bab 5 analisis dan perancangan sistem 5.1. analisis...

126

BAB 5

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

5.1. Analisis Sistem

5.1.1. Tujuan Sistem

Untuk memperkuat strategi bersaing dalam bidang pengadaan barang,

perusahaan menggunakan teknologi informasi dalam mendukung proses

bisnisnya. Sistem yang berjalan bersifat internal yaitu terhubung melalui jaringan

intranet pada bagian internal perusahaan karena letak tiap bagian perusahaan

tidak terlalu berjauhan antara kantor dengan bagian lain perusahaan (karena

mereka masih dalam satu kompleks ruko perkantoran). Dan untuk koneksi

dengan rekan bisnis di luar perusahaan dapat menggunakan jaringan ekstranet

ataupun internet. Maka sistem informasi ini mengintegrasikan beberapa bagian

dari perusahaan, yaitu melibatkan bagian General Affairs, Keuangan, Pembelian

dan Gudang.

Sistem informasi pengadaan barang dalam PT UFO ini digunakan untuk

mempermudah proses dalam pengadaan barang mulai dari penanganan

pemesanan kebutuhan akan barang dari setiap unit perusahaan yang akan diatur

oleh staf administrator untuk nanti disampaikan kepada pihak pemasok melalui

website e-procurement yang akan diharapkan dapat lebih cepat dalam

menyampaikan informasi pesanan secara detil. Dan melalui website ini pula

diharapkan ada konfirmasi atas pesanan dari pemasok yang cepat pula secara

online yang dapat diketahui oleh pihak perusahaan sehingga dapat memproses

127

pemesanan barang dengan lebih cepat lagi untuk mendapatkan barang yang

diinginkan.

Sistem ini akan dikembangkan secara bertahap karena kebutuhan perusahaan

akan informasi pengadaan barang yang semakin banyak, banyaknya proses

aktivitas yang membutuhkan sarana pengolahan data secara cepat, dan investasi

teknologi informasi yang tidak sedikit. Langkah pembangunan sistem yang

bersifat internal ini memberikan keuntungan bagi perusahaan dalam

meningkatkan kinerja karyawan PT UFO serta membiasakan bagi mereka untuk

lebih lagi bekerja menggunakan perangkat teknologi informasi yang lebih

menunjang kepraktisan dalam bekerja daripada menggunakan cara yang

tradisional.. Maka untuk analisis dan perancangan sistem ini akan difokuskan

pada pengembangan Sistem Informasi e-Procurement pada PT UFO tersebut.

5.1.1. Definisi Sistem

Untuk dapat membantu mendukung dalam memenuhi kebutuhan operasional

perusahaan, maka PT UFO membuat suatu sistem yang mampu mengelola

permintaan-permintaan dari setiap unit bagian di perusahaan. Dimana setiap

bagian tersebut akan memberi hak bagi tiap unitnya untuk mengajukan

permintaan akan kebutuhan barang bagi proses operasional perusahaan. Setiap

bagian tersebut juga akan menseleksi setiap permintaan yang ada agar sesuai

dengan kebutuhan yang ada dan tidak melebihi anggaran yang sudah ditetapkan.

Bila permintaan itu sudah disetujui oleh setiap pimpinan dari bagian perusahaan

tersebut, barulah permintaan itu disampaikan kepada administrator sistem

128

pengadaan barang yang ada. Cara berinteraksi dengan tiap-tiap bagian dapat

melalui sistem yang terhubung melalui jaringan LAN (Local Area Network).

Selanjutnya sistem tersebut akan memproses persetujuan oleh direktur dan

manajer keuangan. Permintaan yang disetujui akan disampaikan kepada para

pemasok barang dengan menginformasikannya melalui e-mail, telepon atau fax

untuk memberi laporan permintaan pada website sistem dan bila perlu diadakan

negosiasi dengan para pemasok barang untuk mendapatkan kesepakatan bersama

mengenai barang, harga, dan proses transaksinya. Bila telah mendapatkan

persetujuan harga maka akan diberikan persetujuan pemesanan pembelian

(Purchase Order).

Sistem ini juga akan melaporkan hasil proses kegiatan transaksi yang terjadi

sampai akhirnya barang diterima oleh pihak perusahaan. Setelah itu sistem juga

berperan dalam menangani masalah retur barang agar mendapat penggantian

barang oleh pihak pemasok barang dengan memberi laporan kepada pihak

pemasok tersebut. Selanjutnya sistem akan menginformasikan akan barang yang

telah diterima oleh perusahaan agar nanti dapat diteruskan oleh pihak yang

berwenang untuk membagikan barang-barang tersebut kepada para pihak yang

membutuhkannya.

Sistem ini dibuat secara terkomputerisasi yang dapat menerima data-data

pemasok barang, laporan negosiasi dan produk-poduk yang dibutuhkan untuk

disimpan dalam database yang terintegrasi. Seluruh basis data akan disimpan

dalam data warehouse perusahaan yang dikelola secara terpusat. Data-data dalam

data warehouse akan dipilah-pilah sesuai dengan kebutuhan tiap bagian

perusahaan seperti bagian keuangan dan pembelian.

129

Sistem ini akan mengumpulkan data-data mengenai pemasok barang

(supplier), agar perusahaan dapat menemukan dan mengenal supplier yang

diinginkan berdasarkan jenis barang dan bahan baku yang dijual, lokasinya,

harga dan prosedur transaksi yang digunakan. Agar nanti perusahaan dapat

menjalin kerjasama yang lebih baik lagi dengan para supplier yang telah

dikenalnya dan mencari supplier yang mampu memberi keuntungan paling baik

bagi perusahaan. Selain itu system juga akan mencatat setiap proses transaksi

yang dilakukan dengan supplier seperti dari negosiasi yang dilakukan agar dapat

mengerti kebutuhan setiap supplier yang berbeda-beda dan dapat memperoleh

informasi barang dan produk yang terbaru dari supplier mengenai tipe produk

terbaru sampai perubahan harganya.

Maka pada sistem ini user dari luar perusahaan yang login adalah merupakan

calon supplier, maka user terbagi atas dua yaitu, supplier dan administrator,

dimana masing masing memiliki hak akses dan menu yang berbeda-beda.

130

Tabel 5.1 : Tabel FACTOR definisi sistem

Functionality o Mendukung proses manajemen pengadaan barang

perusahaan untuk dapat mempermudah prosedur proses

pengadaan barang yang ada.

o Mendapatkan dan menjalin hubungan dengan suppliers

yang potensial bagi perusahaan

Application Domain Sistem ini digunakan untuk menerima permintaan akan barang

yang telah disetujui, mengirimkan permintaan ke pemasok,

mendapatkan kesepakatan transaksi dengan supplier, membuat

surat persetujuan pembelian, menyimpan data barang.

Condition Sistem dikembangkan dengan keterlibatan personil dari bagian

pembelian dan penerimaan barang (gudang / persediaan).

Technology Menggunakan Server yang telah ada dengan basis aplikasi ASP

(Active Server Pages), jaringan LAN untuk menghubungi

beberapa workstation yang tersambung ke internet, dan database

Microsoft SQL Server 2000

Object Calon supplier, Supplier, Request Order, Purchase Order,

Negotiation Forum, Retur Report

Responsibility o Administrasi isi website

o Mengelola data pemesanan sampai pembelian barang

o Memonitor dan merekam proses kegiatan tersebut

o Menangani proses retur barang

5.2. Rich Picture Sistem

Untuk menggambarkan alur kegiatan dari keseluruhan proses sistem e-

procurement pada PT UFO serta untuk menampilkan cakupan dari pengguna di

sistem tersebut dalam batasan-batasannya masing-masing seperti dalam ruang

131

lingkup lingkungan internal perusahaan dan lingkungan sistem eProcurement,

dapat ditampilkan melalui diagram rich picture berikut.

Gambar 5.1. Rich Picture system eProcurement PT UFO

5.2.1. Ringkasan Problem Domain Sistem

Sistem eProcurement bagi PT UFO ini, diharapkan dapat dikembangkan untuk

mengatasi permasalahan yang ada dalam proses pengadaan barang yang

sebelumnya memiliki prosedur yang terlalu panjang dan rumit. Maka dengan

sistem ini penanganan proses pengadaan barang mulai dari permintaan akan

barang sampai barang diterima dapat dikontrol tanpa melibatkan banyak pihak

132

sekaligus dikarenakan sistem ini akan dapat melayani, merekam dan melaporkan

transaksi yang sedang berjalan sepanjang waktu (real time) sehingga para

manajer dapat melihatnya sewaktu-waktu, dikarenakan juga tugas ini telah diatur

oleh beberapa administrator yang memantau kegiatan-kegiatan di sistem ini.

Maka tugas dari administrator system adalah untuk menerima input

permintaan yang telah disetujui sebelumnya dan menginformasikannya kepada

para supplier di halaman website eProcurement. Mulai dari respon yang

diberikan oleh supplier, maka seluruh kegiatan transaksi akan terus direkam

seperti kegiatan negosiasi kesepakatan di Negotiation Forum, laporan permintaan

barang yang disepakati oleh supplier dan laporan Purchase Order yang

disampaikan kepada supplier. Dan juga bila ada transaksi retur barang, akan

dicatat dalam laporan retur barang.

5.2.2. Ringkasan Application Domain Sistem

Aplikasi yang dibuat harus dapat mendukung tugas-tugas manajemen

pengadaan barang dalam mendapatkan permintaan akan barang dari perusahaan

yang akan disampaikan kepada pihak supplier dan proses pelaporan akan

transaksi yang terjadi dengan supplier tersebut sampai barang diterima oleh

pihak perusahaan. Juga menangani retur pembelian barang tersebut.

Dalam sistem ini terdapat tiga aktor yang berperan yaitu web admin, suplier,

calon suplier. Web admin bertugas menentukan isi dari web, memasukan daftar

permintaan barang pada halaman suplier serta menjawab konfirmasi dari supplier

akan pesanan barang tersebut dengan memberikan purchase order. Dan bila

membutuhkan kesepakatan yang lebih dapat dicapai dengan forum negosiasi.

133

Supplier dapat memberikan konfirmasi atas pesanan barang padanya dan bila

perlu untuk kesepakatan lebih lanjut dapat mempergunakan Negotiation Forum

untuk mendiskusikan kesepakatan transaksi yang butuh lebih detil. Lalu supllier

yang telah mendapatkan purchase order akan mengirimkan barang yang

dinginkan perusahaan ke pihak perusahaan. Dan bila ada retur maka suplier juga

akan memberikan konfirmasi akan retur tersebut untuk mengenai proses

penggantian barang yang akan dilakukan.

Calon Supplier adalah pengunjung situs, yang dapat mendaftar (register)

menjadi member supplier aktif bagi sistem e-procurement PT UFO, yang mana

calon supplier tersebut juga dapat memanfaatkan sebagian menu yang

disediakan oleh website, seperti mengakses Guestbook untuk mengisi komentar

mengenai website, melihat berita-berita terbaru di menu News , dan mengadakan

kontak lebih lanjut mengenai perusahaan ini di menu contact di About Us. Maka

untuk mengakses menu-menu lainnya maka ia harus terlebih dahulu register atau

login sebagai suplier aktif di website e-procurement PT UFO ini.

5.3. Class

Dalam membentuk keseluruhan sistem e-procurement ini maka perlu

didefinisikan kelas-kelas (classess) yang terlibat dengan sistem. Berikut

ditampilkan class diagram yang menggambarkan class keseluruhan sistem.

135

5.3.1. Struktur Database

Berdasarkan kelas-kelas (classes) yang ada maka dapat dibuat struktur

database yang digunakan. Spesifikasi file-file dari database tersebut adalah

sebagai berikut: (P.K adalah primary key dari setiap table)

Nama file : Guestbook

Tabel 5.2. Table database guestbook

Nama atribut type Panjang

Id_komentar (P.K) integer 4

Nama char 30

Email char 25

Komentar varchar 300

Nama file : New_Supplier

Tabel 5.4. Table new_supplier


Id_new_sup (P.K) integer 4

Nama_perusahaan char 25

e-mail char 25

contactperson char 25

No.telpon numeric 10

136

Nama file : User

Tabel 5.3. Table database user


Id_user (P.K) integer 4

username char 10

password char 5

Nama_perusahaan char 30

Alamat_perusahaan char 70

Kodepos char 5

No_telpon char 13

Email char 25

Status Int 2

Jenis_usaha char 20

No_izin char 20

Contactperson char 30

Tahun berdiri numeric 4

Jabatan char 15

137

Nama file : Purchase_Order

Tabel 5.5. Table Purchase_Order


IdPO (P.K) integer 4

Kdprod char 5

nmprod char 25

tgl date 8

Harga char 9

kuantitas char 10

Kode_sup integer 4

Nama file : Request_Order

Tabel 5.6. Table Request_Order


IdRO (P.K) integer 4

Kdprod char 5

nmprod char 25

tgl date 8

Harga char 9

kuantitas char 10

Kode_sup integer 4

Status Int 1

138

Nama file : Negotiation_Forum

Tabel 5.7. Table Negotiation_Forum


Id (P.K) integer 4

Kdcategory integer 4

nmcategory char 20

Kdtopik Integer 4

Nmtopik Char 30

Kdpesan Integer 4

isipesan char 250

Tgl_isi date 8

139

5.4. Diagram Use Case

Dari hasil analisa sistem teridentifikasi adanya tiga aktor, yakni: Calon Suplier

Supplier dan Administrator

Sistem eProcurement PT. UFO

Supplier

Admin

Register

Pengisian Guestbook

Pemberiankonfirmasi Request Order

Negosiasi Forum

Pemberiankonfirmasi Purchase Order

Pendataan News

Pendataan RequestOrder

PengirimanPurchase Order

Pendataan kategoriNegosiasi Forum

Pemberiankonfirmasi retur barang

Pengiriman laporanretur barang

calon_supplier

Gambar 5.3. Use Case Diagram Sistem e-Procurement PT UFO

140

5.4.1. Sequence Diagram

Register Use Case: Pada saat calon supplier ingin menjadi terdaftar sebagai supplier aktif di

website e-Procurement PT UFO, ia harus terlebih dahulu mendaftarkan dirinya.

Pertama-tama calon supplier akan membuka window register, kemudian memasukkan

data-data yang diperlukan dan mengirimnya.

Object : windows register, calon supplier

Gambar 5.4. Sequence Diagram Register

141

Pengisian Guestbook Use Case: Calon supplier dan supplier dapat memberikan komentar kesan ataupun saran

mengenai website ini yang akan ditampilkan dalam halaman guestbook. Pertama-tama

Supplier ataupun calon supplier akan membuka window guestbook, kemudian

memasukkan kritik atau sarannya dan kemudian supplier ataupun calon supplier

mengirimkannya.

Object : window guestbook, guestbook, User (supplier dan calon supplier)

Gambar 5.5. Sequence Diagram Pengisian Guestbook

142

Pemberian Konfirmasi Request Order

Use case: supplier melihat data permintaan pemesanan barang yang telah disediakan

untuknya, kemudian memberikan konfirmasi atas permintaan pesanan tersebut yaitu

bersedia menerima pesanan atau tidak siap menerima pesanan yang telah ditentukan

tersebut.

Object : supplier, window request order, request order

supplier window : request order Request Order

open()get_request_order()

checking request()

give confirmation()

close()

Save_status()

Gambar 5.6. Sequence Diagram Pemberian Konfirmasi Request Order

143

Negosiasi Forum

Use case: Supplier mengisi di forum negosiasi untuk mengemukakan keinginannya akan

transaksi yang diinginkannya, maka web admin akan memberikan respon pada setiap

pertanyaan dan pendapat supplier di Negotiation Forum.

Object : supplier, window Negotiation Forum, Negotiation Forum, Negotiation Topic,

Negotiation Message

supplierwindow : negotiation

forum negotiation_forum negotiation_topic negotiation _message

open()get_category()

addtopic()insert topic()

sending message()add_message()

removing message()deletemessage()

gettopic()

removing topic()deletetopic()

removing category()deletecategory()

Gambar 5.7. Sequence Diagram Negosiasi Forum

144

Pemberian Konfirmasi Purchase Order Use case : Supplier akan menerima Purchase Order pada saat sudah terjadi kesepakatan

transaksi pembelian barang, maka supplier akan memberikan konfirmasi atas purchase

order tersebut untuk menunjukan kapan waktu pengiriman barangnya.

Object : supplier, window:Purchase Order, purchase order

Supplier window:Purchase Order Purchase_Order

open()get PO()

checking PO()

give confirmation()

close()

Gambar 5.8. Sequence Diagram Pemberian Konfirmasi Purchase Order

145

Pemberian Konfirmasi Retur Barang Use case : Bila terjadi retur barang, maka supplier akan memberikan konfirmasi atas

retur barang yang dilaporkan kepadanya.

Object : supplier, window:product return, Product return

Gambar 5.9. Sequence Diagram Pemberian Konfirmasi Retur Barang

146

Pendataan News Use case : Admin bertugas untuk mendata semua isi berita pada website agar selalu

dapat memberikan informasi yang aktual pada seluruh pengguna website. Maka secara

periodik, admin akan memasukan berita-berita baru di halaman News.

Object : admin, window:news, news

Gambar 5.10. Sequence Diagram Pendataan News

147

Pendataan Kategori Negosiasi Forum Use case : Admin bertugas untuk mendata isi kategori pada negosiasi forum agar setiap

pembicaraan di forum dapat tertata dengan rapi untuk memudahkan pengecekan

kembali. Maka admin akan mendata setiap isi forum sesuai kategorinya masing-masing.

Object : admin, window: admin forum, negotiation forum

Gambar 5.11. Sequence Diagram Pendataan Kategori Negosiasi Forum

148

Pendataan Request Order Use case : Admin bertugas untuk mendata isi Request Order sesuai dengan permintaan

pesanan yang sudah disetujui terlebih dahulu dari perusahaan. Selanjutnya admin

memasukan data-data ke dalam halaman Request Order.

Object : admin, window: admin RO, Request Order

Gambar 5.12. Sequence Diagram Pendataan Request Order

149

Pengiriman Purchase Order Use case : admin mengirimkan purchase order atas pembelian barang yang disepakati

perusahaan kepada supplier, dengan memasukkan data-data barang yang dipesan.

Object : admin, window: admin request_order, window: admin PO, Purchase Order,

Request_ Order

Gambar 5.13. Sequence Diagram Pengiriman Purchase Order

150

Pengiriman Laporan Retur Barang Use case : admin mengirimkan laporan retur barang apabila ada kesalahan atau

kerusakan dalam pengiriman barang ke perusahaan, maka admin akan membuatkan

laporan retur / penggantian barang yang bermasalah tersebut kepada pihak supplier.

Admin dapat menginformasikan retur barang tersebut dengan menampilkannya di

website halaman supplier.

Object : admin, window: admin product_return, product return

Gambar 5.14. Sequence Diagram Pengiriman Laporan Retur Barang

151

5.5. Rancangan Layar

Adapun rancangan layar yang digunakan untuk merancang isi dan tampilan

antar muka sistem e-procurement pada PT UFO ini adalah sebagai berikut:

1. Antar muka pembuka (Home)

Gambar 5.15. Tampilan Rancangan Layar Home

Melalui rancangan tampilan halaman home dari sistem ini, dibuat dengan

ketentuan dari berbagai segi yaitu :

Struktur desain; yaitu dengan menggunakan tabel-tabel yang telah

terukur dalam penyusunan isi dan penempatannya di dalam halaman

sehingga menjadi lebih teratur dan rapi.

152

Penempatan / tata letak; yaitu dengan penempatan utama melalui

penempatan logo dan menu di baris teratas halaman, penempatan isi

halaman di baris tengah, dan penempatan menu navigasi bantu di baris

paling bawah. Melalui penempatan isi ini supaya dapat membuat

pengguna system dapat lebih mudah untuk fokus pada isi yang berada

pada setiap halaman di sistem ini.

Navigasi; dibuat dengan memberikan menu navigasi di baris atas

halaman dibawah logo dan disertai dengan menu navigasi bantu di baris

paling bawah. Diharapkan agar penempatan dan sistem navigasi yang

disediakan dapat lebih mudah untuk dicari dan dipahami pengguna

sistem. Khusus untuk halaman sistem yang berada setelah pengguna login

akan memiliki menu navigasi khusus untuk halaman tersebut yaitu berupa

tabel yang terletak di samping kanan baris content / isi.

Link; dibuat dengan struktur yang memudahkan pengguna dalam

mengakses ke halaman atau bagian yang lain dalam sistem yaitu dengan

mengklik nama menu yang menyediakan link akses ke halaman lain

tersebut.

Isi; dalam halaman sistem ini, isi ditampilkan dengan singkat dan

jelas langsung pada tujuannya. Isi juga memberikan kemudahan dan

panduan pada penguna yang masih baru dalam menggunakan dan

mengakses berbagai menu yang tersedia.

Tampilan; menggunakan font yang mudah dibaca dengan ukuran

yang normal. Menggunakan tampilan warna yang lembut untuk

153

background dan warna bagian menu untuk kemudahan dalam melihat

keseluruhan isi sistem.

Pada halaman home sistem ini ditujukan sebagai antar muka penyambut

khusus bagi pengguna dan pengunjung sistem. Bagi para pengguna sistem

dapat mengisi menu login, yaitu mengisi username dan password yang sudah

memiliki validasi input untuk mengakses menu utama secara pribadi.

Sedangkan bagi para pengunjung sistem, dapat mengakses menu register

untuk menjadi anggota sistem, melihat berita, mengisi pesan dan kesan di

menu Guestbook, dan melihat keterangan perusahaan agar kelak dapat

menghubungi pihak perusahaan untuk mengadakan kontak dan hubungan

lebih lanjut.

2. Menu di antar muka awal

Adapun halaman rancangan layar menu yang tersedia di antar muka awal

adalah sebagai berikut:

154

Menu Register

text

logo E-Procurement

Home | Register | Guestbook | News | About Us

Nama Perusahaan :

Alamat Perusahaan :

Tahun berdiri :

Jenis usaha :

No. telepon :

Contact Person :

Jabatan :

E-mail :

Kode pos :

No. Sertifikat Perusahaan :

text

LoginUsername

Password

SubmitForget Password?

Klik Register untukPendaftaran baru

Home | Register | Guestbook | News | About UsCopyright © PT-UFO 2005

REGISTER

Submit Cancel Baca Terms and Condition !!

Gambar 5.16. Tampilan Rancangan Layar Register

Yaitu menu untuk mendata identitas yang digunakan sistem bagi para

pengguna yang ingin menjadi anggota di sistem e-procurement ini. Calon

user yang diinginkan adalah pihak supplier, maka nama perusahaan akan

turut didata beserta jenis usaha yang dijalankan. Untuk keterangan dan

ketentuan sebagai anggota maka calon penguna wajib untuk membaca

peraturan di menu Terms and Condition yang telah disediakan.

155

Menu Guestbook

text

logo E-Procurement


Nama :

E-mail :

Komentar :

text

LoginUsername

Password

SubmitForget Password?



GUESTBOOK

Kembali Insert

Nama : xxxxxxxxE-mail : [email protected] : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxTangal Kirim : mm/dd/yyyy hh:mm:ss AM/PM

Nama : xxxxxxxxE-mail : [email protected] : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxTangal Kirim : mm/dd/yyyy hh:mm:ss AM/PM

Gambar 5.17. Tampilan Rancangan Layar Guestbook

Menu ini digunakan bagi seluruh pengguna dan pengunjung sistem untuk

memberikan pesan, kesan dan komentar bagi sistem. Hal ini ditujukan untuk

membangun komunikasi yang aktif dari pengguna sistem. Dan bila ada

komentar yang penting, pihak sistem ini dapat menghubungi pihak yang telah

mengisi Guestbook tersebut untuk konfirmasi atau mengadakan komunikasi

lebih lanjut. Sehingga diharapkan membentuk komunikasi yang interaktif.

156

Menu News

logo


News 1 Headings

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

text

LoginUsername

Password

Submit Forget Password?



NEWS

News 2 Headings

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Gambar 5.18. Tampilan Rancangan Layar News

Adalah menu yang menyediakan tampilan informasi dan berita-berita

aktual bagi para pengguna sistem.

157

Menu About Us

text

logo E-Procurement


XxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

XxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

text

LoginUsername

Password

Submit Forget Password?



Gambar

Gambar 5.19. Tampilan Rancangan Layar About Us

Adalah menu yang menyediakan tampilan informasi mengenai perusahaan

agar pengguna dapat mengenal lebih lanjut mengenai pihak perusahaan ini dan

juga dapat menghubungi pihak perusahaan melalui e-mail untuk komunikasi.

158

3. Menu-menu bagi halaman pengguna setelah login

Adapun menu-menu yang tersedia bagi halaman pengguna (supplier) yaitu:

Halaman home untuk supplier

text

logo E-Procurement

Home | Logout | News | About Us

Greetings

o Edit Profile

o Terms and Condition

o Request Order

o Negotiation Forum

o Purchase Order

Home | Logout | News | About UsCopyright © PT-UFO 2005

Selamat Datang xxxxxx

Gambar 5.20. Tampilan Rancangan Layar Home Supplier

Yaitu halaman antar muka pembuka dan home bagi anggota sistem.

159

Halaman Edit Profile

text

logo E-Procurement


Username :

Nama :

Password :

Alamat :

o Edit Profile


o Request Order

o Negotiation Forum

o Purchase Order


Selamat Datang xxxxxxEdit Profile

Kembali Update

Gambar 5.21. Tampilan Rancangan Layar Edit Profile

Yaitu menu bagi anggota yang akan mengubah data profil pribadinya.

160

Menu Terms and Condition

text

logo E-Procurement


Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx- Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx- Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx - Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx- xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

o Edit Profile


o Request Order

o Negotiation Forum

o Purchase Order


Selamat Datang xxxxxxTerms and Condition

Gambar 5.22. Tampilan Rancangan Layar Terms and Condition

Menu halaman peraturan-peraturan dan ketentuan yang harus diketahui dan

dilaksanakan oleh para anggota dalam sistem ini.

161

Menu Negotiation Forum

text

logo

Active Topics Memberlist Search HelpRegister Login

Back

Time record xxxxxxx Quick Login Go

Forum Topics Post Last Post

Xxxxxxxxxxxx xxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx

Forum StatisticsXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Open Forum [no new posts] Read Only [no new replies] Password Required

Open Forum [new posts] Read Only [new posts] No Access

Gambar 5.23. Tampilan Rancangan Layar Negotiation Forum

Menu untuk mengadakan komunikasi interaktif antara pihak perusahaan

dengan para supplier / anggotanya dalam mencapai negosiasi kesepakatan

transaksi bisnis ataupun pertukaran informasi.

162

Menu Request Order

text

logo E-Procurement

Home | Logout | News | About Us | <<back>>

ID. RO Tanggal Nama Barang harga kuantitas jumlah keterangan


Selamat Datang xxxxxxRequest Order

01. dd/mm/yyyy xxxxxxxxxxx xxxxxx xxxxxxxx xxxxxx diterima√

TOTAL xxxxxxxxx

Go to Negotiation ForumKonfirmasi R O Reset

Gambar 5.24. Tampilan Rancangan Layar Request Order

Tampilan permintaan barang dari pihak perusahaan yang ditampilkan di

halaman pihak supplier yang sudah ditentukan. Dimana nanti pihak supplier

akan memberikan respon berupa konfirmasi akan permintaan barang yang dapat

disetujui atau yang tidak dapat dipenuhi kepada pihak perusahaan (dalam hal ini

diwakilkan oleh pihak administrator sistem). Bila ada permintaan barang yang

perlu dinegosiasikan untuk kesepakatan lebih lanjut, pihak supplier dapat

menegosiasikannya di menu Negotiation Forum.

163

Menu Purchase Order

text

logo E-Procurement

Home | Logout | News | About Us | <<back>>

ID. Po Tanggal Nama Barang harga kuantitas jumlah keterangan


Selamat Datang xxxxxxPurchase Order

01. dd/mm/yyyy xxxxxxxxxxx xxxxxx xxxxxxxx xxxxxx xxxxxxxxxx

TOTAL xxxxxxxxx

Deal dan notifikasi pengiriman barang

Kode PO : xxxxx

Gambar 5.25. Tampilan Rancangan Layar Purchase Order

Setelah transaksi pembelian disepakati kedua belah pihak, maka akan

ditampilkan form Purchase Order di halaman menu ini untuk pihak supplier.

Dimana pihak supplier juga dapat memberikan konfirmasi telah membaca form

purchase order ini dengan memberi konfirmasi notifikasi untuk jadwal

pengiriman barangnya.

164

4. Menu-menu bagi halaman administrator

Dimulai dari halaman menu login yang terpisah dari milik login untuk

anggota sistem yang lain.

Gambar 5.26. Tampilan Rancangan Layar login admin

Setelah login berhasil dilakukan, maka administrator akan menjumpai

antar muka tampilan halaman menu untuk mengakses berbagai menu yang

digunakan untuk melakukan manajemen sistem ini.

Menu-menu yang terdapat pada halaman setelah login admin adalah

sebagai berikut:

Gambar 5.27. Tampilan Rancangan Layar menu admin

165

Menu Admin News

text

logoE-Procurement

Home | Logout | News | About Us | <<Back>>


Admin NewsWelcome Admin

Gambar :

Berita :

<< Logout

Browse

Insert

Gambar 5.28. Tampilan Rancangan Layar admin news

Yaitu halaman yang digunakan administrator untuk menginput berita yang

akan ditampilkan di halaman News.

166

Menu admin produk

Gambar 5.29. Tampilan Rancangan Layar admin produk

Yaitu menu untuk mengupdate produk-produk yang dibutuhkan dalam

transaksi procurement dalam sistem ini.

167

Menu Admin Request Order

logoE-Procurement

Request Order Entry

Welcome Admin

KodeProduk :

Nama Produk :

Harga Produk Yang ditawarkan :

Kuantitas :

Cancel Back Lihat Request OrderSubmit



Gambar 5.30. Tampilan Rancangan Layar admin request order

Yaitu menu untuk menginput kebutuhan barang-barang yang akan

ditampilkan nanti menjadi form request order di halaman Request Order bagi

supplier.

168

Menu Admin Purchase Order

logo



Purchase Order Entry

Welcome Admin

KodeProduk :

Nama Produk :

Harga Produk Yang ditawarkan :

Kuantitas :

Kode Supplier :

Cancel Back Lihat Purchase OrderSubmit

Gambar 5.31. Tampilan Rancangan Layar admin Purchase order

Setelah menerima konfirmasi dari supplier akan request order yang

diberikan dan terjadi kesepakatan transaksi bersama. Maka akan diinputkan

barang yang akan dibeli dalam form purchase order yang akan diberikan

kepada pihak supplier.

169

Menu Admin Supplier

text

logo E-Procurement



Database Supplier

ID. Supplier Nama Perusahaaan Alamat Perusahaan e-mail Contact Person

XXXXX Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxxx XXXXXXXXX




Gambar 5.32. Tampilan Rancangan Layar admin Admin Supplier

Disini admin dapat melihat keseluruhan anggota (supplier) yang

mengadakan kerjasama dalam sistem ini. Sekaligus dapat mengamati setiap

supplier tersebut untuk pengelolaannya.

170

5.6. Diagram navigasi dan tampilan

5.6.1. Diagram navigasi user interface

Gambar 5.33. Navigation Diagram user

171

5.6.2. Diagram Navigasi Administrator

Pilihan admin

Admin news Admin produk Database supplier

Request order entry

Purchase order entry

Request Order Purchase Order

Login Admin

Clik on News Clik on Produk Clik on SupplierClik on Request

OrderClik on Purchase

Order

Clik on lihat Purchase Order

Clik on lihat Request Order

Navigation Forum Login

Admin forum menu

Delete forum topics Insert new topic

Clik on Forum menu

Clik on insert topicClik on delete forum topic

Gambar 5.34. Navigation Diagram Admin

172

5.7. Arhitecture Design

5.7.1. Kriteria

Kriteria sistem yang diharapkan untuk membuat sistem dapat berjalan dengan

baik, maka kriteria yang menjadi prioritas dalam sistem ini adalah usable,

efficient dan reliable. Karena kriteria ini diperlukan dalam menciptakan

hubungan dengan pihak rekan bisnis agar lebih memiliki kegunaan yang jelas,

efisien dan dapat dipercaya dalam bisnis.

Tabel 5.8. Prioritas kriteria rancangan

Criteria Very

Important

Important Less

Important

Irrelevant Easily

Fullfilled

Usable √

Secure √

Efficient √

Correct √

Reliable √

Maintainable √

Testable √

Flexible √

Comprehensible √

Reusable √

Portable √

Interoperable √

173

5.7.2. Component Architecture

Komponen arsitektur dari rancangan sistem dengan sistem data terpusat

dimana user komponennya memiliki user interface, function dan system interface

sedangkan Server memiliki komponen system interface, function, dan model.

Gambar 5.35 : Komponen arsitektur rancangan sistem

5.7.3. Process Component

Menggunakan pola yang terpusat, di mana client hanya ditangani oleh user

interface dan system interface.

174

Supplier

User Interface

System Interface

:Server

User Interface System Interface

Function

Model

Calon Supplier

User Interface

System Interface

Gambar 5.36 : Deployment Diagram

5.8. Function

Adapun untuk fungsi-fungsi yang ada dalam menjalankan kegiatan dalam

rancangan sistem ini ditunjukan dalam tabel fungsi berikut ini :

175

Tabel 5.9 : Tabel Fungsi

Function Complexity Type

Create and update data supplier Simple Update

Insert, update, delete news Simple Update

Create, Update, Send Order request Medium Update

Create, Update, Send Purchase

Order

Medium Update

Request Order confirmation from

suplier

Complex Compute, Signal,

Update

Response Negotiation Forum Medium update

Create, update, delete, Submit

Purchasing History

Simple Update

5.9. Rencana Implementasi

5.9.1. Tata Laksana Sistem yang diusulkan

5.9.1.1.Arsitektur Jaringan

Dalam membentuk arsitektur jaringan untuk sistem ini dimana akan

dihubungkan informasi dari komputer administrator ke komputer client

(supplier), maka dimulai dari komputer administrator yang akan terhubung ke

server yang dilindungi dengan firewall yang terhubung dengan internet melalui

modem dengan menggunakan TCP/IP sebagai protokolnya. Jalur internet ini

176

akan terhubung dengan pihak penyedia jasa internet yang dapat

menghubungkan data ke komputer client yang terhubung ke internet melalui

modem. Demikian juga data yang dikirimkan dari komputer client akan

dikirimkan melalui jaringan internet agar sampai ke pihak administrator.

internetModem

Firewall

ServerSwitch

Database

bab 5 analisis dan perancangan sistem 5.1. analisis...

Documents