bab ii pengolahan data.docx
TRANSCRIPT
BAB II
PENGOLAHAN DATA
2.1 Latar belakang Sistem
Toko GTO Helmets merupakan sebuah toko yang bergerak dalam bidang penjualan
helm.Salah satu bagian yang sangat berpengaruh terhadap kinerja penjualan pada toko ini.Banyak
strategi-strategi yang dilakukan oleh toko ini untuk meningkatkan nilai penjualan agar tetap tinggi,
salah satunya antara lain seperti mengadakan promosi, memberikan diskon dan lain sebagainya.
Selain itu dalam pelayanan juga dapat menjadi salah satu hal penting yang digunakan untuk menarik
minat konsumen.
Pada pembukuan transaksi di toko ini juga dapat dikatakan masih mencatat pembukuan
penjualan atau jurnal-jurnal penjualan dan daftar produk dengan menggunakan catatan biasa. Dimana
akibat dari sistem yang ada sekarang itu mekanisme transaksi masih kurang efektif dalam hal waktu
karena lambatnya proses pelayanan,dalam hal pengarsipan data penjualan masih kurang akurat,rentan
rusak ataupun hilang,dan juga dalam hal pengecekan barang masih kurang efektif karena harus
mengecek langsung produk satu per satu.
Berdasarkan analisis yang dilakukan, terdapat beberapa permasalahan yang masih belum
terselesaikan.Dengan adanya hal tersebut ada baiknya toko melakukan perbaikan sistem yang berjalan
sekarang agar dapat meningkatkan kualitas pelayanan konsumen ataupun kualitas kerja karyawan agar
lebih efektif dan efisien.
2.2 Analisis Sistem Awal
2.2.1 Identifikasi Sistem Sekarang
2.2.1.1 Ruang Lingkup Sistem
Untuk mengetahui sistem yang ada sekarang di took yaitu dengan melakukan survey
dan wawancara ke karyawan dan pemilik toko tersebut. Survey yang dilakukan yaitu dengan
melihat proses transaksi pembelian produk di bagian pemasaran dan juga wawancara yaitu
menanyakan dari mulai pelangggan masuk hingga kasir memberikan struk dan mengenai data
perusahaaan. Dari hasil pengamatan yang dilakukan di tokoada beberapa hal yang
didapatkan :
Mendapatkan daftar harga dan data-data produk yang dijual.
Mengetahui sejarah toko
Mengetahui struktur organisasi dan kedudukan pengelola toko
Mengetahui data-data pekerja dan penempatan karyawan pada bidangnya sendiri.
Mengetahui mekanisme pembelian produk ke supplier
Mengetahui mekanisme transaksi penjualan
II-4
Bab II Pengolahan Data R-7
Mendapatkan prosedur kerja toko yang berjalan sekarang
1.1.1.1. Prosedur Kerja Sistem Bisnis Sekarang
Bag.pemasaran memberikan katalog produk kepada konsumen
Konsumen memilih produk yang akan dibeli dan mengisi form pemesanan produk.
Setelah mengisi form pemesanan,form tersebut diberikan ke pemasaran bersama
katalog produk.
Bagian pemasaran menerima data pesanan dari konsumen dan memberikan data
pemesanan produk ke bagian gudang.
Bagian gudang menerima data pemesanan dari pemasaran dan menlakukan
pengecekan produk. Apabila tidak tersedia maka bag.gudang akan membuat data
barang masuk/purchase order sebanyak 2 dokumen. Dokumen 1 disimpan di
bag.gudang dokumen 2 ke pemilik toko. Dan juga membuat data ketidak
tersediaan yang akan diberikan ke pemasaran beserta data pemesanan.
Jika barang tersedia maka bag.gudang membuat data ketersediaan barang yang
akan diberikan kepada pemasaran beserta data pemesanan.
Setelah barang tersedia maka Bag.pemasaran membuat nota harga dan diberikan
kepada kasir. Kemudian kasir membuat 2 rangkap struk pembayaran,dokumen 1
diberikan kepada konsumen dan dokumen 2 disimpan untuk laporan kepada
pemilik toko.
Selain itu kasir juga melakukan proses pembuatan laporan keuangan bulanan
dimana laporan itu dalam 2 rangkap,dokumen 1 untuk disimpan di kasir dan
dokumen 2 untuk diberikan kepada pemilik toko.
2.2.1.3. Penentuan Personil Kunci
a. Personil Kunci Dalam Sistem
Kasir
Bag.Gudang
Pemilik Toko
Bag.pemasaran
b. Personil Kunci Luar Sistem
Konsumen/pembeli
2.2.2. Memahami Kerja dari Sistem Bisnis dan Prosedur Awal
2.2.2.1 Pembuatan Flowmap Sistem Sekarang
Praktikum Perancangan Sistem Informasi dan Manajemen II-5
Bab II Pengolahan Data R-7
a. Membuat Tabel Entitas
Tabel 2.1 Entitas Sistem
ENTITAS DESKRIPSINYA
PEMILIK
Menerima data persediaan barang dan barang apa saja
yang telah terjual serta menerima laporan keuangan
bulanan.
BAGIAN GUDANG
Menerima data pesanan dari bagian pemasaran,
memeriksa persediaan, membuat data ketersediaan
produk, membuat purchase order produk, dan membuat
data ketidak tersediaan barang
PEMASARAN
Memberikan catalog kepada konsumen, memberikan data
pesanan kepada bag gudang, menyimpan data
ketersediaan produk
KASIR
Seorang yang melakukan transaksi pembayaran dengan
konsumen, selain itu juga membuat laporan keuangan
bulanan untuk diberikan kepada pemilik toko.
Praktikum Perancangan Sistem Informasi dan Manajemen II-6
Bab II Pengolahan Data R-7
b. Flowmap Sekarang
Gambar 2.1 Flowmap Sekarang
Praktikum Perancangan Sistem Informasi dan Manajemen II-7
Bab II Pengolahan Data R-7
2.2.2.2. Identifikasi Penyebab Masalah
Setelah menganalisa sistem yang berjalan sekarang terdapat beberapa
hal yang menjadi penyebab masalah dari mekanisme
pelayanan,penjualan,transaksi dan pengarsipan data diantara lain yaitu :
Sistem pengolahan data rekapan penjualan yang terdapat pada toko Gto
Helmet sekarang ini masih kurang efektif karena pengarsipan yang masih
dilakukan secara penulisan/ belum terkomputerisasi.
Proses pelayanan konsumen dalam pemesanan masih dilakukan secara
manual sehingga menyebabkan kurang efisiennya waktu.
Proses pengecekan barang di gudang masih dilakukan dengan mencari tanpa
komputerisasi dan belum tersimpan data secara otomatis sehingga
mengakibatkan haus dilakukan cek barang secara langsung ke gudang.
2.2.2.3. Tujuan Pengembangan Sistem
Setelah mengetahui masalah yang ada pada toko tersebut,maka yang menjadi tujuan
dari pengembangan sistem yaitu toko helm sudah menggunakan system secara
terkomputerisasi agar data rekapan penjualan tersimpan dalam system yang aman dan
terorganisir secara baik dan memudahkan seluruh karyawan ataupun pemilik dalam
penyusunan data tersebut, proses pelayan konsumen cepat dan mudah,dan juga proses
pengecekan barang di gudang lebih mudah dan cepat karena dengan mengembangkan sistem
akan menjadi leih mudah.
2.2.2.4. Ganchart Pengembangan Sistem
ID Task Name Start Finish DurationOct 2015 Nov 2015 Dec 2015
1/11 6/12 27/1222/11 13/1225/10 8/11 20/12 10/1 17/13/1
1 13d11/4/201510/19/2015
Perencanaan Sistem a) Merencanakan Proyek-proyek Sistem b) Mempersiapkan proyek-proyek sistem c) Mendefinisikan proyek-proyek sistem
2 15d11/27/201511/9/2015
Analisa a) Identify b) Understand c) Analyze d) Report
3 30d1/8/201611/30/2015Desain a) Desain Proses Bisnis b) Desain Pmemograman
4 10d1/22/20161/11/2016Pengembangan
5 6d2/1/20161/25/2016Testing
6 18d2/25/20162/2/2016
Implementasi a) Memberitahu User b) Melatih User c) Memasang Sistem d) Konversi Data e) Siapkan User ID
7 18d3/22/20162/26/2016
Pengoperasian & Pemeliharaan a) System Maintenance b) Back Up & Recovery c) Data Archive
Jan 2016
15/11 29/1118/10
Feb 2016
24/1 31/1 7/2 14/2 21/2 28/2
Mar 2016
6/3 13/3
Gambar 2.2Ganchart Pengembangan Sistem
Praktikum Perancangan Sistem Informasi dan Manajemen II-8
Bab II Pengolahan Data R-7
2.2.3. Analisis Sistem Usulan
2.2.3.1. Kendala Proyek Sistem
Dana : Dana yang dibutuhkan untuk melakukan pengembangan cukup
besar
Waktu : Waktu untuk penyelesaian pengembangan proyek terlalu lama
SDM : Kemampuan personil atau karyawan masih kurang memahami akan
sistem yang akan dikembangakan
Pelatihan user yang akan mengunakan sistem : Dibutuhkan pelatihan user
untuk menggunakan system tersebut karena pengguna merupakan lulusan
SMA yang masih kurang memahami akan system tersebut.
2.2.3.2 Spesifikasi Kebutuhan Pengembangan Sistem
a. Kebutuhan Pengguna Sistem
Data penjualan dan pembelian barang
Daftar harga dan data barang yang diminati konsumen
Data pemesanan konsumen
Data produk atau barang yang tersedia
b. Kebutuhan Perangkat Keras dan Lunak
Hard disk : SEAGATE Barracuda 250GB SATA III 7200rpm 16MB
RAM : DDR 3SD RAM
Motherboard : Biostar
VGA :VGA Geforce PCI express 128 bit 1GB
DVD Room : Samsung
Hardisk Ekst :Hard Disk Eksternal 500GB Samsung
Monitor : LG LED L19E42SE 19”
Keyboard : WK-660
Mouse : Okaya MOK 019
Printer: Canon PIXMA iP2770
Intel : Intel Core 2 Quad Q8200 2.33Ghz LGA 775 Quad Core Processor
Software : Microsoft Office
Praktikum Perancangan Sistem Informasi dan Manajemen II-9
Bab II Pengolahan Data R-7
Praktikum Perancangan Sistem Informasi dan Manajemen II-10
Bab II Pengolahan Data R-7
2.2.3.3. Analisis kelayakan
a. Analisis Kelayakan Ekonomi
1. Rincian Biaya
Tabel 2.2 Rincian Biaya
No Jenis Biaya Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun4 Tahun 51 Biaya Pengadaan (Procurement Cost) a Biaya pembelian perangkat keras Motherboard Biostar Rp 750,000 Hard Disk Eksternal 500GB Samsung Rp 600,000 DVD Room Samsung Rp 350,000 VGA Geforce PCI express 128 bit 1GB Rp 700,000
SEAGATE Barracuda 250GB SATA III 7200rpm 16MB
Rp450,000
DDR 3SD RAM Rp 300,000 LG LED L19E42SE 19” Rp 600,000 1 Keyboard WK-660 Rp 100,000 1 Mouse Okaya MOK 019 Rp 99,000 1 Printer Canon PIXMA iP2770 Rp 750,000
1 Processor Intel Core 2 Quad Q8200 2.33Ghz LGA 775 Quad Core
Rp 4,000,000
Biaya Ruangan Perangakat Keras (Stop kontak,lampu,termina,mejal)
Rp1,750,000
Total Biaya Pengadaan Rp10,449,000 b Biaya Instalasi perangkat keras & Lunak Rp 500,000 Total Biaya Instalasi Rp500,000 2 Biaya Persiapan Operasi (Start-up Cost) a Biaya Pelatihan personil Pelatihan Microsoft Office Rp1,000,000 b Biaya Pembelian Perangkat Lunak DVD Windows 7 Ultimate 64 bit Rp900,000 DVD Microsoft Office 2013 Rp 800,000 Total Biaya Persiapan Operasi Rp 2,700,000 3 Biaya Proyek (Project-Related Cost)
Praktikum Perancangan Sistem Informasi dan Manajemen II-11
Bab II Pengolahan Data R-7
No Jenis Biaya Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun4 Tahun 5 a. Biaya Konsultan
Programer (1 bulan/2 org x Rp. 1,000,000)
Rp 2,000,000
b Biaya Desain Sistem Rp 350,000 Biaya Rapat Rp 300,000c Biaya Penerapan Sistem Biaya pembuatan formulir Rp 150,000 Biaya latihan personal Rp900,000d Biaya Analisis Sistem Biaya pengumpulan data Rp1,250,000 Biaya Dokumentasi (Kertas, Tinta & CD) Rp300,000
Total Biaya Proyek (Project-Related Cost)
Rp5,250,000
4 Biaya Operasi dan Perawatan
Biaya Karyawan (operator, bagian administrasi)
Rp - Rp 2,750,000 Rp2,997,500 Rp3,267,275 Rp3,561,330 Rp 3,881,849
Biaya Overhead (listrik, supplies) Rp - Rp 3,500,000 Rp 3,815,000 Rp4,158,350 Rp4,532,602 Rp4,940,536
Biaya Perawatan Perangkat Keras (Maintenance)
Rp - Rp 400,000 Rp436,000 Rp475,240 Rp 518,012 Rp564,633
Total Biaya Operasi dan Perawatan Rp - Rp6,650,000 Rp 7,248,500 Rp 7,900,865 Rp 8,611,943 Rp9,387,018 TOTAL BIAYA-BIAYA Rp18,899,000 Rp 6,650,000 Rp 7,248,500 Rp 7,900,865 Rp 8,611,943 Rp9,387,018
Praktikum Perancangan Sistem Informasi dan Manajemen II-12
Bab II Pengolahan Data R-7
2. Keuntungan
Tabel 2.3 Keuntungan
1 Keuntungan Berwujud Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5
A Pengurangan Biaya Operasi Rp- Rp2,000,000 Rp2,180,000 Rp2,376,200 Rp2,590,058 Rp2,823,163
B Pengurangan kesalahan - Kesalahan proses
Rp- Rp1,500,000 Rp1,635,000 Rp1,782,150 Rp1,942,544 Rp2,117,372
C Pengurangan biaya persediaan Rp- Rp1,000,000 Rp1,090,000 Rp1,188,100 Rp1,295,029 Rp1,411,582
Total Keuntungan Berwujud Rp- Rp4,500,000 Rp4,905,000 Rp5,346,450 Rp5,827,631 Rp6,352,117
2 Keuntungan Tak Berwujud
A Peningkatan pelayanan kepada Konsumen Rp- Rp4,000,000 Rp4,360,000 Rp4,752,400 Rp5,180,116 Rp5,646,326
B Peningkatan fasilitas Rp- Rp5,000,000 Rp 5,450,000 Rp5,940,500 Rp6,475,145 Rp7,057,908
Total Keuntunga Tak Berwujud Rp- Rp9,000,000 Rp9,810,000 Rp10,692,900 Rp11,655,261 Rp12,704,234
Total Keuntungan Rp-Rp13,500,000
Rp14,715,000 Rp16,039,350 Rp17,482,892 Rp19,056,352
Selisih Total Keuntungan dengan Total Biaya
Rp(18,899,000)
Rp6,850,000 Rp7,466,500 Rp8,138,485 Rp8,870,949 Rp 9,669,334
Praktikum Perancangan Sistem Informasi dan Manajemen II-13
Bab II Pengolahan Data R-7
3. NPV
Tabel 2.4 Net Present Value
Tahun Ke
Laba Bersih Diskon Faktor
(7,5%) PV Kas Bersih
1 Rp 6,850,000 0.93025 Rp 6,372,213 2 Rp 7,466,500 0.86535 Rp 6,461,136 3 Rp 8,138,485 0.80505 Rp 6,551,887 4 Rp 8,870,949 0.74895 Rp 6,643,897 5 Rp 9,669,334 0.6968 Rp 6,737,592
Total PV Kas Bersih Rp 32,766,725
Total PV Investasi Rp 18,899,000
NPV Rp 13,867,725
Penjabaran Peritungan NPV :
PV Kas Bersih = Laba bersih x Diskon Faktor
Tahun 1 = Rp.6,850,000 x 0.93025 = Rp.6,372,213
Total PV kas bersih = PV kas bersih Tahun 1 + Tahun 2 +Thn 3 + Thn 4 + Thn 5
= Rp. 6,372,213 + Rp. 6,461,136 + Rp. 6,551,887 + Rp. 6,643,897 + Rp. 6,737,592
= Rp. 32,766,725
NPV = Total PV kas bersih – Total Investasi
= Rp. 32,766,725 - Rp.18,899,000
= Rp. 13,867,725
Maka Net Present Value yang didapat dari hasil perhitungan adalah Rp. 13,867,725
Praktikum Perancangan Sistem Informasi dan Manajemen II-14
Bab II Pengolahan Data R-7
4. IRR
Tabel 2.5 Internal Rate Of Return
Tahun Ke Laba Bersih Diskon Faktor
(30%) PV Kas Bersih
1 Rp6,850,000 0.7692 Rp5,269,020
2 Rp7,466,500 0.5917 Rp4,417,928
3 Rp8,138,485 0.4552 Rp3,704,638
4 Rp8,870,949 0.3501 Rp3,105,719
5 Rp9,669,334 0.2693 Rp2,603,952
Total PV Kas
Bersih Rp19,101,257
Total PV Investasi Rp18,899,000
C1 Rp202,257
Penjabaran perhitungan C1 :
PV Kas Bersih = Laba bersih Tahun Ke-i x Diskon Faktor Tahun Ke-i
Tahun Ke 1 = Rp. 6,850,000 x 0.7692
= Rp. 5,269,020
Total PV Kas Bersih =
= PV kas bersih Tahun 1 + Thn 2 + Thn 3 + Thn 4 + Thn 5
= Rp5,269,020 + Rp4,417,928 + Rp3,704,638 + Rp3,105,719 + Rp2,603,952
= Rp19,101,257
C1 = Total PV kas bersih – Total Investasi
= Rp.19,101,257 – Rp.18,899,000
= Rp 202,257
Praktikum Perancangan Sistem Informasi dan Manajemen II-15
Bab II Pengolahan Data R-7
Tabel 2.6 Internal Rate Of Return
Tahun Ke
Laba Bersih Diskon Faktor
(55%) PV Kas Bersih
1 Rp.6,850,000 0.95835 Rp.6,564,698
2 Rp.7,466,500 0.6128 Rp.4,575,471
3 Rp.8,138,485 0.39225 Rp.3,192,321
4 Rp.8,870,949 0.25135 Rp.2,229,713
5 Rp.9,669,334 0.16125 Rp.1,559,180
Total PV Kas Bersih
Rp18,121,382
Total PV Investasi
Rp18,899,000
C2 Rp(777,618)
Penjabaran perhitungan C1 :
PV Kas Bersih = Laba bersih Tahun Ke-i x Diskon Faktor Tahun Ke-i
Tahun Ke 1 = Rp. 6,850,000 x 0.95835
= Rp.6,564,698
Total PV Kas Bersih =
= PV kas bersih Tahun 1 + Thn 2 + Thn 3 + Thn 4 + Thn 5
= Rp.6,564,698+ Rp.4,575,471+ Rp.3,192,321+ Rp.2,229,713+ Rp.1,559,180
= Rp18,121,382
C2 = Total PV kas bersih – Total Investasi
= Rp18,121,382 – Rp.18,899,000
= Rp. (777,618)
Penjabaran perhitungan IRR :
IRR = P1 – (c 1xP2−P1C 2−C1
)
= 30 - (202,257 x55−30
777,618−202,257)
= 49,84%
MARR = 7.5% dan IRR = 49.84%,maka dengan hasil tersebut dikatan
bahwa proyek ini layak.
Praktikum Perancangan Sistem Informasi dan Manajemen II-16
Bab II Pengolahan Data R-7
5. Payback Period (PP)
Tabel 2.7 Payback Period
Tahun Manfaat (Selisih total
keuntungan dengan total biaya)
Kumulatif
0 Rp (18,899,000) Rp (18,899,000)1 Rp 6,850,000 Rp (12,049,000)2 Rp 7,466,500 Rp (4,582,500)3 Rp 8,138,485 Rp 3,555,985 4 Rp 8,870,949 Rp 12,426,934 5 Rp 9,669,334 Rp 22,096,268
PP 0.56 Tahun
6.76 Bulan22.8 Hari
Tahun Ke 3,bulan ke 6 dan hari ke 23
Penjabaran Perhitungan :
Payback Period ¿innitial investmentannual cash∈ flow
¿Rp 4,582,500
8,138,485 = 0.52 tahun
= 0.52 tahun x 12 bulan = 6.76 bulan ( 6 bulan )
= 0.76 x 30 hari = 22.8 hari ( 23 hari )
Maka payback period terjadi pada tahun ke 3,bulan ke 6 dan hari ke 23.
Praktikum Perancangan Sistem Informasi dan Manajemen II-17
Bab II Pengolahan Data R-7
6. ROI
Tabel 2.8 Return Of Ivestment
Tahun ke 0 Tahun Ke 1 Tahun ke 2 Tahun ke 3 Tahun ke 4 Tahun ke 5
Total Investasi Rp18,899,000
Net Profit Rp6,850,000 Rp7,466,500 Rp8,138,485 Rp8,870,949 Rp 9,669,334
Return Of
Investement 36.25% 39.51% 43.06% 46.94% 51.16%
Penjabaran perhitungan ROI :
Tahun Ke-1 = (Rp.6,850,000/Rp.18,899,000) x 100% = 36.25%
Tahun Ke-2 = (Rp.7,466,500/Rp.18,899,000) x 100% = 39.51%
Tahun Ke-3 = (Rp. 8,138,485/Rp.18,899,000) x 100% = 43.06%
Tahun Ke-4 = (Rp.8,870,949/Rp.18,899,000) x 100% = 46.94%
Tahun Ke-5 = (Rp.9,669,334/Rp.18,899,000) x 100% = 51.16%
Praktikum Perancangan Sistem Informasi dan Manajemen II-18
Bab II Pengolahan Data R-7
b. Analisis kelayakan teknik
Tabel 2.9 Analisis Kelayakan Teknik
No.
Item Penilaian Spesifikasi Item PenilaianPenilaian
KelayakanIndeks
1Ketersediaan Teknologi
Hardware interface Baik 3
Software interface Baik 3
2Kemudahan Dioperasikan
Data base access model relationship
Baik 3
Design menu layout user friendls Sedang 2
Report layout Baik 3
TOTAL 2.8
Kesimpulan :Berdasarkan dari analasis kelayakan teknis yang telah dilakukan, telah didapatkan
bahwa nilai indeks akhir 145
=2,8, yang menunjukkan bahwa mendapatkan hasil
predikat baik, sehingga proyek ini dinyatakan Layak untuk diimplementasikan.
Keterangan :3 = Baik, 2 = Sedang, 1 = Kurang
c. Analisis kelayakan operasi
Tabel 2.10 Analisis Kelayakan Operasi
No. Item Penilaian Spesifikasi Item PenilaianPenilaian Kelayaka
nIndeks
1Kemampuan
PersonilKemampuan dalam
mengoperasikan softwareBaik 3
Pengoprasian database Baik 3
Kemudahan dalam database Baik 3
2 Efisiensi Sistem Waktu pengoperasian Baik 3
Kecepatan search engine Baik 3
Kapasitas penyimpanan data Sedang 2
TOTAL2.83333
3
Kesimpulan :Proyek pengembangan sistem dilihat dari analisis kelayakan teknik adalah Layak
karena nilai rata-rata indeksnya176
=2,83
Praktikum Perancangan Sistem Informasi dan Manajemen II-19
Bab II Pengolahan Data R-7
d. Analisis kelayakan jadwal
Tabel 2.11 Analisis Kelayakan Jadwal
No. Item Penilaian KendalaWaktu
Pengerjaan
1
Waktu Pengembangan
Sistem4,6 bulan
3,6 bulan
2 Probabilitas Selesai 90%
Kesimpulan :Proyek pengembangan sistem diliat dari analisis kelayakan jadwal adalah Layak.
e. Analisis kelayakan hokum
Analisis kelayakan menggunakan UU No. 19 Tahun 2002, Pasal 72 ayat 3 UU Hak Cipta perangkat lunak (Software) computer dan Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UUITE), Pasal 5 & Pasal 1 dinyatakan layak.
Kesimpulan : Analisis Kelayakan Hukum layak
Praktikum Perancangan Sistem Informasi dan Manajemen II-20