bab 4 analisa dan pembahasan - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab4/2010-2-00435-si bab...
TRANSCRIPT
56
BAB 4
ANALISA DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Perusahaan
Pada pembahasan ini dijelaskan tentang proses bisnis, berikut gambaran proses
bisnis di PT. Gramedia Asri Media Mall Central Park:
Gambar 4.1 Proses Bisnis PT. Gramedia Asri Media Mall Central Park
Dari alur bisnis gambar di atas dijelaskan bahwa proses diawali dari penerimaan
permintaan produk dan permintaan produk kosong, dari penerimaan dibuatlah surat SP
ke supplier kemudian dikirimkan ke pemasok dan akan dikirimkan produk serta faktur.
57
Faktur diberikan kepada 3(tiga) bagian yaitu bagian supplier, EDP (Data Entry), dan
ADM (Administrasi). Dari produk yang sudah dikirim diterima oleh penerimaan barang
(Gudang) kemudian produk dicek fisik dan faktur. EDP (Data Entry) mencetak barcode
berdasarkan receive order (RO) dan kemudian label barcode diberikan kepenerimaan
barang (Gudang).
4.1.1 Latar Belakang Perusahaan
PT. Gramedia Asri Media adalah salah satu Strategic Business Unit
(SBU) dari Kelompok Kompas Gramedia yang bergerak di bidang bisnis ritel
dengan produk utama buku dan alat-alat tulis. Nama Toko dikenal sebagai
Toko Buku Gramedia. Toko ini didirikan oleh PK Ojong pada tahun 1970.
Toko Buku Gramedia Mall Central Park berdiri pada tanggal 20 Desember
2009, dengan luas tanah 3.300 meter/segi dan sebagai Toko Buku Gramedia
Mall terbesar ke-3 (tiga) di Indonesia.
PT. Gramedia Asri Media juga melakukan pengembangan usaha di
bidang yang masih berkaitan yaitu perdagangan buku secara langsung ke
konsumen (Direct Selling), dan usaha ekspor buku ke luar negeri, distribusi
buku dan pengadaan stationery oleh Buana Ilmu Populer (BIP) maupun usaha
lainnya di bidang eceran stationery maupun buku impor.
Produk utama yang dijual di Toko Buku Gramedia adalah buku dan
stationery. Hal ini berkaitan erat dengan misinya untuk ikut berperan serta
dalam usaha mencerdaskan dan mencerahkan kehidupan bangsa melalui
penyebaran informasi dan pengetahuan. Dalam perkembangannya, Toko Buku
58
ini menambah bauran produk baru karena tuntutan dan peluang pasar. Lini
produk tersebut antara lain: peralatan dan perlengkapan kantor, produk multi
media, fancy, CD, peralatan musik/peralatan olahraga dan sebagainya.
Dalam menjalankan Perusahaan, Manajemen PT. Gramedia Asri Media
selalu mengedepankan kepentingan pihak yang terkait (stakeholders), yaitu
Pelanggan, Pemasok, Pemilik Perusahaan (shareholders), Karyawan, dan
Masyarakat sekitar. Kepada pelanggan, Manajemen selalu berusaha memberi
layanan yang memuaskan.
4.1.2 Lokasi Perusahaan
Lokasi perusahaan yang kami survei ber tempat di:
PT. Gramedia Asri Media, Mall Central Park. Blok 28, lantai 3 No. 201-201A,
Jl. S. Parman, Tanjung Duren Selatan, Grogol Petamburan, Jakarta- Indonesia.
4.1.3 Produk
Produk perusahaan berupa Buku, Stationery, Counter, Peralatan Kantor,
Peralatan Olahraga, dan produk berteknologi tinggi seperti CD-ROM, audio-
video book, dan berbagai produk lain.
59
4.1.4 Komponen Perencanaan Bisnis Perusahaan
Pada tahap ini dibahas beberapa komponen perencanaan bisnis
perusahaan yang meliputi kegiatan visi dan misi perusahaan antara lain:
4.1.4.1 Visi Perusahaan
Visi dari perusahaan dilihat dari tiga sisi sebagai berikut:
Tabel 4.1 Visi Perusahaan pada PT. Gramedia Asri Media
Aspect Word / Statement Meaning
Who ?
(Target Customer)
Asia Tenggara Konsumen di Indonesia dan Asia
Tenggara
What?
(Value Proposition)
Mencerahkan kehidupan
bangsa
Mencerahkan untuk bangsa Indonesia
pada khususnya dan Asia Tenggara
pada umumnya
Among ?
(Competitive Set)
Menjadi jaringan ritel
terbesar, tersebar dan
terpadu di bidang
pengetahuan, informasi,
multimedia dan bisnis ritel
lain
Terbesar = Kapitalisasi Aset,
Revenue, Jumlah Jaringan.
Tersebar = Jumlah outlet yang
tersebar secara nasional & regional
Terpadu = sinergi antar outlet
60
How ?
(Capabilities)
penyediaan produk yang
berorientasi pasar, layanan
unggul, inovatif, dan
perilaku bisnis yang bersih.
Menyediakan produk buku,
stationery, dsb yang berorientasi pada
pasar Memberikan layanan unggul
kepada pelanggan dan mitra kerja
Melakukan inovasi bisnis
Melakukan kegiatan bisnis
dengan perilaku yang bersih
4.1.4.2 Misi Perusahaan
Adapun Misi dari perusahaan yaitu, berperan aktif di dalam upaya
mencerahkan kehidupan bangsa dengan menjadi jaringan ritel terbesar,
tersebar dan terpadu di bidang pengetahuan, informasi dan multimedia
di Asia Tenggara serta mengembangkan bisnis ritel lainnya melalui
penyediaan produk yang berorientasi pasar, layanan unggul, inovatif,
dan perilaku bisnis yang bersih .
4.1.5 Struktur Organisasi Perusahaan
Setiap perusahaan memiliki struktur organisasi yang terdiri dari
berbagai macam fungsi dan memiliki tanggung jawab yang berbeda-beda.
Fungsi dan tanggung jawab yang jelas pada setiap bagian, mengakibatkan
proses bisnis akan berjalan dengan baik.
Toko Buku Gramedia Mall Central Park mempunyai struktur
organisasi sebagai berikut:
61
KEPALA TOKOMR / SEKJEN
SPV ADMINISTRASI STAF KOMPUTER
KASIR BESAR ADMINISTRASI
DATA ENTRY
SPV PEMBELIAN SPV PENJUALAN
PEMBELIAN PENERIMAAN WIDIANIAGA KEAMANAN RUMAH TANGGA
Gambar 4.2 Bagan Struktur Organisasi Toko Buku Mall Central Park
62
4.1.6 Peran dan Tanggung Jawab
1. Store Manager
Store Manager memiliki kekuasaan tertinggi dalam perusahaan.
Store Manager mempunyai peran dan tanggung jawab: Pengontrolan
Dok Dan Data Toko, Internal Audit Toko, Tindakan Koreksi dan
Pencegahan, Inspeksi uji & kontrol Produk, Benchmarking.
2. SPV Administrasi
Bertugas sebagai back-up dari kegiatan Kasir Besar maupun
Administrasi di toko buku gramedia.
3. Kasir Besar
Adapun kegiatan dan tanggung jawab dari Kasir Besar yaitu
melakukan perhitungan pembelian buku ataupun perlengkapan lain
yang dijual oleh toko buku gramedia. Seperti kasir, yang akan
menyerahkan hasil masukan penjualan ke administrasi
4. Administrasi
Administrasi melakukan perhitungan pemasukan ataupun
pengeluaran dan mengatur keuangan di toko buku gramedia.
1. Pembayaran Hutang Buku JABODETABEK:
a. Pembayaran Hutang Buku Kredit
b. Pembayaran Hutang Buku Titipan
c. Faktur Pembelian
d. Surat Pesanan
e. Bon Pembayaran Buku
f. Buku Pembayaran Kredit
63
g. Rekap Pembayaran
h. Slip Pembayaran
i. Cek Penjualan Faktur Kredit
j. Nota Retur
k. Rekap Retur
2. Pembayaran Hutang Counter JABODETABEK:
a. Laporan Penjualan Counter
b. Rekap Laporan Penjualan Counter
c. Laporan Omzet Harian Counter
d. Buku Pembayaran Counter
e. Faktur Pajak
f. Program Counter
3. Pembayaran Hutang Buku NON JABODETABEK:
a. Pembayaran Hutang Buku Kredit
b. Pembayaran Hutang Buku Titipan
c. Faktur Pembelian
d. Surat Pesanan
e. Bon Pembayaran Buku
f. Buku Pembayaran Kredit
g. Laporan Penjualan
h. Rekapitulasi Pembayaran
i. Cek Penjualan Faktur Kredit
j. Nota Retur
k. Rekap Retur
64
4. Pembayaran Counter NON JABODETABEK:
a. Laporan Penjualan Counter
b. Rekap Laporan Penjualan Counter
c. Laporan Omzet Harian Counter
d. Buku Pembayaran Counter
e. Faktur Pajak
f. Program Counter
5. Pembayaran Hutang Buku NON JABODETABEK Pusat
Pelayanan Regional:
a. Pembayaran Hutang Buku Kredit
b. Pembayaran Hutang Buku Titipan
c. Faktur Pembelian
d. Surat Pesanan
e. Bon Pembayaran Buku
f. Preliminary Payment Register
g. Laporan Penjualan
h. Rekapitulasi Pembayaran
i. Nota Retur
j. Rekap Retur
k. Payment Voucher
l. Payment Voucher Attachment
6. Pembayaran Counter NON JABODETABEK Pusat Pelayanan
Regional:
a. Rekap laporan penjualan counter
65
b. Preliminary Payment Register
c. Faktur pajak
d. Program Sistem Administrasi Counter (SAC)
e. Payment Voucher
f. Payment Voucher Attachment
7. Staff Komputer
Staff Komputer bertugas sebagai mentoring dari kegiatan-
kegiatan yang dilakukan oleh data entry.
8. Data Entry
Kegiatan dan tanggung jawab dari divisi data entry adalah
sebagai berikut:
1. Perawatan Rutin Hardware:
a. Jadwal Perawatan Rutin Hardware
b. Kartu Perawatan Hardware
c. Laporan Perawatan Hardware
d. Hardware
e. Jenis Hardware yang termasuk dalam prosedur
ini
f. Vendor Service Komputer
2. Perubahan Harga:
66
a. Perubahan Harga
b. Retur Administrasi
c. Stok
d. Pendisplaian Buku
e. Buku Perubahan Harga
f. Katalog
3. Pengiriman Data Secara Elektronik Ke Kantor Pusat:
a. Data
b. E – mail
c. Hardcopy
d. Penerima
g. Kantor Pusat
h. FTP
4. Penyesuaian Stok:
a. Penyesuaian Stok
b. Deviasi Stok
c. Hasil Stok Opname Berkala
67
d. Penyelesaian Faktur
e. Daftar Deviasi Stok
f. Formulir Selisih Stok
9. SPV Pembelian
Kegiatan dari SPV Pembelian mengenai hal-hal yaitu:
1. Seleksi pemasok
a. Pesan buku baru
b. Pesan nonbuku
c. Pesan buku repeat order
d. Terima buku
e. Terima non buku
f. Retur produk non buku MA
g. Retur buku
10. Pembelian
Kegiatan dari Pembelian sebagai berikut:
a. Order barang
b. Memantau persediaan barang
c. Meretur barang yang lebih/tidak laku
68
11. SPV Penjualan
Adapun tanggung jawab dan kegiatan SPV Penjualan
adalah sebagai berikut:
1. Penanganan Masukan Pelanggan
a. Kepuasan Pelanggan
b. Tindakan Koreksi
c. Tindakan Pencegahan
2. Stok Opname Berkala
a. Stock Scan
b. Up Load Data
c. Down Load Data
d. Deviasi Stock
e. Laporan Unbalance
3. Evaluasi Counter
a. Laporan Kinerja Bulanan
b. Track Record Counter
12. Penerimaan
Penerimaan memiliki kegiatan sebagai berikut:
a. Mengecek produk dari pembilian (fisik
produk).
69
b. Menginput kode nomer gudang dari supplier.
c. Melakukan plebelan terhadap buku-buku.
13. Widianiaga
Adapun kegiatan yang dilakukan widianiaga adalah sebagai
berikut:
a. Pendisplayan produk
b. Memberikan pelayanan kepada pelanggan
c. Mengecek barang retur
d. Melakukan penjualan : - active selling
- cross selling
- up selling
14. Keamanan
Keamanan sangat dibutuhkan dalam toko buku gramedia
sehingga kegiatan jual beli buku ataupun barang lain dapat
terkontrol dan situasi di toko buku gramediapun dapat
terkendali dan aman serta bertugas sebagai pengecek barang
masuk dan keluar di lingkungan gramedia.
15. Rumah Tangga
Rumah Tangga memiliki tanggung jawab sebagai berikut:
a. Melakukan SPMB (Surat Permintaan Membeli
Barang)
b. Hardware
c. Membuat Berita Acara Penerimaan Barang
70
d. Informasi Berita Acara Penerimaan Hardware
berisi spesifikasi dan kondisi
4.2 Menganalisis Permasalahan
Analisis permasalahan diperoleh dari gambaran perusahaan yang
digunakan untuk mengetahui kendala-kendala dan masalah-masalah yang ada
di dalam perusahaan. Dengan menganalisis masalah yang ada maka akan dapat
diperoleh keadaan dan kebutuhan pasar yang dapat digunakan oleh perusahaan
untuk meningkatkan penjualan, memenuhi kebutuhan pelanggan dan
memuaskan para pelanggan.
Adapun permasalahan yang dialami adalah:
a. Sistem informasi yang ada pada Toko Buku Gramedia Mall
Central Park saat ini kurang memaksimalkan kinerja perusahaan
secara menyeluruh, saat ini sistem yang ada belum terintegrasi
secara menyeluruh antar Pusat dan Toko. Sehingga menyebabkan
pembuatan barcode yang berbeda-beda antar toko.
b. Kurangnya pemanfaatan strategi sistem informasi sebagai sarana
komersil seperti penjualan, maupun pelayanan didalam web yang
tersedia.
c. Management yang ada pada saat ini di Toko Buku Gramedia Mall
Central Park belum tertata rapih.
71
4.3 Menganalisis Data
Pada tahapan analisis data ini akan dijelaskan mengenai data-data yang
diperlukan membantu dalam menganalisis kebutuhan perusahaan dengan cara
melakukan pengumpulan data untuk dapat menganalisis perusahaan.
4.3.1 Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang dilakukan adalah:
1. Metode observasi.
Melakukan pengamatan secara langsung untuk
mendapatkan informasi mengenai kegiatan bisnis perusahaan.
Dalam metode observasi ini didapatkan informasi-
informasi yang bisa digunakan untuk membantu
menganalisa perusahaan dengan cara:
a. Mengamati kegiatan-kegiatan yang di lakukan
karyawan.
b. Mengamati proses bisnis yang berjalan.
c. Mengamati produk-produk yang dijual.
2. Metode wawancara
Melakukan Tanya jawab secara langsung dengan
pihak-pihak yang terlibat untuk memperoleh data dan
informasi yang dibutuhkan secara real. Dalam metode
wawancara ini didapatkan informasi-informasi yang bisa
digunakan untuk membantu menganalisa perusahaan
dengan cara:
72
a. Melakukan wawancara kepada bagian sales
superintendent book untuk mendapatkan
informasi - informasi perusahaan.
b. Melakukan wawancara kepada bagian HRD
(Human Resource Deveploment) untuk
mendapatkan informasi - informasi
perusahaan.
c. Melakukan wawancara kepada Bagian IT
(information tehcnology) untuk mendapatkan
informasi - informasi perusahaan.
3. Metode studi kepustakan
Penelitian dilakukan berdasarkan teori yang diperoleh
dari hasil studi pustaka berupa buku-buku yang digunakan
untuk mendukung pembahasan permasalahan.
4. Metode searching internet
Mencari informasi-informasi perkembangan dunia bisnis
dan juga SI/TI sekarang ini yang digunakan untuk melengkapi
penulisan dan untuk mendukung pembahasan permasalahan.
.
73
4.4 Menganalisis Perusahaan
Data-data dan informasi yang diperoleh dalam analisis data dan
pengumpulan data yang dilakukan akan digunakan untuk menganalisis
perusahaan. Analisis perusahaan ini mencakup dua hal, yaitu analisis internal
perusahaan dan analisis eksternal perusahaan.
4.4.1 Analisis Bisnis Internal
Analisis lingkungan internal bisnis perusahaan terdiri dari analisis
CSF (Critical Success Factor), analisis rantai nilai perusahaan (Value
Chain), dan analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat).
4.4.1.1 CSF (Critical Success Factor)
CSF merupakan batu loncatan untuk mencapai visi dan
misi perusahaan.CSF sangat penting dalam kesuksesan PT.
Gramedia Asri Media saat ini. Berdasarkan hasil analisis maka
CSF pada PT. Gramedia Asri Media adalah sebagai berikut.
1. Mengutamakan kepuasan pelanggan
Dalam memantau kepuasan pelanggan diperlukan
dua tahap yaitu:
Dalam jangka Pendek, perusahaan melakukan
maintainance pelayanan kepada pelanggan dalam setiap
bulannya. Perusahaan bisa lebih memuaskan pelanggan
karena adanya perhatian khusus terhadap pelanggan
dengan contoh: memberikan hadiah kepada pelanggan
74
yang berulang tahun, memberikan diskon kepada
pelanggan.
Dalam jangka Panjang, perusahaan melakukan
promosi-promosi yang bersifat nasional memberikan
diskon dan pelayanan yang menarik, dengan contoh:
perusahaan menyesuaikan dengan event-event nasional
seperti lebaran, natal, tahun baru, valentine, imlek, dan
sebagainya.
Maka dengan memantau kepuasan pelanggan
dalam jangka Pendek maupun jangka Panjang membuat
performance perusahaan dalam segi pelayanan dapat
meningkat serta memberikan kepuasan bagi pelanggan.
2. Sumber Daya Manusia (SDM)
SDM juga merupakan salah satu faktor
keberhasilan perusahaan. Terdapat dua jangka waktu
dalam mencapai SDM yang baik yaitu:
Dalam jangka Pendek, perusahaan melakukan
pengembangan karyawan dengan melakukan training
dalam tiap bulannya. Sehingga karyawan PT. Gramedia
Asri media memiliki kualitas yang lebih baik lagi
Dalam jangka Panjang, perusahaan memberikan
Hak-hak yang sudah menjadi keputusan bersama terhadap
karyawan seperti tunjangan hari raya, bonus, serta
gratifikasi. Dan juga perusahaan memberikan asuransi
75
kesehatan kepada karyawan serta biaya transportasi dan
rumah tinggal.
Dengan adanya Sumber Daya Manusia (SDM)
yang diperhatikan oleh perusahaan dalam jangka panjang
maupun jangka pendek membuat karyawan yang bekerja
di Toko Buku Gramedia Mall Central Park lebih
meningkatkan kualitas pribadi dari masing-masing
karyawan.
3. Sarana dan Prasarana
Sarana dan prasarana juga merupakan faktor
terpenting dalam mencapai visi dan misi perusahaan.
Sarana yang dimiliki perusahaan seperti tempat parkir,
gedung kantor, keamanan dan WC.
Prasarana yang dimiliki perusahaan adalah,
seragam karyawan, alat bantu pekerjaan, alat komunikasi.
Kedua hal di atas merupakan fasilitas-fasilitas yang
disediakan oleh perusahaan untuk membantu karyawan
dalam melakukan pekerjaanya, serta membuat kondisi
kerja karyawan menjadi nyaman. Hal ini tentu berkaitan
dengan faktor kesuksesan.
Pada analisis CSF di atas, kami melihat bahwa
perusahaan sudah memiliki keunggulan kompetitif pada
pesaing-pesaingnya. Agar PT. Gramedia Asri Media dapat
bertahan dalam persaingan yang ketat, PT. Gramedia Asri
76
MARGIN
Media harus meningkatkan keunggulan-keunggulan yang
sudah dimiliki sekarang.
4.4.1.2 Analisis Rantai Nilai (Value Chain) Perusahaan
Infrastruktur Perusahaan
Manajemen Perusahaan, lokasi strategis dan luas,di lengkapi cafe, fasilitas lengkap seperti: cctv,tempat penitipan barang dan tempat parkir karyawan Manajemen Sumber Daya Manusia Perekrutan, pelatihan/kontrak, pengembangan, karyawan tetap, dan pemecatan/pension Pengembangan Teknologi Mengembangkan sistem dan teknologi informasi serta mesin komputer info/ ellord. Pembelian Pembelian produk dari langsung jual pemasok Logistik ke dalam
Operasi Logistik Keluar
Pemasaran Pelayanan
Pemesanan produk ke supplier
Pembelian (pemesanan)
Pembelian label
Promosi dan pameran
B: be friendly And helpfull O:ownership to delight customer
Data pesanan Faktur Barang keluar
O:outdo competition
Karyawan Cek bag.gudang (faktur & fisik) Proses data entry Barcode dan receive order
K:knowledgableS:selling
Gambar 4.3 Analisis Value Chain
77
Aktivitas Utama:
1. Logistik ke dalam
Logistik ke dalam meliputi aktivitas-aktivitas pemesanan
produk ke supplier, penyimpanan data pesanan, dan
penyimpanan data karyawan. Dalam tahap ini, perusahaan
mengumpulkan segala resource yang diperlukan untuk
melakukan tahap operasi.
2. Operasi
Dalam aktivitas ini, segala resource yang didapatkan
dari aktivitas pertama yang telah menjadi barang jadi yang
didapatkan dari supplier. Aktivitas tersebut merupakan proses
pembelian (pemesanan), faktur, pengecekan bagian gudang
(faktur dan fisik), proses data entry, barcode dan receive
order.
3. Logistik ke luar
Dalam aktivitas ini, barang yang dihasilkan dilakukan,
pemberian label, dan barang keluar/penjualan.
4. Pemasaran
Aktivitas pemasaran dilakukan oleh divisi marketing.
Aktivitasnya berupa promosi, dan pameran. Promosi dilakukan
melalui selebaran yang disebarkan di lingkungan mall dan
luar mall serta mengikuti pameran di dalam mall dan di
luar mall.
78
5. Pelayanan
PT. Gramedia Asri Media Selalu mengutamakan
pelayanan yang baik kepada pelanggan. Untuk mencapai
kepuasan pelanggan, perusahaan ini mengedepankan:
B : be friendly and helpful
O : ownership to delight customer
O : outdo competition
K : knowledgable
S : selling
Aktivitas Pendukung:
1. Infrastruktur Perusahaan
Aktivitas pendukung ini meliputi Manajemen Perusahaan
supaya perusahaan dapat berjalan dengan baik, lokasi yang
strategis (di dalam mall), Toko Buku Gramedia Mall terbesar
ke-3 (tiga) di Indonesia (luas tanah 3.300 meter/segi) ,di
lengkapi cafe fasilitas lengkap seperti: cctv, tempat penitipan
barang dan tempat parkir karyawan yang luas.
2. Manajemen Sumber Daya Manusia
Aktivitas ini meliputi Perekrutan, pelatihan/kontrak
kerja maksimal 2 tahun, pengembangan, karyawan tetap, dan
pemecatan karyawan/pensiun. Karyawan yang dipekerjakan
79
diharuskan untuk memiliki kinerja yang baik agar dapat
memenuhi target perusahaan.
3. Pengembangan Teknologi
Perusahaan sudah memiliki sistem informasi yang
terintegrasi dengan menggunakan aplikasi ERP dan mesin
komputer info/ellord sistem yang membantu pelanggan
mencari buku-buku yang ingin dibeli secara otomatisasi.
4. Pembelian
Dalam aktivitas ini, perusahaan melakukan pembelian
produk langsung jual dari pemasok. Sehingga tidak ada
proses pembelian bahan baku maupun proses produksi.
Melalui analisis value chain perusahaan dapat
disimpulkan bahwa sebagai perusahaan manufaktur, proses
bisnis berjalan cukup baik. Tetapi terdapat kekurangan di
aktivitas utama yaitu pada bagian pelayanan, dan diaktivitas
pendukung yaitu infrastruktur perusahaan, manajemen sumber
daya manusia, dan pengembangan teknologi.
Pada aktivitas pendukung, infrastruktur perusahaan
sebenarnya sudah cukup lengkap. Hanya saja ada kekurangan
pada manajemen perusahaan yang kurang tertata rapi. Pada
bagian sumber daya manusia, tidak terdapat aplikasi untuk
menghitung absen karyawan, dan tidak ada sistem untuk
80
penilaian kinerja karyawan. Sedangkan pada bagian teknologi,
aplikasi belum berjalan secara menyeluruh dan tidak
terintegrasi satu sama lain.
4.4.1.3 SWOT
Perusahaan juga melakukan analisis SWOT secara
berkala untuk merumuskan strategi perusahaan. SWOT
membandingkan antara faktor eksternal peluang dan ancaman
dengan faktor internal kekuatan dan kelemahan.
Analisis SWOT perusahaan dapat dijabarkan sebagai
berikut:
1. Analisis Faktor Internal
A. Kekuatan (Strength)
1. Sebagai salah satu cabang toko buku yang sudah
terkenal di Indonesia .
2. Dari segi produk sudah cukup lengkap.
3. Dari segi pelayanan bagus.
4. Memiliki rekan bisnis yang ternama.
5. Merupakan toko buku ketiga terbesar untuk ukuran
di dalam mall.
B. Kelemahan (weakness)
1. Retail toko baru yang masih belum diketahui oleh
banyak pelanggan.
81
2. Manajemen yang belum tertata rapi.
3. sistem yang masih belum terintegrasi secara
menyeluruh.
Tabel 4.2 Perhitungan IFAS
FAKTOR STRATEGI INTERNAL
BOBOT RATING BOBOT X RATING
KOMENTAR
KEKUATAN
1).Sebagai salah satu toko buku yang sudah terkenal di Indonesia 2).Dari segi produk sudah cukup lengkap
3).Dari segi pelayanan bagus 4). Memiliki rekan bisnis yang ternama 5). Merupakan toko buku ketiga terbesar untuk ukuran di dalam mall. 6). Pengalaman perusahaan yang sudah lama
0,15 0,10 0,10 0,15 0,15
0,10
4
3
4 3
3 4
0,60
0,30
0,40 0,45
0,45 0,40
Mudah mencari
customer
Bagus,di pertahankan dan terus melakukan inovasi Kinerja baik Penerbit ternama
Mendukung perusahaan
Bisa mengatasi
permasalahan dengan baik
Total Kekuatan 0,75 2,55
82
KELEMAHAN
1).Ritel toko baru yang masih belum diketahui oleh banyak pelanggan 2).Manajemen yang belum tertata rapi 3).sistem yang masih belum terintegrasi secara menyeluruh (pembuatan barcode yang berbeda-beda antar toko.)
0,10
0,15
0,10
3 3 3
0,30
0,45
0,30
Ritel baru yg perlu penyesuaian
Manajemen kurang aktif Sistem yang belum terpadu
Total Kelemahan 0,25 1,05 TOTAL IFAS 1,00 1,50
2. Analisis Faktor Eksternal
A. Peluang (Opportunity)
1. Kualitas produk yang sudah dikenal masyarakat
luas.
2. Produk yang ditawarkan merupakan suatu
kebutuhan hidup bagi masyarakat luas.
3. Pasar global dan lokal yang bisa menerima produk
yang diberikan.
4. Kebijakan pemerintah untuk tidak membeli buku
bajakan sangat membantu perusahaan.
B. Ancaman (Threat)
1. Pasar global & lokal semakin luas, sehingga
pendatang baru semakin bermunculan.
83
2. Perekonomian internasional dan nasional yang
tidak stabil.
3. Resesi global menyebabkan harga tidak stabil &
daya beli berkurang.
4. Harga kertas yang semakin melambung tinggi,
sehingga harga yang diberikan oleh pemasok lebih
tinggi pula.
Tabel 4.3 Perhitungan EFAS
FAKTOR STRATEGI EKSTERNAL
BOBOT RATING BOBOT X RATING
KOMENTAR
PELUANG 1).Kualitas produk yang sudah dikenal masyarakat luas 2).produk yang ditawarkan merupakan suatu kebutuhan hidup bagi masyarakat luas
3).Pasar global dan lokal yang bisa menerima produk yang diberikan 4)Kebijakan pemerintah untuk tidak membeli buku bajakan sangat membantu perusahaan.
0,15
0,10
0,15
0,10
4 3
4
3
0,60
0,30
0,60
0,30
Perusahaan sudah di kenal akan kualitas produknya. Kebutuhan penduduk luas. produk perusahaan dapat diterima. Berkurangnya pembajakan,sehingga penjualan buku asli dapat meningkat.
Total Peluang 0,50 1,80 ANCAMAN
1).Pasar global & lokal semakin luas, sehingga pendatang baru semakin bermunculan. 2).Perekonomian internasional dan nasional
0,15
0,10
0,15
3 3
3
0,45 0,30 0,45
Pesaing toko
Daya beli menurun
Harga produk yang
84
yang tidak stabil 3).Resesi global menyebabkan harga tidak stabil & daya beli berkurang 4). harga kertas yang semakin melambung tinggi.sehingga harga yang diberikan oleh pemasok lebih tinggi pula
0,10
3
0,30
semakin meningkat
Bahan baku utama
Total Ancaman 0,50 1,50 TOTAL EFAS 1,00 0,30
Dari analisis diatas, dapat digambarkan posisi PT. Gramedia
Asri Media dalam persaingan pasar saat ini melalui diagram analisis
SWOT berikut:
d. Titik X = Kekuatan (Strength) – Kelemahan
(Weakness)
Total bobot rating kekuatan = 2,55
Total bobot rating kelemahan = 1,05 -
1,50
e. Titik Y = Peluang (Opportunity) – Ancaman
(Threat)
Total bobot rating peluang = 1,80
Total bobot rating ancaman = 1,50 -
0,30
85
Peluang(Opportunity)
Kekuatan(Strength)
Kelemahan (Weakness)
Ancaman(Threat)
0,1
X ( 1,50 : 0,30 )
0,2 0,3 0,4
0,3
0,2
0.1
0,5 1,5....1,00,90,80,70,6 4,0....
3,0
....
Gambar 4.4 Diagram SWOT
Penjelasan Gambar:
X menunjukkan bahwa PT. Gramedia Asri Media berada pada
kuadran I dimana perusahaan dapat menggunakan strategi SO
(Strength - Opportunity), yang maksudnya adalah perusahaan
menggunakan Strength untuk menjawab Opportunity yang ada.
Berikut adalah gambar matrik SWOT:
86
Tabel 4.4 Matrik SWOT pada PT. Gramedia Asri Media
IFAS
EFAS
Kekuatan (Strength) 1).Sebagai salah satu cabang toko buku yang sudah terkenal di Indonesia 2).Dari segi produk sudah cukup lengkap 3).Dari segi pelayanan bagus 4). Memiliki rekan bisnis yang ternama 5). Merupakan toko buku ketiga terbesar untuk ukuran di dalam mall.
Kelemahan (Weakness) 1).Cabang baru yang masih belum diketahui oleh banyak pelanggan 2).Manajemen yang belum tertata rapi 3).sistem yang masih belum terintegrasi secara menyeluruh
Peluang (Opportunity) 1).Kualitas produk yang sudah dikenal masyarakat luas
2.)Produk yang ditawarkan merupakan suatu kebutuhan hidup bagi masyarakat luas
3).Pasar global dan lokal yang bisa menerima produk yang diberikan
4).Kebijakan pemerintah untuk tidak membeli buku bajakan sangat membantu perusahaan.
Strategi SO 1).Menjaga nama baik perusahaan di mata dunia.(S1,O1) 2).Memanfaatkan pengalaman perusahaan yang cukup lama untuk menjangkau seluruh pasar baik global maupun lokal.(S2,O3)
Strategi WO 1).Memanfaatkan kebijakan pemerintah yang bisa membantu meningkatkan penjualan terhadap cabang baru sekalipun (W1,O4)
87
Ancaman (Threats) 1).Pasar global & lokal semakin luas, sehingga pendatang baru semakin bermunculan. 2).Perekonomian internasional dan nasional yang tidak stabil 3).Resesi global menyebabkan harga tidak stabil & daya beli berkurang 4).harga kertas yang semakin melambung tinggi.sehingga harga yang diberikan oleh pemasok lebih tinggi pula
Strategi ST 1).Menjaga hubungan yang baik dengan rekan bisnis (penerbit)agar produk tetap terjaga.(S4,T4) Agar customer tidak meninggalkan perusahaan dan lari ke pesaing baru maka,pelayanan harus terus di tingkatkan (S3,T1)
Strategi WT 1.) Memperbaiki manajemen agar bisa mengatasi pesaing baru (W2,T1)
Strategi-strategi SO perusahaan adalah sebagai berikut:
a. Menjaga nama baik perusahaan di mata dunia.
(S1,O1)
b. Memanfaatkan pengalaman perusahaan yang
cukup lama untuk menjangkau seluruh pasar baik
global maupun lokal. (S2,O3)
Hal ini menandakan perusahaan memiliki kekuatan yang
cukup untuk menjawab tantangan kedepan dan memiliki peluang
yang besar.
Dari Weakness yang dimiliki perusahaan, dapat disimpulkan bahwa
terdapat 2 (dua) masalah utama, yaitu:
88
a. Manajemen yang belum tertata rapi.
b. Sistem yang masih belum terintegrasi secara
menyeluruh.
4.4.2 Analisis Bisnis Eksternal
Analisis terhadap lingkungan eksternal bisnis perusahaan
mencakup analisis terhadap persaingan bisnis perusahaan dengan
menggunakan teknik analisis persaingan Porter dan analisis PEST.
4.4.2.1 5 Daya Persaingan Porter
Dalam analisis lima daya persaingan Porter, kita dapat
mengetahui lima faktor eksternal yang dapat mempengaruhi
perusahaan yang berasal dari Intraindustry Rivalry (Pesaing),
Bargaining Power of Supplier (Kekuatan Tawar-Menawar
Supplier), Bargaining Power of Buyers (Kekuatan Tawar-
Menawar Pembeli), Potential New Entrants (Pendatang Baru
yang Potensial), dan Substitute Product (Produk Pengganti).
Berdasarkan hasil analisis maka lima kekuatan Porter yang ada
pada Potential New Entrants (Pendatang Baru yang Potensial)
Toko Buku Gramedia mulai merasa khawatir terhadap
para pendatang baru yang potensial, terlebih lagi dengan
pendatang baru yang berbasis toko buku online yang
terselubung toko buku berbasis online atau toko buku
89
terselubung yang sedang banyak di dunia online, karena
transaksi online yang mudah dan praktis membuat pelanggan
lebih tertarik untuk memesan buku melalui online. Ada
beberapa pendatang baru potensial yang muncul, Contoh
pendatang baru yang potensial adalah www.kutukutubuku.com
yang mulai diminati oleh para konsumen.
Melihat minimnya potensi toko buku baru yang muncul
di karenakan besarnya biaya yang harus di keluarkan untuk
modal dan kesulitan pendatang baru untuk di kenal oleh para
konsumen, maka orang lebih banyak memilih membuka
toko buku online yang jangkaunya lebih luas dengan modal
yang lebih rendah
1. Intraindustry Rivalry (Pesaing)
PT. Gramedia Asri Media kurang mengkhawatirkan
pesaing yang berasal dari dalam negeri karena perusahaan ini
sudah memulai usahanya dari tahun 1970, sehingga toko
buku Gramedia Central Park tidak terlalu mengkhawatirkan
para pesaing. Adapaun pesaing-pesaing yang muncul adalah
pesaing-pesaing dalam negeri yang juga sudah memiliki
nama dan memulai usahanya sejak lama sama seperti halnya
PT. Gramedia Asri Media. Perusahaan-perusahaan pesaing kuat
tersebut adalah Toko Buku Gunung Agung, Toko Buku
Peri Plus, Toko Buku Times (khusus buku import), PT.
90
Kharisma dll. Tetapi perusahaan tersebut tidak menjadi pesaing
yang besar bagi perusahaan.
Menurut analisis, perusahaan harus pandai-pandai ber-
manuver untuk menghadapi pesaing-pesaing yang kuat yang
berasal dari luar negeri yaitu Toko Buku Times.
Solusi yang dapat dihadirkan untuk pesaing-pesaing
yang kuat adalah lebih mengedepankan IT sebagai proses kerja
yang lebih tepat dan cepat.
2. Substitute Product (Produk Pengganti)
Selain menjual buku ,toko buku gramedia juga memiliki
produk pengganti sebagai pilihan kedua dari buku berupa
counter dan stationary dimana dari counter menjual sebagai
contoh tas, dompet, elektronik, dll. Dan stationary menjual
sebagai contoh alat-alat tulis, keperluan kantor, dll.
3. Bargaining Power of Buyers (Kekuatan Tawar-Menawar
Pembeli)
PT. Gramedia Asri media mengutamakan kepuasan
pelanggan yang didasarkan pada kuantitas yang tepat, kualitas
barang yang baik, misalnya dengan menyediakan produk
yang lengkap, kasir yang banyak, suasana yang nyaman, dan
menyediakan café yang bisa di gunakan oleh pelanggan.
Dari hasil analisis, selain mengutamakan kepuasan pelanggan,
perusahaan juga harus membuat supaya pelanggan bisa setia
dengan perusahaan. Dengan cara memberikan diskon dengan
91
minimal pembelian RP 500.000,-untuk pembelian di tempat,
jika ada pembelian memalui telepon/delivery pengiriman
gratis. Dan untuk pelanggan yang juga merupakan karyawan
mendapatkan diskon 20%.
4. Bargaining Power of Supplier (Kekuatan Tawar-Menawar
Supplier)
PT. Gramedia Asri Media menggunakan hubungan
bagi hasil terhadap para pemasoknya. Hubungan bagi hasil
tersebut bersifat mutlak yaitu: hasil 70% di berikan kepada
pemasok dan 30% untuk PT. Gramedia Asri Media (tidak
bisa kurang dari 30%).
Menurut analisis, perusahaan sudah cukup baik
menjaga hubungannya dengan supplier dan melihat perusahaan
membutuhkan sistem informasi yang dapat mempercepat arus .
92
Gambar 4.5 Analisis Lima Daya Persaingan Porter
93
4.4.2.2 PEST (Politic, Economic, Social, Technology)
a) Faktor Politik
Faktor politik dalam negeri lebih banyak
berpengaruh daripada politik luar negeri, Kebijakan-
kebijakan baru yang datang dari pemerintahan yang baru
akan memberikan peluang bagi perusahaan sebaliknya
kebijakan yang sudah ditetapkan pemerintah masih kurang
ditekankan kepada masyarakat sehingga menyebabkan
kerugian bagi perusahaan seperti pembajakan hak cipta
contoh masih banyaknya penjualan buku-buku bajakan
yang dijual lebih murah dibandingkan harga buku yang
asli. Sehingga kerugian ditimbulkan kepada pencipta buku
dan toko-toko buku yang menjual buku asli seperti
Gramedia.
Menurut analisis, pembajakan berdampak negatif
dalam penjualan karena dilihat dari kondisi masyarakat
Indonesia saat ini buku hasil bajakan akan lebih diminati
karena harga yang relatif lebih murah dan terjangkau.
b) Faktor Ekonomi
Faktor ekonomi memberikan pengaruh yang cukup
kuat bagi perusahaan. Bisa dikatakan sangat bergantung
pada ekonomi pasar. Contohnya untuk supply kertas harga
94
terus berubah-ubah di perdagangan. Resesi global juga
berpengaruh bagi perusahaan. Perekonomian yang
menurun akan membuat harga produk menjadi turun dan
daya beli berkurang.
Nilai mata uang dollar juga berpengaruh bagi
perusahaan karena dollar merupakan mata uang dunia
yang menjadi alat tukar internasional. Nilai mata uang
dollar yang naik dan turun secara tajam otomatis membuat
harga produk naik turun.
Menurut analisis, faktor ekonomi adalah faktor
dalam PEST yang paling berpengaruh bagi perusahaan,
karena PT. Gramedia Asri Media merupakan perusahaan
retail buku terbesar di Indonesia.
c) Faktor Sosial
Masalah sosial berpengaruh terhadap perusahaan.
Kondisi lingkungan yang tidak kondusif di sekitar
perusahaan akan berujung pada masyarakat yang banyak
menuntut pada perusahaan, pemblokiran akses perusahaan,
intimidasi karyawan, kriminalitas tinggi.
Sedangkan hubungan dengan karyawan,
manajemen perusahaan selalu berusaha menjaga hubungan
baik dengan adanya serikat pekerja. Serikat pekerja ini
95
akan menampung semua keluhan karyawan dan
menyampaikan ke manajemen untuk diberikan tanggapan.
Hasil dari analisis terhadap lingkungan sosial di
atas adalah masalah yang cenderung muncul dari
lingkungan sekitar perusahaan dan karyawan. Saat ini,
perusahaan memiliki serikat pekerja untuk membantu
mengatasi segala keluhan dari karyawan dan berusaha
untuk menjaga hubungan baik antara karyawan dan
manajemen perusahaan. Untuk masalah lingkungan
sekitar, perusahaan harus pandai-pandai membuat
kebijakan yang dapat menguntungkan perusahaan dan
masyarakat sekitar.
d) Faktor Teknologi
Untuk saat ini dalam teknologi perusahaan sudah
memiliki komputer info/ellord (sistem) yang membantu
pelanggan mencari buku-buku yang ingin dibeli secara
efektif dan efisien.
Perusahaan terus mengamati perkembangan
teknologi dunia. Misalnya jika ada mesin baru yang dapat
menghasilkan pelayanan yang lebih baik, maka
perusahaan akan mempertimbangkan untuk membelinya.
96
4.4.3 Analisis SI/TI Internal
Bagian TI perusahaan saat ini sudah menerapkan sistem informasi
dan teknologi informasi dalam setiap bagian perusahaan. Bagian-bagian
tersebut antara lain: bagian pemesanan, penerimaan, penjualan,
pembayaran, retur, kasir besar, counter, administrasi, serta eksekutif.
4.4.4 Analisis SI/TI Eksternal
PT. Gramedia Asri Media menyadari pentingnya sistem informasi
dan teknologi informasi dalam era global saat ini. Perusahaan
membutuhkan suatu sistem yang dapat membantu perusahaan untuk
memasarkan produknya. Oleh karena itu perusahaan menggunakan media
Website sebagai sarana promosi. Web tersebut adalah
www.Gramediabooks.com.
Terdapat kekurangan dalam website Gramediabooks, website
hanya digunakan untuk media promosi. Seharusnya bisa lebih
dimaksimalkan seperti fasilitas pemesanan secara online yang tersambung
dengan web www.gramediaonline.com, tidak hanya terpusat dengan toko
buku gramedia mall taman anggrek saja tetapi ke toko buku gramedia
menyeluruh, disediakannya forum untuk feedback customer.
Menurut analisis, perusahaan harus lebih pandai dalam
menggunakan SI/TI yang sedang berkembang dengan pesat. Hal ini akan
mempercepat proses bisnis perusahaan dan perusahaan memiliki
keunggulan kompetitif.
97
4.5 Penyelarasan Strategi Bisnis dengan Strategi SI/TI
Gambar 4.6 Penyelarasan Strategi Bisnis dan Usulan Strategi SI/TI pada PT.
Gramedia Asri Media
98
4.6 Strategi Bisnis Perusahaan
Agar dapat menjadi pemain bisnis terkemuka di dunia, PT.
Gramedia Asri Media menerapkan strategi bisnis sebagai berikut:
1. Perusahaan mengikuti pangsa pasar/pelanggan
Perusahaan terus menganalisis pangsa pasar, apa yang dibutuhkan
pelanggan saat ini dan apa yang akan dibutuhkan pelanggan dimasa
mendatang. Hal ini menciptakan peluang-peluang bagi perusahaan
supaya perusahaan tetap mampu bersaing di pasar lokal maupun
internasional.
2. Analisis pesaing
PT. Gramedia Asri Media mengarah pada pasar lokal dan sedang
merambah asia, perusahaan ini mempunyai banyak pesaing-pesaing
kuat, misalnya toko buku Gunung Agung. Perusahaan berusaha
menghindari pesaing-pesaing tersebut dengan cara lebih unggul
dalam sistem, teknologi, aplikasi dan konsep.
3. Produk Unggul
Untuk bermain dipasar toko buku pangsa menengah ke atas, PT.
Gramedia Asri Media selalu memberikan produk-produk yang
berkualitas. Hal ini mempengaruhi target pasar yaitu pelanggan
menengah ke atas.
4. Mutu
PT. Gramedia Asri Dalam Perusahaan mutu berarti bukan hanya
memuaskan keinginan pelanggan semata tetapi secara konsisten
adalah proses yang sistematis (harus) dalam usaha mencapai sasaran
99
organisasi yang ditetapkan melalui upaya perubahan yang
berkelanjutan, efektif dan efisien.
5. Meningkatkan Kinerja Karyawan
Penilaian kinerja karyawan bisa berdasarkan prestasi kerja karyawan
tersebut. Untuk mendapatkan kinerja karyawan yang baik, perusahaan
harus meningkatkan kinerja karyawan dengan cara memanfaatkan
sistem informasi yang ada. Pemberian training, sarana dan prasarana,
dan tunjangan harus diperhatikan untuk meningkatkan kinerja
karyawan.
4.7 Usulan Strategi SI/TI
1. Perancangan ulang arsitektur jaringan dan aplikasi pada
PT.Gramedia Asri Media Mall Central Park.
Melihat adanya kekurangan pada arsitektur jaringan dan
aplikasi pada PT. Gramedia Asri Media. Arsitektur jaringan
yang ada saat ini masih bersifat hubungan antar internal
perusahaan saja dan kurangnya bagian untuk pengembangan TI.
Aplikasi yang ada pada saat ini adalah aplikasi Sistem
Informasi RBS (Retail Bisnis Sistem). Aplikasi ini melakukan
hampir seluruh proses yang ada pada perusahaan yaitu proses
pemesanan, penerimaan, penjualan, pembayaran, dan retur.
Pertukaran data sudah dilakukan secara internal (online).
Adapun kekurangan dari sistem RBS adalah tidak
terintegrasi dengan aplikasi lainnya.
100
2. Penerapan Sistem Informasi
Melihat dari sistem informasi yang ada pada Toko Buku
Gramedia Mall Central Park saat ini kurang memaksimalkan
kinerja perusahaan secara menyeluruh, saat ini sistem yang ada
belum terintegrasi secara menyeluruh antar Pusat dan Toko.
Sehingga menyebabkan pembuatan barcode yang berbeda-beda
antar toko dan kurangnya pemanfaatan strategi sistem informasi
sebagai sarana komersil seperti penjualan, maupun pelayanan
didalam web yang tersedia.
Hasil analisis mengusulkan 2 (dua) sistem informasi yang
dapat menyelesaikan masalah dan dapat mendukung strategi
bisnis perusahaan.
1. Diantaranya aplikasi E-Business yaitu:
a. Electronic Commerce (E-Commerce)
b. Electronic Supply Chain Management (E-SCM)
2. Dan aplikasi lainnya, yaitu:
a. HRIS (Human Resource Information System)
4.7.1 Strategi SI
4.7.1.1 E-Commerce
E-Business sudah dikenal luas pada saat ini. E-
Business lebih luas cakupannya dari E-Commerce. E-Business
merupakan bentuk kegiatan bisnis yang dilakukan dengan
101
menggunakan teknologi internet. E-Business memungkinkan
suatu perusahaan untuk berhubungan dengan sistem
pemrosesan data internal dan eksternal mereka secara lebih
efisien dan fleksibel. E-Business juga banyak dipakai untuk
berhubungan dengan supplier dan mitra bisnis perusahaan,
serta memenuhi permintaan dan melayani kepuasan pelanggan
secara lebih baik.
Komponen Sistem Informasi terdiri dari 6 (enam)
elemen yaitu hardware, software, brainware, data,
networking, dan procedure. Menurut analisis, akan
menggunakan enam elemen tersebut untuk menjelaskan
usulan Sistem Informasi terhadap perusahaan.
1. Electronic Commerce
E-Commerce pada dasarnya merupakan proses
pembelian, penjualan, pengiriman, atau pertukaran produk,
jasa, atau informasi melalui jaringan komputer, termasuk
internet. Website merupakan media utama dalam menjalankan
E-Commerce, melalui website perusahaan dapat menawarkan
produk sekaligus melayani pelanggan.
Dalam analisis portfolio, website perusahaan sekarang
masuk kedalam kategori High Potential karena saat ini
perusahaan hanya menggunakanya untuk memperkenalkan
perusahaan ke masyarakat. PT. Gramedia Asri Media telah
102
memiliki website tetapi masih kurangnya pemanfaatan strategi
sistem informasi sebagai sarana komersil. Hasil analisis
mengusulkan pengembangan E-Commerce, agar perusahaan
dapat lebih memaksimalkan penggunaan website yang tidak
hanya untuk media promosi dan juga dapat terakses dengan
semua jaringan E-Commerce PT. Gramedia Asri Media
disemua wilayah, dimana selama ini E-Commerce hanya
diterapkan di Toko Buku Gramedia Mall Taman Anggrek,
dengan pengembangan E-Commerce tersebut perusahaan
dapat memanfaatkannya dengan maksimal.
PT. Gramedia Asri Media merupakan perusahaan yang
bergerak dibidang bisnis retail, maka diusulkan menggunakan
tipe B2C (Business to Customer). Tipe ini diusulkan karena
perusahaan menjual buku dan alat-alat tulis kepada pelanggan.
Pembeli bisa menentukan sendiri menurut kebutuhannya.
Manfaat E-Commerce bagi perusahaan:
1. Pelanggan dapat melakukan pemesanan langsung di
website dan pemesanan online berdasarkan wilayah
yang di inginkan, hal ini dapat membuat transaksi
manjadi lebih cepat.
2. Perusahaan dapat memberikan informasi produk ke
pelanggan. Perusahaan juga dapat memberikan
informasi mengenai buku-buku lama dan buku-buku
103
baru yang dijual di toko, serta ketersediaan produk di
setiap wilayah.
3. Perusahaan dapat memberikan layanan ke pelanggan
seperti layanan tanya jawab, serta kritik dan saran di
website.
4. Perusahaan mengikuti pangsa pasar/pelanggan
Perusahaan terus menganalisis pangsa pasar, apa
yang dibutuhkan pelanggan saat ini dan apa yang
akan dibutuhkan pelanggan dimasa mendatang.
Langkah-langkah pengembangan E-Commerce
adalah sebagai berikut:
1. Mengembangkan E-Commerce.
E-Commerce yang sudah ada dikembangkan
disemua Toko Buku Gramedia disetiap wilayah.
2. Merancang ulang website.
Menentukan tampilan website dan menu-menu
yang dibutuhkan untuk pengembangan E-
Commerce.
3. Menghubungkan jaringan E-Commerce.
Menghubungkan jaringan E-Commerce disemua
wilayah Toko Buku Gramedia.
4. Start simple
104
Mengimplementasikan E-Commerce yang sudah
dikembangkan.
Tabel 4.5 Impelemtasi E-Commerce
Hardware Server, Modem, PC
Software E-Commerce, Web Browser,
Operating System, Web Editor
People Web Developer
Data Produk, pelanggan, perusahaan.
Networking Internet
Procedure Manual, kriteria, aturan
4.7.1.2 Electronic Supplay Chain Management (E-SCM)
Persaingan yang semakin ketat akibat perubahan-
perubahan lingkungan bisnis memaksa pelaku-pelaku
industri, baik sektor industri maupun jasa, untuk
memikirkan cara-cara baru dalam memenangkan
persaingan. Strategi logistik dan Electronic Chain
Management yang tepat merupakan salah satu cara untuk
memenangkan persaingan. Tujuan dari Manajemen Rantai
supply ini adalah meningkatkan kepercayaan dan
kolaborasi diantara supplier, perusahaan dan pelanggan
akhir, untuk meningkatkan percepatan inventory, untuk
105
memastikan material terus mengalir dari sumber ke
konsumen akhir, mencegah terjadinya penumpukan
inventory dalam satu lokasi.
Supplay Chain Management (SCM) adalah suatu
pendekatan yang digunakan untuk mencapai
pengintegrasian yang baik dari supplier, manufacturer,
distributor, retailer, dan customer. Artinya barang
diproduksi dalam jumlah yang tepat, pada saat yang tepat,
dan pada tempat yang tepat dengan tujuan mencapai suatu
biaya dari sistem secara keseluruhan yang minimum dan
juga mencapai service level yang diingingkan. Selain itu,
SCM dapat juga diartikan sebagai sebuah jaringan
supplier, manufaktur, perakitan, distribusi, dan fasilitas
logistik yang membentuk fungsi pembelian dari material,
transformasi material menjadi barang setengah jadi
maupun produk jadi, dan proses distribusi dari unit-unit
tersebut ke konsumen.
Dalam SCM, dijelaskan arus material, arus
informasi, dan arus keuangan. Arus material
menggambarkan arus produk secara fisik dari pemasok
sampai dengan konsumen dan arus balik dari retur produk
karena adanya claim terhadap produk, layanan yang
dilakukan Product Support setelah proses penjualan, daur
106
ulang yang diantaranya proses remanufacturing dan
welding, dan pembuangan yang dilakukan pada sejumlah
produk.
Arus informasi meliputi kegiatan peramalan
terhadap permintaan produk yang memang sangat
dibutuhkan oleh perusahaan yang mempunyai hambatan
dalam pemenuhan seluruh permintaan dari para pelanggan
yang melebihi kemampuan perusahaan dalam
memenuhinya dikarenakan kurang akuratnya peramalan
yang dilakukan, proses pemesanan, dan pelaporan status
pesanan, arus ini akan berjalan dua arah, antara konsumen
akhir dan penyedia bahan baku mentah dan sebaliknya.
Arus keuangan meliputi informasi syarat-syarat kredit,
jadwal pembayaran, dan pengiriman.
Terdapat tiga macam komponen pada Chain,
yaitu: Upstream Chain atau Rantai Supply Hulu yang
menggambarkan aktifitas perusahaan dengan para
suppliernya, Internal Chain Management atau
Manajemen Rantai Supply Internal yang meliputi semua
proses pemasukan barang ke gudang, dan aktifitas utama
dalam Manajemen Rantai Supply Internal adalah
manajemen produksi, pengendalian persediaan, dan
Downstream Chain Management atau Rantai Supply Hilir
107
yang meliputi semua proses pengiriman produk ke
pelanggan akhir, sehingga yang menjadi perhatian utama
adalah proses distribusi, pergudangan, transportasi, dan
layanan aftersales.
Beberapa fungsi yang dapat dipenuhi
dengan penerapan Chain Management:
a. Keputusan dimana apa yang akan dibeli
b. Menghubungkan startegi organisasional dengan
strategi supply
c. Pencarian jalan terbaik atas semua operasi
melawan competitor dan implementasi dari cara
terbaik dalam perusahaan
d. Menganalisis pesaing-pesaing yang
mempunyai produk serupa.
e. Menghasilkan produk unggul yang berkualitas
f. Menghasilkan produk dengan mutu yang baik
Perencanaan permintaan dan prediksi,
mengkoordinasi prediksi permintaan dari semua
konsumen dan membagi prediksi dengan semua
pemasok
108
4.7.1.3 Human Resource Information System (HRIS)
Kami mengusulkan pengunaan Aplikasi
HRIS untuk mengatasi masalah ketenagakerjaan di
perusahaan. Selama ini perusahaan belum pernah
menilai kinerja karyawan. Perusahaan melakukan
penggajian hanya berdasarkan jabatan, bukan
berdasarkan prestasi karyawan tersebut. Hal ini
tentu akan menimbulkan kesenjangan antar
karyawan.
Gambar 4.7 Model HRIS
109
Manfaat bagi perusahaan :
1. Dengan mengetahui kinerja karyawan, perusahaan
dapat mengambil tindakan terhadap karyawanya.
2. Membantu proses umum HRD seperti perekrutan,
pemecatan, sangsi, dan tunjangan.
3. Perusahaan dapat menganalisa karyawan
perusahaan lain.
Memulai proses implementasi HRIS
melibatkan beberapa atau bahkan semua tingkat
organisasi. Proses implementasi HRIS tersebut
berupa:
1. Kerjasama Divisi HR dengan Divisi IT
Manager HR bertugas menentukan jenis-
jenis kebutuhan yang berhaitan dengan
human resource kemudian bekerja sama
dengan pihak Divisi IT untuk
mengintegrasikan database, serta
perpindahan data dari sistem lama ke
sistem baru.
2. Data Management
Dalam tahap ini data-data tersebut
diperbaharui. Contoh seperti data gaji, data
110
tunjangan untuk memastikan data tersebut
benar dan up-to-date.
3. Pelatihan
Pada tahap ini pemakai sistem di training
dan di sosialisasikan mengenai bagaimana
cara mengunakan sistem HRIS. Manajer
SDM harus ikut aktif dalam
mensosialisasikan sistem baru tersebut.
Hardware Computer, Server, Modem, Hub
Software HRIS, Operating System, Web Browser
People Divisi HRD
Data Karyawan, karyawan luar, masyarakat
Network Internet, jaringan komputer
Procedure Manual, kriteria, aturan
4.8.2 Strategi Management SI/TI
Strategi manajemen SI/TI adalah strategi yang menjamin
konsistensi kebijakan yang diambil oleh pihak manajemen yang
berkaitan dengan sistem dan teknologi informasi yang akan
diimplementasikan oleh perusahaan. Kebijakan tersebut berupa
struktur organisasi yang dapat mendukung sistem informasi dengan
111
sumber daya manusia yang berkaitan dengan sistem informasi
perusahaan.
4.7.2.1 Rekomendasi Struktur Organisasi
Gambar 4.8 Rekomendasi struktur organisasi PT. Gramedia Asri Media
Kepala Toko
MR / SEKJEN
SPV ADMINISTRASI STAF KOMPUTER
KASIR BESAR ADMINISTRASI DATA ENTRY DIVISI TI
SPV PEMBELIAN SPV PENJUALAN
PEMBELIAN PENERIMAAN WIDIANIAGA KEAMANAN RUMAH TANGGA
TEKNISI TI WEB DEVELOPMENT
HRD
112
4.7.2.2 Penjelasan Rekomendasi Struktur Organisasi
PT. Gramedia Asri Media harus melakukan perubahan
pada struktur organisasinya dengan tujuan agar sistem yang
diusulkan dapat diimplementasikan dengan baik. Perbaikan
pada struktur organisasi juga dapat memperjelas fungsi dan
tanggung jawab antar divisi.
1. Bagian teknisi (Teknisi TI)
Dengan perkembangan teknologi TI yang
semakin pesat menyebabkan inovasi teknologi
yang terus menerus di kembangkan sehingga,
dibutuhkan Teknisi TI untuk membantu memantau
serta mengembangkan TI. Adapun tugas dari
Teknisi TI adalah:
a. Mempelajari Hardware computer dan sistem
operasi dengan target pegawai mampu
mengatasi kerusakan komputer.
b. Perakitan komputer.
c. Penyelamatan data.
2. Bagian pengembangan website (Web Development)
Dengan terbuka teknologi komunikasi
khususnya teknologi internet yang dapat
memberikan pelayanan secara online, perusahaan
113
harus tanggap melihat tren yang berkembang
khususnya dalam trend penggunaan internet saat
ini, untuk itu perusahaan harus lebih
memperhatikan pembentukan unit khusus yang
bertujuan untuk melakukan pengembangan
terhadap website perusahaan yang nantinya tidak
lagi hanya sekedar sarana promosi serta periklanan
semata, tapi melangkah ke perdagangan E-
commerce.
Web Development memiliki tugas:
a. Bertugas untuk mengembangkan website
perusahaan.
b. Bertanggung jawab atas ketersediaan Informasi
dari perusahaan untuk pelanggan.
c. Bertanggung jawab agar sistem informasi berbasis
web dapat berjalan dengan baik.
3. HRD (Human Resource Development)
Merupakan bagian yang bertugas dalam perekrutan
karyawan baru, training karyawan, penggajian,
tunjangan, penghentian dan penilaian kinerja.
114
4.7.2.3 Rekomendasi Kualifikasi dan Jumlah Personil SI/TI
yang dibutuhkan
Keberhasilan dari pengembangan sistem dan
teknologi informasi pada perusahaan bergantung pada kualitas
dari personil SI/TI pada perusahaan tersebut. Penambahan
divisi yang terkait dengan SI/TI tentu membutuhkan orang-
orang khusus dalam posisinya. Berikut adalah persyaratan
kualifikasi personil yang akan direkrut oleh perusahaan:
1. Web Development (1 orang)
a. Pria / Wanita
b. Lulusan S1/S2 jurusan Sistem Informasi atau
Teknologi Informasi dari universitas terkemuka
c. Memiliki minimal IPK 3.00
d. Mengerti dan memahami berbagai bahasa
pemrograman seperti PHP, VB.net
e. Memiliki pengalaman kerja minimal 2 tahun
f. Memiliki integritas serta profesionalisme yang tinggi
untuk menyelesaikan tugas
2. Teknisi IT (1 orang)
a. Pria / Wanita
b. Lulusan S1/S2 jurusan Sistem Informasi atau
Teknologi Informasi dari universitas terkemuka
c. Memiliki IPK minimal 2.75
115
d. Mengerti dan memahami mengenai
troubleshooting komputer
e. Memiliki pengalaman kerja minimal 2 tahun
f. Memiliki integritas serta profesionalisme yang
tinggi untuk menyelesaikan tugas
3. HRD (Human Resource Development) (1 orang)
a. Pria / Wanita
b. Lulusan S1/S2 jurusan Sistem Informasi atau
Teknologi Informasi dari universitas terkemuka
c. Memiliki IPK minimal 3.00
d. Mengerti dan memahami mengenai jaringan
komputer
e. Dapat bekerja dalam kelompok
f. Memiliki pengalaman kerja minimal 2 tahun
g. Memiliki integritas serta profesionalisme yang
tinggi untuk menyelesaikan tugas
4.7.3 Strategi TI
Strategi TI akan membahas mengenai teknologi informasi yang
akan berubah dan apa yang menyebabkan dasar perubahan tersebut. Saat
ini, PT. Gramedia Asri Media Mall Central Park sudah menggunakan
jaringan komputer di perusahaan, tetapi kami melihat bahwa masih
adanya kekurangan dalam arsitekur jaringan yang ada kekurangan
tersebut sangat mempengaruhi perkembangan perusahaan tersebut.
116
Hasil analisis mengusulkan untuk menambahkan divisi TI untuk
memaksimalkan proses perusahaan dan juga jaringan bisa go public
sehingga tidak hanya menjadi media promosi semata. Hal ini sangat
penting untuk mencapai visi dan misi perusahaan.
4.7.3.1 Arsitektur Jaringan
Arsitektur jaringan pada PT. Gramedia Asri Media Mall
Central Park adalah:
Gambar 4.9 Arsitektur jaringan PT. Gramedia Asri Media Mall Central Park
117
4.7.3.1.1 Rekomendasi Arsitektur Jaringan
Adapun rekomendasi arsitektur jaringan pada PT.
Gramedia Asri Media Mall Central Park adalah:
Gambar 4.10 Rekomendasi arsitektur jaringan PT. Gramedia Asri Media Mall
Central Park
118
4.7.3.2 Dukungan Hardware
Melalui hasil analisis PEST perusahaan, maka
menyarankan perusahaan untuk penambahan beberapa unit
komputer untuk unit struktur organisasi yang baru agar sesuai
dengan aplikasi yang diusulkan dan kebutuhan dimasa
mendatang.
Tabel 4.6 Rekomendasi Hardware
Divisi Spesifikasi Rekomendasi Jumlah
IT Processor Min P4-2,4Ghz
Motherboard
HDD 160Gb
Ram 1Gb
VGA Onboard
LAN card
Monitor 17”
3
HRD Processor Min P4-2,4Ghz
Motherboard
HDD 160Gb
Ram 1Gb
VGA Onboard
LAN card
Monitor 17”
1
119
4.7.3.3 Perencanaan Biaya
Berikut adalah rincian mengenai biaya pengadaan dan
upgrade PC / desktop, server, dan aplikasi. Harga kurs yang
dipakai yaitu mata uang dollar dengan harga rata-rata pada
periode desember 2009 sebesar $1 = Rp9550,00.
A. Perkiraan Biaya Usulan Hardware
Table 4.7 Perkiraan Pembelian Hardware
Spesifikasi Hardware Jumlah Harga($) Biaya($)
Processor Min P4-3 Ghz
Motherboard
HDD 20Gb
Ram 2Gb
VGA Onboard
LAN card
Monitor 15”
2 400 4600
Processor Min P4-3Ghz
Motherboard
HDD 80Gb
Ram 1Gb
VGA Onboard
LAN card
Monitor 15”
3 280 840
Total Biaya 5440
120
Tabel 4.8 Perkiraan Pembelian Hardware Server
Spesifikasi hardware Jumlah Harga($) Biaya($)
Processor Min Intel Xeon 5430
2,66Ghz
Motherboard
HDD SAS 2*300Gb
Ram 2*2GB ECC
VGA Onboard
LAN card
Monitor 17”
3 1400 4200
Total biaya 4200
B. Perkiraan Biaya Usulan Software
Tabel 4.9 Perkiraan Pembelian Software
Software Biaya
Electronic Commerce (E-Commerce) $1500
Electronic Supply Chain Management (E-SCM) $1800
Human Resource Information System (HRIS) $1700
Total Pembelian Software $40000
121
4.7.3.4 Rencana Implementasi
Berikut merupakan tabel rencana implementasi Strategi
bisnis SI, Strategi manajemen SI/TI, dan Strategi TI.
Tabel 4.10 Rekomendasi Jadwal Implementasi
Output Perencanaan Tahun ke-1 Tahun ke-2
Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4Strategi Bisnis SI - Pengembangan Website - Pengembangan E-Commerce - Penerapan E-SCM - Penerapan HRIS Strategi Manajemen SI/TI - Pengembangan Struktur organisasi - Perekrutan staff SI/TI Strategi TI - Pembelian hardware komputer - Pengembangan Jaringan
Tahap pertama adalah pengembangan Struktur Organisasi.
Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk memperinci serta menata
struktur organisasi yang telah diubah. Pengembangan ini dapat
dilakukan selama 1 (satu) bulan. Pada tahun pertama juga dilakukan
pembelian hardware komputer, serta pengembangan jaringan. Pada
tahun pertama lebih diutamakan segala requirement untuk
pengembangan aplikasi pada tahap selanjutnya.
Tahap selanjutnya adalah pengembangan website, karena
kebanyakan dari aplikasi yang kami usulkan berbasis web. Setelah
122
website telah siap, E-Commerce mulai dibangun dengan asumsi
selesai dalam 6 bulan.
Pada tahun ke 2 (dua), implementasi berikutnya adalah E-
SCM untuk mendukung aktivitas dalam suplai bahan baku.
Perusahaan ini bersifat manufaktur, karena suplai merupakan salah
satu faktor utama dalam kegiatan produksi. Kami asumsikan akan
selesai dalam setengah tahun.
Pada tahun ke 2 (dua), implementasi berjalan bersamaan
dengan E-SCM yaitu HRIS dimana HRIS diterapkan untuk
mendukung kesejahteraan karyawan.
4.7.3.5 Aplikasi Portfolio
Adapun isi dari aplikasi portfolio dilihat dari 2 (dua)
sisi yaitu:
4.7.3.5.1 Aplikasi Portfolio Perusahaan
Analisis aplikasi yang digunakan perusahaan
bermanfaat untuk mengetahui apakah aplikasi tersebut
masuk dalam kategori high potential, strategic, key
operational atau support. Kategori yang diberikan
tergantung dengan kontribusi yang diberikan masing-
masing aplikasi tersebut dalam perusahaan. Aplikasi
portfolio pada PT. Gramedia Asri Media Mall Central
Park adalah sebagai berikut:
123
Tabel 4.11 Analisis Aplikasi Portfolio saat ini pada
Toko Buku Gramedia Mall Central Park
Strategic High Potential
EIS (Executive Information
System)
Website:
gramediabooks.com,
gramediaonline.com
Key Operational Support
RBS (Retail Bisnis Sistem) POS (Point of Sales), AR
(Account Receivable),
SAC (Sistem Administrasi
Counter), KAS (Sistem
Keuangan)
Melalui analisis portfolio pada sistem yang sedang
berjalan di perusahaan, aplikasi yang sekarang dimiliki masuk
ke dalam ke-empat kategori portfolio diatas. Dalam ke-empat
kriteria diatas dapat dilihat adanya kekurangan di dalam High
Potential dimana Website belum memaksimalkan kinerja
perusahaan sehingga perlunya pengembangan di dalam High
Potential tersebut.
124
4.7.3.5.2 Aplikasi Portfolio Masa Mendatang
Berikut adalah gambaran Aplikasi masa
mendatang pada PT. Gramedia Asri Media.
Tabel 4.12 Portofolio Aplikasi Masa Mendatang pada
Toko Buku Gramedia Mall Central Park
Strategic High Potential
EIS (Executive Information
System)
Website:
gramediabooks.com,
gramediaonline.com, E-Commerce,
E-SCM, dan HRIS
Key Operational Support
RBS (Retail Bisnis
Sistem).
POS (Point of Sales), AR (Account
Receivable), SAC (Sistem
Administrasi Counter), KAS (Sistem
Keuangan)
Aplikasi E-Commerce, E-SCM (Supply Chain
Management), dan HRIS masuk ke dalam kategori High Potential.
E-Commerce dan E-SCM merupakan bagian dari E-Busines, dan
HRIS masuk dalam aplikasi lainnya. Sistem Aplikasi E-Business
termasuk High Potential dikarenakan perusahan masih sangat
125
memperlukan pengembangan untuk mencapai Goal perusahaan.
Serta aplikasi HRIS tremasuk high potential dikarenakan untuk
membantu menyusun management yang belum tertata rapih.