bab 2 landasan teori 2.1 teori - teori umum pengertian data bab 2.pdf2.1.3 pengertian sistem ......
TRANSCRIPT
32
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Teori - Teori Umum
2.1.1 Pengertian Data
Menurut Turban et al (2003, p15), Data adalah fakta-fakta mentah
atau deskripsi dasar dari konsep-konsep, kejadian-kejadian, kegiatan-
kegiatan, dan transaksi yang dapat ditangkap, direkam, disimpan, dan
dikelompokkan, tetapi tidak terorganisasi dalam membawakan arti tertentu.
Jadi, data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat
bercerita banyak sehingga masih perlu diolah lebih lanjut.
2.1.2 Pengertian Informasi
Menurut Turban et al (2003, p15), informasi adalah kumpulan
fakta-fakta (data) yang sudah terorganisasi dalam suatu cara sehingga dapat
berarti bagi penerima. Dengan demikian informasi dapat menjadi masukan
yang berguna dalam pengambilan keputusan.
2.1.3 Pengertian Sistem
Menurut Britton et al (2002, p2), sistem adalah kumpulan
komponen atau elemen yang saling berhubungan (berinteraksi) yang
ditampilkan sebagai satu kesatuan dan dirancang untuk mencapai tujuan
tertentu. Berdasarkan pengertian tersebut maka sistem harus dapat
33
dirancang sedemikian rupa agar dapat bekerja secara efisien sehingga apa
yang menjadi sasaran dari sistem tersebut dapat tercapai.
Menurut McLeod (2001, p11), sistem merupakan sekelompok
elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu
tujuan. Contoh suatu organisasi atau bidang fungsional yang semuanya
mengacu pada tercapainya tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
Sistem terdiri dari elemen-elemen yang menunjang terbentuknya
sistem itu sendiri yaitu input, proses transformasi, output. Dimana elemen
umpan balik terkadang digunakan untuk menampung informasi dari output
system dan memberikan kepada sistem sebagai input baru.
Sistem ini sendiri terdiri dari dua jenis, yaitu sistem terbuka dan
sistem tertutup. Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya
melalui arus sumber daya yang disebut sistem terbuka, sedangkan jika
sistem tidak lagi dihubungkan dengan lingkungannya maka ini disebut
sistem tertutup.
2.1.4 Pengertian Analisis Sistem
Menurut Mcleod (2001, p88), analisis sistem adalah penelitian suatu
sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau
diperbaharui.
Ada enam tahap menganalisis sistem:
1. Mengumumkan penelitian sistem.
Ketika perusahaan menerapkan sistem baru, manajemen bekerja sama
dengan pekerja perihal sistem baru tersebut.
34
2. Mengorganisasikan tim proyek.
3. Mendefinisikan kebutuhan informasi.
Melalui wawancara perorangan, pengamatan, pencarian catatan dan
survei.
4. Mendefinisikan kriteria kinerja sistem
Setelah kebutuhan informasi manajer didefinisikan, langkah
selanjutnya adalah menspesifikasi secara tepat apa yang harus dicapai
oleh sistem.
5. Menyiapkan usulan rancangan
Analisis sistem memberikan kesempatan bagi para manajer untuk
membuat keputusan terusan atau hentikan untuk kedua kalinya.
6. Menyetujui atau menolak rancangan proyek
Manajer dan komite pengarah sistem informasi manajemen
mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan apakah memberi
persetujuan atau tidak.
2.1.5 Pengertian Basis Data
Menurut Connolly dan Begg (2002, p14), Basis data adalah
sekumpulan dari data-data logikal yang berhubungan dan penjelasan dari
data tersebut, yang dibuat untuk memenuhi informasi yang dibutuhkan oleh
perusahaan.
Menurut Whitten (2004, p548), Basis data adalah merupakan
kumpulan dari file-file yang saling berhubungan dimana setiap baris pada
suatu basis data juga harus saling terhubung dengan baris pada lain file.
35
Menurut O’Brien (2003, p145), Basis data adalah sebuah kumpulan
yang terintegrasi dari elemen data yang terhubung secara logika. Elemen
data mendeskripsikan entiti-entiti dan hubungan antara entiti-entiti.
Berdasarkan beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa
Basis data merupakan sekumpulan data yang saling berhubungan dan
diolah untuk memenuhi kebutuhan suatu organisasi.
2.1.6 Sistem Basis Data
2.1.6.1 Pengertian Sistem Basis Data
Menurut Date (2000, p5), sistem basis data merupakan
sistem penyimpanan record yang terkomputerisasi. Dengan kata
sistem basis data merupakan sistem penyimpanan informasi yang
terkomputerisasi sehingga memudahkan pemakainya untuk
mengambil kembali dan memperbaharui informasi tersebut.
Menurut Hansen et al (1996, p12), sistem basis data adalah
sebuah piranti lunak yang mempunyai fungsi Database
Management System (DBMS) untuk memanipulasi database,
perangkat keras dan personal yang tepat.
2.1.6.2 Tujuan Sistem Basis Data
Menurut Mcleod (2001, p182), dua tujuan konsep basis data
adalah meminimisasi pengulangan data dan mencapai
independensi data, dengan kata lain terdapat data yang sama di
beberapa file dan lokasi. Adanya redundansi data ini dapat
menyebabkan data inconsistency. Data inconsistency adalah
36
keadaan dimana terjadi ketidakcocokan nilai / value pada item
yang sama.
Independensi data adalah kemampuan untuk mengubah
struktur pada data tanpa mengubah program aplikasi yang akan
memproses data tersebut. Independensi data dapat dicapai dengan
menempatkan spesifikasi data dalam label dan kamus yang terjadi
secara fisik dari program. Perubahan pada suatu data hanya
dilakukan sekali, yaitu dalam tabel.
2.1.6.3 Database Administrator (DBA)
Menurut Connolly & Begg (2002, p21), Database
Administrator adalah orang yang bertanggung-jawab atas realisasi
fisik dari database. Temasuk didalamnya adalah perancangan
database fisikal dan implementasinya, keamanan, pengaturan
integriti, pemeliharaan sistem operasional dan menjamin kinerja
aplikasi yang memuaskan bagi penguna.
2.1.7 Database Management System (DBMS)
2.1.7.1 Pengertian DBMS
Menurut Connolly dan Begg (2002, p16), Database
Management System (DBMS) adalah sebuah sistem software yang
memungkinkan user untuk mendefinisikan, membuat, memelihara,
dan mengatur akses ke database.
Menurut Whitten (2004, p554), Database Management
System (DBMS) adalah perangkat lunak yang dapat digunakan untuk
37
membuat, mengakses, mengontrol, dan mengatur suatu sistem basis
data dinamakan sistem manajemen basis data, biasa disebut Database
Management System, atau disingkat DBMS.
Berdasarkan beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan
bahwa DBMS merupakan sebuah software yang digunakan untuk
menciptakan, memelihara, memasukkan, menghapus, serta
mempermudah pengguna untuk memperoleh data yang dibutuhkan.
2.1.7.2 Komponen - Komponen DBMS
Menurut Connolly dan Begg (2002, pp18-20), DBMS memiliki
lima komponen penting yaitu:
1. Hardware ( perangkat keras )
DBMS dalam menjalankan aplikasinya memerlukan perangkat
keras berupa sebuah komputer pribadi, sebuah mainframe, dan
sebuah jaringan komputer.
2. Software ( perangkat lunak )
Komponen perangkat lunak terdiri dari DBMS software dan
aplikasi program beserta Operating System (OS), termasuk
perangkat lunak tentang jaringan bila DBMS digunakan dalam
jaringan.
3. Data
Data merupakan komponen terpenting dalam DBMS khususnya
sudut pandang dari end user mengenai data, dimana data
38
berfungsi sebagai jembatan antara komponen mesin dengan
komponen manusia.
4. Prosedur
Prosedur merupakan panduan dan aturan dalam membuat dan
menggunakan basis data. Prosedur didalam basis data dapat
berupa : login ke dalam basis data, penggunaan fasilitas DBMS
atau aplikasi program, cara menjalankan dan menghentikan
DBMS, mebuat backup database, menangani kerusakan hardware
atau software, mengubah struktur tabel, mengumpulkan basis data
dari beberapa disk, meningkatkan kinerja atau membuat arsip data
pada secondary storage.
5. People (Manusia)
Komponen terakhir, yaitu manusia yang terlibat dalam sistem
tersebut.
2.1.7.3 Karakteristik DBMS dan Basis Data
Menurut Atzeni (2003, p4), Karakteristik DBMS dan Basis data
yaitu :
1. Database can be large.
2. Basis data dapat di-share.
3. Basis data dapat dipakai berulang-ulang, karena lifespan basis
data tidak terbatas pada eksekusi program.
4.DBMS mendukung realibility karena DBMS menyediakan
fungsi-fungsi untuk backup dan recovery.
39
5. DBMS menjamin kerahasiaan data melalui authorization.
6. DBMS juga memperhatikan efisiensi.
7. DBMS dapat meningkatkan efektifitas.
2.1.7.4 Keuntungan dan Kerugian DBMS
Menurut McLeod (2001, p269), keuntungan DBMS adalah
sebagai berikut:
1.Mengurangi pengulangan data.
Jumlah total file akan berkurang dengan menghapus file-file
duplikat atau dengan menghapus data yang sama di beberapa file.
2.Mencapai independensi data.
Spesifikasi data disimpan dalam skema daripada dalam tiap
program aplikasi. Perubahaan dapat dibuat pada struktur data
tanpa mengurangi program yang mengakses data.
3.Mengintegrasikan data dari beberapa file.
Ketika file dibentuk, DBMS menyediakan kaitan logis, organisasi
fisik tidak lagi menjadi kendala.
4.Mengambil data dan informasi secara cepat.
Hubungan-hubungan logis dan DML serta query language
memungkinkan pemakai mengambil data dalam hitungan detik
atau menit, yang sebelumnya memerlukan beberapa jam atau hari.
5.Meningkatkan keamanan.
Baik DBMS mainframe maupun komputer mikro dapat
menyertakan beberapa tingkatan keamanan seperti kata sandi
40
(password), directory pemakai, dan bahasa sandi (encryption).
Data yang dikelola oleh DBMS juga lebih aman daripada data lain
dalam perusahaan.
Sedangkan, kerugian dari DBMS adalah sebagai berikut :
1.Menggunakan perangkat lunak yang mahal.
DBMS mainframe masih sangat mahal. DBMS berbasis komputer
mikro, walaupun biayanya hanya beberapa ratus dolar, namun
menggambarkan pengeluaran yang besar bagi organisasi kecil.
2.Memakai konfigurasi hardware yang besar.
DBMS memerlukan kapastias penyimpanan primer dan sekunder
yang lebih besar daripada yang diperlukan oleh program aplikasi
lain.
3.Memperkerjakan dan mempertahankan staff DBA.
DBMS memerlukan pengetahuan khusus agar dapat
memanfaatkan kemampuannya secara penuh. Pengetahuan khusus
ini dimiliki oleh para pengelola database (DBA) secara baik.
2.1.8 Entity Relationship Modelling
Menurut Jeffrey A. Hoffer, Marry R, Prescott dan Fred R.
McFadden (2002, p142), entity relationship modeling adalah perwakilan
detil dan logikal dari data untuk sebuah organisasi atau area bisnis.
Dalam mendesain basis data, hal yang paling penting adalah dengan
menggunakan Entity Relationship (ER). Karena tanpa ER, bisa dipastikan
41
proses pembuatan basis data berjalan lama dan tidak teratur. Selain itu
yang perlu diperhatikan adalah membuat relasi-relasi yang benar diantara
tabel. Proses desain basis data cukup menghasilkan waktu yang lama jika
basis datanya besar. Desain basis data mutlak harus dilakukan dengan
baik, agar mudah dalam pengembangan dan perbaikan nantinya.
2.1.8.1 Entity
Menurut Connolly dan Begg (2002, p331), entity adalah
sekumpulan objek dengan sifat (properti) yang sama, yang
diidentifikasi oleh perusahaan yang mempunyai keberadaan yang
bebas. Keberadaannya dapat berupa fisik maupun abstrak.
Nama Entiti
Staff Branch
Gambar 2.1 Contoh Tipe Entity
(Connolly and Begg, p333)
2.1.8.2 Attributes
Menurut Connolly dan Begg (2002, p338), attribute adalah
sebuah sifat dari entity atau type relationship.
Attribute domain adalah himpunan nilai yang diperbolehkan untuk
satu atau lebih atribut. Atribut dapat diklasifikasikan menjadi lima
yaitu:
1. Simple dan Composite Attribute
42
Simple Attribute adalah sebuah atribut yang terdiri dari
komponen tunggal yang mempunyai keberadaan bebas dan tidak
dapat dibagi menjadi bagian yang lebih kecil lagi. Dikenal juga
dengan nama Atomic Attribute.
Composite Attribute adalah sebuah atribut yang terdiri dari
beberapa komponen, dimana masing-masing komponen
mempunyai keberadaan yang bebas.
2. Single-valued dan Multi-valued Attribute
Single-valued Attribute adalah atribut yang mempunyai
nilai tunggal untuk setiap kejadian dari tipe entity.
Multi-valued Attribute adalah atribut yang mempunyai
beberapa nilai untuk setiap kejadian dari tipe entity.
3. Derived Attribute
Atribut yang memiliki nilai yang dihasilkan dari satu atau
sekelompok atribut yang berhubungan, dan tidak harus berasal
dari satu entitas.
2.1.8.3 Relationship Type
Menurut Connolly dan Begg (2002, p334), relationship types
adalah sekumpulan keterhubungan yang mempunyai arti (meaningful
associations) antara tipe entitas yang ada.
Relationship occurrence, yaitu sebuah keterhubungan yang
diidentifikasi secara unik yang meliputi suatu kejadian dari setiap tipe
entitas yang ada.
43
2.1.8.4 Key
Menurut Connolly dan Begg (2002, p78), key adalah
sebuah field yang digunakan untuk mengidentifikasi satu atribut
atau lebih yang secara unik mengindentifkasi setiap record.
Candidate key yaitu sekelompok atribut yang secara unik
mengidentifikasi setiap kejadian dari tipe entitas. Atribut ini
mempunyai nilai yang unik pada hampir tiap barisnya. Fungsi
dari candidate key adalah sebagai calon primary key.
Primary key yaitu candidate key yang dipilih untuk
mengidentifikasikan secara unik setiap kejadian dari tipe entitas.
Primary key harus merupakan field yang benar-benar unik.
Composite key yaitu candidate key yang terdiri dari dua
atau lebih atribut. Pada kondisi tertentu, suatu atribut tidak dapat
digunakan untuk mengidentifikasi baris secara unik dan
membutuhkan kolom lain untuk digunakan sebagai primary key.
Alternate key adalah candidate key yang tidak dipilih
sebagai primary key.
Foreign key adalah jika sebuah primary key terhubung ke
tabel lain dan fungsinya sebagai penghubung antar tabel.
2.1.9 Normalisasi
Menurut Connolly dan Begg (2002, p376), Normalisasi adalah
sebuah teknik untuk menghasilkan relasi atau hubungan dengan
properti-properti yang diinginkan, yang memberikan kebutuhan data dari
44
suatu perusahaan. Suatu desain database harus memenuhi kondisi untuk
tidak mengandung anomali, yaitu suatu kejanggalan dari penempatan
atribut tertentu dari suatu obyek data. Untuk membedakan satu record
dengan yang lainnya maka perlu dipilih atribut atau kombinasi atribut
sebagai kunci primer (primary key).
Tujuan pembuatan normalisasi adalah:
1. Membuat seminim mungkin terjadinya data rangkap.
2. Menghindarkan adanya data yang tidak konsisten terutama bila terjadi
penambahan, penghapusan data sebagai akibat adanya data rangkap.
3. Menjamin bahwa identitas tabel secara tunggal sebagai determinan
semua atribut.
2.1.10 Data Application Lifecycle
Tahapan penerapan lifecycle dalam metodologi perancangan basis
data menurut Connolly dan Begg (2002, p270), Database Systems A
Practical sebagai berikut :
45
Database Planning
Physical Database Design
DBMS Selection (optional) Aplication Design
Logical Database Design
Operation Maintenance
Conceptual Database Design
Testing
Data Conversion and Loading
System Definition
Implementation
Requirement Collection and Analysis
Prototyping(optional)
Database Design
Gambar 2.2 Tahapan dari Application Database Lifecycle (Connolly and Begg,p272)
46
2.1.10.1 Database Planning
Menurut Connoly dan Begg (2002, pp273-274), perencanaan
basis data (database planning) merupakan aktivitas manajemen yang
mengizinkan tingkatan dari aplikasi basis data untuk direalisasikan se-
efisien mungkin dan se-efektif mungkin. Database planning harus
diintegrasikan dengan keseluruhan strategi sistem informasi dari
perusahaan. Ada tiga hal penting dalam menyusun sebuah strategi sistem
informasi, yaitu :
1. Identifikasi dari tujuan dan rencana perusahaan dengan penentuan
kebutuhan sistem informasi berikutnya.
2. Evaluasi dari sistem informasi saat ini untuk menentukan kelebihan
dan kelemahan yang ada saat ini.
3 Penilaian dari kesempatan-kesempatan TI yang mungkin
menghasilkan keuntungan kompetitif.
2.1.10.2 System Definition
Menurut Connolly dan Begg (2002, p274) definisi sistem (system
definition) adalah yang medefinisikan jangkauan dari aplikasi basis data
dan pandangan-pandangan utama para pemakai. Sebelum mendesain
suatu aplikasi basis data penting untuk terlebih dahulu
mengidentifikasikan batasan–batasan dari sistem yang sedang diteliti,
kaitannya dengan sistem informasi di perusahaan. Perlu dipikirkan untuk
kebutuhan yang akan datang selain dari keadaan saat ini.
47
Pandangan pemakai yang merupakan aspek penting dari
pengembangan aplikasi basis data karena membantu untuk memastikan
bahwa tidak ada pemakai utama basis data yang terlupa ketika
pengembangan aplikasi baru tersebut.
2.1.10.3 Requirement Collection and Analysis
Menurut Connolly and Begg (2002, p276), analisis data dan
pengumpulan kebutuhan (requirement collection and analysis) adalah
proses pengumpulan dan analisis informasi tentang bagian dari
perusahaan yang akan didukung oleh aplikasi basis data, dan
menggunakan informasi ini untuk mengidentifikasi kebutuhan pemakai
terhadap sistem baru.
Informasi yang dikumpulkan termasuk:
1. Penjabaran dari data yang digunakan,
2. Detail mengenai bagaimana data digunakan,
3. Kebutuhan tambahan apapun untuk aplikasi basis data yang baru.
Informasi ini kemudian dianalisis untuk mengidentifikasi
kebutuhan yang dimasukkan untuk aplikasi basis data tersebut. Ada tiga
macam pendekatan untuk mengatur kebutuhan dari sebuah aplikasi basis
data dengan berbagai pandangan pemakai, yaitu :
1. Pendekatan centralized
Kebutuhan untuk tiap pandangan pemakai disatukan menjadi satu
set kebutuhan untuk aplikasi basis data. Umumnya pendekatan ini
dipakai jika basis datanya tidak terlalu kompleks.
48
2. Pendekatan view integration
Kebutuhan untuk tiap pandangan pemakai digunakan untuk
membangun sebuah model data yang terpisah yang merepresentasikan
tiap pandangan pemakai tersebut. Hasil dari data-data model tersebut
kemudian disatukan di bagian basis data.
3. Kombinasi keduanya.
2.1.10.4 Database Design
Menurut Connolly dan Begg (2002, p279), perancangan basis data
(database design) merupakan proses pembuatan suatu desain untuk
sebuah basis data yang akan mendukung operasional dan sasaran suatu
perusahaan.
Ada dua pendekatan untuk mendesain sebuah basis data, yaitu :
1. Pendekatan bottom-up
Yang dimulai pada tingkat awal dari atribut (yaitu properti dari entiti
dan relationship) yang mana melalui analisis dari asosiasi antar
atribut, dikelompokkan menjadi hubungan yang merepresentasikan
jenis-jenis entitas dan hubungan antar entitas. Pendekatan ini cocok
untuk mendesain basis data yang simple dengan jumlah atribut yang
tidak banyak.
2. Pendekatan top-down
Digunakan pada basis data yang lebih kompleks, yang dimulai
dengan pengembangan dari model data yang mengandung beberapa
entitas dan hubungan tingkat tinggi dan kemudian memakai perbaikan
49
top down berturut- turut untuk mengidentifikasi entitas, hubungan dan
atribut berkaitan tingkat rendah. Pendekatan ini biasanya
digambarkan melalui ER (entity relationship).
Pada tahap ini ada bagian yang disebut data modeling yang
digunakan untuk membantu pemahaman dari data dan untuk
memudahkan komunikasi tentang kebutuhan informasi. Dengan
dibuatnya model data dapat membantu memahami:
1. Pandangan tiap pemakai mengenai data.
2. Kealamian data itu sendiri, kebebasan representasi fisiknya.
3. Kegunaan dari data berdasarkan pandangan pemakai.
Kriteria untuk model data, yaitu :
1. Structural validity
Konsistensi dengan cara yang didefinisikan perusahaan dan
menyusun informasi.
2. Simplicity
Kemudahan untuk pemahaman baik bagi yang professional di
bidang sistem informasi maupun pemakai yang non teknis.
3. Expressibility
Kemampuan untuk membedakan antara data yang berbeda, dan
hubungan antar data.
4. Nonredundancy
Pembuangan informasi yang tak ada hubungannya khususnya.
Representasi dari tiap potongan informasi tepatnya hanya sekali.
5. Shareability
50
Tidak spesifik untuk aplikasi dan teknologi khusus apapun dan
dengan demikian dapat digunakan oleh banyak orang.
6. Integrity
Konsistensi terhadap cara yang digunakan perusahaan dan
mengatur informasi.
Menurut Connolly dan Begg (2002, pp419-437), Database design
dibagi dalam tiga tahapan yaitu conceptual database design, logikal
database design, dan physical database design.
2.1.10.5 DBMS Selection
Menurut Connolly dan Begg (2002, p284), pemilihan DBMS
yang sesuai untuk mendukung aplikasi basis data yang mencakup :
1. Mendefinisikan syarat-syarat referensi studi
Menentukan sasaran, batasan masalah dan tugas yang harus
dilakukan.
2. Mendaftar 2 atau 3 jenis barang
Membuat daftar barang-barang, misalkan dari mana barang ini
didapat, berapa biayanya serta bagaimana bila ingin mendapatkannya.
3. Mengevaluasi barang
Barang-barang yang ada dalam daftar diteliti lebih lanjut untuk
mengetahui kelebihan dan kekurangan barang tersebut.
4. Merekomendasikan pilihan dan membuat laporan
51
Merupakan langkah terakhir dari DBMS yaitu mendokumentasikan
proses dan untuk menyediakan pernyataan mengenai kesimpulan dan
rekomendasi terhadap salah satu produk DBMS.
2.1.10.6 Application Design
Menurut Connolly dan Begg (2002, pp287-288), perancangan
aplikasi adalah merancang antarmuka pemakai (user interface) dan
program aplikasi, yang akan memproses basis data.
Perancangan basis data dan aplikasi merupakan aktivitas paralel
yang meliputi dua aktivitas penting, yaitu :
1. Transaction Design
Transaksi adalah satu aksi atau serangkaian aksi yang dilakukan
oleh user tunggal atau program aplikasi, yang mengakses atau
merubah isi dari basis data. Kegunaan dari desain transaksi adalah
untuk menetapkan dan keterangan karakteristik high-level dari suatu
transaksi yang dibutuhkan pada basis data, diantaranya :
a. Data yang digunakan oleh transaksi
b. Karakteristik fungsional dari suatu transaksi
c. Output transaksi
d. Keuntungannya bagi user
e. Tingkat kegunaan yang diharapkan
Terdapat tiga tipe transaksi, yaitu:
a. Retrieval transaction
52
Digunakan untuk pemanggilan (retrieve) data untuk ditampilkan
di layar atau menghasilkan suatu laporan.
b. Update transaction
Digunakan untuk menambah record baru, menghapus record
lama, atau memodifikasi record yang telah ada di dalam basis
data.
c. Mixed transaction
Meliputi pemanggilan dan perubahan data
2. User Interface
Beberapa aturan pokok dalam pembuatan antar muka pengguna,
yaitu:
a. Meaningful title, diusahakan pemberian nama suatu form cukup
jelas menerangkan kegunaan dari suatu form atau report.
b. Comprehensible instructions, penggunaan terminology yang
familiar untuk menyampaikan instruksi ke user dan jika informasi
tambahan dibutuhkan, maka harus disediakan helpscreen.
c. Logical grouping and sequencing of fields, field yang saling
berhubungan ditempatkan pada form atau report yang sama.
Urutan field harus logis dan konsisten.
d. Visually applealing layout of the form/report, tampilkan form atau
report harus menarik dan sesuai dengan hardcopy agar konsisten.
e. Familiar field labels, penggunaan label yang familiar.
f. Consistent use of color.
53
2.1.10.7 Prototyping
Prototyping adalah membuat model kerja dari aplikasi basis data,
yang memperbolehkan perancang atau user untuk mengevaluasi hasil
akhir sistem, baik dari segi tampilan maupun fungsi yang dimiliki sistem.
Tujuan utama dari mengembangkan suatu prototype adalah mengizinkan
user untuk menggunakan prototype guna mengidentifikasikan corak
sistem apakah bekerja dengan baik dan jika mungkin meningkatkan corak
baru kepada aplikasi database. Dengan cara ini, kebutuhan dari pemakai
dan pengembang sistem dalam mengevaluasi kelayakan design sistem
akan semakin jelas sehingga kelebihan atau kekurangan sistem dapat
ditangani dengan baik.
Strategi prototyping yang umum digunakan sekarang ada dua,
yaitu requirement dan evolutionary prototyping. Requirement prototyping
adalah menggunakan prototype untuk menetapkan kebutuhan dari tujuan
aplikasi basis data dan ketika kebutuhan sudah terpenuhi, prototype tidak
digunakan lagi atau dibuang. Sedangkan evolutionary prototype
menggunakan tujuan yang sama, tetapi perbedaan pentingnya adalah
prototype tetap digunakan untuk selanjutnya dikembangkan menjadi
aplikasi basis data yang lengkap.
2.1.10.8 Implementation
Menurut Connolly dan Begg (2002, p292), implementation
merupakan realisasi secara fisik dari database dan desain aplikasi. Pada
tahap penyelesaian desain (dimana dapat melibatkan pembuatan
54
prototype atau tidak), kini kita dapat menerapkan basis data dan program
aplikasi yang telah kita buat. Implementasi basis data menggunakan DDL
yang kita pilih dalam melakukan pemilihan DBMS atau dengan
menggunakan Graphical User Interface (GUI), yang menyediakan
fungsional yang sama dengan pernyataan DDL yang low level.
Pernyataan DDL digunakan untuk menciptakan struktur basis data dan
mengosongkan file yang terdapat dalam basis data tersebut. Pandangan
pemakai lainnya juga diimplementasikan dalam tahapan ini. Data
Manipulation Language (DML) digunakan untuk mengimplementasikan
transaksi basis data di dalam bagian aplikasi program dari sasaran
DBMS, mungkin termasuk host programming language seperti, Visual
basic, Delphi, C, C++, Java, COBOL, Ada atau Pascal.
2.1.10.9 Data Conversion and Loading
Menurut Connolly dan Begg (2002, p293), Data conversion and
loading adalah mencakup pengambilan data dari sistem lama untuk
dipindahkan ke dalam sistem yang baru. Langkah ini diperlukan hanya
ketika suatu sistem basis data baru sedang menggantikan sistem yang
lama. Sekarang, DBMS yang memiliki kegunaan yang dapat mengisi file
yang ada ke dalam sistem yang baru telah dianggap umum, kegunaan
yang ada umumnya memerlukan spesifikasi sumber file dan target basis
data yang baru. Ketika conversion dan loading dibutuhkan, prosesnya
harus direncanakan untuk memastikan kelancaran transaksi untuk
keseluruhan operasi.
55
2.1.10.10 Testing
Menurut Connolly dan Begg (2002, p293), testing adalah suatu
proses melaksanakan program aplikasi dengan tujuan menemukan
kesalahan. Sebelum diterapkan dalam suatu sistem, basis data harus
dilakukan testing terlebih dahulu. Hal ini dicapai dengan penggunaan
secara hati-hati untuk merencanakan suatu test dan data yang realistis
sedemikian sehingga keseluruhan proses pengujian sesuai dengan metode
dan dilaksanakan sesuai aturan yang ada.
2.1.10.11 Operation Maintenance
Menurut Connolly dan Begg (2002, pp293-294), operational
maintenance adalah proses memantau dan memelihara sistem setelah di-
install. Pada tahapan sebelumnya, basis data benar-benar diuji dan
diimplementasikan. Sekarang sistem beralih ke tahapan pemeliharaan.
Yang termasuk aktifitas dari tahapan ini adalah sebagai berikut:
1. Memantau kinerja dari sistem. Jika kinerjanya menurun dibawah
level yang dapat diterima, mungkin basis data perlu diorganisasi,
2. Pemeliharaan dan upgrade aplikasi basis data-nya (jika diperlukan).
Ketika basis data sepenunya bekerja, pemantauan harus
memastikan kinerjanya dapat berada dalam tingkat yang diterima. Sebuah
DBMS biasanya menyediakan berbagai kegunaan (utilities) untuk
membantu administrasi basis data termasuk kegunaan untuk mengisi data
ke dalam basis data dan untuk memantau sistem. Kegunaan ini
memperbolehkan sistem pemantauan untuk memberikan informasi seperti
56
tentang pemakaian basis data dan strategi eksekusi query. Database
administrasi dapat menggunakan informasi ini untuk memperbaiki sistem
agar dapat memberikan kinerja yang lebih baik.
2.1.11 Diagram Aliran Data (DAD)
Menurut Mulyadi (2001, p66), bagan alir dokumen (Document
Flowchart) adalah bagan yang menggambarkan aliran dokumen dalam suatu
sistem informasi.
Berikut adalah simbol-simbol yang digunakan dengan maknanya masing-
masing (Mulyadi,2001,p60-63).
Tabel 2.1 Simbol yang digunakan dalam Diagram Aliran Dokumen
Simbol Keterangan
Simbol ini dinamakan dokumen. Simbol ini
digunakan untuk menggambarkan semua jenis
dokumen yang merupakan formulir yang
digunakan untuk merekan data terjadinya suatu
transaksi. Nama dokumen dicantumkan di
tengah simbol.
Simbol ini mewakili dokumen asli dan
tembusannya. Nomor lembar dokumen
diletakkan di sudut kanan atas.
57
Simbol Keterangan
2Surat Jalan
Surat Retur
Simbol berbagai dokumen ini untuk
menggambarkan berbagai jenis dokumen yang
digabungkan bersama dalam satu paket. Nama
dokumen dicantumkan di dalam masing-masing
simbol dan nomor.
Lembar dokumen dicantumkan di sudut kanan
atas simbol dokumen yang bersangkutan.
Penghubung di halaman yang berbeda. Jika
diperlukan lebih dari satu halaman, simbol harus
digunakan untuk menunjukkan kemana dan
bagaimana bagan alir terkait satu dengan
lainnya. Nomor yang tercantum dalam simbol
penghubung menunjukkan bagaimana bagan alir
yang tercantum pada halaman tertentu terkait
dengan bagan alir yang tercantum pada bagian
yang lain
Simbol kegiatan manual digunakan untuk
menggambarkan kegiatan manual misalnya
untuk membuat Purchase Order (PO).
Simbol arsip sementara digunakan untuk
menunjukkan tempat penyimpanan dokumen
seperti lemari arsip dan kotak arsip. Ada dua tipe
arsip yaitu arsip sementara dan arsip permanen.
Arsip sementara adalah tempat penyimpanan
dokumen yang dokumennya akan diambil
kembali di masa yang akan datang untuk
58
Simbol Keterangan
keperluan pengolahan lebih lanjut terhadap
dokumen tersebut. Urutan pengarsipan dokumen
tersebut adalah sebagai berikut :
A = menurut abjad
N = menurut nomor urut
T = kronologis menurut tanggal
Simbol mulai atau berakhir (terminal). Simbol
ini menggambarkan awal dan akhir suatu sistem.
Simbol garis alir (flowline). Simbol ini
digunakan untuk arah proses pengolahan data.
Simbol ini tidak digambarkan jika arus dokumen
mengalir ke bawah atau ke kanan. Jika mengalir
ke atas atau ke kiri maka anak panah perlu
dicantumkan
2.1.12 State Transition Diagram (STD)
2.1.12.1 Pengertian STD
Menurut Whitten (2004, p636), State Transition Diagram adalah
alat yang digunakan untuk menggambarkan urutan dan variasi screen
yang dapat terjadi selama satu sesi pengguna.
Menurut Marakas (2006, p135), STD adalah sebuah diagram yang
memodelkan bagaimana dua atau lebih proses saling berhubungan satu
sama lainnya dalam suatu cakupan waktu.
59
STD digunakan untuk menggambarkan urutan dan variasi screen
yang dapat muncul ketika pengguna sistem mengunjungi terminal.
Masing-masing screen dianalogikan sebagai sebuah kota. Tidak semua
jalan melewati seluruh kota. Bujur sangkar digunakan untuk
menggambarkan aliran kontrol dan menggerakkan kejadian yang akan
menyebabkan screen menjadi aktif atau menerima fokus. Bujur sangkar
tersebut hanya menggambarkan apa yang akan muncul selama dialogue.
Arah anak panah menunjukkan urutan munculnya screen-screen tersebut.
Sebuah anak panah yang terpisah, masing-masing memiliki nama,
digambarkan untuk setiap arah karena tindakan yang berbeda akan
menggerakkan aliran kontrol dari dan aliran kontrol ke screen yang ada.
2.1.12.2 Manfaat STD
Menurut Marakas (2006, p135), Manfaat dari STD adalah
mengilustrasikan beragam status yang dapat dimiliki oleh sebuah
komponen sistem dalam hubungannya dengan kejadian-kejadian atau
kondisi-kondisi yang menyebabkan sebuah perubahan dari status yang
satu dengan yang lainnya.
2.1.12.3 Komponen STD
Notasi yang paling penting dari STD adalah :
1. State
60
Merupakan kumpulan keadaan atau atribut-atribut yang
mencirikan benda atau orang pada waktu, keadaan dan kondisi
tertentu.
Notasi State
Gambar 2.3 Bentuk State
2. Transition (Perubahan) State
Perubahan state ditandakan dengan tanda panah.
Transition (transisi) atau Event
Gambar 2.4 Bentuk Transition atau Event
3. Current State (status sekarang) : status dimana sistem sedang
berada saat ini.
4. Final State (status akhir) : status dimana terjadi saat dipicu oleh
sebuah kejadian.
2.2 Teori - Teori Khusus
Teori yang berhubungan dengan topik yang dibahas dalam skripsi ini terdiri
dari :
2.2.1 Pengertian Administrasi
Dalam pengertian sempit, sebagai yang dikemukakan oleh
Soewarno Handayaningrat (1996, p2), dalam bukunya “Pengantar Studi
Ilmu Administrasi dan Manajemen”, administrasi adalah suatu kegiatan
61
yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik
mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.
Berdasarkan hal tersebut diatas, administrasi ialah proses
penyelenggaraan kerja yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan. Administrasi, baik dalam pengertian luas
maupun sempit di dalam penyelenggaraannya diwujudkan melalui fungsi-
fungsi manajemen, yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian,
pelaksanaan, dan pengawasan.
2.2.2 Pengertian Akademis
Kegiatan akademis adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk
mengatur segala aktivitas yang berhubungan dengan proses belajar
mengajar yang dilakukan oleh sebuah institusi pendidikan. Kegiatan ini
dapat berupa penjadwalan mata pelajaran untuk setiap kelas, absensi siswa
di kelas setiap harinya, melakukan penilaian pada para siswa yang dapat
dilakukan melalui perhitungan nilai-nilai tugas, ulangan harian, dan
ulangan umum, serta pembagian nilai rapor untuk setiap pertengahan
semester dan akhir semester.
2.2.3 Pengertian Penjadwalan
Penjadwalan adalah suatu kegiatan administrasi utama pada
sebagian besar institusi. Kegiatan operasional institusi akan berlangsung
sepenuhnya pada jadwal yang dibuat.
62
Berdasarkan definisi diatas, penjadwalan adalah pengalokasian
sumber daya pada objek-objek yang ada pada ruang waktu dan bergantung
pada kendala dan sedemikian sehingga sedapat mungkin memenuhi
kondisi-kondisi tertentu. Dalam proses penjadwalan, sumber daya yang ada
harus dialokasikan secara optimal, efektif dan efesien, serta sedapat
mungkin memenuhi kebutuhan yang ada namun biaya yang dikeluarkan
harus pantas.
2.2.4 Pengertian Absensi
Absensi atau ketidakhadiran adalah kegagalan untuk melapor pada
waktu kerja. Dengan kata lain, absensi merupakan kegagalan seorang
karyawan untuk hadir di tempat kerja pada hari kerja. Absensi berbeda
dengan terlambat (lateness) atau lamban (tardiness) yang menunjukan
kegagalan untuk dating tepat waktu. Cara menghitung ketidakhadiran
dengan membagi time loss, yaitu jumlah hari-hari yang hilang dengan
frekuensi, yaitu jumlah kehadiran selama satu periode. Absensi mempunyai
hubungan prestasi kerja, dimana ketidakhadiran dapat mengakibatkan
rendahnya prestasi kerja juga dipengaruhi oleh kerumitan pekerjaan bagi
karyawan yang memiliki kemampuan rendah, sehingga ketidakhadiran
dapat mengakibatkan menurunnya prestasi kerja dibandingkan dengan
karyawan yang memiliki kemampuan lebih tinggi.
Absensi dapat diklarifikasikan dalam empat kategori:
a. Absensi yang disebabkan penyakit (sakit).
63
b.Absensi karena suatu sebab yang membutuhkan kesepakatan
dengan keluarga, seperti anak sakit.
c. Absensi tanpa alasan.
Dari segi pendidikan, daftar hadir memiliki arti yang tak kalah
pentingnya, baik untuk pembinaan suatu pendidikan secara professional
maupun dalam memelihara tata tertib atau disiplin secara kontinyu. Data
absensi digunakan sebagai salah satu pertimbangan dalam kenaikan kelas.
2.2.5 Pengertian Penilaian Mata Pelajaran Siswa
Belajar dan mengajar sebagai suatu proses mengandung tiga unsur
yang dapat dibedakan, yakni tujuan pengajaran (instruksional), pengalaman
(proses) belajar mengajar, dan hasil belajar. Tujuan instruksional pada
hakikatnya adalah perubahan tingkah laku yang diinginkan pada diri siswa.
Penilaian diartikan sebagai proses menentukan nilai dari suatu
objek. Untuk dapat menentukan suatu nilai dari objek diperlukan ukuran
atau kriteria.
Penilaian hasil belajar adalah proses pemberian nilai terhadap hasil-
hasil belajar yang dicapai siswa dengan materi-materi tertentu.
Hal ini mengisyaratkan bahwa objek yang dinilai adalah hasil
belajar siswa. Dalam penilaian hasil belajar, peranan tujuan instruksional
yang berisi rumusan kemampuan dan tingkah laku yang diinginkan
dikuasai siswa menjadi unsur penting sebagai dasar dan acuan penilaian.
Penilaian proses belajar adalah upaya memberi nilai terhadap belajar
64
mengajar yang dilakukan oleh siswa oleh guru dalam mencapai tujuan-
tujuan pengajaran.
Dalam penilaian dapat dilihat sejauh mana keefektifan dan efisiensi
dalam proses belajar mengajar.
2.2.6 Pengertian Pembelian
Menurut Render (2001, p414), pembelian adalah perolehan barang
dan jasa. Secara umum definisi pembelian adalah suatu usaha pengadaan
barang atau jasa dengan tujuan yang akan digunakan sendiri, untuk
kepentingan proses produksi maupun untuk dijual kembali.
Menurut Mulyadi (1997, p229), pembelian merupakan salah satu
kegiatan dari aktivitas bisnis yang meliputi penyediaan barang dari
supplier dan juga bagaiman pembayaran akan dilakukan kepada pihak
supplier. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua yaitu :
pembelian lokal dan pembelian impor. Pembelian lokal adalah pembelian
dari pemasok dalam negeri, sedangkan impor adalah pembelian dari
pemasok luar negeri.