bab ii gambaran umum tempat trainingrepository.uib.ac.id/3218/5/k-1641303-chapter2.pdf · sejarah...
TRANSCRIPT
9Universitas Internasional Batam
BAB II
GAMBARAN UMUM TEMPAT TRAINING
2.1 Sejarah Singkat Hotel
2.1.1 Informasi Umum Hotel
Nama Hotel : Changjiang International Hotel (长江国际酒店)
Alamat Hotel : Dong Yue Park, Dongfeng one Road, Yangjiang,
Guangdong, China. (中国广东省阳江市东风一路
东岳公园).
Telepon : (86-662) 2345678, 3222222
Faksimili : (86-662) 2665033
Gambar 2.1 Hotel Chang Jiang InternationalSumber: Chang Jiang International Hotel, 2018
Jesslyn Veronica, Aktivitas Training Departemen Front Office di Hotel Changjiang International di China UIB Repository©2018
10
Universitas Internasional Batam
Gambar 2.2 Logo Hotel Chang Jiang InternationalSumber: Hotel Chang Jiang International Hotel, 2018
2.1.2. Sejarah Changjiang International Hotel
Changjiang International Hotel dibangun pada 18 Januari
1994 dengan nama Klub Changjiang (长江俱乐部). Pada masa
tersebut Klub Changjiang hanya menyediakan jasa restoran dan
klub. Penjualan kamar di mulai dari tahun 2009, dengan
membangun kamar-kamar hotel, kemudian nama Changjiang Club
diganti menjadi Hotel Changjiang International (长江国际酒店).
Changjiang International Hotel mencakup area sebesar
4.500 meter persegi dengan luas bangunan 3,200 meter persegi,
luas area parkir dengan kapasitas parkir 300 tempat.
Bangunan utama hotel terdiri dari 17 lantai, dihitung dari
lantai -1, -2, 1, 2, dan seterusnya sampai lantai 15. Hotel ini
memiliki total 135 kamar diantaranya kamar dengan pemandangan
gunung, kamar bisnis, kamar Suite, kamar Suite Deluxe, dan kamar
President Suite.
Jesslyn Veronica, Aktivitas Training Departemen Front Office di Hotel Changjiang International di China UIB Repository©2018
11
Universitas Internasional Batam
Hotel ini memiliki sejumlah restoran khusus, 3 ruang
perjamuan bergaya Cina mewah, yang dapat menampung 1.000
orang pada saat yang sama. Pusat Konferensi hotel dapat
menampung 250 orang untuk pertemuan atau makan. Ada juga 62
kamar VIP, restoran barat, dan lain sebagainya.
Hotel ini juga memiliki fasilitas rekreasi seperti pusat
sauna, ruang tamu khusus wanita, dan ruang KTV. Hotel ini
memiliki peralatan canggih, fungsi lengkap dan layanan sempurna,
dengan fasilitas katering, akomodasi, rekreasi dan hiburan.
Pada tahun 2012, hotel ini dihargai sebagai hotel bintang 4
nasional dan memperoleh penghargaan Food Safety kelas A.
Sumber : Changjiang International Hotel, 2018
2.2 Visi, Misi dan Tujuan Changjiang International Hotel
2.2.1 Visi dan Misi Organisasi
Visi dan misi departemen Front Office hotel Changjiang
International, yaitu:
a. Menyelesaikan transaksi keuangan dengan teliti dan akurat.
b. Menerapkan etika melayani tamu yang baik, bersikap ramah dan
sopan terhadap tamu.
c. Menangani masalah secara efektif dan efisien.
d. Menyelesaikan job description masing-masing bagian sesuai
dengan SOP (Standard Operating Procedure).
e. Meminimalisir kesalahan yang mungkin terjadi pada bagian
masing-masing staff, dengan memeriksa seluruh transaksi.
Jesslyn Veronica, Aktivitas Training Departemen Front Office di Hotel Changjiang International di China UIB Repository©2018
12
Universitas Internasional Batam
f. Barang-barang yang menyangkut uang, disimpan dalam safety box
dan dikunci jika tidak ada yang menjaga untuk menghindari
pencurian.
g. Menangani masalah pembayaran sesuai tagihan, konsisten sesuai
biaya tamu, dan tidak dibuat-buat.
h. Memberi informasi kepada tamu bila diperlukan.
i. Menyampaikan setiap permasalahan kepada shift berikutnya.
j. Memeriksa dan memastikan seluruh data yang ditangani oleh staff
benar.
k. Menjaga hygiene lingkungan kerja dan fasilitas.
2.2.2 Fasilitas Umum
a. Kamar hotel
Changjiang International Hotel memiliki 135 kamar hotel dari
lantai 7 sampai lantai 13 yang terdiri dari 70 kamar Deluxe Twin(
豪华双人房), 26 kamar Deluxe Single(豪华单人房), 24 kamar
Business Twin(商务双人房), 9 kamar Business Single(商务单人
房), 2 kamar Business Single Suite (高级商务单人房), dan 2
kamar Deluxe Suite (高级单人套房), dan 2 kamar President Suite
(豪华套房) yang digabung menjadi 1 kamar.
Lebar ranjang twin sebesar 1,2 meter dan lebar ranjang Single
adalah sebesar 1,8 meter. Kamar Deluxe dan Business mempunyai
luas sebesar 35 meter persegi, kamar Business Single Suite
mempunyai luas sebesar 60 meter persegi dengan tambahan
balkon, kamar Deluxe Suite sebesar 60 meter persegi, dan kamar
Jesslyn Veronica, Aktivitas Training Departemen Front Office di Hotel Changjiang International di China UIB Repository©2018
13
Universitas Internasional Batam
President Suite adalah kamar paling besar yang dimiliki
Changjiang International Hotel, luas kamar sekitar 80 meter
persegi.
Gambar 2.3 Deluxe Single Room, Deluxe Twin Room.Sumber: Chang Jiang International Hotel, 2018
Gambar 2.4 Business Single Room and Business Twin RoomSumber: Chang Jiang International Hotel, 2018
Jesslyn Veronica, Aktivitas Training Departemen Front Office di Hotel Changjiang International di China UIB Repository©2018
14
Universitas Internasional Batam
Gambar 2.5 Business Single Suite (1 Bedroom 1 Living Room)Sumber: Chang Jiang International Hotel, 2018
b. Ruangan VIP
Ruangan VIP disebut juga sebagai kamar pribadi (包间/bao
jian) dalam restoran ini, berfungsi sebagai ruangan makan
sekaligus ruangan karaoke. Biasanya tamu akan melakukan
reservasi terlebih dahulu kepada departemen restoran. Pemesanan
menu dapat berupa paket-paket ataupun secara ala carte. Tamu
dapat memilih paket yang sesuai yang ditawarkan oleh restoran.
Gambar 2.6 Ruangan VIPSumber: Chang Jiang International Hotel, 2018.
Jesslyn Veronica, Aktivitas Training Departemen Front Office di Hotel Changjiang International di China UIB Repository©2018
15
Universitas Internasional Batam
c. Restoran
Ruangan Restoran berupa aula besar yang dapat menampung
banyak tamu. Semua restoran fungsinya sama yaitu untuk
mengadakan event-event MICE seperti acara resepsi pernikahan,
acara ulang tahun, dan acara wisuda. Restoran di Chang Jiang
International Hotel terdiri dari:
i. Chang Jiang Restaurant (长江厅).
Gambar 2.7长江厅 (Chang Jiang Restaurant)
Sumber: Chang Jiang International Hotel, 2018.
Jesslyn Veronica, Aktivitas Training Departemen Front Office di Hotel Changjiang International di China UIB Repository©2018
16
Universitas Internasional Batam
ii. Dragon Phoenix Restaurant (龙凤厅).
Gambar 2.8 Dragon Phoenix Restaurant (龙凤厅).
Sumber: Chang Jiang International Hotel, 2018.
iii. Paris Restaurant (巴黎厅).
Gambar 2.9 Paris Restaurant (巴黎厅).
Sumber: Chang Jiang International Hotel, 2018.
Jesslyn Veronica, Aktivitas Training Departemen Front Office di Hotel Changjiang International di China UIB Repository©2018
17
Universitas Internasional Batam
iv. Shang Hai Restaurant (上海厅 ).
Gambar 2.10 Shang Hai Restaurant (上海厅 )
Sumber: Chang Jiang International Hotel, 2018.
v. Washington Restaurant (华盛顿厅).
Gambar 2.11 Washington Restaurant (华盛顿厅)
Sumber: Chang Jiang International Hotel, 2018.
Jesslyn Veronica, Aktivitas Training Departemen Front Office di Hotel Changjiang International di China UIB Repository©2018
18
Universitas Internasional Batam
vi. New York Restaurant (纽约厅 ).
Gambar 2.12 New York Restaurant (纽约厅)
Sumber: Chang Jiang International Hotel, 2018.
d. Ruangan relaksasi
Ruangan relaksasi ini terletak di lantai 5, terdiri dari ruangan
spa, ruangan massage, tempat permandian, dan kasir. Ruangan ini
dipisah antara wanita dan laki-laki.
Gambar 2.13 Ruangan SaunaSumber: Chang Jiang International Hotel, 2018.
Jesslyn Veronica, Aktivitas Training Departemen Front Office di Hotel Changjiang International di China UIB Repository©2018
19
Universitas Internasional Batam
Gambar 2.14 Ruangan MassageSumber: Chang Jiang International Hotel, 2018.
Gambar 2.15 Ruangan Foot MassageSumber: Chang Jiang International Hotel, 2018
e. Ruangan VIP sauna
Ruangan VIP sauna terletak di lantai 6, khusus untuk tamu VIP
yang melakukan reservasi. Di dalam ruangan VIP terdapat kamar spa
pribadi, tempat permandian pribadi, dan ranjang spa di dalam ruangan.
Jesslyn Veronica, Aktivitas Training Departemen Front Office di Hotel Changjiang International di China UIB Repository©2018
20
Universitas Internasional Batam
Gambar 2.16 Ruangan VIP Sauna dan MassageSumber: Chang Jiang International Hotel, 2018.
f. Ruangan meeting
Ruangan meeting dapat digunakan untuk MICE, serta untuk rapat
manajemen.
Gambar 2.17 Ruangan MeetingSumber: Chang Jiang International Hotel, 2018.
g. Wifi gratis
Wifi disediakan secara gratis tanpa menggunakan password atau kata
sandi kepada seluruh tamu dan staff karyawan hotel.
Jesslyn Veronica, Aktivitas Training Departemen Front Office di Hotel Changjiang International di China UIB Repository©2018
21
Universitas Internasional Batam
2.2.3 Fasilitas Staff
a. Mess karyawan.
b. Ruangan santai untuk karyawan.
c. Kantin karyawan.
d. Wifi gratis di dalam mess.
e. Tempat parkir untuk karyawan.
2.2.4 Departemen Hotel
Terdapat beberapa departemen dalam hotel untuk melangsungkan
kegiatan-kegiatan operasional di Changjiang International Hotel
antara lain sebagai berikut:
a. Room Division Department (客房部/ke fang bu)
Departemen Divisi Kamar dipimpin oleh seorang Room
Division Manager atau Front Office Manager. Departemen ini
dibagi lagi menjadi 2 sub departemen yaitu bagian Housekeeping (
服务中心 /fu wu zhong xin) dan Front Office(前台 /qian tai).
Penulis melakukan praktek kerja pada bagian Front Office sebagai
Resepsionis(接待/jie dai), Cashier(收银/ shou yin), dan Operator(
总机/zong ji).
Bagian Resepsionis mempunyai tanggung jawab terhadap
pelayanan tamu dibantu oleh Cashier dan Operator. Bagian
Cashier bertanggung jawab terhadap keuangan bagian Front Office
dan pengeluaran faktur. Operator berfungsi untuk menjawab
panggilan telepon tamu yang menginap di hotel maupun tidak.
Jesslyn Veronica, Aktivitas Training Departemen Front Office di Hotel Changjiang International di China UIB Repository©2018
22
Universitas Internasional Batam
Tetapi pada saat operasional, Operator membantu pihak
resepsionis dan Cashier.
b. Food and Beverage Department (餐饮部/can yin bu)
Departemen F&B ini dibagi lagi menjadi departemen F&B
Service dan F&B Product. F&B Service dipimpin oleh seorang
F&B Service Manager dibantu oleh 4 wakil manajer. Departemen
F&B Service juga bertugas menerima Banquet Event Order seperti
acara pernikahan, seminar, dan lain sebagainya. Selain itu,
Departemen F&B Service mempunyai tanggung jawab dalam
urusan makanan, minuman, ruangan karaoke, ruangan VIP,
ruangan meeting, dan MICE. Bagian F&B Product dipimpin oleh
seorang Ex Chef.
c. Recreation Department (康乐部/kang le bu)
Departemen ini disebut juga sebagai departemen rekreasi dan
kesehatan. Departemen ini bertanggung jawab atas ruangan sauna,
massage, dan ruangan VIP sauna yang terletak di lantai 5 dan 6.
Departemen ini dipimpin oleh seorang Manager dan seorang
wakil manajer. Departemen ini menyediakan jasa massage, sauna,
spa, dan relaksasi kepada tamu serta ruangan VIP untuk tamu yang
melakukan reservasi.
d. Security Department(保安部/bao an bu)
Departemen keamanan bertugas untuk menjaga keamanan hotel
dan dipimpin oleh seorang Manager. Departemen keamanan atau
security juga bertugas untuk melakukan ronde malam. Walaupun
Jesslyn Veronica, Aktivitas Training Departemen Front Office di Hotel Changjiang International di China UIB Repository©2018
23
Universitas Internasional Batam
mempunyai pos, security juga ditempatkan di tempat yang
berbeda-beda seperti pada tempat parkir lantai 1, tempat parkir
lantai -1 atau basement 1, dan tempat parkir lantai -2 atau basement
e. Engineering Department(工程部/gong cheng bu)
Departemen Engineering bertugas untuk melakukan
maintenance mesin-mesin, pipa, dan alat-alat yang berhubungan
dengan hotel, melakukan perbaikan pada mesin-mesin yang rusak,
dan lain sebagainya. Bertanggung jawab terhadap pemeliharaan
struktur bangunan, masalah listrik, dan mesin-mesin yang ada.
f. Human Resource Department(行政部/xing zheng bu)
Departemen ini bertugas untuk mengurus hal-hal yang
berhubungan dengan karyawan seperti rekrutmen dan Training
karyawan, mengurus tentang gaji karyawan, upah lembur, kontrak
karyawan, dan lain-lain.
g. Finance Department(财务部/cai wu bu)
Departemen ini berfungsi untuk mengurus hal-hal yang
berhubungan dengan keuangan hotel antara lain: perhitungan gaji
dan biaya lembur karyawan, pengurusan hal mengenai perpajakan
hotel, pembelian faktur (发票/fa piao) untuk setiap departemen,
dan lain sebagainya
h. Network Department(网络部/wang luo bu)
Departemen ini berhubungan dengan mesin-mesin yang
berhubungan dengan komputer dan internet misalnya mesin
scanner, mesin pembaca KTP, internet, mesin advertisement.
Jesslyn Veronica, Aktivitas Training Departemen Front Office di Hotel Changjiang International di China UIB Repository©2018
24
Universitas Internasional Batam
2.3 Struktur Organisasi
2.3.1. Struktur Organisasi Hotel
Gambar 2.18 Struktur Organisasi Chang Jiang International HotelSumber: Chang Jiang International Hotel, 2018
2.3.2. Struktur Organisasi Departemen Front Office di Hotel
Gambar 2.19 Struktur Organisasi Departemen Front Office Chang JiangInternational Hotel
Sumber: Chang Jiang International Hotel, 2018
Jesslyn Veronica, Aktivitas Training Departemen Front Office di Hotel Changjiang International di China UIB Repository©2018
25
Universitas Internasional Batam
2.3.3. Job Description Departemen Front Office
2.3.3.1 Front Office Manager/Room Division Manager
a. Mengawasi kelancaran operasional Front Office.
b. Menghitung laporan transaksi operasional Front Office dan
memberi laporan tersebut kepada departemen Finance.
c. Menyelesaikan keluhan atau complaint dari tamu.
d. Mengatur kamar tamu yang telah melakukan reservasi pada
pagi hari.
e. Mengkoordinasi jalannya operasional Front Office dengan
Housekeeping.
f. Mengatur jadwal kerja staff Front Office dan
Housekeeping.
g. Mengganti shift pagi jika ada karyawan yang berhalangan.
2.3.3.2 Front Office Supervisor
a. Mengawasi jalannya operasional.
b. Melayani kebutuhan tamu.
c. Memberikan solusi dan menyelesaikan permasalahan tamu.
d. Menghitung seluruh transaksi yang ada di Front Office.
e. Melakukan training kepada karyawan baru.
2.3.3.3 Receptionist
a. Menghitung kartu kamar sebelum dan sesudah pergantian
shift
b. Melayani tamu check in dan check out
c. Mengisi data tamu
Jesslyn Veronica, Aktivitas Training Departemen Front Office di Hotel Changjiang International di China UIB Repository©2018
26
Universitas Internasional Batam
d. Mengisi buku pergantian shift
2.3.3.4 Cashier
a. Menghitung jumlah uang tunai dan faktur sebelum dan
setelah pergantian shift.
b. Bertanggung jawab atas segala transaksi keuangan.
c. Mencetak faktur sesuai kebutuhan tamu.
d. Membantu bagian resepsionis dalam tugasnya melayani
tamu.
2.3.3.5 Operator
a. Melayani permintaan tamu melalui telepon, seperti
peminjaman barang, pembelian barang minibar, dan lain-
lain.
b. Memberi informasi kepada tamu melalui telepon.
2.4 Fasilitas Departemen
2.4.1. Fasilitas Departemen Front Office
Untuk melangsungkan dan mendukung kegiatan operasional Front
Office, maka disediakan beberapa fasilitas:
a. Komputer
b. Printer
c. Mesin scanner
d. Telepon
e. Mesin penghitung uang
f. Rak penyimpanan nota
g. Mesin EDC
Jesslyn Veronica, Aktivitas Training Departemen Front Office di Hotel Changjiang International di China UIB Repository©2018
27Universitas Internasional Batam
Jesslyn Veronica, Aktivitas Training Departemen Front Office di Hotel Changjiang International di China UIB Repository©2018