bab iii pembahasan - repository.bsi.ac.id · proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar masih...

33

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Kantor Camat Hulu Gurung adalah salah satu satuan kerja daerah

pemerintahan daerah pemerintahan Kabupaten Kapuas Hulu, Kantor Camat Hulu

Gurung Terletak dijalan lintas selatan Km 117. Pada Kantor Camat Hulu Gurung

memerlukan suatu aplikasi yang berguna untuk surat masuk dan surat keluar

terutama dalam pengisian jurnal surat masuk dan surat keluar.

Berikut ini merupakan pembahasan mengenai tinjauan Kantor Camat Hulu

Gurung berdasarkan sejarah, struktur organisasi, fungsi serta tanggung jawabnya.

3.1.1. Sejarah Perusahaan

Kantor Kecamatan Hulu Gurung yang resmi berdiri pada tahun 1969

merupakan pemekaran dari Kecamatan Jongkong dengan nama awal Kecamatan

Embau Hilir yng berkedudukan awal di Nanga Lidi. pada tahun 1975 ibu kota

kecamatan pindah dari Nanga Lidi ke Nanga Tepuai, kepala Camat pertama yang

memimpin Kecamatan Hulu Gurung yaitu Gusti Yakub Kasnah. Kantor Camat

Hulu gurung sudah dipimpin 14 Camat yaitu Gusti Yakub Kasnah, Agus Ismail

Yunan, Hanafi Abu Bakar, Ba., Jumadi.Ba, Sutitno, Marwan.Ba, Drs.Syarif Umar

Al-Qadri, Marwan.S.Sos, Drs.Mus Surtadi, Drs.Syamsul Arifin, Drs.Azhari, A.M.

Nasir,S.Sos, Drs.H. Iwan Setiawan,M.Si, Drs.H. Baharudin.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Pada dasarnya setiap Kantor Camat memiliki struktur organisasi yang secara rinci

menjelaskan mengenai tugas, tanggung jawab, wewenang dan tanggung jawab

34

tiap-tiap fungsi yang terdapat didalamnya. Dengan dibentuknya struktur

organisasi dimaksudkan agar dapat mengarahkan semua pegawai Kantor dalam

menjalankan tugasnya untuk mencapai tujuan yang di inginkan. Berikut struktur

instansi Kantor Camat Hulu Gurung:

Sumber: Dokumentasi Kantor Camat Hulu Gurung (2017)

Gambar III.1. Struktur Kantor Camat Hulu Gurung (2016-2020)

Adapun tugas, tanggung jawab, wewenang dan tanggung jawab tiap-tiap

bagian dari struktur organisasi :

1. Camat

Kantor Camat dipimpin oleh seorang yang disebut Camat. Camat berfungsi

sebagai memimpin penyelenggaraan pemerintahan Kecamatan dan pelaksanaan

pemberian pelayanan umum kepada masyarakat yang sesuai dengan ketentuan dan

pedoman yang berlaku serta berdasarkan pelimpahan wewenang yang diberikan

oleh Bupati serta penyelenggaraan koordinasi atas pelaksanaan urusan-urusan

35

yang menjadi tugasnya agar tugas pokok dan fungsi Camat dapat terlaksana lebih

efesien dan efektif.

Tanggung jawab Camat sebagai berikut :

a. Pelaksana program kerja dan kegiatan Kecamatan secara efesien dan efektif.

b. Pengkoordinasi pelaksanaan tugas-tugas Kecamatan.

c. Pengendali kegiatan yang dilaksanakan Kecamatan.

d. Pelaksana pembinaan terhadap para bawahan.

2. Seketaris Camat

Seketaris Camat berfungsi Membantu Camat dalam menyusun program kerja,

administrasi kepegawaian, organisasi dan tata laksana, perlengkapan rumah

tangga Kecamatan dan keuangan berdasarkan ketentuan dan pedoman yang

berlaku agar tugas pokok dan fungsi Sekretaris Kecamatan dapat terlaksana lebih

efesien dan efektif.

Tanggung jawab Seketaris Camat :

a. Pelaksana rencana kerja Sekretariat Kecamatan secara efisien dan efektif.

b. Pelaksana pembinaan terhadap para bawahan.

3. Penata laporan keuangan

Penata laporan keuangan dipimpin oleh seorang Kasubbag Keuangan.

Berfungsi mengelola adminstrasi keuangan dan menyusun laporan keuangan

dengan menggunakan teknik dan metode yang sesuai dengan ketentuan dan

pedoman yang berlaku agar tugas pokok dan fungsi Penata Laporan Keuangan

dapat terlaksana lebih efisien dan efektif .

Tanggung jawab Penata Laporan Keuangan :

a. Ketepatan dalam hal menghimpun data dan bahan.

36

b. Kebenaran dalam mengumpulkan dan mengolah data dan bahan.

c. Kebenaran dalam menyimpan, memelihara data dan bahan.

d. Kebenaran dalam menyampaikan data dan bahan.

e. Kerapian dan kebenaran didalam pengetikan surat/naskah dinas, dan

terjaminnyarahasia hasil kerja.

4. Bagian kesejahteraan Rakyat

Bagian Kesejahteraan Rakyat di pimpin oleh seseorang Kepala Bagian

Kesejahteraan Rakyat.Bagian kesejahteraan rakyat berfungsi Membantu Camat

dalam rangka mengumpul dan mengolah bahan kegiatan kesejahteraan rakyat

dalam wilayah Kecamatan yang sesuai dengan ketentuan dan pedoman yang

berlaku agar tugas pokok dan fungsi Kepala Bagian Kesejahteraan Rakyat dapat

terlaksana lebih efesien dan efektif.

Tanggung jawab Bagian Kesejahteraan Rakyat :

a. Terlaksananya rencana kerja Bagian Kesejahteraan Rakyat secara efisien

dan efektif.

b. Terlaksananya pembinaan terhadap para bawahan.

c. Ketepatan, kebenaran, dan keamanan hasil kerja.

d. Ketepatan, kebenaran dan kelayakan penggunaan bahan kerja.

e. Ketepatan dan kebenaran penggunaan perangkat kerja.

5. Bagian pemerintahan

BagianPemerintahan di pimpin oleh seorang Kepala Bagian Pemerintahan.

Fungsi Bagian pemerintahan adalah Membantu Camat dalam rangka mengumpul

dan mengolah bahan kegiatan pemerintahan dalam wilayah kerja Kecamatan yang

37

sesuai dengan ketentuan dan pedoman yang berlaku agar tugas pokok dan fungsi

Kepala Bagian Pemerintahan dapat terlaksana lebih efektif

Tanggung jawab BagianPemerintahan :

a. Terlaksananya rencana kerja Bagian Pemerintahan secara efisien dan efektif .




6. Bagian Ekonomi dan Pembangunan

BagianEkonomi dan Pembangunan di pimpin oleh seorang kepala Bagian

Ekonomi dan Pembangunan. Fungsi Bagian Ekonomi dan Pembangunan adalah

Membantu Camat dalam rangka mengumpul dan mengolah bahan kegiatan

perekonomian dan pembangunan dalam wilayah Kecamatan yang sesuai dengan

ketentuan dan pedoman yang berlaku agar tugas pokok dan fungsi Kepala Bagian

Ekonomi dan Pembangunan dapat terlaksana lebih efesien dan efektif.

Tanggung jawab Bagian Ekonomi Dan Pembangunan :

a. Terlaksananya rencana kerja Bagian Ekonomi dan Pembangunan secara

efisien dan efektif


c. Ketepatan, kebenaran, dan keamanan hasil kerja


e. Ketepatan dan kebenaran penggunaan perangkat kerja.

38

7. Bagian Ketentraman Dan Ketertiban Umum

Bagian ketentraman dan ketertiban umum dipimpin oleh seorang kepala

Bagianketentraman dan ketertiban umum. Fungsi Bagian ketentrman dan

ketertiban umumadalah Membantu Camat dalam rangka mengumpul dan

mengolah bahan kegiatanketentraman dan ketertiban umum dalam wilayah

Kecamatan yang sesuai denganketentuan dan pedoman yang berlaku agar tugas

pokok dan fungsi Kepala BagianKetentraman dan Ketertiban Umum dapat

terlaksana lebih efesien dan efektif.

Tanggung jawab Bagian ketentraman dan ketertiban umum adalah :

a. Terlaksananya rencana kerja Bagian Ketentraman dan Ketertiban Umum

secara efisien.




3.2. Analisis Kebutuhan

Pada saat ini diKantor Camat Hulu Gurung dibagian Administrasi dalam

proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar masih menggunakan cara yang

belum terkomputeisasi. Maksudnya disini masih mengunakan pencatatan di jurnal

surat masuk dan jurnal surat keluar, hal ini mengakibatkan banyak kendala

misalnya mengetahui nomor surat, indeks surat, dan pencarian surat ketika surat

tersebut diperlukan.

Untuk Mengetahui nomor surat dan indeks surat, biasanya admin harus

mencari ke jurnal surat masuk dan jurnal surat keluar yang menghambat proses

39

kegiatan pengarsipan. Selain itu pencarian surat ketika diperlukan masih harus

mencari di lemari-lemari tempat penyimpanan surat masuk dan surat keluar yang

memerlukan waktu lama.

Berdasarkan masalah tersebut, penulis membuat suatu aplikasi yang sudah

terkomputerisasi untuk lebih memudahkan pengarsipan surat masuk dan surat

keluar di Kantor Camat Hulu Gurung Kabupaten kapuas Hulu seperti pengarsipan

surat masuk, pengarsipan surat keluar pengumuman. Dengan pembuatan aplikasi

supaya mempermudah dalam mengetahui nomor surat, indeks surat dan pencarian

surat bisa lebih mudah dan lebih cepat.

Berikut adalah analisis kebutuhan yang terdiri dari kebutuhan fungsional dan

kebutuhan non fungsional yang dibuat:

3.2.1. Kebutuhan Fungsional

Didalam kebutuhan fungsional ini, penulis akan menjelaskan proses-

proses yang akan dilakukan oleh sistem. Adapun kebutuhan fungsional yang ada

didalam fitur atau fungsi yang terdapat pada program aplikasi web ini, diantaranya

adalah sebagai berikut:

1. Prosedur Login

Dalam prosedur ini sistem dapat menerima input dari pengguna berupa

Username dan Password dimana data tersebut akan divalidasi oleh sistem

untuk kemudian diproses ke dalam basis data. Jika validasi bernilai benar

maka sistem melakukan pengecekan ke dalam basis data untuk menemukan

data dari Username dan Password yang diinput oleh pengguna. Jika data

ditemukan maka sistem akan membawa pengguna menuju ke halaman

40

yangsesuai dengan hak akses pengguna tersebut, jika tidak maka sistem akan

menampilkan pesan kesalahan.

2. Fitur Data User

Sistem dapat mengelola data user dengan fitur penambahan, lihat, ubah,

hapus dan cari. Dimana masing-masing fitur diinput oleh pengguna maka

sistem akan melakukan proses ke dalam database yang sesuai dengan fitur

masing-masing dari user yang menginputkannya.

3. Fitur Data Surat Masuk

Sistem dapat mengelola data surat masuk dengan fitur penambahan, lihat,

ubah, hapus dan cari. Dimana masing-masing fitur diinput oleh pengguna

maka sistem akan melakukan proses ke dalam database yang sesuai dengan

fitur masing-masing.

4. Fitur Data Surat Keluar

Sistem dapat mengelola data surat keluar dengan fitur penambahan, lihat,




5. Fitur Data Pengumuman

Sistem dapat mengelola data pengumuman dengan fitur penambahan, lihat,




41

3.2.2. Kebutuhan Non-fungsional

Kebutuhan non fungsional kebutuhan yang mendukung aplikasi web ini

terdiri dari:

1. Login

Sistem dapat melakukan validasi terhadap username dan password pada saat

user melakukan login.

2. User

a. Tambah atau Ubah Data

Sistem dapat melakukan validasi terhadap username, password, nama

user, level akses, bagian dan foto yang ditambahkan atau diubah user jika

ada textbox yang belum terisi.

b. Pencarian Data

Sistem dapat melakukan pencarian data user secara otomatis sesuai dengan

username, nama user, hak akses dan bagian yang dimasukkan.

3. Surat Masuk

a. Tambah data atau Ubah Data

Sistem dapat melakukan validasi terhadap nosurat, asal surat, perihal surat,

tanggal surat, dan file PDF yang ditambahkan atau diubah Surat Masuk

jika ada textbox yang belum terisi.

b. Pencarian Data

Sistem dapat melakukan pencarian terhadap idsurat dan perihal surat

secara otomatis dengan idsurat dan perihal surat yang dimasukkan.

4. Surat keluar


42

Sistem dapat melakukan validasi terhadap asal surat, tujuan surat, perihal

yang ditambahkan atau diubah Surat Keluar jika ada textbox yang belum

terisi.

b. Pencarian Data

Sistem dapat melakukan pencarian terhadap asal surat, tujuan dan perihal

surat secara otomatis dengan idsk, tujuan dan perihal surat yang

dimasukkan.

5. pengumuman


Sistem dapat melakukan validasi terhadap judul pengumuman, isi

pengumuman, tanggal, dokumentasi foto ditambahkan atau diubah Surat

Keluar jika ada textbox yang belum terisi.

b. Pencarian Data

Sistem dapat melakukan pencarian terhadap judul surat secara otomatis

dengan judul surat yang dimasukkan.

3.3. Perancangan Perangkat Lunak

Proses yang dilakukan secara intensif agar mudah dipahami apa yang

dibutuhkan oleh user.

3.3.1. Rancangan Antar Muka

Dalam rancangan antar muka terdapat fitur-fitur sistem yang tersedia agar

user mengerti dan dapat menggunakan sistem tersebut.

43

Rancangan yang ada diaplikasi ini adalah form login,list beranda, list user,

input data user, list data surat masuk, input data surat masuk, list data surat keluar,

input data surat keluar, list data pengumuman dan input data pengumuman.

1. Rancangan Antar Muka Form Login

Dalam rancangan antar muka formlogin ini terdapat dua buah textfield yang

digunakan sebagai input data username dan password serta tombol button login

sebagai tombol untuk melakukan proses login.

Sumber : Hasil Penelitian(2017)

Gambar III.2.

Rancangan Antar Muka Form Login

2. Rancangan Anta Muka Data Input User

Dalam rancangan antar muka data input user ini terdapat tujuh buah textfield

untuk menginput data, select button untuk memilih hak akses, pilih tanggal, dan

dua buah tombol button untuk proses pilih file dan simpan.

44

Sumber : Hasil Penelitian (2017)

Gambar III.3.

Rancangan Antar Muka Data Input User

3. Rancangan Antar Muka Form List User

Dalam rancangan antar muka list user ini adalah tampilan data admin yang

sudah diinput.

45


Gambar III.4.

Rancangan Antar Muka Form List User

4. Rancangan Antar Muka Input Data Surat Masuk

Dalam rancangan antar muka data input surat masuk ini terdapat tiga buah

textfield untuk menginput data, satu buah text area untuk perihal surat, select

button untuk memilih tanggal surat, dan dua tombol button untuk proses simpan

dan pilih file PDF data Surat Masuk.

46


Gambar III.5.

Rancangan Antar Muka Data Input Surat Masuk

5. Rancangan Antar Muka Form List Data Surat Masuk

Dalam rancangan antar muka list Data Surat Masuk ini terdapat form data

surat masuk yang telah ditambah.

47


Gambar III.6.

Rancangan Antar Muka Form List Surat Masuk

6. Rancangan Antar Muka Data surat keluar

Dalam rancangan antar muka data input surat masuk ini terdapat tiga buah

textfield untuk menginput data, satu buah text area untuk perihal surat, select

button untuk memilih tanggal surat, dan dua tombol button untuk proses simpan

dan pilih file PDF data surat keluar.

48


Gambar III.7.

Rancangan Antar Muka Data surat keluar

7. Rancangan Antar Muka FormList surat keluar

Dalam rancangan antar muka list data surat keluar ini terdapat form data surat

keluar yang telah ditambah.

49


Gambar III.8.

Rancangan Antar Muka FormList surat keluar

8. Rancangan Antar Muka Form List Verifikasi surat keluar

Dalam rancangan antar muka list data surat keluar terdapat form data surat

keluar yang telah ditambah.

50


Gambar III.9.

Rancangan Antar Muka Form Verifikasi surat keluar

9. Rancangan Antar Muka data pengumuman

Dalam rancangan antar muka data pengumuman adalah tampilan data

pengumuman yang sudah diinput oleh user.

51


Gambar III.10.

Rancangan Antar Muka data pengumuman

10. Rancangan Antar Muka Form List Pengumuman

Dalam rancangan antar muka list Data Surat Masuk ini terdapat form

Pengumuman yang telah ditambah.

52

Sumber : Hasil Penelitian (2017) Gambar III.11.

Rancangan Antar Muka list pengumuman

11. Rancangan Antar Muka form Laporan

Dalam rancangan antar muka data Laporan adalah tampilan form laporan

yang sudah diinput oleh user.


Gambar III.12.

Rancangan Antar Muka form laporan

53

12. Rancangan Antar Muka FormList Laporan

Dalam rancangan antar muka list Data Surat Masuk ini terdapat formLaporan

yang telah ditampilkan.


Gambar III.13.

Rancangan Antar Muka list laporan

3.3.2. Rancangan Basis Data

Berikut adalah perancangan basis data menghasilkan pemetaan tabel-tabel

yang digambarkan dengan Entity Relationship Diagram (ERD) dan Logical

Record Structur (LRS).

54

1. Entity Relationship Diagram (ERD)


Gambar III.14.

Entity Relationship Diagram Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar

Berikut ini adalah penjelasan mengenai hubungan antar Entity Relationship

Diagram (ERD) . Adapun penjelasanya adalah sebagai berikut:

a. Entitas User

Entitas user ini memiliki atribut idu, idbagian, username, password, nama,

level, foto dimana iduser sebagai atribut kunci.

b. Entitas Surat Masuk

Entitas surat masuk ini memiliki atribut idsurat, nosurat, asal, perihal,

filesurat, tglsurat, tglmasuk, jammasuk,idbagian, status, idu, ketdisposisi

dimana idsurat sebagai atribut kunci.

55

c. Entitas Bagian

Entitas bagian ini memiliki atribut idbagian dan namabagian dimana idbagian

sebagai atribut kunci.

d. Entitas surat keluar

Entitas surat keluar ini memiliki atribut idsk, idu, idbagian, idjs, nosuratkl,

tujuan, perihal, tglsk, jamsk, filesk dimana idsk sebagai atribut kunci.

e. Entitas pengumuman

Entitas pengumuman ini memiliki atribut idpn, idu, judul, isi, tanggal, jam,

foto, dilihat dimana idpn sebagai atribut kunci.

B. Logical Record Structur (LRS)


Gambar III.15.

Logical Record Structur

Berikut ini adalah penjelasan mengenai hubungan antar Logical Relationship

Structur (LRS) . Adapun penjelasannya adalah sebagai berikut:

56

1. Tabel User

Tabel user memiliki field idusersebagai primary key,idbagian yang menjadi

foreign key dan berelasi dengan tabel pengumuman, bagian, surat dan surat

keluar.

2. Tabel Bagian

Tabel barang memiliki field idbagian sebagai primary key yang berelasi pada

tabel user surat keluar.

3. Tabel Surat

Tabel surat memiliki field idsurat sebagai primary key, idbagian dan idu

sebagai foreign key. Yang berelasi dengan tabel user dan bagian

4. Tabel Surat Keluar

Tabel surat keluar memiliki field idsk sebagai primary key, idu, idbagian, dan

idjs yang menjadi foreign key. Yang hanya berelasi pada tabel user, bagian,

jenis surat.

5. Tabel Jenis Surat

Tabel surat keluar memiliki field idjs sebagai primary key. Yang hanya

berelasi dengan tabel surat keluar.

6. Tabel Pengumuman

Tabel pengumuman memiliki field idpn sebagai primary key, idu yang

menjadi foreign key. Yang hanya berelasi dengan tabel user.

C. Spesifikasi File

Spesifikasi file menjelaskan tentang file-file atau table yang telah terbentuk

dari transformasi Entity Relationship Diagram (ERD). File-file ini tersimpan

dalam database yaitu sebagai berikut:

57

1. Spesifikasi file Surat Masuk

Nama File : Surat masuk

Akronim : surat.frm

Fungsi : Bukti Surat Masuk Ke Kantor Camat Hulu Gurung

Tipe File : File Master

Organisasi File : Indexed Sequential

Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang Record : 555

Kunci Field : idsurat

Software : MySQL

Tabel III.1.

Spesifikasi File Surat Masuk

No Elemen Data nama field Type Size Keterangan

1 Id surat idsurat int 11 Primary Key

2 Nomor Surat nosurat varchar 30

3 Asal Surat Asal varchar 160

4 Perihal perihal varchar 255

5 File surat filesurat varchar 20

6 Tanggal Surat tglsurat date 8

58

7 Tanggal Masuk tglmasuk date 8

8 Jam Masuk jammasuk time 11

9 Id Bagian idbagian int 11 Foreign key

10 Status status Int 11

11 Id User Idu int 11 Foreign key

12 Keterangan disposisi ketdisposisi text 30


2. Spesifikasi file Bagian

Nama File : Bagian

Akronim : Bagian.frm

Fungsi : untuk tujuan disposisi surat masuk



Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang Record : 41

Kunci Field : idbagian

Software : MySQL

59

Tabel III.2.

Spesifikasi File Bagian

No Elemen

Data

Nama

Field

Type Size Keterangan

1 Id Bagian idbagian int 11 Primary

Key

2 Nama

Bagian

namabagian varchar 30


3. Spesifikasi FileUser

Nama File : User

Akronim : user.frm

Fungsi : untuk menyimpan data user



Akses File : Random

Media : Harddisk


Kunci Field : idu

Software : MySQL

60

Tabel III.3.

Spesifikasi File User

No Elemen

Data

Nama

Field

Type Size Keterangan

1 Id User Iduser Int 11 Primary key

2 Id Bagian idbagian Int 11 Foreign key

3 Username username varchar 15

4 Password password varchar 32

5 Nama Nama varchar 50

6 Level Level Tinyint 4

7 Foto Foto varchar 50


4. Spesifikasi file Surat Keluar

Nama File : Surat Keluar

Akronim : suratkeluar.frm

Fungsi : Bukti Surat Keluar dari Kantor Camat Hulu Gurung



Akses File : Random

61

Media : Harddisk


Kunci Field : idsk

Software : MySQL

Tabel III.4.

Spesifikasi File Surat Keluar

No Elemen Data Nama field Type Size Keterangan

1 Id Surat Keluar Idsk int 11 Primary Key

2 Id user Idu varchar 30 Foreign key

3 Id bagian idbagian varchar 11 Foreign key

4 Id Jenis Surat Idjs varchar 21 Foreign key

5 Nomor Surat keluar nosuratkl varchar 20

6 Tujuan Tujuan varchar 50

7 Perihal perihal varchar 30

8 Tanggal Surat Tglsk date 8

9 Jam Jamsk time 6

10 File Surat Keluar Filesk varchar 11

62

11 Status Surat Keluar statussk tinyint 4

12 Review Review text 10


5. Spesifikasi file pengumuman

Nama File : Pengumuman

Akronim : pengumuman.frm

Fungsi : Pengumuman Untuk Semua Staff Di Kator Camat Hulu

Gurung



Akses File : Random

Media : Harddisk


Kunci Field : idpn

Software : MySQL

Tabel III.5.

Spesifikasi File pengumuman

No Elemen Data Nama field Type Size Keterangan

1 Id Pengumuman Idpn int 11 Primary Key

63

2 Id user Idu int 11 Foreign key

3 Judul Pengumuman Judul varchar 150

4 Isi Pengumuman Isi text 300

5 Tanggal pengumuman Tanggal date 8

6 Jam Jam time 6

7 Foto Foto varchar 15

8 Dilihat Dilihat int 11


3.3.3. Rancangan Struktur Navigasi

Pada aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar berbasis web pada

Kantor Camat Hulu Gurung penulis menggunakan navigasi non-liniear dimana

pada struktur navigasi ini penulis memiliki struktur navigasi, yaitu struktur

navigasi halaman admin. Berikut adalah struktur navigasi tersebut:

1. Struktur Navigasi Halaman Admin dan Camat

Berikut ini adalah rancangan struktur navigasi halaman admin. Adapun

penjelasannya sebagai berikut:

a. Fitur Beranda

Proses programnya dimana admin dan Camat bisa melihat data surat masuk

masuk hari ini

64

b. Fitur User

Proses programnya dimana admin dan camat bisa melihat data user,

menambahkan data user mengubah data user dan menghapus data user.

c. Fitur Surat Masuk

Proses programnya dimana admin dan camat bisa melihat data surat masuk

yang sudah diinput, mengubah data surat masuk, menghapus data surat

masuk, dan menambahkan data surat masuk.

d. Fitur Surat keluar

Proses programnya dimana admin dan camat bisa melihat data surat keluar

yang sudah diinput, mengubah data surat keluar, menghapus data surat keluar,

dan menambahkan data surat keluar.

e. Fitur Pengumuman

Proses programnya dimana user bisa melihat data pengumuman , mengganti

status pengumuman yang telah diinput, dan menghapus data pengumuman.

f. Fitur Laporan

Proses programnya dimana user bisa menampilkan laporan bulanan.


Gambar III.16.

Struktur Navigasi Halaman Admin dan camat

65

2. Struktur Navigasi Halaman Operator

Berikut ini adalah rancangan struktur navigasi halaman Operator. Adapun

penjelasannya sebagai berikut, dimana Operator bisa mengelola surat masuk,

melihat beranda, melihat data surat masuk, melihat pengumuman.


Gambar III.17.

Struktur Navigasi Halaman Operator

3. Struktur Navigasi Halaman Staff

Berikut ini adalah rancangan struktur navigasi halaman Staff. Adapun

penjelasannya sebagai berikut, Staff hanya bisa melihat beranda, melihat data

surat masuk, melihat data surat keluar dan melihat pengumuman.

66


Gambar III.18.

Struktur Navigasi Halaman staff

4. Struktur Navigasi Halaman Kepala Bagian

Berikut ini adalah rancangan struktur Kepala Bagian. Adapun penjelasannya

sebagai berikut, Kepala Bagian hanya bisa melihat beranda, data surat masuk,

mengelola data surat keluar, dan melihat pengumuman.

67


Gambar III.19.

Struktur Navigasi Halaman kepala bagian

3.4. Implementasi dan Pengujian Unit

Tahap implementasi ini bertujuan untuk mengkonfirmasi perancangan

sehingga pengguna dapat memberi masukan. Adapun implementasi rancangan

antar muka pada aplikasi pegarsipan berbasis website berdasarkan rancangan antar

muka sebagai berikut:

3.4.1. Implementasi

Dalam tahapan ini yang penulis lakukan adalah implementasi, realisasi

sistem berdasarkan desain yang dibuat dan bertujuan untuk mengetahui apakah

sistem yang dihasilkan sesuai dengan rancangan tahapan sebelumnya.

A. Implementasi Rancangan Antar Muka

Implementasi rancangan antar muka pada aplikasi ini berdasarkan rancangan

antar muka adalah sebagai berikut:

68

1. Implementasi Halaman Login

Sebelum admin melakukan pengisian data, admin harus melakukan login

terlebih dahulu yaitu memasukan username dan password secara benar.


Gambar III.20.

Implementasi Halaman Login

2. Implementasi Halaman Beranda

Halaman ini adalah ketika admin berhasil login, maka akan muncul halaman

beranda.

69


Gambar III.21.

Implementasi Halaman Beranda

3. Implementasi Halaman Data User

Halaman ini adalah ketika user ingin melakukan penginputan data

penambahan admin.

70


Gambar III.22.

Implementasi Halaman Data User

4. Implementasi Halaman List User

Halaman ini adalah ketika user telah berhasil melakukan penambahan

penginputan data admin.

71


Gambar III.23.

Implementasi Halaman List User

5. Implementasi Halaman Data Surat Masuk

Halaman ini adalah ketika admin ingin melakukan penginputan penambahan

data Surat Masuk.

72


Gambar III.24.

Implementasi Halaman Data Surat Masuk

6. Implementasi Halaman List Data Surat Masuk

Halaman ini adalah ketika admin telah berhasil melakukan penambahan

penginputan data Surat Masuk.

73


Gambar III.25.

Implementasi Halaman List Surat Masuk

7. Implementasi Halaman Data surat keluar

Halaman ini adalah ketika admin ingin melakukan penginputan penambahan

data surat keluar.

74


Gambar III.26.

Implementasi Halaman Data surat keluar

8. Implementasi Halaman List data surat keluar

Halaman ini adalah ketika admin telah berhasil melakukan penginputan

penambahan data surat keluar.

75


Gambar III.27.

Implementasi Halaman List surat keluar

9. Implementasi Halaman List Verifikasi data surat keluar


penambahan data surat keluar.

76


Gambar III.28.

Implementasi Halaman List Verifikasi surat keluar

10. Implementasi Halaman Data pengumuman

Halaman ini adalah ketika admin ingin menambah data pengumuman yang

diinput oleh user.

77


Gambar III.29.

Implementasi Halaman Data pengumuman

11. Implementasi Halaman List data pengumuman


penambahan data pengumuman

78


Gambar III.30.

Implementasi Halaman List pengumuman

12. Implementasi Halaman form Laporan Bulanan

Halaman ini adalah ketika admin ingin menampilkan form laporan bulanan


Gambar III.31.

Implementasi Halaman form Laporan Bulanan

13. Implementasi Halaman List Laporan Bulanan

79


penambahan data pengumuman


Gambar III.32.

Implementasi Halaman List Laporan

B. Spesifikasi Sistem Komputer

Berikut adalah spesifikasi perangkat keras minimum dan perangkat

lunak yang diperlukan untuk mengimplementasikan aplikasi pengarsipan

surat masuk dan surat keluar.

80

1. Spesifikasi Perangkat Keras

Perangkat keras (hardware) sebuah kompenen fisik yang membentuk

kesatuan sistem personal komputer guna mendukung berjalannya program.

Spesifikasi perangkat keras minimun yang penulis gunakan adalah sebagai

berikut:

a. Server

1) CPU

a) Processor 1.50 GHz

b) RAM 2 GB

c) Harddisk 365 GB

2) Mouse Optical / Touchpad

3) Keyboard

4) Monitor Resolution 1366 x 768

b. Client

1) CPU

a) Prosessor 1.333 GHz

b) RAM 1 GB

c) Hard Dsik 20 GB

2) Mouse Optical / Touchpad

3) Keyboard

4) Monitor Resolution 1024x768

2. Spesifikasi Perangkat Lunak

81

Berikut adalah spesifikasi perangkat keras minimum dan perangkat lunak

yang diperlukann untuk mengimplementasikan aplikasi pengarsipan surat masuk

dan surat keluar.

1. Server

a. Microsoft Windows 7 Ultimate

b. WampServer, yang terdiri dari beberapa komponen. Diantaranya:

1) Aplikasi ApacheServer v2

2) Aplikasi PHPServer v5

3) Aplikasi MySQLServer v5

4) Aplikasi phpMyAdminServer v3

5) Aplikasi Web Browser :Mozilla Ferfox, Google Chrome dan

Ucbrowser.

2. Client

a. Microsoft Windows 7 Ultimate

b. Aplikasi web Browser :Mozilla Ferfox, Google Chrome danUcBrowser.

3.4.2. Pengujian Unit

Berikut ini adalah pengujian terhadap program yang dibuat menggunakan

black box testing yang fokus terhadap proses masukan dan keluaran program.

A. Pengujian Terhadap Form Login

Pengujian terhadap program yang dibuat menggunakan black box testing

yang fokus terhadap proses masukan dan keluaran program.

1. Halaman Login Admin dan Camat

82

Tabel III.6.

Hasil Pengujian Black Box Testing Halaman Login

No Skenario

Pengujian

Test Case Hasil yang

diharapkan

Hasil

Pengujian

Kesimpulan

1 Username

diisi salah dan

Password

tidak diisi

kemudian

diklik login

Username :

diisi (salah)

Password :

diisi

(kosong)

Sistem akan

menolak

akses user

dan

menampilkan

pesan

“Username

atau

Password

Salah”

Sesuai

harapan

Valid

2 Mengetikan

username

dengan benar

tetapi

Password

tidak diisi

Username :

diisi

(admin)

Password :

diisi

(kosong)

Sistem akan

menolak

akses user

dan

menampilkan

pesan

“Username

atau

Password

Salah”

Sesuai

harapan

Valid

3 Mengetikan

Username

diisi salah dan

Password diisi

dengan benar

Username :

diisi (salah)

Password :

diisi

(admin)

Sistem akan

menolak

akses user

dan

menampilkan

pesan

“Username

atau

Password

Salah”

Sesuai

harapan

Valid

83

4 Mengetikkan

Username dan

Password

dengan data

yang benar

kemudian klik

tombollogin

Username :

admin

(benar)

Password :

admin

(benar)

Sistem akan

menerima

akses login

dan

kemudian

langsung

menampilkan

menu utama

Sesuai

harapan

Valid


2. Halaman List User dan Tambah Data User

Tabel III.7.

Hasil Pengujian Black Box Testing Halaman List User dan Tambah Data User

No Skenario

Pengujian


diharapkan

Hasil

Pengujian

Kesimpulan

1 Nama user,

level akses,

bagian, foto,

username

dan

password

tidak diisi

Username :

(kosong)

Password :

(kosong)

Sistem akan

gagal

menyimpan

data dan akan

menampilkan

pesan

“inputan tidak

boleh kosong”

Sesuai

harapan

Valid

2 Nama user,

level akses,

bagian, foto,

username

dan

password

diisi

Nama user,

level akses,

bagian, foto,

username dan

password diisi

Sistem akan

menyimpan

data dengan

pesan”Data

berhasil

ditambah”

Sesuai

harapan

Valid

84

3 Nama user,

level akses,

bagian

password,

username

diisi dan

foto user

diisi foto

png

Nama user,

level akses,

bagian foto

user

(diisi salah)

Sistem akan

menyimpan

data tanpa

terkecuali foto

user dengan

pesan “Data

user Berhasil

Diedit,

Upload foto

gagal, Foto

harus JPG”

Sesuai

harapan

Valid

4 Menghapus

data yang

telah

tersimpan

Nama user,

level akses,

bagian, foto,

username dan

password

Sistem akan

menghapus

data yag telah

tersimpan ke

dalam

database

dengan pesan

“data berhasil

dihapus”

Sesuai

harapan

Valid

5 Mengedit

Username:

admin,

password:

admin, nama

user:

Dharmawati,

level akses:

administrato

r, bagian:

administrato

r, foto:

admin.jpg.

Mengedit

Username:

admin1,

password:

admin1, nama

user:

Dharmawati,

level akses:

administrator,

bagian:

administrator,

foto:

admin.jpg.

Sistem akan

menyimpan

data yang

sudah diedit

dan

menampilkan

pesan “surat

masuk

berhasil

diubah”

Sesuai

harapan

Valid


85

3. Halaman List surat masuk dan Tambah Surat Masuk

Tabel III.8.

Hasil Pengujian Black Box Testing Halaman List surat masuk dan Tambah

Data Surat Masuk

No Skenario

Pengujian


diharapkan

Hasil

Pengujian

Kesimpulan

1 Petugas,nomor

surat, asal surat,

perihal (diisi)

tanggal surat,

dan file pdf

tidak diisi

Petugas, nomor

surat, asal surat,

perihal (diisi)

tanggal surat,

dan file pdf

tidak diisi

Sistem tidak

akan

menyimpan

data dan akan

menampilkan

pesan

“inputan tidak

boleh kosong”

Sesuai

harapan

Valid

2 Mengisikan

semua form

dengan benar

Petugas, nomor

surat, asal surat,

perihal,

tanggal surat,

dan file pdf

Sistem akan

menyimpan

data dengan

pesan”data

surat masuk

berhasil

disimpan”

Sesuai

harapan

Valid

3 Petugas, nomor

surat, asal surat,

perihal,

tanggal surat,

dan file pdf

Petugas, nomor

surat, asal surat,

perihal,

tanggal surat,

(diisi benar),

file pdf(diisi

bukan pdf)

Sistem akan

menyimpan

data dengan

pesan

“simpan

sukses” tapi

file pdf tidak

tampil

Sesuai

harapan

Valid

4 Menghapus data

yang telah

tersimpan

Petugas, nomor

surat, asal surat,

perihal,

tanggal surat,

dan file pdf

Sistem akan

menghapus

data yag telah

tersimpan ke

dalam

database

dengan pesan

“data berhasil

dihapus”

Sesuai

harapan

Valid

86

5 Mengedit

Petugas:

Dharmawati ,

nomor surat:

503/098/DPM/P

IPM-A, asal

surat: Dinas

penanaman

modal dan

pelayanan

terpadu satu

pintu, perihal

surat: pelayanan

perizinan dan

non perizinan,

Tanggal: 17

maret 2017, ,

dan file pdf

Petugas

Penerima diedit:

Dharmawati ,

nomor surat:

503/098/DPM/P

IPM-A, asal

surat: Dinas

penanaman

modal dan

pelayanan

terpadu satu

pintu, perihal

surat: pelayanan

perizinan dan

non perizinan,

Tanggal: 17

maret 2017, ,

dan file pdf

Sistem akan

menyimpan

data yang

sudah diedit

dan

menampilkan

pesan “surat

masuk

berhasil

diubah”

Sesuai

harapan

Valid


4. Halaman List surat keluar dan Tambah Data data surat keluar

Tabel III.9.

Hasil Pengujian Black Box Testing Halaman List Surat Keluar dan Tambah

Data Surat Keluar

No Skenario

Pengujian


diharapkan

Hasil

Pengujian

Kesimpulan

1 Bagian, jenis

surat, no surat,

tujuan surat,

perihal,

tanggal

surat(tidak

diisi), dan file

pdf(tidak diisi)

Bagian, jenis

surat, no surat,

tujuan surat,

perihal, tanggal

surat (diisi),

dan file surat (

tidak disi)

Sistem tidak

akan

menyimpan

data dan akan

menampilkan

pesan

“inputan tidak

boleh

kosong”

Sesuai

harapan

Valid

87

2 Mengisikan

semua form

dengan benar

Bagian, jenis

surat, no surat,

tujuan surat,

perihal,

tanggal surat,

dan file surat

Sistem akan

menyimpan

data dengan

pesan”berhasi

l disimpan”

Sesuai

harapan

Valid

3 Bagian, jenis

surat, no

surat, tujuan

surat, perihal,

tanggal surat,

dan file surat

Bagian, jenis

surat, no surat,

tujuan surat,

perihal,

tanggal surat,

(diisi benar),

file pdf(diisi

bukan pdf)

Sistem akan

menyimpan

data dengan

pesan

“simpan

sukses” tapi

file pdf tidak

tampil

Sesuai

harapan

Valid

4 Menghapus

data yang

telah

tersimpan

Bagian, jenis

surat, no surat,

tujuan surat,

perihal,

tanggal surat,

dan file surat

Sistem akan

menghapus

data yag telah

tersimpan ke

dalam

database

dengan pesan

“data berhasil

dihapus”

Sesuai

harapan

Valid

5 Mengedit

Bagian :

pemerintahan,

jenis surat:

pengantar, no

surat:

045./545/KE

C-HG/Sekt,

tujuan surat:

Bupati

Kapuas Hulu,

perihal: surat

penunjukan

tentang

pelaksanaan

APBD tahun

2017, tanggal

surat: 10

November

2016, file

pdf:sp.pdf

Pemerintahan

diedit: jenis

surat:

pengantar, no

surat:

045./545/KEC

-HG/Sekt,

tujuan surat:

Bupati Kapuas

Hulu, perihal:

surat

penunjukan

tentang

pelaksanaan

APBD tahun

2017, tanggal

surat: 10

November

2016, file

pdf:sp.pdf

Sistem akan

menyimpan

data yang

sudah diedit

dan

menampilkan

pesan “surat

keluar

berhasil

diubah”

Sesuai

harapan

Valid


88

5. Halaman Data Pengumuman

Tabel III.10.

Hasil Pengujian Black Box Testing Halaman Data Pengumuman Dan

Tambah Pengumuman

No Skenario Pengujian Test Case Hasil yang

diharapkan

Hasil

Pengujian

Kesimpulan

1 Judul

pengumuman, isi

pengumuman,

tanggal,

dokumentasi foto

Judul pengumuman

(diisi)

Isi pengumuman

(diisi)

Tanggal

pengumuman(disi)

Dokumentasi foto

(diisi)

Sistem akan

menyimpan

data yang telah

terinput dengan

pesan”pengum

uman berhasil

ditambah”

Sesuai

harapan

Valid

2 Judul

pengumuman, isi

pengumuman,

tanggal,

dokumentasi foto

tidak diisi

Judul pengumuman

(kosong)

Isi pengumuman

(kosong)

Tanggal

(kosong)

Dokumentasi foto

(kosong)

Sistem akan

menampilkan

pesan “Inputan

tidak boleh

kosong”

Sesuai

harapan

Valid

3 Judul pengumuman

(diisi), isi

pengumuman(diisi)

,tanggal(diisi),

dokumentasi foto

tidak diisi

Judul pengumuman

(diisi), isi

pengumuman(diisi)

,tanggal(diisi),

dokumentasi foto

(kosong)

Sistem akan

menampilkan

pesan “Inputan

tidak boleh

kosong”

Sesuai

harapan

Valid

89

4 Menghapus data

data yang telah

tersimpan

Judul

pengumuman, isi

pengumuman,

tanggal,

dokumentasi foto

Sistem dapat

menghapus

data yang telah

tersimpan ke

dalam database

dengan pesan

”pengumuman

berhasil

dihapus”

Sesuai

harapan

Valid

5 Mengedit

Judul

pengumuman: cuti

bersama menambut

hari raya idul fitri

1438 H,

Isi pengumuman:

cuti bersama dalam

menyambut hari

raya idul fitri libur

cuti bersama

dimulai pada

tanggal 22 juni

2017- 2 juli 2017,

tanggal: 20 juni

2017, dokumentasi

foto: pengumuman

cuti.jpg

Mengedit

Judul

pengumuman: cuti

bersama

menyambut hari

raya idul fitri 1438

H tahun 2017,

Isi pengumuman:

cuti bersama dalam

menyambut hari

raya idul fitri libur

cuti bersama

dimulai pada

tanggal 22 juni

2017- 2 juli 2017,

tanggal: 20 juni

2017, dokumentasi

foto: pengumuman

cuti.jpg

Sistem akan

menyimpan

data yang

sudah diedit

dan

menampilkan

pesan

“pengumuman

berhasil

diubah”

Sesuai

harapan

Valid


bab iii pembahasan - repository.bsi.ac.id · proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar masih...

Documents