bab 5 pelibatan dan pemberdayaan karyawan
TRANSCRIPT
PELIBATAN DAN PEMBERDAYAAN KARYAWAN
By: Kartika Aji Lukitasari
(135020201111085)
Konsep Pelibatan dan Pemberdayaan KaryawanPelibatan karyawan adalah suatu proses untuk
mengikutsertakan para karyawan pada semua level organisasi dalam pembuatan keputusan dan pemecahan masalah.
Tujuan pelibatan dan pemberdayaan adalah untuk meningkatan kemampuan organisasi untuk memberikan customer value.
Manajemen partisipatif adalah cara kerja di mana manajer dan penyelia selalu meminta bantuan para karyawannya untuk melakukan tugas. Sedangkan PPK mengarahkan kara karyawan untuk membantu dirinya sendiri, saling membantu, dan membantu perusahaan.
Usaha Pemberdayaan Karyawan Dimulai DenganKeinginan manajer dan penyelia untuk
memberi tanggung jawab kepada karyawanMelatih penyelia dan karyawan mengenai
bagaimana cara untuk melakukan delegasi dan menerima tanggung jawab
Komunikasi dan umpan balik perlu diberikan oleh manajer dan penyelia kepada karyawan
Penghargaan dan pengakuan sebagai hasil dari evaluasi perlu diberian kepada karyawan sebagai tanda penghargaan terhadap kontribusi mereka kepada perusahaan
Faktor – Faktor Penghambat PPKPenolakan dari manajemen:1. Ketidakamanan2. Nilai-nilai pribadi3. Ego4. Pelatihan manajemen5. Karakteristik kepribadian para
manajer6. Ketidakterlibatan manajer7. Struktur organisasi dan praktik
manajemen
LanjutanPenolakan dari karyawan dan serikat kerjaSindrom WOHCAO (watch out, here comes
another one) pada karyawan yang telah mengalami berbagai strategi manajemen yang silih berganti dan tidak berjalan atau tidak dilaksanakan, akan menyebabkan mereka menjadi skeptis.
Hubungan berlawanan tradisional antara serikat pekerja dan manajemen dapat saja menimbulkan kecurigaan serikat pekerja dan manajemen untuk melaksanakan PKK.
Implementasi PPK3 fungsi PKK: komitmen, kepemimpinan, dan
kemudahan. untuk mengatasi hambatan dan penolakan terhadap pelaksanaan PPK atau perubahan pokok lainnya dalam budaya perusahaan.
Peranan manajer dalam PPK:1. Menunjukkan sikap yang mendukung2. Menjadi model peran3. Menjadi pelatih4. Menjadi fasilitator5. Mempraktikan management by walking around
(MBWA) 6. Mengambil tindakan dengan segera atas
rekomendasi7. Menghargai prestasi karyawan
Tahap Implementasi PPK1. Menciptakan lingkungan yang
mendukung2. Menentukan dan mengatasi
penghambat3. Menerapkan dan menggunakan
sarana pendukung4. Menilai, menyesuaikan, dan
memperbaikinya
Hal yang Perlu Dilakukan Manajer untuk Memicu Inisiatif Karyawan
1. Mempercayai kemampuan karyawan untuk mencapai keberhasilan.
2. Bersifat sabar dan memberikan karyawan waktu untuk belajar.
3. Memberikan bimbingan dan strutur.4. Mengajarkan keterampilan baru kepada karyawan
dalam langkah kecil dan incremental.5. Mengajukan pertanyaan yang menantang karyawan
untuk berpikir dengan cara baru.6. Membagi informasi dengan karyawan untuk menjalin
hubungan7. Memberikan umpan balik yang tepat waktu dan dapat
dipahami dan membantu karyawan selama proses belajar.
8. Menawarkan cara alternatif untuk melaksanakan tugas.
9. Menunjukkan sense of humor dan perhatian terhadap karyawan.
10. Berfokus pada hasil dan menghargai perbaikan pribadi.
Metode untuk Mendorong Karyawan Agar Memberikan Masukan dan Menyalurkannya
1. Brainstorming2. Nominal Group Technique3. Gugus Kualitas (quality circle)4. Kotak Saran5. Manajemen by Walking Around
1. BrainstormingPeserta didorong untuk mengungkapkan
setiap ide, dan setiap ide dianggap sahih.Setelah semua saran terkumpul, maka
dimulailah proses evaluasi. Kemudian dipilih beberapa saran yang dianggap paling sesuai.
Konsep yang dapat mengurangi efektivitas brainstorming:
1. Groupthink ketika anggota dalam suatu kelompok lebih banyak berfokus pada usaha untuk mencapai suatu keputusan daripada upaya menghasilkan suatu keputusan yang baik.
2. Groupshift ketika anggota kelompok melebih-lebihkan eadaan awal dan berharap bahwa akhirnya keputusan akan sesuai dengan apa yang benar-benar mereka butuhkan.
Cara mengatasi Groupthink dan Groupshift Groupthink:
1. Mendorong disampaikannya kritik-kritik.2. Mendorong pengembangan berbagai
alternatif.3. Menugaskan salah seorang atau beberapa
orang untuk memainkan peranan sebagai penentang ide atau saran yang diajukan.
4. Melibatkan orang yang tidak familiar dengan isu yang dibahas.
5. Menyelenggarakan pertemuan tindak lanjut Groupshift:1. Mengurangi penguatan terhadap sudut
pandang awal2. Menugaskan anggota kelompok untuk
bertindak sebagai penentang ide.
2. Nominal Group TechniqueMerupakan salah satu bentuk dari
brainstormingTeknik ini terdiri dari 5 langkah:1. Merumuskan permasalahan2. Mencatat ide masing-masing3. Mencatat ide kelompok4. Memperjelas ide-ide5. Masing-masing anggota kelompok
memilih ide yang dianggapnya sesuai
3. Gugus Kualitas (Quality Circle)Adalah kelompok karyawan yang mengadakan
pertemuan secara teratur untuk mengidentifikasi, menganjurkan, dan membuat perbaikan lingkungan kerja.
Anggota gugus kualitas adalah para sukarelawan yang melaksanakan pertemuan sendiri.
Gugus kualitas bertemu secara teratur sebelum, selama, dan setelah suatu perubahan untuk mendiskusikan pekerjaan mereka, mengantisipasi masalah, menawarkan perbaikan lingkungan kerja, menetapkan tujuan, dan membuat rencana.
4. Kotak SaranMenyediakan suatu wadah atau
kotak tertentu di tempat-tempat yang sesuai dan mudah didatangi agar karyawan dapat meletakkan saran-saran tertulisnya.
5. Manajemen by Walking AroundUntuk mengumpulkan masukan, yang
dilakukan adalah dengan jalan-jalan di tempat kerja dan berbicara dengan para karyawan .
Dengan melihat sendiri di lapangan apakah para karyawan benar-benar memahami apa yang mereka kerjakan, maka manajer dapat mengetahui berbagai kendala yang dihadapi.
Dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang terbuka dan tida kbias, maka manajer memperoleh banyak masukan yang berharga.
Penghargaan dan Pengakuan PrestasiTujuan penilaian kerja adalah sebagai alat
diagnostik dan proses oenilaian terhadap perkembangan individu, tim, dan organisasi.
Di dalam TQM, peranan penghargaan dan pengakuan terhadap prestasi karyawan, seperti penilaian kinerja, kompensasi, program pengakuan prestasi, dan sistem promosi, merupakan motivasi untuk mencapai sasaran perusahaan.
Penghargaan biasanya dalam bentuk moneter bonus, uang, liburan, dll
Pengakuan tindakan dalam bentuk nonmoneter ucapan terimakasih, award dari perusahaan, dll.
Sistem Kompensasi yang Baik harus Memenuhi Prinsip-Prinsip Kunci Manajemen Kualitas
Kompensasi harus berorientasi pada pelanggan
Kompensasi harus berorientasi pada tim
Kompensasi harus dapat diukurSistem kompensasi harus
mengikutsertakan partisipasi seluruh karyawan
Penilaian Kinerja dapat Mendukung Perbaikan Kualitas Bila Keadaan Ini dapat Terpenuhi
Penilaian kinerja harus dipisahkan dari sistem kompensasi
Penilaian kinerja harus didasarkan pada observasi, pengukuran perilaku, dan hasil.
Penilaian kinerja harus mendorong partisipasi karyawan
Kriteria Program Pengakuan yang Baik Konsisten, diberikan dengan cara yang sam adari waktu
ke waktu Memerlukan biaya Sering dilakukan Orang yang diberikan pengakuan menggunakan
keterampilan interpersonal untuk memberikan informasi mengenai pencapaian prestasi.
Pengakuan yang berasal dari rekan sejawat Public display Pengakuan harus didasarkan pada kepercayaan dan
penghormatan Umpan balik spesifik diberikan untuk menunjukkan
bahwa seseorang melakukan sesuatu yang bernilai Semakin banyak orang dilibatkan dalam proses seleksi,
semakin subjektif pendapat yang diberikan. Pengakuan dilakukan secara berkala Pengakuan bersifat win/win (setiap orang adalah
pemenang)
Sistem Saran: Konsep dan ImplementasiSegi positif dari sistem saran adalah bahwa
setiap saran yang berasal dari karyawan pasti akan dipatuhi oleh mereka.
Tahap peranan manajemen dalam implementasi dan operasi sistem saran:
1. Membuat kebijakan2. Mengadakan sistem saran3. Mempromosikan sistem saran4. Evaluasi saran dan sistem saran5. Melaksanakan saran6. Menghargai karyawan7. Memperbaiki sistem saran
Kriteria Perbaikan Pemrosesan SaranSemua saran mendapatkan tanggapan
formalSemua saran ditanggapi dengan segeraPrestasi setiap departemen dalam
memberikan dan menanggapi saran dipantau oleh manajemen
Biaya dan penghematan sistem dilaporkanPenghargaan dan pengakuan ditangani
dengan segeraIde-ide yang bagus dilaksanakanKonflik kepribadian diminumumkan
Perbaikan Setiap SaranAgar dapat membuat saran yang baik, setiap
karyawan harus memahami:1. Identifikasi masalah dan perumusan ide
untuk perbaikan2. Menyampaikan ide-idenya secara ringkas
dan jelas dalam bentuk tulisan 3 tahap dalam perumusan ide untuk
perbaikan lingungan kerja dalam meningkatan jumlah dan kualitas ide yang dihasilkan karyawan:
1. Identifikasi masalah2. Oenelitian3. Pengembangan ide
Manajer dapat membantu para karyawan untuk memperbaiki saranya masing-masing dengan melatih mereka dalam hal berikut:
Menjelaskan situasi saat ini yang menciptakan masalah secara singkat dan jelas
Menyampaikan perubahan yang diusulkan secara langsung dan spesifik
Mempersiapkan penjelasan atau uraian untuk memperjelas perubahan yang diusulkan
Menjelaskan manfaat-manfaat yang diharapkan dengan menggunakan ukuran yang dapat dikuantitatifkan )persentase, uang, waktu, jumlah, atau ukuran lainnya yang sesuai)
Pengupayaan Partisipasi Aktif dari Semua Karyawan Menghilangkan hambatan
tersembunyiMendorong karyawan baru agar
terlibatMelatih karyawan yang segan
berpartisipasi
Menghilangkan Hambatan TersembunyiPerilaku negatifKeterampilan menulis yang
kurang baikKhawatir sarannya ditolakKetidakmudahan
Mendorong Karyawan Baru Agar TerlihatMenjelaskan kepada karyawan baru mengenai
pentingnya saran-saran (misalnya perbaikan kualitas, efisiensi, pengurangan biaya, peningkatan produtivitas, peningkatan keamanan, dll)
Melakukan suatu perbaikan kecil pada tugas karyawan baru, kemudian ditulis sebagai contoh suatu saran, dan contoh tersebut digunakan untuk menggambarkan bagaimana proses kerjanya.
Menugaskan karyawan baru untuk bekerja sama dengan karyawan yang berpengalaman untuk mengembangkan berapa saran.
Memberian umpan balik positif atas beberapa usaha awal karyawan baru.
Melatih Karyawan Uang Segan BerpartisipasiMenilaiMemeriksa atau menelitiMencocokkanMemilihMengelola