bab 2 landasan teori - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab2/2011-1-00387-ka 2.pdf2.1 teori...
TRANSCRIPT
7
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Teori dasar
2.1.1 Pengertian Evaluasi
Menurut Wikipedia, Evaluasi adalah proses penilaian. Evaluasi
dapat diartikan sebagai proses pengukuran akan efektifitas strategi yang
digunakan dalam upaya mencapai tujuan perusahaan.
2.1.2 Pengertian Kinerja
Menurut Mulyadi (2007, p337), kinerja yaitu keberhasilan
personal, tim, atau unit organisasi dalam mewujudkan sasaran strategi
yang telah ditetapkan sebelumnya dengan perilaku yang diharapkan.
2.1.3 Pengertian Investasi
Menurut Widjajanta. B, Widyaningsih. A (2007, p130), investasi
merupakan pengeluaran modal untuk pembelian aset (asset) fisik seperti
pabrik, mesin, peralatan, dan persediaan.
Menurut Widoatmodjo. S, Ferlianto. R. L, Rizal. J. (2007, p2),
investasi yaitu komitmen mengikatkan satu aset ini untuk beberapa
periode waktu ke masa depan guna mendapatkan penghasilan yang
mampu mengkompensasi pengorbanan investor, berupa:
1. Keterikatan aset pada waktu tertentu
2. Tingkat inflasi
3. Ketidaktentuan penghasilan pada masa mendatang
7
8
Jadi penulis menyimpulkan investasi yaitu suatu dana yang
dikeluarkan dalam mencapai suatu tujuan tertentu di mana dengan
investasi yang dilakukan, perusahaan akan mendapatkan benefit di masa
mendatang.
Ada empat faktor penting yang harus dipertimbangkan dalam
melakukan suatu investasi, yaitu:
1. Modal yaitu berapa banyak dana yang diperlukan untuk melakukan
investasi sampai perusahaan dapat memperoleh keuntungan yang
melebihi dari investasi yang dikeluarkan.
2. Tingkat pengembalian yaitu berapa persen tingkat keuntungan yang
bisa diperoleh dari modal yang dikeluarkan dalam jangka waktu
tertentu.
3. Tingkat resiko yaitu berapa besar kemungkinan terjadinya kerugian
yang dapat mengurangi jumlah modal bahkan menghabiskan modal
perusahaan.
4. Arus dana yaitu seberapa cepat dana dalam bentuk uang kas secara
fisik yang dapat ditarik dari modal yang sudah disetor.
2.1.4 Pengertian Teknologi Informasi
Menurut M. Suyanto (2005, p10), teknologi informasi merujuk
pada seluruh bentuk teknologi yang digunakan untuk menciptakan,
menyimpan, mengubah dan mengggunakan informasi dalam segala
bentuknya.
9
Menurut Jeffrey, Lonnie dan Kevin (2004, p10), ”teknologi
informasi merupakan istilah yang menggambarkan kombinasi teknologi
komputer (hardware dan software) dengan teknologi komunikasi
(jaringan data, gambar dan suara)”. Sedangkan menurut Ward dan
Peppard (2002), teknologi informasi secara khusus ditujukkan untuk
teknologi, khususnya hardware, software dan jaringan telekomunikasi.
Menurut jurnal B Charlene Henderson, Kevin Kobelsky, Vernon J
Richardson, Rodney E Smith (2010, p39), teknologi informasi
merupakan suatu sistem yang digunakan oleh manusia dalam
menyampaikan suatu pesan maupun informasi. Pengeluaran TI mungkin
melibatkan salah satu atau semua biaya yang terlibat didalam akuisisi
perancangan, implementasi instalasi, dan pengoperasian sistem informasi.
2.2 Konsep Investasi Teknologi Informasi
2.2.1 Pengertian Investasi Teknologi Informasi
Menurut Edmund W. Fitzpatrick (2005, p28), investasi TI adalah
investasi yang terdiri dari biaya siklus hidup total keseluruhan proyek
atau potongan proyek yang melibatkan TI, termasuk biaya operasional
paska-proyek sistem yang diterapkan.
Menurut Marc J. Schniederjans, Jamie L. Hamaker, Ashlyn M.
Schniederjans (2004, p8), investasi TI adalah Investasi dalam peralatan,
aplikasi, layanan, dan teknologi dasar. Investasi TI berhubungan dengan
beban yang terkait untuk mendapatkan komputer, komunikasi, perangkat
lunak, jaringan dan personil. Keputusan investasi mengalokasikan jenis
10
sumber daya (manusia, moneter, fisik) ke dalam Management
Information Sistem (MIS). MIS terdiri dari empat komponen utama yaitu:
1. Personil (personnel): user atau pengguna yang akan menerima
pelatihan teknologi dan akan melakukan fungsi input atau output
sistem dan menjalankan sistem operasi
2. Perangkat lunak aplikasi (application software): program, bahasa
(languages), perakitan bahasa, C++, dan lain sebagainya.
3. Perangkat lunak sistem (system software): sistem operasi,
program utilitas untuk mengelola data dan lain sebagainya.
4. Perangkat keras (hardware): komputer, data storage disk dan
sistem, sistem komunikasi, sistem jaringan dan lain sebagainya.
Menurut jurnal Ashraf Galal Eid (2010, p133), dampak dari
investasi teknologi informasi pada variabel-variabel ekonomi yang
berbeda di negara-negara industri telah ditargetkan sangat oleh banyak
ekonom dalam dua dekade terakhir dengan perhatian khusus untuk
mempelajari dampak investasi TI terhadap pertumbuhan produktivitas
dan revolusi teknologi informasi didorong oleh pertumbuhan Internet,
yang telah memberikan kontribusi positif bagi pertumbuhan produktivitas
dan stabilitas makroekonomi.
2.2.2 Tujuan dan Manfaat dari Investasi Teknologi Informasi
Tujuan investasi yang paling penting adalah proses
mendefinisikan pendekatan untuk evaluasi dan pengukuran kinerjanya.
Investasi TI yang digunakan untuk meningkatkan efisiensi, memerlukan
efisiensi dalam mengukur teknik seperti kerja studi dan analisis biaya
11
manfaat. Investasi TI yang telah diimplementasikan untuk meningkatkan
efektivitas manajemen memerlukan analisis nilai tambah, nilai dari
penilaian rantai, dan lain-lain. Investasi TI untuk keuntungan bisnis atau
transformasi bisnis memerlukan pengukuran teknik seperti analisis
strategis, kinerja kompetitif relatif, dan lain-lain.
Tujuan dilakukannya investasi dalam bidang teknologi informasi
adalah sebagai berikut Richardus Eko Indrajit (2004, p30):
a. Adanya alasan kelangsungan hidup perusahaan atau bisnis itu sendiri
dalam arti kata perusahaan melihat bahwa keberadaan teknologi
informasi dalam bisnis terkait sifatnya adalah mutlak.
b. Untuk memperbaiki efisiensi dan efektifitas perusahaan.
c. Keinginan perusahaan untuk mendapatkan suatu loncatan keunggulan
kompetitif agar dapat meninggalkan para pesaing bisnisnya dengan
mengembangkan teknologi yang belum dimiliki perusahaan lain.
Manfaat dilakukannya investasi dalam bidang teknologi informasi adalah
sebagai berikut menurut Richardus Eko Indrajit (2004, p41):
a. Mereduksi biaya yang harus dikeluarkan (cost displacement)
b. Menghindari biaya yang harus dikeluarkan (cost avoidance)
c. Memperbaiki kualitas yang diambil (decision analysis)
d. Menghasilkan dampak positif yang diperoleh perusahaan (impact
analysis).
Tabel 2.1 pada tampilan di bawah menunjukkan bagaimana jenis
investasi yang berbeda dapat dilakukan
12
Tujuan investasi Jenis investasi Evaluasi/ pengukuran
Kelangsungan bisnis Harus dilakukan Melanjutkan/ menghentikan bisnis
Peningkatan efisiensi Penting / inti Biaya manfaat
Peningkatan efektivitas Kritikal / inti Analisis bisnis
Halangan kompetitif Strategis / prestise Analisis strategi
Infrastruktur Arsitektur/ harus dilakukan Istilah yang luas
Table 2.1 Tujuan Investasi, Jenis dan Teknik Evaluasi
2.2.3 Karakteristik Investasi TI
Karakteristik investasi TI dapat di lihat pada tabel 2.2 dibawah
Ini:
Struktur biaya (cost structure)
Biaya langsung (direct cost) Biaya tidak langsung (indirect cost)
Intangibility Intangible asset
Dampak dari struktur organisasi (impact on organizational structures)
Keuntungan jangka panjang (long-term benefits) Kesempatan bisnis baru (new business opportunities) Perubahan organisasi (organizational changes)
Ketidakpastian (uncertainly)
Ketidakpastian keuntungan (benefits uncertainly) Ketidakpastian biaya (cost uncertainly)
Tabel 2.2 Karakteristik TI
Sumber : Wohlfahrt, 2006, p21
2.2.4 Alternatif Strategi Investasi TI
Jika suatu investasi TI di perusahaan tidak dapat mencapai tujuan
dan memenuhi kebutuhan TI perusahaan ada empat alternatif yang dapat
13
memperbaiki investasi TI menurut Mare J. Schniederjans, Jamie L.
Hamaker, Ashlyn M. Schiederjans (2004, p41):
1. Melanjutkan sistemnya tanpa merubah
2. Merombak sistem
3. Upgrade sistem yang ada
4. Mengganti sistem
2.2.5 Pengertian TI Outsourcing
TI outsourcing adalah situasi di mana perusahaan tidak ingin
mengikat modal dari sumber daya MIS dan akan menyewa jasa dari
perusahaan luar atau vendor dalam menangani MIS. Manfaat yang di
peroleh dari penggunaan outsoucing, yaitu:
1. Perbaikan teknologi
2. Keuntungan dalam keuangan
3. Mengurangi anggaran
4. Perbaikan produktivitas
5. Manfaat pajak
6. Meningkatkan kegiatan bisnis inti
7. Fasilitas manajemen
8. Manajemen perencanaan
Selain manfaat juga terdapat masalah yang dihadapi dari penggunaan
outsourcing seperti kegagalan untuk mencapai kebutuhan klien, kualitas
layanan yang buruk dan kegagalan untuk memenuhi tujuan tepat waktu.
14
Untuk itu perlu adanya strategi dalam penggunaan outsourcing di
perusahaan, sebagai berikut:
1. Mengembangkan perjanjian layanan spesifik dan lengkap serta
mengukur untuk monitor kepatuhan
2. Membangun masa percobaan untuk mengevaluasi agen
outsourcing
3. Mengukur kegiatan TI selama masa percobaan
4. Meminta izin perusahaan untuk mengubah kegiatan usaha jika
diperlukan
5. Mengukur dan mengelola kualitas pelayanan
6. Menghindari menjadi tergantung pada agen outsourcing
Menurut jurnal Garret Cronin (2006, p62), Outsourcing bukan
hanya solusi untuk pengurangan biaya, tetapi juga dapat menjadi inisiatif
yang strategis untuk menjadi sukses itu harus selaras dengan tujuan
bisnis.
2.2.6 Pengertian Evaluasi Investasi Teknologi Informasi
Menurut (Remenyi, 2001), alasan utama dalam melakukan
evaluasi TI yaitu karena adanya keraguan yang pantas dipertimbangkan
di dalam banyak area di mana investasi dalam bidang teknologi informasi
telah terbukti secara ekonomi. Alasan lainnya adalah dengan melakukan
evaluasi teknologi informasi, perusahaan akan mempelajari bagaimana
cara menggunakan dananya dengan baik. Ini akan memberikan
kesempatan untuk perusahaan mengerti bagaimana suatu teknologi
informasi dapat digunakan lebih baik dalam proses bisnis perusahaan,
15
dan sebuah proses timbal balik yang dapat ditempatkan dalam posisi di
mana diharapkan perusahaan dapat membuat keputusan- keputusan yang
lebih baik di lain waktu.
Jadi menurut penulis, evaluasi investasi TI adalah mengevaluasi
biaya yang dikeluarkan dan manfaat yang akan diperoleh perusahaan
pada investasi yang dilakukan dalam peralatan, layanan, aplikasi dan
teknologi dasar.
2.2.7 Metode-Metode Evaluasi Investasi TI
Untuk menilai suatu unvestasi TI, dapat dilakukan dengan
menggunakan beberapa metode pendekatan sebagai berikut:
1. Return On Investment (ROI): Pengembalian atas investasi (ROI) telah
lama menjadi kriteria investasi penting dan terus menjadi penting
dalam pendekatan investasi TI. Contoh yang paling sederhana dari
ROI yaitu payback method di mana dicoba dihitung durasi waktu
yang diperlukan untuk mengembalikan investasi yang telah
dialokasikan. Metode yang paling banyak dipilih adalah dengan
menggunakan Internal Rate of Return (IRR) yang biasanya digunakan
bersama dengan Net Present Value (NPV). Kelebihan dari metode
IRR yaitu terletak pada kemudahan bagi para pengambil keputusan
dalam menentukan apakah investasi terhadap proyek teknologi
informasi perlu dilakukan atau tidak. Namun kelemahan terbesar –
dan dinilai cukup mendasar – dari metode ROI adalah banyaknya
hambatan dalam menentukan nilai atau parameter dari beberapa
16
variable yang dibutuhkan dalam menghitung IRR misalnya, karena
karakteristik dari proyek teknologi informasi.
2. Quantification method: Metode ini adalah versi ekstrim dari
pendekatan pengembalian investasi (ROI). Hal itu mewajibkan semua
manfaat dikonversi menjadi ROI keuangan yang harus
dipertimbangkan.
3. Multiple Attribute Decision Model: Model ini untuk menegaskan
nyata dan tidak nyata suatu keuntungan, menetapkan keuntungan
relatif masing-masing, dan memutuskan berapa banyak keuntungan
masing-masing dari usulan investasi yang disediakan. Kriteria
berbeda ditegaskan untuk masing-masing usulan investasi,
membuatnya sulit membandingkan usulan yang satu dengan lainnya.
4. Return On Management: Pada pendekatan ini, produktivitas
management diukur dengan keuntungan rata-rata permanager, dilihat
dari kunci indikator sukses investasi di dalam TI. ROM didefinisikan
sebagai hasil perhitungan dari total pendapatan perusahaan dikurangi
dengan seluruh biaya dan nilai tambah dari masing- masing sumber
daya termasuk modal, kecuali biaya manajemen dan hal terkait
dengan manajemen. Sehingga value dari sebuah sistem baru adalah
selisih antara ROM sebelum sistem tersebut diimplementasikan
dengan ROM setelah sistem tersebut diimplementasikan.
5. Stakeholder Perceptions: Dengan pendekatan ini, persepsi dari
stakeholder, yang mungkin memiliki tujuan yang bervariasi serta
kriteria yang bervariasi, dapat menentukan keputusan investasi TI.
17
6. Value Analysis: Pendekatan ini menentukan ‘’nilai’’ dengan
membandingkan manfaat investasi relatif terhadap biaya dan resiko.
Mengakui masalah yang terkait dengan keputusan 'biaya minimal'
yaitu, lebih baik membayar lebih tinggi, biaya yang diterima untuk
mendapatkan nilai terbaik.
7. Real options: Pendekatan ini adalah berasal dari bidang keuangan dan
khusus dari teori harga opsi keuangan. Digunakan dalam
menganalisis nilai investasi TI dari waktu ke waktu, dengan
mempertimbangkan hubungan dengan investasi lain dan pilihan yang
tersedia di berbagai titik selama siklus hidup investasi itu.
8. Critical Success Factors: Pendekatan ini bersifat sangat strategis dan
generik, metode ini meminta senior eksekutif untuk memutuskan
beberapa faktor kriteria sukses yang diberlakukan dalam
organisasinya.
9. Delphi Technique: Pendekatan ini untuk mengidentifikasi kelompok
dari kemampuan pengetahuan perorangan, ahli, atau yang terpengaruh
oleh masalah.
10. Balance scorecard: Pendekatan ini menekankan bahwa organisasi
menentukan tujuan dan ukuran kinerja dalam empat bidang yang
saling bergantung, yaitu: keuangan, pelanggan, operasi internal, dan
pertumbuhan pembelajaran.
11. Cost Benefit Analysis: Pendekatan ini untuk menganalisis investasi
yang diusulkan TI dalam mengidentifikasi dan mengevaluasi
manfaatnya, biaya, dan resiko. Kelebihan utama dari metode ini
18
adalah karena telah berhasilnya manajemen dalam
mengkuantifikasikan biaya dan manfaat yang bersifat kualitatif
maupun intangible. Sedangkan kelemahan utama dari metode ini
menurut kejadian yang sudah-sudah adalah sering terjadi perselihan
atau perdebatan dalam menentukan teknik yang sesuai dalam mencari
value elemen yang nilainya tidak jelas tersebut.
12. Economic Value Added (EVA): Ide dasar EVA adalah menentukan
biaya modal untuk investasi dan untuk mengurangi keuntungan dalam
mendapatkan gambaran yang benar tentang nilai investasi
ekonominya.
13. Information Economic (IE): Ekonomi informasi dibangun pada biaya
tradisional - analisis manfaat tetapi dirancang untuk menangani lebih
baik dengan faktor - faktor non keuangan dan ketidakpastian (resiko).
Metode ini bertujuan untuk mengidentifikasi, mengukur, dan
meranking dampak ekonomis yang timbul akibat
diimplementasikannya sistem baru.
14. Portfolio Management : Ini berfokus pada pengelolaan campuran
organisasi investasi TI untuk memaksimalkan nilai dalam mencapai
sasaran organisasi dan tujuan dengan biaya dan resiko yang dapat
diterima.
2.2.8 Kendala yang Dihadapi dalam Mengevaluasi Manfaat Investasi TI
Dalam mengevaluasi manfaat dari investasi TI, terdapat beberapa
kendala di dalam manfaat investasi TI untuk menjadikan investasinya
lebih efektif dan efisien. Adapun beberapa kendala yang dihadapi, yaitu:
19
1. Hal pertama dari evaluasi TI sulit dibuat karena jenis keuntungan yang
didapat perusahaan berasal dari penerapan aplikasinya. Manfaat ini
berasal dari peningkatan efisiensi dan efektivitas.
2. Keduanya memegang peran yang banyak dalam evaluasi investasi TI
yang melibatkan pemahaman fenomena ini.
2.3 Metode Evaluasi Investasi TI dengan Menggunakan Metode Cost Benefit
Analysis (CBA)
2.3.1 Pengertian Cost Benefit Analysis (CBA)
Menurut Mare J. Schniederjans, Jamie L. Hamaker, Ashlyn M.
Schiederjans (2004, p140), Cost Benefit Analysis adalah suatu teknik
untuk menganalisis biaya dan manfaat yang melibatkan estimasi dan
mengevaluasi dari manfaat yang terkait dengan alternatif tindakan yang
akan dilakukan. Teknik ini membandingkan nilai manfaat kini dengan
investasi dari biaya investasi yang sama sebagai alat bantu dalam
pengambilan keputusan termasuk didalam pengambilan keputusan
investasi IT.
Menurut Keen (2003, p273), mendefinisikan Cost Benefit
Analysis sebagai analisis yang menjabarkan alasan bisnis, kenapa atau
kenapa tidak pilih spesifik suatu investasi harus dipilih.
Menurut Remenyi (2000, p152), tujuan dilakukannya Cost-Benefit
Analysis (CBA) adalah untuk mengevaluasi apakah efektivitas dari fungsi
TI sudah mencukupi.
20
Menurut jurnal Hugo Rehesaar, Amanda Mead. The Business Review
(2005, p89), tujuan spesifik kebijakan pengembangan untuk Cost Benefit
Analysis, yaitu:
1. Menentukan data dasar
2. Mengidentifikasi alternatif kebijakan
3. Mengidentifikasi potensi perubahan dalam hasil dan risiko
4. Menilai ekonomi biaya dan manfaat
5. Menghitung keuntungan bersih secara keseluruhan dari berbagai
alternatif
Pengaplikasian Cost-Benefit Analysis (CBA) berkaitan erat dengan
tiga hal penting dan saling berhubungan yaitu:
1. Manfaat (benefit) domain bisnis adalah berwujud penurunan biaya dan
atau peningkatan kinerja atau revenue.
2. Biaya (cost) domain teknologi adalah berupa biaya tetap dan biaya
variabel yang diperlukan untuk membangun sistem.
3. Nilai (Value) adalah manfaat yang diperoleh atas pembangunan TI, yang
tercermin pada peningkatan kinerja organisasi pada saat sekarang
maupun masa yang akan datang.
2.3.2 Jenis-jenis Manfaat
Umumnya manfaat dibagi menjadi dua kelompok dasar yaitu
manfaat yang berwujud (tangible benefit) dan manfaat yang tidak berwujud
(intangible benefit). Manfaat yang berwujud cenderung terlihat jelas dalam
mengevaluasi dan manfaat yang tidak berwujud sulit untuk diukur, seperti
memberikan informasi yang baik, atau dapat meningkatkan kemampuan
21
pengambilan keputusan seorang individu dan sulit untuk mengetahui
keuntungan akhir dalam peningkatan profitabilitas perusahaan. Ada tiga
jenis manfaat:
1. Manfaat-manfaat nyata
2. Kuasi-Manfaat-manfaat nyata, dengan fokus yang paling sering pada
peningkatan efisiensi organisasi yang sudah ada
3. Manfaat yang berwujud, fokus paling sering pada peningkatan
efektivitas organisasi
2.3.3 Langkah-langkah Menentukan Manfaat Nyata (tangible benefit) dan
Manfaat Tidak Nyata (intangible benefit)
Langkah-langkah menentukan manfaat nyata (tangible benefit),
yaitu:
1. Memecah upaya berdasarkan fungsi kerja yang dipengaruhi oleh
implementasi.
2. Untuk setiap fungsi yang terkena dampak, mengidentifikasi
perubahan, penambahan, atau eliminasi yang terkait dengan
proses pekerjaan tertentu.
3. Menentukan biaya melakukan pekerjaan. Kategori-kategori
biaya termasuk tenaga kerja, kontrak, peralatan, fasilitas, materi,
dan persediaan. sumber biaya termasuk anggaran organisasi dan
fungsi atau proyeksi berdasarkan waktu, volume, dan biaya
tenaga kerja.
22
4. Menentukan dampak biaya tidak langsung yang disebabkan oleh
perubahan, seperti persediaan membawa biaya dan pajak
properti.
5. Menentukan perubahan pekerjaan proses karena proyek baru,
sistem, atau perangkat tambahan.
6. Menentukan biaya dari proses setelah modifikasi.
7. Menentukan di mana biaya tambahan akan terjadi di masa
depan jika tidak terjadi perubahan dalam proses kerja.
8. Menghitung selisih antara melakukan proses cara lama dan cara
baru. hasil perhitungan ini akan menjadi manfaat nyata yang
diharapkan atau biaya tambahan dalam melakukan bisnis.
Menurut Remenyi, Artur Money, Michael Sherwood Smith, Zahir
Irani (2001, p69), langkah yang terlibat dalam mengukur manfaat
tidak nyata (intangible benefit):
1. Membuat konsep rantai peristiwa sebab dan akibat yang
mungkin timbul dari pengenalan sistem.
2. Mengidentifikasi bagaimana akan mungkin untuk menetapkan
perubahan yang mungkin terjadi sebagai hasil dari pengenalan
sistem informasi disini fokusnya adalah pada arah perubahan.
3. Mempertimbangkan bagaimana ukuran perubahan mungkin
diukur.
4. Dimana pengaruh dari sistem sudah jelas, sehingga analis dapat
melanjutkan tiga langkah selanjutnya.
5. Mengukur besaran perubahan.
23
6. Meletakkan nilai moneter pada perubahan yang telah diamati.
Menggunakan teknik pengembalian seperti; ROI, NPV, IRR,
dan lain-lain untuk mengakses apakah sistem informasi
investasi akan menghasilkan tingkat pengembalian yang
memadai untuk membenarkan dan melanjutkan.
2.3.4 Tahapan Dalam Cost Benefit Analysis
Dalam cost benefit analysis melibatkan serangkaian langkah atau
tahap. Terdapat 5 tahapan didalamnya yaitu:
Gambar 2.1 The five stages of cost benefit analysis
Sumber : Mare J. Schniederjans, Jamie L. Hamaker, Ashlyn M. Schiederjans
(2004, p141)
Define Problem
Identify Costs and
Benefits
Quantify Costs and Benefits
Compare Alternatives
Perform Sensitivity
24
1. Mendefinisikan masalah (Define problem)
Definisi masalah melibatkan dalam analisis mendalami terhadap
keadaan, investigasi kebutuhan dan persyaratan dari sebuah TI. Setelah
analisis, masalah dapat didefinisikan dan solusi alternatif dapat
diidentifikasi. Mendefinisikan masalah yang jelas mencakup pada
spesifikasi tujuan untuk investasi TI dan rencana untuk mencapai tujuan
tersebut. Tujuan investasi yang tepat dapat memperbaiki layanan kepada
pelanggan, memperbaiki pengendalian terhadap persediaan, atau
informasi yang lebih baik. Mendefinisikan masalah yang jelas juga
mencakup rencana untuk mencapai tujuan.
Bagian dari mendefinisikan masalah melibatkan dalam
menghasilkan semua program alternatif yang mungkin diambil dan
kemudian jika perlu membuat daftar dalam membatasi kebutuhan dengan
menghilangkan alternatif yang tidak diterima. Alternatif yang tidak
diterima tidak sesuai dengan anggaran, hukum, sosial, politik, dan
institusi.
2. Mengidentifikasikan dan menghitung dari biaya dan manfaat
(Identification and quantification of costs and benefits)
Setelah masalah telah didefinisikan dan alternatif cocok, tingkatan
selanjutnya dalam analisis adalah untuk mengidentifikasikan biaya dan
manfaat yang relevan. Pengelompokan dampak relevan dari investasi TI
yang mungkin akan paling menantang cost benefit analysis. Pemeriksaan
yang intensif harus ditangani untuk mengidentifikasi dampak yang
25
relevan dari sebuah investasi TI apakah positif maupun negatif, untuk
memberikan nilai uang terhadap dampaknya.
Biaya adalah pengeluaran yang harus dikeluarkan untuk
pengadaan, instalasi, dan pemeliharaan TI. Untuk investasi TI
pengambilan keputusan, biaya secara tradisional dipandang sebagai
tangible dan langsung dihubungkan dengan sistem. Namun, ini hanya
satu pandangan terhadap biaya. Pandangan alternatif biaya adalah
intangible, yang berarti dampaknya tidak dengan mudah memberikan
sebuah nilai dari satuan umum pengukuran (biasanya dalam dollar) dan
tidak secara langsung dikaitkan dengan TI. Biaya yang mungkin antara
tangible dan intangible dan kedua jenisnya harus dievaluasi dalam
keputusan investasi TI mana yang dapat dipakai. Saat manajer dan para
pengawas investasi berhat-hati memilih biaya dalam beberapa analisis
untuk pengambilan keputusan investasi TI.
Tabel 2.3 memperlihatkan contoh dari biaya-biaya potensial,
tangible dan intangible yang telah digabungkan dengan fakta investasi.
Pengambilan keputusan investasi sangat mendukung analisis biaya
apapun atau pengambilan keputusan investasi. Setiap investasi itu adalah
unik dalam dirinya sendiri dan berkenaan dengan biaya yang harus
dimasukkan dalam cost benefit analysis.
26
Tangible costs Intangible costs Perangkat keras (hardware) Perangkat lunak (software) Telekomunikasi Kebutuhan spesifikasi dan update Servis, install, pemrograman dan lain sebagainya Personnel, penerimaan karyawan, pelatihan dan lain sebagainya Biaya berjalan Furniture
Perlawanan terhadap perubahan Ketidak mampuan untuk mengubah Restrukturisasi organisasi Integrasi sistem baru ke dalam situasi saat ini Hilangnya sementara produktivitas Formulasi dari kebijakan TI dan pengawasan Gangguan terhadap praktek-praktek pekerja normal Penghentian (downtime)
Tabel 2.3 Biaya Potensial dari Investasi TI
Mengidentifikasi dan mengatur intangible costs telah memberikan
banyak perhatian dalam evaluasi investasi TI. Bagaimanapun intangible
costs dapat mempengaruhi kesuksesan maupun kegagalan proyek TI dan
harus benar-benar dipertimbangkan dalam cost benefit analysis.
Intangible costs, seperti “perlawanan terhadap perubahan” atau “ ketidak
mampuan untuk mengubah” tidak selalu benar-benar ada dalam evaluasi
investasi TI, ketika dalam kenyataannya mereka dapat mempunyai
sebuah dampak utama yang mungkin menjadi kegagalan utama dari fakta
proyek TI. Penggabungan faktor-faktor seperti ini ketika dipakai kedalam
cost benefits analysis mungkin bukan masalah yang sederhana tetapi
dapat menjadi faktor yang penting.
Manfaat merupakan konsekuensi positif dari melakukan investasi
TI. Manfaat sering timbul dari perbaikan dalam cara organisasi
melakukan tugas-tugas yang diperlukan. Manfaat umumnya dapat
diklasifikasikan menjadi lima kategori:
27
1. Penghematan biaya atau pembatalan (Cost savings or avoidance);
2. Pengurangan kesalahan (Error reduction);
3. Kinerja operasional yang lebih baik (Improved operational
performance);
4. Peningkatan fleksibilitas (Increased flexibility);
5. Peningkatan perencanaan dan pengendalian (Improved planning and
control)
Tabel 2.4 menunjukkan contoh dari kemungkinan manfaat dari
keadaan pengambilan keputasan TI. Manfaat, seperti biaya, ditampilkan
sebagai intangible dan tangible. Catatan yang umum menghubungkan
manfaat dengan investasi TI merupakan intangible, maksudnya ada
pengaruh-pengaruh yang tidak benar-benar memberikan nilai dari unit
umum pengukuran. Diandaikan salah satu manfaat utama dari inevstasi
TI untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Penetapan sebuah nilai
untuk “peningkatan kepuasan pelanggan” mungkin sangat sulit, jika tidak
ada dalam masalah.
Ada beberapa kemungkinan cara untuk mengatur intangible costs
dan manfaat. Cara pertama yang mudah yaitu mengabaikan. Dalam
beberapa situasi, hal tersebut mungkin dapat diterima dan cocok untuk
menghilangkan intangible dari analisis karena kesulitan dalam
memberikan nilai tersebut. Hal tersebut menjelaskan bahwa intangible
tidak memiliki banyak pengaruh dan dapat dengan mudah dihilangkan
dari analisis. Cara lain untuk mengatur intangible dalam cost benefit
analysis tanpa diadakan tetapi daftar intangible costs dan jelaskan
28
dampak potensi dalam lampiran. Disini, intangible tidak langsung
termasuk dalam analisis tetapi ditampilkan dalam tambahan informasi
yng dipertimbangkan ketika memilih alternatif terbaik. Cara ketiga dalam
mengatur intagible adalah mengganti pengukuran untuk intangible dan
pengaruh langsung kedalam cost benefit analysis. Penggunaan
pengukuran nilai dari manfaat yang sama atau biaya yang lebih mudah
menetapkan nilai. Perhatian khusus harus di berikan dalam memilih
penggantian pengukuran yang tepat untuk memastikan ketersediaan
perkiraan dari nilai biaya dan manfaat yang sebenarnya. Cara keempat
dari nilai sebuah intangible adalah melakukan survey untuk menjelaskan
nilainya. Metode survei digunakan dengan luas dalam cost benefit
analysis. Sebagai contoh, sebuah survei direncanakan untuk menghitung
seberapa berharganya tepat waktu dalam mengolah informasi investasi TI
bagi pengguna. Pengguna TI akan meminta untuk melakukan nilai
moneter terhadap manfaat dan nilai ini digunakan dalam cost benefit
analysis.
29
Tangible benefits Intangible benefits Meningkatkan produktivitas Penurunan biaya operasional Mengurangi tenaga kerja Rendahnya biaya komputer Rendahnya biaya vendor luar Rendahnya biaya profesional Rendahnya biaya pengembangan perusahaan Mengurangi tingkat pertumbuhan dalam beban Rendahnya biaya fasilitas Mengurangi beban perangkat lunak
Peningkatan penggunaan aset dan pengendalian dalam sumber daya Peningkatan perencanaan dan fleksibilitas organisasi Informasi lebih tepat waktu dan informasinya lebih berkualitas Peningkatan kepuasan kerja dan operasi Peningkatan dan lebih cepat pengambilan keputusan Tingkat kesalahan rendah Lebih baik citra perusahaan Peningkatan dan kepuasan pelanggan
Tabel 2.4 Potensial manfaat dari investasi TI
Tambahan cara lain dari menilai intangible menggunakan harga
bayangan (shadow price). Shadow price adalah pengukuran luas
digunakan dalam ekonomi untuk perkiraan nilai yang baik, atau dalam
masalah cost benefit analysis, biaya atau manfaat. Harga bayangan adalah
nilai dari sebuah intangible, yang menunjukkan seberapa banyak didalam
spesifik index dari kinerja yang dapat ditingkatkan (diturunkan) dengan
menggunakan (loss) unit margin yang intangible. Harga bayangan
digunakan dalam keadaan ketika tidak adanya pendekatan yang
disebutkan akan menyediakan nilai tepat untuk intangible.
3. Membandingkan alternatif (Compare alternative)
Sekali semua biaya dan manfaat jasa tersebut telah teridentifikasi
dan terukur menjadi sebuah unit umum pengukuran, alternatif yang
30
kemudian dibandingkan satu sama lain berdasarkan kriteria umum. Tapi
sebelum dapat dilakukan perbandingan, biaya dan manfaat yang terjadi
dalam jangka waktu berikutnya sering didiskontokan kembali ke dollar
pada saat ini. Dalam beberapa kasus, biaya agregat dan manfaat
dibandingkan tanpa mempertimbangkan nilai waktu dari uang, namun
disarankan bahwa arus kas didiskontokan untuk memperhitungkan faktor
ini.
Pendiskontoan arus kas kembali yang terjadi pada periode yang
berturut-turut disebut sebagai kalkulasi perhitungan Present Value (PV)
dari aliran arus kas. Perhitungan Present Value didasarkan pada prinsip
dasar keuangan ”nilai waktu dari uang”. Diasumsikan bahwa nilai uang
atau arus kas tergantung pada periode waktu yang telah diterima. Tingkat
diskonto harus dipilih dan digunakan untuk diskon biaya dan manfaat
yang terjadi pada periode waktu yang akan datang.
Present value dalam biaya dan manfaat dapat dihitung dengan rumus:
PV =
Keterangan:
At : Biaya dan manfaat pada waktu t
t : Periode waktu
r : Tingkat diskonto
PV : Jumlah biaya dan manfaat yang diterima pada masa depan yang
akan didiskontokan kembali ke nilai pada saat ini.
31
Seorang analis atau anggota tim manajemen keuangan memilih
tingkat diskonto disesuaikan bedasarkan resiko investasi TI dan keahlian
dan pengetahuan mereka tentang pasar keuangan.
Tabel 2.5 Kriteria Umum untuk Mengevaluasi Cost Benefit Analysis
1. Memaksimalkan rasio dari manfaat atas biaya (maximize the ratio of benefits over costs) 2. Memaksimalkan nilai bersih sekarang dari keuntungan bersih (maximize net present value of net
benefits) 3. Memaksimalkan Internal rate of return (maximize internal rate of return) 4. Payback period terpendek (shortest payback period)
Kriteria 1 yang dapat digunakan sebagai salah satu alternatif
dengan rasio maksimum dalam biaya dan manfaatnya. The benefit/cost
ratio adalah nilai manfaat sekarang dibagi dengan nilai biaya yang dapat
dihitung dengan rumus:
Benefit / Cost Ratio =
Keterangan:
Bt : Benefit pada waktu t
t : Periode waktu
r : Tingkat diskonto
Kriteria 2 yang dapat digunakan adalah memilih alternatif yang
memiliki Net Present Value (NPV) terbesar. NPV dihitung sebagai nilai
sekarang kewajiban manfaat dikurangi nilai biaya sekarang yang
didiskontokan kembali ke saat ini. Net present value dari keuntungan
dapat dihitung dengan rumus:
32
Net present Value = Keterangan:
Bn : Benefit pada waktu n
Cn : Biaya pada waktu n
n : Periode waktu
r : Tingkat diskonto
Menurut jurnal Valerie G.Caryer Cook, Ahad Ali (2010, p333), Metode
net present value bertujuan untuk memberikan informasi yang lebih
akurat dari hasil yang diharapkan terhadap proyek-proyek yang telah
diimplementasikan untuk meningkatkan kualitas dari perubahan nilai
waktu uang.
Kriteria 3 yang dapat digunakan adalah Internal Rate of Return
(IRR) yang dapat digunakan untuk mengevaluasi alternatif dalam cost
benefit analysis. IRR didefinisikan sebagai tingkat diskonto yang
membuat NPV dari investasi sama dengan nol.
Keterangan : Bt : Benefit pada tahun t
Ct : Biaya yang berhubungan dengan proyek pada tahun t
i : Tingkat suku bunga (%)
33
n : Umur ekonomis proyek
Kriteria 4 yang dapat digunakan adalah Payback period yang
digunakan untuk memilih alternatif pengembalian biaya yang sudah
dikeluarkan dalam jangka waktu singkat. Payback period dapat
dikatakan juga sebagai waktu ketika total investasi yang telah kembali
dalam arus kas kumulatif.
4. Melakukan sensitivitas (Perform sensitivity)
Sensitivity analysis didefinisikan sebagai penentuan keandalan
keputusan yang dihasilkan dari cost benefit analysis. Dalam cost benefit
analysis memiliki nilai yang sebenarnya dari setiap biaya dan manfaat
yang terkait dengan investasi alternatif ideal. Jika nilai-nilai ini diketahui
secara pasti tidak akan ada kesalahan. Namun, nilai-nilai biaya dan
manfaat, khususnya mereka yang tidak berwujud, hanya perkiraan dari
nilai yang benar dan dengan demikian berhubungan dengan beberapa
jumlah kesalahan. Melakukan analisis sensitivitas adalah salah satu cara
untuk menentukan tingkat kesalahan dalam perkiraan.
Tingkat kesalahan dalam menentukan perkiraan reliability dari
NPV akhir yang menjadi kriteria yang dipakai, dan dengan demikian
reliability dari keputusan dihasilkan dari analisis. Jika kriteria NPV
digunakan, dan NPV dari alternatif investasi disamakan, seperti terdapat
pada contoh diatas, dan tingkat kesalahan besar, kemudian hal tersebut
sulit untuk memastikan bahwa alternatif dengan NPV yang besar adalah
yang terbaik. Alternatifnya, jika NPV dari alternatif investasi sangat
34
berbeda dan tingkat eror kecil, kemudian keputusan dihasilkan dengan
analisis kuat dan mudah untuk memilih salah satu investasi dibandingkan
yang lain.
Ada banyak variasi dalam menunjukkan analisis sensitivitas,
tetapi cara umumnya pilih biaya, manfaat, atau parameter dalam
perhitungan NPV dengan jumlah besar dari kesalahan dan merubah untuk
menjelaskan dampaknya. Analisis yang meliputi memilih tertinggi dan
nilai terendah dari parameter dan memperkirakan dampak dari NPV.
Hasilnya adalah memiliki NPV yang terkait dengan nilai rendah. Tingkat
penyebaran NPV ini menunjukkan bagaimana nilai yang berbeda dari
parameter mempengaruhi nilai NPV akhir dan keputusan koresponden.
Berbeda hanya satu parameter dapat mengubah NPV tertinggi satu
alternatif untuk memilih alternatif yang berbeda, membuat hasil analisis
tidak dapat diandalkan.
Satu masalah dengan analisis sensitivitas selektif adalah bahwa
dalam keputusan investasi TI sebuah parameter jumlah besar dengan
perkiraan tinggi dan rendah masing-masing, dan dua alternatif investasi,
40 tambahan perhitungan NPV harus dihitung dan dianalisa untuk
menentukan tingkat sensitivitas mereka. Sejumlah besar informasi ini
dapat terkondensasi dan ditampilkan dalam bentuk yang mudah dibaca
dengan menurunkan distribusi probabilitas hasil NPV. NPV
mencerminkan semua kemungkinan variasi yang diberikan dalam
parameter kritis. Hasil dari analisis sensitivitas adalah gambaran grafis
yang mengungkapkan peluang investasi alternatif yang gagal ataupun
35
indikator keberhasilannya. Sekilas, pembuat keputusan diberikan banyak
informasi yang dapat dengan mudah diproses dan membantu dalam
mengambil keputusan.
2.3.5 Return On Investment (ROI)
Menurut Garriso atau Noreen (2000, p602) Return On Investment
adalah tingkat pengembalian yang mampu dihasilkan oleh manajer pusat
investasi pada aktivitas perusahaan. Pengguna ROI bertujuan untuk:
1. Mengetahui tingkat (%) kembalinya modal yang digunakan.
2. Merumuskan apakah untuk membiayai aktivitas bisnis digunakan
modal sendiri atau modal dari luar (pinjaman). Hal ini ditinjau
dari perbandingan antara ROI (%) dengan tingkat (%) pinjaman
(dari luar)
2.3.6 Lembar Kerja (worksheet) untuk Menghitung ROI Sederhana
Dalam menghitung ROI secara sederhana dapat menggunakan
satu set yang berisi tiga lembar kertas kerja,yaitu:
a. Lembar kerja dalam biaya pengembangan (Development Cost
Worksheet)
Berupa daftar seluruh komponen biaya pada tahun pertama yang
dibutuhkan untuk mengawali dan membangun sebuah proyek. Terdapat
lima kategori didalam biaya pengembangan, yaitu:
1. Pengembangan usaha
Upaya pengembangan terdiri dari sistem tambahan dan biaya
program dan dukungan staf tambahan, seperti administrasi data.
2. Hardware baru
36
Hardware baru mencerminkan biaya tambahan untuk terminal,
printer dan komunikasi.
3. Membeli software baru
Software baru mencakup suatu perangkat lunak yang dibeli atau
disewa.
4. Pelatihan pengguna
Training untuk user mencerminkan pendidikan dan biaya pelatihan
dan pembelajarannya.
5. Biaya-biaya lainnya
Biaya lainnya, termasuk pengujian dan berada dalam kategori akhir.
Tahun ke-1
A. Usaha pengembangan
1. Peningkatan sistem dan pemrograman (Contoh: perkiraan jumlah hari pada $ xxx/hari) _________
2. Peningkatan staff support (Contoh: data administrasi pada $ xxx/hari) _________
B. Perangkat keras baru
1. Terminal, printer, komunikasi _________ 2. Lainnya_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _________
C. Pembelian piranti lunak baru, jika ada 1. Paket software aplikasi _________
2. Lainnya_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ D. Pelatihan pengguna _________ E. Lainnya _________
Tabel 2.6 Development Cost Worksheet
37
b. Lembar kerja pembiayaan pada proyek yang sedang berlangsung
(Ongoing expense worksheet)
Berisi daftar seluruh komponen atau biaya yang dibutuhkan untuk
memlihara proyek dari tahun pertama hingga tahun terakhir proyek
tersebut. Terdapat lima kategori didalam biaya pada proyek yang sedang
berlangsung, yaitu:
1. Pemeliharaan perangkat lunak aplikasi
Biaya pemeliharaan aplikasi perangkat lunak diperoleh dengan
mengestimasi jumlah hari pembangunan.
2. Tambahan biaya penyimpanan data
Biaya penyimpanan data tambahan (incremental) adalah produk
dari perkiraan jumlah megabyte dengan estimasi biaya megabyte.
3. Tambahan komunikasi
Komunikasi tambahan biaya adalah biaya-biaya yang
berhubungan dengan garis-garis, pesan, dan sejenisnya.
4. Perangkat lunak baru dan perangkat keras sewa
Biaya yang berkaitan dengan sewa perangkat lunak baru atau
sewa perangkat keras diidentifikasi, yang panjang dengan
perlengkapan dan biaya lainnya.
5. Pemasok
6. Lainnya
38
Tahun ke-1
A. Pemeliharaan aplikasi softaware _________ Jumlah hari usaha pengembangan _________ Rasio pemeliharaan terhadap pengembangan _________ (Berdasarkan pengalaman, contoh 10-1) _________ Jumlah pemeliharaan tahunan _________ Tarif pemeliharaan harian _________ Total pemeliharaan aplikasi software _________ B. Pertambahan media penyimpanan data yang dibutuhkan__MB x __ _________ (Contoh estimas MB pada $ xxx) C. Pertambahan media komunikasi (lines, messages dan lain-lain) _________ D. Software maupun hardware baru _________ E. Peralatan _________ F. Lainnya _________
Tabel 2.7 Ongoing expense worksheet
c. Lembar kerja dampak ekonomi (Economic impact worksheet)
Lembar kerja ketiga merangkum dampak proyek ekonomi proyek.
skor dampak ekonomi didasarkan pada hubungan garis lurus untuk
menghitung return on investment (ROI) sederhana dari arus kas bersih
periodik proyek yang diusulkan selama lima tahun. Pertama, investasi
bersih yang diperlukan didirikan ini diperoleh dari pengembangan
worksheet biaya. Kedua, arus kas tahunan didirikan. Ini diperoleh dengan
membangun manfaat ekonomi bersih melalui pengguna atau sponsor, dan
mengurangi biaya operasi. Perbedaan, pendapatan sebelum pajak,
berkurang dengan biaya yang sedang berlangsung, memberikan arus kas
39
bersih tahun. ROI sederhana dihitung dengan membagi arus kas rata-rata
lima tahun bersih dengan nilai investasi bersih yang diperlukan. Nilai
dampak ekonomi kemudian ditentukan.
Ketiga lembar kerja (biaya pengembangan, biaya berkelanjutan,
dan dampak ekonomi) digunakan seluruh sisa dari buku untuk
mengembangkan ROI sederhana untuk analisis biaya-manfaat.
Pendekatan tradisional analisis biaya-manfaat ini kompatibel dengan
target, anggaran, dan kuota yang digunakan untuk pengukuran kinerja
bisnis. Insentif tingkat fungsional adalah untuk meminimalkan biaya
(investasi) dan memaksimalkan efisiensi dari aset. Penggunaan teknik
analisis biaya-manfaat tradisional sebagai dasar untuk Informasi
Ekonomi.
40
A. Net Investment Required (form Development Cost Worksheet) B. Yearly cash flow : based on five 12 month periods following implementation of
proposed system: YEAR
TOTAL 1 2 3 4 5
Net Economics benefit xxx xxx xxx xxx xxx
Operating Cost Reduction
xxx xxx xxx xxx xxx
(-) On Going Expense
(Form Worksheet C) xxx xxx xxx xxx xxx
Net Cash Flow xxx xxx xxx xxx xxx
C. Simple Return On Investment xx % D. Scoring Economic Impact Score Simple ROI 0 Zero to Less 1 1 % - 299 % 2 300 % - 499 % 3 500 % - 699 % 4 700 % - 899 % 5 Over
Tabel 2.8 Economic Impact Worksheet