BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TRƯỜNG ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG CÁN BỘ, CÔNG CHỨC

LAO ĐỘNG - XÃ HỘI ---------------------------

Chủ biên: TS. Nguyễn Thị Vân

TÀI LIỆU ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG NGÀNH LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

Hà Nội, tháng12 năm 2015

ii

TÀI LIỆU

ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG NGÀNH LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

(Ban hành kèm theo Quyết định số 1905 QĐ/LĐTBXH ngày 28 tháng 12 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội)

Chỉ đạo chung: TS. Phạm Trường Giang Nhóm tác giả tham gia biên soạn

TS. Nguyễn Thị Vân (chủ biên) TS. Nguyễn Hải Hữu TS. Nguyễn Hữu Chí TS. Nguyễn Khắc Hùng TS. Nguyễn Tiến Dũng Ths. Nguyễn Thị Ngọc Thanh Ths. Vũ Khắc Sơn

Nhóm hỗ trợ kỹ thuật

Ths. Hán Đình Hòe Ths. Phạm Thị Hương Ths. Trần Thị Mai Phương Ths. Vũ Thị Hải Hòa CN. Đỗ Đức Hiến CV. Đỗ Thị Kim Huế CN. Nguyễn Hữu Nội CN. Nguyễn Thị Cẩm Vân CN. Nguyễn Thị Thùy Trang CN. Phạm Thị Thu Hằng

iii

LỜI NÓI ĐẦU

Nghị quyết Trung ương 3 (Khóa VIII) về Chiến lược cán bộ thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước đã đặt ra nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, trong đó nêu rõ: "Đặc biệt chú trọng phát hiện đào tạo, bồi dưỡng nhân tài, tạo nguồn cán bộ lãnh đạo và quản lý các cấp từ trung ương tới cơ sở". Nghị quyết Đại hội XI tiếp tục khẳng định: “…đổi mới mạnh mẽ, đồng bộ công tác cán bộ. Thực hiện tốt Chiến lược cán bộ thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa”. Với mỗi tổ chức, tập thể, dù lớn hay nhỏ, người lãnh đạo là người giữ linh hồn, truyền cảm hứng và dẫn dắt tổ chức đi lên. Tổng thống thứ 34 của nước Mỹ Dwight D.Eisenhower đã từng nói: "Lãnh đạo là nghệ thuật của cá nhân ảnh hưởng tới tính tự giác hoàn tất công việc của những người khác nhằm đạt mục tiêu chung". Và như với nhiều môn nghệ thuật khác, chỉ một số ít người có tố chất bẩm sinh để làm lãnh đạo, còn phần lớn những người lãnh đạo, quản lý đều phải trải qua một quá trình học hỏi, rèn luyện và nỗ lực hết mình để tích lũy những kỹ năng và kiến thức vững chắc cho vai trò lãnh đạo của mình. Với cái nhìn của khoa học quản lý hiện đại, lãnh đạo không đơn thuần chỉ là một chức vụ mà là một môn khoa học.

Nhằm trang bị cho các cán bộ lãnh đạo cấp phòng và quy hoạch lãnh đạo cấp phòng ngành Lao động - Thương binh và Xã hội các kiến thức, kỹ năng cần thiết để thực hiện tốt vai trò, nhiệm vụ của mình, Trường Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức lao động - xã hội xây dựng Tài liệu đào tạo, bồi dưỡng lãnh đạo cấp phòng ngành Lao động - Thương binh và Xã hội. Căn cứ vào Chương trình đào tạo, bồi dưỡng lãnh đạo cấp phòng ban hành kèm theo quyết định số 1245/Đ-BNV ngày 29/11/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, cuốn Tài liệu đào tạo, bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng lãnh đạo quản lý cấp phòng ngành Lao động - Thương binh và Xã hội đã được xây dựng dựa trên cơ sở: i) Cập nhật các kiến thức, kỹ năng mới nhất dành cho lãnh đạo quản lý khu vực hành chính công; ii) Cập nhật các nội dung, văn bản, và tình hình thực tế của ngành Lao động - Thương binh và Xã hội; iii) Các nội dung chuyên đề kiến thức và kỹ năng được biên soạn theo hướng thực học - thực nghiệp. Theo đó, tài liệu bước đầu sẽ cung cấp kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm thực tế trong việc quản lý cho cán bộ lãnh đạo, quản lý cấp phòng và quy hoạch cấp phòng của ngành Lao động - Thương binh và Xã hội. Tài liệu được biên soạn bởi tập thể các tác giả có am hiểu sâu về ngành Lao động - Thương binh và Xã hội, có nhiều kinh nghiệm thực tế về lĩnh vực đào tạo theo hướng thực học - thực nghiệp và tâm huyết với việc đào tạo một đội ngũ lãnh đạo, quản lý cấp phòng tinh nhuệ nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của Ngành. Cụ thể, tài liệu do TS. Nguyễn Thị Vân chủ biên và các tác giả chịu trách nhiệm chính trong việc biên soạn các chuyên đề gồm:

Chuyên đề 1, 3, 4, 5 và 6 do TS. Nguyễn Khắc Hùng và Ths.Nguyễn Tiến Dũng biên soạn Chuyên đề 2 do TS. Nguyễn Hữu Chí và TS.Bùi Xuân Phái biên soạn Chuyên đề 7 và 10 do TS. Nguyễn Thị Vân và Ths. Nguyễn Thị Ngọc Thanh biên soạn Chuyên đề 8 và 9 do TS. Nguyễn Hải Hữu biên soạn.

iv

Đây là cuốn tài liệu đầu tiên về kỹ năng lãnh đạo quản lý cho cán bộ cấp phòng ngành Lao động - Thương binh và Xã hội. Quá trình biên soạn tài liệu, vì vậy khó có thể tránh khỏi những thiếu sót. Trường Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức lao động - xã hội và tập thể ban biên soạn rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các nhà khoa học, các chuyên gia, các nhà quản lý và quý độc giả để có thể hoàn thiện hơn cuốn tài liệu này, nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực lãnh đạo cấp phòng cho các đơn vị thuộc ngành Lao động - Thương binh và Xã hội từ trung ương tới địa phương.

Mọi ý kiến góp ý xin gửi về: Trường Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức lao động - xã hội Địa chỉ:Tầng 17, Nhà làm việc liên cơ quan Bộ Lao động - Thương binh

và Xã hội, lô D25, ngõ 8b, Tôn Thất Thuyết, phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy, Hà Nội.

Điện thoại: (+84-4) 3556 5067 Fax: (+84-4) 3556 6683 Email: ilsat@molisa.gov.vn

TRƯỜNG ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG CÁN BỘ, CÔNG CHỨC

LAO ĐỘNG - XÃ HỘI

v

MỤC LỤC Trang

Phần I: Kiến thức, kỹ năng quản lý và lãnh đạo chung của cấp phòng .............................. 1

Chuyên đề 1: Lãnh đạo cấp phòng và vận dụng kiến thức, kỹ năng của lãnh đạo cấp phòng ... 1

Chuyên đề 2: Kỹ năng cập nhật và áp dụng pháp luật trong công tác ...................................... 15

Chuyên đề 3: Kiến thức, khả năng quản lý và lãnh đạo của cấp phòng ................................... 29

Chuyên đề 4: Kỹ năng lập và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác của lãnh đạo cấp phòng .. 61

Chuyên đề 5: Kỹ năng tham mưu của lãnh đạo cấp phòng ...................................................... 94

Chuyên đề 6: Kỹ năng quản lý và phát triển nhân sự của lãnh đạo cấp phòng ...................... 112

Chuyên đề 7: Chuyên đề báo cáo: thực tiễn tại đơn vị về quản lý, lãnh đạo của cấp phòng và

kinh nghiệm quốc tế........................................................................................ 143

Phần II: Kiến thức và kỹ năng quản lý trong lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội . 145

Chuyên đề 8: Quản lý cung ứng dịch vụ công về lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội ... 145

Chuyên đề 9: Phân cấp quản lý cung ứng dịch vụ công trong lĩnh vực LĐTBXH ................ 169

Chuyên đề 10: Chuyên đề báo cáo thực tiễn công tác xã hội hóa trong lĩnh vực lao động -

thương binh và xã hội những năm qua và bài học kinh nghiệm ..................... 197

Phần III : Đi thực tế, tổng hợp, ôn tập và viết đề án/thu hoạch ....................................... 198

Mục 1: Yêu cầu, hướng dẫn đi thực tế ................................................................................... 199

Mục 2: Yêu cầu, hướng dẫn viết đề án/thu hoạch cuối khóa.................................................. 200

1

Phần I KIẾN THỨC, KỸ NĂNG QUẢN LÝ

VÀ LÃNH ĐẠO CHUNG CỦA CẤP PHÒNG

Chuyên đề 1 LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG VÀ VẬN DỤNG

KIẾN THỨC, KỸ NĂNG CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG

I. CẤP PHÒNG TRONG HỆ THỐNG BỘ MÁY QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC HIỆN NAY

1. Vị trí của cấp phòng Trong bộ máy quản lý Nhà nước, phòng là tổ chức chuyên môn, kỹ thuật,

nghiệp vụ của một cơ quan, đơn vị. Chức năng chung của cấp phòng là chuyển tải và tổ chức thực hiện các quyết định của cấp trên trực tiếp và phản ánh những yêu cầu, nguyện vọng, đề xuất của công chức đơn vị với lãnh đạo cấp trên. Trong quan hệ với các chủ trương chính sách của Nhà nước, phòng là một cấp có chức năng: (1) Tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo; và (2) Chỉ đạo triển khai thực hiện chủ trương, chính sách, các quyết định quản lý của cấp trên. Vì vậy, nội dung công việc của phòng thường liên quan đến các lĩnh vực có tính chuyên môn, kỹ thuật và nghiệp vụ.

Cấp trên trực tiếp của phòng ở Trung ương là Cục, Vụ và các đơn vị tương đương tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ (sau đây gọi chung là cấp Bộ).

Cấp trên trực tiếp của phòng ở địa phương là Sở, Ban, UBND cấp huyện của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là cấp tỉnh).

Sơ đồ 1.1: Vị trí của cấp phòng trong hệ thống quản lý nhà nước về lao động, thương binh và xã hội

Cấp phòng trong cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội

bao gồm:

CỤC, VỤ thuộc Bộ Lao động - Thương binh và Xã

hội, Tổng cục Dạy nghề SỞ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH

VÀ XÃ HỘI

PHÒNGPHÒNG Và tương

đương

UBND CẤP HUYỆN

PHÒNG LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ

XÃ HỘI

2

- Cấp phòng trong cơ cấu tổ chức của các Vụ, Cục thuộc Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội;

- Cấp phòng trong cơ cấu tổ chức của các Cục, Vụ, thuộc Tổng Cục dạy nghề. Ở địa phương, cấp phòng trong cơ cấu tổ chức Ngành Lao động - Thương binh

và Xã hội gồm: Các Phòng thuộc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội thuộc UBND cấp huyện.

Sơ đồ 1.2: Cấp phòng trong Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội

Cần chú ý rằng, mặc dầu cùng là cấp phòng nhưng ở địa phương cấp phòng trên thực tế có vị thế khác với cấp phòng thuộc bộ máy quản lý trung ương. Đó là vì trong hệ thống bộ máy quản lý nhà nước nói chung, về mặt chuyên môn, cấp trên trực tiếp của cấp phòng ở địa phương có vị thế thấp hơn cấp trên trực tiếp của phòng thuộc cơ quan trung ương.

2. Nhiệm vụ của cấp phòng trong lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội Nhìn chung, cấp phòng thường có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây: 2.1. Dự thảo các dự án, đề án và các văn bản: Theo nhiệm vụ chuyên môn của

mình và theo sự phân công của cấp trên trực tiếp, phòng có trách nhiệm dự thảo các dự án, đề án, các văn bản pháp luật liên quan đến phạm vi quản lý của cơ quan, đơn vị để cấp trên xem xét, trình lên các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH và XÃ HỘI

CÁC CỤC, VỤ

Phòng

TỔNG CỤC DẠY NGHỀ

CÁC CỤC, VỤ

Phòng

3

Sơ đồ 1.3: Nhiệm vụ của cấp phòng thuộc Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội

Nhiệm vụ đầu tiên này có ý nghĩa rất quan trọng. Nó thể hiện chức năng tham

mưu chuyên môn của cấp phòng rất rõ rệt, dù đó là ở trung ương hay ở địa phương. 2.2. Xây dựng, trình thủ trưởng cơ quan ban hành văn bản hướng dẫn thực

hiện công tác chuyên môn theo quy định của pháp luật. 2.3. Xây dựng, trình thủ trưởng cơ quan ban hành các quyết định, chỉ thị, quy

hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm thuộc lĩnh vực quản lý của phòng. 2.4. Tổ chức thực hiện công tác chuyên môn của phòng: Đôn đốc, hướng dẫn,

kiểm tra tình hình thực hiện lĩnh vực công tác do phòng quản lý. Nếu là phòng thuộc cơ quan trung ương thì phạm vi tổ chức công tác chuyên môn có thể diễn ra trên địa bàn cả nước, nhiều khi mang tính liên ngành. Nhiệm vụ tác nghiệp thường gặp nhiều ở các phòng thuộc cục, trong khi đó, các phòng thuộc vụ thì nhiệm vụ tham mưu là chủ yếu.

2.5. Trực tiếp quản lý con người, cơ sở vật chất, tài chính được giao của phòng. 2.6. Thực hiện các nhiệm vụ khác được giao theo sự phân công của lãnh đạo

cơ quan, đơn vị. Nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội

thuộc UBND cấp huyện được quy định tại Thông tư 37/2015/TTLT-BNV-BLĐTBXH, bao gồm:

- Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.

- Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về lĩnh vực lao động, người có công và xã hội được giao; theo dõi thi hành pháp luật.

- Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước đối với tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân, các hội và tổ chức phi chính phủ hoạt động trên địa bàn thuộc lĩnh vực lao động, người có công và xã hội.

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định đối với các cơ sở bảo trợ xã hội, nhà xã hội, cơ sở dạy nghề, tổ chức dịch vụ việc làm, cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ

PHÒNG Xây dựng và

hoàn thành dự thảo văn bản

Cục, Vụ thuộc Bộ hay Tổng Cục

Trình

Trình lãnh đạo Bộ phê duyệt theo thẩm

quyền hoặc tiếp tục trình Chính phủ

4

sở cai nghiện tự nguyện, cơ sở quản lý sau cai nghiện, cơ sở hỗ trợ nạn nhân, cơ sở trợ giúp trẻ em trên địa bàn huyện theo phân cấp, ủy quyền.

- Hướng dẫn và tổ chức thực hiện quản lý các công trình ghi công liệt sĩ. - Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về lĩnh vực lao động, người có công và

xã hội đối với cán bộ, công chức ở xã, phường, thị trấn. - Phối hợp với các ngành, đoàn thể xây dựng phong trào toàn dân chăm sóc,

giúp đỡ người có công với cách mạng và các đối tượng chính sách xã hội. - Theo dõi, kiểm tra các tổ chức, cá nhân trong việc thực hiện các quy định

của pháp luật về lĩnh vực lao động, người có công và xã hội; giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng, lãng phí theo quy định của pháp luật và phân công của Ủy ban nhân dân cấp huyện.

- Ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về lĩnh vực lao động, người có công và xã hội trên địa bàn.

- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định của Ủy ban nhân dân cấp huyện và Sở Lao động - Thương binh và Xã hội.

- Quản lý vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức, thực hiện chế độ tiền lương, chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với công chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của Phòng theo quy định của pháp luật và phân công của Ủy ban nhân dân cấp huyện.

- Quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản của Phòng theo quy định của pháp luật và theo phân công của Ủy ban nhân dân cấp huyện.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân cấp huyện giao hoặc theo quy định của pháp luật.

Tóm lại, có thể nói phòng Lao động -Thương binh và Xã hộitheo hệ thống tổ chức của cơ quan nhà nước ta hiện nay là một đơn vị chuyên môn có quyền hạn xác định và là một chủ thể biến đổi. Lãnh đạo một tổ chức có các tính chất như vậy muốn có hiệu quả tất nhiên phải có những kỹ năng cần thiết.

II. VẬN DỤNG KIẾN THỨC, KỸ NĂNG TRONG QUÁ TRÌNH LÃNH ĐẠO PHÒNG

1. Lãnh đạo cấp phòng với việc điều hành hoạt động của phòng Về bản chất, lãnh đạo cấp phòng là người dẫn đầu nhóm làm việc, với tính

chất công việc là quản lý để thực hiện mục tiêu do cấp trên giao.

1.1. Xác định rõ mục tiêu của phòng Việc này thường ít được quan tâm, nhưng trên thực tế lại là điều quan trọng

nhất. Có nhiều người quản lý phòng, nhất là ở các cơ quan trung ương, nhưng không biết phải làm gì để định hướng cho các phòng hoạt động, thậm chí cũng không nắm được hướng hoạt động chính của các phòng trong phạm vi mình quản lý là gì. Thông thường thì hướng đi của phòng do chính lãnh đạo cấp phòng đó vạch ra. Nhưng trong

5

trường hợp lãnh đạo cấp phòng bế tắc, gặp khó khăn trong hoạt động do nhiều lý do chủ quan và khách quan khác nhau, thì quản lý cấp cao hơn, tức là người lãnh đạo trực tiếp đối với phòng, như Cục trưởng, Vụ trưởng,… (ở Trung ương); Giám đốc Sở, Ban cấp tỉnh và Chủ tịch UBND huyện phải là người giúp các lãnh đạo cấp phòng xác định rõ mục tiêu hoạt động. Chú ý rằng, hầu hết những trường hợp làm việc không hiệu quả của các lãnh đạo cấp phòng đều có nguyên nhân chính là do không có hướng đi cụ thể cho phòng mình. Trong khi đó, lãnh đạo trực tiếp của họ cũng không có sự giúp đỡ cần thiết nào để phòng tìm ra hướng hoạt động thiết thực.

1.2. Xác định rõ tiêu chí hoạt động của phòng Quản lý cấp trên trực tiếp cũng cần phải định nghĩa thế nào là phòng hoạt động

"thành công" khi đã có mục tiêu được xác định. Tiêu chí nào có thể dựa vào đó mà xem xét hiệu quả hoạt động của một phòng? Chẳng hạn, có thể là đạt 80% kế hoạch hay hoàn thành xuất sắc một công việc quan trọng nào đó trong mục tiêu chính, còn các mục tiêu còn lại chỉ cần đạt kết quả như năm trước? Hay tất cả các mục tiêu đều phải hoàn thành 100%? Tất cả phải được nêu rõ và trao đổi giữa lãnh đạo cơ quan quản lý và lãnh đạo cấp phòng trực thuộc. Xác định rõ tiêu chí hoạt động "thành công" không chỉ khích lệ lãnh đạo cấp phòng phấn đấu tổ chức công việc được giao của phòng mà còn là định hướng để công chức trong phòng phấn đấu.

1.3. Xác định rõ quan điểm đánh giá của cấp trên đối với lãnh đạo cấp phòng Người lãnh đạo cấp trên, muốn khích lệ các lãnh đạo cấp phòng làm việc tốt

thì điều quan trọng là phải thống nhất quan điểm đánh giá của mình. Có nhiều cách đánh giá đối với cấp dưới nói chung, đánh giá lãnh đạo cấp phòng nói riêng, nhưng vấn đề là quan điểm đánh giá đã rõ ràng và phù hợp chưa? Đánh giá theo chức năng tham mưu hay theo chức năng tác nghiệp? Đánh giá thông qua mục tiêu của phòng được hoàn thành đến đâu hay đánh giá dựa vào năng lực của lãnh đạo cấp phòng khi thực hiện các mục tiêu đặc biệt, hoặc kết hợp tất cả các tiêu chí,... Tối kỵ là đánh giá theo cảm tính, theo cảm tình cá nhân vì như thế sẽ làm thui chột động lực của lãnh đạo cấp phòng khi điều hành công việc được giao.

1.4. Xây dựng hệ thống khuyến khích thích hợp, tạo điều kiện cho sự thăng tiến của nhân viên trong phòng

Ở rất nhiều nước, hiện nay hình thức bổ nhiệm có thời hạn đang được áp dụng và điều đó đã khích lệ các công chức cấp dưới như lãnh đạo cấp phòng phấn đấu để khẳng định mình. Đó cũng là biện pháp mà chúng ta nên làm. Việc này có tác dụng kích thích rất lớn và tạo động lực làm việc mạnh mẽ cho công chức. Ngoài ra, hệ thống kỷ luật cũng như đánh giá công chức phải gắn chặt chế tài với các hoạt động không hiệu quả. Như thế tình trạng làm việc “vật vờ” có thể sẽ được khắc phục.

1.5. Khích lệ bằng tinh thần đối với chuyên viên của phòng Bên cạnh khuyến khích bằng vật chất đối với các chuyên viên, việc khích lệ

bằng tinh thần là trách nhiệm quan trọng của lãnh đạo cấp phòng trong quản lý nhân viên và hoạt động. Khích lệ thành công là sự kết hợp giữa tính khoa học và nghệ thuật làm việc với con người.

Một số hình thức khích lệ bằng tinh thần thường vận dụng ở cấp phòng bao gồm:

6

a) Biết khen ngợi và động viên kịp thời khi chuyên viên làm việc tích cực và có kết quả. Trong hoạt động quản lý, lời khen ngợi đúng lúc, đúng chỗ là liều thuốc tinh thần đối với đội ngũ chuyên viên trong phòng.

b) Đánh giá khách quan, chính xác và công bằng về tư cách, năng lực và thành tích công tác của chuyên viên trong phòng. Mục đích của việc đánh giá chính xác này nhằm: (1) cho thấy những cải tiến cần có trong phân công, phân nhiệm hay quy trình làm việc trong phòng; (2) chỉ ra được những yêu cầu về tiếp tục đào tạo, bồi dưỡng năng lực làm việc của chuyên viên trong phòng.

c) Quan tâm tới đời sống và gia đình của các thành viên trong phòng, bao gồm thăm hỏi, động viên nhau khi gia đình có việc vui, buồn, chia sẻ tình cảm chân thành với nhau.

Làm tốt các hình thức khích lệ tinh thần nêu trên sẽ tạo được môi trường làm việc đoàn kết, tin cậy và bầu không khí lành mạnh trong phòng. Môi trường làm việc tốt chính là cơ sở để các chuyên viên làm việc tích cực hơn, và gắn trách nhiệm cá nhân với tập thể.

2. Kiến thức chuyên môn và các kiến thức cơ bản cần có của lãnh đạo cấp phòng 2.1. Kiến thức chuyên môn - kỹ thuật Như đã trình bày ở trên, phòng là một đơn vị chuyên môn. Chính vì vậy, để

lãnh đạo phòng tốt không thể không có kiến thức chuyên môn liên quan đến nhiệm vụ quản lý hay tác nghiệp của phòng. Mặc dù vậy, mức độ hiểu biết chuyên môn của lãnh đạo cấp phòng cũng tùy thuộc vào từng loại phòng. Ví dụ lãnh đạo phòng Tổ chức nhân sự ở các cơ quan, đơn vị cần có kiến thức chuyên sâu về quản trị nhân sự như: Tuyển dụng, sử dụng, đào tạo, phát triển, đánh giá… Lãnh đạo phòng Tài vụ cần có sự hiểu biết về tài chính - kế toán, lãnh đạo phòng Lao động - Thương binh và Xã hội một huyện thì phải am hiểu về công tác quản lý ngành này, v.v.

2.2. Kiến thức về khoa học quản lý Tuy nhiên, kiến thức của một lãnh đạo cấp phòng cần thiết phải có sẽ không

chỉ là các chuyên môn nghiệp vụ hay kỹ năng nghề nghiệp mang tính kỹ thuật như vừa nêu trên. Bởi lẽ lãnh đạo cấp phòng còn phải làm công tác quản lý nên nhóm kiến thức thứ hai hết sức quan trọng đối với họ, đó là các hiểu biết về khoa học quản lý mà trước hết là lý thuyết và kỹ năng quản lý. Ví dụ, họ phải có kiến thức về xây dựng kế hoạch chuyên môn và các loại kế hoạch liên quan đến phát triển tổ chức; kiến thức về phương pháp thiết kế và phân công công việc; hiểu biết về lý thuyết và kỹ thuật triển khai các công việc trong thực tế; về công tác kiểm tra, kiểm soát trong hoạt động quản lý; đặc biệt là các phương pháp lãnh đạo thông thường trong quản lý như: Phương pháp tình huống, phương pháp chức năng, phương pháp tiếp cận hệ thống… sẽ rất cần thiết cho các lãnh đạo cấp phòng khi xem xét các vấn đề mà phòng phải giải quyết theo các yêu cầu khác nhau. Ngoài ra, các phương pháp quản lý khác như phương pháp tổ chức, phương pháp vận động thuyết phục, phương pháp hành chính… cũng rất cần thiết cho hoạt động quản lý phòng. Chúng ta có thể xem trên đây là hai nhóm kiến thức cần thiết cho một lãnh đạo cấp phòng và chúng luôn luôn có tác động qua lại với nhau.

Có thể mô tả mối quan hệ nêu trên qua sơ đồ sau đây:

7

Sơ đồ 1.4: Mối quan hệ giữa kiến thức chuyên môn nghiệp vụ và khoa học quản lý

2.3. Các kiến thức cơ bản khác - Loại kiến thức cơ bản trước hết mà lãnh đạo cấp phòng phải có đó là kiến

thức về chính trị, pháp luật, tâm lý, xã hội, đạo đức nghề nghiệp, đạo đức công vụ, bộ máy nhà nước và các thể chế trong hoạt động của nó.

- Tiếp theo là các kiến thức về môi trường hoạt động, về hội nhập, về sự phát triển của khoa học công nghệ, nhất là lĩnh vực liên quan đến chuyên môn của phòng.

Sẽ là một hạn chế rất khó có thể chấp nhận, nếu một lãnh đạo cấp phòng trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như hiện nay mà không có hiểu biết về khoa học thông tin và khả năng ứng dụng của công nghệ thông tin trong thực tế, dù chí ít cũng là để đề xuất các dự án ứng dụng cho ngành mình quản lý.

2.4 Những kỹ năng cơ bản của lãnh đạo cấp phòng - Các kỹ năng tư duy, nhận thức và phân tích bối cảnh; - Các kỹ năng quan hệ, làm việc nhóm và phối hợp công tác; - Các kỹ năng giải quyết vấn đề; - Các kỹ năng gây ảnh hưởng.

3.Phát triển năng lực tư duy và quan hệ con người Vì là người đứng đầu một nhóm người làm việc trong một tổ chức, lãnh đạo

cấp phòng phải có kỹ năng làm việc với con người. Lãnh đạo cấp phòng phải là người có đủ nhạy cảm đối với những nhu cầu và động cơ của những người khác trong tổ chức của mình. Trong quá trình điều hành công việc, lãnh đạo cấp phòng phải luôn tính đến nhận thức và thái độ của những công chức thuộc phòng mình để dễ dàng đồng cảm với họ và tập hợp họ.

3.1. Kỹ năng tư duy, nhận thức Kỹ năng này thể hiện ở khả năng thấy được bức tranh khái quát, nhận ra được

những nhân tố chính trong mỗi hoàn cảnh, bao gồm khả năng bao quát phòng mình như một tổng thể và thừa nhận các bộ phận khác nhau của tổ chức mình luôn phụ

LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG

Kiến thức về khoa học

quản lý

Kiến thức chuyên môn nghiệp vụ

8

thuộc lẫn nhau. Những thay đổi trong một nhóm bất kỳ nào của phòng đều ảnh hưởng đến tất cả các nhóm khác.

Kỹ năng tư duy, nhận thức được tạo bởi những yếu tố cơ bản sau: - Quan sát: Nhận biết một cách khách quan những điều đang diễn ra, hoặc

những sự việc diễn ra giữa các tình huống. - Trí tuệ, tư duy: Nhận dạng, khai thác và sử dụng nhiều ý tưởng, tập quán

khác nhau, tư duy logic và sáng tạo mà không chịu ảnh hưởng thái quá của những thiên vị và định kiến cá nhân; Có khả năng tư duy độc lập trong thực thi nhiệm vụ một cách hiệu quả, đúng theo quy định và sáng tạo để phù hợp với thực tiễn.

- Tầm nhìn: Dự đoán những xu thế và hình dung những tương lai có thể xảy ra và những ý nghĩa của chúng.

- Xây dựng mô hình: Khái quát hóa và xây dựng các mô hình lý thuyết và thực tiễn nhằm mô tả những ý tưởng phức tạp theo những cách thức dễ hiểu và dễ sử dụng.

- Đơn giản hóa dữ liệu: Xem xét, phân tích, tổng hợp và rút ra những kết luận từ các dữ liệu.

Kiến thức chuyên môn, kỹ năng con người và kỹ năng tư duy, nhận thức đều quan trọng tại mỗi cấp quản lý, song tầm quan trọng cũng thay đổi tùy theo những cấp trách nhiệm khác nhau. Khi nhà quản lý phát triển ngày càng cao hơn thì kiến thức chuyên môn có thể gần như không còn quan trọng vì việc chuyên môn đã có các chuyên gia đề xuất phương án giải quyết và nhà quản lý có thể vẫn có khả năng làm việc với hiệu xuất cao nếu như các kỹ năng con người và kỹ năng tư duy, nhận thức phát triển cao.

3.2. Kỹ năng quan hệ con người Kỹ năng quan hệ với những người khác hay kỹ năng con người thể hiện ở khả

năng làm việc với con người, khả năng hợp tác, động viên, tạo môi trường làm việc cho tập thể và là một thành viên tích cực của tập thể.

Kỹ năng con người là khả năng của lãnh đạo phòng trong việc quản lý một cách có hiệu quả với tư cách là một thành viên của phòng. Trong khi kỹ năng chuyên môn đề cập đến khả năng làm việc với "các đồ vật" (các chu trình hay các đối tượng vật chất) thì kỹ năng con người đề cập đến khả năng làm việc với mọi người. Kỹ năng con người phát triển cao là khi lãnh đạo cấp phòng nhận thức được những thái độ và niềm tin của chính mình đối với các cá nhân khác hay đối với các nhóm; anh ta có khả năng thấy được tính hữu ích và những hạn chế của các cảm giác này.

Bằng cách chấp nhận sự tồn tại của những quan điểm, những nhận thức và những niềm tin khác với những quan điểm, nhận thức và niềm tin của mình, kỹ năng con người cho phép lãnh đạo cấp phòng có đủ nhạy cảm đối với những nhu cầu và động cơ của những người khác trong tổ chức, hiểu được những cái mà cấp dưới mong muốn và những việc cấp dưới không muốn làm; tạo cho người dưới quyền cảm thấy tự do trong việc biểu lộ bản thân mà không sợ bị khiển trách hoặc chế nhạo, khuyến khích họ tham gia vào việc lập kế hoạch và tiến hành những công việc có ảnh hưởng trực tiếp đến họ.

9

Khả năng làm việc với những người khác phải trở thành một hoạt động tự nhiên, liên tục, vì rằng nó đòi hỏi tính nhạy cảm không chỉ ở thời điểm ra quyết định mà còn cả trong hành vi ứng xử hàng ngày của cá nhân. Kỹ năng con người không thể là "một thứ đôi khi thỉnh thoảng" mà nó phải được phát triển một cách tự nhiên và vô thức, cũng như phải phù hợp, phô diễn trong những hành vi cá nhân. Nó phải trở thành một bộ phận cấu thành của toàn bộ bản chất (nhân cách) của lãnh đạo cấp phòng.

Làm gì để phát triển kỹ năng làm việc với con người, kỹ năng quản lý? Đó chính là phát triển các yếu tố xúc cảm (EQ) trong mỗi lãnh đạo phòng.

Các cấp chịu trách nhiệm điều hành thấp hơn, kỹ năng kỹ thuật và kỹ năng con người là yêu cầu có tính nguyên tắc. Lên những cấp cao hơn, kỹ năng kỹ thuật trở nên tương đối ít quan trọng hơn, trong khi cần thiết phải có kỹ năng nhận thức tăng lên nhanh chóng. Chính vì vậy, lãnh đạo cấp thấp (cấp phòng) phải rèn chuyên môn thật vững và người có thẩm quyền không nên luân chuyển (nếu cần phải chuyển) họ tới những vị trí mà công việc không phù hợp với chuyên môn mà họ được đào tạo.

4. Kỹ năng triển khai các hoạt động của lãnh đạo cấp phòng 4.1. Lập chương trình kế hoạch cho công việc Để triển khai công việc của phòng, nhiệm vụ quan trọng đầu tiên của lãnh đạo

cấp phòng là phải thiết lập các chương trình kế hoạch công tác cho phòng. Kế hoạch là công cụ quan trọng hướng dẫn người quản lý sử dụng đúng đắn các nguồn lực của phòng nhằm hoàn thành các mục tiêu đề ra. Nó liên quan đến việc thiết lập các mục tiêu phấn đấu chung của công chức, nhân viên trong phòng. Kế hoạch cũng là cơ sở để phòng thiết lập các mối quan hệ cần thiết khi triển khai công việc, làm cơ sở cho công tác kiểm tra về sau. Lập kế hoạch là hướng tới tương lai và hạn chế sự bất định trong hoạt động của phòng. Có nhiều loại kế hoạch mà phòng cần thiết lập và mỗi loại đều có những chức năng cụ thể như kế hoạch ngắn hạn, kế hoạch dài hạn, kế hoạch của lãnh đạo, của nhân viên, kế hoạch các hoạt động chuyên đề, kế hoạch về một công việc cụ thể. Điều cần quan tâm khi thiết lập chương trình, kế hoạch, không phân biệt loại nào, là phải xác định trọng tâm rõ ràng cho mỗi chương trình, kế hoạch và phải giải thích được sự lựa chọn đó một cách có căn cứ. Kế hoạch cần xây dựng theo định hướng kết quả. Trong mỗi bản kế hoạch các mục tiêu đề ra đều phải được giải trình cụ thể; Đồng thời phải thiết lập được sự cân bằng trong quá trình thực hiện chương trình, kế hoạch công việc đã đề ra. Xây dựng kế hoạch tốt thì hoạt động của lãnh đạo cấp phòng sẽ có nhiều thuận lợi trong các nhiệm vụ tiếp theo.

4.2. Thiết kế và phân công công việc Phải gắn với yêu cầu về vị trí việc làm theo tinh thần Nghị định 36/2013/NĐ-

CP của Chính phủ. Đây là quá trình dựa vào mục tiêu đã đề ra theo kế hoạch mà xây dựng các nhiệm vụ cụ thể nhằm thực hiện mục tiêu đó.

Yêu cầu đặt ra cho nhiệm vụ thiết kế công việc: - Công việc được thiết kế phù hợp với mục tiêu hoạt động của phòng và của cơ

quan mà phòng trực thuộc; - Nội dung công việc phải rõ ràng, cụ thể để xác định trách nhiệm và thuận lợi

khi triển khai;

10

- Dự báo được khả năng tác động của công việc đối với sự phát triển chung của tổ chức, và rộng lớn hơn, đối với đời sống xã hội;

- Tạo ra khả năng sáng tạo cho công chức khi giải quyết công việc; - Tạo được khả năng hợp tác giữa các thành viên và với các đơn vị liên quan; - Có khả năng kiểm tra việc thi hành công việc một cách thuận lợi. Như vậy, thiết kế công việc là nhiệm vụ không hề đơn giản đối với bất cứ nhà

quản lý nào, trong đó có các lãnh đạo cấp phòng đang được nói đến ở đây. Nhiệm vụ này nếu không làm tốt thì hiệu quả điều hành hoạt động của phòng chắc chắn sẽ bị ảnh hưởng.

Sau khi công việc được thiết kế một cách phù hợp, lãnh đạo phòng sẽ thực hiện việc phân công cho các công chức đảm nhiệm triển khai cụ thể. Việc phân công có thể căn cứ vào chuyên môn, vào vị trí pháp lý, vào yêu cầu thời gian hoàn thành nhiệm vụ để bố trí nguồn lực cho hợp lý.

4.3. Triển khai công việc: Quá trình này thường bao gồm các bước sau: a) Bước 1: Thực hiện việc phân tích công việc dự định triển khai. Mục tiêu hướng tới của bước này là: - Xác định thuận lợi và khó khăn đối với quá trình hoàn thành công việc; - Xác định cách đánh giá kết quả công việc hợp lý (sẽ đánh giá như thế nào?

Tiêu chuẩn nào?); - Lựa chọn công chức hợp lý và sắp xếp họ vào những vị trí cần thiết khi triển

khai công việc; - Xác định nguồn lực tài chính và các nguồn lực cần thiết khác. - Dự báo trước kết quả công việc để xác định yêu cầu đào tạo, bồi dưỡng công

chức theo yêu cầu công việc. b) Bước 2: Chọn và xây dựng quy trình, thủ tục triển khai. Các nội dung cụ thể ở đây là: - Về chọn và xây dựng quy trình triển khai công việc: + Yêu cầu: Khoa học, hệ thống, có tính thực tế; + Nội dung: * Mô tả các bước giải quyết công việc; * Xác định phương án giải quyết; * Xác định các bước thực hiện cụ thể; * Đề xuất cách kiểm tra cho mỗi bước và cho toàn bộ công việc. - Về thủ tục: + Yêu cầu: Đơn giản, rõ ràng, khoa học, phù hợp với công việc; + Chỉ rõ các loại thủ tục phải thực hiện (quan hệ, giấy tờ, chuyên môn...).

11

Sơ đồ 1.5: Thiết kế và triển khai một công việc của lãnh đạo cấp phòng Nguồn: Trường bồi dưỡng cán bộ tài chính, 2013.

c) Bước 3: Triển khai giải quyết công việc. Trong quá trình triển khai công việc, sự linh hoạt của lãnh đạo cấp phòng là rất

quan trọng. Tính cứng nhắc rất có thể làm hỏng công việc. Tuy nhiên, việc triển khai công việc vẫn phải tuân thủ một số nguyên tắc nhất định. Những nguyên tắc đó là:

- Mệnh lệnh triển khai phải thống nhất, thực tế, được truyền đạt kịp thời và chính xác cho những người thực hiện. Nếu mệnh lệnh điều hành của lãnh đạo cấp phòng được cấp dưới hiểu một cách đầy đủ, chính xác thì chắc chắn chúng sẽ mất ít thời gian để hoàn thành hơn so với các mệnh lệnh chỉ được truyền đạt qua loa, sơ sài;

- Thực hiện sự phối hợp để huy động tiềm lực chung của đơn vị; - Phải bảo đảm sự hài hòa về lợi ích trong khuôn khổ mục tiêu chung; - Thực hiện chế độ uỷ quyền hợp lý; - Tránh vi phạm thẩm quyền do luật định. Để triển khai hiệu quả công việc cần chú ý bảo đảm các điều kiện dưới đây: - Mục tiêu công việc được nhận thức rõ ràng; - Mọi người nhất trí với mục tiêu đề ra; - Mỗi cá nhân tham gia công việc đều có sự nỗ lực cần thiết; - Lãnh đạo cấp phòng chỉ ra được “đường đi nước bước” rõ ràng; - Kiểm soát lộ trình chặt chẽ; - Có sự phối hợp đồng bộ.

Kế hoạch

Thiết kế công việc

Phân công thực hiện

Lựa chọn quy trình, thủ tục

Triển khai cụ thể

Điều chỉnh

Thuận lợi, khó khăn

Cách thức đánh giá

Yêu cầu thực hiện

Các nguồn lực

Dự báo kết quả

12

d) Bước 4: Điều chỉnh mục tiêu công việc. Bước này chỉ diễn ra khi công việc triển khai gặp khó khăn và mục tiêu đặt ra

không có khả năng thực tế để hoàn thành. Sau khi mục tiêu công việc bắt buộc phải điều chỉnh, người lãnh đạo cấp phòng sẽ phải quay lại với nhiệm vụ phân tích công việc và chọn lại quy trình, phân công lại công chức khi cần thiết.

4.4. Kiểm tra hoạt động của phòng Kiểm tra là công việc đo lường và điều chỉnh các hoạt động của phòng để bảo

đảm rằng những hoạt động đó là phù hợp với chương trình kế hoạch đã đề ra. Khi so sánh việc thực hiện các nhiệm vụ với các mục tiêu, chương trình, kế hoạch của phòng, việc kiểm tra sẽ cho phép chỉ ra những tồn tại, những sai lệch cần chấn chỉnh để thực hiệm mục tiêu chung của phòng. V. I. Lê Nin từng nói rằng, không kiểm tra coi như không quản lý. Đây là quá trình theo dõi việc triển khai công việc trong thực tế được thực hiện song song với quá trình triển khai công việc. Mục tiêu chính là làm cho quá trình tổ chức công việc được vận hành đúng hướng.

a) Nguyên tắc của việc kiểm tra - Khách quan; - Kịp thời; - Hướng về việc để kiểm tra; - Hướng tới tương lai; - Trách nhiệm cụ thể. b) Nội dung kiểm tra - Kiểm tra việc sử dụng ngân sách được giao cho công việc; - Kiểm tra việc sử dụng và bố trí nhân lực cho công việc; - Kiểm tra các thiết bị và phương tiện phục vụ cho triển khai công việc; - Kiểm tra quá trình giải quyết công việc theo kế hoạch đã thông qua. Dĩ nhiên là muốn làm tốt nhiệm vụ này lãnh đạo cấp phòng cần có người (bộ

phận) giúp việc, thậm chí có thể thiết lập bộ máy khi cần thiết theo một cơ chế cho phép.

Làm tốt nhiệm vụ kiểm tra là lãnh đạo cấp phòng đã thực hiện tốt một trong những chức năng quan trọng của người điều hành. Đây cũng là thước đo kiểm chứng khả năng điều hành tốt hay không của người lãnh đạo trong thực tế.

III. LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG VỚI VIỆC XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ

1. Khái niệm văn hóa công sở Điều hành tốt sẽ từng bước tạo được văn hóa tốt cho đơn vị mình. Trong hoạt

động của các công sở, các cơ quan và tổ chức nhà nước người ta gọi đây là văn hóa công sở. Có nhiều ý kiến về định nghĩa văn hóa công sở nhưng trong tài liệu này, văn hóa công sở được định nghĩa là: “Văn hoá công sở là một hệ thống giá trị phản ảnh

13

sự đúng đắn, tính nhân bản, nét đẹp được hình thành trong quá trình hoạt động của công sở”.

2. Tầm quan trọng của văn hóa công sở Văn hoá công sở tạo nên niềm tin, thái độ của công chức, công chức làm việc

trong công sở. Nó có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả điều hành công sở và sự phát triển bền vững của công sở. Xây dựng văn hóa phòng tức là xây dựng văn hóa công sở của đơn vị cơ quan nói chung và ở đây vai trò của người lãnh đạo cấp phòng là rất quan trọng.

3. Vai trò của lãnh đạo phòng trong xây dựng và thực hiện văn hóa công sở Muốn xây dựng được một đơn vị có văn hóa riêng của mình người điều hành

phải thấu hiểu các biểu hiện của văn hóa trong đơn vị mình và rộng hơn là trong công sở mà đơn vị mình là một thành viên. Những biểu hiện rất đa dạng và nhiều khi rất cụ thể, gắn liền với các hành vi của từng thành viên trong công sở. Có thể liệt kê một số biểu hiện cụ thể như sau:

- Mức độ tự giác và sự đoàn kết trong công việc; - Năng lực hoàn thành nhiệm vụ của các thành viên và của cả đơn vị; - Cách thức chỉ huy của lãnh đạo cấp phòng; - Phương tiện làm việc; - Hiệu quả công việc đạt được trong thực tế khi thực hiện các mục tiêu chung; - Quy chế làm việc và mức độ tuân thủ quy chế của công chức, nhân viên; - Lề lối làm việc; - Truyền thống của đơn vị; - Thái độ trách nhiệm trước công việc chung; - Mức độ của bầu không khí trong đơn vị; - Các chuẩn mực để đánh giá công việc; - Cách sử dụng tiềm lực của cơ quan, đơn vị; - Cách giải quyết các xung đột nội bộ; - Thái độ, cách ứng xử trong quan hệ với công dân v.v.. Như thế, có thể thấy rằng để xây dựng văn hóa cho đơn vị mình người quản lý

như lãnh đạo cấp phòng cần xử lý nhiều yếu tố khác nhau. Đó là một quá trình đòi hỏi phải kiên trì, có thời gian tương xứng và sự nỗ lực chung của toàn đơn vị. Và tất nhiên, trong quá trình đó người lãnh đạo cấp phòng, hơn ai hết phải say mê với công việc chung và phải rất sáng tạo, gắn bó với tổ chức của mình. Nhà văn Nguyễn Quang Lập đã nói: “Nghề gì cũng vậy, nếu mình không ham thích thì đừng có gắng rán sành ra mỡ”. Quản lý là một nghề, lại càng phải hiểu triết lý đó. Nếu làm được, tức là xây dựng thành công văn hóa của đơn vị thì lợi ích của nó mang lại sẽ rất lớn với một tác dụng lâu bền.

14

CÂU HỎI THẢO LUẬN 1. Trình bày vị trí và vai trò của lãnh đạo cấp phòng nói chung và tại cơ

quan/đơn vị nói riêng trong Ngành Lao động - Thương binh và Xã hội? 2.Phân tích chức năng, nhiệm vụ của bản thân với tư cách là lãnh đạo cấp

phòng thuộc Ngành Lao động - Thương binh và Xã hội? 3.Chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn về vận dụng kiến thức và kỹ năng quản lý và

lãnh đạo tại cấp phòng.

TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Business Egde (2007). Thiết lập và sử dụng quyền lực để quản lý hiệu quả

hơn. Nhà xuất bản Trẻ (sách dịch). 2. Harold Koontz, Cyril O”Donnell, Heinz Weihrich (1993). Những vấn đề

cốt yếu của quản lý. Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật. 3. Hội đồng Anh (1998). Pháp luật và sự quản lý của Nhà nước. Nhà xuất bản

Chính trị Quốc gia. 4. Luật Công chức, công chức năm 2008. 5. Luật Tổ chức Chính phủ năm 2001. 6. Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và UBND năm 2003. 7. Luật Viên chức năm 2010. 8. Nghị định 21/2010/NĐ-CP ngày 08/3/2010 của Chính phủ về quản lý biên

chế công chức. 9. Nghị định 41/2012/NĐ-CP ngày 08/5/2012 của Chính phủ quy định về vị

trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp công lập. 10. Nguyễn Văn Thâm (2003). Tổ chức điều hành hoạt động của các công sở.

Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia. 11. Noriyuki Sasaki (2012). Nhà quản lý tài năng. Nhà xuất bản Tổng hợp TP.

Hồ Chí Minh. 12. Peter F. Drucker và Jim Collins (2010). Năm câu hỏi quan trọng nhất đối

với mọi tổ chức. Nhà xuất bản Trẻ. 13. Tracy B. (2006). Để hiệu quả trong công việc. Tp. Hồ Chí Minh: Nhà xuất

bản Trẻ. 14. Trường bồi dưỡng cán bộ tài chính (2013). Tài liệu đào tạo, bồi dưỡng lãnh

đạo cấp phòng. Hà Nội.

15

Chuyên đề 2 KỸ NĂNG CẬP NHẬT VÀ ÁP DỤNG PHÁP LUẬT

TRONG CÔNG TÁC

I. CẬP NHẬT VÀ ÁP DỤNG PHÁP LUẬT TRONG CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG

1. Mục đích cập nhật và áp dụng pháp luật trong công tác Đời sống xã hội luôn có sự biến động, đặc biệt trong xã hội hiện đại. Pháp luật

ra đời đề điều chỉnh các quan hệ xã hội nên nó cũng luôn phải có sự thích ứng cần thiết để đáp ứng yêu cầu của sự thay đổi đó. Việc cập nhật pháp luật vì vậy cũng phải được tiến hành thường xuyên với các mục đích:

- Thứ nhất, mục đích chung là để các chủ thể cũng như đối tượng điều chỉnh của pháp luật kịp thời nắm bắt các chính sách pháp luật để có sự thích ứng cần thiết, qua đó nhận thức các đồi hỏi của nhà nước, của đời sống xã hội nói chung, đồng thời nâng cao nhận thức về yêu cầu của công tác, làm chuyển biến nhận thức cũng như thái độ đối với việc thực hiện pháp luật;

- Thứ hai, mục đích cụ thể và trực tiếp là để các cán bộ, công chức của ngành có thể áp dụng các quy định mới của pháp luật, đặc biệt những quy định của pháp luật trong lĩnh vực chuyên môn của ngành vào công việc chuyên môn trực tiếp, vừa để ra soát lại các quy định trước để có sự điều chỉnh kịp thời trong lĩnh vực mình. Tùy theo từng chủ thể và đối tượng cần điều chỉnh cụ thể mà việc cập nhật các quy định mới của pháp luật sẽ có những mục tiêu riêng.

2. Xác định một số luật và văn bản pháp luật mới liên quan tới công tác của lãnh đạo cấp phòng

Trong thời gian gần đây, hoạt động xây dựng và ban hành mới các văn bản quy phạm pháp luật diễn ra rất tích cực, trên rất nhiều phương diện, đặc biệt trong đó có thể kể đến sự ra đời của Hiến pháp năm 2013 với rất nhiều thay đổi về tư duy pháp lý, về vai trò của pháp luật, về đòi hỏi việc thực hiện pháp luật trên thực tế gắn với việc đề cao quyền con người và bảo đảm quyền con người. Trong lĩnh vực lao động, chính sách với người có công với cách mạng và xã hội hiện nay, các văn bản pháp luật được ban hành rất phong phú, vừa để sửa đổi, vừa để bỏ sung vừa để hướng dẫn chi tiết các văn bản pháp luật quan trọng mà Quốc hội ban hành. Ví dụ: Bộ luật Lao động (sửa đổi) đã được Quốc hội khoá XIII thông qua ngày 18/6/2012, bắt đầu có hiệu lực từ 1/5/2013. Bộ luật Lao động (sửa đổi) gồm 17 chương, 242 điều, tặng 19 điều so với Bộ luật Lao động hiện hành (223 điều). Bộ luật Lao động (sửa đổi) đã đưa ra những quy định cụ thể hơn và bảo vệ lợi ích cho người lao động nhiều hơn. Ngoài ra còn có các văn bản quan trọng cần được cập nhật để áp dụng chủ yếu (Xem phụ lục 2.1). Các văn bản quy phạm pháp luật chủ yếu được cập nhật bao gồm các loại văn bản: Luật (hoặc nghị quyết) do Quốc hội ban hành, các nghị định do Chính phủ ban hành. Các thông tư của Bộ Lao động, thương binh và xã hội và các Thông tư liên tịch đi kèm với các văn bản trên để hướng dẫn hoặc quy định chi tiết được xác định theo các văn bản nói trên. Hiện nay ở Việt Nam, trong các Luật hoặc Nghị định thường có

16

các quy định chung chưa quy định chi tiết hoặc cách áp dung trưc tiếp, do vậy trong các điều khoản chung đó thường trao cho các chủ thể có thẩm quyền (như Chính phủ, Tòa án nhân dân tối cao… trong phạm vị thẩm quyền có trách nhiệm hướng dẫn hoặc quy định chi tiết…) để tổ chức thực hiện luật hoặc nghị định… Đây chính là gợi ý định hướng để cập nhật các văn bản hướng dẫn kèm theo. Do vậy, trong chuyên đề này chủ yếu định hướng cập nhật văn bản do Quốc hội và Chính phủ ban hành.

Đối với Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội, các văn bản này tập trung ở 3 lĩnh vực là: Công ăn việc làm, chính sách đối với người có công và các vấn đề về an sinh xã hội. Thông thường, các cơ quan quản lý thường tập hợp hóa văn bản theo từng nhóm nội dung này cho thuận lợi trong việc tra cứu hay viện dẫn khi áp dụng trong thực tế.

II. NGUYÊN TẮC, YÊU CẦU KHI CẬP NHẬT VÀ ÁP DỤNG PHÁP LUẬT Nguyên tắc là những tư tưởng hay quan điểm chỉ đạo, xuyên suốt trong tổ

chức, hoạt động của quá trình nào đó nhằm đảm bảo cho quá trình đó diễn ra một cách đồng bộ, thống nhất, hiệu quả để thỏa mãn những yêu cầu nhất định. Nguyên tắc cập nhật và áp dụng pháp luật là các quan điểm, tư tưởng chỉ đạo đối với quá trình các chủ thể pháp luật tiếp cận, tìm hiểu và áp dụng pháp luật vào cuộc sống, đảm bảo cho việc nhận thức, thực hiện và áp dụng pháp luật đúng đắn, thống nhất và có hiệu quả, đáp ứng được yêu cầu của việc điều chỉnh các quan hệ xã hội. Giống như các hoạt động quản lý nhà nước nói chung ở các bộ hay ngành khác, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội cũng phải sử dụng pháp luật để điều hành và quản lý các đối tượng của mình nhưng chỉ trong phạm vi ba lĩnh vực nêu trên. Tùy theo yêu cầu công việc mà các trưởng phòng cấp vụ thuộc Bộ, phòng ở cấp sở và phòng ở cấp huyện lại có những hướng cập nhật khác nhau, trong đó, cấp phòng thuộc vụ thường phải cập nhật văn bản theo một lĩnh vực chuyên môn sâu, trong khi phòng ở các huyên lại phải cập nhật đa lĩnh vực. Tuy nhiên, dù ở oại hình cấp phòng nào thì việc cập nhật văn bản quy phạm pháp luật cũng vẫn phải thuân theo các nguyên tắc chung cơ bản sau:

1.Nguyên tắc cập nhật pháp luật a. Nguyên tắc thường xuyên Cuộc sống không bao giờ dừng lại và điều đó cũng có nghĩa là các quan hệ xã

hội cũng luôn vận động, phát triển. Pháp luật là một yếu tố thuộc kiến trúc thượng tầng và nó chịu sự chi phối của các điều kiện kinh tế - xã hội. Nói cách khác thì pháp luật chịu sự quy định của cơ sở hạ tầng. Nếu pháp luật là công cụ chủ yếu và quan trọng nhất trong việc điều chỉnh quan hệ xã hội hiện đại thì khi các quan hệ xã hội thay đổi thì pháp luật cũng thay đổi theo. Nguyên tắc thường xuyên khi cập nhật và áp dụng pháp luật là quan điểm chỉ đạo đối với các hoạt động này với nội dung là các chủ thể sử dụng và các đối tượng thuộc sự điều chỉnh của pháp luật luôn phải tự đặt mình vào quá trình điều chỉnh của pháp luật, thường trực tiếp nhận pháp luật để thực hiện pháp luật. Điều đó cũng có nghĩa là các chủ thể và đối tượng này cũng luôn phải vận động cùng các quá trình xã hội và sự thay đổi của pháp luật và các chủ thể cũng như đối tượng này sẽ chuyển các quy định pháp luật vào đời sống, chứng tỏ sự hiện diện của pháp luật và sức mạnh của pháp luật trong đời sống xã hội cùng với nhà nước.

17

Đối với các lĩnh vực quản lý nhà nước thuộc Bộ Lao động, Thương binh và xã hội, do có phạm vi điều chỉnh rất rộng lại có nhiều biến động nên việc quán triệt nguyên tắc này cần đươc chú ý.

b. Nguyên tắc kịp thời Nguyên tắc này cùng nguyên tắc thường xuyên giúp cho các chủ thể áp dụng

và đối tượng tiếp nhận và chịu sự điều chỉnh của pháp luật luôn vận động cùng sự vận động của pháp luật cũng như yêu cầu của cuộc sống. Sự biến động của các quá trình kinh tế - xã hội cũng như yếu tố thời đại luôn đặt con người vào các quá trình đó như một yếu tố của chính nó. Pháp luật càng hiện đại thì nó càng trở nên hoàn thiện trên tất cả các phương diện nội dung, hình thức, nguồn, kỹ thuật. Các nguồn luật cung cấp các căn cứ để áp dụng pháp luật cũng luôn được bổ sung. Xã hội càng hiện đại thì các nguồn luật càng trở nên phong phú, đa dạng trên nhiều lĩnh vực. Việc tuân theo nguyên tắc này chính là hoạt động của các chủ thể áp dụng và các đối tượng tiếp nhận pháp luật phải linh hoạt, chủ động trong việc tìm tới các nguồn luật đó. Bản thân pháp luật không tự nó đến với xã hội mà cần có người tiếp nhận và chuyển hóa nó thông qua các hoạt động cụ thể. Nhà cầm quyền nào cũng muốn đưa pháp luật vào cuộc sống càng nhanh càng tốt để áp đặt ý chí của nhà nước, nhà cầm quyền. Từ nhà nước cai trị chuyển dần sang nhà nước quản lý và nhà nước phục vụ, ngày nay nhà nước đã tạo ra cơ sở pháp lý để các chủ thể biết giới hạn hành vi trong các xử sự của mình và qua đó đảm bảo cho các chủ thể được tự do trong phạm vi mình có thể và nghĩa vụ mình phải đáp ứng tương ứng với các quyền đó. Do vậy, những gì pháp luật quy định sẽ làm cho các quyền của con người được thực hiện một cách hiệu quả nhất. Việc nắm bắt kịp thời các quy định của pháp luật vừa là một đòi hỏi vừa là một bảo đảm cho pháp luật được thức hiện đúng, đồng thời cũng mang lại những lợi ích thiết thực cho các chủ thể pháp luật cũng như đối tượng tiếp nhận nó. Sự kịp thời theo yêu cầu của nguyên tắc này không chỉ nằm ở chỗ tiếp nhận các quy định mới mà nó còn được thể hiện ở việc loại trừ những yếu tố đã lỗi thời, hết hiệu lực để tránh việc áp dụng pháp luật không còn phù hợp cả về thực tế và về mặt pháp lý.

Đối tượng quản lý trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội rất phong phú và cũng rất phức tạp, có nhiều biến động nên pháp luật trong lĩnh vực này cũng có nhiều văn bản thường xuyên được ban hành để kịp thời điều chỉnh sự biến động đó. Do vậy, cũng có nhiều văn bản sẽ bị sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế. Việc cập nhật văn bản kịp thời có ý nghĩa quan trọng để đảm bảo các hoạt động quản lý, chỉ đạo và điều hành đáp ứng được đòi hỏi của cuộc sống, tránh được tình trạng bỏ sót các căn cứ pháp lý mới khi viện dẫn để áp dụng.

c.Nguyên tắc đồng bộ Pháp luật là một hệ thống các quy tắc xử sự chung nên nó là một tổng thể có

sự thống nhất. Ưu thế của pháp luật nằm ở chỗ nó có phạm vi tác động rộng nhất, với mọi đối tượng với sự bảo đảm của nhà nước. Điều đó làm cho pháp luật điều chỉnh các quan hệ xã hội một cách trực tiếp và có hiệu quả. Nhưng điều đó chỉ thực sự xảy ra khi các chủ thể sử dụng và các đối tượng tiếp nhận nó ý thức điều này một cách toàn diện, thống nhất. Nguyên tắc này đòi hỏi sự cập nhật pháp luật phải quan tâm đến tất cả các quy định của pháp luật hiện hành. Trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật hiện hành có một quy định nguyên tắc áp dụng văn bản quy phạm pháp luật là nếu xảy ra sự mâu thuẫn giữa các văn bản khi quy định về một vấn đề thì

18

áp dụng văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn và khi các văn bản do cùng một chủ thể ban hành mà có quy định khác nhau thì áp dụng văn bản có hiệu lực mới nhất. Nguyên tắc đồng bộ khi cập nhật và áp dụng pháp luật là quan điểm cụ thể hóa nguyên tắc chung đó. Đối với ĩnh vực quản lý nhà nước mà Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, khối lượng văn bản quy phạm pháp luật là rất lớn, nguy cơ chồng chéo, mâu thuẫn rất dễ xảy ra nên việc quán triệt nguyên tắc này càng trở nên cần thiết. Tuân thủ nguyên tắc này là đòi hỏi bắt buộc đối với các chủ thể áp dụng cũng như đối tượng tiếp nhận, qua đó giúp cho việc thực hiện và áp dụng pháp luật trở nên thống nhất. Nguyên tắc này cũng giúp cho việc rà soát để phát hiện sự chồng chéo, mâu thuẫn giữa các quy định trong pháp luật để loại bỏ chúng và làm cho pháp luật (ít nhất là trong từng lĩnh vực) trở nên thống nhất.

2.Nguyên tắc áp dụng pháp luật a.Nguyên tắc pháp chế Pháp chế là một đòi hỏi của xã hội dân chủ đối với mọi chủ thể pháp luật trong

việc tôn trọng và thực hiện pháp luật hiện hành một cách chính xác, nghiêm chỉnh, đầy đủ và kịp thời, không có ngoại lệ hay biệt lệ vô nguyên tắc.

Nguyên tắc pháp chế có các đòi hỏi của nó là tính tối cao của Hiến pháp phải được tôn trọng, pháp luật phải được nhận thức và thực hiện thống nhất trong phạm vi toàn xã hội, pháp luật hiện hành phải được thực hiện trên thực tế và việc thực hiện, giám sát việc thực hiện pháp luật cũng như việc xử lý vi phạm pháp luật phải được thực hiện một cách thường xuyên, tích cực, công bằng. Vì vậy, khi áp dụng pháp luật, các chủ thể có thẩm quyền phải dựa trên cơ sở các quy định của pháp luật để thực hiện theo yêu cầu “khi thi hành công vụ, các công chức, viên chức nhà nước chỉ được làm và phải làm những gì pháp luật quy định”. Đòi hỏi này giúp cho việc hạn chế và đi đến loại bỏ trình trạng lạm quyên, lộng quyền cũng như thói vô trách nhiệm của các chủ thể tiến hành áp dụng pháp luật và cũng là để đáp ứng yêu cầu của nhà nước pháp quyền khi nhà nước phải chịu sự ràng buộc của pháp luật.

Trong các hoạt động quản lý nhà nước liên quan nhiều đến chính sách như chính sách lao động, việc làm, chính sách với người có công, chính sách an sinh xã hội rất dễ nảy sinh tình trạng “vận dụng linh hoạt” các quy định của pháp luật để tạo ra những biệt lệ vô nguyên tắc như thực tế đã xảy ra. Điều đó làm cho pháp luật không phát huy được vai trò của mình trong cuộc sống, làm giảm lòng tin của xã hội đối với ngành.

b.Nguyên tắc khách quan Nguyên tắc khách quan đòi hỏi các chủ thể áp dụng pháp luật phải xuất phát từ

chính thực tế để tiến hành các hoạt động của mình, không được áp đặt ý chí chủ quan của mình và suy diễn các tình huống thực tế vào các quá trình áp dụng pháp luật. Nguyên tắc này đòi hỏi các chủ thể tiến hành áp dụng pháp luật phải xuất phát từ mục đích của chính các quy định của pháp luật và các đòi hỏi của chính đời sống xã hội trên cơ sở nhân danh nhà nước chứ không thể nhân danh cá nhân để hoạt động. Các chủ thể áp dụng pháp luật phải là người lấy mục tiêu phục vụ xã hội, phục vụ công dân và phải “chí công, vô tư” và phải thực sự trung thực trong các hoạt động của mình.

19

c.Nguyên tắc công bằng Xã hội ngày càng phát triển thì các giá trị tiến bộ càng có điều kiện được thực

thi. Một trong những giá trị đó chính là công bằng. Pháp luật là một đại lượng để đánh giá và đảm bảo cho các giá trị đó. Nguyên tắc này đòi hỏi mọi chủ thể đều được đối xử như nhau trong những điều kiện giống nhau. Họ đều có quyền và nghĩa vụ giống nhau, có cơ hội như nhau. Vì vậy, nguyên tắc công bằng đòi hỏi khi áp dụng pháp luật, các chủ thể có thẩm quyền không được phân biệt về bất cứ phương diện gì giữa các đối tượng được hoặc bị áp dụng pháp luật, bất cứ chủ thể nào cũng được tạo điều kiện tối đa để thực hiện các quyền cũng như có bảo đảm tốt nhất để họ thực hiện nghĩa vụ của mình. Nguyên tắc này giúp cho xã hội nói chung và các đối tượng được hoặc bị áp dụng pháp luật có niềm tin vào nhà nước, vào chế độ và vào chính các chủ thể có thẩm quyền áp dụng pháp luật.

Trong lĩnh vực quản lý nhà nước mà Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội đảm trách có rất nhiều vấn đề “nhạy cảm” liên quan trực tiếp đến cuộc sống của rất nhiều đối tượng khác nhau, trong đó chế độ chính sách liên quan đến cơm, áo, gạo, tiền. Do vậy, việc đề cao nguyên tắc công bằng đảm bảo cho các đối tượng được thụ hưởng chính sách một cách xứng đáng, không bỏ sót, không đươc để tình trạng bất công, sao cho phương châm “người có công thì được thưởng” để động viên, khuyến khích được người tích cực, người cần được giúp đỡ sẽ đươc hưởng thụ chính sách nhân đạo tốt đẹp của chế độ xã hội mới từ những quy định của pháp luật đem lại.

3.Các yêu cầu khi cập nhật pháp luật a.Nguồn thông tin pháp luật cập nhật phải tin cậy Hiện nay, các phương tiện truyền thông phát triển đặc biệt nhanh với các

nguồn thông tin rất đa dạng, nhiều chiều nhưng chất lượng thông tin cũng có sự chênh lệch giữa các nguồn cung cấp. Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật có quy định về việc bắt buộc các chủ thể phải công bố các văn bản quy phạm mà mình đã ban hành trừ trường hợp phải bảo vệ bí mật nhà nước. Quy định này giúp cho việc công khai ý chí của nhà nước, qua đó pháp luật được các chủ thể áp dụng cũng như đối tượng điều chỉnh của pháp luật biết đến một cách thống nhất, chính xác. Do vậy, khi cập nhật thông tin về pháp luật, cần phải xác định các văn bản quy phạm nào thì do ai có trách nhiệm công bố, công bố theo thể thức nào mà pháp luật đã quy định. Hiện nay, các hình thức công bố văn bản quy phạm pháp luật chính thức được xác định theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật một cách cụ thể, trực tiếp. Các văn bản quy phạm pháp luật không được công bố công khai - trừ trường hợp để bảo vệ bí mật nhà nước - thì không có giá trị pháp lý. Do vậy, khi cập nhật pháp luật, các chủ thể và đối tượng tiếp nhận phải dựa vào các quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật để xác định nguồn chính thức. (xem Điều 78, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008).

b. Bảo đảm tính hệ thống khi cập nhật pháp luật Pháp luật là một thể thống nhất của các quy pham, các chế định pháp luật cũng

như ngành luật và được thể hiện ở những hình thức hay nguồn nhất định. Khi cập nhật pháp luật, cần phải xem xét chúng trong một tổng thể có mối liên hệ mật thiết với nhau. Các bộ phận của pháp luật thường có sự gắn kết với nhau, không tách rời. Thông thường, khi có một văn bản quy phạm pháp luật mới, nhất là khi chúng có hiệu

20

lực pháp lý cao như luật hoặc pháp lệnh thì bao giờ cũng có các văn bản hướng dẫn hoặc quy định chi tiết được ban hành kèm theo. Các văn bản này có thể được ban hành cùng với văn bản được hướng dẫn nhưng thường được ban hành sau một thời gian nhất định. Không những vậy, trong các quy định của văn bản được hướng dẫn thường xác định các chủ thể có thẩm quyền quy định chi tiết hoặc hướng dẫn thi hành ngay sau các điều khoản. Đó là những cơ sở để chủ thể áp dụng hoặc đối tượng cập nhật cần biết để định hướng khi cập nhật các quy định của pháp luật. Ngoài ra cũng cần chú ý khi quy định đến một vấn đề nào đó, văn bản hoặc quy định này có thể dẫn chiếu đến văn bản hay quy định kia. Hiện nay, Bộ Tư pháp đang chủ trì chương trình pháp điển văn bản quy phạm pháp luật, qua đó tập hợp tất cả các văn bản quy phạm pháp luật đang có hiêu lực theo những nhóm và trật tự nhất định, qua đó để rà soát sự mâu thuẫn, chồng chéo giữa các quy định hay giữa các văn bản quy phạm pháp luật với nhau để loại bỏ. Khi chương trình pháp điển này được triển khai, điều kiện cập nhật hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật cũng như các quy phạm sẽ trở nên thuận lợi hơn rất nhiều, đảm bảo được tính đồng bộ. Tuy nhiên, đây là hoạt động cực kỳ phức tạp cần sự cộng tác của rất nhiều cơ quan chuyên môn cũng như các chuyên gia để tập hợp, rà soát và xử lý trong thời gian tương đối dài. Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội tham gia với tư cách là một cơ quan chuyên môn vào quá trình pháp điển văn bản này nên cũng có điều kiện để thực hiện các yêu cầu của cập nhật thông tin một cách tốt nhất và cũng có điều kiện rà soát lại các văn bản mà mình ban hành.. 4. Các yêu cầu khi áp dụng pháp luật

- Khi áp dụng pháp luật, việc tuân theo nguyên tắc pháp chế Đây là một đòi hỏi bắt buộc đối với tất cả các chủ thể tiến hành áp dụng cũng

như các chủ thể thực hiện pháp luật nói chung. Như đã phân tích ở nguyên tắc pháp chế nêu trên, việc áp dụng pháp luật phải đáp ứng được tất cả các yêu cầu của pháp chế, trong đó phải đảm bảo cho Hiến pháp có vị trí tối cao trong hệ thống pháp luật. Các hoạt động áp dụng pháp luật phải coi Hiến pháp là nguồn pháp luật quan trong nhất. Không được áp dụng văn bản nào trái Hiến pháp, các quyết định áp dung pháp luật được ban hành trái với đòi hỏi này đương nhiên là vô hiệu và phải hủy bỏ. Điều này cũng được xác định tương tự khi áp dụng luật vì các văn bản luật là sự tiếp nối của Hiến pháp khi quy định cụ thể các nguyên tắc hiến định. Nếu áp dụng pháp luật theo đúng quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật về nguyên tắc áp dụng văn bản quy phạm pháp luật thì chắc chắn sẽ tạo ra đươc tính thống nhất khi áp dụng pháp luật.

- Trong quá trình viện dẫn các văn bản quy phạm pháp luật khi áp dụng pháp luật, cần xác định được tính hợp pháp và hợp lý của các quy định Điều này đảm bảo cho các quyết định áp dụng vừa phù hợp với pháp luật lại vừa có tính khả thi cao, vừa khẳng đinh được tính nghiêm minh của pháp luật, vừa thể hiện tính phù hợp của pháp luật gắn với tinh thần nhân đạo, nhân văn, công bằng pháp luật. Tuy nhiên, trên thực tế có những trường hợp các quy định của pháp luật không hợp lý cho nên chủ thể áp dụng pháp luật không biết nên làm như thế nào, thậm chí còn chống lại pháp luật bằng cách đưa ra cách giải quyết trái với các nguyên tắc chung của pháp luật. Khi đó, tính thống nhất của pháp luật bị phá vỡ vì mỗi người khi thực hiện pháp luật đều tự cho mình có quyền làm điều mình cho là hợp lý nên sẽ có sự rối loạn. Chính vì vậy, việc thực hiện các quy định hiện hành của pháp luật là hoàn toàn cần thiết. Nếu phát hiện ra sự không hợp lý của văn bản quy phạm pháp luật là thực sự rõ ràng thì chỉ có

21

thể kiến nghị và đi đến sửa đổi cho phù hợp ở các hoạt động xây dựng pháp luật tiếp theo mà không được tự ý giải quyết theo cách riêng của chủ thể áp dụng.

- Bảo đảm tính đúng đắn, chính xác khi áp dụng pháp luật cũng là một đòi hỏi bắt buộc khi áp dụng pháp luật.

Trong các điều kiện khác nhau, không gian và đối đượng điều chỉnh khác nhau, pháp luật vẫn luôn được là tiêu chuẩn duy nhất đúng được coi làm căn cứ pháp lý cho các hoạt động xã hội. Áp dụng pháp luật là sự cá biệt hóa các quy định của pháp luật vào từng trường hợp cụ thể, có thể tạo ra các quyền và nghĩa vụ pháp lý cho các đối tượng được áp dụng nhưng cũng có thể tạo ra các biện pháp trách nhiệm pháp lý trực tiếp xác định hậu quả pháp lý bất lợi cho đối tượng bị áp dụng. Pháp luật sẽ không thể hiện được sự nghiêm minh, không thực hiện được lẽ công bằng nếu nó không được thực hiện đúng dắn, chính xác. Nói cách khác thì pháp luật sẽ không thực hiện được cả ba chức năng điều chỉnh, bảo vệ và giáo dục khi không đảm bảo được yêu cầu này. Điều này cũng có nghĩa là khi áp dụng pháp luật thì không được bỏ sót, không được làm oan vì hậu quả của việc làm sai này là rất lớn. Nó liên quan đến niềm tin của công dân, của xã hội đối với nhà nước, với pháp luật và những người thực thi pháp luật. Do vậy, việc đối xử công bằng, không có ngoại lệ hay biệt lệ vô nguyên tắc trở nên đặc biệt có ý nghĩa, đặc biệt đối với việc áp dụng pháp luật trong lĩnh vực quản lý nhà nước mà Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội đảm nhiệm.

- Bảo vệ các quyền, lợi ích hợp pháp của công dân, của tổ chức là một đòi hỏi bắt buộc trong xã hội hiện đại.

Nhà nước pháp quyền là nhà nước chăm lo, bảo đảm cho quyền và tự do của con người một cách cao nhất dựa trên cơ sở của pháp luật. Các công chức và nhân viên công lực được nhà nước trao quyền để thi hành công vụ. Khuynh hướng lạm quyền, lộng quyền, tùy tiện của nhân viên nhà nước rất dễ xảy ra và ảnh hưởng đến quyền và các lợi ích hợp pháp của con người, của công dân, của các tổ chức… và có tính phổ biến ở hầu hết các nhà nước trong lịch sử khi được trao quyền như vậy. Việc thừa nhận, đề cao vai trò của pháp luật gắn với yêu cầu của nhà nước pháp quyền vừa để hạn chế tình trạng tiêu cực này, vừa để đảm bảo cho các quyền và lợi ích hợp pháp của con người, của công dân, tổ chức được tôn trọng và thực hiện. Hiến pháp 2013 ra đời là một sự khẳng định đanh thép về quyền con người cũng như trách nhiệm của nhà nước đối việc bảo vệ, bảo đảm quyền con người.

Xã hội hiện đại chỉ thực sự trở nên ổn định và được bảo đảm nếu như các vi phạm pháp luật được kiểm soát. Tuy nhiên, vì nhiều lý do mà nó vẫn xảy ra. Để hạn chế được hiện tượng tiêu cực này, việc phòng ngừa, ngăn chặn và xử lý nghiêm minh đối với các hành vi vi phạm pháp luật là một đòi hỏi thường xuyên mà các chủ thể có trách nhiệm khi áp dụng pháp luật phải thực hiện một cách tích cực.

III. QUI TRÌNH ÁP DỤNG PHÁP LUẬT TRONG CÔNG TÁC Bước 1: Phân tích tình huống công việc Trong áp dụng pháp luật, đây là giai đoạn thứ nhất, xác định căn cứ thực tế để

áp dụng pháp luật. Nó là bước rất quan trọng, xác định cơ sở đầu tiên cung cấp căn cứ thực tế cho việc cá biệt hóa các quy định chung vào từng trường hợp cụ thể. Phân tích tình huống công việc là việc xem xét các căn cứ thực tế đã xảy ra làm cơ sở cho việc ra các quyết định cần thiết khi áp dụng pháp luật. Muốn vậy, chủ thể áp dụng pháp

22

luật phải thu thập các tình tiết, chứng cứ một cách đầy đủ, nghiên cứu hoàn cảnh, điều kiện đã xảy ra, từ đó đánh giá về những gì đã xảy ra trên thực tế để xác định đặc trưng pháp lý của vụ việc cần áp dụng pháp luật. Hoạt động này cần thái độ khách quan, sự vào cuộc tích cực, nhanh chóng và chính xác của chủ thể tiến hành với yêu cầu đảm bảo sự toàn diện, bao quát về các tình tiết cũng như nội dung của vụ việc cần áp dụng và chúng được triển khai càng sớm, càng tốt. Chúng cũng cần được tiến hành theo những trình tự, thủ tục cần thiết tương ứng với mỗi loại vụ việc cần áp dụng pháp luật. Trong trường hợp cần thiết, có thể phải sử dụng các biện pháp chuyên sâu như giám định, thực nghiệm hiện trường… Chúng phải được lập biên bản ghi nhận các sự kiện, tình tiết hay bằng chứng cụ thể, kịp thời làm cơ sở để đánh giá và ra quyết định áp dụng pháp luật sau này. Khi có được thông tin đầy đủ, chi tiết và khách quan, chủ thể tiến hành áp dụng pháp luật cần xác định được lĩnh vực cần áp dụng pháp luật được ngành luật nào điều chỉnh, qua đó định hướng tìm nguồn cho việc áp dụng pháp luật.

Bước 2: Lựa chọn quy phạm pháp luật Trong áp dụng pháp luật, đây là khâu rất phức tạp cần được thực hiện một

cách công phu, cần sự chuyên nghiệp trong các hoạt động của chủ thể áp dụng pháp luật và được gọi là giai đoạn xác định căn cứ pháp lý để áp dụng pháp luật. Như đã phân tích ở trên, việc xác định các nguồn chứa đựng căn cứ pháp lý để giải quyết một vụ việc ngày càng trở nên phong phú, đa dạng và có thể nằm ở những loại nguồn khác nhau. Việc xác định loại nguồn nào phải dựa trên cơ sở của đặc trưng pháp lý của vụ việc đã được xác định từ viêc xem xét, đánh giá của giai đoạn trước, từ đó xác định vụ việc cần áp dụng pháp luật thuộc lĩnh vực nào, đươcc ngành luật nào điều chỉnh. Sau đó, cần phải xác định các nguồn chứa đựng căn cứ pháp lý. Hiện nay có ba loại nguồn pháp luật chủ yếu là tập quán pháp, tiền lệ pháp (chủ yếu là án lệ) và văn bản quy phạm pháp luật, trong đó văn bản quy phạm pháp luật có nhiều ưu thế về số lượng, về tính chất, phạm vi tác động cũng như tính xác định cụ thể và tính công khai nên nó thường được ưu tiên viện dẫn khi áp dụng. Tuy nhiên, pháp luật cũng lường trước các tình huống xảy ra mà pháp luật chưa dự liệu được hết nên nếu pháp luật không quy định thì áp dụng tập quán, nếu không có tập quán thì áp dụng tương tự pháp luật như quy định tại Bộ luật dân sự hiện hành. Tuy nhiên, nếu theo quy định của Bộ Luật dân sự năm 2015 mới được Quốc hội khóa 13 thông qua tháng 11 vừa rồi (sẽ có hiệu lực tư 01/01/2017), thì có thể áp dụng cả án lệ và các nguyên tắc pháp lý để giải quyết. Trường hợp pháp luật có quy định nhưng có mâu thuẫn giữa các văn bản quy phạm pháp luật thì phải xem nguyên tắc áp dụng văn bản quy phạm pháp luật đã được quy định (xem lại phần các nguyên tắc cập nhật văn bản quy phạm pháp luật ở trên). Trường hợp áp dụng hiệu lực hồi tố (hiệu lực trở về trước) của văn bản quy phạm pháp luật thì cần xác định có đủ điều kiện hay không (phải được pháp luật quy định và không được gây ra tình trạng bất lợi cho đối tượng bị áp dụng). Khi đã thỏa mãn các yêu cầu này, chủ thể sẽ lựa chọn quy phạm tương ứng và phù hợp với vụ việc làm căn cứ pháp lý và làm sáng tỏ nội dung, tư tưởng, ý nghĩa của quy phạm được lựa chọn đó gắn với chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước ở thời điểm áp dụng.

23

Bước 3: Ra quyết định áp dụng pháp luật Đây là bước đặc biệt quan trọng, có ý nghĩa quyết định trong áp dụng pháp

luật. Việc áp dụng pháp luật đúng hay sai, có chất lượng hay không trực tiếp phụ thuộc vào khâu này vì nó vừa có thể khắc phục được những hạn chế của các bước trước nhưng cũng có thể làm sai lệch những kết quả của các công đoạn đó. Hình thức của các quyết định áp dụng pháp luật thường được thể hiện dưới dạng là văn bản áp dụng pháp luật. Các chủ thể ra văn bản quyết định áp dụng pháp luật phải đảm bảo các yêu cầu về tính hợp pháp như chủ thể ban hành phải có thẩm quyền, các căn cứ viện dẫn phải phù hợp với vụ việc, thể thức văn bản, trình tự, thủ tục ban hành phải theo quy định của pháp luật; nội dung của văn bản phải đày đủ, rõ ràng, chính xác; có tính khả thi, phù hợp với hoàn cảnh, điều kiện thực tế và việc ra văn bản phải có ý nghĩa thực tế… để khi triển khai bước tiếp theo sẽ thuận lợi hơn.

Bước 4: Tổ chức thực hiện quyết định Đây là khâu khép kín quá trình áp dụng pháp luật, khẳng định ý nghĩa của sự

cần thiết phải áp dụng pháp luật trong trường cụ thể. Việc tổ chức thực hiện trên thực tế các quyết định áp dụng pháp luật vừa khẳng định sức mạnh của pháp luật trên thực tế, vừa thể hiện tính nghiêm minh, công bằng của nhà nước và các chủ thể áp dụng pháp luật. Giai đoạn này cần có những đảm bảo về nhân lực, vật lực, kỹ thuật được đầu tư tương ứng với yêu cầu của việc điều chỉnh pháp luật qua hoạt động áp dụng pháp luật. Các quyết định áp dụng pháp luật cần phải được giao trực tiếp cho đối tượng được hoặc bị áp dụng cũng như chủ thể có thẩm quyền tổ chức việc thực hiện cưỡng chế đối với các đối tượng. Trong trường hợp cần thiết, phải giao cho chủ thể giải thích pháp luật để làm rõ nội dung của các quyết định này đảm bảo cho việc thực thi chính xác.

CÂU HỎI THẢO LUẬN

1. Anh (chị) hiểu như thế nào về nguyên tắc “khi áp dụng pháp luật, các chủ thể có thẩm quyền chỉ được làm và phải làm những gì pháp luật quy định”? Vận dụng điều đó như thế nào vào việc điều hành hoat động của cơ quan (phòng) mình phụ trách?

2. Tại sao phải quán triệt nguyên tắc thường xuyên và kịp thời khi cập nhật văn bản quy phạm pháp luật? Vận dụng nguyên tắc này như thế nào trong việc cập nhật văn bản quy phạm pháp luật trong phạm vi mình quản lý?

3. Phân tích nguyên tắc lựa chọn quy phạm pháp luật khi áp dụng pháp luật? Anh (chị) đã có kinh nghiệm thực tế gì về việc áp dụng văn bản quy phạm pháp luật khi xảy ra trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật có quy định khác nhau về cùng một vấn đề?

4. Vận dụng những hiểu biết của mình, anh (chị) hãy xác định căn cứ pháp lý để giải quyết một số tình huống sau:

Tình huống 1. Trần B là kỹ sư điện, làm việc tại công ty M đóng trên địa bàn tỉnh Bình

Dương. Trước khi ký hợp đồng lao động, hai bên thỏa thuận thử việc trong thời gian

24

là 90 ngày, từ ngày 1/9/2013 đến 30/11/2013. Hết thời gian thử việc, mặc dù công ty M không ký hợp đồng lao động chính thức nhưng B vẫn đi làm và được giao công việc bình thường.

Do những khó khăn trong hoạt động kinh doanh, tháng 5/2014 công ty M sáp nhập với công ty X. Sau khi hoàn tất thủ tục sáp nhập, công ty X tiến hành sắp xếp lại nhân sự. Khi rà soát các hợp đồng lao động, công ty X phát hiện B không ký hợp đồng lao động nên ngày 5/6/2014 công ty X triệu tập B đến và thông báo B nghỉ việc từ ngày 6/6/2014.

Hỏi: 1. Hợp đồng thử việc giữa Trần B và công ty M có hợp pháp không? Tại sao? 2. Việc chấm dứt của Công ty X đối với Trần B đúng hay sai? Tại sao? 3. Theo quy định hiện hành, quyền lợi của B được giải quyết như thế nào?

Tình huống 2. Công ty N có trụ sở chính đóng tại quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh.

Tháng 5/2008 giám đốc công ty ký Hhợp đồng lao động không xác định thời hạn với Lê A, công việc là cán bộ kỹ thuật dự án. Trong thời gian thực hiện hợp đồng, ngày 15/8/2013 A xin tạm hoãn 6 tháng để đi chữa bệnh ở nước ngoài. Hết thời hạn tạm hoãn, A quay trở lại làm việc, giám đốc dự án không bố trí được công việc cho A bởi lý do trong thời gian A tạm hoãn công ty đã có thỏa thuận thay đổi về quy trình sản xuất sản phẩm với đối tác của dự án. Giám đốc dự án đề xuất A chủ động đi học nghề để tiếp tục làm việc nhưng A không đồng ý.

Ngày 25/2/2014, giám đốc công ty N ra quyết định chuyển A làm công việc cũ tại chi nhánh của công ty ở tỉnh Bình Dương. Sau 2 tuần làm việc tại Bình Dương, A nhận thấy những khó khăn tại chỗ làm mới nên tỏ thái độ không hợp tác, thường xuyên đi làm muộn. Trong tháng 4/2014, A đã tự ý nghỉ việc không lý do 8 ngày.

Ngày 15/5/2014 giám đốc công ty N ra quyết định sa thải A. Hỏi: 1. Việc A chuyển đến làm việc ở chi nhánh Bình Dương là điều chuyển hay

thay đổi hợp đồng lao động? Tại sao? 2. Việc sa thải A của công ty N có hợp pháp không? Công ty N cần tuân theo

thủ tục nào để sa thải A hợp pháp? 3. Để bảo vệ quyền lợi của mình, A có thể gửi đơn đến cơ quan, tổ chức nào? 4. Giả sử khi sa thải K, công ty không thanh toán trợ cấp thôi việc cho K thì có

hợp pháp không? Tại sao?

Tình huống 3. Anh Minh vào làm việc tại công ty Y (Công ty 100% vốn nước ngoài) có trụ

sở tại quận I, Thành phố Hồ Chí Minh với hợp đồng lao động không xác định thời hạn từ tháng 1/2008.

25

Ngày 10/7/2014, công ty tiến hành họp xử lý kỷ luật anh Minh vì lý do anh đã tiết lộ bí mật kinh doanh của công ty. Anh Minh có tham dự phiên họp nhưng giữa buổi họp anh đã bỏ về vì bất đồng quan điểm với giám đốc công ty. Tuy nhiên, cuộc họp vẫn được tiến hành theo thủ tục pháp luật quy định.

Ngày 12/7/2014, Giám đốc công ty Y đã ra Quyết định số 24/QĐ sa thải anh Minh nhưng không trao đổi với Ban chấp hành công đoàn cơ sở. Quyết định có hiệu lực từ ngày 15/7/2014. Ngày 25/7/2014, anh Minh đã làm đơn gửi đến tòa án nhân dân thành phố Hồ Chí Minh yêu cầu giải quyết tranh chấp.

Hỏi: 1. Tòa án nhân dân thành phố Hồ Chí Minh có thụ lý đơn khởi kiện của anh

Minh không? Tại sao? 2. Thời điểm xác định thời hiệu khởi kiện của anh Minh là ngày nào? 3. Quyết định sa thải của công ty đối với anh Minh là đúng hay sai? Tại sao? 4. Giả sử trong quá trình làm việc tại công ty Y, anh Minh được công ty cử đi

học ở nước ngoài với cam kết sau khi học xong sẽ về làm việc cho công ty 5 năm. Nhưng mới làm được 2 năm thì anh Minh đã bị công ty kỷ luật sa thải. Trong trường hợp đó anh Minh có phải hoàn trả chi phí đào tạo cho công ty Y không? Tại sao? Tình huống 4.

Trần Anh B làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn tại công ty X từ năm 2005. Ngày 15/4/2013, Trần Anh B gửi đơn xin thôi việc tới giám đốc công ty X với lý do: Công ty trả lương cho anh quá thấp, không bảo đảm đời sống cho bản thân anh. Vì vậy anh xin chấm dứt hợp đồng lao động để đi làm việc ở nơi khác. Giám đốc công ty X cho rằng: lý do xin thôi việc của B không chính đáng nên đã không chấp nhận và hứa sẽ tăng 15% lương cho anh kể từ ngày 1/5/2013. Ngày 10/6/2013, giám đốc công ty X lại nhận được thông báo của Trần Anh B với nội dung B sẽ chấm dứt hợp đồng lao động kể từ ngày 17/6/2013 cho dù giám đốc có đồng ý hay không. Sau đó, Trần Anh B chính thức nghỉ việc từ ngày 17/6/2013. Khi làm thủ tục thanh toán, Trần Anh B được công ty X trả lương đến hết 5/2013. Anh B cho rằng công ty X không bảo đảm đầy đủ các quyền lợi cho mình nên đã làm đơn yêu cầu giải quyết tranh chấp lao động. Hỏi:

1. Việc chấm dứt hợp đồng lao động của Trần Anh B đúng hay sai? Tại sao? 2. Hãy xác định các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết vụ tranh chấp

lao động nói trên? 3. Căn cứ vào quy định của pháp luật hiện hành, anh/chị hãy giải quyết quyền

lợi cho anh B?

26

TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Lê Minh Tâm và Nguyễn Minh Đoan (đồng chủ biên) (2013). Giáo trình lý

luận về nhà nước và pháp luật. Đại học Luật Hà Nội. Nhà xuất bản Công An. 2. Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, số 80/2015/QH13.

27

PHỤ LỤC 2.1 Danh mục các văn bản quy phạm pháp luật

1. Luật bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13, ngày 20/11/2014 của Quốc hội. 2. Nghị định số 05/ 2015/NĐ-CP, ngày 12/01/2015 của Chính phủ Quy định

chi tiết và hướng dẫn thi hành một số nội dung của Bộ Luật Lao động. 3. Nghị định số 09/2015/NĐ-CP , ngày 22/1/2015 của Chính phủ Điều chỉnh

lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội và trợ cấp hang tháng đối với cán bộ xã đã nghỉ việc.

4. Nghị định số 28/2015/NĐ-CP, ngày 12/3/2015 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành 1 số điều của Luật việc làm về bảo hiểm thất nghiệp

5. Nghị định số 41/2013/NĐ-CP,ngày 8/5/2015 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành điều 220của bộ Luật lao động về Danh mục đơn vị sử dụng lao động không được đình công và giải quyết yêu cầu của tập thể lao động ở đơn vị sử dụng lao động không được đình công.

6. Nghị định số 44/2013/NĐ-CP ngày 10/5/2015 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành 1 số điều của bộ Luật lao động về hợp đồng lao động.

7. Nghị định số 46/2013/NĐ-CP, ngày 10/5/2015của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành 1 số điều của bộ Luật lao động về tranh chấp lao động.

8. Nghị quyết số 93/2015/QH13, ngày 22/6/2015 của Quốc hội về việc thực hiện chính sách hưởng bảo hiểm xã hội một lần đối với người lao động

9. Nghị định số 05/2014/NĐ-CP, ngày 17/1/2014 của Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

10. Nghị định số 55/2013/NĐ-CP, ngày 22/5/2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hànhkhoản 3 điều 54 của bộ Luật lao động về việc cấp phép hoạt động cho thuê lại lao động, việc ký quỹ và danh mục công việc được thực hiện cho thuê lại lao động.

11. Nghị định số 49/2013/NĐ-CP, ngày 14/5/2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành 1 số điều của Bộ luật Lao động về tiền lương.

12. Nghị định số 45/2013/NĐ-CP, ngày 10/5/2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành 1 số điều của bộ Luật lao động về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi và an toàn lao động, vệ sinh lao động.

13. Nghị định số 60/2013/NĐ-CP, ngày 19/6/2013 của Chính phủ Quy định chi tiết khoản 3 điều 63 của bộ Luật lao động về thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc.

14. Nghị định số 73/2013/NĐ-CP , ngày 15/7/2013 của Chính phủ Điều chỉnh lương hưu, trợ cấp BHXH và trợ cấp hàng tháng đối với cán bộ xã đã nghỉ việc.

15. Nghị định số 95/2013/NĐ-CP , ngày 22/8/2013 của Chính phủ Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội và đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng

28

16. Nghị định số 153/2013/NĐ-CP, ngày 08/11/2013 của Chính phủ Sửa đổi, bổ sung 1 số điều của Nghị định 68/2007/NĐ-CP ngày 19/4/2007 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành 1 số điều của Luật BHXH và BHXH bắt buộc đối với quân nhân, công an nhân dân và người làm công tác cơ yếu hưởng lương như đối với quân nhân, công an nhân dân.

29

Chuyên đề 3 KIẾN THỨC, KỸ NĂNG QUẢN LÝ VÀ LÃNH ĐẠO CỦA CẤP PHÒNG

I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ VÀ LÃNH ĐẠO 1. Khái niệm “quản lý”, “lãnh đạo” 1.1. Khái niệm “quản lý” Quản lý là khái niệm rộng về diện và phức tạp về nội hàm. Hiện nay, có nhiều

khái niệm khác nhau về quản lý. Ví dụ: “Quản lý là nghệ thuật hoàn thành công việc thông qua những người

khác” (Follett, 1930). “Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra công việc của

các thành viên trong tổ chức, sử dụng các nguồn lực sẵn có để đạt được các mục tiêu của tổ chức” (Stoner, Freeman và Gillet, 1995).

Nhìn chung, quản lý có liên quan tới việc đạt được các mục tiêu của tổ chức. Quản lý có nghĩa là lên kế hoạch, tổ chức, trao đổi, kiểm soát và đánh giá; là giải quyết các xung đột trong quá trình thực hiện nhằm đạt mục tiêu. Về một phương diện nào đó, quy trình quản lý cũng tương tự như qui trình sản xuất ra dịch vụ, hàng hóa, thể hiện trong sơ đồ dưới đây:

Sơ đồ 3.1: Qui trình sản xuất

Tác động (Impacts)

Quản lý còn là tác động tương hỗ của chủ thể và đối tượng quản lý. Để duy trì

được năng suất người lao động, các điều kiện làm việc tối ưu, tận dụng tối đa các nguồn lực; thông qua các qui trình, kỹ thuật, công đoạn quản lý nhằm hướng tới việc đạt được mục tiêu của tổ chức; đồng thời quản lý cũng bao gồm việc dự đoán các vấn đề và giải quyết được các vấn đề đó.

Như vậy, có thể sử dụng khái niệm quản lý sau đây: “Quản lý là ngành khoa học, nghệ thuật và một nghề nhằm huy động tất cả các nguồn lực (nhất là nguồn nhân lực), thông qua các quy trình, kỹ thuật, tác động có chủ đích, hướng tới việc đạt được mục tiêu chung của tổ chức” (Lê Văn Tập, 2011; Nguyễn Khắc Hùng, 2015).

Qui trình, công nghệ, kỹ thuật, …

(throughputs) Nguồn lực đầu vào (con người, vật tư,

kinh phí,…) (Inputs)

Sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đầu

ra (Outputs)

30

Sơ đồ 3.2: Các thành tố trong quản lý

Các chức năng cơ bản của quản lý (theo Follett, 1930) là: - Lập kế hoạch; - Tổ chức; - Lãnh đạo, chỉ đạo; - Phối hợp và kiểm tra. Ngoài ra, còn có một cách quan niệm nữa khá phổ biến về các chức năng quản

lý là POSDCORB liên quan tới việc đạt mục tiêu của tổ chức. - Lập kế hoạch; - Tổ chức; - Bố trí nhân sự; - Chỉ đạo; - Điều phối; - Báo cáo; - Dự trù kinh phí. 1.1. Khái niệm “lãnh đạo” Có rất nhiều khái niệm về lãnh đạo, tuỳ thuộc vào mỗi tác giả nhìn chúng từ

góc độ nào hoặc căn cứ vào đối tượng nào. Ví dụ: “Lãnh đạo là quá trình ảnh hưởng tới những hoạt động của nhóm có tổ

chức để đạt tới mục tiêu” (Rauch, C.F.& Behling,O, 1984); “Lãnh đạo là cư xử của một cá nhân khi anh ta chỉ đạo các hoạt động của

nhóm để đạt tới những mục tiêu chung” (Hemphill, J. K., and Coons, A.E, 1957). Những khái niệm này về lãnh đạo luôn có điểm chung là nó bao hàm sự tương

tác giữa hai hay nhiều người, nó bao gồm quá trình ảnh hưởng khi sự ảnh hưởng có mục đích được thực hiện bởi người lãnh đạo với người dưới quyền.

Nhìn từ góc độ quản lý nhà nước, có thể cho rằng: “Lãnh đạo là quá trình gây ảnh hưởng và tác động tới con người và tổ chức; là đưa ra những chủ trương, phương hướng phát triển tổ chức; nhằm thực hiện mục tiêu kinh tế - xã hội đặt ra

Chủ thể

Đối tượng

Phương pháp, quy trình

Công cụ, kỹ thuật

Mục tiêu của

tổ chức

31

trong một giai đoạn, phù hợp với yêu cầu và điều kiện trong các giai đoạn phát triển của tổ chức”.

1.1 . Phân biệt “quản lý” và “lãnh đạo” Ở phương Tây có tác giả cho rằng “Người lãnh đạo là người ảnh hưởng tới sự

tích cực, nhiệt tình của người dưới quyền, còn người quản lý là người chủ yếu thực hiện trách nhiệm vị trí của anh ta”; tại Việt Nam, trong điều kiện cụ thể, có thể thấy: “Người lãnh đạo là người vừa định hướng, đặt mục tiêu, vừa là người thực hiện, không có việc nào là riêng của người lãnh đạo, việc nào là riêng của người quản lý, có nghĩa là: Họ vừa là người lãnh đạo, vừa là người quản lý”.

Bảng 3.1: Sự tương đồng giữa quản lý và lãnh đạo

Tiêu chí Nguồn gốc Nhu cầu phân công và phối hợp

Mục tiêu Cộng lực vì mục tiêu chung

Bản chất Đạt được mục tiêu thông qua người khác

Đối tượng Mức độ tham gia, cam kết và cống hiện của các đối tượng

Kết quả đầu ra Hiệu quả và đạo đức

Thách thức Nguy cơ chống đối sự thay đổi và lợi ích cá nhân

Nguy cơ Sử dụng quyền lực không đúng cách

Tuy nhiên, người ta phân biệt giữa lãnh đạo và quản lý dựa trên một số cơ sở sau:

- Nếu xét về mặt đối tượng thì đối tượng của quản lý có thể là đồ vật, con vật và con người. Song đối tượng của lãnh đạo thì chỉ là con người;

- Nếu xét về mặt chức năng thì quản lý là sự gìn giữ và phát triển thông qua quá trình: lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, điều phối (định hướng) và kiểm soát; còn lãnh đạo là sự điều khiển hoạt động chung và điều chỉnh các mối quan hệ trong nhóm, liên quan đến sự thay đổi, truyền cảm hứng, tạo động cơ và gây ảnh hưởng;

- Xét về mặt phương pháp thì người quản lý chủ yếu dùng phương pháp hành chính để điều hành, tuy nhiên họ vẫn dùng cả phương pháp thuyết phục và giáo dục; còn người lãnh đạo chủ yếu bằng phương pháp thuyết phục và giáo dục.

Quản lý: - Giữ cho hệ thống tổ chức hoạt động trơn tru; - Dự báo và ra lệnh; - Đạt kết quả công việc theo mục tiêu; - Các mục tiêu: Lập kế hoạch và dự trù ngân sách, kiểm soát và giải quyết vấn đề; - Con người: Tổ chức và bố trí nhân sự; - Văn hoá: Sống cùng (củng cố, phát triển nó).

32

Lãnh đạo: - Phát triển tổ chức và xác định tương lai cho tổ chức; - Tạo ra sự thay đổi để phát triển tổ chức theo mục tiêu; - Các mục tiêu: Thiết lập phương hướng, tạo động cơ và gây cảm hứng; - Con người: Liên kết con người; - Văn hoá: Tạo ra văn hoá. Như vậy, lãnh đạo là một năng lực, một nhiệm vụ, không phải là chức vụ. Bảng 3.2: Khác biệt giữa người quản lý và người lãnh đạo

TT Người quản lý Người lãnh đạo 1 Làm việc theo đúng cách Làm đúng công việc

2 Xác định được các mục tiêu Có tầm nhìn, xác định được viễn cảnh

3 Chỉ đạo và kiểm soát cấp dưới Gây cảm hứng và tạo cam kết

4 Thực hiện quyền lực (từ trên xuống dưới)

Thực hiện ảnh hưởng (chiều dọc và chiều ngang)

5 Có tính phân tích Có tính đổi mới

6 Tập trung vào việc duy trì, phát triển Tập trung vào sự thay đổi

7 Hướng vào nhiệm vụ Hướng vào con người

2. Tầm quan trọng của công tác quản lý, lãnh đạo

Người lãnh đạo là người đứng đầu, là người hướng dẫn, chỉ huy một cơ quan, tổ chức, đơn vị. Người lãnh đạo là người có khả năng dẫn dắt, chỉ huy và hướng dẫn những người khác trong phạm vi và trách nhiệm của mình. Để làm được việc này, ngoài khả năng và kiến thức tốt, người lãnh đạo còn cần hội đủ những đức tính cần thiết và nghệ thuật lãnh đạo một cách khôn khéo để đem lại thành công và kết quả tốt đẹp cho cơ quan, tổ chức, đơn vị, tập thể mà mình chịu trách nhiệm lãnh đạo (Bộ Nội vụ, Trường Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, 2011).

3. Các phương pháp quản lý, lãnh đạo chủ yếu 3.1. Phương pháp giáo dục, vận động, tuyên truyền Phương pháp giáo dục là cách tác động vào nhận thức và tình cảm của con

người trong hệ thống nhằm nâng cao tính tự giác và nhiệt tình lao động của họ trong việc thực hiện nhiệm vụ.

Phương pháp giáo dục có ý nghĩa lớn trong quản lý vì đối tượng quản lý là con người. Tác động vào con người không chỉ có hành chính, kinh tế, mà còn có tác động tinh thần, tâm lý - xã hội,…

Phương pháp giáo dục dựa trên cơ sở vận dụng các qui luật tâm lý, lấy thuyết phục làm cho con người nhận thức và tự giác làm việc.

33

Phương pháp giáo dục được sử dụng kết hợp với các phương pháp khác một cách uyển chuyển, linh hoạt, nhẹ nhàng, sâu sát. Đây là một trong những bí quyết thành công của nhiều nhà lãnh đạo.

3.2. Phương pháp hành chính Phương pháp hành chính là tác động dựa vào các mối quan hệ tổ chức của hệ

thống quản lý. Bất kỳ một hệ thống quản lý nào cũng hình thành mối quan hệ tổ chức trong hệ thống. Phương pháp hành chính trong quản lý chính là cách thức tác động trực tiếp của người lãnh đạo đối với cấp dưới và nhân viên bằng các quyết định mang tính bắt buộc, đòi hỏi mọi người phải chấp hành một cách nghiêm ngặt, nếu vi phạm sẽ bị xử lý kịp thời, thích đáng.

Phương pháp hành chính đóng vai trò quan trọng và quyết định trong quản lý, nó xác lập trật tự, kỷ cương làm việc trong hệ thống; khâu nối các phương pháp quản lý khác lại thành một hệ thống; nhanh chóng giải quyết các vấn đề đặt ra trong quản lý.

Phương pháp hành chính tác động vào đối tượng quản lý theo hai hướng: tác động về mặt tổ chức và tác động điều chỉnh hành động của đối tượng quản lý.

Theo hướng tác động về mặt tổ chức, người quản lý ban hành các văn bản qui định về quy mô, cơ cấu, điều lệ hoạt động, tiêu chuẩn nhằm thiết lậptổ chứcvà xác định những mối quan hệ hoạt động trong nội bộ. Theo hướng tác động điều chỉnh hành động của đối tượng quản lý, người quản lý đưa ra các chỉ thị, mệnh lệnh hành chính bắt buộc cấp dưới thực hiện những nhiệm vụ, nhằm bảo đảm các bộ phận của hệ thống hoạt động ăn khớp, nhịp nhàng và đúng hướng, uốn nắn và khắc phục những rủi ro, lệch lạc có thể xảy ra. Đó là hai mặt tác động của phương pháp hành chính, chúng cùng được sử dụng và bổ sung cho nhau. Sự phối hợp đúng đắn các hình thức tổ chức và điều khiển trong quản lý là nhân tố quan trọng của việc sử dụng hợp lý phương pháp hành chính.

Phương pháp hành chính đòi hỏi các chủ thể quản lý phải có quyết định dứt khoát, rõ ràng, dễ hiểu, có địa chỉ người thực hiện, loại trừ các khả năng có nhiều cách giải thích khác nhau đối với nhiệm vụ được giao. Tác động hành chính có hiệu lực ngay từ khi ban hành quyết định. Vì vậy các phương pháp hành chính hết sức cần thiết trong trường hợp hệ thống quản lý rơi vào các tình huống khó khăn phức tạp.

3.3. Phương pháp kinh tế Phương pháp kinh tế là các phương pháp tác động gián tiếp vào đối tượng bị

quản lý, thông qua các lợi ích kinh tế và đòn bẩy kinh tế, để cho đối tượng bị quản lý tự ý lựa chọn phương án hoạt động có hiệu quả nhất trong phạm vi hoạt động của họ mà không cần phải thường xuyên tác động về mặt hành chính.

Tác động thông qua lợi ích kinh tế chính là tạo ra động lực thúc đẩy con người tích cực lao động. Lợi ích vừa là mục tiêu, vừa là động lực của quản lý. Động lực đó càng lớn, nhận thức đầy đủ thì mục tiêu đạt được sẽ càng cao. Mặt mạnh của phương pháp kinh tế là nó tác động vào lợi ích của người lao động thông qua việc kết hợp lợi ích của họ với lợi ích chung.

Vì vậy, phương pháp kinh tế giữ vai trò trung tâm trong các phương pháp quản lý và nó là phương pháp năng động, nhạy bén nhất, là phương pháp quản lý tốt nhất để thực hành tiết kiệm và nâng cao hiệu quả kinh tế.

34

II. PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO 1. Khái niệm Các phong cách lãnh đạo dựa trên yếu tố chủ quan và khách quan, nhưng yếu

tố chủ quan có ảnh hưởng lớn đến phong cách của người lãnh đạo, quản lý. Một trong những yếu tố chủ quan ảnh hưởng đến phong cách lãnh đạo là tính cách, tính khí. Do vậy, phong cách lãnh đạo được thể hiện ở người lãnh đạo một cách tương đối bền vững.

Để lựa chọn phong cách lãnh đạo phù hợp cần căn cứ vào tình huống và đối tượng quản lý. Lãnh đạo được coi là hiệu quả khi sử dụng các phương pháp thích hợp để ra quyết định giải quyết vấn đề.

Phong cách lãnh đạo là hệ thống các phương pháp, biện pháp làm việc tương đối ổn định được người lãnh đạo sử dụng để tác động đến những người dưới quyền nhằm đưa ra các quyết định quản lý phù hợp mục tiêu.

2. Một số phong cách lãnh đạo thường dùng

Bài trắc nghiệm: Tìm hiểu phong cách lãnh đạo Bản câu hỏi này gồm 30 ý kiến về phong cách lãnh đạo. Hãy sử dụng thang

điểm sau để cho điểm các ý kiến này thể hiện mức độ cảm nhận của anh/chị về mỗi ý kiến:

Luôn đúng - 5 Thường xuyên đúng - 4 Thỉnh thoảng đúng - 3 Đôi khi đúng - 2 Hầu như không bao giờ đúng - 1 Hãy trung thực khi lựa chọn cho điểm vì ở đây không có câu trả lời đúng hay

sai - bản hỏi này chỉ dành cho anh/chị tự đánh giá. 1. Tôi luôn giữ quyền ra quyết định cuối cùng trong phòng của tôi.

2. Tôi luôn cố gắng kéo một hoặc nhiều nhân viên vào việc xác định phải làm gì và làm như thế nào. Tuy nhiên tôi giữ quyền quyết định cuối cùng.

3. Tôi và các nhân viên của tôi luôn biểu quyết khi cần phải ra một quyết định quan trọng.

4. Tôi không cân nhắc đến các đề xuất của nhân viên vì tôi không có thời gian làm việc đó.

5. Tôi đề nghị các nhân viên đưa ra các ý tưởng và đưa các ý tưởng đó vào các kế hoạch và dự án sắp tới.

6. Trong phòng tôi để một quyết định quan trọng được thông qua cần phải có sự tán thành của từng cá nhân hoặc của đa số.

7. Tôi bảo các nhân viên của tôi phải làm việc gì và làm như thế nào.

8. Khi công việc lệch với kế hoạch và tôi cần phải đưa ra chiến lược để giữ cho dự án hoặc công việc chạy đúng kế hoạch, tôi tổ chức họp với nhân viên để lấy lời khuyên.

35

9. Để truyền đạt thông tin, tôi gửi thông tin đi qua email, memo hoặc thư thoại; rất hiếm khi tôi đề nghị họp. Khi đó, tôi kỳ vọng các nhân viên hành động theo những thông tin này.

10. Khi ai đó mắc lỗi, tôi nói với người đó đừng bao giờ mắc lại lỗi đó và ghi sổ.

11. Tôi muốn tạo ra một môi trường mà ở đó các nhân viên làm chủ dự án/ công việc. Tôi cho phép họ tham gia vào quá trình ra quyết định.

12. Tôi cho phép các nhân viên xác định công việc gì cần phải làm và làm như thế nào.

13. Những nhân viên mới không được phép ra quyết định trừ khi tôi đồng ý việc này.

14. Tôi hỏi nhân viên về viễn cảnh họ thấy về công việc hiện tại và sau đó sử dụng các viễn cảnh này khi phù hợp.

15. Các công nhân của tôi biết rõ về công việc hơn tôi, vì vậy tôi cho phép họ thực hiện các quyết định liên quan đến công việc của họ.

16. Khi có việc gì đó sai lệch, tôi nói với các nhân viên của tôi rằng quy trình không chuẩn và tôi thiết lập quy trình mới.

17. Tôi cho phép các nhân viên đặt ưu tiên công việc dưới sự chỉ dẫn của tôi.

18. Tôi giao việc để thực hiện một quy trình hay quá trình mới.

19. Tôi giám sát các nhân viên chặt chẽ để đảm bảo rằng họ thực hiện công việc đúng cách.

20. Khi có sự khác nhau trong kỳ vọng về vai trò, tôi làm việc với các nhân viên để giải quyết sự khác nhau đó.

21. Mỗi cá nhân chịu trách nhiệm xác định công việc của mình.

22. Tôi thích quyền lực của vị trí lãnh đạo đối với nhân viên.

23. Tôi thích sử dụng quyền lực lãnh đạo của mình để giúp các nhân viên phát triển.

24. Tôi thích chia sẻ quyền lực lãnh đạo với các nhân viên của tôi.

25. Nhân viên phải được chỉ đạo hoặc đe doạ bằng các hình phạt để buộc họ đạt được các mục tiêu của tổ chức

26. Nhân viên sẽ thực hiện tự định hướng nếu họ cam kết với các mục tiêu.

27. Nhân viên có quyền xác định các mục tiêu tổ chức riêng của họ.

28. Các nhân viên thường tìm kiếm sự an toàn.

29. Các nhân viên biết cách sử dụng tính sáng tạo và khéo léo để giải quyết các vấn đề của tổ chức.

30. Các nhân viên của tôi có thể tự lãnh đạo bản thân cũng tốt như tôi vậy.

Trong các dòng phải điền dưới đây, hãy ghi lại điểm bạn đã cho ở mỗi mục trong bản hỏi. Ví dụ, nếu bạn cho mục một 3 điểm (Thỉnh thoảng) thì bạn điền số 3 vào cạnh mục 1 ở dưới đây. Khi bạn đã ghi hết điểm cho tất cả các mục, cộng tổng số điểm theo 3 cột.

36

Điểm các mục Điểm các mục Điểm các mục

(Quyền uy) (Dân chủ) (Ủy quyền)

1______ 2______ 3______ 4______ 5______ 6______ 7______ 8______ 9______ 10______ 11______ 12______ 13______ 14______ 15______ 16______ 17______ 18______ 19______ 20______ 21______ 22______ 23______ 24______ 25______ 26______ 27______ 28______ 29______ 30______ TỔNG_______ TỔNG________ TỔNG________

2.1. Phong cách quyền uy Sơ đồ 3.3: Thể hiện phong cách quyền uy

NGƯỜI LÃNH ĐẠO A B C D Là phong cách trong đó người lãnh đạo trực tiếp ra các quyết định mà không

cần tham khảo ý kiến của người dưới quyền. Đặc điểm: - Người lãnh đạo nắm bắt tất cả các quan hệ và thông tin, tập trung quyền lực

trong tay. - Cấp dưới chỉ được cấp trên cung cấp thông tin tối thiểu để thực hiện nhiệm vụ. - Các chỉ thị, mệnh lệnh được đề ra trên cơ sở kiến thức, kinh nghiệm của

người lãnh đạo. - Thông tin một chiều từ trên xuống là chủ yếu, rất ít thông tin từ dưới lên, các

thành viên cũng ít có quan hệ với nhau. Ưu điểm: Giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, kịp thời. Nhược điểm: Chủ quan, không phát huy được sáng tạo, kinh nghiệm của cấp dưới.

2.2. Phong cách dân chủ Là phong cách lãnh đạo trong đó người lãnh đạo ra các quyết định trên cơ sở

bàn bạc, trao đổi và tham khảo ý kiến của cấp dưới.

37

Đặc điểm: - Thu hút người lao động tham gia vào công tác quản lý. - Người lãnh đạo chỉ giải quyết các vấn đề lớn quan trọng, còn lại giao cho cấp dưới. - Thông tin 2 chiều: Từ trên xuống và từ dưới lên. Các thành viên có quan hệ

chặt chẽ với nhau. Sơ đồ 3.4:Thể hiện phong cách dân chủ

A

B NGƯỜILÃNH ĐẠO D

C

Ưu điểm: Cho phép khai thác những sáng kiến, kinh nghiệm của những người dưới quyền, từ đó tạo ra sự thỏa mãn cho họ vì được thực hiện công việc do chính mình đề ra.

Nhược điểm: Tốn kém thời gian, tiền bạc. 2.3. Phong cách ủy quyền Là phong cách trong đó người lãnh đạo cung cấp thông tin và thu nhận kết quả

cho phép người dưới quyền ra các quyết định riêng của mình. Người lãnh đạo theo phong cách này ít tham gia vào việc ra các quyết định của tổ chức.

Sơ đồ 3.5:Thể hiện phong cách ủy quyền

NGƯỜI LÃNH ĐẠO

A B C D Đặc điểm: - Người lãnh đạo rất ít tham gia vào hoạt động của tập thể, thường chỉ nêu ý

tưởng rồi giao hết quyền hạn và trách nhiệm cho cấp dưới, khi có sự cố thì mới can thiệp. - Cấp dưới được tự do ra quyết định, được hành động theo một cách mà họ

cho là tốt nhất. - Thông tin theo chiều ngang tức là chủ yếu giữa các thành viên với nhau, từ

lãnh đạo xuống rất ít. Ưu điểm: Phát huy tối đa năng lực sáng tạo của người dưới quyền. Nhược điểm: Dễ dẫn đến tình trạng hỗn loạn, vô chính phủ trong tổ chức.

38

3. Phẩm chất cá nhân của người lãnh đạo, quản lý 3.1. Một số nội dung liên quan a) Đặc điểm lao động của người lãnh đạo: - Lao động nặng nhọc, căng thẳng; - Đa dạng và không liên tục; - Có mối quan hệ rộng; - Kết quả công việc thể hiện bằng các quyết định. b) Kỹ năng chuyên môn,quan hệ và tư duy của người lãnh đạo. c) Bối cảnh lãnh đạo, quản lý: - Xem xét tình hình: Quan hệ theo chiều dọc (với cấp dưới, cấp trên) và chiều

ngang (với công việc trong và ngoài cơ quan); - Xem xét nhiệm vụ: Mức độ rõ ràng; - Xem xét quyền hạn: Mình có bao nhiêu quyền, dùng quyền cho hợp lý và

hợp pháp; - Xem xét cấp dưới: Nhu cầu của họ là gì? - Xem xét năng lực của cấp dưới (các bộ phận của tổ chức): Khả năng hoàn

thành công việc đến đâu. Người lãnh đạo, quản lý cần: (1) Khuyến khích, động viên cấp dưới: Hiểu rõ

nhu cầu của mỗi công chức và ủng hộ họ thực hiện nhu cầu chính đáng; (2) Tạo việc làm tốt cho cơ quan: Tổ chức bộ máy hợp lý, giải quyết xung đột; (3) Luôn hướng đến sự thay đổi để phát triển: Tầm nhìn, nhận thức, dự đoán; và (4) Ra các quyết định đúng thẩm quyền.

d) Uỷ quyền: Uỷ quyền là trao tạm thời hoặc lâu dài cho cấp dưới quyền lực cần thiết để họ hành động và quyết định, nhằm thực hiện một nhiệm vụ và để cho họ chịu trách nhiệm về kết quả nhiệm vụ đó.

- Sự cần thiết của uỷ quyền: + Làm cho người quản lý tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng, không

vướng vào các chi tiết; + Tạo điều kiện cho việc thực hiện nhiệm vụ nhanh hơn, ít ách tắc hơn; + Đó là cách chứng tỏ niềm tin của nhà quản lý đối với cấp dưới; + Đó là dịp để đánh giá năng lực và khả năng phát triển của nhân viên; + Uỷ quyền tạo điều kiện cho nhân viên thử sức, làm những công việc mới,

vượt qua khó khăn để khẳng định bản thân - đào tạo người dưới quyền. - Lý do ngại uỷ quyền: + Sợ không còn việc gì làm, thậm chí sợ bị truất khỏi vị trí của mình do người

được uỷ quyền có năng lực hơn; + Cầu toàn, nghĩ rằng cấp dưới không đủ năng lực;

39

+ Sợ bị buộc tội lười biếng và sao nhãng công việc. - Phương pháp uỷ quyền: + Uỷ quyền có thể mang tính thường xuyên hay tạm thời cho cá nhân hoặc tập thể; + Uỷ quyền cần thiết bằng văn bản; + Xác định rõ mục tiêu và các định hướng thực hiện; + Xác định các phương tiện vật chất, tài chính, kỹ thuật và nhân lực; + Ấn định thời hạn uỷ quyền; + Kiểm tra việc thực hiện; + Thông báo cho những người có liên quan về việc uỷ quyền. đ) Nguyên tắc sống của người lãnh đạo: - Nhạy cảm thông cảm với người khác đòi hỏi tính nhân văn cao; - Thành thật, gần gũi, trung thực, không có thái độ hai mặt; chú ý, quan tâm

đến vấn đề của người khác; - Hãy ca tụng người khác, mình sẽ được ca ngợi; - Không nói dai, nói dài; - Không thọc vào đầu kẻ khác; - Biết ngưng bước trước khi người khác bắt mình ngưng; - Thắng cuộc bằng cách để cấp dưới cùng thắng, hoặc thỉnh thoảng để người

khác thắng lợi, thắng mình. e) Tạo mối quan hệ: - Khi làm việc với cấp trên cần lưu ý không can thiệp một cách bừa bãi và

không làm mất thời gian của cấp trên; - Với cấp dưới, cần: (1) Quan tâm đúng mức về lợi ích (vật chất, tinh thần); (2)

Nhìn vào ưu điểm, sở trường của cấp dưới, tránh nêu khuyết điểm trước đông người; (3) Động viên người có cố gắng, thực hiện các công việc vất vả; khen ngợi công khai và góp ý cá nhân; (4) Lắng nghe cấp dưới trình bầy về tâm tư, nguyện vọng của họ. Chú ý đến vấn đề của người khác, cố gắng hiểu quan điểm của họ; (5) Tôn trọng tính tự chủ của cấp dưới, không ép buộc hoặc cưỡng chế theo khuôn mẫu của mình; (6) Không phân biệt đối xử; (7) Thể hiện lòng tin vào cấp dưới; (8) Để cấp dưới có liên quan tham gia vào quá trình thiết lập mục tiêu; và (9) Cùng tham gia hoạt động sau giờ làm việc (thể thao, văn hóa);

- Người lãnh đạo, quản lý cần tránh: (1) Thích chơi trội; (2) Thiếu tinh thần cố gắng, kiên trì đến cùng, không thực hiện được mục tiêu của tập thể; (3) Quá thuần tuý, giữ cuộc sống cô độc, nhạt nhẽo; (4) Thiếu tinh lực và khí phách; (5) Ôm đồm, bao biện; (6) Cực đoan; (7) Quá xuê xoa, dễ dãi; (8) Cố chấp, không thừa nhận thiếu sót; và (9) Không nên coi cơ quan là “của riêng mình”.

40

3.2. Các phẩm chất cá nhân của người lãnh đạo, quản lý a) Về phẩm chất lãnh đạo: + Có nghị lực, động cơ đúng; + Trung thực, liêm chính; + Có năng lực lãnh đạo, có tầm nhìn, định hướng tốt, tự tin; + Gây cảm hứng cho người dưới quyền, có khả năng ảnh hưởng; đáng tin cậy; + Trí thông minh, kiến thức rộng; + Năng động; + Khả năng tác động về mặt tình cảm ý chí; + Tính tình cởi mở; + Tính chọn lọc tâm lý; + Đặc tính tự học hỏi: Tự quan sát, tự phân tích, tự kiểm tra, tự phê bình, tự

chịu trách nhiệm. b) Phẩm chất cá nhân của người lãnh đạo, quản lý: - Nhóm phẩm chất đạo đức, tâm lý: Có tâm, có nhân; có chí tiến thủ; tự tin;

dám dùng quyền lực, chịu trách nhiệm cá nhân, dám dùng người giỏi hơn mình trên một lĩnh vực nào đó và biết bảo vệ họ; biết khen, chê, thưởng, phạt đúng lúc, đúng mức; có uy tín;

- Nhóm phẩm chất quan hệ: Thiện chí, vị tha, cảm thông; có khả năng tạo ra tính đồng đội, hợp tác gắn bó trong cơ quan; nghiêm khắc đúng đắn, các hành vi đều có căn cứ; niềm nở, lịch sự, có khả năng hội nhập và quan hệ với nước ngoài; theo dõi, quan tâm đến người dưới quyền; tập hợp được những chuyên viên giỏi và tích cực;

- Nhóm phẩm chất về nhiệm vụ và kết quả: Định hướng công việc và vạch kế hoach triển khai có khoa học; là người nhiệt tình nhất; dũng cảm thừa nhận sai lầm và sửa chữa sai lầm; tính hiệu quả.

c) Sự cấu thành năng lực lãnh đạo, quản lý: - Năng lực chính trị: thế giới quan, nhân sinh quan, lập trường, quan điểm

đúng đắn. Kiên quyết chống tiêu cực; - Năng lực tư duy: tầm nhìn toàn cục, sự hiểu biết về các vấn đề kinh tế, chính

trị, quân sự của thời đại, văn hóa - xã hội; - Năng lực ra quyết định: Ra quyết định hợp pháp, hợp lý; có tính khả thi; có

hiệu quả; - Năng lực học tập, đổi mới và sáng tạo; - Năng lực ủy quyền.

41

IV. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG (ƯU, NHƯỢC ĐIỂM) TRONG QUẢN LÝ VÀ LÃNH ĐẠO HIỆN NAY TẠI ĐƠN VỊ

1. Kỹ thuật phân tích Phương pháp phân tích SWOT (còn gọi là ma trận SWOT) là phương pháp

phân tích các điểm mạnh (Strengths), điểm yếu (Weaknesses), cơ hội (Opportunities) và rủi ro (Threats). Phương pháp này do các doanh nghiệp lớn phát kiến và sử dụng trong thập kỷ 1950 trong sản xuất và kinh doanh, đến năm 1960 được TS. Albert Humfrey thuộc Viện Nghiên cứu Stanford Hoa Kỳ hệ thống hóa như hiện nay.

Điểm mạnh và điểm yếu, hay sở trường và sở đoản là những yếu tố nội bộ tạo nên (hoặc làm giảm) giá trị. Các yếu tố này có thể là tài sản, kỹ năng hoặc những nguồn lực nào đó của cơ quan/đơn vị. Cơ hội và rủi ro là các yếu tố bên ngoài tạo nên (hoặc làm giảm) giá trị của cơ quan/đơn vị, nằm ngoài tầm kiểm soát của cơ quan/đơn vị. Cơ hội và rủi ro nảy sinh từ môi trường kinh doanh cạnh tranh, yếu tố địa lý, kinh tế, chính trị, công nghệ, xã hội, luật pháp hay văn hóa.

SWOT là một công cụ phân tích chiến lược, rà soát và đánh giá vị trí, định hướng của một công ty hay của một đề án kinh doanh. SWOT phù hợp với làm việc và phân tích theo nhóm, được sử dụng trong việc lập kế hoạch công tác, xây dựng chiến lược, phát triển sản phẩm và dịch vụ...

Phân tích SWOT nhằm vào việc đánh giá các dữ liệu được tổ chức kiểu SWOT theo một thứ tự logic, để hiểu được, trình bày được, thảo luận được, và ra quyết định được. Bốn chiều đánh giá của SWOT là mở rộng của hai chiều “điểm mạnh” và “điểm yếu.” Phân tích SWOT có thể sử dụng được cho mọi kiểu ra quyết định, và khuôn mẫu SWOT cho phép tư duy một cách tích cực, vượt ra khỏi khuôn khổ thói quen hay bản năng.

2. Bài tập vận dụng Vận dụng SWOT, phân tích thực trạng (ưu, nhược điểm) trong quản lý và lãnh

đạo hiện nay tại đơn vị thuộc ngành Lao động - Thương binh và Xã hội. CÁC ƯU ĐIỂM/ĐIỂM MẠNH CÁC NHƯỢC ĐIỂM/ĐIỂM YẾU STRENGTHS WEAKNESSES CÁC CƠ HỘI (thuận lợi) CÁCTHÁCH THỨC/NGUY CƠ OPPORTUNITIES THREATS

Phát huy Khắc phục

Tận dụng Vượt qua, né tránh

42

V. PHÁT TRIỂN MỘT SỐ KỸ NĂNG QUẢN LÝ VÀ LÃNH ĐẠO CƠ BẢN 1. Khái niệm kỹ năng quản lý và lãnh đạo Kỹ năng là khả năng của chủ thể thực hiện thuần thục một hay một chuỗi hành

động trên cơ sở hiểu biết (kiến thức hoặc kinh nghiệm) nhằm tạo ra kết quả mong đợi. Kỹ năng quản lý là khả năng thực hiện thuần thục các chức năng quản lý để

đạt được các mục đích của tổ chức. Kỹ năng lãnh đạo được xem là khả năng tạo động cơ và truyền cảm hứng cho

một nhóm người hướng tới việc đạt được mục tiêu chung(http://management.about.com/od/leadership/Leadership.htm).

2. Một số kỹ năng quản lý và lãnh đạo Có những cách thức tiếp cận khác nhau tới kỹ năng quản lý và lãnh đạo. Trong

khi có một số người tiếp cận từ phương diện quyền lực và lợi ích, thì một số người khác lại xem xét từ khía cạnh hành vi và khả năng ảnh hưởng trong quản lý và lãnh đạo. Một số kỹ năng quản lý và lãnh đạo sẽ tiếp tục được trình bày trong các chuyên đề tiếp theo nên dưới đây chỉ đi sâu vào các kỹ năng cần thiết nhất của lãnh đạo cấp phòng. Sơ đồ dưới đây trình bày một số kỹ năng quản lý và lãnh đạo xét từ các chức năng quản lý (lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra). (Xem Sơ đồ 3.6).

a) Làm việc theo nhóm Trong đời sống xã hội, hầu hết mọi người đều là thành viên của nhóm nào đó.

Họ có thể tham gia các nhóm tại nơi làm việc, ở nơi cư trú… đó là các nhóm chính thức hoặc phi chính thức. Nhóm là sự liên kết của nhiều người nhằm thỏa mãn những nhu cầu nào đó. Sự liên kết này được hình thành từ sự tiếp xúc cá nhân mang tính liên tục nhằm đạt tới những mục tiêu nào đó. Có thể nhận thấy một số đặc điểm của nhóm:

- Các thành viên trong nhóm có mối quan hệ với nhau rất mật thiết, có sự bổ trợ cho nhau giữa các thành viên.

- Các thành viên trong nhóm có tính cam kết rõ ràng và có sự liên kết cao giữa các thành viên trong việc đạt mục tiêu chung.

- Có sự ảnh hưởng phụ thuộc lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm, không chỉ là sự phụ thuộc từ trách nhiệm mà còn từ tính đồng đội.

- Mỗi thành viên trong nhóm vừa chịu trách nhiệm với tư cách là một cá nhân, vừa chịu trách nhiệm với tư cách là toàn nhóm (tư cách tập thể). Khi đó người ta nói đến sức mạnh của nhóm. Trong một đội bóng đá, tuyến tiền đạo phải được cung cấp bóng một cách thuận lợi, thì mới có thể ghi được bàn thắng. Kết quả của toàn đội và thành tích của cá nhân là biểu hiện sức mạnh và công lao của cả đội.

Như vậy, trong mỗi nhóm, các thành viên thường xuyên tác động lẫn nhau: Người này ảnh hưởng đến người kia, ảnh hưởng đến nhóm và đến lượt mình, họ chịu ảnh hưởng của những người khác. Tuỳ thuộc bản chất và cường độ tác động qua lại, các nhóm có thể có bầu không khí hợp tác hay đối đầu.

43

Sơ đồ 3.6: Kỹ năng quản lý và lãnh đạo theo các chức năng quản lý

LẬP KẾ HOẠCH: Thu thập và xử lý thông tin, dữ liệu Lập kế hoạch chiến lược Lập kế hoạch phát triển KT-XH Lập kế hoạch dự án (Logframe - LFA)

Lập kế hoạch tác nghiệp: Lập kế hoạch công tác năm, tháng, tuần v.v. TỔ CHỨC: Phân tích và phát triển tổ chức Quản lý và phát triển nguồn nhân lực Quản lý thời gian; Quản lý xung đột; Quản lý nguy cơ; Quản lý sự căng thẳng Phối hợp; Làm việc nhóm; Giao việc, ủy quyền Quản lý chất lượng công việc Quản lý tài chính LÃNH ĐẠO Xây dựng tầm nhìn Tư duy chiến lược; Tư duy tổng hợp Giải quyết vấn đề và ra quyết định Điều hành hiệu quả cuộc họp

Xây dựng động cơ làm việc KIỂM TRA, Theo dõi và giám sát (M&E) GIÁM SÁT, ĐÁNH GIÁ Đánh giá công tác; Đánh giá nhân viên Viết báo cáo

Nguồn: Nguyễn Khắc Hùng, 2015.

Vì vậy, có thể hiểu nhóm là một đơn vị xã hội gồm nhiều cá nhân cùng chia sẻ các giá trị, mục tiêu hoặc các nhu cầu chung và cùng tác động lẫn nhau, ảnh hưởng đến cảm xúc, tình cảm và hành vi của nhau. Nhóm là tập hợp một số người, cùng làm việc/hoạt động, hướng tới việc đạt được một số mục tiêu nhất định.

Các kỹ năng mềm khác: - Kỹ năng giao tiếp - Kỹ năng đàm phán và thương lượng - Kỹ năng thuyết trình - Kỹ năng nghe - Kỹ năng đặt câu hỏi - Kỹ năng thực hành - Kỹ năng tư duy mở (sáng tạo) - Kỹ năng hòa giải - Kỹ năng phản biện và phê bình - v.v.

44

b) Lợi ích của làm việc theo nhóm - Mở rộng kết quả: Làm việc theo nhóm, kết quả quả đạt được bao giờ cũng

lớn hơn rất nhiều so với kết quả của từng cá nhân cộng lại. Bởi vì, điểm mạnh của người này sẽ bổ trợ cho điểm yếu của người kia.

- Thúc đẩy sự sáng tạo, đổi mới, tạo ra động lực lớn hơn và sự mong muốn của mỗi cá nhân được đóng góp vào thành công của nhóm.

- Tạo bầu không khí thân thiện:Trong tổ chức có các nhóm, mọi người sẽ biết cách tôn trọng và làm việc với các khía cạnh khác nhau của một con người. Vì thế, các thành viên trở nên linh hoạt hơn, cởi mở hơn.

- Thúc đẩy giải quyết vấn đề: Làm việc theo nhóm sẽ có nhiều sự lựa chọn hơn. Vì thế, việc ra các quyết định sẽ tốt hơn. "Ba ông thợ da bằng ông Gia Cát".

- Chia sẻ trách nhiệm: Các thành viên của nhóm luôn xem xét bản thân mình, luôn tự hỏi mình đóng góp được gì cho nhóm và cần thay đổi như thế nào để đóng góp được nhiều hơn cho nhóm. Mỗi thành viên có ý thức rõ hơn về điểm mạnh, điểm yếu của bản thân và đồng đội mình. Khi làm việc một mình, người ta chỉ quan tâm những gì mình làm. Nhưng khi làm việc theo nhóm, người ta thường nỗ lực hơn vì không muốn là người tạo ra cản trở cho nhóm.

- Quan hệ xã hội mở rộng và thích ứng nhanh hơn với sự thay đổi. Làm việc theo nhóm sẽ khuyến khích mọi người thừa nhận sự khác nhau giữa các cá nhân, thừa nhận những điểm của người khác không giống mình. Khi đó tổ chức trở thành tổ chức mang tính học hỏi; mỗi cá nhân trong nhóm luôn học hỏi để mình trở nên có ích cho người khác. Làm việc theo nhóm, mỗi cá nhân thừa nhận những khó khăn và hạn chế của bản thân mình và người khác. Vì thế, làm việc theo nhóm sẽ thích ứng nhanh hơn với sự thay đổi.

c) Những khó khăn, hạn chế khi làm việc theo nhóm - Có thể tạo nên sự triệt tiêu động lực nếu mỗi thành viên trong nhóm thường

đấu tranh với nhau, không nhất trí với nhau và quá coi trọng cá nhân mình hơn là lợi ích của nhóm.

- Tăng sự phụ thuộc nếu nhiều thành viên thiếu năng lực thực hiện nhiệm vụ, bị lệ thuộc vào một người, sẽ làm mất đi tính sáng tạo, dẫn đến theo đuôi.

- Không thống nhất được mục tiêu vì người muốn thế này, người muốn thế khác, vì thế các thành viên không thống nhất được định hướng cần đạt đến.

- Thiếu sự tin tưởng: Người ta thường có tâm lý nghi ngờ người khác không sẵn lòng giúp mình, hoặc không tin tưởng họ có năng lực thực hiện.

- Tốn thời gian và chậm trễ khi ra quyết định nếu bàn thảo quá nhiều mà không thống nhất được các ý kiến.

- Không có sự chia sẻ, sẵn sàng giúp đỡ lẫn nhau trong nhóm. Đây là hiện tượng khi một người nào đó có thông tin, lại không muốn chia sẻ cho người khác cũng giống như trong đội bóng, một người nào đó chỉ muốn làm bàn chứ không muốn hỗ trợ, tạo điều kiện cho người khác làm bàn.

45

d) Phân biệt mối quan hệ giữa một đơn vị chính thức với nhóm Thông thường, mối quan hệ chỉ đạo và báo cáo theo các đơn vị chính thức

thường là từ cấp trên xuống và từ dưới lên, còn trong nhóm, quan hệ này thường là hợp tác theo chiều ngang, giữa các thành viên với nhau. Sơ đồ 3.7 dưới đây cho thấy sự khác biệt về cơ cấu cũng như quan hệ ảnh hưởng tới hoạt động nhóm:

Sơ đồ 3.7: Phân biệt Đơn vị chính thức Nhóm làm việc

đ) Các vai trò trong nhóm Mỗi nhóm có thể có từ vài người tới vài chục người. Điều quan trọng là mỗi

người trong nhóm cần hiểu được thế mạnh của mình, nắm giữ một vai trò nhất định để đóng góp cho hoạt động mang lại kết quả chung. Bài trắc nghiệm dưới đây giúp tìm hiểu tính cách bản thân và vai trò phù hợp nhất với mỗi cá nhân trong hoạt động nhóm.

Bài tập: Trong 20 phút, hoàn thành bài trắc nghiệm sau đây, giúp phát

hiện ra vai trò của mỗi cá nhân trong nhóm.

TRẮC NGHIỆM VỀ VAI TRÒ TRONG NHÓM Anh/chị hãy trung thực đánh dấu (x) vào các ô bên phải sao cho phù

hợp với tính cách của mình. Trắc nghiệm này giúp anh/chị nhận biết mình thuộc mẫu người nào khi làm việc trong nhóm. Hãy thật thoải mái và tự tin vì không có mẫu người nào là hay hay là dở. Hãy tưởng tượng mình là thành viên trong một nhóm nhỏ khoảng 6 người.

Thường xuyên

Đôi khi

Hiếm khi

1. Tôi khuyến khích mọi người trong nhóm theo cách riêng của tôi.

2. Tôi là người không thể kiên nhẫn với những người hay nói quanh co

3. Tôi thúc giục nhóm bàn kế hoạch và đảm bảo thời gian.

4. Khi có những ý kiến khác nhau trong nhóm, tôi khuyến

46

khích mọi người bàn bạc về sự khác nhau này để dẫn tới sự nhất trí.

5. Mọi người trông mong tôi đóng góp các ý tưởng.

6. Tôi sử dụng tính hài hước để làm giảm sự căng thẳng và duy trì các mối quan hệ.

7. Tôi kiểm tra sự hiểu biết của mọi người về vấn đề xảy ra trước khi quyết định.

8. Tôi chú ý lắng nghe những điều mà người khác nói.

9. Tôi tránh không tham gia vào các xung đột.

10. Tôi có thể phát hiện nhanh những sai lầm ở người khác, cho dù nó không được nói ra.

11. Tôi trao đổi cởi mở về những vấn đề như tại sao, ở đâu trong mọi tình huống.

12. Tôi luôn sẵn sàng quay về với đề xuất ban đầu trong mối quan tâm chung.

13. Tôi có khuynh hướng đưa ra ý kiến.

14. Tôi luôn khuyến khích mọi người khi tôi cảm thấy họ có gì đó để đóng góp.

15. Khi mọi việc không tiến triển tốt, tôi thúc đẩy công việc để làm tốt hơn.

16. Tôi phát triển ý tưởng của những người khác để chúng hoàn thiện hơn.

17. Tôi có khuynh hướng hay thay đổi suy nghĩ của mình sau khi nghe quan điểm của người khác.

18. Tôi có khuynh hướng tìm kiếm sự đồng ý và hỗ trợ của những người khác.

19. Tôi không quan tâm việc người ta có đồng ý hay không, miễn là công việc trôi chảy.

20. Tôi tích cực tìm hiểu các ý tưởng và ý kiến của những người khác.

21. Tôi là một người thân thiện và dễ tạo các mối quan hệ tốt với người khác

22. Tôi là người thận trọng không ra quyết định quá nhanh

23. Tôi có khả năng dàn xếp khi có ai đó trong nhóm đang bực bội.

24.Tôi thích phân tích tình hình và đánh giá lựa chọn.

25. Tôi có thể làm việc tốt với nhiều loại người.

26. Tôi nổi tiếng là người nói thẳng, nói thật.

27. Tôi thích được cảm thấy mình là tác nhân tốt cho các

47

mối quan hệ

28. Tôi có khuynh hướng mạnh mẽ và năng động

29. Tôi thích đoán trước các khó khăn có thể xảy ra và chuẩn bị để ứng phó

30. Tôi ép mọi người hành động để đảm bảo rằng họ không lãng phí thời gian.

31. Tôi luôn có thể làm cho mọi người đồng ý với cách hành động của tôi

32. Khi mọi người theo đuổi những suy nghĩ khác nhau, tôi hối thúc họ dẹp bỏ những suy nghĩ không cần thiết và chú tâm làm việc

33. Tôi thích cân nhắc lựa chọn trước khi ra quyết định.

34. Tôi có khuynh hướng bày tỏ cảm giác của mình một cách cởi mở.

35. Thỉnh thoảng mọi người nghĩ rằng tôi quá để ý tới những điều lặt vặt.

36. Trong thảo luận tôi thích đi thẳng đến vấn đề.

37. Khi tôi quan tâm đến các vấn đề tôi không ngần ngại đưa ra quyết định.

38. Tôi luôn bực mình với những người làm việc không nghiêm túc.

39. Tôi có khả năng gây ảnh hưởng tới những người khác mà không thúc ép họ.

40. Tôi thích suy nghĩ mọi việc kỹ càng trước khi làm.

Cách tính điểm:Có 4 vai trò chính trong mỗi nhóm: 1. LEADER Đảm bảo chỉ tiêu rõ ràng và làm mọi người nhất trí.

(Người lãnh đạo) Mọi người cam kết cùng tham gia thực hiện chỉ tiêu.

2. DOER Làm việc và hối thúc cả nhóm làm việc

(Người hành động)

3. THINKER Đưa ra các ý tưởng đã được cân nhắc cẩn thận và phát triển

(Người tư duy) hoàn thiện các ý tưởng của người khác

4. CARER Làm giảm sự căng thẳng và duy trì mối quan hệ tốt trong

(Người tư duy) công việc

Hầu hết mọi người điều có vai trò mà họ thích hợp nhất, ngoài ra họ có thể làm được 1-2 vai trò khác nếu cần thiết. Bản trắc nghiệm này dùng để kiểm tra xem anh/chị thích hợp với vai trò nào nhất.

- Người lãnh đạo - Leader

- Người hành động - Doer

48

- Người tư duy - Thinker

- Người quan tâm - Carer

Để tính điểm trắc nghiệm, anh/chị hãy điền vào trang chỉ dẫn (chỉ cần điền phần thường xuyên và đôi khi).

Điểm tối đa với mỗi vai trò là 20. Điểm ở vai trò nào cao nhất thì đó là vai trò thích hợp với anh/chị nhiều nhất. Những vai trò có điểm cao thứ nhì nói lên rằng anh/chị cũng có thể thực hiện những vai trò đó nếu cần. Điểm nhỏ hơn hoặc bằng 9 nói lên rằng anh/chị không thích hợp với những vai trò đó. Nếu điểm của anh/chị ở các vai trò khoảng 15 thì điều đó nói lên rằng anh/chị là người khá mềm dẻo để thích hợp với cả 4 vai trò.

e) Quá trình hình thành và phát triển của nhóm Tất cả các nhóm (chính thức; phi chính thức) đều trải qua các giai đoạn:

- Giai đoạn hình thành: Đây là giai đoạn lần đầu tiên nhóm đến với nhau. Trong giai đoạn này, xung

đột hiếm khi trực tiếp nổ ra. Các cá nhân thường quan sát lẫn nhau và tỏ ra dè dặt khi bảo vệ ý kiến của mình. Chính vì vậy, rất khó phát hiện cá tính của từng người (nóng tính, lệ thuộc…).

Ở giai đoạn này, mối quan tâm đầu tiên của nhóm là xác định mục tiêu và phương tiện tốt nhất để đạt được mục tiêu trên cơ sở các nguồn lực sẵn có. Về mặt xã hội, các thành viên bắt đầu tìm kiếm những hành vi thích hợp nhất đối với nhiệm vụ được giao và các mục tiêu cần đạt đến.

Nếu các thành viên hiểu biết về vai trò của người lãnh đạo nhóm và có sự quen biết nhau thì sự phát triển của nhóm sẽ dễ dàng hơn.

- Giai đoạn sóng gió: Lúc đầu, các cá nhân có thể cảm thấy sự chênh lệch giữa các yêu cầu về nhiệm

vụ của bản thân và cách hiểu về yêu cầu công việc này. Hậu quả là xuất hiện một hình thức "phản kháng" nào đó. Các thành viên tự do bộc lộ, bảo vệ ý kiến của mình, có thể đấu tranh với những ý kiến của người khác và muốn tác động đến những ý kiến đó. Giai đoạn này rất ít các hoạt động giao tiếp do một số người vẫn còn chưa sẵn sàng nói chuyện một cách cởi mở.

Về mặt xã hội, các ý tưởng bắt đầu phân cực, đặc biệt là các vấn đề giữa các cá nhân (va chạm nhân cách), mỗi người thường có khuynh hướng tập trung vào những nhu cầu bản thân hơn là lợi ích của nhóm.

- Giai đoạn hình thành quy tắc: Xuất hiện sự trao đổi quan điểm và ý kiến một cách cởi mở, thể hiện ở sự

mong muốn hợp tác với các thành viên khác trong nhóm. Các nhóm nhỏ bắt đầu nhận thấy ích lợi của việc làm việc cùng nhau và đấu tranh nội bộ dần lắng xuống. Mỗi thành viên bắt đầu cảm thấy an tâm khi thể hiện quan điểm cá nhân và những ý đó được mang ra thảo luận một cách cởi mở trong toàn thể nhóm, đặc biệt là mọi người bắt đầu lắng nghe nhau.

49

Về mặt xã hội, các quy tắc, chuẩn mực bắt đầu được phát triển. Tinh thần đoàn kết và sự thông cảm dần được thiết lập, trách nhiệm và vai trò được xác định và tôn trọng. Phương pháp làm việc bắt đầu được xác lập và được toàn thể nhóm thừa nhận.

- Giai đoạn thực hiện công việc: Là giai đoạn hoạt động có hiệu quả. Các giải pháp bắt đầu xuất hiện và bước

đầu đạt được một số mục tiêu. Ở giai đoạn này nhóm đã thiết lập được một hệ thống cho phép trao đổi quan điểm tự do, thẳng thắn và nhóm có mức độ hỗ trợ cao cho mỗi thành viên và quyết định của họ.

Về mặt xã hội, sự gắn kết của nhóm được xây dựng trên cơ sở hỗ trợ và linh họat. Mục tiêu của nhóm là giải quyết vấn đề.

- Giai đoạn chấm dứt hoạt động:

Đây là giai đọan bao gồm sự kết thúc nhiệm vụ của nhóm và không bị ràng buộc bởi các mối quan hệ. Sự chấm dứt hoạt động của nhóm không phải luôn được dự liệu trước, trong nhiều trường hợp nó xảy ra khá đột ngột. Nếu sự chấm dứt hoạt động của nhóm theo kế hoạch (đúng dự liệu trước về thời gian) thì thường bao hàm sự công nhận những đóng góp, thành tích của nhóm.

Mô hình "lý thuyết" này quá hoàn hảo. Trên thực tế có thể có sự qua lại giữa các giai đoạn; một số nhóm không vượt qua giai đoạn thứ hai và liên tục ở trong tình trạng xung đột; một số khác lại tiến thẳng từ giai đoạn hình thành lên giai đoạn hoạt động hiệu quả. Tuy nhiên, nhà quản lý cần dựa trên mô hình "lý thuyết" để có thái độ phù hợp với các giai đoạn vận động của nhóm chính thức.

Không có nhóm nào tồn tại mãi mãi, mà chỉ trong một khoảng thời hạn nhất định. Đến khi hoàn thành được mục tiêu của team, nó có thể tự giải tán. Khi có yêu cầu phát sinh, một nhóm mới có thể hình thành.

g) Các bước để nhóm hoạt động hiệu quả Bước 1: Tìm hiểu nhóm - Xác định các thành viên của nhóm (thường là theo một cơ cấu nào đó tuỳ

thuộc nhiệm vụ quản lý hành chính cụ thể). - Đánh giá: Mỗi thành viên trong nhóm tự đánh giá bản thân và đánh giá các

thành viên khác bằng các câu hỏi: Bạn là ai? (chức trách, chức năng, nhiệm vụ trong cơ quan hành chính nhà nước); kỹ năng của bạn là gì? Bạn mạnh về cái gì, yếu về cái gì? Tương tự như vậy, chúng ta tìm hiểu các thành viên khác của nhóm: Họ là ai? Họ có kỹ năng gì? Đâu là điểm mạnh, điểm yếu của họ? Trả lời các câu hỏi này, chúng ta sẽ đánh giá đúng bản thân và các thành viên.

Hoạt động của nhóm là sự bổ trợ tương hỗ cho nhau, điểm mạnh của người này sẽ được nhóm tận dụng và bổ trợ cho điểm yếu của người khác và ngược lại như Chủ tịch Hồ Chí Minh đã từng nói: "Dụng nhân như dụng mộc".

- Tại sao chúng ta hợp nhau lại thành nhóm? Để thực hiện một nhiệm vụ phối hợp trong quản lý hành chính.

50

Bước 2: Phân tích hiện trạng của nhóm - Môi trường mà trong đó nhóm thực hiện nhiệm vụ phối hợp trong hoạt động

quản lý hành chính (đặc biệt là các văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội).

- Trả lời câu hỏi: Chúng ta đang ở đâu? Hiện trạng của chúng ta là gì? Dùng kỹ thuật SWOT để phân tích (điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức),

qua đó, sẽ xác định được bối cảnh của chúng ta là gì. Bước 3: Xác định mục tiêu Mục tiêu là trạng thái mong đợi, cần có của hệ thống sau một thời gian nào

đấy; mục tiêuđược dùng để chỉ cái đích hoặc kết quả mà nhóm mong muốn đạt đến. Mục tiêu trả lời câu hỏi là cần đạt được "cái gì?"; đó là sự định hướng cho

hoạt động của nhóm cần hoặc được hướng vào việc tạo ra một kết quả nhất định cả về số lượng và chất lượng. Đây là một trong những động lực chính thúc đẩy các thành viên của nhóm hoạt động tốt hơn, có hiệu quả hơn.

Như vậy, xác định mục tiêu của nhóm tức là trả lời các câu hỏi: Chúng ta cần đi đến đâu? Chúng ta muốn đạt gì trong tương lai? Công việc này giống như chúng ta vẽ sơ đồ để đi đến được tương lai.

Bước 4: Xác định phương pháp, cách thức đạt được mục tiêu Khi đã xác định được mục tiêu của nhóm, nghĩa là chúng ta đã có sơ đồ về

đường đi. Chúng ta cần phải xem xét, chúng ta đi đến đó như thế nào? và bằng cách nào để đạt được mục tiêu mong muốn? Việc xác định những phương thức này phụ thuộc rất nhiều vào việc xác định mục tiêu.

Kết quả hoạt động của nhóm phối hợp phụ thuộc rất nhiều vào bước này, đặc biệt đối với các nhóm dự án chỉ được thành lập và tồn tại tạm thời trong một thời gian nào đó để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể trong hoạt động quản lý hành chính (tin học hoá văn phòng, tổ chức một hoạt động kỷ niệm hoặc các tổ chức phối hợp liên ngành tiến hành một hoạt động phối hợp nào đó trong quản lý hành chính,…). Vì thế, ngoài sự phân công rõ ràng, rành mạch cho các thành viên, còn cần phải làm rõ cơ chế phối hợp, chế độ trách nhiệm cũng như các chế tài. Nếu không làm rõ điều này, cơ chế phối hợp sẽ trở nên lỏng lẻo, người ta thường vì lợi ích cục bộ của tổ chức mình mà quên đi mục tiêu của nhóm phối hợp.

Bước 5: Đánh giá Đánh giá hoạt động của nhóm về bản chất chính là đo lường được mục tiêu mà

nhóm mong muốn đạt đến. Chỉ số này sẽ giúp chúng ta biết được chúng ta đi có đúng đường hay không. Việc đánh giá phải diễn ra thường xuyên liên tục trong cả quá trình hoạt động phối hợp của nhóm.

Để đánh giá, chúng ta phải xem mọi người mong đợi gì ở chúng ta? Và chúng ta mong đợi gì ở chính mình? Việc đánh giá phải căn cứ vào vai trò, nhiệm vụ của từng thành viên trong nhóm cũng như cách thức phối hợp giữa các thành viên. Bởi lẽ, khi bạn đã nhận nhiệm vụ cụ thể, bạn phải chịu trách nhiệm về nhiệm vụ của mình, ở mức cá nhân và cả ở mức nhóm.

51

Những hỗ trợ giúp chúng ta thực hiện nhiệm vụ như thế nào? khi khó khăn chúng ta tìm kiếm sự hỗ trợ ở đâu? lãnh đạo có hỗ trợ không? nhóm hỗ trợ cái gì?… những đánh giá dó sẽ giúp chúng ta xác định được các phương án khắc phục khó khăn của mình.

Để đo lường được hiệu quả của nhóm, cần phải thường xuyên, liên tục xem xét, đánh giá cả quá trình hoạt động phối hợp của nhóm; phải có danh mục đối chiếu những gì đã làm được, những gì chưa làm được. Bởi lẽ, qua xem xét, đánh giá chúng ta có thể phải có những điều chỉnh. Cách để xem xét lại như: Căn cứ kết quả đầu ra hay xem xét cách thức và quá trình thực hiện công việc. Xem xét về quá trình, cách thức để chúng ta điều chỉnh.

Bước 6: Kết quả Bước cuối cùng, cần phải biết chúng ta sẽ đạt được những thừa nhận gì từ các

nỗ lực của mình. Tất cả những yếu tố này giúp chúng ta xây dựng nhóm phối hợp hiệu quả.

Như vậy, để tạo ra nhóm phối hợp hiệu quả, cần: Biết về mình; biết mình đang ở đâu; biết mình muốn đi đến đâu; cần phải biết đi đến đó bằng cách nào; biết các nguồn lực mà mình có; biết cách đo lường kết quả, hiệu quả. Phải thường xuyên xem xét, đánh giá lại kết quả và cách thức đạt đến kết quả và cuối cùng chúng ta phải duy trì nhóm phối hợp hiệu quả.

3. Kỹ năng giao tiếp của lãnh đạo cấp phòng a) Khái niệm và bản chất của giao tiếp - Khái niệm: Có nhiều quan niệm khác nhau về giao tiếp, bởi những người nghiên cứu về nó

có thể đứng ở nhiều góc độ khác nhau, mục đích nghiên cứu khác nhau để đưa ra quan niệm riêng của mình. Sau đây là một số quan niệm về “giao tiếp”(Học viện Hành chính Quốc gia 2006):

+ Giao tiếp là “nói một điều gì đó với ai đó” hoặc “sự chuyển tải các ý tưởng giữa con người với nhau”.

+ Giao tiếp là “sự trao đổi thông tin” hoặc “sự chia sẻ thông tin và tạo ra quan hệ”. + Giao tiếp là “giao lưu tình cảm, tư tưởng để phát triển nhân cách con người

hoàn chỉnh”. + Giao tiếp là quá trình thông qua đó một thông điệp được chuyển tải từ một nguồn

đến một địa chỉ thông qua các phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ. - Bản chất của giao tiếp: Quá trình giao tiếp được thể hiện bằng sơ đồ 3.8. Qua sơ đồ 3.8, có thể thấy

một số điểm thuộc bản chất của giao tiếp như sau:

52

Sơ đồ 3.8: Kênh truyền tải thông tin mã hóa giải mã nhiễu Thứ nhất,giao tiếp là quá trình truyền đi một thông điệp (hay còn gọi là thông

tin). Nó bao gồm người gửi và người nhận: Sơ đồ 3.9: Truyền dẫn thông tin

Thứ hai, bản chất của giao tiếp là một quá trình mã hóa và giải mã của người

phát tin và người nhận tin. Giao tiếp là một quá trình dựa trên sự trao đổi giữa hai hay nhiều người sử dụng một mã cử chỉ, từ ngữ để có thể hiểu được một thông tin chính thức hay phi chính thức được chuyển từ người phát tin đến người nhận tin.

Thứ ba, bản chất của giao tiếp là một quá trình luôn tiếp diễn, tiếp nhận thông tin mang tính hai chiều. Trong quá trình giao tiếp có 3 yếu tố liên quan: Thông tin, con người và phản hồi.

Trong quá trình trao đổi thông tin giữa con người với con người, xúc cảm, tình cảm giữa họ được xác lập. Đây chính là điểm khác biệt về giao tiếp giữa người và máy.

Tóm lại, giao tiếp là một quá trình trao đổi thông tin và tình cảm dựa trên sự trao đổi giữa hai hay nhiều người sử dụng một mã cử chỉ, từ ngữ để có thể hiểu được thông tin được chuyển từ người phát tin đến người nhận tin.

Giao tiếp công vụ là sự tương tác thông tin và cảm xúc giữa chủ thể quản lý (là công chức, cơ quan hành chính) với đối tượng quản lý (công chức, công dân, tổ chức…) trong thực thi công vụ nhằm đạt mục đích. b) Nguyên tắc, vai trò, ý nghĩa của giao tiếp

- Nguyên tắc: + Đảm bảo sự hài hòa về mặt lợi ích giữa các bên tham gia giao tiếp; + Đảm bảo nguyên tắc bình đẳng trong giao tiếp; + Nguyên tắc hướng tới giải pháp tối ưu:

Người gửi

Thông điệp

Người nhận

Phản hồi

nhiễu

Người gửi Người nhận

Thông tin

Người nhận

mã hóa giải mã

53

Để đưa ra các giải pháp thì mỗi bên tham gia vào quá trình giao tiếp cần xác định mục đích (lợi ích) cần đạt được, nhưng đồng thời cũng xác định mục đích đó có thể đạt được ở những mức độ nào (cao, trung bình hay thấp). Việc xác định những mức độ có thể đạt được sẽ giúp cho các đối tượng tham giao giao tiếp chuẩn bị sẵn sàng tư tưởng nhượng bộ trong điều kiện và giới hạn cho phép để có thể thương lượng với bên kia khi các điều kiện, tiêu chuẩn lý tưởng không đạt được.

+ Tôn trọng các giá trị văn hóa. - Vai trò: Giao tiếp là công cụ, phương tiện để đạt mục đích của hoạt động. Bởi vì, chất

lượng và hiệu quả hoạt động tùy thuộc vào mức độ chất lượng của quá trình giao tiếp được tiến hành. Nếu giao tiếp mà dành được lợi ích cho cả hai bên cùng tham gia thì cả hai bên đều cảm thấy tốt hơn, đều muốn cùng nhau làm việc, xây dựng được giải pháp tốt nhất để giải quyết vấn đề cùng quan tâm. Chúng ta thường xét vai trò của giao tiếp ở một số điểm cơ bản như sau:

+ Vai trò của giao tiếp trong trao đổi thông tin: Người lãnh đạo phòng trực tiếp tiếp nhận, xử lý hàng trăm thông tin dưới hình thức hướng dẫn cho nhân viên và quan hệ làm việc với các đơn vị khác.

+ Vai trò của giao tiếp trong trao đổi tình cảm: Giao tiếp có vai trò cơ bản là tạo ra tình cảm gắn bó, thân mật và sự hiểu biết lẫn nhau trong công việc và sinh hoạt hàng ngày. Cuộc tiếp xúc, trao đổi không chỉ đơn thuần phát đi hay nhận lại thông tin mà người giao tiếp còn bày tỏ, chia sẻ cảm xúc, thái độ và tình cảm với nhau.

+ Vai trò của giao tiếp trong quá trình ra quyết định: Thông qua giao tiếp trực tiếp lãnh đạo phòng mới biết được nhu cầu, nguyện vọng cấp thiết của đối tượng giao tiếp, trên cơ sở đó đưa ra những quyết định đúng đắn để giải quyết các vân đề liên quan đến trách nhiệm, quyền lợi, cuộc sống của người nhân viên.

c) Các loại giao tiếp của lãnh đạo cấp phòng - Giao tiếp chính thức và không chính thức: + Giao tiếp chính thức: Là loại giao tiếp phải tuân thủ quy định của pháp luật,

theo một quy trình được thể chế hóa như: Hội họp, học tập, v.v. + Giao tiếp không chính thức: Là loại giao tiếp không có sự ràng buộc bởi

những quy định có tính pháp lý nhưng tuân theo những tập quán xã giao, mang nặng tính cá nhân, như lãnh đạo phòng trò chuyện riêng tư với nhân viên, giao tiếp với đồng nghiệp, v.v.

- Giao tiếp trực tiếp và gián tiếp: + Giao tiếp trực tiếp: Là giao tiếp mặt đối mặt, không qua phương tiện trung

gian. + Giao tiếp gián tiếp: Thông qua phương tiện trung gian như thư từ, email, v.v.

d) Văn hóa giao tiếp của lãnh đạo cấp phòng - Với cấp trên: Là quá trình tương tác gắn với việc đề đạt ý kiến, nguyện vọng,

phản hồi... từ cấp phòng với lãnh đạo cơ quan.

54

Để giao tiếp hiệu quả, cần lưu ý: + Tôn trọng địa vị và chăm chú lắng nghe ý kiến của cấp trên. + Duy trì khoảng cách vừa phải và chọn thời điểm thích hợp để giao tiếp, xin ý

kiến. + Chủ động nhận trách nhiệm đối với nội dung và ý kiến đưa ra. + Chuẩn bị kỹ điều cần nói. Khi giao tiếp với cấp trên nên tránh: + Nội dung đề đạt không rõ ràng, thông tin thiếu chính xác. + Cho rằng mọi công việc do cấp trên quyết định và thường xuyên báo cáo khó

khăn với cấp trên. - Với cấp dưới: Giao tiếp với cấp dưới nhằm phân công, hướng dẫn công việc;

trả lời những vấn đề chưa rõ hay thắc mắc; khuyến khích nhân viên tham gia vào công việc chung; tạo nguồn cảm hứng làm việc cho nhân viên của phòng. Lãnh đạo phòng cần chăm chú lắng nghe, chắt lọc thông tin, thể hiện sự sẻ chia, thông cảm, đưa ra những chỉ dẫn cụ thể, và thể hiện sự công bằng trong ứng xử.

- Giao tiếp ngang: Chủ yếu nhằm phối hợp công tác với các đơn vị khác để giải quyết công việc. Giao tiếp ngang đòi hỏi lãnh đạo phòng phải có uy tín và tinh thần tập thể vì quyền lợi chung. Như vậy mới tránh được thái độ cục bộ, không chia sẻ thông tin, không hợp tác giải quyết công việc chung.

(Nguồn: Trường Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức Bộ Nội vụ, 2011, tr.204 - 205).

Bài tập thảo luận nhóm: Anh/Chị là người có năng lực, đã hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao và

có đóng góp cho cơ quan trong ngành Lao động - Thương binh và Xã hội. Do thiếu vị trí lãnh đạo, hiện cơ quan đang làm quy trình bổ nhiệm. Việc thăng chức tưởng như nằm trong tầm tay của Anh/Chị, nhưng thực tế lại không xảy ra như vậy. Anh/Chị nên làm gì trong tình huống này.

Gợi ý thảo luận: Kiểm soát cảm xúc, không than vãn, căn vặn lý do. Đánh giá lại bản thân và chủ động, tích cực làm việc, chia sẻ với đồng nghiệp và sếp mới với ý muốn hợp tác.

đ) Một số kỹ năng giao tiếp trong hoạt động quản lý của lãnh đạo cấp

phòng: - Kỹ năng nghe: Nghe là một kỹ năng quan trọng trong hoạt động giao tiếp. Bởi trong quá trình

thực hiện hoạt động giao tiếp cả người phát tin lẫn người nhận tin đều phải sử dụng kỹ năng nghe. Trong các kỹ năng cơ bản của giao tiếp: “Nói”, “viết”, “đọc”, “nghe”

thì kỹ năng nghe chiếm thời lđây):

Sơ đồ 3.10

Rèn luyện kỹ năng lắng nghe ph

trực tiếp, lãnh đạo cấp phòng c+ Tập trung chú ý vào ng+ Khuyến khích người nói;+ Phản hồi lại những gì nghe Rèn luyện kỹ năng lắng nghe là m

phải có ý thức thường xuyên trau dgiao tiếp của mình. Có như vậvụ nhân dân được tốt hơn.

- Kỹ năng nói và thuyết trình:Nói là hình thức giao ti

giao tiếp của công chức với công dân, ttrong giao tiếp. Kỹ năng nói hinăng lực thể hiện qua khẩu ngmột cách chính xác, sinh động, có s

Viết14%

Đọc17%

i lượng, thời gian nhiều nhất là 53% (xem sơ đ

3.10: Tỷ lệ các kỹ năng cụ thể trong giao tiếp

ng nghe phục vụ cho hoạt động giao tiếp nhp phòng cần chú ý 3 kỹ năng cơ bản:

trung chú ý vào người nói; i nói;

ng gì nghe được. ng nghe là một quá trình, đòi hỏi người lãnh đ

ng xuyên trau dồi và tự đúc kết kinh nghiệm từ thực tiậy mới hy vọng nâng cao được hiệu quả công tác đ

ết trình: c giao tiếp trực tiếp, được sử dụng nhiều trong các ho

i công dân, tổ chức và là hình thức đem lại hinăng nói hiệu quả là khả năng biểu đạt bằng lời nói, là m

u ngữ để truyền đạt thông tin, biểu đạt tư tưởng, có sức thuyết phục.

Nghe53%

Viết14%

Nói16%

55

t là 53% (xem sơ đồ dưới

p

ất là giao tiếp

đạo cấp phòng c tiễn hoạt động

công tác để phục

u trong các hoạt động i hiệu quả cao

i nói, là một loại ởng, tình cảm

Nghe53%

56

Bảng 3.3: Danh mục những việc “nên và không nên” làm trong thuyết trình Nên Không nên

Chuẩn bị và luyện tập Không chuẩn bị và luyện tập Sử dụng phương tiện nghe nhìn Không sử dụng phương tiện nghe nhìn

Nói Đọc bài

Đứng Ngồi

Đi lại Đứng yên một chỗ

Thay đổi ngữ điệu Nói đều đều

Nói rõ ràng Lẩm bẩm

Sử dụng ánh mắt Không sử dụng ánh mắt

Quan tâm tới người nghe Không quan tâm tới người nghe

Tập trung vào chủ đề quan trọng Lạc vào chi tiết

Kết thúc đúng giờ Nói quá giờ

Kết thúc thống nhất với phần mở đầu Mở đầu và kết thúc không thống nhất

Để có kỹ năng nói hiệu quả, lãnh đạo phòng cần chú ý tới những điểm sau : + Sử dụng ngôn từ một cách chính xác, rõ ràng; văn phong dễ hiểu và có sức

thuyết phục. + Khéo léo vận dụng các yếu tố phi ngôn từ như: (1) Giọng nói truyền cảm với

nhịp độ vừa phải, có điểm nhấn; (2) ánh mắt thân thiện và bao quát; (3) nét mặt và nụ cười; (4) tư thế đúng mực; (5) khoảng cách phù hợp, v.v.

Trong kỹ năng nói thì kỹ năng thuyết trình, dùng lý lẽ và các phương tiện khác để trình bày, thuyết phục người khác hiểu, tin và làm theo vấn đề mà người thuyết trình đưa ra là một trong những hoạt động quan trọng của lãnh đạo phòng. Các bước trong thuyết trình bao gồm:

+ Bước chuẩn bị: (1) Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung thuyết trình; (2) Tìm hiểu về người nghe; (3) Chuẩn bị tốt về địa điểm, thời gian, các phương tiện phụ trợ.

+ Tiến hành thuyết trình: (1) Mở đầu: Tạo ấn tượng tốt, vào thẳng vấn đề thuyết trình, kết hợp một số cách nói; (2) Phần chính: Sắp xếp theo trình tự hợp lý, đảm bảo tính lô gích của bài nói chuyện, nghĩa là các ý phải liên quan chặt chẽ với nhau, ý trước là tiền đề của ý sau, không trùng lặp; mỗi luận điểm cần có minh chứng để thuyết phục người nghe; duy trì sự chú ý của người nghe; (3) Kết thúc: Tóm tắt những ý chính của bài thuyết trình; Gắn với nhiệm vụ trong tương lai (nếu có); chúc và cảm ơn người nghe.

57

Các tiêu chí xác định một người nói tốt: - Bình tĩnh - nhưng không nhàm chán - Cảm thấy thoải mái - nhưng không trì trệ - Dí dỏm - nhưng không nói kháy - Thành thạo - nhưng không áp đặt - Thông thái - nhưng không kiêu căng

4. Kỹ năng tổ chức và điều hành họp của cấp phòng a) Mục đích, yêu cầu của cuộc họp

Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, là cách thức giải quyết công việc, thông qua đó, thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động. Đây là một trong những hoạt động quan trọng của cơ quan nói chung và của lãnh đạo cấp phòng nói riêng.

- Mục đích: + Phổ biến chủ trương, chính sách mới của Đảng, Nhà nước và cơ quan; + Thực hiện các quy chế công khai, dân chủ, khai thác trí tuệ tập thể, tạo sự

phối hợp chặt chẽ, phát huy sự tham gia rộng rãi của nhân viên trong phòng trong lập kế hoạch, triển khai thực hiện kế hoạch và các nhiệm vụ được phân công;

+ Đánh giá tình hình hoạt đông của phòng nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục tồn tại, mang lại hiệu quả chung;

+ Phối hợp giữa các bộ phận trong thực hiện nhiệm vụ. Mặc dù họp là rất cần thiết, song không nên lạm dụng họp quá nhiều, gây tốn

tiền của và thời gian. - Yêu cầu: + Đúng thẩm quyền; + Tuân thủ quy trình, thủ tục theo quy định; + Thiết thực và tiết kiệm; Ứng dụng công nghệ hiện đại trong hội họp, giảm

bớt đi lại; + Phối hợp chặt chẽ và thích hợp với các hình thức và biện pháp quản lý khác

như ban hành quyết định, giao việc, ủy quyền, phát huy tính chủ động, sáng tạo của nhân viên.

b) Các hình thức họp trong hoạt động quản lý của cấp phòng - Hội ý: Nhằm phổ biến, trao đổi tình hình, nắm bắt và xử lý thông tin liên

quan đến hoạt động của phòng. - Họp triển khai công tác chuyên môn theo chức năng, nhiệm vụ được giao:

Đây là hình thức phổ biến nhằm trình bày, giải thích các chủ trương, quyết định mới, thống nhất chương trình, kế hoạch hoạt động của phòng theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.

58

- Hội thảo, hội nghị khoa học (nếu có): Tùy tính chất và nội dung, mức độ quan trọng của vấn đề nghiên cứu để tổ chức hội nghị chuyên đề với sự tham gia của các cấp, các ngành đóng góp về vấn đề nghiên cứu, trao đổi để bảo đảm tính chất khoa học cao. c) Tổ chức và điều hành cuộc họp: Trong hoạt động, lãnh đạo phòng thường tham gia các hình thức họp: (1) Hội ý nhằm phổ biến, trao đổi tình hình; (2) Triển khai công tác chuyên môn theo chức năng, nhiệm vụ được giao; và (3)Hội thảo, hội nghị khoa học (nếu có). Thông thường qua ba giai đoạn.

- Chuẩn bị họp: + Xác định nhiệm vụ và mục tiêu cuộc họp. + Xây dựng kế hoạch tổ chức họp và chương trình nghị sự. Đối với các cuộc

họp lớn và quan trọng, cần quan tâm thích đáng và phân công người thực hiện các phần công việc: (1) Thành phần dự họp, khách mời; (2) Lập chương trình họp; (3) Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp.

+ Chuẩn bị cơ sở vật chất cho cuộc họp: (1) Thống nhất thời gian họp với các thành phần họp (nên có phương án dự phòng); (2) Chuẩn bị địa điểm họp (phòng họp), và trang thiết bị, cơ sở vật chất (băng rôn, bàn ghế, ánh sáng, âm thanh v.v.), hay kinh phí cần thiết.

- Tiến hành họp: + Trước giờ khai mạc, kiểm tra lại các công việc ở giai đoạn chuẩn bị. + Đón tiếp và hướng dẫn đại biểu. + Điều hành họp: Thông thường cuộc họp diễn ra trong ba bước Bước 1: Ổn định tổ chức trước cuộc họp; giới thiệu thành phần; chỉ định thư

ký; khai mạc họp. Bước 2: (Diễn biến chính) - Đọc báo cáo, tham luận; nêu vấn đề để tiến hành

thảo luận. Bước 3: (Kết thúc cuộc họp) - Tóm tắt nội dung cuộc họp; chốt lại những vấn

đề đã thống nhất và chưa thống nhất; thông qua biên bản và kết thúc họp. - Sau khi kết thúc họp: + Đánh giá, rút kinh nghiệm khâu tổ chức, thực hiện, phối hợp trong cuộc họp.

Gửi thư cảm ơn các đại biểu (nếu cần). + Ra thông báo kết luận họp và yêu cầu cá nhân hay đơn vị liên quan tổ chức

thực hiện nghị quyết cuộc họp. + Giám sát tiến trình thực hiện những kết luận của cuộc họp. Những lưu ý đối với người điều hành họp: + Cần nêu rõ mục đích cuộc họp, cách thức thảo luận và thời gian họp ngay từ

đầu.

59

+ Duy trì trọng tâm và dẫn dắt cuộc họp, điều chỉnh nhịp độ khi cần thiết. Làm rõ vấn đề và khuyến khích đại biểu đưa ra ý kiến của mình.

+ Hướng cuộc họp vào bàn luận nội dung chứ không tập trung vào con người. + Xử lý các vấn đề có thể phát sinh trong tiến trình cuộc họp. + Quản lý tốt thời gian họp, tránh bị sa đà vào những nội dung không trọng tâm. + Tổng kết cuộc họp một cách ngắn gọn, cô đọng và cảm ơn sự tham dự và ý

kiến của các đại biểu.

Bài tập: Thảo luận và nêu ra những tình huống bất ngờ có thể phát sinh trong cuộc họp chuyên ngành Lao động - Thương binh và Xã hội và đề xuất phương án xử lý.

CÂU HỎI THẢO LUẬN

1. Khái niệm “quản lý” và “lãnh đạo” là gì? Phân biệt sự tương đồng và khác nhau giữa hai khái niệm này?

2. Khái niệm về phong cách lãnh đạo của công chức lãnh đạo cấp phòng. Phân tích các yếu tố tác động đến phương pháp lãnh đạo, quản lý và các yếu tố tác động đến phong cách lãnh đạo, quản lý nói chung và công chức lãnh đạo cấp phòng?

3. Để trở thành người lãnh đạo, quản lý cấp phòng có hiệu quả trong lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội, anh, chị cần rèn luyện những kỹ năng gì? Hãy nêu một số kinh nghiệm anh, chị thu nhận được trong quá trình lãnh đạo, quản lý đơn vị?

60

TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Koontz.H. và các tác giả khác (2004). Những vấn đề cốt yếu của quản lý.

Hà Nội: Nhà xuất bản Lao động. 2. Hemphill, J. K., and Coons, A. E. (1957) . Leadership. Truy cập ngày 10/11/2015 tại http://www.cool-info.co.uk/people_and_contracts/leadership/leadership.html 3. Lê Văn Lập.Tâm lý quản lý và Nghệ thuật lãnh đạo. NXB Lao Động, 2011. 4. Mary Parker Follett (1923). Creative Experience. USA: Martino Fine

Books, . 5. Nguyễn Khắc Hùng (CB)(2015). Kỹ năng Quản lý, lãnh đạo (Tập 1). Hà

Nội: Nhà xuất bản Đại học quốc gia Hà Nội. 6. Rauch,C.F.& Behling,O.(1984).Leadership Definitions. University of

Warwick. 7. Stoner J. A, Freeman, R. E. và Gilbert D. A(1995). Management. USA:

Prentice Hall International. 8. Trường Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức - Bộ Nội vụ (2011).Tài liệu

Bồi dưỡng nghiệp vụ, kỹ năng quản lý đối với Lãnh đạo cấp phòng, Phó lãnh đạo cấp phòng ngành nội vụ.

61

Chuyên đề 4 KỸ NĂNG LẬP VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN

KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG

I. TỔNG QUAN VỀ LẬP KẾ HOẠCH Hoạt động 1: Thảo luận nhóm. Các nhóm vận dụng kỹ thuật Sơ đồ tư duy

(Mind map) liệt kê và hệ thống hóa các vấn đề liên quan đến lập và thực thi kế hoạch công tác ở cấp phòng.

Trong quản lý hiện đại, mỗi tổ chức đều có mục tiêu hoặc nhiệm vụ. Mục tiêu của tổ chức (có thể do chính tổ chức xây dựng nên, hoặc cũng có thể do cơ quan cấp trên của tổ chức quy định) là những gì tổ chức mong muốn đạt được trong một giai đoạn nhất định.

Mục tiêu của tổ chức càng được xác định rõ ràng bao nhiêu thì tổ chức đó càng dễ đạt được mục tiêu bấy nhiêu.

Sơ đồ 4.1: Sơ đồ tư duy (Mind map) Mục Để đạt được mục tiêu, tổ chức đó phải tổ chức, sắp xếp, xây dựng lịch

trình các hoạt động và đưa ra phương án sử dụng, phân bổ các nguồn lực cho việc đạt được các mục tiêu. Công việc này gọi là lập kế hoạch.

Đối với ngành Lao động - Thương binh và Xã hội, công tác xây dựng và quản lý thực hiện kế hoạch được quy định tại Nghị định 106/2012/NĐ-CP ngày 20/12/2012. Theo đó, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội có nhiệm vụ:

- Trình Chính phủ các chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, năm năm, hàng năm và các dự án, công trình quan trọng quốc gia về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.

- Chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình mục tiêu quốc gia, chương trình quốc gia, chương trình hành động quốc gia, các dự án, công trình quan trọng quốc gia sau khi được phê duyệt.

Nhiệm vụ lập kế hoạch cũng được quy định tại Điều 7 Chương 3; Điều 14, Chương 4, và một số điều khoản khác thuộc Quy chế Làm việc của Bộ (Quyết định số 1860/QĐ-LĐTBXHcủa Bộ trưởng Lao động - Thương binh và Xã hội, ngày 11 tháng 12 năm 2006).

Trong thực tiễn hoạt động quản lý và thực thi công việc, công chức lãnh đạo cấp phòng đều trực tiếp hay gián tiếp tham gia vào công việc xây dựng và tổ chức

62

thực hiện kế hoạch của cơ quan đơn vị hay trong một lĩnh vực công việc cụ thể theo các quy định của ngành.

Khái niệm lập kế hoạch Có nhiều khái niệm khác nhau về công tác lập kế hoạch, tuỳ theo cách tiếp cận

chú trọng đến mục tiêu (làm được cái gì), cách thực hiện (làm như thế nào), phương tiện được sử dụng (sử dụng phương tiện gì), sử dụng các nguồn lực (hiệu quả sử dụng, phân bổ nguồn lực như thề nào).

“Lập kế hoạch là một quá trình sắp xếp các nguồn lực (con người, tài chính, thời gian ...) và các phương tiện, được sử dụng cho một khoảng thời gian xác định trong tương lai, để thực hiện các hoạt động cần thiết nhằm đạt được các mục tiêu đã định trước; với việc sử dụng các kinh nghiệm trong quá khứ, dự báo khả năng trong tương lai và công nhận thực tế của hiện tại”.(Học viện hành chính quốc gia, 2006)

Nói cách khác, lập kế hoạch là một quá trình xác định mục tiêu tương lai và các phương thức thích hợp để đạt mục tiêu.

Cụ thể hơn, lập kế hoạch là một công việc quản lý mang tính chuyên môn, nhằm xác định:

- Mục tiêu, các kết quả: Cần đạt được gì? - Nguyên nhân: Tại sao phải làm, vì lợi ích của ai? - Ai sẽ làm, làm việc gì, mối quan hệ giữa những người (tổ chức) tham gia

vào quá trình thực hiện? - Những công việc cần được thực hiện để đạt được mục tiêu: Làm cái gì, bằng

cách nào? - Khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc từng công việc, từng hoạt động? - Những nguồn lực nào sẽ cần huy động cho việc triển khai thực hiện? 1. Vai trò, ý nghĩa của kế hoạch Kế hoạch là cầu nối giữa quá khứ (những việc đã làm, những kinh nghiệm

trong quá khứ), với hiện tại (những việc đang làm, và với tương lai (những việc sẽ làm, kế thừa kinh nghiệm trong quá khứ).

Qua các nghiên cứu và kiểm nghiệm trong thực tiễn về mối quan hệ giữa lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch, có thể đưa ra một số điểm về vai trò và ý nghĩa của công tác lập kế hoạch:

Thứ nhất, thông qua lập kế hoạch giúp người quản lý, lãnh đạo xác định được mục tiêu cơ quan đơn vị cần đạt được và cách thức tổ chức huy động các nguồn lực và tổ chức thực hiện các công việc để đạt được mục tiêu của cơ quan đơn vị mình.

Thứ hai, lập kế hoạch giúp dự đoán và ứng phó với những thay đổi trong tương lai. Thông qua việc lập kế hoạch người công chức quản lý có thể dự đoán được những gì sẽ diễn ra trong tương lai, lường trước được những khó khăn, và có thể tránh được những rủi ro có thể xảy ra.

Tuy nhiên, một kế hoạch tốt đến mấy cũng chỉ mang tính tương đối. “Một kế hoạch tốt nhất cũng không thể lường trước hết được những gì có thể xảy ra trong tương

63

lai” (Fayol,H, 1949). Kế hoạch càng dài hạn thì tính dự báo sẽ càng không chắc chắn bằng kế hoạch ngắn hạn.

Thứ ba, thông qua lập kế hoạch giúp cơ quan đơn vị hướng các nỗ lực vào việc hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ. Kế hoạch được xây dựng sẽ giúp huy động và phối hợp được công sức và thời gian của các cá nhân, bộ phận trong cơ quan, tổ chức góp phần vào thực hiện các mục tiêu. Nhờ có các kế hoạch mà công chức trong cơ quan đơn vị có thể phối hợp các hoạt động của các cá nhân cũng như các bộ phận một cách nhịp nhàng và có kế hoạch trong thực hiện nhiệm vụ nhằm đạt được mục tiêu.

Thứ tư, lập kế hoạch giúp cơ quan đơn vị sử dụng có hiệu quả các nguồn lực. Thông qua lập kế hoạch, người công chức quản lý lựa chọn các phương án bố trí sử dụng và phối hợp các nguồn lực một cách hợp lý và hiệu quả. Thông qua đó giảm thiểu được sự trùng lắp, chồng chéo, lãng phí về nguồn lực.

Thứ năm, lập kế hoạch giúp người công chức quản lý xây dựng được công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc kiểm soát, đánh giá tiến độ thực hiện, chất lượng và kết quả thực hiện công việc, giúp đưa ra các quyết định chính xác, kịp thời để tháo gỡ các khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện các mục tiêu.

Thứ sáu, lập kế hoạch giúp cơ quan tổ chức xác định được trách nhiệm của bộ phận và cá nhân trong thực thi nhiệm vụ, thông qua đó đánh giá được kết quả hoàn thành nhiệm vụ của công chức.

Tóm lại, lập kế hoạch là một khâu không thể thiếu trong chu trình quản lý khép kín, nhằm đạt được các mục tiêu của quản lý.

2. Thành phần của kế hoạch Tùy theo tính chất, mức độ cần đạt được trong thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ

của cơ quan đơn vị, người công chức quản lý, lãnh đạo phải xác định cho được các thành phần của kế hoạch. Thông thường, một bản kế hoạch gồm một số thành phần cơ bản như sau:

- Các mục tiêu: Là những kết quả trong tương lai mà cơ quan, đơn vị mong muốn đạt được thông qua hoàn thành thực hiện kế hoạch.

- Phương hướng và các biện phápthực hiện các công việc, các hoạt động dự kiến để đạt những mục tiêu đã đề ra.

- Nguồn lực: Các nguồn lực thực hiện kế hoạch có thể được chia thành nhiều loại gồm: Nguồn lực vật chất, tài chính; nguồn nhân lực, chuyên môn và trí tuệ; nguồn lực tổ chức; nguồn lực quan hệ; nguồn lực thông tin, thời gian ...

Các nguồn lực bao gồm nguồn lực hiện có và nguồn lực tiềm năng. Nguồn lực hiện có là những nguồn lực đã có sẵn, chỉ cần đưa chúng vào sử dụng. Nguồn lực tiềm năng là những nguồn lực mà cơ quan đơn vị cần có trong tương lai. Đây là loại nguồn lực chưa sẵn có cho nên người công chức quản lý phải có những chính sách và biện pháp để huy động, trong đó phải tính đến tính không chắc chắn của nó.

- Cách thức tổ chức thực hiện: Những sắp xếp, phân công thực hiện công việc; trách nhiệm cho các cá nhân, bộ phận; các hướng dẫn và chỉ đạo, các quy định về hợp tác và phối hợp thực hiện.

64

3. Phân loại kế hoạch

Bài tập: Thảo luận tổ: Hiện nay tại đơn vị công tác của anh/chị trong ngành Lao động - Thương binh

và Xã hội đang có những loại kế hoạch nào? Đặc điểm và tính chất của mỗi loại kế hoạch ra sao?

Bảng 4.1: Phân loại kế hoạch

Loại kế hoạch Đặc điểm Tính chất

Tùy theo mục đích, nội dung, tính chất, lĩnh vực, quy mô và mức độ phức tạp

của công việc mà kế hoạch có thể được phân chia thành các loại khác nhau. Dưới đây là một số cách phân loại kế hoạch.

3.1. Phân loại theo quy mô/phạm vi Theo cách phân loại này, kế hoạch được chia thành kế hoạch chiến lược và kế

hoạch thực thi (hay kế hoạch hoạt động). Các kế hoạch áp dụng cho toàn bộ

cơ quan, tổ chức, cấp hành chính, trong đó thiết lập các mục tiêu toàn diện và xác định vị trí tương lai mang tính dài hạn thì được gọi là kế hoạch chiến lược. Các kế hoạch nêu chi tiết về cách thức đạt được các mục tiêu thì được gọi là kế hoạch thực thi.

Kế hoạch chiến lược và kế hoạch thực thi khác nhau ở khuôn khổ thời gian và phạm vi công việc. Kế hoạch chiến lược thường có khuôn khổ thời gian dài, thường là 5 năm trở lên. Chúng cũng có phạm vi rộng chứ không giải quyết các công việc cụ thể. Ngược lại, kế hoạch thực thi thường có thời gian ngắn hơn. Các kế hoạch ngày, tuần, tháng, quý hầu hết là các kế hoạch thực thi.

Trong công tác xây dựng kế hoạch, việc xây dựng kế hoạch chiến lược bao gồm việc xây dựng các mục tiêu. Trong khi đó các kế hoạch thực thi thừa nhận sự tồn tại các mục tiêu và đưa ra các phương pháp để đạt mục tiêu đó.

Hộp 4.1: Chiến lược Là kế hoạch mang tính định hướng, với mục tiêu dài hạn mang tính phát triển (của một tổ chức, hay một lĩnh vực, hay một ngành) và một lộ trình được xây dựng nhằm đạt được mục tiêu. Ví dụ chiến lược phát triển kinh tế xã hội của 1 địa phương, chiến lược phát triển nguồn nhân lực, chiến lược phát triển tổ chức, chiến lược kinh doanh, chiến lược phát triển khoa học, công nghệ,…

Hộp 4.2:Kế hoạch năm, 6 tháng, quý, tháng Là kế hoạch được xây dựng cho một khoảng thời gian liên quan đến kết quả thực thi công việc. Loại kế hoạch này thường được sử dụng trong các tổ chức khu vực công, phục vụ cho công tác đánh giá các hoạt động theo các mục tiêu được thiết lập theo định kỳ. Loại kế hoạch này cũng có thể được xếp vào loại kế hoạch hoạt động của 1 tổ chức, hay một ngành,hay một lĩnh vực.

65

3.2. Phân loại theo thời gian Theo khuôn khổ thời gian, kế hoạch được phân thành kế hoạch dài hạn, trung

hạn và ngắn hạn. Kế hoạch ngắn hạn là kế hoạch có thời gian thực hiện nó một năm hoặc dưới một năm. Kế hoạch dài hạn là kế hoạch có thời gian thực hiện nó từ 5 năm trở lên. Kế hoạch có thời gian thực hiện từ trên 1 năm đến dưới 5 năm được gọi là kế hoạch trung hạn.

3.3. Phân loại theo tính chất/lĩnh vực Mọi cơ quan tổ chức và địa phương đều có các loại kế hoạch theo tính chất

hoặc theo lĩnh vực. Dưới đây là một số kế hoạch theo phân loại này: - Kế hoạch dự án: Là kế hoạch được xây dựng và thực hiện một dự án phát

triển. Loại kế hoạch này được thực hiện phổ biến trong quan hệ của các cơ quan nhà nước với các đối tác phát triển.

- Kế hoạch tác nghiệp: Khác với kế hoạch ở tầm chiến lược, đây là loại kế hoạch trong đó xác định cụ thể các hoạt động cần phải tiến hành, các nguồn lực và lịch trình thực hiện nhằm hoàn thành một hoặc một số công việc cụ thể.

- Kế hoạch tài chính (ngân sách): Là kế hoạch về thu, chi ngân sách cho hoạt động của cơ quan đơn vị, bao gồm các khoản mục thu chi trong kỳ ngân sách. Kế hoạch tài chính (ngân sách) cũng xác định các biện pháp để huy động và sử dụng các khoản chi ngân sách một cách có hiệu quả.

- Kế hoạch nhân sự: Là kế hoạch xác định nhu cầu nhân sự tương lai cho một cơ quan, tổ chức về đối tượng, số lượng, chất lượng và thời điểm cung cấp. Kế hoạch nhân sự cũng xác định các biện pháp cần thiết để đáp ứng các yêu cầu nhân sự nhằm đảm bảo cho cơ quan, tổ chức thực hiện chức năng và hoàn thành nhiệm vụ của mình.

4. Các nguyên tắc lập kế hoạch 4.1. Nguyên tắc mục tiêu Mọi hoạt động quản lý đều hướng tới đạt những mục tiêu nhất định, trong đó

hoạt động lập kế hoạch cũng vậy. Do đó, mọi kế hoạch, từ xây dựng đến tổ chức thực hiện, phải đảm bảo nguyên tắc hướng các nỗ lực, nguồn lực của các cá nhân, bộ phận vào việc hoàn thành mục tiêu.

4.2. Nguyên tắc hiệu quả Các nguồn lực thường là có hạn so với mong muốn trong thực hiện công việc.

Vì vậy, một yêu cầu cơ bản là phải đảm bảo hiệu quả trong sử dụng nguồn lực so với chi phí bỏ ra. Nguyên tắc cũng phải được tuân thủ trong lập và thực hiện kế hoạch. Hiệu quả của một kế hoạch được đo lường bằng việc so sánh kết quả mà nó đóng góp vào việc đạt các mục tiêu so với những chi phí và các nguồn lực đã sử dụng trong xây dựng và thực hiện kế hoạch.

4.3. Nguyên tắc cân đối Khi xây dựng kế hoạch cần đảm bảo tính cân đối giữa các yếu tố cấu thành. Ví

dụ: Mục tiêu phải phù hợp với nguồn lực, các hoạt động phải được tiến hành nhịp nhàng, hoạt động trước làm tiền đề cho hoạt động sau; phải cân đối giữa nguồn lực

66

với các biện pháp, giữa các phương tiện với con người.... như vậy sẽ tránh được tình trạng thiếu hoặc dư thừa, lãng phí nguồn lực, hoặc chồng chéo công việc.

4.4. Nguyên tắc linh hoạt Các kế hoạch mang tính dự kiến về các hoạt động trong tương lai. Tương lai

luôn thay đổi, vì vậy, bản thân các kế hoạch, trong thiết kế và thực hiện cũng phải bảo đảm tính linh hoạt, có thể điều chỉnh được nhằm giảm bớt các rủi ro do các yếu tố và điều không mong đợi phát sinh.

4.5. Nguyên tắc bảo đảm cam kết Trong các kế hoạch phải xác định các mục tiêu và các nguồn lực, phân công

trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện mục tiêu đã đề ra. Nếu chỉ một trong các cá nhân hoặc bộ phận không hoàn thành trách nhiệm của mình, hay các nguồn lực không được cung cấp đầy đủ và theo đúng tiến độ yêu cầu thì có thể dẫn đến việc không hoàn thành kế hoạch theo dự kiến. Chính vì vậy, trong quá trình triển khai thực hiện kế hoạch phải đảm bảo thực hiện đúng các cam kết ghi trong kế hoạch.

5. Các yêu cầu đối với lập kế hoạch công tác của cấp phòng Để đảm bảo kế hoạch được tổ chức thực hiện có kết quả, khi xây dựng kế

hoạch phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây: 5.1. Tính cụ thể Để xây dựng các nội dung cho các thành tố cụ thể của kế hoạch, người lập kế

hoạch phải trả lời sáu câu hỏi sau: - Cái gì : Chúng ta mong muốn đạt được cái gì? Và phải làm những gì để

đạt được mong muốn đó. - Tại sao : Những mục đích, lợi ích,lý do cụ thể để hoàn thành mục tiêu. - Ai : Các đối tác, đối tượng tham gia, phối hợp? - Ở đâu : Phạm vi, địa bàn vị trí thực hiện kế hoạch. - Khi nào : Khuôn khổ thời gian phải thực hiện/hoàn thành từng công/

lĩnh vực công việc. - Thế nào : Cách thức thực hiện, những yêu cầu, những hạn chế.

5.2. Tính đo lường được Thiết lập hệ thống tiêu chí chính xác để đo lường những tiến triển của công

việc hướng tới đạt được từng mục tiêu cụ thể đã định là yêu cầu tối cần thiết trong xây dựng kế hoạch. Khi theo dõi và đo lường sự tiến triển công việc, cần kiểm tra xem chúng có theo đúng hướng không, và có đạt được các mục tiêu trong từng giai đoạn hay không.

Để xác định mục tiêu có thể đo lường được, cần đặt ra những câu hỏi như: Làm được gì? Làm được bao nhiêu? Làm trong điều kiện nào? Làm thế nào để biết khi nào mục tiêu hoàn thành?

67

5.3. Tính thực tế Để đảm bảo bản kế hoạch cùng các mục tiêu, các công việc và các chỉ tiêu kết

quả có tính thực tế, chúng phải thể hiện được tính khách quan hướng đến cái mà chúng ta sẽ và có khả năng thực hiện. Một mục tiêu có thể vừa cao vừa thực tế; chúng ta cần xác định mục tiêu nên cao đến mức độ nào. Nhưng phải đảm bảo rằng mọi mục tiêu thể hiện được sự tiến triển chắc chắn. Một mục tiêu cao thường dễ đạt được hơn một mục tiêu thấp bởi vì mục tiêu thấp đưa ra nỗlực thấp hơn, còn mục cao đưa ra nỗ lực cao hơn. Trong nhiều trường hợp, chúng ta hoàn thành được những công việc khó khăn bởi vì chúng ta làm nó xuất phát từ quyết tâm và niềm say mê chứ không phải vì các mục đích khác.

Mục tiêu chỉ trở thành hiện thực nếu chúng ta thực sự tin tưởng rằng nó có thể được hoàn thành. Một phương pháp nữa để nhận biết một mục tiêu được xác định là hiện thực nếu chúng ta đã hoàn thành nó trong quá khứ hoặc tự đặt ra những điều kiện cần thiết để hoàn thành mục tiêu đó.

5.4. Khung thời gian Các mục tiêu, công việc và các chỉ tiêu kế hoạch phải được xác định trong một

giai đoạn/khuôn khổ thời gian cụ thể và rõ ràng để hoàn thành. Các khung thời gian này cũng chính là các mốc thời gian để chúng ta xác định

các hoạt động kiểm điểm hay đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu, kết quả công việc, cũng như đưa ra những biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm giảm thiếu những sai lệch.

Bài tập: Vận dụng kỹ thuật SWOT để phân tích thực trạng lập và thực hiện kế hoạch

hiện nay tại đơn vị phòng của Anh/Chị.

II.CÁC KỸ THUẬT, CÔNG CỤ CHỦ YẾU TRONG LẬP KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC 1. Giới thiệu kỹ thuật, công cụ 1.1. Kỹ thuật phân tích hiện trạng (SWOT) a) Giới thiệu Phương pháp phân tích thực trạng theo SWOT ra đời từ những năm 60 tại Viện

nghiên cứu Stanford (Hoa Kỳ) với quá trình tìm hiểu nguyên nhân thất bại trong việc lập kế hoạch của các công ty, tài trợ bởi 500 công ty lớn nhất thời đó. Trong công tác lập kế hoạch, kỹ thuật này giúp xây dựng được đầy đủ và toàn diện bức tranh bối cảnh của các vấn đề cần giải quyết trong kế hoạch, đồng thời giúp tìm ra được các mục tiêu mấu chốt cần giải quyết để đưa vào kế hoạch.

b) Nội dung Ngay từ đầu, việc phân tích môi trường bên trong bên ngoài thường được thực

hiện thông qua một nhóm các công chức đại diện cho các đơn vị bộ phận, cơ quan thực hiện kế hoạch. Để tiến hành phân tích bên trong và môi trường bên ngoài, nhóm phân tích cần trả lời được những câu hỏi dưới đây:

68

Bảng 4.2: Phân tích môi trường bên trong và bên ngoài Những mặt mạnh (S) 1................................................... 2................................................... 3...................................................

Những mặt yếu (W) 1................................................ 2................................................ 3................................................

Những cơ hội thuận lợi (O) 1................................................... 2................................................... 3...................................................

Những thách thức (T) 1................................................ 2................................................ 3................................................

Bảng 4.3: Ma trận phân tích môi trường bên trong và bên ngoài Mặt mạnh (S) Mặt yếu (W)

Cơ hội (O)

S/O:............................... ………………………..

W/O:.............................. ………………………..

Thách thức (T)

S/T:................................ ………………………..

W/T:............................... …………………………

- Những mặt mạnh: + Những lợi thế là gì? + Cơ quan/đơn vị đã làm tốt những gì? + Đã tiếp cận được những nguồn lực thích hợp nào? + Làm thế nào để những người khác nhận thấy được những mặt mạnh của cơ

quan/đơn vị? Nhóm lập kế hoạch, do một người phụ trách, phải xem xét những câu hỏi đó

theo quan điểm của mình và theo quan điểm của những đơn vị liên quan. Việc trả lời những câu hỏi trên phải xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị.

Khi xem xét những mặt mạnh của cơ quan/đơn vị, nên đặt trong mối quan hệ với các phòng ban/cơ quan/đơn vị khác - ví dụ, nếu tất cả các cơ quan/đơn vị đều có số lượng công chức được đào tạo như nhau thì số lượng công chức đào tạo không phải là mặt mạnh của đơn vị.

- Những mặt yếu:

69

+ Cơ quan/đơn vị cần phải cải thiện cái gì? + Những gì cơ quan/đơn vị làm chưa tốt? + Những gì cơ quan/đơn vị nên tránh? - Những cơ hội: + Những cơ hội tốt mà cơ quan/đơn vị đang có? + Những xu hướng quan trọng mà cơ quan/đơn vị nhận thức được là gì? - Những thách thức: + Những trở ngại mà cơ quan/đơn vị đang gặp phải là gì? + Các cơ quan/đơn vị khác đang làm gì? + Những yêu cầu về nhiệm vụ, công việc của cơ quan/đơn vị có thay đổi

không? + Cơ quan/đơn vị có gặp phải những vấn về ngân sách không? Ý nghĩa của các phân tích trên đây sẽ giúp làm sáng tỏ và chỉ ra những gì đơn

vị mình cần phải làm, và chuyển hóa những thách thức đó thành những triển vọng. c) Những quy tắc đơn giản để phân tích thành công - Cần nhìn nhận một cách thực tế về những mặt mạnh và mặt yếu. - Khi phân tích cần phân biệt giữa hiện trạng trong hiện tại và tương lai. - Nên cụ thể, không mơ hồ, không rõ ràng. - Luôn phân tích đặt trong bối cảnh liên quan với các đơn vị khác. - Phân tích ngắn gọn, đơn giản nhưng đầy đủ. - Có các dẫn chứng cụ thể để phân tích và chứng minh các nhận định.

1.2. Công cụ phân tích nguyên nhân -Sơ đồ xương cá (Fishbone) Một trong những công cụ phân tích vấn đề được Tiến sỹ Kaoru Ishikawa - một

nhà thống kê kiểm định chất lượng Nhật Bản đã phát minh ra gọi là sơ đồ xương cá. Giá trị của sơ đồ xương cá là trợ giúp công chức làm kế hoạch phân loại và phân tích đầy đủ được các nguyên nhân với các cấp độ chiều sâu khác nhau của các vấn đề theo một trật tự, logic và làm sáng tỏ các nguyên nhân gốc.

Sơ đồ xương cá là một công cụ phân tích thực trạng, giúp xác định các nguyên nhân của các vấn đề, và đề ra các giải pháp cho kế hoạch.

a) Trường hợp áp dụng sơ đồ xương cá Sơ đồ xương cá được sử dụng trong những trường hợp sau: - Khi cần nghiên cứu một vấn đề để xác định nguyên nhân gốc. Ví dụ, nguyên

nhân của chất lượng dịch vụ hành chính cấp cơ sở, nguyên nhân về trình độ năng lực công chức còn thấp, …

- Khi cần nghiên cứu tất cả những lý do có thể để giải thích vì sao một quá trình đang gặp những khó khăn, những vấn đề, sự thất bại. Ví dụ, tại sao chất lượng dich vụ hành chính một cửa không tăng; tại sao không hoàn thành kế hoạch đề ra, ...

70

- Khi cần xác định các lĩnh vực cần thu thập dữ liệu. Ví dụ, thu thập thông tin về sự phát triển của công tác tập huấn, đặc biệt đối với công chức bộ phận một cửa; thông tin về thực trạng cơ cấu công chức, ...

- Khi cần xác định các nhân tố ảnh hưởng đến một đối tượng nghiên cứu, để từ đó tìm ra những giải pháp thích hợp và toàn diện. Ví dụ, chất lượng dịch vụ hành chính hàng năm của cơ quan/địa phương chịu tác động bởi những nhân tố nào, ...

b) Cách thức thiết lập sơ đồ xương cá Việc thiết lập sơ đồ xương cá được tiến hành theo 8 bước như sau: Sơ đồ 4.2: Sơ đồ xương cá

- Bước 1: Vẽ sơ đồ xương cá. - Bước 2: Liệt kê vấn đề nghiên cứu ở “phần đầu của con cá”. - Bước 3: Đặt tên cho từng cái “xương của con cá”. Các cách phân loại chủ

yếu thường được sử dụng là: + Chức năng nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, các nguồn lực. + Các quy chế, quy định… + Các cơ chế, chính sách của nhà nước. + Các đối tác tham gia thực hiện kế hoạch … Lưu ý: Có thể sử dụng cách phân loại được gợi ý ở trên, kết hợp chúng theo

một cách thức nào khác tuỳ ý. Các cách phân loại trên giúp cho công chức làm kế hoạch đưa ra được các ý kiến đầy đủ và toàn diện nhất.

- Bước 4: Sử dụng kỹ thuật động não để xác định các nhân tố trong từng loại mà có thể ảnh hưởng đến vấn đề hoặc tác động đang được nghiên cứu.

- Bước 5: Lập lại các công việc này với từng yếu tố theo từng loại để tạo ra các yếu tố nhỏ hơn. Tiếp tục đặt câu hỏi “tại sao điều đó xảy ra?” và đặt ra các phần bổ sung cho từng yếu tố và tiếp diễn theo từng nhân tố nhỏ hơn.

- Bước 6: Cứ tiếp tục đưa ra ý tưởng cho đến khi cảm thấy đã đầy đủ. - Bước 7: Phân tích các kết quả của "xương cá" sau khi chúng ta nhận thấy đã

có thông tin đầy đủ theo các loại chính yếu. Thực hiện công việc này bằng việc xét

Tên vấn đề

71

các nhánh xương cá. Các kết quả cuối cùng trở thành “những nguyên nhân phù hợp nhất”.

- Bước 8: Đối với những nhánh xương cá được xác định là “những nguyên nhân phù hợp nhất”, chúng ta cần đạt được sự thống nhất về danh sách các nguyên nhân theo thứ tự ưu tiên hoặc theo mức độ quan trọng.

Sử dụng sơ đồ trong lập kế hoạch sẽ giúp công chức quản lý có cách nhìn toàn diện về các mối quan hệ liên quan, từ đó đưa ra được các mục tiêu và hoạt động thích hợp trong toàn bộ quá trình xây dựng và thực hiện kế hoạch.

Bài tập: Vận dụng kỹ thuật Xương cá (FISHBONE) phân tích những nguyên nhân của

ưu, nhược điểm trong công tác lập kế hoạch của phòng/đơn vị.

1.3. Phương pháp khung logic a) Giới thiệu phương pháp khung logic Phương pháp khung logic là một phương pháp lập kế hoạch, gồm một tập hợp

các bước và các “công cụ”, với mục đích làm sáng tỏ những nhận thức, khám phá những phương án và đưa ra những sự lựa chọn về những giải pháp để giải quyết những vấn đề cụ thể một cách hiệu quả.

Phương pháp khung logic (hay còn gọi là LFA – là từ viết tắt của Logical Framework Approach) được xác lập chủ yếu dựa trên phương pháp quản lý theo mục tiêu (MBO), một phương pháp quản lý con người và các tổ chức lần đầu tiên được phổ biến trong môi trường kinh doanh và các công ty ở Mỹ trong những năm 1950 và 1960. Phương pháp khung logic lần đầu tiên được áp dụng để lập kế hoạch các dự án phát triển vào những năm 1970.

Về sau này, do những ưu điểm của nó, khung logic được vận dụng nhiều trong công cụ lập kế hoạch cả ở tầm chiến lược cũng như tác nghiệp.

b) Các thành phần kế hoạch theo khung logic Thông thường, một kế hoạch theo khung logic bao gồm các thành phần: - Mục tiêu phát triển:Mục tiêu phát triển (hay mục tiêu chung trong kế hoạch)

xác định những lợi ích mà những người thụ hưởng sẽ có được với tư cách là kết quả của kế hoạch. Mục tiêu này thường quan hệ với vấn đề hoặc nhu cầu mà kế hoạch cố gắng tập trung vào. Mục tiêu chung mô tả những lợi ích dài hạn mà sẽ có được từ kế hoạch. Nó sẽ được xem như giải pháp hoặc sự thay đổi mong muốn lâu dài sau khi kế hoạch kết thúc.

- Mục tiêu trực tiếp:Mục tiêu trung gian (hay mục tiêu thành phần trong kế hoạch) thể hiện hành động mà nhóm mục tiêu sẽ thực hiện nhằm mang lại sự thay đổi mong muốn. Nó mô tả những gì mà nhóm mục tiêu sẽ có khả năng đạt được nhờ sự hỗ trợ của kế hoạch.

72

- Các đầu ra:Các đầu ra mô tả những trách nhiệm của kế hoạch. Đó chính là những sản phẩm, kết quả công việc mà kế hoạch tạo ra cho mục tiêu trực tiếp được xác định.

- Các hoạt động: Các hoạt động là tất cả các công việc được thực hiện để hoàn thành các đầu ra đã được xác định.

- Các yếu tố đầu vào: Các yếu tố đầu vào là các nguồn lực cần thiết để tiến hành các hoạt động. Chúng

bao gồm nguồn nhân lực, tài chính, nguyên vật liệu, trang thiết bị,thông tin,...

Sơ đồ 4.3: Ví dụ về mục tiêu và kết quả của kế hoạch

Mục tiêu chung

Mục tiêu thành phần

Các Kết quả

Phòng ban/đơn vị hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ được giao

Tăng cường năng lực xây dựng và thực hiện kế hoạch cho cán bộ, công chức phòng ban/ đơn vị

1. 25 cán bộ, công chức chủ chốt được tập huấn về kỹ năng xây dựng và thực hiện kế hoạch

2. Bộ tài tài liệu tập huấn với các bài tập và hoạt động hỗ trợ được xây dựng.

3. Tài liệu giảng dạy được in ấn và gửi cho các học viên trước 1 tuần

4. Các phương tiện hỗ trợ đánh giá kết quả tập huấn được xây dựng và triển khai

Bảng 4.4: Cấu trúc Khung Logic

án:

Ngày tháng năm:

Mô tả ngắn về dự án: Thời lượng:

Các chỉ số thực hiện:

Nguồn/công cụ thẩm tra: Các điều kiện/giả định:

c tiêu phát triển: (Tác động lâu dài) Các điều kiện/giả định mang tính bền vững

mắt: (Những mục tiêu ngắn hạn - SMART)

Các điều kiện/giả định mang tính phát triển Gắn mục tiêu trước mắt với mục tiêu lâu dài

u ra: (Các chỉ số thực hiện)

Các điều kiện/giả định thực thi. Gắn kết quả đầu ra với mục tiêu trước mắt

(Nguồn lực đầu vào và ngân sách)

Các điều kiện/giả định mang tính quản lí Gắn hoạt động với kết quả đầu ra

Bảng 4.5: Khung Logic (thể hiện của tính logic trong kế hoạch công tác)

án: Ngày tháng năm:

Mô tả ngắn về dự án: Thời lượng:

Các chỉ số thực hiện:

Nguồn/công cụ thẩm tra: Các điều kiện/giả định:

c tiêu phát triển:

c mắt:

u ra:

75

Sơ đồ4.4: Ví dụ về các hoạt động của kế hoạch Đầu ra 2: Bộ tài liệu tập huấn với các bài tập và hoạt động hỗ trợ được xây dựng

Các hoạt động: 2.1. Nghiên cứu các tài liệu, văn bản hiện có về nội dung chủ đề đó (lập và thực hiện kế hoạch đào tạo); 2.2. Điều tra nhu cầu đào tạo của học viên; 2.3. Dự thảo chương trình đào tạo và tài liệu tập huấn; 2.4. Hội thảo lấy ý kiến; 2.5. Hoàn thiện chương trình và tài liệu tập huấn; 2.8. In ấn tài liệu

- Các chỉ số: + Các thông tin định tính và định lượng được xác định làm bằng chứng/đối

chiếu chứng tỏ việc hoàn thành của các hoạt động/đầu ra/mục tiêu của kế hoạch. + Là dấu hiệu của sự thay đổi/tiến bộ so với thực trạng. + Là cơ sở để theo dõi, kiểm điểm và đánh giá thực hiện kế hoạch. + Là cơ sở để kiểm điểm và đánh giá trách nhiệm của cá nhân, lãnh đạo các

cấp và các bộ phận trong tổ chức. Quá trình xây dựng và quyết định các chỉ số kết quả thể hiện quyết tâm chính

trị của các tổ chức/cá nhân đối với các công việc, kết quả, mục tiêu đã đề ra. Do vậy trong thực hiện xác định chỉ số, yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ và nhất trí cao giữa các đơn vị liên quan và với lãnh đạo của tổ chức.

Tất cả các nội dung và tính chất của các chỉ số kết quả phải được thể hiện rõ trong bảng kế hoạch công việc.

Cũng như trong khâu xây dựng mục tiêu kế hoạch, việc xác định chỉ số cần tuân thủ các tiêu chí kỹ thuật SMART sau đây:

Đơn giản /Cụ thể Được thể hiện rõ ràng và cụ thể, dễ dàng diễn giải (Simple/specific) và không hiểu sai. Đo lường được Được thể hiện bằng các số liệu định lượng và có thể (Measureble): so sánh với những số liệu khác. Có thể phân tích và thống kê được. Có thể đạt được Khả thi, có thể đo lường sự đạt được, sự hợp lý (Attainable/Achievable) và độ tin cậy trong điều kiện cụ thể Hợp lý Có thể đo được chi phí- hiệu quả và tính (Realistic/Result-oriented) hiện thực với những nguồn lực sẵn có Có khung thời gian Có khung thời gian hoàn thành và có thể đánh giá (Time-bound) được sự hoàn thành trong khoảng thời gian đó.

76

Bảng 4.6: Ví dụ về chỉ số kết quả

ĐẦU RA

CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ

Kết quả 1: Người dân được tiếp cận đầy đủ quy hoạch xây dựng (QHXD) được duyệt ngay tại cộng đồng

Ít nhất 70% người dân biết được tình trạng quy hoạch xây dựng ngay tại nơi mình sinh sống.

Kết quả 2: Quy chế quản lý quy hoạch của một đề án QHXD chi tiết được duyệt được ban hành và nhân rộng tại các địa phương trong tỉnh

Ít nhất 80% người dân có nhu cầu về xây dựng nắm được các qui định pháp luật, thủ tục về xây dựng. Ít nhất 80% những vướng mắc trong quản lý đô thị được xác định rõ trách nhiệm thuộc cơ quan nào và được giải quyết.

Kết quả 3: Phương pháp lập QHXD được sự tham gia của cộng đồng. Dân chủ được phát huy trong việc lập, thực thi quy hoạch xây dựng;

Ít nhất 60% người dân được tham gia góp ý kiến trong quá trình lập quy hoạch xây dựng liên quan đến nơi sinh sống. Giảm 50% lượng đơn thư khiếu nại của người dân.

- Các điều kiện thực hiện: Là các điều kiện bên ngoài không nằm trong sự

kiểm soát của kế hoạch (tức các rủi ro bên ngoài). Chúng cần được đánh giá và được tính đến để đảm bảo không cản trở hay ảnh hưởng đến thực hiện kế hoạch.

- Phương tiện kiểm chứng:Là các tài liệu, chứng cứ thể hiện việc hoàn thành các hoạt động/đầu ra/kết quả.

2. Vận dụng kỹ thuật, công cụ trong lập kế hoạch công tác Bài tập xây dựng kỹ năng 3: Vận dụng Khung Logic để xây dựng một kế

hoạch công tác cụ thể của phòng ban hoặc cơ quan/đơn vị theo mẫu (Bảng 4.7) . Tham khảo kế hoạch mẫu ở Phụ lục 1.

Bài tập: Làm việc nhóm, vận dụng khung kế hoạch công tác thiết kế theo Logic để xây

dựng kế hoạch công tác năm 2016 của phòng trong ngành Lao động - Thương binh và Xã hội.

77

Bảng 4.7: MẪU KẾ HOẠCH CÔNG TÁC NĂM... Đơn vị:......... Mục tiêu chung: .........

Mã số

Nội dung

Chỉ số thực hiện

Phương tiện xác

minh (sản

phầm)

Nguồn lực

Thời gian thực hiện

Đơn vị/cá nhân đầu mối

Phối hợp với

Ghi chú

Q1 Q2 Q3 Q4

Lĩnh vực/Mục tiêu 1:…

HĐ 1.1

HĐ 1.2

... Lĩnh vực/Mục tiêu 2:… HĐ 2.1

HĐ 2.2

... III. KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO CẤP

PHÒNG 1. Những căn cứ lập kế hoạch công tác Để lập được kế hoạch công tác ở cấp phòng cần phân tích và dựa vào những

căn cứ dưới đây: - Căn cứ vào phương hướng công tác của tổ chức đã được xác định, trong đó

có phương hướng công tác của phòng phù hợp với phương hướng chung. - Căn cứ vào tình hình thực tế thực thi công vụ, vào các nguồn lực hiện có của

tổ chức, của phòng. - Căn cứ vào kế hoạch của cấp trên. 2. Những yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng lập kế hoạch công tác Quá trình lập kế hoạch chịu nhiều yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng lập kế

hoạch; có yếu tố do chủ quan, có yếu tố do bên ngoài tác động. Dưới đây là những yếu tố thường gặp trong thực tiễn:

- Yếu tố chủ quan:

78

+ Tầm nhìn, trình độ, kinh nghiệm của người lập kế hoạch; + Tác động tâm lý của những người lập kế hoạch (thời gian gấp, sự phối hợp

làm việc giữa các bộ phận...); + Phương pháp làm việc của những người lập kế hoạch. - Yếu tố khách quan: + Thời gian (bắt đầu, kết thúc mỗi nội dung); + Nguồn tài chính; + Sự ủng hộ của cấp trên, cấp dưới và đồng nghiệp cùng với sự phối hợp chặt

chẽ giữa họ. + Thông tin liên quan đến lập kế hoạch. 3. Quy trình lập kế hoạch công tác của cấp phòng 3.1. Xác định mục tiêu Các mục tiêu phải được xác định chính xác, và phải kiểm soát được trong quá

trình tổ chức thực hiện. Đồn thời, chúng phải được phân loại theo thứ tự ưu tiên và phải đảm bảo các yêu cầu về kỹ thuật. Các tiêu chí SMART (nêu ở phần trên) cần được áp dụng trong xác định các mục tiêu của kết hoạch.

3.2. Nghiên cứu và dự kiến nội dung công việc đưa vào kế hoạch công tác Cần lưu ý: - Thu thập đầy đủ các dữ liệu, các thông tin có liên quan. Rà soát lại các công

việc trước đó nhằm xác định những công việc còn tồn đọng và trình tự ưu tiên giải quyết công việc trong kế hoạch sắp tới;

- Tham khảo ý kiến của lãnh đạo, các bộ phận có liên quan về sự cần thiết của vấn đề dự tính đưa ra, mục tiêu hướng tới, tính khả thi, định hướng công việc, nhiệm vụ chủ yếu cần bàn bạc, quyết định và sự chỉ đạo thực hiện từ phía lãnh đạo.

3.3. Xây dựng dự thảo kế hoạch - Mục đích, yêu cầu của kế hoạch; - Xác định các hoạt động/công việc cần phải thực hiện; - Nhóm các hoạt động/công việc lại để tối ưu hoá việc sử dụng các nguồn lực; - Xác định các nguồn lực, thời gian thực hiện; - Thiết lập các bộ phận (nếu cần); - Phân công trách nhiệm cho cá nhân, bộ phận, tổ chức; - Quy định mối quan hệ phối hợp giữa các thành viên khi tham gia thực hiện

kế hoạch; - Xác định những rủi ro có thể và đối sách hạn chế những rủi ro đó; - Viết thành văn bản, trình lãnh đạo và ban hành chính thức để thực hiện.

79

3.4. Viết dự thảo kế hoạch Khi viết thành văn bản cần bảo đảm thể thức văn bản đúng với quy định của

Nhà nước; nội dung thông tin đầy đủ, tuân thủ các nguyên tắc. Bố cục một bản kế hoạch thường được chia thành 3 phần: - Phần mở đầu: Nhận định khái quát những vấn đề được xác định là cơ sở khoa học cho việc

xây dựng kế hoạch; những thuận lợi, khó khăn; nêu rõ các căn cứ pháp lý cho việc xây dựng và mục đích của việc lập kế hoạch.

- Phần nội dung: + Nêu rõ mục tiêu, nhiệm vụ kế hoạch và biện pháp thực hiện. + Các điều kiện, phương tiện thực hiện. + Các đối tượng được phân công thực hiện. + Trình tự triển khai, tổ chức thực hiện..., các biện pháp đảm bảo thực hiện,

chế độ trách nhiệm. + Thời gian kiểm tra, đánh giá, sơ kết, tổng kết. Các hình thức khen thưởng,

kỷ luật. - Phần kết luận: + Nêu triển vọng của việc thực hiện kế hoạch. + Các đề xuất, kiến nghị. 3.5. Thông qua và ban hành kế hoạch - Thảo luận dân chủ trong phạm vi cấp phòng hoặc cơ quan. - Ban hành kế hoạch theo trình tự, thủ tục văn thư. IV. KỸ NĂNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA

LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG 1. Truyền đạt kế hoạch Công việc đầu tiên trong tổ chức thực hiện kế hoạch là tổ chức truyền đạt kế

hoạch. Truyền đạt kế hoạch là một nội dung đầu tiên không thể thiếu của quá trình triển khai thực hiện kế hoạch, góp phần quan trọng vào thành công của thực hiện kế hoạch.

Thông thường, công việc này được thực hiện thông qua một hội nghị triển khai thực hiện kế hoạch, hoặc thông qua các hình thức khác. Việc triển khai thực hiện kế hoạch nhằm các mục đích sau:

- Giới thiệu nội dung kế hoạch cho các đối tượng tham gia thực hiện kế hoạch. - Thảo luận, thống nhất về các công cụ và cách thức/biện pháp tổ chức thực

hiện kế hoạch. Các công cụ và phương thức thực hiện kế hoạch bao gồm: theo dõi, kiểm tra, đánh giá, báo cáo...

- Thảo luận và thống nhất về trách nhiệm thực hiện các công việc và các kết quả cần đạt được với các bên trong các lĩnh vực được giao trong kế hoạch.

80

Để hội nghị triển khai thực hiện kế hoạch được tổ chức có kết quả, cần chuẩn bị đầy đủ và chu đáo các vấn đề về nội dung và kỹ thuật, trong đó đặc biệt chú ý:

Thứ nhất, phải đảm bảo sắp xếp thời gian thích hợp để tất cả các bên tham gia thực hiện kế hoạch tham dự hội nghị.

Thứ hai, điều quan trọng là phải có một chương trình làm việc đầy đủ và khoa học, thực hiện được tất cả các nội dung cũng như đạt được mọi mục đích yêu cầu đã đề ra. Trong trường hợp kế hoạch có quy mô hay phạm vi rộng, cần dự kiến trước các phần thảo luận toàn thể, thảo luận nhóm, đặc biệt về biện pháp triển khai thực hiện kế hoạch.

Thứ ba, về mặt kỹ thuật, cần phải chuẩn bị trước đầy đủ và chu đáo các mẫu biểu và công cụ quản lý thực hiện kế hoạch, để trình bày và lấy kiến.

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, là phải chuẩn bị đủ các tài liệu in ấn cần thiết để phát cho các đại biểu tham gia hội nghị. Nếu có yêu cần cần phát trước tài liệu cho các đại biểu để có thời gian nghiên cứu trước khi tham gia hội nghị.

2. Bố trí nguồn lực Bên cạnh các yếu tố về tổ chức thực hiện, việc bố trí kịp thời, đầy đủ trên cơ

sở chi phí hiệu quả các nguồn lực là một yêu cầu tối quan trọng để một kế hoạch được thực hiện thành công.

Trong tổ chức thực hiện kế hoạch, bên cạnh bản kế hoạch theo khung Logic như trình bày ở trên, lãnh đạo cấp phòng phải xây dựng được bản kế hoạch về nguồn lực với các thành tố sau đây.

Bảng 4.8: Phân công bố trí nguồn lực Đầu

ra/Hoạt động

Loại nguồn lực

Đơn vị tính

Số lượng

Đặc điểm Kỹ

thuật

Trị giá/chi

phí

Thời hạn huy động

Công chức chịu trách nhiệm

Chuyên gia

Giảng viên

Máy vi tính

…..

3. Phân công, phối hợp thực hiện kế hoạch 3.1. Phân công Sau khi kế hoạch được phê duyệt, lãnh đạo cấp phòng chủ động phân công

công việc cho các Phó phòng và nhân viên trong phòng. Có những công việc do Lãnh đạo cấp phòng trực tiếp thực hiện, có những việc giao cho phó phòng thực hiện hay theo dõi, có những việc giao cho nhân viên thực hiện. Việc phân công dựa trên cơ sở năng lực, trình độ và điều kiện thực hiện của mỗi cá nhân. Bảng dưới đây là gợi ý về phân công công việc.

81

Bảng 4.9: Bảng phân công công việc

Stt Họ và tên Chức danh Nhiệm vụ Kết quả dự

kiến Thời gian hoàn thành

3.2. Phối hợp Lãnh đạo phòng có trách nhiệm phối hợp nỗ lực của các thành viên trong đơn

vị nhằm đạt được mục tiêu chung. Kỹ năng phối hợp cần thể hiện trong mọi loại hình phối hợp: (1) Phối hợp dọc giữa lãnh đạo cấp phòng với các phó phòng và các nhân viên; (2) Phối hợp ngang giữa các phòng trong thực hiện kế hoạch, và giữa các thành viên với nhau; và (3) Phối hợp theo mạng lưới khi có sự tham gia của nhiều đơn vị, tổ chức trong triển khai thực hiện kế hoạch.

4. Theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch 4.1. Theo dõi (giám sát) thực hiện kế hoạch Là hoạt động thường xuyên, định kỳ thu thập và phân tích thông tin/số liệu về

tiến độ thực hiện kế hoạch. Nhằm xác định các vấn đề khó khăn/vướng mắc và kịp thời có giải pháp khắc phục.

Theo dõi chủ yếu cung cấp thông tin về: - Tiến độ thực hiện các hoạt động so với kế hoạch và chỉ số; - Mức độ đạt được các kết quả đầu ra so với kế hoạch và chỉ số; Tình hình huy động và sử dụng các nguồn lực (tài chính, cơ sở vật chất và con

người). 4.2. Đánh giá thực hiện kế hoạch Là hoạt động định kỳ kiểm điểm và đánh giá việc hoàn thành các kết quả đầu

ra, các kết quả trực tiếp và dài hạn (so với chỉ số kết quả và mục tiêu). Đánh giá tính hiệu suất, hiệu quả và tác động của kế hoạch. Nhằm có những quyết định điều chỉnh cần thiết, rút ra các bài học kinh nghiệm cho các giai đoạn, kế hoạch tiếp theo.

Bảng 4.10 cho thấy các yếu tố theo dõi và đánh giá thực hiện kế hoạch.

82

Bảng 4.10: Các yếu tố trong theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch

Theo dõi Đánh giá

Mục đích

Nhằm đo lường tiến độ thực hiện so với kế hoạch và chỉ số để kịp thời có giải pháp khắc phục/điều chỉnh

Nhằm đánh giá hiệu suất/hiệu quả sử dụng nguồn lực, tác động, tình phù hợp, tính bền vững và rút ra bài học để cải tiến trong tương lai

Phạm vi/mức độ Rộng, bao trùm hầu hết các hoạt động

Tập trung vào những kết quả, lĩnh vực chính

Nội dung chính Nguồn lực, hoạt động và kết quả đầu ra

Kết quả đầu ra, lĩnh vực và mục tiêu, cơ cấu, hệ thống và các quy trình tổ chức thực hiệnn kế hoạch

Tần suất Theo định kỳ hàng tuần, hàng tháng và hàng quý

Theo định kỳ 6 tháng, hàng năm, giữa kỳ (3 năm) và cuối kỳ (5 năm).

Công cụ

Hệ thống báo cáo (Tiến độ hàng tháng, tiến độ và báo cáo tài chính hàng tháng/quý) Hệ thống thông tin quản lý có sở dữ liệu

Hệ thống báo cáo (Kiểm điểm và báo cáo tài chính 6 tháng, hàng năm, kiểm điểm giữa kỳ chương trình (3 năm), kết thúc chương trình (5 năm) Báo cáo điều tra (nội bộ hoặc độc lập) l

Cách thức Nội bộ Nội bộ, thuê bên ngoài (đánh giá độc lập)

4.3. Các phương pháp thu thập thông tin phục vụ theo dõi đánh giá Bảng 4.11: Một số phương pháp thu thập thông tin phổ biến

Phương pháp Nội dung/cách thức

Quan sát/thị sát trực tiếp Theo dõi tại hiện trường (cần xây dựng bảng kiểm quan sát - checklist)

Gặp gỡ, tiếp xúc (Phỏng vấn) Qua tiếp xúc trực tiếp, liên lạc gián tiếp

Thảo luận (các nhóm đơn vị tham gia thực hiện kế hoạch)

Qua các cuộc họp định kỳ/đột xuất chung và với các đơn vị

Thu thập thông tin thường kỳ Báo cáo hoạt động và báo cáo tài chính hàng quý

Điều tra (bằng phiếu) (gồm các kỹ thuật mang tính tham gia)

Tổ chức điều tra lấy ý kiến (lưu ý: kết quả điều tra phụ thuộc nhiều vào chất lượng thiết kế phiếu hỏi)

83

Để giúp thực hiện tốt công tác theo dõi đánh giá thực hiện kế hoạch, nên áp dụng một số phương pháp thu thập thông tin như sau:

4.4. Trách nhiệm theo dõi đánh giá báo cáo Theo dõi đánh giá và báo cáo thực hiện kế hoạch hay công việc là nhiệm vụ

mang tính định kỳ, thường xuyên, và có thể đột xuất. Do vậy, việc phân công trách nhiệm công tác này cho từng bộ phận và đến từng cá nhân là điều bắt buộc.

Khung trách nhiệm theo dõi báo cáo là một sơ đồ mở tiếp từ khung kế hoạch. Theo bảng 12 dưới đây, ngoài các thành tố trong kế hoạch (các mục tiêu, kết quả, hoạt động, các chỉ số và phương tiện xác minh), khung trách nhiệm gồm các nội dung sau:

- Phương pháp thu thập thông tin (1 hoặc nhiều trong 5 phương pháp nêu ở phần trên);

- Tần xuất đo lường (theo định kỳ tháng, quý, năm, giữa kỳ, cuối kỳ…); - Thời hạn nộp báo cáo (theo dõi hay đánh giá); - Bộ phận/cá nhân chịu trách nhiệm (thu thập thông tin, báo cáo); - Cấp/cá nhân có trách nhiệm phê duyệt báo cáo. Khung này phải được xây dựng và được lãnh đạo phê duyệt cùng với khung kế

hoạch công tác. Việc phân công trách nhiệm phải được cập nhật khi có sự thay đổi về nhân sự hay tổ chức.

Bảng 4.12: Khung trách nhiệm theo dõi báo cáo

Mục tiêu: ….. Cấp độ Chỉ

số Phương tiện xác

minh

Phương pháp thu

thập

Tần xuất đo

lường

Thời hạn nộp báo cáo

Người chịu trách nhiệm

Phê duyệt

Thu thập

Báo cáo

Lĩnh vực/Mục tiêu

Đầu ra

Hoạt động

Đầu vào

84

V. BÁO CÁO THỰC HIỆN KẾ HOẠCH 1. Khái niệm Báo cáo thực hiện kế hoạch thường là một văn bản được soạn thảo theo định

kỳ trình bày những kết quả đạt được của chương trình/kế hoạch công việc trong giai đoạn báo cáo. Mục đích và nội dung báo cáo tập trung:

- Kiểm điểm/đánh giá tiến độ thực hiện so với kế hoạch. - Đánh giá được việc hoàn thành các mục tiêu, kết quả, hoạt động so với các chỉ

số đã cam kết. - Đánh giá tình hình huy động, chi tiêu và hiệu quả sử dụng các nguồn lực (tài

chính, cơ sở vật chất & con người) so với kế hoạch. - Xác định các vấn đề khó khăn/vướng mắc và kịp thời có giải pháp khắc phục. - Rút ra các bài học. - Đề xuất các giải pháp cho giai đoạn tiếp theo.

2. Yêu cầu báo cáo Thông thường, một báo cáo cần bảo đảm một số yêu cầu sau đây: - Ngắn gọn, rõ ràng:

+ Đúng nội dung vấn đề; + Không lặp lại nội dung nếu không cần thiết; + Không viết dài hơn mức cần thiết; + Mỗi đoạn văn chỉ viết một ý; + Dùng bảng, biểu đồ khi liệt kê thông tin, số liệu.

-Thông tin đầy đủ chính xác:Nhận định, phát hiện phải dựa trên thông tin, chứng cứ cụ thể, chính xác, cập nhật.

- Logic: + Cấu trúc báo cáo, phân tích, kết luận phải có lập luận rõ ràng, thuyết phục. + Đề xuất, khuyến nghị phải dựa trên kết luận về các vấn đề đã được phân tích.

- Ngôn ngữ, chính tả: + Dùng từ ngữ chính xác, có hình ảnh... + Câu có đủ chủ ngữ, vị ngữ, và các thành phần phụ cần thiết

3. Quy trình xây dựng báo cáo Thông thường, việc viết báo cáo thường được thực hiện theo quy trình 7 bước

dưới đây. a. Xác định mục đích cần đạt được. b. Quyết định hình thức báo cáo phù hợp. c. Xây dựng đề cương báo cáo (nếu không có mẫu).

85

d. Thu thập thông tin, dữ liệu, chứng cứ cần thiết cho các phần. e. Soạn thảo báo cáo. f. Kiểm chứng và biên tập. g. Hoàn chỉnh báo cáo.

Tài liệu báo cáo là sản phẩm cuối cùng của quy trình xây dựng và thực hiện kế hoạch. Do vậy, việc quyết định một cấu trúc báo cáo hợp lý và thu thập thông tin một cách khoa học dựa trên chứng cứ để có cơ sở viết báo cáo là 2 nội dung quan trọng hơn cả.

4. Cấu trúc nội dung báo cáo Có thể có nhiều cách báo cáo đánh giá hướng vào kết quả. Tuy nhiên, một báo

cáo phải bảo đảm có cấu trúc và các thành tố hợp lý. Dưới đây là một trong những loại cấu trúc phổ biến.

4.1. Bối cảnh - Mô tả tóm tắt đặc điểm tình hình trong giai đoạn báo cáo của kế hoạch; - Tóm lược các kết quả và bài học rút ra từ giai đoạn báo cáo trước (Nếu có

yêu cầu); - Tóm lược các định hướng chính và các mục tiêu, kết quả cần đạt được trong

giai đoạn báo cáo; - Mô tả cách thức tổ chức và việc bố trí nguồn lực trong thực hiện kế hoạch. 4.2. Kiểm điểm hoạt động - Các vấn đề tồn tại và các giải pháp khắc phục. - Đánh giá kết quả: + Đánh giá các kết quả đầu ra đạt được trên các mục tiêu so với các chỉ số kết

quả; + Phân tích những đóng góp của các kết quả đầu ra đối với việc các lĩnh vực

mục tiêu; + Nêu và phân tích các tác động (có thể) do kế hoạch mang lại. Bảng 4.13: Bảng kiểm điểm hoạt động

Các vấn đề tồn tại

Quyết định (bao gồm cả khung thời gian)

khắc phục

Trách nhiệm

Hiện trạng các giải pháp khắc

phục

86

Bảng 4.14:Bảng kiểm điểm các kết quả/hoạt động

Các Lĩnh vực, Đầu ra& Chỉ số

Tiến độ (so với kế hoạch/chỉ số)

Lý do bị chậm Đề xuất giải pháp khắc phục

Lĩnh vực/Mục tiêu I: ……………….

Đầu ra 1: ..............

Đầu ra 2: ..............

Đầu ra 3: ..............

.......

4.3. Báo cáo tài chính - Bố trí, tiến độ giải ngân so với ngân sách dự kiến; - Đánh giá các kết quả chi tiêu tài chính (trong thực hiện các kết quả đầu ra,

hiệu quả so với chi phí). Bảng 4.15: Báo cáo tài chính

Các kết quả và Chỉ số

Ngân sách dự kiến

Ngân sách được cấp

Giải ngân Giải trình (bao gồm cả lý do

giải ngân chậm)

Đề xuất giải pháp khắc

phục

Lĩnh vực/Mục tiêu I: …………

Đầu ra 1: ..............

Đầu ra 2: ..............

.............

TỔNG

87

4.4. Các bài học đề xuất - Nêu và phân tích các thuận lợi và hạn chế trong quá trình thực hiện (với các

đối tác bên trong và bên ngoài, ...), đề xuất các giải pháp khắc phục; - Nêu và phân tích các bài học cần rút kinh nghiêm cho giai đoạn sau (trong

huy động và sử dụng nguồn lực, lãnh đạo và phối hợp tổ chức thực hiện giữa các đối tác, …);

- Nêu các đề xuất điều chỉnh và bổ sung về nội dung (các kết quả đầu ra và hoạt động) và tài chính của giai đoạn sau (nếu có).

4.5. Phụ lục - Báo cáo tài chính chi tiết (nếu yêu cầu); - Các tài liệu, thống kê minh họa cho báo cáo (nếu có).

VI. GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT NHÓM KHI THỰC HIỆN KẾ HOẠCH Trong tổ chức thực hiện kế hoạch công việc, sự phân công thực hiện các mảng

công việc (đầu ra) theo các nhóm là rất phổ biến. Mặt khác, trong tổ chức thực hiện kế hoạch, thường nảy sinh các vấn đề, các mâu thuẫn và xung đột giữa các cá nhân và các nhóm. Trong thực hiện kế hoạch, yêu cầu người công chức lãnh đạo cấp phòng phải có kiến thức và có các kỹ năng trong tổ chức các nhóm và trong giải quyết vấn đề và các xung đột.

1. Xung đột trong nhóm và nguyên nhân 1.1. Khái niệm Xung đột là tình trạng trong đó mục tiêu, cảm xúc, quan điểm hoặc hành động

của một bên (cá nhân hoặc nhóm) can thiệp hoặc cản trở bên kia (cá nhân hoặc nhóm), làm cho hoạt động của (một hoặc cả hai bên) kém hiệu quả, kéo theo làm giảm hiệu quả công việc của cơ quan/đơn vị.

Xung đột xuất hiện khi mâu thuẫn nảy sinh, kéo dài và rơi vào tình trạng không kiểm soát được giữa các cá nhân với cá nhân hoặc giữa cá nhân với nhóm, hoặc giữa các nhóm với nhau trong cơ quan/đơn vị.

Xung đột có thể được biểu hiện đa dạng, song có thể được chia thành 2 loại chính: Xung đột mang tính đồng thuận và xung đột mang tính đối kháng.

- Xung đột đồng thuận: Là xung đột mà hai bên đều có sự đồng thuận về mục tiêu và những lợi ích, mặc dù có những bất đồng về các yếu tố như cách tiếp cận, phương thức hoạt động hay cách tổ chức thực hiện, ...

- Xung đột đối kháng: Là sự đối nhau về quan điểm hay quyền lợi trong thực hiện mục tiêu/công việc. Đây là lọai xung đột khó giải quyết, mang tính tiêu cực, thường gây ra sự cạnh tranh không lành mạnh và ảnh hưởng đến kết quả công việc của cơ quan/tổ chức.

1.2. Nguyên nhân Các loại nguyên nhân phổ biến có thể gây ra xung đột bao gồm:

88

- Truyền tải thông tin: Đây là loại nguyên nhân thường xuyên, phổ biến dễ gây xung đột trong tổ

chức. Khi thông điệp truyền tải bị hiểu sai hoặc “nhiễu” thì khả năng xung đột có thể sẽ xuất hiện; nó là nguồn gốc gây ra sự hiểu lầm và gây ảnh hưởng đến giao tiếp và tác động xấu đến công việc.

- Khác biệt cá nhân: Các cá nhân khi tham gia vào tổ chức mang theo các chuẩn mực giá trị văn

hóa khác nhau, dễ dẫn tới sự khác biệt về giá trị, chuẩn mực và văn hóa giữa các cá nhân, hay giữa các nhóm người trong tổ chức.

Một số nguyên nhân có thể gây xung đột do sự khác biệt bao gồm: + Quan niệm, quan điểm cá nhân về thái độ, hành vi ứng xử và cách thức trong

giao tiếp, trong quan hệ công việc. + Giá trị của một cá nhân hay một nhóm này rất có thể khác với giá trị của

người khác hay nhóm khác. + Sự khác biệt về giới cũng là mầm mống có thể gây xung đột, khi có sự bất

bình đẳng giới trong các chính sách và chế độ. + Sự khác biệt về phong cách sống giữa các thế hệ/lứa tuổi cũng có thể là

nguồn gây xung đột. - Thiếu công bằng/thiên vị: Sự thiên vị thể hiện qua thái độ và cách ứng xử của người lãnh đạo đối với

nhân viên cũng là nguồn gây xung đột. Phong cách lãnh đạo cũng có thể là nguồn gây xung đột, thường là xung đột

mang tính tiêu cực. Lãnh đạo chặt chẽ, có sự giám sát thường xuyên và kiểm soát nghiêm ngặt hành vi của nhân viên sẽ gây ra sự thiếu tin tưởng, thái độ “phòng thủ, cảnh giác, đối phó” sẽ được hình thành giữa người lãnh đạo và nhân viên và đó là mầm mống gây xung đột. Hoặc lãnh đạo có sự bất công bằng trong đánh giá hay phân bổ các nguồn lực cũng là nguồn gây ra xung đột.

- Mâu thuẫn về lợi ích, quyền lợi: Các cá nhân thường theo đuổi các mục tiêu về quyền lợi như lương, thưởng, vị

trí, công việc, cơ hội thăng tiến... Nhưng các quyền lợi này thường hạn chế, không dễ điều hòa trong cơ quan đơn vị, do vậy mâu thuẫn thường nảy sinh và có thể dẫn đến xung đột giữa các cá nhân, giữa cá nhân với người quản lý, giữa những người quản lý với nhau.

2. Cách thức giải quyết xung đột Để giảm thiểu và khắc phục các xung đột, cần cân nhắc thực hiện các biện pháp sau.

2.1. Đối với các nhóm - Biết lắng nghe: Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Các thành

viên trong nhóm phải biết lắng nghe ý kiến của nhau. Kỹ năng này phản ánh sự tôn trọng (hay xây dựng) các ý kiến giữa các thành viên trong thực thi nhiệm vụ/kế hoạch.

89

- Tăng cường trao đổi và thuyết phục: Các thành viên trao đổi, phân tích các ý kiến/ý tưởng của các thành viên thông qua sự đồng cảm và thuyết phục lẫn nhau.

- Tôn trọng: Mỗi thành viên trong nhóm phải tôn trọng ý kiến của những người khác thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ lẫn nhau trong thực hiện nhiệm vụ/kế hoạch.

- Chia sẻ/giúp đỡ: Các thành viên phải biết chia sẻ giúp đỡ nhau để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ của bản thân và cùng đạt đến mục tiêu chung trong công việc với các thành viên còn lại.

- Chung sức: Mỗi thành viên phải đóng góp trí tuệ và sức lực cùng nhau thực hiện nhiệm cụ/kế hoạch đã đề ra.

2.2. Đối với lãnh đạo phòng Cần đảm bảo được các yêu cầu sau: - Tăng cường nguồn thông tin chính thức trong cơ quan/đơn vị; tận dụng các

hình thức và phương tiện khác nhau (hội nghị, họp, website,...) để phổ biến và cập nhật các thông tin chính thức.

- Công khai và minh bạch các thông tin, các hoạt động, các văn bản liên quan đến chế độ, chính sách của cơ quan/tổ chức;

- Xây dựng các giá trị chung của cơ quan/đơn vị, giúp mọi người hiểu được những giá trị chung và hướng thái độ, hành vi vào những giá trị chung. Người lãnh đạo phải làm gương trong việc tôn trọng với những giá trị chung của tổ chức/đơn vị;

- Công bằng trong phân công công việc, trong phân bổ các nguồn lực, trong đánh giá công chức;

- Có chính sách nhân sự (đào tạo, bổ nhiệm, sắp xếp, thưởng phạt…) dựa trên những sự phấn đấu, sự đóng góp, các kết quả công việc trên thực tế được xác nhận thông quan các tiêu chí đo lường cụ thể, rõ ràng, công bằng và công khai.

PHỤ LỤC 1: KẾ HOẠCH CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH NĂM ….

NỘI DUNG CHỈ SỐ THỰC HIỆN TÀI LIỆU

KIỂM CHỨNG

THỜI GIAN THỰC HIỆN NGÂN

SÁCH DỰ

KIẾN (triệu đồng)

ĐƠN VỊ CHỦ TRÌ

Từ tháng

Đến

I CÁCH THỂ CHẾ Hơn 80% tổ chức và công dân hài lòng với cơ chế, chính sách trong lĩnh vực lao động, người có công và xã hội

Báo cáo kết quả điều tra xã hội học năm 20…

150

t lượng văn bản QPPL do HĐND, UBND tỉnh ban hành trong lĩnh vựclao động,

ời có công và xã hội lliên quan đến người dân và doanh nghiệp được nâng cao

100% VBQPPL thuộc lĩnh vực lao động, người có công và xã hội được công khai, minh bạch.

Quyết định của UBND tỉnh công bố danh mục VBQPPL. Thống kê số lượng VBQPPL do HĐND, UBND tỉnh ban hành thuộc lĩnh vực lao động, người có công và xã hội trước và sau

100 Sở Tư pháp, Sở

Lao động - Thương

binh và Xã hội UBND cấp huyện

khi rà soát.

Rà soát văn bản QPPL liên quan đến dịch vụ công trong các lĩnh vực

ộng, người có công và xã hội

100% văn bản quy phạm pháp luật do HĐND và UBND tỉnh ban hành trong các lĩnh vực lao động, người có công và xã hội được rà soát.

Quyết định của UBND tỉnh, ban hành Kế hoạch rà soát văn bản QPPL do HĐND và UBND tỉnh ban hành thuộc các lĩnh vực lao động, người có công và xã hội. Toàn bộ tài liệu liên quan đến việc rà soát văn bản của Tổ rà soát văn bản

Tháng 4

Tháng 6 40 Sở Tư pháp, Sở

Lao động - Thương

binh và Xã hội, UBND cấp huyện

a đổi, bổ sung, bãi bỏ c đề nghị cấp có m quyền sửa đổi, bổ

sung, bãi bỏ các VBQPPL. Hệ thống hóa VBQPPL (In, cấp phát ĩa CDRom cung cấp

cho các đơn vị từ tỉnh n xã, phường, thị trấn)

100% văn bản QPPL thuộc các lĩnh vực lao động, người có công và xã hội qua rà soát hết hiệu lực, không phù hợp được bãi bỏ, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp thực tế

Kiến nghị của Tổ rà soát văn bản. Quyết định của UBND tỉnh

Tháng 6

Tháng 7 60 Sở Tư pháp, Sở

Lao động - Thương

binh và Xã hội, UBND cấp huyện

Trình độ nghiệp vụ và năng của đội ngũ

công chức chuyên trách m nhiệm công tác n thảo, rà soát và hệ ng hoá VBQPPL

Thời gian trung bình rà soát và soạn thảo VBQPPL được rút ngắn

Báo cáo kết quả thực hiện công tác soạn thảo, rà soát và hệ thống hoá VBQPPL của chính quyền các cấp

50 Sở Tư pháp, Sở Nội vụ

c nâng cao thuộc tỉnh

chức tập huấn, bồi ng nghiệp vụ, kỹ

năng về soạn thảo, rà soát và hệ thống hoá VBQPPL cho đội ngũ công chức đảm nhiệm công tác này

Trình độ nghiệp vụ và kỹ năng về công tác soạn thảo, rà soát và hệ thống hoá VBQPPL của đội ngũ công chức được nâng cao

Kế hoạch mở lớp tập huấn, bồi dưỡng; báo cáo kết quả mở lớp ...

Tháng 4

Tháng 5 50 Sở Tư pháp

I CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

100% TTHC của tỉnh được công khai trên Cổng thông tin điện tử của tỉnh. 100% TTHC các sở, ngành, địa phương được công khai trên Trang TTĐT. 80% tổ chức và công dân hài lòng với cơ quan hành chính trong giải quyết TTHC

Cổng thông tin điện tử của tỉnh, Trang thông tin điện tử các cơ quan chuyên ngành, tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

130

TTHC các lĩnh vực liên quan đến người dân và doanh nghiệp thuộc

m quyền giải quyết ỉnh, cấp huyện, cấp

được đơn giản hóa

100% TTHC các lĩnh vực liên quan đến người dân và doanh nghiệp thuộc thẩm quyền giải quyết cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã được rà soát, đơn giản hoá đúng quy định

Báo cáo kết quả đơn giản hoá TTHC

100 Sở Tư pháp,

UBND cấp huyện

93

CÂU HỎI THẢO LUẬN 1. Anh/chị cho biết những nguyên tắc trong lập kế hoạch công tác tại đơn vị

cấp phòng, và thành phần cơ bản của kế hoạch? 2. Anh chị hãy trình bày một số công cụ và kỹ thuật cần thiết để lập và triển

khai kế hoạch công tác tại đơn vị? Nêu các biện pháp bảo đảm thực hiện kế hoạch có hiệu quả cao?

3. Chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn của anh/chị trong lập và triển khai thực hiện kế hoạch công tác tại đơn vị thuộc ngành Lao động - Thương binh và Xã hội.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Fayol, H. (1949). General and Industrial Management. Translated by C. Storrs, Sir Isaac Pitman & Sons, London. Truy cập ngày 10/11/2015 tại http://www.worldlibrary.org/articles/henri_fayol.

2. Học viện Hành chính Quốc gia - Dự án Danida – NAPA (2006). Tập bài giảng: Kỹ năng lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch trong hành chính.

3. Học viện Hành chính Quốc gia (2004). Giáo trình Hành chính công. Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội.

4. Nghị định 106/2012/NĐ-CP ngày 20/12/2012 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.

5. Nguyễn Khắc Hùng và Yeow Hua Poon (đồng CB) (2013). Bài học kinh nghiệm về xây dựng và thực hiện kế hoạch cải cách hành chính tại cấp tỉnh. Hà Nội. Công ty in Golden Sky.

6. Quyết định số 1245/QĐ-BNV ngày 29 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về việc quy định Chương trình, tài liệu đào tạo, bồi dưỡng Lãnh đạo cấp Phòng.

7. Quyết định số 1860/QĐ-LĐTBXH ngày 11 tháng 12 năm 2006của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội về quy chế làm việc của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.

94

Chuyên đề 5 KỸ NĂNG THAM MƯU CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG

I. TỔNG QUAN VỀ THAM MƯU 1. Khái niệm “tham mưu” Phòng có chức năng tham mưu, giúp thủ trưởng cơ quan, đơn vị tổ chức thực

hiện nhiệm vụ chuyên môn, nghiệp vụ trên các lĩnh vực phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được cấp có thẩm quyền giao.

Khái niệm tham mưu có thể hiểu là: “Tham mưu là khi một tổ chức hoặc một cá nhân tham gia (tham dự) vào việcđề xuất thiết kế một kế hoạch, một chương trình và tổ chức thực hiện (thicông) các kế hoạch, chương trình của một chủ thể quyền lực lãnh đạo, quản lý nhất định”. (Trần Đình Huỳnh, http://www.xaydungdang.org.vn/Uploads/Data/2010_new/6/16.pdf).

Công tác tham mưu là một nghề chuyên sâu, có tính chuyên nghiệp cao. Tham mưu không chỉ là tham dự, đề xuất chủ trương cho người lãnh đạo, quản

lý cấp mình, mà còn là hướng dẫn và chỉ đạo thực hiện về lĩnh vực mình đảm trách cho cấp lãnh đạo và quản lý và cơ quan tham mưu cấp dưới.

Xét cả về chức năng tham gia lẫn chức năng hướng dẫn tổ chức thực hiện thì cơ quan và công chức tham mưu đều có thuộc tính lãnh đạo, quản lý và đồng thời phải cùng chịu trách nhiệm với người lãnh đạo, quản lý về lĩnh vực mình tham mưu. Không nên hiểu đơn thuần tham mưu chỉ là giúp việc, là bảo sao làm vậy. Tham mưu có trách nhiệm thì đồng thời phải có quyền hạn.

2. Yêu cầu tham mưu Người lãnh đạo phòng làm công tác tham mưu cần có bản lĩnh, hiểu biết và

một hệ tiêu chuẩn cụ thể. Một số yêu cầu cụ thể đối với công tác tham mưu của lãnh đạo phòng bao gồm:

- Tham mưu phải bảo đảm tính phù hợp pháp luật, đáp ứng mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức.

- Trung thực và chính xác với thái độ nghiêm túc trong công việc. - Tham mưu phải kịp thời, có tính nguyên tắc cao, nhưng xem xét giải quyết

công việc cụ thể với thái độ khách quan, biện chứng. - Tham mưu phải đầy đủ, toàn diện, song không định kiến, hẹp hòi, không bảo

thủ. Tham mưu phải góp phần hình thành, củng cố và phát triển văn hóa của tổ chức, hoàn thiện quy trình công tác và phát huy tiềm năng của mọi thành viên, đóng góp vào thành công của phòng nói riêng và cơ quan nói chung.

Hộp 1: Phòng Chính sách lao động - việc làm thuộc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội: “Tham mưu cho lãnh đạo Sở trong việc giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về các lĩnh vực…”

95

- Tham mưu đồng thời phải góp phần nâng cao hiệu quả phối hợp công tác giữa các phòng, các cá nhân trong tổ chức, đơn vị, cũng như nâng cao hiệu quả phối hợp công tác giữa các đơn vị trong và ngoài ngành… Do vậy, người lãnh đạo phòng làm công tác tham mưu phải có năng lực chuyên môn sâu, tinh thông về lĩnh vực mình đảm trách, với tính chuyên nghiệp cao. Tài năng và trách nhiệm của tham mưu là khả năng chuyên sâu để đưa ra các phương án, kế hoạch, chương trình, các phương án và tính toán dự báo có căn cứ về tính hiệu quả và hệ quả của từng chương trình, phương án.

3. Các nguyên tắc tham mưu - Tham mưu phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được cấp có

thẩm quyền giao. - Tham mưu phải nhằm thực hiện cho được các mục tiêu của đơn vị và của cấp

phòng. Tuyệt đối không để đầu óc vụ lợi, thiên vị, xen lẫn động cơ cá nhân. - Tham mưu phải tuân thủ theo đúng pháp luật. - Phải dựa trên cơ sở khoa học, khách quan. - Trung thành với lợi ích của nhân dân, của dân tộc, phấn đấu vì hôm nay và

tương lai tốt đẹp của đất nước.

4. Nội dung tham mưu của lãnh đạo cấp phòng Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, người lãnh đạo phòng cụ thể hóa nội dung

cần tham mưu cho cấp trên (cấp Cục, Vụ, Sở…) gồm: (1) Tham mưu trong xây dựng, bổ sung, hoàn thiện cơ chế, chính sách và quy trình quản lý; (2) Tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác của phòng; (3) Tham mưu kế hoạch và biện pháp kiểm tra, giám sát thực hiện để kịp thời điều chỉnh kế hoạch, hoạt động và nguồn lực; (4) Tham mưu phối hợp trong triển khai thực hiện các đề án, kế hoạch chung.

Bài tập: Trong 20 phút, thảo luận theo nhóm nhỏ (4-5 người) để chia sẻ

một số kinh nghiệm (gắn với chức năng, nhiệm vụ của cấp phòng) giải quyết một trong những nội dung tham mưu trên, có sức thuyết phục với lãnh đạo cấp Cục, Vụ.

II. KỸ NĂNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN PHỤC VỤ CÔNG

TÁC CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG 1. Khái niệm “thông tin”, “dữ liệu” 1.1.Thông tin Thông tin là một khái niệm rộng, bao gồm: - Theo nghĩa hẹp, đó là một điều gì đó được truyền đạt, thông báo hay được

nói ra. Có thể bao gồm: 1 từ, một tin tức, một thông tin tình báo, ...

- Ở nghĩa rộng hơn, thông tin là nhhay các cách thức khác nhau (scứu, thông qua thực tế và trải nghi

- Về giác độ dịch vụ, thông tin có thlời các câu hỏi hay yêu cầu cho đ

1.2. Dữ liệu - Ở nghĩa thông thường, d

xếp có tổ chức làm cơ sở để phân tích, l- Trong công nghệ thông tin, d

khác được sắp xếp và trình bày h

1.3. Phân biệt thông tin và dữ liệuThông tin là phản ánh cái đa dạng

theo mục đích của chủ thể tìm kiếm thông tinĐối với công chức, khi th

các thông tin và dữ liệu phù hợquan, đơn vị, qua đó đóng góp cho vi

2. Quy trình thu thập thông tin, dVận dụng lưu đồ (Flowcharts), bao g

bước trong một quy trình làm vitiến ở những khâu nào.

Có thể sử dụng Flow charts đ- Xác định và phân tích các quy trình;- Xây dựng quy tình theo m- Xác định, tiêu chuẩn hóa và ch- Sử dụng kỹ thuật này thPhần lớn các sơ đồ này s- Hình ô van chỉ bước kh

- Hình chữ nhật chỉ hư

- Hình thoi chỉ quyết đ

ng hơn, thông tin là những kiến thức thu nhận được tc khác nhau (sự việc, sự kiện, các dữ liệu, thông qua h

i nghiệm,...) , thông tin có thể là việc một cá nhân hay m

u cho đối tượng khách hàng, đối tượng phục vụ

ng, dữ liệu là các thông tin, số liệu có chứng cphân tích, lập luận hay ra quyết định.

thông tin, dữ liệu là các thông tin dạng số hoặc các lop và trình bày hợp lý để có thể xử lý được bằng máy tính.

t thông tin và dữ liệu Thông tin là phản ánh cái đa dạng, dữ liệu là thông tin phản ánh có chọn lọc

theo mục đích của chủ thể tìm kiếm thông tin. c, khi thực thi hoạt động công vụ, điều quan trọ

ợp, cần thiết phục vụ cho công việc của bản thân và c, qua đó đóng góp cho việc hoàn thành mục tiêu chung.

p thông tin, dữ liệu (Flowcharts), bao gồm các sơ đồ đơn giản giúp k

t quy trình làm việc, giúp làm rõ các công đoạn và cho th

ng Flow charts để: nh và phân tích các quy trình; ng quy tình theo mỗi bước để phân tích, trao đổi hoặc thông tin;

n hóa và chỉ ra những lĩnh vực cần cải tiến; t này thế nào. này sử dụng ba hình cơ bản:

c khởi đầu hay kết thúc một quy trình

hướng dẫn hay hành động

t định cần đưa

96

c từ các nguồn ọc tập nghiên

một đơn vị trả ụ.

ng cứ được sắp

c các loại thông tin

phản ánh có chọn lọc

ọng là có được n thân và của cơ

n giúp kết nối các n và cho thấy có thể cải

c thông tin;

97

Với mỗi hình cần ghi nó thể hiện điều gì. Đó có thể là khởi đầu hay kết thúc của quy trình, hành động cần làm hay quyết định phải đưa ra.

Dùng mũi tên để kết nối các hình để chỉ dòng quan hệ của quy trình. Để vẽ Flowcharts, hãy động não về các nhiệm vụ trong quy trình và ghi theo

trật tự cái trước cái sau. Tự đặt ra câu hỏi như “Điều gì sẽ xảy ra tiếp trong quy trình này?” và “Có cần quyết định gì trước khi sang bước tiếp theo không?” hay “Có cần thông qua gì trước khi chuyển sang bước sau?”.

Bắt đầu vẽ flowcharts với hình ô van và ghi “Bắt đầu”. Sau đó chuyển sanh hành động hay câu hỏi đầu tiên, và vẽ các hình chữ nhật

và hình thoi cho phù hợp. Ghi tên hành động hay câu hỏi vào, và vẽ mũi tên từ hình bắt đầu tới hình mới.

Tiếp tục xây dựng quy trình, đưa ra những hành động hay câu hỏi theo trật tự chúng diễn ra, và kết nối các hình đó bằng mũi tên để chỉ quan hệ trong quy trình. Với mỗi quyết định cần đưa ra, vẽ mũi tên ra để chỉ những kết quả có thể, và ghi kết quả vào. Khi hết các bước, dùng hình ô van để chỉ điểm cuối của quy trình và điền chữ “Kết thúc” vào.

Cuối cùng, xem lại quy trình đã vẽ và tự hỏi xem bạn đã trình bày chính xác trình tự các hành động hay quyết định trong quy trình chưa.

Sau đó, nếu muốn cải tiến quy trình này, hãy xem xét kỹ các bước đã đưa ra và suy nghĩ xem liệu công việc có bị trùng lắp không, hay có cần thêm bước nào không và liệu đã sắp xếp đúng người đúng việc chưa.

3. Vận dụng kỹ năng

3.1. Nghiên cứu tài liệu Bao gồm đọc các báo cáo tình hình các mặt hoạt động của cơ sở, các văn bản

qui phạm pháp luật cấp Trung ương, cấp thành phố, cấp quận, huyện, thị xã. a) Nội dung nghiên cứu - Những văn bản qui phạm pháp luật của nhà nước, những chỉ thị, nghị quyết

của Đảng cấp trên;

Lưu ý: Có thể dùng nhiều hình khác nữa trong flowcharts. Nhưng hãy nhớ một mục đích cơ bản của kỹ thuật này là để thông tin: nếu sử dụng những hình phức tạp mà chỉ ít người biết thì giao tiếp có thể bị rối. Vì vậy, nên vẽ hình đơn giản.

Lưu ý: Sơ đồ flowcharts có thể nhanh chóng trở nên phức tạp và khó chấm dứt trong một tờ giấy. Nếu phải vẽ sang tờ khác, hãy đánh số cho hình đã vẽ, sau đó đánh cùng số cho hình đầu của trang sau, giúp bạn dễ theo dõi.

98

- Phát hiện những mâu thuẫn, chồng chéo, tính khả thi, tính cập nhật của các qui định;

- Tổng hợp các báo cáo và đưa ra những kiến nghị, đề xuất cải tiến. b) Ưu điểm - Nắm tình hình nhanh; - Có cái nhìn bao quát, tổng hợp; - Chi phí thấp. c) Nhược điểm - Khó xác minh, kiểm chứng mức độ tin cậy của các thông tin trong các báo cáo; - Khó tìm ra các mâu thuẫn, chồng chéo và tính khả thi của những văn bản qui

phạm pháp luật; - Dễ quan liêu, không nắm chắc thực tiễn.

3.2. Khảo sát thực địa a) Mục đích Để thu được những thông tin hữu ích và kịp thời bằng cách quan sát công việc

đang được tiến hành trên thực tế, có được những nhìn nhận thực tế dưới các góc độ khác nhau, những phát hiện về ưu và nhược điểm công việc đang tiến hành. từ đó có những kiến nghị,đề xuất cải tiến công việc sao cho có hiệu quả hơn. Phương pháp này rất quan trọng trong việc bổ sung cho các dữ liệu thu thập được, có thể giúp hiểu rõ bối cảnh thu thập thông tin và giải thích kết quả.

b) Cách thực hiện - Lựa chọn một hay một nhóm người quan sát theo mục đích thu thập thông tin; - Những quan sát viên nên được đào tạo về kỹ năng quan sát; - Tập trung quan sát những cái quan trọng, cần thiết theo mục tiêu; - Thu thập và ghi lại những điều quan sát được; - Thảo luận những điều quan sát được.

Bài tập: Xây dựng bảng kiểm để quan sát thu thập thông tin, dữ liệu cơ bản phục vụ

công việc trong lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội.

3.3. Kiểm tra thực tế a) Cách thực hiện - Thành lập đoàn kiểm tra theo chuyên đề hay liên ngành tùy theo mục đích

thu thập thông tin và thực hiện chức năng quản lý nhà nước. - Các thành viên đoàn kiểm tra được bồi dưỡng hoặc tập huấn về kỹ năng kiểm

tra (phổ biến hiện nay, các thành viên đoàn kiểm tra tình hình thực tế thường làm việc theo kinh nghiệm, ít được bồi dưỡng về các kỹ năng quan sát và kỹ năng kiểm tra).

99

b) Ưu điểm Các thông tin thu thập có thể tính toán về định lượng và đáng tin cậy. c) Nhược điểm Các kết quả có thể rất khá nhau tùy vào kiến thức, trình độ và quan điểm của

người đi quan sát và đối tượng họ quan sát và kiểm tra

3.4. Phỏng vấn a) Mục đích Thu thập thông tin qua các cuộc gặp gỡ trực tiếp với từng cá nhân hay một

nhóm nhỏ, giúp hiễu sâu sắc hơn những vấn đề định tính. b) Phương pháp thực hiện Từ mục tiêu và thông tin cần thu thập, sử dụng các câu hỏi có định hướng nhằm có

những ý kiến phản hồi về vấn đề mà mục đích thu thập thông tin đặt ra. Đồng thời cũng cho phép phát sinh những câu hỏi từ quá trình thảo luận, phỏng vấn.

(Cần chú ý sử dụng ngôn từ dễ hiểu, tránh sử dụng thuật ngữ chuyên môn sâu, tránh những câu hỏi nhạy cảm có thể gây phản ứng, tranh cãi,...)

-Các dạng câu hỏi thường là những câu hỏi đóng (trả lời có hoặc không), những câu hỏi mở (ý kiến riêng của người được phỏng vấn).

Ví dụ câu hỏi đóng: Gia đình anh/chị có đạt tiêu chuẩn gia đình văn hóa không? Ví dụ câu hỏi mở: Gia đình anh/chị xoay sở như thế nào để đảm bảo cuộc sống

khi thu nhập rất thấp? - Các câu hỏi được xây dựng thành bảng theo thứ tự logic, phù hợp và chính

xác, tạo thuận lợi cho người trả lời phỏng vấn. Dự án trường học xây dựng ở phường có tác động tích cực gì không? Có thể

tối đa hóa tác động tích cực đó bằng cách nào? Dự án trường học xây dựng ở phường có tác động tiêu cực gì không? Có thể

giảm thiểu tác động tiêu cực đó bằng cách nào? Dự án có tính bền vững không sau khi các nhà tài trợ chuyển giao cho phía

Việt Nam quản lý? + Thống nhất đối tượng được phỏng vấn (chú ý: Đối tượng phỏng vấn cần đủ

kiến thức để trả lời các câu hỏi khảo sát). c) Tập huấn cán bộ đi phỏng vấn (cách giao tiếp, gợi mở thảo luận,ghi chép

thông tin nhanh hữu ích và chính xác, ...). d) Tổng hợp thông tin từ cuộc phỏng vấn Phân loại câu trả lời theo từng mục, (ví dụ nhóm ủng hộ hay phản đối một vấn

đề cụ thể nào đó), trích dẫn để nhấn mạnh một số điểm.

100

3.5. Phiếu điều tra a) Chọn mẫu - Mục đích: Trên thực tế, khó tiến hành tổng điều tra cho 1 lĩnh vực mà cấp cơ

sở quan tâm do thời gian, kinh phí và nhân sự, do đó cần điều tra theo mẫu điển hình. Việc chọn mẫu ảnh hưởng lớn tới chất lượng, độ tin cậy của thông tin thu thập (ví dụ mẫu mang tính định kiến hoặc mẫu quá nhỏ).

- Phương pháp thực hiện: + Quyết định quy mô mẫu phù hợp: Qui mô của mẫu phù hợp với kinh phí,

thời gian và nguồn lực hiện có, điều quan trọng là mức độ đại diện, độ tin cậy của mẫu so với tổng thể.

+ Lựa chọn phương pháp lấy mẫu: Có thể sử dụng 2 phương pháp: * Lấy mẫu ngẫu nhiên: Là phương pháp chọn mẫu mà không biết trước hoặc

không xét đến đặc điểm có tính đại diện của mẫu so với tổng thể. * Lấy mẫu không ngẫu nhiên: Là phương pháp chọn mẫu xác định rõ, biết

trước đối tượng của mẫu theo ý kiến chủ quan của người chọn. b) Phiếu điều tra và khảo sát - Mục đích: Thu thập thông tin từ nhiều người, rất hữu ích cho việc phân tích

thống kê. - Phương pháp thực hiện: + Xác định rõ về mục đích và nhu cầu thông tin cần có. + Xây dựng bộ câu hỏi điều tra khảo sát (đi từ đơn giản đến phức tạp, có thể

bao gồm những câu hỏi đóng và mở). + Câu hỏi phải được xây dựng tốt: Đảm bảo có trọng tâm, hành văn chính

xác, dễ hiểu và có thể phân tích được một cách đúng đắn. + Thống nhất đối tượng được hỏi và số lượng người tham gia vào mẫu. + Chọn phương thức điều tra phù hợp (bảng điều tra được phát tận tay cá nhân

để họ tự điền câu trả lời, gửi qua đường bưu điện hay phỏng vấn trực tiếp,...).

Bài tập: Ba nhóm xây dựng phiếu điều tra thu thập dữ liệu về tình hình trong ngành

Lao động - Thương binh và Xã hội phục vụ công tác tham mưu cho lãnh đạo theo các nội dung sau:

- Điều tra lao động, tiền lương và nhu cầu sử dụng lao động trong các loại hình doanh nghiệp năm 2016.

- Khảo sát việc triển khai mô hình ngăn ngừa, giảm thiểu tác hại của bạo lực trên cơ sở giới.

- Điều tra nhu cầu học nghề của thanh niên trên địa bàn tỉnh X trong giai đoạn 2016-2018.

101

4. Tổng hợp, phân tích và xử lý thông tin, dữ liệu

4.1. Tổng hợp thông tin, dữ liệu Sau khi thu thập thông tin, bước đầu cần được tổng hợp, phân loại thông tin

theo các lĩnh vực, theo mục tiêu quản lý. Lúc này thông tin đã trở thành dữ liệu, tức là từ những đơn vị nhỏ trở thành những đơn vị phân tích lớn hơn (ví dụ các thông tin từ các tổ dân phố, các khu phố, các ấp, thôn trở thành cấp làng, xã, phường, thị trấn) cần được lưu trữ dưới dạng phù hợp để phân tích. Điều quan trọng là sắp xếp dữ liệu dưới dạng hệ thống và mang tính tổng quát. Thường thường việc tổng hợp thông tin được hệ thống trong một báo cáo tổng quan.

Muốn làm tốt công tác tổng hợp, cần thiết kế các biểu mẫu thích hợp. Ứng dụng công nghệ thông tin sẽ rất có ích khi thực hiện công việc này (chương trình Excel, chương trình thống kê SPSS, chương trình phân tích định tính NVivo...) để chuyển các dữ liệu thành các bảng, biểu. Các bảng, biểu này được thiết kế theo từng vấn đề quản lý, ví dụ xu hướng giảm nghèo của các hộ dân trong địa bàn, xu hướng phát triển các hộ kinh doanh cá thể, các loại hình doanh nghiệp... Những bảng tổng hợp này cho chúng ta những chỉ số mang tính định lượng rất hữu ích về các vấn đề thuộc lĩnh vực quản lý. Còn tổng hợp những dữ liệu định tính đòi hỏi phải có thêm kỹ năng phân tích tốt.

4.2. Phân tích thông tin, dữ liệu a) Tạo thông tin cơ bản Dữ liệu và thông tin rời rạc, thu thập từ nhiều nguồn, bằng nhiều phương pháp

khá nhau có giá trị nhỏ, song nếu được tổng hợp và phân tích sẽ tạo ra những thông tin lớn có độ tin cậy cao, tạo cơ sở cho những đánh giá, những nhận định khá tốt và chính xác thực tế khách quan.

b) Làm tăng sự hiểu biết Việc thảo luận những thông tin, dữ liệu từ nhiều nguồn, từ nhiều nhóm thực

hiện sẽ đem đến cái nhìn tổng thể và tăng sự hiểu biết của tập thể và của mỗi người, nhất là người lãnh đạo.

c) Hạn chế sai lệch và tạo sự đồng thuận Việc thảo luận kỹ thông tin giúp mọi người có điều kiện kiểm tra cách thực

hiện của nhau, bày tỏ ý kiến rõ ràng, cụ thể hơn, góp phần hạn chế sai lệch về nhận thức, cách làm và kết quả.

d) Nội dung phân tích thông tin, dữ liệu Cần chia ra phân tích dữ liệu định tính và dữ liệu định lượng. - Phân tích dữ liệu định tính: Phân tích này khác và khó hơn so với phân tích định lượng càng khó đối với

những người không quen xử lý các ý kiến quan điểm khác nhau của các bên liên quan bằng cách phân tích nội dung các thông tin và dữ liệu thu thập được có thể rút ra các kết luận về từng mặt hoạt động hoặc từng chỉ số đo lường cụ thể.

102

5 bước phân tích dữ liệu định tính: Dựa trên các cuộc phỏng vấn và điều tra khảo sát,cần thực hiện các bước sau đây:

+ Đọc lại các câu phỏng vấn giúp mọi người nhớ lại các câu hỏi và mục đích của hoạt động thu thập thông tin.

+ Đọc to các câu trả lời đối với từng câu hỏi (kể cả những tập hợp ghi chép). + Thảo luận về các câu trả lời và đưa các ý kiến bình luận khác nhằm xác định

chính xác điều mà những người tham gia đã nói. + Hợp nhóm các câu trả lời và tóm tắt các phát hiện. + Xác định các thông tin bị thiếu hoặc không rõ ràng quyết định có cần điều

tra bổ sung những thông tin đó không. - Phân tích dữ liệu định lượng: Dựa trên kết quả thông kê, các tính toán các tỷ lệ phần trăm các tần xuất để rút

ra các chỉ tiêu đo lường định lượng (ví dụ hiệu xuất, hiệu quả, tác động tiêu cực và tích cực...).

Cách tiến hành phân tích dữ liệu: Sử dụng các phuơng pháp phân tích so sánh (ví dụ so sánh trước và sau, so

sánh đối chứng có và không có); phân tích nguyên nhân-hệ quả; phân tích bậc thang v.v. để rút ra các kết luận cả định tính và định lượng.

4.3. Xử lý thông tin, dữ liệu để đưa ra những quyết định Trên cơ sở xử lý và phân tích thông tin, dữ liệu như vậy, lãnh đạo cấp phòng ra

quyết định quản lý phù hợp với tình huống và yêu cầu công tác. III. KỸ NĂNG SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA LÃNH

ĐẠO CẤP PHÒNG 1. Kỹ năng soạn thảo văn bản 1.1. Khái niệm văn bản Theo nghĩa rộng: Văn bản là bản thành văn được ghi trên vật mang tin như đất,

đá, da, lá, gỗ, tre, giấy, băng đĩa, phim… bằng ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định tạo thành một chỉnh thể mang nội dung ý nghĩa một cách trọn vẹn.

Theo nghĩa hẹp: Văn bản là khái niệm chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành.

Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung và được nhà nước bảo đảm thực hiên để điều chỉnh các quan hệ xã hội.

Văn bản hành chính là văn bản do các cơ quan, tổ chức ban hành để điều hành hoạt động hành chính như: Triển khai, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, phản ánh tình hình hoạt động trong các cơ quan, tổ chức hoặc để trao đổi, giao dịch, liên kết hoạt động giữa các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân với nhau.

103

Văn bản chuyên ngành là văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành để giải quyết chuyên môn nghiệp vụ thuộc một ngành hay lĩnh vực.(Trường Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức Bộ Nội vụ, 2011).

1.2. Soạn thảo văn bản Được thực hiện thống nhất theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng

01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Bài tập: Trong 20 phút, làm việc theo nhóm nhỏ (3 - 4 người), soạn thảo một công

văn/hoặc một tờ trình lãnh đạo cơ quan liên quan tới công việc thực tiễn ngành Lao động - Thương binh và Xã hội như: phối hợp điều tra về nhu cầu việc làm của thanh niên; triển khai kế hoạch xóa đói, giảm nghèo tại địa bàn tỉnh X; các giải pháp phòng chống tệ nạn xã hội.

2. Kỹ năng quản lý văn bản 2.1. Quản lý văn bản đến a) Khái niệm văn bản đến Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành

chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến.

b) Quy trình quản lí văn bản đến Văn bản đến đươc lãnh đạo cấp phòng phân công và quản lý theo trình tự các

bước sau đây: - Bước 1: Tiếp nhận, đăng kí văn bản đến; - Bước 2: Trình và chuyển giao văn bản đến: + Trình văn bản đến; + Chuyển giao văn bản đến. - Bước 3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: + Giải quyết văn bản đến; + Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. 2.2. Quản lý văn bản đi a) Khái niệm văn bản đi Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành

chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi.

104

b) Quy trình quản lý văn bản đi Được quản lý theo các bước sau: - Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày,

tháng của văn bản: + Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; + Ghi số và ngày tháng văn bản; + Nhân bản văn bản. - Bước 2: Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật; - Bước 3: Đăng kí văn bản đi; - Bước 4: Làm thủ tục, chuyển phát, theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; - Bước 5: Lưu văn bản đi. 2.3. Lập hồ sơ a) Một số khái niệm Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự

việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian và những địa điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân.

Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ được giao thành hồ sơ.

b) Các loại hồ sơ Từ khái niệm nêu trên, trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức hình thành

hai loại hồ sơ chủ yếu sau đây: - Hồ sơ công việc. - Hồ sơ có đặc điểm chung như tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành

văn bản, thời gian hoặc những địa điểm khác. c) Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ Trong mỗi cơ quan, tổ chức, trách nhiệm đối với việc lập hồ sơđược pháp luật

quy định như sau: - Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ

đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình. - Chánh văn phòng hoặc Lãnh đạo phòng Hành chính có nhiệm vụ tham mưu

cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ đối với các đơn vị trực thuộc và tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ tại cơ quan, tổ chức mình.

- Mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về những việc được phân công chủ trì theo dõi hoặc giải quyết.

105

- Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức lập hồ sơ, bảo quản hồ sơ khi chưa đến hạn nộp lưu và tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan khi đến hạn.

- Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị, cá nhân lập hồ sơ, lựa chọn và chuẩn bị hồ sơ để nộp lưu cào lưu trữ cơ quan khi đến hạn.

d) Yêu cầu đối với hồ sơ được lập Hồ sơ được lập phải đáp ứng các yêu cầu sau: - Phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và đúng thực tế

công việc mà cá nhân được giao chủ trì giải quyết. Không đưa vào hồ sơ những tài liệu không kiên quan đến công việc đó.

- Văn bản giấy tờ trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến sự việc.

- Những văn bản trong hồ sơ phải có giá trị pháp lý, có độ tin cậy cao. đ) Các bước lập hồ sơ Việc lập hồ sơ được thực hiện theo các bước sau: - Bước 1: Mở hồ sơ. - Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo

dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ. - Bước 3: Kết thúc hồ sơ.

IV. KỸ NĂNG TRÌNH BÀY VÀ THUYẾT PHỤC 1. Kỹ năng trình bày 1.1. Trình bày bằng văn bản Cần lưu ý một số nội dung dưới đây khi xây dựng và gửi văn bản: a) Xác định và phân tích đối tượng nhận văn bản Văn bản có thể gửi cho cơ quan hay lãnh đạo cấp trên, gửi ra cơ quan bên

ngoài, hay gửi các đơn vị đồng cấp trong cùng cơ quan. Nên lưu ý tới yếu tố cấp bậc, chức vụ của đối tượng đọc văn bản.

b) Xác định loại văn bản - Gửi cấp trên, văn bản có thể là báo cáo, tờ trình; - Gửi cơ quan bên ngoài, văn bản thường là công văn, báo cáo; - Gửi các đơn vị đồng cấp, văn bản có thể là đề nghị. c) Viết đúng thể thức văn bản Theo quy định tại Thông tư số 01/2010/TT-BNV. Có cấu trúc rõ ràng, rành mạch; văn phong sáng sủa và có sức thuyết phục.

Rèn luyện kỹ năng viết câu văn, đoạn văn cho văn bản.

106

d) Rà soát lại văn bản trước khi gửi đi Đọc kỹ lại văn bản trước khi gửi đi, chỉnh sửa lỗi chính tả, hay làm rõ ý khi

cần.

1.2. Trình bày bằng lời nói Với chức năng tham mưu, lãnh đạo phòng thường xuyên phải báo cáo, trình

bày, đề xuất và kiến nghị với cấp trên trực tiếp, hoặc công chức quản lý của các cơ quan, đơn vị liên quan. Do vậy, rèn luyện kỹ năng trình bày bằng lời nói qua bốn bước sau đây là yêu cầu không thể thiếu được.

Bước 1: Lên kế hoạch - cần hiểu rõ mình trình bày với ai vì việc này liên quan tới chủ đề và xác định mục đích, cũng như gắn liền với kết quả bạn tìm kiếm. Chuẩn bị trước nội dung lời nói xoay quanh mục đích và mối quan tâm của người nghe cũng như mức độ hiểu biết. Sử dụng các từ và cụm từ thông dụng cho khán giả và tập trung vào mục đích của bạn.

Bước 2: Chuẩn bị - dự kiến dàn ý gắn với khoảng thời gian trình bày (cần lưu ý là cấp trên hay công chức quản lý của các cơ quan, đơn vị liên quan thường không có nhiều thời gian). Dàn ý gồm 3 phần:

- Mở đầu: Thu hút chú ý bằng cách đề cập vấn đề liên quan để gợi lên mối quan tâm của người nghe. Phần này nên ngắn gọn.

- Trình bày ý then chốt: Chỉ nên nêu 3 - 4 ý chính, với chứng cứ như những số liệu thống kê, giấy chứng nhận, minh chứng hay phép so sánh để có sức thuyết phục. Nên trình bày rõ ràng từng ý và không nêu quá nhiều ý để người nghe dễ bị nhầm lẫn.

- Kết thúc ấn tượng: Tóm tắt hay nhắc lại ý chính, hoặc để lại một kết mở cho cấp trên trực tiếp, hoặc công chức quản lý của các cơ quan, đơn vị liên quan cho ý kiến quyết định.

Bước 3: Thực hành, nên xem lại nội dung, diễn thử và lắng nghe phản hồi cho phần trình bày, xây dựng lòng nhiệt tình và sự tự tin. Tập dượt để đảm bảo rằng không vượt quá thời gian cho phép; nếu cần thì hãy dành thêm thời gian để cấp trên trực tiếp, hoặc công chức quản lý của các cơ quan, đơn vị liên quan đặt câu hỏi.

Bước 4: Trình bày - hãy tạo nên ấn tượng ban đầu tích cực, hãy nhìn trực diện người nghe để thể hiện sự tự tin, song khiêm tốn. Khi nói, hãy thật tự nhiên với giọng nói rõ ràng, mạch lạc. Chậm rãi nhấn mạnh các điểm quan trọng và tách chúng bằng khoảng dừng trước và sau các điểm chính đó.

Cũng cần lưu ý yếu tố cấp bậc, chức vụ của đối tượng trình bày. Khi trình bày với cấp trên, nên làm rõ các điểm, ý chính, trao đổi chính xác và chú ý lắng nghe/ghi chép những nhận xét, ý kiến của cấp trên. Khi nói chuyện với cấp dưới, luôn luôn giải thích chi tiết các vấn đề và đừng quên hỏi nhân viên cấp dưới xem họ suy nghĩ và phản hồi thế nào về vấn đề đó.

2. Kỹ năng thuyết phục 2.1. Khái niệm thuyết phục Để vận động, lôi kéo sự đồng tình ủng hộ của cấp trên, sự tham gia và chấp

hành của nhân viên cấp dưới trong đơn vị đối với pháp luật, chủ chương, chính sách

107

của Nhà nước hay để hoà giải mâu thuẫn bất đồng, phải làm sao để có sự thống nhất về quan điểm, lập trường, về cách giải quyết công việc. Trong trường hợp này lãnh đạo cấp phòng có đạt được mục đích hay không phụ thuộc vào khả năng thuyết phục của mình.

Thuyết phục là đưa ra tình tiết, sự kiện, phân tích, giải thích làm cho người khác thấy đúng, thấy hay mà tin theo, làm theo.

Thuyết phục có thể được thực hiện dưới hình thức diễn thuyết trước đông người hay đàm thoại với một hay một vài người. Khi diễn thuyết nhằm mục đích thuyết phục cần vận dụng kết hợp với kỹ năng thuyết trình.

2.2. Các yếu tố thuyết phục Các yếu tố đảm bảo cho việc thuyết phục thành công bao gồm:Uy tín, cách thể

hiện tình cảm và cách lập luận của người nói. Uy tín có được do trình độ, phẩm chất, địa vị, tuổi tác, thiện chí, hình ảnh, trang phục, tướng mạo, ...

Trong thuyết phục, trước hết cần chú ý xây dựng uy tín ban đầu như tuổi tác, hình ảnh, trang phục, tướng mạo, địa vị, thái độ, tiếp đó là thể hiện và thuyết phục người nghe bằng uy tín lâu dài như trình độ, năng lực, phẩm chất.

2.3. Các quy tắc thuyết phục Thuyết phục người khác là một công việc không hề đơn giản bởi một lẽ thường

tình là bất kỳ ai, khi đã có ý kiến về một vấn đề nào đó, cũng có niềm tin nhất định vào ý kiến của mình và không muốn tiếp thu ý kiến của người khác. Hơn nữa, không phải ai cũng biết cách thuyết phục người khác. Để thuyết phục có hiệu quả, cần chú ý một số điểm sau đây:

a) Tìm hiểu đối tượng và vấn đề cần thuyết phục Càng hiểu rõ về đối tượng và vấn đề cần thuyết phục thì sức thuyết phục càng

lớn. Vì vậy, trước khi tiến hành thuyết phục, cần: - Kiên trì lắng nghe, tìm hiểu nội dung, xác minh sự thật và xác định bản chất

vấn đề. Tìm hiểu kỹ tất cả các thông tin về đối tượng như: Tính tình, nghề nghiệp, sở

thích, tâm sinh lý, tuổi tác, giới tính, quan điểm, thành kiến, định kiến, cách nghĩ... - Biết rõ ý kiến của đối tượng về vấn đề cần giải quyết. - Trao đổi với người quen, người ở gần để có thêm thông tin khách quan. b) Tạo môi trường giao tiếp tốt, bầu không khí tin cậy - Thái độ thật sự quan tâm và chân thành, đồng cảm: Quan tâm chân thành và

đồng cảm đến đời sống, những nỗi lo lắng và thể hiện mong muốn, nỗ lực giải quyết vấn đề là điều kiện đầu tiên để có thể thành công trong thuyết phục, bởi vì nó làm cho người đối thoại cảm thấy tin cậy, thoải mái, làm giảm sự đề phòng, phản kháng của họ.

Không ít người cho rằng, thuyết phục là phải dùng tất cả sức mạnh của mình, dồn người đối thoại vào thế bí, khuất phục họ, buộc họ phải thay đổi ý kiến, quan điểm, lập trường, từ đó dẫn đến tranh cãi quyết liệt, một thua một thắng. Đó là một quan niệm sai lầm. Cách thuyết phục như vậy sẽ gặp khó khăn rất lớn bởi người đối thoại sẽ cố hết

108

sức để phòng thủ, chống trả, và nếu họ có thay đổi quan điểm của mình thì họ cũng luôn cảm thấy ấm ức vì bị bắt bí, bị chèn ép, do đó kết quả thuyết phục sẽ không lâu bền.

- Tôn trọng và lắng nghe người đối thoại: Thông thường, người đối thoại luôn muốn bảo vệ ý kiến của mình, không muốn tiếp thu ý kiến khác. Vậy làm sao để họ chú ý đến ý kiến của người thuyết phục? Trước hết cần để cho họ có cơ hội trình bày ý kiến của mình, không được ngắt lời mà phải kiên nhẫn, bình tĩnh lắng nghe. Đến một lúc nào đó sẽ xuất hiện chỗ hở trong quan điểm của người đối thoại vì thiếu thông tin, vì cân nhắc chưa thấu đáo. Lúc này họ sẽ cảm thấy thiếu tự tin và muốn biết ý kiến của thuyết phục.

- Chú ý đến thái độ: Trong thuyết phục, biện luận thường dễ mất bình tĩnh, dễ dẫn đến tình trạng tức giận, cãi nhau. Vì vậy cần lưu ý giữ thái độ hoà nhã, bình tĩnh để giải quyết vấn đề.

c) Kết hợp nhuần nhuyễn giữa tình và lý, để cái tình đi trước lý và đi đôi với lý Khi trình bày ý kiến của mình, cần lưu ý: - Cần phải tác động đồng thời đến cả nhận thức, tình cảm và ý chí của người đối

thoại. Nhận thức là điều kiện quan trọng để con người đi đến một quyết định, một việc làm nào đó. Tuy nhiên, chỉ có nhận thức không thôi thì chưa đủ. Trong cuộc sống, chúng ta vẫn thường thấy không hiếm khi con người biết rõ phải, trái, nhưng họ không hành động theo lẽ phải. Tại sao vậy? Tại vì ở họ mong muốn làm theo cái đúng chưa đủ lớn, ý chí chưa đủ mạnh để từ bỏ cái sai. Cho nên, trong thuyết phục, ngoài việc đưa ra lý lẽ, phân tích, chứng minh cho người đối thoại thấy rõ đúng - sai, tốt - xấu, lợi - hại, con đường nên đi, còn phải biết gợi lên những tình cảm nhất định ở người nghe, người đối thoại, động viên, khích lệ họ. Đặc biệt, người Việt Nam chúng ta vốn coi trọng tình cảm, tình nghĩa, chỉ có lý mà không có tình thì người Việt Nam cũng khó chấp nhận.

- Biết thừa nhận đúng sai: Lãnh đạo phòng cần biết thừa nhận những điểm có lý trong ý kiến của người đối thoại, biết thừa nhận cái sai trong ý kiến của mình mà người đối thoại đã chỉ ra.

Thái độ khách quan trong đánh giá ý kiến của mình và của người đối thoại có ý nghĩa lớn trong thuyết phục. Trong thuyết phục hay tranh luận, cần biết thừa nhận những điểm đúng của người khác, những cái sai của mình. Làm như vậy chính là tước "vũ khí" của người đối thoại và làm cho hình ảnh của người thuyết phục trong con mắt của họ trở nên đẹp hơn, thân thiện hơn, ý kiến đưa ra dễ được tiếp nhận hơn.

- Tránh xung đột chính diện: Để giành thắng lợi trong tranh luận, người ta thường phạm sai lầm là tìm cánh chứng minh đối phương là sai. Điều này có thể làm tổn thương lòng tự trọng của người khác và làm cho cuộc tranh luận không đi đến hồi kết thúc. Trong thuyết phục cần tránh khiển trách, đe doạ và bất cứ biện pháp cưỡng bức nào mà cần bình tĩnh, ôn tồn nói rõ đạo lý với đối phương. Đừng bao giờ nói: "Ông sai rồi", hoặc "Tôi sẽ chứng minh cho ông thấy là ông sai"... Nói như vậy chẳng khác nào bảo rằng ông ta là người đần. Cũng đừng bao giờ lên giọng chỉ trích, phê phán người khác, bởi vì ai cũng có lúc sai lầm. Hơn nữa, phê phán, chỉ trích không bao giờ đem lại kết quả tốt đẹp. Phê phán có thể gây mất lòng, làm nản lòng người khác mà

109

không cải thiện được tình hình. Vì vậy, nguyên tắc quan trọng trong giao tiếp là: Không phê phán, không kết tội, không than phiền.

- Lập luận rõ ràng, chặt chẽ: Lý lẽ đưa ra phải rõ ràng và có cơ sở. Sự phân tích, lập luận cần có những dẫn chứng cụ thể để minh hoạ.

- Lời nói phải ngắn gọn và có trọng tâm: Không nên nói dài dòng, tràn lan. Ngôn ngữ và cách lập luận phải phù hợp với trình độ nhận thức của người đối thoại.

Khi thuyết phục người khác, có người muốn chứng tỏ sự vượt trội, uyên bác của mình bằng cách sử dụng những từ hoa mỹ, những thuật ngữ chuyên môn mà người đối thoại không hiểu, những dẫn chứng được lấy từ những đất nước xa xôi mà người đối thoại không thể kiểm chứng. Thực chất là họ muốn phô trương, khoe kiến thức hơn là thuyết phục người đối thoại. Cách thuyết phục như vậy, dĩ nhiên, không thuyết phục được ai.

d) Phù hợp, linh hoạt với từng trường hợp cụ thể: Thuyết phục là một nghệ thuật. Xuất phát từ những tình huống, hoàn cảnh và

đối tượng khác nhau mà có phương pháp ứng xử cụ thể khác nhau. Ngoài lý lẽ vững chắc, còn cần phải biết đưa lý lẽ của mình ra khi nào, thể hiện chúng như thế nào cho có hiệu quả. Muốn vậy, lãnh đạo phòng phải nghiên cứu tâm lí của người nghe, người đối thoại, nắm được những mâu thuẫn, những dao động ở họ. Trong quá trình thuyết phục, lời lẽ phải dứt khoát, tự tin, đồng thời cũng phải biết kết hợp nhuần nhuyễn với các phương tiện biểu cảm phi ngôn ngữ (ánh mắt, nét mặt, động tác, vị trí, tư thế, khoảng cách...) để vừa tăng tác động của lời nói, vừa làm giảm sự đối đầu, tăng cường xu hướng hợp tác ở người đối thoại.

Trong những trường hợp phức tạp, bạn phải biết đi dần từng bước, thậm chí lùi một bước để rồi tiến tới mục đích.

2.4. Một số kỹ xảo thuyết phục - Bắt đầu bằng một sự đồng ý, tìm điểm chung giữa hai bên nhằm xây dựng

môi trường tích cực và giảm khả năng không đồng ý. - Chứng minh làm như thế không chỉ có lợi cho mình mà còn có lợi cho

người khác, vì lợi ích chung, vì mục đích cao cả. - Nói cả hai mặt của vấn đề. - Chỉ ra xung đột: Nếu không làm hay làm thế thì dẫn đến hậu quả gì. - Nêu lên các biện pháp, kế hoạch hành động cụ thể, các giải pháp để đối

phương tự lựa chọn. - Nêu ra ví dụ, hình ảnh cụ thể, hình tượng sinh động, dễ hiểu. - Vận dụng ca dao, tục ngữ, châm ngôn, lời nói của người nổi tiếng. - Khơi dậy lòng tự tôn, tự trọng - Áp dụng tâm lý “đồng điệu hành động”, dựa trên quy luật tâm lý: Người

khác làm thế nên tôi cũng làm thế; ai cũng muốn có hành động giống như người khác hay muốn giống người khác”.

110

- Chớ hứa điều mình không làm được. - Tự nhận lỗi trước. - Phương pháp trái với điều mong đợi: Làm trái những điều mà đối phương

tưởng tượng, mong đợi do định kiến để dẫn dắt đến chỗ tiếp thu ý kiến của mình.

Bài tập tình huống: Trong 30 phút, hãy trình bày một tình huống Anh/Chị đã gặp phải/hoặc được

biết khi thuyết phục đối tượng quản lý trong ngành Lao động - Thương binh và Xã hội và thảo luận cách xử lý phù hợp nhất đối với tình huống đó.

CÂU HỎI THẢO LUẬN

1. Nội dung chủ yếu trong công tác tham mưu của lãnh đạo cấp phòng? Các yếu tố tác động tới hiệu quả công tác tham mưu trong lĩnh vực công tác Lao động - Thương binh và Xã hội đang đảm nhiệm?

2. Những khó khăn, trở ngại thường gặp phải khi thực hiện chức năng tham mưu của lãnh đạo cấp phòng và đề xuất giải pháp khắc phục?

3. Có những tiêu chí đo lường hiệu quả công tác tham mưu của lãnh đạo cấp phòng nào?

111

TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Học viện Hành chính Quốc gia - Dự án Danida – NAPA (2006). Tập bài

giảng Kỹ năng giao tiếp trong hành chính. 2. Lê Thị Tuyết Ba. Xây dựng đạo đức công chức, công chức Việt Nam trong

thời kỳ đẩy mạnh CNH, HĐH và hội nhập quốc tế (2003). Hà Nội: Nhà xuất bản Thống kê.

3. Luật Cán bộ, công chức năm 2012. 4. Luật Viên chức năm 2010. 5. Trường đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức Bộ Nội vụ (2011). Tài liệu

bồi dưỡng nghiệp vụ, kỹ năng quản lý đối với trưởng phòng, phó trưởng phòng ngành nội vụ.

6. Trần Đình Huỳnh. Tham mưu và sử dựng tham mưu. Tra cứu ngày 2/11/2015 tại http://www.xaydungdang.org.vn/Uploads/Data/2010_new/6/16.pdf.

112

Chuyên đề 6

KỸ NĂNG QUẢN LÝ VÀ PHÁT TRIỂN NHÂN SỰ CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG

I. TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC 1. Khái niệm “nguồn nhân lực” và “quản lý nguồn nhân lực” 1.1. Nguồn nhân lực Có nhiều nguồn lực khác nhau: Nguồn lực con người (nhân lực), nguồn lực tài

chính (tài lực), nguồn lực vật chất (vật lực) và những nguồn lực khác (thông tin, thời gian, quan hệ, v.v.).

Nguồn nhân lực là nguồn lực con người. Con người là tài sản quan trọng nhất trong một tổ chức và thành công của tổ chức phụ thuộc vào tính hiệu quả của nguồn lực này cũng như cách thức quản lý con người.

Có quan niệm về nguồn nhân lực là: “Tổng thể tiềm năng lao động của con người (thể lực, trí lực và quan hệ) của một tổ chức/đơn vị, đặt trong kế hoạch phát triển trong một khoảng thời gian nhất định”. Theo đó, có ba yếu tố cơ bản cấu thành nên nguồn nhân lực: (1) Trong tổng thể nguồn nhân lực có tiềm năng về thể lực, trí lực và quan hệ; (2) Nguồn nhân lực gắn với một tổ chức hay đơn vị; và (3) Đặt trong kế hoạch phát triển trong một khoảng thời gian nhất định.

1.2. Quản lý nguồn nhân lực Quản lý nguồn nhân lực tổ chức là quản lý con người có liên quan đến hoạt

động của tổ chức. Quản lý nhân sự là quản lý con người trong tổ chức. Trong nhiều trường hợp, có thể sử dụng hai thuật ngữ quản lý nguồn nhân lực

và quản lý nhân sự thay thế cho nhau. Nhưng nếu đi sâu vào ý nghĩa của hai cụm từ quản lý nguồn nhân lực và quản lý nhân sự, thì có những sự khác nhau.

Quản lý nhân sự. Đây là một khái niệm được sử dụng từ lâu khi các nhà quản lý phải quản lý người trong tổ chức. Quản lý nhân sự trong tổ chức được hiểu nhiều hơn về khía cạnh hành chính. Đó là những hoạt động áp dụng các nguyên tắc quy định của tổ chức, cơ quan như tiền lương, tiền thưởng, nghỉ phép, nghỉ lễ để quản lý con người nhằm làm cho họ thực hiện các hoạt động của họ một cách tốt nhất.

Như vậy, quản lý nhân sự đặt vấn đề đến từng con người cụ thể trong tổ chức, dùng để chỉ các khả năng tác động đến đội ngũ hiện có để họ đáp ứng được đòi hỏi của tổ chức.

Trong khi đó, quản lý nguồn nhân lực mang ý nghĩa rộng hơn quản lý nhân sự. Quản lý nguồn nhân lực mang tính chất khái quát và xem tổ chức như là một thực thể cần có tác động từ bên ngoài, kết hợp với bên trong để quản lý.

Quản lý nguồn nhân lực là bước phát triển cao hơn của quản lý nhân sự khi nó đề cập đến cả việc quản lý các quan hệ con người trong sản xuất, lao động của tổ chức, và cả quan hệ với những người từ bên ngoài sẽ vào làm việc cho tổ chức (nguồn lực dự trữ hay tiềm năng của tổ chức), đề cập đến yếu tố thị trường lao động

113

của tổ chức. Chính vì vậy có người gọi quản lý nguồn nhân lực là quản lý quan hệ sản xuất.

Tầm quan trọng của việc phối hợp các chính sách và thực tiễn quản lý nguồn nhân lực được chú trọng. Việc cần thiết phải đặt đúng người cho đúng việc, phát huy được tiềm năng của mỗi con người, phát triển con người và đạt được mục tiêu phát triển của tổ chức. Thuật ngữ quản lý nguồn nhân lực được dần dần thay thế cho thuật ngữ quản trị nhân sự, với quan điểm chủ đạo: Con người không đơn thuần chỉ là một yếu tố của quá trình sản xuất kinh doanh, hoạt động của tổ chức mà là một nguồn tài sản quý báu của tổ chức, doanh nghiệp, các tổ chức chuyển từ trạng thái "tiết kiệm chi phí lao động để giảm giá thành" sang "đầu tư vào nguồn nhân lực để có lợi thế cạnh tranh cao hơn, có lợi nhuận cao hơn và hiệu quả cao hơn”. Từ quan điểm này, quản lý nguồn nhân lực được phát triển trên các nguyên tắc chủ yếu sau đây:

- Nhân viên được đầu tư thỏa đáng để phát triển các năng lực riêng nhằm thỏa mãn các nhu cầu cá nhân, đồng thời tạo ra năng suất lao động, hiệu quả làm việc cao và đóng góp tốt nhất cho tổ chức.

- Các chính sách, chương trình và thực tiễn hoạt động quản lý cần được thiết lập và thực hiện để thỏa mãn cả nhu cầu vật chất lẫn tinh thần của nhân viên.

- Môi trường làm việc cần được thiết lập sao cho có thể kích thích nhân viên phát triển và sử dụng tối đa các kỹ năng của mình.

- Các chức năng nhân sự cần được thực hiện phối hợp và là một bộ phận quan trọng trong chiến lược phát triển của tổ chức.

Sơ đồ 6.1: Bức tranh tổng hợp, hoàn chỉnh

Thù lao + Trả lương theo thị trường lao động + Trả lương theo kết quả công việc + Trợ cấp - phúc lợi phi tài chính

Bố trí nhân sự + Tuyển mộ + Lựa chọn + Phân chia + Tính đa dạng

Đào tạo và bồi dưỡng + Nghề nghiệp + Chuyên môn + Học tập không ngừng + Kèm cặp

Quan hệ với nhân viên + Trao đổi thông tin + Giải quyết sự bất bình xung đột trong tổ chức + Quan hệ với công đoàn, các đoàn thể + Điều kiện an toàn, vệ sinh

+ Phân tích công việc + Các bộ phận của tổ chức + Quản lý việc thực hiện + Sự tham gia của nhân viên

114

2. Mục đích quản lý và phát triển nguồn nhân lực Để hoạt động của tổ chức có hiệu quả, cần tập trung vào ba vấn đề cơ bản: Theo George T. Milkovich và John W. Boudreau:"Quản trị nguồn nhân lực là

một loạt những quyết định tổng hợp hình thành nên mối quan hệ về việc làm. Chất lượng của những quyết định đó góp phần trực tiếp vào khả năng của tổ chức và của các công nhân viên đạt được những mục tiêu của mình". (George T. Milkovich và John W. Boudreau (2002), tr.9).

Định nghĩa trên đây đòi hòi các quyết định phải mang tính chất tổng hợp, nghĩa là phải hòa nhập thành một chỉnh thể. Các quyết định về những khía cạnh khác nhau của nhân sự phải nhất quán với những quyết định khác về nhân sự, nhất quán trong tổ chức. Ví dụ, một tổ chức muốn tạo ra một tập thể làm việc có hiệu quả, cần phải tuyển chọn đúng những nhân viên có thể làm việc ăn ý với nhau, huấn luyện cho họ những kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc và xây dựng tổ chức, trả lương theo kết quả của cả nhóm chứ không phải theo thành tích của cá nhân và hỗ trợ nhân viên để họ có thể phát huy hết năng lực của mình. Không có tất cả những quyết định này thì tập thể đó có thể thất bại. Tất cả các quyết định này đều hỗ trợ cho sự thành công của tập thể và của tổ chức đó, cụ thể là:

a) Mục tiêu, mục đíchcủa tổ chức được xác định rõ ràng. b) Cơ cấu tổ chức được thiết kế một cách khoa học, hợp lý và phù hợp với môi

trường tổ chức cũng như mục tiêu của tổ chức. c) Nguồn nhân lực bao gồm nguồn nhân lực của tổ chức và khả năng khai

thác của tổ chức nguồn nhân lực xã hội nói chung. Hay nguồn lực cả bên trong và tiềm năng bên ngoài được khai thác và sử dụng như thế nào.

Mối quan hệ giữa ba yếu tố trên được mô tả ở sơ đồ 2 dưới đây: Sơ đồ 6.2: Ba yếu tố tạo nên hiệu quả của tổ chức

Như vậy, mục tiêu của quản lý nguồn nhân lực tổ chức là phải góp phần một

cách hiệu quả nhất để đạt được mục tiêu của tổ chức và những trách nhiệm xã hội mà tổ chức phải thực hiện.

Xác lập mục tiêu của hoạt động quản lý nguồn nhân lực của tổ chức cũng như những công cụ cần thiết để đạt được các mục tiêu đó cần được đặt trong những điều kiện cụ thể. Điều này cũng đồng nghĩa với sự không tồn tại những mục tiêu vạn năng cho mọi tổ chức và cũng không thể tuyệt đối hóa những công cụ hay các nguyên tắc quản lý nguồn nhân lực của tổ chức. Chỉ có thể xác định một số mục tiêu mang tính

Mục đích, mục tiêu, nhiệm vụ của tổ

chức rõ ràng

Cơ cấu tổ chức được thiết kế tốt

Nguồn nhân lực của tổ chức được sử dụng có hiệu quả

Hiệu quả hoạt động của tổ chức

115

định hướng và trên cơ sở của môi trường thay đổi mà thiết lập hệ thống cụ thể các mục tiêu.

Lý thuyết thiết lập mục tiêu bằng cây mục tiêu được áp dụng thành công trong nhiều hoạt động quản lý. Trong quản lý nguồn nhân lực tổchức, do điều kiện môi trường tổ chức (cả môi trường bên trong và môi trường bên ngoài) luôn thay đổi, thiết lập cây mục tiêu theo sự trưởng thành của tổ chức là một công cụ hữu hiệu của quản lý nguồn nhân lực tổ chức. Trên cơ sở các hoạt động liên quan đến quản lý nguồn nhân lực tổ chức, những mục tiêu của hoạt động quản lý nguồn nhân lực tổ chức là:

- Giúp cho tổ chức vươn đến mục tiêu của tổ chức khi ba yếu tố: Mục tiêu, mục đích, cơ cấu tổ chức và con người được kết hợp với nhau và quản lý tốt. Sự gắn kết ba yếu tố này lại với nhau trở thành một chất kết dính quan trọng, và tạo nên bước thay đổi trong hiệu quả hoạt động của tổ chức.

- Khai thác năng lực, kiến thức của người lao động một cách hiệu quả, làm thế nào để sức mạnh của từng con người cụ thể phải được tạo ra và khai thác để đem lại lợi ích chung cho tổ chức (người lao động, khách hàng, cổ đông, những người có liên quan).

Sơ đồ 6.3: Cây mục tiêu của quản lý nguồn nhân lực tổ chức

1 - Cung cấp cho tổ chức những người lao động được đào tạo tốt và có động cơ

rõ ràng. Thưởng, phạt công bằng và đặt người lao động vào đúng chỗ của họ.

Góp phần đạt được mục tiêu tổ chức và trách nhiệm xã hội của tổ

chức

Thiết kế và phát triển cơ

cấu

Thu hút và phát triển nguồn

nhân lực theo yêu cầu của tổ

Tạo lập và duy trì môi trường hợp tác trong tổ

Thực hiện trách nhiệm xã hội và pháp luật của tổchức

Đào tạo và phát triển

nguồn nhân lực

Xây dựng và duy trì các

mối quan hệ với công đoàn và các tổ chức khác

Bảo đảm các hoạt động đạt được mục tiêu phục vụ đầy đủ

Phân nhóm

các hoạt động

Khác

Bảo đảm cung cấp đầy đủ số lượng và

chất lượng nguồn nhân lực cần thiết

Khác

Bảo đảm tổ chức thích ứng với sự

thay đổi của môi trường về các mối

QH sản xuất

Khác

Cung cấp điều kiện để tự phát triển

Tạo môi trường, điều kiện làm việc

tốt

Khác

116

- Gia tăng sự hài lòng và tự thỏa mãn của người lao động. - Xây dựng và duy trì chất lượng cuộc sống tốt (các quyền cơ bản, sự tham gia

của người lao động trong quá trình quyết định,...) nhằm làm cho công việc hiệu quả. - Phổ biến chính sách quản lý nhân lực cho mọi người lao động trong tổ chức. - Tạo điều kiện để duy trì đạo đức, cách ứng xử trong tổ chức. Mọi người lao

động của tổ chức đều được đối xử một cách bình đẳng với nhau, không được sử dụng các hình thức phân biệt.

- Quản lý sự thay đổi nhằm giảm thiểu những tác động tiêu cực của thay đổi. Bởi vì, hoạt động của tổ chức vươn đến những mục tiêu mang tính định hướng tương lai, do đó chứa đựng bên trong nó nhiều yếu tố không chắc chắn, mang tính rủi ro. Quản lý nhân sự tổ chức cũng nhằm ngăn chặn sự tác động không tích cực của thay đổi, nhằm làm cho tổ chức thích ứng với sự thay đổi đó một cách hiệu quả nhất.

- Mở rộng cơ hội giao tiếp, cần thiết trao đổi nguồn nhân lực; tăng cạnh tranh trên thị trường lao động. Người lao động của tổ chức cần đặt mình trong thị trường lao động rộng hơn tức đặt vào trong nguồn nhân lực xã hội. Họ cần phải xem xét so sánh thường xuyên mình với người khác để nhận thức được mức độ cạnh tranh trong thị trường lao động phong phú của xã hội.

Căn cứ vào hoạt động quản lý nhân sự của các tổ chức nói chung để làm rõ và rút ra nhận xét chung về mục tiêu quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức.

3.Vai trò quản lý và phát triển nguồn nhân lực 3.1. Vai trò Quản lý và phát triển nguồn nhân lực được coi là một trong những chức năng

cơ bản bao gồm nhiều nội dung liên quan đến phân tích công việc, dự báo nhu cầu, tuyển dụng, bố trí, sử dụng, đánh giá, xây dựng, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, thực hiện chính sách, khen thưởng, kỷ luật v.v. để bảo đảm cho cơ quan thực hiện thành công nhiệm vụ và mục tiêu đề ra.

3.2 Chức năng Chức năng của hoạt động quản lý nguồn nhân lực có thể chia ra 2 nhóm: Chức

năng chung và các chức năng cụ thể. a) Chức năng chung - Quản lý nguồn nhân lực là một trong các chức năng quản lý trong tổ chức và

có mặt trong mọi đơn vị của tổ chức. - Quản lý nguồn nhân lực gắn liền với quản lý con người và do đó có chức

năng quan trọng giúp tổ chức khai thác những vấn đề liên quan đến con người và đạt được mục tiêu của tổ chức.

- Những chức năng chung về quản lý con người: + Tạo điều kiện để tổ chức đạt được mục tiêu của tổ chức; + Thuê hay tuyển được người có kỹ năng, năng lực đáp ứng đòi hỏi của tổ chức; + Cung cấp cho tổ chức nguồn nhân lực được đào tạo và có động cơ tốt;

117

+ Tăng sự hài lòng của người lao động với tổ chức; + Xây dựng và duy trì cuộc sống lao động trong tổ chức có chất lượng, theo

tác phong công nghiệp; + Tuyên truyền các chính sách sử dụng và phát triển nhân lực của tổ chức; + Duy trì kỷ luật lao động và trách nhiệm xã hội; + Quản lý thay đổi xảy ra trong tổ chức. b) Các chức năng cụ thể của quản lý nhân sự trong tổ chức - Chức năng tư vấn của quản lý nguồn nhân lực trong phát triển tổ chức: + Mỗi một nhà quản lý trong tổ chức đều phải làm quản lý nhân sự (quản lý

nguồn nhân lực của đơn vị mình). + Các nhà quản lý nhân sự độc lập, các chuyên gia quản lý nhân sự thường

mang tính tư vấn hơn là quản lý trực tiếp - quyền ra các quyết định bị hạn chế. + Sự hợp tác giữa chuyên gia nhân sự và các nhà quản lý trực tiếp là quan

trọng. + Quản lý nguồn nhân lực không trực tiếp ra quyết định sản xuất nhưng ảnh

hưởng đến năng suất, chất lượng tổ chức. + Tư vấn nhân lực quyết định đến thực hiện chiến lược phát triển tổ chức vì

con người đóng vai trò quan trọng. + Vai trò tư vấn thể hiện trên các khía cạnh như: * Tư vấn các vấn đề chính sách: Trách nhiệm xã hội; việc làm; tiền công;

thăng tiến; bồi dưỡng và các mối quan hệ. * Tư vấn đề các thủ tục: Kế hoạch hóa nguồn nhân lực; tuyển, chọn; đánh giá

hoạt động; điều kiện an toàn lao động, vệ sinh môi trường. - Chức năng dịch vụ: + Chiến lược phát triển nguồn nhân lực của tổ chức phải lồng ghép vào chiến

lược chung của tổ chức, tuy nhiên quản lý nguồn nhân lực giúp và tạo điều kiện để thực hiện chiến lược chung.

+ Quản lý nhân sự tập trung vào các hoạt động mang tính dịch vụ (xây dựng các chương trình bồi dưỡng; các tiêu chí để các nhà quản lý trực tiếp đánh giá công chức của mình,...).

+ Cung cấp dịch vụ đánh giá. + Cung cấp các dịch vụ phát triển nhân lực theo yêu cầu của các nhà quản lý

sản xuất cũng như theo yêu cầu của từng cá nhân người lao động. + Chức năng dịch vụ cũng thể hiện qua chức năng tham mưu (dịch vụ tư vấn,

tham mưu). + Chức năng dịch vụ cũng thể hiện ở khía cạnh phải tham gia các hoạt động

như: Tuyển chọn, bồi dưỡng; quản lý lương; an toàn,...

118

- Chức năng định hướng: + Tập trung vào các hoạt động mang tính chất dự đoán, dự báo. Đây là một

trong những chức năng khó khăn nhất của phát triển nguồn nhân lực nhằm hỗ trợ để thực hiện chiến lược phát triển tổ chức nói chung. Dự báo phát triển nguồn nhân lực không chỉ đơn thuần cho nguồn nhân lực mà là định hướng để các bộ phận sản xuất của tổ chức thực hiện việc xây dựng chiến lược của riêng mình.

+ Tập trung vào xây dựng chiến lược cạnh tranh nhân lực mang xu thế toàn cầu, khu vực. Trong điều kiện của cơ chế thị trường và thị trường lao động gặp những khó khăn trong định hướng chung, định hướng mang tính chiến lược của phát triển nguồn nhân lực có ý nghĩa quan trọng.

- Chức năng phát triển: + Phát triển nguồn nhân lực - mục tiêu quan trọng của phát triển tổ chức. + Phát triển nguồn nhân lực thông qua nhiều hoạt động mang tính chức năng

của quản lý nguồn nhân lực: Đào tạo, bồi dưỡng, chuyển giao công nghệ, trí thức; hội thảo, hội nghị, ...

+ Chức năng phát triển thể hiện sự lồng ghép tổ chức trong môi trường cạnh tranh cả về sản xuất lẫn nguồn nhân lực.

- Chức năng đánh giá: + Đây là một trong những chức năng quan trọng của quản lý nguồn nhân lực

và cũng là chức năng khó khăn. Chức năng này vừa mang tính hai mặt. Một mặt đó là chức năng tham mưu, tư vấn cho các nhà quản lý tác nghiệp thực hiện đánh giá nguồn nhân lực - đánh giá con người. Mặt khác, các nhà quản lý nhân sự cũng phải đưa ra các kỹ thuật cụ thể (phương pháp luận, tiêu chí và cách thức tiến hành).

+ Đánh giá nhân lực (cá nhân người lao động) về năng lực, trình độ và sự phù hợp đòi hỏi của tổ chức; công việc được giao.

+ Đánh giá càng ngày càng trở nên khó hơn khi công nghệ phát triển. + Đánh giá và mối quan hệ lao động - quản lý càng trở nên phức tạp đòi hỏi có

người trung gian. - Xây dựng hệ thống chính sách liên quan đến nhân sự: Xây dựng chính sách nhân sự là một trong những chức năng quan trọng của

các tổ chức quản lý nhân sự mang tính chuyên nghiệp. Trên lĩnh vực quản lý nhân sự hay các vấn đề liên quan đến con người, tổ chức có nhiều loại chính sách, gồm: (1) Chính sách về việc làm tức những điều kiện, tiêu chuẩn cũng như các cách tiếp cận khác nhau mà tổ chức mong muốn thuê được những người đủ tiêu chuẩn, "đúng người" vào làm việc cho tổ chức; (2) Chính sách tiền lương là một trong những chính sách xương sống của tổ chức và của công tác nhân sự; (3) Chính sách đề bạt; (4) Chính sách đào tạo, bồi dưỡng; (5) Chính sách về các mối quan hệ lao động; và (6) Các chính sách về y tế, an toàn lao động.

Thực hiện Luật Cán bộ Công chức năm 2008, Chính phủ đã ban hành Nghị định 36/2013/NĐ-CP ngày 22/4/2013 và Thông tư 05/2013/TT-BNV ngày 25/6/3013

119

của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện Nghị định 36/2013/NĐ-CP về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức.

Trong các văn bản này chỉ rõ cấu trúc của mỗi vị trí việc làm trong cơ quan, tổ chức, đơn vị gồm bản mô tả công việc và khung năng lực phù hợp để hoàn thành công việc. Như vậy, việc xác định khung năng lực cho từng vị trí trong bộ máy hành chính là điều kiện để xác định biên chế và bố trí công chức trong cơ quan, tổ chức, đơn vị.

Có 8 bước xác định vị trí việc làm của công chức: Bước 1: Thống kê công việc theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức,

đơn vị (kể cả các công việc thực hiện chế độ hợp đồng lao động theo các quyđịnh của pháp luật);

Bước 2: Phân nhóm công việc; Bước 3: Xác định các yếu tố ảnh hưởng; Bước 4: Thống kê, đánh giá thực trạng đội ngũ công chức hiện có (số lượng,

chất lượng, việc sử dụng, bố trí, phân công nhiệm vụ và kết quả thực hiện nhiệm vụ); Bước 5: Xác định danh mục và phân loại các vị trí việc làm cần có để thực

hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị (kể cả các công việc phải thực hiện chế độ hợp đồng lao động);

Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc của từng vị trí việc làm; Bước 7: Xây dựng khung năng lực của từng vị trí việc làm; Bước 8: Xác định ngạch công chức tương ứng (và chức danh lãnh đạo, quản lý

- nếu có) với mỗi vị trí việc làm đã được xác định.

II. QUẢN LÝ NHÂN SỰ CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG 1. Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch nhân sự 1.1. Khái niệm, vị trí, vai trò công tác xây dựng và tổ chức thực hiện kế

hoạch nhân sự a) Khái niệm Xây dựng kế hoạch nhân lực của tổ chức là một quá trình bao gồm nhiều nội

dung liên quan đến phân tích, đánh giá, dự báo nhu cầu để bảo đảm cho tổ chức có đủ số lượng người lao động (nguồn nhân lực) bố trí đúng nơi, đúng lúc nhằm đảm bảo cho tổ chức đi đến mục tiêu đã đề ra.

Xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực là một quá trình giúp cho cơ quan nhìn nhận vấn đề nguồn nhân lực của cơ quan mình. Kế hoạch nguồn nhân lực bao gồm một hệ thống các kế hoạch để tìm kiếm nguồn nhân lực, tìm ra cách thức để giải quyết các khó khăn về nguồn nhân lực, xác định được số lượng, chất lượng nguồn nhân lực cần có để sử dụng phù hợp và hiệu quả hơn.

b) Vị trí Xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực giữ vị trí và vai trò trung tâm trong quản

lý chiến lược nguồn nhân lực. Đây chính là khâu đầu tiên trong quy trình quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức và ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của quản lý nguồn

120

nhân lực. Xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực là cơ sở cho các hoạt động định biên nguồn nhân lực, tuyển dụng, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng, quản lý và phát triển nguồn nhân lực. Từ đó tạo cơ hội để mọi nhân viên làm việc tốt hơn, hài lòng hơn và gắn bó với cơ quan.

c) Vai trò Trong chiến lược phát triển cơ quan, kế hoạch phát triển nguồn nhân lực nhằm

bảo đảm cho việc sử dụng nhân viên tốt hơn và hiệu quả hơn. Kế hoạch nguồn nhân lực làm cơ sở cho việc tuyển dụng, bố trí, bổ nhiệm, đánh giá, đào tạo, bồi dưỡng, duy trì và phát triển, nâng cao chất lượng đội ngũ công chức công chức viên chức và nhân viên trong cơ quan, đây chính là lực lượng quyết định việc hoàn thành nhiệm vụ của cơ quan. Xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực để đảm bảo nhân lực đủ về số lượng, có trình độ quản lý, điều hành, trình độ chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ phù hợp, có tinh thần trách nhiệm, hợp tác, kỷ luật, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ và yêu cầu phát triển cơ quan.

1.2. Kỹ năng xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch nhân lực a) Căn cứ để xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực - Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan; - Cơ cấu tổ chức của cơ quan; - Quy trình quản lý, thực hiện nhiệm vụ; - Công nghệ quản lý, công nghệ thực hiện chuyên môn nghiệp vụ; - Số lượng, chất lượng nguồn nhân lực hiện có; - Yếu tố về môi trường quản lý điều hành; - Yếu tố về địa lý, môi trường làm việc; - Yếu tố về trang thiết bị, điều kiện làm việc; b) Quy trình xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch nguồn nhân lực Việc xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch nguồn nhân lực của cơ quan gồm

các bước chủ yếu sau: - Bước 1: Phân tích môi trường, mục tiêu, chiến lược hoạt động của cơ quan: Phân tích môi trường để làm sáng tỏ những mặt mạnh, mặt yếu, những cơ hội

và những thách thức. Từ đó giúp cơ quan tận dụng được tối đa lợi thế, hạn chế được thách thức và rủi ro. Môi trường hoạt động của cơ quan có thể chia làm hai loại: Môi trường bên trong và môi trường bên ngoài.

+ Khi phân tích môi trường bên trong của cơ quan cần tập trung các yếu tố sau đây:

* Chiến lược phát triển của tổ chức * Mục tiêu phát triển của cơ quan; * Văn hóa tổ chức; * Khả năng tài chính;

121

* Trình độ trang bị công nghệ, kỹ thuật; * Tính chất, đặc điểm công việc, các yêu cầu về cơ quan thực hiện công việc. + Khi phân tích môi trường bên ngoài của cơ quan cần tập trung vào các yếu tố

sau: * Tình hình phát triển kinh tế - xã hội nơi cơ quan đang hoạt động; * Những vấn đề liên quan đến nguồn nhân lực xã hội, lao động, việc làm thị

trường lao động * Mức sống của dân cư; * Môi trường khoa học công nghệ; * Môi trường pháp luật; * Môi trường văn hóa, các đặc tính dân tộc, phong tục tập quán. Để hoạt động quản lý nguồn nhân lực được hiệu quả và chủ động hơn trước

những thay đổi của các yếu tố bên ngoài đòi hỏi nhà quản lý nhân sự phải nhạy cảm phán đoán được những thay đổi của môi trường trong tương lai để giúp các nhà quản lý nhân sự nhận biết được môi trường tốt hơn, xác định được các nhân tố và nguyên nhân chủ yếu tác động đến cơ quan.

- Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực của cơ quan: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực là công việc phải tiến hành thường xuyên

để giúp cho nhà quản lý nắm được đội ngũ nhân sự của mình và để sử dụng hợp lý, có hiệu quả. Khi phân tích thực trạng nguồn nhân lực cần chú ý những căn cứ sau:

+ Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan; + Bản mô tả công việc, tiêu chuẩn công việc, định mức lao động; + Bản mô tả vị trí làm việc và tiêu chuẩn nhân sự của chức danh, vị trí việc làm. - Bước 3: Thống kê nguồn nhân lực: Thực hiện công tác thống kê nhân sự trên cơ sở các tiêu chí cần thiết định sẵn

nhằm chỉ ra những đặc trưng chủ yếu của nguồn nhân lực như: + Số lượng, độ tuổi, giới tính; + Trình độ đào tạo, trình độ chuyên môn nghiệp vụ; + Chức vụ, chức danh, ngạch, chức danh nghề nghiệp, bậc lương; + Thâm niên làm việc trong cơ quan; Kinh nghiệm, sáng kiến trong công việc,

khả năng hoàn thành nhiệm vụ so sánh với yêu cầu của vị trí làm việc. + Phẩm chất chính trị và phẩm chất đạo đức; + Tiềm năng, khả năng phát triển… - Bước 4: Phân tích công việc: + Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác

định điều kiện làm việc, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc.

122

Phân tích công việc là một quá trình thu thập các thông tin liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ (thường xuyên) cụ thể ứng với một vị trí việc làm cụ thể.

Phân tích công việc nhằm làm rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm, quy trình giải quyết công việc, các kỹ năng cần thiết theo yêu cầu của công việc để làm cơ sở cho việc giao nhiệm vụ, kiểm tra đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ đối với mỗi người được giao giữ một chức danh, chức vụ, vị trí việc làm cụ thể trong cơ quan. Phân tích công việc là cơ sở để xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực trong từng giai đoạn; để tuyển dụng, để đánh giá và để xây dựng chế độ tiền lương, phúc lợi. Phân tích công việc giúp chúng ta có thể trả lời được các câu hỏi như: Người được bố trí vào vị trí đó phải làm những gì? Làm ở đâu? Khi nào? Làm như thế nào? Các tiêu chuẩn, điều kiện cần thiết để làm công việc đó?

Trong hoạt động quản lý nguồn nhân lực, thông tin từ phân tích công việc là cơ sở để cơ quan quản lý đưa ra các quyết định:

* Xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực; * Mô tả vị trí làm việc; * Định biên và định mức; xác định tiêu chuẩn, điều kiện đối với mỗi vị trí việc làm; * Tuyển dụng; bố trí, sử dụng, đề bạt bổ nhiệm; * Các tiêu chuẩn, tiêu chí, phương pháp đánh giá; * Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng theo tiêu chuẩn; * Các chính sách khen thưởng, kỷ luật; * Chính sách phát triển nguồn nhân lực. + Quy trình phân tích công việc: * Xác định mục đích sử dụng thông tin phân tích công việc; * Thu thập thông tin cơ bản: Đây là cơ sở để phân tích công việc. Trong cơ

quan các loại công việc đều có mối liên hệ với nhau. Do đó, thu thập các loại thông tin sẽ giúp chỉ ra được các yếu tố cơ bản liên quan đến công việc.

* Lựa chọn nhiệm vụ, công việc chủ yếu: Có nhiều nhiệm vụ, công việc nhưng cũng có những nhiệm vụ công việc là chủ yếu, thường xuyên và có các công việc chỉ đôi khi xuất hiện. Phải phân tích tất cả các loại công việc nhưng nên lựa chọn, phân tích các nhiệm vụ, công việc chính. Cũng có nhiều loại nhiệm vụ, công việc đã chuẩn hóa thành quy trình, quy phạm. Do vậy, nên lựa chọn loại nhiệm vụ, công việc chủ yếu, thường xuyên để phân tích.

* Kiểm tra lại độ chính xác của thông tin; * Xây dựng bản mô tả công việc, mô tả tiêu chuẩn công việc.

Bài tập 1: Thực hành phân tích công việc của một vị trí việc làm trong ngành Lao động -

Thương binh và Xã hội theo mẫu trang bên (thiết kế phục vụ thực hành trên lớp).

MẪU BẢNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC .....

.....

Công việc Phần/

Bước công việc

Sản phẩm

Thời gian thực hiện/lần (phút/giờ)

Tổng thời gian thhiện/năm

1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3

1.2 1.2.1 1.2.2 ...

1.3 1.3.1 1.3.2 ...

2.1 2.1.1

2.1.2 ...

2.2 2.2.1 2.2.2 ...

3.1 3.2 3.3 v.v.

124

+ Phân tích công việc phải được tiến hành đồng bộ trong toàn cơ quan. Sản phẩm cụ thể của phân tích công việc là:

* Bản mô tả vị trí việc làm; * Bản tiêu chuẩn nhân sự cần thiết đáp ứng cho vị trí việc làm; * Bản mô tả kết quả công việc (sản phẩm). + Những thông tin cần thu thập trong phân tích công việc gồm: * Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc; * Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tại nơi làm việc; * Cách thức làm việc, phối hợp với nhân viên khác, với tổ chức, công dân; * Cách thức thu thập, xử lý các loại số liệu… * Những phẩm chất mà nhân viên cần có; * Trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm; * Kỹ năng thực hiện công việc; * Tuổi đời, ngoại hình, sức khỏe; * Quan điểm, tham vọng, sở thích; * Các đặc điểm cá nhân cần có khi thực hiện công việc; * Thông tin về các loại trang bị, kỹ thuật tại nơi làm việc; * Thông tin về các quy định về việc thực hiện công việc, bao gồm các quy

trình, quy chế, quy định về tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn về kết quả (sản phẩm) công việc.

- Bước 5: Bản mô tả vị trí việc làm: Bản mô tả vị trí việc làm là bản mô tả vị trí, chức danh, chức năng, nhiệm vụ,

quyền hạn và trách nhiệm của một vị trí việc làm. Bản mô tả vị trí việc làm phải được mô tả chính xác, xúc tích những điều mà nhân viên phải thực hiện: Làm gì? Thế nào? và các tiêu chuẩn điều kiện để thực hiện nhiệm vụ với vị trí việc làm đó. Bản mô tả vị trí việc làm phải gắn với vị trí công việc và các tiêu chuẩn chức danh gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

+ Mô tả về tên gọi của vị trí việc làm, chức danh (tên vị trí, chức danh, chức vụ); Vị trí và mối quan hệ trong sơ đồ cơ cấu tổ chức;

+ Chức năng; + Nhiệm vụ, bao gồm: Nhiệm vụ chính, nhiệm vụ thường xuyên, các nhiệm vụ khác; + Yêu cầu đối với nhiệm vụ: Về quy trình, quy phạm và quy định phải tuân

theo; Yêu cầu về thời gian, địa điểm thực hiện; Yêu cầu về số lượng, chất lượng sản phẩm đầu ra;

+ Yêu cầu về chế độ trách nhiệm đối với công việc (bao gồm cả trách nhiệm chính trị, trước pháp luật, trách nhiệm trước cấp trên và trách nhiệm vật chất);

125

+ Các điều kiện cần thiết để thực hiện nhiệm vụ: Yêu cầu về sự hiểu biết; yêu cầu về tŕnh độ học vấn; những yêu cầu khác,…).

- Bước 6: Bản tiêu chuẩn nhân sự đảm nhận công việc: Bản tiêu chuẩn nhân sự đảm nhận công việc được xây dựng dựa trên bản mô tả

vị trí việc làm. Bản tiêu chuẩn nhân sự được cụ thể hóa về: Tiêu chuẩn, điều kiện, đặc điểm, kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm mà người được bố trí đảm nhận vị trí việc làm cần phải có để thực hiện công việc theo yêu cầu của nhiệm vụ.

- Bước 7: Bản mô tả tiêu chuẩn chức danh: Tiêu chuẩn chức danh gồm những tiêu chuẩn chung và những tiêu chuẩn cụ

thể cần thiết để thực hiện tốt công việc được giao theo vị trí việc làm, gồm: + Mô tả về vị trí việc làm, chức danh (tên vị trí, chức danh, chức vụ); Vị trí và

mối quan hệ trong sơ đồ cơ cấu tổ chức; + Chức năng, nhiệm vụ chính; + Yêu cầu về sự hiểu biết (những kiến thức, kỹ năng cơ bản, những kinh

nghiệm cần có, thâm niên công tác…); + Trình độ học vấn (văn bằng, chứng chỉ đào tạo, bồi dưỡng); + Những điều kiện khác (độ tuổi, giới tính, sức khỏe, hình thể, năng khiếu, cần

thiết,…). - Bước 8: Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực: Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực là việc ước tính nhu cầu nguồn nhân lực cần

thiết của cơ quan để đáp ứng sự tăng trưởng và phát triển của cơ quan trong tương lai. Dự báo nguồn nhân lực cần thiết trong tương lai là một trong các chức năng quan trọng của xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực.

Đánh giá nhu cầu nhân lực trong tương lai hay dự báo nhu cầu nhân sự tương lai là nhằm đáp ứng được các mục tiêu của cơ quan đã được ghi nhận trong chiến lược phát triển cơ quan.

Việc phân tích khả năng cung - cầu nhân lực cho các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, sẽ giúp cho cơ quan đề ra các chính sách, kế hoạch và chương trình cụ thể về nguồn nhân lực của cơ quan như: Cơ cấu các bộ phận chuyên môn; cần tuyển thêm bao nhiêu người? Tiêu chuẩn ra sao? Cần đào tạo, bồi dưỡng theo chương trình, nội dung nào? Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của các đối tượng tham dự; nguồn kinh phí cho đào tạo, bồi dưỡng, dự tính hiệu quả của đào tạo, bồi dưỡng; chế độ chính sách; những điều kiện yêu cầu cần thiết để thực hiện kế hoạch.

-Bước 9: Phân tích quan hệ cung - cầu nguồn nhân lực: Nhu cầu nguồn nhân lực đã dự báo đòi hỏi nguồn nhân lực trong các giai đoạn

của kế hoạch phát triển nguồn nhân lực và cần phải tìm ra khả năng đáp ứng trong tương lai.

Có hai nguồn nhân lực có thể cung cấp:

126

+ Nguồn nhân lực từ bên trong cơ quan. Đó là sự sắp xếp bố trí lại hợp lý nguồn nhân lực hiện có của cơ quan và nếu nguồn nhân lực nàycó thể đáp ứng, như vậy sẽ không cần phải tuyển thêm nhân sự mới;

+ Nguồn nhân lực từ bên ngoài cơ quan là nguồn nhân lực xã hội mà cơ quan có khả năng thu hút để tuyển chọn, bổ sung cho các vị trí việc làm còn trống,

- Bước 10: Xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực: Sau khi phân tích quan hệ cung - cầu về nguồn nhân lực, các cơ quan sẽ phải xây

dựng biện pháp hành động để hướng đến nguồn nhân lực tương lai của cơ quan gồm: + Đào tạo, bồi dưỡng; + Điều động, bổ nhiệm trong nội bộ; + Tuyển dụng từ bên ngoài; + Sử dụng các nguồn lao động không thường xuyên; + Sử dụng nguồn lực theo vụ việc; + Thực hiện chế độ làm thêm giờ; + Thực hiện các biện pháp về tinh giản biên chế như: Cho nghỉ việc tạm thời,

nghỉ việc không ăn lương hoặc thôi việc, giảm bớt giờ làm trong ngày, trong tuần; nghỉ hưu trước tuổi; tạm thời chưa tuyển dụng mới.

- Bước 11: Triển khai thực hiện kế hoạch nguồn nhân lực: Kế hoạch xây dựng nguồn nhân lực được cụ thể hóa thành kế hoạch cụ thể và

tổ chức thực hiện như sau: + Kế hoạch xây dựng bản mô tả vị trí việc làm; + Kế hoạch tuyển dụng; + Kế hoạch nâng ngạch; + Kế hoạch bổ nhiệm; + Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng; + Kế hoạch tinh giản biên chế. - Bước 12: Đánh giá việc thực hiện kế hoạch nguồn nhân lực, bao gồm: + Đánh giá việc thực hiện kế hoạch trên cơ sở đối chiếu mục tiêu đã đạt được

với mục tiêu đề ra và đánh giá các sản phẩm cụ thể đã đạt được; đánh giá các tác động đến đội ngũ công nhân viên công chức, đặc biệt là chất lượng, hiệu quả và mức độ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ hiện tại và trong tương lai;

+ Đánh giá từng nội dung cụ thể đã thực hiện và kết quả đạt được trong thực hiện các kế hoạch cụ thể trong kế hoạch xây dựng bản mô tả vị trí việc làm; kế hoạch tuyển dụng; kế hoạch nâng ngạch; kế hoạch bổ nhiệm; kế hoạch đào tạo bồi dưỡng; kế hoạch tinh giản biên chế…

+ Đánh giá về công tác chỉ đạo, công tác tổ chức thực hiện kế hoạch; + Đánh giá điểm mạnh, yếu và bài học kinh nghiệm trong tổ chức thực hiện;

127

+ Xây dựng định hướng, mục tiêu, nội dung chính cho kế hoạch giai đoạn tới. - Bước 13: Phát triển nguồn nhân lực: Phát triển nguồn nhân lực nhằm mục đích thực hiện kế hoạch xây dựng nguồn

nhân lực cơ bản, đồng bộ và có thời hạn từ 3 – 5 năm trở lên, để nâng cao chất lượng về mọi mặt của nguồn nhân lực và chủ động đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ trong trước mắt và tương lai.

+ Phát triển nguồn nhân lực căn cứ vào: * Định hướng phát triển chung; quy hoạch phát triển nguồn nhân lực; * Khả năng, quy mô của công tác đào tạo, bồi dưỡng; * Tổ chức lao động khoa học và nghệ thuật bố trí sử dụng nhân lực; * Sự phát triển công nghệ quản lý và phát triển công nghệ chuyên môn, kỹ

thuật, nghiệp vụ; * Sự đổi mới môi trường quản lý điều hành; * Đặc điểm, tính chất của môi trường làm việc: Thân thiện, nhiệt huyết làm việc; * Sự đổi mới, hiện đại hóa trang thiết bị làm việc.

+ Nội dung chủ yếu của phát triển nguồn nhân lực gồm: * Định hướng phát triển chung; * Công tác quy hoạch đội ngũ công chức gắn với đào tạo, bồi dưỡng và tổ

chức đào tạo, bồi dưỡng; * Bố trí sử dụng công chức, viên chức hợp lý khoa học; * Đổi mới công tác lãnh đạo, quản lý điều hành, quy trình thủ tục giải quyết

công việc; * Tạo môi trường làm việc thân thiện, nhiệt huyết làm việc; * Đổi mới, hiện đại hóa trang thiết bị làm việc.

2. Tham gia tuyển dụng nhân sự Một công việc chỉ được hoàn thành tốt khi có người thực hiện công việc tốt,

do vậy cần phải quan tâm đúng mức công tác tuyển dụng nhân viên mới. Tuyển dụng là việc thu nạp người vào làm việc thường xuyên chính thức trong cơ quan. Để thực hiện tốt công việc này cần nắm vững nội dung, yêu cầu, trình tự và quy trình tuyển dụng.

Cần lập kế hoạch tuyển dụng, trên cơ sở đó xác định vị trí việc làm, mô tả công việc đưa ra yêu cầu chính xác cho các vị trí cần tuyển dụng.

Thực hiện việc tuyển dụng công khai, minh bạch, đúng tiêu chuẩn, điều kiện và yêu cầu từng vị trí cần tuyển dụng. Xác định các kỹ năng và nhiệm vụ cần thiết để soạn thảo ra văn bản thông báo tuyển dụng phù hợp. Thực hiện quy trình tuyển dụng chặt chẽ để lựa chọn những ứng viên tốt nhất có thể.

Kết quả cuối cùng là được người được tuyển dụng, được phân công, giao việc với bản mô tả công việc, quy trình giải quyết công việc, mối quan hệ trong giải quyết

128

công việc, quyền hạn trách nhiệm rõ ràng cùng với các điều kiện và phương tiện đảm bảo cho hoàn thành nhiệm vụ.

2.1. Căn cứ tuyển nhân sự Việc tuyển dụng công chức phải căn cứ vào yêu cầu, nhiệm vụ, vị trí việc làm

và chỉ tiêu biên chế của cơ quan sử dụng công chức. Đối với đơn vị sự nghiệp công lập việc tuyển dụng viên chức phải căn cứ vào nhu cầu công việc, vị trí việc làm, tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp và quỹ tiền lương của đơn vị sự nghiệp công lập.

2.2. Tổ chức công tác tuyển dụng nhân sự - Lập kế hoạch tuyển dụng. - Cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng. - Tiêu chuẩn điều kiện người dự tuyển. - Hồ sơ tuyển dụng. - Thông báo tuyển dụng. - Nghiên cứu hồ sơ, chọn ra những người có đủ tiêu chuẩn điều kiện. - Tổ chức thi tuyển, xét tuyển. - Quyết định tuyển dụng và nhận việc, tập sự.

2.3. Tuyển dụng chính thức, bổ nhiệm vào ngạch đối với người hoàn thành chế độ tập sự

Khi hết thời gian tập sự, người tập sự phải báo cáo kết quả tập sự bằng văn bản; người hướng dẫn tập sự phải nhận xét, đánh giá kết quả tập sự đối với người tập sự bằng văn bản, gửi cơ quan sử dụng công chức.

Người đứng đầu cơ quan sử dụng công chức đánh giá phẩm chất chính trị, đạo đức và kết quả công việc của người tập sự. Người tập sự đạt yêu cầu của ngạch công chức đang tập sự thì có văn bản đề nghị cơ quan quản lý công chức ra quyết định bổ nhiệm ngạch và xếp lương cho công chức được tuyển dụng.

Người tập sự không hoàn thành nhiêm vụ hoặc bị xử lý kỷ luật từ khiển trách trở lên trong thời gian tập sự thì bị hủy bỏ quyết định tuyển dụng được cơ quan sử dụng công chức trợ cấp 01 tháng lương, phụ cấp hiện hưởng và tiền tàu xe về nơi cư trú. Người đứng đầu cơ quan sử dụng công chức đề nghị cơ quan quản lý công chức ra quyết định bằng văn bản hủy bỏ quyết định tuyển dụng.

2.4. Tiếp nhận không qua thi tuyển - Điều kiện, tiêu chuẩn để xem xét tiếp nhận. - Các trường hợp không phải thành lập Hội đồng kiểm tra, sát hạch. - Hồ sơ của người được đề nghị tiếp nhận không qua thi tuyển.

129

2.5. Xét tuyển cán bộ, công chức cấp xã thành công chức từ cấp huyện trở lên a) Đối tượng Công chức cấp xã khi thôi giữ chức vụ theo nhiệm kỳ, nếu có đủ các điều kiện,

tiêu chuẩn và có nguyện vọng chuyển thành công chức từ cấp huyện trở lên thì phải có hồ sơ cá nhân gửi người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức xem xét.

b) Hồ sơ gồm - Đơn đề nghị xét chuyển thành công chức từ cấp huyện trở lên; - Bản đánh giá, nhận xét quá trình công tác và ý kiến đồng ý cho chuyển công

tác của người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức cấp xã; - Bản sơ yếu lý lịch của công chức theo mẫu số 2C, có xác nhận của UBND

cấp xã nơi người đề nghị xét chuyển đang công tác; - Bản sao các văn bằng chứng chỉ theo tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công

chức được cơ quan có thẩm quyền chứng thực; - Giấy chứng nhận sức khỏe do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp trong thời hạn

30 ngày, tính đến ngày nộp hồ sơ đề nghị xét chuyển. Khi xét chuyển công chức cấp xã thành công chức từ cấp huyện trở lên, người

đứng đầu cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức phải thành lập Hội đồng kiểm tra, sát hạch để đánh giá về các điều kiện, tiêu chuẩn, trình độ và năng lực chuyên môn, nghiệp vụ của người đề nghị xét chuyển theo yêu cầu, nhiệm vụ của vị trí việc làm cần tuyển.

c) Thẩm quyền quyết định xét chuyển công chức cấp xã thành công chức từ cấp huyện trở lên:

Người đứng đầu cơ quan quản lý công chức xem xét, quyết định xét chuyển; Trường hợp cơ quan được phân cấp thẩm quyền tuyển dụng công chức thì người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức có văn bản gửi người đứng đầu cơ quan quản lý công chức xem xét, quyết định. Công chức cấp xã được xét chuyển thành công chức từ cấp huyện trở lên thì được bổ nhiệm vào ngạch công chức tương ứng với vị trí việc làm đảm nhiệm.

3. Phân công công việc 3.1. Khái niệm và các yếu tố tác động đến việc phân công công việc a) Khái niệm về phân công công việc Tổ chức công việc là quá trình xác định những công việc cần phải làm và phân

công cho các đơn vị cá nhân đảm nhận các công việc đó, trong các mối quan hệ trong và ngoài cơ quan. Mặt khác, tổ chức công việc còn là việc sắp xếp, giao các nhiệm vụ, công việc cho các thành viên trong cơ quan thực hiện.

b) Các yếu tố tác động đến việc phân công công việc - Định hướng chiến lược phát triển chung; - Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan;

130

- Cơ cấu tổ chức và chỉ tiêu biên chế; - Quy trình, thủ tục, công nghệ quản lý, công nghệ thực hiện nhiệm vụ chuyên

môn, kỹ thuật, nghiệp vụ và tổ chức lao động; - Tình hình thực tế về số lượng, chất lượng đội ngũ công chức, viên chức; - Các tác động đặc biệt, tác động riêng về địa lý, điều kiện làm việc, môi

trường làm việc, phong tục, tập quán… - Công tác lãnh đạo, quản lý điều hành, các tác động mang tính lịch sử, truyền

thống; - Chất lượng, số lượng và các điều kiện về công sở, nhà công vụ, trang thiết bị

làm việc, trang thiết bị bảo hộ lao động,… - Các yếu tố khách quan khác. 3.2. Tổ chức công việc Muốn tổ chức công việc cho một cơ quan và từng người, cần phải thực hiện

các việc sau đây: a) Xác định cơ cấu công việc Để xác định cách thức quản lý cơ quan, cần phải có một cơ cấu tổ chức của cơ

quan rõ ràng. Cần số lượng hợp lý các phòng và các đơn vị thuộc cơ quan và cơ cấu hợp lý số lượng và các vị trí việc làm của công chức, viên chức, nhân viên trong cơ quan.

Tiếp theo, cần tiến hành phân tích công việc như một tiến trình nhằm xác định các nhiệm vụ, các yêu cầu cụ thể về công việc và mức độ quan trọng của các nhiệm vụ đối với một công việc cụ thể, quy trình, công nghệ giải quyết công việc; mối quan hệ về thẩm quyền, trách nhiệm trong giải quyết công việc.

Đánh giá mức độ hoàn thành công việc để công chức, viên chức, nhân viên nhận biết được những cơ hội và thách thức trong tương lai.

Kết quả cuối cùng là đưa ra một sơ đồ tổ chức bộ máy hợp lý và sơ đồ các vị trí việc làm của tổ chức. Sơ đồ này thể hiện rõ các cấp độ về thẩm quyền và trách nhiệm; các mối quan hệ trong giải quyết công việc; các cấp quản lý, những vị trí việc làm đã có người đảm nhiệm và những vị trí việc làm còn trống. Trên cơ sở đó, có kế hoạch bố trí, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng, và tuyển dụng bổ sung nhân lực, nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ.

b) Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và các tổ chức bên trong

cơ quan, hiện nay đã được xác định bởi văn bản quy phạm pháp luật hoặc của cấp có thẩm quyền. Trên cơ sở đó người đứng đầu cơ quan phải làm:

- Cụ thể hóa chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của các tổ chức thành viên (phòng, ban, bộ phận, nhóm…).

- Xác định, thiết kế, mô tả, các vị trí việc làm, phân công và giao việc cho từng người, điều hành hoạt động các thành viên thực hiện nhiệm vụ.

131

c) Biên chế Biên chế ở đây được hiểu là số người trong một cơ quan, tổ chức và đơn vị,

đồng thời được hiểu đây là một quy định về số người tố đa được phép có thường xuyên làm việc trong cơ cấu tổ chức của cơ quan. Đối với cơ quan nhà nước số lượng biên chế đồng thời là số vị trí việc làm phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của từng cơ quan được cấp có thẩm quyền quy định với quỹ tiền lương để trả cho số người làm việc đó.

Số lượng biên chế của một cơ quan được xác định dựa trên cơ sở: - Tính chất, đặc điểm, mức độ phức tạp và quy mô, phạm vi, đối tượng qunar

lý của ngành, lĩnh vực; - Quy trình quản lý chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của luật chuyên ngành; - Mức độ hiện đại hóa công sở, trang thiết bị, phương tiện làm việc và ứng

dụng công nghệ thông tin; - Quy mô dân số, diện tích tự nhiên, trình độ phát triển kinh tế - xã hội của địa phương; - Số lượng đơn vị thành viên cấu thành trong cơ cấu tổ chức; - Đặc điểm về an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội; - Thực tế tình hình quản lý biên chế công chức được giao của cơ quan. d) Thiết kế mô hình (Sơ đồ) tổ chức bộ máy Thiết kế mô hình (Sơ đồ) đầy đủ về tổ chức bộ máy với các chú dẫn chi tiết

còn mô tả đầy đủ đến từng vị trí việc làm của từng nhân viên trong cơ quan, trong đó thể hiện cả số lượng biên chế, tên gọi các chức danh, chức năng nhiệm vụ chủ yếu và các mối quan hệ giữa các tổ chức cấu thành và giữa các chức danh trong cơ quan. Thí dụ như sơ đồ cơ cấu tổ chức sau đây.

Sơ đồ 6.4: Cơ cấu tổ chức

Trên cơ sở mô hình (sơ đồ) về tổ chức bộ máy của cơ quan, người lãnh đạo và

các thành viên trong cơ quan nhìn thấy rõ được khung cảnh tổng quan về chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức trong cơ quan. Thông qua mô hình (sơ đồ) này người

Giám đốc

Phó Giám đốc Phó Giám đốc

Phòng 1 Nghiệp vụ A

Phòng 2 Nghiệp vụ B

Phòng 3 Nghiệp vụ C

Thanh Tra

Phòng Tổ chức cán

bộ

Văn phòng

132

lãnh đạo và các thành viên trong cơ quan sẽ dễ dàng điều hành và thực hiện nhiệm vụ trong mối quan hệ chặt chẽ của tổ chức.

đ) Xác định vị trí việc làm Từ vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan; cơ cấu tổ chức; chỉ

tiêu biên chế (và nguồn lực tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập và đối với các chương trình dự án); quy trình, thủ tục, công nghệ quản lý, công nghệ thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ và tổ chức lao động và một số yếu tố liên quan khác, thực hiện việc xác định vị trí việc làm.

Nếu như đây là một cơ quan mới thành lập với chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, chỉ tiêu biên chế được xác định rõ ràng, thì việc xây dựng và xác định vị trí việc làm là khá đơn giản, nó giống như ta thiết kế và xây một ngôi nhà mới, điều quan trọng ở đây là thiết kế các phòng chức năng sao cho phù hợp nhất với mục đích thiết kế ngôi nhà và thiết kế đồ đạc trong căn nhà cũng phù hợp cho mục đích chung ấy.

Trên thực tế hiện nay, việc xác định vị trí việc làm là một yêu cầu mới của tiến trình đổi mới công tác quản lý nhân lực từ cơ chế chức nghiệp sang cơ chế vị trí việc làm. Như vậy, việc xác định vị trí việc làm đối với hầu hết các cơ quan là xác định vị trí việc làm trên cơ sở đội ngũ công chức, viên chức hiện có, và họ đã và đang là người thực hiện các chức năng nhiệm vụ của cơ quan (có thể đã hợp lý và cũng có thể chưa hợp lý). Do vậy, đây giống như cải tạo lại căn nhà, sao cho nó hợp lý hơn, khoa học hơn, và hiện đại hơn. Như vậy, đồ đạc trong căn nhà đó cũng được sắp xếp lại cho phù hợp, cũng có thể được nâng cấp, và một số cũng có thể phải thay thế.

e) Xây dựng bản mô tả công việc theo từng vị trí việc làm Dựa trên vị trí, chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức cơ quan, các yêu cầu

trong công tác quản lý và vận hành hệ thống của cơ quan. Trên cơ sở số biên chế được giao, xác định các vị trí việc làm đồng thời soạn thảo bản mô tả công việc cho các vị trí việc làm.

Mục đích của bản mô tả công việc là mô tả chi tiết loại công việc và các nhiệm vụ cho từng vị trí việc làm gồm: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm. Ngoài ra, bản mô tả công việc còn mô tả các kỹ năng tối thiểu phải có, trình độ học vấn và các yêu cầu cần thiết khác để thực hiện công việc. Bản mô tả công việc được sử dụng để thông báo với công chức, nhân viên trong cơ quan về vị trí, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm, mối quan hệ trong giải quyết công việc vai trò của họ và làm căn cứ đánh giá kết quả thực hiện công việc của họ.

Bản mô tả công việc gồm các mục sau: - Chức danh của vị trí việc làm; - Chức năng; - Các nhiệm vụ chính; - Các trách nhiệm chính; - Các yêu cầu về: Hiểu biết; Kinh nghiệm hoặc các yêu cầu về trình độ chuyên

môn; Trình độ học vấn hoặc các yêu cầu về đào tạo; Quy trình, các yêu cầu về công nghệ, kỹ thuật, mức độ phức tạp của công việc về mặt kỹ thuật hoặc quản lý;

133

- Trách nhiệm về kết quả công việc; Trách nhiệm trước cấp trên và trách nhiệm phối hợp để thực hiện nhiệm vụ;

- Điều kiện làm việc đặc biệt (nếu có).

3.3. Phương pháp tổ chức công việc a) Phương pháp tổ chức công việc Từ vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan; cơ cấu tổ chức và chỉ

tiêu biên chế (và nguồn lực tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập và đối với các chương trình dự án); quy trình, thủ tục, công nghệ quản lý, công nghệ thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ và tổ chức lao động; tình hình thực tế về số lượng, chất lượng đội ngũ công chức, viên chức và một số yếu tố liên quan khác, công tác tổ chức công việc được thực hiện theo các hình thức sau:

- Tổ chức làm việc theo sơ đồ tổ chức hành chính, phân theo cấp hành chính; - Tổ chức làm việc theo dây chuyền công nghệ, hoặc theo các bước của quy

trình giải quyết công việc; - Tổ chức làm việc theo nhóm; - Tổ chức làm việc theo cơ chế chuyên viên, chuyên gia; - Tổ chức làm việc theo cơ chế phối hợp chung. b) Giao việc - Xác định công việc; - Lập danh mục các nhiệm vụ, công việc mà cơ quan, bộ phận phải thực hiện,

bao gồm cả các nhiệm vụ, công việc của quản lý, điều hành, hướng dẫn, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đánh giá; các nhiệm vụ, công việc thường xuyên, các nhiệm vụ, công việc đột xuất;

- Ước lượng thời gian thực hiện cho từng nhiệm vụ, công việc đó; Tổng cộng thời gian phải làm việc để hoàn thành nhiệm vụ, công việc đó;

- Quy các công việc có cùng tính chất và có số lượng thời gian thực hiện cho nhiệm vụ, công việc phù hợp vào vị trí việc làm.

c) Xây dựng bản mô tả công việc Xây dựng bản mô tả công việc cho từng vị trí việc làm gồm: Chức năng,

nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm. Ngoài ra, bản mô tả công việc còn mô tả các kỹ năng tối thiểu phải có, trình độ học vấn và các yêu cầu cần thiết khác để thực hiện công việc. Bản mô tả công việc được sử dụng để thông báo với công chức, nhân viên trong cơ quan về vị trí, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm, mối quan hệ trong giải quyết công việc vai trò của họ và làm căn cứ đánh giá kết quả thực hiện công việc của họ.

Bài tập: Xây dựng bản mô tả công việc cho một vị trí việc làm cụ thể trong ngành Lao

động - Thương binh và Xã hội theo mẫu (thiết kế phục vụ bài tập trên lớp).

134

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC Mã số:……………. Vị trí việc làm: …………… Đơn vị: …………………….

1. Mục đích: ……….

2. Chức năng: ………..

3. Các nhiệm vụ cụ thể: Stt Nhiệm vụ Sản phẩm Thời gian thực hiện

(giờ)

1

2

…

…

… (Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phân công)

TỔNG THỜI GIAN THỰC HIỆN TRONG NĂM

… giờ/ 100% thời gian

4. Quyền hạn và trách nhiệm: 4.1 Quyền hạn: ………….... 4.2 Trách nhiệm:

…………….

5. Tuyến báo cáo: 5.1 Trực tiếp:

……………. 5.2 Gián tiếp:

…………….

6. Quan hệ công tác: 6.1: Trong nội bộ: …. 6.2: Với bên ngoài: …

7. Yêu cầu về trình độ, năng lực: (Trình độ - K):….

135

(Kỹ năng - S): …… (Thái độ - A):……

Tên người thực hiện VTVL:

Tên người quản lý trực tiếp:

Chữ ký Chữ ký

Ngày Ngày

d) Phân công nhiệm vụ, công việc: Trên cơ sở nội dung, khối lượng của nhiệm vụ, công việc và yêu cầu đối với vị

trí việc làm người đứng đầu lựa chọn nhân viên phù hợp để phân công, bố trí vào vị trí việc làm. Việc phân công bố trí được thực hiện theo các hình thức sau:

- Quyết định bổ nhiệm giữ chức vụ; - Quyết định điều động, phân công công tác; - Hợp đồng lao động; - Bản mô tả vị trí việc làm; - Các quy định, quy chế, quy trình, quy tắc thực hiện và giải quyết công việc;

chế độ thông tin, thống kê, báo cáo, kiểm tra, thanh tra; chế độ kỷ luật; chế độ bảo vệ bí mật; quy tắc ứng xử; quy tắc về đạo đức nghề nghiệp; nội quy của cơ quan;

- Bản chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan; - Phân công nhiệm vụ trực tiếp bằng văn bản hoặc bằng miệng của cấp trên

trực tiếp; - Đánh giá; - Công tác thông tin, báo cáo, kiểm tra, đánh giá, sơ kết, tổng kết phải được

thực hiện thường xuyên theo định kỳ hoặc đột xuất. III. PHÁT TRIỂN NHÂN SỰ CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG 1. Đào tạo, bồi dưỡng nhân viên 1.1. Một số khái niệmvề đào tạo, bồi dưỡng công chức a) Đào tạo Đào tạo công chức trong một cơ quan hành chính Nhà nước được hiểu là hoạt

động trang bị kiến thức nghề nghiệp để lấy chứng chỉ trình độ hàn lâm và trang bị, rèn luyện các kỹ năng quản lý, kỹ năng thực hiện công việc cho công chức của tổ chức đó. Trong đó đào tạo, rèn luyện các kỹ năng quản lý, kỹ năng hoạt đông nghề nghiệp, chuyên môn là đặc trưng của đào tạo công chức trong cơ quan quản lý hành chính Nhà nước.

136

b) Bồi dưỡng Là hoạt động nhằm bổ sung, cập nhật kiến thức, kỹ năng chuyên môn cho công

chức trong một tổ chức hành chính nhà nước khi mà những kiến thức, kỹ năng được đào tạo trước đây đã lạc hậu, không đủ để thực hiện có hiệu quả hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ trong tổ chức đó.

(Học viện Hành chính Quốc gia (2006), tr. 163 – 164).

1.2. Các nội dung chủ yếu trong đào tạo, bồi dưỡng công chức - Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng của tổ chức. - Tuyển chọn và cử công chức đi đào tạo, bồi dưỡng ở các trung tâm đào tạo,

bồi dưỡng. - Tổ chức và quản lý các khoá đào tạo, bồi dưỡng ngay trong tổ chức. - Tổ chức đánh giá kết quả đào tạo, bồi dưỡng công chức.

2. Hướng dẫn nhân viên 2.1. Khái niệm, lợi ích của hoạt động hướng dẫn nhân viên a) Hướng dẫn là quá trình phát triển năng lực của công chức thông qua việc

chỉ dẫn có định hướng qua công việc cụ thể hàng ngày. Hướng dẫn là một hình thức chủ yếu để phát triển năng lực CBCC.

Sơ đồ 6.5: Các hình thức phát triển năng lực công chức b) Các lợi ích của hướng dẫn nhân viên bao gồm: - Đây là việc thực hiện hàng ngày; - Là hình thức đầu tư vào con người, mang lại hiệu quả nhất; - Tạo sự gắn bó giữa lãnh đạo phòng với nhân viên; - Là yếu tố động viên nhân viên làm việc hăng say; - Là công cụ khả dĩ để giúp người nhân viên thay đổi hành vi và thái độ đối

với công việc; - Giúp cho lãnh đạo phòng điều chỉnh nhân cách và hoàn thiện năng lực của

chính mình; - Đối với đơn vị nói chung, kèm cặp, hướng dẫn nhân viên giúp: (1) Nâng cao

hiệu quả làm việc; (2) giảm chi phí; (3) tạo dựng được đội ngũ công chức có năng

Phát triển năng lực công chức

Tự phát triển

Đào tạo

Kèm cặp, hướng dẫn

Qua trải nghiệm

137

lực; (4) tăng mức độ hài lòng của công chức đối với công việc; và (5) góp phần xây dựng nên văn hóa công sở.

2.2. Quy trình và phương pháp Quy trình hướng dẫn nhân viên thể hiện qua bốn bước: Đánh giá năng lực

nhân viên để thấy được những nội dung nào cần kèm cặp, hướng dẫn; lập kế hoạch kèm cặp, hướng dẫn; thực hiện kèm cặp, hướng dẫn; và đánh giá, điều chỉnh kèm cặp, hướng dẫn.

Sơ đồ 6.6: Quy trình kèm cặp, hướng dẫn nhân viên Bước 1: Đánh giá năng lực nhân viên: (1) Xác định yêu cầu năng lực cho từng

vị trí việc làm; (2) đánh giá năng lực hiện tại của người công chức; (3) so sánh năng lực hiện tại của công chức với yêu cầu năng lực cần có để thực hiện công việc, từ đó rút ra những yêu cầu cần kèm cặp, hướng dẫn.

Bước 2: Lập kế hoạch kèm cặp, hướng dẫn: (1) Đối tượng cần kèm cặp, hướng dẫn có thể là công chức mới tuyển, công chức mới nhận nhiệm vụ mới, công chức chuẩn bị được đề bạt, v.v.; (2) vấn đề cần kèm cặp, hướng dẫn, có thể là nội dung chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng làm việc, hay hành vi, thái độ đối với công việc; (3) thời gian và địa điểm phù hợp để kèm cặp, hướng dẫn.

Bước 3: Thực hiện kèm cặp, hướng dẫn nhân viên thường thông qua ba giai đoạn: (1) Làm mẫu qua các tình huống thực tế, lãnh đạo phòng chú trọng gắn kết giữa kiến thức với các kỹ năng cần thiết của công chức; (2) hỗ trợ - lãnh đạo phòng hiểu rõ điểm mạnh và hạn chế của người công chức, tạo điều kiện cho công chức phát huy và chỉ can thiệp khi cần thiết, có ý kiến tổng hợp cho công chức về những gì đã làm tốt hay lý do vì sao cần có sự can thiệp; (3) quan sát và phản hồi: lãnh đạo phòng nên làm rõ vai trò, không can thiệp quá sâu mà chỉ định hướng và hướng dẫn công chức làm việc.

Bước 4: Theo dõi và điều chỉnh: Bám sát với những nội dung kèm cặp, hướng dẫn nhân viên, đánh giá sự tiến triển, khen thưởng khi có kết quả cao và đưa ra điều chỉnh cần thiết.

Một số điểm cần lưu ý: Lãnh đạo phòng cần thường xuyên kèm cặp, hướng dẫn nhân viên một cách có hệ thống. Trong suốt tiến trình này, niềm tin giữa lãnh đạo

1. Đánh giá năng lực nhân viên, hướng dẫn

2. Lập kế hoạch kèm cặp, hướng dẫn

3. Thực hiện kèm cặp, hướng dẫn

4. Theo dõi và điều chỉnh, hướng dẫn

138

phòng và người công chức dưới quyền là cơ sở quan trọng bảo đảm cho thành công của việc kèm cặp, hướng dẫn nhân viên.

IV. KỸ NĂNG XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG

1. Kỹ năng phối hợp 1.1. Khái niệm phối hợp Phối hợp trong quản lý hành chính nhà nước là hoạt động hỗ trợ lẫn nhau của

các cơ quan hành chính, các công chức, và các tổ chức khác trong xã hội để thực hiện nhiệm vụ trong quản lý nhà nước, bảo đảm cho xã hội được điều hoà, điều chỉnh. Có thể hiểu, phối hợp trong quản lý hành chính nhà nước là quá trình liên kết các hoạt động hỗ trợ, hợp tác lẫn nhau của các công chức, các cơ quan hành chính, các tổ chức xã hội nhằm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước.

Phần lớn các công việc trong quản lý hành chính nhà nước đều cần có sự phối hợp của nhiều công chức, nhiều cơ quan hành chính và các tổ chức xã hội. Vì thế, phối hợp giữ một vai trò quan trọng bảo đảm cho các tổ chức hành chính nhà nước hoàn thành được các mục tiêu quản lý xã hội của mình.

1.2. Hình thức phối hợp a) Phối hợp dọc Phối hợp dọc là cơ chế phối hợp mang tính thứ bậc trong quan hệ hành chính,

thể hiện quyền lực của cấp trên đối với cấp dưới, được bảo đảm bằng các quy định trong nền hành chính mà ở đó cấp dưới có nghĩa vụ tuân thủ - đặc tính cố hữu của nền hành chính. Vì vậy, cơ chế phối hợp này không có nhiều biểu hiện phức tạp. Ví dụ: Lãnh đạo cấp phòng là người đứng đầu trong phòng, chịu trách nhiệm chỉ đạo công việc, phân công công việc và phối kết hợp hoạt động của các công chức trong phòng nhằm đạt được mục tiêu.

b) Phối hợp ngang Phối hợp ngang là cơ chế phối hợp giữa các thiết chế đồng cấp trong các tổ

chức hành chính nhà nước. Cơ chế phối hợp này diễn ra thường xuyên và phổ biến trong hoạt động của các công chức của phòng. Ở cơ chế phối hợp ngang thì tính phức tạp trong hoạt động phối hợp được nâng thêm một mức, nó đòi hỏi cao hơn về trách nhiệm của các cá nhân tham gia.

1.3. Kỹ năng phối hợp công tác của phòng Để phối hợp đat hiệu quả thì lãnh đạo phòng không những phải tuân thủ các

nguyên tắc phối hợp mà còn cần nắm vững các kỹ năng cơ bản sau đây: - Kỹ năng phân công, phối hợp công tác trong phòng: +Xác định công việc cần phối hợp: Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của các công chức trong phòng tham gia vào công

việc phối hợp, cần phải xác định được người chủ trì giữ vai trò đầu mối cần phải tiến hành các hoạt động gì? người tham gia, phối hợp chịu trách nhiệm đến đâu? cơ chế, cách thức tiến hành các hoạt động phối hợp này như thế nào?

139

+Phân tích công việc cần phối hợp: Thông thường, bước này người ta thường sử dụng công cụ phân tích công việc

theo kiểu cây vấn đề để xác định mức độ tham gia của các tổ chức, cá nhân. Nghĩa là, chia công việc cần có sự phối hợp thành các công việc nhỏ hơn cho tới khi xác định được người (tổ chức, cá nhân) chịu trách nhiệm thi hành.

Sơ đồ 6.7:Chia nhỏ công việc

A1 A1.1

A A2

A1.. A2.1 A2...

A3 A3.1 A3...

Công việc cần phối hợp

B

B1 B2

B1.1 B1.. B2.1 B2...

C C1 C2

C1.1 C1.. C2.1 C2..

+Phân công thực hiện: Trong bước này, người ta thường lập một bản kế hoạch chi tiết các công việc. Có thể tham khảo mẫu kế hoạch phối hợp trong bảng 6.1.

+ Theo dõi và hỗ trợ:Với trách nhiệm của lãnh đạo phòng, cần thường xuyên theo dõi việc thực hiện công việc của công chức trong phòng để có những chỉ dẫn hay hỗ trợ cần thiết nhằm đạt mục tiêu công việc.

Bảng 6.1: Kế hoạch chi tiết

TT Nội dung công việc

Người chủ trì

Người phối hợp

Thời gian tiến hành (từ-đến)

Kết quả/ Sản phẩm

140

2. Kỹ năng chia sẻ thông tin 2.1. Một số nguyên tắc để thông tin được truyền đi có hiệu quả - Lãnh đạo phòng cần sàng lọc và làm cho các ý tưởng trở nên dễ hiểu trước

khi truyền đạt, chia sẻ. - Xác định mục đích truyền thông đúng đắn. - Xem xét khung cảnh mà thông tin sẽ được truyền đi. - Thảo luận với những người liên quan về công tác truyền thông. - Hãy tìm cơ hội để hỗ trợ người nhận thông điệp (công chức trong phòng). - "Lời nói phải đi đôi với việc làm". 2.2. Cần hiểu rõ quá trình truyền thông tin

Sơ đồ 6.8: Quá trình truyền thông tin

Lắng nghe một cách tích cực ⇒ hiểu được ⇒ nói một cách có hiệu quả - Lắng nghe là một kỹ năng tích cực (phải sử dụng mắt, tai, đầu óc). Đó là sự

nhận biết về những gì được nói ra và chúng được nói theo cách như thế nào (bao gồm cả những gì không được nói ra)? Sự lắng nghe có phê phán còn đòi hỏi phải có các cơ sở vể thông tin. Không chỉ ý nghĩa về từ ngữ mà cả bối cảnh không được biết đến cũng ngăn cản ta hiểu được những gì mà người khác đang nói.

- Người nhận thông điệp phải lắng nghe để giải mã và hiểu được thông điệp gốc. Vì vậy, khi lắng nghe cần tránh định kiến hoặc thái độ nghe tiêu cực trong khi người đối thoại phát biểu.

- Người phát tin trở thành người nghe khi giải mã và hiểu những thông tin phản hồi. Đôi khi cần phải trả lời câu hỏi bằng một câu hỏi. Chú ý ở đây không phải làm một điều gì đó thô thiển mà chất lượng và số lượng các ý kiến phản hồi. Đặt câu hỏi và nói lại các câu nói đến khi hiểu rõ các ý nghĩa của chúng. Đưa ý kiến phản hồi và đặt các câu hỏi sẽ chứng tỏ rằng bạn là người lắng nghe, và người biết lắng nghe người khác sẽ khiến người ta lắng nghe lại mình.

Vì vậy, khi ta nói thì phải nói theo cách sao cho người ta không thể không chú ý lắng nghe. Hãy sử dụng các câu ngắn, rõ ràng, cụ thể, tránh dùng câu đa nghĩa, chung chung. Không nên nói vội vàng và phải dành thời gian cho người ta hỏi lại. Phải đảm bảo rằng những gì bạn nói ra được người ta hiểu đúng.

Mã hoá Thông tin truyền đi

Giải mã Nhận thức

Phản hồi

Nhiễu

Người gửi Người nhận

Tiếp nhận Ý tưởng

141

2.3. Một số lời khuyên để lắng nghe có hiệu quả - Kiên nhẫn lắng nghe; hãy duy trì quan hệ bằng mắt với người bạn đang nói

chuyện. Đừng để mắt đi nơi khác vì việc nhìn thẳng vào mắt là thể hiện sự quan tâm của bạn.

- Hãy lắng nghe để nhận biết được bức thông điệp thực sự mà người ta đưa ra cho bạn. Hãy nắm bắt những ẩn ý trong câu và hiểu được những gì mà người ta đang cố gắng nói cho bạn biết.

+ Nên đưa ra những câu hỏi mở đối với người nói hơn là chỉ "vâng" hoặc không trả lời.

+ Khuyến khích người nói bằng ánh mắt, điệu bộ, cử chỉ thân thiện. + Hãy chứng tỏ bạn là người nghe có xúc cảm. + Hãy cố gắng chế ngự những thành kiến, định kiến của bản thân. Không nên

ngắt lời người đang nói. Phải nhận thức được những gì bạn làm khi người khác đang nói.

+ Chỉ dự tính những gì bạn sẽ nói sau khi người khác đã kết thúc ý kiến của họ. Nếu bạn suy nghĩ sẽ đáp lại như thế nào trong khi người khác vẫn còn đang nói thì bạn không nghe được gì cả.

+ Không vội vã phán xét những gì vừa nghe. + Đừng giả vờ nghe vì thể nào người khác cũng sẽ biết khi bạn "tắt máy". + Hãy tóm tắt những nội dung chủ yếu mà người nói đưa ra

2.4. Viết một cách hiệu quả - Sử dụng từ ngữ đơn giản. - Tập trung vào nội dung cần truyền đạt. - Viết rõ ràng, ngắn gọn, súc tích. - Nên đưa ra các ví dụ minh hoạ, sử dụng biểu đồ. - Tránh dùng từ không cần thiết.

2.5. Lựa chọn các kênh thông tin phù hợp Có nhiều kênh thông tin như: Kênh thông tin bằng văn bản; kênh thông tin

bằng lời nói; kênh thông tin không lời. Mỗi một kênh thông tin đều có đều có đặc tính riêng (ưu thế và hạn chế). Vì

vậy, việc lựa chọn kênh thông tin phù hợp để truyền dẫn, chia sẻ thông tin có hiệu quả là cực kỳ quan trọng.

142

CÂU HỎI THẢO LUẬN 1. Phân tích tầm quan trọng của yếu tố môi trường, mục tiêu chiến lược của tổ

chức ảnh hưởng đến quản lý nguồn nhân lực trong hoạt động quản lý nói chung và đối với cấp phòng nói riêng?

2. Trình bày quy trình xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực trong cơ quan hành chính nhà nước? Làm rõ mối quan hệ giữa con người và công việc trong quản lý nhân sự?

3. Chia sẻ kinh nghiệm phân tích công việc, xây dựng mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc tại đơn vị trong ngành Lao động - Thương binh và Xã hội.

TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. George T.Milkovich và John W.Boudreau (2002). Human resource

management. USA: Urwin. 2. Học viện Hành chính Quốc gia - Dự án Danida – NAPA (2006). Bộ tài liệu

Kỹ năng quản lý nguồn nhân lực. Hà Nội. 3. Học viện Hành chính Quốc gia - Dự án Danida – NAPA (2006). Kỹ năng

Phối hợp trong hành chính.Hà Nội. 4. Luật Cán bộ, công chức năm 2008. 5. Luật Viên chức năm 2010. 6. Trần Kim Dung (2006). Quản trị nguồn nhân lực (2002). Nhà xuất bản

Thống kê.

143

Chuyên đề 7 CHUYÊN ĐỀ BÁO CÁO: THỰC TIỄN TẠI ĐƠN VỊ VỀ QUẢN LÝ,

LÃNH ĐẠO CỦA CẤP PHÒNG VÀ KINH NGHIỆM QUỐC TẾ

1. Mục đích a. Thu hoạch kiến thức và kỹ năng thu nhận được từ các chuyên đề trong phầnI. b. Giúp đánh giá mức độ, kết quả học viên đã đạt được qua nội dung của phần

I (bao gồm: kiến thức, kỹ năng, và hành vi thái độ). c. Chỉ ra được khả năng vận dụng kiến thức và kỹ năng đã thu nhận được vào

thực tiễn tại vị trí công tác của lãnh đạo phòng. 2. Yêu cầu a. Học viên cần viết thành bản báo cáo chuyên đề hoàn chỉnh, trong đó thể

hiện được những kiến thức và kỹ năng thu nhận được thông qua việc phân tích, đánh giá việc quản lý cấp phòng hiện tại của đơn vị hoặc nhiệm vụ mà cá nhân học viên đang chịu trách nhiệm quản lý, lãnh đạo cấp phòng, những kinh nghiệm quốc tế có liên quan và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý và hoạt động của đơn vị cấp phòng mà học viên đang công tác.

b. Thông báo yêu cầu cho học viên khi bắt đầu khóa học. 3. Hướng dẫn a. Tham khảo các nguồn thông tin số liệu về công tác quản lý cấp phòng theo

lĩnh vực, nhiệm của đơn vị, của cá nhân, bao gồm cả các nguồn sách, báo, tài liệu nước ngoài (nếu có). Có thể thay kinh nghiệm quốc tế bằng kinh nghiệm của một đơn vị, địa phương khác nếu nguồn số liệu, thông tin tham khảo về kinh nghiệm quốc tế có hạn chế.

b. Sử dụng các kiến thức, kỹ thuật, công cụ đã được trang bị trong khoá học để xây dựng báo cáo chuyên đề, trong đó nêu bật được 3 nội dung chính: thực tiễn triển khai tại đơn vị, kinh nghiệm quốc tế (hoặc đơn vị, địa phương khác) và đề xuất giải pháp.

c. Độ dài: không quá 20 trang A4 (không kể bìa, phần tham khảo và phụ lục), sử dụng phông chữ Times New Roman, khổ chữ 14, cách dòng 1.5.

d. Cấu trúc: - Đặt vấn đề - Thực trạng tình hình - Kinh nghiệm quốc tế và các bài học kinh nghiệm - Khuyến nghị, giải pháp - Phụ lục - Tài liệu tham khảo

đ. Văn phong, cách viết: Có phân tích và đánh giá, ý kiến nêu ra cần có số liệu chứng minh rõ ràng.

144

4. Đánh giá a. Mỗi học viên viết một bản báo cáo chuyên đề và giảng viên chấm theo thang

điểm 10. b. Phương thức chấm điểm: Tính theo thang điểm 10, điểm đạt là từ 5 điểm trở lên.

c. Xếp loại: - Giỏi: 9 – 10 điểm; - Khá: 7 – 8 điểm; - Trung bình: 5 – 6 điểm; - Không đạt: dưới 5 điểm.

145

Phần II KIẾN THỨC VÀ KỸ NĂNG QUẢN LÝ TRONG LĨNH VỰC

LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

Chuyên đề 8 QUẢN LÝ CUNG ỨNG DỊCH VỤ CÔNG VỀ LĨNH VỰC LAO ĐỘNG

THƯƠNG BINH & XÃ HỘI

I. TỔNG QUAN DỊCH VỤ CÔNG 1. Khái niệm dịch vụ côngvà cung ứng dịch vụ công 1.1. Khái niệm Dich vụ công Dịch vụ công (từ tiếng Anh là “public service”) có quan hệ chặt chẽ với phạp

trù hàng hóa công cộng; Theo ý nghĩa kinh tế học, hàng hóa công cộng có một số đặc tính cơ bản như: (i) Là loại hàng hóa mà khi đã được tạo ra thì khó có thể loại trừ ai ra khỏi việc sử dụng nó; (ii) Việc tiêu dùng của người này không làm giảm lượng tiêu dùng của người khác; (iii) Và không thể vứt bỏ được, tức là ngay khi không được tiêu dùng thì hàng hóa công cộng vẫn tồn tại. Nói một cách giản đơn, thì những hàng hóa nào thỏa mãn cả ba đặc tính trên được gọi là hàng hóa công cộng thuần túy, và những hàng hóa nào không thỏa mãn cả ba đặc tính trên được gọi là hàng hóa công cộng không thuần túy.

Từ giác độ chủ thể quản lý nhà nước, các nhà nghiên cứu hành chính cho rằng dịch vụ công là những hoạt động của cơ quan nhà nước trong việc thực thi chức năng quản lý hành chính nhà nước và đảm bảo cung ứng các hàng hóa công cộng phục vụ nhu cầu chung, thiết yếu của xã hội. Cách hiểu này nhấn mạnh vai trò và trách nhiệm của nhà nước đối với những hoạt động cung cấp hàng hóa công cộng cho rằng đặc trưng chủ yếu của dịch vụ công là hoạt động đáp ứng nhu cầu thiết yếu của xã hội và cộng đồng, còn việc tiến hành hoạt động ấy có thể do nhà nước hoặc tư nhân đảm nhiệm.

Khái niệm và phạm vi dịch vụ công sẽ biến đổi tùy thuộc vào bối cảnh của mỗi quốc gia. Chẳng hạn, ở Canada, có tới 34 loại hoạt động được coi là dịch vụ công, từ quốc phòng, an ninh, pháp chế, đến các chính sách kinh tế - xã hội (tạo việc làm, quy hoạch, bảo vệ môi trường, và các hoạt động y tế, giáo dục, văn hóa, an sinh xã hội…). Trong đó, Pháp và Italia đều quan niệm dịch vụ công là những hoạt động phục vụ nhu cầu thiết yếu của người dân do các cơ quan nhà nước đảm nhiệm hoặc do các tổ chức cá nhân thực hiện theo những tiêu chuẩn, quy định của nhà nước. Ở Pháp, khái niệm dịch vụ công được hiểu rộng, bao gồm các hoạt động phục vụ nhu cầu về tinh thần và sức khỏe của người dân (như giáo dục, văn hóa, y tế, thể thao… thường được gọi là hoạt động sự nghiệp), các hoạt động phục vụ đời sống dân cư mang tính công nghiệp (điện, nước, giao thông công cộng, vệ sinh môi trường… thường được coi là dịch vụ công ích), hay các dịch vụ hành chính công bao gồm các hoạt động của cơ quan hành chính về cấp phép, hộ khẩu, hộ tịch… mà cả hoạt động thuế vụ, trật tự, an ninh, quốc

146

phòng…; còn ở Italia dịch vụ công được giới hạn chủ yếu ở hoạt động sự nghiệp (y tế, giáo dục) và hoạt động kinh tế công ích (điện, nước sạch, vệ sinh môi trường) và các hoạt động cấp phép, hộ khẩu, hộ tịch do cơ quan hành chính thực hiện.

Ở Việt Nam, tập trung nhiều hơn vào chức nămg phục vụ xã hội của nhà nước, mà không bao gồm các chức năng công quyền, như lập pháp, hành pháp, tư pháp, ngoại giao,… qua đó nhấn mạnh vai trò chủ thể của nhà nước trong việc cung cấp các dịch vụ cho cộng đồng. Điều quan trọng là chúng ta phải sớm tách hoạt động dịch vụ công (lâu nay gọi là hoạt động sự nghiệp) ra khỏi hoạt động hành chính công quyền như chủ trương của Chính phủ đã đề ra nhằm xóa bỏ cơ chế bao cấp, giảm tải cho bộ máy nhà nước, khai thác mọi nguồn lực tiềm tàng trong xã hội, và nâng cao chất lượng của dịch vụ công phục vụ người dân. Điều 22 của Luật Tổ chức chính phủ (2001) quy định: “Bộ, cơ quan ngang Bộ là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước các dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực,…”. Điều này không có nghĩa là nhà nước độc quyền cung cấp các dịch vụ công mà trái lại nhà nước hoàn toàn có thể xã hội hóa một số dịch vụ, qua đó trao một phần việc cung ứng một phần của một số dịch vụ, như y tế, giáo dục, trợ giúp xã hội, cấp thoát nước,… cho khu vực tư nhân thực hiện. Có thể thấy rằng khái niệm và phạm vi các dịch vụ công cho dù được tiếp cận ở nhiều góc độ khác nhau, chúng đều có tính chất chung là nhằm phục vụ cho nhu cầu và lợi ích chung thiết yếu của xã hội. Ngay cả khi nhà nước chuyển giao một phần việc cung cấp dịch vụ công cho khu vực tư nhân thì nhà nước vẫn có vai trò điều tiết nhằm đảm bảo sự công bằng trong phân phối các dịch vụ này và khắc phục các bất cập của thị trường và vai trò kiểm soát chất lượng việc cung cấp dịch vụ công nhằm bảo đảm lợi ích của người sử dụng và công bằng xã hội. Từ những tính chất trên đây, “dịch vụ công” được hiểu theo nghĩa rộng và nghĩa hẹp.

Theo nghĩa rộng, dịch vụ công là những hàng hoá, dịch vụ mà Nhà nước can thiệp vào việc cung cấp nhằm mục tiêu hiệu quả và công bằng; Theo đó, dịch vụ công là tất cả những hoạt động nhằm thực hiện các chức năng vốn có của Nhà nước, bao gồm từ các hoạt động ban hành chính sách, cơ chế, thực thi chính sách… cho đến những hoạt động y tế, giáo dục, văn hóa, an sinh xã hội, giao thông công công…để đáp ứng nhu cầu của người dân.

Theo nghĩa hẹp, dịch vụ công được hiểu là những hàng hoá, dịch vụ phục vụ trực tiếp nhu cầu của các tổ chức và công dân mà Chính phủ can thiệp vào việc cung cấp nhằm mục tiêu hiệu quả và công bằng.

Hoặc cũng có thể hiểu một cách đơn giản hơn như sau: Dịch vụ công là những hoạt động phục các lợi ích chung, thiết yếu, các quyền và nghĩa vụ cơ bản của tổ chức và công dân do Nhà nước trực tiếp thực hiện hoặc chuyển giao cho các cơ sở ngoài nhà nước thực hiện nhằm mục tiêu hiệu quả và công bằng.

Tuy vậy theo các tài liệu đào tạo hiện nay của Bộ Nội Vụ thì Dịch vụ cônglà các hoạt động phục vụ các nhu cầu cơ bản, thiết yếu chung của người dân và cộng đồng do nhà nước đảm nhận hoặc ủy quyền và tạo điều kiện cho các chủ thể khác chịu trách nhiệm cung ứng theo nguyên tắc tuân thủ pháp luật và không vì mục tiêu

147

lợi nhuân nhằm bảo đảm ổn định và công bằng xã hội( Khung chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ cấp phòng, Bộ Nội vụ- 2012).

1.2. Khái niệm cung ứng dịch vụ công Trước hết cần hiểu thuật ngữ cung ứng là gì, theo nghĩa thông thường cung

ứng bao gồm cả sản xuất và phân phối một loại sản phẩn hàng hóa, dịch vụ nào đó nhằm đáp ứng nhu cầu của người dân, tiếp đến là việc ghép thuật ngữ cung ứng với dịch vụ công ta sẽ có khái niệm cung ứng dịch vụ công. Việc ghép thuật ngữ cung ứng với khái niệm dịch vụ có hai cách ghép cơ bản đó là ghép một cách cơ học và cách ghép thứ hai là ghép theo nội hàm cơ bản.

Cách ghép thứ nhất ta có khái niệm như sau: Cung ứng dịch vụ công là việc sản xuất và phân phối các sản phẩm dịch vụ phục vụ nhu cầu cơ bản, thiết yếu chung của người dân và cộng đồng do nhà nước đảm nhận hoặc ủy quyền và tạo điều kiện cho các chủ thể khác chịu trách nhiệm cung ứng theo nguyên tắc tuân thủ pháp luật và không vì mục tiêu lợi nhuận nhằm bảo đảm ổn định và công bằng xã hội.

Cách ghép thứ hai là ghép theo nội hàm cơ bản ta có khái niệm như sau: Cung ứng dịch vụ công là việc sản xuất và phân phối các sản phẩm dịch vụ phục vụ nhu cầu cơ bản, thiết yếu chung của người dân và cộng đồng vốn được thực hiện bởi nhà nước.

Vì sao nói cung ứng dịch vụ công vốn được thực hiện bởi nhà nước, bởi lẽ việc sinh ra Nhà nước là để quản lý xã hội và phục vụ xã hội ,từ hai chức năng cơ bản ấy mà nhà nước phải có trách nhiệm cung ứng dịch vụ công để đáp ứng nhu cầu chung của người dân và cộng đồng.

Khí nói đến sản phẩn hàng hóa xã hội người ta chia thành hai loại, một là hàng hóa công và hàng hóa tư, hàng hóa công là loại hàng hóa do nhà nước sản xuất và phân phối hoặc ủy quyền cho các chủ thể khác sản xuất và phân phối theo sự chỉ đạo của Nhà nước. Hàng hóa tư là loại hàng hóa do các chủ thể khác (tổ chức, doanh nghiệp sản xuất và cung cấp ra thị trường theo nhu cầu của thị trường và mang tính cạnh tranh quyết liệt, tuy theo mức độ cung và cầu của thị trường mà nó quyết định giá cả hàng hóa; Ngược lại hàng hóa công có đặc tính không cạnh tranh và không loại trừ trong tiêu dùng.

1.3. Đặc trưng cơ bản của dịch vụ công lĩnh vực Lao động Thương binh & Xã hội

- Thứ nhất, đó là những hoạt động phục vụ cho lợi ích chung thiết yếu, các quyền và nghĩa vụ cơ bản của các tổ chức và công dân thuộc ngành phục vụ, chủ yếu là người lao động, người có công, đối tượng xã hội, trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt…

- Thứ hai, do ngành Lao động - Thương binh và Xã hội chịu trách nhiệm trước xã hội (trực tiếp cung ứng hoặc uỷ nhiệm việc cung ứng), ngay cả khi được phép của Nhà nước chuyển giao dịch vụ này cho tư nhân cung ứng thì ngành Lao động - Thương binh và Xã hội vẫn có vai trò điều tiết đặc biệt nhằm đảm bảo sự công bằng trong việc cung ứng các dịch vụ này, khắc phục các điểm khuyền khuyết của thị trường và vai trò kiểm soát chất lượng dịch vụ nhăm bảo đảm lợi ích của người sử dụng dịch vụ.

148

- Thứ ba, là các hoạt động có tính chất phục vụ trực tiếp, đáp ứng nhu cầu, quyền lợi hay nghĩa vụ cụ thể và trực tiếp của các tổ chức và công dân thuộc ngành phục vụ

- Thứ tư, mục tiêu nhằm bảo đảm tính công bằng ,tính hiệu quả trong cung ứng dịch vụ và bảo đảm an sinh xã hội.

1.4. Các đặc điểm của dịch vụ công lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội Thứ nhất, dịch vụ công của ngành Lao động - Thương binh và Xã hội có

những đặc điểm chung cơ bản giống như các loại hình dịch vụ công khác - Dịch vụ công có tính xã hội, với mục tiêu chính phục vụ lợi ích cộng đồng

đáp ứng nhu cầu của công dân, không phân biệt giai cấp, địa vị xã hội và bảo đảm công bằng và ổn định xã hội; dịch vụ mang tính quần chúng rộng rãi, mọi người đều có quyền ngang nhau trong việc tiếp cận các dịch vụ công với tư cách là đối tượng phục vụ của nhà nước. Từ đó, có thể thấy tính kinh tế, lợi nhuận không phải là điều kiện tiên quyết chi phối hoạt động dịch vụ công;

- Dịch vụ công cung ứng loại “hàng hóa” không phải bình thường mà là hàng hóa đặc biệt do nhà nước cung ứng hoặc ủy nhiệm do tổ chức cá nhân thực hiện, đáp ứng nhu cầu toàn xã hội bất kể sản phầm được tạo ra có hình thái hiện vật hay phi hiện vật.

- Việc trao đổi dịch vụ công không thông qua quan hệ thị trường đầy đủ. Thông thường, người sử dụng dịch vụ công không trực tiếp trả tiền, hay đúng hơn là đã trả tiền dưới hình thức đóng thuế vào ngân sách nhà nước. Cũng có những dịch vụ công mà người sử dụng vẫn phải trả một phần hoặc toàn bộ kinh phí; song nhà nước vẫn có trách nhiệm đảm bảo cung ứng các dịch vụ này không nhằm mục tiêu lợi nhuận.

- Từ góc độ kinh tế học, dịch vụ công là các hoạt động cung ứng cho xã hội một loại hàng hóa công cộng; Loại hàng hóa này mang lại lợi ích không chỉ cho những người mua nó, mà cho cả những người không phải trả tiền cho hàng hóa này. Ví dụ giáo dục đào tạo không chỉ đáp ứng nhu cầu cảu người đi học mà còn góp phần nâng cao mặt bằng dân trí và văn hóa của xã hội; Đó là nguyên nhân khiến cho chính phủ có vai trò và trách nhiệm quan trọng trong việc sản xuất hoặc đảm bảo cung ứng các loại hàng hóa công cộng.

Với sự đa dạng của các loại hình dịch vụ công, của các hình thức cung ứng dịch vụ công, và những đặc điểm của dịch vụ công, có thể thấy rằng cung ứng loại dịch vụ này là một cách có hiệu quả không phải là một vấn đề đơn giản. Nhà nước phải xác định rõ loại dịch vụ nào nhà nước cần giữ vai trò cung ứng chủ đạo, loại dịch vụ nào nhà nước cung ứng một phần còn một phần ủy nhiệm cho khu vực tư nhân và các tổ chức phí chính phủ thực hiện và quản lý, kiểm soát việc cung cấp dịch vụ công này như thế nào. Kinh nghiệm của các nước phát triển, trong những năm qua cho thấy rằng việc cung ứng dịch vụ công, nhà nước chỉ trực tiếp tực hiện những loại dịch vụ công mà khu vực phi nhà nước không thể làm được và không muốn làm hoặc làm nhà nước không kiểm soát được. Nếu nhà nước không chuyển giao việc cung ứng dịch vụ công ở các lĩnh vực thích hợp cho khu vực phi nhà nước và cải cách việc cung ứng dịch vụ công của các cơ quan nhà nước, thì hiệu quả cung ứng dịch vụ công

149

về tổng thể sẽ bị giảm sút, ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống của người dân và sự phát triển chung của toàn xã hội. Điều cốt lõi là nhà nước phải cân nhắc, tính toán và giải quyết thỏa đáng mối quan hệ giữa lợi ích của nhà nước, của xã hội với lợi ích của tổ chức và cá nhân tham gia cung ứng dịch vụ công.

Thứ hai, dịch vụ công lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội cũng có những đặc điểm riêng đó là đối tượng phục vụ có tính đặc thù, đa phần là người có công, đối tượng xã hội, đối tượng yếu thế, đối tượng có nhu cầu chăm sóc xã hội, trợ giúp xã hội, người nghèo; người sử dụng dịch vụ đa phần không phải trả phí dịch vụ.

1.5. Phân loại dịch vụ công trong lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội a) Dịch vụ công phân theo cấp độ và lĩnh vực quản lý nhà nước Dịch vụ công trong lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội phân theo lĩnh

vực quản lý nhà nước cấp độ 2 được chia thành 03 nhóm vấn đề sau: - Dịch vụ công về lĩnh vực lao động việc làm; - Dịch vụ công về lĩnh vực xã hội; - Dịch vụ công về lĩnh vực người có công. Dịch vụ công trong lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội phân theo lĩnh

vực quản lý nhà nước cấp độ 3 được chia thành 09 nhóm vấn đề sau: - Dịch vụ công về việc làm; - Dịch vụ công về dạy nghề; - Dịch vụ công về an toàn vệ sinh lao động; - Dịch vụ công về tiền công, tiền lương; - Dịch vụ công về bảo trợ xã hội; - Dịch vụ công về phòng chống tệ nạn xã hội; - Dịch vụ công về bảo vệ chăm sóc trẻ em; - Dịch vụ công về bình đẳng giới; - Dịch vụ công đối với người có công và thân nhân người có công.

Trong từng lĩnh vực cụ thể nêu trên và tùy thuộc vào mục đích nghiên cứu, quản lý vẫn có thể chia nhỏ thành những dịch vụ công cụ thể nhỏ hơn, vì dụ như về lĩnh vực Việc làm có thể chia thành dịch vụ công về tư vấn, giới thiệu việc làm, dịch vụ công về hỗ trợ tự tạo việc làm, dịch công về xuất khẩu lao động ngoài nước (bao gồm cả học nghề ngắn hạn cho phù hợp với việc làm dự định làm ở ngoài nước, hướng nghiệp, học ngoại ngữ nước dự định đưa lao động đến làm việc…); dịch vụ công về phòng chống tai nạn bao gồm cả dịch vụ công cai nghiện, dịch vụ công sau cai nghiện, dịch vụ công cho đối tượng mại dâm (giáo dục về nhân phẩm, hướng nghiệp dạy nghề giúp họ có được công ăn việc làm khi hoàn lương…Dịch vụ về bảo trợ xã hội bao gồm dịch vụ chăm sóc người cao tuổi, dịch vụ chăm sóc trẻ em mồ côi, trẻ em bị bỏ rơi, dịch vụ chăm sóc người khuyết tật, dịch vụ công về giảm nghèo và các đối tượng không may gặp rủi ro khác (thiên tai bão lụt, hạn hán, mất mùa rơi vào hoàn cảnh thiếu lương thực hoặc bị tại nạn dẫn đến bị thương nặng nặng hoặc tử vong ở ngoài khu vực cư trú….). b) Dịch vụ công trong lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội phân theochủ thể cung ứng dịch vụ được chia thành 03 nhóm chủ thể sau:

150

- Các cơ quan quản lý nhà nước trực tiếp cung ứng dịch vụ công về lĩnh vựcLao động - Thương binh và Xã hội (các vụ, cục, tổng cục nghiên cứu trình ban hànhchính sách, chương trình, đề án và hướng dẫn thực hiện chính sách, chương trình, đề án;

- Các đơn vị hành chính sự nghiệp trực tiếp cung ứng dịch vụ công (trung tâm giới thiệu việc làm, các trường dạy nghề, các trung tâm bảo trợ xã hội, các viện chỉnh hình phục hồi chức năng, các trung tâm chăm sóc thương binh, trung tâm 05, 06….);

- Khu vực tư nhân và các tổ chức phi chính phủ cung cấp dịch vụ công (cơ sở trợ giúp xã hội, trường nghề tư nhân, trung tâm giới thiệu việc làm tư nhân).

c) Dịch vụ công trong lĩnh vực Lao động - Thương binh và xã hội phân theo tính chất và tác dụng được chia thành 3 dạng chính sau:

- Dịch vụ hành chính công: là những dịch vụ do cơ quan hành chính có chức năng quản lý nhà nước về Lao động - Thương binh và Xã hội cung ứng nhằm đáp ứng nhu cầu của các đối tượng thuộc lĩnh vực quản lý của ngành. Sản phẩm chính của nó là luật pháp,cơ chế, chính sách, chương trình, đề án nhằm phục vụ nhu cầu của người dân;

- Dịch vụ sự nghiệp công: là những dịch vụ do các đơn vị sự nghiệp của ngành Lao động - Thương binh và Xã hội và các doanh nghiệp, tổ chức tư nhân , tổ chức phí chính phủ trực tiếp cung ứng, thuộc phạm vi quản lý nhà nước của ngành lao động Thương binh và xã hội như cung cấp dịch vụ về dạy nghề, tư vấn và giới thiệu việc làm, xuất khẩu lao động, chăm sóc thương bệnh binh nặng và người có công ở các cơ sở tập trung, chăm sóc người cao tuổi, người khuyết tật, trẻ em mồ côi, bị bỏ rơi, tư vấn, tham vấn trị liệu tâm lý xã hội, chỉnh hình phục hồi chức năng;

- Cung cấp dịch vụ công tại cộng đồng: Trong xu hướng xã hội hóa dịch vụ công và cung xấp dịch vụ tài cộng đồng là chủ yếu thì việc chăm sóc người có công, đối tượng xã hội có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn tại cộng đồng/gia đình với điều kiện người nhà hoặc người nhận chăm sóc được hưởng chế độ người chăm sóc được coi là cung cấp dịch vụ công tại cộng đồng/gia đình.

1.6. Một số vấn đề về dịch vụ hành chính công a) Khái niệm dịch vụ hành chính công

Dịch vụ hành chính công là những dịch vụ liên quan đến hoạt động thực thi pháp luật không nhằm mục tiêu lợi nhuận, do cơ quan nhà nước (hoặc tổ chức, doanh nghiệp được ủy quyền) có thẩm quyền cấp cho tổ chức, cá nhân dưới hình thức các loại giấy tờ có giá trị pháp lý trong các lĩnh vực mà cơ quan nhà nước đó quản lý.

Đây là loại hình dịch vụ gắn liền với chức năng quản lý nhà nước nhằm đáp ứng yêu cầu của người dân, do vậy, cho đến nay, đối tượng cung ứng duy nhất các dịch vụ công này là cơ quan công quyền hay các cơ quan nhà nước thành lập được ủy quyền thực hiện cung ứng dịch vụ hành chính công. Đây là một phần trong chức năng quản lý nhà nước. Để thực hiện chức năng này nhà nước phải tiến hành những hoạt động phục vụ trực tiếp như cấp giấy phép, giấy chứng nhận, đăng ký, công chứng, thị thực, hộ tịch…(ở một số nước, dịch vụ hành chính công được coi là một loại hoạt động riêng, không nằm trong phạm vi dịch vụ công; Ở nước ta, một số nhà nghiên

151

cứu cũng có quan điểm như vậy nhưng chưa được chấp nhận). Người dân được hưởng những dịch vụ này không theo quan hệ cung cầu, ngang giá trên thị trường, mà thông qua việc đóng lệ phí hoặc phí cho các cơ quan hành chính nhà nước. Phần lệ phí này mang tính chất hỗ trợ, bổ sung cho ngân sách nhà nước. b) Dịch vụ hành chính công gắn với chức năng phục vụ và quản lý của nhà nước

Dịch vụ hành chính công gắn với chức năng phục vụ và quản lý của nhà nước,do các cơ quan hành chính nhà nước thực hiện để phục vụ các quyền và nghĩa vụ cơ bản của các tổ chức và công dân. Trong những năm qua, Nhà nước ta đã chú trọng đổi mới và nâng cao chất lượng cung ứng dịch vụ hành chính công, coi đó là một khâu quan trọng trong việc thực hiện chương trình cải cách nền hành chính cả về thể chế, thủ tục, tổ chức bộ máy và cán bộ. Nhà nước đã bắt đầu áp dụng các phương tiện kỹ thuật điện tử, tin học để nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính công, như việc cung cấp thông tin về thể chế, tổ chức, đấu thầu các dự án chi tiêu công, đăng ký cấp phép kinh doanh, cấp phép đầu tư, hỏi đáp pháp luật hay đăng ký xe máy…Nhìn chung việc cung ứng dịch vụ hành chính công có một số tiến bộ, nhưng không đều. Người dân và doanh nghiệp được tạo thuận lợi và dễ dàng hơn trong một số việc cần giải quyết với cơ quan nhà nước, như đăng ký kinh doanh, làm thủ tục hộ tịch, tìm hiểu luật pháp….song còn gặp nhiều rắc rối, phiền hà trong nhiều lĩnh vực khác, như cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng nhà, đất, cho thuê đất, cấp phép xây dựng nhà, công chứng, hộ khẩu….Người dân và doanh nghiệp vẫn tiếp tục là “nạn nhân” của tình trạng phiền nhiễu, bất hợp lý, chậm trễ, thiếu hiệu quả trong tổ chức và hoạt động của bộ máy hành chính các cấp.

c) Chủ trương xã hội hóa trong cung ứng dịch vụ hành chính công “Cung ứng dịch vụ công”: từ cung ứng hiểu đầy đủ có nghĩa là cả sản xuất và

phân phối dịch vụ công (hoặc cung ứng và hưởng thụ dịch vụ công). Tại Đại hội Đảng tòan quốc lần thứ VIII (1996), Đảng ta khẳng định: “Thực

hiện phương châm xã hội hóa các hoạt động văn hóa, thông tin, thể dục thể thao, y tế, dân số, kế hoạch hóa gia đình, giáo dục và các mặt xã hội khác, hướng vào nâng cao chất lượng cuộc sống vật chất, tinh thần và thể lực của nhân dân.

Chủ trương này tiếp tục được khẳng định tại Văn kiện Đại hội lần thứ IX của Đảng, tại một số Nghị quyết Hội nghị Trung ương Đảng, tại Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001-2010 của Chính phủ và được cụ thể hóa tại nhiều văn bản pháp luật của Nhà nước. Đáng chú ý là:

+ Nghị quyết số 90/CP ngày 21/8/1997 của Chính phủ về phương hướng và chủ trương xã hội hóa các hoạt động giáo dục, y tế, văn hóa tạo cơ sở pháp lý cơ bản cho họat động xã hội hóa trong lĩnh vực này.

+ Nghị định số 73/1999/NĐ-CP ngày 19/8/1999 của Chính phủ về chính sách khuyến khích xã hội hóa đối với các hoạt động trong lĩnh vực y tế, giáo dục, văn hóa và thể thao theo quy định cụ thể về chính sách khuyến khích xã hội hóa….

+ Nghị định 73 dành cả Chương III để quy định về quản lý tài chính của các cơ sở ngòai công lập cung ứng dịch vụ công.

152

II. NGUYÊN TẮC CUNG ỨNG DỊCH VỤ CÔNG 1. Khái niệm

Nguyên tắc là các quy định buộc phải tuân thủ trên một lĩnh vực nào đó của hoạt động đời sống xã hội hay là một chuẩn mực xã hội trong một mối quan hệ nào đó trong xã hội. Việc thực hiện các nguyên tắc dựa vào sự hiểu biết và niềm tin của con người vào những giá trị mà các nguyên tắc đó tạo ra.

Nguyên tắc là do con người tạo ra và họ cho rằng nguyên tắc đó có lợi cho sự phát triển xã hội và mang lại lợi ích chung cho người dân và công đồng. Nguyên tắc cũng giống nhu chuẩn mực đạo đức xã hội nó cũng sẽ thay đổi theo thời gian và không gian, nó phát triển theo hình xoáy chôn ốc và ngày càng hoàn thiện cùng với phát triển của các hình thái ý thức con người.

Nguyên tắc cung ứng dịch vụ công là phải tuân thủ các quy định của pháp luật, các quy định của nhà nước trong các hoạt động phục vụ nhu cầu cơ bản thiết yếu chung của người dân và công đồng, phù hợp với lợi ích chung và phát triển xã hội. 2. Các nguyên tắc

Trong các lĩnh vực của đời sống xã hội đều cần có các nguyên tắc riêng của nó, đối với cung ứng dịch vụ công cũng vậy nó cũng có 5 nguyên tắc cơ bản đó là phải phù hợp với luât pháp, mang tính phục vụ, Nhà nước giữ vai trò chủ đạo, có sự tham gia, công bằng và hiệu quả.

2.1. Nguyên tắc cung ứng dịch vụ công phải phù hợp với pháp luật Việc cung ứng dịch vụ công phải phù hợp với các quy định của pháp luật và

quy định của nhà nước, vì chúng ta đang xây dựng nhà nước pháp quyền, mọi hoạt đông trong đời sống xã hội đều được luật hóa và có các quy định của nhà nước nhằm điều chỉnh các mội quan hệ xã hội giữa con người với con người và vì lợi ích chung của người dân và cộng đồng. Dịch vụ công lại vốn là trách nhiệm của nhà nước, do các công chức, viên chức thực hiện hoặc giám sát việc thực hiện, vì vậy công chức, viên chức phải tuân thủ các quy định của pháp luật, tuân thủ các quy định về thủ tuc hành chính trong quá trình cung ứng dịch vụ công. Các tổ chức hành chính và công chức, viên chức chỉ được ra các quyết định hoặc làm những việc đúng với thẩm quyền của tổ chức và thẩm quyền của công chức viên chức, không được làm những việc vượt quá thẩm quyền theo quy định của pháp luật và quy định của nhà nước về cung ứng dịch vụ công.

2.2. Nguyên tắc Nhà nước đóng vai trò chủ đạo Trước hết việc cung ứng dịch vụ cống vốn là trách nhiệm của nhà nước để

phục vụ nhu cầu cơ bản, thiết yếu chung của người dân và cộng đồng; Nhà nước là người trực tiếp cung ứng dịch vụ công, là người ủy quyền một phần việc cung ứng dịch vụ công cho các chủ thể khác (khu vực tư nhân và tổ chức phi chính phủ), nhà nước là người liên kết với khu vực tư nhân, tổ chứckhu vực tư nhân và tổ chức phi chính phủcung ứng dịch vụ công, nhà nước là người giám sát và kiểm soát chất lượng cung ứng dịch vụ công, chính vì vậy nhà ngước cũng là người chịu trách nhiệm cao nhất và cũng là người chịu trách nhiệm cuối cùng về việc cung ứng dịch vụ công cho dù nhà nước trực tiếp cung ứng hay ủy quyền chô chủ thể khác cung ứng dịch vụ

153

công. Xác định rõ vai trò chủ đạo của nhà nước trong việc cung ứng dịch vụ công, nhà nước cần phâm cấp quản lý cho các cấp chính quyền địa phương để tăng trường trách nhiệm của các cấp chính quyền trong việc cung ứng dịch vụ công, nâng cao hiệu quả cung ứng dịch vụ công, giảm bớt thủ tục “phiền hà” và sự “ nhũng nhiễu” cho người dân, góp phần thúc đẩy kinh tế - xã hội phát triển lành mạnh. Các cấp chính quyền từ trung ương đến địa phương, cơ sở cần phải đẩy mạnh tiến trình cải cách thủ tục hành chính, mà trọng tâm là giảm bớt thủ tục hành chính, rút ngăn thời gian cũng ứng dịch vụ công; đổi mới cơ chế cung ứng dịch vụ công theo hướng ủy quyền nhiều hơn cho khu vưc tư nhân và khu vực tư nhân và tổ chức phi chính phủ, nhà nước đóng vai trò ban hành luật pháp,chính sách, vai trò gián sát, kiểm soát, thu thuế, phí, lệ phí , hỗ trợ khu vực tư nhân và khu vực tư nhân và tổ chức phi chính phủ, và nhà nước cũng trực tiếp cung ứng những dịch vụ công đặc biệt quan trọng vì lợi ích quốc gia và an ninh quốc gia.

2.3 Nguyên tắc phục vụ trong cung ứng dịch vụ công Bản thân dịch vụ công là một loại hình dịch vụ mang tính phục vụ, vì vậy các

tổ chức, cá nhân trực tiếp được giao nhiệm vụ cung ứng dịch vụ công phải thấu hiểu nguyên tắc phục vụ trong quá trình cung ứng dịch vụ công; Đặc biệt công chức và viên chức làm nhiệm vụ cung ứng dịch vụ công cần phải xác định là người phục vụ nhân dân, là công bộc của dân, họ phải hoàn thành trách nhiệm trước nhà nước và những người đóng góp thuế,phí, lệ phí nuôi họ.

Hành chính công cũng phải phục vụ nhu cầu công cộng của xã hội, nhu cầu của đại đa số người dân, cung cấp những sản phẩm hàng hóa dịch vụ công có chất lượng, toàn diện, hiệu quả và theo đúng quy định của pháp luật và tinh thần trách nhiệm cao nhất; Hành chính công cũng phải bảo đảm lợi ích chung của người dân và cộng đồng, cần phải tôn trọng người sử dụng dịch vụ với phương châm “khách hàng là Thượng đế”, “khách hàng” là trên hết. Việc cung cấp dịch vụ công phải đảm bảo tính công khai, minh bạch, quy trình, thủ tục đơn giản, tiếp cận thuận tiện, không phiền hà, không nhũng nhiễu, không lãng phí thời gian, công sức và tiền bạc của người dân.

2.4. Nguyên tắc mở rộng sự tham gia Cần mở rộng và huy động các nguồn lực xã hội tham gia vào quá trình cung

ứng dịch vụ công, đa dạng hóa các chủ thể, các tổ chức, các loại hình doanh nghiệp tham gia cung ứng dịch vu công; Bảo đảm quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong cung ứng dịch vụ công; bảo đảm tính công khai minh bạch trong quản lý và cung ứng dịch vụ công.

Tăng cường sự tham gia của các chủ thể, tổ chức vào quá trình cung ứng dịch vụ công sẽ tạo được sự cạnhtranh lành mạnh làm tăng cường chất lượng và hiệu quả của việc cung ứng dịch vụ công, nhất là trên các lĩnh vực giáo dục, chăm sóc sức khỏe người dân, giao thông công công, điện, nước, vê sinh môi trường, chăm sóc xã hội…Mặt khác nhà nước sẽ giảm bớt được ngân sách đầu tư vào cơ sở hạ tầng kỹ thuật để tăng cương ngân sách cho các chính sách an sinh xã hội.

154

2.5 Nguyên tắc công bằng, chất lượng và hiệu quả Việc cung ứng dịch vụ công ở mọi quốc gia trên thế giới đều không vì mục

tiêu lơi nhuận mà lấy chất lượng, hiệu quả và công bằng xã hội làm thước đo đánh giá nền hành chính công. Chất lượng hiệu quả, công bằng xã hội được thể hiện bằng mức độ hài lòng của người dân đối với các dịch vụ công được cung ứng, bằng thời gian tiếu tốn để được đáp ứng nhu cầu, bằng chi phí hợp lý hoặc không có chi phí để được cung ứng dịch vụ công theo nhu cầu…

Đối với các tổ chức công lập làm nhiệm vụ cung ứng dịch vụ công phải tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc chất lượng, hiệu quả và công bằng xã hội là mẫu cho các chủ thể, tổ chức ngoài công lập tham gia cung ứng dịch vụ công.

III. QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRONG VIỆC CUNG ỨNG DỊCH VỤ CÔNG LĨNH VỰC LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 1. Sự chuyển đổi chức năng của nhà nước

Nhà nước có hai chức năng cơ bản đó là chức năng quản lý xã hội và chức năng phục vụ xã hội; Chức năng quản lý xã hội hiện nay được hiểu như chức năng chuyên chính, cai trị bảo vệ lợi ích gia cấp trước đây.Chức năng quản lý là chức năng đặc trưng của nhà nước, thực hiện chức năng này nhà nước phải xây dựng khung khổ luật pháp, thể chế, cơ chế, chính sách, các chiến lược, chương trình, quy hoạch phát triển trên tất cả các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội, an ninh, quốc phòng. Chỉ đạo tổ chức thực hiện luật pháp, chính sách, chương trình, kế hoạch, kiển tra, giám sát, quản lý xã hội, điều tiết quá trình phát triển bằng luật pháp, cơ chế, chính sách để bảo đảm cho việc phát triển xã hội theo đúng định hướng, mục tiêu, tôn chỉ đã đặt ra. Ví dụ như vấn đề “xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa”, vấn đề thực hiện mục tiêu “dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh”…

Chức năng phục vụ xã hội là thực hiện các hoạt động nhằm đáp ứng nhu cầu, lợi ích cơ bản, thiết yếu chung, mang tính phổ biến của người dân và cộng đồng như vấn đề giao thông công cộng, điện, nước, vệ sinh môi trường, hộ khẩu, chăm sóc người già cô đơn, trẻ em mồ côi, giáo dục, chăm sóc sức khỏe, đắng ký kết hôn, khai sinh… Việc thực hiện chức năng phục vụ xã hội, phạm vi, mức độ, chất lượng cung ứng dịch vụ phụ thuộc vào trình độ phát triển kinh tế xã hội của đất nước trong từng thời kỳ, tròng từng giai đoạn phát triển và nó cũng còn phụ thuộc vào bối cảnh văn hóa, tập tục truyền thống của đất nước và từng vùng miền; chất lượng nguồn nhân lực thực hành cung ứng dịch vụ công; cơ chế chính sách của nhà nước.

Hai chức năng quản lý xã hội và phục vụ xã hội có mối quan hệ mật thiết gắn bó với nhau, xâm nhập vào nhau, hỗ trợ lẫn nhau, không tách rời nhau và là hai mặt của vấn đề phát triển xã hội; cũng có nghiên cứu cho rằng xét đến cùng chức năng quản lý xã hội cũng là để phục vụ nhu cầu chung của người dân và cộng đồng, việc quản lý xã hội, điều tiết xã hội, cung ứng dịch vụ công là để bảo đảm công bằng xã hội và bảo đảm quyền an sinh xã hội của con người. Bằng quyền lực của mình nhà nước có thể ban hành luật pháp, cơ chế, chính sách để điều tiết các mối quan hệ xã hội giữa con người và con người, điều tiết việc cung ứng dịch vụ công cũng là nhằm bảo đảm công bằng xã hội, ổn định xã hội hướng đến mục tiêu “dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh. Điều đó cũng có nghĩa là thực hiện chức năng

155

quản lý xã hội sẽ góp phần làm tăng hiệu quả, chất lượng của cung ứng dịch vụ công. Ngược lại thực hiện tốt chức năng phục vụ xã hội, xây dựng xã hội công bằng, dân chủ, văn minh cũng sẽ tạo nên sự tin tưởng của người dân vào nhà nước, ủng hộ thể chế mà nhà nước đã thiết lập, thúc đẩy người dân phấn đấu làm giàu cho bản thân và cho xã hội và sằn sàng tham gia vào quá trình phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm an ninh quốc phòng của đất nước. Tóm lại mối quan hệ của hai chức năng quản lý xã hội và phục vụ xã hội là mối quan hệ biện chứng, tác động qua lại lẫn nhâu và cùng nhau phát triển;

2. Vai trò quản lý nhà nước trong việc cung ứng dịch vụ công lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội

Cung ứng dịch vụ công là một nhiệm vụ quan trọng thuộc chức năng phục vụ xã hội của nhà nước là trách nhiệm vốn có của nhà nước để bảo đảm cuộc sống bình yên của người dân, bảo đảm sự ổn định và phát triển xã hội; Nhà nước không chỉ đóng vai trò người trực tiếp cung ứng dịch vụ công, ủy quyền cho các chủ thể khác cung ứng dịch vụ công, liên kết cùng các chủ thể khác cung ứng dịch vụ công mà nhà nước còn thực hiện chức năng quản lý xã hội, tức là quản lý nhà nước trong việc cung ứng dịch vụ công. Về nguyên tắc nhà nước phải chịu trách nhiệm cuối cùng về chất lượng, hiệu quả cung ứng dịch vụ công cho người dân và cộng đồng; người dân là đối tượng nhà nước phải phục vụ, do vậy nhà nước phải có chiến lược phát triển cung ứng dịch vụ công, kiểm soát, điều tiết việc cung ứng dịch vụ công của tất cả các chủ thể, các tổ chức được ủy quyền cung ứng dịch vụ công.

Vai trò quản lý nhà nước trong việc cung ứng dịch vụ công về lĩnh vực Lao đông Thương binh xã hội được thể hiện ở một số nội dung trách nhiệm sau:

2.1 Trực tiếp tổ chức cung ứng một số dịch vụ công thuộc phạm vi ngành quản lý như cung ứng dịch vụ công về việc làm (việc làm trong nước thông qua chương trình mục tiêu quốc gia về việc làm, xây dựng hệ thống trung tâm giới thiệu việc làm, sàn gaio dịch viêc làm; việc làm ngoài nước thông qua các chương trình ký kết xuất khẩu lao động sang Nhật bản, Hàn quốc, Đài Loan… ); cung ứng dịch vụ công về giáo dục nghề nghiệp, hình thành hệ thống trường nghề trình độ cao đẳng, trung cấp, xây dựng các trung tâm day nghề cấp huyện và tổ chức dạy nghề cho lao động nông thôn thông qua chương trình 1956…; cung ứng dịch vụ công về trợ giúp xã hội (bao gồm trợ cấp tiền mặt cho người cao tuổi, người khuyết tật, trẻ em, trợ giúp khẩn cấp cho những người bị rủi ro bởi thiên tai bão lụt, hạn hán mất mùa, thiếu lương thực trong các dịp tết truyền thống và khi giáp vụ và chăm sóc xã hội cho các đối tượng xã hội có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn, trợ giúp người nghiện ma túy, gái mại dâm); cung ứng dịch vụ công về ưu đãi xã hội cho người có công với nước; cung ứng dịch vụ về kiểm định trang thiết bị máy móc bảo đảm an toàn lao động; cung ứng dich vụ về bảo hiểm xã hội….

Tuy nhiên không phải tất cả các lĩnh vực dịch vụ công của ngành Lao động -Thương binh và Xã hội đều do các cơ quan của bộ trực tiếp cung cấp, có nhiều lĩnh vực cụ thể nhà nước chỉ cần ban hành cơ chế, chính sách và ủy quyền, tạo điều kiện cho các chủ thể khác (doanh nghiệp, tư nhân, NGO) cung ứng dịch vụ, ví dụ như cung ứng dịch vụ việc làm ngoài nước, việc làm trong nước, day nghề, chăm sóc xã

156

hội; Tuy vậy, nhà nước phải đóng vai trò kiểm soát, điều tiết các hoạt động cung ứng dịch vụ công đó.

Cũng có loại dịch vụ công thuộc ngành Lao động - Thương binh và Xã hộiquản lý, nhà nước chỉ ủy nhiệm một phần cung ứng dịch vụ công cho các chủ thể khác thực hiện cung ứng dịch vụ công như chỉ trả trợ cấp xã hội, chi trả trợ cấp ưu đãi người có công thông qua hệ thống bưu điện, ngân hàng, nhà nước trả phí dịch vụ cho các tổ chức đó. 2.2 Xây dựng hoàn thiện cơ chế, chính sách về cung ứng dịch vụ công thuộc phạm vi ngành Lao động - Thương binh và Xã hội quản lý. Nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của cung ứng dịch vụ công là nghiên cứu xây dựng ban hành các chính sách về dịch vụ công của ngành trên 3 lĩnh vực lớn:

• Lĩnh vực lao động bao gồm: Dạy nghề, việc làm, tiền công, tiền lương, quan hệ lao động, an toàn vệ sinh lao động;

• Lĩnh vực xã hội mà trực tiếp là an sinh xã hội bao gồm Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, trợ giúp xã hội, bảo vệ chăm sóc trẻ em, trợ giúp các đối tượng đặc thù (gái mại dâm, người nghiện ma túy) bình đẳng giới;

• Lĩnh vực người có công với nước và thân nhân của họ. 2.3 Xây dựng các quy chuẩn, tiêu chuẩn, định mức kinh tế kỹ thuật và chi phí (giá cả) các loại hình dịch vụ công thuộc phạm vi ngành quản lý làm cơ sở để xã hội hóa và cung cấp tài chính cho các tổ chức cung cấp dịch vụ công cho các đối tượng thuộc diện nhà nước trợ giúp, còn các đối tượng khác tự trả chi phí dịch vụ theo quy định chung của ngành.

2.4 Kiểm soát quy trình, thủ tục, đối tượng và chất lượng cung cấp dịch vụ công đối với các đơn vị sự nghiệp, các doanh nghiệp, tổ chức, khu vực tư nhân, phi chính phủ thuộc phạm vi quản lý của ngành, bảo đảm quyền và ích lợi của người sử dụng dịch vụ công. IV. XÃ HỘI HÓA DỊCH VỤ CÔNG TRONG LĨNH VỰC LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

1. Xã hội hóa dịch vụ công Xã hội hóa dịch vụ công là quá trình vận động, tổ chức thực hiện để nhân dân

và toàn xã hội tham gia góp vốn, tài sản, sức lao động và trí tuệ vào việc cung ứng dich vụ công, hình thành tính cộng đồng trách nhiệm giữa nhà nước và khu vực ngoài nhà nước; là quá trình đa dạng hóa các hình thức hoat động, mở ra có hội để mọi người chủ động và bình đẳng tham gia; là quá trình đa dạng hóa nguồn lực đầu tư để thu hút, khai thác mọi tiềm năng trong xã hội.

Xã hội hóa dịch vụ công không có nghĩa là nhà nước giảm trách nhiệm trong việc cung ứng dịch vụ công, nhà nước giảm một phần việc trực tiếp cung cấp dịch vụ công , ủy quyền cho các chủ thể khác thực hiện và nhà nước là người ban hành khung khổ luật pháp, chính sách, tạo điều kiên cho các chủ thể khác tham gia, cung cấp tài chính và kiểm soát chất lượng cung cấp dịch vụ công các chủ thể khác.

Xã hội hóa dịch vụ công là một xu hướng tất yếu gắn liền với phát triển kinh tế thị trường và xây dựng Nhà nước pháp quyền ở từng giai đoạn phát triển; Do sự phát

157

triển không ngừng của đời sống kinh tế - xã hội, nhu cầu của con người và xã hội ngày càng tăng cao, vì vậy việc cải cách, nâng cao chất lượng cung ứng dịch vụ công đáp ứng kịp thời các yêu cầu của công dân và xã hội là vấn đề luôn được Nhà nước quan tâm.

Nghị quyết 05/2005/NQ-CP ngày 18/4/2005 của Chính phủ về đẩy mạnh xã hội hóa các hoạt động giáo dục, y tế, văn hóa và thể thao… đã tạo cơ sở pháp lý quan trọng thúc đẩy xã hội hóa dịch vụ công ở nước ta trong những năm qua; Cụ thể, việc ủy quyền cho các tổ chức ngoài Nhà nước thực hiện một số dịch vụ công đã tạo ra môi trường cạnh tranh và cơ hội cho người tiêu dùng lựa chọn và sử dụng những dịch vụ tốt nhất. Sự ra đời và hoạt động bước đầu có hiệu quả của các bệnh viện tư, các hãng phim tư nhân và những công ty tổ chức biểu diễn, các trường đại học tư thục; các doanh nghiệp nhà nước cổ phần hóa và làm ăn có hiệu quả… đã từng bước thể hiện tính đúng đắn của chủ trương xã hội hóa mạnh mẽ dịch vụ công trên phạm vi rộng. Việc xã hội hóa các dịch vụ công đã và đang tạo điều kiện cho mọi người tham gia chủ động và tích cực, phát huy được tiềm năng trong xã hội trong việc cung ứng các dịch vụ công; đồng thời góp phần làm giảm bớt gánh nặng của ngân sách nhà nước trong điều kiện ngân sách còn hạn hẹp. Thực tiễn cho thấy, dịch vụ công hoạt động phục vụ các lợi ích chung thiết yếu, các quyền và nghĩa vụ cơ bản của các tổ chức và công dân, do Nhà nước trực tiếp đảm nhận hay ủy quyền cho các cơ sở ngoài Nhà nước thực hiện nhằm bảo đảm trật tự và công bằng xã hội. Xã hội hóa dịch vụ công là quá trình huy động sự tham gia dưới các hình thức khác nhau của các chủ thể và cộng đồng xã hội nhằm nâng cao chất lượng, số lượng và mở rộng các hình thức cung ứng dịch vụ công, đồng thời đổi mới vai trò của Nhà nước trong việc quản lý, hỗ trợ cung ứng dịch vụ công từ khu vực công sang khu vực tư; huy động kinh phí đóng góp của dân vào việc cung ứng các dịch vụ công của Nhà nước; động viên, tổ chức sự tham gia hoạt động rộng rãi nhằm đa dạng hóa các hoạt động cung ứng dịch vụ công.

Tuy nhiên, bên cạnh những mặt tích cực, quá trình xã hội hóa dịch vụ công ở nước ta đang đặt ra nhiều thách thức mà nếu không giải quyết triệt để thì sẽ ảnh hưởng đến hiệu lực, hiệu quả quản lý Nhà nước; Đó là, các doanh nghiệp trong khu vực tư nhân chú trọng nhiều đến lợi nhuận, luôn có xu hướng đẩy giá dịch vụ lên cao, các loại phí dịch vụ bị điều chỉnh tùy tiện, chất lượng dịch vụ yếu, cơ chế tài chính không minh bạch. Một số cơ sở tư nhân được thành lập dưới dạng tự phát nên khó kiểm soát chất lượng; Hàng loạt trường mầm non tư thục không đủ tiêu chuẩn như thiếu không gian cho trẻ, thực phẩm không an toàn, các điều kiện chăm sóc trẻ không đảm bảo; các cơ sở khám chữa bệnh không đáp ứng được yêu cầu, tùy tiện nâng giá thuốc; các trường học tư thục thiếu giáo viên cơ hữu…Tất cả đang đặt ra vấn đề về kiểm soát chất lượng đối với các dịch vụ được khối tư nhân cung ứng cho xã hội.

Trong thời gian tới, nhằm thực hiện xã hội hóa các dịch vụ công có hiệu quả, trước hết về mặt nhận thức, cần có cái nhìn đúng về bản chất và mục tiêu xã hội hóa dịch vụ công trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa. Xã hội hóa không phải chạy theo số lượng, hay mức độ xã hội hóa nhiều hay ít, rộng hay hẹp mà phải tính đến chất lượng, sự cần thiết của nó trong thực tiễn quản lý và trên hết là phải xuất phát từ thực tiễn đòi hỏi đáp ứng các nhu cầu của xã hội.

158

Về mặt nội dung, xã hội hóa dịch vụ công đòi hỏi phải đảm bảo một số nguyên tắc cơ bản: Các dịch vụ công nào mà khu vực ngoài nhà nước không làm được, không muốn làm hoặc không được phép làm nhưng xã hội có nhu cầu thì Nhà nước phải tiến hành cung cấp; Nhà nước phối hợp tổ chức xã hội và tư nhân thực hiện cung ứng dịch vụ công theo pháp luật và quy chế; các dịch vụ công nào mà các thành phần kinh tế khác có khả năng và muốn tham gia thì Nhà nước khuyến khích họ tham gia cung ứng cho xã hội, nhưng Nhà nước vẫn chịu trách nhiệm trước xã hội về số lượng và chất lượng các dịch vụ công để chuyển giao cho khu vực tư.

Về cách thức thực hiện, nâng cao vai trò công tác thông tin, tuyên truyền để xã hội, công dân và cả cán bộ, công chức nhận thức rõ hơn về chủ trương xã hội hóa dịch vụ công. Cơ quan Nhà nước và các đơn vị sự nghiệp công lập cần cải cách hoạt động của các tổ chức cung ứng dịch vụ và đổi mới phương thức phục vụ để nâng cao khả năng cạnh tranh với khu vực tư. Tiến tới bổ sung và hoàn thiện hành lang pháp lý cùng với các cơ chế, chính sách ưu đãi hữu hiệu và khả thi để khuyến khích việc tham gia cung ứng các dịch vụ công cho xã hội. Trong đó đặc biệt quan tâm đến việc chuyển đổi mô hình hoạt động đối với các đơn vị sự nghiệp bán công và công lập sang hình thức tư thục, thành lập các cơ sở ngoài công lập, cổ phần hóa…; xây dựng và duy trì sự cạnh tranh giữa các tổ chức cung ứng dịch vụ. Tạo lập môi trường để tăng cường tiếng nói và sự phản hồi của người dân đối với các chính sách của Nhà nước trong việc cung ứng các DVC nói riêng. Đồng thời, phát huy vai trò của Nhà nước về tăng cường kiểm tra kiểm soát hợp lý nhằm đảm bảo chất lượng cung ứng dịch vụ công; Cụ thể, phải rà soát lại số lượng, chất lượng hoạt động cung ứng dịch vụ công của khu vực công và cả khu vực tư hiện nay để có những kiến nghị phù hợp cho công tác quy hoạch, định hướng phát triển; xử lý nghiêm các trường hợp có hành vi vi phạm pháp luật trong cung ứng các dịch vụ công.

Vì sao phải đặt vấn đề xã hội hóa cung ứng dịch vụ công, trong đó có dịch vụ công thuộc ngành Lao động - Thương binh và Xã hội?

Thứ nhất: Cải cách hành chính nhà nước đã tách chức năng quản lý nhà nước với chức năng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và cùng với sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước ta đã tạo tiền đề cho việc xã hội hóa cung ứng dịch vụ công

Thứ hai : Cùng với quá trình phát triển kinh tế- xã hội với cơ chế thông thoáng hơn đã tạo ra sự thay đổi về tương quan giữa khu vực công (nhà nước) và khu vực tư (tư nhân) trong việc cung ứng dịch vụ công; Từ đó nhà nước chuyển giao dần và chuyển giao một phần việc cung ứng dịch vụ công cho khu vực tư nhân thông qua cơ chế xã hội hóa.

Trong những năm gần đây, kinh tế- xã hội, khoa học và công nghệ phát triển nhanh đã tạo cho khu vực tư nhân có đủ nguồn lực, (tài chính, nhân lực) và công nghệ để đảm nhận cung ứng một số dịch vụ công mà trước đây chỉ có nhà nước mới đủ khả năng cung ứng (ví dụ như bệnh viện, trường học, các viện nghiên cứu, giao thông công cộng, điện, nước…)

Sự thay đổi về mức sống của người dân ngày một nâng cao, dẫn đến nhu cầu cung ứng dịch vụ công cũng đòi hỏi chất lượng cao hơn, nhất là việc chăm sóc sức khỏe, giáo dục, văn hóa; nếu chỉ để khu vực công độc quyền cung ứng dịch vụ công

159

sẽ dẫn đến mất sức cạnh tranh và chất lượng hiệu quả không đáp ứng kịp thời nhu cầu của người dân và cộng đồng. Ngay nay ở các đô thị lớn, nhiều gia đình có điều kiện về kinh tế đã đến khám chữa bệnh ở các bệnh viện tư nhân (bệnh viện quốc tế) và cho con học ở các trường học tư nhân (trường quốc tế) vì họ cho rằng ở đó chất lượng khám chữa bệnh tốt hơn, dạy và học tốt hơn..

Sự kém hiệu quả và chất lượng ở một số dịch vụ công do các cơ quan nhà nước cung ứng (bệnh viện, trường học, xây dựng nhà ở…) so với khu vực tư nhân cũng dẫn đến việc nhà nước phải xã hội hóa việc cung ứng dịch vụ công.

Thứ ba: Nhà nước đã quá “bao sân” , quá “chăm chỉ” trong việc cung ứng dịch vụ công trong một thời gian khá dài, dẫn đến những tác động không mong muốn như:

Tình trang độc quyền tràn lan trong cung ứng dịch vụ công (tất nhiên có những lĩnh vực vẫn cần có sự độc quyền như quốc phòng, an ninh quốc gia).

Chi tiêu cho cung ứng dịch vụ công vượt quá khả năng chịu đựng của ngân sách nhà nước trong khi ngân sách nhà nước có hạn, nhưng lại chưa huy động được nguồn tài chính từ khu vực ư nhân và của người dân vào việc cung ứng dịch vụ công, tạo nên gánh nặng về ngân sách, tình trạng bội chi ngân sách gia tăng và việc đầu tư cho lĩnh vực an sinh xã hội tính theo tỷ lệ GDP thấp xa với các nước; Ví dụ đầu tư cho chính sách trợ cấp tiền mặt của trợ giúp xã hội chỉ bằng 0,14% GDP năm 2014 (Nguồn số liệu UNDP 2015),trong khi đó các nước phát triển là 8-12% GDP; và đa phần các nước đều đạt mức 2-3% GDP, kể cả các nước có thu nhập bình quân đầu người tựng tự như nước ta hoặc cao hơn một chút.

Thứ tư: là sự hạn chế về năng lực của nhà nước trong việc cung ứng dịch vụ công, nhất là cung ứng dịch vụ công thích hợp cho các cộng đồng quy mô nhỏ (cấp huyện, cấp tỉnh, đặc biệt là khu vực miền núi, hải đảo…).

Thứ năm: Cho đến nay dịch vụ công vẫn được coi là dịch vụ thiết yếu một chiều do nhà nước cung ứng và quản lý, còn người dân có trách nhiệm và sử dụng khi cần thiết, vì vậy tiếng nói phản hồi từ người dân, cộng đồng chưa thật sự được chú trọng, chưa được nhìn nhận đúng mức trong việc hoàn thiện cơ chế cung ứng dịch vụ công.

Thứ sáu: Một vấn đề quan trọng khác nẩy sinh là do nhà nước trực tiếp cung ứng dịch vụ công khi mà nhu cầu của người dân và cộng đồng ngày càng mở rộng dẫn đến bộ máy làm nhiệm vụ cung ứng dịch vụ công cồng kềnh, tình trạng quan liêu, phiền hà, nhũng nhiễu, gây khó khăn người dân trong quá trình cung ứng dịch vụ công nẩy sinh; hiệu quả, chất lượng cung ứng dịch vụ công kém, làm tốn kém thời gian, công sức của người dân do phải chờ đợi các cơ quan công quyền giải quyết nhu cầu của mình. Công việc có thể giải quyết trong một tuần làm việc thì người dân có thể phải chờ đợi cả tháng; việc đi lại có thể chỉ cần 1-2 lần nhưng người dân thể phải đi 4-5 lần mới giải quyết xong công việc; Chế độ đãi ngộ, sử dụng chưa thỏa đáng cũng là nguyên nhân dẫn đến việc cung ứng dịch vụ công của các cơ quan nhà nước chưa cao, làm giảm lòng tin của người dân.

Thứ bẩy: Trong xu hướng hội nhập khu vực và quốc tế, một số loai hình dịch vụ công đòi hỏi phải hội nhập, xã hội hóa theo các thỏa thuận quốc tế; ví dụ như Tổ chức thương mại quốc tế yêu cầu phải xã hội hóa về khoa học và công nghề, giáo dục

160

và đào tạo, để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực để ứng dụng khoa học và công nghệ, đáp ứng yêu cầu về hội nhập thương mại quốc tế.

2. Mục đích xã hội hóa cung cấp dịch vụ công trong lĩnh vực Lao động -Thương binh và Xã hội

Mục đích quan trọng nhất xã hội hóa cung ứng dich vụ công trong lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội là nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả cung ứng dịch vụ công của các tổ chức, cá nhân được giao nhiệm vụ cung ứng dịch vụ.

Thứ hai là huy động mọi tiềm năng, trí tuệ trong nhân dân, mọi nguồn lực trong xã hội để chăm lo cho sự nghiệp Lao động - Thương binh và Xã hội;

Thứ ba là tạo điều kiện cho các đối tượng thuộc diện cung cấp dịch vụ của ngành, như đối tương trợ giúp xã hội, người có công, người nghèo, người lao động được thụ hưởng một đầy đủ các chính sách của nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống của các đối tượng, bảo đảm công bằng xã hội và quyền được bảo đảm an sinh xã hội theo quy định của pháp luật.

3. Yêu cầu, nội dung xã hội hóa cung cấp dịch vụ công trong lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội

3.1.Yêu cầu xã hội hóa Xã hội hóa cung cấp dịch vụ công trong lĩnh vực Lao động - Thương binh và

Xã hội nói riêng và lĩnh vực xã hội nói chung là một quá trình tất yếu, phù hợp với xu hướng chung của cộng đồng quốc tế và nó mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho người dân và cả nhà nước.

Văn kiện Đại hội đảng lần thứ XI khẳng định” Đẩy mạnh cải cách hành chính, nhất là thủ tục hành chính; giảm mạnh và bãi bỏ các thủ tục hành chính gây phiền hà cho tổ chức và công dân. Nâng cao năng lực, chất lượng xây dựng và tổ chức thực hiên các cơ chế, chính sách; đẩy mạnh xã hội các loại dịch vụ công phù hợp với cơ chế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa”

Ngành Lao động - Thương binh và Xã hội cần nhận thức đúng vai trò của mình trong việc cung ứng dịch vụ công, không ôm đồm làm tất cả mà chỉ làm một số dịch vụ công mà thấy rằng chưa thể giao cho khu vực tư nhân và phí chính phủ thực hiện, từng bước chuyển dần một bộ phận việc cung ứng dịch vụ công cho khu vực ngoài nhà nước; Rà soát lại chức năng nhiệm vụ, đổi mới phương thức quản lý sao cho việc cung ứng dịch vụ có chất lượng và hiệu quả hơn.

Từ thực tiễn hoạt đông của ngành và kinh nghiệm của các nước trên thế giới, có thể đặt ra một số yêu cầu xã hội hóa việc cung ứng dịch vụ công của ngành lao động như sau:

Thứ nhất: Phải tạo hành lang pháp lý rõ ràng, hợp lý để tạo cơ hội cho các thành phần kinh tế tham gia cung ứng dịch vụ công của ngành. Phải xác định rõ nội hàm của cơ chế cung ứng dịch vụ công “ không vì mục tiêu lợi nhuân” của các đơn vị cung ứng dịch vụ công; xã hội hóa cung ứng dịch vụ công có sự khác biệt với cơ chế “bao cấp” trước đây và cũng có sự khác biệt với cơ chế thị trường; điểm khác biệt ở đây chính là không vì mục tiêu lợi nhuận.

161

Vậy xã hội hóa cung ứng dịch vụ công thuộc loại cơ chế nào, nếu ta đặt tên nó là cơ chế xã hội hóa thì bản chất của nó là gì ? không vì mục tiêu lợi nhuận không đồng nghĩa với không có lợi nhuận; nếu có lợi nhuận thì lợi nhuận ở mức nào là hợp lý; nếu không có bất cứ một chút lợi nhuận nào sẽ không hấp dẫn khu vực tư nhân tham gia đầu tư, đặc biệt là những loại dịch vụ công cần tiền vốn đầu tư cơ sở vât chất quy mô lớn và như vậy sẽ không có bất cứ sự cạnh tranh nào. Những bản chất của cung ứng dịch vụ công ở một số loại hình vẫn có tính cạnh tranh, vẫn có lợi nhuận ở mức hợp lý, Từ thực tế đó có thể hiểu xã hội hóa cung ứng dịch vụ công là việc sử dụng cơ chế thị trường không hoàn chỉnh, vì nó không vì mục tiêu lợi nhuận chứ không phải hoàn toàn không có lợi nhuận; Vấn đề quan trọng là nhà nước phải kiểm soát được và cho phép nó có được mức lợi nhuận hợp lý.

Xã hội hóa dịch vụ công không vì mục tiêu lợi nhuận có hàm ý là không đặt mục tiêu lợi nhuận lên hàng đầu mà lấy chất lượng hiệu quả cung ứng dịch vụ công là chủ yếu; song đối với khu vực tư nhân hoặc danh nghiệp nhà nước không phải hoàn toàn không có lợi nhuận, vấn để là lợi nhuận ở mức nào là hợp lý. Ví dụ nhu cung cấp điện, xăng dầu, giao thông công cộng, chiếu sáng, nước sạch, về sinh môi trường…Đối với một số lĩnh vực của ngành khu vực tư nhân, các tổ chức phi chính phủ có thể tham gia vào ứng ứng một số dịch vụ công như chăm sóc người già, người khuyết tật, trẻ em, người tâm thần, cung cứng dịch vụ lao động ngoài nước, cung cấp dịch vụ về việc làm trong nước, kiểm định an toàn thiết bị, dạy nghề cho người lao động, trị liệu tâm lý cho người nghiện may túy, gái mại dâm, trị liệu rối nhiễu tâm trí ở trẻ em, cung cấp dịch vụ công tác xã hội có tính chất chuyên môn và chuyên sâu hoặc ngân hàng , bưu điện có thể tham gia vào một phần cung ứng dịch vụ công là chi trả tiền mặt cho các đối tượng xã hội, người có công với nước (họ được hưởng phí dịch vụ). Thực tiễn ở nước ta đã có các đơn vị sự nghiệp và tổ chức tư nhân cung ứng dịch vụ trị liệu tâm lý cho trẻ em bị rối nhiễu tâm trí tại Hà Nội, cung cấp dịch vụ chăm sóc người cao tuổi (văn phòng trị liệu tâm lý cho trẻ em rối nhiễu tâm trí của Cục Bảo vệ, chăm sóc trẻ em; Trung tâm chăm sóc người cao tuổi nhân ái, đường Văn Tiến Dũng, Phường Minh Khai, quận Bắc Từ Liêm Hà Nội là một ví dụ).

Thứ hai, là nhà nước/ngành Lao động - Thương binh và Xã hội phải thay đổi mô hình tổ chức, bộ máy và quản lý nhân sự trong hệ thống tổ chức cung ứng dịch vu công ,thực hiện quyền tự chủ về tổ chức, nhân sự và tài chính đã được pháp luật quy định.

Việc cung ứng dịch vụ công của các cơ quan hành chính nhà nước , đơn vị sự nghiệp nhà nước giảm dần và chuyển giao một phần cho khu vực tư nhân và NGO thực hiện tất yếu dẫn đến việc phải cơ cấu lại mô hình tổ chức và quản lý nhân sự của các cơ quan nhà nước đang trực tiếp cung ứng dịch vụ công, kể cả cơ quan quản lý và đơn vị hành chính sự nghiệp sao cho gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả.

Thứ ba, là để việc cung ứng dịch vụ công của ngành có hiệu quả hơn cần thiết phải khuyến khích,thúc đẩy khu vực tư nhân và các tổ chức phi chính phủ (NGOs) tham gia mạnh mẽ vào việc cung ứng dịch vụ công, song song với việc đổi mới phương thức hoạt động của các tổ chức cung cấp dịch vụ công thuộc khu vực nhà nước.

162

Thứ tư, Nhà nước/ngành phải thường xuyên chú trọng nâng cao chất lượng hiệu quả cung ứng dịch vụ công của các tổ chức thuộc khu vực nhà nước, bảo đảm không kém hơn khu vực tư nhân và NGOs.

Thứ năm, Nhà nước/ ngành Lao động - Thương binh và Xã hội phải kiểm soát được chất lượng cung cấp dịch vụ công của khu vực ngoài nhà nước và trong khu vưc nhà nước, phải công bằng trong việc đánh giá chất lượng dịch vụ giữa các tổ chức thuộc khu vực nhà nước và khu vực ngoài nhà nước; bảo đảm hoạt động cung ứng dịch vụ công đúng pháp luật; Tăng cường sự tham gia của các tổ chức có liên quan đến việc hoạch định chính sách cung ứng dịch vụ công để nâng cao chất lượng của các chính sách; Tăng cường sự giám sát của cộng đồng đối với các hoạt động cung ứng dịch vụ công của ngành, đặc biệt là các hoạt động được thực hiện bở khu vực tư nhân.

3.2. Nội dung xã hội hóa Nội dung xã hội hóa cung ứng dịch vụ công của ngành lao động gồn rất nhiều

vấn đề, do vậy phải nghiên cứu lựa chọn vấn đề và cách làm như thế nào cho phù hợp để không gây nên những sáo trộn lớn về tổ chức, nhân lực và tài chính, bảo đảm tính liên tục và bền vững trong quá trình thực hiện. Xét trên tổng thể vẫn phải tập trung vào bốn nhóm vấn đề (i) tạo lập khung khổ pháp lý, cơ chế, chính sách để đổi mới phương thức cung ứng dịch vụ và thu hút sự tham gia của khu vực tư nhân (ii) xây dựng mô hình cung ứng dịch vụ hiệu quả, (iii) tăng cường công tác kiểm soát chất lượng cung ứng dịch vụ (iv) truyền thông, vận động xã hội,nâng cao nhân thức và chuyển đổi hành vi của người dân và cộng đồng xã hội; cụ thể tập trung vào một số nội dung chính sau đây:

- Hình thành khung khổ pháp lý, cơ chế, chính sách thu hút khu vực tư nhân, tổ chức phí chính phủ tham gia vào việc cung ứng dịch vụ công thuộc ngành Lao động Thương binh và Xã hội phục vụ và cơ chế chính sách chuyển đổi mô hình hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp cung ứng dịch vụ công thuộc ngành quan lý sang mô hình doanh nghiệp tự chủ (mô hình doanh nghiệp công ích có hạch toán) trong việc cung ứng dịch vụ công không vì mục tiêu lợi nhuận.

- Xây dựng hệ thống danh mục dịch vụ công thuộc ngành phục vụ trên cả ba lĩnh vực Lao động- Xã hội và Người có công; phân loại dịch vụ công theo ba nhóm, một là các dịch vụ công do các cơ quan quản lý nhà nước (tổng cục, cục, vụ thuộc bộ, các sở thuộc tỉnh, thành phố, các phòng Lao động - Thương binh và Xã hội thuộc cấp huyện, cán bộ ngành Lao động - Thương binh và Xã hội cấp xã) trực tiếp thực hiện. Hai là các dịch vụ công do các đơn vị hành chính sự nghiệp, doanh nghiệp thuộc khu vực nhà nước, tư nhân, NGOs trực tiếp thực hiện; ba là các dịch vụ công có thể kết hợp giữa các cơ quan quản lý của ngành và khu vực ngoài nhà nước thực hiện; những chủ yếu nhất vẫn là các dịch vụ thuộc nhóm 1 và nhóm 2.

- Xây dựng tiêu chuẩn cung ứng dịch vụ cho từng loại dịch vụ được cung ứng hoặc tiêu chuẩn quản lý chất lượng dịch vụ làm cơ sở cho việc kiểm soát chất lượng cung ứng dịch vụ của các cơ quan, tổ chức được giao hoặc được ủy quyền;

- Xây dựng định mức chi phí cung ứng dịch vụ cho từng loại dịch vụ cụ thể, trên cơ sở tính đúng, tính đủ chi phí theo cơ chế thị trường (chủ yếu là nhóm dịch vụ

163

thứ hai và thứ 3) làm cơ sở cho việc cung cấp tài chính cho các đơn vị được giao hoặc ủy quyền cung ứng dịch vụ, không có sự phân biệt giữa khu vực nhà nước và ngoài nhà nước. Việc tính toán chi phí phải tuân thủ theo nguyên tắc không vì mục tiêu lợi nhuận (cơ chế thị trường không đầy đủ).

- Đổi mới hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc ngành Lao động - Thương binh và Xã hội, nhất là những cơ quan, tổ chức liên quan trực tiếp đến việc cung ứng dịch công cho các đối tượng xã hội, người có công và thân nhân của họ, người lao động… (gọi chung là đối tượng phục vụ của ngành); trong đó chú trọng đổi mới mô hình tổ chức và hoạt động của các đơn vị sự nghiệp đang hoạt động theo cơ chế bao cấp của nhà nước.

- Chuyển đổi các sự nghiệp đơn vị cung ứng dịch vụ công thuộc ngành quản lý sang mô hình doanh nghiệp tự chủ, doanh nghiệp công ích không vì mục tiêu lợi nhuận, doanh nghiệp dân lập…

- Vận động và tổ chức sự tham gia rộng rãi của cộng đồng xã hội (các chủ thể thuộc khu vực ngoài nhà nước) vào việc cung ứng dịch vụ công thuộc ngành phục vụ. hình thành các tổ chức, doanh nghiệp tư nhân, NGOs trực tiếp tham gia vào cung ứng một sô dịch vụ công của ngành (dạy nghề, xuất khẩu lao động, chăm sóc xã hội, chỉ trả tiền mặt…..). Phát triển các dịch vụ công thuộc ngành Lao động Thương binh và Xã hội phục vụ nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả thụ hưởng dịch vụ công của các đối tượng thuộc ngành phục vụ.

- Xây dựng cộng đồng trách nhiệm của các tầng lớp dân cư về việc cung ứng dịch vụ công có chất lượng, hiệu quả thuộc ngành Lao động Thương binh và Xã hội phục vụ. Thúc đẩy cải thiện môi trường kinh tế- xã hội lành mạnh và thuận lợi cho việc cung ứng dich vụ cộng của ngành;

- Mở rộng nguồn lực đầu tư, khai thác các tiềm năng về các nguồn lực trong xã hội thamgia vào việc cung ứng dịch vụ công của ngành, kể cả nguồn lực từ nước ngoài.

- Tăng cường năng lực kiểm soát chất lượng cung ứng dịch vu công của ngành cho đội ngũ cán bộ từ trung ương đến địa phương; thiết lập hệ thống theo dõi đánh giá đồng bộ và ứng dung công nghệ thông tin trong quản lý.

- Đẩy mạnh các hoạt động truyền thông, vận động xã hội, nâng cao nhận thức thay đổi hành vi của người dân, cộng đồng, xã hội về quá trình xã hội hóa cung ứng dịch vụ của ngành.

3.3. Khắc phục một số nhận thức chưa đúng về xã hội hóa cung ứng dịch vụ công

- Xã hội hóa nói chung và xã hội hóa cung ứng dịch vụ công là một xu hướng tất yếu của xã hội phát triển, cung ứng dịch vụ công là trách nhiệm của nhà nước , do vậy xã hội hóa không phải là đùn đẩy trách nhiệm cho xã hội, mà là công đồng trách nhiệm.

- Xã hội hóa cung ứng dịch vụ công không phải là giảm bớt đi vai trò trách nhiệm của nhà nước, vì trách nhiệm cuối cùng trong việc cung ứng dịch vụ công vẫn là trách nhiệm của nhà nước

164

- Coi xã hội hóa là tư nhân hóa, điểm khác biệt chính của xã hội hóa cung ứng dịch vụ công với tư nhân hóa chính là vai trò của nhà nước của các bộ ngành trong việc chỉ đạo, điều hành, điều tiết, kiểm soát việc cung ứng dịch vụ công và nhà nước, các bộ ngành là người chịu trách nhiệm cuối cùng về việc cung ứng dịch vụ công trước xã hội.

- Xã hội hóa không phải chỉ để huy động tiền của, công sức của người dân, cộng đồng xã hội

- Xã hội hóa chỉ thực hiện ở các tổ chức ngoài công lập trong việc cung ứng dịch vụ công. V. VAI TRÒ CỦA LÃNH ĐẠO PHÒNG TRONG VIỆC CUNG CẤP DỊCH VỤ CÔNG VỀ LĨNH VỰC LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 1. Chức năng nhiệm vụ của lãnh đạo phòng nói chung trong xã hội hóa dịch vụ công

Lãnh đạo cấp phòng là người giúp việc cho thủ trưởng đơn vị, là ngươi tham mưu cho thủ trưởng đơn vị về cung cấp dịch vụ công thuộc lĩnh vực được giao, là người đứng đầu một tổ chức chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của phòng, là người quyết định cuối cùng về hoạt động chuyên môn của phòng, là người có trách nhiệm phát triển tổ chức và chăm lo đến công tác nhân sự của phòng; quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật của phòng…

Nói một cách khác lãnh đạo cấp phòng vừa là người tham mưu giúp việc, vừa là người lãnh đạo quản lý một tổ chức, hai vai trò này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình thực hiện xã hội hóa cung cấp dịch vụ công.

Nhiệm vụ chủ yếu của lãnh đạo cấp phòng nhằm thực hiện hai chức năng cơ bản là người tham mưu và là người lãnh đạo quản lý đã được quy định cụ thể cho từng cấp độ khác nhau (lãnh đạo phòng cấp bộ, lãnh đạo phòng cấp sở, lãnh đạo phòng cấp huyện, lãnh đạo phòng ở các đơn vị hành chính sự nghiệp tham gia vào cung ứng dịch vụ công…), sau đây chỉ là những nhiệm vụ cơ bản chung nhất cần phải thực hiện.

- Về góc độ là người tham mưu Chủ trì việc nghiên cứu, đề xuất với thủ trưởng đơn vị các vấn đề có liên quan

đến việc xây dựng và tổ chức thực hiện Luật pháp, cơ chế, chính sách, chương trình, kế hoạch, đề án để thực hiện chủ trương của Đảng, Nhà nước về việc cung cấp dịch vụ công thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn được giao.

Có hai góc độ cần chú ý, góc độ thứ nhất đó là nghiên cứu đề xuất về việc xây dựng luật pháp, chính sách, cơ chế, chương trình, kế hoạch, đề án; góc độ thứ hai là tham mưu đề xuất việc tổ chức thực hiện luật pháp, cơ chế, chính sách, chương trình, kế hoạch, đề án.

Việc nghiên cứu đề xuất phải hướng vào tạo môi trường để toàn dân, toàn xã hội tham gia vào cung ứng dịch vụ công thuộc lĩnh vực được giao; thu hút được nhiều nguồn lực cho việc cung ứng dịch vụ công, nâng cao chất lượng, hiệu quả cung ứng dịch vụ công

165

Lãnh đạo cấp phòng cần có những hiểu biết rất cơ bản về phân tích và hoạch định chính sách, có kỹ năng vận dụng các công cụ thích hợp để phân tích tác động đa chiều của cơ chế, chính sách, đặc biệt là tác động về mặt xã hội, kinh tế đến cấp độ các nhân, gia đình và cấp độ vùng lãnh thổ, quốc gia.

- Về góc độ là người lãnh đạo, quản lý Chủ trì việc chỉ đạo xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện việc

cung ứng dịch vụ công theo tinh thần xã hội hóa trong phạm vi chức năng nhiệm vụ của phòng

Chủ trì việc phối hợp với các tổ chức có liên quan trong quá trình tổ chức thực hiện cung ứng dịch vụ công

Kiểm soát chất lượng cung ứng dịch vụ công trong phạm vị nhiệm vụ được giao (cả các đơn vị công lập và ngoài công lập hoặc của phòng) thông qua các công cụ quản lý phù hợp

Phân công nhiệm vụ và hướng dẫn cho cán bộ trong phòng thực hiện từng phần công việc sao cho chất lượng, hiểu quả, giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của từng người. Tạo điều kiện thuận lợi cho các nhân viên trong phòng thực hiện tốt các nhiệm vụ được; xây dựng bầu không khí làm việc đoàn kết và hỗ trợ lẫn nhau vì mục tiêu chung của phòng; công tâm trong công tác thi đua khen thưởng, quả lý và sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất của phòng….

Theo dõi, đánh giá kết quả hoạt động của phòng trong quá trình cung ứng dịch vụ công, điều chỉnh chương trình, kế hoạch và hoạt động chung của phòng để bảo đảm hoàn thành chương trình kế hoạch đề ra. Việc theo dõi, đánh giá cần được thiết lập bằng bộ chỉ tiêu và có công cụ thu thập thông tin, số liệu phù hợp

2. Nội dung xã hội hóa dịch vụ công ở cấp phòng Xã hội hóa việc cung ứng dịch vụ công nói chung, dịch vụ công của ngành

Lao động - Thương binh và Xã hội nói riêng gắn chặt với quá trình chuyển đổi cơ chế, thủ tục hành chính công, hình thành mô hình cung ứng dịch vụ công có chất lượng và hiệu quả. Tùy từng loại hình dịch vụ công (lao động việc làm- trợ giúp xã hội- người có công) mà có các tiêu chí đánh giá về chất lượng và hiệu quả.

Chất lượng dịch vụ công được thể hiện thông qua việc tiếp cân dịch vụ công có thuận tiện không, tính sẵn có của dịch vụ công, tính kịp thời của dịch vụ… đặc biệt là các dịch vụ công liên quan đến chăm sóc xã hội ở cộng đồng và các cơ sở cung cấp dịch vụ chăm sóc xã hội; mức độ hài lòng của người sử dụng dịch vụ theo các thang bậc đánh giá khác nhau; mức độ “rò”.

Hiệu quả của việc cung ứng dịch vụ công được thể hiện thông qua các tiêu chí về hiệu quả xã hội, hiệu quả về kinh tế, hiệu quả về mặt sử dụng… cao hơn nữa là tác động của dịch vụ công đến cấp độ cá nhân, gia đình, cấp vùng và quốc gia.

Từ thực tiễn đó đặt ra những nội dung cụ thể về xã hội hóa cung ứng từng loại dịch vụ công của ngành Lao động - Thương binh và Xã hội.

- Thay đổi về cơ chế cung ứng dịch vụ công sao cho thật sự khuyến khích, thúc đẩy khu vực tư nhân và phi chính phủ (NGO) tham gia vào việc cung ứng dịch vụ công (tham gia một lạo hình dịch vụ công hay chỉ tham gia vào một công đoạn

166

cung ứng dịch vụ công). Phải coi khu vực ngoài công lập là một đối tác, một “người bạn” cùng nhau tham gia cung ứng dịch vụ công của ngành; sự tham gia của họ sẽ có lợi cho đất nức và cho ngành và cho người sử dụng dịch vụ.

Vì việc cung ứng dịch vụ công vốn là trách nhiệm của nhà nước, của ngành Lao động - Thương binh và Xã hội nay có thêm người bạn, có thêm đối tác cùng làm, giảm bớt công việc của nhà nước, của ngành thì nhà nước và ngành phải trận trọng họ, tạo điều kiện cho họ, không được gây phiền hà, nhũng nhiễu họ; nhân thức này cần được quán triệt sâu sắc trong đội ngũ cán bộ lãnh đạo cấp phòng.

- Tạo lập được môi trường bình đẳng giữa khu vực công lập và ngoài công lập trong việc cung ứng dịch vụ công.

- Thủ tục hành chính cho kho khu vực ngoài công lập tham gia vào cung ứng dịch vụ công cần đơn giản, thuận tiện, không nhũng nhiều, không phiền hà, không gây khó khăn cho họ.

- Phải tạo lập được cơ chế cung cấp tài chính cho phù hợp cho khu vực tư nhân.

- Giảm thiểu hoặc loại bỏ các thủ tục về mặt hành chính gây phiền hà cho người sử dụng dịch vụ, thủ tục hành chính cần đơn giản mà vẫn quản lý có hiệu quả.

Việc trực tiếp tổ chức thực hiện chủ yếu là ở cấp phòng, do vậy cần đề cao trách nhiệm của đội ngũ cán bộ trong quá trình thực hiện xã hội hóa cung ứng dịch vụ công, tạo niềm tin cho các chủ thể khác tham gia và niềm tin đối với người sử dụng dịch vụ.

3. Vai trò của lãnh đạo phòng 3.1. Vai trò chung của lãnh đạo cấp phòng Lãnh đạo cấp phòng là người giúp việc thủ trưởng đơn vị, họ có vai trò rất

quan trọng trong việc tham mưu xây dụng cơ chế, chính sách và tổ chức thực hiện cung ứng dịch vụ công, đặc biệt đối với ngành Lao động - Thương binh và Xã hội, vì đối tượng phục vụ của ngành rất rộng lớn, gắn chặt với cuộc đời con người từ lúc mới sinh ra cho đến lúc về già và qua đời (trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt, thanh thiếu niên vi phạm pháp luật, người khuyết tật, người thất nghiệp, người nghèo, người lao động có nhu cầu tìm kiếm việc làm, dạy nghề cho người lao động, người cao tuổi nói chung, nhất là người cao tuổi cô đơn không nơi nương tựa, những người là nạn nhân của thiên tai bão lụt…)

Lãnh đạo cấp phòng là người đứng đầu một tổ chức, họ có vai trò rất quan trọng trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, tổ chức thực hiên nhiệm vụ của phòng, quản lý nhân viên và cơ sở vật chất của tổ chức và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của phòng.

Vai trò của lãnh đạo cấp phòng gắn liền với chức năng, nhiệm vụ của họ, gắn liền với trách nhiệm của họ, thể hiện vị trí và quyền hạn của họ, có thể điểm lại một số nhóm vai trò cụ thể sau đây:

167

3.2.Nhóm vai trò quan hệ với con người Là người đứng đầu một tổ chức, lãnh đạo cấp phòng phải duy trì khả năng phát

triển mối quan hệ trong nội bộ tổ chức và mối quan hệ giữa tổ chức của mình với các tổ chức khác; thiết lập và chỉ đạo hoạt động theo nhón, dẫn dắt các nhóm và từng cá nhân trong phòng hoạt động sao cho hiểu quả; tạo sự gắn kết giữa các cá nhân trong phòng với nhau, tạo nên một tập thể đồng tâm hiệp lực vì nhiệm vụ chung và luôn biết chia sẻ công việc cùng nhau; khuyến khích và động viên cán bộ, nhân viên trong phòng làm việc theo đúng quy định của pháp luật, công tâm và công bằng trong việc ứng xử với các thành viên trong phòng là một phẩm chất không thể thiếu ở người lãnh đạo phòng.

Lãnh đạo cấp phòng còn là người truyền cảm hứng cho cán bộ nhân viên trong phòng làm việc, truyền cho họ sự nhiệt huyết và đạo đức nghề nghiệp. Đối với cán bộ, nhân viên trong ngành Lao động - Thương binh và Xã hội trong quá trình làm nhiệm vụ cung ứng dịch vụ công họ cần có năng lực và tâm huyết nghề nghiệp.

Nhóm vai trò này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với thực hiện nhiệm vụ cung ứng dịch vụ công của phòng, xây dựng hình ảnh người lãnh đạo có uy tín, có niềm tin đối với cán bộ nhân viên trong phòng và sự ảnh hưởng của nó tới các tổ chức có liên quan. Khi mà cán bộ nhân viên trong phòng tin tưởng, tâm phục người lãnh đạo thì mọi hoạt động trong phòng sẽ thuận lợi hơn và họ sẽ tận tụy với mọi công việc được giao.

3.3. Nhóm vai trò trò thông tin Thông tin là một yếu tố quan trọng phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều

hành của người lãnh đạo; Lãnh đạo cấp phòng và người truyền tải thông tin từ cấp trên cho cán bộ, nhân viên trong phòng, đồng thời cũng là người tiếp nhận thông tin từ cán bộ nhân viên trong phòng, tiếp nhận thông tin phản hồi từ những người sử dụng dịch vụ công, thông tin phản hồi từ người dân và cộng đồng xã hội…

Lãnh đạo cấp phòng còn là người tạo nên cơ chế chia sẻ thông tin trong nội bộ phòng, để hoạt động của cán bộ, nhân viên trong phòng gắn kết chặt chẽ với nhau, phối hợp nhịp nhàng cùng nhau; “Cơ chế một cửa” không chỉ có hàm ý về cải cách thủ tục hành chính, mà còn hàm ý về tạo nên sự phối hợp nhịp nhàng trong nội bộ tổ chức (phòng) và giữa các tổ chức với nhau.

Việc bảo đảm thông tin thông suốt và kịp thời trong quá trình cung ứng dịch vụ công của phòng có ý nghĩa rất quan trọng đối với hoàn thành nhiệm vụ của phòng, hoàn thành sứ mệnh của tổ chức.

CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP NHÓM

1) Anh hay chị hiểu thế nào về dịch vụ công và hãy liệt kê những dịch vụ công mà đơn vị anh/chị đang được giao nhiệm vụ cung ứng và dịch vụ công của ngành Lao động Thương binh và Xã hội.

2) Hãy dùng ma trận SWOT để phân tích thực trạng cung cấp dịch vụ công trong lĩnh vực cụ thể (lao động việc làm; an sinh xã hội; người có công) của ngành Lao động Thương binh và Xã hội(bài tập nhóm).

168

3) Vận dụng những kiến thức đã tiếp thu được trong khóa học, hãy đánh giá những kết quả, hạn chế trong cung ứng dịch vụ công mà đơn vị anh/ chị đang thực hiện.

4) Xã hội hóa cung ứng dịch vụ là gì, làm thế nào để tăng cường xã hội hóa cung ứng dịch vụ công của ngành Lao động - Thương binh và Xã hội (bài tập nhóm).

5) Vai trò của lãnh đạo phòng trong việc cung ứng dịch vụ công là gì và làm thế nào để phát huy được vai trò của lãnh đạo phòng.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Bộ Nội Vụ. Khung chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ cấp phòng. Quyết định số 1245/QĐ-BNV ngày 29 tháng 11 năm 2012 về việc ban hành chương trình và tài liệu hướng dẫn thực hiện chương trình đào tạo, bồi dưỡng lãnh đạo cấp phòng.

2. Đảng Cộng sản Việt Nam. Văn kiện Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ XI(2011): Nhà xuất bản Chính trị quốc gia.

3. Đảng Cộng sản Việt Nam, Văn kiện Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ XI. 4. Đổi mới cơ chế, cải cách thủ tục hành chính trong cưng ứng dịch vụ công

của ngành Lao động - Thương binh và Xã hội. Đề cương chương trình nghiên cứu cấp bộ năm 2015-Nguyễn Thị Lan Hương

5. Nguyễn Xuân Thắng: Vai trò của dịch vụ công với đảm bảo quyền con người (2014) www.vnep.org.vn

6. Học viện Chính trị quốc gia (2006). Cải tiến ung ứng dịch vụ công 7. Liên hợp quốc (2006): Quyền con người - hỏi và đáp, Niu-ooc và Giơ-ne-

vơ, 2006, tr.4 (tiếng Anh). 8. Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh (2006). Mở rộng cạnh tranh

trong khu vực công để nâng cao hiệu quả cung ứng HH-DVC ở Việt Nam hiện nay. Đề tài khoa học cấp bộ. Hà Nội.

9. Ngân hàng Phát triển Châu Á (2003). Cải thiện hành chính công trong một thế giới cạnh tranh: Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, Hà Nội.

10. Định hướng đổi mới trợ giúp xã hội ở Việt NamUNDP 2015. 11. Phạm Văn Tình (2010). Quyền con người – bản chất và cách tiếp cận khoa

học pháp lý. Tạp chí Nhà nước và Pháp luật số 12, tr 63. 12. Tập bài giảng về dịch vụ công của Bộ Nội vụ. 13. Chu Văn Thành (2007). Dịch vụ công và xã hội hoá dịch vụ công - một số

vấn đề lý luận và thực tiễn. Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, Hà Nội. 14. Chu Văn Thành (2007). Dịch vụ công- đổi mới quản lý và tổ chức cung

ứng ở Việt Nam. Hà Nội: Nhà xuất bản Chính trị quốc gia. 15. Lê Chi Mai (2003). Quản lý dịch vụ công. Nhà xuất bản Khoa học – kỹ

thuật, Hà Nội. 16. Vũ Thanh Sơn (2009). Cạnh tranh đối với khu vực công trong cung ứng

hàng hoá và dịch vụ. Nhà xuất bản Chính trị - Hành chính, Hà Nội.

169

Chuyên đề 9 PHÂN CẤP QUẢN LÝ CUNG ỨNG DỊCH VỤ CÔNG

TRONG LĨNH VỰC LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ PHÂN CẤP QUẢN LÝ 1. Quản lý và quản lý nhà nước

Quản lý là sự tác động lên một hệ thống nào đó với mục tiêu đưa hệ thống đó đến trạng thái cần đạt được; Quản lý là một phạm trù xuất hiện trước khi có Nhà nước với tính chất là một loại lao động xã hội hay lao động chung được thực hiện ở quy mô lớn. Quản lý được phát sinh từ lao động, không tách rời với lao động và bản thân quản lý cũng là một loại hoạt động lao động. “Bất kỳ lao động xã hội trực tiếp hay lao động chung nào đó mà được tiến hành trên quy mô tương đối lớn đều cần có sự quản lý ở mức độ nhiều hay ít nhằm phối hợp những hoạt động cá nhân và thực hiện những chức năng chung... Một nhạc công tự điều khiển mình nhưng một dàn nhạc cần phải có nhạc trưởng” (C. Mác, Ph. Ăng ghen, toàn tập, T.23, tr. 342,Tiếng Nga- 1990).

Như vậy, quản lý xã hội không phải là sản phẩm của sự phân chia quyền lực, mà là sản phẩm của sự phân công lao động nhằm liên kết và phối hợp hoạt động chung của con người.

Quản lý nhà nước là một phạm trù gắn liền với sự xuất hiện của Nhà nước, quản lý nhà nước ra đời với tính chất là loại hoạt động quản lý xã hội; Quản lý nhà nước, hiểu theo nghĩa rộng, được thực hiện bởi tất cả các cơ quan nhà nước. Theo nghĩa hẹp, quản lý nhà nước là hoạt động chấp hành và điều hành được đặc trưng bởi các yếu tố có tính tổ chức; được thực hiện trên cơ sở và để thi hành pháp luật; được bảo đảm thực hiện chủ yếu bởi hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước (hoặc một số tổ chức xã hội trong trường hợp được giao nhiệm vụ quản lý nhà nước). Quản lý nhà nước cũng là sản phẩm của việc phân công lao động nhằm liên kết và phối hợp các đối tượng bị quản lý.

2. Phân cấp quản lý 2.1 Khái niệm

Thuật ngữ tiếng anh Decentralization được sử dụng ở rất nhiều nước trên thế giới và nó có nhiều nghĩa khác nhau: phân tán quyền lực, phi tập trung hóa quyền lực, chuyển giao quyền lực, phân cấp. vấn đề là nhận thức nội hàm của thuật ngữ này như thế nào cho phù hợp với bối cảnh chính trị của mỗi quốc gia là rất quan trọng.

Trong bối cảnh xây dựng nhà nước pháp quyền, sống và làm việc theo pháp luật, hầu hết các vẫn đề liên quan đến phát triển kinh tế- xã hội, liên quan đến mối quan hệ xã hội, quan hệ giữa tổ chức với tổ chức, quan hệ giữa con người với con người, con người với xã hội đều được luật hóa và dư luận xã hội chuẩn hóa về chuẩn mực đạo đức xã hội, vì vậy việc hiểu nội hàm của thuật ngữ như thế nào cho phù hợp với khung khổ luật pháp quốc gia có ý nghĩa rất quan trọng.

Trong nhiều tài liệu nghiên cứu của các chuyên gia quốc tế và các tổ chức quốc tế lớn như Cơ quan phát triển liên hợp quốc, Ngân hàng thế giới, Ngân hàng

170

phát triển châu á, Tổ chức lao động quốc tế, Quỹ tiền tệ quốc tế…đều khuyến cáo mạnh mẽ rằng việc hiểu và vận dụng thuật ngữ Decentralization ở từng quốc gia, khu vực phải căn cứ vào bối cảnh thể chế chính trị, kinh tế- xã hội của từng quốc gia và vùng lãnh thổ.

Đối với nước ta khung khổ luật pháp đã xác định: "quyền lực nhà nước là thống nhất, có sự phân công và phối hợp giữa các cơ quan nhà nước trong việc thực hiện quyền lập pháp, hành pháp và tư pháp” (Điều 2 của Hiến pháp năm 2013). Quyền lập pháp do Quốc Hội đảm nhận, quyền hành pháp do Chủ Tịch nước, Chính phủ đảm nhận, Quyền tư pháp do Toàn án đảm nhận. Thể chế chính trị ở Việt Nam đã khẳng định quyền lực nhà nước là thống nhất, không có sự phân chia quyền lực mà chỉ có sự phân công trách nhiệm và phối hợp thực hiện. Việc phân công và phối hợp thực hiện quyền lực nhà nước được quy định trong nhiều văn bản pháp luật khác nhau từ Hiến pháp đến các luật (Luật quốc Hội, Luật Chính phủ, Luật Tòa án và các đạo luật chuyên ngành).

Vì vậy, thuật ngữ tiếng Anh Decentralization được dịch sang tiếng Việt Nam là “phân cấp quản lý” chứ không dịch là phân quyền, phi tập trung hóa quyền lực và nó cũng phủ hợp với cách sử dụng ngôn ngữ tiếng việt.

Ngay cả các nước phát triển với thể chế chính trị đa đảng thì quyền lực nhà nước cũng không phân tán và không phân chia quyền lực, bản chất của thuật ngữ Decentralization cũng là sự phân cấp quản lý giữa chính quyền trung ương và chính quyền các bang, giữa chính quyền các bang với chính quyền các địa phương cấp thấp hơn, nhưng nhiều tài liệu dịch thuật cứ dịch là phân quyền, trao chuyển…mức độ phân cấp quản lý mạnh mẽ đến đâu là tùy thuộc vào bối cảnh của từng quốc gia, điển hình là Hợp chủng quốc Hoa kỳ, Vương quốc liên hiệp Anh và Bắc Ailend, Cộng hòa liên bang Nga, ba quốc gia này phân cấp quản lý rất mạnh mẽ cho chính quyền các bang (Mỹ) và các “Vùng/ quốc gia (Anh, Scotland, xứ Wales), giống như một quốc gia nhỏ trong vương quốc Anh) các các nước thuộc liên bang Nga.

Hiện nay trên thế giới có hai mô hình tổ chức thực thi quyền lực nhà nước là mô hình tập trung và mô hình phi tập trung (phân cấp mạnh mẽ).

Mô hình tập trung là mô hình phụ thuộc mạnh mẽ vào khung khổ luật pháp, cơ chế, chính sách từ nhà nước trung ương.

Mô hình phi tập trung (phân cấp mạnh mẽ) là mô hình phân cấp mạnh cho chính quyền các địa phương (các bang ở Mỹ, các nước nhỏ trong liên bang Nga, các

TW

ĐP

ĐP

ĐP

TW

B

B

B

B

171

vùng trong trong Vương quốc Anh, sự phân cấp quản lý bao gồm cả ba nhóm quyền Lập pháp, hành pháp và tư pháp.

Mỗi mô hình tổ chức quản lý đều có nhứng ưu điểm và hạn chế riêng, nhưng nó cũng có điểm trung là vài trò quyết định của cấp trung ương; Mô hình quản lý tập trung thì sự phụ thuộc của các địa phương vào cấp trung ương nhiều hơn, tính chủ động và quyền lực hạn chế hơn, nhưng sự gắn bố giữa trung ương và địa phương lại chặt chẽ hơn; ngược lại mô hình quản lý phi tập trung sẽ tạo cho các bang tính chủ động và quyền lực cao hơn, sự phụ thuộc vào chính quyền liên bang ít hơn, chính vì vậy mà sự gắn bó với nhau cũng hạn chế hơn.

Trong phạm vi chuyên đề này chỉ bàn về phân cấp quản lý về thực quyền hành pháp, về mối quan hệ giữa Chính phủ (bao gồm cả các bộ ngành thuộc chính phủ) với chính quyền địa phương (bao gồm cả các sở ban ngành địa phương).

Thực thi quyền hành pháp chính là việc tổ chức hiện luật pháp đã được Quốc hội thông qua và Chủ Tịch nước ký ban hành, Việc thực hiện luật pháp của nhà nước bao gồm rất nhiều cơ quan, nhiều tổ chức dưới sự chỉ đạo điều hành của Chính phủ và đứng đầu là Thủ Tướng Chính phủ, một số quốc gia quyền lực này thuộc về Tổng thống, ví dụ như Hợp chủng quốc Hoa Kỳ, Cộng hòa liên bang Nga. Do vậy trong quá trình thực thi quyền hành pháp đòi hỏi phải có sự phân công, phân cấp quản lý rõ ràng và có sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan thực thi quyền hành pháp. Đây chỉ là sự tất yếu khách quan mà cũng là một yêu cầu của thực tiễn để tăng cường hiệu lực, hiệu quả của việc tổ chức thực thi quyền hành pháp.

Phân cấp quản lý là một một cách thức tiếp cận của tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh hay cung cấp dịch vụ của một tổ chức từ mô hình tập trung quy mô lớn có tính tập trung cao độ sang mô hình quy mô nhỏ phi tập trung nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh hay cung cấp dịch vụ, nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức.

Tuy vậy, cho đến nay vẫn chưa có được một khái niệm về quản lý và phân cấp quản lý thống nhất, điều này cũng không quá quan trọng, quan trọng hơn là hiểu bản chất của quản lý là gì và phân cấp quản lý là gì, chứ không phải là sự tranh luận mang tính hàn lầm về ngữ nghĩa của một khái niệm.

Để minh họa cho nội hàm của phân cấp quản lý, chúng ta có thể nghiên cứu 2 ví dụ điển hình từ những năm thập niên 1990 và mô hình của các tập đoàn sản xuất kinh doanh quy mô lớn hiện nay.

Ví dụ 1: Về mô hình chăn muôi bò sữa của môt nông trường quy mô lớn ở Sơn La những năm 1990, mội hoạt động sản xuất kinh doanh do nông trường trực tiếp điều hành và người thực hiện là công nhân nông trường, người công nhân làm công ăn lương, kết quả là sản xuất kinh doanh hiệu quả kém, nông trường có nguy cơ tan vỡ. Trước bối cảnh đó Nhà nước cho phép nông trường (cấp 1) - đội sản xuất (cấp 2) và hộ gia đình (cấp 3). Nông trường sẽ phân cấp quản lý cho đội sản xuất và đội sản xuất phân cấp trách nhiệm đến hộ gia đình; Nông trường không trực tiếp điều hành sản xuất mà chủ yếu là làm công tác quản lý, cung cấp dịch vụ như thu mua và tiêu thụ sản phẩn sữa của cá hộ gia đình, cung cấp bò giống, bảo đảm về mặt thu y, chuyển giao kỹ thuật, nâng cao năng lực sản xuất cho các hộ gia đình. Các đội sản

172

xuất chỉ làm nhiệm vụ hỗ trợ nông trường cung cấp dịch vụ cho các hộ gia đình, việc sản xuất kinh doanh do các hộ gia đình tự quyết định. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tăng trưởng mạnh, thu nhập của người dân tăng lên nhanh chóng , đời sống được cải thiện rõ rệt. Từ đó nông trường mở thêm các đội chế biến sản phẩm sữa bò tươi thành các sản phẩm bánh, kẹo, sữa đặc…và nông trường ngày cảng phát triển mạnh mẽ.

Ví dụ 2: Về hợp tác xã nông nghiệp thời bao cấp sang mô hình hợp tác xã kiểu mới. Mô hình hợp tác xã nông nghiệp thời bao cấp tổ chức điều hành sản xuất chung người nông dân trở thành xã viên hợp tác xã đi làm công cho hợp tác xã và được chia thóc theo ngày công lao động, mô hình này dẫn đến làm ăn kém hiệu quả, năng suất lao động thập, thu nhập của người dân thấp, đời sống gặp khó khăn đất nươc sthieeus lương thực. Từ khi chuyển sang thực hiện cơ chế khoán 10 vào những năm đầu thập niên 1990 và chuyển đổi mô hình hợp tác xã kiểu cũ sang mô hình hợp tác xã kiểu mới, đất được giao khoán cho người dân ( hộ gia đình) hộ gia đình tự chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh của mình, Hợp tác xã chỉ đống vai trò điều hành chung, cung cấp dịch vụ phục vụ cho sản xuất nông nghiệp như phân bón, thuốc trừ sâu, thủy lợi, khuyến cáo bà con nông dân sản xuất đúng thời vụ và chọn giống pphuf hơp với thời vụ và thu thuế ( thóc và nộp cho nhà nước) chứ không trực tiếp điều hành sản xuất như trước đây.

Kết quả của sự chuyển đổi mô hình này đã làm cho sản xuất nông nghiệp hiệu quả, năng suất lao động tăng nhanh, thu nhập và đời sống của người dân khá hơn rất nhiều, đất nước từ chỗ thiếu lương thực sang thừa lương thực và xuất khẩu lương thực, có năm xuất khẩu trên 5 triệu tấn lương thực. Sự chuyển đổi mô hình này được coi là sự thay đổi về cơ chế tổ chức sản xuất, giải phóng được sức lao động tạo được động lực cho người dân để sản xuất kinh doanh hiệu quả hơn.

Ví dụ 3: Hầu hết các tập đoàn sản xuất kinh doanh quy mô lớn hiện nay đều hình thành mô hình quản lý công ty mẹ và công ty con, công ty mẹ chuyển giao quyền tự chủ sản xuất kinh doanh cho công ty con; công ty mẹ chỉ làm nhiệm vụ quản lý, điều hành chung, nghiên cứu và cung cấp một số dịch vụ cho các công ty con, chuyển giao tiến bộ khoa học và công nghệ cho các công ty con. Mô hình này hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả hơn nhiều so với các tổng công ty chỉ có một thành viên, không có các công ty nhỏ bên trong.

Cần phải nhận thức đúng về phân cấp quản lý và ý nghĩa của phân cấp quản lý, khắc phục những nhận thức chưa đúng, chưa đầy đủ về phân cấp quản lý;

Phân cấp quản lý không phải làm mất đi quyền lực, chia sẻ quyền của tổ chức mà là sự phân công trách nhiệm cụ thể hơn, rõ ràng hơn giữa tổ chức và các đơn vị thành viên của các tổ chức, cũng như các cá nhân là thành viên của tổ chức. Khí nói đến trách nhiệm đã bao hàm cả quyền hạn, nhiệm vụ và quyền lợi của từng thành viên trong tổ chức;

Phân cấp quản lý là sự tăng thêm trách nhiệm cho các tổ chức thành viên cấp dưới, giảm bớt một phần trách nhiệm cụ thể của tổ chức cấp trên song trách nhiệm cuối cùng của tổ chức cấp trên vẫn không thay đổi;

173

Phân cấp quản lý làm tăng thêm tính cộng đồng trách nhiệm giữa cấp trên và cấp dưới và cộng đồng trách nhiệm của tất cả các thành viên trong tổ chức.

Phân cấp quản lý làm tăng thên sự tham gia có trách nhiệm của các thành viên trong tổ chức trong hoạt động quản lý điều hành tổ chức sản xuất kinh doanh hay cung cấp dịch vụ.

Phân cấp sẽ tạo nên động lực về lợi ích để khuyến khích các thành viên của tổ chức làm việc có hiệu quả hơn, nhằm đạtt được mục tiêu chung của tổ chức, qua đó lợi ích của các thành viên cũng đươc cải thiện tốt hơn.

2.2 Phân cấp trong hoạt động quản lý Phân cấp trong hoạt đông quản lý nói chung và phân cấp trong hoạt động quản

lý nhà nước nói riêng đều dựa trên khái niệm chung về phân cấp quản lý và nó có nguồn gộc từ phân cấp trong hoạt động sản xuất kinh doanh vì mục tiêu hiệu quả kinh tế- xã hội.

Dưới góc độ pháp luật, phân cấp quản lý nhà nước được hiểu là sự chuyển giao ổn định thẩm quyền, nhiệm vụ và trách nhiệm từ cơ quan quản lý cấp trên xuống cấp dưới trực thuộc nhằm đạt mục tiêu chung một cách có hiệu quả nhất trong quá trình phân công quản lý của cả hệ thống hành chính nhà nước. Trong phạm vi thẩm quyền được giao, mỗi cấp có quyền hành động tự chủ nhất định để phát huy tính năng động và sáng tạo của mình. Phân cấp quản lý hành chính nhà nước không phải là phân chia quyền lực giữa trung ương với địa phương, cũng không phải phân chia giữa cấp trên với cấp dưới, đó chỉ là sự phân định rõ nhiệm vụ và thẩm quyền một cách hợp lý, tạo thuận lợi cho việc giải quyết các công việc của nhà nước nhằm nâng cao hiệu quả của hành chính nhà nước.

Phân cấp trong hoạt động quản lý nhà nước rất đa dạng gồm nhiều lĩnh vực khác nhau, như phân cấp về quản lý tài chính, phân cấp về quản lý hoạt động đầu tư cơ sở hạ tầng, phân cấp quản lý về hành chính… phân cấp quản lý cung ứng dịch vụ công là một dạng của phân cấp hoạt động quản lý nhà nước

Tuy vậy, khi bàn về phân cấp quản lý cũng còn nhiều ý kiến khác nhau cả ở học độ hàn lâm và gọc độ thực tiễn, do vậy chúng ta cần có các góc nhìn đa chiều hơn về phân cấp quản lý.

Cách thứ nhất: Phân cấp quản lý nhìn nhận từ khía cạnh quyền hạn và trách nhiệm trong việc thực thi quyền hành pháp.

Việc thực thi quyền hành pháp là việc đưa luật pháp chính sách vào cuộc sống, thực hiện luật pháp, chính sách đã ban hành, do vậy việc phâmn cấp quản lý việc thưc hiện luật pháp chính sách phải được phân rõ trách nhiệm của chính quyền trung ương với chính quyền địa phương, giưa chính quyền địa phương cấp tỉnh với chính quyền địa phương cấp thấp hơn (huyện) và giữa cấp huyên với cấp xã…

Phân cấp về bản chất là thể hiện mối quan hệ về trách nhiệm giữa cấp trên và cấp dưới (giữa chính quyền trung ương và chính quyền địa phương) Việc phân cấp phải làm rõ quyền hạn và trách nhiệm của từng cấp, trong đó chú trong môt số vấn đề cốt lõi sau:

- Quyền hạn như thế nào trong kiểm soát chính sách công

174

- Quyền hạn liên quan đến huy động, quản lý,phân bổ nguồn lực - Quyền hạn liên quan đến cung ứng dịch vụ công cho nhân dân và cộng

đồng trên địa bàn lãnh thổ địa phương - Các quyền khác để bảo đảm thực hiện được nhiệm vụ đã được phân cấp

Chữ cấp trong phân cấp không chỉ hàm ý giữa cấp chính quyền trung ương và chính quyền địa phương mà nó còn thể hiện mối quan hệ trách nhiệm giữa tổ chức cấp trên và tổ chức cấp dưới theo lĩnh vực gọị ngành như ngành Tài Chính, ngành giao thông vận tải, ngành xây dựng, ngành Lao động - Thương binh và Xã hội …

Cách thứ hai: Phân cấp được xem xét dưới khía cạnh thay đổi phương thức hoạt động quản lý của tổ chức, trong đó có các tổ chức nhà nước.

Bất cứ tổ chức nào thuộc bộ máy nhà nước (bộ, ban ngành, UBND, các sở, phòng….) khi được thành lập đều được quy định rất cụ thể về chức năng, nhiệm vụ, thậm chí có luật quy đinh cụ thể về tổ chức như luật Quốc Hội, luật chính phủ…và về nguyên tắc các tổ chức này phải hoạt động theo luật, theo chức năng, nhiệm vụ đã được quy định trong các văn bản quyết định về việc thành lập tổ chức. Tuy nhiên trong quá trình hoạt động cũng nẩy sinh nhiều vấn đề chưa hợp lý, chưa hiệu quả chưa hiệu quả; vì có thể giai đoạn đầu chức năng nhiệm vụ của tổ chức là phù hợp nhưng theo thời gian hoàn cảnh thay đổi, chức năng nhiệm vụ, cách thức quản lý hoạt động của tổ chức không còn phù hợp nữa cần phải nghiên cứu thay đổi cách thức quản lý, mô hình quản lý sao cho hoạt động hiệu quả hơn.

Việc phân cấp hoạt đông quản lý theo cách thứ hai này là quá trình cải cách thay đổi cách thức hoạt động quản lý, hình thành mô hình quản lý mới phù hợp hơn, mang lại hiệu quả kinh tế xã hôi cao hơn. Chính vì điều này mà nước ta rất tích cực trong việc cải cách hành chính, theo hướng này thì một số nhiệm vụ và quyền hạn của tổ chức cấp cao hơn được chuyển giao dần cho tổ chức cấp thấp hơn trong một tổ chức có kết cấu theo thứ bậc (chính quyền trung ương, chính quyền cấp tỉnh, chính quyền cấp huyện, chính quyền cấp xã), ở một số nước còn chính quyền đặc khu. Khi nhiệm vụ quyền hạn được giao nhiều hơn cùng đồng nghĩa là trách nhiên cũng lớn hơn

Quá trình phân cấp hay “trao quyền” này cùng thường đi theo nó là mở rộng hay tăng cường sự giám sát của người dân thông qua những cơ chế phù hợp và tăng cường sự giám sát hoạt đông của tổ chức cấp trên đối với hoạt động của tổ chức cấp dưới.

Cách thứ ba: Phân cấp xem xét trên khía cạnh gắn liền với đa mục tiêu Quá trình hoạt động quản lý nhà nước thưởng phải được tích hợp với nhiều

mục tiêu khác nhau, do vậy khi thực hiện phân cấp trong hoạt động quản lý cũng thường phải gắn với việc thực hiện đa mục tiêu khác như :

- Tăng cường dân chủ ở địa phương - Gia tăng quyền công dân - Tăng cường sự tham gia của người dân - Tăng cường sự bình đẳng - Công bằng và phát triển - Tằng cường tính hiệu quả cả về kinh tế và xã hội…

175

Một trong những tiêu chí quan trọng của “quản trị tốt” mà nhiều nước thế giới đang thực hiện là tăng cường sự tham gia của người dân vào các hoạt động phát triển trong đó có hoạt động quản lý nhà nước. Sự tham gia của người dân và của các tổ chức xã hội dân sự sẽ làm cho quá trình phát triển xã hội công bằng và minh bạch hơn.

Việt Nam đang trong quá trình cải cách hành chính, thực hiện dân chủ cơ sở và tạo cơ chế tăng cường sự tham gia của dân vào các hoạt động quản lý xã hội, sự tham gia của người dân, các tổ chức xã hội dân sự được thể hiện ngay từ khi nghiên cứu hoạch định chính sách (xin ý kiến người dân qua cổng thông tin điên tử của chính phủ, các bộ ngành), hội thảo tham vấn; tham gia vào quá trình xác định đối tượng thụ hưởng chính sách (công khai danh sách hộ nghèo, người được hưởng trợ cấp xã hội, tham gia vào quá trình lựa chọn công trình đầu tư cấp xã (chương trình 30a, chương trình 135…).

Cách thứ tư: Phân cấp là sự phân chia thành các nhóm nhỏ để nâng cao hiệu quả hoạt động (chia nhỏ để quản lý tốt hơn).

Việc phân chia từ một tổ chức lớn thành nhiều tổ chức nhỏ có mối liên kết chặt chẽ với nhau qua việc chia sẻ thông tin và kết nối hoạt động nhằm hướng đến mục tiêu hoạt động hiệu quả hơn là một cách tiếp cận đã được nhiều tổ chức kinh tế áp dụng. Mô hình này cũng huy động được sự tham gia của nhiều người cùng gánh vác trách nhiệm của tổ chức hơn; khả năng huy động nguồn lực và phát huy trí sáng tạo của nguồn nhân lực cũng đa dạng hơn, việc quản lý các hoạt động cũng đơn giản và hiệu quả hơn.

Cách thứ năm: Phân cấp được xem xét dưới khía cạnh tổ chức cấp trên trao thêm một số quyền lực cho tổ chức cấp dưới.

Sự phân cấp hoạt động quản lý giữa tổ chức cấp trên với tổ chức cấp dưới, giữa chính quyền trung ương và chính quyền địa phương có thể nhìn nhân như là một cách chuyển giao một phần quyền lực của tổ chức cấp trên cho tổ chức cấp dưới hướng đến mục tiêu hoạt động quản lý hiệu quả hơn . Việc chuyển giao quyền lực trong trường hợp này được hiểu thực chất là chuyển giao một phần trách nhiệm hoạt động quản lý, bởi lẽ ở Việt Nam chỉ có quyền lực nhà nước, mà quyền lực nhà nước là thống nhất, không có sự phân chia quyền lực mà chỉ là sự phân công phối hợp thực hiện 3 quyền đó là quyền lập pháp, quyền hành pháp và quyền tư pháp. Không có quyền lực của chính quyền trung ương hay quyền lực của chính quyền địa phương mà chỉ là sự thực thi quyền hành pháp, tức là tổ chức thực hiện luật pháp chính sách của nhà nước.

Phân cấp trong hoạt động quản lý theo cách nghiên cứu này là sự phí tập trung hóa quyền ra quyết định của một tổ chức hay cá nhân nhằm nâng cao hiệu quả việc thực hiện mục tiêu của tổ chức.

3. Phân cấp quản lý nhà nước 3.1. Khái niệm về phân cấp quản lý nhà nước Phân công, phân cấp trong hoạt động quản lý nhà nước là một chủ trương lớn,

nội dung quan trọng được đề cập một cách có hệ thống và nhất quán trong các văn kiện của Đảng ta thời gian gần đây. Nghị quyết Hội nghị lần thứ ba Ban chấp hành

176

Trung ương Đảng (Khóa VIII) đề ra phương hướng “phân định trách nhiệm, thẩm quyền giữa các cấp chính quyền theo hướng phân cấp rõ hơn cho địa phương, kết hợp chặt chẽ quản lý ngành và quản lý lãnh thổ, thực hiện đúng nguyên tắc tập trung dân chủ”. Văn kiện Đại hội Đảng IX xác định “phân công, phân cấp, nâng cao tính chủ động của chính quyền địa phương” và “phân cấp mạnh và toàn diện giữa các cấp trong hệ thống hành chính nhà nước” là một trong những định hướng nhằm cải cách thể chế và phương thức hoạt động của Nhà nước.

Hiện nay, có một số quan niệm khác nhau xung quanh khái niệm “phân cấp”, Theo một số tác giả, phân cấp chính là phân quyền giữa trung ương và địa phương (Nguyễn Cửu Việt, 1997, tr. 12), phân cấp là phân ra, chia thành các cấp, các hạng (Nguyễn Như Ý, 1999) . Phân cấp có sự chuyển giao quyền lực quản lý xuống các cấp dưới để thực hiện cho sát dân và sát tình hình thực tiễn, đồng thời, để giảm bớt khối lượng cho cấp trên khỏi phải trực tiếp giải quyết những việc sự vụ. Việc phân cấp phải gắn trách nhiệm với quyền hạn rõ ràng và bảo đảm tính thống nhất từ trung ương đến cơ sở (Tô Tử Hạ, 2003). Có quan niệm khác cho rằng, phân cấp có thể theo hai hướng: một hướng nằm ngang là sự phân chia căn cứ vào sự khác nhau của các công việc của một cấp; hướng nằm dọc (thẳng đứng) là sự phân chia theo cơ cấu thứ bậc công việc giữa các cấp khác nhau (Đoàn Trọng Truyến, 1997, tr. 744).

Có ý kiến cho rằng, cần phân biệt “phân cấp quản lý” với một số khái niệm gần với nó là phân công, phân nhiệm, phân quyền vì “phân công và phân nhiệm đều để chỉ sự xác định quyền hạn, trách nhiệm cả theo chiều ngang và chiều dọc. Thông thường, người ta sử dụng khái niệm phân công để chỉ quan hệ theo chiều ngang với dụng ý phân biệt nó với phân cấp. Nếu phân quyền được hiểu là phân giao quyền hạn cho một cơ quan hoặc một cấp chính quyền nào đấy thì thực ra sử dụng thuật ngữ phân công và phân cấp là đầy đủ và chính xác hơn” (Trương Đắc Linh, 2002, tr. 24-25).

Như vậy, cho đến nay, mặc dù được sử dụng một cách rộng rãi, song cách hiểu về phân cấp còn chưa hoàn toàn thống nhất.

Dưới góc độ ngôn ngữ, “cấp” được hiểu là loại hạng trong một hệ thống (xếp theo trình độ cao thấp, trên dưới) (Từ điển Tiếng Việt - Viện Ngôn ngữ học, 1995, tr.744). Từ đó, phân cấp quản lý được cắt nghĩa là giao bớt một phần quyền quản lý cho cấp dưới, quy định nhiệm vụ và quyền hạn cho mỗi cấp. Như vậy, ở đây có hai nội dung cần lưu ý là chuyển giao thẩm quyền cho cấp dưới và xác định thẩm quyền của mỗi cấp trong đó.

Hiện nay, căn cứ vào cách phân chia đơn vị hành chính - lãnh thổ mà ở Việt Nam hình thành các cấp chính quyền: trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã. Phân cấp quản lý nhà nước, trước hết được hiểu là phân cấp giữa trung ương với chính quyền cấp tỉnh; đồng thời, còn bao hàm cả phân cấp giữa các cấp chính quyền địa phương với nhau. Theo các văn kiện của Đảng, phân cấp được tiến hành theo hướng “phân cấp rõ hơn cho địa phương, kết hợp chặt chẽ quản lý ngành và quản lý lãnh thổ và trên cơ sở nguyên tắc “chính quyền trung ương quản lý tập trung một số lĩnh vực theo ngành dọc được xác định từ yêu cầu thực tế. Đối với một số lĩnh vực khác, trung ương trực tiếp quản lý một phần, còn một phần phân cấp cho địa phương quản lý”. Cũng với

177

tinh thần đó mà hiện nay, phân cấp được hiểu là việc chuyển giao nhiệm vụ, thẩm quyền từ cơ quan quản lý nhà nước cấp trên xuống cơ quan quản lý cấp dưới nhằm đạt mục tiêu chung là nâng cao hiệu quả quản lý (Bộ Nội vụ, 2003, tr. 1).

Việc chuyển giao nhiệm vụ, quyền hạn chỉ có thể được tiến hành một khi thẩm quyền và trách nhiệm của cấp chuyển giao và cấp được chuyển giao đã được xác định hết sức rõ ràng. Vì vậy, bản thân khái niệm phân cấp phải hàm chứa trong đó nội dung phân định thẩm quyền của từng cấp hay nói một cách khác, phân định thẩm quyền là tiền đề cho việc chuyển giao nhiệm vụ, quyền hạn (hoặc rộng hơn nữa, điều chỉnh khối lượng nhiệm vụ, quyền hạn cho phù hợp với khả năng và điều kiện thực tế của mỗi cấp chính quyền). Trên cơ sở những lập luận đó, có thể đưa ra khái niệm về phân cấp quản lý nhà nước như sau: Phân cấp quản lý nhà nước là sự phân định thẩm quyền, trách nhiệm giữa các cấp chính quyền trên cơ sở bảo đảm sự phù hợp giữa khối lượng và tính chất thẩm quyền với năng lực và điều kiện thực tế của từng cấp nhằm tăng cường chất lượng, hiệu lực và hiệu quả của hoạt động quản lý nhà nước.

3.2. Cơ sở lý luận về mối quan hệ giữa trung ương và địa phương a) Bản chất của mối quan hệ giữa trung ương và địa phương Mối quan hệ giữa trung ương và địa phương là một vấn đề chính trị - pháp lý,

liên quan đến việc xác định hình thức nhà nước và nguyên tắc tổ chức quyền lực nhà nước trong mô hình nhà nước tương ứng.

Quy chế pháp lý của từng cấp chính quyền được thể hiện ở địa vị hiến định, ở khối lượng thẩm quyền mà cấp đó đảm nhiệm. Khi thực hiện những thẩm quyền của mình, mỗi cấp chính quyền có tính độc lập tương đối, song không biệt lập với các chủ thể quản lý nhà nước khác. Đồng thời, thực tiễn quản lý nhà nước không loại trừ trường hợp có nhiều chủ thể quản lý có cùng chung khách thể và đối tượng quản lý, nhưng phạm vi quản lý lại ở mức độ khác nhau. Vì vậy, vấn đề đặt ra là cần định rõ phạm vi hoạt động của mỗi cấp chính quyền nhà nước. Từ đó, mối quan hệ giữa trung ương và địa phương, xét về bản chất, thể hiện ở việc phân cấp quản lý nhà nước, có nghĩa là phân định thẩm quyền giữa các cơ quan nhà nước trung ương với các cơ quan nhà nước ở địa phương mà trước hết là cấp tỉnh. Đối với một số trường hợp khác, phân cấp được tiến hành để giải quyết mối quan hệ trực tiếp giữa trung ương và các cấp chính quyền thấp hơn - cấp huyện hoặc cấp xã.

b) Nguyên tắc xác định mối quan hệ giữa trung ương và địa phương. Mối quan hệ giữa trung ương và địa phương (trước hết là cấp tỉnh) được quyết

định bởi mô hình tổ chức nhà nước và các nguyên tắc cơ bản trong tổ chức quyền lực nhà nước. Theo Hiến pháp và truyền thống tổ chức Nhà nước ta, Việt Nam luôn là một Nhà nước đơn nhất. Đặc trưng của mô hình Nhà nước này là quyền lực nhà nước được tập trung, thống nhất; Nhà nước là chủ thể duy nhất mang chủ quyền quốc gia và các cơ quan nhà nước được tổ chức theo thứ bậc và hoạt động theo trật tự hiến định, luật định. Từ đây, việc xác định, mối quan hệ giữa trung ương - địa phương phải bảo đảm tuân thủ nguyên tắc về chủ quyền quốc gia là nơi thể hiện tính tối cao của quyền lực nhà nước trong quan hệ đối nội và tính độc lập của nó trong quan hệ đối ngoại. Chủ quyền quốc gia đòi hỏi bảo đảm tính thống nhất, tập trung của quyền

178

lực nhà nước, đặc biệt trong việc quyết định những vấn đề quan trọng, có liên quan đến đời sống của một bộ phận lớn hoặc của toàn bộ xã hội, đến lợi ích của Nhà nước. Cũng chính xuất phát từ yêu cầu bảo vệ chủ quyền quốc gia mà các cơ cấu lãnh thổ địa phương trong Nhà nước đơn nhất không thể được thừa nhận quy chế độc lập tuyệt đối và không có khái niệm “Nhà nước trung ương” và “Nhà nước địa phương” trong mô hình Nhà nước đơn nhất.

Đề cập đến mối quan hệ trung ương - địa phương, cần phải giải quyết một vấn đề mang tính lý luận là kết hợp hai khía cạnh: tập trung hoá quyền lực nhà nước để bảo đảm chủ quyền quốc gia và dân chủ vốn là đặc trưng của chế độ nhà nước xã hội chủ nghĩa. Tập trung quyền lực là một yếu tố nhằm bảo đảm tính thống nhất của quyền lực nhà nước, nhằm thực hiện triệt để nguyên tắc tất cả quyền lực nhà nước thuộc về nhân dân. Trong một số lĩnh vực và trường hợp, Nhà nước mà biểu tượng là các cơ quan trung ương phải thể hiện rõ vai trò của mình bằng cách đưa ra quyết định cuối cùng để bảo vệ lợi ích của toàn quốc gia, dân tộc. Cũng chính vì vậy mà một số lĩnh vực quan trọng của đời sống xã hội không thể được phân cấp cho địa phương như lĩnh vực quốc phòng, tư pháp, ngoại giao, chính sách tiền tệ... Ngoài mục tiêu bảo đảm tính thống nhất của quyền lực nhà nước, mối quan hệ trung ương - địa phương phải được xác định sao cho phù hợp với nhu cầu, nguyên tắc dân chủ, bảo đảm quyền tự chủ, sáng tạo của địa phương và phát huy tối đa năng lực, tiềm năng của địa phương nhằm góp phần vào sự phát triển toàn diện và vững mạnh của cả nước. Để kết hợp hai khía cạnh nói trên, vấn đề đặt ra là cần khai thác một cách khoa học và vận dụng thích hợp nguyên tắc phối hợp trong thực hiện quyền lực nhà nước vốn là một chủ trương nhất quán của Đảng và Nhà nước ta. Để có cơ chế phối hợp một cách hiệu quả, điều đầu tiên là cần phân định rõ thẩm quyền của từng chủ thể quản lý nhà nước hay nói một cách khác, tiền đề của phối hợp phải là tính rõ ràng trong việc phân định nhiệm vụ, quyền hạn. Bên cạnh đó, để thực hiện nguyên tắc pháp chế, mối quan hệ trung ương - địa phương phải được xây dựng dựa trên một nền tảng và cơ sở pháp lý vững chắc. Vì vậy, việc phân định thẩm quyền phải được ghi nhận trong các văn bản quy phạm pháp luật và nhiệm vụ cấp bách đặt ra hiện nay là hình thành cơ sở lý luận để xây dựng và tiếp tục hoàn thiện các nguyên tắc pháp lý, các quy định pháp luật về mối quan hệ giữa trung ương - địa phương.

3.3. Ý nghĩa, vai trò, mục tiêu, nguyên tắc, nội dung phân cấp a) Mục tiêu, ý nghĩa, vai trò của phân cấp quản lý nhà nước Theo các nghị quyết của Đảng, đặc biệt là Đại hội Đảng IX, phân cấp được đặt

trong bối cảnh “đẩy mạnh cải cách tổ chức và hoạt động của Nhà nước, phát huy dân chủ, tăng cường pháp chế”. Nghị quyết cũng xác định “phân cấp mạnh và toàn diện giữa các cấp trong hệ thống hành chính nhà nước” là một trong những định hướng và giải pháp chủ yếu nhằm “đẩy mạnh cải cách hành chính” là công việc quan trọng quyết định thành công của công cuộc đổi mới giai đoạn 2001 - 2005.

Ngày 11/6/2003,Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 121/2003/QĐ-TTg phê duyệt Chương trình nghiên cứu xác định vai trò, chức năng và cơ cấu tổ chức của các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước giai đoạn I (2003-2005). Tại đó, mục tiêu phân cấp quản lý trung ương - địa phương được khái quát hoá là “nhằm quy định rõ ràng, cụ thể nhiệm vụ, thẩm quyền, trách nhiệm của

179

mỗi cấp trong hệ thống hành chính nhà nước; phát huy tính năng động, sáng tạo, quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm của mỗi cấp chính quyền địa phương trong giải quyết công việc cho dân nhanh chóng, thuận lợi, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước và phát triển kinh tế - xã hội của từng địa phương và của cả nước”.

Trong bối cảnh và điều kiện cụ thể hiện nay, để vươn tới mục tiêu bao trùm và tổng quát nói trên, phân cấp quản lý nhà nước giữa trung ương và địa phương phải hướng tới việc giải quyết một số mục tiêu cụ thể, mang tính cấp bách. Luật Tổ chức Chính phủ năm 2001 giao cho Chính phủ nhiệm vụ “quyết định và chỉ đạo thực hiện phân công, phân cấp quản lý ngành và lĩnh vực trong hệ thống hành chính nhà nước” (Điều 16). Hiện nay, có những quan điểm khác nhau về thẩm quyền quy định phân cấp quản lý nhà nước. Về mặt ý tưởng và nguyên tắc, phân cấp là một nội dung của luật. Điều này cũng đáp ứng một trong những tiêu chí của Nhà nước pháp quyền là Nhà nước quản lý xã hội bằng luật, đề cao luật trong hệ thống các nguồn pháp luật khác. Tuy nhiên, trong khi luật chưa thể lường hết mọi tình huống phân cấp thì việc giao cho Chính phủ quy định về phân cấp trong từng ngành, lĩnh vực là một giải pháp phù hợp với nguyên tắc “Nhà nước quản lý xã hội bằng pháp luật”. Vì vậy, mục tiêu cấp bách hiện nay là tăng cường công tác lập quy của Chính phủ để tiến hành phân cấp quản lý trong từng ngành, lĩnh vực cụ thể.

Luật Tổ chức Chính phủ bổ sung hai chức năng quan trọng của bộ, cơ quan ngang bộ là quản lý nhà nước các dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực và thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của Nhà nước tại doanh nghiệp có vốn Nhà nước theo quy định của pháp luật (Điều 22). Vì vậy, một trong những định hướng trong phân cấp là nghiên cứu cơ chế để phân định thẩm quyền giữa trung ương và địa phương trong hai lĩnh vực mới nêu trên. Bên cạnh đó, việc rà soát quá trình cải cách hành chính thời gian qua cho thấy, phân cấp trong một số lĩnh vực quản lý nhà nước có nhiều bất cập, cần tập trung giải quyết kịp thời như lĩnh vực tài chính, ngân sách; về đất đai; đầu tư; văn hoá - xã hội; tổ chức bộ máy, cán bộ, công chức. Vì vậy, mục tiêu cụ thể của phân cấp quản lý phải được tiến hành theo trọng điểm nhằm giải quyết những vấn đề như đã nêu trên.

Với mục tiêu được đặt ra như vậy, phân cấp có vai trò và ý nghĩa hết sức quan trọng dưới hai góc độ: góc độ tổ chức quyền lực nhà nước, pháp chế và góc độ dân chủ.

Tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước là một trong những vấn đề quan trọng phải được thể chế hoá bằng các nguyên tắc Hiến pháp và bằng pháp luật. Dưới giác độ này, phân cấp là một biện pháp mang tính pháp lý để giải quyết mối quan hệ giữa trung ương và địa phương, xác định vị trí của từng cấp chính quyền - yếu tố quan trọng để hiện thực hoá nguyên tắc pháp chế - một đòi hỏi đối với phương thức hoạt động của Nhà nước pháp quyền theo tinh thần Nghị quyết sửa đổi, bổ sung một số điều của Hiến pháp năm 1992.

Nhà nước pháp quyền được đặc trưng bởi tính dân chủ trong phương thức tổ chức quyền lực nhà nước. Dân chủ cũng vốn là một trong những nét ưu việt của chế độ xã hội chủ nghĩa của chúng ta. Phân cấp với mục đích tạo quyền tự chủ, sáng tạo, phát huy tính năng động của địa phương, để khai thác thế mạnh và tiềm năng của chính quyền cơ sở là một biểu hiện rõ nét của dân chủ và phù hợp với xu thế hiện nay

180

là tăng cường tính tự quản của địa phương trong việc quyết định những vấn đề của địa bàn lãnh thổ.

Nhà nước ta là Nhà nước của dân, do dân, vì dân. Đối với hoạt động quản lý nhà nước, yêu cầu đã và đang đặt ra là bảo đảm tính khoa học, tính hiệu quả của quản lý nhà nước để hướng tới mục đích cuối cùng là tạo thuận lợi cho nhân dân, bảo vệ lợi ích của nhân dân. Việc phân định thẩm quyền rõ ràng, dựa trên luận cứ khoa học rằng chắc là điều kiện để phát huy tính hiệu quả của cơ chế quản lý nhà nước, tăng cường trách nhiệm và tinh thần phục vụ nhân dân của cán bộ, công chức các cơ quan nhà nước và là cơ sở để nhân dân giám sát, kiểm tra hoạt động của bộ máy nhà nước.

Với mục tiêu và ý nghĩa, vai trò như vậy, phân cấp là một đòi hỏi bức bách, được hình thành như một biện pháp rồi đến chính sách và có thể được xem là một trong những nguyên tắc quản lý nhà nước.

b) Nguyên tắc phân cấp quản lý nhà nước Phân cấp quản lý nhà nước là một nội dung của cải cách hành chính và rộng

hơn là đổi mới tổ chức và hoạt động của Nhà nước. Vì vậy, nó phải được tiến hành trên cơ sở những định hướng và quan điểm chỉ đạo xuyên suốt hai quá trình nói trên, trong đó phải kể đến các nguyên tắc: tất cả quyền lực nhà nước thuộc về nhân dân; bảo đảm sự lãnh đạo của Đảng; tập trung dân chủ; pháp chế. Bên cạnh đó, phân cấp được đặc trưng bởi một số nguyên tắc như sau:

- Bảo đảm tính thống nhất của quyền lực nhà nước: Như trên đã nêu, quản lý nhà nước là sản phẩm của sự phân công lao động nhằm phối hợp và liên kết hoạt động của các tổ chức, cá nhân. Xuất phát từ tính thống nhất của quyền lực nhà nước mà các chủ thể quản lý dù có chức năng, nhiệm vụ cụ thể ở phạm vi và quy mô khác nhau, song tất cả cùng hướng tới một mục tiêu chung và một nhiệm vụ chung.

Để bảo đảm chủ quyền quốc gia là biểu tượng của tính thống nhất của quyền lực nhà nước, một số lĩnh vực quản lý nhà nước và một số thẩm quyền trong từng lĩnh vực đó được xem như đặc quyền của trung ương và việc chuyển giao cho địa phương là sự vi phạm tính thống nhất của quyền lực nhà nước, Chính vì vậy mà một số chức năng của Nhà nước chỉ có thể được phân công theo chiều ngang giữa các cơ quan lập pháp hành pháp và tư pháp mà không thể phân cấp theo chiều dọc cho các cơ quan địa phương.

- Bảo đảm tính hiệu quả: Phân cấp là một quá trình bắt đầu từ việc thử nghiệm hoặc rà soát chức năng, nhiệm vụ của từng cấp chính quyền để phát hiện khả năng, tính trội của một cấp nhất định trong việc đảm nhiệm một công việc, hoạt động thuộc nội dung quản lý nhà nước. Việc lựa chọn chủ thể quản lý phải xuất phát từ tiêu chí hiệu quả, có nghĩa là cấp nào có khả năng đạt được mục tiêu, chất lượng và yêu cầu quản lý với chi phí ít nhất và thời gian ngắn nhất thì nên giao nhiệm vụ tương ứng cho cấp đó. Hiện nay, có nhiều tiêu chí để đánh giá tính hiệu quả của hoạt động quản lý nhà nước.

Dưới góc độ bảo đảm tính nhân dân của nền hành chính nhà nước, chất lượng của công tác quản lý phải được phản ánh bằng các chỉ số như: sự gần dân, thuận lợi cho dân, nhanh chóng và đơn giản về thủ tục. Nguyên tắc bảo đảm tính hiệu quả của

181

phân cấp quản lý nhà nước cũng được áp dụng một cách phổ biến ở một số nước và đôi khi, được gọi là nguyên tắc “cấp tốt nhất”.

- Bảo đảm tính phù hợp: Nếu như tính hiệu quả là tiêu chí có nhằm vào việc đánh giá khả năng chủ quan của chủ thể quản lý nhà nước thì tính phù hợp nhằm vào việc đánh giá các yếu tố khách quan tác động đến hiệu quả quản lý nhà nước. Tính phù hợp là một phạm trù rộng, bao gồm các nội dung đa dạng sau đây:

+ Phân cấp quản lý nhà nước phải phù hợp với trình độ phát triển kinh tế - xã hội trong từng giai đoạn. Việc xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa trong giai đoạn hiện nay đòi hỏi làm sáng tỏ mối quan hệ giữa Nhà nước và xã hội dân sự. Một số lĩnh vực quản lý nhà nước cần được phân cấp theo tư duy mới là không nhất thiết phải “nhà nước hoá” mà trái lại, cần xã hội hoá để phát huy tính tích cực của các thiết chế của xã hội dân sự. Theo xu hướng đó, một số công việc quản lý có thể chuyển giao cho các chủ thể phi nhà nước, các tổ chức xã hội và nhiệm vụ của Nhà nước là hoạch định chính sách, giữ quyền thanh tra, kiểm tra việc thực hiện và xử lý vi phạm, giải quyết tranh chấp. Chủ trương xây dựng nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa đặt ra yêu cầu “xoá bỏ dần sự phân biệt kinh tế trung ương với kinh tế địa phương”, xoá bỏ chế độ bộ chủ quản... Những yếu tố đó trong tốc độ phát triển kinh tế - xã hội phải được tính đến trong quá trình phân cấp.

+ Phân cấp phải phù hợp với đặc thù quản lý nhà nước trong từng ngành, lĩnh vực: Việc phân ngành, lĩnh vực được thực hiện để bảo đảm tính chuyên nghiệp, thống nhất và tính đặc thù trong mỗi lĩnh vực quản lý cụ thể.

Mỗi ngành kinh tế - xã hội, lĩnh vực công tác đòi hỏi những phương thức thực hiện và cơ chế quản lý thích hợp. Như trên đã nêu, đối với một số lĩnh vực quản lý nhà nước đặt ra nhu cầu tập trung hoá quyền lực ở mức độ cao nhằm bảo đảm chủ quyền quốc gia và tính thống nhất của quyền lực nhà nước; một số lĩnh vực khác - lại đòi hỏi quá trình không những phi trung ương hoá, phi tập trung hoá mà còn có thể áp dụng cơ chế chuyển giao mạnh mẽ một số thẩm quyền quản lý cho các tổ chức xã hội. Vì vậy, việc phân cấp quản lý nhà nước trong các ngành, lĩnh vực nói chung và đối với công tác tư pháp nói riêng, phải phản ánh đầy đủ những đặc thù và yêu cầu đối với ngành, lĩnh vực.

- Phù hợp với đặc điểm của đơn vị hành chính - lãnh thổ: đơn vị hành chính - lãnh thổ là địa bàn được hình thành dựa theo các tiêu chí đa dạng như yếu tố dân cư, địa lý, diện tích, địa bàn nông thôn, đô thị, đồng bằng, vùng biên giới, miền núi, hải đảo... Ngay các địa bàn cùng một loại như nông thôn hay đô thị cũng được phân loại theo các tiêu chí như mức độ phát triển kinh tế - xã hội, mật độ dân cư, mức độ đô thị hoá, tỷ lệ sản xuất nông nghiệp, thủ công nghiệp và công nghiệp... Ngoài ra, một số đô thị cấp tỉnh còn được hưởng quy chế đặc thù do vị trí và tầm quan trọng của chúng như những trung tâm chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Sự đặc thù của đối tượng và địa bàn quản lý chi phối tính chất nhiệm vụ, nội dung và phương thức quản lý nhà nước. Vì vậy, phân cấp quản lý nhà nước phải bảo đảm sự phù hợp của từng loại hay nhóm đơn vị hành chính -lãnh thổ; trong một số trường hợp, phải phù hợp và tạo đà phát triển cho đơn vị hành chính - lãnh thổ có quy chế đặc biệt.

182

c) Nội dung phân cấp quản lý nhà nước Như đã nêu trên, quản lý nhà nước đòi hỏi sự phân công lao động để đạt được

mục tiêu và hiệu quả quản lý. Để sự phân công đó đạt được độ chín về mặt khoa học, độ thuyết phục về tính thực tế và sự hứa hẹn về mức độ hiệu quả, cần bám sát và tiến hành các bước sau đây:

- Khảo sát đánh giá thực trạng phân cấp quản lý nhà nước với các nội dung: đánh giá thực trạng các quy định pháp luật và thực tế áp dụng các quy định đó trong việc phân cấp giữa trung ương - địa phương và giữa các cấp địa phương với nhau;

- Phân tích những nguyên nhân dẫn đến tình trạng bất cập trong quản lý nhà nước về từng lĩnh vực công tác cụ thể;

Đề xuất nội dung phân cấp giữa các chủ thể quản lý theo tinh thần xác định rõ địa chỉ phân cấp và trách nhiệm của từng chủ thể. Việc đề xuất nội dung phân cấp có thể liên quan đến việc chuyển giao thẩm quyền từ trung ương cho địa phương, từ cấp trên xuống cấp dưới và không loại trừ trường hợp ngược lại: vì mục tiêu thống nhất quản lý nhà nước và vì tính hiệu quả, nhiệm vụ cấp dưới được kiến nghị chuyển giao lên cấp trên hoặc cấp trung ương.

Sản phẩm cuối cùng của quá trình phân cấp quản lý nhà nước là một hệ thống quy định pháp luật về phân định thẩm quyền quản lý nhà nước và cơ chế thực hiện những thẩm quyền đó; Như vậy, suy cho cùng, phân cấp bao gồm các nội dung cụ thể như sau:

- Xác định những thẩm quyền đặc biệt của trung ương trong việc quản lý nhà nước đối với các lĩnh vực công tác cụ thể nhằm bảo đảm tính thống nhất trong quản lý nhà nước;

- Xác định những thẩm quyền riêng của từng cấp chính quyền theo tiêu chí “cấp tốt nhất”;

- Xác định thẩm quyền chung của hai (hoặc một số) cấp chính quyền và cơ chế phối hợp trong việc thực hiện thẩm quyền chung đó. Thực tiễn quản lý nhà nước cho thấy không loại trừ sự tác động của một số chủ thể lên cùng một đối tượng và khách thể quản lý; Trong trường hợp này, không nên tuyệt đối hoá việc phân định thẩm quyền theo nghĩa “mỗi việc chỉ do một chủ thể đảm nhiệm”. Vấn đề đặt ra là cần xác định phạm vi trách nhiệm của mỗi chủ thể “đồng quản lý” và có cơ chế quản lý thích hợp.

- Quy định các điều kiện về tài chính, tổ chức, nhân sự để bảo đảm thực hiện thẩm quyền được phân định, đặc biệt là những thẩm quyền mới được chuyển giao;

- Xác định cơ chế giám sát, kiểm tra việc thực hiện thẩm quyền là kết quả của phân cấp quản lý nhà nước.

3.4. Một số cách tiếp cận phân cấp trong hoạt động quản lý nhà nước Có bốn cách tiếp cận phân cấp trong hoạt động quản lý: - Phân cấp mang tính chính trị - Phân cấp liên quan đến yếu tố tài chính - Phân cấp mang tính hành chính - Phân cấp mang tính thị trường

183

(i) Phân cấp mang tính chính trị là việc chuyển quyền tự quyết định một số vấn đề cho địa phương cơ sở và để tăng cường sự tham gia vào quá trình xây dựng và ban hành chính phuc vụ đối tượng ở địa phương, tăng cường tính hiệu quả của chính sách, nhất là một số địa phương có điều kiện đặc thù.

(ii) Phân cấp liên quan đến yếu tố tài chính có nhiều khía cạnh khác nhau như phân cấp về kinh tế, giảm bớt sự can thiệp của nhà nước vào các hoạt động kinh tế của các tổ chức kinh tế do nhà nước lập ra; Chuyển một phần chức năng hoạt động kinh tế từ khu vực nhà nước sang khu vực tư nhân; phân cấp về quyền tự chủ về tài chính cho chính quyền địa phương (thu và chi ngân sách địa phương).

(iii) Phâm cấp mang tính chất hành chính chính là việc phân công trách nhiệm quyền hạn giữa tổ chức cấp trên và tổ chức cấp dưới, giữa trung ương và các cấp chính quyền địa phương

(iv) Phân cấp mang tính thị trường là việc phân cấp liên quan đến hoạt động kinh tế là chủ yếu như sản xuất cái gì, sản xuất như thế nào, sản xuất cho ai và giá cả như thế nào đều do các tổ chức kinh tế tự quyết phù hợp với điều kiện thực tế của thị trường, tuy vậy khôngg phải không có bàn tay “hữu hình” của nhà nước đứng phía sau đặc biệt là liên quan đến dịch vụ công.

II. PHÂN CẤP QUẢN LÝ TRONG LĨNH VỰC LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

1. Các lĩnh vực quản lý về Lao động - Thương binh và Xã hội Lao động Thương binh và Xã hội nằm trong Lĩnh vực y tế - xã hội theo cách phân chia quản lý của Luật tổ chức hội đồng nhân dân (HĐND) và Ủy ban nhân dân (UBND).Trong các văn bản pháp luật Việt Nam, không phân biệt riêng cho cụm từ văn hóa- xã hội; Hệ thống phân nghành kinh tế của Việt Nam dựa trên chuẩn mực quốc tế đã được công bố từ 2007, không có riêng lĩnh vực văn hóa-xã hội. Luậttổchứchội đồng nhân dân và UBND phân loại lĩnh vực để quy định nhiệm vụ và quyền hạn của từng cấp chính quyền lại theo một cách khác. Luật quy đinh 15 lĩnh vực sau:

- Lĩnh vực kinh tế; - Lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi và đất đai; - Lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp; - Lĩnh vực giao thông vận tải; - Lĩnh vực xây dựng, quản lý và phát triển đô thị; - Lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch; - Lĩnh vực giáo dục và đào tạo; - Lĩnh vực văn hóa, thông tin, thể dục thể thao; - Lĩnh vực y tế và xã hội; - Lĩnh vực khoa học, công nghê, tài nguyên môi trường; - Lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội; - Lĩnh vực dân tộc và tôn giáo; - Lĩnh vực thi hành pháp luật; - Xây dựng chính quyền và địa giới hành chính; - Một số lĩnh vực khác đối với chính quyền đô thị;

184

Tuy vậy trong một số tài liệu dưới luât hay tài liệu đào tạo bồi dưỡng cán bộ của Bộ Nội vụ lại bàn về lĩnh vực Văn hóa – xã hội, trong bố trí cán bộ, công chức cấp xã thì lại có chức danh cán bộ, công chức văn hóa xã hội. Đó là sự chưa đồng bộ của hệ thống luật pháp và chính sách của nước ta, tuy vậy điều này cũng không ảnh hưởng đến việc nghiên cưua phân cấp quản lý trong lĩnh vực của ngành;

Nội dung cơ bản của quản lý theo lĩnh vực, ngành Khi bàn về lĩnh vực quản lý ngành hay lĩnh vực cũng như phân cấp quản lý

ngành hay lĩnh vực, đều phải có những nội dung cơ bản sau: - Hệ thống văn bản pháp luật nhà nước quản lý ngành; - Những nội dung cơ bản của quản lý nhà nước theo ngành; - Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý nhà nước theo ngành; - Nguồn nhân lực quản lý nhà nước theo ngành; - Phân cấp quản lý nhà nước theo ngành trong bộ máy hành chính nhà nước; - Các vấn đề bảo đảm khác

Nguyên tắc chung Nguyên tắc chung nghiên cứu phân cấp quản lý trong từng lĩnh vực phải dựa

vào cơ sở pháp lý, cơ sở khoa học, cơ sở thực tiễn và mục tiêu của việc phân cấp quản lý cho dù đó là hoạt động xây dựng Luật pháp chính sách hay thực thi luật pháp chính sách từ cấp trung ương, đến cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã mô tả ở bảng 1 dưới đây.

Vấn đề cốt lõi của quản lý và phân cấp quản lý Khi nghiên cứu về quản lý và phân cấp quản lý trên các lĩnh vực được phân

loại có thể có nhiều cách tiếp cận khác nhau, nhưng cho dù bất cứ cách tiếp cận nào cũng phải quan tâm đến nội dung và hình thức của quản lý và phân cấp quản lý đó: Mỗi lĩnh vực được xem xét trên hai nội dung cơ bản:

- Những nội dung quản lý; - Hình thức quy định những nội dung quản lý đó (luật, văn bản pháp quy khác) Đồng thơi, cần lưu ý rằng, phân cấp quản lý trong bất cứ lĩnh vực nào của đời

sống xã hội cũng cần có sự tham gia của các thành phần kinh tế theo chủ trương xã hội hóa nên cần phân biệt:

- Phân cấp quản lý nhà nước trong lĩnh vực Y tế - xã hội - Trao quyền tự chủ cho các chủ thể tham gia trong lĩnh vực y tế - xã hội

theo hướng tự giải quyết. Trong trường hợp thứ nhất: Phân cấp quản lý mang tính nội bộ của hệ thống

các cơ quan quản lý nhà nước. Đó chính là phân công thực thi hoạt động quản lý nhà nước giữa các cơ quan quản lý nhà nước trên từng lĩnh vực hay phân cấp hành chính.

Trong trường hợp thứ 2: là mối quan hệ giữa hệ thống các cơ quan quản lý nhà nước với các chủ thể cung cấp dịch vụ liên quan đến lĩnh vực xã hội. Trong trường hợp này có thể là hạn chế tối đa can thiệp của nhà nước vào hoạt động cung cấp dịch vụ liên quan đến xã hội; chuyển giao các dịch vụ liên quan đến xã hội vốn dĩ do các chủ thể thuộc sở hữu nhà nước cung cấp trong mô hình tập trung. Đồng thời trao quyền tự quyết định cách thức tổ chức thực thi các hoạt động xã hội không có sự can thiệp của nhà nước; Đây có thể chính là sự chuyển giao hoạt động cung cấp dịch

185

vụ xã hội ra bên ngoài và đó cũng là phân cấp thị trường.Nghiên cứu phân cấp quản lý trong bất cứ lĩnh vực nào cũng sẽ tiếp cận cả hai hướng đó.

2. Phân cấp quản lý trong lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội 2.1. Tính đặc thù của ngành Lao động Thương binh và Xã hội

Lao động - Thương binh và Xã hội là một lĩnh vực dịch vụ đặc biệt và đặc thù ở Việt Nam, nhằm đáp ứng nhu cầu về lao động việc làm, an sinh xã hội, chăm sóc xã hội của người dân từ khi mới sinh ra cho đến khi qua đời, giúp đỡ con người ứng phó với mọi rủi ro của vòng đời, thực hiện quyền được bảo đảm an sinh của con người theo quy định của pháp luật.

Vì lẽ cuộc đời con người từ khi sinh ra và lớn lên đến lúc về già bên cạnh sự may mắn, sự thành công cũng không ít rủi ro rình rập mà sự rủi ro ấy có thể xẩy ra với bất cứ người nào và bất cứ thời điểm nào và có thể rủi ro đó còn đi theo suốt cả cuộc đời; ví dụ như tai nạn dẫn đến khuyết tật hay khuyết tật bẩm sinh…Chính vì vậy mà con người có nhu cầu được bảo đảm việc làm, thu nhập, an sinh xã hội, chăm sóc xã hội và Luật pháp đã ghi nhận quyền được bảo đảm về việc làm, thu nhập, an sinh xã hội của con người, điều này đã được thể thể hiện trong Hiến pháp nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 2013.

Nhu cầu tiếp cận với dịch vụ lao động việc làm, an sinh xã hội , chăm sóc xã

hội ở bất cứ xã hội nào cũng rất lớn, bên cạnh đó là chất lượng cung cấp dịch vụ như

Rủi ro vòng đời

TUỔI THANH NIÊN

TUỔI THƠ ẤU

TUỔI ĐI HỌC

TUỔI LAO ĐỘNG

TUỔI GIÀ

KHUYẾT TẬT VÀ BỆNH TẬT

• Suy dinh dưỡng• Phát triển nhận thức chậm• Không được chăm sóctrước sinh và sau sinh• Không được bố mẹ chămsóc do qua đời hoặc di cư

• Sức khỏe ngàycàng yếu và có nhucầu chăm sóc caohơn•Không có khảnăng làm việc, nguồn thu nhậpgiảm hoặc mất•Không được giađình chăm sóc

• Thất nghiệp và thiếu việclàm• Lương không đủ/ nợ nần• Phải chăm sóc con cái vàcha mẹ, nhưng không có khảnăng chăm sóc•Phân biệt giới tính•Bạo lực gia đình

• Không có đủ kỹnăng•Không tiếp cậnđược dịch vụ đàotạo• Thất nghiệp• Làm cha,mẹquá sớm

• Lao động trẻ em•Không được đến trường•Suy dinh dưỡng• Không được bố mẹ chămsóc do qua đời hoặc di cư

CÁC CÚ SỐCKHÁC NHAU VÀ CÚ SỐC

SỨC KHỎE

10

186

thế nào để đáp ứng nhu cầu của người sử dụng dịch vụ, sự bất bình đẳng trong hoạt động cung cấp dịch vụ lao động việc làm, an sinh xã hội, chăm sóc xã hội luôn xảy ra do đó cần có sự can thiệp của nhà nước, của ngành Lao động - Thương binh và Xã hội trong cơ chế thị trường để điều tiết, kiểm soát việc cung cấp dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu của người dân.

Việc cung cấp dịch vụ lao động, việc làm, an sinh xã hội nói chung trên từng địa bàn lãnh thổ cho rất nhiều đối tượng khác nhau và theo những nhu cầu, cấp độ khác nhau; Đồng thơi, cung cấp dịch vụ lao động việc làm, an sinh xã hội, chăm sóc xã hội được thực hiện bởi nhiều chủ thể khác nhau nên nhà nước phải tác động vào quản lý mang tính chất nhà nước để điều tiết một phần mối quan hệ trên. Nghiên cứu phân cấp quản lý lao động việc làm, an sinh xã hội, chăm sóc xã hội cũng tức là tìm câu trả lời:

- Nhà nước, ngành Lao động - Thương binh và Xã hội (như một tổng thể) làm gì để quản lý nhà nước trong lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội.

- Nhà nước, ngành Lao động - Thương binh và Xã hội phân cấp quản lý nhà nước cho các chủ thể thuộc bộ máy quản lý nhà nước để thực hiên tốt nhất nhiệm vụ quản lý nhà nước.

Việc Nhà nước, ngành Lao động - Thương binh và Xã hội làm gì trên phương diện quản lý nhà nước đều đã được quy định mang tính nguyên tắc và khá cụ thể trong các đạo luật có liên quan đến hoạt động cung cấp dịch vụ lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội. Các lĩnh vực quản lý, cung ứng dịch vụ của ngành Lao động - Thương binh và Xã hội.

(i) Nhóm liên quan đến lao động, việc làm - Bộ Luật lao động năm2013: Quy định một cách tổng thể các vấn đề liên quan

đến lao động, việc làm, học nghề, tiền lương, tiền công, hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, thời gian làm việc và nghỉ ngơi, an toàn vệ sinh lao động, bảo hiểm xã hội, lao động nữ, lao động là người chưa thành niên và lao động đặc thù khác, thanh tra lao động, công đoòa, giải quyết tranh chấp lao động, quản lý nhà nước về lao động…

- Luật giáo dục nghề nghiệp 2013: Quy định chính sách của nhà nước về giáo dục nghề nghiệp, cơ sở giáo dục nghề nghiệp, Hoạt động đào tạo và hợp tác quốc tế về giáo dục nghề nghiệp, quyền và trách nhiệm của doanh nghiệp trong hoạt động giáo dục nghề nghiệp, nhà giáo và người học, kiểm định chất lượng giáo dục nghề nghiệp; quản lý nhà nước về giáo dục nghề nghiệp…

- Luật an toàn vệ sinh lao động năm 2013: Quy định chính sách của nhà nước về an toàn vệ sinh lao động, các biện pháp phòng ngừa các yếu tố nguy hiểm, yếu tố có hại cho người lao động; các biện pháp xử lý sự cố gây mất an toàn vệ sinh lao động, tại nạn lao động và bệnh nghề nghiệp; bảo đảm an toàn vệ sinh lao động đối với lao động đặc thù, bảo đảm an toàn vệ sinh lao động đối với cơ sở sản xuất kinh doanh; quản lý nhà nước về an toàn vệ sinh lao động…

- Luật bảo hiểm xã hội: Quy định quyền và trách nhiệm của người lao động, người sử dụng lao động và cơ quan bảo hiểm xã hội; chính sách, cơ chế, các chế độ về bảo hiểm xã hội bắt buộc đối với lao động có phát sinh quan hệ lao động và bảo

187

hiểm xã hội tự nguyện đối với người dân không có phát sinh quan hệ lao động, quản lý nhà nước về bảo hiểm xã hội và tổ chức thực hiện bảo hiểm xã hội.

- Luật việc làm 2013: Quy định các chính sách cơ bản về bảo đảm việc làm cho người lao động; chính sách hỗ trợ tạo việc làm; thông tin thị trường lao động; đánh giá cấp chứng chỉ nghề quốc gia; tổ chức và hoạt động dịch vụ việc làm; bảo hiểm thất nghiệp.

- Luật người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài: Quy định về chính sách đưa lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài ; doanh nghiệp tổ chức sự nghiệp đưa lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài; người lao động đi làm việc ở nước ngoài;dạy nghề, ngoại ngữ và bồi dưỡng kiến thức cần thiết; quỹ hỗ trợ việc làm ngoài nước; quản lý nhà nước về người lao động đi làm việc ở nước ngoài…

(ii) Nhóm liên quan đến trợ giúp xã hội, chăm sóc xã hội - Luật người cao tuổi năm 2010: Quy định về chính sách đối với người cao

tuổi, phụng dưỡng, chăm sóc và phát huy vai trò của người cao tuổi, tổ chức của người cao tuổi, trách nhiệm của cơ quan nhà nước về công tác người cao tuổi…

- Luật người khuyết tật năm 2010: Quy định chính sách đối với người khuyết tật, xác định khuyết tật, chăm sóc sức khỏe, giáo dục, dạy nghề và việc làm, văn hóa thể thao giải trí và du lịch; nhà chung cư, công trình cộng cộng, giao thông công nghệ thông tin và truyền thông.. dành cho người khuyết tật; bảo trợ xã hội và trách nhiệm của cơ quan nhà nước về công tác người khuyết tật

- Luật bảo vệ chăm sóc và giao dục trẻ em năm 2004 (đang trình Quốc hội sửa đổi thành luât trẻ em, dự kiến sẽ thông qua vào năm 2016): Quy định về quyền, bổn phận của trẻ em và các chính sách, giải pháp thực hiện các quyền của trẻ em

(iii) Nhóm liên quan đến người có công - Pháp lệnh về người có công: Quy định về chính sách của nhà nước đối với

người có công và thân nhân của họ, trách nhiệm của cơ quan nhà nước về công tác người có công…

Để thực thi các đạo luật nêu trên còn có hàng trăm văn bản quy phạm pháp luật dưới luật như Nghị định của Chính phủ, Quyết định của Thủ Tướng Chính phủ, Thông tư của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội, Thông Tư của các bộ ngành liên quan hướng dẫn thực hiện thực hiện các đạo luật.

Lĩnh vực Lao động Thương binh và Xã hội là một trong những lĩnh vực có nhiều đạo luật nhất và liên quan đến con người, mỗi đạo luật đó chi phối một nhóm dịch vụ công liên quan đối tượng phục vụ của ngành.

2.2.Nội dung quản lý nhà nước về Lao động Thương binh và Xã hội: Quản lý nhà nước về một lĩnh vực nào đó của xã hội đều phải làm một số công

việc nhất định theo một quy trình nhất định, có thể mô phòng bằng một quy trình chung như sau:

188

Mô hình nhiệm vụ quản lý nhà nước về một lĩnh vực cụ thể của ngành Lao động - Thương binh và Xã hội

Trên đây chỉ là mô hình quản lý chung nhất, nhưng trong 10 bộ Luật và Luật

liên quan đến hoạt động của ngành Lao động Thương binh và xã hội cũng không quy định giống nhau, có Luật quy định 8 vấn đề,có luật quy định ít hơn hoặc nhiều hơn. Điều đó cũng không quan trọng mà cơ bản là cần hiểu nội hàm cơ bản của quản lý nhà nước là phải làm những công việc gì và trong hoạt động quản lý nhà nước thì nhóm công việc nào xã hội hóa được việc cung ứng dịch vụ công của ngành.

2.3.Phân cấp quản lý nhà nước trong lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội

Xét trên tổng thể, nhà nước quản lý hầu hết các yếu tố liên quan đến hoạt động cung cấp dịch vụ lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội, mà trọng tâm là dịch vụ lao động, việc làm, an sinh xã hội, trợ giúp xã hội, chăm sóc xã hội.

Ngay cả việc tổ chức việc chỉ đạo, đào tạo bồi dưỡng giáo viên dạy nghề và cán bộ quản lý giáo dục nghề nghiệp mang ý nghĩa riêng tư của từng chủ thể cung cấp dịch vụ cũng thuộc nội dung quản lý nhà nước; Đây cũng là điều cần xem xét lại khi các nhà giáo đủ tiêu chuẩn quy định, thì việc đào tạo, không nên là nội dung quản lý nhà nước mà đó chỉ là hoạt động mang tính sự nghiệp và nhiều chủ thể có thể tham gia cung cấp dạng dịch vụ này.

Pháp luật cũng quy định mang tính tổng thể xác lập các chủ thể tham gia vào quản lý nhà nước về Lao đông Thương binh và Xã hội và phân cấp nhiệm vụ, quyền hạn cho các chủ thể đó, cụ thể phân rõ trách nhiệm như sau:

Quản lý nhà nước

Quản lý nhà nước

3.Hướng dẫnthực hiện

CS, CT, KH

4.Kiểm tra, theodõi, đánh

giá

2.Xây dựngLụât pháp

Chínhsách, chương

trình, kế hoạch…

1. Xác định đốitượng và quản

lý đối tượng

10. Hợp tácquốc tế

9.Nghiên cứu khoa

học

8.Quản lý các tổ chứccung cấp dịch vụ

công

7. Tổ chức cáchoạt động cungứng dịch vụ

công

6.Tổng kếtthực tiễn

5.Thanh tra việc

thực hiệnCS CT

189

• Quốc Hội Quốc hội là cơ quan lập pháp vì vậy Quốc hội quyết định những vấn đề liên

quan đến việc ban hành Bộ Luât, luật, Pháp lệnh về lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội, thể hiện bằng hàng chục đạo luật nêu ở phần trên.

• Chính phủ + Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lĩnh vực Lao động - Thương binh

và Xã hội thể hiện trên 3 nhóm vấn đề lớn là lao động việc làm, an sinh xã hội, trợ giúp xã hội, và người công.

+ Trình quốc hội trước khi quyết định các chủ trương lớn có ảnh hưởng đến lao động, việc làm, quyền bảo đảm an sinh xã hội của người dân và quyền có được mức sống tối thiểu, trợ giúp xã hội và người có công

+ Ban hành các chính sách , chương trình, đề án về lao động việc làm, an sinh xã hội, trợ giúp xã hội, ưu đãi xã hội để thực hiên các đạo Luật do Quốc hội phê chuẩn và Chủ tịch nước ký lệnh ban hành.

• Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội - Chịu trách nhiệm trước chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về lĩnh vực

Lao động - Thương binh và Xã hội (mô hình nhiệm vụ quản lý nhà nước đã trình bầy ở phần trên).

- Nghiên cứu, xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật, các chương trình đề án ký ban hành theo thẩm quyền hoặc trình Chính phủ, Thủ tướng chính phủ ký ban hành.

- Hình thành và chỉ đạo các tổ chức cung ứng dịch vụ công thuộc ngành quản lý (cơ sở trợ giúp xã hội, các cơ sở giáo dục nghề nghiệp, cơ cở chăm sóc người có công….).

• Bộ và các cơ quan ngang bộ (khác): Phối hợp với Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội thực hiện quản lý nhà nước về giáo dục theo thẩm quyền.

• Uỷ ban nhân dân các cấp - Thực hiện quản lý nhà nước về Lao động - Thương binh và Xã hội theo

phân cấp của chính phủ; - Chỉ đạo tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật, chính sách về lĩnh

vực Lao động - Thương binh và Xã hội; - Thực hiện xã hội hóa các hoạt động cung ứng dịch vụ công về lĩnh vực Lao

động - Thương binh và Xã hội; - Quy hoạch mạng lưới cơ sở giáo dục nghề nghiệp, trợ giúp xã hội , chăm

sóc người có công - Kiểm tra việc chấp hành pháp luật về lao động, việc làm, an sinh xã hội, trợ

giúp xã hội, ưu đãi xã hội trên địa bàn; - Có trách nhiệm đảm bảo về nhân lực, tài chính, cơ sở vật chất cho các cơ sở

cung ứng dịch vụ công về giáo dục nghề nghiệp, việc làm, an sinh xã hội, trợ giúp xã hội. - Thực hiện xã hội hóa việc cung cấp dịch vụ công thuộc ngành Lao động -

Thương binh và Xã hội quản lý;

190

- Bảo đảm đáp ứng yêu cầu mở rộng quy mô, nâng cao chất lượng và hiệu quả

hoạt động các cơ sở cung cấp dịch vụ công; - Đối với lĩnh vực dạy nghề (giáo dục nghề nghiệp) luật quy định phân cấp

tương tự đối với giáo dục. Sự khác nhau cơ bản chỉ là thay cho Bộ Giáo dục và Đào tạo là Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.; Ở cấp địa phương cũng thay đổi ứng với các sở (ở tỉnh) và phòng(cấp huyện). Đồng thời, Nghị định số 70/2009/ NĐ-CP ngày 21 tháng 08 năm 2009 của Chính phủ quy đinh trách nhiệm quản lý nhà nước về dạy nghề đã quy định rất cụ thể phân cấp quản lý nhà nước dạy nghề cho hệ thống các cơ quan nhà nước từ trung ương đến tận xã.

Ví dụ: UBND cấp xã thực hiện những nhiệm vụ sau: + Phối hợp với phòng Lao động - Thương binh và xã hội thực hiện kế hoạch

dạy nghề của huyện phù hợp với chương trình phát triển kinh tế xã hội ở địa phương; + Phối hợp với Phòng Lao động- Thương binh và xã hội quản lý các cơ sở dạy

nghề đóng trên địa bàn; + Tổ chức thực hiện xã hội hóa dạy nghề; + Phối hợp với các đơn vị liên quan, quản lý, kiểm tra hạt động dạy, học nghề

theo hình thức cặp nghề trong hộ gia đình, làng nghề tại địa phương. + Thống kê các đối tượng được hưởng chính sách người có công, quân nhâ

xuất ngũ, ngươi dân tộc thiểu số, người thuộc hộ nghèo, người tàn tật, trẻ em mồ côi không nơi nương tựa, người trực tiếp lao động trong hộ sản suất nông nghiệp bị thu hồi đất canh tác và đối tượng chính sách xã hội khác trên địa bàn quản lý đang trong độ tuổi lao động trên địa bàn chưua qua đào tạo nghề, có nhu cầu học nghề để xét tuyển vào các khóa học nghề theo quy định.

+ Phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan huwóng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chính sách dạy nghề cho đối tượng được hưởng chính sách ở đại phương , dảm bảo chính sách thựuc hiện đúng mục đích, đối tượng.

Bên cạnh các luật chuyên nghành, thì luật tổ chức Hội đồng nhân dân và UBND cũng quy định mang tính phân cấp cho hệ thống các cơ quan thuộc chính quyền địa phương các cấp trong quản lý nhà nước về lĩnh vực Lao động Thương binh và Xã hội. Cụ thể các điều 12,20, 30, 88, 102 và 144 quy định cụ thể và quyền hạn của Hội đồng Nhân dân và UBND các cấp trên lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin, thể dục thể thao.

Về mặt pháp lý, phân cấp quản lý nhà nước trên lĩnh vục Lao động Thương binh và Xã hội theo hình thức trao quyền đã được cụ thể hóa trong khá nhiều văn bản quy phạm pháp luật và cũng quy định rõ trách nhiệm của các cơ quan nhà nước có liên quan…

Cùng với các văn bản pháp Luật, việc phân cấp quản lý còn được quy định chi tiết trong các nghị định của Chính phủ, tư tưởng phân cấp quản lý nhà nước về Lao động - Thương binh và Xã hội tương đối cụ thể, thể hiện tinh thân phân công thực thi

191

nhiệm vụ quản lý nhà nước trên tất cả các lĩnh vực cụ thể của ngành Lao động - Thương binh và Xã hội.

Tuy nhiên, một thực tế đặt ra là do có sự phân cấp nên nhiều vấn đề đang đặt ra nên cần phải xem xét lại.

Trách nhiệm cảu UBND tỉnh và thông qua cơ quan tham mưu là Sở Lao động - Thương binh và Xã hội trên lĩnh vực quản lý nhà nước về Lao động - Thương binh và Xã hội có thể rất nặng nề.

Tương tự, các cấp chính quyền địa phương cũng được pháp luật nhà nước phân cấp quản lý nhà nước về Lao động - Thương binh và Xã hội.

Mỗi một cấp chính quyền địa phương đều có các cơ quan chuyên môn, tham mưu giúp UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước về Lao động - Thương binh và Xã hội (cấp sở).

• Sở Lao động - Thương binh và Xã hội Tham mưu giúp UBND cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về Lao động - Thương binh và Xã hội bao gồm: Mục tiêu, chương trình, kế hoạch , đề án…thực hiện luật pháp chính sách về Lao động - Thương binh và Xã hội. Quản lý các cơ sở cung ứng dịch vụ về giáo dục nghề nghiệp, việc làm, an sinh xã hội, trợ giúp xã hội và chăm sóc người có công ở địa phương.

• Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội Tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về

Lao động - Thương binh và Xã hội bao gồm: Mục tiêu, chương trình, kế hoạch, đề án…thực hiện luật pháp chính sách về Lao động - Thương binh và Xã hội. Quản lý các cơ sở cung ứng dịch vụ về giáo dục nghề nghiệp, việc làm, an sinh xã hội, trợ giúp xã hội và chăm sóc người có công trên địa bàn.

Mặc dù mức độ quy định trong các văn bản pháp luật về phân cấp đã ghi rõ từng cấp, từng cơ quan. Tuy nhiên, một số ý kiến cho rằng mức độ tập trung vẫn khá cao, thường ở Trung ương (bộ) và địa phương chủ yếu là Sở Lao động - Thương binh và Xã hội.

2.4. Phân cấp quản lý trên lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội tiếp cận theo tính tự quản của chủ thể cung cấp dịch vụ giáo dục nghề nghiệp,việc làm, an sinh xã hội, trợ giúp xã hội, ưu đãi xã hội

Hiện nay trên lĩnh vực hoạt động cung cấp dịch vụ về giáo dục nghề nghiệp,việc làm, an sinh xã hội, trợ giúp xã hội, ưu đãi xã hội bao gồm:

- Các chủ thể thuộc sở hữu nhà nước (công lập); - Các chủ thể thuộc khu vực tư nhân; - Các chủ thể thuộc các tổ chức phi chính phủ (NGO); - Các chủ thể có yếu tố nước ngoài. Nghiên cứu phân cấp quản lý đối với các chủ thể cung cấp dịch vụ này, có thể

xem xét một số khía cạnh sau:

192

- Sự tự quản trên các lĩnh vục của các chủ thể cung cấp dịch vụ giáo dục nghề nghiệp,việc làm, an sinh xã hội, trợ giúp xã hội, ưu đãi xã hội.

- Sự can thiệp của nhà nước như thế nào trong hoạt động cung cấp dịch vụ giáo dục nghề nghiệp,việc làm, an sinh xã hội, trợ giúp xã hội, ưu đãi xã hội.

Mức độ tự chủ của các đơn vị cung cấp dịch vụ giáo dục nghề nghiệp,việc làm, an sinh xã hội, trợ giúp xã hội, ưu đãi xã hội được xác định trên một số lĩnh vực cụ thể. Tuy nhiên, hiện nay mức độ xã hội hóa cung ứng dịch vụ giáo dục nghề nghiệp,việc làm, an sinh xã hội, trợ giúp xã hội, ưu đãi xã hội ở nước ta còn thấp và việc tham gia của khu vực tư nhân vào chưa nhiều.

Theo đó, một trong những vấn đề cần quan tâm, đòi hỏi phải phân cấp mạnh hơn, trao quyền tự chủ lớn hơn, thực sự cho các cơ sở cung cấp dịch vụ như cơ sở giáo dục nghề nghiệp, cơ sở trợ giúp xã hội, cơ sở chăm sóc người có công. Một số lĩnh vực tự chủ bao gồm:

- Tự chủ trong việc xây dựng cơ sở vât chất; - Tự chủ trong việc lựa chọn đối tượng dạy nghề, chăm sóc xã hội; - Tự chủ về tài chính; - Tự chủ trong việc cung cấp dịch vụ; - Tự chủ trong việc lựa chọn phương thức cung cấp dịch vụ; - Tự chủ trong vấn đề nhân sự; - Tự chủ trong vấn đề thu phí dịch vụ ( tất nhiên là phải theo định mức và sự

kiểm soát chất lượng dịch vụ của ngành Lao động -Thương binh và Xã hội. 3. Nâng cao hiệu quả phân cấp quản lý trong lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội

Để nâng cao hiệu quả phân cấp quản lý trong lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội cần quan tâm thực hiện những nội dung sau:

- Phân cấp quản lý nhà nước trong hệ thống cơ quan nhà nước trên lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hộinói riêng tập trung vào nhiệm vụ quản lý nhà nước các hoạt động liên quan đến cung cấp dịch vụ thuộc ngành quản lý. Không phân biệt chủ thể cung cấp dịch vụ này là của nhà nước hay các thành phần kinh tế khác (khu vực tư).

- Phân cấp quản lý nhà nước cần phân biệt với trao quyền tự chủ cho các cơ sở cung cấp dịch vụ giáo dục nghề nghiệp,việc làm, an sinh xã hội, trợ giúp xã hội xã hội ưu đãi xã hội của nhà nước.

- Phân cấp cung cấp dịch vụ công trên lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội nói chung từ nguồn ngân sách nhà nước cũng là vấn đề khó khăn của phân cấp; Các tổ chức cung cấp dịch vụ công của nhà nước ( Đơn vị sự nghiệp- cơ sở trợ giúp xã hội; các loại trường giáo dục nghề nghiệp v.v.) đang gặp thách thức trong việc tự chủ hoạt động cung cấp dịch vụ , nếu chuyển đổi sang mô hình doanh nghiệp công ích hay đơn vị tự chủ có hạch toán trong việc cung ứng dịch vụ.

193

- Phân cấp hoạt động cung cấp dịch vụ công trong lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội cũng đồng nghĩa với việc phân cấp bổ xung ngân sách nhà nước dành cho loại dịch vụ này. Hiện nay, nhiều tổ chức và tư nhân mong muốn được cung cấp dịch vụ về giáo dục nghề nghiệp, việc làm, an sinh xã hội,trợ giúp xã hội, nhưng đầu tư cơ sở vật chất đang là một trở ngại lớn nhất.

- Muốn làm tốt phân cấp dịch vụ dạy nghề nói riêng hay dịch vụ chăm sóc xã hội cần tạo ra mặt bằng cũng cấp dịch vụ khá đồng đều giữa các tuyến và điều đó không cần phân cấp mang tính áp đặt, tự động xã hội sẽ thực hiện phân cấp lựa chọn nơi mình muốn nhận được cung cấp dịch vụ.

-Nếu lĩnh vực giáo dục nghề nghiệp đã tạo ra nhiều trường chất lượng cao ở khu vực tư, không cần phân cấp hay cấm, các trường chất lượng cao vẫn nhận được nhiều”người cần cung cấp dịch vụ”. Để nâng cao hiệu quả phân cấp quản lý trong lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội cần thay đổi cách thức sử dụng ngân sách nhà nước hợp lý hơn và bình đẳng hơn. Điều này cũng giúp chúng ta sử dụng nguồn tài chính vốn đã hạn hẹp một cách hiệu quả hơn.

II. MỘT SỐ KỸ NĂNG TRONG PHÂN CẤP QUẢN LÝ Để thực hành phân cấp quản lý có hiệu quả cũng cần phải có một số kỹ năng

nhất định và nó có thể ựng dụng chung cho nghiều lĩnh vực khác nhau. Đối với cấp phòng có mấy lạo phòng chủ yếu sau đây

- Phòng thuôc cục, vụ ở cấp bộ (không có tư cách pháp nhân); - Phòng thuộc cấp sở (không có tư cách pháp nhân); - Phòng thuộc cấp huyện (phòng có tư cách pháp nhân). Nội dung phân cấp quản lý được chia theo 2 nhóm chính: - Phân cấp cấp phòng được tiếp cận theo hai hướng chính Một là đánh giá xem xét nhiệm vụ và quyền hạn của cấp phòng Hai là đánh giá xem xét việc ủy quyền trong nội bộ phòng, giữa trường phòng

và cán bộ nhân viên trong phòng. Đánh giá xem xét nhiệm vụ và quyền hạn của cấp phòng

Thực hiện các bước đánh giá như sau: Bước 1: Đánh giá xem xét nhiệm vụ quyền hạn của cấp phòng - Đánh giá nhiệm vụ được giao mang tính chất thường xuyên. - Đánh giá xem xét những quyền hạn được trao. - Đánh giá nhứng nhiệm vụ được ủy quyền. Bước 2: Đánh giá năng lực thực hiện cấp phòng - Đánh giá về lực lượng lao động. - Đánh giá về cơ sở vât chất. - Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu trong thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn

được giao. - Đánh giá về mô hình tổ chức quản lý. - Đánh giá các hoạt động theo chương trình, đề án.

194

- Đánh giá mối quan hệ nội bộ và quan hệ với các tổ chức có liên quan. Bước 3: Đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ được giao - Nhiệm vụ, công việc nào hoàn thành tốt (chất lượng, tiến độ). - Nhiệm vụ công việc nào còn khó khăn. - Nguyên nhân. Bước 4: Kiến nghị phân cấp quản lý - Nhiệm vụ công việc nào tiếp tục giao. - Nhiệm vụ nào cần chuyển lại cho cấp trên. - Nhiệm vụ nào cần được bổ sung giao thêm. - Cần bổ sung thêm quyền hạn gì. Đánh giá mô hình ủy quyền trong nội bộ cấp phòng Ủy quyền cho cán bộ nhân viên trong phòng nhiệm vụ vốn là của trưởng

phòng nhưng có thể trao cho cán bộ nhân viên trong phòng làm thay trên nguyên tắc tự nguyện, điều này có lợi cho cả cán bộ nhân viên trong phòng và cả trưởng phòng.

- Lợi ích đối với nhân viên: Giúp cán bộ nhân viên trong phòng trải nghiệm nghiệm công việc mới, có cơ hội phát triển sẽ làm tốt nhiệm vụ được giao, sử dụng thời gian hữu ích hơn, khuyến khích họ làm việc nhiệt tình hơn vì được tin tưởng.

- Lợi ích đối với người ủy quyền (trưởng phòng): Có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những công việc quan trọng như chuẩn bị đề án, ra các quyết định, có thêm thông tin từ cấp dưới để ra quyết định chính xác hơn, có thêm cơ sở để đánh giá cán bộ nhân viên trong phòng, nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc. Nguyên tắc ủy quyền:

- Chỉ ủy quyền những nhiệm vụ được phép ủy quyền - Đánh giá nhân viên có đủ năng lực thực hiện nhiệm vụ được ủy quyền - Có sự tự nguyện đảm nhận của nhân viên - Ủy quyền không bỏ kiểm soát và trách nhiệm

Một số vấn đề cần chú ý khi ủy quyền: - Ủy quyền không được phó mặc cho nhân viên mà phải thường xuyên chia sẽ

thông tin, nắm bắt công việc xem nhân viên làm như thế nào để hỗ trợ; - Ủy quyền phải có thời gian không phải quá muộn mới ủy quyền; - Ủy quyền phải đúng người đúng việc (đúng chuyên môn, có năng lực); - Ủy quyền không phải ai giỏi, ai chăm thì đổ việc lên đầu họ; - Không can thiệp quá sâu vào công việc khi đã ủy quyền; - Ủy quyền phải cung cấp cho họ đủ thông tin cần thiết, giải thích rõ chọ công

việc cần làm và làm như thế nào cho hiệu quả, kết quả công việc đó cần đạt được ra sao; - Ủy quyền cần được thông báo công khai trong phòng và yêu cầu mọi người

phối hợp thực hiện, tạo điều kiện cho người được ủy quyền làm việc thuận lợi trong trường hợp cần sự hợp tác của đồng nghiệp.

195

Người biết ủy quyền công việc của mình cho người khác, biết sử dụng người giỏi hơn mình là người giỏi hơn người khác; Hãy biết ủy quyền để có thời gian phát triển chính mình .

CÂU HỎI THẢO LUẬN

1. Anh/chị hiểu thế nào về quản lý, phân cấp quản lý và phân cấp quản lý nhà nước, theo anh chị cần lưu gì khi bàn về những vấn đề này?

2. Hãy trình bầy mục đích, ý nghĩa, nguyên tắc của phân cấp quản lý? 3. Nội dung phân cấp quan lý trong lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội là

gì? 4. Có những giải pháp nào để nâng cao hiệu quả phân cấp quản lý trong lĩnh vực của

ngành Lao động - Thương binh và Xã hội? 5. Anh /chị có trải nghiệm gì về phân cấp quản lý, hãy chia sẻ kinh nghiệm của

mình?

196

TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Bộ Luật lao động năm2013. 2. Bộ Nội vụ (2003).Đề án phân cấp quản lý nhà nước trung ương - địa

phương. Hà Nội. 3. Bộ Nội vụ (2012). Chương trình đào tạo, bồi dưỡng lãnh đạo cấp Phòng.

Quyết định số 1245/QĐ-BNV ngày 29 tháng 11 năm 2012 ban hành chương trình và tài liệu hướng dẫn thực hiện chương trình đào tạo, bồi dưỡng lãnh đạo cấp phòng.

4. C. Mác, Ph. Ăng ghen, (1997) toàn tập, T.23, tr. 342,Tiếng Nga. 5. Đoàn Trọng Truyến (Chủ biên) (1997). Hành chính học đại cương. Hà Nội:

Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia. 6. Hiến pháp nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 2013. 7. Luật an toàn vệ sinh lao động năm 2013. 8. Luật bảo hiểm xã hội 2013. 9. Luật trẻ em năm 2016. 10. Luật giáo dục nghề nghiệp 2013. 11. Luật người cao tuổi năm 2010. 12. Luật người khuyết tật năm 2010. 13. Luật người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài 2012. 14. Luật việc làm 2013. 15. Nguyễn Cửu Việt (1997). Một số quan điểm về cải cách hành chính: Tạp

chí khoa học – Đại học quốc gia Hà Nội. 16. Nguyễn Như Ý (1999) (Chủ biên). Từ điển Tiếng Việt.Hà Nội: Nhà xuất

bản Văn hóa – Thông tin. 17. Pháp lệnh về người có công 2013 18. Tô Tử Hạ (Chủ biên) (2003). Từ điển Hành chính. Hà Nội: Nhà xuất bản

Lao động xã hội. 19. Trương Đắc Linh (2002). Phân cấp quản lý trung ương và địa phương-

Một số vấn đề lý luận và thực tiễn. Nghiên cứu lập pháp, số 3. 20. Uông Chu Lưu: Phân cấp quản lý nhà nước (2016) www.org.vn 21. Văn kiện Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ IX (2001). Hà Nội: Nhà xuất

bản Chính trị Quốc gia. 22. Viện Ngôn ngữ học, Trung tâm Từ điển học (1995). Từ điển Tiếng Việt.

Nhà xuất bản Đà Nẵng.

197

Chuyên đề 10 CHUYÊN ĐỀ BÁO CÁO:

THỰC TIỄN CÔNG TÁC XÃ HỘI HÓA TRONG LĨNH VỰC LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI NHỮNG NĂM QUA

VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM

1. Mục đích a. Thu hoạch kiến thức thu nhận được từ các chuyên đề trong phần II. b. Giúp đánh giá mức độ, kết quả học viên đã đạt được qua nội dung của phần

II (bao gồm: kiến thức, kỹ năng, và hành vi thái độ). c. Chỉ ra được khả năng vận dụng kiến thức và kỹ năng đã thu nhận được vào

thực tiễn tại vị trí công tác của lãnh đạo phòng. 2. Yêu cầu a. Học viên cần viết thành bản báo cáo chuyên đề hoàn chỉnh, trong đó thể

hiện được những kiến thức và kỹ năng thu nhận được thông qua việc phân tích, đánh giá công tác xã hội hóa trong lĩnh vực mà học viên đang công tác trong những năm qua, các bài học kinh nghiệm và đề xuất hướng điều chỉnh/thay đổi để hoạt động của ngành chất lượng, hiệu quả hơn.

b. Thông báo yêu cầu cho học viên khi bắt đầu khóa học. 3. Hướng dẫn a. Độ dài: không quá 20 trang A4 (không kể bìa, phần tham khảo và phụ lục),

sử dụng phông chữ Times New Roman, khổ chữ 14, cách dòng 1.5. b. Cấu trúc: Theo mẫu mà Trường đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức lao

động - xã hội xây dựng. c. Văn phong, cách viết: Có phân tích và đánh giá, ý kiến nêu ra cần có số liệu

chứng minh rõ ràng. 4. Đánh giá a. Mỗi học viên viết một bản báo cáo chuyên đề và giảng viên chấm theo thang

điểm 10. b. Phương thức chấm điểm: Tính theo thang điểm 10, điểm đạt là từ 5 điểm trở lên.

c. Xếp loại: - Giỏi: 9 – 10 điểm; - Khá: 7 – 8 điểm; - Trung bình: 5 – 6 điểm; - Không đạt: dưới 5 điểm.

198

Phần III ĐI THỰC TẾ, TỔNG HỢP, ÔN TẬP

VÀ VIẾT ĐỀ ÁN/THU HOẠCH Mục 1

YÊU CẦU, HƯỚNG DẪN ĐI THỰC TẾ 1. Mục đích a. Quan sát và trao đổi kinh nghiệm lãnh đạo phòng qua một thực tiễn tại một

đơn vị cụ thể. b. Giúp kết nối giữa lý thuyết và thực tế. 2. Yêu cầu a. Giảng viên xây dựng bảng quan sát để học viên ghi nhận trong quá trình đi

thực tế. b. Học viên chuẩn bị trước câu hỏi hoặc vấn đề cần làm rõ trong quá trình đi

thực tế.

3. Hướng dẫn a. Trường đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức lao động – xã hội bố trí tổ

chức và sắp xếp đi thực tế cho học viên. b. Cơ quan, đơn vị học viên đến thực tế chuẩn bị báo cáo kinh nghiệm và tạo

điều kiện để học viên trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn.

199

Mục 2 YÊU CẦU, HƯỚNG DẪN

VIẾT ĐỀ ÁN/THU HOẠCH CUỐI KHÓA 1. Mục đích a. Thu hoạch kiến thức và kỹ năng thu nhận được từ chương trình đào tạo, bồi

dưỡng 4 tuần cho lãnh đạo cấp phòng. b. Giúp đánh giá mức độ, kết quả học viên đã đạt được qua chương trình (bao

gồm: kiến thức, kỹ năng, và hành vi thái độ). c. Chỉ ra được khả năng vận dụng kiến thức và kỹ năng đã thu nhận được vào

thực tiễn tại vị trí công tác của lãnh đạo phòng. 2. Yêu cầu a. Học viên cần viết thành bản đề án, thu hoạch hoàn chỉnh, trong đó thể hiện

được những kiến thức và kỹ năng thu nhận được, phân tích công việc hiện nay và đề xuất vận dụng vào thực tiễn tại vị trí công tác của lãnh đạo phòng.

b. Thông báo yêu cầu cho học viên khi bắt đầu khóa học. 3. Hướng dẫn a. Độ dài: không quá 12 trang A4 (không kể bìa, phần tham khảo và phụ lục),

sử dụng phông chữ Times New Roman, khổ chữ 14, cách dòng 1.5. b. Cấu trúc: Do học viên thiết kế và biên soạn phù hợp với nội dung. Cấu trúc tham khảo: - Đặt vấn đề. - Cơ sở lý luận, khoa học của vấn đề nghiên cứu. - Thực trạng tình hình. - Tham khảo kinh nghiệm, bài học từ bên ngoài (quốc tế hoặc ngành, địa phương, đơn vị khác tuỳ phạm vi nghiên cứu). - Đề xuất đề án:

o Muc tiêu: § Mục tiêu chung § Mục tiêu cụ thể

o Giải pháp (cho từng mục tiêu cụ thể) § Các hoạt động cho từng mục tiêu cụ thể § Chỉ số đầu ra (kết quả) cho từng hoạt động

o Thời gian o Nguồn lực

200

o Giám sát, đánh giá o Tổ chức thực hiện

c. Văn phong, cách viết: Có phân tích và đánh giá, ý kiến nêu ra cần có số liệu chứng minh rõ ràng.

4. Đánh giá Tùy đặc điểm, tình hình mỗi lớp, Trường đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công

chức lao động - xã hội quyết định việc đánh giá khóa học bằng 1 trong 2 hình thức sau:

a. Viết thu hoạch: Mỗi học viên viết một bản thu hoạch; b. Viết đề án: triển khai theo một trong hai phương án sau: - Phương án 1: Mỗi học viên xây dựng một đề án riêng và giảng viên chấm theo thang điểm 10; - Phương án 2: Học viên có thể xây dựng đề án theo nhóm, và đại diện mỗi nhóm báo cáo kết quả đề án trước lớp. Đánh giá kết quả chéo giữa các nhóm theo thang điểm 10. Điểm đánh giá đề án bằng điểm trung bình cộng của điểm các nhóm khác chấm cộng với điểm của giảng viên chấm. Điểm số chung của nhóm tính cho từng thành viên trong nhóm. c. Phương thức chấm điểm: Tính theo thang điểm 10, điểm đạt là từ 5 điểm trở lên.

d. Xếp loại: - Giỏi: 9 - 10 điểm; - Khá: 7 - 8 điểm; - Trung bình: 5 - 6 điểm; - Không đạt: dưới 5 điểm.

----------------------