPLPO, kartu stok obat dan formulir lainnya sudah tersedia dan cukup
memadai.
Pencatatan terhadap obat yang diterima, disimpan dan yang dikeluarkan
mingguan atau bulanan sudah cukup baik dimana kartu stok obat dan lembar
penerimaan/pengeluaran obat telah diisi sesuai ketentuan. Untuk pencatatan
terhadap pengeluaran harian obat dilakukan dengan baik, namun perekapannya
55
tidak dilakukaan setiap hari karena kesibukan petugas yang harus
menyelesaikan pekerjaannya yang lain.