7

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Administrasi

2.1.1 Pengertian Administrasi

Administrasi merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh

orang/sekelompok orang dalam melaksanakan pekerjaannya. Dalam kegiatan

administrasi biasanya ada beberapa pihak-pihak yang terlibat diantaranya

orang/sekelompok orang, kerjasama, pembagian tugas, pelaksanaan tugas,

peralatan/perlengkapan, dan tujuan dari akhir proses administrasi.

Menurut Athoillah (2010:131) menyimpulkan bahwa: Administrasi adalah suatu kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan untuk mencapai tujuan”.

Administrasi sebagai suatu proses kegiatan yang terdapat dalam suatu organisasi melalui kerja sama antarpersonal yang berhubungan dengan

pelaksanaan visi dan misi suatu institusi atau lembaga tertentu. Menurut Siagian (2012:4) “Administrasi adalah keseluruhan proses

pelaksanaan keputusan-keputusan yang telah diambil dan diselenggarakan oleh

dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya”.

Menurut Akadun (2007:39) “Administrasi adalah suatu kegiatan manusia

mendayagunakan sumber daya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan

organisasional yang telah ditentukan”.

Berdasarkan pengertian para ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa

administrasi adalah suatu kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani,

mengarahkan, atau mengatur proses pelaksanaan keputusan-keputusan yang telah

diambil dan diselenggarakan oleh dua orang atau lebih yang mendayagunakan

8

sumber daya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasional yang

telah ditentukan.

2.1.2 Unsur-unsur Administrasi

Akadun (2007:37) Administrasi memiliki beberapa unsur diantaranya :

1) Sekelompok orang, bahwa administrasi merupakan kegiatan yang mungkin

terjadi apabila dilakukan oleh lebih dari satu orang

2) Kerja sama, bahwa kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi manakala dua

orang atau lebih langsung maupun tidak langsung bekerja sama. Agar kerja

sama ini berjalan dengan baik maka diperlukan tahapan-tahapan tertentu dalam

prosesnya, di antaranya tahapan yang terpenting itu adalah pembagian kerja.

Kerja sama ini menjadi unsur terpenting dalam kegiatan admnistrasi karena

menurut Silalahi (2005), yang dapat dikategorikan sebagai administrasi adalah

kerja sama yang diorganisasi atau kerja sama keorganisasian (organizational

operation).

3) Tujuan, bahwa kegiatan administrasi itu ada seseuatu yang hendak dicapai

melalui proses kerja sama. Tujuan yang ingin dicapai dalam kegiatan

administrasi ini bukan tujuan individual melainkan tujuan organisasional.

Meskipun demikian, dapat saja terjadi bahwa tujuan organisasional itu

merupakan juga tujuan individual. Bahkan Silalahi (2005) mengungkapkan

bahwa tujuan organisasi itu dapat ditetapkan oleh seseorang, beberapa orang,

semua anggota, pihak luar.

9

2.1.3 Fungsi-fungsi Administrasi

Athoillah (2010:149) Administrasi memiliki fungsi-fungsi tersendiri,

sebagaimana dalam manajemen. Fungsi-fungsi tersebut adalah sebagai berikut.

1. Pengelolaan perlengkapan

Pengelolaan perlengkapan adalah salah satu fungsi administrasi, yang juga

merupakan fungsi manajemen, dalam organisasi yang berkaitan dengan unsur-

unsuradministrasi lainnya, yaitu perencanaan, penentuan kebutuhan, anggaran,

pengadaan, penyimpanan, penyaluran, inventarisasi, pemeliharaan,

penghapusan, serta pengendalian.

2. Pembukuan perencanaan

Dalam administrasi, fungsi perencanaan berkaitan dengan perencanaan

kebutuhan perlengkapan dan penganggaran. Dalam pelaksanaannya,

administrator melakukan beberapa kegiatan administratif, yaitu:

a. Mendata seluruh perlengkapan yang ada;

b. Memeriksa kualitas material yang dimiliki;

c. Mengelompokkan barang-barang yang dimiliki;

d. Memisahkan perlengkapan yang tidak layak pakai dan masih layak pakai;

e. Menampung usulan pengadaan barang;

f. Melaporkan seluruh usulan;

g. Merapatkan kebutuhan yang akan diadakan;

h. Membicarakan rehabilitasi, rekonstruksi perlengkapan;

i. Memperkirakan anggaran pembelanjaan;

j. Mempersiapkan biaya pemeliharaan

10

Secara keseluruhan, pengadministrasian di atas dartikan dengan pencatatan dan

pembukuan yang jelas sebagai laporan pertanggungjawaban maupun sebagai

data penting mengenai perencanaan organisasi yang berhubungan dengan

material organisasi.

3. Pelaporan

Pembukuan seluruh perencanaan merupakan informasi yang sangat penting

bagi organisasi. Kepentingan tersebut dapat dijadikan bahan kajian dan

observasi internal dan eksternal organisasi, terutama berhubungan dengan arah

kemajuan dan pertumbuhan organisasi.

Secara keseluruhan, data-data dan fakta-fakta organisasi dapat dijadikan bahan

utama untuk dilaporkan, baik dalam rapat-rapat organisasi maupun laporan

pertanggungjawaban tahunan.

Laporan-laporan yang biasanya berlaku secara tertulis dapat diketahui oleh

seluruh personal organisasi, baik laporan inventaris, laporan barang-barang

pakai habil, laporan rapat bulanan, laporan tahunan, dan sebagainya.

4. Fungsi pengawasan administratif

Fungsi penawaran administratif didasarkan pada data-data dan fakta yang

tertulis. Misalnya, pembukuan seluruh aktivitas organisasi, jadwal kegiatan,

absensi karyawan, perbendaharaan, dan sebagainya. Pencocokan antara data

yang tertulis dengan fakta dilapangan sangat penting agar pengawaan dapat

terus ditingkatkan.

Perlengkapan organisasi yang diinventarisasi harus dicatat dan didata secara

sistematis. Proses inventarisasi dilakukan untuk menyempurnakan pengurusan

11

dan pengawasan barang-barang milik organisasi dan penyalurannya yang

disesuaikan dengan peraturan yang berlaku.

Barang-barang inventaris dapat berupa barang bergerak, tidak bergerak, hewan,

dan barang persediaan. Seluruh barang dikodifikasi atau diberi tanda dengan

huruf, gambar,symbol, atau angka agar mudah diketahui ketika berada diluar

organisasi atau sedang dipergunakan.

Pengawasan administratif berkaitan pula dengan banyaknya kekayaan

organisasi yang dibawa ke rumah pemakainya. Misalnya, inventaris berupa

kendaraan yang seharusnya disimpan dan dipelihara oleh kantor, tetapi

disimpan dirumah pemakainya. Hal tersebut disebabkan oleh kurangnya

fasilitas dan perlengkapan yang dapat mengamankan kendaraan, misalnya tidak

ada garasi kantor yang lengkap, lemahnya keamanan kantor, dan mungkin juga

karena adanya aturan yang membolehkan kendaraan milik organisasi atau

milik Negara dibawa kerumah masing-masing, atau mungkin saja itu

merupakan pelanggran apabila berkaitan dengan kekayaan Negara.

Secara keseluruhan, fungsi-fungsi administrasi bertujuan menyempurnakan

pengelolaan organisasi melalui bentuk-bentuk yang serba tertulis. Dengan

demikian, secara substansial, keberadaan organisasi oleh adanya adminidtrasi.

Sejak ada organisasi, sejak itu pula harus ada pengadministrasian yang jelas

mengenai organisasi yang dimaksud, orang yang mengelola organisasi, izin

pendiriannya, pekerjaan organisasi, cara mengerjakan rencana-rencana

organisasi, dan sebagainya.

5. Fungsi filling

Pentingnya menyimpan data disebabkan oleh berbagai alasan. Salah satunya

12

adalah sebagai bahan informasi bagi organisasi dan rujukan kerja organisasi

demi ketertiban manajerialnya. Karena fungsinya sangat penting, penyimpanan

data harus dilakukan dengan rapi, teliti, dan sistematis. Pengarsipan data-data

internal maupun data yang berasal dari luar sebaiknya dilakukan oleh pegawai

yang ahli dibidangnya dengan penuh ketelitian dan kesabaran. Jika pengarsipan

menggunakan alat yang canggih seperti komputer, pegawai harus terampil

mengoperasikannya.

6. Fungsi kerja sama

Fungsi kerja sama merupakan salah satu fungsi administrasi, terutama

berkaitan dengan seluruh proses pengadministrasian yang terdapat di dalam

organisasi, sebagaimana terjadinya proses pengarsipan yang berlaku untuk

berbagai bidang pekerjaan karena adanya tugas dan kewajiban yang berbeda-

beda, tetapi merupakan kesatuan sistem. Setiap pegawai kantor harus bekerja

sama dengan pegawai-pegawai lain karena tidak semuanya pekerjaan yang

menjadi bagian dari tugas dan tanggung jawabnya dapat diselesaikan sendiri.

Pada umumnya, agar penugasan dapat dilaksanakan dengan sebaik-bainya

diperlukan penjelasan, baik mengenai isinya, cara melaksanakannya, maupun

hal-hal lain yang dipandang perlu.

7. Fungsi komunikasi

Kerja sama tidak dapat berlangsung dengan sempurna apabila di dalamnya

tidak terjadi komunikasi yang baik. Komunikasi adalah hubungan yang

dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk menyampaikan pesan dengan baik.

Pihak pertama disebut komunikator dan pihak kedua disebut komunikan.

Ketiga unsur ini (komunikator, komunikan, dan pesan) harus ada dalam

13

komunikasi. Unsur lainnya antara lain sarana.

8. Fungsi laporan

Laporan merupakan fungsi administrasi yang tidak dapat dipisahkan dari

sistem pengawasan dan pengendalian organisasi karena fungsi laporan adalah

gambaran pertanggungjawaban setiap pegawai dalam organisasi, terlebih

pertanggungjawaban yang dimaksudkan berkaitan dengan jabatan yang

dipikulnya. Misalnya, ketua koperasi membacakan laporan

pertanggungjawaban kepada seluruh anggota koperasi, kemudian isi laporan

akan dinilai dan diteliti oleh semua anggota koperasi. Jika terdapat laporan

yang kurang sempurna atau dipandang telah terjadi penyimpangan antara data

yang dilaporkan dengan kenyataan yang terjadi dalam kegiatan, laporan

tersebut ditolak dan harus diperbaiki.

2.2 Sales Return

2.2.1 Pengertian Sales Return

Sales Return berasal dari Bahasa Inggris yang artinya “retur penjualan”.

Retur penjualan merupakan pengembalian barang dagang dari customer.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2015: 1172) “ Retur

didefinisikan sebagai pengembalian, sedangkan meretur didefinisikan sebagai

mengirim kembali atau mengembalikan.”

Menurut Mulyadi (2016:180) “Transaksi retur penjualan terjadi jika

perusahaan menerima pengembalian barang dari pelanggan.”

Menurut Soemarso (2009:41) “Retur Penjualan adalah barang dagang

yang dijual mungkin dikembalikan oleh pelanggan karena kerusakan atau alasan-

14

alasan lain, pelanggan diberikan potongan harga (sales allowance).”

Menurut pengertian diatas Retur Penjualan atau Sales Return dapat

diartikan sebagai pengembalian barang dari pelanggan karena kerusakan atau

alasan-alasan lain.

2.2.2 Fungsi yang terkait dalam Sales Return

Menurut Mulyadi (2016:180) unit organisasi yang terkait dalam melaksanakan

transaksi retur penjualan adalah:

1. Fungsi penjualan

Dalam transaksi retur penjualan, fungsi penjualan bertanggung jawab atas

penerimaan pemberitahuan mengenai pengembalian barang yang telah dibeli

oleh pembeli. Otorisasi penerimaan kembali barang yang telah dijual tersebut

dilakukan dengan cara membuat memo kredit yang dikirimkan kepada fungsi

penerimaan

2. Fungsi penerimaan

Dalam transaksi retur penjualan, fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan

barang berdasarkan otorisasi yang terdapat dalam memo kredit yang diterima

dari fungsi penjualan

3. Fungsi gudang

Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan kembali barang yang diterima

dari retur penjualan setelah barang tersebut diperiksa oleh fungsi penerimaan.

Barang yang diterima dari transaksi retur penjualan ini dicatat oleh fungsi

gudang dalam kartu gudang

15

4. Fungsi akuntansi

Dalam transaksi retur penjualan, fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan

transaksi retur penjualan ke dalam jurnal umum (atau jurnal retur penjualan)

dan pencatatan berkurangnya piutang dan bertambahnya persediaan akibat

retur penjualan dalam kartu piutang dan katu persediaan. Disamping itu, fungsi

ini juga bertanggung jawab untuk mengirimkan memo kredit kepada pembeli

yang bersangkutan.

2.2.3 Dokumen yang digunakan dalam Sales Return

Menurut Mulyadi (2016:185) Ada dua dokumen penting yang digunakan

dalam transaksi retur (sales return) adalah:

1. Memo Kredit

Dalam pencatatan transaksi retur penjualan, memo krdit merupakan dokumen

sumber (source document) sebagai dasar pencatatan transaksi tersebut dalam

kartu piutang dan jurnal umum atau jurnal retur penjualan. Dokumen ini

dikeluarkan oleh fungsi penjualan yang memberi perintah kepada fungsi

penerimaan untuk menerima barang yang dikembalikan oleh pembeli.

2. Laporan penerimaan barang

Dalam transaksi retur penjualan, laporan penerimaan barang merupakan

dokumen pendukung yang melampiri memo krdit. Dokumen ini dikeluarkan

oleh fungsi penerimaan sebagai laporan telah diterima dan diperiksanya

barang yang dikembalikan oleh pembeli.

16

2.3 Pembayaran

2.3.1 Pengertian Pembayaran

Pembayaran merupakan salah satu aktifitas penting pada setiap transaksi

dalam kegiatan ekonomi. Dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat,

semakin banyak dan semakin besarnya nilai transaksi serta risiko, dibutuhkan

adanya sistem pembayaran dan alat pembayaran yang cepat , lancar dan aman.

Keberhasilan sistem pembayaran akan dapat mendukung perkembangan sistem

keuangan dan perbankan. Sebaliknya ketidaklancaran atau kegagalan sistem

pembayaran akan memberikan dampak yang kurang baik pada kestabilan

perekonomian di dalam perusahaan.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2015 : 117) “Pembayaran

adalah cara atau perbuatan membayar. Sedangkan membayar adalah memberikan

uang untuk pengganti harga barang”.

Menurut Tim PISP dalam www.bi.go.id “Pembayaran dapat diartikan

sebagai perpindahan nilai antara dua belah pihak (secara sederhana kita memakai

istilah pembeli dan penjual), dimana secara bersamaan terjadi perpindahan barang

dan jasa.

Berdasarkan dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa

Pembayaran merupakan sebuah cara atau perbuatan memindahkan nilai di antara

pembeli dan penjual yan secara bersamaan terjadi perpindahan barang dan jasa.

2.3.2 Sistem Pembayaran

Sistem Pembayaran sangat penting untuk menjalankan kegiatan

perputaran dana di dalam suatu perusahaan karena dengan adanya sistem maka

17

kegiatan ekonomi dapat terarah dengan baik, sebab sistem mencakup aturan dan

mekanisme dalam melaksanakan kegiatannya.

Menurut CPSS Glossary dalam www.bi.go.id “A payment system consist

of a set instrument, banking procedure and, typically,interbank funds transfer

system that ensure the circulation of money”.

Pengertian dalam Bahasa Indonesia Menurut CPSS Glossary dalam

www.bi.go.id adalah “Suatu sistem pembayaran yang terdiri dari seperangkat

instrument, prosedur perbankan dan, secara khas membiayai sistem perpindahan

yang memastikan peredaran uang di dalam bank”.

2.3.3 Komponen Sistem Pembayaran

Sebagai suatu sistem, sistem pembayaran terdiri dari beberapa sub sistem

atau komponen, yang secara garis besar mencakup:

1. Kebijakan

Komponen kebijakan dalam sistem pembayaran memberikan dasar

pengembangan Sistem Pembayaran di suatu negara. Kebijakan sistem

pembayaran biasanya tercermin dalam berbagai peraturan dan ketentuan.

Kebijakan sistem pembayaran di berbagai negara sangat bervariasi, mengingat

masing-masing negara mempunyai sejarah, karakteristik dan kebutuhan akan

sistem pembayaran yang berbeda-beda.

Pada umumnya, kebijakan yang berkaitan dengan sistem pembayaran

ditetapkan oleh bank sentral masing-masing negara. Hal ini dikarenakan

adanya keterkaitan yang erat antara kebijakan-kebijkan di bidang sistem

pembayaran dengan sistem moneter dan sistem perbankan.

18

2. Kelembagaan

Kelembagaan dalam sistem pembayaran meliputi berbagai lembaga yang

secara langsung maupun tidak langsung berperan dalam penyelenggaraan

Sistem Pembayaran. Secara umum lembaga-lembaga yang terlibat dalam

sistem pembayaran meliputi antara lain bank sentral, bank-bank dan lembaga

kliring, pasar modal, penyedia jasa jaringan komunikasi, penerbit kartu kredit,

dan lain-lain. Masing-masing lembaga tersebut mempunyai peran dan

tanggung jawab yang berbeda dalam Sistem Pembayaran.

Secara umum peran bank sentral dalam Sistem Pembayaran bisa sebagai

operator, regulator dan supervisor. Namun ada juga bank sentral yang hanya

berperan sebagai regulator dan supervisor

3. Alat Pembayaran

Instrumen Pembayaran non-tunai yang digunakan sebagai media pembayaran

meliputi berbagai media baik berupa paper based maupun card-based.

Penggunaan instrumen pembayaran non-tunai ini memiliki karakteristik yang

berbeda satu sama lain dimana di dalamnya melekat hak dan kewajiban

keuangan bagi para pelaku yang bertransaksi.

4. Mekanisme Operasional

Dalam sistem pembayaran non-tunai diperlukan suatu mekanisme operasional

untuk melakukan perpindahan dana dari sutu pihak ke pihak lainnya.

Mekanisme operasional ini idealnya harus dapat menjamin kelancaran dan

keamanan perpindaha dana, serta kepastian penerimaan dana oleh pihak

penerima. Sebagai contoh, mekanisme operasional yang ada saat ini antara lain

adalah kliring, transfer dana via RTGS, dan lain-lain.

19

5. Infrastruktur Teknis

Infrastruktur Teknis meliputi berbagai komponen teknis yang diperlukan untuk

memproses dan melakukan perpindahan dana, standard-standard seperti

message format, sistem jaringan komputer, komunikasi, perangkat keras dan

lunak, sistem back-up, disaster recovery plan dan lain-lain. Keberadaan

infrastruktur teknis ini sangat menunjang kelancaran penyelenggaraan suatu

Sistem Pembayaran.

Seiring dengan berkembangnya teknologi baik di bidang hardware, software

dan komunikasi, saat ini tersedia berbagai pilihan infrastruktur teknis di bidang

Sistem Pembayaran yang menawarkan berbagai keunggulan baik dari segi

kecepatan maupun keamanan. Pilihan atas infrastruktur ini tergantung pada

kebutuhan dan kebijakan masing-masing negara dalam pengembangan Sistem

Pembayaran Nasionalnya. Pilihan ini tentunya mempunyai implikasi terhadap

investasi yang harus dikeluarkan, dimana semakin tinggi teknologi yang

digunakan diperlukan investasi yang semakin besar pula.

6. Perangkat Hukum

Perangkat hukum dalam Sistem Pembayaran mencakup undang-undang, dan

peraturan-peraturan yang terkait dengan Sistem Pembayaran. Termasuk juga

aturan main berbagai pihak yang terlibat, misalnya antar bank, antar bank dan

nasabah, antar bank dan bank sentral dan lain-lain. Peranan perangkat hukum

ini sangat penting untuk menjamin adanya aspek legalitas dalam

penyelenggaraan Sistem Pembayaran. Ketiadaan perangkat hukum tertentu

dapat menghambat pengembangan suatu Sistem Pembayaran.

20

Sebagai contoh, saat ini terdapat kecenderungan penyelenggaraan Sistem

Pembayaran secara elektronis. Keberadaan sistem ini tentunya memerlukan

perangkat hukum yang mengatur bukti pembayaran elektronis dan file

elektronis. Jika tidak, maka penyelenggaraan sistem tersebut bisa menjadi

kurang efektif.