22

BAB III

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

3.1.1. Sejarah Institusi/Perusahaan

Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI Cikampek didirikan pada tahun

1998 dibawah naungan YPLP PGRI (Yayasan Pembina Lembaga Pendidikan PGRI)

Jawa Barat. Yang diduduki Kepemimpinan oleh Drs. H.Yayan Budi Sofyan, S.Pd

dari tahun 1998 sampai sekarang.

Pada saat SMK PGRI Cikampek berdiri memiliki 2 (dua) program keahlian

yaitu Teknik Otomotif dan Teknik Mesin dan kegiatan belajar mengajar dilakukan

disiang hari dari pukul 12.30 s/d 16.30 sore hari dan menumpang di SMA PGRI

Cikampek di Jl. Ir. H. Juanda – Ds. Jomin Barat - bayur Kec.Kotabaru Kab.

Karawang. Pada tahun 2000 mulai membangun gedung sendiri, tahun 2002 mulai

berangsur – angsur menempati gedung sendiri di Jl. Ir. H. Juanda – Ds. Jomin Barat -

bayur Kec.Kotabaru Kab. Karawang.

Seiring perkembangan SMK PGRI Cikampek berupaya meningkatkan

pelayanan dan peralatan, sehingga dapat meningkatkan status Terdaftar, Diakui dan

Disamakan. Dan telah mengikuti Akreditasi dari 2(dua) program keahlian dengan

nilai “BAIK”. Dan 15 pada tahun berikutnya dari 2 (dua) program keahlian tersebut

berganti nama yaitu Teknik Kendaraan Ringan (TKR) dan Teknik Pemeliharaan

Mekanik Industri (TPMI).

23

Pada Tahun berikutnya SMK PGRI Cikampek menambahkan satu program

keahlian yaitu Rekayasa Perangkat Lunak (RPL), hingga kini memiliki 3 (tiga)

program keahlian yang diunggulkan di SMK PGRI Cikampek. Pada tahun berikutnya

SMK PGRI Cikampek Mengikuti Certificate Of Registration ISO 9001:2008, dari

IQS VEDCA dan pada 25 januari 2011 SMK PGRI Cikampek telah mendapatkan

Certificate ISO 9001:2008 dengan Certificate no :VED2922071. Dan Lembaga KAN

(Komite Akreditasi Nasional) Lembaga Sertifikasi Sistem Mutu LSSM-025-IDN.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

1. Struktur Organisasi

Sumber : SMK PGRI Cikampek

Gambar III.1. Struktur Organisasi

24

2. Fungsi

a. Kepala Sekolah

Peranan kepala sekolah sangatlah penting sebagai penaggung jawab dan

pengelola sekolah, kepala sekolah menentukan langkah-langkah dibidang

akademik yang baik. Tugas pokok kepala sekolah dalam menjaga kelancaran

belajar mengajar, serta mengadakan pembinaan dan pemgembangan terhadap

staff dan siswa di sekolah.

b. Komite sekolah

Sebagai penghubung antara pihak sekolah dengan orang tua siswa.

c. Dewan guru

Tenaga pengajar para peserta didik dengan masing-masing tugas mata

pelajarannya.

d. Wakil Kepala Sekolah Manajemen Mutu

Membantu Kepala Sekolah dalam pelaksanaan kegiatan Perencanaan dan

Pengembangan Sekolah, membuat program kerja sekolah dan mengkoordinir

pelaksanaan tugas-tugas Staf Kepala Sekolah, serta menghimpun dan

mengolah data-data yang diperlukan untuk pengembangan Sekolah.

e. Wakil Kepala Sekolah Akademik atau Kurikulum

Bertugas mengatur pembagian pembelajaran disekolah.

f. Wakil Kepala Sekolah Pesdik (Peserta Didik)

Melaksanakan bimbingan, pengarahan dan pengendalian kegiatan siswa /

OSIS dalam rangka menegakkan disiplin dan tertib sekolah.

g. Wakil Kepala Sekolah Sarpras (Sarana Pra Sarana)

Yang bertugas mengurus sarana prasarana dan bertanggung jawab apabila ada

kerusakan yang terjadi.

25

h. Wakil Kepala Sekolah Humas (Hubungan Masyarakat)

Yang bertugas sebagai penghubung kerjasama antara sekolah dengan

perusahaan.

i. Bidang Pengembangan Akademik

Membantu pengembangan keterampilan dan kecerdasan anak didik dan

membina karakter, budi pekerti dan kepribadian anak didik.

j. Kepala Jurusan

Menyusun rencana strategis pengembangan jurusan/program studi dan

menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan jurusan.

k. Bidang Seni Budaya

Menyelenggarakan sosialisasi, pembinaan dalam meningkatkan apresiasi seni

budaya.

l. Bidang Keagamaan

Meningkatkan ketaqwaan terhadap Tuhan Yang Maha Esa.

m. Bidang Prakerin (Praktek Kerja Industri)

Mengimplementasikan materi yang selama ini didapatkan di sekolah dan

membentuk pola pikir yang konstruktif pola pikir bagi siswa-siswi Prakerin.

n. Bidang Bursa Kerja Khusus

Sebagai wadah dalam mempertemukan tamatan dengan pencari kerja dan

memberikan layanan kepada tamatan sesuai dengan tugas dan fungsi masing-

masing seksi yang ada dalam BKK (Bursa Kerja Khusus).

o. Guru Bimbingan Konseling

Melakukan konseling kepada anak-anak yang memilki masalah dengan

prestasi belajar dan membantu anak-anak atau murid dalam memecahkan

permasalahan sekolah yang sedang dihadapi.

26

p. Perpustakaan

Mengadakan koordinasi dan pengawasan terhadap semua kegiatan

perpustakaan dan mengadakan pembinaan terhadap anggota pustaka.

q. Guru Mata Pelajaran

Mencakup kegiatan pokok yaitu merencanakan pembelajaran, melaksanakan

pembelajaran, menilai hasil pembelajaran, membimbing dan melatih peserta

didik, serta melaksanakan tugas tambahan yang melekat pada pelaksanaan

tugas pokok.

r. Kepala Bengkel

Membuat layout bengkel dan menata peralatan / bahan dibengkel dan

menjaga keamanan dan kenyamanan dibengkel dan jurusan.

s. Kepala Tata Usaha

Bertugas sebagai pelaksana atau pembantu kepala sekolah dalam

menjalankan tugas-tugas yang menyangkut kegiatan sekolah, seperti datadata

administrasi, menyediakan bahan belajar mengajar dan sebagainya.

t. Urusan Pesdik (Peserta Didik)

Pembinaan pelaksanaan kebijakan di bidang kurikulum dan penilaian,

kelembagaan dan sarana prasarana, serta peserta didik dan pembangunan

karakter pendidikan.

u. Urusan Umum

Penyusunan program dan rencana kegiatan dalam rangka pelayanan kepada

siswa dalam penyelenggaraan urusan umum.

v. Urusan Keuangan

Mengurus dan mengelola keuangan yang ada pada sekolah.

27

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

1. Prosedur Rekapitulasi Nilai

Guru mata pelajaran melakukan pencatatan nilai-nilai siswa ke dalam buku

laporan nilai yang berisi nilai pengetahuan, nilai sikap, dan nilai keterampilan.

Setiap satu semester, laporan nilai tersebut nantinya akan dimasukkan ke dalam

file rekapan nilai di Microsoft Excel untuk diproses hingga menghasilkan nilai

akhir. Selanjutnya, file rekapan nilai siswa diberikan kepada bagian Kurikulum

dalam bentuk soft file. Setelah itu, Kurikulum membuat laporan rekap nilai akhir

siswa.

2. Prosedur Rekapitulasi Absensi

Guru Piket menyiapkan daftar absensi siswa masing-masing kelas yang telah

disediakan. Kemudian Guru Piket menyerahkan daftar absensi siswa kepada

Guru Mata Pelajaran yang akan mengajar di kelas yang sudah dijadwalkan .

Guru Mata Pelajaran mengisi data absensi siswa di dalam kelas. Daftar absensi

siswa yang sudah diisi lalu diserahkan kembali ke Guru Piket. Guru Piket

membuat laporan rekap absensi dan menyerahkan ke bagian Kurikulum.

3. Prosedur Pengisian Nilai Raport

Kurikulum memberikan laporan rekap nilai akhir yang sudah dicetak dan

laporan rekap absensi siswa kepada Wali Kelas. Wali Kelas memasukkan hasil

rekapan nilai dan absensi kedalam Microsoft Excel dalam format raport yang

telah disediakan kemudian dicetak dan di sahkan. Raport kemudian diserahkan

kepada Kepala Sekolah untuk di tandatangani. Raport yang sudah disahkan oleh

Kepala Sekolah diserahkan kembali kepada Wali Kelas.

28

4. Prosedur Pengambilan Raport

Siswa datang ke sekolah untuk melihat dan mengambil hasil nilai selama satu

semester melalui hasil raport yang telah dicetak oleh Wali Kelas. Wali Kelas

memanggil satu per satu siswa untuk pengambilan raport. Raport lalu diberikan

kepada siswa.

3.3. Activity Diagram

1. Activity Diagram Rekapitulasi Nilai

Gambar III.2. Activity Diagram

Rekapitulasi Nilai

29

2. Activity Diagram Rekapitulasi Absensi

Gambar III.3. Activity Diagram

Rekapitulasi Absensi

3. Activity Diagram Pengisian Raport

Gambar III.4. Activity Diagram

Pengisian Raport

30

4. Activity Diagram Pengambilan Raport

Gambar III.5. Activity Diagram

Pengambilan Raport

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

1. Nama Dokumen : File Laporan Nilai

Fungsi : Sebagai laporan nilai akhir semester

Sumber : Guru Mata Pelajaran

Tujuan : Kurikulum

Media : Komputer

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap ingin mengumpulkan nilai siswa untuk

dijadikan nilai raport.

Bentuk : Lihat Lampiran A.1

31

2. Nama Dokumen : Daftar Absensi Siswa

Fungsi : Sebagai data absensi siswa harian

Sumber : Guru Piket

Tujuan : Guru Mata Pelajaran

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap ingin mengisi data absensi siswa setiap hari

Bentuk : Lihat Lampiran A.2

3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : Laporan Rekapan Nilai

Fungsi : Sebagai laporan nilai akhir semester

Sumber : Kurikulum

Tujuan : Wali Kelas

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap ingin mengumpulkan nilai siswa untuk

dijadikan nilai raport.

Bentuk : Lihat Lampiran B.1

2. Nama Dokumen : Laporan Rekap Absensi Siswa

Fungsi : Sebagai laporan akhir absensi siswa selama satu

semester

Sumber : Guru Piket

Tujuan : Kurikulum

Media : Kertas

32

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap ingin mengumpulkan rekap absensi siswa

untuk dimasukkan ke dalam raport.

Bentuk : Lihat Lampiran B.2

3. Nama Dokumen : Laporan Rekap Absensi Siswa

Fungsi : Sebagai laporan akhir absensi siswa selama satu

semester

Sumber : Kurikulum

Tujuan : Wali Kelas

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap ingin mengumpulkan rekap absensi siswa

untuk dimasukkan ke dalam raport.

Bentuk : Lihat Lampiran B.3

4. Nama Dokumen : Laporan Nilai Raport

Fungsi : Sebagai bukti hasil belajar siswa selama satu semester

Sumber : Wali Kelas

Tujuan : Siswa

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap siswa yang akan mengambil hasil raport

Bentuk : Lihat Lampiran B.4

33

3.5. Permasalahan Pokok

Berdasarkan permasalahan yang dihadapi dalam sistem yang sedang berjalan

pada SMK PGRI Cikampek dalam proses pengolahan nilai raport memang sudah

menggunakan komputer tetapi belum seluruhnya terkomputerisasi. Dan siswa juga

masih harus datang ke sekolah untuk pengambilan raport. Bisa dibayangkan apabila

proses ini dilakukan terus-menerus akan mengakibatkan:

1. Proses pengolahan nilai menjadi lama karena masih manual dan penyimpanan

data nilai siswa belum terjamin keamanan nya yang ditakutkan akan hilang.

2. Proses penyampaian untuk melihat nilai raport menjadi kurang update karena

masih menggunakan media kertas.

3.6. Pemecahan Masalah

Dengan melihat berbagai permasalahan yang ada pada sistem berjalan,

maka untuk mengatasi permasalahan tersebut penulis mengajukan alternatif

pemecahan masalah yaitu mengkomputerisasikan sistem pengolahan nilai raport

berbasis web dari proses penginputan nilai raport sampai penyampaian nilai raport

dengan menggunakan komputer serta aplikasi programnya. Keuntungan dari

pengguna teknologi komputer atau pengolahan data dengan terkomputerisasi yaitu

berbasis web antara lain :

1. Dapat meminimalisasi kesalahan yang dikarenakan kurang ketelitian dari

penginputan dan pengolahan data nilai siswa.

2. Keamanan data yang tersimpan lebih terjamin, tidak akan mudah hilang dan

dapat lebih mudah untuk dicari.

3. Dengan data diproses secara terkomputerisasi maka informasi yang

dihasilkan lebih cepat, rapi dan lebih mengikuti perkembangan zaman.