aurora 文書管理ソリューション

Copyright (c). 2004-2007 EXBRIDGE,Inc. All Rights Reserved.

劇的に低コストで実現する文書管理中心のナレッジマネージメント

- 全文検索エンジン(Hyper Estraier)対応

- バージョン管理(Subversion)対応

- ファイル共有(SAMBA)対応

– オープンソースソフトウェアを主体に実現する –

文書管理ソリューションのご提案

2007年4月7日

（株）エクスブリッジ

代表取締役社長

小嶋篤

Vol. 003

For お客様

無料で利用できる

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目次

1．文書管理における課題．．．P.3

2．課題解決の方法．．．P.5

3．理想的な実現方法のご提案．．．P.19

4．最後に．．．P.26

理想的な課題解決方法のご説明

エクスブリッジがご提案する実現方法

企業が抱えているナレッジ共有の課題


1-1. 課題の分析

文書ファイルが積極的に蓄積・共有されない！

変更履歴が不明、過去のバージョンとの比較ができない！

配布すべき社員への正しい文書ファイルの配布に失敗！

どこにどんな文書ファイルが存在するか不明、検索もできない！

1．文書管理における課題

蓄積・共有のための作業が非効率

配布作業が煩雑で配布ミスが発生

バージョン管理が徹底できていない

必要な文書ファイルがすぐに見つからない

蓄積・共有の課題蓄積・共有の課題

バージョン管理の課題バージョン管理の課題

配布の課題配布の課題

検索の課題検索の課題

各社員のPCに保管されている文書ファイルが消失しても復元できない！

バックアップが徹底されていないバックアップの課題バックアップの課題


1-2. 課題が解決されない理由

ナレッジ共有・蓄積の意識が低い！

1．文書管理における課題

文書管理に対する社員の意識の問題

技術的な問題のため課題が解決できない！

社員のITスキル的な問題

基幹システム以外にはコストがかけられない！

経営上の予算の問題

システムの導入だけでは解決できない問題


2-1. システム導入前

2．課題解決の方法

・ナレッジとしての文書管理の重要性を意識づける

・文書管理を徹底することで受けられる恩恵を理解させる

意識改革

・全社的にITスキルレベルの平均値を上げる教育

・知識共有責任者(IT担当)のITスキルレベルを高め牽引役とする

教育

・オープンソースにより低コストで実現できることを理解してもらう

・ナレッジの共有による業務効率化、付加価値の向上を理解してもらう

理解



2-2. 文書管理の理想

従来紙媒体で管理されていた資料、マニュアル、その他電子ファイルなどを

サーバを利用して一元管理するシステムを構築

①共有

（配布・再利用・権限）

②検索

（キーワード・全文）

③バックアップ

（ローカルPCとサーバ）

④バージョン管理

（復元・参照・比較）

⑤電子化

（スキャナー・OCR）



2-3. 必要な機能

ネットワーク上でファイル共有

申請書など社員に配布すべき文書ファイルを共有

提案書など、社員間で再利用できるように共有

権限によるアクセス制限を付与した共有

議事録、契約書など承認が必要な文書ファイルを共有

①共有

（配布・再利用・権限）

配布

再利用

権限

実現方法

・Windowsファイル共有機能（ファイルサーバ）

・Linux（SAMBA）によるファイルサーバなど




即時に探している文書ファイルを取得

RDBへのキーワード登録によるキーワード検索

文書ファイルの全文検索

キーワード

全文検索

実現方法

・DBを利用した文書管理システム

・Google Mini, HyperEstraierなどの全文検索エンジンの利用

②検索

（キーワード・全文）




PCのクラッシュ、ファイルの削除に備える

文書ファイルの作成は、ローカルPCで、

管理・保存をサーバで行うことで、

文書ファイルのバックアップとなる

ローカルPC

サーバ

実現方法

・ファイルサーバ

・文書管理システム、バージョン管理システム(Subversionなど)


（ローカルPC・サーバ）




世代管理を行い旧世代の復元・参照・比較を実現

誤った変更を元に戻すための復元

変更の履歴・内容を参照

旧世代と最新の比較（差異を確認）

復元

参照

実現方法

・文書管理システム（バージョン管理対応）

・バージョン管理システム（Subversionなど）


（復元・参照・比較）

比較




紙媒体文書の電子ファイル化

スキャナーによる電子ファイル化

OCR機能によるデータ化

スキャナー

OCR

実現方法

・文書管理システム（スキャン・OCR機能対応）

・電子ファイリングシステム

⑤電子化

（スキャナー・OCR）



2-4. システム化のメリットの整理

事務効率の向上

適切なファイルを確実に社員に配布できる

文書ファイルの再利用性を高めることができる

業務の迅速化

探したい文書ファイルをスピーディに検索可能となる

失くした文書ファイルの復元が可能となる

誤って変更した文書ファイルの復元が可能となる

管理スペースの削減

紙媒体から電子ファイル化することにより、キャビネットなどのスペースを削減可能

②検索

①共有



⑤電子化



2-5. 実現方法の種類と特徴

(1) ファイルサーバによる実現

Windowsサーバーによる共有ファイル機能

オープンソースソフトウェア（Linux,SAMBA）

○：①共有、③バックアップ機能を実現

×：②検索、④バージョン管理、⑤電子化機能は、不十分

【コスト】 → 低

サーバー機とOSのみで特別なソフトウェアを購入する必要がない




(2) グループウェアによる実現

商用グループウェア

オープンソースソフトウェア

○：①共有、③バックアップ機能を実現

△：②検索機能は実装されているが、全文検索できないものが多い

×：④バージョン管理、⑤電子化機能は、不十分

【コスト】 → 低～高

安価なグループウェアから高価なグループウェアまで選択可能




(3) 電子ファイリングシステムによる実現

商用ファイリングシステム

○：⑤電子化機能

△：①共有、②検索、③バックアップ機能は仕組みを検討

×：④バージョン管理機能は、不十分

【コスト】 → 中～超高

大量の紙媒体を電子化する目的のものが多く、高価なものが多い

安価なものは電子ファイルとの統合的な管理方法の検討が必要




(4) バージョン管理システムによる実現

商用バージョン管理システム

オープンソースソフトウェア(Subversion)

○：①共有、③バックアップ、④バージョン管理

×：②検索、⑤電子化機能は、不十分

【コスト】 → 低～中

オープンソースソフトウェア（Subversion）なら無償で利用可能

検索機能が十分でないので、文書管理システムとしては不完全




①

共有

②

検索

④

バージョン

管理

⑤

電子化

× ×

×

○

×

×

×

○

(1)ファイルサーバ ○ × ○ 低

(2)グループウェア ○ △ ○ 低～高

△

×

△

○

③

バックアップコスト

(3)電子ファイリング △ 中～超高

(4)バージョン管理 ○ 低～中



2-6. まとめ

【結論】

ファイルサーバ、グループウェア、

電子ファイリングシステム、バージョン管理システムの

導入だけでは、理想の文書管理システムが実現できない

統合的な文書管理ソリューションの実現が必要！


3．理想的な実現方法のご提案

理想の統合的な文書管理システムを

【劇的に低コストで実現する方法】

オープンソースソフトウェアの徹底活用！

と

中国オフショア開発


統合・連携

3-1. 理想的な仕組み

統合的に連携


①共有

②検索



⑤電子化

スキャン・OCR

バージョン管理

全文検索エンジン

ファイルサーバ

必要な機能を網羅

単体でなく、

統合・連携する

仕組みが必要


統合文書管理サーバ

・導入ソフトウェア

SAMBA オープンソースソフトウェア

Hyper Estraier オープンソースソフトウェア

Subversion オープンソースソフトウェア

AURORA 文書管理エクスブリッジ製プロダクツ

→ WEB-DB連携

Hyper Estraier, Subversion対応

文書管理

3-2. 理想の具体化

理想的な実現方法


スキャン・OCR

バージョン管理

全文検索エンジン

ファイルサーバ

ご要望により選定

※オプション

【環境】

OS: Linux(Fedora)

DBMS: PostgreSQL

WEB: Apache

言語: PHP


【配布】

総務部門から社員への配布

申請書類などの配布

社内報の配布

3-3. システムイメージ

統合的な文書管理ソリューション


総務部門

技術部門営業部門

技術資料などの共有

品質管理資料などの共有

提案書などの共有

営業日報などの共有

【蓄積】

Subversion,SAMBA,AURORAに登録

エクスプローラ、WEBから登録

【検索】

HyperEstraierによる全文検索

WEBから文書ファイルを検索

Subversionリポジトリ

共有フォルダ

データベース（RDBMS）

統合文書管理サーバ



3-4. 画面イメージ

慣れたエクスプローラ操作で実現

SAMBAでファイル共有

エクスプローラで操作

Subversionでバージョン管理

GUIでリポジトリ操作

Subversionでバージョン管理

エクスプローラで操作

WEBブラウザで統合管理(AURORA)

登録、ダウンロード、全文検索



3-5. 概算費用

初期導入コスト ※税別

※1：弊社推奨タワー型サーバー機の場合

ランニングコスト

年間保守（初期費用(ハード除く)の10%） 6万円(税別)

ハードウェアサーバー機 50万円（※1）

OS: Linux (Fedora)

DBMS: PostgreSQL 0円

SAMBA 0円

Subversion 0円

Hyper Estraier 0円

AURORA 文書管理 15万円

コンサルティング・導入作業・教育 OS/AURORA 文書管理 15万円

Subversion 10万円

SAMBA 10万円

Hyper Estraier 10万円

WEB: Apache 0円

合計

ソフトウェア 0円

110万円

意識改革(コンサルティング)、教育から支援します



3-6. 概算費用の補足

カスタマイズ

ご要望に合わせて、システムのカスタマイズが可能

中国オフショア開発

人件費の安い中国の技術者によりシステムをカスタマイズするので低コスト

コスト

日本人技術者の約半分のコストでプログラムの製造が可能


4．最後に

(株) エクスブリッジhttp://exbridge.jp/

代表取締役小嶋篤[email protected]

〒451-0045

名古屋市西区名駅2-26-11 名駅第十一平松ビル6F

TEL 050-5526-1038

(株) エクスブリッジhttp://exbridge.jp/

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株式会社エクスブリッジでは国際的で時代のニーズにマッチしたITビジネスに力を入れて取り組んでおります。戦略的に提携している中国パートナー企業では低コストで高品質なオフショア開発事業を行っております。

ご要望等ございましたら、ご遠慮無くお申し付け頂ければあらゆるニーズに対応して、先進的でメリットの多い技術とソリューション、国際的なITビジネスサービスをご提案させて頂きます。

お客様が安心して低コストで高品質な国際的ITサービスが受けられるように努力しております。

今後共引き続き何卒宜しくお願い申し上げます。

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