bab iv diskripsi pekerjaan 4.1 analisa sistem surabayarepository.dinamika.ac.id/id/eprint/533/7/bab...
TRANSCRIPT
19
BAB IV
DISKRIPSI PEKERJAAN
4.1 Analisa Sistem
Menganalisa sistem merupakan langkah awal dalam membuat sistem baru.
Langkah pertama adalah melakukan wawancara dan pengamatan, dalam hal ini
sistem informasi penggajian pada PT. KARYA MANDIRI BERSAMA.
Wawancara dilakukan terhadap bagian-bagian yang berkaitan langsung dengan
proses, yaitu: bagian administrasi dan bagian Human Resources and Development
(HRD). Pengamatan dilakukan dengan cara observasi langsung ke lapangan untuk
melihat proses yang ada, dengan mengetahui proses yang ada diharapkan dapat
membangun sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan user. Hasil dari
wawancara yang dilakukan terhadap bagian-bagian yang berkaitan langsung
dengan proses, digambarkan oleh penganalisa melalui Dokumen Flow lama.
Penganalisa mendapatkan beberapa permasalahan yang dapat diambil melalui
Dokumen Flow lama. Permasalahan tersebut antara lain prosedur penggajian
manual sehingga tidak terdapat internal kontrol yang baik dan juga laporan yang
dihasilkanpun tidak akurat. Sebagaimana ynag terlihat pada Gambar 4.1 di
halaman 20.
Langkah selanjutnya setelah penganalisaan masalah melalui Dokumen
Flow, penganalisaan sistem baru dimulai dengan pembuatan Sistem Flow.
Pembuatan Sistem Flow merupakan pemvisualisasian sistem penggajian baru
yang akan dibuat. Sebagaimana yang terlihat pada Gambar 4.2 di halaman 21.
STIKOM S
URABAYA
20
Dokumen Flow Sistem Informasi Penggajian PT. KMB
DirekturBag PenggajianBag HRDPerusahaanKaryawan
Biodata PerusahaanBiodata
Karyawan
Mulai
Mencatat Daftar karyawan atau
perusahaan dan penentuan jabatan
Biodata Karyawan
Biodata Perusahaan
Daftar Perusahaan
Daftar Karyawan
Daftar Perusahaan
Daftar Perusahaan
Daftar KaryawanDaftar
KaryawanDaftar
Karyawan
Daftar Karyawan
Daftar Karyawan
Daftar Karyawan
Daftar Perusahaan
Daftar Perusahaan
Absensi karyawan
Daftar Gaji
Daftar Gaji
Mencatat gaji dan absensi
Absensi karyawan
Slip gaji
Laporan gaji karyawan
Slip gajiSlip gaji
Selesai
Mencetak slip gaji
Mencetak Slip gaji
Menghitung gaji karyawan
Daftar gaji dan absensi
Y
T
Membuat Laporan
Laporan gaji karyawan
STIKOM S
URABAYA
21
Gambar 4.1 Dokumen Flow Sistem Informasi Penggajian PT. KMB
Sistem Flow Sistem Informasi Penggajian PT. KMB
DirekturBag PenggajianBag HRDPerusahaanKaryawan
Biodata Karyawan
Slip gaji
Daftar Perusahaan
Daftar Karyawan
Mulai
Absensi karyawan
Laporan gaji karyawan
Laporan gaji karyawan
Daftar Perusahaan
Slip gaji
Biodata Perusahaan
Daftar Gaji
Daftar Karyawan
Absensi karyawanDaftar Gaji
Biodata Perusahaan
Biodata Karyawan
Daftar Karyawan
Input Daftar karyawan atau perusahaan dan
penentuan jabatan
M. Karyawan
M. Perusahaan
M. Bagian
Input gaji dan absensi
M. Karyawan
M. Perusahaan
M. Bagian
T. Absensi
T. Slip Gaji
Selesai
T. Slip Gaji
Menghitung Gaji Karyawan
T. Absensi
Mencetak slip gaji
Membuat slip gajiT. Slip Gaji
T. Absensi
Y
T
T. Slip Gaji
T. Absensi
Membuat laporan
STIKOM S
URABAYA
22
Gambar 4.2 Sistem Flow Sistem Informasi Penggajian PT. KMB
4.2 Mendesain Sistem
Desain sistem merupakan tahap pengembangan setelah analisis sistem
dilakukan, diantaranya Context Diagram, Hierarchy Input Output (HIPO), Data
Flow Diagram (DFD), Entity Relational Diagram (ERD) dan struktur tabel.
4.2.1 Context Diagram
Pada Context Diagram Sistem Informasi Penggajian Pada PT. Karya
Mandiri Bersama ini terdiri dari 5 entitas (bagian), yaitu perusahaan, karyawan,
bagian penggajian, direktur, dan bagian HRD. Kelima entitas ini memberikan
input data dan menerima output data yang diperlukan. Sebagaimana yang terlihat
dalam Gambar 4.3.
slip gaji karyawan
laporan g aji karyawan
laporan data perusahaan
laporan data karyawan
lembur
tunjangan
daftar print out gaji
total g aji peg awai
besaran gaji
id jabatan
jabatan karyawan
data karyawan
id karyawanid perusahaan
absensi karyawan
data perusahaan
0
Sistem Informasi Pengg ajian Perusahaan Outsourcing PT KM B
+
PerusahaanKaryawan
bagian HRD
Direktur
Bag ian Peng gajian
STIKOM S
URABAYA
23
Gambar 4.3 Context Diagram Sistem Informasi Penggajian PT. KMB
4.2.2 HIPO Sistem Informasi Penggajian
Hirarki input proses output merupakan alat perancangan sistem yang dapat
menampilkan seluruh proses yang terdapat pada suatu aplikasi tertentu dengan
jelas dan terstruktur. Gambar 4.4 merupakan HIPO dari Rancang Bangun Sistem
Informasi Penggajian Pada PT. Karya Mandiri Bersama.
1.1
Menginputkan
data perusahaan
1.2
Menginputkan
data jabatan
1.3
Menginput data
karyawan
3.1
Menginputkan
data transaksi
absensi
3.2
Menginputkan
data transaksi
gaji
3.3
Menghitung gaji
5.1
Membuat
laporan data
karyawan
5.2
Membuat
laporan data
perusahaan
5.3
Membuat
laporan daftar
gaji karyawan
1
menginput data
master
2
memberi
jabatan
karyawan
3
menginput data
transaksi gaji
absensi dan
mengghitung gaji
4
membuat slip
gaji
5
membuat
laporan
0
Sistem Informasi Penggajian
Perusahaan Outsourcing PT
KMB
Gambar 4.4 HIPO Rancang Bangun Sistem Informasi Penggajian Pada PT. Karya
Mandiri Bersama
4.2.3 DFD Level 0
Data Flow Diagram (DFD) adalah gambaran aliran informasi yang terlihat
dalam suatu prosedur (event) yang terdapat dalam suatu sistem. Data Flow
Diagram suatu sistem dapat diawali dengan Context Diagram yang menjelaskan
hubungan atau interaksi sistem dengan entitas-entitas yang mempunyai
keterkaitan dengan sistem.
Pada subsistem ini, pihak perusahaan menerima beberapa input yang
berkaitan dengan proses penggajian, diantaranya adalah input data perusahaan,
STIKOM S
URABAYA
24
karyawan, dan jabatan. Selain itu, perusahaan juga memberikan inputan berupa
absensi karyawan, lembur, tunjangan, dan besaran gaji. Setelah itu, bagian
penggajian menerima output berupa hitungan gaji masing-masing karyawan yang
selanjutnya akan dibuatkan printout atau slip gaji oleh bagian penggajian
sekaligus sebagai bahan laporan untuk direktur. Untuk proses lebih lengkapnya
terlihat pada Gambar 4.5.
data g aji
data g aji
data g aji
data jabatan
data karyawan
data perusahaan
data absensi
[laporan gaji karyawan]
[laporan data perusahaan]
[laporan data karyawan]
data absensi
data absensi[slip g aji karyawan]
[daftar print out g aji][total g aji pegawai]
[absensi karyawan][lembur]
[tunjang an]
[besaran g aji]
data jabatan
data karyawan
data perusahaan
[id jabatan]
data jabatan
data karyawan
data perusahaan[jabatan karyawan]
[data karyawan][id karyawan]
[data perusahaan]
[id perusahaan]Perusahaan
Karyawan
bagian HRD
Bag ian Peng g ajian
Direktur
1
menginput data master
+
1master
perusahaan
2 master karyawan
3 master jabatan
2
memberi jabatan karyawan
3
menginput data transaksi g aji absensi dan mengg hitung gaji
+
4
membuat slip g aji
4 transaksi absensi
5 transaksi slip g aji5
membuat laporan
+
Gambar 4.5 DFD Level 0 Sistem Informasi penggajian
4.2.4 DFD Level 1 Subsistem Input Data Master
Untuk subsistem ini, proses input data master akan terlihat lebih detail
yaitu masing-masing entitas diantarnya adalah perusahaan, bagian HRD, dan
karyawan memberikan input ke dalam sistem berupa data perusahaan, jabatan
STIKOM S
URABAYA
25
karyawan, dan data karyawan. Sedangkan untuk output yang diterima selanjutnya
disimpan dalam storage (arsip) master perusahaan, master karyawan, dan master
jabatan. Sebagaimana yang terlihat dalam Gambar 4.6.
[data jabatan]
[id karyawan]
[data karyawan]
[data karyawan][jabatan karyawan]
[data perusahaan][id perusahaan]
[data perusahaan]Perusahaan
Karyawan
bagian HRD
1 master perusahaan
2 master karyawan
3 master jabatan
1.1
Meng inputkan data perusahaan
1.2
Meng inputkan data jabatan
1.3
Meng input data karyawan
Gambar 4.6 DFD Level 1 Subsistem Input Data Master
4.2.5 DFD Level 1 Subsistem Input Data Transaksi
Untuk Proses yang terdapat pada subsistem ini meliputi input data-data
transaksi yang dibutuhkan oleh sistem penggajian yang masing dilakukan oleh
perusahaan. Sedangkan masukan yang diberikan oleh perusahaan berupa absensi
karyawan, besaran gaji, lembur, dan tunjangan serta keluaran yang dihasilkan oleh
sistem berupa total gaji karyawan, dimana keluaran tersebut diterima oleh bagian
penggajian. Sebagaimana yang terlihat dalam Gambar 4.7 di halaman 25.
4.2.6 DFD Level 1 Subsistem Pembuatan Laporan
Dalam subsistem pembuatan laporan ini, hanya terdapat proses yang
merupakan bagian akhir dari proses sistem penggajian ini yaitu pembuatan
berbagai laporan yang dibutuhkan baik oleh perusahaan maupun oleh bagian
STIKOM S
URABAYA
26
penggajian itu sendiri. Untuk proses yang lebih jelas dapat dilihat pada Gambar
4.8.
data absensi
data g aji
[total g aji pegawai]
[data g aji][lembur]
[tunjang an]
[besaran g aji]
[absensi karyawan] [data absensi]
Perusahaan
Bag ian Peng g ajian
4 transaksi absensi
5 transaksi slip g aji
3.1
Meng inputkan data transaksi absensi
3.2
Meng inputkan data transaksi g aji
3.3
Meng hitung g aji
Gambar 4.7 DFD Level 1 Subsistem input Data Transaksi
data karyawan
data perusahaan
[data gaji][data jabatan]
[data absensi]
[laporan gaji karyawan]
[data perusahaan] [laporan data perusahaan]
[laporan data karyawan][data karyawan]
Direktur
4 transaksi absensi
1 master perusahaan
2 master karyawan
3 master jabatan 5 transaksi slip g aji
5.1
Membuat laporan data karyawan
5.2
Membuat laporan data perusahaan
5.3
Membuat laporan daftar gaji karyawan
Gambar 4.8 DFD Level 1 Subsistem Pembuatan Laporan
STIKOM S
URABAYA
27
4.2.7 Entity Relational Diagram
Dibawah ini ERD dari sistem informasi penggajian PT. Karya Mandiri
Bersama, adalah sebagai berikut:
A. Conceptual Data model (CDM)
Conceptual Data model (CDM) dari sistem penggajian PT. Karya Mandiri
Bersama terdapat lima tabel. Masing-masing tabel mempunyai relasi ke tabel
yang lain seperti pada Gambar 4.9.
mempunyai
mendapatmengeluarkan
bekerja
memilikimembuat
master perusahaanid perusahaannama perusahaanalamat perusahaanbidang usaha
master karyawanid karyawannama karyawanjenis kelaminalamat karyawanno ktptgl lahirag amastatuspendidikan terakhirnama pendidikanpengalaman kerja
master jabatanid jabatannama jabatan
transaksi absensiid absensitahunbulanjumlah absensi
transaksi slip gajiid gajitahun_gbulan_ggaji pokokuang transuang makanjamsostek
Gambar 4.9 CDM Sistem Informasi Penggajian PT. KMB
B. Phsical Data Model (PDM)
Phsical Data Model (PDM) adalah hasil dari generate dari CDM. Data tabel
pada PDM inilah yang akan digunakan pada saat membuat aplikasi. PDM dari
sistem informasi penggajian dapat dilihat di Gambar 4.10 di halaman 28.
STIKOM S
URABAYA
28
ID_JABATAN = ID_JABATAN
ID_KARYAWAN = ID_KARYAWANID_PERUSAHAAN = ID_PERUSAHAAN
ID_PERUSAHAAN = ID_PERUSAHAAN
ID_KARYAWAN = ID_KARYAWANID_PERUSAHAAN = ID_PERUSAHAAN
MASTER_PERUSAHAANID_PERUSAHAAN varchar(10)NAMA_PERUSAHAAN varchar(25)ALAMAT_PERUSAHAAN varchar(35)BIDANG_USAHA varchar(25)
MASTER_KARYAWANID_KARYAWAN varchar(10)ID_PERUSAHAAN varchar(10)ID_JABATAN varchar(10)NAMA_KARYAWAN varchar(25)JENIS_KELAMIN char(1)ALAMAT_KARYAWAN varchar(35)NO_KTP varchar(15)TGL_LAHIR datetimeAGAMA varchar(10)STATUS varchar(15)PENDIDIKAN_TERAKHIR varchar(5)NAMA_PENDIDIKAN varchar(25)PENGALAMAN_KERJA varchar(35)
MASTER_JABATANID_JABATAN varchar(10)NAMA_JABATAN varchar(25)
TRANSAKSI_ABSENSIID_ABSENSI varchar(10)ID_PERUSAHAAN varchar(10)ID_KARYAWAN varchar(10)TAHUN varchar(4)BULAN varchar(15)JUMLAH_ABSENSI int
TRANSAKSI_SLIP_GAJIID_GAJI varchar(10)ID_PERUSAHAAN varchar(10)ID_KARYAWAN varchar(10)TAHUN_G varchar(4)BULAN_G varchar(15)GAJI_POKOK intUANG_TRANS intUANG_MAKAN intJAMSOSTEK int
Gambar 4.10 PDM Sistem Informasi Penggajian PT. KMB
4.2.8 Struktur Database
Struktur basis data yang diperlukan dalam pembuatan Aplikasi Rancang
Bangun Sistem Informasi Penggajian pada PT. Karya Mandiri Bersama adalah
sebagai berikut :
a. Nama Tabel : Master Karyawan
Primary Key : Id Karyawan
Foreign Key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data karyawan
STIKOM S
URABAYA
29
Tabel 4.1 Master Karyawan
No. Field Type Length Key
1 Id Karyawan Varchar 10 Primary Key
2 Nama Karyawan Varchar 25
3 Jenis Kelamin Character 1
4 Alamat Karyawan Varchar 35
5 No. Ktp Varchar 15
6 Tgl Lahir Date
7 Agama Varchar 10
8 Status Varchar 15
9 Pendidikan Terakhir Varchar 5
10 Nama Pendidikan Varchar 25
11 Pengalaman Kerja Varchar 35
b. Nama Tabel : Master Perusahaan
Primary Key : Id Perusahaan
Foreign Key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data perusahaan
Tabel 4.2 Master Perusahaan
No. Field Type Length Key
1 Id Perusahaan Varchar 10 Primary Key
2 Nama Perusahaan Varchar 25
3 Alamat Perusahaan Varchar 35
4 Bidang Usaha Varchar 25
STIKOM S
URABAYA
30
c. Nama Tabel : Master Jabatan
Primary Key : Id Jabatan
Foreign Key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data jabatan
Tabel 4.3 Master Jabatan
No. Field Type Length Key
1 Id Jabatan Varchar 10 Primary Key
2 Nama Jabatan Varchar 25
d. Nama Tabel : Transaksi Absensi
Primary Key : Id Absensi
Foreign Key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data transaksi absensi karyawan
Tabel 4.4 Transaksi Absensi
No. Field Type Length Key
1 Id Absensi Varchar 10 Primary Key
2 Tahun Varchar 4
3 Bulan Varchar 15
4 Jumlah Absensi Integer
e. Nama Tabel : Transaksi Slip Gaji
Primary Key : Id Gaji
Foreign Key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data transaksi slip gaji karyawan
STIKOM S
URABAYA
31
Tabel 4.5 Transaksi Slip Gaji
No. Field Type Length Key
1 Id Gaji Varchar 10 Primary Key
2 Tahun_g Varchar 4
3 Bulan_g Varchar 15
4 Gaji Pokok Integer
5 Uang Trans Integer
6 Uang Makan Integer
7 Jamsostek Integer
4.3 Mengimplementasikan Sistem
Mengimplementasikan sistem merupakan tahap pengujian dimana desain
sistem dapat berjalan dengan baik. Implementasi dilakukan oleh dua orang, yaitu
penganalisa sistem dan pendesain input output. Desain form yang telah dibuat
oleh pendesain input output cukup sesuai untuk mengimplementasikan sistem,
sehingga tidak membutuhkan banyak perubahan.
4.3.1 Kebutuhan Sistem
Pada tahap ini, dijelaskan mengenai implementasi dari perangkat lunak
yang harus dipersiapkan oleh pengguna.
Adapun perangkat lunak yang digunakan, yaitu:
1. Microsoft Visual Basic.NET 2005
2. Microsoft SQL Server 2005
3. Crystal Report for Visual Studio.NET.
4. Windows Xp.
STIKOM S
URABAYA
32
Untuk perangkat keras, minimal pengguna harus mempersiapkan
spesifikasi sebagai berikut:
1. PC dengan prosessor minimal 800 Mhz.
2. Memory minimal 256 Mbytes.
3. Harddisk 40 Gbytes.
4.3.2 Hasil Implementasi
Implementasi yang dilakukan oleh penganalisa sistem dengan pendesain
input output menghasilkan desain program.
4.4 Melakukan Pembahasan Terhadap Hasil Implementasi Sistem
4.4.1 Instalasi Program
Dalam tahap ini, pengguna harus memperhatikan dengan benar terhadap
penginstalan perangkat lunak. Berikut langkah-langkah penginstalan:
1. Install Microsoft SQL Server 2005
2. Install Microsoft Visual Basic.NET 2005.
4.4.2 Penjelasan Pemakaian
Tahap ini merupakan langkah-langkah dari pemakaian aplikasi “Rancang
Bangun Sistem Informasi Penggajian Pada PT. Karya Mandiri Bersama” . Berikut
sub-sub pembahasan pemakaian:
1. Form Log In
“Menu Login” merupakan menu identifikasi pengguna dari program pada
saat itu. Menu ini berguna dalam memberikan otorisasi pemakaian program
ini. Menu Login dapat dilihat pada Gambar 4.11 di halaman 33.
STIKOM S
URABAYA
33
Gambar 4.11 Form Login
2. Menu Main Form
“Menu Main Form” merupakan form yang terdapat “Menu” terdiri dari Login,
Tambah User, Ganti Password, Logout, dan Exit. Menu lain yang terdapat
dalam “Menu Main Form” ini adalah “Form Master” yang terdiri dari
Perusahaan, Jabatan, dan Karyawan. “Menu Main Form” juga merupakan
form untuk pengguna yang ingin melakukan “Form Transaksi” terdiri dari
Absensi dan Gaji. Serta “Laporan” yang berisi berbagai laporan yang
dihasilkan dari sistem informasi penggajian ini (Daftar Karyawan, Daftar
Perusahaan, Daftar Gaji Absensi) dan “Cetak Slip Gaji”. Menu Main Form
dapat dilihat pada Gambar 4.12 di halaman 34.
STIKOM S
URABAYA
34
Gambar 4.12 Form Main Menu
3. Tambah User
Form “Tambah User” ini digunakan untuk pengguna yang ingin menambah
user (pengguna) dalam penggunaan sistem informasi penggajian ini. Menu
“Tambah User” dapat dilihat pada Gambar 4.13.
Gambar 4.13 Form Tambah User
STIKOM S
URABAYA
35
4. Ganti Password
Form “Ganti Password” ini digunakan oleh pengguna yang ingin mengubah
password yang dimilikinya dengan cara memasukkan password lama dan
password baru sebagai pengganti password yang lama dan di save. Form
“Ganti Password” dapat dilihat pada Gambar 4.14.
Gambar 4.14 Form Ganti Password
5. Form Master Perusahaan
“Form Perusahaan” untuk memasukkan data perusahaan yang baru. “Form
Perusahaan” dapat dilihat pada Gambar 4.15.
Gambar 4.15 Form Perusahaan
STIKOM S
URABAYA
36
6. Form Master Jabatan
“Form Jabatan” untuk memasukkan data jabatan karyawan yang baru. “Form
Jabatan” dapat dilihat pada Gambar 4.16.
Gambar 4.16 Form Jabatan
7. Form Master Karyawan
“Form Karyawan” untuk memasukkan data karyawan yang baru. “Form
Karyawan” dapat dilihat pada Gambar 4.17 di halaman 37.
STIKOM S
URABAYA
37
Gambar 4.17 Form Karyawan
8. Form Transaksi Absensi
“Form Absensi” digunakan untuk memasukkan jumlah absensi atau kehadiran
masing-masing karyawan pada setiap perusahaan yang menjadi mitra kerja
PT. Karya Mandiri Bersama ini berdasarkan periode waktu yang bsedang
berlaku. Sebagaimana yang terlihat pada Gambar 4.18 dan Gambar 4.19.
Gambar 4.18 Form Periode Tahun dan Bulan
Gambar 4.19 Form Absensi
STIKOM S
URABAYA
38
9. Form Transaksi Gaji
“Form Gaji” digunakan untuk memasukkan total dari besarnya gaji yang
dimiliki oleh setiap karyawan berdasarkan periode waktu yang sedang
berlaku. Sebagaimana yang terlihat pada Gambar 4.20 dan Gambar 4.21.
Gambar 4.20 Form Periode Tahun dan Bulan
Gambar 4.21 Form Gaji
10. Form Laporan Daftar Karyawan
“Form Laporan Daftar Karyawan” ini merupakan form laporan yang didesain
untuk manampilkan laporan daftar karyawan yang berada dalam database
sistem informasi penggajian ini (karyawan yang terdaftar dan menjadi
karyawan pada PT. Karya Mandiri Bersama). Sebagaimana yang terlihat pada
Gambar 4.22 di halaman 39.
STIKOM S
URABAYA
39
11. Laporan Daftar Perusahaan
“Form Laporan Daftar Perusahaan” ini merupakan merupakan form laporan
yang didesain untuk manampilkan laporan daftar perusahaan yang menjadi
mitra kerja atau bekerja sama dengan PT. Karya Mandiri Bersama.
Sebagaimana yang terlihat pada Gambar 4.23 di halaman 40.
12. Laporan Daftar Gaji Absensi
“Form Laporan Daftar Gaji Absensi” ini merupakan merupakan form laporan
yang didesain untuk manampilkan laporan daftar gaji yang diperoleh oleh
setiap karyawan berdasarkan jumlah absensi yang dimasukkan ke dalam
sistem informasi penggajian ini. Sebagaimana yang terlihat pada Gambar 4.24
di halaman 40.
Gambar 4.22 Laporan Daftar Karyawan
STIKOM S
URABAYA
40
Gambar 4.23 Laporan Daftar Perusahaan
Gambar 4.24 Laporan Daftar Gaji Absensi
13. Form Cetak Slip Gaji
“Form Cetak Slip Gaji” ini merupakan merupakan form laporan yang didesain
untuk manampilkan slip gaji yang diperuntukkan bagi setiap karyawan pada
saat pengambilan gaji sehingga karyawan dapat mengetahui secara terinci dan
STIKOM S
URABAYA
41
jelas mengenai jumlah gaji yang diperoleh. Sebagaimana yang terlihat pada
Gambar 4.25.
Gambar 4.25 Form Slip Gaji
STIKOM S
URABAYA