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ASL 1 Avezzano Sulmona L’Aquila Pagina 1 di 38 Manuale di Gestione del Sistema Documentale

AZIENDA USL N. 1 AVEZZANO SULMONA L’AQUILA

Servizio Sanitario Nazionale

Regione Abruzzo

Azienda Sanitaria locale 1 Sede legale: via Saragat (AQ)

Manuale di Gestione del

Sistema Documentale

Approvato con deliberazione n. 1732 del 12 ottobre 2015


Sommario

INTRODUZIONE .................................................................................................... 4

PARTE PRIMA – ASPETTI ORGANIZZATIVI .......................................................... 6

1) IL PROTOCOLLO INFORMATICO ...................................................................... 6

2) SERVIZIO PER LA GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI ........................................................................ 6

3) UNICITÀ DEL PROTOCOLLO ED ELIMINAZIONE DI TUTTI I PROTOCOLLI INTERNI ................................................................................................................ 7

4) FIGURE COINVOLTE NELLA GESTIONE DEL SERVIZIO DI PROTOCOLLO ........ 7 A) Responsabile della gestione documentale .................................................................................. 8 B) Utente ........................................................................................................................................... 8 C) Protocollista ................................................................................................................................. 8

D) Responsabile dell’Ufficio ............................................................................................................ 9

5) GESTIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI ............................................ 9 A) Classificazione dei documenti – Il titolario ................................................................................. 9 B) Massimario di Selezione .............................................................................................................. 9 C) Archivio ..................................................................................................................................... 10 D) Conservazione dei documenti informatici ................................................................................. 10

PARTE SECONDA - IL DOCUMENTO .................................................................... 11

8) IL DOCUMENTO .............................................................................................. 11 A) Il documento amministrativo ..................................................................................................... 11 B) Il documento sanitario ............................................................................................................... 11 C) Documento informatico ............................................................................................................. 11

9) FIRMA DIGITALE ............................................................................................ 11

10) MODALITÀ DI TRASMISSIONE ..................................................................... 12

11) DOCUMENTI IN ARRIVO .............................................................................. 12 A) Documenti cartacei in arrivo ..................................................................................................... 12 B) Documenti informatici in arrivo ................................................................................................ 13 C) Rilascio di ricevute attestanti la ricezione dei documenti ......................................................... 14

12) DOCUMENTI IN PARTENZA .......................................................................... 14 A) Documenti cartacei in partenza ................................................................................................. 14 B) Documenti informatici in partenza ............................................................................................ 15

13) DOCUMENTI INTERNI .................................................................................. 16 A) Documenti interni di preminente carattere giuridico - probatorio ............................................. 16 B) Documenti di preminente carattere informativo ........................................................................ 16

14) MODELLO PER I DOCUMENTI IN PARTENZA O INTERNI ............................. 16

15) FASCICOLI .................................................................................................... 17

PARTE TERZA - LA REGISTRAZIONE A PROTOCOLLO ........................................ 18

16) LA REGISTRAZIONE A PROTOCOLLO ........................................................... 18

17) SEGNATURA .................................................................................................. 18


18) OPERAZIONI COMPLEMENTARI: ACQUISIZIONE E SMISTAMENTO DEL DOCUMENTO IN ARRIVO O IN PARTENZA ......................................................... 19

19) DIFFERIMENTO DEI TERMINI DI PROTOCOLLAZIONE ............................... 20

20) MODIFICA DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO .................................. 20

21) ANNULLAMENTO DI UNA REGISTRAZIONE ................................................. 21

22) REGISTRO DI EMERGENZA .......................................................................... 21

23) DOCUMENTI DA NON PROTOCOLLARE ........................................................ 21

24) DOCUMENTI SOGGETTI A TRATTAMENTO SPECIFICO ED A REGISTRAZIONE PARTICOLARE ..................................................................................................... 22

25) DOCUMENTI DA PROTOCOLLARE ................................................................. 22

26) DOCUMENTI SOGGETTI A PRIVACY ............................................................. 22

27) PROTOCOLLAZIONE DI DOCUMENTI PARTICOLARI ................................... 22 A) Ricezione di lettere anonime e prive di firma............................................................................ 23 B) Telefax ....................................................................................................................................... 23

C) Gare di appalto ........................................................................................................................... 23

D) Posta elettronica ......................................................................................................................... 23

28) ACQUISIZIONE TRAMITE SCANNER DI DOCUMENTI CARTACEI ................. 24

29) IL REGISTRO DI PROTOCOLLO .................................................................... 24

PARTE QUARTA - PIANO PER LA SICUREZZA ..................................................... 25

30) SICUREZZA DEGLI ACCESSI ......................................................................... 25

31) MODALITÀ DI GESTIONE DELLE ABILITAZIONI .......................................... 25

PARTE QUINTA - DISPOSIZIONI FINALI ........................................................... 27

32) ENTRATA IN VIGORE .................................................................................... 27

33) MODALITÀ DI AGGIORNAMENTO ................................................................ 27

34) ULTERIORI RIFERIMENTI ............................................................................ 27

ALLEGATO A – REGISTRAZIONE PRESSO L’IPA ................................................. 28

ALLEGATO B – RESPONSABILE DELLA GESTIONE DOCUMENTALE .................... 29

ALLEGATO C – TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE .............................................. 30

ALLEGATO D – MASSIMARIO DI SELEZIONE...................................................... 38


Introduzione Ai sensi di quanto previsto dall’art. 50 del DPR 445/2000, tutte le pubbliche amministrazioni sono tenute ad adottare il protocollo informatico. L’art. 5 del DPCM 31 Ottobre 2000 contenente le “Regole tecniche sul protocollo informatico” prevede inoltre che le Pubbliche Amministrazioni redigano un Manuale per la gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi. Il DPCM 31 ottobre 2000 stabilisce, tra l’altro, “Le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione di protocollo di cui all’art. 4, comma 4 del D.P.R. 20 ottobre 1998, n. 428 nonché il formato e la struttura delle informazioni associate al documento informatico di cui all’art. 6, comma 5 del medesimo decreto”; Gli articoli 40 -bis , 41, 47, 57 -bis e 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 , e successive modificazioni, recante il Codice dell’Amministrazione Digitale, stabiliscono le regole inerenti la formazione e gestione dei documenti informatici. L’art. 5 del DPCM 3 dicembre 2013 stabilisce che il Manuale di gestione descriva il sistema di gestione, anche ai fini della conservazione, dei documenti informatici e fornisca le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi. Il Manuale, descrive le fasi operative del sistema per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, individuando per ogni azione o processo i rispettivi livelli di esecuzione, responsabilità e controllo, in una visione d’insieme - senza soluzioni di continuità - dal protocollo all’archivio storico. Il protocollo in sé non può essere concepito solo come un dispensatore asettico di numeri sequenziali, né il protocollo informatico può essere una semplice trasposizione su un supporto elettronico del registro di protocollo cartaceo. In un sistema informativo documentale moderno il protocollo diventa snodo irrinunciabile e una risorsa strategica per il buon andamento degli affari e dei procedimenti amministrativi. Per raggiungere questi obiettivi, devono essere garantiti l’interoperabilità, la trasparenza e il controllo dell’azione amministrativa attraverso i documenti che ogni Amministrazione produce durante la propria attività pratica o l’esercizio delle proprie funzioni. Questo Manuale è pertanto rivolto ai dirigenti, ai funzionari ed agli operatori di protocollo dell’Amministrazione, come strumento di lavoro per la gestione dei documenti, degli affari e dei procedimenti amministrativi che sono chiamati a trattare e dei quali sono individuati come responsabili. In particolare nel Manuale di gestione sono riportati i seguenti argomenti:

a) l’indicazione delle aree organizzative omogenee ed i relativi uffici di riferimento;


b) l’indicazione del responsabile della gestione documentale, e di un suo vicario, per casi di vacanza, assenza o impedimento del primo;

c) l’indicazione delle unità organizzative responsabili delle attività di registrazione di protocollo, di organizzazione e tenuta dei documenti all’interno dell’area organizzativa omogenea;

d) la definizione dei tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche per l’introduzione del protocollo unico ed eliminazione dei protocolli di settore o di reparto;

e) la descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni, incluse le regole di registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari modalità di trasmissione;

f) l’indicazione delle regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti con la specifica dei criteri per l’ulteriore eventuale inoltro dei documenti verso altre amministrazioni;

g) l’elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo; h) l’elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare e le relative modalità di

trattamento; i) il sistema di classificazione; j) la descrizione funzionale ed operativa del sistema di protocollo informatico con

particolare riferimento alle modalità di utilizzo; k) le modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo

informatico ed in particolare l’indicazione delle soluzioni tecnologiche ed organizzative adottate per garantire la non modificabilità della registrazione di protocollo, la contemporaneità della stessa con l’operazione di segnatura, nonché le modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate nell’ambito di ogni sessione di attività di registrazione;

l) le modalità di utilizzo del registro di emergenza; m) il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione, alla

trasmissione, all’interscambio, all’accesso, alla conservazione dei documenti informatici;

n) i criteri e le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso alle informazioni documentali;

o) le modalità per l’eventuale utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti all’interno ed all’esterno dell’area organizzativa omogenea.


PARTE PRIMA – ASPETTI ORGANIZZATIVI

1) Il Protocollo Informatico

E’ considerata Area Organizzativa Omogenea (AOO) l’insieme definito di unità organizzative dell’azienda che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, di comuni servizi per la gestione dei flussi documentali. L’Azienda Sanitaria Locale Avezzano Sulmona L’Aquila è strutturata in un’unica Area Organizzativa Omogenea ed è, quindi, dotata di un solo servizio di protocollazione dei documenti in entrata, in uscita ed interni, che adotta un’unica sequenza numerica per l’attribuzione del numero di protocollo, rinnovata ad ogni anno solare. Nell’ambito degli adempimenti correnti, l’Azienda si è accreditata presso l'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) aggiornato a cura dell’Agenzia per l’Italia Digitale fornendo le informazioni identificative relative all’Azienda stessa ed alla AOO, riportate all’allegato A. L’Unità Organizzativa Responsabile (U.O.R.) è una struttura operativa dell’AOO costituita da un complesso di risorse umane e strumentali, cui sono affidate competenze omogenee nell’ambito delle quali il personale dipendente assume la responsabilità della trattazione di affari o procedimenti sanitari/amministrativi. L’organizzazione delle Unità Organizzative Responsabili dell’Azienda sanitaria locale si articola in strutture operative, dipartimenti, strutturati e funzionali, ed unità operative, complesse e semplici, di seguito genericamente indicati come Uffici. Per la gestione del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi ed al fine di ottemperare a quanto previsto dal DPR 445/2000 riassunto nei paragrafi precedenti, l’Azienda Sanitaria Locale Avezzano Sulmona L’Aquila ha adottato il sistema informatico “ARCHIFLOW” . L'utilizzo del software “ARCHIFLOW” rende possibile e facilita un'operatività che, pur restando centralizzata (Protocollo unico), consente, allo stesso tempo, l'intervento di più punti decentrati. La procedura informatizzata permette, infatti, ad uffici diversi, ubicati in luoghi anche distanti tra loro, di svolgere contemporaneamente lo stesso lavoro, senza sovrapposizioni, nel rispetto di determinati vincoli procedurali.

2) Servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi Nell’ambito dell’area organizzativa omogenea è istituito un “Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi”. Esso è


funzionalmente individuato nell’Ufficio Protocollo e fa capo al Dirigente del Servizio Affari Generali. Al Servizio sono attribuite le funzioni, anche di coordinamento, relative alla gestione documentale, ossia le attività finalizzate alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi qualora trasmessi per la conservazione all’archivio di deposito. L’indicazione del Servizio, del responsabile per la gestione documentale e del suo vicario sono riportati nell’allegato B.

3) Unicità del protocollo ed eliminazione di tutti i protocolli interni Nell’ambito dell’area organizzativa omogenea la numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e rigidamente progressiva. Essa inizia dal n. 1, al principio di ogni anno e si chiude al 31 dicembre. Il numero di protocollo è costituito da sette cifre numeriche [art. 57 del testo unico]. Non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti hanno alcuni elementi comuni o sono strettamente correlati tra loro [art. 55 del testo unico]. Con l’entrata in funzione del sistema di gestione informatica dei documenti sono eliminati tutti i sistemi e registri di protocollazione interna dei documenti diversi dal protocollo generale. L’archivio di registrazione della corrispondenza interna, denominato “InternoASL” ed utilizzato per il flusso documentale scambiato tra Uffici, verrà disattivato a partire dal 1 gennaio 2016. Dall’entrata in vigore del presente Manuale, i documenti di corrispondenza interna vengono registrati come documenti di protocollo interni.

4) Figure coinvolte nella gestione del servizio di Protocollo Le figure coinvolte nella gestione del servizio di protocollo informatico sono le seguenti:

- Responsabile del servizio di protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi;

- Utente; - Operatore dell’Ufficio Protocollo o Protocollista; - Responsabile dell’Ufficio


A) Responsabile della gestione documentale

Al responsabile della gestione documentale è demandato il coordinamento del Servizio per la tenuta del protocollo informatico. Ad esso competono le funzioni di cui al combinato disposto dell’art. 61 del DPR 445/2000, dell’art. 4 del DPCM 31.10.2000, dell’art. 4 del DPCM 3.12.2013. Fra queste:

- attribuire il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni della procedura; - garantire che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si

svolgano nel rispetto delle disposizioni del DPR 445/2000; - garantire la corretta produzione e la conservazione del registro di protocollo; - garantire il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle

attività di registrazione di protocollo e di gestione dei documenti e dei flussi documentali;

- autorizzare le operazioni di annullamento delle registrazioni a protocollo. - curare, di concerto con il Servizio Sistemi informativi dell’Azienda, che le

funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile;

- vigilare sull'osservanza delle disposizioni normative da parte del personale autorizzato e degli incaricati;

- effettuare controlli a campione sulla congruità delle registrazioni, sulla correttezza di esecuzione delle procedure;

- predisporre il piano per la sicurezza informatica relativo alla gestione dei documenti informatici, d’intesa con il responsabile della conservazione, il responsabile dei sistemi informativi e con il responsabile del trattamento dei dati personali

Nei casi di vacanza, assenza o impedimento del Responsabile, la responsabilità del Servizio viene affidata ad un vicario nominato su proposta del Responsabile stesso. B) Utente

Gli utenti (addetti dell’Ufficio) sono abilitati ad accedere al sistema informativo, sia alla consultazione che alla registrazione dei documenti di protocollo (in arrivo, in partenza e interni), limitatamente ai documenti del rispettivo Ufficio. L’utente che esegue la registrazione è tenuto ad acquisire l’immagine elettronica del documento mediante uno scanner, qualora ne sia dotato, oppure ad associare il file del documento, se disponibile. L’abilitazione all’accesso viene fornita dal Servizio Sistemi Informativi, a seguito della richiesta scritta del Responsabile del rispettivo Ufficio, sotto la supervisione del Responsabile della gestione documentale. C) Protocollista

Il protocollista è abilitato ad accedere al sistema informativo, sia alla consultazione che alla registrazione dei documenti di protocollo, su tutti i documenti dell’Azienda. Oltre alle funzionalità generiche dell’utente, il protocollista accede alla casella di Posta Elettronica Certificata istituzionale e provvede alla protocollazione dei messaggi pervenuti secondo gli stessi criteri utilizzati per i documenti cartacei.


D) Responsabile dell’Ufficio

Ogni responsabile prende in carico il documento assegnatogli, controlla quotidianamente sul sistema informativo la corrispondenza pervenuta al proprio Ufficio e provvede ad assegnare la pratica, nell’ambito dell’Ufficio stesso, al responsabile del procedimento. In relazione alle abilitazioni degli utenti del proprio Ufficio, il responsabile provvede a:

- richiedere l’attivazione di un nuovo utente - comunicare la disattivazione di un utente (trasferimenti, quiescenza, etc.)

Ogni comunicazione avviene in forma scritta, indirizzata al Servizio Sistemi Informativi e per conoscenza al Responsabile della gestione documentale.

5) Gestione e Conservazione dei documenti A) Classificazione dei documenti – Il titolario

Per la gestione del documento è adottato un modello organizzativo di tipo decentrato che prevede la partecipazione attiva di più soggetti ed uffici utenti, ognuno dei quali è abilitato a svolgere soltanto le operazioni di propria competenza. Tutti i documenti ricevuti e prodotti dagli uffici della Azienda , indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati , sono classificati secondo un ordinamento logico, in relazione alla materia, alle competenze, alle funzioni e alle attività dell’Amministrazione. Essa è eseguita in base al Titolario di Classificazione. Il Titolario di Classificazione è un sistema logico che suddivide i documenti amministrativi e sanitari secondo la funzione esercitata, in titoli, classi e sottoclassi permettendo di organizzare in maniera omogenea i documenti che si riferiscono a medesimi affari o a medesimi procedimenti amministrativi. Il codice di classificazione è assegnato in fase di protocollazione. L’aggiornamento del titolario compete esclusivamente al Responsabile della gestione documentale ed è assicurato quando se ne presenta la necessità, nel pieno rispetto delle disposizioni contenute nella normativa vigente in materia di formazione e conservazione degli archivi. Ad ogni modifica del titolario, il suddetto responsabile provvede ad informare tutti gli Utenti e a dare loro le istruzioni per il corretto utilizzo delle nuove classifiche. Il Titolario di Classificazione è riportato all’allegato C. B) Massimario di Selezione

Il massimario di selezione è stato adottato dalla ex Azienda Sanitaria Locale n. 4 di L’Aquila con atto deliberativo n. 132 del 19.02.2008 tutt’ora vigente; Il Massimario di Selezione è riportato all’allegato D.


C) Archivio

L’archivio è il complesso dei documenti prodotti, acquisiti o utilizzati dall’Azienda Sanitaria Locale AVEZZANO SULMONA L’AQUILA nello svolgimento della propria attività e nell’esercizio delle proprie funzioni. L’archivio Generale è unico e conservato in luoghi differenti pur se, in relazione alla sua gestione, si suddivide in:

- Archivio corrente - Archivio di deposito - Archivio storico

Archivio Corrente L’archivio corrente è il complesso di documenti relativi ad affari ed a procedimenti amministrativi:

- in corso di istruttoria o di trattazione; - inclusi da breve periodo e pertanto rivestenti ancora un forte interesse ai fini

dello svolgimento dell’attività corrente. I responsabili dell’Ufficio e dei procedimenti amministrativi sono tenuti alla corretta custodia dei documenti relativi agli affari ed ai procedimenti amministrativi loro afferenti e non ancora conclusi. Archivio di deposito L’archivio di deposito è il complesso di documenti relativi ad affari ed a procedimenti amministrativi conclusi, per i quali non risulta più necessaria una trattazione o verso i quali sussistono saltuarie esigenze di consultazione ai fini dell’attività corrente. Periodicamente e secondo un apposito piano di versamento (di norma una volta all’anno), ogni Ufficio deve trasferire all’Archivio Generale i fascicoli relativi ad affari e a procedimenti conclusi. Archivio storico L’archivio storico è il complesso di documenti relativi ad affari ed a procedimenti amministrativi conclusi e destinati, previa effettuazione delle operazioni di scarto, alla conservazione permanente. D) Conservazione dei documenti informatici

L’Azienda, allo scopo di dematerializzare i flussi documentali, si propone di conservare a norma la documentazione digitale prodotta e ricevuta, a partire dal 2016. In tale ambito l’Azienda intende avvalersi di un servizio esterno fin quando non si organizzerà con proprie strutture.


PARTE SECONDA - IL DOCUMENTO

8) Il documento I documenti dell’Azienda Sanitaria Locale Avezzano Sulmona L’Aquila sono quelli prodotti e acquisiti nello svolgimento della propria attività amministrativa e sanitaria. I documenti si suddividono in documenti amministrativi e documenti sanitari. A) Il documento amministrativo

Per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, informatica o di qualsiasi altra specie del contenuto di atti o cose giuridicamente rilevanti, anche interni, prodotti o acquisiti ai fini dell’attività amministrativa, così come previsto dall’art. 22 c. 2 della legge 241/90 smi. Il documento è dunque una rappresentazione comunque formata del contenuto di atti delle pubbliche amministrazioni utilizzati ai fini dell’attività amministrativa, così come previsto dall’art. 1 del DPR 445/2000. B) Il documento sanitario

Il documento sanitario è la rappresentazione grafica, informatica, iconografica, elettromagnetica dell'attività clinica, scientifica e amministrativa delle strutture sanitarie aziendali. C) Documento informatico

Per documento informatico si intende qualsiasi supporto informatico contenente dati informazioni aventi efficacia probatoria, cioè la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Il documento informatico, da chiunque formato, la sua registrazione su supporto informatico e la sua trasmissione mediante strumenti telematici, ha piena rilevanza giuridica e ha lo stesso valore del documento redatto nella forma scritta. E' da considerarsi a tutti gli effetti di legge originale e fonte principale di notizia. La posta elettronica è il mezzo di comunicazione di base da utilizzare per lo scambio di documenti elettronici soggetti a registrazione di protocollo.

9) Firma digitale Per il compimento delle attività istituzionali e per quelle inerenti la attuazione delle norme sulla gestione del protocollo informatico, l’Azienda fornisce la firma digitale ai dipendenti da essa stessa all’uopo individuati.


A garanzia dell’autenticità ed integrità di messaggi e documenti scambiati ed archiviati con mezzi elettronici, al pari di quanto svolto dalla firma autografa per i documenti cartacei, è la firma digitale. I requisiti assolti dalla Firma Digitale sono:

- Autenticità: con un documento firmato digitalmente si può essere certi dell'identità del sottoscrittore;

- Integrità: sicurezza che il documento informatico non è stato modificato dopo la sua sottoscrizione;

- Non ripudio: il documento informatico sottoscritto con firma digitale, ha piena validità legale e non può essere ripudiato dal sottoscrittore;

I documenti informatici, composti in modalità elettronica e firmati digitalmente, sono sottoposti a conservazione.

10) Modalità di trasmissione La trasmissione dei documenti all’interno dell’Azienda avviene di norma in modalità elettronica mediante l’utilizzo del sistema documentale e della posta elettronica, salvo eccezioni legate al formato o alla dimensione del documento cartaceo oppure a specifiche necessità. La trasmissione dei documenti all’esterno dell’Azienda avviene mediante utilizzo della posta ordinaria, raccomandata, telegrafo, fax, posta elettronica certificata, posta elettronica ordinaria, consegna a mano, ecc.. La posta elettronica certificata costituisce il mezzo trasmissivo preferenziale verso le pubbliche amministrazioni e, ove possibile, verso le aziende ed i privati. I documenti sono protocollati e gestiti secondo le disposizioni e le eccezioni previste di seguito.

11) Documenti in arrivo Il documento in arrivo è il documento avente rilevanza giuridico - probatoria acquisito dall’Ufficio Protocollo, nell'esercizio delle proprie funzioni. A) Documenti cartacei in arrivo

La corrispondenza cartacea che, con qualsiasi mezzo e su qualunque supporto (servizio postale, telegrafo, fax, consegna diretta da parte dei soggetti interessati, ecc.), pervenga indirizzata genericamente alla AZIENDA Sanitaria Locale AVEZZANO SULMONA L’AQUILA, alle Direzioni, ai Dipartimenti, alle U.O.C., alle U.O.S. ovvero agli Uffici di una qualunque struttura territoriale, è recepita dall’Ufficio Protocollo, in relazione all’indirizzo indicato, e viene acquisita come immagine tramite scanner.


Il documento acquisito nel protocollo informatico viene trasmesso a chi di competenza in via informatica. Il documento cartaceo viene parimenti trasmesso all’Ufficio competente. La posta pervenuta all’Ufficio Protocollo viene pertanto aperta ed attentamente vagliata per lo smistamento agli Uffici competenti. L’Ufficio Protocollo provvede alla classificazione del documento in arrivo nonché allo smistamento al Responsabile dell’Ufficio; il quale prende in carico il documento e, procede all’individuazione del Responsabile del Procedimento Amministrativo (R.P.A.). Il Responsabile del Procedimento Amministrativo ha il compito della corretta creazione e gestione del fascicolo relativo a quel determinato procedimento.

Per rispetto del segreto epistolare, non vengono aperte le lettere che rechino espressamente la dicitura “Riservata”/“Personale”/”Confidenziale” Le suddette lettere vengono trasmesse al destinatario che deciderà sulla necessità della protocollazione, provvedendo personalmente alla registrazione di protocollo o rinviandola all’Ufficio Protocollo B) Documenti informatici in arrivo

La ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite le caselle di posta elettronica certificata. La casella di posta elettronica certificata istituzionale è accessibile solo all’Ufficio protocollo. Le caselle PEC non istituzionali, in numero limitato, sono assegnate a singoli Uffici preposti alla loro costante consultazione ed incaricati alla tempestiva registrazione di protocollo dei messaggi pervenuti. I documenti informatici che pervengono direttamente agli Uffici, a mezzo posta elettronica ordinaria, sono da questi valutati ai sensi dell’articolo 15, comma 7, del DPCM 31 ottobre 2000 e protocollati dagli stessi.


C) Rilascio di ricevute attestanti la ricezione dei documenti

Qualora venga richiesto dall’utente il rilascio di una ricevuta attestante l’avvenuta consegna diretta di un documento cartaceo, in assenza di moduli predisposti di ricevuta, gli Uffici abilitati alla registrazione di protocollo dei documenti in arrivo possono rilasciare una fotocopia del primo foglio dopo avervi apposto un timbro di VISTO ARRIVARE con la data e l’ora di arrivo e la sigla dell’operatore. In alternativa, l’Ufficio esegue la registrazione di protocollo e rilascia la fotocopia del documento comprendente la segnatura di protocollo. Nel caso di ricezione dei documenti informatici, l’informazione a notifica al mittente dell’avvenuta ricezione è assicurata dal sistema di posta elettronica certificata utilizzato dall’Amministrazione.

12) Documenti in partenza Si intendono documenti in partenza i documenti sanitari ed amministrativi di valenza giuridico-probatoria redatti dal personale appartenente all’azienda nell’esercizio delle proprie funzioni ed inviati ad altre Amministrazioni e /o a privati. Quelli in uscita di esclusiva competenza del Direttore Generale devono essere sempre da questi firmati , mentre gli altri dovranno essere firmati dal Dirigente Responsabile dell’Ufficio. A) Documenti cartacei in partenza

I documenti da spedire su supporto cartaceo redatti su carta intestata “Azienda Sanitaria

Locale 1 Avezzano Sulmona L’Aquila” comprensiva dei codici aziendali asl1_asl AOO_1 RP1 e con indicazione dell’Ufficio competente e del numero telefonico sono

trasmessi all’Ufficio Protocollo abilitato alla spedizione dopo che sono state eseguite le operazioni di registrazione di protocollo, segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione, a cura dell’Ufficio produttore. La registrazione a protocollo e la classificazione dei documenti in partenza sono effettuate dal Responsabile o dall’utente da questi individuato; questi soggetti sono incaricati anche delle operazioni di creazione e di gestione del fascicolo relativo all’affare o al procedimento amministrativo cui il documento medesimo si riferisce. E’ consentito dare un unico numero di protocollo a più documenti identici in partenza, nel caso di molteplici soggetti in indirizzo. Ogni documento deve riguardare un unico oggetto riportato in maniera non generica, ma sintetica e chiara.


I destinatari sono riportati in sequenza nel campo “destinatari”. Nel caso il numero dei destinatari sia superiore a 5, è possibile inserire la dicitura “destinatari vari” o una descrizione della tipologia dei destinatari. In questo caso alla registrazione di protocollo va associato il file con l’elenco dei destinatari. Ogni documento in partenza deve essere conservato in copia presso l’archivio corrente dell’Ufficio che lo ha prodotto. La copia deve riportare la segnatura completa. Se il documento è accompagnato da allegati, unitamente alla copia del documento occorre conservare copia degli allegati o l’elenco degli stessi. I documenti da spedire su supporto cartaceo sono trasmessi in busta chiusa all’Ufficio Protocollo che ne cura la spedizione . Nel caso di spedizioni per raccomandata con ricevuta di ritorno , posta celere, corriere, o altro mezzo che richieda una qualche documentazione da allegare alla busta, la relativa modulistica deve essere compilata a cura dell’Ufficio produttore. B) Documenti informatici in partenza

I documenti informatici sono trasmessi all’indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari, ovvero abilitato alla ricezione della posta per via telematica. Nel caso di trasmissione telematica con posta elettronica ordinaria, l’indirizzo di posta elettronica dei destinatari deve essere incluso nel campo “destinatari” della registrazione di protocollo. Nel caso di trasmissione telematica con posta elettronica certificata, l’indirizzo di posta elettronica dei destinatari viene gestito automaticamente dal sistema e può non essere incluso nel campo “destinatari” della registrazione di protocollo. Gli Uffici provvedono autonomamente alla registrazione di protocollo, segnatura di protocollo, classificazione, fascicolazione e trasmissione dei documenti informatici. Nel caso di trasmissione telematica con posta elettronica certificata gli Uffici provvedono:

- ad effettuare l’invio telematico utilizzando i servizi di posta certificata ; - a verificare l’avvenuto recapito dei documenti spediti per via telematica,

controllando le ricevute di accettazione e di consegna. L’indirizzo della casella di posta elettronica certificata istituzionale dell’Azienda è [email protected] ed è pubblicato sul sito istituzionale dell’Azienda e nell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA).


13) Documenti interni Per documenti interni si intendono i documenti trasmessi tra gli Uffici dell’Azienda. Si distinguono funzionalmente in:

- documenti di preminente carattere giuridico – probatorio; - documenti di preminente carattere informativo;

A) Documenti interni di preminente carattere giuridico - probatorio

Si intendono documenti interni di preminente carattere giuridico - probatorio i documenti redatti dal personale nell’esercizio delle proprie funzioni e al fine di documentare atti o provvedimenti sanitari ed amministrativi dai quali sorgano diritti, doveri o legittime aspettative di terzi; tale tipologia documentale è sempre soggetta a registrazione di protocollo. I documenti interni devono essere sempre protocollati sul protocollo informatico e corredati del file del documento, anche senza firma autografa. La registrazione a protocollo e la classificazione dei documenti interni è effettuata, come nel caso dei documenti in partenza, dal Responsabile dell’Ufficio o dall’utente da questi individuato, i quali sono incaricati anche delle operazioni di creazione e di gestione del fascicolo relativo all’affare o al procedimento cui il documento medesimo si riferisce. B) Documenti di preminente carattere informativo

Si intendono documenti interni di preminente carattere informativo le memorie e le comunicazioni informative. Con l’entrata in vigore del presente manuale, tali documenti, che precedentemente venivano registrati nel sistema documentale su apposito archivio denominato “InternoASL”, devono essere protocollati sul protocollo informatico con le stesse modalità dei documenti interni di preminente carattere giuridico – probatorio. Come previsto dall’art. 3 del DPCM 3 dicembre 2013, l’Azienda dispone che ogni protocollo diverso dal protocollo generale, ed in particolare l’archivio “InternoASL” siano eliminati entro il 31/12/2015.

14) Modello per i documenti in partenza o interni I documenti in partenza o interni, indipendentemente dal supporto sul quale sono stati scritti, riportano le seguenti informazioni, utili alla gestione ed individuazione del documento stesso: Sui documenti, di norma prodotti con sistemi informatici, sono riportate le seguenti informazioni:

- denominazione e logo dell’Azienda;


- codice identificativo dell’amministrazione asl1_asl; - codice identificativo dell’area organizzativa omogenea AOO_1; - codice identificativo del registro RP1; - indicazione dell’Ufficio che ha prodotto il documento; - indirizzo completo dell’Azienda con numero di telefono e fax; - indirizzo di posta elettronica certificata; - data completa , luogo, giorno, mese , anno; - numero degli allegati , se presenti; - oggetto del documento; - sottoscrizione del responsabile o dei Responsabili , quando prescritta. - le comunicazioni con le quali viene dato riscontro a precedente corrispondenza

dovranno sempre indicare il protocollo della stessa, compilando l’apposito spazio sotto la voce “ risposta al protocollo n_________ del ____________________

15) Fascicoli Il fascicolo è l’insieme ordinato di documenti, relativi a uno stesso affare o procedimento/processo amministrativo, a una stessa materia, a una stessa tipologia, che si forma sempre nel corso delle attività amministrative allo scopo di riunire tutti i documenti utili allo svolgimento delle attività stesse. Nel fascicolo sono generalmente inseriti documenti diversificati per formati, natura, contenuto giuridico, ecc. I fascicoli costituiscono la componente più diffusa degli archivi contemporanei e sono costituiti, in base alle esigenze di servizio, secondo criteri diversi che sono, tuttavia, stabiliti per ciascuna voce del piano di classificazione al momento della sua elaborazione o del suo aggiornamento. Nei casi in cui insorgano esigenze pratiche, il fascicolo può essere distinto in sottofascicoli. Ogni Ufficio agisce autonomamente nell’organizzazione dei propri fascicoli, nell’apertura e nella chiusura dei fascicoli, siano essi digitali, analogici o ibridi. I fascicoli analogici relativi ai procedimenti conclusi, vengono versati nell’archivio di deposito dal responsabile del procedimento.


PARTE TERZA - La Registrazione a protocollo

16) La registrazione a protocollo Il Protocollo Generale è un atto pubblico di fede privilegiata ed ha valenza giuridico probatoria. Per ogni documento ricevuto o spedito dall’Azienda è effettuata una registrazione di protocollo con il sistema di gestione informatizzata del protocollo (rif. art. 53, comma 1, del testo unico). La registrazione è eseguita in un'unica operazione, senza possibilità per l’operatore di inserire le informazioni in più fasi successive, ai sensi dell’art. 53, comma 3, del testo unico. Ciascuna registrazione comporta la memorizzazione di un insieme di dati obbligatori e di dati opzionali. La registrazione a protocollo, per ogni documento ricevuto o spedito, è effettuata mediante la memorizzazione nel sistema delle seguenti informazioni obbligatorie:

- il numero di protocollo, assegnato in automatico dal sistema e registrato in forma non modificabile;

- la data di registrazione del protocollo, assegnata in automatico dal sistema e registrata in forma non modificabile;

- mittente (o mittenti) per i documenti ricevuti, o in alternativa, destinatario (o destinatari) per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;

- data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili; - oggetto del documento, registrato in forma non modificabile.

I dati opzionali sono tutti quegli elementi che assicurano una migliore utilizzazione dei documenti sotto il profilo giuridico, gestionale ed archivistico:

- data di arrivo; - il numero di allegati; - descrizione sintetica degli allegati; - ecc…

17) Segnatura La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione al documento, in forma permanente, non modificabile, delle informazioni riguardanti la registrazione di protocollo. Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. La registrazione e la segnatura costituiscono un’operazione unica e contestuale avente entrambe la natura di atto pubblico. Non potranno, quindi, essere effettuate registrazioni di protocollo senza disporre del documento a cui la registrazione si riferisce.


Nel documento in arrivo la segnatura viene posta, di norma, sul frontespizio mediante l’apposizione di un timbro o segno analogo. Le informazioni minime apposte od associate al documento mediante l’operazione di segnatura sono quelle elencate nell’articolo 9 del DPCM 03/12/2013, e precisamente:

- identificazione dell’Amministrazione - codice identificativo dell’amministrazione: asl1_asl - codice identificativo dell’area organizzativa omogenea: AOO_1 - codice identificativo del registro: RP1 - data di protocollo - progressivo di protocollo ( composto da n. 7 cifre Anno es. 0045633/15 ) - identificazione dell’Ufficio che protocolla

ASL AVEZZANO SULMONA L’AQUILA

asl1_asl AOO_1 RP1

12 OTT 2015

PROTOCOLLO GENERALE

N° 0123456/15

Sul documento in partenza o interno la segnatura viene effettuata inserendo manualmente o a stampa il numero e la data di protocollo.

18) Operazioni complementari: acquisizione e smistamento del documento in arrivo o in partenza Per ciò che concerne il flusso documentale in arrivo, l’Ufficio Protocollo e tutti gli uffici abilitati provvedono alle operazioni di registrazione e segnatura nonché alla classificazione del documento e all’acquisizione dell’immagine tramite scanner. Per il flusso documentale in arrivo presso l’Ufficio Protocollo, il Responsabile dell’Ufficio Protocollo assegna il documento in arrivo all’Ufficio competente e può individuare altri destinatari cui il medesimo documento viene trasmesso per conoscenza. Gli atti di particolare rilevanza vanno trasmessi al Direttore Generale il quale poi li assegna all’Ufficio di competenza Al Responsabile dell’Ufficio competente l’assegnazione avviene con notifica.


Nel caso di un’assegnazione errata, l’Ufficio che riceve il documento è tenuto a trasmetterlo con notifica, apponendovi nota esplicativa “Ufficio Protocollo”, nel più breve tempo possibile, che provvederà a correggere le informazioni inserite nel sistema informatico e ad inviare il documento all’Ufficio competente. Per quanto riguarda il flusso documentale pervenuto direttamente agli Uffici, così come per i documenti in partenza o interno, il Responsabile o l’utente da questi individuato provvedono autonomamente alla registrazione e classificazione del documento (da redigersi secondo l’impostazione grafica del modello istituzionale prescelto), oltre che alla sua fascicolazione.

19) Differimento dei termini di protocollazione La registrazione a protocollo deve essere effettuata in giornata e, comunque, non oltre i due giorni lavorativi seguenti la ricezione dell’atto. Eccezionalmente, il Responsabile, in presenza di un notevole carico di lavoro temporaneo, può autorizzare la protocollazione in tempi successivi (fissando comunque un limite di tempo), conferendo valore, nel caso di scadenze predeterminate, al timbro datario d’arrivo. Il timbro-datario apposto sulla corrispondenza in arrivo ne attesta l’avvenuta ricezione; non è però sostitutivo della segnatura di protocollazione, la sola ad avere valore legale. I documenti devono intendersi acquisiti con l’atto di registrazione nel Sistema di Protocollo o nelle modalità di gestione del protocollo di emergenza di seguito illustrate. Per la documentazione a scadenza certa (cfr. istanze per concorsi, gare, determinati benefici, ecc.) è comunque necessario, in sede di protocollazione, dare ad essa la precedenza.

20) Modifica delle registrazioni di protocollo La modifica dei campi numero e data protocollo non è consentita in quanto i valori sono assegnati automaticamente dal sistema. E’ consentita la modifica delle altre informazioni registrate in forma immodificabile nei campi mittente/destinatario e oggetto, qualora l’operazione si rendesse necessaria per correggere errori intercorsi in sede di immissione di dati. La rinnovazione del campo con i dati corretti comporta la contestuale memorizzazione, in modo permanente, del valore precedentemente attribuito unitamente alla data, l’ora e all’autore della modifica.


21) Annullamento di una registrazione È consentito l’annullamento di una registrazione di protocollo attraverso l’apposizione della dicitura «annullato». L’annullamento di una registrazione di protocollo può essere autorizzato unicamente dal Responsabile dell’ Ufficio protocollo a seguito di invio con notifica del documento da annullare ed i motivi dell’annullamento, riportati nelle annotazioni della registrazione stessa. Le informazioni annullate restano memorizzate nella banca dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura, ivi comprese le visualizzazioni e le stampe, nonché gli estremi di autorizzazione all’annullamento del protocollo. La procedura di annullamento riporta una dicitura in posizione sempre visibile, tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie. Nel record di protocollo appare inoltre, in forma ben visibile, anche data e ora dell’annullamento, nonché il codice identificativo dell’operatore che ha proceduto allo stesso.

22) Registro di emergenza Il responsabile dell’Ufficio Protocollo autorizza lo svolgimento anche manuale, delle operazioni di registrazione di protocollo sull’unico registro di emergenza in dotazione dell’Ufficio Protocollo ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare il sistema e per i casi di tassativa scadenza. Si applicano le modalità di registrazione dei documenti su registro di emergenza e di recupero delle stesse nel sistema di protocollo informatico previsto dall’art. 63 del Testo Unico 445/2000.

23) Documenti da non protocollare Sono esclusi dalla registrazione a protocollo, ai sensi del comma 5, l’art. 4 del DPR 428/1998 e del comma 5, art. 53 del DPR 445/2000:

- gazzette ufficiali - bollettini ufficiali P.A. - notiziari P.A. - materiali statistici senza accompagnatoria · giornali e riviste - libri - opuscoli, depliant, materiali pubblicitari - inviti a manifestazioni


Sono parimenti esclusi dalla registrazione a protocollo:

- richieste di rimborso spese e missioni - variazione dati sedi ditte fornitrici - listini prezzi

24) Documenti soggetti a trattamento specifico ed a registrazione particolare Esistono tipologie di documenti che, per disposizioni normative o regolamentari, sono soggetti a forme di trattamento e registrazione particolare:

- deliberazioni - contratti - provvedimenti dei responsabili dei vari servizi dell’Azienda.

Tali documenti non vengono protocollati (comma 5 , art. 53 del DPR 445/2000) ma ne è prevista la registrazione nel sistema documentale, in appositi archivi dedicati. I documenti di natura contabile (mandati di pagamento, buoni d’ordine e simili) non vengono protocollati e sono gestiti dal sistema di gestione contabile.

25) Documenti da protocollare Le restanti tipologie di documenti sono soggette a protocollazione.

26) Documenti soggetti a privacy Il trattamento dei dati effettuato con le operazioni di protocollo deve avvenire nel rispetto della normativa sulla privacy , gli addetti al protocollo sono nominati “ incaricati del trattamento dei dati sensibili”. Gli archivi, le banche dati e il protocollo, sia cartacei sia informatici, devono essere regolamentati nel rispetto della normativa vigente in materia di tutela dei dati personali e dal relativo regolamento di attuazione.

27) Protocollazione di documenti particolari Si forniscono di seguito alcune indicazioni pratiche circa i comportamenti operativi da adottare di fronte ad alcune situazioni che accadono comunemente negli uffici di protocollo.


A) Ricezione di lettere anonime e prive di firma

La protocollazione dei documenti attesta la certezza giuridica della data, della forma e della provenienza di un documento con esclusione di ogni valutazione relativa al contenuto o alle caratteristiche dello stesso. Le lettere anonime vengono protocollate ed inoltrate al Direttore Amministrativo Aziendale o al Direttore Sanitario Aziendale nei limiti di rispettiva competenza, i quali valutano l’opportunità di dare seguito alle comunicazioni ed individuano le eventuali procedure da sviluppare, nonché al Responsabile della Struttura interessato all’argomento. I documenti privi di firma o con firma illeggibile, riconducibili ad un mittente certo (ente, studio privato, etc..), vengono protocollati ed inoltrati agli Uffici competenti. B) Telefax

Il documento trasmesso tramite fax da privati risponde al requisito della forma scritta e non richiede l’invio del documento originale purché il responsabile dell’Ufficio Protocollo informatico possa accertarne la fonte di provenienza. Il documento in partenza via telefax dovrà indicare la seguente dicitura “il presente documento, ai sensi del comma 6, art. 43 del T.U. 445/2000, non sarà seguito dal documento originale”. Il timbro di protocollo (segnatura) è apposto sul documento e non sulla copertina. C) Gare di appalto

La corrispondenza in busta chiusa riportante la dicitura “offerta”, “gara d’appalto” o simili, o comunque quella dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara, non viene aperta, restando comunque obbligatoria, per quest’ultima, la registrazione, con la segnatura sulla busta che va trasmessa al Servizio competente. In caso di impossibilità di protocollo contestualmente alla consegna della busta, per poter attestare la data di consegna della documentazione di gara, si dovrà apporre sulla stessa un timbro con la data e l’ora di arrivo e la sigla dell’operatore che la riceve. La busta deve essere conservata quale parte integrante della documentazione di gara. D) Posta elettronica

I messaggi di posta elettronica, corredati di firma digitale e formulati nel rispetto della normativa vigente, vanno protocollati. I documenti pervenuti nella casella istituzionale di posta elettronica certificata (PEC) vengono protocollati dall’Ufficio Protocollo dopo attenta valutazione del contenuto del messaggio. I documenti pervenuti nelle caselle di posta elettronica certificata (PEC) degli Uffici vengono protocollati dagli Uffici stessi.


28) Acquisizione tramite scanner di documenti cartacei I documenti ricevuti su supporto cartaceo, di formato compatibile con lo scanner collegato alla postazione operatore, dopo le operazioni di registrazione e segnatura protocollo, devono essere acquisiti in formato immagine con l’ausilio di scanner, salvo documenti riservati contenenti dati sensibili. Il processo di scansione si articola nelle seguenti fasi:

- acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche composto da più pagine, corrisponda un unico file.

- verifica della leggibilità delle immagini acquisite e della loro esatta corrispondenza con gli originali cartacei;

- memorizzazione delle immagini, in modo non modificabile. L’acquisizione tramite scanner non necessariamente deve essere contestuale alle operazioni di registrazione e segnatura. I documenti di formato non compatibile con lo scanner disponibile sono acquisiti in formato immagine solo se esplicitamente richiesto dagli uffici utente di competenza, avvalendosi eventualmente dei servizi di una società specializzata. Le immagini dei documenti cartacei acquisite con lo scanner sono rese disponibili agli uffici utente, attraverso la rete interna dell’Azienda immediatamente dopo l’operazione di scansione. I documenti non acquisiti con lo scanner vengono trasmessi in originale.

29) Il registro di protocollo Il registro di protocollo è un atto pubblico originario che fa fede circa la data e l’effettivo ricevimento o spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso ed è idoneo a produrre effetti giuridici a favore o a danno delle parti. Il registro giornaliero di protocollo viene prodotto all’inizio di ogni giornata lavorativa successiva, in formato di file PDF, e registrato in un archivio documentale dedicato denominato “Registro”, accessibile esclusivamente al personale dell’Ufficio protocollo. L’archivio “Registro” è predisposto per il successivo passaggio in conservazione.


PARTE QUARTA - PIANO PER LA SICUREZZA

30) Sicurezza degli accessi Nel rispetto di quanto previsto dalla normativa sulla privacy / T.U. D.Leg.vo 196/2003 codice in materia di protezione dei dati personali) ogni utente è abilitato a svolgere soltanto le operazioni di propria competenza. La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dal sistema attraverso l’uso di profili utente e password. Le recenti normative in materia di sicurezza informatica prevedono che l’accesso alle informazioni sia regolato da sistemi di riconoscimento. Per tale ragione anche nel software utilizzato per la gestione del protocollo informatico è prevista una procedura iniziale di identificazione tramite nome utente e password nominative da indicare all’avvio del programma. Ogni utente possiede una password che deve conservare con cura, assolutamente personale e segreta, da modificare con periodicità almeno bimestrale. Il sistema di protocollazione informatica utilizzato consente di identificare in modo univoco gli utenti che accedono ad esso. Ciascun utente nel collegarsi al programma di protocollazione informatica deve inserire username e password per poter compiere qualsiasi tipo di operazione anche di sola consultazione. In questo modo si consente l’accesso alle risorse esclusivamente agli utenti abilitati. Ogni utente, quale incaricato o responsabile del trattamento dei dati ai sensi della normativa sulla privacy , è abilitato a svolgere unicamente le funzioni attribuite in base alla nomina ed al relativo mansionario. Eventuali operazioni di modifica dei documenti registrati vengono registrate in modo tale da permettere la tracciabilità dei cambiamenti apportati alla registrazione. Il sistema è in grado di individuare l’autore, la data e l’orario delle modifiche avvenute. Il sistema rispetta i requisiti di cui all’art. 7 DPCM 03/12/2013.

31) Modalità di gestione delle abilitazioni Le abilitazioni all’utilizzo delle funzionalità del sistema di gestione informatica dei documenti sono rilasciate dal Servizio Sistemi informativi dell’Azienda a seguito di richiesta scritta firmata dal Responsabile dell’Ufficio.


A ciascun Responsabile dell’Ufficio è demandato il compito di informare il responsabile della gestione documentale ed il Servizio Sistemi Informativi di tutti i trasferimenti, anche nell’ambito della Azienda, dei Dirigenti e del personale abilitato ad accedere al sistema documentale per le opportune modifiche da apportare nel sistema per la esatta assegnazione della corrispondenza ed affinché ciascun utente sia in possesso della giusta abilitazione all’uso del sistema informatico. La comunicazione di uscita degli utenti per quiescenza o altro motivo, deve essere trasmessa tempestivamente da parte del Responsabile dell’Ufficio al Servizio Sistemi informativi, che provvederà alla cancellazione dell’utente dal sistema. Per maggiore controllo, a fine anno, il Servizio del Personale comunica al Servizio Sistemi Informativi l’elenco dei dipendenti usciti dall’Azienda nell’arco dell’anno solare.


PARTE QUINTA - Disposizioni Finali

32) Entrata in vigore Il Manuale di Gestione entra il vigore dalla data di sua approvazione da parte del Direttore Generale.

33) Modalità di aggiornamento Il presente Manuale di Gestione rappresenta un primo momento di compiuta regolamentazione e potrà essere assoggettato a successive integrazioni e/o modificazioni migliorative sulla base della effettiva sperimentazione operativa.

34) Ulteriori riferimenti Per quanto non espressamente previsto dal presente Manuale, si fa riferimento alla normativa vigente e si adottano comportamenti ispirati al principio del buon andamento e dell’efficienza dell’attività amministrativa.


ALLEGATO A – Registrazione presso l’IPA

Indirizzo Via Saragat loc. Campo di Pile - 67100 L'Aquila (AQ)

Responsabile Direttore Generale Giancarlo Silveri

Sito istituzionale www.asl1abruzzo.it

Indirizzi email

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

Tipologia Pubbliche Amministrazioni

Categoria Aziende Sanitarie Locali

Data accreditamento 01/06/2010

Codice iPA asl1_asl

Referente Franco Santucci

Codice Fiscale 01792410662

http://www.asl1abruzzo.it/

mailto:[email protected]




http://www.indicepa.gov.it/ricerca-pec/n-ricerca-pec.php?cod_amm=asl1_asl&mail_pec=


ALLEGATO B – Responsabile della gestione documentale

Il Responsabile della gestione documentale è il Dirigente del Servizio Affari Generali dott.ssa Maria Clara Fiorenza Il Vicario nominato, per casi di vacanza o assenza del Responsabile, è il Sig. Graziano Sebastiani del Servizio Sistemi Informativi.


ALLEGATO C – Titolario di classificazione TITOLO I Area amministrativa

I/1 AFFARI ISTITUZIONALI

I/1.1 Leggi dello Stato e della Regione – Piani sanitari

I/1.2 Statuti e regolamenti della ASL/AO

I/1.3 Rapporti con l’Amministrazione statale

I/1.4 Rapporti con la Regione e altri enti pubblici territoriali

I/1.5 Protocolli di intesa,costituzione società miste

I/1.6 Comunicazione, promozione, marketing

I/1.7 Conferenza dei Sindaci

I/2 ORGANI DI DIREZIONE GENERALE

I/2.1 Corrispondenza del Direttore Generale

I/2.2 Atti di indirizzo dell’attività amministrativa e sanitaria

I/2.3 Composizione organi, nomine

I/2.4 Convocazioni, ordini del giorno e verbali

I/2.5 Delibere decreti determinazioni e ordini di servizio

I/2.6 Corrispondenza

I/2.7 Programmazione e ripartizione risorse

I/2.8 Verifiche amministrative ed economiche

I/2.9 Vigilanza sul’osservazione della Legge

I/2.10 Vigilanza sulla contabilità e conformità del bilancio

I/2.11 Relazioni periodiche alla Regione

I/2.12 Ispezioni e controlli

I/2.13 Incarichi di insegnamento

I/3 AFFARI AMMINISTRATIVI

I/3.1 Segreteria di Direzione

I/3.2 Corrispondenza del Direttore Amministrativo

I/3.3 Proposte e pareri per la Direzione generale

I/3.4 Coordinamento e consulenza strutture territoriali

I/3.5 Corrispondenza servizi amministrativi

I/3.6 Indagini e inchieste sull’organizzazione e il funzionamento aziendale

I/3.7 Rapporti con le direzioni operative della ASL

I/3.8 Rapporti con le Organizzazioni sindacali

I/3.9 Rapporti con le associazioni del volontariato e di tutela dei diritti del malato

I/4 AFFARI GENERALI

I/4.1 Servizi di protocollo e gestione dei flussi informativi e documenti

I/4.2 Archivio storico. Inventari

I/4.3 Biblioteca

I/4.4 Normativa sulla tutela dei dati

I/4.5 Indagini statistiche

I/4.6 Carta dei servizi

I/4.7 Controllo di qualità

I/4.8 Verifiche e valutazione risorse

I/4.9 Verifica obiettivi aziendali

I/4.10 Contratti e Convenzioni

I/4.11 Assicurazioni

I/4.12 Contenzioso

I/4.13 Pareri legali

I/4.14 Interventi formativi

I/5 PERSONALE

I/5.1 Pratiche generali del personale

I/5.2 Categorie protette


I/5.3 Personale comandato e trasferito

I/5.4 Trattamento economico

I/5.5 Trattamento giuridico

I/5.6 Pianta organica

I/5.7 Domande di assunzione

I/5.8 Concorsi

I/5.9 Assunzione personale a tempo indeterminato

I/5.10 Assunzione personale a tempo determinato

I/5.11 Formazione e aggiornamento del personale

I/5.12 Domande trasferimento e mobilità

I/6 SERVIZIO PREVENZIONE E PROTEZIONE

I/6.1 Pratiche generali prevenzione e protezione

I/6.2 Individuazione fattori di rischio

I/6.3 Informazioni ai lavoratori sui rischi connessi all'ambiente, macchinari, impianti e attrezzature

I/6.4 Misure preventive e protettive, procedure di sicurezza; segnalazione infortuni

I/6.5 Formazione dei lavoratori sui rischi e sulle procedure di sicurezza

I/6.6 Tutela della salute dei lavoratori

I/6.7 Rapporti coi servizi di prevenzione e protezione di altri enti e aziende

I/6.8 Smaltimento rifiuti prodotti dall’attività dell’Azienda

I/7 SERVIZIO RACCOLTA ED ELABORAZIONE DATI

I/7.1 Pratiche generali di elaborazione dati

I/7.2 Coordinamento e consulenza informatica per le strutture territoriali e aziendali

I/7.3 Statistiche elaborazioni dati

I/7.4 Gestione sistema informativo

I/7.5 Gestione tecnologie informatiche

I/7.6 Altro

I/8 PATRIMONIO IMMOBILIARE

I/8.1 Pratiche generali patrimonio immobiliare

I/8.2 Inventari e patrimonio immobiliare di proprietà

I/8.3 Programmazione lavori pubblici

I/8.4 Procedure per affidamento lavori: gare e appalti

I/8.5 Locazione e gestione immobili non di proprietà

I/8.6 Costruzioni ristrutturazioni e manutenzione

I/8.7 Servizi tecnici in appalto

I/8.8 Manutenzione e riparazione automezzi

I/9 BENI E SERVIZI

I/9.1 Pratiche generali beni mobili

I/9.2 Inventari beni mobili

I/9.3 Acquisto automezzi

I/9.4 Acquisti a gestione economale

I/9.5 Gestione attrezzature in prova

I/9.6 Acquisto attrezzature sanitarie

I/9.7 Manutenzione e riparazione attrezzature sanitarie

I/9.8 Acquisti mobili e attrezzature per uffici

I/9.9 Alienazione materiale non più in uso

I/9.10 Manutenzione e riparazione mobili e attrezzature ufficio

I/9.11 Gare e Appalti

I/10 BILANCIO E RISORSE FINANZIARIE

I/10.1 Pratiche generali di contabilità

I/10.2 Coordinamento e consulenza contabile

I/10.3 Centri di costo

I/10.4 Analisi comparative

I/10.5 Mutui prestiti e finanziamenti

I/10.6 Bilancio preventivo pluriennale


I/10.7 Bilancio preventivo annuale: predisposizione

I/10.8 Bilancio preventivo annuale: variazioni

I/10.9 Conto consuntivo

I/10.10 Rendicontazione trimestrale

I/10.11 Varie contabilità

I/10.12 Contabilità ICI e imposte su immobili

I/10.13 Contabilità IVA

I/10.14 Dichiarazione dei redditi

I/11 GESTIONE DI CASSA E CONTABILITA’

I/11.1 Emissione fatture e registrazione

I/11.2 Pagamento canoni di locazione e spese condominiali

I/11.3 Pagamento case di cura

I/11.4 Pagamento centri e specialisti convenzionati

I/11.5 Pagamento farmacie

I/11.6 Pagamento fornitori

I/11.7 Pagamento medici di medicina generale

I/11.8 Pagamento onorario professionisti

I/11.9 Partitari fornitori

I/11.10 Rimborsi assistiti

I/11.11 Sanzioni varie

I/11.12 Cessioni del credito

I/11.13 Utenze e fatture

I/11.14 Varie della gestione di cassa e contabilità

I/12 STRUTTURE ACCREDITATE

I/12.1 Rapporti con strutture sanitarie convenzionate

I/12.2 Accreditamenti strutture private


TITOLO II Area sanitaria e sociosanitaria

II/1 DIREZIONE SANITARIA

II/1.1 Pratiche generali direzione sanitaria

II/1.2 Corrispondenza direttore sanitario

II/1.3 Disposizioni del Direttore Sanitario

II/1.4 Proposte e pareri per la Direzione Generale

II/1.5 Coordinamento e indirizzo attività sanitarie

II/1.6 Consiglio dei Sanitari

II/1.7 Rapporti con i Distretti Sanitari

II/1.8 Rapporti con i Dipartimenti

II/1.9 Rapporti con il Dipartimento Salute Mentale

II/1.10 Rapporti con il Dipartimento Prevenzione

II/1.11 Coordinamento e rapporti con i vari Servizi

II/2 STRUTTURE TERRITORIALI

II/2.1 Pratiche generali direzione socio sanitaria

II/2.2 Corrispondenza direttore sociosanitario

II/2.3 Disposizioni del Direttore sociosanitario

II/2.4 Coordinamento e indirizzo sociosanitario

II/2.5 Proposte e pareri per la Direzione Generale .

II/2.6 Rapporti con i Distretti sanitari

II/2.7 Rapporti con i Dipartimenti

II/2.8 Rapporti con il Dipartimento di Salute Mentale

II/2.9 Rapporti con il Dipartimento di Prevenzione

II/2.10 Coordinamento e rapporti con i Servizi

II/2.11 Assistenza sanitaria territoriale

II/2.12 Assistenza specialistica ambulatoriale

II/2.13 Continuità assistenziale, guardia medica

II/2.14 Assistenza sanitaria ambulatorio penitenziario

II/3 COMITATI – COMMISSIONI – COLLEGI – CONSIGLI

II/3.1 Comitati e commissioni tecniche.

II/4 SEGRETERIA CONSIGLIO DEI SANITARI

II/4.1 Pratiche generali consiglio dei sanitari

II/5 MEDICINA LEGALE

II/5.1 Pratiche generali medicina legale

II/5.2 Invalidità civile

II/5.3 Medicina necroscopica

II/5.4 Rapporti con l’autorità giudiziaria

II/5.5 Certificazioni medico legali

II/5.6 Pareri

II/5.7 Pagamenti

II/5.8 Patenti speciali

II/5.9 Porto d’arma

II/5.10 Medicina fiscale

II/5.11 Medicina sportiva

II/6 PREVENZIONE E CURA TOSSICO DIPENDENZE

II/6.1 Pratiche generali direzione socio sanitaria

II/6.2 Attività preventiva

II/6.3 Accettazione

II/6.4 Programmi riabilitativi

II/6.5 Programmi terapeutici

II/6.6 Patologie associate

II/6.7 Supporto psicologico e psicoterapeutico alle famiglie

II/6.8 Altro


II/7 TUTELA DELLA SALUTE DELL’INFANZIA, DELLA DONNA E DELLA FAMIGLIA

II/7.1 Pratiche generali tutela salute infanzia donna famiglia

II/7.2 Continuità assistenziale pediatrica (guardia medica)

II/7.3 Consultori

II/7.4 Medicina scolastica

II/7.5 Vaccinazioni

II/7.6 Rapporti autorità giudiziaria

II/8 ASSISTENZA A DISABILI E ANZIANI

II/8.1 Pratiche generali assistenza disabili

II/8.2 Assistenza ambulatoriale terapeutica e riabilitativa

II/8.3 Assistenza domiciliare terapeutica e riabilitativa

II/8.4 Valutazione geriatrica e dell'handicap

II/8.5 Protesica

II/8.6 Autorizzazione internato o seminternato

II/8.7 Liquidazione contabile centri assistenza e ditte

II/8.8 Supporto psicologico e psicoterapeutico alle famiglie

II/9 PATOLOGIE TERMINALI

II/9.1 Pratiche generali patologie terminali

II/9.2 Assistenza ambulatoriale e domiciliare

II/9.3 Rapporti terapeutici con nuclei familiari e gruppi

II/9.4 Ricovero e controllo della degenza in case di cura e strutture semiresidenziali

II/9.5 Supporto psicologico alle famiglie

II/10 DIPARTIMENTO DI SALUTE MENTALE

II/10.1 Pratiche generali tutela salute mentale

II/10.2 Assistenza ambulatoriale

II/10.3 Assistenza domiciliare

II/10.4 Rapporti terapeutici con nuclei familiari e gruppi

II/10.5 Ricovero e controllo della degenza in case di cura e strutture semiresidenziali

II/10.6 Trattamento sanitario obbligatorio

II/11 IGIENE E SANITA’ PUBBLICA

II/11.1 Pratiche generali igiene

II/11.2 Rapporti con l’Azienda regionale protezione ambientale

II/11.3 Attestazioni varie

II/11.4 Autorizzazioni sanitarie

II/11.5 Sanzioni e contravvenzioni

II/11.6 Denunce all'autorità giudiziaria

II/11.7 Certificazione antigienicità

II/11.8 Controllo automezzi di pubblica utilità1

II/11.9 Distruzione derrate alimentari

II/11.10 Interventi polizia mortuaria

II/11.11 Profilassi malattie infettive

II/11.12 Vigilanza sugli insediamenti produttivi

II/11.13 Nulla osta sanitari

II/11.14 Pareri sanitari richiesti

II/11.15 Campagne vaccinazioni

II/11.16 Vaccinazioni

II/11.17 Controllo igienico sanitario delle sedi scolastiche

II/11.18 Tutela ambiente

II/11.19 Comunicazioni igiene e sanità pubblica

II/12 PREVENZIONE E SICUREZZA DEGLI AMBIENTI DI LAVORO TERZI

II/12.1 Pratiche generali prevenzione e sicurezza ambienti di lavoro

II/12.2 Infortuni sul lavoro

II/12.3 Malattie professionali


II/12.4 Applicazione DLG 81/08

II/12.5 Vigilanza e controllo nei luoghi di lavoro

II/12.6 Coordinamento con l’INAIL

II/12.7 Rapporti con l’autorità giudiziaria

II/12.8 Medico competente

II/12.9 Programmi e aggiornamento sulla prevenzione

II/13 SANITA’ ANIMALE

II/13.1 Pratiche generali veterinaria

II/13.2 Profilassi malattie infettive e parassitarie

II/13.3 Malattie trasmissibili all’uomo

II/13.4 Canili municipali

II/13.5 Repressione del randagismo, sterilizzazione, profilassi

II/13.6Pareri ed autorizzazioni

II/13.7 Contravvenzioni

II/13.8 Denunce all’autorità giudiziaria

II/13.9 Ordinanze dei Comuni

II/13.10 Anagrafe zootecnica

II/13.11 Trasporto animali vivi

II/13.12 Pratiche di risarcimento ed indennizzo allevatori

II/13.13 Scambi intracomunitari animali vivi


II/13.15 Anagrafe canina

II/13.16 Referti analisi

II/14 IGIENE ALIMENTI DI ORIGINE ANIMALE


II/14.2 Impianti macellazione e trasformazione

II/14.3 Conservazione alimenti di origine animale

II/14.4Trasporto alimenti di origine animale

II/14.5 Pareri ed autorizzazioni




II/14.9 Industrie lattiero casearie

II/14.10 Mense scolastiche e aziendali



II/14.13 Prodotti ittici

II/14.14 Malattie trasmissibili e non trasmissibili all’uomo

II/14.15 Fiere mercati sagre e aree mercatali

II/15 IGIENE DELLE PRODUZIONI ZOOTECNICHE


II/15.2 Ambulatori veterinari

II/15.3 Latte e produzioni lattiero casearie

II/15.4 Alimentazione zotecnica

II/15.5 Allevamenti riproduttivi e fecondazioni artificiali

II/15.6 Sorveglianza trattamento animali

II/15.7 Farmaci di uso veterinario


II/15.9Contravvenzioni





II/15.14 Benessere animale

II/15.15 Fauna selvatica

II/15.16 Richieste autorità giudiziaria


II/15.17 Educazione sanitaria

II/15.18 Igiene di allevamenti e abitato

II/15.19 Medici veterinari libero professionali

II/16 IGIENE ALIMENTI E NUTRIZIONE

II/16.1 Pratiche generali igiene e alimenti







II/17 SERVIZIO FARMACEUTICO

II/17.1 Pratiche generali servizio farmaceutico

II/17.2 Gestione e vigilanza farmacie convenzionate

II/17.3 Prescrizioni e distribuzione farmaci, tickets

II/17.4 Prontuario farmaceutico

II/17.5 Consulenza farmacologica e autorizzazioni

II/17.6 Farmaci prescrivibili con attivazione registro Azienda USL

II/17.7 Gestione stupefacenti

II/17.8 Farmacovigilanza


TITOLO III Area ospedaliera

III/1 ASSISTENZA OSPEDALIERA

III/1.1 Pratiche generali assistenza ospedaliera

III/1.2 Segreteria assistenza ospedaliera

III/1.3 Cartelle cliniche e ricoveri

III/1.4 Emergenza sanitaria 118

III/1.5 Pronto soccorso

III/1.6 Reparti / Cliniche/ Servizi/Dipartimenti/Unità/ Laboratori di Analisi/Centri Trasfusionali1

III/2 FARMACIA OSPEDALIERA

III/2.1 Pratiche generali farmacia ospedaliera

III/2.2 Ordini fornitori

III/2.3 Corrispondenza farmacia ospedaliera


ALLEGATO D – Massimario di selezione

azienda usl n. 1 avezzano sulmona l’aquila amministrazioni sono tenute ad adottare il protocollo...

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