Баримт бичгийн бүрдлүүдэд тавигдах шаардлага

Төрийн сүлд соёмбо

Тамга тэмдэг хэрэглэх эрх бүхий байгууллагууд хэвлэмэл

хуудсандаа сүлд соёмбыг байрлуулна. Сүлд соёмбо нь төрийн

байгууллагыг төлөөлж буй бэлгэдлийн шинжтэй бөгөөд мөн

хүндэтгэлийн утгыг илэрхийлнэ.

Төрийн сүлд, соёмбыг баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсанд

дүрслэхдээ “Төрийн бэлгэ тэмдэгийн тухай” Монгол Улсын хууль,

Засгийн газрын 2001 оны 41 дүгээр тогтоолоор баталсан “Тамга,

тэмдэг, баталгааны тэмдэг, хэвлэмэл хуудас хийлгэх, хэрэглэх

тухай” зааврыг баримтална. Захирамжлалын баримт бичгийн

хэвлэмэл хуудсанд төвийн болон хажуугийн байрлалаар,

байгууллагын нэрийн дээр голлуулж стандартад заасны дагуу

хэвлэнэ.

Бэлгэдэл ба барааны тэмдэг

Бэлгэдэл ба барааны тэмдэг тухайн байгууллагын үйл

ажиллагааны чиглэл, зорилтыг илтгэн харуулдаг. Бэлгэдэл тэмдэг

нь байгууллагын нэрийн эхний үсгүүдээс бүрдэж болох ба мөн

түүний зорилго, үйл ажиллагааг хийсвэр аргаар дүрсэлсэн зураг

хэлбэртэй байна. Бэлгэдэл тэмдэг нь байгууллагын нэрийг

орлохгүй.

Байгууллагын нэр

Хэвлэмэл хуудас нь нэг ёсондоо байгууллагын нэрийн хуудас

юм. Иймд хэвлэмэл хуудсанд бичигдэх анхдагч, зайлшгүй бүрдэл нь

байгууллагын нэр юм. Байгууллагын нэр нь баримт бичиг зохиогч нь

хэн болохыг зааж буй мэдээллийн элемент болно. Баримт бичгийн

хэвлэмэл хуудсанд Монгол Улсын хууль, Засгийн газрын тогтоолд

заасан болон улсын бүртгэлд бүртгүүлсэн байгууллагын албан

ёсны, бүтэн нэрийг бичнэ.

Баримт бичгийн зохиогч нь байгууллага түүний зохион

байгуулалтын нэгж, эсвэл байгууллагыг төлөөлөх эрх бүхий албан

тушаалтан байна.

Зохион байгуулалтын нэгж хэвлэмэл хуудас хэрэглэх тохиолдолд

байгууллагын нэрийн дор зохион байгуулалтын нэгжийн нэрийг

бичнэ.

Захирамжлалын баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсанд

байгууллагын нэрийг төвийн байрлалаар, голлуулж бичнэ. Хэд

хэдэн байгууллага хамтран боловсруулсан баримт бичигт хэвлэмэл

хуудас хэрэглэхгүй бөгөөд тэдгээрийн нэрийг байгууллагын эрх

хэмжээ, харъяалал, асуудлыг хариуцан боловсруулахад гүйцэтгэсэн

дарааллаар бичнэ.

Ихэнх тохиолдолд хэвлэмэл хуудсанд зөвхөн байгууллагын

нэрийг бичнэ.

Харин дээд байгууллагын нэрийг бичих шаардлагатай үед

түүнийг байгууллагын нэрийн дээр жижиг үсгээр бичнэ.

Хэрэв байгууллагын дүрэм болон түүнийг үүсгэн байгуулсан

тухай баримт бичигт байгууллагын товчилсон нэрийг заасан бол

хэвлэмэл хуудсанд байгууллагын бүтэн нэрийн дор товчилсон

нэрийг бичиж болно.

Гадаадын хөрөнгө оруулалттай буюу гадаадын байгууллагатай

өргөн харилцаатай аж ахуйн нэгж, хуулийн этгээд нь хэвлэмэл

хуудсанд байгууллагын нэр бүрдлийг хоёр хэл дээр хэвлүүлж

болно. Энэ тохиолдолд байгууллагын нэрийг монгол хэл дээр эхэлж

бичээд, дор нь гадаад хэл дээрх нэрийг бичнэ.

Баримт бичгийн нэр

Албан бичгээс бусад баримт бичигт тэдгээрийн нэрийг бичнэ.

Олон янзын бичиг баримтыг өөр хооронд нь ангилж ялгахын тулд

баримт бичигт оноосон нэр өгдөг. Баримт бичигт нэр төрлийг зааж

бичих нь тухайн баримт бичгийн агуулга, зорилтын тухай ерөнхий

төсөөлөл өгөөд зогсохгүй баримт бичгийг зөв ангилж төрөлжүүлэх,

бүртгэлд оруулах ажлыг хөнгөвчлөх ач холбогдолтой юм.

Зохион байгуулалт- захирамжлал, мэдээлэл лавлагааны баримт

бичгийн нэрийг хэвлэмэл хуудсанд толгойн үсгээр бичнэ. Жишээ нь:

ТУШААЛ, АКТ, ГЭРЭЭ гэх мэт.

Захирамжлалын баримт бичгийн нэрийг төвийн байрлалаар, сүлд

соёмбоны дор, дараахь байдлаар бичнэ.

Жишээ нь:

МОНГОЛ УЛС

ӨВӨРХАНГАЙ АЙМГИЙН ЗАСАГ

ДАРГЫН ЗАХИРАМЖ

Зохион байгуулалтын баримт бичгийн нэрийг төвийн

байрлалаар, голлуулан дараах байдлаар бичнэ. Жишээ нь:

МОНГОЛ УЛС, БНСУ-ЫН АРХИВЫН

БАЙГУУЛЛАГУУДЫН ХООРОНД ХАМТРАН

АЖИЛЛАХ ТУХАЙ ГЭРЭЭ

Албан бичиг, баримт бичгийн нэрийг заахгүй.

Байгууллагын хаяг

Албан бичгээр харилцах тохиолдолд байгууллагын хаягийн

заавал мэдэж байх шаардлагатай. Иймээс албан бичгийн хэвлэмэл

хуудсанд байгууллагын хаягийг заавал бичнэ.

Байгууллагын хаяг гэсэн бүрдлийг зөвхөн албан бичгийн

хэвлэмэл хуудсанд хажуугийн болон төвийн гэсэн 2 байрлалаар

хэвлэнэ гэж стандартад заасан байдаг.

Албан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд төр, захиргааны байгууллага,

хуулийн этгээдийн шуудангийн индекс, оршин буй хот болон

төвлөрсөн суурин газар (сум, дүүргий нэр)-ын нэр, байрлаж буй

байшин (гудамж, талбайн нэр, дугаар)-гийн дугаар, харилцах утас

(факсны дугаар, электрон шуудан, вэб хуудасны хаяг)-ны дугаарын

хэвлэнэ. Шаардлагатай тохиолдолд байгууллагын харилцах данс

болон өрөөний дугаарыг зааж болно. Байгууллагын хаягт “чагт”

тэмдэгээр өрөөний дугаарыг илэрхийлнэ.

Улсын бүртгэлийн дугаар

Хэвлэмэл хуудсанд улсын бүртгэлийн дугаарыг заах нь баримт

бичгийн зохиогч, хуулийн этгээд болохыг давхар нотолж өгөх,

харилцагч байгууллага, түншүүдэд итгэл үнэмшил төрүүлэх зэрэг

мэдээлэл, лавлагааны чухал ач холбогдолтой.

Улсын бүртгэлийн дугаар нь тухайн байгууллагыг улсын бүртгэлд

албан ёсоор бүртгэж, олгосон дугаарыг илэрхийлнэ.

Улсын бүртгэлийн дугаарыг албан бичгийн хэвлэмэл хуудасны

“байгууллагын хаяг” бүрдлийн дотор “УБД” гэсэн товчилсон үгээр

бичиж, ард нь дугаарыг тавина. Аж ахуйн нэгж, хуулийн этгээдийн

хэвлэмэл хуудсанд улсын бүртгэлийн дугаарыг заавал бичнэ.

Огноо

Баримт бичгийг зохиож бүрдүүлэхэд зайлшгүй шаардлагатай нэг

үндсэн бүрдэл нь огноо юм. Огноо нь баримт бичиг зохиож үйлдсэн,

хэлэлцэж баталсан, түүнд албан тушаалтан гарын үсэг зурсан он,

сар, өдрийг илэрхийлж байдаг утгаараа мэдээллийн чухал элемент

юм.

Захирамжлалын баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсанд огноог араб

тоогоор, дараахь байдлаар бичнэ. (өдөр, сарыг хоёр оронтой, оныг

дөрвөн оронтой араб тоогоор илэрхийлнэ).

Жишээ нь: 2002 оны 02 сарын 09 өдөр

Огноог албан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд олон улсын

стандартын дагуу “он, сар, өдөр” гэсэн дарааллаар, цэгээр зааглан,

араб тоогоор бичнэ.

Жишээ нь: 2002.04.25

Гэрээ эрх, хяналт шалгалт, санхүүгийн холбогдолтой баримт

бичгийн огноог тоо, үсэг оролцуулан бичиж болно.

Хэд хэдэн байгууллага хамтарч боловсруулсан албан бичигт

огноог хамгийн сүүлд гарын үсэг зурсан өдрөөр тавина.

Гадаад хэл дээр явуулах албан бичгийн огноог “өдөр, сар, он”

гэсэн дарааллаар бичиж болно.

Баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар

Баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар нь байгууллагын дотоодод

үүсч бий болсон буюу гаднаас ирсэн албан бичгийг бичиг хэрэгт

заавал бүртгэж байх шаардлагыг илэрхийлсэн бүрдэл юм.

Стандартад заасанчлан баримт бичгийн бүрдлийн дугаар нь зохион

байгуулалтын индекс, бүртгэлийн дугаараас бүрдэнэ. Мөн

байгууллагын хөтлөх хэргийн нэрийн дугаарыг нэмж бичиж болно.

Жишээ нь: 2-5/ 158

зохион байгуулалтын нэгжийн индекс

хөтлөх хэргийн дугаар

баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар

Баримт бичгийн бүртгэлийн дугаарт хөтлөх хэргийн дугаарыг

нэмж бичих нь баримт бичгийг үүсч хөтлөгдөх үеэс нь зөв ангилж,

албан хэрэг бүрдүүлэхэд чухал ач холбогдолтой юм.

Хоёр байгууллага хамтарч гаргасан баримт бичгийн бүртгэлийн

дугаар нь байгууллаг тус бүрийн бүртгэлийн дугаараас бүрдэх

бөгөөд тэдгээрийг хооронд нь ташуу зураасаар холбож бичнэ.

Жишээ нь: 1-4-15/2-10-63.

Бүртгэлийн дугаарыг албан бичгийн хэвлэмэл хуудсад “№” гэсэн

тэмдэг, захирамжлалын баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсанд

“Дугаар” гэсэн үгийн дараа гараар бичнэ.

Баримт бичиг үйлдсэн газрын нэр

Албан бичгээс бусад баримт бичгийн бүрдэлд энэ бүрдлийг

голчлон ашиглана.

Гадаадын байгууллагатай хамтран гаргасан баримт бичигт

түүнийг үйлдсэн газрын нэрийг заавал бичих журамтай.

Баримт бичгийг хаана үйлдсэнийг “ байгууллагын нэр”,

“байгууллагын хаяг” гэсэн бүрдлээр тодорхойлох боломжгүй бол

“баримт бичиг үйлдсэн газрын нэр” бүрдлийг хэрэглэнэ.

Баримт бичиг үйлдсэн төв, суурийн газрын нэрийг бичихдээ засаг

захиргаа, нутаг дэвсгэрийн нэгжийн нэрийг баримтлана.

Жишээ нь: Улаанбаатар хот, Баянгол дүүрэг

Дорнод аймаг, Хэрлэн сум

Байгууллагын нэр, хаягт байршил заасан бол баримт бичиг

үйлдсэн газрын нэрийг бичихгүй байж болно.

Хариутай бичгийн огноо дугаар

Энэ бүрдэл нь зөвхөн хариу шаардсан албан бичигт хамаарна.

Хариу өгөх албан бичгийн огноо, дугаарыг хэвлэмэл хуудсанд

заасан тэмдэглэгээнд араб тоогоор, гараар бичнэ. Жишээ нь:

Танай 2002.04.15 оны № 01/156 -т

Хариутай бичгийн огноо, дугаарыг хэвлэмэл хуудсанд заасан

тэмдэглэгээнд бичих бөгөөд энэ тохиолдолд тэргүү бичих

шаардлагагүй. Дээрх бүрдэл нь баримт бичгийн шийдвэрлэлтэд

хяналт тавих, ирсэн бичгийг хариутай нь хамт нэг хэрэгт хадгалах

болоцоо олгоно.

Баримт бичгийн нууцлалын тухай тэмдэглэл

Мэдээллийн онцгой шинжийг харгалзан байгууллагын болон

бизнесийн нууцыг хамгаалах, түүний ашиглах хүрээг хязгаарлах

зорилгоор энэ бүрдлийг хэрэглэнэ. Энэ бүрдэл нь нууц баримт

бичигтэй ажиллах ажлыг эхнээс нь зөв зохион байгуулахад чухал ач

холбогдолтой.

Төрийн нууцад хамаарах мэдээлэл агуулсан баримт бичгийн

эхний хуудасны баруун дээд өнцөгт тусгай тэмдэг тавина. Төрийн

нууц нь –маш нууц, -нууц гэсэн зэрэглэлтэй байдаг.

Байгууллагын нууцад хамаарах мэдээлэл агуулсан баримт

бичигт “гарт нь”, “нууц”, “албан ажлын хэрэгцээнд” гэсэн үгийг

хэрэглэн, эхний хуудасны баруун дээд өнцөгт бичнэ.

Байгууллагын хэмжээнд баримт бичгийг нууцлах асуудал хууль

тогтоомжийн дагуу явагдах бөгөөд байгууллагын удирдлагаас

баталсан нууц баримт бичигтэй ажиллах журмаар зохицуулагдана.

Харилцагчийн нэр, хаяг

Харилцагчийн нэр, хаяг бүрдэлд дараах мэдээллийн элементүүд

багтана. Үүнд: байгууллагын нэр, зохион байгуулалтын нэгжийн нэр,

албан тушаалын нэр, албан тушаалтны болон иргэний овог нэр,

шуудангийн индекс.

Албан бичгийг байгууллага, түүний зохион байгуулалтын нэгж

болон тодорхой албан тушаалтанд хаяглаж явуулна. Мөн өргөдөл,

гомдол, саналын хариуг иргэний нэр дээр түүний хаягаар бичиж

явуулна.

Хэрэв албан бичгийг байгууллагын даргад хаяглаж байгааа бол

байгууллагын нэрийг албан тушаалын нэрийн дотор хамтатгаж

бичнэ. Жишээ нь:

ОЮУНЫ ӨМЧИЙН ГАЗРЫН

ДАРГА Н.ЧИНБАТАД

Удирдах албан тушаалтан болон гадаадын байгууллага,

хүмүүст илгээх бичигт “танаа”, “ноён”, “хатагтай” гэсэн үг

хэрэглэнэ. Жишээ нь:

ТҮЛШ ЭРЧИМ ХҮЧНИЙ ЯАМНЫ ТӨРИЙН

НАРИЙН БИЧГИЙН ДАРГА Т.ЦЭРЭНПҮРЭВ ТАНАА

Монгол улсын ерөнхийлөгч, Улсын Их Хурлын дарга, Монгол

улсын Ерөнхий сайдад явуулах албан бичигт тэдгээрийн овог

нэрийг бүтнээр бичнэ. Жишээ нь:

МОНГОЛ УЛСЫН ЕРӨНХИЙЛӨГЧ

НАМБАРЫН ЭНХБАЯР ТАНАА

Хэрэв баримт бичгийг хоёроос дээш байгууллагад илгээж байгаа

бол явуулах бичиг бүрт зөвхөн тухайн харилцагчийн нэр, хаягийг

бичнэ.

Гадаадад явуулах баримт бичигт байгууллага, албан тушаалтны

нэр, хаягийг НҮБ-ын албан ёсны аль нэг хэлээр, хажуугийн

байрлалаар догол мөргүй бичнэ. Ажлын шаардлагыг харгалзан нэр,

хаягийг тухайн орны хэлээр бичиж болно.

Гадаадад явуулах баримт бичгийн хаяг нь хүлээн авагчийн нэр,

байгууллагын нэр, гудамж, байшингийн дугаар, хот, мужийн нэр,

шуудангийн индекс, улсын нэр гэсэн бүрдлүүдтэй байх бөгөөд

дараахь байдлаар бичнэ. Жишээ нь:

P.Lunin

32-17 Ordinka

Moscow 119215

Russia

Удирдлагын заалт

Удирдлагын заалтын баримт бичиг дээр цохолтын хэлбэрээр

бичих бөгөөд уг заалт нь хариуцан гүйцэтгэх ажилтны нэр, өгч байгаа

үүргийн товч утга, гүйцэтгэх хугацаа, гарын үсэг, огноо гэсэн бүрдэлтэй

байна. Жишээ нь:

А.Баатарт

Гэрээний төслийг 2002.04.13-ны дотор

бэлтгэж , танилцуулах

Х.Энхтүвшин, 2002.04.05

Удирдлагын заалт буюу цохолтыг “Харилцагчийн нэр, хаяг”

бүрдлийн доод талд гараар бичнэ.

Албан бичгээс бусад баримт бичгийн цохолт нь эхний хуудасны нүүрэн

талд, бичвэрийн сул зайнд хийгдэнэ.

Тэргүү

Баримт бичигт түүний үндсэн агуулгыг илэрхийлсэн товч тэргүүг

нэг өгүүлбэрт багтаан, үеэр таслахгүй бичнэ.

Баримт бичигт хэд хэдэн асуудал тусгагдсан бол тэргүүг ерөнхий

байдлаар бичнэ.

Албан бичгийн тэргүүг хажуугийн байрлалаар, хэвлэмэл хуудсанд

тавьсан тэмдэглэгээнд нь багтаан бичнэ.

Захирамжлалын баримт бичгийн тэргүүг голлуулан байрлуулж,

баримт бичгийн бүртгэлийн дугаарын доор бичнэ.

Гадаадад илгээх болон А5 албан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд

тэргүү бичихгүй.

Бичвэр

Баримт бичгийн бичвэрийг үргэлжилсэн өгүүлбэрээр болон,

хүснэгт, агуулгын хэлбэрээр бичнэ. Баримт бичгийн бичвэр нь үндсэн

хоёр хэсгээс бүрдэнэ.

Нэгдэхь хэсэгт: уг баримт бичгийг зохион бүрдүүлсэн зорилго,

үндэслэл, шалтгаан, хоёрдахь хэсэгт: санал, дүгнэлт, шийдвэр, хүсэлт,

зөвлөмжийн тухай бичнэ.

Зарим тохиолдолд бичвэр нь хоёрдахь хэсгээс бүрдэнэ.

Тухайлбал :тэмдэглэх хэсэгггүйгээр зөвхөн санал, зүгнэлт, зөвлөмжийн

хэсэг байж болно.

Тогтоох ,тушаах хэсэг болон захирамжын заалтыг үйл үгийн

захиран тушаах хэлбэрээр бичнэ. Албан бичгийг тодорхой нэг

асуудлаар, албан ёсны, тогтсон үг хэллэгийг хэрэглэн, 1-2 хуудсанд

багтаан бичнэ.

Бичвэрийг эхлэн бичихдээ хуудасны зүүн захаас 5-н үсгийн

тэмдэгтээр зайг авах бөгөөд түүний зүүн, баруун зах тэгш байна.

Бичвэрийн агуулга сэдэв өөрчлөгдөх буюу утга төгсөн тохиолдолд

өгүүлбэрийг шинээр эхлэн бичнэ. Баримт бичгийн бичвэрийг

шаардлагатай үед бүлэг, дэд бүлэг, зүйл, дэд зүйлд хуваан тоо буюу

үсгээр дугаарлаж болно. Бүлэг, дэд бүлэг нь гарчигтай байж болох

бөгөөд тэдгээрийн нэрийг хуудасны зүүн захаас зай авч, эхний үсгийг

томоор бичнэ. Жишээ нь:

Нэгдүгээр бүлэг. Нийтлэг үндэслэл

Хэрэв баримт бичгийг өөр бусад баримт бичигт үндэслэн

боловсруулсан бол түүний бичвэрт тэдгээрийн нэр, огноо, дугаарыг

заана.

Бичвэр хүснэгт хэлбэрээр байх тохиолдолд доторх мөр,

багануудын гарчгийг нэр үсгээр илэрхийлж, нэрлэхийн тийн ялгалаар

бичнэ. Хэрэв хүснэгт нь нэгээс дээш хуудастай бол хүснэгтийн

багануудыг дугаарлаж, хуудсанд тэдгээрийн зөвхөн дугаарын тавина.

Байгууллагын нэр, ухагдахуун олон дахин давтагдахаар бол

тэдгээрийн нэрийг эхний удаа бүтнээр бичээд товчилсон нэрийг

хаалтанд бичиж, цаашид товчилсон нэрээр бичнэ.

Гадаадын байгууллагад илгээх баримт бичгийг тухайн орны,

эсвэл НҮБ-ын аль нэг хэлээр боловсруулж, явуулах бөгөөд түүний

үлдэх хувьд Монгол орчуулгыг хийж хавсаргана. Орчуулга албан ёсны

эсэхийг баримт бичгийн эхний хуудасны дээд талын захын зайд

тэмдэглэнэ.

Гадаадын байгууллагуудтай хамтран хэрэгжүүлэх гэрээ, төсөл,

хөтөлбөр зэрэг баримт бичгийг эхлээд монгол хэлээр боловсруулж,

гадаад хэлэнд хөрвүүлнэ.

Гадаадад явулах албан бичгийн эхлэл ба төгсгөлд хүндэтгэлийг

үг хэрэглэнэ.

Гадаад явуулах баримт бичиг, цахим шуудан, факс, телекс,

телетайпын мэдээний бичвэрийг хуудасны зүүн захаас шууд бичиж

эхэлнэ.

Хавсралтын тухай тэмдэглэл

Хавсралтын тухай тэмдэглэлийг баримт бичгийн бичвэрийн

төгсгөлд мөрийн эхнээс бичнэ.

Баримт бичгийн бичвэрт хавсралтын тухай дурдсан бол

хавсралтын тэмдэглэлийг дараахь байдлаар бичнэ. Жишээ нь:

Хавсралт : 5 хуудастай

Баримт бичгийн бичвэрт хавсралтын тухай дурдаагүй бол

хавсралтын нэр, хуудасны тоог заана. Хэрэв хэд хэдэн хавсралттай

бол араб тоогоор тус бүрийг нь дугаарлаж, дараахь байдлаар бичнэ.

Жишээ нь:

1 дүгээр хавсралт: Үндэсний архивын газрын 2001 оны үйл

ажиллагааны

тайлан, 15 хуудастай

2 дугаар хавсралт: Үндэсний төв архивын 2001 оны үйл ажиллагааны

тайлан, 9 хуудастай

Хэрэв хавсралтын эмхэтгэн хэвлэсэн бол хуудасны тоог заахгүй

зөвхөн хэдэн хувь болохыг бичнэ.

Захирамжлалын баримт бичиг хавсралттай бол энэ тухай

тэмдэглэлд түүний нэр, огноо, дугаарыг зааж, эхний хуудасны баруун

дээд хэсэгт дараахь байдлаар бичнэ.

Жишээ нь:

Үндэсний архивын

газрын

даргын 2002 оны 03 сарын 15-ны

өдрийн 31 дүгээр

тушаалын

хавсралт

Бичгийн хувийг илгээсэн тухай тэмдэглэл

Бичгийн хувийг өөр байгууллагад явуулсан тухай тэмдэглэлийг

бичвэрийн эцэст бичнэ. Жишээ нь: Хувийг

Хууль зүй, дотоод хэргийн яаманд

Гарын үсэг

Баримт бичгийн гарын үсэг нь түүнийг албан ёсны болгон

баталгаажуулж буй үндсэн хэлбэр юм. Гарын үсгийн бүрдэлд албан

тушаалын нэр, гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал орно.

Гарын үсгийн дотор цэргийн болон бусад бичиж болно. Яам,

агентлагаас удирдах дээд газарт явуулж буй баримт бичигт сайд, дарга,

түүний эзгүйд дэд сайд, төрийн нарийн бичгийн дарга буюу агентлагийн

орлогч дарга гарын үсэг зурна.

Бусад байгууллагад явуулж буй баримт бичигт байгууллагын дарга буюу

орлогч, зохион байгуулалтын нэгжийн дарга байгууллагын дүрмээр

тодорхойлогдсон эрх үүргийн дагуу гарын үсэг зурна. Хэрэв байгууллагыг

үүрэг гүйцэтгэгч толгойлж байгаа бол албан тушаал, гарын үсэг, гарын

үсгийн тайлалыг үүрэг гүйцэтгэгчийн нэрээр бичнэ.

Зохион байгуулалтын нэгжийн гарын үсэгтэй явуулж буй албан бичигт

түүний албан тушаалыг зааж бичнэ. Харин ямар нэг эрх зүйн шинж

чанартай баримт бичигт зохион байгуулалтын нэгжийн дарга гарын үсэг

зурахгүй.

Адил эрхтэй байгууллагууд баримт бичиг хамтран гаргавал тус тус

байгууллагын нэр, албан тушаалын нэр, гарын үсэг, гарын үсгийн тайлалыг

уг ажлыг зохион байгуулж гүйцэтгэж байгаа үүрэг болон албан тушаалын

зэрэг дэвийн дарааллаар байрлуулж бичнэ.

Ижил албан тушаалын хэд хэдэн хүн хамтарч, гарын үсэг зурах

тохиолдолд гарын үсгийг нэг шугаманд байрлуулна. Жишээ нь:

ГАДААД ХЭРГИЙН ХУУЛЬ ЗҮЙ, ДОТООД САНХҮҮ, ЭДИЙН

САЙД ХЭРГИЙН САЙД ЗАСГИЙН САЙД

Н.ЭНХБОЛД Ц.ОДБАЯР Б.БАЯРТСАЙХАН

(гарын үсэг) (гарын үсэг) (гарын үсэг)

Нэгдсэн удирдлагатай байгууллагын тушаал, захирамж зэрэг баримт

бичигт байгууллагын дарга гарын үсэг зурна.

Харин мэдээлэх, танилцуулах журмаар харъяа байгууллагад явуулж буй

баримт бичигт зохион байгуулалтын нэгжийн дарга, илтгэх хуудас,

удирдамж, тайлан зэрэг лавлагаа мэдээллийн шинжтэй баримт бичигт

боловсруулсан ажилтан гарын үсэг зурна.

Хамтын удирдлагатай байгууллагын тогтоол, шийдвэр зэрэг баримт

бичигт байгууллагын дарга, нарийн бичгийн дарга нар гарын үсэг зурна.

Аливаа комисс, зөвлөл, ажлын хэсгээс гаргасан баримт бичгийн

баталгааны хэсэгт албан тушаалын нэрийг бус, харин тухайн комиссын

бүрэлдэхүүнд хэн, ямар үүрэгтэй оролцож буйг зааж, тэдгээрийн нэрийг

бичнэ. Хэрэв шаардлагатай гэж үзвэл тэдгээрийн албан тушаалыг хаалтанд

бичиж болно.

Хэвлэмэл хуудсанд үйлдсэн баримт бичигт албан тушаалын нэрийг

(дарга, захирал г.м) товч бичнэ. Бусад тохиололд гарын үсэг зурж буй хүний

албан тушаалын нэрийг бүтнээр бичнэ. Жишээ нь:

ХУДАЛДАА, ХӨГЖЛИЙН БАНКНЫ

ТАМГЫН ГАЗРЫН ЗАХИРАЛ (гарын үсэг) А.ГАНСҮХ

Төсөв, санхүү, мөнгө зээлийн хобогдолтой баримт бичигт байгууллагын

дарга, ерөнхий нягтлан бодогч гарын үсэг зурна.

Гарын үсгийн бүрдэлд албан тушаалтны үндсэн болон хавсран

гүйцэтгэж буй бусад албан тушаалын нэрийг хамтатган бичиж болно.

Баталсан тэмдэглэл

Баримт бичгийг зохих шатны албан тушаалтан хянан баталж байгаа бол

“БАТЛАВ” гэсэн үг хэрэглэн, түүний албан тушаал, овог нэрийг бичих

бөгөөд албан тушаалтан нэрийнхээ өмнө гарын үсгээ зурж, огноо тавина.

“БАТЛАВ” үгийг байгууллагын нэр, албан тушаалын нэрийн дээд талд

голлуулж, эхний хуудасны баруун дээд хэсэгт, толгойн үсгээр бичнэ. Жишээ

нь:

БАТЛАВ. ҮНДЭСНИЙ ТӨВ АРХИВЫН

ЗАХИРАЛ Х.ЭНХТҮВШИН

2002.01.30

Баримт бичиг “баталсан болон зөвшөөрсөн тухай тэмдэглэл”-ийг хамт

хэрэглэх тохиолдолд “БАТЛАВ” бүрдлийг зүүн дээд хэсэгт байрлуулна.

Хэрэв тухайн баримт бичиг захирамжлалын баримт бичиг болон хурао,

зөвлөгөөний шийдвэрээр батлагдсан бол энэ тухай баримт бичгийн эхний

хуудасны баруун дээд хэсэгт дараахь байдлаар бичнэ. Жишээ нь:

Засгийн газрын 2001 оны 02 сарын

26-ны өдрийн 41 дүгээр тогтоолоор батлав.

Зөвшөөрсөн тухай тэмдэглэл

Баримт бичгийн агуулгыг гадны байгууллага, албан тушаалтан зөвшөөрч

байгаа бол зөвшөөрсөн тэмдэглэлийг эхний хуудасны баруун дээд хэсэгт

дараах байдлаар бичнэ. Жишээ нь:

ЗӨВШӨӨРӨВ

ҮНДЭСНИЙ ТӨВ АРХИВЫН

ЗАХИРАЛ

гарын үсэг

Х.ЭНХТҮВШИН

2002.01.15

Баримт бичгийн агуулгыг ямар нэг хурал, зөвлөгөөнөөр хэлэлцэн

зөвшөөрсөн бол “Зөвшөөрсөн тэмдэглэл” хэсэгт энэ тухайгаа дараах

байдлаар бичнэ.

Жишээ нь:

ДЭД БҮТЦИЙН ЯАМНЫ

БАРИМТ

БИЧИГ НЯГТЛАН ШАЛГАХ

КОМИССЫН

2002 ОНЫ 04 ДҮГЭЭР САРЫН

14-НЫ

ӨДРИЙН ХУРЛААР

ЗӨВШӨӨРӨВ.

Санал өгсөн тухай тэмдэглэл

Дотооддоо боловсруулж байгаа баримт бичгийн төсөлд байгууллагын

удирдлага, зохион байгуулалтын нэгжүүдээс санал өгөх хэлбэр болно.

Баримт бичигт санал өгсөн тухай тэмдэглэл нь түүнд санал өгч буй хүний

албан тушаал, нэр, гарын үсэг, огноо зэрэг бүрдэлтэй байна. Жишээ нь:

Хуулийн зөвлөх гарын үсэг Н.ТӨМӨРСҮХ

2003.12.05

Баримт бичгийн төсөлд өгч буй саналын тэмдэглэгээг тусгай

хуудсанд, эсвэл түүний ар талд буюу албан бичгийн үлдэж буй хувь дээр

үйлдэнэ. Төсөлд өгөх нэмэлт санал зөвлөмжийг тусгай хуудсанд бичиж

хавсаргах бөгөөд энэ тухай санал өгөх тэмдэглэлийн хэсэгт зааж бичнэ.

Жишээ нь:

Санал, зөвлөмжийг хавсаргав

гарын үсэг А.Болдхүү

2004.01.24

Хуулбар үнэн болох тухай тэмдэглэл

Баримт бичгийн хуулбарыг “гарын үсэг” бүрдлийн дор дараах

байдлаар баталгаажуулна. Баталгааны бүрдэлд “хуулбар үнэн” гэсэн

тэмдэглэл, албан тушаалын нэр, гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал, огноо,

тэмдэг орно. Жишээ нь:

ХУУЛБАР ҮНЭН

Захиргааны удирдлагын

хэлтсийн дарга гарын үсэг У.Баатаржав

2004.11.23

Баримт бичгийн хуулбар хувийг байгууллагын тамга тэмдэгээр

баталгаажуулах бөгөөд байгууллагын хэвлэмэл хуудсан дээр үйлдэж

болно. Тогтоол, тушаал, захирамж зэрэг хуулийн хүчинтэй баримт бичгийг

холбогдох газруудад албан ажлын хэрэгцээнд хувилж, тараахад “ХУУЛБАР

ҮНЭН” гэсэн тэмдэглэл хийхгүй зөвхөн байгууллагын тэмдэг дарж

баталгаажуулна.

Баримт бичиг боловсруулсан тухай тэмдэглэл

Баримт бичиг боловсруулсан тухай бүрдэлд түүнийг боловсруулсан,

хянасан ажилтны нэр, гарын үсэг, баримт бичгийн хувийн тоо орно. Энэ

тэмдэглэгээг байгууллагад үлдэх хувийн ар талын зүүн доод хэсэгт

байрлуулна.

Шийдвэрлэсэн баримт бичгийг хөтлөх хэрэгт

хадгалсан тухай тэмдэглэл

Шийдвэрлэсэн баримт бичгийг хөтлөх хэрэгт хадгалсан тухай

тэмдэглэгээг хуудасны зүүн доод талд дараах бүрдэлтэйгээр бичнэ. Жишээ

нь:

2005.04.01-д 29 тоот факс явуулав.

Хөтлөх хэрэг № 2-6-д Л.Мэндсайхан, 2005.04.03

Баримт бичгийг хөтлөх хэрэгт хадгалсан тухай тэмдэглэгээнд хариуцсан

ажилтан буюу зохион байгуулалтын нэгжийн дарга гарын үсэг зурж, огноог

бичнэ.

Баримт бичгийг байгууллагад хүлээн

авсан тухай тэмдэглэл

Байгууллага нь баримт бичгийг албан ёсоор хүлээн авсаныг нотлон

бүртгэлийн тэмдэг дарна. Тэмдэгт бүртгэлийн дэс дугаар, хүлээн авсан

огноо, гарын үсэг байна. Тэмдэгийг баримт бичгийн эхний хуудасны ар

талын зүүн доод хэсэгт дарна.

Санамжид байгаа мэдээллийг эрж хайх тэмдэглэл

Баримт бичгийн эхний хуудасны баруун доод хэсэгт хадгалсан файлын

нэрийг бичнэ.

Хэвлэмэл хуудас, түүнд тавигдах шаардлагууд

Бүрдлүүдийг хэвлэмэл хуудсанд төвийн болон хажуугийн гэсэн 2

янзаар байрлуулна.

Хэвлэмэл

хуудас гэдэг нь ММЗ 5140:2002 стандартад тодорхойлсноор

стандартын бичгийн цаасан дээр баримт бичигт байх зарим бүрдлүүдийг

урьдчилан тогтоосон байрлалд хэвлэлийн аргаар буулгасныг хэлнэ. 1

Төвийн байрлал гэж хэвлэмэл хуудсанд бүрдлүүдийг хуудасны дээд

захын дагуу баруун, зүүн захаас ижил зайтайгаар голлуулан байрлуулсныг

хэлнэ.

Хажуугийн байрлал гэж хэвлэмэл хуудсанд бүрдлүүдийг хуудасны

зүүн дээд хэсэгт байрлуулсныг хэлнэ.

Засгийн газрын 2001 оны 41 дүгээр тогтоолоор батлагдсан

"Хэвлэмэл хуудас хийлгэх, хэрэглэх тухай" зааварт тогтоол, тушаал,

зарлиг гэх мэт захирамжлалын баримт бичигт болон албан бичигт хэвлэмэл

хуудас хэрэглэнэ гэж заасан.

Хэвлэмэл хуудас нь дараах үндсэн нэр төрөлтэй байна. Үүнд

Захирамжлалын баримт бичгийн хэвлэмэл хуудас 1 Стандартчилал, хэмжил зїйн їндэсний тєв “Баримт бичгийн стандартын эмхэтгэл” 2002он

Албан бичгийн хэвлэмэл хуудас

Удирдлагын тодорхой нэг төрлийн хэвлэмэл хуудас.

Албан бичгийн хэвлэмэл хуудас нь байгууллагын, албан тушаалтны

гэсэн нэр төрөлтэй байна.

Захирамжлалын баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсыг төрийн захиргааны

байгууллагын тогтоол, тушаал, захирамжид хэрэглэнэ.

Удирдлагын тодорхой нэр төрлийн баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсыг

улсын байцаагчийн акт, дүгнэлт, албан шаардлага, мэдэгдэх хуудас,

шүүх, прокурорын байгууллагын шийдвэр зэрэг баримт бичигт хэрэглэнэ.

Захирамжлалын болон удирдлагын тодорхой нэр төрлийн баримт

бичгийн бүрдлүүдийг хэвлэмэл хуудсанд төвийн байрлалаар хэвлэнэ.

Байгууллага, түүний зохион байгуулалтын нэгж, албан тушаалтны

албан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд бүрдлүүдийг хажуугийн байрлалаар

хэвлэнэ.

Хэвлэмэл хуудасны эх загварт дараах нийтлэг шаардлага

тавигддаг.

1. Хэвлэмэл хуудсанд төрийн сүлд, соёмбыг дүрслэхдээ түүний

хэмжээнээс үл хамааран Үндсэн хуульд хавсаргасан эх загварт

заасан сүлдний тэг харьцаа, Соёмбоны нэгж хэмжээсийг чанд

баримтална.

2. Төрийн сүлд, соёмбо дүрсэлсэн хэвлэмэл хуудсыг зөвхөн

хэвлэлийн аргаар бэлтгэнэ,

3. Захирамжлалын баримт бичгийн хэвлэмэл хуудас нь төрийн сүлд,

соёмбо, байгууллагын нэр, баримт бичгийн нэр, огноо, баримт

бичгийн бүртгэлийн дугаар, баримт бичиг үйлдсэн газрын нэр

гэсэн бүрдлүүдийг агуулна.

4. Албан бичгийн хэвлэмэл хуудас нь төрийн сүлд, соёмбо буюу

бэлгэдэл ба барааны тэмдэг, байгууллагын нэр, байгууллагын

хаяг, улсын бүртгэлийн дугаар, огноо, баримт бичгийн бүртгэлийн

дугаар, баримт бичиг үйлдсэн газрын нэр, хариутай бичгийн

огноо дугаарын тэмдэглэл гэсэн бүрдлүүдийг агуулна.

5. Төрийн байгууллагын онцлогоос хамаарч, удирдлагын

тодорхой нэр төрлийн баримт бичгийн хэвлэмэл хуудас нь

зөвхөн төрийн сүлд буюу соёмбо, байгууллагын нэр, баримт

бичиг үйлдсэн газрын нэр гэсэн бүрдлүүдтэй байна.

6. Захирамжлалын баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсанд тэргүү

гэсэн бүрдлийн байрлалын хязгаарын тэмдгийг хэвлэлийн

аргаар тавина.

7. Албан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд огноо, баримт бичгийн

бүртгэлийн дугаар, хариутай бичгийн огноо, дугаарын

тэмдэглэл, харилцагч байгууллагын нэр хаяг, тэргүү зэрэг

бүрдлүүдийн байрлалын хязгаарын тэмдгийг хэвлэлийн аргаар

тавина.

8. Гадаад албан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд байгууллагын

нэрийн бүрдлийг англи хэл дээр, эсвэл шаардлагатай

тохиолдолд НҮБ-ын албан ёсны аль нэг хэл дээр бичих бөгөөд

байгууллагын хаяг, баримт бичиг үйлдсэн газрын нэрийг латин

үсгээр галиглаж бичнэ.

Хэвлэмэл хуудсанд бүрдлүүдийг байрлуулахад дараах

нийтлэг шаардлага тавигддаг.

Баримт бичгийн бүрдлийг хэвлэмэл хуудсанд байрлуулахдаа

захын хэмжээг 2.1-р хүснэгтэд зааснаар авна. Хэвлэмэл хуудсанд болон

баримт бичигт байх бүрдлүүдийн кодыг араб тоогоор тэмдэглэж,

тэдгээрийн байрлалын бүдүүвчийг хавсралтын 2.1. дугаар зурагт

үзүүлэв.

Баримт бичгийн бүрдлүүдийг хуудсанд байрлуулахдаа олон

улсын стандартын дагуу бичгийн машины нэг үсгийн тзмдэгтийг 2.54 мм,

мөр хоорондын зайг 1-ээр авахад 4.25 мм байхаар тооцно.

Хэвлэмэл хуудсанд бүрдлүүдийг компьютерийн тусламжтай

байрлуулахдаа компьютерийн үсгийн тэмдэгт нь бичгийн машины

үсгийн тэмдэгтээс зөрж байх тохиолдолд бүрдлүүд, тэдгээрийн

хоорондын зайг мм-ээр нарийвчлан хэмжиж тохируулна.

Баримт бичгийг зохион үйлдэхэд бичвэр боловсруулах Word

программын 6.0 гаас дээш хувилбарыг ашиглан Arial 10, 11, 12, Times

new Roman Mon 11, 12, 14, Courer Mon 11, 12, 14, Times new roman 11,

12, 14-тын хэмжээтэй үсэг хэрэглэнэ.

Цаасны захын зай

Бүрдлийг байрлуулах талбайн захын шугам

/мм-ээр/

А3 А4 А5

Хуудасны нүүрэн талд

Дээд захаас 20±5 20±5 20±5

Доод захаас 20±5 20±5 20±5

Зүүн захаас 30 30 30

Баруун захаас 15±5 15±5 15±5

Хуудасны ар талд

Дээд захаас 20±5 20±5 20±5

Доод захаас 20±5 20±5 20±5

Зүүн захаас 15±5 15±5 15±5

Баруун захаас 30 30 30

хүснэгт

:2.1.

Баримт бичгийн бичвэрийг А4 хэвлэмэл хуудсанд бичихдээ мөр

хоорондын зайг 1,5-аар, А5 хэвлэмэл хуудсанд бичвэрийн мөр

хоорондын зайг 1-ээр авч бичнэ. Баримт бичгийн бурдэл хэд хэдэн

мөрөөр бичигдэх тохиолдолд мөр хоорондын зайг 1-ээр авна.

"Харилцагч байгууллагын нэр, хаяг", "Баталсан тэмдэглэл", "Хавсралтын

тухай тэмдэглэл", "Зөвшөөрсөн тэмдэглэл" бүрдлүүдийн мөр хоорондын

зайг 1-2-оор авч байрлуулна. Байгууллагын хаягийг хэвлэмэл хуудсанд

5 хүртэлх мөрөнд, мөр хоорондын зайг 1-ээр авч хэвлэнэ.

Гарын үсэг" бүрдлийг бичвэрээс мөр хоорондын зайг 3-5-аар авч

байрлуулна. Хоёр ба түүнээс дээш хуудастай баримт бичгийг

хоёрдугаар хуудаснаас эхлэн араб тоогоор дугаарлана. Дугаарыг

хуудасны дээд захад голлуулан байрлуулна.