bab iv deskripsi pekerjaan 4.1 pelaksanaan...
TRANSCRIPT
34
BAB IV
DESKRIPSI PEKERJAAN
4.1 Pelaksanaan Kegiatan
Pelaksanaan Proyek Akhir berlangsung selama 60 (enam puluh) hari, 480
jam. Dalam kurun waktu 3 (bulan) bulan ini, program Proyek Akhir yang
dilaksanakan pada bagian Customer Services PT SIER (Persero) yang
dilaksanakan pada :
Tanggal : 27 Desember 2016 – 31 Maret 2017
Tempat : Bagian Customer Services PT SIER (Persero)
Peserta : Indah Gita Cahyani
NIM : 14390150003
Dalam pelaksanaan Proyek Akhir yang berlangsung dalam kurun watu
tiga bulan di PT SIER (Persero), berikut ini adalah metode penulisan yang
digunakan untuk menyelesaikan laporan Proyek Akhir pada bagian Customer
Services PT SIER (Persero).
4.2 Metode Penulisan
a. Studi observasi, yaitu dengan melakukan pengamatan dan mempelajari secara
langsung pada Bagian Customer Services PT SIER (Persero).
b. Wawancara, yaitu dengan melakukan Tanya jawab dengan Kepala Bagian
pada tempat pelaksanaan Proyek Akhir yaitu pada bagian Customer Services
PT SIER (Persero)
35
c. Studi literature atau perpustakaan, yaitu dengan mencari referensi dan membaca
literature dan buku-buku yang mendukung penyelesaian laporan Proyek Akhir yang
tersedia di perpustakaan.
d. Penyusunan laporan, yaitu membuat laporan setelah melakukan kegiatan Proyek Akhir
yang merupakan tugas akhir perkuliahan.
e. Konsultasi (Bimbingan), yaitu dengan mengajukan laporan secara bertahap kepada dosen
pembimbing atas hasil laporan Proyek Akhir yang telah dilaksanakan.
4.3 Pengelolaan Surat Masuk pada bagian Customer Services PT SIER (Persero) dengan Menggunakan Aplikasi Microsoft Access 4.3.1. Alur Surat Masuk
PT SIER (persero) merupakan perusahaan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang
mengelolah kawasan industri. Pada PT SIER (Persero) memiliki beberapa bagian salah
satunya yaitu bagian Customer Services yang memiliki berbagai tugas dan salah satunya
adalah mengarsipkan data surat masuk. Dalam seharinya suat masuk yang diterima rata-rata
20 surat masuk perhari baik itu untuk karyawan PT SIER (persero) maumpun untuk
perusahaan yang ada di gedung Wisma Sier. Selain hal tersebut tugas dari bagian Customer
Services PT SIER (Persero) akan semakin padat jika ada karyawan PT SIER (Persero)
maupun perusahaan yang ada di gedung Wisma Sier menanyakan tentang surat masuk
tersebut. Informasi yang bisa ditanyakan yaitu kapan surat masuk tersebut diterima dan siapa
penerimannya serta apakah sudah pernah menerima surat masuk yang dimaksud.
Mengingat begitu padatnya proses bisnis yang dilakukan oleh bagian Customer
Services PT SIER (Persero) maka penulis membuat sebuah aplikasi sederhana untuk
pengelolaan data surat masuk tersebut. Aplikasi tersebut menggunakan fasilitas yang dimiliki
oleh aplikasi Microsoft Access yaitu dengan menggunakan fasilitas Form. Dengan
menggunakan fasilitas Form maka akan bisa membuat sebuah aplikasi yang dapat digunakan
36
untuk pengelolaan surat masuk dan akan memudahkan juga dalam pencarian datanya apabila
suatu saat nanti membutuhkan informasi data surat masuk tersebut. Pada gambar 4.1
merupakan alur dokumen surat masuk mulai dari penerimaan surat masuk, pengarsipan data
dan pendistribusian surat masuk ke penerima yang sesungguhnya. Sedangkan pada gambar
4.2 merupakan alur sistem pengelolaan surat masuk.
Alur Dokumen Surat Masuk
Kurir Customer Services Penerima Surat
Mulai
Mengirim surat
Surat masuk
Memeriksa surat yang diterima
Sesuai?TidakSurat Masuk
Menuliskan data surat di
buku agenda
Mendistibusikan surat ke
penerima
Selesai
Ya
Surat Masuk
Surat masuk
Buku agenda surat masuk
Merekap surat masuk di Ms. Excel
38
Alur Pengarsipan Data Surat Masuk
Kurir Customer Services Penerima Surat
Mulai
Mengirim surat
Surat masuk
Memeriksa surat yang diterima
Sesuai?TidakSurat Masuk
Menuliskan data surat di
buku agenda
Merekap data surat masuk di Ms.
Access
Mendistibusikan surat ke
penerima
Selesai
Ya
Buku agenda surat masuk
Surat Masuk
Surat Masuk
Gambar 4. 2 Alur Sistem Pengelolaan Surat Masuk
39
Alur dokumen surat masuk dan alur sistem pengelolaan surat masuk pada bagian
Customer Services dimulai dari kurir mengirimkan surat pada bagian Customer Services,
selanjutnya bagian Customer Services akan memeriksa surat tersebut yang meliputi identitas
dan alamat. Pemeriksaan tersebut bertujuan untuk memastikan apakah surat tersebut benar
untuk Customer Services atau tidak. Untuk selanjutnya jika surat tersebut tidak sesuai maka
akan dikembalikan ke kurir yang mengantar dan apabila surat tersebut sesuai maka bagian
Customer Services akan menerima surat tersebut. Apabila surat tersebut sudah diterima maka
poroses selanjutnya yaitu bagian Customer Services akan menuliskan data surat masuk
tersebut ke buku agenda surat masuk Customer Services PT Surabaya Industrial Estate
Rungkut (Persero). Pada gambar 4.3 dapat dilihat nampak depan buku agenda dan pada
gambar 4.4 nampak dalam buku agenda Customer Services PT Surabaya Industrial Estate
Rungkut (Persero).
Gambar 4. 3 Nampak depan buku agenda surat masuk
40
Gambar 4. 4 Nampak dalam buku agenda surat masuk
Dalam buku agenda surat masuk Customer Services ada beberapa kolom untuk
keterangan surat masuk. Kolom-kolom tersebut meliputi tanggal surat masuk, nama pengirim
surat, nama penerima surat yang dituju dan tanda tangan penerima surat. Untuk proses
pengelolaan selanjutnya yaitu pada pukul 15.00 WIB bagian Customer Services akan
mendistribusikan surat tersebut ke penerima yang sesungguhnya yaitu karyawan PT
Surabaya Industrial Estate Rungkut (Persero) dan perusahaan yang ada di gedung Wisma
Sier. Selanjutnya setelah mendistribusikan surat maka bagian Customer Services akan
mengarsipkan data surat masuk tersebut ke aplikasi Microsoft Excel untuk proses alur
dokumen surat masuk. Sedangkan untuk alur sistem pngelolaan surat masuk pengarsipannya
dilakukan pada aplikasi Microsoft Access. Dimana data tersbut berdasarkan data yang ada
pada buku agenda surat masuk.
4.3.2. Pembuatan aplikasi form Microsoft Access
Sebelum melakukan pengarsipan data surat masuk pada bagian Customer Services PT
Surabaya Industrial Estate Rungkut (Persero), langkah yang harus dilakukan yaitu membuat
41
aplikasi dari Microsoft Acces yang nantinya akan digunakan untuk pengarsipan tersebut.
Dalam pembuatan aplikasi tersebut ada langkah-langkah yang harus dilakukan, berikut
merupakan langkah- langkah pembuatan form pengarsipan data surat masuk:
1. Langkah pertama yang harus dilakukan adalah membuka aplikasi Microsoft Access,
aplikasi tersebut merupakan bagian dari Microsoft Office Profesional. Untuk membuka
aplikasi Microsoft Access langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:
a. Klik menu “start” yang ada ada pada komputer
b. Pilih “All Program”
c. Pilih “Microsoft Office”
d. Klik “Microsoft Access”
Dengan langkah tersebut maka aplikasi Microsoft Access akan terbuka, dan pada gambar
4.4 merupakan tampilan awal dari aplikasi Microsoft Access.
Gambar 4. 5 Tampilan awal dari aplikasi Microsoft Access
2. Langkah kedua yang harus dilakukan adalah memilih “blank database”, dan membuat
nama file, selanjutnya klik “create”. Pada gambar 4.5 dapat dilihat proses yang dimaksud.
42
Gambar 4. 6 Membuat nama file
3. Selanjutnya yang dilakukan adalah membuat tabel terlebih dahulu dengan cara
menggunkan “Table Design” yang ada di dalam menu create, dengan fasilitas tersebut
dapat membuat field baru sesuai yang dibutuhkan, dalam hal ini filed yang dibutuhkan
yaitu sebagai berikut:
43
Tabel 4. 1 Type data field Nama Field Tipe data Keterangan
Tanggal Masuk Date/time Data yang dimasukan berupa tanggal dan sesuai dengan format yang ada.
Pengirim Text Datanya yang dimasukan harus berupa text.
Penerima Text Data yang dimasukan berupa tanggal dan sesuai dengan format yang ada.
Sudah diterima/belum Yes/no Jika yes dicentang, dan jika no tidak
dicentang
Nama Penerima Text Datanya yang dimasukan harus berupa text.
Tanggal Diterima Date/time Data yang dimasukan berupa tanggal dan sesuai dengan format yang ada.
Seletah membuat field yang dibutuhkan maka tabel tersebut harus disimpan dengan cara
klik kanan klik ”save” dan diberi nama “Rekap Surat Masuk/Keluar”. Pada gambar 4.6
dapat dilihat hasil dari pembuatan field.
Gambar 4. 7 Hasil dari pembuatan field
4. Setelah membuat tabel surat masuk dan surat keluar maka langkah selanjutnya adalah
membuat form untuk memasukan datanya. Pembuatan form ini dapat dilakukan dengan
cara memanfaatkan fasilitas “Form Wizard” yang ada dalam menu “create”. Langkah-
langkahnya yaitu:
a. Klik form wizard dan akan muncul kotak dialog, data yang ada di-alvailable fields
harus dipindahkan semua ke-.selected fields dan klik next.
44
Gambar 4. 8 Proses pembuatan form (1)
b. Selanjutnya maka akan ada kotak dialog lagi yang dipilih adalah “columnar” dan klik
next.
Gambar 4. 9 Proses pembuatan form (2)
c. Selanjutnya akan muncul kotak dialog lagi dan yang harus dipilih adalah “Modify the
form’s design” dan klik finish.
45
Gambar 4. 10 Proses pembuatan form (3)
d. Setelah diklik finish maka akan muncul form yang siap untuk diedit dan ditambahkan
button sesuai dengan yang dibutuhkan, dalam pembuatan ini button yang dibutuhkan
yaitu:
Tabel 4. 2 Button form wizaard
Nama Button Kegunaan Go to first record Mencari data yang paling awal Go to last record Mencari data yang paling akhir Next record Melnjutkan pengentrian Previous record Melihat data sebelumnya Save record Menyimpan data Delete record Menghapus data Find record Mencari data Undo record Membatalkan jika ada pengentrian yang salah Print record Mencetak penyimpanan arsip
Untuk menyisipkan button maka yang harus dilakukan yaitu menggunakan fasilitas
button yang ada di menu design, dengan cara:
a) Klik fasilitas button dan drag di halaman yang diinginkan, maka akan muncul kotak
dialog untuk memilih button apa yang ingin digunakan dan jika sudah ditentukan
maka klik next.
46
Gambar 4. 11 Command Button Wizard (1)
b) Setelah diklik next maka akan muncul kotak dialog lagi, untuk menentukan button
tersebut berupa gambar atau tulisan, tapi untuk kali ini menggunakan gambar,
setelah memilih “Picture” maka klik finish.
Gambar 4. 12 Command Button Wizard (2)
e. Dengan cara tersebut maka button sudah bisa digunakan sesuai dengan fungsinya.
5. Langkah selanjutnya adalah membuat menu Home, langkah-langkahnya adalah sebagai
berikut:
a. Klik menu “database tools” selanjutnya klik “Swichboard Manager”
47
Gambar 4. 13 Menu Swichboard Manager
b. Selanjutnya akan muncul kotak dialog seperti pada gambar 4.13, dan klik “Ýes”.
Gambar 4. 14 Kotak dialog Swichboard Manager
c. Selanjtnya akan muncul Window seperti pada gambar 4.14 dan klik “Edit”
Gambar 4. 15 Window swichboard Manager
d. Selanjutnya memberi nama untuk Swichboard-nya dengan nama “Customer Services”,
dan klik “New” untuk menambahkan menu-menu yang nantinya akan ditampilkan.
Untuk langkah tersebut dapat dilihat pada gambar 4.15.
48
Gambar 4. 16 Window edit swichboard page
e. Untuk selanjutnya akan muncul window edit Swichboard seperti pada gambar 4.16 dan
memberi nama menu dengan nama “Entry Data” yang dipergunakan untuk meng-
entry-kan data surat masuk. Selanjutnya memilih Command-nya “Open form in add
mode” dan untuk Report pilih “Rekap surat masuk”. Selain itu dengan cara yang sama
juga membuat menu “Search Data”dengan Command “Open form in edit mode”.
Untuk langkah selanjutnya klik “OK”
Gambar 4. 17 Window edit Swichboard item
f. Untuk langkah yang terakhir adalah klik “Close” dan klik “close” lagi dapat dilihat
pada gambar 4.17.
49
Gambar 4. 18 Window edit Swichboard item untuk Close
6. Selanjutnya untuk menjalankannya yang dilakukan adalah sebagai berikut:
a. Klik kanan form Swichboard dan klik “Open” seperti pada gambar 4.18.
Gambar 4. 19 Langkah untuk membumbuka Swichboard
b. Selanjutnya akan muncul menu home seperti pada gambar 4.19.
50
Gambar 4. 20 Tampilan home rekap data surat masuk
4.3.3. Proses Pengarsipan dan pencarian Data Surat Masuk
Setelah membuat aplikasi untuk pengarsipan data surat masuk pada bagian Customer
Services PT Surabaya Industrial Estate Rungkut (Persero) dan menerima surat, maka bagian
Customer Services harus mengarsipkan data tersebut untuk keperluan tertentu. Keperluan
yang dimaksud yaitu apabila suatu saat ada karyawan PT Surabaya Industrial Estate Rungkut
(Persero) atau perusahaan yang ada di gedung Wisma Sier membutuhkan tentang informasi
surat yang dimaksud. Informasi yang bisa ditanyakan yaitu tanggal berapa masuknya surat
yang dimaksud dan diterima siapa, serta apakah sudah pernah menerima surat masuk yang
dimaksud. Untuk langkah-lamgkah yang dilakukan dalam pengarsipan data surat masuk
yaitu:
1. Membuka aplikasi yang sudah dibuat.
2. Mengentrikan data sesuai dengan apa yang ada di form pengarsipan tersebut, sesuai
dengan data yang ada dibuku agenda dengan cara sebagai berikut:
a. Membuka form Swichboard.
51
b. Jika mengentrikan data maka klik menu “enrty data”, seperti pada gambar 4.20.
Gambar 4. 21 langkah untuk Éntry data
c. Untuk mencari data klik menu “Search Data”, seperti pada gambar 4.21.
Gambar 4. 22 Langkah untuk mencari data
d. Selanjutnya akan muncul form seperti pada gambar 4.22
52
Gambar 4. 23 Tampilan form entry data dan mencari data
3. Untuk menyimpan perekapan tersebut klik button “save”
4. Untuk melakukan pengentrian selanjutnya klik button “Add record”
5. Untuk mencari data klik button “Find Record”
6. Jika ingin kembali ke menu home klik button “back to home”
Dengan proses tersebut maka akan didapatkan suatu pengarsipan yang runtut
berdasarkan kronologis data surat masuk pada bagian Customer Services PT Surabaya
Industrial Estate Rungkut (Persero). Pada gambar 4.25 dapat dilihat gambar dari rekapitulasi
data surat masuk.
53
Gambar 4. 24 Rekapitulasi Arsip data surat masuk
4.4 Tugas-tugas yang dikerjakan
Pada saat melakukan kegiatan Proyek Akhir di bagian Customer Services PT SIER
(Persero) mengerjakan tugas-tugas yaitu:
Tabel 4. 3 Tugas-tugas yang dikerjakan No Tugas 1 Menerima surat masuk dan pendistribusiannya 2 Menerima proposal dan mendisposisi ke bagian umum 3 Handling telephone 4 Merekap data surat masuk, proposal dan telepon keluar 5 Resepsionis office 6 Menyiapkan Meeting Room 7 Men-scan dan foto copy dokumen 8 Mengirim dan menerima fax 9 Menerima komplain dari penyewa dan investor serta merekapnya
4.4.1 Menerima Surat Masuk dan Pendistribusiannya
Salah satu tugas yang sering dilakukan oleh bagian Customer Services PT Surabaya
54
Industrial Estate Rungkut (Persero) adalah menerima surat dari perusahaan lain. Surat
tersebut tidak hanya diperuntukan untuk karyawan PT Surabaya Industrial Estate Rungkut
(Persero), namun juga untuk perusahaan yang ada di gedung Wisma Sier. Tugas dari bagian
Customer Services adalah memilah surat dan menelitinya. Pemilihan surat tersebut terkait
apakah sesuai dengan alamat yang dituju. Jika surat tersebut sesuai, maka Customer Services
akan menerima surat tersebut. Proses selanjutnya adalah, Customer Services akan menuliskan
surat masuk pada buku agenda Customer Services. Pencatatan meliputi tanggal surat masuk,
nama pengirim, nama penerima surat dan tanda tangan penerima surat yang dituju. Pencatatat
ini yang nantinya akan direkap untuk keperluan jika suatu saat nanti ada yang menanyakan
informasi surat yang telah duterima oleh bagian Customer Services.
Sesuai dengan uraian diatas bahwa salah satu tugas dari Customer Services adalah
menerima surat, akan tetapi tugas tersebut tidak berhenti sampai disitu. Customer Services
juga bertugas mendistribusikan surat tersebut sampai pada penerimanya. Pendistribusian surat
untuk penerima yang sesunguhnya biasanya dilakukan pukul 15.00 WIB karena pada jam
tersebut sudah tidak ada kurir yang mengirimkan surat lagi. Pendistribusian tersebut tidak
hanya dilakukan pada pukul 15.00 WIB, bagian Customer Services harus bisa memilah surat
apakah surat tersebut harus didistribusikan langsung apakah pukul 15.00 WIB.
Pendistribusian yang dilakukan langsung biasanya surat yang bersifat penting dan segera, dan
semua surat yang diperuntukan untuk direksi PT SIER (Persero) .
4.4.2 Menerima Proposal dan Mendisposisi Ke Bagian Umum
Bagian Customer Services PT Surabaya Industrial Estate Rungkut (Persero) selain
memiliki tugas untuk menerima surat juga memiliki tugas untuk menerima proposal. Proposal
yang dimaksud adalah proposal sponsorship dan proposal magang. Akan tetapi bagian
Customer Services tidak sekedar hanya menerima proposal saja akan tetapi juga harus
memberikan bukti terima proposal. Tanda bukti terima proposal tersebut bertujuan agar tidak
55
ada yang menyalah gunakannya dan pengirim proposal bisa melakukan follow-up untuk
proposalnya. Pada gambar 4.16 dapat dilihat contoh dari tanda terima proposal. Selanjutnya
bagian Customer Services harus membuat lembar disposisi proposal yang diterima dan
merekapnya dibuku agenda proposal Customer Services. Pada gambar 4.17 dapat dilihat
lembar disposisi proposal yang dimiliki oleh PT Surabaya Industrial Estate Rungkut
(Persero).
Gambar 4. 25 Tanda terima proposal PT SIER (Persero)
56
Gambar 4. 26 Lembar disposisi PT SIER (Persero)
Selanjutnya yang harus dilakukan bagian Customer Services adalah memberikan
proposal tersebut ke bagian umum. Proses pendistribusian tersebut dilakukan bersamaan
dengan pendistribusian surat pada pukul 15.00 WIB.
4.4.3 Handling Telephone
Handling telephone merupakan salah satu tugas Customer Services yang penting karena
kegiatan ini merupakan yang sering dilakukan oleh bagian Customer Services PT Surabaya
Industrial Estate Rungkut (Persero). Kegiatan telepon yang biasanya dilakukan yaitu
menerima telepon dan menyambungkan ke nomor tujuan yang dimaksud serta melakukan
telepon keluar dan menyambungkannya.
4.4.4 Merekap Data Surat Masuk, Proposal dan Telepon Keluar
1. Merekap data surat masuk
Customer Services akan mendistribusikan surat dan memberikan catatan setelah pukul
57
15.00 WIB. Hal ini dikarenakan lebih dari pukul 15.00 WIB sudah tidak ada kurir yang
mengirimkan surat. Proses selanjutnya, Customer Services merekap data surat masuk
yang ada di buku agenda ke aplikasi Microsoft Excel. Perekapan tersebut bertujuan untuk
memudahkan Customer Services apabila suatu saat nanti ada yang membutuhkan
mengenai informasi data surat tersebut. Informasi yang sering ditanyakan yaitu kapan
surat yang dimaksud diterima, apakah sudah menerima surat yang dimaksud dan
sebagainya.
2. Merekap data proposal
Sama seperti surat masuk proposal yang diterima oleh bagian Customer Services juga
harus direkap. Perekapan tersebut bertujuan apabila ada seseorang yang mengirimkan
proposal tersebut melakukan follow-up. Dengan perekapan yang dilakukan maka bagian
Customer Services akan dengan mudah dan cepat mencari data yang dicarinya.
Salah satu tugas dari Customer Services tidak hanya sekedar melakukan Handling
Telephone, akan tetapi juga harus merekap data telepon keluar. Data yang direkap adalah
nomor dan nama tujuan, nama penelepon, nomor extention penelpon, kebutuhan dan juga
keteragan.
4.4.5 Receptionist Office
Selanjutnya salah satu tugas dari bagian Customer Service adalah sebagai Recepsionist
Office. Tugas-tugas yang dilakukan yaitu menerima tamu yang akan berkunjung ke
perusahaan yang menyewa di gedung perkantoran Priority Office, tidak hanya itu juga tamu
untuk karyawa PT Surabaya Industrial Estate Rungkut (Persero). Akan tetapi sebagai
Recepsionist Office juga selektif dalam memilah tamu. Tidak semua tamu bisa bertemu
dengan karyawan yang dituju apabila untuk karyawa PT Surabaya Industrial Estate Rungkut
(Persero) harus membuat janji sebelumnya. Untuk perusahaan yang menyewa di gedung
perkantoran Priority Office sebagai Recepsionist office harus menanyakan kepada
58
perusahaan yang bersangkutan apakah bersedia menemuinya atau tidak.
Selain uraian di atas sebagai Recepsionist Office juga harus bisa menjawab segala
pertanyaan yang dilontarkan oleh pelanggan ataupun tamu yang datang dengan baik. Hal
yang sering ditanyakan oleh pelanggan adalah mengenai produk dan layanan yang dimiliki
oleh PT Surabaya Industrial Estate Rungkut (Persero) sehingga harus memahami produk
yang dimiliki perusahaan. Hal-hal yang sering ditanyakan yaitu mengenai persewaan
perkantoran yang ada di gedung Wisma Sier, persewaan gudang dan pabrik yang ada di area
SIER, SIEB dan PIIER.
4.4.6 Menyiapkan Meeting Room
Selain tugas-tugas diatas bagian Customer Services PT Surabaya Industrial Estate
Rungkut (Persero) juga memiliki tugas untuk menyiapkan Meeting Room yang ada di bagian
Priority Office. Perusahaan yang menyewa gedung perkantoran di bagian Priority Office
biasanya meminjam Meeting Room tersebut oleh karena itu bagian Customer Services harus
menyiapkan. Selain perusahaan yang menyewa karyawa PT Surabaya Industrial Estate
Rungkut (Persero) juga menggunakan Meeting Room tersebut.
Sesuai dengan uraian di atas salah satu tugas dari bagian Customer Services adalah
menyiapkan Meeting Room, untuk menyipkannya Customer Services harus menyiapkannya 1
jam sebelum Meeting dimulai. Untuk mengetahui waktu Meeting, minimal 1 hari sebelum
dilaksanakannya Meeting yang bersangkutan sudah melakukan Booking Meeting Room
dengan keterangan waktu Meeting dan jumlah peserta. Selain itu bagian Customer Services
juga harus merekap peminjaman Meeting Room Priority Office di buku rekapitulasi
peminjaman Meeting Room data yang harus direkap yaitu waktu mulai, waktu berakhir,
peminjam, nama karyawan yang booking dan tanggal booking.
59
4.4.7 Men-scan dan Foto Copy Dokumen
Selanjutnya tugas dari Customer Services PT Surabaya Industrial Estate Rungkut
(Persero) adalah melakuan scan dan foto kopi dokumen. Dokumen yang di-scan dan di foto
kopi adalah dokumen permintaan dari karyawan PT Surabaya Industrial Estate Rungkut
(Persero). Akan tetapi tidak hanya karyawan PT Surabaya Industrial Estate Rungkut
(Persero) karyawan perusahaan yang menyewa di gedung perkantoran Wisma Sier juga ada
yang minta tolong untuk pekerjaan tersebut.
4.4.8 Mengirim dan Menerima Fax
Mengirim fax dan menerima fax juga merupakan salah satu tugas dari bagian Customer
Services PT Surabaya Industrial Estate Rungkut (Persero). Tidak semua bagian yang ada di
PT Surabaya Industrial Estate Rungkut (Persero) memiliki mesin fax oleh karena itu
biasanya mengirimkannya lewat bagian Customer Services. Selain karyawan PT Surabaya
Industrial Estate Rungkut (Persero) yang biasa mengirim fax dari bagian Customer Services
adalah perusahaan yang menyewa gedung perkantoran dibagian Priority Office. Tidak hanya
mengirim akan tetapi juga menerima fax dari luar fax yang diterima juga untuk karyawan PT
Surabaya Industrial Estate Rungkut (Persero) dan juga perusahaan yang menyewa
perkantoran dibagian Priority Office. Untuk fax yang diterima juga harus didistribusikan ke
penerima yang sesungguhnya dan juga masuk kebuku agenda surat masuk serta diarsipkan
datanya.
4.4.9 Menerima Komplain dari Penyewa dan Investor Serta Merekapnya
Tugas terakhir yang dilakukan oleh bagian Customer Services PT Surabaya Industrial
Estate Rungkut (Persero) adalah menerima komplain dari penyewa dan investor. Komplain
yang sering dilontarkan oleh penyewa biasanya mengenai jaringan internet berupa Wifi dan
jaringan LAN serta fasilitas yang ada seperti Air Conditioner (AC), pengharum ruangan,
60
meja, kursi dan sebagainya. Sedangkan untuk investor biasanya mengeluhkan mengenai
kawasan sekitar industri seperti ada pohon yang tumbang dan sebagainya. Selain itu sebagain
Customer Services juga bisa menanggapi komplain tersebut dengan baik agar dapat diterima
dengan baik oleh penyewa serta investor.
Selain hal tersebut bagian Customer Services juga harus merekap semua komplain yang
ada. Perekapan tersebut bertujuan untuk laporan supaya PT Surabaya Industrial Estate
Rungkut (Persero) dapat memperbaiki kesalahan yang ada. Untuk komplain yang ada di
gedung perkantoran dilaporkan ke bagian Unit Jasa Penunjang (JP) sedangkan yang
dikawasan Industri dilaporan ke SBU SIER.