bab 3 terbaru - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2010-1-00880-ka bab 3.pdf · 3.1.1...
TRANSCRIPT
39
BAB 3
SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT MEKARINDO ABADI merupakan perusahaan yang memiliki 3 anak
perusahaan yang bergerak di bidang Money changer, Saham, dan Stationery. PT
MEKARINDO ABADI STATIONERY adalah perusahaan yang bergerak
sebagai distributor alat-alat tulis dan berdiri pada tanggal 21 juli 2005, yang
terletak di daerah Perniagaan Lindeteves Trade Center lantai UG blok A 19 no.
9, Jakarta Barat.
Awalnya perusahaan ini hanya mempunyai 5 karyawan, yaitu 1 wakil
direktur, 2 orang sales dan 2 orang kurir. Perkembangan perusahaan ini dari
bulan hingga bulan ke-6, perusahaan ini masih dalam masa penjajakan mencari
klien dan pada bulan ke-7 perusahaan mulai mengalami peningkatan penjualan.
Pada tahun 2007, PT MEKARINDO ABADI STATIONERY mengalami
penurunan yang signifikan yang di karenakan adanya persaingan yang sangat
ketat antar perusahaan stationery.
Awal tahun 2008, Perusahaan ini memulai mencari cara untuk
menghadapi persaingan yang ketat itu dengan cara menambah jumlah karyawan
di bagian sales. Sehingga pada pertengahan tahun 2008, PT MEKARINDO
ABADI STATIONERY mengalami peningkatan penjualan hingga sekarang dan
40
rencananya pada tahun 2010 PT MEKARINDO ABADI STATIONERY akan
membuka cabang baru
3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Yang Berjalan
3.1.3 Tugas dan Wewenang
1. Direktur
Tugas : Mengarahkan karyawan untuk bekerja sesuai dengan
tugasnya.
Wewenang : Berhak untuk menurun dan menaikan gaji karyawan,
memberhentikan karyawan.
2. Wakil Direktur
Tugas :
• Mengecek struk yang di terima dengan persediaan apakah sesuai atau
tidak.
41
• Membuat buku pembukuan yang berdasarkan pada transaksi yang telah
terjadi.
• Melakukan pembayaran atas barang persediaan yang telah di pesan.
• Memberitahu kepada bagian penagihan untuk melakukan penagihan
kepada pelanggan yang melakukan piutang.
• Mencari informasi harga pasaran barang persediaan dari banyak supplier.
• Memberitahukan harga barang ke bagian sales.
Wewenang:
• Berhak untuk memberikan sangsi kepada karyawan yang telah
melakukan kesalahan.
• Berhak untuk menolak persediaan barang yang diterima jika barang
tersebut rusak atau tidak sesuai dengan pesanan.
3. Sales
Tugas:
• Mencari klien yang ingin membeli stationery.
• Memfollow-up klien agar berlangganan dengan PT MEKARINDO
ABADI STATIONERY.
Wewenang : Tidak ada
4. Kurir
Tugas:
• Mengantarkan barang pesanan kepada pelanggan
• Menghitung jumlah barang yang datang
42
Wewenang: tidak ada
5. Bagian Penagihan
Tugas:
• Melakukan penagihan kepada pelanggan.
Wewenang: tidak ada
3.2 Sistem yang berjalan
3.2.1 Proses bisnis yang berjalan
Proses awal dimulai dari wakil direktur melihat stok barang di kartu stok
yang menipis, kemudian wakil direktur membuat (SPB) Surat Permintaan
Barang 2 (dua) rangkap untuk meminta barang kepada pemasok. SPB rangkap
pertama akan diserahkan kepada pemasok dan SPB rangkap 2 akan di arsip wakil
direktur.
Setelah barang yang dipesan sampai, kemudian wakil direktur menerima
(SJ) Surat Jalan 2 (dua) rangkap dan faktur 3 (tiga) rangkap dari pemasok dan
menandatangani surat jalan dan faktur tersebut. Kemudian (SJ) surat jalan
rangkap 1 (satu) dan faktur rangkap 2 (dua) dipegang oleh wakil direktur sebagai
arsip data perusahaan. Sedangkan (SJ) surat jalan rangkap 2 (dua), faktur
rangkap 1 (satu) dan 3 (tiga) rangkap diserahkan kepada pemasok. Wakil
direktur memberikan (SJ) surat jalan rangkap 1 (satu) berserta SPB rangkap 2
(dua) kepada kurir untuk mengecek barang tersebut. Setelah barang yang
diterima sesuai dengan permintaan, maka barang tersebut dimasukkan ke
43
gudang. Kemudian wakil direktur memasukkan jumlah barang ke dalam kartu
stok dan memperbaharui kartu stok tersebut.
Pada setiap akhir bulan, wakil direktur dibantu oleh kurir untuk
memeriksa jumlah dan kualitas barang di gudang yang kemudian akan
dicocokkan di dalam kartu stok. Bila ditemukan barang yang rusak maka akan
dipisahkan oleh wakil direktur dan di catat ke dalam memo kecil, kemudian
barang tersebut akan diretur kepada pemasok untuk diganti dengan barang yang
baru.
Bila pelanggan mengirimkan (PO) Purchase Order, maka wakil direktur
akan memeriksa jumlah dan jenis barang yang tersedia. Setelah melihat stok
barang tersedia maka wakil direktur akan menandatangani dan memberi cap di
purchase order pelanggan sebagai tanda bahwa pesanan akan segera disiapkan.
Setelah barang disiapkan, maka wakil direktur akan membuat (SJ) Surat Jalan 2
rangkap dan Faktur 3 rangkap. Pada saat wakil direktur membuat (SJ) surat jalan
dan Faktur maka wakil direktur juga akan mengurangi jumlah barang yang ada di
kartu stok. Barang, Surat Jalan 2 rangkap, faktur 3 rangkap dikirim oleh kurir
kepada pelanggan.
Setelah barang di terima pelanggan lalu pelanggan akan menandatangani
Surat Jalan 2 rangkap dan Faktur 3 rangkap, (SJ) Surat Jalan rangkap 1 dan
Faktur rangkap 1 diserahkan kepada pelanggan dengan syarat jika pembayaran
telah lunas, sedangkan jika pembayaran masih belum terlunasi Faktur yang
44
diberikan adalah rangkap 2. Lalu (SJ) Surat Jalan rangkap 1 dan Faktur 2
rangkap akan di bawa oleh kurir untuk di berikan kepada Wakil Direktur..
Jika ada partner bisnis PT MEKARINDO ABADI STATIONERY dari
luar negeri yang mengirimkan PO (Purchase Order), maka wakil direktur akan
langsung mencatat pesanan dan menyediakan barang pesanan yang kemudian di
kirim oleh kurir ke Biro Pengiriman. Pada saat Biro Pengiriman menerima
barang pesanan, lalu Biro memberikan Tanda Terima kepada kurir dan di berikan
kepada Wakil Direktur untuk diarsipkan.
Pada awal bulan, wakil direktur akan membuat laporan persediaan bulan
kemarin yang berisi jumlah barang dan harga barang yang akan diberikan kepada
direktur sebagai dasar penentuan harga barang di bulan berikutnya.
3.2.2 Event Table
Event Internal Agents Start when Activities
Melakukan pesanan Wakil Direktur Stok barang habis Mengecek barang
yang habis,
Melakukan
pemesanan,
Menelpon pemasok.
Menerima barang Wakil Direktur barang yang di Menerima barang,
45
pesan datang faktur, dan SJ
,Mengarsipkan SJ
rangkap 1,
Memberikan SJ
rangkap 2 kepada
pemasok.
Mengecek barang Kurir Ketika sudah
menerima SPB dan
SJ
Menerima barang
dan SJ rangkap 2,
Mengecek barang
sesuai SJ rangkap 1
dan SPB rangkap 2,
memasukkan barang
ke gudang
Memperbaharui
kartu stok.
Wakil direktur Setiap hari Memasukkan jumlah
barang yang dipesan
ke dalam kartu stok
dan memperbaharui
kartu stok
berdasarkan SJ
rangkap 1.
Memeriksa jumlah
dan kualitas barang
Wakil direktur Pada akhir bulan Memeriksa barang
yang ada di dalam
46
kartu stok dari urutan
awal hingga akhir,
Menyesuaikan
jumlah barang yang
ada di gudang
dengan yang ada di
kartu stok,
memeriksa kualitas
barang di gudang.
Melakukan Retur Wakil Direktur Didalam
pengecekan
terdapat barang
yang rusak
Menelpon pemasok
dan memberitahukan
bahwa ada barang
yang rusak, membuat
memo kecil.
Menerima barang
retur
Kurir Menerima barang
retur
Memeriksa kondisi
barang retur yang
baru, Menerima
barang retur,
Memberikan barang
yang rusak ke
pemasok.
Mengerjakan PO Wakil Direktur Ketika ada pesanan Menerima PO dari
47
pelanggan,
mengecek jumlah
dan jenis barang
yang tersedia
didalam kartu stok,
Menandatangani dan
memberikan cap
pada PO
Menyiapkan barang Wakil Direktur Barang tersebut
akan segera di
kirim
Membuat SJ,
Membuat Faktur,
Mengurangi jumlah
barang yang ada di
dalam kartu stok,
Mengirim barang,
SJ, dan Faktur
Mengirim Barang
ke
JABODETABEK
Kurir Barang akan
dikirim ke
pelanggan
Mengirim barang, SJ
2 rangkap, dan
Faktur 3 rangkap
Mengirim Barang
ke luar
JABODETABEK
Kurir Barang akan di
kirim ke luar negri
Mengirim barang
dan SJ ke agen
pengiriman,
Menerima tanda
48
terima dari biro.
Membuat Laporan
persediaan
Wakil direktur Pada awal bulan Membuat Laporan
bulan lalu yang berisi
jumlah barang dan
harga barang sebagai
daftar penentuan
harga barang pada
bulan berikutnya
Tabel 3.1 Event Table
49
3.2.3 Overview Activity Diagram
Gambar 3.2 Overview Activity Diagram
3.2.4 Work flow table
50
Actor Activities
Melakukan pesanan
Wakil Direktur 1. Mengecek barang yang habis
2. Melakukan pemesanan
3. Membuat SPB (Surat Permintaan Barang)
4.Mengirim SPB rangkap 1 (satu) ke pemasok
Menerima barang
Wakil Direktur 5. Menerima barang, SJ 2 rangkap, dan Faktur 3 rangkap
6. Menandatangani SJ dan Faktur
7. Memberikan SJ rangkap 2 kepada kurir pemasok
8.Memberikan SJ rangkap 1 dan SPB rangkap 2 kepada
kurir
Mengecek barang
Kurir 9. Menerima SPB rangkap 2 dan SJ rangkap 1
10. Mengecek barang berdasarkan SJ rangkap 1 (satu)
dan SPB rangkap 2 (dua)
11. Memasukkan barang ke gudang
51
12.Memberikan SPB rangkap 2 dan SJ rangkap 1 ke
wakil direktur
Wakil direktur 13.Mengarsip SPB rangkap 2 dan SJ rangkap 1 (satu)
Memperbaharui kartu stok
Wakil Direktur 14. Memperbaharui jumlah barang di dalam kartu stok
Memeriksa Jumlah dan kualitas Barang
Wakil Direktur 15. Mengecek barang dari urutan awal barang yang ada
di kartu stok hingga akhir.
16. Menyesuaikan jumlah barang yang ada di dalam kartu
stok dengan jumlah barang yang ada di gudang
17. Memeriksa kualitas barang yang ada di gudang.
Melakukan retur
Wakil Direktur 18. Membuat memo kecil
19. Menelpon pemasok untuk memberitahukan bahwa
ada barang yang rusak
Menerima barang retur
Kurir 20. Memeriksa kondisi barang retur yang baru
21. Menerima barang retur
52
22. Memberikan barang rusak ke pemasok
Mengerjakan PO
Wakil direktur 23. Menerima PO dari pelanggan
24. Mengecek jumlah dan jenis barang yang tersedia di
dalam kartu stok
25. Menandatangani dan memberikan cap pada PO
Menyiapkan barang
Wakil direktur 26. Membuat Surat Jalan (SJ) dan Faktur
27. Mengurangi jumlah barang yang ada di dalam kartu
stok
Kurir 28. Menyerahkan barang, Surat Jalan kepada kurir
Mengirim barang Ke JABODETABEK
Kurir 29. Menerima barang dan Surat Jalan 2 rangkap
30. Mengirim barang dan SJ kepada pelanggan
Pelanggan 31. Menerima barang dan menandatangani SJ
53
Kurir 32. menyerahkan SJ rangkap 2 kepada wakil direktur
Mengirim ke luar JABODETABEK
Kurir 33.Memberikan barang dan surat jalan kepada agen
pengiriman
34. Menerima tanda terima dari biro
Membuat laporan
Wakil direktur 35. Membuat Laporan Persediaan bulan lalu yang berisi
jumlah barang dan harga barang sebagai daftar penentuan
harga barang pada bulan berikutnya
Tabel 3.2 Workflow Table
3.3 Formulir yang ada selama proses bisnis berjalan
3.3.1 kartu stok
Fungsi :
• Mengetahui jumlah stok barang sudah habis
• Memasukkan jumlah stok barang yang baru
• Mengetahui harga barang.
Yang membuat : Wakil direktur
54
3.3.2 Memo kecil
Fungsi :
• Mengetahui jumlah dan jenis barang yang akan di retur
• Mencocokkan barang yang akan dterima dari retur
Yang membuat : Wakil direktur
3.3.3 Surat Jalan (SJ)
Fungsi :
• Untuk melakukan pengeluaran barang dari gudang.
• Bukti bahwa barang telah sampai ke pelanggan
Yang membuat : Wakil Direktur.
3.3.4 Surat Permintaan Barang (SPB)
Fungsi :
• Bukti bahwa untuk meminta barang ke pemasok.
Yang membuat : Wakil direktur.
3.3.5 Laporan Persediaan
55
Fungsi :
• Mengetahui jumlah barang yang telah terjual dan masih sisa di bulan
sebelumnya.
• Sebagai pedoman harga di bulan berikutnya.
Yang membuat : Wakil direktur.
3.4 Analisis Dan Temuan Hasil survey
Temuan 1 : Pengelolaan dokumen dalam hal penyimpanan data yang tidak
teratur seperti dokumen SJ, dokumen SPB, dokumen memo kecil
Kriteria : Menurut mulyadi (2001, p77) Dengan menggunakan formulir
elektronik, perancangan pengelolaan dan pengisian setiap formulir
dapat dilakukan melalui sistem database yang terintegrasi.
Sebab : Karena semua pencatatan yang berhubungan dengan penjualan,
pembelian dan persediaan disimpan bersamaan dalam satu kotak
penyimpanan.
Akibat : Kesulitan dalam mencari data atau dokumen yang diinginkan
mengenai persediaan, pembelian, penjualan sehingga
membutuhkan waktu yang cukup lama.
Rekomen : Membuat database menjadi terintegrasi (saling berhubungan).
Temuan 2 : Perangkapan jabatan atau fungsi seperti wakil direktur merangkap
sebagai bagian gudang, bagian akuntansi..
56
Kriteria : Menurut Mulyadi (2001, p556) dalam sistem akuntansi persediaan
terdapat pemecahan jabatan antara fungsi akuntansi dan fungsi
gudang untuk menghindari kecurangan dalam transaksi keluar –
masuknya barang di gudang sehingga menimbulkan kerugian bagi
perusahaan.
Sebab : Karena perusahaan dalam proses pengembangan sehingga
perusahaan menekan cost / biaya untuk meminimalkan
pengeluaran
Akibat : Sehingga tanggung jawab bagian atau fungsi gudang maupaun
akuntansi tidak berjalan secara maksimal dan dapat menyebabkan
terjadinya kecurangan / penggelapan barang (Contoh : pencatatan
mengenai barang yang diterima dapat direkayasa / tidak sesuai
dengan jumlah pada kenyataanya).
Rekomen : Membuat struktur organisasi menurut fungsi jabatan dan tanggung
jawabnya masing- masing.
Temuan 3 : Nomor urut yang tercantum di formulir tidak teratur/ tidak
bercetak urut seperti Surat Permintaan Barang.
Kriteria : Menurut Mulyadi (2001, p317), untuk menciptakan praktik yang
sehat, formulir dalam perusahaan harus bernomor urut tercetak
57
Sebab : Karena penyimpanan formulir yang tidak teratur, menyebabkan
Wakil Direktur sulit untuk mengetahui berapa no urut
sebelumnya.
Akibat : Sehingga menyulitkan dalam membuat laporan-laporan dan harus
mengurutkannya terlebih dahulu dari awal bulan hingga akhir
bulan.
Rekomen : Setiap formulir transaksi menggunakan sistem yang secara
otomatis dapat menampilkan nomor urut tercetak pada dokumen
tersebut.
Temuan 4 : Pencatatan jumlah barang masuk dan keluar tidak disertai dengan
bukti yang jelas.
Kriteria : Menurut Mulyadi (2001, p580), Fungsi akuntansi harus membuat
bukti memorial untuk mencatat adjustment data persediaan dalam
jurnal umum berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan.
Sebab : Karena tidak adanya bukti memorial yang menerangkan mengenai
penerimaan barang dan pengeluaran barang.
Akibat : Jika kartu stok hilang, maka perusahaan akan sangat kesulitan
untuk mengetahui data-data barang yang terdapat dalam kartu
stok.
Rekomen : Rancang form SB digunakan untuk mencatat jumlah barang yang
masuk dan keluar secara terperinci.
58
Temuan 5 : Kurangnya kelengkapan laporan mengenai data barang sehingga
informasi yang didapatkan kurang akurat.
Kriteria : Menurut Mulyadi (2001, p582), Tujuan pembuatan laporan
persediaan adalah sebagai pertanggungjawaban mengenai barang
yang disimpan oleh fungsi gudang dan pertanggung jawaban
mengenai ketelitian dan keandalan data persediaan.
Sebab : Karena laporan yang dibuat mengenai data persediaan hanya satu
yaitu laporan persediaan yang hanya berisi nama, jumlah dan
harga barang.
Akibat : Sehingga perusahaan tidak bisa mengetahui informasi yang lebih
detail mengenai data barang seperti barang yang terlaris, stok
barang yang tersedia, barang yang rusak, pengeluaran barang,
barang per tipe.
Rekomen : Sebagai pertanggung jawaban bagian gudang dengan membuat
laporan penerimaan barang, laporan pengeluaran barang, laporan
barang terlaris, laporan barang rusak, laporan barang per tipe,
laporan stok barang.
Temuan 6 : Tidak adanya pembatasan stok minimum.
Kriteria : Menurut Hall (2001, p265), Ketika persediaan jatuh sampai titik
pemesanan kembali yang sebelumnya telah ditentukan, petugas
administrasi menyiapkan permintaan pembelian.
59
Sebab : Karena keterbatasan informasi mengenai data barang, yang
menyebabkan perusahaan sulit untuk mengetahui secara jelas
barang-barang mana saja yang paling laris dan paling jarang
terjual. Hal inilah yang menyebabkan perusahaan sulit untuk
menentukan berapa batas jumlah minimum untuk setiap
barangnya.
Akibat : Sehingga jika ada pelanggan yang ingin memesan barang yang
ternyata jumlah persediaannya telah habis, pelanggan terpaksa
harus menunggu beberapa waktu hingga barang tersebut tersedia
kembali barulah dapat dikirimkan.
Rekomen : Untuk memenuhi kebutuhan informasi pada bagian Gudang, maka
diperlukan untuk membuat batasan minimum stok didalam sistem
yang terkomputerisasi.
3.5 Identifikasi Kebutuhan informasi
3.5.1 Formulir :
3.5.1.1 Surat Permintaan Barang (SPB)
Fungsi :
• Untuk pemberitahuan bahwa stok barang di gudang habis
Dibuat oleh bagian Gudang.
3.5.1.2 Surat Barang Rusak (SBR)
60
Fungsi :
• Untuk pemberitahuan bahwa barang ada yang rusak
Dibuat oleh Bagian Gudang.
3.5.1.3 Surat Jalan (SJ)
Fungsi :
• Mengirim barang ke pelanggan.
• Bukti pengiriman barang.
• Bukti barang yang dikirim diterima oleh pelanggan yang di tanda
tangani
Dibuat oleh Bagian Gudang.
3.5.1.4 Surat Barang (SB)
Fungsi :
• Untuk mencatat data barang yang masuk dan keluar.
Dibuat oleh bagian Gudang.
3.5.1.5 Surat Hilang Barang (SHB)
Fungsi :
• Untuk mencatat jumlah selisih antara barang yang ada di gudang
dengan laporan stok barang. Dibuat oleh bagian gudang.
61 3.5.2 Laporan :
3.5.2.1 Laporan Kartu barang
Tujuan mengetahui jumlah barang yang masuk dan keluar,
mengetahui nama dan jenis barang yang keluar dan masuk.
Laporan ini diambil dari Tr. SB, Tr_SJ, Tr_SBR dan Tr_SHB.
Dibuat oleh Bagian Akuntansi.
3.5.2.2 Laporan Pengeluaran Barang
Tujuan mengetahui nama dan jumlah barang yang keluar selama ada pesanan.
Laporan ini diambil dari Tr_SB dan Ms_barang.
Dibuat oleh Bagian Gudang.
3.5.2.3 Laporan Barang Rusak
Tujuan mengetahui jumlah dan jenis barang yang rusak, mengetahui jumlah
barang yang di retur.
Laporan ini diambil dari Tr.SBR (Surat Barang Rusak) dan Ms_barang.
Dibuat oleh Bagian Gudang.
3.5.2.4 Laporan Penerimaan Barang
Tujuan mengetahui barang yang diterima.
Laporan ini diambil dari Tr. SPB (Surat Permintaan Barang) dan Ms_barang.
Di buat oleh Bagian Gudang.
3.5.2.5 Laporan Stok Barang
Tujuan mengetahui stok barang yang terdapat di gudang.
Laporan ini diambil dari Ms_barang.
Di buat oleh Bagian Gudang.
62
3.5.2.6 Laporan Pemesanan Barang terlaris
Tujuan mengetahui barang favorit yang di pesan.
Laporan ini diambil dari Tr. Surat Permintaan Pesanan Barang (SPPB).
Di buat oleh Bagian Gudang.
3.5.2.7 Laporan Pengiriman Barang per Wilayah.
Tujuan Mengetahui letak daerah pengiriman barang.
Laporan ini di ambil dari Tr. Surat Jalan (SJ).
Di buat oleh Bagian Gudang
3.5.2.8 Laporan Barang per tipe
Tujuan mengetahui jumlah dan tipe-tipe barang.
Laporan ini di ambil dari Ms. Barang.
Dibuat oleh Bagian Gudang.
3.5.2.9 Laporan Jurnal Umum persediaan
Tujuan mengetahui berapa hutang dagang. persediaan yang dimiliki, dan hpp.
Laporan ini diambil dari Tr. SPB, Tr. SJ dan Ms.barang.
Dibuat oleh bagian akuntansi.