auditul intern

Cod document:

PS-8.2.2 01/0 1

S.C. DANONE SRL

Procedura de sistem AUDIT INTERN

Editia/Revizia: Exemplar:

Procedura de sistem AUDITUL INTERN

Cod: PS-8.2.2

Referentiale SR EN ISO 9001:2008

1

Cod document:

PS-8.2.2 01/0 1

S.C. DANONE SRL



CUPRINS

4. Scopul procedurii ............................................................................................................................................ 4 5. Domeniul de aplicare...................................................................................................................................... 4 6. Definitii si prescurtari ..................................................................................................................................... 4 7. Documente de referinta ................................................................................................................................. 4 8. Descrierea procedurii ..................................................................................................................................... 4 9. Responsabiliti .............................................................................................................................................. 7 10. nregistrri .................................................................................................................................................... 9 11. Anexe ............................................................................................................................................................ 9

1. LISTA RESPONSABILILOR CU ELABORAREA, VERIFICAREA I APROBAREA EDIIEI SAU, DUP CAZ, A REVIZIEI N CADRUL EDIIEI PROCEDURII OPERAIONALE Elemente privind responsabilii / operaiunea 0 1 1.1. Elaborat 1.2. Verificat 1.3 Aprobat Nr. crt. Numele i prenumele 2

Funcia 3

Data 4

Semntura 5

2

Cod document:

PS-8.2.2 01/0 1

S.C. DANONE SRL



2. SITUAIA EDIIILOR I A REVIZIILOR N CADRUL EDIIILOR PROCEDURII OPERAIONALE Nr. crt. 0 2.1. Ediia sau, dup caz, revizia n cadrul ediiei 1 Ediia IPS/12.12.2009

Componenta revizuit 2 xProcedura complet

Modalitatea reviziei 3 xElaborare ediia 2

Data de la care se aplic prevederile ediiei sau reviziei ediiei 4 01.01.2010

2.n.

3. LISTA CUPRINZND PERSOANELE LA CARE SE DIFUZEAZ EDIIA SAU, DUP CAZ, REVIZIA DIN CADRUL EDIIEI PROCEDURII OERAIONALENr. crt. Scopul difuzrii Exemplar nr. Compartiment Funcia Nume i prenume Data primirii Semntur

0 3.1. 3.2. 3.4. 3.5.

1 Aplicare Eviden Arhivare Coordonare Informare

2

3

4

5

6

7

3

Cod document:

PS-8.2.2 01/0 1

S.C. DANONE SRL



4. Scopul proceduriiProcedura stabileste modul de efectuare a auditului intern, astfel incat sa se asigure ca toate procesele si activitatile se desfasoara in conformitate cu cerintele sistemului de management al calitatii din cadrul S.C. Danone SRL.

5. Domeniul de aplicareProcedura se aplica de catre echipa de tuturor functiilor SMC (sistemului de management al calitatii) si tuturor proceselor desfasurate in cadrul S.C. Danone SRL care pot influenta produselor livrate clientilor.

6. Definitii si prescurtariPentru scopurile prezentei proceduri se aplica definitiile din SR EN ISO 9001:2006.

7. Documente de referintaSR EN ISO 9000:2006 vocabular SR EN ISO 9001:2008 MC-01 PS-4.2.3 PS-4.2.4 PS-8.3 PS-8.5.2 PS-8.5.3 - Sisteme de Management al Calitatii. Principia esentiale si - Sisteme de Management al Calitatii. Cerinte. - Manualul Calitatii. - Controlul documentelor. - Controlul inregistrarilor. - Controlul produsului neconform. - Actiuni corective. - Actiuni preventive.

8. Descrierea procedurii8.1 Persoanele care desfoar activitatea de audit intern trebuie s fie competente, n scopul efecturii i conducerii auditurilor. Aceste persoane trebuie s urmeze cursuri de instruire pentru cunoaterea prevederilor SR EN ISO 9001, a metodelor i tehnicilor de audit.4

Cod document:

PS-8.2.2 01/0 1

S.C. DANONE SRL



8.1.1

Instruirea auditorilor se refer la:

cunoaterea i nelegerea standardelor referitoare la activitatea de auditare i a referenialelor care au stat la baza proiectrii sistemului de management al calitii auditat. tehnici de examinare, tehnici de formulare a ntrebrilor care stau la baza chestionarelor utilizate, tehnici de evaluare i de rapoarte a rezultatelor activitii de auditare tehnici specifice necesare pentru conducerea unui audit, cum ar fi planificarea, organizarea, comunicarea cu cel auditat i ndrumarea acestuia.

8.2 8.2.1 8.3

Competena echipelor de audit Echipele de audit formate din specialiti, independeni fa de activitatea auditat Desemnarea responsabilului echipei de audit (a auditorului ef)

8.3.1 Responsabilul echipei de audit trebuie s aib capacitate i experien de conducere i s dispun de autoritate pentru a lua decizii finale referitoare la conducerea auditului i la orice observaii provenite din audit.

8.4

ntocmirea programelor de audit

8.4.1 Anual se ntocmete nregistrarea PROGRAMAREA ANUAL A AUDITURILOR INTERNE, pe formularul avnd codul F. PS 8.2.2 prezentat n anexa 7.1, la prezenta procedur, stabilindu-se: perioada n care se desfoar auditul; funcia de sistem (activitatea) auditat; auditorul ef.

8.4.2 Pentru verificarea implementrii aciunilor corective/preventive iniiate prin PAC/P, rezultate n urma: analizelor efectuate de management asupra SMC; informaiilor provenite de la clieni; a reclamaiilor primite; a modificrilor survenite n SMC,5

Cod document:

PS-8.2.2 01/0 1

S.C. DANONE SRL



se vor realiza audituri suplimentare - audituri de supraveghere (neprogramate). 8.5 8.5.1 Desfurarea auditului Formarea echipei de audit

8.5.1.1 Responsabilul echipei de audit i formeaz echipa de audit conform prevederilor de la pct. 5.2 8.5.2 Notificarea auditului

8.5.2.1 Cu minim 5 zile (lucrtoare) nainte de data programat pentru audit, responsabilul activitii ce urmeaz s fie auditat este ntiinat, printr-o not scris denumit NOTIFICAREA AUDITULUI, nregistrare ntocmit pe formularului F.PO - 8.2.2 - 2 prezentat n Anexa 7.2, n care se specific urmtoarele: 8.5.3 data i ora nceperii auditului locul desfurrii auditului scopul auditului perioada de desfurare a auditului responsabilul echipei de audit faciliti necesare echipei de audit. Elaborarea listei de verificri

8.5.3.1 LISTA DE VERIFICRI utilizat n desfurarea auditului este elaborat de ctre membrii echipei de audit i aprobat de auditorul ef. Formularul utilizat pentru ntocmirea nregistrrii LIST DE VERIFICRI este prezentat n Anexa 7.3 (F:PO.8.2.2-3). 8.5.4 Realizarea auditului 8.5.4.1 Aceast etap a auditului cuprinde 4 activiti distincte: a) ntlnirea iniial, n cadrul creia: se prezint echipa de audit reprezentanilor prii auditate; se confirm, pe scurt, scopul i obiectivele auditului;

se furnizeaz pe scurt rezumat al metodelor i procedurilor ce vor fi folosite n realizarea auditului; se clarific orice ambiguiti ale procesului de audit; se stabilete, de comun acord cu auditatul, un timp pentru realizarea auditului.6

Cod document:

PS-8.2.2 01/0 1

S.C. DANONE SRL



b) aciunea de audit propriu-zis Auditul propriu-zis are la baz o LV care are coloanele 0 i 1 deja completate, celelalte coloane urmnd a fi completate n aceast etap. Pentru completarea LV n coloana CONFORMITATEA ACTIVITII auditorul ef are la dispoziie urmtoarele patru opiuni: acceptabil, inacceptabil, inaplicabil i vezi comentarii. Coloana COMENTARII / RECOMANDRI este utilizat pentru a da mai multe detalii despre o activitate , sau pentru a face referiri la neconformiti. c) evaluarea rezultatelor Dup desfurarea auditului, echipa de audit evalueaz rezultatele aprute n timpul auditului, analiznd orice neconformitate aprut. Pe baza acestor rezultate se ntocmete nregistrarea RAPORT DE AUDIT INTERN, pe formularul F.PO.8.2.2 - 4 (conform Anexei 4), i nregistrarea Raport de aciuni corective i preventive (conform Anexei 4). d) ntlnirea final La finalizarea auditului, responsabilul echipei de audit prezint rezultatele auditului, asigurndu-se c acestea sunt nelese de auditai i ntocmete RAI; RAI este semnat de auditorul ef i de partea auditat, cu meniunea c semntura auditatului nu indic un acord, ci numai o recunoatere a constatrilor fcute. Un exemplar din RAI se nmneaz responsabilului activitii auditate. La aceast ntlnire final particip i reprezentanii conducerii, dac este cazul. 8.6 Rezultatele auditurilor interne reprezint date de intrare pentru analizele efectuate de management.

9. Responsabiliti9.1 Directorul General al S.C. DANONE SRL aprob PROGRAMAREA ANUAL A AUDITURILOR INTERNE i LISTA AUDITORILOR INTERNI. 9.2 Coordonatorul (Managerul) S.C. DANONE SRL

determin ce elemente ale SMC, ce documente: proceduri sau instruciuni se supun auditrii n cadrul unei perioade de timp determinate (1an) i elaboreaz PAAI;7

Cod document:

PS-8.2.2 01/0 1

S.C. DANONE SRL



particip la analizarea rezultatelor auditurilor interne i prezint concluziile sale n vederea prezentrii acestora n edinele de evaluare a SMC fcute de management; 9.3 avizeaz aciunile corective i preventive propuse de RC; numete Auditorul ef. Auditorul ef i formeaz echipa de audit pentru auditul intern pe care l conduce ca auditor ef; elaboreaz i transmite auditatului NA; conduce aciunea de audit intern care i-a fost ncredinat; elaboreaz documentele de lucru i d instruciuni echipei de audit; raporteaz auditatului neconformitile critice;

urmrete realizarea aciunilor corective, la termenul propus de auditat, rezultate n urma auditului pe care l-a condus. 9.4 9.5 Responsabilul calitii din S.C. DANONE SRL informeaz personalul implicat asupra obiectivelor i domeniului auditului; nsoete membrii echipei de audit; pun la dispoziie echipei de audit resursele necesare, n scopul asigurrii eficienei auditului; asigur accesul la faciliti i la materialele doveditoare, dup cum solicit auditorii. iniiaz aciunile corective, care decurg din RAPORTUL DE AUDIT INTERN Echipa de audit asigur conformitatea cu condiiile aplicabile auditului; coopereaz cu responsabilul echipei de audit; planific i realizeaz n mod eficient responsabilitilor atribuite; consemneaz observaiile; particip a raportarea rezultatelor auditului; pstreaz i protejeaz n condiiile de securitate documentele referitoare la audit;

8

Cod document:

PS-8.2.2 01/0 1

S.C. DANONE SRL



10. nregistrri10.1 Program de audituri interne pentru anul 2011. 10.2 Plan de audit. 10.3 Raport de audit. 10.4 Raport de neconformiti. 10.5 Raport de aciuni corrective. 10.6 Fi chestionar de control. 10.7 Dosarul auditului. 10.8 Sinteza rapoartelor de audit. 10.9 Coresponden intern: e-mail, etc. Planul anual de audituri, raportul de audit i dup caz chestionarele sau anexa raportului de audit se arhiveaz pe o perioad de 3 ani. Listele auditorilor interni se pstreaz pe o perioad de 2 ani.

11. AnexeAnexa 1 - Programarea anual a auditurilor interne Anexa 2 - Notificarea auditului Anexa 3 - Lista de verificri Anexa 4 - Raport de audit intern Anexa 5 - Raport de neconformitate.

9

Cod document:

PS-8.2.2 01/0 1

S.C. DANONE SRL



PROGRAMAREA ANUAL A AUDITURILOR INTERNE Anexa 1 N Proces/activtate r. auditat cr t. 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 Funcia de sistem/document Obiectivul auditului 3 Data Auditor programat ef pentru audit 4 5 Observaii

2

6

13

14

15

10

Cod document:

PS-8.2.2 01/0 1

S.C. DANONE SRL



Anexa 2

NOTIFICAREA AUDITULUICTRE: n conformitate cu prevederile SMC implementat, v comunicm c activitatea dvs. urmeaz s fie auditat: - n conformitate cu PAI pentru anul: ; - prin iniierea unui audit de supraveghere (neplanificat). Data / ora auditului: Durata auditului: / ore / zile; ;

Scopul i obiectivele auditului sunt de a verifica implementarea SMC i eficiena urmtoarelor documente: Activitatea: Documentele SMC:

Echipa de audit va fi constituit din: auditorii : Faciliti necesare:

auditor ef i

V rugm contactai-ne n timp util, dac acest program prezint inconveniente pentru dumneavoastr. Cu stim, (auditor ef) De acord auditat, (nume, prenume, semntur)11

Cod document:

PS-8.2.2 01/0 1

S.C. DANONE SRL



Anexa 3 Entitatea auditat: Data: Raport de audit nr.

din:

LISTA DE VERIFICRINr . crt . Cerina din standardul de CONFORMITATEA referin ACTIVITII 1) inaplicabil acceptabil (SR EN ISO 9001 : 2008) inacceptabil vezi comentarii COMENTARII / RECOMANDRI Semntura auditatului

Se opteaz pentru una dintre variante i se marcheaz cu X1)

Auditor ef,(nume, prenume, semntur)

12

Cod document:

PS-8.2.2 01/0 1

S.C. DANONE SRL



Anexa 4

RAPORT DE AUDIT INTERNNr. ...... din ........ / .................. / ..............

1

Proces/activitate/funcie:

2

Echipa de audit:

Auditor ef: Echipa de audit: ;

3 Obiectul auditului (detalii privind: activiti, documente, metode, proceduri, nregistrri, dovezi examinate n timpul auditului):

4

Documente de referin:

5

Concluzii:

13

Cod document:

PS-8.2.2 01/0 1

S.C. DANONE SRL



6

Neconformiti semnalate:

7

Anexe la RAI:

NTOCMIT, Auditor ef(nume, prenume, semntura)

Auditat,(nume, prenume, semntura)

Data:

14

Cod document:

PS-8.2.2 01/0 1

S.C. DANONE SRL



Anexa 5

Nr. ...... din ........ / .................. / .............. 1 1.1 1.2 1.3 LOCALIZAREA NECONFORMITII: Zona: Activitatea: Referenial:

RAPORT DE NECONFORMITATE 1)

1.4 2

RAI prin care a fost identificat neconformitatea: DESCRIEREA NECONFORMITII / SURSE DE INFORMAII PENTRU ACIUNI PREVENTIVE:

Avizat CRTTC:(nume, prenume) (semntura)

3

CAUZELE POSIBILE ALE NECONFORMITILOR SEMNALATE:

4

RESPONSABILUL ACTIVITII AFECTAT DE NECONFORMITATE:

15

Cod document:

PS-8.2.2 01/0 1

S.C. DANONE SRL



5 ACIUNEA CORECTIV / PREVENTIV PROPUS:

6 TERMEN pn la care se realizeaz: 7 RESPONSABIL pentru realizarea aciunii: 8 VERIFICAREA REALIZRII I EFICIENEI ACIUNILOR CORECTIVE / PREVENTIVE INIIALE:

Auditor ef 2) ,(nume, prenume) (semntura) (data)

1) 2)

Pentru fiecare neconformitate semnalat se ntocmete cte un RAPORT DE NECONFORMITATE; Dac neconformitatea nu a fost identificat printr-un audit intern, se nlocuiete Auditor ef cu funcia persoanei care a identificat neconformitatea.

16

auditul intern

Documents

audit echipele

audit intern trebuie

danone srl procedura

audit trebuie s aib

cod document

calitatii din cadrul

audit formate din specialiti

sistem auditul intern