bab iii pembahasan...berikut program penyewaan generator set dan pompa sentrifugal yang di tawarkan...
TRANSCRIPT
17
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Umum Organiasai
3.1.1. Sejarah dan Perkembangan Organisasi
Sewatama berdiri di tahun 27 Maret 1992, dan kini memiliki 7 kantor
perwakilan, di samping kantor Pusat di Jakarta, dan 6 stasiun depot. Ini semua
diawali oleh lebih dari 1.800 tenaga terampil, serta kapasitas pembangkitan yang
melampaui 1.400 Megawatt. Saat ini, Sewatama menyediakan solusi kelistrikan
terintegrasi melalui 4 (empat) unit Bisnis Inti, Temporary Power, Operations &
Maintenance, Energy Efficiency Services, dan Independent Power Producer.
Operasional dan kegiatan mencakup seluruh Indonesia, dengan proyek-proyek
tersebar di sepanjang rangkaian kepulauan yang luas ini.
PT Sumberdaya Sewatama siap membantu mengatasi situasi darurat atau
situasi lain dimana diperlukan daya listrik. Perusahaan menyewakaan beragam
unit genset berjenis diesel genset, gas genset, medium speed genset, Gas Turbine
Genset, Bi-fuel Genset (berbahan bakar ganda), Pompa centrifugal, temperatur
control, load bank serta peralatan pendukung lainnya. Kapasitas genset yang
disewakan mulai dari 100 kvA hingga puluhan megawatt. Perusahaan juga
menyewakan tenaga operator untuk mengoperasikan pembangkit dan pompa.
Seluruh paket sewa didesain khusus untuk dapat diandalkan guna memenuhi
kebutuhan daya dari segmen pasar apapun seperti: migas (lepas pantai dan lepas
daratan), Industri atau Manufaktur, pertambangan, layanan umum, konstruksi,
18
properti komersial, acara dan pameran, perlautan, perkapalan, pembangkit listrik,
petrokimia dan lain-lain.
Pengalaman lebih dari 22 tahun dalam memberikan solusi kelistrikan telah
membuahkan suatu pengakuan yang layak bagi PT Sumberdaya Sewatama
sebagai pemimpin Industri. PT Sumberdaya Sewatama telah berkembang dan
tumbuh dengan pesat sejak awal yang sederhana yaitu sebagai penyedia jasa
penyewaan genset diesel untuk keperluan PLN dan Swasta energi yang
terintegrasi PT ABM Investama Tbk. sebagai induk merupakan bagian dari Grup
Tiara Marga Trakindo (TMT), sebuah kelompok Perusahaan yang mumpuni, yang
bergerak di berbagai macam kegiatan komersial. Dari penjualan dan penyediaan
jasa alat berat, investasi dalam berbagai macam usaha, jasa pembiayaan sampai
dengan penyedia solusi energi yang terintegrasi.
Disamping itu juga PT Sumberdaya Sewatama memiliki fleksibilitas,
pengetahuan teknis, dan pengalaman untuk memenuhi keinginan dari pelanggan.
Selain itu, praktik Good Corporate Governance yang kuat dan tanggung jawab
sosial Perusahaan yang sudah diakui, memberikan reputasi yang tak tertandingi
baik di mata Komunitas, Masyarakat Umum dan Pemerintah. Ini semua adalah
buah dari kerja keras PT Sumberdaya Sewatama selama bertahun-tahun.
1. Identitas Resmi Perusahaan
a. Nama Peruahaan : PT Sumberdaya Sewatama
b. Alamat : TMT 2 Building Floor 1 and 2
Jl Cilandakk KKO No 1, Jakarta 12560,
Indonesia
19
c. Website : www.sewatama.com
d. Phone : +62. 21. 6997 6712 (Hunting)
e. Fax : +62 . 21 . 2997 6725
2. Adapun Visi dan Misi PT Sumberdaya Sewatama adalah sebagai berikut:
a. Visi PT Sumberdaya Sewatama
Menjadi penyedia solusi kelistrikan terdepan dan sebagai pilihan utama di
Industri kelistrikan.
b. Misi PT Sumberdaya Sewatama
1) Secara terus–menerus menciptakan lapangan kerja yang layak dan
berkualitas bagi sebanyak mungkin rakyat Indonesia.
2) Selalu memastikan pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan dan
menguntungkan yang memaksimalkan nilai pemegang saham.
3) Senantiasa menyediakan solusi-solusi bernilai tambah yang akan
mengoptimalkan kepuasan pelanggan.
4) Secara aktif terlibat dalam masyarakat sebagai warga korporat yang baik.
3.1.2. Struktur Organisasi Department Sales pada PT Sumberdaya
Sewatama
Untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, setiap organisasi memiliki
rencana atau strategi. Salah satu strategi untuk mencapai sukses pelaksanaan
strategi adalah struktur organisasi yang menunjukan seluruh kegiatan untuk
tercapainya tujuan melalui hubungan antar fungsi, serta wewenang dan tanggung
jawab maisng-masing fungsi tersebut.
20
Berikut Struktur organisasi pada Department Sales PT Sumberdaya
Sewatama Jakarta Selatan yaitu:
Sumber : PT Sumberdaya Sewatama Jakarta Selatan 2017
Gambar III. 1
Struktur Organisasi Department Sales
Berdasarkan struktur organisasi, tata kerja setiap setiap bagian sebagai berikut:
1. COO (Chief Operating Officer) of Temporary Power Bussines
Orang yang bertanggung jawab atas operasional Perusahaan, seperti
operasional kantor, karyawan, hingga bisnis. Tanggung jawab COO meliputi
a. Mengatur Perusahaan
b. Bertindak sebagai penghubung antara karyawan dan CEO
c. Mengatur bisnis inti
2. Manager Sales Utility
a. Tujuan Jabatan
Mengidentifikasi adanya pasar bisnis baru dan kesempatan bisnis utility
market untuk memenuhi SMK3 (Sistem manajemen Kesehatan dan
COO Of Temporary Power
Bussines
Manager Of Sales
Utility
Manager Of Sales Non
Utility Act. Supervisor
Admin Support
21
keselamatan kerja) sebagai kebutuhan pelanggan pada standar minimum
Sewatama.
b. Tanggung Jawab Utama
1) Mempertahankan dan membuat relasi dengan pelanggan baru
(menginisiasi pertemuan, menghubungi melalui telepon, dan e-mail)
dalam utility market.
2) Mengumpulkan utility market dan mengumpulkan informasi pelanggan
dengan cara mengunjungi pelanggan utility yang berpotensi untuk
prospek bisnis baru.
3) Bertindak sebagai penghubung antara perusahaan dan utility market yang
berpotensi maupun utility market yang sudah ada.
4) Bernegosiasi mengenai persyaratan-persyaratan untuk persetujuan dan
penutupan penjualan
5) Mewakili perusahaan dalam menghadiri pameran kelistrikan, acara dan
pertemuan pelanggan utility.
6) Bernegosiasi mengenai variasi harga, jasa pengantaran dan berbagai
detail dengan manager.
7) Memberi saran perkembangan produk baru dan mendiskusikan promosi
khusus.
8) Mengawasi persediaan unit tersedia untuk memenuhi kebutuhan utility
market.
9) Mencatat penjualan dan informasi pemesanan dan kemudian
mengirimkan salinannya ke admin penjualan.
22
10) Mengecek kembali penjualan, untuk mencapai target atau melebihi
target yang diinginkan
11) Mendapatkan pengertian yang jelas mengenai pelanggan bisnis utility
dan syarat-syarat dalam bisnis penyewaan kelistrikan.
12) Membuat perhitungan biaya yang akurat dan menyediakan quotation
untuk pelanggan utility.
13) Mengatasi keluhan pelanggan, mengidentifikasi masalah pelanggan,
menyampaikan masalah tersebut ke pihak yang bersangkutan (teknisi,
dan engineer), hadir di lokasi pelanggan ketika proses penyelesaian
masalah atau dalam proses pengantaran (utility).
14) Berkoordinasi & bekerjasama dengan commercial, SCM (Supply Chain
Management), Product & Engineering, Finance, dan Legal.
Memastikan bahwa semua kegiatan penawaran dilakukan tepat waktu.
15) Memastikan semua proses sudah mempertimbangkan standar SMK3
(Sistem manajemen Kesehatan dan keselamatan kerja) untuk memenuhi
peraturan keselamatan pelanggan.
3. Manager Sales Non Utility
a. Tujuan Jabatan
Mengidentifikasi adanya pasar bisnis baru dan kesempatan bisnis non-utility
market untuk memenuhi SMK3 (Sistem manajemen Kesehatan dan
keselamatan kerja) sebagai kebutuhan pelanggan pada standar minimum
Sewatama.
b. Tanggung Jawab Utama
23
1) Mempertahankan dan membuat relasi dengan pelanggan baru
menginisiasi pertemuan, menghubungi melalui telfon, dan e-mail dalam
utility market.
2) Mengumpulkan non-utility market dan mengumpulkan informasi
pelanggan dengan cara mengunjungi pelanggan yang berpotensi untuk
prospek bisnis baru.
3) Bertindak sebagai penghubung antara Perusahaan dan non-utility
market yang berpotensi maupun non-utility market yang sudah ada.
4) Bernegosiasi mengenai persyaratan-persyaratan untuk persetujuan dan
penutupan penjualan.
5) Mewakili perusahaan dalam menghadiri pameran kelistrikan, acara dan
pertemuan pelanggan non-utility.
6) Bernegosiasi mengenai variasi harga, jasa pengantaran dan berbagai
detail dengan manager.
7) Memberi saran perkembangan produk baru dan memdiskusikan
promosi khusus.
8) Mengawasi persediaan unit tersedia untuk memenuhi kebutuhan non-
utility market.
9) Mencatat penjualan dan informasi pemesanan dan kemudian
mengirimkan salinannya ke admin penjualan.
10) Mengecek kembali penjualan, untuk mencapai target atau melebihi
target yang diinginkan.
11) Mendapatkan pengertian yang jelas mengenai pelanggan bisnis non-
utility dan syarat-syarat dalam bisnis penyewaan kelistrikan.
24
12) Membuat perhitungan biaya yang akurat dan menyediakan quotation
untuk pelanggan non-utility.
13) Mengatasi keluhan pelanggan, mengidentifikasi masalah pelanggan,
menyampaikan masalah tersebut ke pihak yang bersangkutan (teknisi
dan engineer), hadir di lokasi pelanggan ketika proses penyelesaian
masalah atau dalam proses pengantaran (non-utility).
14) Berkoordinasi & bekerjasama dengan commercial, SCM, PM, Product
& Engineering, Finance, dan Legal Memastikan bahwa semua kegiatan
penawaran dilakukan tepat waktu.
15) Memastikan semua proses sudah mempertimbangkan standar SMK3
untuk memenuhi peraturan keselamatan pelanggan.
c. Wewenang
1) Mengunjungi konsumen non-utility yang berpotensi untuk prospek bisnis
baru
2) Bernegosiasi mengenai persyaratan dari persetujuan dan penutupan
penjualan
3) Mengecek kembali penjualan yang telah berlangsung
4. Supervisor Sales Admin Support
a. Tujuan Jabatan
Membimbing pekerjaan terkait aktivitas penjualan untuk memenuhi SMK3
sebagai kebutuhan pelanggan pada standar minimum Sewatama.
b. Tanggung Jawab Utama
1) Membimbing dalam pengiriman brosur, berita promosi, koran, dan iklan
25
2) Mengisi inquiry record, call plan, call report, lost sale report,
competitive report, dan quotation kemudian membuat resume sebagai
laporan untuk manager penjualan.
3) Membimbing dalam penyediaan peralatan termasuk spech sheets, sliding
ruler, brochure, dan standard draft contract untuk penjualan.
4) Mengawasi proses penjualan berjalan dengan baik.
5) Menyediakan kebutuhan administrasi di area penjualan.
6) Mendapatkan ketersediaan unit fleet dari manejemen fleet kemudian
didistribusikan ke karyawan penjualan.
7) Mengatur dan mengirimkan catatan khusus, memo, dan laporan seperti
yang diperintahkan.
8) Bertindak sebagai cadangan untuk staf untuk menerima telepon ketika
ada pertemuan staf, pameran, liburan, dan acara-acara yang lain.
9) Berkoordinasi & bekerjasama dengan commercial, SCM, PM, Product &
Engineering, Finance, dan Legal. Memastikan bahwa semua kegiatan
penawaran dilakukan tepat waktu. Memastikan semua proses sudah
mempertimbangkan standar SMK3 untuk memenuhi peraturan
keselamatan pelanggan.
c. Wewenang
1) Mendapatkan ketersediaan unit fleet dari manajemen fleet kemudian
didistribusikan kepada karyawan penjualan.
2) Bertindak sebagai cadangan untuk staf penjualan untuk menerima
telepon selama ada pertemuan staf, pameran, liburan, dan acara-acara
yang lain.
26
3.1.3. Kegiatan Usaha
PT Sumberdaya Sewatama bergerak dalam bidang penyewaan, adapun
berbagai produk dan layanan solusi kelistrikan terintegrasi tersedia melalui empat
unit usaha inti PT Sumberdaya Sewatama:
1. Temporary power
Temporary power menyediakan solusi handal dengan armada genset kelas
dunia yang dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan-kebtuhuhan spesifik
dari sebuah proyek. Layanan ini mencakup penelitian tapak, instalasi, koneksi,
pemonitorian, dan dukungan manajemen proyek untuk kebutuhan listrik
Nasional maupun swasta.
2. Energy Effeciency Services
Energy Effeciency Services berada di garis depan pemberi solusi kelistrikan
yang membantu perusahaan mengontrol lebih baik biaya pengeluaran energi
mereka, melalui solusi efisiensi energi dan optimisasi kelistrikan. Berbagai
layanan ini disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan dan tersedia dalam
berbagai skema yang menjamin efektivitas biaya dan hampir tidak berpengaruh
pada operasional sehari-hari
3. Operations and Maintenances
Operations and Maintenances mengoperasikan dan memelihara aset kelistrikan
pembangkit listrik, pompa, dan turbin gas, serta berbagai jenis pembangkit
listrik, guna memfasilitasi peningkatan produktivitas. Berbagai jasa
pelayanannya secara ketat mematuhi standar Internasional, terutama dalam
aspek keselamatan, kesehatan dan lingkungan.
27
4. Independent Power Production
Platform pertumbuhan Independent Power Producer bertugas membawa
Sewatama ke jenjang yang lebih dari penyediaan genset bertenaga diesel. Unit
usaha ini secara menerus melakukan penelitian dan pengembangan untuk
mengidentifikasi inovasi kelistrikan energi yang relevan. Unit ini dibagi
menjadi dua bagian yaitu energi yang berbasis termal dan energi terbarukan.
Disamping itu, PT Sumberdaya Sewatama juga tengah berkiprah dalam
pembentukan dan akuisisi sejumlah anak.
Berikut program penyewaan generator set dan pompa sentrifugal yang di
tawarkan PT Sumberdaya sewatama antara lain:
1. 200 jam program (generator set) dan 300 jam program (centrifugal pumps).
Sewa paket lengkap berdasarkan 200 jam operasi atau 300 jam operasi per
bulan, sesuai dengan kebutuhan pelanggan dengan operasi normal.
2. Lump sump program
Lengkap sesuai paket sewa untuk kebutuhan pelanggan dengan 24 jam operasi
perhari.
3. Standby Program
Lengkap sesuai paket sewa dengan kebutuhan pelanggan yang memiliki
peralatan sendiri (generasi set, pompa sentrifugal, dan lain-lain) sebagai daya
cadangan.
4. Sewa dan Transfer
Sebuah kombinasi yang ideal antara sewa dan investasi pada sistem daya.
5. Sewa untuk Industri tertentu
28
Sewatama akan merancanng paket sewa sesuai berdasarkan kebutuhan spesifik
pelanggan.
Selain itu PT Sumberdaya Sewatama secara khusus disesuaikan untuk
memberikan kinerja penuh untuk memenuhi kebutuhan spesifik seperti:
1. Minyak dan Gas
2. Industri atau Manufaktur
3. Pertambangan
4. Fasilitas Umum
5. Konstruksi
6. Laut
7. Properti Komersial
8. Acara atau Pameran
9. Pembangkit Listrik
10. Petro Kimia
3.2. Hasil Penelitian
3.2.1. Ketentuan Penyewaan pada PT Sumberdaya Sewatama
Terbentuknya suatu penyewaan di awali dengan adanya ketentuan-
ketentuan pada PT Sumberdaya Sewatama adanya ketentuan yang diberlakukan
tersebut disebutkan untuk kelancaran proses sewa yang dilakukan oleh PT
Sumberdaya Sewatama kepada customer, setiap ketentuan yang di keluarkan atau
yang diberlakukan wajib di penuhi customer.
Ada lima ketentuan yang harus di penuhi oleh customer dalam penyewaan
antara lain:
29
1. NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)
NPWP adalah nomor yang diberikan kepada wajib pajak sebagai sarana dalam
administrasi perpajakan yang dipergunakan sebagai tanda pengenal diri atau
identitas wajib pajak dalam melaksanakan hak dan kewajiban perpajakan.
Kegunaan NPWP dari pihak Customer yang akan melakukan penyewaan
genset pada PT Sumberdaya sewatama berfungsi untuk menunjukan bahwa
perusahaan yang menjadi customer mengikuti ketentuan yang telah di buat oleh
PT Sumberdaya sewatama sebagai jaminan atau agunan.
2. TDP (Tanda Daftar Perusahaan)
Suatu bukti bahwa badan Usaha atau yang berbentuk Perusahaan telah terdaftar
pada departemen setempat.
3. SIUP (Surat Izin Pendirian Usaha)
Sebagai keterangan Perusahaan atas ijin usaha yang dijalankanya agar tidak
bersifat legal.
4. KTP (Kartu Tanda Penduduk)
Setiap penduduk Indonesia harus mempunyai Kartu Tanda Penduduk (KTP)
sebagai tanda bahwa orang tersebut asli orang Indonesia.
5. Domisili
Keterangan tempat perusahaan berdiri.
3.2.2. Prosedur Penyewaan Genset Pada PT Sumberdaya Sewatama
Prosedur ini dibuat dengan ruang lingkup meliputi, seluruh proses
penjualan sewa yang dilakukan oleh Departement Sales, yang melibatkan
30
Departement Operation, Departement Product & Commercial, dan Departement
Finance.
Dari setiap department diatas mempunyai fungsi masing-masing yang
berperan untuk mencapai tujuan dalam proses penyewaan genset pada PT
Sumberdaya Sewatama, berikut fungsi dari masing-masing department antara
lain:
1. Customer (Pelanggan)
Customer (Pelanggan) adalah individu ataupun kelompok yang membeli atau
menggunakan produk barang atau jasa tertentu pada periode tertentu secara
tetap dan berkala.
2. Department Sales
Sales yaitu bagian dari penjualan mereka berperan dalam pencapaian target
penjualan.
Tugas sales pada PT Sumberdaya Sewatama antara lain:
a. Menerima Permintaan Sewa (Inquiry) dari Customer
b. Memutuskan dan menentukan kelayakan permintaan prospect
c. Melakukan pengecekan Stock Availability (Unit & Attachment)
d. Mengirimkan Quotation kepada customer
e. Melakukan negosiasi dengan customer
f. Menyiapkan draft Kontrak
g. Melakukan Review kontrak
h. Menerbitkan dan mengirimkan Kontrak kepada Customer
31
3. Department Product & Commercial
berperan untuk melengkapi kebutuhan dari permintaan Customer.
Tugas yang dilakukan Product dan Comercial antara lain:
a. Melakukan Site Survey di lokasi customer
b. Menyampaikan hasil survey kepada Department Sales.
c. Melakukan pengecekan ketersediaan unit dan attachment dan
memberitahukannya kepada pihak Department Sales.
d. Melakukan kegiatan Outsourching, apabila Unit & Attachment yang
diminta tidak tersedia dalam data Stock.
e. Menyediakan quoatation, kemudian menyerahkannya kepada pihak
Commercial Dept.
4. Department Finance
Finance yaitu yang melakukan semua proses penerimaan dan pengeluaran
uang, pencarian, pengelolaan, dan pengalokasian dana (uang), serta
melakukan pembayaran-pembayaran yang harus dikeluarkan. Kegiatan
Finance pada PT Sumberdaya Sewatama dalam penjualan sewa antara lain:
a. Menerima copy kontrak dari Department Sales
b. Melakukan Penagihan, Tax, dan Collection
5. Department Operation
berperan dalam bidang penyiapan unit-unit yang dibutuhkan para Customer.
Tugas department Operation pada PT Sumberdaya Sewatama antara lain:
a. Mempersiapkan seluruh item-item yang diminta Department Sales sesuai
permintaan customer.
b. Menerima copy kontrak dari pihak Department Sales.
32
c. Melakukan pengiriman unit & attachment dan melakukan proses
installasi di lokasi customer .
d. Menyediakan BAST (Berita Acara Serah Terima).
Dokumen–dokumen yang harus dipersiapkan oleh PT Sumberdaya
Sewatama dalam proses penyewaan antara lain:
1. Contract (Kontrak)
Kontrak atau perjanjian adalah kesepakatan antara dua orang atau lebih
mengenai hal tertentu yang disetujui oleh mereka dengan ketentuan umum
mengenai kontrak yang diatur dalam kitab undang-undang hukum perdata
Indonesia.
2. Inquiry yaitu form permintaan sewa genset dari customer beserta jumlah dan
kapasitasnya genset yang akan disewa.
3. Quotation bentuk surat penawaran harga yang disertai dengan harga, spekulasi
kapasitas yang sudah di setujui oleh manager sales yang akan di berikan
kepada customer.
4. Invoice yaitu form yang berisi seluruh jumlah harga barang yang di sewa.
33
33
Berikut diagram alur prosedur penyewaan pada PT Sumberdaya Sewatama
PT Sumberdaya Sewatama
Sumber : PT Sumberdaya Sewatama 201
Gambar III.2.
Alur diagram prosedur penyewaan Genset pada PT Sumberdaya Sewatama Jakarta Selatan
\
s
Customer Sales P&C Finance Operation
Menerima
quotation
mulai
Membutuhkan
Genset
Mengirim
Quotation
Terima permintaan &
menyiapkan Inquiry
Mengirim
Quotation
Tanda tangan Kontrak
Tanda tangan
kontrak Pengiriman
Genset
Tanda tangan
kontrak
Tanda tangan
kontrak
Terima Unit
Pengoperasian unit
Penagihan Menerima Invoice
Pembayaran Menerima
pembayaran
Selesai
Genset
Quotation
Kontrak
Berita Acara
Menyiapkan
Quotation
Menyetujui
quotation
Invoice
34
Penjelasan detail prosedur sesuai alir diagram proses penyewaan sewa
dimulai dari langkah-langkah sebagai berikut :
1. Permintaan Kebutuhan
Customer membutuhkan unit genset dan mengirimkan permintaan kepada
sales PT Sumberdaya Sewatama untuk menyediakan dan memenuhi
permintaan unit genset yang di perlukan.
2. Menerima permintaan kebutuhan dan menyiapkan inquiry
Department sales menerima permintaan unit genset dari customer (Inquiry)
dan segera mempersiapkan Form Inquiry dan mengisi Inquiry lalu di submit
pada depatrment P & C (Product dan Commercial).
3. Penyiapan Quotation
setelah form inquiry di proses oleh sales, maka di submit ke P&C, lalu P&C
menetapkan harga dasar dan biaya tambahan lainya serta revenue yang
diharapkan maka dapat ditentukan harga jual sewa kepada customer.
4. Pengiriman Quatation
setelah pembuatan Quotation oleh P&C selanjutnya mengirim quotation ke
department sales untuk selanjutnya di lanjutkan ke customer.
5. Menerima Quotation
Customer menerima quotation yang dikirim oleh sales dengan harga yang
telah ditentukan oleh PT Sumberdaya Sewatama dan apabila pihak customer
menyetujui penawaran harga tersebut maka akan dilanjutkan dengan penyiapan
unit, namun apabila tidak menerima penawaran harga sewa tersebut, maka
permintaaan genset yang mereka minta akan berakhir dan tidak dilanjutkan.
35
7. Persiapan Unit
Setelah quotation di setujui selanjutnya Department Operation akan segera
mempersiapkan unit yang telah diminta oleh customer.
8. Kontrak
Department sales menyiapkan draft kontrak setelah menyetujui quotation
akan segera menyiapkan kontrak yang akan kirim ke customer.
9. Terima kontrak
Customer menerima kontrak dari department sales PT Sumberdaya sewatama
dan kontrak di tanda tangan oleh customer.
10. Pengiriman unit
Setelah kontrak di tanda tangani, maka department operation akan bertugas
mengirimkan unit genset kepada customer.
11. Unit diterima
Customer menerima unit genset yang dikirimkan dari PT Sumberdaya
sewatama
12. Pengoperasian Unit
Customer yang telah menerima unit akan mengoperasikan unit genset yang
telah diterima dari PT Sumberdaya Sewatama .
13. Berita Acara Serah Terima (BAST)
Setelah semua unit terpasang dilokasi customer dan telah melakukan
pengoperasian oleh customer maka department operation selanjutnya akan
membuat berita acara.
36
14. Penagihan (Billing)
Setelah berita acara dibuat dan unit telah di operasikan oleh customer, maka
department operation akan memproses penagihan tersebut.
15. Invoice
Setelah Proses penagihan telah diselesaikan oleh Department Operation,
langkah berikutnya Department Finance menerbitkan Invoice yang telah
dilengkapi Faktur Pajak, serta dokumen Pendukung lain seperti Kontrak,
BAST, untuk dikirim kepada Customer sebagai bukti penagihan (Invoicing).
16. Terima invoice
Customer menerima invoice dari department sales PT Sumberdaya Sewatama
dan memproses Invoice yang telah di terima.
17. Pembayaran
Invoice yang telah di terima dan telah diproses maka customer dengan segera
melakukan pembayaran pada PT Sumberdaya Sewatama.
18. Terima pembayaran
Setelah invoice diterima dan telah diproses oleh customer maka Department
finance menerima pembayaran dari customer.
3.2.3 Kendala penyewaan pada PT Sumberdaya sewatama
Dalam proses penyewaan yang terjadi pada PT Sumberdaya Sewatama ada
beberapa kendala-kendala yang dialami department sales dalam penyewaan
genset antara lain:
1. keterlambatan dalam pengiriman unit genset
37
keterlambatan dalam pengiriman unit disebabkan karena faktor unit yang
diminta oleh customer belum sepenuhnya untuk dikirim ke customer karena
masih dalam proses penyiapan ataupun masih dalam keadaan service.
2. Proses penerbitan kontrak lama
Terjadinya kelamaan dalam pembuatan kontrak disebabkan karena beberapa
faktor baik dari customer maupun dari PT Sumberdaya Sewatama sendiri.
Terutama keterlambatan ini di sebabkan dalam proses penandatanganan dan
pengadministrasian kontrak.
3. Pembayaran tagihan yang kurang tepat waktu
disebabkan customer kurang menepati janji dan tidak mengikuti peraturan
yang telah dibuat oleh PT Sumberdaya Sewatama dalam pembayaran
penyewaan.
Adapun upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala-kendala yang
dialami selama melakukan proses penyewaan pada PT Sumberdaya Sewatama
adalah:
1. Department operation yang bertanggung jawab dalam penyiapan unit yang
akan dikirim ke customer harusnya lebih sigap serta teliti dalam penanganan
mesin yang akan disewakan kepada para customer.
2. Adanya ketegasan peraturan dalam pembuatan kontrak serta dalam
penandatangan kontrak dengan sesegera mungkin oleh department terkait.
3. Bagian department finance mengkoordinasi pembayaran kepada para
customer terhadapa waktu yang telah di tentukan pada masa pembuatan
invoicing dan department finance perlu mengambil tindakan bagi yang
belum melakukan pembayaran.
38
Berdasarkan uraian diatas dapat dijelaskan bahwa prosedur Penyewaan
genset pada PT Sumberdaya Sewatama dimulai dari customer membutuhkan dan
menyampaikan permintaan kebutuhan permintaan genset pada PT Sumberdaya
Sewatama, setelah mengetahui permintaan dari customer PT Sumbedaya
Sewatama memproses inquiry dan sementara itu department Product dan
Comercial segera menyiapkan Quotation sebagai penawaran harga kepada
customer apabila telah menerima penawaran harga dari PT Sumberdaya
Sewatama dilanjutkan dengan pembuatan kontrak oleh Department sales PT
Sumberdaya Sewatama yang akan dikirim ke Customer dan ditandatangani oleh
customer. Setelah tanda tangan selesai maka department operation akan
menyediakan unit genset yang diminta oleh customer dan mengirim kelokasi
customer, setelah sampai dilokasi maka unit genset dioperasikan oleh customer
setelah pengoperasian maka segera department operation akan memproses berita
acara untuk penagihan pembayaran yang akan dikirim ke customer. Apabila
invoice telah diterima oleh customer, maka customer harus segera membayar
nominal jumlah yang telah ditetapkan sebagai harga sewa, dan setelah semuanya
berhasil proses penyewaan dinyatakan berhasil.