bab 3 analisis enterprise architecture …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2011-2-00456-si...

BAB 3

ANALISIS ENTERPRISE ARCHITECTURE FRAMEWORK PERUSAHAAN

YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Strategic Goals and Initiatif

3.1.1 Sejarah perusahaan

PT. Poly Jaya Medikal didirikan pada tahun 2004, yang bergerak

dibidang fabrikasi (Machining & Metal Working) termasuk didalamnya

perdagangan umum (General Trade) dengan orientasi pasar nasional yang

ditujukan pada berbagai rumah sakit (Hospital Equipment) dan kebutuhan

industri sejenisnya. Perusahaan ini beralamat di Jl. Ciliwung No. 61 RT.05 RW.

01, Kp. Kebon Duren, Kalimulya, Depok, Jawa Barat. Pemilik perusahaan,

Nikodemus Rawulunubun, melihat adanya peluang yang cukup besar dengan

competitor yang sedikit memutuskan untuk meluaskan usahanya ke bidang

hospital facility.

PT. Poly Jaya Medikal adalah perusahaan yang memproduksi peralatan –

peralatan Rumah Sakit (Hospital Equipment) baik produk stainless steel

maupun produk dengan finishing powder coating. Selain itu PT. Poly Jaya

Medikal juga mengerjakan sparepart/komponen untuk kebutuhan industri serta

menerima pesanan khusus.

Dibidang perdagangan umum, PT. Poly Jaya Medikal melayani

kebutuhan peralatan-peralatan rumah sakit baik medis maupun non-medis, yang

meliputi barang-barang lokal dan impor.

60

3.1.2 Rencana Strategi

3.1.2.1 Visi dan Misi Perusahaan

Untuk visi ke depan, PT Poly Jaya memiliki visi “Menjadi produsen

alat kesehatan (Hospital Equipment) terbaik tingkat Nasional.” Dengan

tujuan untuk meningkatkan kegiatan bisnis dan perekonomian untuk

mencapai kesejahteraan.

Sedangkan misi perusahaan adalah:

1. Menghasilkan produk-produk medis yang berkualitas

2. Memberikan kepuasan pelanggan secara optimal bersama karyawan yang

kompeten dan terlatih melalui kreatifitas dan inovasi produk untuk

menghasilkan produk yang berkualitas dan pengiriman tepat waktu.

3.1.2.2 Strategi Bisnis Perusahaan

Sebagai salah satu perusahaan yang ingin mengembangkan bisnisnya,

PT. Poly Jaya Medikal memiliki strategi bisnis yang harus dicapai. Berikut

ini strategi bisnis dari PT. Poly Jaya Medikal :

1. Komitmen Manajemen

PT. Poly Jaya Medikal membuktikan komitmennya terhadap

pengembangan dan penerapan Sistem Manajemen Mutu dan

meningkatkan secara terus menerus efektifitas dengan cara.

a. Mengkomunikasikan keseluruh karyawan, pentingnya mutu dan

kepuasan pelanggan.

61

b. Menetapkan kebijakan mutu dan menetapkan Sasaran Mutu.

c. Direktur selalu aktif memimpin rapat Tinjauan Manajemen dalam

periode yang telah ditetapkan.

d. Menjamin ketersediaan sumber daya yang di perlukan untuk

melaksanakan proses-proses yang telah direncanakan.

2. Fokus Kepada Pelanggan

PT. Poly Jaya Medikal mempunyai tujuan meningkatkan secara terus

menerus kepuasan pelanggan dengan cara menjamin kebutuhan-

kebutuhan pelanggan dilaksanakan dan dipenuhi pada setiap pekerjaan

yang dikerjakan.

a. Memperhatikan dan memantau kegiatan pelaksanaan pekerjaan secara

periodik.

b. Selalu memantau informasi yang berkaitan dengan persepsi pelanggan

dengan menggunakan metode dan kriteria yang telah ditetapkan.

3. Kebijakan Mutu

PT. Poly Jaya Medikal menentukan serta menetapkan berbagai

kebijakan mutu, meliputi :

a. Sesuai dengan tujuan organisasi

b. Meliputi komitmen untuk memenuhi persyaratan-persyaratan dan

peningkatan efektifitas Sistem Manajemen Mutu

c. Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran

mutu

62

d. Dikomunikasikan dan difahami oleh seluruh karyawan di PT. Poly

Jaya Medikal

e. Ditinjau dalam periode tertentu apakah masih sesuai terhadap

kelangsungan pelaksanannya.

4. Perencanaan

Manajemen PT. Poly Jaya Medikal menjamin sasaran mutu, termasuk

keperluaannya untuk memenuhi persyaratan pelanggan ditetapkan pada

fungsi/level yang relevan di organisasi. Sasaran Mutu harus terukur dan

konsisten dengan kebijakan mutu.

5. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu

Manajemen PT. Poly Jaya Medikal Menjamin Bahwa :

a. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu ditetapkan supaya dapat

memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam Sistem Manajemen

Mutu

b. Keutuhan Sistem Manajemen Mutu harus tetap terpelihara apabila

terjadi perubahan pada Sistem Manajemen Mutu yang direncanakan

dan diterapkan, manajemen harus merencanakan dengan baik

pelaksanaan perubahan tersebut.

63

3.1.2.3 Produk yang Dihasilkan PT. Poly Jaya Medikal

Produk-produk yang dihasilkan oleh PT. Poly Jaya Medikal meliputi :

A. Hospital Furniture

Poly Jaya memproduksi hamper semua jenis furniture rumah sakit seperti

ranjang pasien (Bed Patient) dari yang sederhana, sistem engkol (crank)

sampai electric dengan material Stainless Steel atau Finishing Powder

Coating. Furniture yang diproduksi antara lain :

1) Bed Patient ( ranjang pasien )

2) Bed Side Cabinet

3) Over Bed Table

4) TV Shelve

5) Stand Waskom

6) Bed Screen

7) Dressing Trolley

8) Instrument Trolley

9) Mayo Stand

10) Meja periksa

11) Verlos Bed / Gynaecology Bed

12) Stretcher / brancart

13) Infuse stand

14) Box bayi

15) Ranjang anak

64

16) Photo therapy / Blue Light

17) Lemari instrument / obat

18) Linen / laundry trolley

19) Infant Incubator

20) Infant Warmer

21) Food Trolley

B. Accessories UGD dan Radiology

Untuk ruang UGD dan radiology Poly jaya memproduksi dan mensuplay

peralatan sebagai berikut :

1) Film Dryer ( Pengeringan film )

2) Brancard Ambulance

3) Brancard Multi Purpose

4) Brancard Complete

5) Emergency Trolley

6) Brancard Standard

7) X – Ray Illuminator

8) Stand Holder

9) X – Ray Barrier Protection

10) Meja Rontgent

11) Radiology Room Instalation

C. Hospital Facility

PT. Poly Jaya Medikal juga menangani/mengerjakan beberapa Hospital

Facility diantaranya :

65

1) Martuary Refrigerator (Pendingin Mayat)

2) Pembakaran Limbah Medis (Incinerator)

3) Instalasi Pengolahan Air limbah

4) Central medical Gas

5) Kitchen dan Loundry Equipment

3.1.3 Analisis Lingkungan Internal dan Eksternal

3.1.3.1. Analisis Lingkungan Eksternal Perusahaan

Pembahasan mengenai analisis lingkungan eksternal mencakup analisa

terhadap lingkungan politik, sosial, budaya, dan teknologi pada perusahaan

dan persaingan bisnis perusahaan. Metode yang digunakan untuk

menganalisa hal tersebut yaitu dengan teknik analisa lima (5) daya

persaingan Porter dan analisis PEST.

66

3.1.3.1.1 Lima (5) Daya Persaingan Porter

Gambar 3.1 Analisa Porter pada PT. Poly Jaya Medikal

Lima (5) daya persaingan Porter mencakup lima faktor eksternal

pada perusahaan yaitu Intraindustry Rivalry (Pesaing), Bargaining Power

of Supplier (Kekuatan pemasok dalam penawaran), Bargaining Power of

Buyers (Kekuatan pembeli dalam penawaran), Potential New Entrants

(Potensi dari pendatang baru), dan Substitute Product (Produk pengganti)

yang dapat mempengaruhi strategi yang dimiliki oleh perusahaan serta

mengetahui bagaimana posisi perusahaan dalam persaingan bisnis yang

berjalan. Untuk mendapatkan jawaban dari lima (5) daya persaingan

Porter pada perusahaan PT. Poly Jaya Medikal, berikut merupakan hasil

67

analisis yang telah dilakukan sesuai dengan proses bisnis yang berjalan

pada perusahaan saat ini:

a. Intraindustry Rivalry (Pesaing)

Terjadinya persaingan antar perusahaan dalam bidang manufaktur

yang memproduksi peralatan dan inventori rumah sakit di Indonesia.

Beberapa perusahaan dengan proses bisnis dan produk yang serupa,

diantaranya adalah PT. Paramount Bed Indonesia dan PT. M.A.K.

sebagai perusahaan yang bergerak di bidang yang sama dengan

perusahaan PT. Poly Jaya Medikal. Perusahaan-perusahaan tersebut

memiliki jangkauan pasar yang cukup luas baik dan cukup dikenal

baik cakupan domestik maupun internasional. Berbagai rumah sakit

yang berasal dari mancanegara dan lokal telah menjadi pelanggan

utama dan mengakui bahwa kualitas produk yang dihasilkan oleh PT.

Paramount Bed Indonesia dan PT. M.A.K. merupakan keluaran produk

yang dapat diandalkan. Kepercayaan rumah sakit berdasarkan

penghargaan dengan sertifikasi TÜV (sebuah keluaran sertifikasi dari

asosiasi TÜV/Technischer Überwachungs-Verein yang bekerja untuk

penginspeksian dan memvalidasi terhadap keamanan produk dari

semua jenis untuk melindungi manusia dan lingkungan terhadap

bahaya dan/atau ancaman) yang dimiliki oleh perusahaan, sertifikasi

ISO (sebuah keluaran sertifikasi dari asosiasi ISO/International

Organization for Standardization Technical Committee yang bergerak

dalam penanggungjawaban standardisasi sistem manajemen mutu pada

68

organisasi atau perusahaan), dan sertifikasi CE Mark (Sebuah labeling

CE/Conformité Européenne dimana produk yang dilabeli tersebut

merupakan perintah penyesuaian tanda yang terdapat pada banyak

produk yang ditempatkan pada pasar tunggal dalam Kawasan Ekonomi

Eropa (European Economic Area/EEA) berdasarkan atas mandat dari

pihak Uni Eropa.

Tidak terlalu banyak pesaing yang ada dalam bisnis manufaktur

rumah sakit di Indonesia, namun ancaman pesaing dari mancanegara

seperti perusahaan manufaktur dari negara Republik Rakyat Cina yang

bisa menjadi ancaman terhadap produk-produk yang dihasilkan oleh

PT. Poly Jaya Medikal, disamping dengan penawaran harga yang

terjangkau dan adanya kebijakan AFTA-CHINA (ASEAN Free Trade

Area-China atau Kawasan Bebas Perdagangan antara Negara-negara

Asia Tenggara yang tergabung dalam ASEAN dengan Republik

Rakyat Cina) yang menyebabkan derasnya produk-produk dari negara

tersebut membanjiri pangsa pasar domestik bahkan mancanegara.

Berdasarkan hal-hal tersebutlah diyakini bahwa perusahaan PT.

Paramount Bed Indonesia dan PT. M.A.K. merupakan pesaing utama

dari perusahaan PT. Poly Jaya Medikal disamping ada beberapa

perusahaan sejenis lainnya dan produk-produk impor yang berasal dari

Republik Rakyat Cina.

69

b. Bargaining Power of Supplier (Kekuatan pemasok dalam penawaran)

PT. Poly Jaya Medikal ternyata memiliki banyak pemasok yang

menyebabkan kekuatan daya tawar-menawar dari pemasok tidak

terlalu kuat. PT. Poly Jaya Medikal memiliki beragam pilihan dalam

penyediaan bahan baku seperti perusahaan Depo Gemilang, CV.

Delaku Abadi Djaja, PT. Jotun, PT. Surya Mandiri, PT. Angkasa, dan

CV. Berkah. Dibutuhkannya sebuah jaringan komunikasi yang baik

dengan pemasok agar berbagai faktor-faktor negatif seperti

keterlambatan dan kesalahpahaman dalam pembelian bahan baku yang

dipesan oleh perusahaan dapat dicegah dan diminimalisasi dengan

tujuan agar proses bisnis perusahaan PT. Poly Jaya Medikal tidak

terganggu dengan adanya hal-hal yang tidak diinginkan tersebut. Salah

satu dari beberapa pemasok PT. Poly Jaya Medikal merupakan pemain

lama dalam memasok bahan baku PT. Poly Jaya Medikal.

c. Bargaining Power of Buyers (Kekuatan pembeli dalam penawaran)

Pelanggan utama dari hasil produksi PT. Poly Jaya Medikal ini

adalah Instansi Pemerintah dan Instansi Swasta. Instansi Pemerintah

merupakan salah satu pembeli besar dari hasil produksi PT. Poly Jaya

Medikal, dimana transaksi penjualan dan pembelian dilaksanakan

melalui tender yang diikuti oleh perusahaan yang diadakan oleh

pemerintah untuk pengadaan inventori beberapa Rumah Sakit dan

Puskesmas yang dikelola oleh pihak Pemerintah setiap tahunnya.

70

Instansi swasta adalah pembeli dari pihak yayasan swasta/non-

pemerintah yang mengelola rumah sakit dan/atau klinik yang setia

menjadi pembeli produk-produk PT. Poly Jaya Medikal dalam partai

kecil, menengah, maupun besar.

d. Potential New Entrants (Potensi dari pendatang baru)

Seiring berjalannya waktu dan kebutuhan yang semakin

meningkat, belakangan ini tumbuh pesaing-pesaing baru perusahaan

yang bisa saja dapat mengancam pangsa pasar yang dimiliki oleh

perusahaan PT. Poly Jaya Medikal. Berbagai perusahaan pendatang

baru yang ikut meramaikan pasar produksi dan penjualan peralatan dan

inventori rumah sakit seperti PT. Kariksa, dan PT. Dharma Poly Metal.

Perusahaan-perusahaan tersebut merupakan pendatang baru di bidang

manufaktur peralatan dan inventori rumah sakit. Ancaman dari

pendatang baru ini adalah belum berarti bagi perusahaan PT. Poly Jaya

Medikal, namun lambat laun jika penerapan proses bisnis dan strategi

bisnis dan teknologi pada perusahaan hanya berjalan stagnan maka

tidak bisa dipungkiri bahwa perusahaan pendatang dapat mengancam

ruang lingkup pasar yang telah diraih sebelumnya oleh PT. Poly Jaya

Medikal.

71

e. Substitute Product (Produk pengganti)

Berbagai produk yang dihasilkan oleh PT. Poly Jaya Medikal

yaitu produk yang berbahan dasar logam dan non-logam. Untuk

produk yang berdasarkan dari bahan baku logam, perusahaan

menggunakan bahan dasar stainless steel dengan tipe 201. Produk

yang dihasilkan dari bahan logam ini salah satunya adalah kerangka

untuk ranjang pasien. Produk non-logam yang dihasilkan oleh

perusahaan ini salah satunya adalah pelapis ranjang seperti kasur busa.

Produk pengganti dari bahan logam seperti Stainless Steel tipe 304

bukanlah ancaman besar. Bahan dasar Stainless Steel tipe 304

merupakan bahan yang cukup mahal untuk didapat meskipun

kelebihan dari Stainless Steel tipe 304 lebih baik dibandingkan

Stainless Steel tipe 201. Disamping itu, bahan pengganti yang lainnya

adalah berbahan dasar fiber. Berdasarkan tren yang sedang marak

belakangan ini terutama dalam produksi ranjang pasien, tidak sedikit

perusahaan pesaing dari PT. Poly Jaya Medikal yang menggunakan

bahan dasar fiber sebagai bahan baku dalam pembuatan ranjang

pasien. Perpaduan antara fiber dan Stainless Steel 201 merupakan

kombinasi yang baik dalam desain untuk ranjang pasien saat ini,

terlebih dikarenakan terlihat modern, bahan dasar fiber merupakan

salah satu bahan dasar yang relatif terjangkau.

72

3.1.3.1.2 Analisa PEST

• Politik

Pengaruh politik dalam penjualan peralatan rumah sakit pada PT.

Poly Jaya Medikal cukup memegang peranan penting mengingat

pembeli produk perusahaan ini dalam skala besar adalah Instansi

Pemerintah seperti anggaran negara yang dikeluarkan dari kebijakan

pemerintah terhadap bidang kesehatan termasuk pengadaan peralatan

rumah sakit. Namun dalam skala politik yang lainnya seperti stabilitas

politik dalam negeri misal Pemilihan Umum dan/atau kekacauan

dalam Pemerintahan tidak terlalu mempengaruhi secara besar

penjualan pada peralatan rumah sakit, khususnya produk yang

dihasilkan oleh PT. Poly Jaya Medikal. Kebijakan Pemerintah seperti

penerapan atas kerjasama antara pihak ASEAN dan Republik Rakyat

Cina yang menghasilkan AFTA-CHINA (ASEAN Free Trade Area-

China atau Kawasan Bebas Perdagangan antara Negara-negara Asia

Tenggara yang tergabung dalam ASEAN dengan Republik Rakyat

Cina) menyebabkan derasnya produk-produk dari negara tersebut

membanjiri pangsa pasar domestik bahkan mancanegara dan

berdampak besar bagi keberlangsungan jumlah produksi yang

dihasilkan oleh perusahaan manufaktur, khususnya PT. Poly Jaya

Medikal.

73

• Ekonomi

Inflasi yang fluktuatif sering kali terjadi setiap tahunnya di

Indonesia. Hal ini dapat mempengaruhi harga penjualan pada peralatan

rumah sakit dari produksi PT. Poly Jaya Medikal. Pengaruh harga

bahan baku yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk menunjang produk

yang dihasilkan oleh PT. Poly Jaya Medikal berpengaruh pada

produksi pabrik, seperti kebijakan harga bahan bakar minyak (BBM)

yang melonjak maka akan berpengaruh pula terhadap pembelian bahan

baku yang dilakukan perusahaan terhadap pemasok.

• Sosial

Kebutuhan akan peralatan rumah sakit di Indonesia terbilang

cukup besar mengingat semakin banyaknya rumah sakit, puskesmas,

serta klinik yang didirikan baik Instansi Pemerintah maupun Swasta.

Hal ini dapat berpengaruh terhadap penjualan produk perusahaan

dengan cara meningkatkan kerjasama pada Pemerintah dan pihak

swasta dalam pengadaan peralatan rumah sakit serta pemeliharaannya

untuk menunjang kebutuhan sosial dalam melayani rumah sakit,

puskesmas, dan klinik agar tidak terjadi kekurangan dalam peralatan

rumah sakit.

74

• Teknologi

Seiring berkembangnya zaman, teknologi semakin modern dan

menjadi salah satu dari kebutuhan utama dalam dunia global saat ini.

Hal ini tidak lepas dari penggunaan teknologi yang digunakan oleh

perusahaan PT. Poly Jaya Medikal, adalah berpengaruh penting dalam

pelayanan, produksi, proses bisnis, dan pendistribusian produk yang

dihasilkan perusahaan untuk mencapai visi dan misi perusahaan.

3.1.3.2 Analisa Lingkungan Internal

3.1.3.2.1 Analisa SWOT

• Peluang

1. Kurang meratanya pembangunan yang mengakibatkan minimnya

fasilitas kesehatan di desa-desa terpencil di Indonesia.

2. Pesaing bisnis alat-alat kesehatan yang masih minim.

3. Banyaknya pembangunan rumah sakit swasta disetiap provinsi di

Indonesia

4. Besarnya nilai presentase anggaran pemerintah dibidang kesehatan

• Ancaman

1. Ketidak stabilannya harga material/bahan baku untuk produksi

barang.

2. Semakin banyaknya barang-barang impor yang memiliki negara

relatif lebih rendah.

75

3. Kemerosotan ekonomi nasional.

4. Adanya kebijakan pasar bebas dalam era globalisasi

• Kekuatan

1. Banyaknya SDM yang berkompeten di PT. Poly Jaya Medikal

2. Perusahaan memiliki modal dan aset relatif besar

3. Tersedianya mesin produksi yang berteknologi canggih yang

menunjang produksi perusahaan.

4. Perusahaan memiliki hubungan yang erat dengan pelanggan yang

sudah ada.

• Kelemahan

1. Kapasitas produksi yang masih kurang dalam mengahadapi

besarnya barang dipasaran.

2. Penggunaan IT kurang di maksimalkan oleh perusahaan.

3. Perusahaan belum mengoptimalkan sharing knowledge dari staff

ahli kepara karyawan.

4. Kurangnya data informasi prodak pemasaran dalam pemasaran.

5.

3.1.3.2.2 Matrik Faktor Strategi Eksternal

Jika telah menyelesaikan faktor-faktor strategi eksternal (peluang

dan ancaman) maka, untuk mengetahui berbagai kemungkinan peluang

76

dan ancaman harus menganalisis lingkungan eksternalnya agar lebih jelas

terlihat. Seperti pada Tabel 3.1 EFAS berikut ini :

Tabel 3.1 EFAS

77

3.1.3.2.3 Matrik Faktor Strategi Internal

Jika telah menyelesaikan faktor-faktor strategi internalnya

(kekuatan dan kelemahan) maka, untuk mengetahui berbagai

kemungkinan kekuatan dan kelemahan harus menganalisis lingkungan

internalnya agar lebih jelas terlihat. Seperti pada Tabel 3.2 IFAS berikut

ini.

78

Tabel 3.2. IFAS

79

3.1.3.2.4 Matrik TOWS atau SWOT

Berikut adalah matrik yang menggambarkan secara jelas bagaimana

peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi perusahaan dapat

disesuaikan dengan kekuatan dan kelemhana yang dimiliki. Matrik ini

menghasilkan empat kemungkinan alternatif strategis.

Tabel 3.3 Matrik SWOT

IFAS

EFAS

Strength ( S )

1. Banyaknya SDM yang berkompeten di

perusahaan. 2. Perusahaan memiliki

modal dan aset relatif besar.

3. Tersedianya mesin produksi yang

berteknologi canggih yang menunjang

produksi perusahaan. 4. Perusahaan memiliki

hubungan yang erat dengan pelanggan yang

sudah ada.

Weakness ( W )

1. Kapasitas produksi yang masih kurang dalam

menghadapi besarnya permintaan barang

dipasaran. 2. Penggunaan IT kurang di

maksimalkan. 3. Perusahaan belum mengoptimalkan sharing knowledge dari staff ahli

kepara karyawan. 4. Kurangnya data

informasi prodak pemasaran dalam

pemasaran Opportunity ( I )

1. Kurang meratanya pembangunan yang

mengakibatkan minimnya fasilitas kesehatan di desadesa terpencil di Indonesia.

2. Pesaing bisnis alat-alat kesehatan yang masih

minim. 3. Banyaknya pembangunan

rumah sakit swasta di setiap

Strategi SO

1. Melakukan pengenalan produk dan pemasaran dengan menggunakan

teknologi berbasis web. 2.

Strategi WO

1. Memanfaatkan nilai presentase pemerintah

dibidang kesehatan dengan mengambil alih penjualan

alat-alat kesehatan 2. Melakukan produksi secara

optimal dengan menghasilkan kualitas alatalat kesehatan yang baik.

83

provinsi di Indonesia. 4. Besarnya nilai presentase

anggaran pemerintah dibidang kesehatan.

Threats ( T )

1. Ketidakstabilannya harga material / bahan baku untuk

produksi barang 2. Semakin banyaknya barang-barang impor yang memiliki harga relatif lebih

rendah. 3. Kemerosotan ekonomi

nasional. 4. Adanya kebijakan pasar bebas dalam era globalisasi.

Strategi ST

1. Memaksimalkan penggunaan mesin produksi dengan

memanfaatkan mesin produksi yang sudah

canggih. 2. Meminimalisasikan

harga jual dengan tetap mempertahankan

kualitas agar pelanggan tetap percaya pada

perusahaan

Strategi WT

Optimalkan tenaga kerja pada setiap bagian yang ada

diperusahaan.

84

3.1.3.2.5 Matrix Grand Strategi

Berdasarkan analisis pada Tabel 3.1 dan Tabel 3.2 maka dapat

digambarkan posisi dari PT Poly Jaya Medikal dalam persaingan pasar

saat ini melalui diagram analisis SWOT berikut :

Perhitungan

Titik x = kekuatan (strength) – kelemahan (weakness)

= 1,84 – 0,54

= 1,30

Titik y = peluang (oppurtinity) – ancaman (threat)

= 1,73 – 0,76

= 0,97

Gambar 3.2 Diagram Penentuan Matrik Grand Strategy

85

Dari Gambar 3.2 dapat disimpulkan bahwa PT Poly Jaya Medikal

menggunakan kuadran 1 yaitu SO (Stretgh dan Oppurtinity) dengan

strategi : Melakukan pengenalan produk dan pemasaran dengan menggunakan

teknologi berbasis web.

3.1.3.2.6 Value Chain

Gambar 3.3 Value Chain

86

1. Aktivitas primer

a. Logistik kedalam :

Aktivitas logistik ke dalam yang ada didalam perusahaan adalah

hubungan dengan supplier dan pengadaan sumber dayanya. Dimana

PT Poly Jaya Medikal tidak terpaku pada beberapa supplier saja. PT

Poly Jaya Medikal mempunyai alternatif supplier, terdapat enam

supplier yang dipilih sehingga bahan baku yang dipilih yang murah

dan kualitas yang terjamin dibanding yang lain. Hal yang perlu

ditingkatkan adalah adanya campur tangan supplier dalam

pengadaaan bahan baku atau sumber daya yang berkaitan dengan

proses produksi.

b. Operasi

Terdapat aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan penambahan

nilai pada suatu proses perubahan atau transformasi dari bahan baku

menjadi barang jadi yang layak jual (produksi). Sejauh ini operasi

dari PT Poly Jaya Medikal dapat dikategorikan baik. Karena adanya

Quality Control. Hal yang dapat ditingkatkan adalah sumber daya

manusia yang terlibat. Karena fokus pencarian SDM pada PT Poly

Jaya Medikal masih terpaku pada tenaga kerja murah. Sehingga,

SDM yang terlibat dalam proses operas (produksi) tidak lepas dari

persentase human error yang terjadi.

87

c. Logistik ke luar

Aktivitas logistik ke luar yang ada pada PT Poly Jaya Medikal

adalah hubungan dengan pelanggan dan pengiriman produk yang

telah dipesan pelanggan. Sejauh ini, masalah yang dihadapi oleh PT

Poly Jaya Medikal adalah kesulitan dalam memperkirakan

persediaan barang yang harus di produksi setiap tahunnya karena

kurangnya informasi yang berkaitan. Maka, hal yang dapat

dilakukan adalah adanya pendataan produk dan pengiriman setiap

waktu yang ditentukan. Karena selama ini setiap produk yang

masuk tidak terdata dengan baik dan tidak memiliki jejak rekam

(history) logistik pada perusahaan, yang dapat menyebabkan kurang

dan berlebihnya persediaan produk yang dihasilkan.

d. Pemasaran dan penjualan

Merupakan kegiatan perusahaan dalam memperkenalkan jenis

produk dari perusahaan kepada konsumennya dengan cara

mengiklankan produknya melalui website dan membagikan brosur

kepada pembeli. Dengan menggunakan pemasaran, perusahaan

akan menciptakan suatu sistem dari kegiatan-kegiatan yang saling

berhubungan, sehingga konsumen mendapatkan kebutuhan,

keinginan, serta kepuasan yang berdasarkan kualitas serta

keunggulan barang produksi yang ditawarkan perusahaan. Sejauh

ini, hal yang menjadi masalah adalah pemasaran produk masih

88

belum secara rinci, sehingga pelanggan hanya bisa melihat beberapa

barang dari website. Selain itu, setiap penjualan masih

menggunakan form yaitu form pembelian bahan baku, sehingga

data bahan baku tidak tersusun dengan baik.

e. Pelayanan

Bertujuan untuk menigkatkan kepuasan terhadap pelanggan.

Pelayanan yang dilakukan perusahaan adalah menjalin komunikasi

yang baik dengan pelanggan serta menjaga loyalitas pelannggan

terhadap PT Poly Jaya Medikal. Sejauh ini, hal-hal yang dilakukan

berkaitan dengan hal pelayanan adalah pengiriman yang tepat

waktu, kualitas produk yang baik, penerimaan pemesanan via-

telepon yang sopan, dan sebagainya. Belum ada divisi khusus atau

program yang menangani feedback dari pelanggan, seperti: CRM.

89

Tabel 3.4 Analisis Value Chain

Aktivitas Jenis Masalah Tindakan yang harus

dilakukan

Support

System

Logistik

kedalam

- Komunikasi

secara manual

saat pembelian

bahan bakudari

supplier terjadi

jika stock bahan

baku sudah

ROP. Disatu

sisi jadwal

update data

masih lama,

sedangkan

stock sudah

ROP. Hal ini

mengakibatkan

persediaan

barang yang

ada dalam

perusahaan

- Mengubah koneksi

perusahaan agar

dapat terupdate antar

supplier dan

fabrikasi

Aplikasi

produksi

90

tidak terdata

dengan baik.

Operasi - Pencatatan

produksi masih

manual dan

tenaga kerja

murah dengan

kualitas yang

kurang baik,

menyebabkan

sering

terjadinya

human error

- Pengembangan

aplikasi secara

optimal dengan

sharing knowledge

disetiap divisi. Dan

adanya pelatihan

pendidikan untuk

karyawan sehingga

meminimalisasi

terjadinya human

error

Aplikasi

Produksi

Logistik ke

luar

- Penyesuaian

pemesanan

dikarenakan

adanya

kesalahpahama

n informasi

produk yang

tidak sesuai

dengan apa

- Memasukkan data

produk kedalam

sistem dan

pengkategorian

produk secara

terperinci sehingga

sistem dapat

terintergrasi dengan

baik ke supplier

Aplikasi

Penjualan

91

yang diminta

Penjualan dan

pemasaran

- Kesulitan

memberikan

informasi

mengenai

produk-produk

yang dihasilkan

- Mengembangkan

sebuah website yang

didalamnya terdapat

informasi mengenai

perusahaan dan

produk dan website

tidak menggunakan

pihak ketiga

Website

2. Aktivitas pendukung

a. Pembelian

Pembelian yang dilakukan perusahaan adalah untuk mendukung

aktivitas primer mencakup aktivitas pembelian bahan baku kepada

supplier dan pembelian kebutuhan operasional perusahaan.

b. Pengembangan Teknologi

Pengembangan teknologi yang dipakai oleh perusahaan adalah

Microsoft Windows 2007 Server, Windows XP Profesional. Hal ini

mendukung kinerja perusahaan dan pendukung sistem perusahaan.

92

c. Manajemen Sumber Daya Manusia

Manajemen sumber daya manusia yang dilakukan perusahaan

adalah melakukan evaluasi terhadap kinerja setiap karyawan,

mengadakan tes dan wawancara untuk meningkatkan kemampuan

karyawan, dan terus memantau kinerja karyawan perusahaan.

d. Infrasturktur Perusahaan

Infrasturktur pada PT Poly Jaya Medikal meliputi aktivitas-aktivitas

manajemen umum perusahaan, perencanaan, keuangan, pajak,

akutansi, dan administrasi perusahaan.

Tabel 3.5 Aktivitas Pendukung

Jenis Aktivitas Support System

Pembelian Pembelian bahan baku dan

operasionalnya dari supplier

SCM

Pengembangan

teknologi

Mendukung kinerja perusahaan dan

sistem manajemen perusahaan

Microsoft Windows

Excel 2007

Manajemen SDM Meningkatkan dan menjaga kualitas

karyawan

-

Infrastruktur

perusahaan

Meningkatkan kinerja internal

perusahaan secara sistematis dan

terstruktur

Struktur organisasi dan

infrastruktur

perusahaan

93

3.1.3.2.7 Balance Scorecard

Balance scorecard merupakan penjabaran dari misi dan strategi

suatu perusahaan. Pada Tabel 3.6 dijelaskan mengenai Balance

Scorecard pada perusahaan PT. Poly Jaya Medikal.

94

Tabel 3.6 Balance scorecard

Perspketif Strategic

KPI Weight

PIC Target Aktual Indeks Kinerja

KPI

Objective KPI 2010 2011 2010 2011 2010 2011

Cus

tom

er

Retensi Pelanggan Persentase dari pelanggan menananggapi retensi setiap tahun

50% Dirut 100% 100% 90% 100% 95% 100%

Meningkatkan pangsa pasar

Persentase ruang lingkup pendistribusian produk

40% Produksi & Dirut 100% 100% 90% 100% 95% 100%

Kepuasan pelanggan

Memantau informasi yang berkaitan dengan persepsi pelanggan

50% Marketing 80% 90% 80% 86% 80% 88%

Inte

rnal

pro

cess

Memaksimalkan kualitas asset

Menjamin ketersediaan sumber daya yang diperlukan

20% Umum & Personalia

80% 90% 80% 90% 80% 90%

Meningkatkan kualitas produksi

Meminimalisasikan tingkat kecacatan pada produk

50% Produksi 100% 100% 80% 85% 90% 92,50%

Meningkatkan partisipasi karyawan

Mengkomunikasikan keseluruhan karyawan pentingnya mutu dan kepuasan pelanggan

30% Umum dan personalia

70% 80% 60% 75% 65% 77,50%

Fin

naan

cial

Meningkatkan nilai tambah

Meningkatkan pelayanan 30% Marketing 90% 100% 80% 90% 87,50% 95%

Efesiensi & efektifitas penggunaan dari asset

Meningkatkan efektifitas sistem manajemen mutu dan proses


95% 100% 90% 95% 92,50% 97,50%

Pertumbuhan pendapatan

Lebih mengkonsentrasikan pendapatan yang masuk setiap bulan

50% Keuangan 100% 100% 85% 90% 92,50% 95%

95

Lea

rnin

g an

d gr

owth

Retensi Karyawan Persentase dari setiap kemampuan karyawan


100% 100% 75% 75% 87,50% 87,50%

Mengembangkan Sistem informasi dan teknologi strategi

Persentase pengaruh sistem informasi dan teknologi informasi strategi


80% 100% 75% 80% 77,50% 90%

Mengadakan pendidikan pelatihan karyawan

Persentase karyawan melakukan pelatihan


80% 100% 20% 40% 50% 70%

96

Untuk membangun suatu sistem Balance Scorecard (BSC) tedapat

empat perspektif yang harus dianalisa yaitu dilihat dari segi Customer,

Internal Process, Financial dan learning and growth. Dalam menentukan

langkah-langkah yang umum pengembangan sistem BSC yaitu :

- Menspesifikasikan suatu tujuan (objective) untuk meningkatkan

pendapatan dengan menentukan tolak ukur kinerja (performance

measure). Dan data ini kami peroleh dari PT. Poly Jaya Medikal pada

tahun 2010-2011.

- Dalam pengukuran KPI ditentukan prioritas utama atau pengukuran

seberapa pentingnya KPI yang terdapat adalam perusahaan PT Poly

Jaya Medikal yang ditentukan berdasarkan empat perspetktif tersebut.

- Tabel PIC adalah tabel yang menjelaskan bagian apa yang berperan

untuk menunjang strategic objective yang ada pada perusahaan.

- Target serta aktual didapat pada saat wawancara pada PT. Poly Jaya

Medikal dan hasilnya dapat dilihat pada Tabel 3.6 Target merupakan

tujuan yanga akan dicapai dan aktual merupakan realitas yang dicapai,

keduanya di ukur dengan presentase.

- Sedangkan Indeks kinerja didapat dari perhitungan target ditambahkan

dengan aktual dan dibagi 2 maka akan didapat hasilnya untuk tahun

2010-2011.

Setelah membuat Tabel 3.6, maka dapat disimpulkan sesuai dengan

perspektif masing-masing, yaitu :

97

- Melihat perspektif pembelajaran dan pertumbuhan karyawan di PT

Poly Jaya Medikal. Dengan analisa yang telah didapat, PT. Poly Jaya

Medikal tidak memiliki kemampuan karyawan dan pengembangan

SI/IT yang di implementasikan ke karyawan, sehingga pada tahun

2010 dan 2011 masih jauh dari target.

- Terdapat hubungan sebab akibat antara perspektif pembelajaran dan

pertumbuhan dengan perspektif usaha internal dan proses produksi.

Hubungannya adalah dengan melihat persentase retensi dan

pendidikan latihan karyawan akan berpengaruh pada proses produksi.

Dan hasil dari Tabel 3.6 menunjukan bahwa perspektif usaha internal

dan proses produksi jauh dari target yang telah ditentukan perusahaan.

- Persepektif pelanggan memfokus pada bagaimana PT. Poly Jaya

Medikal memperhatikan pelangganya agar berhasil. Tolak ukur retensi

atau loyalitas pelanggan menunjukkan apakah perusahaan berusaha

mempertahankan pelanggannya. Dan Perspektif pelanggan akan

memenuhi target apabila perusahaan telah memenuhi target dari

perspektif pembelajaran dan pertumbuhan serta perspektif usaha

internal dan proses produksi, dan perusahaan ini belum memenuhi

target yang ada sesuai dengan Tabel 3.6 sehingga perspektif pelanggan

pada bagian kepuasan pelanggan sangat jauh dari target tetapi pada

bagian pendistribusian dan retensi pelanggan perusahaan ini sangatlah

baik.

98

- Pada perspektif keuangan tolak ukur keuangan tidak cukup untuk

menjadi ukuran besaran yang ada, tetapi juga dilihat dari non-

keuangan. Pada Tabel 3.6 dapat disimpulkan bahwa perspektif

keuangan jauh dari target yang ingin dicapai, ini dikarenakan

perspektif kepuasan pelanggan sangatlah rendah.

3.1.3.3 CONOPS Berjalan

3.1.3.3.1 CONOPS Skenario Berjalan

1. Pelanggan memesan barang kepada Perusahaan

a. Pelanggan memesan barang ke Marketing Representative dengan

mengisi Purchase Order atau Kontrak Pesanan Barang

b. Pelanggan membayar uang muka ke Bagian Administrasi dan

Keuangan sebesar 30%

2. Setelah pengisian Purchase Order, Marketing membuat 3 rangkap

Purchase order

a. Marketing memberikan 1 rangkap Purchase Order ke Bagian

Administrasi dan Keuangan guna penyiapan dokumen keuangan

(Invoice)

b. Marketing memberikan 1 rangkap Purchase Order ke Bagian

Fabrikasi guna penyiapan gambar kerja dalam pembuatan unit

pesanan

99

c. Marketing memberikan 1 rangkap Purchase Order ke Bagian

Purchasing untuk penyediaan material / komponen produksi dan

penyiapan jadwal pengiriman

3. Bagian Fabrikasi meneruskan rangkap Purchase Order ke Bagian

Engineering untuk menyiapkan Production Drawing

4. Bagian Engineering mengeluarkan Bill of Material (BOM) untuk

ditujukan ke Bagian Purchasing untuk menyiapkan material dan

komponen yang dibutuhkan dalam produksi

5. Bagian Purchasing menghubungi Supplier untuk menyediakan bahan

baku yang diperlukan disertai dengan Surat Pembelian Bahan Baku

6. Supplier mengirim bahan baku ke Bagian Purchasing yang sesuai

dengan Surat Pembelian Bahan Baku dari Bagian Purchasing

7. Bagian Purchasing meneruskan bahan baku ke bagian Fabrikasi agar

bahan baku dapat diolah sesuai dengan pesanan yang telah di order

disertakan dengan form pengambilan barang Ware House

8. Bagian Fabrikasi mengeluarkan Form Produksi dan memberikan bahan

baku ke Bagian Prefabrikasi untuk dapat diolah dan tiap produksi

dapat diaudit

9. Bagian Prefabrikasi melakukan pengerjaan dengan mengolah bahan

baku menjadi potongan-potongan kerangka utama dari produk lalu

diteruskan ke Bagian Assembling

100

10. Bagian Assembling melakukan pengerjaan penyatuan dari bagian

potongan-potongan kerangka utama yang berasal dari Bagian

Prefabrikasi

a. Bagian Assembling akan memberikan pengerjaan kepada Bagian

Polishing dalam urusan penyatuan dari bagian potongan-potongan

kerangka utama produk yang berasal dari bahan dasar logam

b. Bagian Assembling akan meneruskan pengerjaan kepada Bagian

Quality Control dalam urusan bagian potongan-potongan kerangka

utama produk yang berasal dari bahan dasar non-logam untuk

pengecekan guna menghindari cacat produksi atau reject karena

unit kurang sempurna

11. Bagian Polishing melakukan penghalusan bagian-bagian

penyambungan/pengelasan permukaan potongan material logam lalu

dilanjutkan ke Bagian Quality Control untuk pengecekan guna

menghindari cacat produksi atau reject karena unit kurang sempurna

12. Bagian Quality Control melakukan pengecekan barang yang masuk

a. Bagian Quality Control akan mengembalikan barang yang dinilai

tidak layak atau tidak sesuai kriteria standardisasi ke Bagian

Prefabrikasi guna untuk melakukan perbaikan/pengerjaan ulang

b. Bagian Quality Control akan meneruskan barang yang dinilai

layak dan sesuai kriteria standardisasi ke Bagian Powder Coating

101

13. Bagian Powder Coating mengerjakan pewarnaan barang yang lolos

uji kualitas dari Bagian Quality Control, setelah itu diteruskan ke

Bagian Final Assembling

14. Bagian Final Assembling akan merakit dan mengecek seluruh fungsi

produk seperti sistem engsel, sistem kunci, dan sebagainya dengan

sempurna lalu diteruskan ke Bagian Finished Good

15. Bagian Finished Good menerima barang yang sudah dirakit dan

dicek lalu mencantumkan production number, check list kelengkapan

bagian, paraf lolos Quality Control, dan nama customer/pelanggan

yang akan dikirim. Lalu barang akan diteruskan ke Bagian Packaging

16. Bagian Packaging melakukan pembungkusan unit pesanan yang siap

untuk dikirim, setelah itu diteruskan ke Bagian Pengiriman

17. Bagian Packaging memberikan hasil form produksi yang diterima

dari bagian produksi (Prefabrikasi, Assembling, Polishing, Quality

Control, Powder Coating, Final Assembling dan Finished Good) ke

Bagian Marketing untuk diaudit dan didata atas kesesuaian produk

pesanan

18. Bagian Marketing memberikan surat jalan kepada Bagian Pengiriman

untuk dilakukan pengiriman ke Pelanggan

19. Bagian Marketing meneruskan hasil form produksi kepada Bagian

Keuangan untuk dibuatkan Invoice

20. Bagian Keuangan memberikan invoice ke Bagian Pengiriman untuk

dilakukan pengiriman ke Pelanggan

102

21. Bagian Pengiriman mekakukan pengiriman ke Pelanggan disertai

dengan barang pesanan, surat jalan, dan invoice

22. Pelanggan menerima barang, surat jalan, dan invoice dari Bagian

Pengiriman lalu melakukan pembayaran ke perusahaan (Bagian

Keuangan) melalui media transfer via bank ke alamat rekening

perusahaan

23. Bagian Keuangan akan mengirimkan form tanda terima atau kuitansi

ke Pelanggan atas pelunasan yang telah dilakukan

103

3.1.3.3.2 Diagram CONOPS Berjalan

Gambar 3.4 Concept Of Operation Diagram (CONOP)

104

3.2 Product and Services

3.2.1 Business Plan

3.2.1.1 Business Overview

Business Overview menjelaskan mengenai keseluruhan bisnis yang

terjadi dan berkaitan dengan perusahaan yang berawal dari letak geografis

perusahaan hingga proses yang terjadi antar area fungsi dengan fungsinya

sendiri,

• Lokasi Geografis

Gambaran perusahaan mengenai unit organisasi dan areanya dengan

mengimplementasikan tabel matriks pemetaan unit organisasi terhadap

lokasi atau area pekerjaan. Penjelasan pada Tabel 3.7 menggambarkan

letak area atau lokasi dari setiap level struktur organisasi perusahaan.

Tabel 3.7 Matriks Pemetaan Unit Organisasi terhadap Lokasi

Unit Organisasi Lokasi

Head Office Office

Direktur *

Manajer Marketing *

Manajer Produksi *

Manajer Administrasi & Keuangan *

Manajer Umum & Pembelian *

Supervisor Engineering *

Supervisor Fabrikasi *

Supervisor Quality Control *

Supervisor Support *

105

Purchasing *

Personalia & General Affair *

Fabrikasi *

Assembling *

Finishing *

Final Assembling *

Maintenance *

Packing & Delivery *

Ware House *

Proses

Berikut ini menjelaskan tentang fungsi area dari perusahaan sesuai

dengan gambaran dan tugas-tugas yang dilakukan:

Tabel 3.8 Tipe Fungsi Area Perusahaan dan Fungsinya

Functional Area Function

Direktur utama - Mengevaluasi kinerja perusahaan - Membuat keputusan tertinggi - Pembuatan Surat Kontrak

Marketing - Mendapatkan order pembelian pelanggan

- Menyampaikan penawaran barang - Mendapatkan kontrak PO

Produksi - Menerapkan prosedur pelaksanaan produksi

- Memastikan spesifikasi produk - Melakukan proses produksi

Admin & Keuangan - Perencanaan keuangan - Penanggulangan resiko keuangan - Memonitoring dan penagihan dalam

transaksi pembayaran - Mengurusi seluruh kegiatan

keuangan Umum & Pembelian - Menyeleksi calon karyawan

- Promosi, training dan Reward

106

- Pemberian peraturan karyawan - Memberikan pelatihan karyawan

3.2.1.2 Executives Team Profile

PT. Poly Jaya Medikal memiliki beberapa tim ekskutif yang berperan

di dalam kegiatan bisnis perusahaan dan juga memiliki fungsi bisnis disetiap

divisi perusahaan. Oleh karena itu, Executives Team Profile berfungsi

nuntuk menjelaskan mengenai bagaimana eksekutif berinteraksi dengan

fungsi bisnis yang terjadi pada perusahaan.

� Pemetaan Ekskutif ke Fungsi

Berikut ini adalah pemetaan dari setiap eksekutif pada perusahaan. Pada

Tabel 3.9 ini menjelaskan bagaimana setiap eksekutif berhubungan

langsung dengan fungsi bisnisnya. Setiap eksekutif dapat terlibat dalam

fungsi sebagai penanggung jawab, pembuat kebijakan, keahlian teknis,

dan pelaksana pekerjaan

107

Tabel 3.9 Mapping The Business Function and Executive

108

Pada Tabel 3.9 Terlihat bahwa setiap eksekutif memiliki keterlibatan

fungsi bisnis yang berbeda-beda. Dan untuk pembuat kebijakan haruslah dari

pihak direktur utama karena mereka yang memiliki wewenang untuk hal

tersebut. Pada bagian eksekutif memiliki peran RAIEW, yaitu fungsi apa

saja yang bertanggung jawab terhadap manajemen (atau disebut dengan

kode R), bagian yang membuat kebijakan eksekutif perusahaan (atau disebut

dengan kode A), bagian yang terlibat dalam fungsi bisnis (atau disebut

dengan kode I), bagian yang berperan dalam keahlian teknis (atau disebut

dengan kode E), dan bagian yang berperan dalam pelaksanaan pekerjaan

tersebut (atau disebut dengan kode W).

3.2.1.3 Organizational Structure

Setiap perusahaan dalam menjalankan kegiatan bisnisnya

membutuhkan sesuatu struktur organisasi untuk mencapai tujuan yang telah

ditetapkan. Untuk mencapai tujuan tersebut pada umumnya perusahaan

mempunyai struktur organisasi yaitu sebuah kerangka hierarki yang terdiri

dari bermacam-macam fungsi menurut pola tertutentu yang menyatakan

adanya hubungan wewenang dan tanggungjawab antar bagian-bagian yang

terdapat dalam perusahaan. Untuk menjalin kerjasama yang baik antar

bagian dalam perusahaan perlu diketahui dengan jelas tugas dan

tanggungjawan dari masing-masing bagian. Dengan struktur organisasi yang

baik tentunya akan mendukung kegiatan bisnis perusahaan agar dapat

berjalan sesuai dengan yang diharapkan karena masing-masing bagian dapat

109

dimintai pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatannya sesuai dengan

wewenang yang diberikan.

Head Office

• Tugas dan Tanggung jawab

1. Direktur

Tugas dan wewenang :

a. Menetapkan tujuan dan sasaran perusahaan yang akan dicapai

b. Bertanggung jawab terhadap semua keputusan yang sudah diambil

c. Menganalisa dan menerima laporan kerja dari setiap bagian yang

ada di perusahaan.

110

2. Wakil Direktur

Tugas dan wewenang :

a. Melakukan monitoring segala aktivitas setiap bagian yang ada di

perusahaan

b. Bertanggung jawab terhadap tatanan kerja dari tiap bagian yang ada

di perusahaan, dan kemudian melaporkan hasilnya kepada direktur

utama

c. Dapat mewakili tugas dan tanggung jawab dari direktur utama, jika

sewaktu-waktu direktur utama berhalangan

3. Manager Produksi

Tugas – tugas pokok :

a. Bertanggung jawab menjalankan fungsi managerial (planning,

organizing, actuating dan controlling) terhadap seluruh kegiatan

dan tugas-tugas yang berkaitan dengan bidang produksi di PT. Poly

Jaya Medikal.

b. Membuat rencana kerja produksi dengan berkoordinasi dengan

Departemen Marketing.

c. Melakukan pengadministrasian dengan benar dan teratur, seluruh

gambar kerja dan dokumen produksi lainnya yang ada pada

perusahaan.

d. Memastikan spesifikasi produk, dimensi, kualitas dan jadwal

produksi sesuai dengan rencana kerja.

111

e. Menyerahkan laporan produksi (production progress), secara

berkala kepada Direksi.

Kewenangan

a. Menyetujui penerbitan gambar kerja (production drawing) dan Bill

of Material seluruh unit pesanan pelanggan.

b. Menyetujui dan menandatangani seluruh dokumen kerja (paper

work) yang diterbitkan yang berkaitan dengan bagian fabrikasi,

quality control, dan support .

c. Memberikan tugas dan kewenangan bawahannya pada bidang

produksi.

4. Manager Marketing


a. Bertanggung jawab menjalankan fungsi managerial (planning,

organizing, actuating dan controlling) dan marketing strategic

concept terhadap seluruh kegiatan dan tugas-tugas yang berkaitan

dengan bidang marketing & sales seluruh produk PT. Poly Jaya

Medikal.

b. Melakukan pengadministrasian dengan benar dan teratur, seluruh

transaksi dan dokumen marketing & sales yang ada pada

perusahaan.

c. Melakukan monitoring dan tindak lanjut penanganan keluhan

pelanggan atas seluruh transaksi penjualan.

112

d. Menyerahkan laporan marketing & sales secara berkala kepada

Direktur.

Kewenangan

a. Menerbitkan surat penawaran harga kepada pelanggan,

memutuskan nilai penjualan sesuai kewenangan, dan melakukan

negosiasi dan kunjungan kepada pelanggan sesuai ketentuan yang

berlaku.

b. Menandatangani seluruh dokumen kerja (paper work) yang

diterbitkan yang berkaitan dengan bidang marketing & sales.

c. Memberikan tugas–tugas dan kewenangan bawahannya pada

bidang penjualan.

5. Manager Administrasi dan Keuangan


a. Bertanggung jawab menjalankan fungsi manajerial (planning,

organizing, actuating dan controlling) terhadap seluruh kegiatan dan

tugas-tugas yang berkaitan dengan bidang keuangan, akuntansi dan

perpajakan.


transaksi dan dokumen yang ada pada perusahaan.

c. Melakukan monitoring dan penagihan (collection) atas seluruh

transaksi penjualan.

d. Menyerahkan laporan keuangan secara berkala kepada Direktur.

113

Kewenangan :

a. Menggunakan kas kecil perusahaan untuk memenuhi kebutuhan

operasional perusahaan sesuai kebutuhan yang berlaku.


diterbitkan yang berkaitan dengan keuangan, akuntansi dan

perpajakan.

c. Memberikan tugas-tugas dan kewenangan bawahannya pada bidang

keuangan, akuntansi dan perpajakan.

6. Manager Umum dan Pembelian


a. Bertanggung jawab menjalankan fungsi manajerial (planning,

organizing, actuating, dan controlling) terhadap seluruh kegiatan

dan tugas-tugas yang berkaitan dengan bidang personalia, humas,

general affair, dan purchasing.


dokumen pada bidang umum dan personalia yang ada pada

perusahaan.

c. Menyerahkan laporan departemen support yang dibutuhkan

manajemen secara berkala kepada Direksi.

Kewenangan :

114

a. Melakukan test penerimaan karyawan, mengangkat dan

memberhentikan karyawan, melakukan reward & punishment

kepada karyawan sesuai ketentuan yang berlaku.


diterbitkan yang berkaitan dengan bidang umum (general affair),

porsonalia, dan pembelian material dan barang (purchasing).

c. Memberikan tugas-tugas dan kewenangan bawahannya pada bidang

umum dan personalia.

7. Supervisor Engineering

Tugas-tugas pokok :

a. Bertanggung jawab menjalankan fungsi organizing, actuating dan

controlling terhadap kegiatan penerbitan BOM (Bill Of Material),

dan penerbitan dan penyimpanan desain atau gambar pada setiap

produk yang diproduksi pada PT. Poly Jaya Medikal.

b. Membuat production drawing sesuai dengan masing-masing

pesanan.

c. Membuat BOM (Bill Of Material) berdasarkan kebutuhan material

untuk menyelesaikan seluruh unit pesanan.

d. Membuat perencanaan perawatan mesin dan melakukan perbaikan

mesin atau alat pada area produksi.

Kewenangan :

115

a. Memberikan production drawing yang telah disahkan oleh manager

pada bagian pabrikasi.

b. Menentukan tindakan-tindakan yang sesuai terhadap peralatan atau

produk yang diakibatkan oleh ketidaksesuaian pengukuran

c. Memberikan tugas dan tanggung jawab seluruh bawahannya.

8. Supervisor Pabrikasi

Tugas-tugas pokok :

a. Bertanggung jawab menjalankan fungsi organizing, actuating dan

controlling terhadap kegiatan prefabrikasi, assembling, finishing,

dan final assembling pada bidang produksi di PT. Poly Jaya

Medikal.

b. Melakukan pelaksanaan kegiatan produksi sesuai dengan gambar

kerja yang telah diterbitkan.

c. Memastikan spesifikasi produk, dimensi dan quality sesuai dengan

gambar kerja.

d. Membuat rencana kebutuhan komponen pendukung kebutuhan

produksi, powder coating dan jok.

e. Memastikan jenis cat/vinyll/busa, warna dan kualitas dengan baik

sesuai pesanan.

Kewenangan :

116

a. Menyetujui permintaan pengeluaran part/komponen dari gudang

sesuai Bill of Material seluruh unit pesanan pelanggan.

b. Memberikan tugas dan tanggung jawab seluruh bawahannya.

9. Supervisor Quality Control

Tugas-tugas pokok dan tanggung jawab yang diberikan :

a. Bertanggung jawab menjalankan fungsi planning, organizing,

actuating dan controlling terhadap seluruh kegiatan dan tugas-tugas

yang berkaitan dengan control atau pemeriksaan atas seluruh barang

yang berada dalam proses dan barang jadi atas unit pesanan

sebelum dilakukan pengiriman.

b. Melakukan penandaan (Labeling) pada setiap unit jadi yang sudah

siap dikirim (QC Pass) dan memberikan penomoran.

c. Memastikan seluruh unit pesanan yang akan dikirim dalam keadaan

baik dan tidak cacat produksi.

d. Menjalankan perintah kerja lainnya yang diberikan oleh atasan.

Kewenangan :

a. Melakukan pengujian terhadap kelayakan kualitas produk.

b. Memberikan tugas-tugas dan kewenangan bawahannya

10. Supervisor Support.

Tugas-tugas dan tanggung jawab yang diberikan :

117


actuating, dan controlling terhadap seluruh kegiatan dan tugas-

tugas yang berkaitan dengan bidang packing produk, pengiriman

produk, dan gudang penyimpanan material dan produk jadi

(warehouse).

b. Menyiapkan laporan perawatan mesin secara berkala.

c. Melakukan pelaksanaan dan pengawasan kegiatan packaging

sesuai dengan prosedur kerja yang ada.

d. Melakukan pengiriman produk yang sudah jadi (finish good

product) sesuai dengan tanggal pengiriman.

e. Melakukan penyimpanan., pancatatan dan membuat laporan unit

yang sudah jadi (finish good product).

f. Bertanggung jawab mencatat dan pengadministrasian dengan

benar seluruh barang masuk/keluar material & komponen

produksi yang dibeli untuk disimpan dengan baik di dalam

gudang.

Kewenangan :

a. Menyetujui rencana penjadwalan perbaikan mesin.


diterbitkan yang berkaitan dengan bidang perawatan mesin

(maintenance), packing, pengiriman produk pada pihak konsumen,

dan penyimpanan material dan produk yang sudah jadi (finish

good product).

118

c. Memberikan tugas-tugas dan kewenangan bawahannya.

11. Staff Marketing.

Tugas – tugas pokok dan tanggung jawab :

a. Bertanggung jawab mendapatkan kontrak kerja (purchase order)

sebanyak-banyaknya melalui direct selling, tender atau melalui

distributor.

b. Menyiapkan seluruh dokumen penawaran, menampung dan

menindak-lanjuti keluhan pelanggan kepada departemen terkait.

c. Menjalankan perintah/tugas lainnya yang diberikan oleh atasan.

12. Staff Administrasi dan Keuangan


a. Bertanggung jawab melakukan pencatatan dan pengadministrasian

dengan teratur/benar seluruh transaksi & dokumen

keuangan/akuntansi serta perpajakan.

b. Memberikan rekomendasi atas seleksi daftar rencana kebutuhan

tiap departemen.

c. Menjalankan perintah/tugas lainnya yang diberikan oleh atasan.

13. Supervisor Purchasing.


119

a. Bertanggung jawab melaksanakan pembelian seluruh kebutuhan

material & komponen produksi yang telah disetujui termasuk

melakukan negosiasi kepada calon supplier.

b. Menyiapkan seluruh dokumen pembelian, melakukan

perbandingan beli dari beberapa supplier, memastikan jenis,

spesifikasi sesuai kebutuhan produksi.

Kewenangan :

a. Menyetujui rencana kebutuhan material dan komponen produksi

seluruh unit pesanan pelanggan.

b. Memberikan tugas-tugas dan kewenangan bawahannya.

14. Supervisor Umum dan Personalia



actuating dan controlling terhadap seluruh kegiatan dan tugas-

tugas yang berkaitan dengan catatan dan administrasi seluruh

dokumen karyawan, absensi karyawan dan dokumen legalitas

perusahaan.

b. Memberikan rekomendasi kepada manager umum dan personalia

atas keluhan, reward dan punishment kepada karyawan.

c. Membuat dan menjalankan rencana pemeliharaan dan perbaikan

sarana dan prasarana yang dimiliki perusahaan.

120

d. Menjalankan perintah/tugas lainnya yang diberikan oleh manager

Personalia dan general Affair

Kewenangan :

a. Melakukan test penerimaan karyawan dan penilaian terhadap

karyawan.

b. Memberikan tugas-tugas dan kewenangan bawahannya.

c.

15. Staff Maintenance


a. Melakukan perawatan yang mencakup dalam kegiatan

pembersihan dan pengecekan fungsi dari tiap- tiap alat dan mesin

yang digunakan pada lini produksi.

b. Melakukan perbaikan alat-alat dan mesin-mesin yang digunakan

dalam lini produksi.

c. Membuat laporan yang mencakup dalam kegiatan perawatan dan

perbaikan mesin-mesin atau alat.

d. Menjalankan perintah/tugas lainnya yang diberikan oleh atasan

sesuai dengan prosedur mutu Maintenance.

16. Staff Packing and Delivery


121

a. Melakukan proses pengepakan barang jadi setalah proses Quality

control dilakukan.

b. Proses pembungkusan sesuai dengan spk Packaging yang

diberikan oleh supervisor support.

c. Membuat laporan harian kegiatan packaging.

d. Menyimpan barang jadi yang sudah dibungkus pada gudang

barang jadi.

e. Setiap barang yang disimpan di gudang barang jadi dicatat dalam

kartu stock barang jadi sesuai dengan jenis produknya.

f. Melakukan pengiriman barang sesuai dengan delivery sheet.

g. Memastikan barang yang dikirim sudah dilengkapi surat jalan dan

barang akan sampai pada tujuannya.

h. Setiap barang yang dikirim dicatat pada kolom stock barang

keluar dalam kartu stock barang jadi.

i. Menjalankan perintah/tugas lainnya yang diberikan oleh atasan

berdasarkan prosedur Mutu Packing and Delivery.

17. Staff warehouse


a. Mencatat setiap barang yang masuk dan keluar pada kartu stock

material.

b. Setiap barang yang akan masuk kedalam gudang pastikan sudah

melalui proses quality control oleh bagian QC.

122

c. Mengeluarkan material sesuai dengan permintaan material.

d. Memberikan laporan stock material setiap bulan pada supervisor

support.

e. Menjalankan perintah/tugas lainnya yang diberikan oleh atasan

berdasarkan prosedur Mutu Produksi pada bagian warehouse.

18. Operator PrePabrikasi


a. Mengerjakan kegiatan produksi pada area prepabrikasi yang

pengerjaannya berdasarkan prosedur mutu produksi bagian

prepabrikasi dan instruksi kerja mesin-mesin pada area

prepabrikasi.

b. Setiap pengerjaan dilakukan berdasarkan surat perintah kerja

(SPK).

c. Bertanggung jawab untuk mengerjakan proses prepabrikasi sesuai

dengan target yang terlampir pada surat perintah kerja.

d. Mengisi formulir laporan harian bagian prepabrikasi.


berdasarkan prosedur Mutu Produksi pada bagian prepabrikasi.

19. Operator Assembling


123

a. Mengerjakan kegiatan produksi pada area assembling yang


assembling dan instruksi kerja mesin-mesin pada area

assembling.


(SPK).

c. Bertanggung jawab untuk mengerjakan proses assembling sesuai


d. Mengisi formulir laporan harian bagian assembling.


berdasarkan prosedur Mutu Produksi pada bagian assembling.

20. Operator Finishing


a. Mengerjakan kegiatan produksi pada area finishing yang


finishing dan instruksi kerja mesin-mesin pada area finishing.


(SPK).

c. Bertanggung jawab untuk mengerjakan proses finishing sesuai


d. Mengisi formulir laporan harian bagian finishing.

124


berdasarkan prosedur Mutu Produksi pada bagian finishing.

21. Operator Final Assembling


a. Mengerjakan kegiatan produksi pada area final assembling yang

pengerjaannya berdasarkan prosedur mutu produksi bagian final

assembling dan instruksi kerja mesin-mesin pada area final

assembling.


(SPK).

c. Bertanggung jawab untuk mengerjakan proses final assembling

sesuai dengan target yang terlampir pada surat perintah kerja.

d. Mengisi formulir laporan harian bagian final assembling.


berdasarkan prosedur Mutu Produksi pada bagian final

assembling.

3.1.2.4 Relationship of Business Activities to Strategic Goals

� Memberikan pelatihan kepada staff yang dibutuhkan keahliannya,

sehingga dapat meningkatkan kemampuan sumber daya dan juga

meningkatkan kualitas proyek.

125

� Menerapkan manajemen Mutu dan kepedulian lingkungan, agar kualitas

proyek dan citra perusahaan PT. Poly Jaya Medikal baik di masyarakat

luas.

� Meningkatkan inovasi produk dan layanan dengan peningkatan Research

& Development (litbang) untuk kepuasan customer sehingga

meningkatkan hubungan baik dengan customer dan juga meningkatkan

kualitas proyek.

3.2.1.4.1 Market Outlook and Competitive Strategy

• Market Outlook

Pangsa pasar untuk perusahaan kontruksi cukup menjamin, karena di

era globalisasi seperti sekarang banyak dilakukan pembangunan

dimana-mana dan renovasi bangunan-bangunan untuk mengikuti

perkembangan zaman.

• Competitive Strategy

Perusahaan yang bergerak pada bidang kontruksi cukup banyak,

namun hal itu dijadikan motivasi untuk menjadi perusahaan produksi

medikal terbaik di Indonesia, dengan berusaha meningkatkan kualitas

kinerja, kualitas proyek, dan menjalin hubungan baik dengan para

supplier dan juga pelanggan.

126

3.2.1.4.2 Current Financial Status Summary

Status finansial perusahaan pada saat ini bisa dinilai baik karena

perusahaan ini masih mampu membayar biaya material serta hutang bank

dalam waktu yang ditetapkan dan menerima pembayaran dari klien,

orientasi finansial perusahaan sudah bukan lagi pada uang fisik karena

besarnya nilai transaksi pada saat proyek dilaksanakan.

3.2.1.4.3 Business Partnership and Alliances

PT. Poly Jaya Medikal sudah sering sekali menjalani proyek-proyek

infrastruktur yang memerlukan kemitraan dengan perusahaan produksi

medikal lainnya, PT. Poly Jaya Medikal sudah memiliki sejumlah rekan

tetap dalam hal memasok material-material bahan baku proyek kerja yang

sudah terjalin cukup lama.

127

3.2.1.5 Diagram Swimlane

Gambar 3.5 Diagram Swimlane

Diagram ini berguna untuk mengetahuai stakeholder mana yang

terlibat dalam proses lini bisnis, dan waktu terjadinya interaksi tersebut

beserta urutan alurnya. Diagram ini menggunakan format swim-lanes untuk

mengatur stakeholder pada baris, dan waktu pada kolom, lalu meletakkan

aktivitas dengan simbol flowchart. Swim lane ini nantinya digunakan untuk

memperinci aktifitas-aktifitas bisnis yang ada pada business process

diagram (IDEF-0).

128

3.2.1.6 Business Process Diagram

Business process diagram dibangun berdasarkan proses bisnis yang

berjalan pada PT. Poly Jaya Medikal. Terdiri dari empat bagian yaitu, input,

control, dan mechanisme. Dari bagian tersebut akan menjelaskan alur dari

proses bisnis dari data yang masuk sampai keluar akan menghasilkan data

seperti apa. Pada Gambar 3.6 menjelaskan bagaimana proses bisnis dapat

terjadi melalui empat bagian tersebut.

129

Gambar 3.6 Business Process Diagram

130

3.2.2 Activity/product matrix

Activity/product matrix menggambarkan aktivitas bisnis dengan produk

yang dihasilkan oleh PT. Poly Jaya Medikal. Pada Tabel 3.10 ini menjelaskan

hubungan yang terjadi antara aktivitas bisnis yang berkaitan langsung dengan

produk yang dihasilkan yang dapat bersifat sebagai membangun (Research &

Develop), menjual (Manufacture), menyimpan (Warehouse), mendistribusi

(Distribute), melayani (Service), keuangan (Financials), dan legal.

Tabel 3.10 Activity/product matrix

Pe

mb

eri

an

pe

ratu

ran

Pe

lati

ha

n

Pe

mb

eli

an

ba

ha

n b

ak

u

Pe

laksa

na

an

Pro

du

ksi

Pe

mb

ay

ara

n

Pe

ma

sara

n

Remarks

Business Product

Produk Medikal M R D M F R R

R = Resource & Develop

W =

Warehouse S = Servcie

L =

Legal

M = Manufacture D = Distribute

F =

Financials

3.2.3 Use Case Narative and Diagram

Use Case diagram menggambarkan daur hidup dari sebuah objek di

PT.Poly Jaya Medikal awal proses hingga akhir proses bisnis. Pada Gambar 3.7

ini menjelaskan bagaimana setiap aktor atau objek melakukan proses bisnisnya

secara berurutan.

131

Gambar 3.7 Use Case Diagram

Dari Gambar 3.7 dapat diberikan penjelasan sebagai berikut:

1. Bagian marketing membuat PO (3 rangkap) yang telah di isi oleh pelanggan

132

2. Bagian Engineering mengeluarkan Bill of Material ( BOM ) yang ditujukan

kebagian purchasing untuk menyiapkan material dan kompenen yang

dibutuhkan dalam produksi.

3. Bagian purchasing membuat Surat Pembelian Bahan Baku yang ditujukan

kepada supplier, agar menyediakan bahan baku yang diperlukan.

4. Setelah bahan baku sampai, bagian purchasing meneruskan bahan baku

kebagian fabrikasi agar bahan baku dapat diolah sesuai dengan PO dan

bagian purchasing membuat form pengambilan barang warehouse.

5. Bagian Fabrikasi mengeluarkan form produksi dan memberikan bahan baku

ke bagian prefabrikasi untuk dapat diolah dan tiap produksi dapat di audit.

6. Setelah produksi siap, bagian marketing membuat surat jalan kepada bagian

pengiriman untuk dilakukan pengiriman ke pelanggan.

7. Bagian keuangan membuat invoice sesuai dengan form produksi yang telah

di cek bagian marketing.

8. Setelah dilakukan pembanyaran oleh pelanggan, maka bagian keuangan akan

mengirim tanda terima pembanyaran ke pelanggan atas pelunasan yang telah

dilakukan.

133

Tabel 3.11 Use Case Narrative Current

No. Use Case Narative Current

1.

Membuat Purchase Order

Use case : Pelanggan mengisi PO berisi 3 rangkap, yang telah dibuat oleh bagian marketing

Object : Pelanggan, Bagian Marketing, PO

2.

Membuat Bill Of Material

Use case : Bagian Engineering mengeluarkan Bill of Material ( BOM ) yang ditujukan kebagian purchasing untuk menyiapkan material dan kompenen.

Object : Bagian Engineering, purchasing

3.

Membuat Surat Pembelian Bahan Baku

Use case : Bagian purchasing membuat Surat Pembelian Bahan Baku yang ditujukan kepada supplier, agar menyediakan bahan baku yang diperlukan.

Object : Bagian purchasing, surat pembelian bahan baku

4.

Membuat Form Pengambilan barang warehouse

Use Case : Mengelola bahan baku dari bagian purchasing ke bagian fabrikasi agar dapat diolah sesuai dengan PO dan bagian purchasing membuat form pengambilan barang warehouse

Object : Form Pembelian barang warehouse, PO, Bagian Fabrikasi , Bagian purchasing

5.

Mengeluarkan form produksi

Use case : Mengelola proses bahan baku yang telah diberikan oleh bagian preabrikasi dan diolah setiap produksi dapat di audit

Object : Bagian Fabrikasi, Form produksi

6.

Membuat Surat Jalan

Use Case : Membuat Surat jalan yang dibuat oleh bagian Marketing ke bagian pengiriman untuk dilakukan pengiriman

Object : Bagian Marketing, Surat Jalan, Bagian Pengiriman

7.

Membuat Invoice

Use case : Membuat invoice yang dibuat oleh bagian keuangan sesuai dengan form produksi yang telah di cek bagian marketing

Object :Bagian keuangan,Bagian Marketing, Invoice, Form Produksi

8. Membuat Form Tanda Terima

134

Use case : Mengirim tanda terima pembayaran setelah pelanggan melakukan pembayaran dan pelunasan

Object : Pelanggan, bagian keuangan, tanda terima

3.3 Data and Information

3.3.1 Object State Trantition Diagram

Object State transition diagram yaitu diagram yang menggunakan notasi

dari UML untuk menunjukkan bagaimana siklus hidup dari objek data yang

spesifik. Diagram ini menunjukkan perubahan atribut, link, dan atau perilaku

dari objek “On-Line Order” yang merupakan hasil dari kejadian internal atau

eksternal sistem yang memicu perubahan kondisi. Untuk mempermudah dalam

membuat diagram ini disarankan untuk melihat use case diagram yang

digunakan, karena membantu dalam melihat aktifitas apa saja yang terjadi.

135

Gambar 3.8 Object State Trantition Diagram

3.3.2 Logical Data Model

Logical Data Model yang berguna menunjukkan gambaran tentang apa

saja yang berinteraksi pada setiap use case pada sebuah sistem informasi serta

bagaimana behavior masing-masing objek pada interaksi tersebut. Pada PT.

Poly Jaya Medikal sistem belum terintegrasi dan belum menggunakan database,

sehingga pada dasarnya Entity Relationship Diagram tidak bisa digunakan

dengan menghubungkan sistem.

136

3.3.3 Activity/Entity Matrix

Berikut ini gambaran dari subjek data yang ada dengan fungsi bisnis.

Pada Tabel 3.12, Tabel 3.13, dan Tabel 3.14 menjelaskan setiap fungsi

memiliki kunci yang berbeda untuk mengakses sebuah subjek data. Kunci

tersebut ada empat, yaitu create, read, update, dan delete. Pada tabel tersebut

menggambarkan peran dari para stakeholder dalam mengambil keputusan dan

menyelesaikan masalah yang terjadi pada perusahaan.

138

Tabel 3.12 Tahap ke -1 Clustering Matrix

139

Pada Tabel 3.12 menjelaskan mengenai tahap ke-1 Clustering Matriks.

Tahapan ini menjelaskan mengenai fungsi bisnis yang diakses melalui subjek

data dengan cara menentukan kunci yang berhubungan dengan peran ukuran

data dan dengan menentukan siapa yang berwenang dalam melaksanakan

aktivitas create and read yang dapat diakses oleh fungsi- fungsi fungsi bisnis

tertentu.

140


141

Pada Tabel 3.13 menjelaskan mengenai kelanjutan dari tahap ke-1

Clustering Matriks yaitu tahap ke-2 Clustering Matriks. Tahapan lanjutan ini

menjelaskan mengenai pengelompokan dari setiap divisi dan memposisikan

kunci create yang diutamakan sehingga dapat dikelompokkan menjadi sebuah

bagian eksekutif.

Pada Tabel 3.14 menjelaskan mengenai tahap ke-3 Clustering Matriks.

Tahapan ini menjelaskan terjadinya pengelmpokkan bagian yang saling

beruhubungan ditunjukkan dengan menggunakan gambar anak panah yang

menjelaskan mengenai adanya hubungan di setiap antar divisi yang terkait.

Gambar 3.9 EA Repository

144

Dengan adanya EA Repository ini berguna untuk mendukung pengambilan

keputusan bagi Direktur Utama PT. Poly Jaya Medikal. Dengan menyediakan akses

yang mudah untuk mendokumentasi EA yang digunakan dalam perencanaan Direktur

Utama yaitu untuk memajukan kegiatan bisnis produk medikal dan perekonomian

perusahaan. Hal ini dapat dicapai dalam dengan mengarsip dokumentasi EA komponen

pada berbagai area dari EA Framework. Dan dalam pengelompokkan kerja arsitektur ini

dapat berpengaruh bagaimana pembaruhan dan permasalah aristektur perusahaan dapat

meninjau EA dalam melakukan pengambilan keputusan dalam pencapaian visinya

tersebut. Tahap-tahap yang akan dicapai dalam peninjauan perusahaan adalah dengan

penerapan Enterprise Architecture dalam meningkatkan strategis bisnis dan teknologi

perusahaan. Dengan tercapainya misi dalam penerapan dokumentasi EA ini akan

didapatnya dokumentasi arsitektur berupada data-data dan informasi yang mendukung

rencana kerja arsitektur dalam pengambilan keputusan oleh direktur utama.

145

3.4 System and Application

3.4.1 Web Application Diagram

Gambar 3.10 Diagram aplikasi web

Pada Gambar 3.10 dapat dilihat beberapa konten yang dapat

dimanfaatkan dalam user sebagai interfacenya, yaitu : informasi perusahaan,

hubungi kami, katalog produk, dan bagi pengalaman.

3.4.2 Diagram System Data Flow

Diagram alur data ( DFD ) pada PT. Poly Jaya Medikal yang dibuat

sesuai dengan alur proses bisnis yang berjalan untuk mengetahui pembagian

146

sistem kedalam alur kegiatan. Pada Gambar 3.11 menjelaskan bahwa

pembagian sistem menghasilkan data store ( masuk dan keluar) serta aktifitas

yang dilakukan oleh eksternal agent.

Gambar 3.11 Diagram Alur Data (DFD)

147

3.5 Technology dan Infrastruktur

3.5.1 Portfolio Aplikasi yang berjalan

Dalam perancangan Portfolio Perusahaan yang berjalan, dilakukan sebuah

wawancara singkat mengenai aplikasi yang berjalan atau saat ini dilakukan oleh

perusahaan. Pada Gambar 3.12, merupakan penjelasan bagaimana aplikasi-aplikasi

yang dimiliki oleh perusahaan pada dasarnya merupakan potensi yang seharusnya

dapat di maksimalisasikan.

Gambar 3.12 Portfolio Perusahaan yang Berjalan

Website pada perusahaan yang berjalan saat ini kurang didukung mengenai

konten yang disuguhkan. Untuk marketing, aplikasi yang digunakan sebenarnya

merupakan pengiriman update berita produk-produk perusahaan menggunakan

newsletter yang sebelumnya e-mail bersedia untuk menerima kiriman e-mail dari

PT. Poly Jaya Medikal. Hal ini terbilang kurang efektif dikarenakan kecilnya

peluang perusahaan untuk menjaring pelanggan baru dan tidak semua pelanggan

148

memerlukan newsletter yang disediakan oleh perusahaan. Pendataan Keuangan

merupakan aspek penting dalam perusahaan mengingat perusahaan belum

menggunakan aplikasi sistem keuangan yang seharusnya sudah ada pada perusahaan

jenis menengah keatas.

3.5.2 Network Connectivity Diagram

Jaringan internet di PT Poly Jaya Medikal berguna untuk keperluan

informasi dan komunikasi dengan jaringan komputer, agar setiap pekerja

diharapkan dapat selesai dengan mudah dan cepat. Jaringan komputer

diharapkan mampu menghubungkan komputer dengan komputer lainnya. Pada

Gambar 3.13 ini menjelaskan bahwa perusahaan menggunakan internet dari

salah satu provider internet, lalu dengan menggunakan router untuk membagi

jaringanke semua komputer yang sudah terhubung dengan satu server.

149

Gambar 3.13 Network Center Diagram

3.6 Security

3.6.1 Security and Privacy Plan

Hingga saat ini, perusahaan PT. Poly Jaya Medikal memiliki tingkat

keamanan berupa petugas keamanan yang ditempatkan di depan perusahaan

berjumlah 6 orang. Perusahaan PT. Poly Jaya Medikal menyediakan pos

pengamanan untuk pengecekan setiap adanya kegiatan keluar masuk

perusahaan. Pembagian waktu keamanan dilakukan dengan 2 shift, dimana satu

shift terdiri atas 3 petugas, 1 petugas diantaranya mengamankan bagian dalam

perusahaan, lainnya berada di pos pengamanan.

Untuk pengamanan sistem, perusahaan saat ini melakukan pengamanan

berupa teknologi firewall dan pembaharuan antivirus pada komputer

150

perusahaan sebab perusahaan belum menggunakan database dan proses bisnis

belum terkomputerisasi secara maksimal.

3.7 Technology Forecast

Penjelasan mengenai Technology Forecast yakni menganalisa dan

memperkirakan dari perusahaan PT. Poly Jaya Medikal terhadap teknologi yang

akan digunakan untuk jangka waktu yang akan datang. Berikut merupakan Tabel

3.15 mengenai Technology Forecast dari perusahaan PT. Poly Jaya Medikal.

151

Tabel 3.15 Techonolgy Forecast pada PT. Poly Jaya Medikal

3.8 Workforce Plan

Workforce plan mendeskripsikan bagaimana sumber daya manusia dikelola

pada seluruh perusahaan. Termasuk strategi untuk mempekerjakan, penyimpanan

dan pengembangan profesional pada tingkat eksekutif, manajemen, dan staf dalam

perusahaan.

152

3.9 Organization Chart

Berikut ini adalah gambaran yang diberikan perusahaan mengenai alur

perpanjangan dari proses yang mengalir dari fungsi ara, fungsi, dan kemudian ke

prosesnya. Pada Tabel 3.16 menjelaskan bagaimana setiap fungsi pada fungsi area

menjalankan proses bisnis yang ada di perusahaan.

Gambar 3.14 Struktur Organisasi PT Poly Jaya Medikal

153

Tabel 3.16 Bagan Perusahaan

No. Fungsi Area Fungsi Bisnis Proses Bisnis Subjek Data

1 Direktur Utama

Pengambilan Keputusan

• Direktur utama akan melakukan pengambilan keputusan setelah melihat laporan-laporan yang diberikan kepada karyawan untuk mengambil langkah selanjutnya yang akan dijadikan sebagai strategi ke depannya

• •

Laporan Keuangan Laporan Produksi

Pengevaluasian

• Direktur utama akan melakukan evaluasi setelah produksi yang dikerjakan selesai. Hal-hal yang dievaluasi merupakan laporan-laporan yang sudah dibuat

• • •

Karyawan Laporan Keuangan Laporan Produksi

2 Bagian

Produksi

Pemilihan Supplier

• Manager produksi memilih supplier tetap untuk menanangani pemilihan bahan baku yang nantinya akan di produksi

• •

Supplier Daftar Supplier

Perencanaan Produksi

• Memastikan spesifikasi produk, dimensi, quality dan jadwal produksi sesuai dengan rencana kerja

• • •

Laporan Harian Produksi Surat Permintaan Material Laporan Stok Material Bulanan

• Membuat rencana kerja produksi dengan berkoordinasi dengan Departemen Marketing

154

Pengecekan Produksi

• Sebelum produk dikirim dilakukan pengecekan produksi untuk menghindari cacat produksi setelah pengecetan. Proses pengecetan dengan metode powder coating dengan dilakukan berbagai macam tahap sampai akhirnya ke finishing good atau barang jadi yang sudah dikirim

• • •

Line Quality Control Incoming Quality Control Outgoing Quality Control

Pelaksanaan Produksi

• Bagian produksi melakukan perencanaan pelaksanaan, pengendalian, dan peningkatan sistem kualitas produksi di PT. Poly Jaya Medikal

• •

Surat Perintah Kerja Surat Jalan

3 Bagian

Marketing

Pembelian Produk

• Pelanggan memesan barang sesuai dengan produk yang ditawarkan oleh bagian marketing

• •

Produk Medikal Kontrak Pemesanan

Penawaran Barang

• Bagian marekting melakukan penawaran sebelum diadakannya pembelian dan persetujuan material

•

Tinjauan PO dan Order Produksi

• Penawaran Harga/Quotation

Pembuatan Purchase

Order

• Kontrak Pesanan barang diterima dari Pelanggan/Customer oleh Marketing Representative

• • •

Pelanggan Karyawan Purchase Order

155

4 Bagian

Keuangan

Perencanaan Keuangan

• Bagian keuangan melakukan perencanaan keuangan untuk kedepannya dengan melihat faktur pajak standar dalam pembelian material dan produksi serta melihat laporan keuangan

• • •

Karyawan Faktur Pajak Standar Laporan Keuangan

Pengelolaan Keuangan

• Bagian keuangan akan mengawasi atas biaya-biaya dari keuangan setiap bulannya dan meramalka laba yang akan datang serta melakukan pengukuran modal kerja

• •

Karyawan Laporan Keuangan

Pemantauan dan Penagihan

• Bagian keuangan membuat invoice sesuai dengan form produksi yang telah di cek bagian marketing

• • •

Karyawan Invoice Form Produksi

Pembayaran

• Pelanggan melakukan pembayaran berupa tanda terima pelunasan

• • •

Karyawan Pelanggan Nota Faktur

5 Umum

dan Pembelian

Pelayanan Karyawan

• Memberikan pelayanan berupa fasilitas lingkungan kerja yang baik dan mengadakan permintan pelatihan terhadap karyawan

• •

Karyawan Pemeliharaan Prasarana dan Lingkungan Kerja

• Surat peringatan untuk karyawan yang tidak bekerja sesuai dengan prosedur perusahaan

•

Surat Peringatan

156

Pelatihan Karyawan

• Memberikan pelatihan bagi seluruh karyawan sebelum mengerjakan tugasnya masing-masing

• •

Karyawan Form Evaluasi Pelatihan Karyawan

Penggajian

• Memberikan gaji karyawan dengan prosedur yang telah dibuat sebelumnya dalam perencanaan keuangan

• •

Karyawan Prosedur Department Umum dan Personalia

Pembelian Bahan Baku

• Bagian pembelian membeli bahan baku sebelum diadakannya proses bisnis dan memilih supplier tetap sebagai tinjauan marketing bisnis

• •

Karyawan Surat Pembelian bahan baku

bab 3 analisis enterprise architecture …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2011-2-00456-si...

Documents