bab 4 analisa sistem yang berjakan serta usulan …thesis.binus.ac.id/doc/bab4/2010-1-00737-si-bab...
TRANSCRIPT
39
BAB 4
ANALISA SISTEM YANG BERJAKAN SERTA USULAN
4.1 Gambaran Umum Perusahaan
Tanggal 23 Agustus 2006 – Jakarta Hilton International Hotel secara
resmi berubah nama menjadi The Sultan dan menandai hari pertamanya sebagai
hotel internasional bintang lima yang independent. The Sultan merupakan nama
hotel baru persembahan Singgasana Hotels and Resorts, perusahaan pengembang
dan pengelola beberapa properti kelas atas di Indonesia.
Dengan semakin maraknya hotel-hotel baru di Jakarta, The Sultan
menyadari bahwa beragam kelebihan yang dimiliki akan lebih bermanfaat dengan
status yang independent. The Sultan akan memiliki kebebasan untuk lebih
menonjolkan diri diantara grup-grup hotel internasional bintang lima di Jakarta
yang banyak menawarkan produk dan layanan serupa kepada pelanggan.
The Sultan Hotel memperkenalkan konsep keramahtamahan dan
kemegahan budaya Jawa dalam bentuk layanan tamu yang menawarkan
kehangatan sebuah hotel butik dengan kemasan mewah hotel bintang luma.
Konsep unik ini akan diterapkan di seluruh aspek acara, perayaan dan layanan
hotel The Sultan..
The Sultan Hotel yang berlokasi di jalan Gatot Subroto dibangun pada
tahun 1976 sebagai The Jakarta Hilton International Hotel. The Sultan Hotel
merupakan kompleks yang terdiri dari tiga bangunan dan memilki taman terluas di
Jakarta dengan lokasi strategis, yakni di segitiga emas Jakarta. The Sultan Hotel
memperkenalkan konsep keramahtamahan dan kemegahan budaya Jawa pada
layanan hotel internasional bintang lima. Hotel ini memiliki jumlah total 1084
39
40
kamar, sembilan ruang banquet, dan satu ballroom, fasilitas olahraga dan rekreasi,
termasuk 13 lapangan tenis dan empat lapangan squash, restoran, bar, dan
lounges, serta beragam fasilitas hotel bintang lima lainnya.
4.1.1 The Sultan Hotel Complex
PT. Indobuildco merupakan owning company dari The Sultan Hotel
Jakarta dan sebagai perusahaan pemilik telah memilih lokasi yang paling
baik untuk hotel ini, yang kemudian dibangun dan dilengkapi untuk
melayani kebutuhan para wisatawan dan usahawan, baik mancanegara
maupun dalam negeri. Dalam kompleks seluas 13 hektar ini terdapat
banyak sarana baik untuk makan, pertemuan, berolahraga maupun untuk
sekedar bersantai. Berikut ini adalah sarana yang dimiliki oleh The Sultan
Hotel.
1. Nippon Kan
Kompleks ini dilengkapi dengan sebuah danau buatan dan satu
restoran Jepang yang bernama Nippon Kan. Nippon Kan adalah salah satu
restoran Jepang terkemuka di Jakarta, yang terdiri dari ruangan teppanyaki,
yakiniku, washoku untuk sushi counter dan 6 tatami room.
2. The Executive Club
The Executive Club yang diresmikan pada tanggal 25
November 1974 merupakan sebuah klub eksklusif yang terbuka khusus
bagi anggotanya. Hanya fasilitas Fitness Center yang dapat digunakan oleh
tamu yang menginap di hotel. Tempat ini menyediakan sarana pertemuan
bisnis, perjamuan, kegiatan social dan olahraga. Sarana yang tersedia
adalah sebagai berikut :
- 13 Lapangan tennis
41
- 4 Lapangan squash
- 1 Kolam renang
- Pusat kesegaran jasmani yang dikelola oleh LIFE SPA
- Jasmine Lounge
- Taurus Room
- Libra Ballroom
- Ruang Pertemuan : Ancema(Anggrek, Cempaka, Mayar) dan Gemini
Room
3. Main Tower
Bangunan utama dari The Sultan Hotel Jakarta ini diresmikan
pada bulan Oktober 1976, berlantai 16 dengan jumlah kamar sebanyak 390
kamar. Fasilitas yang terdapat di Main Tower ini adalah:
- Kudus Bar and Terrace
- Warung Bar
- 24 hours Peacock Café
- Almari Drugstore and giftshop
- Confiserie
- Taman Sari Fine Dining Room
- ASEAN Rooms 1 – 9
- Golden Ballroom
- Bank BNI ‘46
- Zally Zaras Salon
- The Bloom florist shop
- Laundry Counter
- MF International Tailor
42
- Jogging Track sepanjang 500 m
- Swimming Pool dan Children Playground
- Pacto Tours and Travel
- Rama Shinta batik shop
- Classic leather shop
- Classic tie shop
- Opalindo
Jenis – jenis kamar di Main Tower :
- Superior : 361 Regular Room
Kamar Tidur
Kamar Mandi
- Junior Suites : 16 Kamar Suites
Tempat tidur ukuran besar
Kamar Mandi
Ruang tamu
- Executive Suites : 12 Kamar Suites
Tempat tidur ukuran besar
Kamar mandi
Ruang tamu dan ruang makan
Peralatan dapur
- Royal Suites : 1 Kamar tidur deluxe
Ruang tamu dan ruang makan
1 King size bedroom
Kamar mandi
43
4. Garden Tower
Dalam tahap pengembangan selanjutnya, pada tanggal 1
Februari 1985 diresmikan gedung tambahan berlantai 17, Garden Tower
dengan jumlah kamar sebanyak 209 kamar. Fasilitas selain kamar yang ada
di Garden Tower antara lain:
• Executive Business Center yang memiliki beberapa ruang meeting yaitu
: Rinjani, Kerinci, Agung, Bromo dan Krakatau
• Fasilitas yang ada di Executive Business Center
- 1 Perpustakaan
- Internet room dan 4 komputer room
- Reception desk
- Office
- Pantry
- Fasilitas fotokopi, fax, print dan scanning
- 2 kamar kecil
• Fitness Center yang dikelola oleh Life Spa
• Reebok counter
• Helipad
Jenis-Jenis Kamar di Garden Tower :
• Deluxe : 179 Regular room
Kamar mandi
Kamar tidur
• Junior Suite : 15 Kamar Suites
Ruang tamu
44
Tempat tidur ukuran besar
Kamar mandi
• Executive Suite : 28 Kamar suites
Ruang tamu
Tempat tidur ukuran besar
Kamar mandi
• Penthouse : Berlokasi di lantai 17
Ruang tamu luas
Ruang makan luas
Tempat tidur ukuran besar
Kamar mandi dengan Jacuzzi
Ruang utama kamar tidur besar
5. The Residence I & II
The Residence merupakan apartemen yang lengkap dengan
perabotnya. Semua kamar dilengkapi dengan telepon, radio, televise, mini
bar, dan hairdryer. Kamar khusus tidak merokok juga tersedia. The
Residence memiliki dua gedung, yaitu The Residence I dan The Residence
II. The Residence I berjumlah 132 unit berlantai 30, sedangkan The
Residence II berjumlah 122 unit berlantai 29. Gedung ini diresmikan pada
tanggal 23 September 1987, dan pada tanggal 1 Oktober mulai dioperasikan
dengan masuknya para penyewa di menara I.
Setiap unit dirancang seperti layaknya sebuah rumah tinggal
yang nyaman dengan luas 150 – 260 meter persegi dan mempunyai perabot
rumah tangga yang lengkap. Perbedaan antara apartemen dengan kamar
45
hotel terletak pada lama waktu tinggal, namun pelayanan dan sarana yang
diberikan sama dengan tamu yang menginap di hotel.
Dalam setiap unit terdapat fasilitas :
• Kamar tidur(bervariasi antara 2 atau 3 kamar tidur)
• Ruang tamu
• Ruang makan dan dapur
• Gudang
• 2 kamar mandi
• Kamar tidur pembantu
The Residence juga menyewakan fasilitas-fasilitas sebagai berikut:
• Swimming Pool
• Mini market yang dikelola oleh Star Mart
• Ruang pertemuan
6. Lagoon Tower
Pada tanggal 23 September 1993 diresmikan sebuah gedung
tambahan bertingkat 15 yaitu Lagoon Tower dengan kamar berjumlah 485
kamar. Fasilitas yang dimiliki adalah :
• Lagoon Café
• Lagoon Lounge
• Nan Xiang Chinese Restaurant
• Pacto Tours & Travel
• Tunnel menuju Balai Sidang Jakarta
• Helipad
Jenis- Jenis kamar di Lagoon Tower:
• Grand Deluxe : 341 Regular Room
46
Tempat tidur
Kamar mandi
• Executive Floor : 73 Kamar
Terletak di lantai 13 dan 14
Ruang tamu
Kamar tidur
Kamar mandi
• Junior Suite : 18 Kamar Suites
Ruang tamu
Tempat tidur besar
Kamar mandi
• Executive Suites : 32 Kamar Suites
• Royal Suites : 5 Kamar Suites
1 dan 2 kamar tidur
kamar mandi mewah
Ruang tamu dan ruang makan
Untuk saat ini hotel yang beroperasi di Sultan hanya Lagoon Tower, yang
meliputi penginapan serta restoran dari tower lainnya, yang hotel sedang
tidak beroperasi secara bisnis.
4.1.2 The Sultan Roots
The sultan memiliki beberapa pedoman yang dijadikan sebagai akar dari
hotel ini. Pedomannya adalah sebagai berikut :
- Melayani tamu dengan menyebutkan nama.
47
- Menyapa para tamu dengan salam unik dalam bahasa Jawa serta
menggunakan sikap dan bahasa tubuh yang tepat.
- Mengambil tanggung jawab untuk setiap masalah.
- Menangani panggilan telepon secara professional.
- Melayani tamu dengan cepat dan tanggap.
- Jangan pernah berkata “TIDAK” dan selalu menawarkan alternatif.
- Tidak membeda-bedakan.
- Mengingat kebiasaan dan kesukaan tamu.
- Mendengarkan keluhan tamu dengan tulus dan penuh perasaan.
- Menunjukkan arah dengan menggunakan ibu jari.
4.1.3 Visi dan Misi Perusahaan
Visi
- Menjadi hotel yang dinamis, sangat nyaman, mewah, dan
menguntungkan, disertai dengan semangat untuk melayani dan menghargai
budaya luruh keramahtamahan orang Indonesia.
Misi
Berikut ini merupakan Misi perusahaan yang berfungsi untuk mendukung
visi.
- Membangkitkan kembali semangat dan mutu pelayanan yang sudah
menjadi tradisi The Sultan dalam upaya pemulihan reputasi sebagai hotel
perpaduan antara resor dan bisnis di Jakarta.
- Menghargai tradisi turun temurun dan reputasinya sebagai patokan / acuan
ternama dalam hal keramahtamahan budaya jawa.
48
4.1.4 Strategi Perusahaan
- Memberikan pelayanan yang berkualitas dan bermutu.
- Melengkapi sistem informasi yang dipakai untuk meningkatkan
pelayanan hotel.
- Menambahkan aplikasi dan sistem yang dianggap penting oleh hotel.
49
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Perusahaan (sumber : Assistant Manager HRD Hotel The Sultan tahun 2009)
4.1.5 Struktur Organisasi
49
50
4.1.6 Tugas dan Tanggung jawab
1. Singgasana hotels and resorts
Singgasana Hotels and Resorts merupakan perusahaan pengembang
dan pengelola properti di Indonesia. The Sultan Hotel Jakarta, Ayodya
Resort Bali, Singgasana Hotel Surabaya, Singgasana Hotel Makassar, Bali
Handara Kosaido Country Club, Lombok Golf Kosaido Country Club, The
Residence, Executive Club Jakarta dan Thr Jakarta Convention Center.
Filosofi Singgasana Hotels and Resorts adalah menawarkan Truly
Indonesian Hospitality dalam tiap layanannya.
2. General Manager
1) Membuat laporan mengenai perkembangan kegiatan usaha dan
melaporkan ke pemilik.
2) Merumuskan rencana kerja serta membuat strategi sesuai dengan
tujuan dan kebijakan yang telah ada.
3) Mengkordinasi dan mengawasi kegiatan kerja bawahannya.
4) Berhak untuk mempromosikan, menaikan gaji, menghukum atau
memecat bawahannya.
3. Resident Manager
1) Membantu General Manager dalam pengaturan kamar serta kegiatan
yang dilakukan oleh hotel.
2) Bertanggung jawab kepada General Manager.
4. Executive Secretary
1) Bertugas sebagai wakil dari General Manager.
2) Memberikan saran mengenai strategi serta kebijakan kepada General
Manager.
51
3) Berhak untung meminta pertanggung jawaban kepada bawahannya.
4) Bertanggung jawab kepada General Manager.
5. Financial Controller
1) Bertanggung jawab kepada Executive Secretary.
2) Bertugas untuk menganalisa pembukuan.
3) Mengatur budget yang dimiliki hotel serta segala pembelian dilakukan
melalui Financial Controller.
4) Menyarankan strategi finansial kepada Executive Secretary.
5) Melaporkan segala pengeluaran serta pemasukan kepada General
Manager.
6) Mengawasi segala kegiatan yang dilakukan oleh Operation Analyst
Manager.
7) Berhak untuk memecat Secretary.
Financial Controller memiliki Secretary yang tugasnya adalah :
- Bertanggung jawab kepada Financial Controller.
- Membantu Financial Controller dalam menjalankan tugasnya dengan
mencatat segala kegiatan yang dilakukan oleh Financial Controller.
- Membantu Financial Controller dalam melakukan penjadwalan
meeting dan penerimaan telepon serta pesan.
6. Operation Analyst Manager
1) Bertanggung jawab kepada Financial Controller.
2) Mengatur segala kegiatan yang dilakukan oleh hotel.
3) Melaporkan segala kegiatan operasional kepada Financial Controller.
Dibawahi oleh Credit manager, Accounting manager, Purchasing manager
dan IT manager yang tugasnya adalah sebagai berikut :
52
Credit Manager :
- Bertanggung jawab kepada Operation Analyst Manager
- mencatat dan melaporkan dengan segala pemasukan yang dilakukan
melalui kartu kredit.
Accounting Manager :
- Bertanggung Jawab kepada Operation Analyst Manager.
- Membuat pembukuan mengenai pemasukan serta pengeluaran yang
dilakukan oleh hotel.
- Melaporkan pembukuan kepada Operation Analyst Manager.
Purchasing Manager :
- Bertanggung jawab kepada Operation Analyst Manager.
- Melakukan pembelian yang dilakukan oleh hotel dengan persetujuan
dari Financial Controller.
IT Manager :
- Bertanggung jawab kepada Operation Analyst Manager.
- Menganalisis serta mencari tahu mengenai sistem komputer yang kira-
kira dapat digunakan dan membuat laporan kepada Operation Analyst
Manager.
- Memperbaiki dan mengawasi segala sistem komputer yang dipakai
pada hotel
- Melakukan maintainance bulanan terhadap komputer yang dipakai di
hotel.
7. Director of Sales and Marketing
1) Bertanggung jawab langsung kepada Resident Manager.
2) Melakukan kegiatan Sales serta kegiatan marketing.
53
3) Mengawasi Director of Sales dan Marketing and communication
Manager.
4) Segala kegiatan yang dilakukan oleh Director of Sales dan Marketing
and communication Manager harus dilakukan setelah mendapat
persetujuan dari Director of Sales and Marketing.
8. Marketing and communication Manager
1) Bertanggung jawab kepada Director of Sales and Marketing
2) Melakukan dan merencanakan segala kegiatan pemasaran serta
promosi
3) Melaporkan segala kegiatan pemasaran dan promosi kepada Director
of Sales and Marketing.
9. Director of sales
1) Bertanggung jawab kepada Director of Sales and Marketing
2) Melaporkan semua kegiatan Sales kepada Director of Sales and
Marketing.
3) Mengawasi kegiatan yang dilakukan oleh Sales Manager.
10. Director of Food and Beverages
1) Bertanggung jawab kepada Resident Manager.
2) Merencanakan serta menyarankan makanan dan menu yang disediakan
oleh hotel.
3) Mengawasi kegiatan yang dilakukan oleh bawahannya.
4) Dibawahi oleh :
- Assistant of Food and Beverages yang bertugas untuk membantu
Director of food and beverages serta mengawasi Food and Beverages
Coordinator.
54
- Food and Beverages Coordinator.
11. Executive Chef
1) Bertugas untuk membuat menu baru
2) Bertugas untuk mengawasi pembuatan makanan pada hotel
3) Bertugas mengawasi Executive Sous Chef
4) Berhak untuk memecat dan mengganti Sous Chef
5) Dibawahi oleh
- Executive Sous Chef yang bertugas untuk membuat kue dan makanan
penutup dan dibawahi oleh:
- Sous Chef
- Pastry Chef
11. Director of room
1) Bertugas untuk menangani pengaturan kamar pada hotel
2) Bertanggung jawab atas kepada Resident Manager
3) Mengawasi kegiatan bawahannya yang berhubungan dengan kamar
4) Dibawahi oleh:
• Security Manager yang bertugas untuk mengawasi keamaan hotel
Dibawahi oleh :
- Assistant Security Manager yang bertugas untuk membantu Security
manager
- Florist Manager yang bertugas untuk menghias banquet dan hotel
dengan bunga
- Gardening Manager yang bertugas untuk mengatur tata taman yang
berada di hotel
- House Keeper yang bertugas untuk membersihkan kamar
55
- Laundry Manager yang bertugas untuk mencuci baju yang diinginkan
oleh tamu
• Assistant Director of room yang bertugas untuk membantu dan
mendukung pekerjaan dirtektor of room.
Dibawahi oleh :
- Executive Housekeeper yang bertugas untuk mengawasi kegiatan dari
house keeper dan Laundry Manager.
- Front Office Manager yang bertugas untuk mengawasi kegiatan
dari Front Office dan mendaftarkan tamu yang datang serta melakukan
proses check-in, check-out dan pembayaran.
12. Director of Catering
1) Bertugas untuk mengurusi makanan yang disediakan pada banquet
pada acara-acara tertentu
Dibawahi oleh:
- Banquet Manager yang bertugas untuk mengatur acara yang terjadi di
banquet
- Banquet Sales Manager yang mendukung director of catering dalam
melaksanakan tugasnya
13. Director of Human Resource
1) Bertanggung jawab kepada Resident Manager
2) Bertugas dalam hal perekrutan pegawai
3) Bertugas untuk mengawasi pelatihan pegawai baru
Dibawahi oleh
- Assistant Director of HR yang bertugas untuk membantu Director of
HR dalam melaksanakan tugasnya. Dibawahi oleh
56
- HR Manager yang bertugas untuk mengkoordinir pelatihan dan
mengawasi Training manager dan Personel manager
14. Director of Engineering
1) Bertanggung jawab kepada Resident Manager
2) Mengawasi kerusakan yang terjadi pada hotel
3) Melakukan perbaikin apabila ada terjadi kerusakan
15. Executive Club Manager
1) Bertanggung jawab kepada Resident Manager
2) Bertugas dalam Executive Club yang ada pada hotel The Sultan
3) Mengawasi kepuasan anggota Executive Club
Dibawahi oleh :
- Membership manager yang bertugas untuk mendaftarkan anggota baru
pada Executive club serta mengurus kondisi keanggotaan tiap member
- Assistant Food and Beverages Executive Club yang bertugas untuk
mengatur makanan yang ada pada Executive Club
4.1.7 Proses Bisnis Hotel The Sultan
Proses bisnis pada hotel The Sultan adalah sebagai berikut :
1) Tamu akan datang ke hotel setelah datang langsung ke hotel ataupun
melakukan reservasi dengan menggunakan fasilitas internet atau telepon.
2) Resepsionist akan memeriksa keadaan kamar bagi tamu yang langsung
datang ke hotel untuk melihat keadaan kamar yang kosong. Bagi tamu yang
telah melakukan reservasi kamar sudah disediakan untuk ditempati, sebelum
tamu dapat menempati kamar, maka reseptionist akan meminta kartu kredit
serta pasport atau kartu tanda penduduk untuk di foto kopi. Kemudian pihak
Reseptionist akan meminta metode pembayaran, apakah menggunakan kartu
57
kredit ataupun membayar dengan uang tunai. Apabila membayar dengan uang
tunai.
3) Setelah melalui proses tersebut, maka tamu sudah diperbolehkan untuk
masuk kamar dan kemudian dapat menggunakan fasilitas yang disediakan oleh
hotel seperti room service ataupun fasilitas olah raga yang dimiliki oleh hotel.
4) Kemudian Laporan mengenai pembayaran akan di kirim ke bagian
accounting yang kemudian memberikan hasil perhitungan dari pemasukan dan
pengeluaran. Setiap bulannya laporan arus kas tersebut akan dilaporkan kepada
financial controller yang kemudian akan dilaporkan kepada residence
manager.
58
Guest
Receptionist
Telepon
Internet
Restaurant
Accounting
Room
Cek status kamar
Invoice dan key card
Membayar dan mengembalikan key card
Resident Manager Financial Controler
SupplierProses cek in
Proses cek out
Gambar 4.2 Proses Bisnis Hotel The Sultan
59
4.1.8 Area Fungsi Bisnis Perusahaan
Tabel 4.1 Area Fungsi Bisnis Perusahaan
Area Fungsional
Fungsi Bisnis Proses Bisnis Subyek Data
Financial Controller
Keuangan • Merancang dan membuat rencana keuangan
• Membayar pembayaran pajak
• Melakukan evaluasi dan analisis kas keuangan
• Membuat Laporan keuangan
• Menghitung pembayaran pajak
• Memeriksa laporan cash flow yang telah dibuat oleh accounting manager
• Menyetujui atau menolak proposal dari bagian pembelian
Surat Jalan Purchase Order Invoice Supplier Konsumen
Director of Sales and Marketing
Sales and marketing
• Melakukan pemasaran • Menganalisapenjualan • Melakukan Analisa
pasar • Menganalisa pengaturan
harga
Konsumen
Director of HR
SDM • Melakukan perekrutan pegawai baru
• Melakukan pelatihan • Melakukan pembayaran
gaji • Melakukan perhitungan
gaji
KonsumenKaryawan
Director of room
Operasional • Mengatur keadaan kamar
• Mengawasi keamanan pada hotel
• Mengawasi keadaan hotel
KonsumenKaryawan
IT Manager Maintainance • Mengawasi kondisi komputer hotel
• Membetulkan komputer apabila terjadi kerusakan
• Mengawasi sistem hotel
Karyawan komputer
60
Director of Engineering
Maintainance • Melakukan perbaikan bagian hotel yang rusak
• mengawasi fasilitas-fasilitas hotel
KaryawanSarana dan prasarana
4.2 Analisis Lingkungan Eksternal bisnis perusahaan
Analisis lingkungan eksternal bisnis perusahaan adalah faktor-faktor yang
diluar perusahaan yang mempengaruhi bisnis perusahaan. Hal itu dapat
berdampak baik bagi perusahaan ataupun memberikan dampak yang kurang baik
untuk perusahaan. Analisi yang dipakai untuk melihat lingkungan eksternal bisnis
perusahaan adalah analisis daya pesaingan porter dan analisis PEST.
4.2.1 Analisis Daya persaingan Porter
Melalui analisis daya persaingan Porter, maka akan dapat dilihat seberapa
besarnya pengaruh persaingan yang berasal dari industrious rivalry (daya
pesaing), Bargaining power of Supplier (kekuatan tawar-menawar dengan
supplier), Bargaining power of Buyer (kekuatan tawar-menawar dengan
pembeli/pelanggan), Potential new entrant (potensi terhadap datangnya
pendatang baru) dan subtitute produk (produk pengganti)
Berikut ini adalah analisis daya pesaing untuk The Sultan hotel adalah :
61
Gambar 4.4 lima daya persaingan Porter
• Intraindustries Rivalry (Pesaing)
Pesaing bagi The Sultan hotel adalah hotel mulia, Kemang Icon hotel
dan hotel Grand Melia hotel. Hal ini dikarenakan hotel mulia, hotel Kemang
icon dan hotel Grand Melia seperti halnya dengan The Sultan hotel, adalah
hotel berbintang lima dan juga merupakan hotel yang terletak di Jakarta
Selatan. Jakarta Selatan dapat dikatakan sebagai daerah di Jakarta yang
perkembangannya paling cepat diantara kotamadya Jakarta lainnya. Daerah
kungingan misalnya, yang dikenal sebagai daerah Golden Triangle dari bisnis
di Jakarta. Serta Kemang dengan berbagai hiburan malam yang ditawarkan.
Hotel Mulia, seperti halnya dengan The Sultan hotel, letaknya berdekatan
dengan tempat hiburan ataupun Jakarta Convention Center. Sedangkan Hotel
62
Kemang Icon terletak di kemang yang merupakan pusat hiburan malam di
Jakarta dan dapat menarik perhatian para turis-turis dari mancanegara.
Sedangkan Hotel Grand Melia terletak di kuningan, yang merupakan jantung
bisnis di Jakarta. Meskipun begitu The Sultan hotel memiliki keunggulan
dalam hal fasilitas yang lebih lengkap, serta memiliki tarif harga yang lebih
murah dari para pesaingnya.
• Ancaman pendatang baru
Ancaman pendatang baru juga datang dari developer hotel yang sudah
memiliki nama dan reputasi di mancanegara yaitu hotel Ritz Carlton, satu lagi
merupakan Raffless Hotel yang diperkirakan akan selesai pada tahun 2011.
Datangnya pendatang baru itu diperkirakan akan mempengaruhi persaingan
pada The Sultan Hotel karena hotel-hotel tersebut sudah memiliki nama di luar
negeri, dan memungkinkannya memberi dampak berkurangnya turis-turis
asing yang datang ke The Sultan Hotel. Meskipun begitu, masuknya pendatang
baru diperkirakan akan memperoleh berbagai halangan, seperti halnya harga
tanah yang naik, keadaan krisis global yang mempengaruhi harga yang
menyebabkan butuhnya modal yang lebih besar dalam membangun hotel
tersebut.
The Sultan Hotel sebagai hotel yang sudah lama berdiri memiliki
berbagai unggulan dalam hal persaingan dari pendatang baru yang akan
datang, hotel ini berada di tempat yang sangat strategis dengan tanah yang
sangat luas dan sudah memiliki infrastruktur yang kuat. Maksud dari
infrastruktur yang kuat adalah hotel ini telah memiliki berbagai pengalaman
mengenai manajemen, strategi dan sudah berkerja sama dengan beberapa
63
perusahaan. Hotel ini juga sudah mempunyai banyak pengalaman serta
mempunyai sumber daya manusia yang berpengalaman.
• Adanya produk pengganti
Produk pengganti seperti halnya Motel, Service Apartement dan
losmen merupakan alternatif yang dapat dipilih oleh perusahaan atau pun turis,
karena biasanya memiliki harga yang lebih murah dari hotel-hotel biasanya.
Meskipun fasilitas serta pelayanan yang ditawarkan sangat berbeda dari hotel,
namun ini dapat dijadikan alternatif karena harganya lebih murah dari hotel.
• Kemampuan tawar - menawar Pelanggan
Tamu pada The Sultan Hotel sebagian besar adalah pebisnis asing
maupun pebisnis lokal, yang kedua adalah individual tanpa instansi, yang
ingin liburan ataupun yang melakukan perkawinan di hotel dan menyewa
ballroom dalam melaksanakan perkawinannya ataupun orang-orang dari luar
kota yang ingin menghadiri acara yang berada di Jakarta Convention Center.
Pebisnis yang datang biasanya datang dari instansi-instansi menengah ke atas
serta datang dari perusahaan penerbangan luar negeri, yang menginap selama
mereka melakukan kegiatan bisnis ataupun menunggu jadwal terbang
berikutnya. Kekuatan pembeli sangat kuat, karena Jakarta merupakan pusat
dari kegiatan bisnis di Indonesia yang menyebabkan banyaknya investor yang
datang, karena banyaknya hotel yang terletak di Jakarta maka para pelanggan
dapat memilih hotel sesuai dengan lokasi dan fasilitas yang diinginkan selama
menghuni di hotel tersebut.
64
• Kemampuan tawar – menawar Supplier
The Sultan Hotel mempunyai suplier dalam berbagai bidang,
diantaranya adalah makanan dan IT. Maka dari itu supplier dari The Sultan
Hotel adalah :
- PT Realta Chakradama
- PT Indoguna
- PT Datacom
Dengan adanya supplier dari berbagai bidang maka The Sultan Hotel tidak
memiliki permasalahan karena supplier – supplier tersebut telah lama berkerja
sama dengan hotel ini. Tekanan tawar – menawar yang dimiliki oleh hotel ini
tidak terlalu besar dalam bidang, karena banyak supplier yang dapat
menggantikannya. Namun dalam hal pengadaan barang komputer serta
melakukan penambahan modul pada sistem yang telah dipakai dapat dihitung
cukup besar, karena perusahaan yang membuat sistem tersebut juga
menyediakan peralatan komputer yang dipakai. Beda dengan barang, sistem
yang dipakai lebih mudah bagi perusahaan yang membuatnya untuk
mengubahnya sesuai dengan perubahaan yang diinginkan oleh hotel. Apabila
pada suatu saat hotel memutuskan untuk mengganti supplier, maka akan
memakan waktu lagi bagi supplier baru dalam bidang tersebut untuk
mengubahnya.
4.2.2 Analisis PEST
• Politik
Kondisi politik Indonesia yang tidak stabil saat ini dijadikan pedoman
bagi hotel-hotel untuk meningkatkan keamanan. Begitu pula dengan peraturan
hukum mengenai berbagai masalah yang marak terjadi di hotel-hotel.
65
Keamanan tiap hotel harus ditingkatkan, mungkin bagi para tamu diperiksa
sebelum masuk merupakan hal yang tidak perlu, tetapi sangat di butuhkan
untuk meningkatkan keamanan hotel. Pihak hotel juga harus sudah mulai
waspada apabila terjadi kegiatan yang mencurigakan tanpa mengurangi
tingkatan pelayanan, hal ini dapat dijadikan acuan bagi hotel untuk
meningkatkan keamanan namun tidak mengurangi pelayanan yang ditawarkan
oleh hotel.
• Ekonomi
Krisis global yanng melanda dunia sangat mempengaruhi segala
kegiatan bisnis di dunia ini. Nilai tukar rupiah terhadap dolar juga telah
menurun yang mempengaruhi harga untuk menginap di hotel serta juga
meningkatkan biaya-biaya yang dibutuhkan untuk melakukan pemeliharaan
terhadap segala fasilitas yang ada di hotel. Untuk mengimbangi kondisi
ekonomi yang seperti ini maka The Sultan Hotel membutuhkan kerjasama
dengan instansi-instansi bisnis dari luar kota maupun dari luar negeri yang
sering melakukan kegiatan di Jakarta untuk menginap di hotel ini ketika
melakukan kegiatan bisnisnya.
• Sosial
Daya beli masyarakat indonesia di tengah-tengah krisis global yang
melanda dunia ini dinilai lebih baik dari beberapa negara-negara lainnya.
Dengan dekatnya lokasi hotel dengan Jakarta Convention Center diharapkan
dapat menarik orang dari luar kota yang ingin menghadiri acara di Jakarta
Convention Center untuk menginap di hotel The Sultan karena sangat
dekatnya hotel dengan lokasi terjadinya acara. Meningkatnya tingkat
pendidikan juga dapat meningkatkan jumlah tamu yang menghadiri hotel,
66
karena dengan meningkatnya tingkat pendidikan maka semakin banyak orang
yang membuka bisnis dan meningkatnya karyawan, terutama di luar kota, dan
dengan Jakarta sebagai pusat bisnis di Indonesia, maka akan semakan banyak
orang yang melakukan kegiatan bisnis di kota ini.
• Teknologi
Pesatnya kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi di Indonesia
menyebabkan meningkatnya pelayanan bagi hotel untuk para tamunya, dengan
adanya kemajuan teknologi, maka akan dapat mengurangi margin of error
bagi hotel.
Dengan meningkatnya ilmu pengetahuan dan teknologi, maka para calon
pelanggan akan lebih mudah dalam melakukan reservasi dan pembayaran
dengan menggunakan sistim pemesanan kamar serta pembayaran kamar secara
online.
The Sultan Hotel juga menggunakan teknologi iptek dalam bagian HRD yang
memiliki ratusan karyawan dengan melakukan absensi karyawan dengan sidik
jari, sehingga mengurangi adanya karyawan yang membolos.
4.3 Analisis Rantai Nilai (Value Chain)
Merupakan analisis yang mengidentifikasi aktifitas bisnis yang
dilakukan oleh The Sultan Hotel. Analisis Value Chain dibagi menjadi 2,
yaitu aktifitas utama dan aktifitas pendukung. Aktifitas utama merupakan
logistik dalam, logistik keluar, pemasaran dan pelayanan sedangkan
aktifitas pendukung meliputi pembelian, pengembangan teknologi,
manajemen sumber daya manusia serta infrastruktur perusahaan.
67
Infrastruktur Perusahaan :
Manajemen perusahaan, Lokasi yang strategis, Fasilitas yang lengkap
Manajemen Sumber Daya Manusia :
Perekrutan dan pelatihan
Pengembangan Teknologi:
Mengembangkan Sistem informasi pada hotel
Pembelian:
Pembelian peralatan kamar, pembelian bahan-bahan makanan dan minuman
Logistik
dalam
• Penyimpanan
data pelanggan
• Penyimpanan
persediaan
makanan dan
minuman
Operasi
• Pendaftaran
pelanggan
• memeliahara
kondisi hotel
• pembayaran
• Pembersihan
kamar
• Pemesanan room
service
Logistik Keluar
• Makanan
maupun
minuman.
• Sabun serta
shampoo
• Sendal hotel
Pemasaran
• Iklan pada
media cetak
maupun
media
elektronik
Pelayanan
• Pelayanan yang
bersifat ala jawa
yang
menggambarkan
ciri khas Indonesia
Gambar 4.6 Value Chain
1. Aktivitas Pendukung:
• Infrastruktur Perusahaan
Infrastrukur perusahaan berhubungan dengan yang dilakukan oleh pihak
manajemen hotel. Mengenai bagaimana pengembangan hotel yang dapat
dilakukan serta bagaimana pihak manajemen berkerja dalam hal
mendukung aktifitas utama hotel. Lokasi yang strategis dan fasilitas yang
lengkap juga merupakan bagian dari infrastrukur perusahaan yang
mendukung aktivitas utama.
Margin
68
• Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen seumber daya manusia yang ada di The Sultah Hotel dikelola pada
bagian HRD, apabila pada bagian di struktur organisasi yang membutuhkan
pegawai baru maka melaporkannya kepada bagian HRD, kemudian bagian
HRD akan melaporkan kepada Resident Manager mengenai perlu atau
tidaknya melakukan pencarian pegawai baru, apabila disetujui maka bagian
HRD akan mulai merekrut pegawai serta melakukan wawancara dan pelatihan.
Gaji dan absensi para pegawai dihitung pada bagian HRD.
• Pengembangan Teknologi
Pemanfaatan teknologi yang dilakukan oleh hotel adalah
mengimplementasikan Sistem informasi hotel yang mengintegrasikan
bagian-bagian pada hotel dengan menggunakan Software Rhapsody.
Teknologi sistem informasi HRD juga di implementasikan pada bagian
HRD, teknologi ini meliputi melakukan absensi menggunakan sidik jari,
perhitungan gaji serta perhitungan cuti.
• Pembelian
Pembelian yang dilakukan oleh hotel The Sultan meliputi pembelian
makanan dan minuman untuk restoran serta minibar dan juga pembelian
perlengkapan kamar seperti lampu, kaca, tempat tidur dan bed cover.
2. Aktifitas Utama
• Logistik dalam
Logistik dalam merupakan penerimaan tamu hotel The Sultan mencatat
tamu yang pernah menginap di hotel serta juga mencatat reservasi yang
dilakukan oleh calon tamu. Persediaan makanan dan minuman juga
termasuk dalam logistik dalam.
69
• Operasi
Operasi pada hotel The Sultan adalah tamu menginap melalui reservasi dan
datang langsung, kemudian apabila tamu ingin memesan makanan untuk
kamar hotel dapat dilakukan melalui room service, minibar juga tersedia
bagi para tamu yang ingin menggunakannya. Setelah tamu melakukan
check-out maka total akan dihitung kemudian setelah tamu itu melakukan
proses pembayaran.
• Logistik keluar
Hotel sebagai perusahaan jasa memiliki logistik keluar yang cukup sedikit,
yang dapat diperhitungkan sebagai logistik keluar adalah makanan dan
minuman yang disediakan untuk tamu atau makanan dan minuman yang
dipesan oleh tamu.
• Pemasaran
Pemasaran yang dilakukan oleh hotel The Sultan melalui media massa,
yaitu koran serta majalah. The Sultan juga berkerja sama dengan beberapa
travel agent dalam hal menaruh brosur hotel pada beberapa travel agent di
Indonesia.
• Pelayanan
Pelayanan hotel adalah pelayanan yang bersifat kejawaan yang merupakan
ciri khas Indonesia. Aktifitas pelayanan juga diperlukan untuk menjalin
hubungan yang baik dengan para tamunya agar tamu yang menginap dapat
merasakan ciri khas Indonesia yang unik.
70
4.4 Analisis SWOT
Analisis SWOT merupakan analisis yang digunakan untuk mencari
tahu Strength (kekuatan), Weakness(kelemahan), Oportunities(peluang) dan
Threats(ancaman) perusahaan. Berikut ini adalah SWOT analisis perusahaan,
analisis ini dibagi 2 yaitu analisis SWOT internal dan eksternal:
1. Analisis Faktor Internal
A. Kekuatan
- Hotel The Sultan merupakan hotel yang sudah lama berdiri dan memiliki
nama yang sudah besar di Indonesia.
- Bentuk gedung yang megah serta memiliki fasilitas yang banyak.
- Memiliki hubungan dengan Jakarta Convention Center.
- Memiliki area parkir yang luas.
- Memiliki kamar yang besar dan bervariasi.
- Variasi makanan dan minuman yang tersedia.
B. Kelemahan
- Daya tarik yang rendah terhadap furnitur lama yang digunakan oleh hotel.
- Fasilitas meeting yang terbatas.
- Dalam hal keamaan, memiliki banyak akses untuk masuk kedalam hotel.
- Tingkat servis yang minimal.
- Akses masuk kedalam Lagoon Tower dari Gelora tertutup, yang
menyebabkan tamu harus bayar apabila masuk melalui Gelora untuk
menghindari 3 in 1.
Faktor-faktor strategi internal
Bobot Rating Bobot x
RatingKekuatan : • Merupakan hotel yang sudah
0,05
2
0,10
71
berdiri lama dan sudah memiliki nama. • Gedung megah serta fasilitas yang lengkap • Memiliki hubungan dengan Jakarta Convention Center.• Memiliki area parkir yang luas. • Memiliki kamar yang besar dan bervariasi. • Variasi makanan dan minuman yang tersedia.
0,05
0,20
0,05
0,20
0,10
3 4 1 3 1
0,15
0,80
0,05
0,60
0,10
Kelemahan : • Daya tarik yang rendah terhadap furnitur lama yang digunakan oleh hotel. • Fasilitas meeting yang terbatas. • Dalam hal keamaan, memiliki banyak akses untuk masuk kedalam hotel. • Tingkat servis yang minimal. • Akses masuk kedalam Lagoon Tower dari Gelora tertutup, yang menyebabkan tamu harus bayar apabila masuk melalui Gelora untuk menghindari 3 in 1.
0,05
0,10
0,05
0,10
0,05
2
3 2 3 2
0,10
0,30
0,10
0,30
0,10
Total Total Kekuatan Total Kelemahan
1,00 1,80 0,80
Tabel 4.2 Tabel IFAS
72
2. Analisis Faktor Eksternal
A. Peluang
- Strategic Alliance - Jakarta Convention Center.
- Proyek bisnis yang berkembang pesat di Jakarta dalam berbagai bidang.
- Event international olah raga yang berada pada kompleks Senayan.
- Selebritis internasional yang melakukan konser di tenis indoor, Jakarta
Convention Center.
- Posisi hotel yang dekat dengan pusat pemerintahan yang menyebabkan
anggota pemerintah di luar Jakarta menginap di hotel.
B. Ancaman
- Banyaknya hotel yang memilki nama ataupun hotel baru seperti Mandarin
Oriental, Hotel Indonesia Kempinski, Episentrum.
- Adanya produk subtitusi, seperti halnya Service Apartment atau losmen
yang memberikan harga lebih murah.
- Bencana alam yang dapat terjadi di Jakarta
- Kemanan nasional yang tidak stabil.
Tabel 4.3 Tabel EFAS
Faktor-faktor strategi eksternal
Bobot Rating Bobot x Rating
Peluang : • Strategic Alliance - Jakarta Convention Center. • Proyek bisnis yang berkembang pesat di Jakarta dalam berbagai bidang. • Event international olah raga yang berada pada kompleks Senayan.
0,10
0,20
0,20
1 3 3
0,10
0,60
0,60
73
Melalui analisis IFAS dan EFAS, maka dapat digambarkan bahwa The Sultan
Hotel berada pada diagram SWOT sebagai berikut:
• Titik X : Kekuatan – kelemahan
Menurut Diagram IFAS adalah sebagai berikut :
Total bobot rating kekuatan : 1,80
Total bobot rating Kelemahan : 0,80
Titik X : 1,80 – 0,80 = 1,00
• Titik Y : Peluang – Ancaman
Menurut diagram EFAS adalah sebagai berikut :
• Posisi hotel yang dekat dengan pusat pemerintahan yang menyebabkan anggota pemerintah di luar Jakarta menginap di hotel.
0,10 2
0,20
Ancaman : • Banyaknya hotel yang memilki nama ataupun hotel baru seperti Mandarin Oriental, Hotel Indonesia Kempinski, Episentrum. • Adanya produk subtitusi, seperti halnya Service Apartment atau losmen yang memberikan harga lebih murah. • Kemanan nasional yang tidak stabil. • Bencana alam yang dapat terjadi di Jakarta.
0,10
0,10
0,10
0,10
2 2 2 1
0,20
0,20
0,20
0,10
Total Total Peluang
Total Ancaman
1,00 1,50 0,70
74
Total bobot rating Peluang : 1,50
Total bobot rating Ancaman : 0,70
Titik Y : 1,50 – 0,70 = 0,80
Maka diagram analisis SWOT adalah sebagai berikut :
BERBAGAI PELUANG
KELEMAHAN INTERNAL KEKUATAN INTERNAL
BERBAGAI ANCAMAN
0,80
0,80X(0,80, 0,80)
Gambar 4.5 Diagram SWOT
Dengan diagram SWOT diatas, maka dapat disimpulkan bahwa The
Sultan Hotel berada pada Kuadran I, dimana The Sultan Hotel akan
menggunakan strategi SO ( Strength – Opportunity), yaitu dengan
memanfaatkan segala kekuatan yang dimiliki untuk memanfaatkan peluang –
peluang yang ada. Berikut ini adalah matrik Swot hotel The Sultan
Tabel 4.4 Matriks SWOT
IFAS
STRENGTHS(S) • Hotel The Sultan merupakan hotel yang sudah lama berdiri dan memiliki nama yang sudah besar di
WEAKNESS(W) • Daya tarik yang rendah terhadap furnitur lama yang digunakan oleh hotel. • Fasilitas meeting
75
EFAS
Indonesia. • Bentuk gedung yang megah serta memiliki fasilitas yang banyak. • Memiliki hubungan dengan Jakarta Convention Center. • Memiliki area parkir yang luas. • Memiliki kamar yang besar dan bervariasi. • Variasi makanan dan minuman yang tersedia.
yang terbatas. • Dalam hal keamaan, memiliki banyak akses untuk masuk kedalam hotel. • Tingkat servis yang minimal. • Akses masuk kedalam Lagoon Tower dari Gelora tertutup, yang menyebabkan tamu harus bayar apabila masuk melalui Gelora untuk menghindari 3 in 1.
OPPORTUNITIES (O) • Strategic Alliance - Jakarta Convention Center. • Proyek bisnis yang berkembang pesat di Jakarta dalam berbagai bidang. • Event international olah raga yang berada pada kompleks Senayan. • Selebritis internasional yang melakukan konser di tenis indoor, Jakarta Convention Center. • Posisi hotel yang dekat dengan pusat pemerintahan yang menyebabkan anggota pemerintah di luar Jakarta menginap
STRATEGI SO • Meningkatkan kerja sama dengan perusahaan - perusahaan ataupun dengan instansi pemerintah. • Memasarkan fasilitas yang dimiliki oleh hotel . • Berkerja sama dengan event organiser konser agar para selebritis yang diundang dapat menginap di hotel ini.
STRATEGI WO • Menggunakan teknologi yang modern. • Melengkapi sistem informasi yang dipakai untuk meningkatkan pelayanan hotel. • Memberikan pelayanan yang berkualitas dan bermutu. • Memaksimalkan kegunaan sistem informasi yang ada untuk meningkatkan kinerja karyawan.
76
di hotel. THREATS (T) • Banyaknya hotel yang memilki nama ataupun hotel baru seperti Mandarin Oriental, Hotel Indonesia Kempinski, Episentrum. • Adanya produk subtitusi, seperti halnya Service Apartment atau losmen yang memberikan harga lebih murah. • Kemanan nasional yang tidak stabil. • Bencana alam yang dapat terjadi di Jakarta.
STRATEGI ST • Memberikan harga yang kompetitif. • Mengadakan acara-acara khusus pada hotel ini dalam rangka merayakan sesuatu, misalnya tahun baru ataupun hari raya lainnya.
STRATEGI WT • Meningkatkan keamanan hotel.
4.5 Analisis Critical Success Factor (CSF)
Analisis Critical Success Factor merupakan faktor-faktor yang
dianggap kritis dalam mencapai tujuan bisnis dari organisasi. Berdasarkan
analisis PEST, SWOT dan lima daya persaingan Porter, maka faktor CSF The
Sultan Hotel adalah sebagai berikut:
• Pelayanan yang berkualitas
Hotel itu selalu identik dengan pelayanan, begitu pula para tamu yang
menginap di sebuah hotel, oleh sebab itu pelayanan merupakan faktor penting.
Dengan adanya pelayanan yang baik maka para tamu merasa spesial dan ingin
untuk menginap di hotel itu lagi. Pelayanan yang ada di The Sultan hotel
77
dengan ala Jawa harus dijaga untuk menimbulkan kesan yang positif bagi para
pengunjung yang datang.
• Kepuasan tamu harus dijaga
Kepuasan tamu yang memberikan komentar mengenai hotel
berdasarkan questioner yang diberikan pada setiap kamar harus dijaga dan di
analisa, apabila terdapat komentar yang kurang enak, maka hal tersebut harus
di perbaiki sehingga membuktikan kepedulian hotel The Sultan terhadap
pengunjung yang menginap di hotel ini. Oleh sebab itu dibutuhkan aplikasi
Customer Relationship Management yang berfungsi untuk meningkatkan
kepuasan tamu yang menghuni di hotel The Sultan.
• Kualitas SDM yang memadai
The Sultan Hotel, sebagai hotel yang menciri khas kan budaya
Indonesia, terutama pada budaya jawa, perlu dijaga, dengan melakukan
training ataupun dengan menggunakan sumber daya manusia yang
berpengalaman dalam bidangnya. Karena sumber daya yang berkualitas secara
langsung akan meningkatkan pula mutu pelayanan dari hotel The Sultan.
Untuk meningkatkan pelayanan maka dibutuhkan sebuah aplikasi Knowledge
management untuk mendukung karyawan dalam melakukan aktifitas
pekerjaannya.
• Promosi yang baik
Faktor promosi merupakan faktor yang penting dalam segala bidang,
tak terkecuali dalam bidang perhotelan, dengan adanya promosi dapat dilihat
dengan meningkatnya jumlah tamu yang datang ke hotel tersebut. Promosi-
promosi yang efisien dapat dilakukan melalui travel agent ataupun melalui
internet.
78
• Fasilitas yang baik dan lengkap
Fasilitas juga merupakan faktor penting yang dijadikan acuan oleh
tamu untuk menginap di hotel. Baik itu tamu yang berlibur ataupun melakukan
kegiatan bisnis, fasilitas itu akan memberi nilai tambah dalam tamu untuk
menginap di sebuah hotel. Karena fasilitas dapat digunakan untuk refreshing,
oleh karena itu hotel The Sultan memiliki fasilitas yang lengkap.
4.6 Analisis lingkungan eksternal IT/IS perusahaan
Secara tradisional, bisnis perhotelan mengandalkan kartu dan formulir
untuk tetap berhubungan dengan pelanggan lama ataupun pelanggan baru. Hal ini
menyebabkan banyaknya tempat yang terpakai serta proses yang melelahkan bagi
pekerja, tetapi dengan berkembangnya teknologi informasi, hal ini sudah bukan
masalah lagi.
Area awal yang menggunakan teknologi informasi adalah masalah billing
dan pembayaran, hal itu memakan banyak waktu dan memakan waktu yang lebih
lama dalam pemberitahuan pendapatan ataupun melakukan pembukuan. Tetapi
sekarang seiring dengan perkembangan teknologi informasi, segala pembayaran
serta informasi pendapatan dapat diperoleh dengan cepat.
Kebanyakan hotel sudah sangat terbiasa dengan pemesanan kamar melalui
telepon, tetapi dengan berkembangnya teknologi informasi hotel dapat berkerja
sama dengan perusahaan travel secara online, maupun pelanggan sekarang dapat
memesan kamar menggunakan fasilitas online.
The Sultan Hotel menyadari pentingnya penggunaan IT dalam
perusahaannya, karena TI memberikan dukungan bagi hotel dalam proses bisnis di
perusahaan. Perkembangan teknologi informasi dapat mempengaruhi suatu
79
industri usaha. Hotel merupakan salah satunya karena dengan menggunakan IT
maka akan menghemat tempat serta mempermudah proses pekerjaan.
4.7 Analisis lingkungan internal IT/IS perusahaan
Sampai saat ini, The Sultan Hotel sudah menerapkan Sistem Informasi
untuk beberapa bagian. Bagian-bagian tersebut adalah bagian HRD, Finance dan
akuntansi, food and beverages, Front Office dan logistik.
4.7.1 Aplikasi
1. Sistem Informasi Manajemen Hotel
Sistem informasi manajemen hotel menggunakkan sistem dari PT
Realta Chakradama menggunakan software yang dinamakan Rhapsody.
Software tersebut mengintegrasikan aktifitas key operational pada hotel, yaitu
pada bagian Front Desk, Banquet, Food and Beverages, Housekeeping,
logistik, Finance dan akutansi.
Modul-modul pada Rhapsody adalah sebagai berikut
1. Bagian Front Desk
- Billing
- pendaftaran pelanggan
- Informasi pelanggan
- Status kamar
- Laporan tagihan
2. Banquet
- Ketersediaan tempat
- Status pemesanan banquet
- Informasi ruangan
- Harga banquet
80
3. Food and Beverages
- Status pemesanan makanan
- Menu yang ditawarkan
- Total jumlah biaya
4. Housekeeping
- Informasi kamar
- Status penyucian baju
- Status kamar
5, Logistik
- Status kesediaan barang
- Status barang yang keluar
- Status barang yang masuk
- Total barang masuk secara bulanan
- Total barang keluar secara tahunan
- Laporan mengenai ketersediaan
- Stok inventory
6. Finance dan akutansi
- Laporan keuangan skala harian
- Laporan keuangan skala bulanan
- Laporan keuangan skala tahunan
- Laporan arus kas
Sistem informasi hotel memang mempermudah perkerjaan, namun
masih belum terintegrasi dengan baik, masih ada beberapa hal yang dilakukan
secara manual, oleh sebab itu kami menyarankan penambahan dan perubahan
modul pada hotel The Sultan.
81
2. Sistem informasi HRD
Sistem informasi HRD juga menggunakan software dari PT Realta
Chakradama yaitu SIAP +. Sistem menggunakan ini mencatat dan memonitor
absensi pegawai berdasarkan jadwal kerja, termasuk lembur, cuti, serta apabila
pegawai memundurkan diri. Software ini juga dapat menghitung gaji
karyawan seseuai dengan regulasi yang dikeluarkan oleh pemerintah. SIAP +
juga dapat secara otomatisasi menghitung gaji karyawan sesuai dengan pajak,
THR, Asuransi serta Jamsostek.
3. Website
The Sultan hotel sudah memiliki situs tersendiri, yang dapat digunakan
untuk memesan kamar, menyediakan informasi mengenai event yang ada di
hotel serta memberi informasi mengenai The Sultan Hotel.
4.7.2 Spesifikasi Hardware dan Software
The Sultan hotel menggunakan komputer Hewlett Packard jenis Dx 2550
dengan spesifikasi sebagai berikut :
JENIS KETERANGAN
HARDWARE PC DESKTOP HP DX2550 • ADM Athlon 64 3800+
processor 2.40 GHz 512 KB L2 cache 200MHZ FSB
• ATI RADEON X300 • 512 MB 667 MHz DDR2
SDRAM • 80 GB 7200 rpm SATA 3.0-
Gb/s • PSU 250 watt
OUTPUT DEVICE Monitor, Printer, Speakers INPUT DEVICE Mouse, Keyboard TELECOMMUNICATION
DEVICE LAN CARD
SECURITY SYSTEM Windows Firewall APPLICATION • Microsoft Office
82
• SIAP + digunakan pada bagian
- HRD • Rhapsody digunakan pada
bagian - Banquet - F & B - Reservation - Accounting - Laundry - Front Office
SYSTEM Windows XP Tabel 4.5 Spesifikasi Komputer The Sultan Hotel
4.7.3 Jumlah Hardware yang digunakan pada The Sultan Hotel
No Bagian Jumlah Komputer 1. HRD 13 2. PR 5 3. Sales 16 4. Banquet 7 5. F & B Lagoon
tower 5
6. Bussiness Center 7 7. Reservation 8 8. Credit 3 9. Accounting 14 10. Laundry 2 11. Security 3 12. Gardening 2 13. House keeping 8 14. Purchasing 5 15. Engineering 7 16. Operator 4 17. Research 6 18. Front Office 11 19. IT 4
Tabel 4.6 Jumlah hardware pada setiap bagian
4.7.4 Arsitektur Jaringan
83
Page 1
The Sultan Hotel Local Area Network
Aplikasi ServerIT Department
Office
Lobby
Internet
Gambar 4.7 Arsitektur Jaringan
4.7.5 Portfolio Aplikasi saat ini
Portfolio aplikasi adalah sebuah analisis yang digunakan untuk menilai
aplikasi yang digunakan saat ini. Aplikasi tersebut dibagi berdasarkan empat
bagian, yaitu high potential, strategic, key operational atau support, sesuai
dengan kegunaan aplikasi yang dalam mendukung kegiatan The Sultan hotel.
Tabel 4.8 Aplikasi Portfolio
STRATEGIC HIGH POTENTIAL • Website
84
• Sistem Informasi Manajemen Hotel
• Sistem Informasi HRD
KEY OPERATIONAL SUPPORT
4.8 Usulan Perencanaan Strategis Sistem Informasi
Strategi bisnis merupakan sebuah strategi yang digunakan untuk
mendukung kegiatan bisnis. Strategi bisnis yang kami usulkan didasari oleh 2
aspek yaitu keunggulan operasional serta keintiman dengan pelanggan serta
didasari oleh analisis CSF serta matriks SWOT.
Tabel 4.7 Strategi Bisnis, TI dan SI
Strategi Bisnis Strategi TI/SI Memberikan pelayanan yang berkualitas dan bermutu.
1. Mengembangkan sistem informasi yang ada di hotel.
2. Pengembangan sistem informasi CRM yang digunakan untuk meningkatkan hubungan dengan pelanggan.
3. Memasangkan sistem wi-fi pada kamar hotel.
4. Memasangkan GoBoard pada lobby hotel untuk meningkatkan perasaan nyaman bagi para tamu yang check-in.
5. Mengembangkan sistem informasi knowledge management yang berguna bagi karyawan baru.
Melengkapi sistem informasi yang dipakai untuk meningkatkan pelayanan hotel.
1. Mengembangkan sistem informasi HRD dengan meningkatkan follow up pencarian kerja pada sistem yang sekarang sedang dipakai.
2. Penambahan modul pada sistem informasi manajemen hotel yang digunakan.
Memaksimalkan kegunaan sistem informasi yang ada untuk meningkatkan kinerja karyawan
1. Membangun sistem informasi knowledge management untuk karyawan.
4.9 Pengembangan Sistem informasi yang diusulkan
85
Dalam era globalisasi ini, hotel sudah berkembang pesat dalam hal
teknologi. Teknologi juga digunakan sebagai keunggulan kompetitif yang dimiliki
oleh hotel serta merupakan alat bantu bagi hotel untuk dapat memberikan yang
terbaik bagi para pengunjung yang menginap. Sistem informasi juga dapat
menghemat waktu serta mempermudah karyawan untuk berkerja, sehingga dapat
meningkatkan kinerja karyawan.
Berdasarkan hasil analisis dari rantai nilai sebelumnya, Sistem informasi
yang dimiliki oleh hotel The Sultan masih membutuhkan perkembangan yang
lebih lanjut. Meskipun hotel sudah menggunakan sistem informasi manajemen,
namun masih kurang lengkap dan masih dapat dikembangkan. Oleh karena itu
kami mengusulkan untuk penambahan modul pada sistem informasi manajemen
hotel yang sekarang sedang digunakan. Kami juga mengusulkan untuk
menggunakan CRM serta menggunakan Knowledge Management pada hotel The
Sultan.
4.10 Strategi SI
Strategi SI ini akan menjelaskan bagaimana sebuah sistem informasi yang
kami usulkan berguna bagi hotel dalam meningkatkan performa dan kinerja yang
dimiliki oleh hotel sesuai dengan visi dan misi yang digunakan oleh perusahaan
juga dengan menyesuaikannya dengan strategi bisnis yang dimiliki perusahaan.
Dibawah ini merupakan strategi SI yang kami usulkan.
4.10.1 Customer Relationship Manajemen
86
Customer Relationship Management (CRM) merupakan sebuah
pendekatan terintegrasi antara manusia, proses dan teknologi untuk memahami
pelanggan organisasi/perusahaan dengan berfokus pada retensi pelanggan dan
pengembangan hubungan. Pada dasarnya, tujuan organisasi/perusahaan
mengadopsi CRM adalah untuk meningkatkan ketahanan dan kepuasan
pelanggan. Oleh karena itu, dalam rangka memenangkan dan mempertahankan
pelanggan, hotel ini perlu menerapkan CRM.
Konsep CRM sangat populer saat ini lebih menarik dan terintegrasi
dengan alat-alat yang tersedia seperti sistem informasi hotel. Dengan
implementasi CRM ini ke sistem Hotel, diharapkan dapat mendukung hotel
khususnya untuk mendapatkan pelanggan lebih sering dikunjungi dan
menungkatkan pelayanan dan kenyamanan terhadap pelanggan.
Aplikasi teknologi CRM di hotel secara umum banyak memperhitungkan
faktor-faktor stratejik element yang meliputi:
• Guest Recognition.
Guest recognition adalah upaya untuk mengumpulkan informasi
mengenai pelanggan hotel yang menginap, kemudian data profil pelanggan
tersebut didistribusikan kepada karyawan yang ada pada front line employee.
Tujuannya adalah supaya karyawan hotel yang berasal dari front line menjadi
lebih familiar terhadap profil-profil dari pelanggan yang datang secara berkala.
• Data capture dan maintenance.
Sebuah hotel harus mampu meng-capture data secara tepat dan efektif
serta harus dapat pula me-maintain-nya. Data captrue ini adalah untuk
keperluan memperoleh guest preferences. Tentu saja ia harus dapat
menggunakan piranti yang tepat, karena profil dari tamu atau pelanggan dan
87
preferencess-nya akan terus berubah sepanjang waktu. Untuk itu, maka
strategi CRM yang komplit memerlukan suatu piranti untuk melakukan
updating terhadap data data tersebut.
• Channel integration and consistency.
Kunci utama dari konsep channel integration and consistency ini
adalah bahwa setiap tamu akan menerima perlakuan yangs sama terkait
dengan masalah guest recognition, dengan tidak melihat channel apa yang
mereka pergunakan dalam melakukan intraksi dengan perusahaan.
• Ranking and discrimination
Beberapa pelanggan akan memiliki nilai yang lebih dibandingkan
pelanggan lainnya, jadi sebuah hotel perlu untuk memperhatikan pelanggan
tertentu yang kiranya memberikan benefit yang lebih besar dibandingkan
dengan pelanggan lainnya. Sebaliknya pelanggan yang berpotensial untuk
merugikan perusahaan sebaiknya harus remove.
• Two-way personalized dialog
Pada element ini berorientasi kepada bentuk komunikasi personal
antara hotel dengan pelanggan dan berusaha untuk mengupayakan peluang
yang lebih terhadap informasi.mengenai preferensi dan karakteristik
pelanggan.
Konsep dari CRM di hotel ini adalah berusaha untuk melayani konsumen yang
berbeda dengan perlakuan yang berbeda pula. Selama ini banyak fungsi dari
sistem perhotelan hanyalah sebatas merekam database saja dan belum pernah
diberdayakan untuk menjadi suatu sarana piranti CRM.
Ada beberapa aktivitas yang dapat dilakukan oleh hotel untuk melakukan
aktivitas pelayanan terhadapa pelanggan:
88
1. Tamu hotel melakukan reservasi melalui travel agent, internet maupun
dengan datang langsung ke hotel.
2. Front Office (FO) menerima reservasi, kemudian melakukan input terhadap
nama pelanggan untuk menemukan record pelanggan yang sesuai.
3. Server melakukan pengecekan terhadap profil pelanggan pada database
yang dibangun sistem informasi perhotelan, kemudian akan didapatkan
informasi tentang status pelanggan apakah pernah menginap di hotel apa
belum, apabila belum maka karyawan FO akan melakukan input lagi,
sedangkan apabila pelanggan pernah menginap sebelumnya maka akan
didapat data lengkap mengenai profil dan preferensi pelanggan.
4. FO mengirim notifikasi kepada departemen Food & Beverage (F&B),
Housekeeping, engineering dan point of sales (POS) untuk segera
mempersiapkan kamar sesuai dengan informasi yang terdapat di dalam
database mengenai profil dan preferensi pelanggan pada kamar hotel tempat
pelanggan yang bersangkutan menginap sebelumnya. Adapun setiap terminal
pada tiap-tiap departemen diatas tekoneksi langsung dengan server sehingga
memungkinkan untuk melihat informasi secara seketika (real-time).
5. Setelah kamar disiapkan, maka bagian FO harus melakukan input untuk
setiap feedback atau order yang dilakukan oleh pelanggan, pada umumnya
order dapat bersifat ketidakpuasan atau komplain ataupun permintaan
tambahan terhadap layanan yang sudah ada. Pelanggan menyampaikan order
melalui phone call kemudian FO harus dengan cermat menyimpan tipikal
order yang bersangkutan ke dalam komputer sebagai antisipasi terhadap
perubahan pattern pelanggan. Pada tahapan ini merupakan posisi yang krusial
bagi pihak hotel karena loyalitas dari pelanggan ditentukan oleh kemampuan
89
pihak hotel untuk menyelesaikan setiap incident yang terjadi secara cepat dan
memuaskan.
6. Ketika tamu hendak check out maka tamu yang bersangkutan ditawari untuk
mengisi checklist yang berisikan mengenai komentar tamu terhadap pelayanan
yang dilakukan oleh pihak hotel apakah sudah sampai mencapai taraf
memuaskan apa belum atau masih terdapat kekurangan yang perlu untuk
diperbaiki lagi.
Ujung tombak dari CRM adalah terletak pada database, pada kebanyakan
sistem informasi perhotelan, terdapat beberapa kelemahan yang
mengakibatkan kurang efektifnya pengambilan keputusan oleh bagian
marketing untuk melayani pelanggan secara cepat dan akurat. Format dari data
pelanggan atau guest card meliputi:
1. Daftar
Daftar Pelanggan berisikan tamu tamu yang pernah menginap di Hotel.
2. Profil Pelanggan
Database pelanggan yang ada harus komprehensif sehingga dapat
dipergunakan untuk menginisiasikan keperluan CRM. Dengan form yang
memadai maka pihak hotel akan dapat mengidentifikasikan profil dari
pelanggan yang sedang menginap, dengan demikian divisi pemasaran dapat
memprediksi perilaku konsumen dalam menginap.
Sebaiknya form guest card file yang ada seharusnya mampu menampilkan
semua informasi yang berkaitan langsung dengan perilaku pelanggan
sehari-hari:
• Field Check In dan Check Out.
90
Field ini digunakan untuk mendata informasi mengenai berapa lama
seorang pelanggan akan menginap di hotel. Dari informasi mengenai pola
menginap tamu tersebut maka pihak hotel akan dapat mengklasifikasikan
tipikal tamu yang berpotensi dan yang tidak.
• Field Jam
Field ini dapat dimanfaatkan oleh pihak hotel untuk mempelajari pola
kedatangan dari pelanggan, sehingga pihak hotel dapat mempersiapkan diri
untuk menyambut pelanggan tersebut terlebih lagi bila pelanggan yang
bersangkutan tergolong VIP guest.
• E-mail, no telepon.
E-mail dan telepon dapat dimanfaatkan sebagai media untuk menotifikasi
pelanggan sebagai sarana untuk membangun loyalitas.
3. Preferensi
Dengan preferensi pihak hotel akan dapat menghimpun informasi mengenai
item-item kesukaan pelanggan ketika pelanggan hendak menginap atau sedang
menginap. Pihak hotel dapat segera menyiapkan kebutuhan pelanggan tanpa
perlu menanti pelanggan untuk melakukan pesanan atau order terlebih dahulu,
sehingga pada praktiknya pelanggan akan merasa untuk diperhatikan.
4. Aktivitas
Bagian aktivitas dapat membantu pihak hotel untuk melakukan evaluasi dan
analisis terhadap permintaan mendadak dari konsumen yang diluar pattern.
Dimana permintaan itu dilakukan oleh pelanggan ketika menginap di masa
lalu atau ketika sedang dalam masa menginap. Dari informasi ini beberapa
diantaranya akan dapat ditambahkan kedalam data dari preferensi pelanggan.
91
Kelebihan CRM
• Menjaga pelanggan yang sudah ada.
• Menarik pelanggan baru.
• Mengurangi resiko operasional karena data pelanggan tersimpan dalam satu
sistem.
• Respon yang lebih cepat ke pelanggan.
Sistem informasi
Beli
Membuat Sendiri
Harga
CRM Kelebihan Kekurangan Kelebihan Kekurangan • Sistem langsung
dapat diimplementasik
an • Menghemat
waktu • Sistem yang
digunakan sudah teruji
• Harganya cukup mahal
• Tidak dapat dimodifikas
i
• Lebih murah dari
membeli • Dapat
dimodifikasi sesuai dengan
keinginan • Dapat
dikembangkan pada
kemudian hari
• Memakan waktu yang cukup lama
• memerlukan sdm yang cukup untuk mengerjakan sistem tersebut
Total biaya yang dibutuhkan
apabila membeli adalah $1244.
Tabel 4.8 Tabel perbandingan aplikasi CRM
Melalui hasil perbandingan penggunaan CRM diatas ini kami
mengusulkan untuk membuat sistem sendiri, karena dapat di modifikasi sesuai
keinginaan serta dapat dikembangkan untuk di kemudian hari. Meskipun membuat
sendiri memakan waktu yang cukup lama, tetapi hasilnya diperkirakan lebih
memuaskan daripada membeli sistem tersebut.
Spesifikasi hardware yang disarankan :
• Minimal Intel Pentium Dual Core
• Memory RAM minimal 1GB
• Internal Hard disk 500 GB
• Network Card
92
• Eksternal Hard disk 500 GB untuk backup
Spesifikasi software yang disarankan :
• Database server : MySQL
• Operating System : Windows XP
Personil TI yang dibutuhkan :
• 2 staf programmer
• 1 sistem analist
• 1 Database administrator
• 1 Network administrator
4.10.2 Knowledge Management
Knowledge management (KM) merupakan sebuah sistem yang
digunakan untuk mentransferkan pengetahuan seseorang kepada orang yang
lain. Untuk menghasilkan kinerja yang baik, maka perusahaan membutuhkan
sistem yang baik juga. Sistem KM ini bukan hanya peraturan atau sistem
standar, tetapi juga melibatkan pihak-pihak yang terkait langung, yaitu sumber
daya manusianya. Salah satu sistem manajemen yang memperlakukan suatu
intelektual sebagai aset yang dikelola adalah knowledge management, yang
diukur dengan 3 variabel yaitu personal knowledge, job procedure dan
technology. Dalam prateknya knowledge management dapat menjadi petunjuk
tentang pengelolaan intangible asset yang menjadi pilar perusahaan dalam
menciptakan nilai. Dengan menggunakan sebuah KM, maka hotel dapat
mengetahui pemecahan masalah mengenai permasalahan-permasalahan yang
pernah dihadapinya. KM berfokus pada merencanakan, mengumpulkan dan
mengorganisir, memimpin dan mengendalikan data dan informasi yang telah
93
digabung dengan berbagai bentuk pemikiran dan analisis dari macam-macam
sumber yang kompeten.
Manfaat Knowledge Management
• Memperoleh keunggulan bersaing
• Mempercepat pemecahan masalah
• Mempermudah karyawan baru untuk melakukan perkerjaan
Sistem informasi
Beli
Membuat Sendiri
Harga
CRM Kelebihan Kekurangan Kelebihan Kekurangan • Sistem langsung
dapat diimplementasik
an • Menghemat
waktu • Sistem yang
digunakan sudah teruji
• sudah memiliki standard
• Harganya cukup mahal
• Tidak dapat dimodifikasi
• membutuhkan training bagi
para karyawan untuk dapat
menggunakannya
• Lebih murah dari
membeli • Dapat
dimodifikasi sesuai dengan
keinginan • Dapat
dikembangkan pada
kemudian hari
• Memakan waktu yang cukup lama
• memerlukan sdm yang
cukup untuk mengerjakan
sistem tersebut • membutuhkan
training bagi para karyawan
untuk dapat menggunakann
ya
Total biaya yang dibutuhkan
apabila membeli adalah
$12774.
Tabel 4.9 Tabel perbandingan aplikasi KM
Dari perbandingan diatas ini kami menyarankan untuk membuat sistem knowledge
manajemen, karena dapat disesuaikan dengan kebutuhan yang ada serta lebih
murah daripada membeli produk jadi.
Spesifikasi hardware yang disarankan :
• Minimal Intel Pentium Dual Core
• Memory RAM minimal 1GB
• Internal Hard disk 500 GB
• Network Card
94
• A VGA compatible or better display (800 x 600 resolution)
Spesifikasi software yang disarankan :
• Database server : MySQL via OBDC
• Operating System : Windows XP
Personil TI yang dibutuhkan :
• 2 staf programmer
• 1 sistem analist
• 1 Database administrator
• 1 Network administrator
4.10.3 Penambahan modul pada Sistem Informasi Manajemen Hotel
Sistem manajemen Hotel merupakan sistem manajemen yang
mengintegrasikan proses bisnis dalam berbagai bagian mulai dari pemberian
laporan, pencatatan serta prosedur-prosedur yang diperlukan dalam melakukan
perkerjaan. Hotel The Sultan sudah menggunakan Sistem Informasi
Manajemen Hotel, namun masih ada beberapa modul yang dapat
ditambahkan. Dibawah ini merupakan modul yang dapat ditambahkan pada
Sistem Informasi Manajemen yang digunakan hotel The Sultan:
1. Modul Engineering
Modul ini mencatat segala kerusakan dan perlunya pergantian pada kamar,
misalnya lampu yang rusak, listrik mati dan peralatan yang rusak pada hotel.
Modul ini menggunakan integrasi dengan pihak purchasing dan Residence
Manager yang fungsinya adalah melaporkan kerusakan kebagian purchasing,
kemudian bagian purchasing akan melaporkan ke Residence Manager yang
nantinya akan menolak atau memberi persetujuan atas pergantian yang
diperlukan oleh bagian Engineering.
95
Modul ini mencakup
• Laporan kerusakan
• Laporan pengadaan peralatan yang rusak
• Laporan kerusakan secara berskala
2. Modul HRD
Modul HRD yang dipakai hotel The Sultan sudah cukup canggih dan bagus,
namun masih ada bagian yang masih manual. Bagian yang manual tersebut
terletak pada bagian perekrutan. Dengan perubahan pada modul maka
keperluan untuk merekrut orang dapat dilakukan melalui sistem. Dengan
perubahan modul maka perekrutan dapat dilakukan dengan lebih mudah.
Misalnya pada bagian IT membutuhkan orang baru, maka dia dapat
melakukannya dengan memasukkan data-data yang dibutuhkan mengenai
kualifikasi orang yang dibutuhkan kemudian dikirim kebagian HRD
menggunakan sistem, kemudian bagian HRD akan melaporkan kepada
Residence Manager mengenai keperluan perekrutan oleh pihak IT, kemudian
apabila disetujui maka pihak HRD akan mencari orang yang sesuai dengan
kebutuhan oleh pihak IT.
Penambahan modul ini disarankan dilakukan dengan Perusahaan yang
menyediakan Sistem Informasi Manajemen Hotel atau dapat dilakukan dengan
membuat sebuah sistem informasi manajemen hotel yang baru dengan patokan
sistem informasi manajemen hotel yang sedang dipakai dan ditambahkan
modul baru.
4.11 Strategi manajemen SI/TI
Strategi manajemen SI/TI merupakan langkah-langkah yang diambil oleh
pihak manajemen berkaitan dengan sistem dan teknologi informasi yang akan
96
digunakan oleh perusahaan. Kebijakan tersebut merupakan perubahan struktur
organisasi dengan membangun divisi yang baru, yaitu divisi IT. yang digunakan
untuk mendukung sistem informasi yang akan digunakan. Dengan penambahan
struktur organisasi, maka diperlukan adanya tambahan sumber daya manusia yang
berhubungan dengan sistem yang akan dibuat dan diimplementasikan.
4.11.1 Rekomendasi struktur organisasi
The Sultan Hotel perlu melakukan perubahan struktur organisasi agar
dapat meningkatkan kinerja agar dapat lebih efektif dalam mengembangkan
perusahaan dalam bidang IT. Dengan begitu kami menganjurkan untuk
membuat divisi IT pada hotel The Sultan yang berfungsi untuk mendukung
dan membangun serta melakukan maintainance pada sistem IT yang akan
dibangun.
Dibawah ini merupakan gambar rekomendasi yang kami buat pada The Sultan
Hotel.
97
97
Gambar 4.8 Rekomendasi struktur organisasi
98
Gambar 4.9 Divisi IT
Dalam divisi IT yang baru IT Manager dan IT Manager Assistant tetap ada
seperti dalam struktur organisasi yang lama. IT Manager bertugas memimpin
proyek IT pada hotel The Sultan dan juga mengawasi jalannya proyek serta
bertanggung jawab langsung kepada Resident Manager.
4.11.2 Rekomendasi kualifikasi pegawai IT yang baru
Dengan adanya perubahan pada divisi di The Sultan maka dibutuhkan
pegawai baru yang dapat diandalkan dalam mengerjakan serta mengawasi
sistem yang baru. Berikut ini adalah kualifikasi yang diperlukan pada divisi IT
The Sultan Hotel.
1.Programmer
Programmer tugasnya adalah membuat program yang sesuai dengan
keinginan perusahaan. Hasil dari pekerjaan dari seorang programmer adalah
aplikasi yang dapat digunakan oleh hotel.
• Pria atau wanita maksimal 27 tahun
• Lulusan ilmu komputer dengan IPK minimal : 2,75
• Mengerti Algoritma dengan baik
• Menguasai bahasa pemrograman Java, VB, PHP dan SQL
99
Persyaratan umum
• Kreatif dan inovatif, komunikatif serta mau untuk belajar
• Mampu berkerja keras
• Berdedikasi dan disiplin tinggi serta memiliki kemampuan kerjasama tim
yang baik
• mampu berkerja dalam lingkungan yang kompetitif dan target based
oriented
• Mampu memenuhi target-target yang ditetapkan perusahaan
• Lebih disukai dan mampu menggunakan bahasa Inggris aktif tertulis dan
lisan
2. System Analyst
System Analyst bertugas untuk menganalisis hal-hal yang dibutuhkan
oleh perusahaan kemudian mendesain sistem dan merancang prosesnya dari
input sampai ke output dan menyampaikannya kepada programmer untuk
dikerjakan.
• Pria atau wanita dengan usia maksimal 27 tahun
• Setidaknya memiliki gelar sarjana ilmu komputer
• Setidaknya memiliki pengalaman kerja selama 3 tahun pada bidangnya
• Memiliki pemikiran analisis yang baik
• Mengerti mengenai jaringan
• Mengerti bahasa pemrograman Java, VB, SQL dan PHP
Persyaratan umum
• Memiliki integritas yang baik dan setia
• Memiliki kemampuan berbahasa Inggris yang baik
100
• Memiliki pengetahuan dalam bidang bisnis, teknologi serta ekonomi
dengan baik.
3. Database Administrator
Database Administrator bertugas untuk mendesain,
menimplementasikan,menjaga serta memperbaiki database pada organisasi.
• Pria atau wanita dengan usia maksikam 30 tahun
• Minimal pendidikan D3 bidang teknologi informasi / ilmu komputer
• Menguasai Microsoft Windows Server 2000/2003
• Menguasai Database Microsoft SQL Server 2005/2008
• Memiliki sertifikasi Microsoft Windows Server akan menjadi nilai tambah
• Memiliki sertifikasi Microsoft SQL Server akan menjadi nilai tambah
Persyaratan umum
• Mampu berkerja sama dalam sebuah tim
• Memiliki kemampuan untuk mengidentifikasi kebutuhan user serta analisis
data
• Memiliki kemampuan untuk menggunakan bahasa Inggris baik lisan
maupun tertulis
4. Network administrator
Network administrator bertugas untuk melakukan konfigurasi network pada
hotel serta menjaga hardware dan software komputer yang berhubungan
dengan network.
• Pria atau wanita dengan umur maksimal 35 tahun
• Minimal pendidikan D3 bidang teknologi informasi / ilmu komputer
• Menguasai konsep kerja LAN dan WAN
101
• Memiliki pengetahuan tentang teknologi wireless dan bersedia membantu
jika sewaktu-waktu dibutuhkan
• Memiliki pengalaman dalam pekerjaan sebagai Network Administrator
minimal 2 tahun
Persyaratan umum
• Mampu berkerja sama dalam sebuah tim
• Mampu menggunakan bahasa Inggris baik lisan maupun tulisan
4.12 Strategi IT
Strategi IT berhubungan dengan bagaimana sebuah Teknologi informasi
digunakan untuk mendukung kegiatan bisnis pada hotel. Dalam hal ini adalah
penggunaan teknologi baru pada hotel yang dapat meningkatkan kepuasan
pelanggan serta mempermudah karyawan dalam melakukan perkerjaan. Berikut
ini adalah teknoogi yang kami usulkan.
4.12.1 Bartech Minibar
Bartech minibar merupakan sistem yang melakukan otomatisasi pada
minibar disetiap kamar hotel. Dengan menggunakan PDA maka seorang
dapat menghitung dan mengetahui apabila sebuah makanan dan minuman
pada minibar diambil maka dapat terdeteksi dan langsung ketahuan untuk
kemudian dimasukkan kedalam Billing. Dengan menggunakan minibar ini,
maka akan menghemat biaya di masa mendatang karena dengan
menggunakan ini maka hanya memerlukan 2 orang yang mengoperasikan
PDA tersebut dan memberitahukan kepada bagian room untuk mengisi
minibarnya ketika saatnya tiba untuk kamar dibersihkan. PDA yang
digunakan bisa dengan merk apa saja asal menggunakan sistem operasi
Windows.
102
Fungsi Bartech Minibar :
• Menghitung secara otomatis pengambilan makanan dan minuman pada
minibar
• Melaporkan pengambilan makanan dan minuman secara otomatis
Kelebihan Bartech minibar :
• Menghemat biaya dengan mengurangi jumlah perkerja yang memeriksa
minibar
• Dapat mengatur temperatur minibar secara wireless
• Dapat mengunci minibar ketika tamu melakukan check-out
Kekurangan Bartech minibar
• Harga yang relatif mahal
4.12.2 Microsoft GoBoard
Gambar 4.10 Microsoft GoBoard
Microsoft GoBoard merupakan sebuah hardware yang dikembangkan oleh
Microsoft yang digunakan pertama kali di hotel Courtyard yang dikelola
oleh hotel Marriott pada tahun 2007. Fungsi dari Microsoft GoBoard ini
adalah untuk mengetahui laporan cuaca yang dalam jangka waktu 3 hari
103
kedepan, dapat juga untuk melihat berita, mencari alamat serta tempat-
tempat hiburan serta informasi mengenai restoran yang dapat dikunjungi.
Microsoft GoBoard ini menggunakan layar LCD sebesar 52-inch
menggunakan teknologi touch screen yang ditaruh di dekat lobby. GoBoard
menggunakan teknologi internet dalam hal mengetahui laporan-laporan yang
dibutuhkan oleh tamu. Tamu yang menggunakan teknologi ini juga dapat
melakukan printing peta terhadap alamat yang akan dituju, hasil print
tersebut dapat diambil pada bagian Front office. Dengan menggunakan
teknologi ini maka akan meningkatkan kepuasan pelanggan terhadap hotel.
Fungsi Microsoft GoBoard
• Mencari tahu mengenai alamat yang akan dituju tamu
• Mengetahui laporan cuaca dalam 3 hari kedepan agar tamu dapat
merencanakan kegiatan dengan baik
• Tamu hotel dapat melihat berita dengan menggunakan teknologi ini
• Tamu dapat mencari tahu mengenai tempat yang akan dituju atau dapat
melihat tempat-tempat apa saja yang dapat dikunjungi di Jakarta
Kelebihan Microsoft GoBoard
• Memberikan kesan teknologi yang canggih dan elegan pada hotel
• Memudahkan tugas pegawai karena apabila tamu ingin mencari tahu
mengenai Jakarta dapat menggunakan GoBoard
• Memberikan kenyamanan pada tamu yang check-in maupun check-out
• Instalasi serta pemasangan hardware dilakukan oleh Microsoft
Kekurangan Microsoft GoBoard
• Harga relatif mahal
• Baru dapat diimplementasikan secara internasional 2-3 tahun kedepan
104
4.12.3 Wi-Fi
Pemasangan Wi-Fi pada hotel digunakan untuk mendukung tamu yang
melakukan bisnis dan menginap di hotel dan membawa laptop agar dapat
melakukan kegiatan bisnis maupun untuk keperluan lain dalam
menggunakan teknologi internet. Wi-Fi ini akan menggunakan access point
yang di berikan password, sehingga para pelanggan yang akan menggunakan
internet akan di berikan charge pemakaian internet secara harian. Access
point ini hanya akan di pasang pada setiap lantai, karena struktur hotel The
Sultan menggunakan beton, jadi membutuhkan 1 Access Point setiap lantai.
Access Point ini juga akan digunakan untuk teknologi PDA yang dipakai
oleh pegawai untuk mengetahui status dari minibar pada setiap kamar.
4.12.4 Penambahan jumlah hardware
Berdasarkan analisis lingkungan internal perusahaan pada bab 4 dan
dengan penambahan divisi pada hotel The Sultan maka perlu dilakukan
penambahan jumlah hardware dengan spesifikasi sebagai berikut:
4.12.4.1 Rekomendasi penambahan komputer pada bagian IT
Tabel 4.10 Rekomendasi spesifikasi komputer
Jenis Keterangan Hardware • PC Desktop
• Minimal Intel Pentium Dual Core E5200
• RAM 512 Mb • Hardisk 80 Gb • VGA Card 256 MB • DVD Rw
Input Device • Keyboard • Mouse
Output Device • Monitor • Speaker
105
Dengan adanya divisi baru maka diperkirakan diperlukannya 5
komputer tambahan dengan spesifikasi minimal seperti spesifikasi komputer
diatas.
4.12.4.2 Rekomendasi penambahan server
Tabel 4.11 Rekomendasi spesifikasi Server
Keterangan Jumlah IBM System X3400M2-22A
• Xeon E5504 • 2GB DDR3 PC 8500 • 250 GB HDD SATA • DVD-ROM • VGA Matrox G200e
16MB • 2x GbE NIC • Tower Case
1
4.12.4.3 Rekomendasi Access Point
Access point digunakan untuk menjalankan WAN yang
berfungsi untuk mengakses jaringan yang ada di daerah internal sebuah
jaringan LAN. Berikut ini adalah rekomendasi spesifikasi Access Point.
Tabel 4.12 Rekomendasi akses point
Form Factor Eksternal Connectivity Technology Wireless Network Cable Type Ethernet 100Base-TX cable Data Transfer Rate 54 Mbps Data Link Protocol • IEEE 802.11b
• IEEE 802.11g Transport Protocol • TCP/IP
• IPX/SPX, • NetBeui/NetBIOS
Bandwidth 2,4 GHz Status Indicator Power, Link OK, Link Activity Encryption Algoritm • 64-Bit WEP
• 129-Bit WEP • 256 Bit WPA
Authentication Method Radio Service Set ID Networking Standard • IEEE 802.3
• IEEE 802.3u • IEEE 802.11b
106
• IEEE 802.11g 4.12.5 Perencanaan Biaya
Perencanaan biaya yang dibutuhkan dalam
mengimplementasikan serta dalam hal penambahan infrastruktur adalah
perkiraan biaya yang dibutuhkan dalam melakukan penambahan
komputer serta penggunaan Microsoft GoBoard serta pengadaan
teknologi Wi-Fi dan PDA pada bagian minibar
Tabel 4.13 Perkiraan Biaya
Spesifikasi Jumlah Harga / unit Total Harga • PC desktop
dengan spesifikasi yang sesuai dengan yang diajukan
• Server tambahan yang digunakan untuk Knowledge Management
• Penambahan teknologi Wi-Fi
• Penggunaan Teknologi Microsoft GoBoard
• Penggunaan Technology Bartech
• PDA
4 1
14 2
472 4
Rp.5.400.000 Rp. 16.000.000 Rp. 700.000 Rp. 140.000.000 Rp. 12.000.000 Rp.3.500.000
Rp.21.600.000 Rp.16.000.000 Rp.9.800.000 Rp. 280.000.000 Rp. 5.6640.00.000 Rp.14.000.000
107
Gambar 4.11 Arsitektur Jaringan yang direkomendasikan
4.10.6 Rekom
endasi Arsitektur Jaringan
109
108
4.12.7 Rencana Implementasi
Dalam perencanaan implementasi sistem yang kami ajukan,
akan diperlukan waktu sekitar 3 tahun untuk membangun sistem tersebut
secara menyeluruh. Penggunaan dana yang diperlukan pun cukup besar,
dibawah ini merupakan gambar yang menjelaskan tahapan-tahapan serta
waktu yang diperlukan sampai pada tahap implementasi secara
menyeluruh. Akan digambarkan pada rencana implementasi dibawah ini.
109
Gambar 4.12 Rencana Implementasi
Activity Planing Tahun Pertama Tahun Kedua Tahun Ketiga Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Strategi SI Penambahan modul Implementasi KM Implementasi CRM Strategi Manajemen SI/TI Pembenahan Struktur org Perekrutatn Staff divisi TI Strategi TI Pembelian desktop dan server Penerapan GoBoard Penerapan Bartech minibar
109
110
4.12.8 Usulan Arsitektur Sistem Aplikasi
4.12.9 Aplikasi portfolio masa depan
Aplikasi portfolio masa depan adalah penjabaran aplikasi yang
akan digunakan di masa depan. Aplikasi portfolio masa depan digunakan
untuk mengetahui tingkatan kebutuhan perusahaan terhadap teknologi di
masa mendatang.
Table 4.14 Aplikasi Portfolio Masa depan
STRATEGIC HIGH POTENTIAL • Website
• GoBoard • Bartech Minibar
Sistem informasi manajemen hotel : 1. Bagian Front Desk 2. Banquet 3. Food and Beverages 4. Housekeeping 5. logistik 6. Finance dan akutansi 7. Engineering
• KM • CRM
KEY OPERATIONAL SUPPORT