bab i - …… · web viewminimnya pemanfaatan dalam menggunakan media elektronik ... proyeksi...
TRANSCRIPT
LAPORAN INDIVIDUAL
KKN TAHUN 2017
MINIMNYA PEMANFAATAN DALAM MENGGUNAKAN MEDIA
ELEKTRONIK (KOMPUTER) UNTUK PROSES ADMINISTRASI DAN
PEMBUATAN INVENTARIS KANTOR DESA MEKARWANGI
KECAMATAN HAURWANGI KABUPATEN CIANJUR
Oleh:
Siti Maesaroh
Nim. 1138010245
PUSAT PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN GUNUNG DJATI BANDUNG
i
LEMBAR PENGESAHAN
Laporan hasil individu hasil Kuliah Kerja Nyata (KKN) dengan basis pengabdian
kepada masyarakat di Desa Mekarwangi Kecamatan Haurwangi Kabupaten
Cianjur dengan judul “Minimnya Pemanfaatan Dalam Menggunakan Media
Elektronik (Komputer) Untuk Proses Administrasi Dan Pembuatan
Inventaris Kantor Desa Mekarwangi Kecamatan Haurwangi Kabupaten
Cianjur” telah diperiksa dan disahakan pada tanggal 15 Maret 2017.
DosenPembimbingLapangan
Muhammad Kholid. SH., MH
Nip. 198204272011011011
KepalaPusatPengabdianKepada
Masyarakat – LP2M UIN SGD
Bandung
Dr. H. RamdaniWahyuSururie, M.Ag
Nip 197210302001121002
ii
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala limpahan
Rahmat, Inayah, Taufik dan Hinayahnya sehingga saya dapat menyelesaikan
penyusunan Laporan Individu ini dalam bentuk maupun isinya yang sangat
sederhana. Semoga Laporan Individu ini dapat dipergunakan sebagai salah satu
acuan, petunjuk maupun pedoman bagi pembaca dalam Adminstrasi Publik dan
dalam Pemerintahan desa juga Masyarakat.
Harapan saya semoga Laporan individu ini membantu menambah
pengetahuan dan pengalaman bagi para pembaca, sehingga saya dapat
memperbaiki bentuk maupun isi Laporan Individu ini sehingga kedepannya dapat
lebih baik.
Laporan Individu ini saya akui masih banyak kekurangan karena
pengalaman yang saya miliki sangat kurang. Oleh kerena itu saya harapkan
kepada para pembaca untuk memberikan masukan-masukan yang bersifat
membangun untuk kesempurnaan Laporan individu ini.
Bandung, Maret 2017
Penyusun
iii
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN............................................................................i
KATA PENGANTAR....................................................................................ii
DAFTAR ISI...................................................................................................iii
DAFTAR TABEL...........................................................................................iv
DAFTAR GAMBAR......................................................................................v
RINGKASAN EKSEKUTIF..........................................................................vi
BAB I PENDAHULUAN
A. Permasalahan........................................................................................1
B. Metode Yang Digunakan......................................................................2
BAB II GAMBARAN UMUM MASYARAKAT SASARAN
A. Monografi Desa....................................................................................3
B. Kondisi Masyarakat Sasaran.................................................................9
BAB III PROSES PENGABDIAN KEPADA MASYAARAKAT
A. Tahapan Pengabdian Kepada Masyarakat............................................12
B. Partisipasi Dan Pelibatan Masyarakat Sasaran.....................................16
C. Hasil Pengabdian Kepada Masyarakat ................................................17
D. Faktor Pendukung Dan Penghambat....................................................17
BAB IV KESIMPULAN DAN REKOMENDASI
A. Kesimpulan...........................................................................................18
B. Rekomendasi.........................................................................................18
DAFTAR PUSTAKA......................................................................................19
BIODATA PENULIS.....................................................................................
LAMPIRAN....................................................................................................20
iv
DAFTAR TABEL
Tabel 1. : Pertumbuhan Jumlah Penduduk
Tabel 2. : Data Penyebaran Penduduk
Tabel 3. : Data Kondisi Penyandang Masalah Kesejahtersaan Sosial
(PMKS)
Tabel 4. : Jenjang Pendidikan PendudukDesaMekarwangi
Tabel 5. : Luas Lahan Menurut Jenis PenggunaanDesaMekarwangi
v
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. : Melihat Surat masuk dan surat keluar di dalam buku agenda
Gambar 2. : Papan TUPOKSI yang sudah selesai dibuat
Gambar 3. : Partisipasi dalam pembuatan TUPOKSI
vi
RINGKASAN EKSEKUTIF
Abstrak
Dalam rangka pelaksanaan otonomi daerah akan sangat bergantung pada
kesiapan Pemerintah Daerah dalam menata sistem pemerintahannya agar tercipta
pembangunan yang efektif, efesien, transparansi, dan akuntabel serta mendapat
partisipasi dari masyarakat dalam penyelenggaraan pemerintahannya.
Sesuai dengan amanat Undang-undang No.32 Tahun 2004 tentang
Pemerintahan Daerah, bahwa dalam penyelenggaraan otonomi daerah dipandang
perlu untuk menekankan pada prinsip-prinsip pemerintahan yang baik (Good
Governance) dan pemerintahan yang bersih (Clean Governance) dalam
mewujudkan pembangunan daerah yang desentralistik dan demokratis.
Maka dalam penyelenggaraan pembangunan desa diperlukan
pengorganisasian yang mampu menggerakkan masyarakat untuk mampu
berpatisipasi dalam melaksanakan pembangunan desa serta melaksanakan
administrasi desa. Dengan demikian diharapkan pembangunan dan pelaksanaan
administrasi desa akan berjalan lebih rasional, tidak hanya didasarkan pada
tuntutan emosional yang sukar dipertanggungjawabkan kebenarannya
vii
BAB I
PENDAHULUAN
A. Permasalahan
Ketidaksempurnaan administrasi tidak akan dipandang sebagai situasi
yang suram, jika seandainya kondisi kesemrawutan administrasi pemerintahan
di negara ini tidak merebak ke seluruh pelosok negeri, baik pada tingkat
nasional bahkan sampai ke tingkat desa. Kondisitersebutdiperparahlagi dengan
adanya keinginan dari birokrasi pemerintah untuk mempertahankan status
quo dan menerapkan pola otokratik dan otoriter.Peranpemerintah yang
amatdominandalampembangunansosialdanekonomimembuatsemuanyamenjadi
lebihsemrawut.
Semuaperubahandantransformasi ini menyebabkan timbulnya
pertentangan antara nilai lama dan baru, antara nilai tradisional dan yang
modern.Tekanan dan pertentangan ini tidak hanya terbatas pada tubuh
birokrasi, melainkan juga terjadi di kalangan masyarakat.Di kalangan
intelektual yang diharapkan mampu melakukan perbaikan terhadap kebobrokan
birokrasi, malah mereka utamanya yang konservatif menjadi stigma birokrasi
atau yang lebih kita kenal dengan sebutan patologi birokrasi.Pemerintahan
Desa berkedudukan di wilayah Kecamatan dan sifatnya yang otonom
seharusnya menjadikan desa sebagai teritorial yang paling esensial
menyumbang potensi informasi kependudukan yang validitasnya tidak lagi
diragukan.Akan tetapi pada realitasnya, berdasarkan evaluasi sejak berlakunya
UU No 32 Tahun 2004 penyelenggaraan administrasi pemerintahan desa masih
menunjukkan adanya permasalahan yang memerlukan perhatian.Salah satunya
masih kurangnya pemahaman terhadap arti penting peranan desa sebagai
sumber data primer dari kegiatan pemerintahan dan
pembangunan.Akibatnyaperanadministrasidesaseringterabaikan.
1
Kondisiumum di atastidakjauhberbedadengankondisi yang ada di
DesaMekarwangiKecamatanHaurwangiKabupatenCianjur.Sekalipunlokasidesa
inirelatifdekatdenganpusatpemerintahan (IbukotaPropinsi)
danIbukotaKecamatan, namundijumpaikeadaan di
bidangpegelolaanadministrasidesamasihbelumtertibdankurangmemadai.
Mungkin Salah satu kelemahan yang ada di desa mekarwangi adalah
sumber daya manusia yang ada di kantor desa mekarwangi kurang
memperhatikan profesionalisme, kompetensi dan keahlian maka dari itu
pelayanan yang ada di kantor desa tersebut masih belum maksimal.
Selainitupermasalahan yang ada di
kantordesaMekarwangimasihterbatasnyaperangkat yang ada di
kantordesatersebut, makadenganhalituadministrasidanpelayanan yang ada di
kantordesatersebutbelumterlaksanadenganmaksimal
B. Metode yang digunakan
Salah satuupaya yang harusdilakukangunamemecahkanpermasalahan yang
dihadapisaatinidalampengelohan data
daninformasidesamekarwangiperludikembangkansuatusistemmanajemendesa
yang merupakansalahsatubagiandariSistemInformasiManajemen Daerah
secarabertahapdenganmemanfaatkankemampuankomputeruntukmengolah,
menyimpan, menyajikan data daninformasi. Data dan informasi desa
Mekarwangi yang dihimpun sebagai data dasar tidak hanya bermanfaat bagi
penyusunan perencanaan, pelaksanaan dan pengembangan pembangunan,
tetapi juga sangat bermanfaat bagi perencanaan dan pelaksanaan pelayanan
kepada masyarakat seperti bidang kesehatan, program keluarga berencana,
pendidikan, ketenagakerjaan, bidang sosial ekonomi, dan sebagainya.
2
BAB II
GAMBARAN UMUM MASYARAKAT SASARAN
A. MonografiDesa
Desa Mekarwangi merupakan salah satu Desa yang berada di wilayah
Kecamatan Haurwangi Kabupaten Cianjur paling timurberbatasandengan
Kabupaten Bandung Barat yang memiliki gambaran umum sebagai berikut:
1. NamaDesa : Mekarwangi
2. TahunPembentukan : Tahun 1981
3. DasarHukumPembentukan: INMENDAGRI NO. 23 Tahun 1989
4. NomorKode Wilayah : 32.03.161008
5. NomorKodePos : 43283
6. Kecamatan : Haurwangi
7. Kabupaten : Cianjur
8. Provinsi : Jawa Barat
9. Kades : CecepSurahman
1. KondisiUmumDesa
a. KeadaanGeografis
Desa Mekarwangi merupakan salah satu Desa yang berada Di
wilayah Kecamatan Haurwangi Kabupaten Cianjur paling timur
berbatasan dengan Kabupaten Bandung Barat yang memiliki gambaran
umum sebagai berikut :
LuasAdministratif: 177,39 Ha/M2
- Batas Wilayah :
Timur : DesaKertasari
Selatan : DesaRamasari
Barat : DesaHegarmanah
Utara : DesaCipeuyeum
3
- Wilayah terbagimenjadi : 2 Kedusunan
7 RukunWarga
21 RukunTetangga
- Mata PencaharianPenduduk : 80 % sebagaiPetanipenggarap, dan
SisanyaadaPNS,Petani, TKI/TKW,
pedagang, danWiraswasta.
PenggunaanLahanDesaMekarwangi
DalamSatuanHektar
Sawah : 137,09 Ha
Pekarangan/bangunan : 27,60 Ha
Tegal/HutanRkyat : 7,00 Ha
Lain-lain : 5,70 Ha
2. Kependudukan
Tabel :1
PertumbuhanJumlahPenduduk
Tahun 2013 – 2015
No Tahun Jumlah Laju
Pertumbuhan
( % )Jiwa KK
1 2013 5271 1.852 8,2%
2 2014 5687 1.936 8,1%
² 2015 5734 1.646 8.0%
Sumber : Data DesaMekarwangi
4
Proyeksi jumlah penduduk untuk 3 (tiga) Tahun kedepan berdasarkan laju
pertumbuhan penduduk 3 (tiga) tahun terakhir sebagai berikut :
Tahun 2013 : 271 Jiwa
Tahun 2014 : 687 Jiwa
Tahun 2015 : 734 Jiwa
Tabel : 2
Data Penyebaran Penduduk
No Dusun/RW Jumlah Kepadatan
per Km2Jiwa KK
1 DUSUN 01 3.225 921
2 DUSUN 02 2.509 725
Jumlah 5.734 1.646
Sumber : Data Desa Mekarwangi
3. Kesejahteraan Sosial ( Masyarakat)
Tantangan yang dihadapi dalam pembangunan kesejahteraan sosial masyarakat
meliputi proses globalisasi dan industrialisasi serta krisis ekonomi dan politik
yang berkepanjangan. Dampak yang dirasakan diantaranya semakin
berkembangnya dan meluasnya bobot, jumlah dan kompleksitas berbagai
permasalahan sosial.
Keadaan ini bisa dilihat pada data tabel tentang penyandang masalah sosial
(PMKS) dibawah ini.
5
Tabel : 3
Data Kondisi Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial (PMKS)
Di Desa Mekarwangi – Haurwangi – Canjur
No Masalah Kesejahteraan Sosial Jumlah Ket.
1 Anak Terlantar 0
2 Anak Nakal 2
² Anak Jalanan 0
4 Lansia Terlantar 0
5 Pengemis 0
6 Gelandangan 0
7 Pekerja Sek Komersial 0
8 Eks Narapidana 1
9 Penyandang cacat 7
10 Keluarga Miskin Sosial 496
11 Keluarga Bermasalah Sosial Psiklg 2
12 Keluarga Rumahnya Tidak Layak Huni 105
13 Korban NAPZA 0
14 Wanita Rawan Sosial Ekonomi 63
15 Pemulung 0
16 Lainnya –
Sumber : Data DesaMekarwangi
Tabel : 4
Jenjang Pendidikan PendudukDesaMekarwangi
No Tingkat Pendidikan Penduduk Jumlah Prosentase
( % )
1 Usia 3 - 6 tahun yang belummasuk
TK
150
6
2 Usia 3 – 6 tahun yang sedang
TK/play group
189
3 Usia 7 - 18 tahun yang
tidakpernahsekolah
-
4 Usia 7 - 18 tahun yang
sedangsekolah
647
5 Usia 18 - 56
tahuntidakpernahsekolah
-
6 Tamat SD/sederajat 335
7 Tamat SMP/sederajat 210
8 Tamat SMA/sederajat 115
9 Tamat D1/sederajat 12
10 Tamat D2/sederajat 14
11 Tamat D3/sederajat 10
12 Tamat S1/sederajat 29
13 Tamat S2/sederajat 3
14 Tamat S3/sederajat -
JUMLAH 100
Sumber : Data DesaMekarwangi
4. DEMOGRAFI
1. Letak Geografis
Wilayah Desa Mekarwangi memiliki luas 177,39 HaYang terbagi
menjadi:2 Kedusunan/Kewilayahan, 7 Rukun Warga, 21 Rukun Tetangga.
Dengan Jumlah Penduduk tercatat pada akhir Desember 2015
sebanyak 5.637 Jiwadari 1.646 KK
Denganbatas-bataswilayahadministrativesebagaiberikut :
7
Sebelah Utara : DesaCipeuyeumKec. Haurwangi
Sebelah Selatan : DesaRamasariKec. Haurwangi
Sebelah Barat : DesaHegarmanahKec. BojongPicung
SebelahTimur : DesaKertasariKec. Haurwangi
2. Topografi
DesaMekarwangimerupakanDesa yang berada di
KabupatenCianjurdenganketinggian267 M diataspermukaan air
laut.Sebagianbesarwilayahdesaadalahlahanpertanian.
3. Orbitasi (JarakdaripusatPemerintahan) :
a. JarakdariPusatPemerintahanKecamatan : 1 Km
b. JarakdariPusatPemerintahanKabupaten : 20 Km
c. JarakdariPusatIbu Kota Provinsi : 50 Km
d. JarakdariIbu Kota Negara : 120 Km
e. LuasAdministratif: 177,39 Ha/M2
f. Wilayah terbagimenjadi : 2 Kedusunan, 7 RukunWarga, 21
RukunTetangga
g. Mata PencaharianPenduduk : 80 % sebagaiPetaniPenggarap,
sisanyaada PNS, Petani, TKI/TKW, Pedagang, Wiraswasta
4. Hidrlologi dan Klimatologi
Sumberair yang ada di DesaMekarwangimeliputi air permukaandan
air tanah.Airpermukaanberupasungaidan air tanahberupasumurgali, yang
merupakan Daerah Aliran Sungai (DAS).Sesuaidengankebijakanpenyediaan
air bakuuntukirigasi, maka di
DesaMekarwangimendapatpasokanpelayananirigasiberasaldariCisuru yang
berada di
daerahKecamatanBojongpicung.Sedangkanuntukkebutuhanrumahtangga,
masyarakatsebagianbesarmenggunaan air
bersihdarisumurgalidanPengelolaSarana Air BersihDesa (MCK Plus)
8
5. Luas dan Sebaran Penggunaan Lahan
Tabel : 5
Luas Lahan Menurut Jenis PenggunaanDesaMekarwangi
Sumber : Data DesaMekarwangi
B. KondisiMasyarakatSasaran
1. Sejarah singkat Desa Mekarwangi
Desa Mekarwangi adalah salah satu Desa yang merupakan pemecahan
dari Desa Karang Wangi hal tersebut terjadi sekitar tahun 1984, pada saat
9
No L a h a n Luas
(Ha)
1 LahanSawah 1.Sawah Teknis 137,09
2. LahanDarat 1. Pekarangan / Bangunan 27,60
2. Tegalan/Hutan Rakyat 7,00
3. Lain-lain 5,70
Jumlah 177,39
itu yang menjadi Kepala Desa Karangwangi Djaji Rukmana. Setelah
terjadi pemecahan dan pemekaran desa, awal kepemimpinan yang di Desa
Mekarwangi ditetapkan seorang pejabat sementara (PJS) Kepala Desa
Somawinata, beliau mantan Kepala Dusun Putra Daerah dari Desa
Mekarwangi selama satu tahun. Pada tahun 1985, maka dilaksanakan
Pemilihan Kepala Desa (Pilkades) dengan beberapa calon Alhamdulillah
Bapak Somawinata terpilih menjadi Kepala Desa Mekarwangi dengan
masa bhakti 1985 s/d 1994, namun Tuhan menakdirkan lain pada tahun
1991 Pak Somawinata meninggal dunia. Sejak itu Desa Mekarwangi
dijabat oleh Bapak Endang Suganda dari unsur Kecamatan Ciranjang
selama + 3 tahun dan pada tahun 1994 diadakan pemilihan antara Bapak
D. Abdurahman selaku Sekdes dengan Bapak H. Danan Sahid dan
dimenangkan oleh Bapak D. Abdurahman dengan masa bhakti tahun 1994
s/d 2002 sampai masa jabatan berakhir.
Kemudian diadakan lagi Pemilihan Kepala Desa (Pilkades) pada awal
tahun 2002 yang dimenangkan oleh Bapak Jayadi masa bhakti antara tahun
2002 s/d 2007, namun pada tahun 2004 Bapak Jayadi meninggal dunia,
lalu pada tahun 2004 s/d 2005 dijabat oleh BapakYanto dari Pemerintah
Kabupaten Cianjur, terus dari tahun 2006 s/d 2007 dijabat oleh Bapak
Atang Djaelani dari Sekdes DesaMekarwangi, selanjutnya dari bulan juli
2007 diadakan Pemilihan Kepala Desa dan dimenangkan oleh Bapak
Cecep Surahman dengan masa bhakti dari tahun 2007 s/d 2013, kemudian
pada bulan Juli diadakan kembali Pemilihan Kepala Desa akan tetapi
sehubungan dengan tidak adanya Calon Kepala Desa yang lain maka
sesuai dengan kesepakatan bersama Bapak Cecep Surahman sebagai calon
tunggal dan dilantik untuk dengan masa bhakti 2013 s/d
2019.Demikianriwayatsingkat (kronologis)
DesaMekarwangisejakdimekarkansampaihariini, agar
menjadimaklumadanya.
2. Kondisi Masyarakat
10
Kondisimasyarakat yang menjadisasaranpesera KKN
Sisdamastahun 2017 banyak yang berorientasipadapersawahan, pengajian
yang
aktifdanpendidikan.DalammatapencahariannyadesaMekarwangiberorienta
sipadapembuatanalatmancing.
Adapun ciri yang menonjol pada masyarakat desa pada umumnya
kehidupannya tergantung pada alam (bercocok tanam), anggotanya saling
mengenal, sifat gotong royong, erat penduduknya, sedikit perbedaan
penghayatan dalam kehidupan religi lebih
kuat. Karakteristikmasyarakatdesadapatditinjaudari segigeografis,
sosiologis, danantroplogis, yang di
dalamnyamemilikiciritertentu.Kalaukitaamatikepadatan di
daerahpedesaan, tempattinggalpendudukbiasanyaterkonsentrasi
padasatuperumahan - perumahan yang dikelilingiolehtanah –
tanahpertanian. Aktivitas –
aktivitaspertanianmengharuskanparapetanibekerjadiluarrumahdanpetanisec
aralangsungterpengaruholehcuaca.
Polapersebarandesadanpemusatanpendudukdesasangatdipengaruhiolehkea
daantanah, tata air, topografi, danketersediaansumberdayaalam yang
terdapat di desatersebut.
11
BAB III
PROSES PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
A. TahapanPengabdianKepadaMasyarakat
Tahapan pengabdian kepada masyakat di Desa Mekarwangi berupa
merapihkan administrasi di kantor desa, yaitu dengan pembuatan
TUPOKSI yang ditulis di papan yang dipajang di kantor desa dan
menganalisis administrasi desa karena administrasi di kantor desa tersebut
masih menggunakan cara manual contohnya dalam penerimaan surat
keluar dan surat masuk yang nantinya akan disimpan untuk dokumen
penting maka kantor desa tersebut perlu memerlukan komputer untuk
mengolah, menyimpan, menyajikan data dan informasi. Karena dengan
seperti itu apabila sewaktu-waktu membutuhkan surat tidak perlu mencari
suratnya cukup dengan mencari di komputer yang sudah ke dalam
dokukmen.
Langkah-langkah pengurusan surat masuk dan surat keluar di
kantor desa Mekarwangi, seperti dibawah ini :
Pengurusan Surat Masuk dan Keluar dengan Buku Agenda
a. Prosedur Pengurusan Surat Masuk dan keluar
1) Penerimaan
Tugas penerimaan surat adalah :
Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat
Menggolong-golongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat
Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah
diterima
2) Penyortiran
Penyortiran adalah kegiatan memilah-milah surat untuk diolah lebih lanjut.
Tujuan penyortiran surat adalah :
12
Untuk mengetahui jumlah surat yang masuk atau diterima
Untuk menentukan prioritas penyelesaian surat
Untuk mempermudah pengawasan penanganan surat.
Pekerjaan penyortiran meliputi tugas-tugas :
Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, karyawan, dan surat
dinas lainya
Menggolong-golongkan surat dinas ke dalam tiga kelompok, yaitu surat
dinas rutin, surat dinas penting, dan surat dinas rahasia
Memisah-misahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus,
seperti surat tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos dan
sebagainya.
3) Pencatatan
Setelah surat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun
jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah
melakukan pencatatan. Petugas pencatatan tugas sebagai berikut :
Membuka amplop, membaca, dan meneliti isi surat agar pimpinan dapat
cepat menangkap inti maksud isi surat, dengan cara menggais bawahi kata-
kata atau kalimat yang dianggap penting
Memberi catatan penting yang harus ditangani pimpinan atau unit yang
dituju
Pemeriksaan lampiran-lampiran
Membubuhkan cap (time stamp atau electrik clock dating machine) yang
meupakan stempel agenda pada ruang yang kosong di bagian bawah atau
atas halaman surat.
4) Mengagendakan surat masuk
Mengagendakan surat masuk adalah kegiatan mencatat surat masuk
atau keluar ke dalam buku agenda (buku harian). Biasanya buku ini
disebut Buku Agenda Surat Masuk dan petugasnya dinamakan agendaris.
Pencatatannya yaitu setiap surat masuk diberi nomor agenda surat masuk.
Secara umum dikenal dua macam bentuk buku agenda yaitu buku
agenda tunggal dan buku agenda kembar atau ganda. Buku agenda tunggal
13
ialah buku pencatatan tentang semua surat masuk yang diterima dalam
bentuk satu buku atau daftar penerimaan harian surat-surat masuk. Buku
agenda kembar ialah buku pencatatan tentang surat-surat masuk yang
diterima oleh kantor dan surat-surat keluar yang dikirim oleh kantor yang
bersangkutan yang pencatatannya digabungkan menjadi satu buku. Dengan
demikian buku agenda kembar merupakan alat mencatat surat masuuk dan
surat ke luar dalam suatu organisasi kantor dengan cara digabungkan.
Halaman sebelah kiri terdiri dari lajur-lajur untuk pencatatan surat ke luar.
5) Pengarahan dan penerusan
Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan
diteruskan kepada pejabat yang berhak mengelolanya. Kegiatannya
sebagai berikut :
Surat masuk harus disertai atau dilampiri lembar disposisi(action slip) oleh
sekretaris atau kepala tata usaha
Surat masuk yang telah dilengkapi dengan lembar disposisi direruskan
kepada pimpinan atau kepala bagian untuk memperoleh tanggapan atau isi
surat dengan menegaskan pada lembaran disposisi tersebut berupa
instruksi atau informasi.
Surat yang memperoleh disposisi disampaikan kembali kepada sekretaris
atau kepala tata usaha. Selanjutnya diteruskan kepada unit pengolahan
suratt untuk diproses dengan lembar disposisi.
6) Penyampaian surat
Penyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi
yang dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
Surat yang telah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi
Intern
Menyampaikan surat tersebut melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang
bersangkutan, Buku ekspedisi diparaf sebagai tanda surat telah diterima.
Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda
untuk dicatat dalam buku pengarahan.
7) Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk
14
Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh
sekretaris dengan mempergunakan metoda kearsipan yang berlaku untuk
kantor tesebut. Berkas-berkas yang penyimpannannya masih ditangani
oleh sekretaris (petugas penanganan surat) merupakan berkas atau arsip
yang bersifat dinamis, artinya sewaktu-waktu masih digunakan oleh
pimpinan untuk bahan pertimbangan.
Prosedur kearsipan dinamis dalam menata arsip (file) dapat dilakukan
dengan langkah-langkah sebagai berikut :
Meneliti tanda-tanda berkas tersebut sudah dapat disimpan. Tanda-tanda
tersebut diberikann pada lembar disposisi dengan kata-kata file atau dep
(deponeren disimpan) atau dengan menggarisbawahi kata-kata yang
memberikan petunjuk bahwa masalahnya perlu dilakukan penyimpanan.
Mengindeks, adalah kegiatan memberi kode untuk nama pengirim,
perusahaan, instansi pemerintah serta nama organisasi yang terhimpun
Menyortir
Menyimpan ke dalam folder tertentu
Menata arsip yang baik serta teratur.
(Gambar 1. melihat surat keluar dan surat masuk di buku agenda)
15
(Gambar 2. Papan TUPOKSI yang sudah selesai dibuat)
B. PartisipasidanPerlibatanMasyarakatSasaran
Ada beberapa pihak yang terlibat dalam pengabdian kepada
masyakat kepada masyarakat di Desa Cijaya yang tujuannya untuk
membantu mensukseskan sasaran kepada masyarakat dalam bentuk
pembuatan TUPOKSI dan menganalisis administrasi di kantor desa yaitu :
1. Pemerintah Desa
2. Tokoh Masyarakat
3. Masyakakat Sekitar
4. Mahasiswa/Peserta KKN Sisdamas
Dalam partisapasi tersebut seluruh pihak yang terlibat dalam kegiatan
pengabdian ini mereka sangat membantu dan memberikan aspirasinya
demi tercapainya administrasi yang baik dan penataan ruang yang rapi.
16
(Gambar 3. Pembuatan Papan TUPOKSI)
C. HasilPengabdianKepadaMasyarakat
Salah satu hasil pengabdian tersebut yaitu bisa membantu
merapihkan papan TUPOKSI di kantor desa dan memperbaiki
administrasi di kantor desa dalam mengelola surat masuk dan surat keluar.
D. Faktor PendukungdanPenghambat
Faktor dalam pengabdian ini adalah apartur di desa turut ikut serta
dalam merapihkan papan TUPOKSI.
Salah satu penghambat yang ada di desa mekarwangi adalah
sumber daya manusia yang ada di kantor desa mekarwangi kurang
memperhatikan profesionalisme, kompetensi dan keahlian maka dari itu
pelayanan yang ada di kantor desa tersebut masih belum maksimal.
Selainitupermasalahan yang ada di
kantordesaMekarwangimasihterbatasnyaperangkat yang ada di
kantordesatersebut, makadenganhalituadministrasidanpelayanan yang ada
di kantordesatersebutbelumterlaksanadenganmaksimal
17
BAB IV
KESIMPULAN DAN REKOMENDASI
A. Kesimpulan
Ketidaksempurnaan administrasi tidak akan dipandang sebagai situasi
yang suram, jika seandainya kondisi kesemrawutan administrasi pemerintahan
di negara ini tidak merebak ke seluruh pelosok negeri, baik pada tingkat
nasional bahkan sampai ke tingkat desa.
Kondisitersebutdiperparahlagidenganadanyakeinginandaribirokrasipemerintahu
ntukmempertahankan status
quo danmenerapkanpolaotokratikdanotoriter.Peranpemerintah yang
amatdominandalampembangunansosialdanekonomimembuatsemuanyamenjadi
lebihsemrawut.Kondisiumum di atastidakjauhberbedadengankondisi yang ada
di
DesaMekarwangiKecamatanHaurwangiKabupatenCianjur.Sekalipunlokasidesa
inirelatifdekatdenganpusatpemerintahan (IbukotaPropinsi)
danIbukotaKecamatan, namundijumpaikeadaan di
bidangpegelolaanadministrasidesamasihbelumtertibdankurangmemadai.
B. Rekomendasi
Salah satuupaya yang harus dilakukan guna memecahkan
permasalahan yang dihadapi saat ini dalam pengelohan data
daninformasidesamekarwangiperludikembangkansuatusiste
madministrasidesasecarabertahapdenganmemanfaatkankemampuankompu
teruntukmengolah, menyimpan, menyajikan data daninformasi.
Data dan informasi desa Mekarwangi yang dihimpun sebagai data
dasar tidak hanya bermanfaat bagi penyusunan perencanaan, pelaksanaan
dan pengembangan pembangunan, tetapi juga sangat bermanfaat bagi
perencanaan dan pelaksanaan pelayanan kepada masyarakat seperti bidang
18
kesehatan, program keluarga berencana, pendidikan, ketenagakerjaan,
bidang sosial ekonomi, dan sebagainya.
19
DAFTAR PUSTAKA
Data Desa Mekarwangi
http://hambalaehglegapui.blogspot.co.id/2016/01/makalah-sistem-pemerintahan-
desa.html
http://ngaji-desa.blogspot.co.id/2011/05/kelemahan-administrasi-desa.html
20
BIODATA PENULIS
Nama : SitiMaesaroh
NIM : 1138010245
Fakultas : IlmuSosialdanIlmuPoltik
Jurusan : AdministrasiPublik
Tempat, TinggalLahir : Sumedang, 13 Mei 1995
Alamat : JL. Krajan RT/RW 002/007
KecRengasdengklokKabKarawang
E-mail : [email protected]
Motto :
21
LAMPIRAN
22