bab ii landasan teori 2.1. sistem informasi...
TRANSCRIPT
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem informasi yang
bertujuan untuk menghasilkan informasi bagi kebutuhan para manajer dalam
mengevaluasi dan mengambil keputusan dalam rangka mengendalikan seluruh
aktivitas organisasi (Jogiyanto, 1989).
Sistem informasi manajemen ditujukan untuk menghasilkan informasi
yang berkaitan dengan seluruh aktivitas organisasi usaha, seperti perencanaan,
pemasaran, produksi, personalia dan manajemen proyek. Keluaran dari sistem ini
utamanya ditujukan bagi manajemen tinggi di tingkat taktis.
Informasi yang disajikan dari sistem informasi manajemen biasanya
dalam bentuk laporan–laporan yang formatnya telah ditentukan sebelumnya, baik
yang dipresentasikan dalam bentuk laporan tertulis maupun tampilan–tampilan
pada layar komputer. Untuk lebih jelasnya, maka perlu kiranya diketahui
pengertian dari masing–masing unsur pembentuk istilahnya.
Suatu sistem dapat didefinisikan sebagai satu kesatuan yang terdiri dari
dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu
tujuan (Jogiyanto, 1989). Suatu sistem terdiri dari sistem–sistem bagian,
subsistem–subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu
kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai.
7
8
Sedangkan definisi yang lain tentang sistem yang umum dalam dunia
manajemen menurut Jogiyanto H.M. ( 1992 ) adalah “ Kumpulan elemen–elemen
yang saling berkaitan dan bertanggungjawab memproses masukan (input)
sehingga memperoleh keluaran (output) “. Kerangka dasar sistem dapat
digambarkan dengan model sistem sederhana, seperti terlihat pada gambar
berikut:
Gambar 2.1. Model Sistem Sederhana
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat–sifat tertentu, yaitu
mempunyai komponen–komponen, batas sistem, lingkungan luar sistem,
penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan sasaran atau tujuan. Karakteristik
tersebut diuraikan sebagai berikut :
1. Komponen Sistem
Komponen–komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian–
bagian dari sistem. Setiap sistem betapapun kecilnya, selalu mengandung
komponen–komponen atau subsistem–subsistem. Setiap subsistem
mempunyai sifat–sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan
mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat
mempunyai sistem yang lebih besar disebut dengan supra sistem. Kalau
MASUKAN KELUARAN PROSES
9
perusahaan dianggap sebagai suatu sistem maka bagian customer relationship
management adalah subsistemnya.
2. Batas Sistem
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan
sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu
sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang
mempengaruh operasi sistem. Lingkungan luar sistem yang dapat
menguntungkan tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang
merugikan harus ditahan dan dikendalikan, karena akan mengganggu kinerja
dari sistem.
4. Penghubung Sistem
Penghubung merupakan media penghubung antar satu subsistem dengan
subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini data mengalir dari satu
subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran dari satu subsistem akan
menjadi masukan untuk subsistem yang lainnya melalui penghubung. Dengan
penghubung, satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya
membentuk satu kesatuan.
5. Masukan Sistem
Masukan adalah input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi.
Input disini berupa database termasuk file–file, laporan, metode–metode dan
10
media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, dapat berupa dokumen–
dokumen dasar.
6. Keluaran Sistem
Keluaran adalah produk dari sistem informasi berupa informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen
serta semua pemakai sistem.
7. Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri
sebagai pengolahnya. Pengolah adalah suatu bagian sistem yang merubah
masukan menjadi keluaran. Suatu sistem informai customer relationship
management akan mengolah data–data order dan data hasil pekerjaan agen
menjadi laporan– laporan yang dibutuhkan oleh manajemen dan pemberi
order.
8. Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan, kalau sebuah sistem tidak mempunyai
sasaran maka operasi dari sistem tersebut tidak akan ada gunanya. Sasaran
dari sebuah sistem akan sangat menentukan masukan yang dibutuhkan dan
keluaran yang dihasilkan oleh sistem. Sebuah sistem dikatakan berhasil
apabila sasarannya tercapai.
Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam
suatu bentuk format yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang
menggambarkan suatu kejadian–kejadian nyata yang digunakan untuk
pengambilan keputusan.
11
Sumber informasi adalah data. Sedangkan data merupakan bentuk jamak
dari bentuk tunggal atau data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan
suatu kejadian–kejadian dan kesatuan nyata. Informasi adalah hal yang sangat
penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan untuk sekarang dan
yang akan datang ( Jogiyanto, 1992 ).
Data dan informasi mempunyai arti yang berbeda, data menunjukkan
fakta–fakta baik berupa angka–angka, teks, dokumen, gambar dan lain–lain.
Apabila data–data tersebut diolah dan disaring melalui sistem pengolahan
sehingga memiliki arti dan nilai bagi seseorang, maka data itu berubah fungsi
menjadi informasi. Hubungan data dengan informasi dapat dilihat pada gambar
2.2.
Gambar 2.2. Transformasi Data Menjadi Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah, sehingga perlu diolah lebih
lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Data dapat
berbentuk simbol–simbol semacam huruf–huruf atau alphabet, angka–angka,
bentuk–bentuk suara, sinyal–sinyal, gambar–gambar dan sebagainya.
Data Pengolah Data
Informasi
Penyimpanan Data
12
Data yang diolah melalui suatu model menjadi suatu informasi, penerima
kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan
tindakan yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat
sebuah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses
kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus.
Kualitas dari informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus
akurat, tepat pada waktunya dan relevan. Pengertian dari tiga hal tersebut antara
lain :
1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan–kesalahan dan jelas
dalam mencerminkan maksudnya, karena dari sumber informasi sampai ke
penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat
merusak atau merubah informasi tersebut.
2. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang ke penerima tidak boleh
terlambat karena dipakai sebagai dasar dalam pengambilan keputusan.
Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai yang sama.
3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat bagi pemakainya.
Relevansi dari suatu informasi untuk setiap orang akan berbeda.
Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi hal ketidakpastian di
dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Nilai dari suatu
informasi ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya.
Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar dibandingkan
dengan biaya untuk mendapatkannya.
13
Manajemen merupakan proses atau kegiatan yang dilakukan oleh seorang
pimpinan / manajer di dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Dari
prinsip–prinsip administrasi klasik, kegiatan yang dilakukan oleh seorang manajer
mencakup : planning, organizing, staffing, directing, controlling dan budgeting.
Lebih ringkas lagi kegiatan manajemen tercakup dalam tiga jenis kegiatan, yaitu :
perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing) dan pengendalian
(controlling) ( Kumorotomo dan Margono, 1998 ).
Di dalam kegiatan perencanaan, para manajer mendefinisikan tujuan
organisasi, menentukan arah tindakan bagi organisasi serta menetapkan langkah–
langkah strategis guna mencapai tujuan organisasi yang disepakati oleh anggota–
anggota organisasi. Dalam pengorganisasian, manajer mengatur atau menata
kegiatan–kegiatan operasional supaya sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai,
antara lain dengan mengadakan pembagian kerja, penetapan struktur kewenangan
dan rantai komando, penempatan pegawai dalam satuan–satuan organisasi dan
sebagainya. Sedangkan dalam pengendalian, manajer mengadakan evaluasi
apakah prestasi yang dicapai oleh organisasi telah sesuai dengan standar yang
telah ditetapkan, dan apabila ada ketidaksesuaian dan penyimpangan ditetapkan
pula cara–cara untuk mengatasinya.
2.2. Sistem Informasi Customer Relationship Management
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai sekumpulan elemen yang
bekerja secara bersama–sama baik secara manual ataupun berbasis komputer
dalam melaksanakan pengolahan data yang berupa pengumpulan, penyimpanan,
14
pemrosesan data untuk menghasilkan informasi yang bermakna dan berguna bagi
proses pengambilan keputusan ( Jogiyanto, 1989 ).
Secara umum fungsi utama sistem informasi ada tiga yaitu :
1. Mengambil data.
2. Mengolah, mentransformasi dan mengkonversi data menjadi informasi.
3. Mendistribusikan informasi.
Proses dari sistem informasi ini dapat dilihat pada gambar berikut :
Gambar 2.3. Model Input Output
Customer Relationship Management merupakan subsistem dari call
center yang mengelola bisnis marketing malalui telepon. Bisnis yang
dikembangkan oleh Customer Relationship Management untuk saat ini antara
lain:
1. Bisnis teleselling
Data Order Informasi
Penyusunan
Pendistribusian
Pengerjaan
Penyimpanan
Pelaporan
Input Output
Proses
15
Menawarkan produk-produk kepada pelanggan melalui telepon, bisa berupa
produk TELKOM dan bisa juga produk perusahaan lain yang membayar
jasa agen marketing untuk memasarkan produknya.
2. Bisnis telesurvey
Melakukan survey kepada pelanggan tentang produk yang telah dipasarkan
untuk mengetahui jika terdapat kekurangan-keurangan pada produk tersebut.
3. Bisnis telecollecting
yaitu melakukan penagihan kepada pelangan yang menunggak pembayaran
tagihan telepon.
4. Bisnis telesosialisasi, yaitu melakukan sosialisasi kepada pelanggan
mengenai produk baru, bisa produk milik TELKOM dan bisa juga produk
perusahaan lain.
5. Bisnis Complain Handling, yaitu menerima pengaduan pelanggan
mengenai produk perusahaan dan memberikan solusinya.
Customer relationship management mempunyai sebuah proses sistem
untuk menjalankan bisnis-bisnisnya. Proses dari sistem ini adalah untuk
mengumpulkan, menyimpan data order dan data hasil pekerjaan, mendistribusikan
order secara cepat dan merata, serta mengolah data-data tersebut agar bisa
menjadi informasi bagi pemakainya.
Secara garis besar sistem informasi customer relationship management
ini mempunyai tiga modul utama yaitu :
1. Modul Workforce
16
Merupakan bagian yang menangani penyimpanan data order dan
pendistribusiannya secara tepat dan merata, apabila perlu dilakukan juga
redistribusi.
2. Modul Worksheet
Merupakan bagian yang terdiri dari menu–menu untuk melaksanakan
pekerjaan sesuai order yang telah ditentukan oleh modul Workforce. Modul ini
cenderung dinamis karena tergantung dari data–data dari pemberi order dan
informasi apa yang diperlukan oleh pemberi order.
3. Modul Reporting
Merupakan bagian yang menyimpan dan mengolah data–data dari modul
workforce dan modul worksheet menjadi informasi yang dibutuhkan oleh
manajemen dan pemberi order.
Data yang diolah sistem customer relationship management ini terdiri
dari elemen–elemen data order dan aktivitas, yaitu :
1. Elemen data order relatif lebih permanen dibandingkan dari data aktivitas,
biasanya berupa data pelanggan / customer yang berisi Jenis layanan, Pemberi
order, Nomor telepon, Nama customer, Alamat, Segmen, Tagihan,
Keterangan. Elemen–elemen data ini distandarkan oleh workforce berdasarkan
data–data order yang selama ini diterima dan akan terus berkembang sesuai
kebutuhan dan permintaan pemberi order.
2. Elemen data aktivitas cenderung lebih dinamis karena akan sangat bergantung
sekali dengan kebutuhan informasi dari pemberi order, elemen dari data
aktivitas ini antara lain Kontak person, Nomor telepon, Status call, Agen,
17
Tanggal, Waktu, Keterangan dan Data–data informasi yang tergantung pada
jenis order dan pemberi order.
2.3. Konsep Perancangan Basis Data
Basis data dapat terdiri dari dua atau lebih file / tabel yang saling
berhubungan dengan syarat dan kondisi tertentu.
2.3.1. Sistem Manajemen Basis Data
Basis data ( database ) adalah kumpulan file–file yang mempunyai kaitan
antara satu file dengan file yang lain sehingga membentuk satu bangunan data
untuk menginformasikan satu perusahaan, instasi dalam batasan tertentu
(Kristanto, 1996). Bila terdapat file yang tidak dapat dipadukan / dihubungkan
dengan file yang lainnya berarti file tersebut bukanlah kelompok dari suatu basis
data, ia akan membentuk suatu basis data sendiri. Beberapa definisi–definisi yang
terdapat dalam suatu perancangan basis data :
a. File atau Tabel, adalah kumpulan record–rekord sejenis yang mempunyai
panjang elemen dan atribut yang sama, namun berbeda–beda nilai datanya.
b. Record atau Tuple, adalah kumpulan elemen–elemen yang saling berkaitan
dan menginformasikan suatu entitas secara lengkap.
c. Entity (entitas), adalah obyek (orang, tempat, kejadian, konsep) yang
informasinya direkam.
d. Atribute (atribut), adalah menerangkan suatu entitas atau sebutan untuk
mewakili suatu entitas. Atribut juga disebut field, element, item.
18
e. Data value (nilai atau isi data), adalah data aktual atau informasi yang
disimpan pada setiap atribut atau data field.
Suatu kumpulan file yang saling berkaitan, berelasi bersama dengan satu
set program untuk mengakses data atau untuk pengelolaannya disebut sebagai
Sistem Manajemen Basis Data ( Data Base Management System ). Pemahaman
mengenai struktur data yang tepat dan penciptaan sistem manajemen basis data
yang baik akan mengandung manfaat–manfaat berikut :
a. Integrasi data
Struktur data yang logis dan disesuaikan dengan sasaran maupun bentuk
layanan organisasi akan memungkinkan rumusan yang pasti tentang
hubungan–hubungan diantara entitas pengolah data dalam organisasi tersebut.
b. Aksesbilitas data
Yang dimaksud aksesbilitas adalah kemudahan bagi seorang pemakai untuk
mendapatkan informasi yang diperlukan di dalam basis data. Suatu DBMS
biasanya dilengkapi dengan bahasa query tingkat tinggi seperti Structured
Query Language ( SQL ) yang memungkinkan diperolehnya data dari suatu
basis data tanpa harus menulis program aplikasi.
c. Kontrol atas data
Satu basis data memuat setumpuk file yang terintegrasi. Kelebihan data ( data
redudancy ) dapat dihindari karena sumber–sumber data dikendalikan oleh
satu program saja. Dengan demikian inkonsistensi yang diakibatkan
pengelolaan file yang bervariasi dapat dikurangi.
d. Kemudahan pengembangan aplikasi dan manajemen
19
Dengan adanya DBMS, seorang programer tidak harus memikirkan persoalan
struktur, organisasi dan lokasi sebuah file.
e. Keamanan data
Setiap organisasi akan memerlukan perlindungan dari akses data yang tidak
sah. Karena DBMS akan memungkinkan kontrol yang terpadu atas akses ke
dalam basis data, maka fungsi keamanan data akan terpusat dan lebih mudah
dilaksanakan dengan pemakaian sebuah sistem manajemen basis data.
Sedangkan tujuan dari basis data itu sendiri adalah :
a. Standarisasi data dan komponen yang ada.
b. Menghindari adanya duplikasi data.
c. Memudahkan manipulasi data.
d. Keterkaitan antara program aplikasi dengan file penyimpan data.
Menurut logika penyimpanan data, model DBMS atau arsitektur
penyimpanan data, teknik penanganan data juga dapat dibedakan menjadi tiga,
yaitu :
a. Struktur data hirarki
Dalam struktur hirarki, data disimpan dalam sistem yang diibaratkan sebagai
pohon–pohon terbalik dengan satu akar tunggang dan di bawahnya ada dahan
dan cabang–cabangnya. Satu simpul data hanya mempunyai satu induk data,
sebaliknya satu induk data dapat mempunyai beberapa simpul data.
b. Struktur data jaringan ( network )
Struktur data jaringan (network) disebut juga struktur plex. Sistem yang
dikembangkan oleh CODASYL ( Confrence on Data System Language ) pada
20
tahun 1971 dan diberi nama DBTG ( Data Base Task Group ) dari suatu
bahasa COBOL ini merupakan salah satu sistem basis data yang pertama kali
menggunakan arsitektur yang berlapis. Model struktur data jaringan memiliki
ciri bahwa data memiliki beberapa atribut, dan satu “anak” dapat memiliki
lebih dari satu “induk” data. Maka hubungan antar data mungkin tidak hanya
memiliki satu kaitan tetapi mungkin beberapa kaitan ( multiplex ). Dengan
struktur data jaringan, pemakai dapat memperoleh file–file data sesuai dengan
atribut yang dikehendaki. Dalam program aplikasi, atribut–atribut itu
ditentukan dari baris–baris tabel disebut tuples atau record dan kolom–
kolomnya disebut atributes atau fields.
c. Struktur data dan relasional
Contoh dari struktur data yang bersifat relasional tampak di dalam DBMS
yang dikembangkan dari bahasa SQL. Teknologi basis data relasional adalah
yang paling menarik saat ini karena mudah digunakan dan kemungkinan
aplikasinya begitu luas. Pendekatan relasional pada DBMS tidak
mengharuskan bahwa pemakai data memikirkan struktur penyimpanan data
secara fisik seperti di dalam struktur hirarkis atau jaringan. Sebuah model data
relasional akan dapat memperlihatkan semua relasi antar bentukan atau entitas
data, sehingga data relatif lebih mudah dipahami. Yang dimaksud dengan
relasi adalah sebuah file dua dimensi yang mewakili sebuah entitas. Seperti
halnya aplikasi basis data dengan struktur jaringan, aplikasi struktur data
relasional memungkinkan pemakai untuk melihat relasi data dengan atribut
21
penanda kolom dan record penanda baris, bahkan kekuatan utama basis data
relasional adalah pada pemanfaatan atribut–atribut ini.
Pada perancangan model konseptual ini digunakan beberapa konsep
pendekatan relasional, namun tidak berarti konsep ini nantinya diimplementasikan
ke model relasional saja tetapi dapat juga dipakai pada model hirarki dan model
network. Pada perancangan model konseptual penekanan tinjauan dilakukan pada
struktur data dan relasi antar file. Tidak perlu dipikirkan tentang terapan dan
operasi yang akan dilakukan pada basis data. Pendekatan yang dilakukan pada
perancangan model konseptual adalah menggunakan model data relasional.
2.3.2. Entity Relationship
Entity relationship adalah suatu model perancangan basis data yang
dibuat berdasarkan persepsi atau pengamatan dunia nyata yang terdiri dari entitas
dan relationships (hubungan antar entitas–entitas yang lain). Pada teknik ini
terdapat tiga macam model relasi dalam hubungan atribut dalam satu entitas
dengan entitas yang lain, yaitu :
a. One to One Relationships (Satu – Satu)
Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah berbanding satu.
b. One to Many Relationships (Satu – Banyak)
Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding
banyak atau dapat pula dibalik banyak lawan satu.
c. Many to Many (Banyak – Banyak)
22
Hubungan antar file pertama dengan file kedua adalah banyak berbanding
banyak.
2.3.3. Konsep Bagan Alir (Flowchart)
Bagan alir atau biasa disebut flowchart merupakan suatu model yang
menggambarkan alur suatu proses sistem secara pisikal. Dalam bagan alir, arus
dokumen berjalan dari atas ke bawah (Mulyadi, 1997). Manfaat dari bagan alir
adalah sebagai berikut :
a. Gambaran sistem secara menyeluruh lebih mudah diperoleh dengan
menggunakan bagan alir.
b. Perubahan sistem lebih mudah digambarkan dengan menggunakan bagan alir.
c. Kelemahan–kelemahan dalam sistem dan identifikasi bidang–bidang yang
memerlukan perbaikan lebih mudah ditemukan dengan bagan alir.
Bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan
secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urutan–urutan dari
prosedur–prosedur yang ada dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa
yang dikerjakan dalam sistem. Simbol–simbol yang seringkali digunakan dalam
program bagan alir dapat dilihat pada Gambar 2.4.
23
Terminator Untuk memulai atau mengakhiri suatu
proses.
Data Menggambarkan proses masukan atau
keluaran data.
Process Menggambarkan proses pengolahan
data.
Decision Menggambarkan kondisi untuk proses
pengambilan keputusan.
Document Menggambarkan suatu dokumen
keluaran.
Multi Document Menggambarkan multi dokumen
keluaran
Connector Digunakan sebagai penghubung pada
halaman yang sama.
Off-page
connector
Digunakan sebagai penghubung pada
halaman yang berbeda.
Stored data Menggambarkan proses penyimpanan
data
Data Base Menggambarkan suatu basis data
Gambar 2.4. Simbol-simbol bagan alir
24
2.4. Konsep Database dalam Lotus Notes
Software Lotus Notes membuat komputer (User) dapat berkomunikasi
dengan komputer (User) lain, berkolaborasi melalui pembagian dokumen, dan
men-generate workflow aplikasi sesuai kebutuhan. Komputer–komputer
disambungkan kedalam satu jaringan LAN (Local Area Network) atau mungkin
dapat disambungkan melalui modem / remote access.
Informasi umumnya disimpan pada scaleable notes server dalam bentuk
form yang direlasikan kedalam suatu basis data (terdapat beberapa tipe data yang
dapat disimpan). Para User dapat membuat form–form serta menyediakan
tampilan data sesuai dengan kebutuhan. Pengembangan untuk fax, voice mail dan
gateway pager sehingga data dapat diperoleh dimanapun, merupakan interface ke
aplikasi jaringan internet dan memungkinkan penggunaan mainframes untuk
perkembangan data yang lebih besar.
User / client dapat melihat notes / daftar basis data pada sebuah window
yang disebut workspace (Gambar 2.5) yang berisi icon–icon yang
menggambarkan database. Database mungkin disimpan pada notes server atau
pada local hardisk, namun biasanya database secara sentralistik disimpan dalam
notes server. Database yang dibuka oleh user / client dapat dilihat pada tampilan
database (Gambar 2.6) dan aplikasi dokumen pada Gambar 2.7. Tampilan dapat
disorting / diurutkan dan dapat disearch sesuai dengan field yang ada.
25
Gambar 2.5. Aplikasi Workspace pada Notes Client
26
Gambar 2.6. Aplikasi Tampilan Database pada Notes Client
27
Gambar 2.7. Aplikasi Dokumen pada Notes Client
28
2.4.1. Lotus Notes
Lotus Notes dibagi kedalam empat bagian penting, yaitu :
1. Database Replication
Replikasi hampir sama / mirip dengan sinkronisasi file–file atau sama dengan
sistem mirroring pada web dan server FTP (File Transfer Protocol), hanya
saja mempunyai kelebihan–kelebihan (lebih powerfull). Replikasi ini dapat
dibuat secara dua arah artinya server 1 meng-update server 2 begitu juga
sebaliknya, juga mendukung untuk merubah, menambah dan menghapus data.
Kelebihan ini memungkinkan database yang sama disimpan ke dalam
beberapa server dan kemudian di-update, juga semua database beserta isi,
struktur dan akses kontrolnya. Database yang akan direplikasi dapat dipilih
secara selektif, ini dapat diaplikasikan pada level dokumen bahkan level field.
Replikasi pada level field biasanya digunakan pada jaringan dengan modem /
remote access karena data yang ditransfer tidak terlalu besar ketika
mengerjakan replikasi level dokumen. Lotus notes memelihara histori
replikasi, menjaga jejak ketika data diubah (di-update) dan menyiapkan data
source untuk replikasi selanjutnya. Database notes dapat disinkronisasikan
dengan database lain. Kelebihan ini dapat diimplementasikan pada sebuah
bagian sistem informasi untuk menjaga data dan beberapa aplikasi pada
sebuah mainframe, pengguna dapat mengakses dan memodifikasi data
maupun aplikasi dari komputer sebagai client.
29
2. Database Design
Database dapat didesain menggunakan template atau form–form sesuai
kebutuhan, beberapa aplikasi view, fungsi–fungsi atau formula–formula biasa
maupun logikal, navigators yang berupa icon atau link pada database, agents
(untuk membuat schedule / jadwal), hotspot semacam buttons, doclinks untuk
menghubungkan antar beberapa dokumen pada beberapa database yang
berbeda dan URLs yaitu untuk menghubungkan ke halaman web melalui
internotes server.
3. Cross Platform Support
Lotus Notes didukung oleh beberapa Platform Operating System antara lain :
a. Mac Operating Sistem, hanya sebagai client.
b. Windows 16 bit, hanya sebagai client.
c. Windows 32 bit, dapat sebagai server dan client.
d. Operating System / 2 Warp, dapat sebagai server dan client.
e. Netware hanya sebagai server.
f. Beberapa platform Unix antara lain Solaris Hp / Ux dan Aix.
Notes client dapat mengakses beberapa notes server dan tidak tergantung pada
platform dengan menggunakan beberapa macam Protokol jaringan. Pemilihan
platform sebaiknya melihat fungsi dan penggunanya.
4. Aplication Development
Ada dua cara untuk membuat aplikasi dalam Lotus Notes, cara pertama
dengan menggunakan Lotus Script yang merupakan program object oriented,
30
dapat digunakan pada aplikasi Notes dan merupakan produk dari Notes
sendiri. Metode yang kedua untuk membuat sebuah program stand alone
dengan menggunakan Notes C API (Aplication Program Interface), program
ini dapat dijalankan berdiri sendiri dan tidak tergantung pada aplikasi Lotus
Notes.
Notes mempunyai mempunyai pilihan pengembangan untuk para
programer yang mempunyai level pengalaman yang berbeda dan kebutuhan
pengembangan yang berbeda pula. Gambar 2.8 menggambarkan perbedaan
lingkungan, level orientasi objek dan target penggunanya.
Gambar 2.8. Notes Programming Methods
Notes C API adalah bagian terbesar dalam Lotus Notes sehingga Notes C
API disebut juga Lotus Notes. Ini berarti API adalah bagian sangat penting dalam
31
Lotus untuk mendevelop. Lotus Notes dibuat dengan menggunakan beberapa API
yang sama yang sering disebut dengan Notes API.
Beberapa bagian dari notes client dan server aplication menggunakan
beberapa fungsi yang tidak disediakan oleh API, jadi API tidak dapat menulis
program pada notes client. Salah satu contohnya adalah apabila kita mempunyai
file tetapi tidak mempunyai form maka notes client tidak dapat membaca dokumen
tersebut tetapi API dapat membaca file tanpa form yang digunakan untuk
membuat dokumen tersebut. Layer dari fungsi–fungsi dalam arsitektur Lotus
Notes dapat dilihat pada Gambar 2.9.
Gambar 2.9. Arsitektur Notes dan Kelompok API
API yang diimplementasikan adalah library lebih dari 1000 fungsi
bahasa pemrograman C, data struktur, konstanta simbolik untuk mengakses
database Notes, network service dan menu administrasi. Jumlah fungsi–fungsi
32
yang dikembangkan dari Notes Release 3 ke Notes Release 4 mencapai lebih dari
50 %. API disupport oleh setiap platform yang support pada Notes client dan
Notes server.
2.4.2. Tipe Data
Semua struktur data pada API adalah struktur logikal dan bukan sebagai
struktur pisikal. Pembuat program tidak boleh mengasumsikan setiap struktur data
dalam API mempunyai format file tersendiri. Jadi baik form, halaman dan
tampilan data–data itu sendiri menjadi satu file yang berextention NsF
(NotesFormat). Berikut ini beberapa tipe data, antara lain :
1. Database Header
Setiap database mempunyai header yang berisi title database, kategori, daftar
akses kontrol, histori replikasi dan catatan aktivitas user / pengguna.
2. Note (dokumen)
Sebuah note atau lebih sering disebut dokumen, berisi header pemilik yang
diikuti oleh jumlah item yang merupakan field atau item nyata.
3. Tipe data sederhana
Yang termasuk dalam tipe data sederhana antara lain Text dan text list, number
dan number list, time/date dan time/date range atau list.
4. Composite data type
Yang termasuk tipe data ini adalah Rich text, object, tables dan user data.
33
2.4.3. Searching Database
Ada empat jalan untuk mencari (search) data dalam database, yaitu :
1. Linear
Mencari semua dokumen dalam database sesuai kriteria yang diberikan, tipe
ini digunakan apabila kriteria pencarian tidak diketahui sampai akhir program.
2. Indexed
Menggunakan view untuk diurutkan dengan kategori dari dokumen, tipe
pecarian ini digunakan ketika hubungan kriteria dan item sangat penting.
3. Fulltext
Digunakan untuk mencari kata kunci yang mungkin terdapat dalam field.
4. Direct access
Bukan sebuah cara pencarian tetapi merupakan ID dari dokumen atau field
yang berada dalam dokumen, ini dapat diakses secara langsung.
2.4.4. Notes Security
Setiap user / pengguna menginginkan data yang mereka miliki terjamin
keamanannya, dan sebuah departemen sistem informasi mutlak memerlukan
keamanan bagi servernya. Lotus Notes menyediakan identifikasi kontrol akses
pengguna dan proteksi password, antara lain :
1. User ID
Setiap user / pengguna diberi user ID yang sering disebut dengan ‘Notes ID’,
sebuah user ID berisi nama user, nomor lisensi notes, sebuah sertifikat yang
34
bisa mengakses server. Untuk mengakses sebuah database, user memerlukan
file user ID dan password.
2. Access Control List
Sebuah daftar akses kontrol adalah berisi daftar user dan spesifikasi level akses
setiap user ke database, yang berada dalam ACL adalah nama user, level
akses, flag dan aturan. Setiap database harus berisi sebuah ACL.