bab 3 analisis sistem informasi akuntansi …thesis.binus.ac.id/asli/bab3/2008-1-00010-aksi bab...
TRANSCRIPT
BAB 3
ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN IKLAN DAN
PENERIMAAN KAS RAKYAT MERDEKA GROUP
3.1. Sejarah Perusahaan
Surat Kabar Harian Rakyat Merdeka merupakan salah satu perusahaaan di
bawah naungan Jawa Pos Group. Surat Kabar Harian Rakyat Merdeka terbit
pertama kali sebanyak 12 halaman, Kamis, 22 April 1999. Sejak tanggal 17
Februari 2003, surat kabar ini beralokasi di Gedung Graha Pena Lt. 8-9, Jalan
Raya Kebayoran Lama No. 12, Jakarta Selatan 12212. Sebelumnya beralamat di
Jalan Raya Kebayoran Lama No. 17, Jakarta Selatan 12210. Surat kabar ini terbit
berdasarkan SK Menpen RI No. 326/SK/Menpen/SIUP/1998 dengan perubahan
pada tanggal 6 April 1999 surat Menpen/Dirjen PPG No. 88/Ditjen PPG/K/1999.
Seperti apa yang terlihat pada Surat Kabar Harian Rakyat Merdeka, di
dalam penyajiannya memiliki perbedaan tersendiri dengan surat kabar harian
lainnya. Headline Surat Kabar Harian Rakyat Merdeka sering dianggap
“sensasional” dengan penyajian berita-berita yang keras. Sehingga bulan-bulan
pertama terbit, Surat Kabar Harian Harian Rakyat Merdeka sering mendapat
kecaman dari orang-orang yang membacanya. Rakyat Merdeka dianggap sebagai
koran provokator. Tampil dengan penyajian berita yang keras, Surat Kabar Harian
Rakyat Merdeka menempatkan dirinya sebagai koran oposisi. Maksud oposisi di
sini adalah surat kabar harian ini siap mengkritik siapa pun yang berkuasa
memerintah negeri ini.
52
Hal tersebut bagi Surat Kabar Harian Rakyat Merdeka dianggap perlu
dilakukan, karena dalam era reformasi sekarang mudah sekali untuk mendapatkan
surat izin terbit. Namun ini bukan berarti mudah mampu menembus pasar,
mengingat persaingan bisnis penerbitan semakin ketat dengan banyaknya majalah,
tabloid, maupun koran umum yang ditawarkan pada masyarakat.
Belum lagi persaingan dengan media elektronik, seperti televisi dan
internet. Karenanya diperlukan suatu pemikiran yang strategis dalam bisnis
penerbitan. Untuk itu diperlukan kerja sama yang baik tiap individu mulai dari
bagian Redaksi sampai bagian Umum.
3.2. Visi dan Misi Perusahaan
Visi dari Rakyat Merdeka adalah menjadi koran politik oposisi terkuat di
Indonesia. Koran ini sengaja dibuat sebagai alat kontrol sosial terhadap
pemerintah. Hadir sebagai penyambung aspirasi suara rakyat.
Misi dari Rakyat Merdeka adalah menjadi koran aspirasi rakyat kecil
terkuat khususnya di wilayah Jabotabek dalam menyampaikan kritik-kritik pada
pemerintah.
Strategi dari Surat Kabar Harian Rakyat Merdeka adalah:
1. Membina kerjasama dengan banyak instansi pemerintah atau pun sejumlah
tokoh publik figur.
2. Menjajaki wilayah-wilayah yang selama ini tidak pernah dibidik sebagai target
pemasaran.
53
3.3. Struktur Organisasi
Gambar struktur organisasi pada Rakyat Merdeka Group.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Rakyat Merdeka Group
(Sumber: Bank Data Rakyat Merdeka Group)
3.4. Pembagian Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab
Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai tugas dan wewenang perusahaan:
Pemimpin Group (MG, Manajemen Group):
√ Menentukan arah atau kebijakan perusahaan untuk jangka panjang.
√ Bertanggung jawab atas semua bisnis penerbitan Rakyat Merdeka Group.
Dewan Kebijakan Redaksi (DKR) (MG):
√ Menentukan arah atau kebijakan perusahaan secara redaksional; baik itu
Pemimpin Group (MG)
Pemimpin Perusahaan (MG)
Dewan Kebijakan Redaksi (MG)
Keuangan(MG)
Redaktur Eksekutif
Akunting (MG)
Iklan (MG)
Pengembangan Usaha (MG)
Pemasaran (MG)
Personalia (MG)
Artistik (MG)
Teknologi (MG)
Bank Data (MG)
Percetakan(MG)
Pracetak
Reporter
Fotografer
Keterangan: MG = Manajemen Group
54
untuk jangka pendek, menengah, atau pun panjang.
√ Melakukan kontrol keredaksian untuk semua penerbitan.
Pemimpin Perusahaan (MG):
√ Menentukan arah atau kebijakan perusahaan secara non redaksional; baik
itu untuk jangka pendek, menengah, ataupun panjang.
√ Melakukan kontrol non keredaksian untuk semua penerbitan.
Keuangan (MG):
√ Bertanggung jawab dalam hal pengaturan lalu lintas keuangan semua
penerbitan.
Akunting (MG):
√ Bertanggung jawab dalam hal pencatatan semua transaksi keuangan semua
penerbitan.
√ Bertanggung jawab dalam hal pembuatan laporan keuangan semua
penerbitan.
Iklan (MG):
√ Bertanggung jawab dalam hal pendapatan iklan semua penerbitan,
termasuk menetapkan kebijakan iklan.
√ Menjalin kemitraan atau kerja sama dengan para biro iklan.
Pengembangan Usaha (MG):
√ Bertanggung jawab dalam hal pengembangan usaha semua penerbitan,
pendapatan lain diluar iklan dan pemasaran koran (sirkulasi).
√ Menjalin kemitraan atau kerja sama dengan pihak luar, koordinasi dengan
semua bagian.
55
Sirkulasi (Pemasaran) (MG):
√ Bertanggung jawab dalam hal pendapatan perusahaan dari hasil penjualan
koran untuk semua penerbitan, termasuk menetapkan kebijakan penjualan
koran.
√ Menjalin kemitraan atau kerja sama dengan para agen koran.
Personalia (MG):
√ Bertanggung jawab dalam hal SDM di semua penerbitan.
Artistik (Ilustrasi) (MG):
√ Bertanggung jawab dalam hal artistik dan kartunis di semua penerbitan,
khususnya penataan wajah koran halaman 1.
Teknologi (MG):
√ Bertanggung jawab dalam hal teknologi komputerisasi semua penerbitan,
termasuk menetapkan standarisasi sistem yang dipergunakan.
√ Bertanggung jawab dalam hal infrastruktur TI (hardware).
Bank Data (MG):
√ Bertanggung jawab dalam hal dokumentasi elektronik.
√ Bertanggung jawab dalam hal manajemen lalu lintas data.
√ Bertanggung jawab dalam hal content data dan data security.
Percetakan (MG):
√ Bertanggung jawab dalam hal kualitas hasil cetak koran semua penerbitan.
Redaktur Eksekutif (RE):
√ Bertanggung jawab dalam hal isi pemberitaan di koran, termasuk hasil
editing, pemilihan berita, pemilihan foto, dan kualitas layout halaman yang
menjadi tanggung jawabnya.
56
Pracetak:
√ Bertanggung jawab dalam hal pengaturan tata letak (layout) semua materi
dalam koran (berita, foto, iklan, dan grafis).
Reporter:
√ Bertanggung jawab dalam hal pencarian dan penulisan berita, termasuk di
dalamnya kualitas berita.
Fotografer:
√ Bertanggung jawab dalam hal pencarian dan pengambilan foto sebagai
pelengkap berita, termasuk di dalamnya kualitas foto.
3.5. Perkembangan dan Produk Perusahaan
Sampai saat ini, Surat Kabar Harian Rakyat Merdeka masih tetap eksis
mengumandangkan dirinya sebagai surat kabar harian oposisi. Peredarannya
sementara ini lebih terfokus pada wilayah Jakarta, Bogor, Depok, Tangerang,
Bekasi (Jabodetabek), Bandung, dan Bandar Lampung. Kalaupun ada yang beredar
di luar wilayah tersebut, sangat masih terbatas, misalnya saja Kalimantan dan
Malaysia. Kini oplah Surat Kabar Harian Rakyat Merdeka mencapai lebih dari
150.000 eksemplar per hari.
Pihak manajemen belum memutuskan membuka perwakilan di daerah-
daerah untuk memperluas peredaran jaringan pemasaran. Sebab saat ini untuk
wilayah Jabodetabek pun masih banyak yang harus diperbaiki, termasuk
meningkatkan jumlah pembeli Surat Kabar Harian Rakyat Merdeka.
57
Dalam usianya yang sudah mencapai tujuh tahun ini, Surat Kabar Harian
Rakyat Merdeka terus memperbaiki dirinya. Memasuki awal tahun 2002 slogan
Surat Kabar Harian Rakyat Merdeka berubah dari “Apinya Demokrasi Indonesia”
menjadi “Politics News Leader” yang mengandung makna bahwa Surat Kabar
Harian Rakyat Merdeka ingin menjadi Surat Kabar Harian “terdepan” dalam isu-
isu politik (koran leader).
Meskipun Surat Kabar Harian Rakyat Merdeka dikelola oleh wajah-wajah
muda, sebagai salah satu anggota Dewan Kebijakan Redaksi, Karim Paputungan
memberikan bekal bagi para redaktur dan wartawannya yaitu jangan sekali-kali
menghilangkan fakta peristiwa dan fakta cerita dalam berita.
Sebagai koran eceran, Rakyat Merdeka mempunya ciri khas judul berita
utama (headline) selalu menarik untuk dibaca (eye catching) dan gaya bahasanya
yang cenderung sedikit “nakal”. Maka tidak mengherankan jika Rakyat Merdeka
sering disebut sebagai koran provokator. “Menurut kami, provokasi itu boleh-
boleh saja dilakukan asalkan itu untuk kepentingan orang banyak (publik) dan
bertujuan baik”, ujar Margiono, CEO Rakyat Merdeka Group.
Mengingat pemberitaan koran Rakyat Merdeka selalu rawan bersentuhan
dengan hukum, inilah yang akhirnya menjadi latar belakang berdirinya law
ombudsman (sebuah lembaga yang berdiri untuk menjadi penengah dalam
sengketa hukum antara Rakyat Merdeka dengan pihak ketiga). Dalam hal ini, law
ombudsman harus bisa bersikap adil untuk kedua belah pihak, walau Rakyat
Merdeka yang membayarnya.
Selain pemberitaan cenderung fokus ke politik, Rakyat Merdeka juga
memiliki halaman-halaman lain yang juga tidak kalah menarik, seperti Hiburan
58
(Bibir Mer dan Hot Babes) dan Olahraga (Bomber dan Spirit). Bahkan kini, sejak
tanggal 13 April 2004, Rakyat Merdeka telah hadir menjadi 20 halaman, dengan
menambah halaman suplemen khusus seputar Info Bisnis, yang diberi nama ProBis
(dulu bernama Bisnis Harian, berdiri sejak 13 April 2004). Dalam Bisnis Harian
diulas informasi seputar Otomotif, Mal, Properti, Handphone, Komputer, dan
Elektronik. Dan sekarang ini, isi pemberitaan koran Rakyat Merdeka juga dapat
dilihat secara online di website www.myrmnews.com.
Sejak Rakyat Merdeka berdiri, sampai hari ini, telah melahirkan beberapa
anak perusahaan; yaitu: Surat Kabar Harian Tangerang Satelit News, Surat Kabar
Harian Kriminal Lampu Merah, Surat Kabar Harian Umum Non’stop, Surat Kabar
Harian Kriminal Surabaya Rek Ayo Rek, Surat Kabar Mingguan Info Lowongan
Kerja, Tabloid Haji, Tabloid Sensitif, Rakayat Merdeka Institute, Manajemen Artis
Positif Art, dan Penerbit RM Book. Dan dalam rangka lebih meningkatkan
efektivitas, efisiensi, dan produktivitas disemua penerbitan, maka pihak
manajemen Rakyat Merdeka mengambil satu langkah penting, yaitu membentuk
satu lembaga yang namanya Manajemen Rakyat Merdeka Group (Manajemen
Group). Di mana tugas utamanya adalah melakukan pengawasan, pembinaan, serta
pengembangan terhadap semua penerbitan, termasuk koran Rakyat Merdeka itu
sendiri.
Sejalan dengan perkembangan perusahaan, berikut ini disajikan tabel
belanja iklan Rakyat Merdeka sebagai berikut:
59
Tabel 3.1 Top 20 Belanja Iklan di Semua Koran dan Rakyat Merdeka
(Sumber: AC Nielsen Company, Tahun 2007)
Tabel 3.2 Top 20 Belanja Iklan Terbesar Di Jabodetabek
(Sumber: AC Nielsen Company, Tahun 2007)
Dari gambar di atas dapat disimpulkan, peringkat belanja iklan Rakyat
Merdeka berada pada peringkat sepuluh besar. Dari hasil kinerja tersebut
terbuktinya bahwa terdapat banyaknya order pemasangan iklan dengan berbagai
macam jenis produk atau jasa pada Rakyat Merdeka.
60
3.6. Gambaran Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang Usaha Berjalan
3.6.1 Rich Picture
Gambar 3.5 menunjukkan prosedur penjualan iklan dan piutang usaha yang
sedang berjalan pada Rakyat Merdeka Group.
Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Iklan dan Penerimaan Kas Berjalan
Keterangan:
SO : Sales Order
FPS : Faktur Pajak Standard
61
Kegiatan penjualan iklan Rakyat Merdeka Group dimulai dengan
banyaknya permintaan akan kebutuhan informasi dan order untuk pemasangan
iklan dari seluruh penerbitan Rakyat Merdeka Group, staff bagian Iklan
mengirimkan ketentuan untuk pemasangan iklan. Isi form terdiri dari ukuran iklan,
masa tayang, harga iklan, discount yang ditawarkan, sistem pembayaran, halaman
iklan diminta, jenis iklan, dan jenis media. Jika customer tertarik untuk memasang
iklan, maka selanjutnya memberikan Sales Order (SO). Selain itu, customer juga
akan memberikan materi iklan dalam format penyimpanan program Freehand atau
Photoshop. Jenis iklan dipisah menjadi dua yaitu iklan baris dan iklan kolom.
Kedua iklan itu mempunyai form, dan report masing-masing, tetapi mempunyai
prosedur yang sama.
Berdasarkan SO yang telah terima oleh bagian Iklan. Selanjutnya bagian
Iklan memberikan materi iklan pada bagian Pracetak. Materi tersebut nantinya
akan ditata dalam media yang diminta oleh customer. Setelah materi iklan tersebut
tayang, selanjutnya bagian Pracetak memberitahu bagian Iklan, agar setelah tayang
dapat dilakukan proses penagihan.
SO yang diterima dari pemasang iklan oleh bagian Iklan terdapat dua
rangkap. SO rangkap dua yang dipegang oleh bagian Iklan digunakan untuk
mengatur order ke bagian Pracetak. Setelah iklan tayang, maka SO selanjutnya
untuk diarsipkan oleh bagian Iklan.
Berdasarkan SO rangkap satu digunakan oleh bagian Keuangan untuk
membuat faktur dan faktur pajak standard yang masing-masing terdiri dari dua
rangkap dan di mana rangkap satu kemudian dikirim ke bagian Iklan untuk
selanjutnya proses penagihan. SO rangkap satu kemudian diberikan dari bagian
62
Keuangan ke bagian Akunting, yang selanjutnya digunakan untuk membuat
laporan penjualan dimana ditujukan ke Manajer Akunting sebagai laporan omset.
Faktur rangkap satu dan faktur pajak rangkap dua diberikan bagian
Keuangan pada bagian Akunting yang selanjutnya digunakan untuk membuat
laporan piutang. SO rangkap satu, faktur rangkap satu, dan faktur pajak standard
rangkap dua setelah digunakan untuk membuat laporan masing-masing, diarsipkan
sebagai bukti.
Faktur rangkap satu yang telah diserahkan bagian keuangan ke bagian Iklan
untuk dilakukan proses penagihan, dikirim oleh bagian Iklan pada customer
sebagai tagihan. Pelunasan piutang biasanya dilakukan dua cara yaitu dengan
membayar tunai, baik itu secara cash atau pun transfer melalui bank (yang
selanjutnya bukti transfer dikirim via fax). Setelah melakukan pelunasan atas
piutangnya, bagian Keuangan mengirimkan kwitansi dan faktur pajak standard
rangkap satu pada customer.
Bagian Keuangan mencatat pemasukan kas yang diterima hari itu juga ke
dalam Bukti Kas Masuk, kemudian memberikannya pada bagian Akunting untuk
mengurangi piutang. Setelah itu, Bukti Kas Masuk dikembalikan ke bagian
Keuangan untuk dibuat laporan kas masuk yang ditujukan pada Manajer Keuangan
dan kemudian diarsipkan oleh bagian Keuangan bersama bukti transfer.
3.6.2 Dokumen-Dokumen yang Digunakan pada Sistem Penjualan dan
Penerimaan Kas Rakyat Merdeka Group
Gambar-gambar di bawah ini merupakan contoh dokumen-dokumen yang
digunakan pada penjualan iklan dan piutang usaha sedang berjalan pada Rakyat
63
Merdeka Group.
Gambar 3.3 Sales Order form
Fungsi dari sales order form ini guna untuk mencatat order atau pesanan
customer yang selanjutnya akan diproses oleh bagian Iklan.
64
Gambar 3.4 Faktur
Fungsi dari faktur adalah sebagai bukti penagihan pada customer atas
pesanan pemasangan iklan.
65
Gambar 3.5 Kwitansi
Fungsi dari kwitansi ini adalah sebagai bukti bayar atas pembayaran biaya
pemasangan iklan oleh customer.
66
Gambar 3.6 Faktur Pajak Standar
Fungsi dari faktur penjualan standar ini guna untuk pembayaran pajak.
67
Gambar 3.7 Bukti Kas Masuk
Fungsi dari bukti kas masuk adalah sebagai bukti penerimaan kas atas
pembayaran biaya pemasangan iklan dari customer.
3.6.3 Laporan-laporan yang Dihasilkan Sistem Penjualan dan Penerimaan
Kas Rakyat Merdeka Group
Gambar-gambar dibawah ini menunjukkan contoh laporan-laporan yang
dihasilkan pada penjualan iklan dan piutang usaha sedang berjalan pada Rakyat
Merdeka Group.
Bukti Kas Masuk
Diterima dari :
No : BKM …………..
68
Laporan omset berguna untuk menyajikan total penjualan yang didapat
oleh perusahaan berdasarkan masing-masing periode.
Laporan piutang baris berguna untuk menyajikan laporan tentang berapa
banyak piutang per-jenis iklan yang Rakyat Merdeka Group miliki di mana
selanjutnya melakukan penagihan.
Gambar 3.8 Laporan Omset
Gambar 3.9 Laporan Piutang
69
Laporan cash in berguna untuk menyajikan total penerimaan kas yang
didapat Rakyat Merdeka Group.
3.7. Temuan Permasalahan yang Dihadapi serta Usulan untuk Mengatasi
Permasalahan dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Iklan dan
Penerimaan Kas
Setelah dilakukan identifikasi terhadap proses bisnis berjalan dalam
perusahaan, ditemukan adanya masalah yang berkaitan dengan Sistem Informasi
Akuntansi Penjualan Iklan dan Penerimaan Kas. Sistem tersebut masih belum
membantu kegiatan operasional penjualan iklan dan penerimaan kas secara
maksimal. Adapun temuan masalah dan usulan untuk mengatasinya:
1. Iklan tidak tayang karena kurangnya koordinasi antara customer, bagian Iklan,
dan bagian Pracetak.
Kegiatan penjualan iklan Rakyat Merdeka Group memiliki banyaknya
permintaan akan pemasangan iklan dari pemasang iklan di media cetak yang
diinginkan. Staff bagian Iklan bertugas mengirimkan ketentuan pemasangan
iklan, serta mengkonfirmasi pada bagian Pracetak untuk mengatur materi iklan
yang akan ditayangkan.
Gambar 3.10 Laporan Cash in
70
Salah satu sasaran utama dari sistem penjualan adalah mencatat
pesanan pelanggan secara cepat dan tepat. Oleh karena itu dibutuhkan suatu
koordinasi yang baik di mana dapat menyajikan data secara terpercaya, serta
meningkatkan efisiensi operasional. Dalam menyajikan sistem pengendalian
internal yang baik dalam prosedur penjualan dan piutang, maka fungsi
penjualan bekerja sesuai dengan tugasnya yaitu menerima pesanan pelanggan,
meminta otorisasi kredit, dan mengisi faktur penjualan tunai, serta fungsi
gudang yang dapat memenuhi kebutuhan akan permintaan barang sesuai
dengan permintaan pelanggan.
Sistem penjualan iklan ini berjalan kurang baik disebabkan prosedur
penjualan iklan kurang tertata secara baik antara fungsi yang satu dengan
lainnya dalam hal penanganan pesanan pemasang iklan, sehingga
mengakibatkan terjadi penumpukkan pesanan akan pemasangan iklan dan
terlambatnya hari penayangan iklan tersebut karena tidak adanya pembagian
tugas yang jelas berdasarkan masing-masing fungsi, serta kurangnya
konfirmasi dari bagian Pracetak kepada bagian Iklan mengenai status
penayangan iklan.
Rekomendasi untuk mengatur kelancaran pesanan customer agar antara
staf yang mengurus pesanan terorganisir dengan baik adalah membuat sistem
informasi yang terintegrasi antara bagian Iklan, bagian Pracetak, serta bagian
Keuangan. Sistem informasi yang terintegrasi tersebut berguna untuk
menangani konfirmasi tentang penayangan iklan, serta masalah penagihan oleh
bagian Keuangan seperti dengan dibuatkan sistem data entry yang lebih baik
dimana sistem berjalan sekaligus, misalnya: pada saat menerima order antara
71
iklan dan baris dijadikan satu baik dalam proses maupun user interface-nya,
sehingga kedua jenis iklan tersebut terintegrasi dalam sistem pesanannya. Hal
ini dimaksudkan untuk mengatur komposisi berita dan iklan, serta
mengkomputerisasi sistem penanganan order pemasangan iklan sehingga
antara customer, bagian Iklan, bagian Pracetak dapat berkomunikasi dengan
lancar dan terintergrasi.
2. Terdapat penumpukkan piutang tidak tertagih.
Sehubungan dengan banyaknya kegiatan penjualan kredit iklan Rakyat
Merdeka Group, sehingga terdapat banyak piutang yang kemudian dilanjutkan
pada proses penagihan. Proses penagihan dilakukan oleh bagian Iklan dengan
mengirimkan faktur pada customer. Pada faktur tersebut, tidak terdapat tanggal
jatuh tempo pembayaran tagihan.
Beberapa hal penting harus diperhatikan dalam sistem pengendalian
internal SIA Penjualan adalah semua pelanggan yang diberikan kredit harus
memenuhi syarat, semua barang atau jasa harus telah diotoriasasi dan ditagih
secara akurat, serta semua pencatatan terjamin keandalannya.
Dari kondisi di atas, penyebab penumpukkan piutang tidak tertagih
adalah tidak adanya tanggal jatuh tempo pembayaran didalam faktur, dan
proses penagihan yang masih menggunakan sistem kekeluargaan. Akibat dari
kondisi tersebut adalah berdampak terganggunya arus operasional kas.
Rekomendasi agar tidak terjadi penumpukkan piutang adalah
pengecekan space iklan yang tersedia pada bagian Pracetak. Jika tersedia,
selanjutnya bagian Iklan memberi tahu pada customer tentang ketersediaan
space iklan. Customer yang bersedia memasang iklan diharuskan membayar
72
lunas sebagai kepastian penayangan iklan. Rekomendasi selanjutnya adalah
membuat aplikasi SIA ini dengan meng-set-up agar penayangan iklan
dilaksanakan setelah pembayaran iklan dilunasi.
3. Pelaporan pada manager group sering terlambat.
Sistem penjualan dan penerimaan kas Rakyat Merdeka Group masih
menggunakan dokumen-dokumen yang terdiri dari beberapa rangkap, di mana
digunakan untuk membuat laporan dan kepentingan pengarsipan dokumen
sebagai bukti. Dalam pembuatan laporan, bagian satu mengirimkan dokumen
pada bagian lain yang memerlukan. Setelah laporan selesai dibuat, maka
dokumen tersebut dikembalikan pada bagian sebelumnya, yang selanjutnya
diarsipkan.
Salah satu komponen SIA adalah teknologi di mana merupakan
dukungan TI sudah sampai pada tingkatan sedemikian rupa sehingga prosedur
operasional tradisional yang dulu dilaksanakan secara manual, kini sudah
menjadi otomatisasi. Dalam penerapannya di SIA penjualan, teknologi dapat
digunakan pada proses pelaporan di mana TI bertugas mengintegrasikan sistem
penjualan di suatu perusahaan untuk menghasilkan laporan operasional
nantinya berguna dalam hal merencanakan dan mengendalikan keputusan.
Dari kondisi di atas, terlihat bahwa pada masing-masing bagian belum
terintegrasi secara baik sehingga dalam pembuatan laporan dapat memakan
waktu lama dikarenakan masih melakukan entry kembali untuk dapat
menghasilkan laporan dan juga dapat memperlambat manager group dalam
membuat keputusan menyangkut operasional perusahaan, serta fungsi
akuntansi yang tidak mempunyai wewenang dalam pembuatan laporan-laporan
73
transaksi.
Rekomendasi untuk mempercepat pelaporan pada manager group
adalah dengan membuat modul laporan pada SIA penjualan iklan dan piutang
usaha yang dapat menghasilkan (generate) laporan secara ringkas, cepat dan
tepat sesuai dengan keperluan dan mempermudah user sehingga dapat
mengurangi keterlambatan. Dalam modul tersebut terdapat semua laporan yang
diinginkan dalam siklus penjualan iklan, serta fungsi akuntansi dalam siklus
penjualan iklan hanya membuat jurnal karena bagian Akunting tidak
bertanggung jawab dalam pembuatan laporan-laporan transaksi karena
tanggung jawab itu seharusnya ada pada bagian Keuangan.
4. Laporan yang dihasilkan pada prosedur yang berjalan kurang informatif.
Sistem penjualan dan penerimaan kas Rakyat Merdeka Group yang sedang
berjalan dapat menghasilkan laporan omset, penerimaan kas, dan laporan
piutang. Laporan omset dicetak secara secara global berdasarkan periode yang
diinginkan, laporan penerimaan kas terdiri dari laporan penerimaan kas per
baris dan laporan penerimaan kas per kolom, laporan piutang terdiri dari
laporan piutang per baris dan laporan piutang per kolom.
Pada akhir periode, SIA Penjualan dan Penerimaan kas memerlukan
laporan penjualan, laporan penerimaan kas, ringkasan piutang, dan analisis
umur piutang.
Dari kondisi di atas, terlihat bahwa laporan yang dihasilkan dari
prosedur berjalan kurang spesifik dan kurang informatif sehingga tidak mudah
dipahami oleh pembaca atau manajer.
74
Rekomendasi untuk mempermudah pemahaman dalam membaca
laporan yang dihasilkan agar informatif adalah dengan membuat rincian
laporan spesifik yaitu berdasarkan indikator-indikatornya, misalnya laporan
penjualan terdiri dari laporan penjualan per-pelanggan, per-produk iklan, per-
kolom, per-kalsifikasi, per-tampilan, dan per-tanggal penayangan. Hal ini
dilakukan agar dapat memenuhi kebutuhan manajer dalam melakukan
corrective action dan informasi yang akurat.