bab iii gambaran umum pt prima jabar steel iii.1. …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2007-3-00009-ak bab...
TRANSCRIPT
28
BAB III
GAMBARAN UMUM PT PRIMA JABAR STEEL
III.1. Gambaran Umum PT PRIMA JABAR STEEL
III.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan
PT Prima Jabar Steel adalah perusahaan yang berbadan hukum Perseroan
Terbatas (PT). Perusahaan ini didirikan pertama kali oleh Bapak Hadi Surardja dan Ibu
Stella Respati Sutardja. PT Prima Jabar Steel didirikan pada tanggal 1 Agustus 1978
dengan Akta Pendirian No. 2. Akta pendirian perusahaan ini dibuat oleh Notaris
Albertus Sutjipto Budihardjoputra, S.H. dan telah mendapat pengesahan dari Menteri
Kehakiman Republik Indonesia pada tanggal 22 Februari 1979 dalam Surat Keputusan
No. C2-1737.HT.01.01.TH.1979 dengan NPWP 01.360.207.3.004.000. Akta pendirian
ini telah diumumkan di Berita Negara Republik Indonesia No. 4516 tanggal 19 Juni
1979.
Anggaran Dasar perusahaan telah mengalami beberapa kali perubahan sebagai
berikut:
- Akta Risalah Rapat No. 69 tertanggal 30 Desember 1981 tentang perubahan
anggaran dasar.
- Akta Notaris No. 112 dari Notaris Albertus Sutjipto Budihardjoputra, S.H.
tertanggal 31 Oktober 1994 tentang perubahan anggaran dasar.
- Akta Berita Acara Rapat No. 1 tertanggal 3 Juli 2000 dari Notaris James Herman
Rahardjo, S.H. tentang perubahan modal dasar perseroan dan pengubahan susunan
anggota direksi dan komisaris perseroan.
29
Dengan Akta Berita Acara No. 1 tanggal 3 Juli 2000, jumlah modal dasar
perseroan menjadi Rp. 3.600.000.000,00 (Tiga milyar enam ratus juta rupiah) dan
terbagi atas 720 (Tujuh ratus dua puluh) saham, masing-masing saham bernilai nominal
Rp. 5.000.000,00 (Lima juta rupiah). Dari modal dasar tersebut seluruhnya telah
ditempatkan dan disetor penuh dengan uang tunai. Susunan pemegang saham saat ini
adalah sebagai berikut:
No. Nama
Pemegang saham
Jumlah
Saham
(lembar)
% tase
Saham
Jumlah
Rupiah
1. Hadi Sutardja 450 62,50 2.250.000.000,00
2. Stella Respati Sutardja 150 20,83 750.000.000,00
3. Ronald Sutardja 120 16,67 600.000.000,00
Jumlah 720 100,00 3.600.000.000,00
Susunan pengurus perusahaan saat ini adalah sebagai berikut:
Komisaris Utama : Hadi Sutardja
Komisaris : Stella Respati Sutardja
Direktur : Ronald Sutardja
Perseroan didirikan untuk jangka waktu yang tidak ditentukan lamanya.
Perusahaan ini berkedudukan di Jakarta dan berkantor pusat untuk pertama kalinya di
Kawasan Industri Pulogadung, Jl. Raya Bekasi Km 21, Kavling Bo. II M7, Jl. Rawa
Gelam III No. 1 - Jakarta Timur 13930.
30
III.1.2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
Setiap organisasi selalu berlandaskan kerjasama yang baik antar manusia baik
dalam jumlah yang besar maupun kecil. Kerjasama tersebut baru dapat mencapai
sasarannya bila terdapat manajemen dan pembagian tugas yang baik antar setiap orang
yang terlibat dalam organisasi tersebut.
Struktur organisasi mempunyai peranan yang penting dalam suatu organisasi.
Struktur organisasi yang baik dapat menunjukkan dengan jelas fungsi, wewenang dan
tanggung jawab dari masing-masing bagian yang ada dalam suatu organisasi. Struktur
organisasi merupakan bagan atau kerangka yang terdiri dari macam-macam fungsi
menurut pola tertentu yang menyatakan adanya urutan dan pengaturan antara bagian
yang ada dalam struktur organisasi tersebut.
Oleh karena itu struktur organisasi suatu perusahaan harus disusun dengan
sedemian rupa agar tugas dan tanggung jawab serta kedudukan masing-masing anggota
dapat terlihat dengan jelas sehingga kelancaran kerja dan hubungan yang baik antar
setiap bagian dalam perusahaan dapat terlaksana.
Struktur organisasi PT Prima Jabar Steel dapat dilihat sebagai berikut:
31
Dewan Komisaris
Direktur Sekretaris
Manajer pembelian
Manajer pabrik
Manajer personalia
Manajer akuntansi dan keuangan
Manajer produksi
Manajer Pemasaran
Impor
lokal
Karyawan
Karyawan
Kendali mutu
Kepala gudang
Karyawan
Pengiriman
Asisten
Karyawan
Perekrutan
Administrasi Jamsostek
Karyawan
Absensi Produksi
Karyawan
Asisten
Supervisor Keuangan
Hutang Dagang
Piutang
Kasir
SupervisorAkuntansi
Administrasi
Penagihan
Akuntansi
Pajak
Supervisor TI
Asisten
Administrasi Produksi
Produksi
Karyawan Pabrik
Asisten
Drafter
Estimator
Pemasaran
Karyawan
Karyawan
RUPS
32
Berdasarkan struktur organisasi di atas, tugas dan tanggung jawab masing-
masing bagian adalah sebagai berikut:
Dewan Komisaris
Tugas dan tanggung jawabnya:
a. Menetapkan kebijaksaan perusahaan secara keseluruhan.
b. Berkewajiban mengawasi pekerjaan Direktur.
c. Mengawasi pekerjaan-pekerjaan yang dilaksanakan demi kelangsungan hidup
perusahaan, serta berhak mengangkat, memberhentikan Direktur dan menilai hasil
kerja Direktur.
d. Mengawasi pelaksanaan perusahaan secara umum untuk kemudian melakukan
perbandingan dengan arah dan tujuan serta kebijaksanaan yang telah ditetapkan
sebelumnya.
Direktur
Tugas dan tanggung jawabnya:
a. Menjalankan fungsi manajemen yaitu merencanakan, mengorganisir, mengarahkan
dan mengawasi agar tujuan perusahaan dapat tercapai, baik untuk jangka pendek
maupun untuk jangka panjang.
b. Bertanggung jawab terhadap jalannya kegiatan operasional perusahaan kepada
dewan komisaris.
c. Memeriksa dan menyetujui rencana program kerja dan anggaran perusahaan secara
keseluruhan.
e. Merencanakan dan mengkoordinasikan bagian-bagian yang ada dalam
melaksanakan program kerja dan anggaran perusahaan dan mengangkat Manajer
33
f. Melaksanakan kebijakan dan rencana strategis yang ditetapkan oleh Dewan
Komisaris.
Manajer Pemasaran
Tugas dan tanggung jawabnya:
a. Mempromosikan produk perusahaan.
b. Menyusun rencana serta program kegiatan penjualan dan mengkoordinir seluruh
kegiatan penjualan sehingga dapat meningkatkan profitabilitas perusahaan.
c. Menyusun dan mengatur rencana promosi dan strategi pemasaran.
d. Mengembangkan dan mempelajari cara pemasaran yang baru dan mencari daerah
pemasaran yang baru.
e. Bertanggung jawab kepada Direktur
Bagian Pemasaran
Tugas dan tanggung jawabnya:
a. Membantu Manajer Pemasaran mempromosikan produk perusahaan.
b. Bertanggung jawab atas penyelesaian serta menindak lanjuti setiap order yang
diterima.
c. Membuat laporan ke atasan untuk setiap pesanan yang diterima.
d. Bertanggung jawab kepada Manajer Pemasaran.
Asisten Pemasaran
Tugas dan tanggung jawabnya:
a.. Melakukan negosiasi dengan customer.
34
b. Menciptakan hubungan yang baik dengan customer.
c. Melakukan koordinasi kerja dengan bagian terkait atas permintaan produk baru
oleh customer.
d. Menindak lanjuti hasil kuesioner yang diberikan ke customer.
e. Bertanggung jawab kepada Manajer Pemasaran
Manajer Produksi
Tugas dan tanggung jawabnnya:
a. Membuat rencana produksi sesuai kapasitas produksi untuk setiap order yang
diterima.
b. Memantau dan mengkoordinasikan stok yang dibutuhkan.
c. Mengontrol dan memastikan setiap produk yang diproduksi dapat direalisasi sesuai
dengan rencana produksi.
d. Membuat laporan perbandingan realisasi produksi dengan rencana yang dibuat
kepada Direktur.
e. Bertanggung jawab kepada Direktur.
Estimator
Tugas dan tanggung jawabnya:
a. Membuat anggaran produksi dan menghitung penyimpangan yang terjadi.
b. Menghitung harga pokok dari produk yang diproduksi.
c. Mengkoordinasikan stock yang dibutuhkan.
d. Bertanggung jawab kepada Manajer Produksi.
35
Drafter
Tugas dan tanggung jawabnya:
a. Membuat rancangan proyek yang telah disetujui.
b. Bertanggung jawab kepada Manajer Produksi.
Manajer Akuntansi dan Keuangan
Tugas dan tanggung jawabnya:
a. Mengkoordinasikan dan mengawasi pekerjaan rutin dari unit-unit yang
dibawahinya.
b. Menyusun rencana anggaran keuangan tahunan perusahaan.
c. Merencanakan dan mengawasi pengelolaan dana perusahaan.
d. Menyetujui pengeluaran dan penerimaan uang.
e. Membuat anggaran penerimaan dan pengeluaran dana.
f. Menganalisa keadaan keuangan perusahaan dengan memikirkan alternatif yang
paling efisien dalam penggunaan dana.
g. Bertanggung jawab kepada Direktur.
Supervisor Keuangan
Tugas dan tanggung jawabnya:
a. Mengawasi dan memeriksa penerimaan dan pengeluaran kas.
b. Memeriksa outstanding piutang, menganalisa dan mengatur jadwal penagihannya.
c. Memberikan pengarahan dan mengawasi penyiapan bukti-bukti penagihan atau
pengeluaran.
d. Bertanggung jawab kepada Manajer Akuntansi dan Keuangan.
36
Bagian Piutang
Tugas dan tanggung jawabnya:
a. Mengkoordinasikan setiap pembayaran yang diterima dari pembeli dengan bagian
pemasaran.
b. Memberitahukan kepada bagian penagihan tentang piutang yang akan atau telah
jatuh tempo.
c. Mencari informasi mengenai pelanggan baru sebelum penjualan kredit disetujui.
d. Mengirimkan surat pernyataan piutang secara periodik kepada pelanggan.
e. Bertanggung jawab kepada Supervisor Keuangan.
Bagian Penagihan
Tugas dan tanggung jawabnya:
a. Melakukan penagihan terhadap faktur penjualan yang telah jatuh tempo.
b. Menerima dan mempertanggung jawabkan faktur penjualan yang dibawa untuk
ditagih.
c. Menyetor hasil penagihan kepada kasir.
d. Membuat laporan penagihan hasil piutang.
e. Bertanggung jawab kepada bagian piutang.
Kasir
Tugas dan tanggung jawabnya:
a. Menerima hasil penagihan berupa cek, bilyet giro atau uang tunai.
b. Mengelolah kas kecil perusahaan.
c. Menyiapkan cek yang akan ditandatangani oleh Manajer Akuntansi dan Keuangan.
37
d. Bertanggung jawab kepada Supervisor Keuangan.
Supervisor Akuntansi
Tugas dan tanggung jawabnya:
a. Menyusun laporan keuangan bulanan dan diserahkan pada Manajer Akuntansi dan
Keuangan untuk disetujui.
b. Menandatangani transaksi penerimaan dan pengeluaran kas.
c. Menyusun rekonsiliasi bank.
d. Memberi kode terhadap bukti kas keluar dan bukti kas masuk.
e. Bertanggung jawab kepada Manajer Akuntansi dan Keuangan.
Bagian Akuntansi
Tugas dan tanggung jawabnya:
a. Memeriksa kebenaran dan keabsahan bukti dokumen dari setiap departemen yang
diterima.
b. Melakukan pencatatan sesuai dengan bukti atau dokumen atas setiap transaksi
yang terjadi.
c. Mengatur penyimpanan data-data dan menjaga kerahasiaan data-data keuangan
perusahaan.
d. Bertanggung jawab kepada Supervisor Akuntansi.
Bagian Pajak
Tugas dan tanggung jawabnya:
38
a. Melakukan perhitungan pajak yang harus dibayar perusahaan serta pengisian
laporan yang dibutuhkan.
b. Bertanggung jawab kepada Supervisor Akuntansi.
Manajer Personalia
Tugas dan tanggung jawabnya:
a. Membuat anggaran biaya dan program kerja dari bagian personalia, terutama
mengenai biaya dan jadwal perekrutan tenaga kerja baru dan jadwal pelatihan
ketrampilan.
b. Mengevaluasi prestasi karyawan.
c. Menanggapi dan menyelesaikan masalah kepegawaian.
d. Bertanggung jawab kepada Direktur.
Manajer Pabrik
Tugas dan tanggung jawabnya:
a. Mengawasi kegiatan dari bagian teknik perawatan dan perbaikan pabrik.
b. Mengawasi cara kerja dan arus keluar masuknya barang di gudang.
c. Mengawasi proses produksi.
d. Bertanggung jawab kepada Direktur.
Bagian Kendali Mutu
Tugas dan tanggung jawabnya:
a. Mengkoordinasikan dan mempresentasikan standar mutu untuk setiap produk
sebelum diproses atau diproduksi.
39
b. Menetapkan standar mutu dari produk-produk yang diproduksi.
c. Melakukan pengecekan hasil produksi apakah telah sesuai dengan standar yang
telah ditetapkan.
c. Bertanggung jawab kepada Manajer Pabrik.
Kepala Gudang
Tugas dan tanggung jawabnya:
a. Bertanggung jawab atas barang-barang yang dicuri dan mengalami kerusakan.
b. Mengawasi cara-cara penyimpanan barang-barang di gudang.
c. Mengawasi pelaksanaan pencatatan administrasi di gudang.
d. Mengeluarkan barang berdasarkan otorisasi pejabat yang berwenang.
e. Bertanggung jawab kepada Manajer Pabrik.
Manajer pembelian
Tugas dan tanggung jawabnya:
a. Bertanggung jawab atas harga dan mutu barang yang dibeli.
b. Melaksanakan kegiatan pembelian barang.
c. Membuat laporan pembelian.
d. Bertanggung jawab kepada Direktur.
Bagian Impor
Tugas dan tanggung jawabnya:
a. Bertanggung jawab atas tersedianya kelengkapan dokumen-dokumen yang
berkaitan dengan kegiatan impor.
40
b. Bertanggung jawab kepada Manajer Pembelian.
III.1.3. Bidang Usaha Perusahaan
Sesuai dengan Pasal 3 Anggaran Dasar, maksud dan tujuan Perusahaan adalah
berusaha dalam bidang perdagangan, jasa, dan industri. Kegiatan usaha PT Prima Jabar
Steel adalah menjalankan usaha jasa pemborong dalam bidang mekanikal, jasa
konstruksi yang meliputi perpipaan konstruksi di bidang mekanikal baik untuk industri,
gedung, bangunan dan sarana infrastruktur lainnya sampai siap dilaksanakan
(rancang bangun), termasuk pengadaan material, alat-alat dan barang yang dibutuhkan
dalam pekerjaan konstruksi.
Selain itu kegiatan usaha PT Prima Jabar Steel adalah menjalankan usaha
pengadaan sebagai distributor, menjalankan usaha perdagangan impor dan ekspor antar
pulau. PT Prima Jabar Steel juga bertindak sebagai agen dari perusahaan-perusahaan
lain baik dari dalam maupun luar negeri.
Saat ini PT Prima Jabar Steel memproduksi tank, air pressure piping, dust
collector dan alat-alat general construction lainnya. Perusahaan ini juga menerima jasa
pemasangan, perbaikan dan pemeliharaan atas produk-produk yang dihasilkan.
PT Prima Jabar Steel memiliki komitmen yang kuat untuk menjadi perusahaan
engineering dan contracting terbaik di Indonesia dengan cara memberikan kepuasan
kepada Pelanggan melalui produk dan desain dan kualitas yang bermutu tinggi,
penyelesaian proyek tepat waktu dan pelayanan yang terbaik.
41
III.2. Prosedur Operasional atas Penjualan, Piutang Usaha dan Penerimaan Kas
Dalam menjalankan kegiatan operasi perusahaan atas penjualan secara kredit,
piutang usaha dan penerimaan kas/bank, perusahaan telah menyusun prosedurnya
sebagai berikut:
III.2.1 Prosedur Penerimaan Pesanan
Dalam prosedur ini dijelaskan tentang penanganan permintaan pelanggan akan
produk-produk PT Prima Jabar Steel. Prosedurnya adalah sebagai berikut:
1. Pelanggan menginformasikan permintaan secara lisan/fax/email dan disertai
dengan draft gambar proyek yang akan dibuat.
2. Karyawan bagian pemasaran memberikan draft gambar ke bagian engineering atau
produksi untuk dirapatkan secara intern. Manajer pemasaran beserta asisten
melakukan kajian terhadap kapasitas produksi bersama manajer produksi
3. Bagian Produksi membuat jadwal produksi, estimasi biaya dan kalkulasi harga
proyek tersebut kemudian diberikan kepada bagian pemasaran.
4. Asisten Manajer Pemasaran membuat proposal penjualan.
5. Asisten Manajer Pemasaran melakukan negosiasi dengan pelanggan.
6. Pelanggan memberikan keputusan terhadap penawaran yang diberikan dengan
mengirimkan purchase order kepada perusahaan.
7. Bagian pemasaran menanyakan status kredit pelanggan tersebut kepada bagian
piutang.
8. Bagian pemasaran menyerahkan susunan gambar dan rencana pelaksanaan
produksi ke bagian produksi untuk selanjutnya dilakukan proses produksi atas
order tersebut.
42
9. Jika terdapat perubahan maka bagian pemasaran.
a. melakukan negosiasi ulang dengan pelanggan apabila informasi kapasitas
produksi tidak memadai.
b. mengkonfrimasikan penerimaan pesanan dengan Order Form baru yang telah
disetujui oleh Manajer Pemasaran.
Setelah itu bagian pemasaran menyerahkan order form yang telah disetujui ke
bagian akuntansi. Prosedur ini hanya menangani serah terima order form sampai
pengarsipan.
Prosedur:
1. Bagian pemasaran menyerahkan copy order form dan purchase order yang
diterima dari pelanggan ke bagian akuntansi.
2. Karyawan bagian akuntansi melakukan cross check antara jumlah dan nilai order
form dengan purchase order, mengkonfirmasikan order form yang tidak sesuai dan
menyerahkannya ke manajer akuntansi dan keuangan.
3. Manajer akuntansi dan keuangan melakukan cross check ulang order form.
4. Karyawan bagian akuntansi melakukan penginputan dan mengarsip order form
sesuai dengan nomor dan bulan order form.
III.2.2. Prosedur Persetujuan Kredit
Prosedur:
1. Bagian pemasaran menanyakan status kredit dari pelanggan yang melakukan
pesanan ke bagian piutang. Setelah itu bagian piutang melakukan pemeriksaan
terhadap pelanggan tersebut. Bagian piutang akan menilai apakah pelanggan
43
tersebut layak untuk diberikan kredit atau tidak. Apabila pelanggan tersebut layak
mendapatkan kredit karena memiliki sejarah yang baik, maka bagian piutang
memberikan pesetujuan kredit sesuai dengan kebijakan perusahaan yang berlaku.
Setelah itu bagian pemasaran melanjutkan ke prosedur selanjutnya.
2. Apabila setelah diperiksa oleh bagian piutang ternyata pelanggan tersebut memiliki
sejarah yang kurang baik dengan perusahaan karena sering terlambat dalam
melunasi hutangnya maka pelanggan tersebut tidak layak diberikan persetujuan
kredit dan purchase order yang telah diberikan oleh pelanggan dianggap batal atau
ditunda sampai ada pelunasan piutang sebelumnya.
III.2.3. Prosedur Pembuatan Surat Jalan dan Faktur
Prosedur:
1. Bagian pemasaran membuat surat jalan, invoice dan faktur pajak sebanyak tiga
rangkap.
2. Setelah diperiksa dan diotorisasi oleh manajer pemasaran surat jalan, invoice dan
faktur pajak tersebut didistribusikan sebagai berikut:
a. Surat jalan
Rangkap 1 : Surat jalan yang asli berwarna putih. Surat jalan ini diberikan
kepada pelanggan sebagai bukti pendukung pada saat penagihan.
Rangkap 2 : Tembusan surat jalan yang berwarna merah mudah. Tembusan
surat jalan ini digunakan sebagai arsip oleh bagian akuntansi yang
disimpan bersama dengan tembusan faktur yang telah dibuat.
Rangkap 3 : Tembusan surat jalan yang berwarna biru. Tembusan surat jalan
ini diarsip oleh bagian gudang sehingga ada bukti yang
44
mendukung bahwa barang telah dikeluarkan dari gudang dan
dikirimkan kepada pelanggan.
b. Invoice
Rangkap 1 : Invoice asli berwarna putih. Invoice ini digunakan sebagai
kwitansi atas penjualan. Invoice ini harus diotorisasi terlebih
dahulu oleh Manajer akuntansi dan keuangan. Setelah diotorisasi
diserahkan kepada pelanggan sebagai bukti pelengkap dalam
melakukan penagihan.
Rangkap 2 : Tembusan invoice yang berwarna merah mudah. Tembusan
invoice ini diarsipkan bersama dengan surat jalan oleh bagian
akuntansi.
Rangkap 3 : Tembusan invoice yang berwarna kuning. Tembusan ini
diarsipkan oleh petugas penagihan.
c. Faktur pajak
Rangkap 1 : Faktur pajak yang asli berwarna putih. Faktur pajak ini diberikan
kepada pelanggan pada saat petugas penagihan melakukan
penagihan.
Rangkap 2 : Tembusan faktur pajak berwarna merah muda. Dokumen ini
diarsipkan oleh bagian pajak sebagai bukti pajak keluaran.
Rangkap 3 : Tembusan faktur pajak berwarna kuning. Dokumen ini
diarsipkan oleh petugas penagihan.
III.2.4. Prosedur Pengiriman
Prosedur:
45
1. Bagian gudang menerima surat jalan yang telah diotorisasi, setelah itu bagian
gudang menyiapkan barang sesuai dengan surat jalan tersebut. Setelah itu, kepala
gudang menandatangani surat jalan tersebut sebagai tanda barang tersebut sudah
keluar dari gudang. Kemudian bagian gudang menyerahkan barang dan surat jalan
tersebut kepada bagian pengiriman.
2. Bagian pengiriman kemudian melakukan pengiriman barang dan memastikan
bahwa barang tersebut diterima oleh pelanggan dengan baik. Pelanggan
diharuskan untuk menandatangani dokumen-dokumen pendukung sebagai tanda
bahwa pelanggan telah menerima barang tersebut.
Dalam prosedur ini perusahaan membuat Berita Acara. Berita Acara adalah
dokumen yang menyatakan bahwa perusahaan sebagai Pihak Kedua yang diwakili
oleh Manajer Pabrik telah menyelesaikan pesanan dan mengirimkan pesanan
tersebut kepada pelanggan sebagai Pihak Kesatu.
III.2.5. Prosedur Pencatatan Piutang
Prosedur:
1. Bagian akuntansi menerima surat jalan rangkap 1 dan invoice rangkap 1 dan faktur
pajak rangkap 2 dan surat pesanan pelanggan dari bagian pemasaran.
2. Sebelum diproses lebih lanjut, bagian akuntansi memeriksa ketepatan perhitungan,
kelengkapan dan keabsahan pada invoice dan dokumen pendukung lainnya.
3. Apabila sudah benar maka bagian akuntansi bagian A/R membuat jurnal penjualan
dan mencatat transaksi tersebut di buku besar piutang. Setelah itu surat jalan dan
invoice rangkap 1 diserahkan kepada petugas penagihan untuk diproses lebih
lanjut.
46
III.2.6 Prosedur Penagihan Piutang
Prosedur:
1. Setelah dokumen-dokumen penjualan telah lengkap maka petugas penagihan
menyerahkan invoice dan faktur pajak disertai dengan surat jalan kepada
pelanggan.
2. Petugas penagihan menerima tanda terima atas penyerahan invoice, surat jalan dan
faktur pajak sebagai tanda bukti bahwa pelanggan telah menerima dokumen atas
pembeliannya.
3. Tanda terima tersebut diarsip oleh bagian penagihan sampai jatuh tempo dan
petugas penagihan tersebut akan mengambil pembayaran atau melakukan
penagihan kepada pelanggan pada saat jatuh tempo.
Untuk penanganan piutang yang telah jatuh tempo, prosedurnya adalah:
1. Karyawan akuntansi bagian A/R mengecek invoice yang telah jatuh tempo.
2. Karyawan akuntansi bagian A/R mengkonfirmasikan piutang yang telah lewat
jatuh temponya kepada bagian pemasaran.
3. Bagian pemasaran mengkonfirmasikan mengenai piutang yang telah lewat jatuh
tempo kepada pelanggan dan mengirimkan bukti keterlambatan melalui fax atau
email.
III.2.7. Prosedur Pemrosesan dan Pencatatan Penerimaan Kas
Prosedur:
1. Petugas penagihan membawa kembali pembayaran yang diterimanya dari
pelanggan untuk selanjutnya diserahkan kepada bagian piutang.
47
2. Bagian piutang menyetorkan pembayaran dari pelanggan ke bank pada hari yang
sama saat bagian piutang menerima pembayaran pelanggan dari petugas penagihan
atau paling lambat keesokkan harinya.
3. Bagian piutang membuat bukti penerimaan kas dengan melampirkan bukti setoran
bank. Berdasarkan bukti penerimaan tersebut, bagian piutang mengurangi saldo
piutang pelanggan.
4. Setelah itu, bagian piutang menyerahkan bukti penerimaan kas tersebut ke bagian
akuntansi untuk dijurnal.
5. Setelah membuat jurnal pelunasan piutang usaha maka bukti penerimaan kas
tersebut diarsipkan oleh bagian akuntansi sesuai dengan nomor urut dan bulan.
III.3. Kebijakan-Kebijakan Perusahaan yang Berkaitan dengan Kegiatan
Penjualan, Piutang Usaha dan Penerimaan Kas
Dalam melakukan penjualan PT Prima Jabar Steel menetapkan kebijakan yang
berkaitan dengan pelanggan, yaitu:
1. Perusahaan mengidentifikasi persyaratan yang berkaitan dengan produk, antara
lain:
a. Persyaratan yang dinyatakan pelanggan termasuk persyaratan pengiriman.
b. Persyaratan hukum yang terkait dengan produk.
c. Persyaratan tambahan lain yang ditetapkan perusahaan.
2. Perusahaan meninjau persyaratan yang terkait dengan produk sebelum menerima
order untuk memastikan:
a. Persyaratan produk telah ditetapkan.
b. Perusahaan mempunyai kemampuan untuk memenuhi persyaratan pelanggan.
48
c. Perbedaan persyaratan kontrak diselesaikan.
3. Bila pelanggan tidak memberikan pesanan tertulis, perusahaan melakukan
konfirmasi sebelum menerima permintaan pelanggan.
4. Jika ada persyaratan produk yang diubah, perusahaan memastikan:
a. Dokumen yang berhubungan diperbaharui.
b. Pihak atau bagian yang berhubungan mengetahui perubahannya.
5. Perusahaan mengidentifikasi dan menerapkan komunikasi yang efektif dengan
pelanggan yang berhubungan dengan:
a. Informasi mengenai produk.
b. Menerima dan menindak lanjuti umpan balik dan keluhan dari pelanggan.
c. Permintaan, penanganan order termasuk perubahannya.
Tahapan dan Persentase Pembayaran Order
Ada beberapa tahapan pembayaran yang harus dipenuhi oleh pelanggan ketika
order antara pihak perusahaan dan pelanggan telah disetujui oleh kedua belah pihak.
Tahap-tahap tersebut dijelaskan sebagai berikut:
1. Pembayaran sebesar 20% (dua puluh persen) dari nilai order/proyek.
Dalam tahap ini, pelanggan harus membayar sebesar 20% dari nilai order. Setelah
uang diterima oleh perusahaan, proyek tersebut baru akan mulai dikerjakan sebesar
20%.
2. Pembayaran sebesar 70% (tujuh puluh persen) dari nilai order/proyek.
Dalam tahap ini, pelanggan harus membayar sebesar 70% dari nilai order setelah
pengerjaan proyek telah mencapai tahap penyelesaian 70%.
3. Pembayaran sebesar 10% (sepuluh persen) dari nilai order/proyek.
49
Dalam tahap ini. pelanggan harus membayar sebesar 10% dari nilai order atau sisa
pembayaran setelah pengerjaan proyek tersebut telah selesai dikerjakan seluruhnya
(100%).
Dalam tahap ini pelanggan dapat memilih untuk membayar penuh sebesar 10%
dari nilai order atau sebesar 5% terlebih dahulu, sisanya sebesar 5% baru akan
dibayar setelah proyek tersebut telah diuji kelayakkannya oleh pelanggan.
Dalam setiap tahap pembayaran order, pelanggan akan mengkonfirmasikan
pembayaran tersebut kepada bagian piutang. Setelah itu bagian piutang
mengkonfirmasikan pembayaran dari setiap tahap tersebut ke bagian pemasaran.