bab 3 analisis kebutuhan informasi 3.1 riwayat …thesis.binus.ac.id/asli/bab3/2009-1-00191-if bab...
TRANSCRIPT
32
BAB 3
ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI
3.1 Riwayat Perusahaan
PT Caterindo Garment Industri merupakan perusahaan yang bergerak di
bidang pembuatan pakaian export yang khususnya dijual di pasar Amerika. Perusahaan
ini khususnya membuat pakaian berupa sweater untuk pria, wanita, anak-anak dan bayi.
Semua produk diproduksi dengan merek konsumen yang memesannya. PT Caterindo
Garment Industri ini sebenarnya merupakan cabang dari perusahaan Carry Wealth
Holding Limited yang pusatnya berada di Hongkong.
Misi dari PT Caterindo Garment Industri ini adalah berusaha keras untuk
memenuhi kebutuhan hidup manusia dengan cara memproduksi pakaian yang
berkualitas. Perusahaan ini juga memiliki beberapa keunggulan dibandingkan dengan
perusahaan lain.
Keunggulan itu antara lain dilihat dari segi:
1. Kualitas (Quality)
Reputasi yang bagus dalam mengirimkan pakaian jadi yang berkualitas
secara on-time, selain itu waktu produksi juga relatif singkat.
2. Pengetahuan (Knowledge)
Memiliki pengetahuan dan pengalaman yang tinggi dalam memproduksi
dan mengirimkan pakaian jadi ke pasar Amerika.
3. Pengelolaan (Management)
Memiliki team management yang sudah berpengalaman selama 20 tahun
di bidang industri pakaian.
33
4. Teknologi (Technolgy)
Proses produksi terintegrasi dengan sistem komputer terutama pada proses
pengontrolan produksi dan management information system untuk
membantu membuat keputusan.
Selain itu tim pemasaran (marketing) selalu melakukan survei secara rutin
karena trend itu terus up-to-date. Perusahaan ini juga mengutamakan 2Q yaitu Quantity
dan Quality. Kualitas yang dimaksudkan disini adalah jaminan kualitas atas pakaian
yang dibuat dan waktu pengiriman pakaian ke tempat konsumen secara on-time. Karena
PT Caterindo Garment Industri ini memiliki 3 buah pabrik dan 1 kantor di tempat yang
terpisah, maka perusahaan ini memiliki jaringan online untuk berhubungan antara kantor
dan 3 pabriknya.
Lokasi dari 3 pabriknya antara lain PT. Caterindo Garment Industri I yang
terletak di Jl. Pelabuhan Nusantara E2-3, KBN Tanjung Priok, Jakarta , Indonesia. Lalu
PT. Caterindo Garment Industri II yang terletak di Jl. Pelabuhan Nusantara A1-2, KBN
Tanjung Priok, Jakarta , Indonesia. Dan yang terakhir PT Caterindo Garment Industri V
yang terletak di Jl. Sunter Agung Timur 2 Blok O-4, Sunter Jaya, Jakarta , Indonesia.
Sedangkan kantornya ada di Wisma SMR lantai 6, ruang 603 yang terletak di jalan Jl.
Yos Sudarso Kav 89, Jakarta, Indonesia.
34
34
3.2 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
35
3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab
3.3.1 Shareholders
Wewenang dan tanggung jawabnya adalah:
• Mengurus dan mengawasi seluruh kekayaan perusahaan.
• Memberikan dana atau modal untuk keperluan perusahaan
• Memberikan laporan tahunan kepada pemilik saham yang lain.
3.3.2 President Director
Wewenang dan tanggung jawabnya adalah:
• Mengawasi keseluruhan jalannya perusahaan.
• Meminta laporan pertanggungjawaban secara rinci dari tiap bagian
director dan manager mengenai ketentuan-ketentuan pokok perusahaan
secara periodik.
• Membantu kinerja perusahaan dengan cara memberi saran dan
pertimbangan kepada director dan manager atas keputusan yang diambil
baik diminta ataupun tidak.
3.3.3 General and Operational Director
Wewenang dan tanggung jawabnya adalah:
• Memimpin, mengatur dan mengawasi kegiatan perusahaan khususnya
manufaktur pabrik agar hasilnya sesuai dengan yang diharapkan.
• Membuat laporan pertanggungjawaban kepada presiden direktur
mengenai pelaksanaan tugasnya.
• Menyusun, merumuskan, dan mengembangkan kebijakan dan program
kerja dalam usaha mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan.
36
• Membantu mengambil keputusan atau tindakan atas hal-hal yang tidak
dapat diatasi oleh jabatan-jabatan di bawahnya.
3.3.4 Purchase Director
Wewenang dan tanggung jawabnya adalah:
• Memimpin, mengatur, dan mengawasi proses pembelian.
• Membina hubungan dengan pemasok agar dapat melakukan pembelian
yang ekonomis.
• Berhubungan aktif terutama dengan bagian produksi dan bagian
keuangan dalam hal mengetahui bahan baku dan bahan non-produksi
yang dibutuhkan serta perencanaan dan penyediaan dana, sehingga bahan
baku yang akan dibeli sesuai dengan yang dibutuhkan dan pembayaran
untuk setiap pembelian dapat dilaksanakan dengan tepat waktu.
• Bertanggung jawab atas ketepatan waktu penyediaan bahan baku dan
bahan non-produksi yang dibeli terhadap kelancaran proses produksi.
3.3.5 Finance and Accounting Director
Wewenang dan tanggung jawabnya adalah:
• Mengatur dan menjaga kondisi keuangan perusahaan dengan baik.
• Menyusun laporan keuangan secara rutin.
• Bertanggung jawab atas penyusunan dan pelaksanaan rencana-rencana
keuangan baik jangka pendek maupun jangka panjang.
• Mencatat semua transaksi perusahaan yang ada.
• Menghitung laba rugi perusahaan.
37
• Membuat rencana penggunaan dan penyediaan dana/keuangan secara
efisien dan efektif untuk mendukung rencana perusahaan.
• Memiliki wewenang menagih hutang konsumen dan pembayaran kepada
pemasok bahan baku.
3.3.6 General Merchandise Manager (GMM)
Wewenang dan tanggung jawabnya adalah:
• Menyusun, mengatur, dan mengembangkan kebijakan pemasaran yang
diperlukan untuk meningkatkan penjualan.
• Menganalisis situasi pasar dan hal-hal lain yang berhubungan dengan
penjualan seperti mengenai adanya produk-produk baru, harga umum
yang berlaku, kualitas produk pesaing, selera konsumen, dan langkah
atau strategi para pesaing dalam memasarkan produk.
• Bertanggung jawab atas complain yang berasal dari pihak konsumen.
• Mengkoordinasi terutama bagian produksi dalam hal penyediaan produk
yang sesuai dengan pesanan yang diminta.
• Melakukan negosiasi dengan para pemesan untuk memperoleh harga jual
yang layak.
• Melakukan penawaran harga barang jadi kepada para konsumen.
• Menerima pesanan dengan pihak konsumen dan memberitahukannya
kepada bagian produksi.
38
3.3.7 General Production Manager (GPM)
Wewenang dan tanggung jawabnya adalah:
• Menyusun, mengatur, dan mengawasi pelaksanaan tugas dalam bidang
produksi dan teknik khususnya di dalam pabrik.
• Membuat program rencana harian dan mendistribusikannya ke bagian
terkait.
• Mengendalikan dan memantau seluruh proses produksi yang ada di
perusahaan.
• Melaksanakan dan mengusahakan penyempurnaan kegiatan produksi
agar dapat berjalan dengan lancar, mencapai target dan menghasilkan
produk yang bermutu sesuai dengan keadaan mesin dan sarana
penunjang.
39
3.3.8 Information Technology Manager
Wewenang dan tanggung jawabnya adalah:
• Mengatur dan mengawasi sistem yang berjalan di perusahaan serta
membantu meningkatkan kinerja sistem yang ada agar lebih efisien dan
efektif.
• Menangani masalah yang muncul di dalam sistem.
• Mengkoordinasikan para programmer dan IT support untuk dapat
melakukan tugasnya dengan baik.
3.3.9 Factory Manager
Wewenang dan tanggung jawabnya adalah:
• Menyusun, mengatur, dan mengembangkan program kerja yang
mendukung kelancaran kegiatan produksi di perusahaan.
• Memimpin dan mengkoordinasi seluruh kegiatan yang berhubungan
dengan kelancaran produksi perusahaan agar tetap mengarah kepada
tujuan perusahaan yang telah ditetapkan.
• Mengambil keputusan atau tindakan atas hal-hal yang tidak dapat diatasi
oleh jabatan-jabatan di bawahnya.
• Bertanggung jawab kepada General Production Manager dan General
and Operational Director.
3.3.10 Compliance Manager
Wewenang dan tanggung jawabnya adalah:
• Bertanggung jawab atas kualitas barang jadi yang dibuat oleh perusahaan.
• Menyeleksi barang jadi yang cacat.
40
• Menentukan kualitas bahan baku yang digunakan untuk proses produksi
serta bahan non-produksi sebagai pendukungnya.
• Mengeluarkan sertifikat jaminan kualitas atas produk yang akan
dikirimkan kepada konsumen.
3.3.11 PPC Head
Wewenang dan tanggung jawabnya adalah:
• Menerima pesanan produksi dari bagian penjualan.
• Menentukan waktu terakhir dari penyelesaian dan penyerahan pesanan
yang diminta.
• Membuat program rencana produksi yang nantinya diberikan ke bagian
produksi.
• Menindaklanjuti proses produksi yang ada.
• Menghitung serta menentukan bahan baku yang dibutuhkan berdasarkan
pesanan penjualan.
• Bertanggung jawab kepada General Production Manager.
3.3.12 Human Resource Head
Wewenang dan tanggung jawabnya adalah:
• Mengusahakan tersedianya pegawai yang cakap dan penuh tanggung
jawab, memilih dan menempatkan pegawai sesuai dengan
kemampuannya.
• Melaksanakan dan mengusahakan penyempurnaan kegiatan umum dan
personalia agar dapat berjalan dengan lancar.
41
• Mengawasi dan mengevaluasi kinerja karyawan yang berada di bawah
pengawasannya serta memberi sarana kepada direktur mengenai promosi,
mutasi, dan kompensasi lainnya sesuai dengan hasil evaluasi yang
dilaksanakan.
• Merencanakan dan menetapkan kebijakan perusahaan di bidang umum
dan personalia.
• Mengatur jadwal kerja para pegawai serta memberikan sanksi kepada
pegawai yang melanggar tata tertib perusahaan.
• Membantu meningkatkan motivasi karyawan untuk menciptakan situasi
yang sehat dan baik.
• Bertanggung jawab atas kelancaran rumah tangga perusahaan.
• Mengatasi konflik yang terjadi di perusahaan.
3.3.13 General Affair Head
Wewenang dan tanggung jawabnya adalah:
• Mengatur dan mengkoordinasi karyawan yang bertugas di dalam bidang
keamanan dan transportasi.
• Bertanggung jawab dalam menjaga keamanan perusahaan setiap waktu.
3.3.14 Warehouse Head
Wewenang dan tanggung jawabnya adalah:
• Bertanggung jawab atas keamanan seluruh produk yang ada di dalam
gudang.
• Mencatat data produk jadi yang telah masuk gudang dan keluar gudang.
42
• Bertanggung jawab atas pemasukan dan pengeluaran bahan baku, bahan
non-produksi, dan barang jadi.
• Memberikan bahan baku dan bahan non-produksi yang diminta dan
menyerahkan barang jadi kepada bagian pengiriman untuk dikirim
kepada konsumen.
3.4 Analisis Proses Bisnis Perusahaan
3.4.1 Situasi Saat Ini
Pada saat ini PT Caterindo Garment Industri menggunakan program aplikasi
berupa VB 6 dan sistem basis datanya terpusat di server dalam proses pembeliannya, di
tiap gedungnya ada sebuah server, dalam hal ini PT Caterindo memiliki sebuah kantor
dan 3 buah pabrik.
Proses pembelian itu melalui tahap-tahap sebagai berikut:
3.4.1.1 Permintaan Pembelian (Purchase Request)
Karyawan dari semua bagian dapat melakukan permintaan barang yang akan
dibeli. Untuk barang produksi yang dapat melakukan permintaan adalah dari bagian
merchandiser staff atau production staff, tergantung pada barang yang dibeli. Sedangkan
untuk barang non-produksi yang dapat melakukan permintaan adalah semua departemen
yang ada. Terutama untuk barang yang habis pakai seperti alat tulis, kertas, tinta, toner,
atau untuk spare part alat produksi.
3.4.1.2 Perijinan Permintaan Pembelian oleh Kepala Bagian
Setelah permintaan pembelian (PP) dikeluarkan, maka harus disetujui oleh
kepala bagian masing-masing. Fungsi kepala bagian di sini adalah sebagai filter
43
(memisahkan mana barang yang benar-benar dibutuhkan atau tidak) untuk pembelian
barang dari setiap permintaan pembelian (PP) dari karyawan.
3.4.1.3 Mencari Pemasok
Setelah mendapat persetujuan dari kepala bagian, maka permintaan pembelian
(PP) dilempar ke bagian pembelian, lalu bagian pembelian mengelompokkan barang-
barang yang akan dibeli berdasarkan ketersediaan barang pada pemasok secara otomatis.
Setelah itu daftar barang yang akan dibeli dikirimkan ke beberapa pemasok yang ada,
lalu pemasok akan memberi umpan balik berupa daftar harga barang yang akan dibeli
itu. Bagian pemnbelian akan memilih mana harga yang paling murah dan pemasoknya
memiliki performa yang bagus. Setelah bagian pembelian memilih akan membeli di
pemasok tertentu, akan diteruskan kepada Purchase Director jika barang yang akan
dibeli bukan barang yang rutin dibeli atau tidak habis pakai atau harganya di atas 50 juta
rupiah, untuk diberi persetujuan tambahan. Jika barang tersebut ternyata harganya lebih
dari 100 juta rupiah, maka perlu persetujuan tambahan juga dari President Director.
Setelah disetujui maka akan dibuatkan Purchase Order.
3.4.1.4 Purchase Order
Setelah mendapatkan pemasok yang cocok, bagian pembelian mengirimkan
purchase order barang apa saja yang akan dibeli beserta harga dan jumlahnya ke
pemasok, bagian keuangan dan gudang serta mencetaknya dalam bentuk file.
44
Contoh purchase flow chart-nya ada seperti gambar di bawah ini:
Gambar 3.2 Purchase Flow Chart
45
3.4.1.5 Penerimaan Barang (Material Receive)
Penerimaan Barang dibagi menjadi dua bagian, yaitu penerimaan barang
bagian lokal dengan penerimaan barang bagian import.
Setelah barang diterima oleh orang bagian pembelian, mereka mengecek
jumlah barang yang dibeli dan kualitasnya. Setelah itu, orang bagian pembelian
mengirimkan barang ke bagian gudang sesuai jumlah barang yang diminta, lalu bagian
gudang menerima informasi jika barang sudah terkirim ke bagian gudang. Lalu bagian
pembelian menyusun laporan tiap bulan data pembelian per pemasok, barang dan pabrik,
serta barang yang belum diterima dari pemasok.
Untuk pembelian barang produksi, jika jumlah barangnya sama dengan jumlah
yang ada di packing list, maka produksi dapat segera dilakukan, tetapi jika jumlah
barangnya kurang dari packing list, maka akan diterbitkan permintaan pembelian (PP)
untuk membeli lagi barang yang kurang. Lalu permintaan pembelian (PP) tersebut
diberikan kepada bagian accounting dan bagian PPC untuk segera diproses.
46
Gambar 3.3 material receive flow chart
47
3.4.2 Analisis Kebutuhan Informasi
Sebagai perusahaan yang sudah sangat besar serta memiliki banyak konsumen
dan pemasok, PT Caterindo Garment Industri membutuhkan sistem pembelian yang
lebih baik agar dapat membantu meningkatkan kinerja perusahaan itu. Kebutuhan
informasi yang dibutuhkan PT Caterindo Garment Industri antara lain sebagai berikut:
Tabel 3.1 Tabel Analisis Kebutuhan Informasi
No
Deskripsi kebutuhan
Kapan dibutuhkan
Berapa lama
Waktu penyedi
aan
Bagian yang membutuhkan
Kondisi saat ini
B G P N K PU D 1 Permintaan
ke pemasok Saat ada permintaan pembelian dan tidak ada stok
1 jam V Manual lewat telepon atau perngiriman email
2 Daftar pemasok
Saat akan melakukan Purchase order
5 - 10 menit
V Mengguna-kan program aplikasi dari Visual Basic 6
3 Daftar barang
Saat akan melakukan Purchase Order
5 - 10 menit
V V
V V Mengguna-kan program aplikasi Visual Basic 6
4 Performa pemasok dan pemilihan pemasok
Saat hendak memutuskan pemilihan supplier
1 jam V Secara manual
5 Permintaan pembelian (PP)
Saat ada barang produksi atau barang habis
1 jam V V V V V V V Secara manual (menulis di form)
48
No
Deskripsi kebutuhan
Kapan dibutuhkan
Berapa lama
Waktu penyedi
aan
Bagian yang membutuhkan
Kondisi saat ini
B G P N K PU D 6 Daftar
barang yang kurang
Setelah barang diterima dan ternyata kurang dari yang dibeli
30 menit – 1 jam
V Cek secara manual
7 Daftar barang yang belum datang
Saat hari H kedatangan dan apabila sudah terlewat tanggal datangnya tetapi belum datang
5 menit V V Mengguna-kan program aplikasi Visual Basic 6
8 Daftar barang yang rusak atau tidak diinginkan
Saat ada barang yang datang tetapi ternyata cacat atau barang tidak sesuai dengan yang diminta
30 menit – 1 jam
V Cek secara manual
9 Daftar barang yang datang
Saat ada barang datang dari pemasok
30 menit – 1 jam
V Lihat BAPB dan mencocok-kan secara manual dengan barang yang datang
10 Laporan pembelian harian
Tiap hari 5 - 10 menit
V Mengguna-kan program aplikasi Visual Basic 6
49
No
Deskripsi kebutuhan
Kapan dibutuhkan
Berapa lama
Waktu penyedi
aan
Bagian yang membutuhkan
Kondisi saat ini
B G P N K PU D 12 Laporan
Bulanan Setiap akhir bulan
1 jam V Mengguna-kan program aplikasi Visual Basic 6
13 Daftar asal supplier dari barang yang di beli
Barang yang belum datang atau barang kurang dan saat pembuatan laporan
15 menit V Mengguna-kan program aplikasi Visual Basic 6
14 Daftar persetujuan laporan harian kepala bagian
Saat Pembelian kurang dari 50 juta
20 menit V Secara manual
15 Daftar persetujuan laporan mingguan kepala bagian
Saat Pembelian kurang dari 50 juta
30 menit V Secara manual
16 Daftar persetujuan laporan bulanan kepala bagian
Saat Pembelian kurang dari 50 juta
45 menit V Secara manual
17 Daftar persetujuan laporan harian Purchasing Director
Saat purchase diatas 50 sampai 100 juta
10 menit V V Secara manual
18 Daftar approval
Saat purchase
15 menit V V Secara manual
50
No
Deskripsi kebutuhan
Kapan dibutuhkan
Berapa lama
Waktu penyedi
aan
Bagian yang membutuhkan
Kondisi saat ini
B G P N K PU D 19 Daftar
persetujuan laporan bulanan Purchasing Director
Saat purchase diatas 50 sampai 100 juta
20 menit V V Secara manual
20 Daftar persetujuan laporan harian President Director
Purchasing dengan nominal Diatas 100 juta
10 menit V V V Secara manual
21 Daftar persetujuan laporan mingguan President Director
Purchasing dengan nominal Diatas 100 juta
15 menit V V V Secara manual
22 Daftar persetujuan laporan bulanan President Director
Purchasing dengan nominal Diatas 100 juta
20 menit V V V Secara manual
Keterangan:
B = Bagian Pembelian
G = Bagian Gudang
P = Bagian Produksi
N = Bagian Non-Produksi (dalam hal ini berarti semua bagian kecuali yang sudah
disebutkan)
K = Kepada Bagian
51
PU = Purchase Director
D = President Director
52
3.4.3 Permasalahan yang Dihadapi
Permasalahan yang terjadi pada PT Caterindo Garment Industri dikarenakan
sistem yang sedang berjalan saat ini fitur-fitur yang terdapat dalam program aplikasinya
memiliki banyak kelemahan dan kurang mendukung proses bisnis yang ada seiring
berkembangnya teknologi, masalah-masalah tersebut antara lain:
Tabel 3.2 Tabel Permasalahan yang Dihadapi
Masalah yang Dihadapi Penyebab Masalah
• Proses persetujuan berjalan lambat
dan ada yang terlewat.
• Karena proses persetujuan dilakukan
secara manual dan tidak ada
pengingatnya (reminder).
• Data barang yang belum datang dan
barang yang sudah diterima tidak
dapat dipisahkan.
• Program aplikasinya yang lama tidak
memungkinkan hal tersebut.
• Sulit melihat performa pemasok dan
memilih mana yang terbaik.
• Penilaian dan pemilihan pemasok
masih secara manual.
• Sulit melakukan pencarian pada
permintaan pembelian (PP).
• Pembuatan permintaan pembelian
(PP) masih dilakukan secara manual
(dalam bentuk nota) dan nomor
permintaan pembelian (PP) sering
tidak diisi oleh staff.
• Keakuratan data permintaan
pembelian (PP) kurang akurat.
• Adanya kesalahan penulisan style
dan job pada nota permintaan
pembelian (PP).
53
3.4.4 Alternatif Pemecahan Masalah
Pemecahan masalah bagi bagian pembelian adalah mengembangkan sistem
aplikasi basis data terutama untuk bagian pembelian khususnya pada persetujuan saat
permintaan pembelian (PP). Aplikasi ini akan menggunakan web application dimana
akan dilakukan langkah-langkah untuk menyelesaikan masalah yang ada antara lain:
54
Tabel 3.3 Tabel Penyelesaian Masalah yang Dihadapi
Masalah yang Dihadapi Penyelesaian Masalah
• Proses persetujuan berjalan lambat
dan ada yang terlewat.
• Dibuatkan program aplikasi untuk
mendukung proses persetujuan
permintaan pembelian (PP). Di mana
sistem akan memberikan pengingat
jika ada permintaan pembelian atau
permintaan persetujuan kepada
pengguna sehingga mereka tahu
bahwa ada yang harus dikerjakan di
sistem.
• Data barang yang belum datang dan
barang yang sudah diterima tidak
dapat dibedakan.
• Dibuat sebuah sistem yang
mendukung fungsi inventory control
sehingga bisa diketahui purchase
order mana yang barangnya sudah
sampai dan purchase order mana
yang belum sampai.
• Sulit melihat performa pemasok dan
memilih mana yang terbaik.
• Dibuat sebuah formula penentuan
performa pemasok di dalam sistem.
• Sulit melakukan pencarian pada
permintaan pembelian (PP).
• Dibuatkan sistem untuk mendukung
fungsi pembuatan permintaan
pembelian (PP) sehingga
mempermudah pencarian dari
55
Masalah yang Dihadapi Penyelesaian Masalah
permintaan pembelian (PP) yang
pernah dibuat.
• Keakuratan data permintaan
pembelian (PP) kurang akurat.
• Sistem yang sudah ada diperbaiki
agar tidak ada kesalahan dalam
proses bisnis.