bab ii tinjauan pustaka - repository.unpas.ac.id ii.pdf · peneliti mengutip pengertian...
TRANSCRIPT
23
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Administrasi
Pada dasaranya administrasi melingkupi seluruh kegiatan dari pengaturan
hingga pengurusan sekelompok orang yang memiliki diferensiasi pekerjaan untuk
mencapai suatu tujuan bersama. Administrasi dapat berjalan dengan adanya
banyak orang terlibat di dalamnya. Hal ini sesuai dengan pengertian administrasi
yang dapat dibedakan menjadi dua bagian yang dikemukakan oleh Irra Chisyanti
Dewi (2011:3) dalam buku Pengantar Ilmu Administrasi sebagai berikut:
1. Administrasi dalam arti sempit, yaitu Administrasi berasal
dari kata Administratie (bahasa Belanda), yang diartikan
sebagai pekerjaan tulis menulis atau ketatausahaan atau
kesekretarisan, meliputi kegiatan: menerima, mencatat,
menghimpun, mengolah, mengadakan, mengirim,
menyimpan.
2. Administrasi dalam arti luas, yaitu Administrasi merupakan
proses kerjasama beberapa individu dengan cara yang
efiesien dalam mencapai tujuan sebelumnya.
Dari pengertian diatas yang menjelaskan pengertian administrasi dalam
arti sempit ataupun administrasi dalam arti luas agar lebih memperjelas pengertian
administrasi, peneliti mengutip pengertian Administrasi menurut Herbert A.
Simon (1999:2) dikutip oleh Harbani Pasolong dalam bukunya Teori
Administrasi Publik, sebagai berikut : ”Administrasi sebagai kegiatan-
kegiatan kelompok kerjasama untuk mencapai tujuan-tujuan bersama.”
Sebagaimana yang diungkapkan diatas mengenai pengertian administrasi yang
mengartikan bahwa administrasi bertujuan untuk mencapai suatu tujuan.
24
2.2. Administrasi Negara
Pada dasaranya administrasi melingkupi seluruh kegiatan dari pengaturan
hingga pengurusan sekelompok orang yang memiliki diferensiasi pekerjaan untuk
mencapai suatu tujuan bersama. Administrasi dapat berjalan dengan adanya
banyak orang terlibat di dalamnya. Peneliti mengutip pengertian Administrasi
menurut Herbert A. Simon (1999:2) dikutip oleh Harbani Pasolong dalam
bukunya Teori Administrasi Publik, sebagai berikut : ”Administrasi sebagai
kegiatan-kegiatan kelompok kerjasama untuk mencapai tujuan-tujuan
bersama.” Sebagaimana yang diungkapkan diatas mengenai pengertian
administrasi yang mengartikan bahwa administrasi bertujuan untuk mencapai
suatu tujuan. Selanjutnya akan dijelaskan beberapa definisi dari administrasi
negara yang dikemukakan oleh beberapa ahli
Menurut Dimock yang dikutip oleh anggara (2012:134) mengemukakan
definisi Administrasi negara sebagai berikut :
Administrasi negara merupakan bagian dari administrasi
umum yang mempunyai lapangan lebih luas, yaitu ilmu
pengetahuan yang mempelajari bagaimana lembaga-lembaga
mulai dari satu keluarga hingga perserikatan bangsa-bangsa
disusun, digerakan, dan dikemudikan.
Adapun ciri-ciri Administrasi negara yang dikemukakan oleh Felix A.
Nigro dan L. Loyd G. Nigro (2014:21) yang dikutif oleh Harbani Pasolong
dalam buku Teori Administrasi Publik sebagai berikut :
a. Suatu kerjasama kelompok dalam lingkungan pemerintah.
b. Meliputi tiga cabang pemerintah: eksekutif, legislatif, dan
serta hubungan diantara mereka.
25
c. Mempunyai peranan penting dalam perumusan
kebijakanpemerintah, dan karenanya merupakan sebagian
dari proses politik.
d. Sangat erat berkaitan dengan berbagai macam kelompok
swasta dan perorangan dalam menyajikan pelayanan
kepada masyarakat.
e. Dalam beberapa hal berbeda pada penempatan pengertian
dengan administrasi perseorangan.
Dari penjelasan diatas mengenai Administrasi Negara mengartikan bahwa
pentingnya suatu Administrasi Negara bagi kelangsungan bermasyarakat dengan
adanya administrasi Negara diharapkan rencana kelompok dapat tercapai.
2.3. Teori Organisasi
2.3.1. Pengertian Organisasi
Organisasi adalah sarana/alat untuk mencapai tujuan. Dikatakan juga
organisasi sebagai wadah (sarana) kegiatan daripada orang-orang yang
berkerjasama dalam usahanya mencapai tujuan. Dalam wadah kegiatan itu
setiap orang harus jelas tugas, wewenang dan tanggung jawabnya, hubungan
dan tata kerjanya. Definisi organisasi menurut Dimock beberapa ahli yang
dikutip oleh Soewarno (1995 : 42-43) dalam buku Pengantar Studi Imu
Administrasi Dan Manajemen,
Organisasi adalah perpaduan secara sistematis daripada
bagian-bagian yang saling ketergantungan/berkaitan untuk
membentuk suatu kegiatan yang bulat melalui kewenangan,
koordinasi dan pengawasan dalam usaha mencapai tujuan
yang telah ditentukan
Sebagaimana yang diungkapkan diatas mengenai pengertian
organisasi yang mengartikan bahwa organisasi sebagai kesatuan dari perpaduan
yang sistematis memiliki ketergantungan untuk menghasilkan suatu kegiatan
dalam usaha mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. Selanjutnya peneliti
26
akan manambahkan definisi mengenai administrasi sehingga akan memperjelas
definisi diatas mengenai organisasi yang dikemukakan menurut Siagian
(2006:6) dalam bukunya Filsafat Administrasi seperti berikut :
Setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang
bekerja bersama serta secara formal terikat dalam rangka
pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan
yang terdapat seorangatau beberapa orang yang disebut
atasan dan seorang atau sekelompok orang yang disebut
bawahan.
Dengan adanya beberapa definisi diatas dapat ditarik kesimpulan
bahwa organisasi merupakan suatu alat/wadah/sarana kegiatan daripada
sekelompok orang yang terikat dalam pencapaian tujuan. Organisasi selain
dipandang sebagai wadah kegiatan orang juga dipandang sebagi proses, yaitu
menyoroti interaksi diantara orang-orang yang menjadi anggota organisasi.
Adapun ciri-ciri dari organisasi dikutip oleh Soewarno (1995:43),
sebagai berikut :
1. Adanya suatu kelompok orang yang adapat dikenal.
2. Adanya kegiatan yang berbeda-beda tetapi satu sama lain
saling berkaitan (interdependent part) yang merupakan
kesatuan usaha/kegiatan.
3. Tiap-tiap anggota memberikan sumbangan
usahanya/tenaganya.
4. Adanya kewenangan, koordinasi dan pengawasan.
5. Adanya suatu tujuan (The idea of goals).
Keberhasilan suatu tujuan organisasi itu tergantung kepada kualitas
sumber daya manusianya. Kalau SDM organisasinya bekerja atau melakukan
tupoksinya dengan baik maka tujuan organisasinya akan tercapai, tapi bila SDM
organisasinya banyak melakukan penyelewengan atau melakukan pekerjaannya
27
tidak sesuai tupoksi maka tujuan organisasi tidak akan tercapai melainkan
mendapat kegagalan.
Disadari atau tidak disadari, setiap individu selalu berada, dibesarkan
dalam dan menjadi anggota organisasi. Ini berlangsung sejak lahir hingga pada
saat meninggal dunia. Lebih tegasnya dapat dikatakan bahwa selagi manusia itu
ada maka organisasi ada sesuai dengan perkembangan zamannya. Jadi manusia
merupakan bagian dari organisasi. Istilah Organisasi secara etimologis berasal
dari kata organon atau dalam bahasa yunani yang berarti alat, tools. Desain
organisasi (organizational design) merupakan proses memilih dan
mengimplementasikan struktur yang terbaik untuk mengelola sumber-sumber
untuk mencapai tujuan.
2.3.2. Bentuk-Bentuk Organisasi
Bentuk-Bentuk Organisasi Salah satu usaha untuk menjamin adanya
fleksibilitas dalam rangka pengembangan organisasi, maka bentuk organisasi
harus diusahakan sesederhana mungkin.Dalam perkembangannya sampai
sekarang ini pada pokoknya ada 4 macam bentuk organisasi menurut
Handayaningrat (1980: 49) dalam Buku Pengantar Ilmu Administrasi Dan
Manajemen ialah:
a) Organisasi Lini atau Garis adalah suatu bentuk organisasi yang
didalamnya merupakan gariswewenang yang saling
menghubungkan langsung sacara vertikal antara pimpinan dan
bawahan. Pada organisasi ini garis bersama dari kekuasaan dan
tanggung jawab yang bercabang pada setiap tingkat pimpinan
mulai dari tingkat yang teratas sampai tingkat yang terbawah.
b) Organisasi Lini dan Staf Ciri-ciri organisasi lini dan
staf: Organisasi besar dan kompleks ,Jumlah karyawannya
28
banyak ,Hubungan kerja yang bersifat langsung tidak mungkin
lagi bagi seluruh anggota organisasi ,Terdapat dua kelompok
besar manusia di dalam organisasi: 1) Line Personal; 2) staff
personal yang melaksanakan fungsi-fungsi staf (staff
function) dan Spesialisasi yang beranekaragam diperlukan dan
dipergunakan secara maksimal
c) Organisasi Fungsional Adalah suatu organisasi yang didalamnya
tidak terlalu menekankan pada hirarkhi struktural, akan tetapi
lebih banyak didasarkan kepada sifat dan macam fungsi yang
dijalankan. Sesungguhnya bentuk ini tidak pernah mencapai
tingkat popularitas yang tinggi, meskipun umum dipergunakan
oleh organisasi-organisasi tertentu seperti toko serba ada, dan
lain-lain
d) Organisasi tipe panitia Ciri-cirinya: Tugas kepemimpinan
dilaksanakan secara kolektif oleh sekolompok orang , Semua
anggota pimpinan mempunyai hak, wewenang dan tanggung
jawab yang sama , dan Para pelaksana dikelompokan menurut
tugas yang harus dilakukan, dalam bentuk task force
Dari ke empat bentuk-bentuk organisasi tersebut Organisasi Fungsional
adalah organisasi yang susunannya berdasarkan atas fungsi-fungsi yang ada
dalam organisasi tersebut. Dalam organisasi ini seorang tenaga pengajar tidak
hanya bertanggung jawab kepada satu atasan saja. Pada organisasi ini pemimpin
berhak memerintahkan semua para tenaga pengajar/para karyawannya, selama
masih dalam hubungan pekerjaan. Sehingga seorang pekerja dapat saja
diperintah oleh lebih dari satu pimpinan sesuai dengan keahliannya. Sedangkan
Organisasi Lini dan Staff Perpaduan antara struktur organisasi garis dengan
struktur organisasi fungsional dengan bantuan staff. Staff adalah tenaga ahli
yang bertugas memberikan pertimbangan dan nasehat sesuai dengan
keahliannya. Pelimpahan wewenang berlangsung secara vertikal dan
sepenuhnya dari pimpinan ke kepala bagian dibawahnya serta masing-masing
tenaga pengawas.
29
2.4. Manajemen
2.4.1. Pengertian Manajemen
Manajemen berasal dari bahasa perancis yang kemudian mengadopsi kata
ini dari bahasa Inggris menjadi 29anagement, yang memiliki arti seni
melaksanakan dan mengatur. Manajemen merupakan rangkaian kegiatan atau
proses kegiatan yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan
pengawasan untuk mencapai hasil atau tujuan dengan memanfaatkan sumber-
sumber yang ada seperti tenaga kerja, biaya, bahan-bahan, peralatan, cara-cara
kerja, pemasaran atau pelayanan dengan efisien dan efektif. Untuk memahami
secara lebih jelas mengenai pengertian manajemen, peneliti akan menguraikan
menurut para ahli.
Pengertian manajemen dari Siagian, dalam bukunya Filsafat
Administrasi (2008 : 5), adalah sebagai berikut:
Proses penyelenggaraan berbagai kegiatan dalam rangka
penerapan tujuan dan sebagai kemampuan atau keterampilan
orang yang menduduki jabatan manajerial untuk memperoleh
sesuatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui
kegiatan-kegiatan orang lain.
Dilihat dari pengertian diatas yang menyatakan bahwa manajeemen
adalah sebagai proses dalam berbagai penyelenggaraan kegiatan untuk
penerapan tujuan dalam rangka mencapai tujuan. Agar lebih memperjelas
mengenai definisi manajemen yang dikemukakan diatas selanjutnya peneliti
akan mengutip pengertian manajemen menurut Handayaningrat, dalam
30
bukunya berjudul Pengantar Studi Ilmu Administrsi dan Manajemen
(1995:18), sebagai berikut :
Manajemen dalah serangkaian tahap kegiatan yang diarahkan
pada pencapaian tujuan dengan pemanfaatan semaksimal
mungkin sumber-sumber yang ada.
Berdasarkan uraian pengertian diatas menunjukkan proses-proses yang
terjadi didalam manajemen merupakan suatu aktifitas yang dilakukan oleh
pemimpin yang ditujukan untuk mendayagunakan sumber daya yang ada di
organisasi.
2.4.2. Fungsi Manajemen
Selanjutnya menurut Harold Koentz yang dikutip oleh ulbert silalahi
dalam bukunya yang berjudul Asas-asas Manajemen (2011 : 40), bahwa fungsi
manajemen meliputi POSDC. Diperjelas yakni sebagai berikut:
1). Planning Penetapan sejumlah pekerjaan yang akan dilaksanakan kemudian.
Perencanaan merupakan aktivitas untuk memilih dan
menghubungkan fakta serta aktivitas membuat rencana mengenai
kegiatan-kegitan apa yang akan dilakukan di masa depan. Maka
seorang manajer dituntut untuk dapat membuat rencana terlebih
dahulu tentang kegiatan yang akan dilakukan. Proses perencanaan
sangat penting dilaksanakan sebagai pedoman atau pegangan
dalam pengerjaan aktivitas selanjutnya. Adapun beberapa aktivitas
perencanaan adalah peramalan, pengembangan tujuan-tujuan,
pengembangan strategi-strategi, pemrograman, penjadwalan,
penganggaran, pengembangan kebijakan-kebijakan, dan
pengembangan prosedur-prosedur.
2). Organizing Pengorganisasian adalah usaha yang dilakukan untuk menciptakan
hubungan kerja antar personal dalam organisasi dengan cara
mengelompokan orang-orang beserta penetapan tugas-tugas,
fungsi-fungsi, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing agar
tercapainya tujuan bersama melalui aktivitas-aktivitas yang
31
berdaya dan berhasil guna karena dilakukan secara efektif dan
efisien.
3). Staffing Penyusunan kepegawaian pada suatu organisasi dari awal masa
penerimaan, seleksi, orientasi, pelatihan dan pengembangan karir
hingga menggerakan pegawai agar setiap tenaga kerja yang ada
memberikan dan melaksanakan suatu kegiatan yang
menguntungkan organisasi.
4). Directing Fungsi directing atau sering dikenal dengan leading adalah satu
kegitan yang berhubungan dengan pemberian perintah dan saran
agar para bawahan dapat mengerjakan tugas yang dikehendaki
manajer. Kegiatannya meliputi mengambil keputusan, mengadakan
komunikasi antara manajer dan bawahan agar ada rasa saling
pengertian, memberikan semangat, motivasi ataupun dorongan
kepada bawahan dalam melaksanakan tugasnya, memilih orang-
oramg yang mempunyai kemampuan untuk bergabung dalam
kelompoknya, dan memperbaiki pengetahuan serta sikap bawahan
agar terampil dalam mengerjakan pekerjaan.
5). Controlling Melalui aktivitas pengendalian, manajer harus mengevaluasi dan
menilai pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan bawahannya untuk
mengetahui apakah pekerjaan dilakukan sesuai dengan rencana
yang telah ditetapkan atau tidak. Pengendalian tidaklah bermaksud
untuk mencari kesalahan bawahan. Namun pengendalian dilakukan
bertujuan untuk mencari penyimpangan yang terjadi sehingga
dapat dilakukan perbaikan kea rah yang lebih baik.
Keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya, sangat
tergantung dari sikap dan pekerjaan seluruh anggota organisasi, baik pimpinan
maupun pegawai atau karyawan pada suatu organisasi. Dengan demikian manajer
personalia atau lurah sebagai pimpinan harus dapat menjalankan fungsi manajerial
dan operasionalnya dengan baik. Kegiatan pengendalian dimaksudkan untuk
mencegah terjadinya penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi
sekaligus sebagai penindak korektif sewaktu pelaksanaanpekerjaan.
32
Tabel 2.1.
Fungsi Manajemen Menurut Para Ahli
No Nama Ahli
Pendapat Para Ahli
1 Sedarmayanti 1. Perencanaan
2. Pengorganisasisan
3. Pengarahan
4. Pengendalian
5. Pengadaaan
6. Pengembangan
7. Kompensasi
8. Pengintegrasian
9. Pemeliharaan
10. Kedisiplinan
11. Pemberhentian
2 G.R Terry 1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengarahan
4. Pengendalian
3 Henry Fayol 1. Planning
2. Organizing
3. Leading
4. Commanding
5. Motivating
6. Coordinating
7. Controlling
8. Reporting
9. Staffing
10. Forecasting
4 James A.F. Stoner 1. perencanaan (planning),
2. pengorganisasian
(organizing),
3. kepemimpinan (leading), dan
4. pengendalian (Controlling).
5 Harold Koentz 1. Planning
2. Staffing
3. Directing
4. Controlling
33
6 Ulber Silalahi 1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengadaan Sumberdaya
4. Pengkomunikasian
5. Pemimpinan
6. Pemotivasian
7. Pengendalian
Sumber :Ulber Silalahi dalam buku Metode Penelitian Sosial tahun 2012
Dilihat dari table diatas mengenai fungsi manajemen yang dikemukakan
oleh beberapa para ahli menjelaskan bahwa dari kesemuanya fungsi manajemen
yang dikemukanakna oleh para ahli dimana keseluruhannya menjelaskan adanya
pengendalian di setiap fungsi manajement. Hal tersebut menjelaskan bahwa
pengendalian sangat berperan penting dalam menyelenggaraan dari sebuah
manajement. Sehingga, tidak dapat dipungkiri bahwa pengendalian adalah salah
satu fungsi manajemen yang fungsinya sebagai mengendalikan para pegawai agar
dapat melaksanakan kinerja dengan baik.
2.5. Pengendalian
2.5.1. Pengertian Pengendalian
Pengontrolan dalam arti luas dapat disebut juga dengan pengendalian.
Pengendalian merupakan salah satu dari fungsi manajemen dasar dan dianggap
sangat penting. Fungsi ini sangat vital, sebab pengendalian merupakan fungsi
yang harus dijalankan oleh setiap manajer. Untuk memperoleh pengertian yang
kebih jelas maka peneliti akan memaparkan pengertian dari pengendalian
menurut para ahli, yakni sebagai berikut:
Menurut Supriyono dalam bukunya Sistem Pengendalian Manajemen
(2000:19), mengemukakan bahwa:
34
Pengendalian adalah proses mengarahkan kegiatan yang
menggunakan berbagai sumber ekonomis agar sesuai dengan
rencana sehingga tujuan organisasi dapat tercapai
Pengertian pengendalian diatas yang menyatakan bahwa pengendalian
sebagai proses dalam menggerakan suatu kegiatan untuk mencapai tujuan, agar
lebih memperjelas mengenai pengendalian selanjutnya menurut Sujamto yang
dikutip oleh Silalahi dalam bukunya Pemahaman Praktis Asas-Asas
Manajemen (1996:303) mengemukakan bahwa:
Pengendalian adalah segala usaha atau kegiatan untuk
menjamin dan mengarahkan agar pekerjaan yang sedang
dilaksanakan dapat berjalan sesuai dengan rencana yang telah
ditetapkan atau hasil yang dikehendaki serta sesuai pula
dengan segala ketentuan dan kebijaksanaan yang berlaku
Dari pengertian diatas mengenai pengendalian peneliti menyimpulkan
bahwa pengendalian sebagai proses dalam mengarahkan suatu pekerjaan agar
dapat sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Agar lebih
memperjelas mengenai pengendalian, peneliti akan mengutip pengerian
pengendalian menurut Terry yang dikutip oleh Hasibuan dalam bukunya
Manajemen Dasar, Pengertian, dan Masalah (2001:246) mengemukakan
bahwa:
Pengendalian dapat diidentifikasikan sebagai proses
penentuan, apa yang harus dicapai sesuai standar, apa yang
sedang dilakukan pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan bila
perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan
sesuai dengan rencana yaitu selaras sengan standar.
Dari beberapa definisi yang dikemukakan oleh para ahli diatas, agar lebih
mempermudah dan memperjelas pemahaman pengenai pengendalian ,
selanjutnya peneliti akan mengutip pengertian pengendalian menurut Hasibuan
35
( 2001:41) dalam bukunya yang berjudul Manajemen Dasar, Pengertian dan
Masalah mengemukakan bahwa :
Pengendalian adalah pengukuran dan perbaikan terhadap
pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah
dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan dapat terselenggara
Berdasarkan pengertian-pengertian diatas dapat diketahui bahwa tujuan
dari dilaksanakannya pengendalian di sebuah organisasi bertujuan untuk
menemukan kesalahan dan memperbaikinya serta mengukur efektivitas dalam
mengambil tindakan guna menjamin bahwa proses pelaksanaan berjalan sesuai
dengan rencana yang telah ditetapkan atau digariskan oleh organisasi.
2.5.2. Sifat dan Waktu Pengendalian
Berikut ini merupakan Sifat dan Waktu Pengendalian menurut Hasibuan
(2001:247) dalam bukunya yang berjudul Manajemen Dasar, Pengertian dan
Masalah, yaitu:
a. Preventive Control, adalah pengendalian yang dilakukan
sebelum kegiatan dilakukan untuk menghindari terjadinya
penyimpanganpenyimpangan dalam pelaksanaannya.
Preventive Control dapat dilakukan dengan cara:
1. Menentukan proses pelaksanaan pekerjaan,
2. Membuat peraturan dan pedoman pelaksanaan pekerjaan
itu,
3. Menjelaskan dan atau mendemonstrasikan cara
pelaksanaan pekerjaan itu
4. Mengorganisasikan segala macam kegiatan,
5. Menentukan jawaban, job description, Authority dan
responsibility bagi setiap individu karyawan,
6. Menetapkan sistem koordinasi pelaporan dan pemeriksaan,
7. Menetapkan sanksi-sanksi bagi karyawan yang membuat
kesalahan.
b. Repressive Control, adalah pengedalian yang dilakukan setelah
terjadi kesalahan dalam pelaksanaannya, dengan maksud agar
tidak terjadi pengulangan kesalahan, sehingga hasilnya sesuai
36
dengan yang diinginkan. Repressive Control ini dilakukan
dengan cara antara lain:
1. Membandingkan anatara hasil dengan rencana,
2. Menganalisis sebab-sebab yang menimbulkan kesalahan dan
mencari tindakan perbaikannya.
3. Memberikan penilaian terhadap pelaksanaannya, jika perlu
dikenakan sanksi hukuman kepadanya,
4. Menilai kembali prosedur-prosedur pelaksanaan yang ada,
5. Mengecek kebenaran laporan yang dibuat oleh petugas
pelaksana,
6. Jika perlu meningkatkan keterampilan atau kemampuan
pelaksana melalui training atau education.
c. Pengendalian saat proses dilakukan jika terjadi kesalahan
segera diperbaiki,
d. Pengendalian berkala, adalah pengendalian yang dilakukan
secara berkala misalnya perbulan, persemester dan lain-lain.
e. Pengendalian mendadak (sidak) adalah pengawasan yang
dilakukan secara mendadak untuk mengetahui apa pelaksanaan
atau peraturaperaturan yang dilakukan atau tidak dilaksanakan
dengan baik. Pengendalian ini sekali-kali erlu dilakukan supaya
kedisiplinan karyawan tetap terjaga baik.
2.5.3. Macam-macam pengendalian dan alat-alat pengendalian
Pengendalian dikenal atas beberapa macam antara lain:
a. Internal control adalah pengendalian yang dilakukan oleh seorang atasan
kepada bawahannya. Cakupan pengendalian ini meliputi hal-hal yang
cukup luas seperti pelaksanaan tugas, prosedur kerja, kedisiplinan
karyawan dan lain-lainnya.
b. External Control adalah pengendalian yang dilakukan oleh pihak
luar.Pengendalian ekstern ini dapat dilakukan secara formal atau informal.
c. Formal Control adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh instansi atau
pejabat resmi dan dapat dilakukan secara intern maupun ekstern. Misalnya
pemeriksaan keuangan dan lain-lain.
37
d. Informal Control adalah penilaian yang dilakukan oleh masyarakat atau
konsumen baik langsung maupun tidak langsung. Misalnya melalui media
massa, cetak, elektronik dan lain-lain. Selanjutnya alat-alat yang
digunakan dalam pengendalian di suatu organisasi, yaitu sebagai berikut:
a. Budget (anggaran) adalah suatu ikhtisar hasil yang diharapkan
dari pengeluaran yang disediakan untuk mencapai hasil
tersebut. Pengendalian budget dapat diketahui (diawasi) apakah
hasil yang diharapkan dari penerimaan atau pengeluaran itu
sesuai dengan cara membandingkannya dengan budget yang
telah ditetapkan jumlah penerimaan, jumlah pengeluaran dan
hasil yang akan diperoleh untuk masa yang akan datang.
Apabila tidak sesuai dengan budget, baik penerimaan atau
pengeluaran maupun hasil yang diperoleh, maka perusahaan itu
tidak efektif karena terdapat penyimpangan (devisi) dan
manajer perusahaan harus segera mengadakan perbaikan.
b. Non budget meliputi:
1. Personal observasi yaitu pengawasan langsung secara
pribadi oleh pimpinan perusahaan terhadap para bawahan
yang sedang bekerja. Jika terjadi kesalahan maka pimpinan
dapat segera melakukan koreksi dengan cara menegur atau
memberikan petunjuk, sehingga pada saat itu juga kegiatan
itu dapat segera diperbaiki.
38
2. Report (laporan), laporan dibuat oleh para manajer
bawahan. Misalnya manajer produksi, manajer pemasaran
membuat laporan-laporan pemasaran. Manajer personal
membuat laporan pegawai, manajer keuangan membuat
laporan keuangan. Berdasarkan laporan inilah diketahui dan
diawasi perkembangan dan kegiatan-kegiatan yang sudah
lampau. Tetapi jika terjadi penyimpangan tidak dapat
segera diketahui sehingga perbaikan akan terlambat.
3. Financial Statement adalah daftar laporan keuangan yang
biasanya terdiri dari Balance Sheet dan Income Statemant
(neraca dan daftar rugi). Dari kedua daftar ini dapat
diketahui dan diawasi melalui analisis laporan keuangan,
mengenai keadaan permodalan perusahaan.
4. Statistik merupakan pengumpulan data, informasi dan
kejadian yang telah berlalu. Menganalisis data tersebut dan
menyajikan dalam bentuk tertentu, misalnya grafik-grafik,
kurva-kurva, sehingga dapat memudahkan pimpinan
mengetahui kejadian yang telah berlalu dan dapat dengan
mudah pula dijadikan informasi sebagai bahan dalam
pengambilan keputusan.
5. Break Even Point (titik pulang pokok) yaitu suatu titik atau
keadaan ketika jumlah penjualan tertentu tidak
39
mendapatkan laba atau pun rugi. Jadi jumlah biaya sama
dengan jumlah penjualan
6. Internal Audit yaitu pengendalian yang dilakukan oleh
atasan terhadap bawahan yang meliputi bidang-bidang
kegiatan secara menyeluruh yang menyangkut masalah
keuangan, apakah sesuai dengan prosedur dan praktik yang
telah ditetapkan.
2.5.4. Jenis-jenis Pengendalian
Agar pengendalian dapat tercapai sesuai dengan yang diharapkan maka
menurut Hasibuan ( 2001: 244 ) dalam bukunya yang berjudul Manajemen
Dasar, Pengertian dan Masalah, pengendalian perlu dilakukan melalui asas-
asas pengendalian yang dapat dijadikan alat ukur dari pengendalian yaitu
sebagai berikut:
1. Asas tercapainya tujuan ( Principle of assurance of objective )
Pengendalian harus ditujukan ke arah tercapainya tujuan, yaitu
dengan mengadakan perbaikan untuk menghindari
penyimpangan-penyimpangan dari rencana.
2. Asas efisiensi pengendalian ( Principle of efficiency of control
) Pengendalian efisiensi, jika dapat menghindari penyimpangan
dari rencana sehingga tidak menimbulkan hal-hal lain diluar
dugaan.
3. Asas tanggungjawab pengendalian ( Principle of control
responsibility ) Pengendalian hanya dapat dilaksanakan jika
manajer bertanggungjawab terhadap pelaksanaan rencana.
4. Asas pengendalian terhadap masa depan ( Principle of future
control ) Pengendalian yang efektif harus ditujukan ke arah
pencegahan penyimpangan-penyimpangan yang akan terjadi
baik pada waktu sekarang maupun yang akan datang.
5. Asas pengendalian langsung ( Principle of control ) Tehnik
kontrol yang paling efektif ialah mengusahakan adanya manager
bawahan yang berkualitas baik. Pengendalian itu dilakukan oleh
manager, atas dasar manusia sering berbuat salah. Cara yang
paling tepat untuk menjamin adanya pelaksanaan yang sesuai
40
dengan rencana adalah mengusahakan sedapat mungkin para
petugas memiliki kualitas yang baik.
6. Asas refleksi rencana ( Principle of reflection plans )
Pengendalian harus disusun dengan baik, sehingga dapat
mencerminkan karakter dan susunan rencana.
7. Asas penyesuaian dengan organisasi ( Principle of
organization suitability ) Pengendalian harus dilakukan sesuai
dengan rencana struktur organisasi. Manajer dan bawahannya
merupakan sarana untuk melaksanakan rencana. Dengan
demikian pengendalian yang efektif harus disesuaikan dengan
besar wewenang manajer, sehingga mencerminkan struktur
organisasi.
8. Asas pengendalian individu ( Principle of individual of control
) Pengendalian dan tehnik pengendalian harus sesuai dengan
kebutuhan manajer. Tehnik pengendalian harus ditujukan
terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manajer.
Ruang lingkup informasi yang dibutuhkan itu berbeda satu sama
lain, tergantung pada tingkat dan tugas manajer.
9. Asas standar ( Principle of standar ) Pengendalian yang efektif
dan efisien memerlukan standar yang sesuai dengan tepat pada
sasaran, dimana akan di pergunakan sebagai tolok ukur
pelaksanaan demi tujuan yang hendak dicapai.
10. Asas pengendalian terhadap strategis ( Principle of strategic
point control ) Pengendalian yang efektif dan efisien
memerlukan adanya perhatian khusus yang di tujukan terhadap
faktor-faktor yang strategis dalam perusahaan, yang dapat
menunjang serta mendukung keberhasilan pencapaian target
maupun tujuan yang telah ditetapkan.
11. Asas kekecualian ( The exception principle ) Efisiensi dalam
pengendalian membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan
terhadap faktor kekecualian. Kekecualian ini dapat terjadi dalam
keadaan tertentu ketika situasi berubah atau tidak sama.
12. Asas pengendalian fleksibel ( Principle of plexibility of control
) Pengendalian harus luwes untuk menghindari kegagalan
pelaksanaan perencanaan.
13. Asas peninjauan kembali ( Principle of review ) Sistem
pengendalian harus ditinjau berkali-kali, agar sistem yang
digunakan berguna untuk mencapai tujuan.
14. Asas tindakan ( Principle of action ) Pengendalian dapat
dilakukan apabila ada ukuran-ukuran untuk mengoreksi
penyimpangan-penyimpangan rencana, organisasi, staffing, dan
directing.
2.5.5. Sistem Pengendalian Manajemen
Sistem pengendalian manajemen menurut Maciariello yang dikutip oleh
41
Supriyono dalam bukunya Sistem Pengendalian Manajemen (2007:35)
Sistem pengendalian manajemen terbagi kedalam dua bagian yaitu:
a) Struktur Pengendalian Manajemen Adalah elemen-elemen
yang membentuk sistem pengendalian manajemen yang
terdiri dari:
1. Struktur organisasi
2. Otonomi yang didelegasikan pada para manajer
3. Pembentukan pusat-pusat pertanggung jawaban
4. Pengukuran kinerja dan balas jasa
5. Sistem informasi yang mengalir di antara bagian bagian
dalam organisasi.
b) Proses pengendalian manajemen Adalah cara cara bekerja
sistem pengendalian manajemen. Proses pengendalian
manajemen berisi langkah langkah atau keputusan keputusan
yang dilaksanakan oleh organisasi untuk menentukan tujuan,
mengalokasikan sumbersumber dan mencapai tujuan
organisasi. Proses pengendalian manajemen di antaranya
berisi:
1. Penentuan sasaran dan tujuan
2. Pengevaluasian prestasi
3. Pembuatan keputusan agar organisasi berada dijalurnya
4. Pengimplementasian keputusan melalui manusia
5. Penggunaan umpan balik dari hasil hasil keputusan.
2.6. Pengertian Kinerja Pegawai
Kinerja Pegawai secara istilah etimologi, kinerja berasal dari kata
performance. Performance berasal dari kata to perform yang mempunyai
beberapa masukan (entries), yakni (1) melakukan, (2) memenuhi atau
menjalankan suatu, (3) melaksanakan suatu tanggung jawab, (4) melakukan
sesuatu yang diharapkan oleh seseorang.
Usaha untuk mendapatkan kinerja pegawai yang optimal, seorang
pimpinan tidak cukup hanya dengan meyakinkan bahwa pegawai bersangkutan
mempunyai pengetahuan dan keterampilan, tetapi disamping itu seorang pimpinan
juga harus dapat memahami motivasi kerja pegawai, mendorong dan
42
mengarahkan potensi-potensi yang ada serta memahami hal-hal yang dapat
melahirkan kepuasan kerja. Untuk itu diperlukan pendekatan yang relevan dan
pembinaan-pembinaan secara lebih manusiawi. Kemudian untuk lebih jelasnya
peneliti akan menguraikan tentang pengertian Kinerja menurut para ahli.
Menurut pendapat August W. Smith yang dikutip oleh Sedarmayanti
(2011:260) mengungkapkan bahwa :
Kinerja merupakan terjemahan dari performance yang
berarti Hasil kerja seorang pekerja, sebuah proses
manajemen atau suatu organisasi secara keseluruhan,
dimana hasil kerja tersebut harus dapat ditunjukkan
buktinya secara konkrit dan dapat diukur (dibandingkan
dengan standar yang telah ditentukan).
Dari definisi diatas mengenai kinerja dapat disimpulkan bahwa kinerja
merupakan hasil kerja seseorang dari sebuah proses manajemen atau organisasi
secara keseluruhan. Agar lebih memperjelas mengenai pengertian kinerja, peneliti
akan mengutip pengertian kinerja menurut Bernandin & Russell yang dikutip
oleh Faustino C Gomes (1997:135) dalam buku Manajemen Sumber Daya
Manusia sebagai berikut:
Performansi sebagai “…the record of outcomes produced
on a specified job function or activity during a specified
time periode” (catatan outcome yang dihasilkan dari fungsi
suatu pekerjaan tertentu atau kegiatan selama suatu
periode tertentu).
Agar lebih memperjelas mengenai pengertian kinerja, peneliti akan
mengutip pengertian kinerja menurut Rivai dan Basri (2005:14) dalam buku
Performance Appraisal mengemukakan kinerja bahwa:
Kinerja adalah hasil atau tingkat keberhasilan seseorang
secara keseluruhan selama periode tertentu didalam
melaksanakan tugas dibandingkan dengan hasil kemungkinan,
43
seperti standar kerja, target atau sasaran atau kriteria yang
ditentukan terlebih dahulu dan disepakati bersama.
Pengertian kinerja yang dikemukakan diatas menjelaskan bahwa kinerja
sebagai hasil atau tingkat keberhasilan seseorang secara keseluruhan selama
priode tertentu didalam melaksanakan tugas. Selanjutnya peneliti akan
mengemukakan pengertian dari Kinerja Pegawai Menurut Mangkunegara
(2013:67) dalam buku mengemukakan bahwa:
Kinerja Pegawai adalah hasil kerja secara kualitas dan
kuantitas yang dicapai oleh seorang pegawai dalam
melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang
diberikan kepadanya.
Berdasarkan pendapat para ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa kinerja
pegawai merupakan suatu hasil kerja yang dicapai oleh seseorang pegawai sesuai
dengan standar dan kriteria yang telah ditetapkan dalam kurun waktu tertentu.
Untuk menilai suatu kinerja pegawai bagus atau tidaknya dan sesuai
dengan standar prosedur yang telah ditentukan harus diadakan penilaian kinerja.
Penilaian kinerja merupakan suatu metode untuk menilai kemajuan yang telah
dicapai dibandingkan dengan tujuan yang telah dicapai kemudian dibandingkan
pula dengan tujuan yang telah ditetapkan. Penilaian kinerja tidak dimaksudkan
untuk berperan sebagai mekanisme untuk memberikan penghargaan/hukum
(reward/punisment), akan tetapi pengukuran kinerja berperan sebagai alat
komunikasi dan alat manajemen untuk memperbaiki kinerja organisasi.
2.6.1. Unsur-unsur Kinerja Pegawai
Kinerja pegawai erat kaitannya dengan hasil pekerjaan seseorang didalam
suatu organisasi, hasil pekerjaan tersebut dapat menyangkut kualitas, kuantitas
44
dan hasil produksi. Namun yang menjadi masalah pada saat ini yaitu apa yang
menjadi alat ukur dari suatu kinerja pegawai itu sendiri. Berikut ini dimensi-
dimensi kinerja pegawai Peneliti Mengutip factor-faktor yang mempengaruhi
kinerja menurut T.R. Mitchell yang dikutip Sedarmayanti dalam bukunya
Sumber Daya Manusia Dan Produktivitas Kerja (2001:51), menyebutkan
aspek-aspek yang meliputi kinerja yaitu sebagai berikut:
1. Kualitas Kerja (quality of work)
Kualitas kerja yaitu mutu yang dihasilkan berhubungan
dengan baik tidaknya hasil pekerjaan yang telah dicapai.
Kualitas terdiri dari sejumlah keistimewaan produk yang
memenuhi keinginan pelanggan dan dengan demikian
memberikan kepuasan atas penggunaan produk itu atau hasil
pekerjaan. Kualitas terdiri dari segala sesuatu yang bebas
dari kekurangan atau kerusakan.
2. Ketepatan waktu (promptness)
Berkaitan dengan sesuai atau tidaknya waktu penyelesaian
pekerjaan dengan target waktu yang telah direncanakan dan
pemanfaatan waktu yang seefisien mungkin. Setiap pekerjaan
diusahakan untuk selesai sesuai dengan rencana agar tidak
mengganggu pada pekerjaan lain.
3. Inisiatif (inisiative)
Inisiatif ini adalah berupa wujud pengambilan keputusan
yang dimiliki pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan.
Seorang pimpinan harus memberikan dorongan dan
kesempatan kepada bawahannya untuk berinisiatif, dengan
memberikan kebebasan agar bawahannya aktif memikirkan
dan menyelesaikan sendiri tugas-tugasnya. Maksudnya agar
bawahan menjadi aktif berusaha tidak tergantung pada
atasannya.
4. Kemampuan (capability)
Kemampuan pegawai yaitu kecakapan, sikap mental dan
unsur fisik yang dimiliki pegawai dalam menyelesaikan
pekerjaannya. Setiap pegawai harus benar-benar mengetahui
bidang pekerjaan yang ditekuninya. Serta mengetahui arah
yang diambil organisasi, sehingga jika telah menjadi
keputusan, mereka tidak ragu-ragu lagi untuk
melaksanakannya dalam mencapai tujuan organisasi.
45
5. Komunikasi (communication)
Komunikasi menyangkut kelancaran berinteraksi dalam
organisasi baik secara vertikal maupun horizontal. Seorang
pimpinan dalam mengambil keputusan terlebih dahulu
memberikan kesempatan kepada bawahannya
mengemukakan saran dan pendapatnya. Pimpinan mengajak
para bawahannya untuk ikut berpartisipasi dalam
memecahkan masalah yang dihadapai, keputusan terakhir
tetap berada ditangan pimpinan. Akan menimbulkan
kerjasama yang lebih baik dan hubungan-hubungan yang
semakin harmonis. Juga menimbulkan perasaan-perasaan
senasib sepenanggungan.
2.7. Teori Yang Menghubungkan Pengendalian Terhadap Kinerja Pegawai
Jalannya roda organosasi akan lebih lancer apaila organisasi tersebut
terdapat kepemimpinan yang berhasil,sehingga terwujudnya suatu perilaku
bahawahan yang sesuai dengan apa yang diharapkan, yaitu untuk mengarahkan
segala kemampuan yang ada didalam diri masing-masing anggota organisai untuk
mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan. Keberhasilan pemimpin salah
satunya yaitu melaksanakan pengendalian secara efektif dan efisien. Karena
pengendalian merupakan fungsi pemimpin yang pokok.
Pengendalian dan Kinerja Pegawai memiliki hubungan yang erat.
Pengendalian adalah proses yang mengukur dan mengarahkan kinerja aktual
kepada tujuan yang direncanakan organisasi. dan Kinerja adalah Perilaku yang
diperlihatkan seseorang dalam melaksanakan tugas yang dibebankan pada
seseoarang,organisasi atau kelompok, adapun perilaku tersebut berupa gambaran
umum tahapan dan semua unsur yang diperlukan untuk melaksanakan tugas
dengan baik. Agar dapat memperjelas mengenai hubungan pengendaliuan dan
kinerja pegawai berikut peneliti uraikan dalam bentuk model :
47
Berdasarkan model diatas mengenai penelitian di Dinas Kependudukan
Dan Pencatatan Sipil Kota Bandung terdapat hubungan antara pengendalian dan
kinerja pegawai. Pengendalian dilakukan oleh Kepala Bidang Catatan Sipil Kota
Bandung untuk menggerakan pegawainya dalam proses melaksanakan kerja yang
tercantum jelas pada tugas pokok dan Fungsi Bidang Catatan Sipil Dinas
Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Bandung, atas dasar tersebutlah kinerja
pegawai sangat dibutuhkan untuk mencapai tujuan di Bidang Catatn Sipil Kota
Bandung. pengendalian yang dilakukan oleh kepala Bidang Catatan Sipil Kota
Bandung bertujuan untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan yang terjadi
pada saat proses kerja, agar pekerjaan yang dilakukan oleh pegawai dapat
terkendali. Definisi mengenai pengendalian itu sendiri adalah sebuah proses untuk
menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Pengendalian
membantu penilaian apakah perencanaan, pengorganisasian, dan pengarahan telah
dilaksanakan secara efektif dan hasil tersebut sangat berkaitan erat dengan
pencapaian tujuan yang dapat dilihat dari hasil kerja. Bedasarkan uraian diatas
diartikan kuat lemahnya pengendalian yang diberikan oleh pimpinan kepada
pegawainya dapat menentukan kemampuan pegawai dalam melaksankan
pekerjaannya.