BAB IITINJAUAN TEORI

A. Pengertian Manajemen Waktu

Manajemen waktu merupakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan produktivitas waktu. Waktu menjadi salah satusumberdaya unjukkerja. Sumber daya yang mesti dikelola secaraefektifdan efisien. Efektifitas terlihat dari tercapainya tujuan manajemen waktu yang telah ditetapkan sebelumnya.Dan efisien tidak lain mengandung dua makna,yaitu: makna pengurangan waktu yang ditentukan, dan makna investasi waktu menggunakan waktu yang ada.

B. Pentingnya Manajemen Waktu

Mengapa kita perlu memanajemen waktu kita sebaik mungkin ? Selain karena waktu itu sangat berharga, ada beberapa alasan lainnya, diantaranya :

Karena waktu kita terbatas, sementara pekerjaan senantiasa bertambah. Manajemen waktu membantu kita untuk berkerja lebih efektif dengan skala prioritas. Manajemen waktu menjauhkan kita dari stress kita dapat mengontrol setiap tugas dan tenggat waktunya Manajemen waktu membuat kita lebih produktif (dapat menghindari hambatan dan gangguan yang menghalangi dari tujuan.

Sebuah sistem manajemen waktu yang sesuai dengan kebutuhan, dapat membantu Kita menyelesakan pekerjaan dalam waktu singkat. Apapun prioritasnya, mempelajari cara mengatur hidup dan belajar akan membantu kita mencapai tujuan hidup kita. Berikut ini adalah jawaban untuk pertanyaan Mengapa Saya harusme-managewaktusaya?

Karena sistem manajemen waktu yang efektif dapat :1. Membantu Kita membuat prioritas.Misalnya bertemu kekasih yang sudah seminggu tak bertemu atau mengejakan bahan presentasi tugas yang akan dikumpul besok.2. Mengurangi kecenderungan untuk menunda.Nah biasanya hal yang satu ini yang membuat manusia-manusia di dunia ini susah sekali untuk sukses. Saya pribadi merupakan penderita akut penyakit ini., sistem manajemen waktu adalah obatnya.3. Membantu kita menghindari tabrakan waktu.Dengan menulis semua aktivitas, tugas, janji, pesan dan pengingat Kita hanya disatu tempat, akan membantu kita memastikan bahwa dua atau tiga kegiatan tidak dilaksanakan pada waktu yang bersamaan. Jika terjadi tabrakan waktu, kita akan mengetahui sejak awal dan memungkinkan untuk mengatur kembali jadwal kita.4. Memberi kita kebebasan dan kendali.Manajemen waktu tidak akan membatasi ruang gerak seseorang. Sebuah kendali terhadap bagian dari hari kita, memungkinkan kita untuk menjadi fleksibel pada hari-hari berikutnya.5. Membantu kita menghindari perasaan bersalah. Kita akan belajar dengan nyaman jika kita menyediakan waktu tertentu untuk melakukannya. Tanpa sebuah rencana untuk mengerjakan tugas kita saat ini. Kita mungkin merasa kepala kita terbebani. Bahkan juga ketika kita tidak sedang mengerjakan tugas tersebut.6. Membantu mengevaluasi kemajuan kita.Jika kita menyadari bahwa kita dapat membaca 75 halaman perminggu, sedangkan pada minggu ini kita hanya membaca 60 halaman, maka kita memerlukan kalkulator untuk mengetahui bahwa kita memang tertinggal pada minggu ini. Dan dengan begitu kita akan tau, sedang dalam posisi apa saya ini? artinya dibutuhkan sedikit waktu untuk mengejar ketertinggalan itu. Dan keuntungan buat kita, kita dapat langsung menyadarinya, dan segera bertindak untuk itu.

C. Prinsip Manajemen Waktu

Untuk dapat mengelola waktu dengan tepat, maka diperlukan pemahaman tentang prinsip-prinsip dasar manajemen waktu agar lebih berhasil dan berdaya guna. Berikut ini prinsip dasar manajemen waktu yang penting diperhatikan :

Sediakan waktu untuk perencanaan dan menetapkan prioritas Selesaikan tugas berprioritas tinggi sesegera mungkin dan tuntaskan tugas sebelum mulai tugas yang lain. Prioritaskan kembali tugas yang tersisa berdasarkan informasi baru yang terkait.

D. Kategori Prioritas Waktu Tabel 1 Kategori Prioritas Waktu

NOKategori Prioritas Waktu

KategoriKarakteristik

1Jangan Dikerjakan Masalah dapat hilang tanpa diatasi Sudah kedaluarsa Dapat dikerjakan oleh orang lain

2Dikerjakan Nanti Tidak disertai jatuh tempo Dapat ditunda Dapat diperlambatAlasan penundaan tugas : Tidak ingin memulai Tidak tahu dari mana memulai Tidak tahu dari mana memulai meskipun ingin memulai

3Dikerjakan SekarangKebutuhan unit operasional harianKegiatan-kegiatan yang telah ditunda, misal : Kebutuhan staf Kebutuhan peralatan Rapat

E. Faktor Penghambat Manajemen Waktu Efektif

1. Prokrastinasi(Menunda pekerjaan) Menulis laporan (sulit) > < membuka e-mail / data komputer (mudah) Deadlinemembuat frustasi dan menghambat penyelesaian tugas > < banyak waktu diperlukan untuk menyelesaikan tugas.

2. Perfeksionis Ditumbuhkan sejak dini (sejak sekolah) Dapat mengarah keprokrastinasi, oleh karena : takut salah dan cenderung mengerjakan tugas secara berulang-ulang

3. Tidak Mampu membuat prioritas

Tidak bisa memboboti / menilai pekerjaan : lama, urgensi (segera atau nanti) dan berat ringannya pekerjaan. Tidak bisa menyusun berbagai pekerjaan secara sistematis Dapat diminimalisir dengan cara menetapkan kategori pekerjaan yaitu berdasarkan tingkat kepentingan dan urgensinya.

F. Tips Manajemen Waktu

1. Menguasai daftar hal-hal yang harus anda lakukan (to-do lists)To-do lists yang baik dan efisien haruslah mencakup tugas-tugas dan kegiatan anda saat ini serta tugas-tugas yang harus diselesaikan dalam waktu dekat. Untuk setiap item dalam daftar, anda harus menentukan kapan dan berapa banyak waktu yang anda butuhkan untuk menyelesaikannya. Tugas yang berulang dapat direncanakan untuk hari-hari tertentu di mana anda memiliki waktu yang tepat untuk menyelesaikannya.Anda tidak boleh meremehkan pentingnya perencanaan tugas-tugas anda. Sebuah rencana yang baik dan akurat dapat memberikan anda kontrol yang besar dari waktu anda. Anda harus menyadari apa yang terpenting bagi anda dan menempatkannya pada urutan atas di daftar anda.2. Buat rencana SMART (Specific-Measureable-Achievable-Reasonable-Timeline)Rencanakan tugas yang paling sulit di awal setiap minggu sehingga anda akan lebih santai menjelang akhir minggu dan sebelum akhir pekan. Tugas yang sulit lebih baik dijadwalkan di awal minggu (Senin atau Selasa), sementara tugas-tugas yang lebih mekanis atau rutin di sekitar pertengahan minggu, dan mendekati akhir minggu (Kamis dan Jumat) waktu anda bisa sedikit lebih bebas dan santai karena di kedua hari ini telah menumpuk kelelahan dan stres sebagai akibat dari pekerjaan di hari-hari sebelumnya.3. Belajarlah untuk mengatur prioritas andaAnda harus belajar bagaimana secara efisien mengatur prioritas-prioritas anda. Tugas yang paling penting harus berada di peringkat lebih tinggi dalam daftar. Cobalah untuk menerapkan prinsip Pareto di mana 80 % dari prestasi anda dihasilkan dengan melakukan 20 % usaha anda. Dengan kata lain, cobalah untuk bekerja cerdas dan sederhana. Jangan mengabaikan tugas-tugas penting anda untuk mencapai hasil yang tidak signifikan.4. Kunci manajemen waktu yang sukses adalah delegasiKunci sukses manajemen waktu adalah delegasi. Jangan mencoba untuk menyelesaikan semua tugas sendirian. Kenali mana tugas yang dapat diselesaikan oleh orang lain dan delegasikan pekerjaan tersebut kepada mereka. Ini adalah satu-satunya cara dimana anda dapat memiliki waktu yang diperlukan untuk menangani tugas-tugas yang benar-benar penting bagi anda. Pada saat yang sama, apa yang anda pilih untuk dikerjakan, lakukanlah dengan benar pertama kalinya demi menghemat waktu karena mengerjakan pekerjaan berulang. Pengalaman menunjukkan bahwa waktu yang anda perlukan untuk mengulang pekerjaan anda akan lebih banyak dihabiskan dibanding waktu yang anda perlukan untuk mengerjakan pekerjaan secara benar dari awal. Delegasi adalah seni yang dapat memberikan banyak manfaat bagi orang-orang yang harus melakukan banyak kegiatan.

5. Jangan takut untuk mengatakan TIDAKAnda harus belajar untuk sekali-sekali mengatakan TIDAK dan menolak tugas-tugas yang tidak dapat anda lakukan. Jika anda kehabisan waktu dan merasa stres, maka lebih baik untuk menolak undangan pergi makan siang atau makan malam keluarga. Anda harus menyadari bahwa anda tidak dalam kewajiban untuk mempersingkat segalanya dalam sekejap. Anda harus belajar untuk memilih tugas yang anda benar-benar ingin lakukan atau yang perlu diselesaikan.6. Membagi tugas yang panjang dalam kegiatan yang lebih kecilTeknik lain yang akan membantu anda dalam manajemen waktu adalah dengan memecah tugas-tugas panjang yang biasanya anda tidak ingin melakukannya atau terlalu sulit menjadi beberapa kegiatan yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola. Ini akan mengelola baik stres maupun waktu anda. Anda misalnya, dapat meluangkan waktu 10 menit setiap hari untuk bekerja pada tugas yang tidak menyenangkan atau panjang. Dengan menggunakan pendekatan ini, secara bertahap anda akan memiliki beberapa kemajuan, anda akan merasa lebih baik dan pada akhirnya anda akan dapat menyelesaikan aktifitas dengan cepat daripada terus menerus menunda hal tersebut.7. Perfeksionisme membutuhkan waktuAnda harus mencoba menghindari kesempurnaan. Berkutat tanpa akhir dalam mencari kesempurnaan untuk hal-hal sepele adalah buang-buang waktu dan tidak akan memberikan anda cukup waktu untuk menangani tugas-tugas yang lebih berguna dan mungkin lebih menyenangkan.8. Kenali waktu dimana anda lebih produktifAdalah normal bahwa kinerja Anda tidak sama sepanjang waktu. Ada saat-saat dimana anda lebih produktif sementara di saat lain produktivitas anda menurun karena berbagai alasan. Fase ini dapat terjadi pada hari yang sama. Dengan asumsi bahwa anda bekerja 8 jam sehari, ini memberi anda sekitar 1.800 jam kerja per tahun. Temukan periode waktu dimana anda lebih produktif dan di saat tersebut cobalah untuk menangani tugas yang paling sulit.9. Cobalah untuk tidak menunda hal-hal untuk nantiAnda perlu belajar untuk mengatasi setiap tugas dan masalah ketika perlu ditangani. Cobalah untuk tidak menunda kegiatan untuk lain waktu, karena di bawah tekanan waktu anda lebih mungkin untuk melakukan kekeliruan dan mengambil keputusan yang salah.10. Hindari hal-hal yang dapat mengalihkan perhatian andaSelama jam kerja, cobalah untuk menemukan saat-saat di mana tidak ada yang bisa mengganggu anda melakukan aktivitas. Jika anda memiliki kebijakan pintu terbuka, anda mungkin harus menutupnya sesekali. Jika seseorang datang ke kantor anda ketika anda memiliki tugas yang harus diselesaikan, tolaklah secara lembut permintaannya dan jadwalkan waktu lain untuk bertemu dengan mereka.12. Jangan lupa diri anda sendiriKetika anda membuat rencana, jangan lupa menyertakan kegiatan yang berkaitan dengan kesenangan dan waktu istirahat untuk anda sendiri. Selama waktu ini, pastikan bahwa anda benar-benar berhenti dari pekerjaan anda, santailah dan isi ulang baterai anda. Jika diperlukan cobalah untuk tidur selama setengah jam dan selama waktu itu lakukan sesuatu yang anda sukai dan membuat anda tenang. Setengah jam memang tidak membuat perbedaan dalam tidur anda, tetapi dapat memberikan kepuasan dan mempersiapkan anda lebih baik di hari berikutnya. Beri penghargaan untuk diri anda sendiri ketika anda berhasil menyelesaikan pekerjaan yang melelahkan.13. . Menganalisa dimana anda menghabiskan waktu andaUntuk dapat mengoptimalkan waktu anda lebih baik, anda harus terlebih dahulu memahami di mana anda menghabiskan waktu anda. Untuk melakukan itu, anda dapat menggunakan log (catatan rekaman) untuk merekam aktivitas anda. Anda harus melakukan itu selama 2-3 minggu. Dalam log, anda harus mencatat semua yang anda lakukan per jam ketika anda terjaga, berapa banyak waktu yang anda alokasikan untuk setiap tugas, aktivitas, pertemuan dan berapa banyak waktu yang anda alokasikan untuk istirahat dan tidur. Setelah anda memiliki informasi ini di log, anda dapat mulai menganalisa di mana anda menghabiskan waktu anda dan buatlah perubahan yang diperlukan untuk mengoptimalkan waktu anda. Anda harus fokus pada kegiatan yang paling penting untuk diselesaikan. Hindari kegiatan atau tugas yang tidak memberikan nilai tambah. Sebagai contoh, setelah dilihat pada log anda, anda melakukan pengecekan email sebanyak 10 kali dalam sehari; anda harus meminimalkan menjadi hanya beberapa kali per hari.14. Selalu rencanakan waktu untuk kegiatan tak terdugaMasukkan dalam rencana anda waktu ekstra untuk tugas-tugas dan kegiatan tak terduga. Revisi rencana anda secara teratur dan alokasikan waktu untuk kegiatan tak terduga. Hal-hal yang beresiko akan memakan waktu anda misalnya masalah dengan PC anda, dan miliki solusi alternatif yang untuk mengatasinya.Manajemen waktu adalah suatu keterampilan yang memerlukan waktu untuk menguasainya sehingga mulailah bekerja dengannya! Pada akhirnya, manajemen waktu akan memberi anda waktu tambahan yang anda butuhkan untuk dapat menikmati apa yang paling penting bagi anda dan mengubah hidup anda menjadi lebih baik.

http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/tmp/(C)%20MANAJEMEN%20WAKTU%20YANG%20EFEKTIF%202008_0.pdf Rosita E.K., M.Si diunduh tanggal 22 oktober 2014