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GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA

SECRETARIA DA FAZENDA

AUDITORIA GERAL DO ESTADO

ORIENTAÇÃO TÉCNICA AGE N° 07/2017

AVALIAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS NA GESTÃO DE LICITAÇÕES

I. OBJETIVO

Orientar as Coordenações de Controle Interno (CCIs) e estruturas equivalentesquanto à avaliação dos controles internos existentes na gestão de licitações.

II. REFERÊNCIAS NORMATIVAS

Lei Federal n° 8.666/1993; Lei Estadual n° 9.433/2005; Portaria Normativa ConjuntaMP/CGU n° 01, de 10/05/2016; Referencial Básico de Governança Aplicada aÓrgãos e Entidades da Administração Pública, publicado pelo TCU em 2014;Documento TCU "Riscos e Controles nas Aquisições" (2014); Acórdão TCU n°2.622/2015; Orientações Técnicas AGE n°s 07/2015 - Dispensa; 08/2015 -Inexigibilidade; 03/2016 - Pregão; e 04/2016 (Revisão 1) - Convite e 01/2017 - GuiaReferencial dos Controles Internos da Gestão.

III. CONSIDERAÇÕES GERAIS

1. Esta Orientação Técnica (OT) é parte integrante do Guia Referencial dosControles Internos da Gestão (GRCI), apresentado na OT AGE n° 01/2017, queorienta os órgãos da Administração Pública Estadual quanto à estruturação doscontroles internos e à implementação de modelo de análise e gestão de riscos.

2. As medidas de controle primário aplicáveis aos contratos abrangem exigênciaslegais e normativas, mas também um conjunto de práticas de controle interno quecontribuem para a redução dos riscos relacionados à área.

3. Entende-se como "medidas de controle primário" aquelas ações e atividadesrealizadas pela primeira linha de defesa, ou seja, pelos servidores e gestoresresponsáveis pelos processos que gerenciam (controles operacionais aplicados porquem executa e se responsabiliza pelo processo).

4. Os gestores devem identificar, avaliar e controlar os riscos, contribuindo paramelhorar as políticas internas e assegurando que as atividades desenvolvidasestejam compatíveis com os objetivos da organização.

5. As CCIs devem aplicar o checklist do Anexo 1 para aferir o nível de confiançados controles internos utilizados para a boa gestão das licitações.

6. A escala de avaliação do checklist anexo se baseia na percepção do avaliadorsobre os controles existentes (0, para inexistência de controle; até 3, controleexistente é adequado).

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7. O campo de OBSERVAÇÃO do checklist deve ser utilizado para apresentardetalhes sobre os controles existentes e/ou sobre os critérios adotados para aavaliação efetuada.

8. Após a aplicação do checklist e avaliação dos controles existentes, as CCIsdevem emitir PARECER sobre a análise efetuada, considerando, a depender dapontuação total auferida, os seguintes parâmetros:

a) de 0 a 52 pontos: controles existentes não atendem aos requisitos paramitigação de riscos;b) de 53 a 83 pontos: controles existentes atendem parcialmente aos requisitos;e

c) de 84 a 105 pontos: controles existentes atendem aos requisitos paramitigação de riscos.

9. As CCIs devem reportar ao superior imediato e à Coordenação de Licitaçõesou similar todas as avaliações efetuadas, a fim de que sejam adotadas asprovidências cabíveis.

10. As CCIs devem assessorar a área de licitações ou Diretoria Geral (em caso deinexistência de uma coordenação central de licitações) na elaboração de um Planode Ação para aperfeiçoar os controles internos, seguindo o modelo do Anexo 2, eencaminhando para aprovação da alta administração.

Tatiarrâ" Alves M_essaCoordenador I

Aprovada/por:

Luis Augusto [Peixoto RochaAuditor Geral/do Estado

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GOVERNO DO ESTADO DA BAHIASECRETARIA DA FAZENDAAUDITORIA GERAL DO ESTADO

ANEXO 1

CHECKLIST "AVALIAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS NA GESTÃO DELICITAÇÕES"

ORGAO INSPECIONADO:

RESPONSÁVEL PELO ORGAO INSPECIONADO:

ESCALAS PARA AVALIAÇÃO DOS CONTROLES0 - Discordo totalmente; 1 - Discordo parcialmente; 2 - Concordo parcialmente; 3 - Concordo totalmente.

As faixas de notas sombreadas significam que o controle só pode ser avaliado como "discordo totalmente" (0)ou "concordo totalmente" (3).

Marcar apenas umanota

N° VERIFICAR SE 0 1 2 3 OBSERVAÇÃO

QUANTO AO AMBIENTE DE CONTROLE

1Existe uma Coordenação de Licitações ousimilar, formalmente instituída.

1.1

Caso positivo, essa área dispõe de pessoalem quantidade e perfil adequados aovolume e especificidades do órgão.

2

Existe um Plano Anual de Aquisiçõesaprovado pela mais alta autoridade daorganização.

3As aquisições são feitas de modocentralizado.

4Existe um Código de Conduta na relaçãocom os licitantes.

5A Comissão de Licitações passa por rodízioperiódico de parte de seus membros.

6

É realizada audiência pública, nos casos delicitações que envolvam aquisiçõescomplexas e de caráter inovador, a fim deque a organização possa colherinformações do mercado para elaborar amelhor solução.

7

Nas contratações/aquisições de maior vultoe complexidade é feita análise preliminarpara verificar a viabilidade técnica eeconômica e submetida à aprovação da altaadministração.

8

Há comissão técnica para auxiliar aComissão de Licitação nas decisõesrelativas às aquisições de maior vulto ecomplexidade, em especial aquelas da

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modalidade técnica e preço.

9Há programa contínuo de capacitação sobreaquisições.

10

A Comissão de Licitação tem perfil técnicoadequado e é composta por servidoresefetivos e devidamente capacitados.

QUANTO ÀS ATIVIDADES DE CONTROLE INTERNO

11

Termo de Referência (TR) é elaborado pelaárea técnica demandante, com apoionecessário da Coordenação de Licitações,por servidor com perfil e conhecimento doobjeto a ser licitado.

12

Nas aquisições/contratações onde háalternativas de solução (p.ex:, entre locaçãoe aquisição, entre com ou semmanutenção/garantia) a opção escolhida édevidamente justificada sob o ponto de vistatécnico, de economicidade, de conveniênciae oportunidade.

13

Na Coordenação de Licitações ou similar hácontrole centralizado de todas as licitaçõesrealizadas.

14

Há manifestação expressa do responsávelpela área demandante quanto à opçãoescolhida de parcelamento ou não dasolução, considerando viabilidade técnica,econômica, ganho de escala e melhoraproveitamento do mercado e ampliação dacompetitividade.

15É utilizado edital padrão elaborado pelaProcuradoria Geral do Estado (PGE/BA).

16

Existe normativo interno estabelecendo

procedimentos para elaboração deestimativa de preços, considerando asprioridades das fontes de referênciasutilizáveis.

17

Há manifestação do técnico responsávelpela elaboração do TR e coleta de preçospela adequação do preço estimado dacontratação aos preços de mercado.

18

Há aprovação formal do TR e do preçoreferencial por superior hierárquico dosservidores que os elaboraram (princípios dasegregação de funções e daresponsabilização conjunta).

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19

É utilizado, preferencialmente, o Pedido deCotação Eletrônica (PCE) do Comprasnetnos processos de dispensa de licitaçãofundamentado no inciso II, do art. 59, da LeiEstadual 9.4333/2005 (aquisições depequeno valor).

20

Há normativos internos que complementemos procedimentos previstos no SEA/Saebpara a área de licitações.

21

Os processos licitatórios são iniciadostempestivamente, de modo a evitar suarealização muito próxima ao término doscontratos.

22

Nos casos de contratos de caráter contínuo,a prorrogação ou não é justificada quanto àvantajosidade da conveniência de prorrogarou licitar.

23

Há priorização de pregão eletrônico nasaquisições de bens e serviços comuns, nostermos da Lei Estadual n° 9.433/2005, ejustificativa expressa em caso de opção pelopregão presencial ou por outra forma deaquisição.

24

Pregoeiro inicia a instauração doprocedimento administrativo para apuraçãodos casos em que o vencedor da fase delances não é o adjudicatário do objeto docertame.

25

São atendidas as recomendações daPGE/BA ou do órgão de assessoramentojurídico da unidade e, no caso de adoção deprocedimento diverso do indicado pela áreajurídica, há justificativa nos autos doprocesso.

26

Os processos licitatórios são revisados,antes da homologação, por servidor que nãotenha participado da condução do certame,através da adoção de instrumento dechecklist que contemple a verificação dosprocedimentos legais e os demaisnecessários ao regular andamento daslicitações.

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QUANTO À INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO

270 Plano Anual de Aquisições é divulgadopara todas as partes interessadas.

28

Os procedimentos previstos no SistemaEstadual de Administração (SEA/Saeb) paraárea de licitações é difundido entre osservidores envolvidos (Coordenador deLicitação e gestores de áreasdemandantes).

29

Há divulgação interna e entre osfornecedores dos canais institucionais parareceberem denúncias sobre impropriedadesna execução dos processos licitatórios.

30

A unidade setorial de Ouvidoria dáconhecimento por escrito à Coordenação deLicitações e à direção superior de qualquerregistro de irregularidade envolvendo osprocessos licitatórios.

31

0 Presidente da Comissão de Licitação dáimediata ciência, por escrito, aoCoordenador de Licitações, dos incidentes eocorrências da licitação que possamprejudicar o andamento da aquisiçãopretendida.

QUANTO À AVALIAÇÃO DE RISCO E MONITORAMENTO

32

A alta administração acompanha aexecução do Plano Anual de Aquisiçõespara correção de desvios.

33

A CCI ou unidade equivalente inclui dentresuas atividades o monitoramento do Plano

Anual de Aquisições.

34

Nos Planos de Ação das CCIs e unidadesequivalentes estão incluídas inspeções paraanálise de conformidade das licitações, emespecial daquelas de maior relevânciamaterial e estratégica.

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PARECER SOBRE AVALIAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS NA GESTÃO DE LICITAÇÕES

Informar se os controles existentes na área de licitações atendem (faixa de 84 a 105), atendem parcialmente (faixa de53 a 83) ou não atendem (faixa de 0 a 52) às melhores práticas de gestão:

ANALISADO POR: ASSINATURA:

Dacitaa: c . > por raqueircz

DATA:


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ANEXO 2

PLANO DE AÇÃO

ORGAO:

ITEM PRÁTICA NÃO ATENDIDA RISCONÍVEL de

RISCO1AÇÃO RESPONSÁVEL PRAZO

1Não existe uma Coordenação deLicitações formalmente instituída.

Inexistência de

monitoramento do conjuntodos licitações do órgão.

Alto Formalizar criação de uma Coordenação de Licitações DG Até dez/17

2Compras realizadas sem existência deum Plano Anual de Aquisições.

Descontrole orçamentário. Alto

6

Não há realização de AudiênciaPública nas licitações de caráterinovador.

TR não refletir a melhor

solução para aquisição.Alto

4

5

DATA: ELABORADO POR

Extremo, alto, médio ou baixo, conforme Matriz de Risco prevista na OT AGE n° 01/2017 - Guia Referencial dos Controles Internos da Gestão (GRCI).OT AGE n° 07/17 - Revisão 0 de 28/11 /17

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Docunsnto Eapre >• -•- •• -•• ..- da Bahia por anc^ieixos

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