auditoria planeacion septiembre 2014

8/21/2019 Auditoria Planeacion Septiembre 2014

1/3

FerSlon:l

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en• nón BoíVAr

GESTIÓN

DE

CONTROL lNSTlTUCIONl\l

GESTIÓN PÚBLICA Y AUTOCONTROL

¡Código: GCI·fO·14{)·OO2

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LOALQA MAVOR

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ACTA DE VALIDACiÓN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA

Proceso / Auditarla:

2610312015

Planeación

Focha d. la Auditorio: DaI5·Ago-2014 al a·Sep·2014

Fecho del Acta:

Asistentes

a la

reunión:

Isabe l V icto ria P ineda, l .udwla Castro y Mary Luz Muñoz

Auditor:

lud ivia Castro Gue.-re


2/3

3

1. Se observ a que el Convenio 873 da 2007 fue l iquidado medianle aela deI30-Sep-2013, en donde las parl es declaran est ar a paz y s alvo por t odo

concepto deriv ado det convenio en menc ión. Mediante la cuenta del banco Davivianda N 0 4507-00057 t33 se le dio apertura para el manejo de los

recurso s d e convenio d e a cue rdo a la c lau sula segu nda - n um eral 9: c rea r un a cue nta Inde pen dien te y especsi ca para fa adm nís frac lón y g~o de los

recursos . No o bs ta nte, según cerhf cac ió n b ancar ia del ma s de Ma y-20 t4, Da vi vienda le m ani fi es ta al H ospi tal qu e fa cue nta presenta saldo de

6.037.477 78

se ob serva oñc ío de Jun-2014 de l H SB di ri gido al b anco Da vivlenda sot ic~a ndo la can celac ión de la cu enta y el t ra slad o d e esos

Observación

recursos a la cu enta Co jente No . 450 769 999 652 a n omb re del Hospi la l Simón Bol lv r ;

2. S e ob serva a cta de l iq uidac ió n de l C onvenio Interad mini sl ra i vo f irma do por el Di re ctor E jecut ivo del Fon do Financ iero y la Gerente do l H ospi lal

Simón Bol lvar de fecha 30 de s epti embre de 2013, en donda declar an estar a paz

y

salvo por todo concepto deriv ado del convenio. la J efe de la

Oñ cína A sesora de Plane ac ió n rnan iñes ta qu a el saldo me nc ionad o cor respond e. recursos que el ho spi ta l i , i, ti ó en la e jecuc ión del con ven io. Sin

ern bargo, lO se o bserva las concüiac lone s ban car ias de la cue nta del con ven io ni l a e vide nc ia de lOS recurso s i flVer li dos prx e l HS B por el valor que

g ene ra e l saldo d e la cuen ta b ancar ia d el convenio.

Criterio

1. C onvenio 873 -20 07. C lausula Seg und a Nu meral 14 : Ree mbo lsar 10 5 re cursos s in e Jecu ó n a la f ina li za ción de convenio.

2 . G GD -PR-13O -00 4 D esar rol lo y Seg uimiento a Con ven ios v t. Nu nleraI7.3. M at ti z t cu adro d e a ct iv idad es y responsabi li dad as) ac lI vi da des del 1 a l l_

Tipo de Observación Hallazgo

• J t; J

I C'\,..Uj11IClIIVol c :u mulU:.arerprouNfll l a f l lO GGD-FX ·¡ 3CF lJ (i 1f COns rael B ll Da l OS c tH 10m es p re vc m ¡y os q ua se O e m J B n y eSl80,eC¡er¡oo un~Q.~ \H:i\ P;

segregac ión da func io nes en cuanto al cont rol de rev is ió n o conc il iac ió n per iódi ca da cuentas bancarias relaclonadas ron los convenios del hospi ta l

c on terc eros , con la finalidad da asegurar que las cuentas estén saneadas at momento de la liqui daci ón del convenio. Asl mismo, s e sugiere que so

d eje ev iden cia de la informac ió n fue nle ~t il ízada p ara la ejecuc ión de es le cont rol (Ei .: Ex trac to s Ba ncar ios , l ibro O fi cial de Co ntabi li dad del respscu vo

Recomendación

mes, Conci liación, e lc.)

2 . S e recomien da ide nl if icar , ana li zar , avalua r y valorar l os po eíbles r iesgos q ue p uad a ocas iona r p or inade cua do segu lmienlo a convenios que teng a

com o consecue nc ia f in al l a l i qu idac ión d el conven io s in el cump limiento de los requ is itos e stab lec idos ; por contar con do cum entac ió n d e los

con venios o proyec tos s in el curnpl snlen lo de l l le nos d a requisi tos procad ime ntales , n orm at ivos o dem ás requisi tos de los e ntes rec tores , l o que

pue de gen erar ret ra sos en la rad icac ión a decuad a de la docum entac ión d e convenios y proyec tos af il es los en les rec tores o ret rasos e n la ejecuc ión

~1~~mJlnU1j:;:í\8o.ecleltoO OOCOilJeij u~~lrnyol Cii i i IKJdU

posJU,n,n dUJIlCtHaClOrJperl\Nj\ ~ \ 1 1 :1

Plan de Acción cuentas.

r

Fecha da rernediación 15 de abríl da 2015

Responsable de la remedíacíón

Jefe OfICina de Planeación - Tesorero

<

ObservaclOo

De acuerdo a l archi vo S egu ~ien lo a C onvenios de l l 1-Ju l-20 14 ya los oo cum entos objeto d e rev is ión para la p resente au dJ lO li a no se o bservaron

ac tas d e l Il ic io a los convenios : 18 70,2551 , 8 73.

Criterio

GG D-P R -130 -00 4 D esar rol lo y seg uim len to a con venios : N ume ral 9 A nexos , copias da a ctas de ini cio y f ina li zac ión

TIpo de Observación

Hallazgo

Recomendación

tOII¡te ¡ toa ja l j ll l tCSr. BI18¡IZar.-av d lua,

y

valOl a l lOS poS IOISS

l e r s g o ~ _

\{~~I ~uI;)'\Ia v....,a~IUJI(:I ,:~1

IQ ~U;JoQI Ir;¡ UU c:l t; ;:Jue:

.utt..~.~ J~i~I L.~ ~11~II la

ejecución de los Convenios, y po r fal la d a ad herenc ia a la d ocumen lac lón de l p roceso de G es li ón d e G erenc ia y D~eccionamiefl o ESlralégico-

0O.

Plan de Acción

Revisar v aius ta r el p rocedimiento d e De sar rol lo y segu Imiento a conven ios , y rev isar QU e los con ven ios n o requieran de ac ta de ini cio.

fecha de remediaclón

15 da mavo de 2015

Responsable da la remediacl6n

Jere Oücína de Planeación

5

En el f ormalo FO- 130- 003 Matriz de Plan Operativo Anual elaborado poi las áreas y presentado a la Oficina Asesora de Planeac ión no se observa, sn

algun os casos , el a nál is is d e los resul tado s, e l respon sab le, l a a probac ión; en o tros casos , Se ob serva q ue n o se en cue nt ra di li genc iado e l po rcen lajo

de cumpl imlenlo del mismo;

ye n

otros

C8S0S,

se ob serva q ue el cernp lrnlento a ese indi cado r en el per iodo es supe rior 311 00% (has ta 1.752% ).

Ejemplo tenemos:

1. En el Grup o F unc iona l d e Con lralac ión Se rv ic ios n o se observa c la ñda d en tre la m eta e stab lec ida y l as a ct ív idad os q ua integran la formula de l

segun do indi cado r, s in gu arda r coharenc la en tre los rac to res que compo nen la formu la. Po r ejemplo el Indi cado r Meta

'%

de cump limlenlo d e los

requisi tos normativos estsb leckíos para e l p roceso de contralación t iena como Formula del ind icador ·Requ is~os normativos estab lecidos para e l

Observación

proceso da cornrerecton

Total de contratos , en e l qUII 111umerador no t iene relación con e ldenominador, la formula no asegura 01cumplimiento

de la meta.

2. En el Grupo Funcional da Caj a Menor se obs erva la malriz da POA s in di ligenciar ros campo estableclmlento de metas y actividades

desarro lladas para e l p rimer semestre del 2014; no

Sil

observa e l aná lisis de resul tado , e l responsab le

quien aprueba.

3. En el Grupo Fu nc io na da g es ti ón do cum ental no se ob serva en el cam p o d e ap roba ción quien a prue ba el i ndi ca dor , i gualmen le no se o bserva

cla ridad en las act iv idades desarro lladas para e l cumpl imiento del ind icador.

4. En el Grupo Funcional de Almacén no s a obser va cronograma de activ idades establec ido para los meses de febr ero a j unio de 2014, aunque s e

o bserva un JlOfC(lnla ~glob al de cump limiento en las m elas de es to s meses , E lo olet lvo C uml ll Í{ a lt os estándares jje t ªl ida d en la ~s ll ón

1. Gu la para la con st ru cc ió n de Ind icad ores d e G estión -ON P

1 11.Con cep tua li zac ión: Q ue es un indi ca dor? los indi ca dores s ir ven p ara es tablecer el l ogro y el cump limiento d e la misión, objel ivos , m elas ,

prog ram as o pol ft icas de un d elerm Inado proceso o es trataqia, por es to pod erno s dac lr qua son an te lod o, qu e es la informa ción q ue agrega valor

y

no s im plem ente un dato, ya q ue los datos cor respo nde n a u nida des da I Il rormac ió n qu e pue den inc lui r nú meros , observa cion es o c if ra s, paro s i no

están

l iga das a con tex to s p ara su a náT is is carecen de seoUd o.

Criterio

Características da los Indicadores: Oportuníded. Excluyenles: Prácticos: Ciaras: ExplícilOS: Sensibles: TransparenleNaríf¡cab e:

2, GGD-PR-130-005 Desarrollo y seguimien to a planes e st ra légi cos de acción yope ral ivos . Num eral 7 3 matriz (cuadro de activldades y

respon sab il ida des). Nu me rales de l 1 a l 8.

3 < GG D- IN -I30 ·00 2 An ál is is d e Ind icad ores : U leral l1) y h )

4 . GGD-PR-I30-005 Desarro llo y seg u~iento a planas e st ra tégi cos , da a cc ió n y o peraf ivos . R oles en a tsegu imiento: Servido res públ icos de sign ado s

para e l d ir lQeociamienlo de infOfmaclón : Desarro llar act iv idades correspondien tes a l apoyo

y

d ~ige oc la Ol le nlo d a tormalos d a seg urnlento a los p lan es

ostratéqkos da acción y opera tivos del á rea o dapendencia a la que pertenezcan,

Tipo da Observación Hallazgo

1. Se recom lenda iden li fl ca r, an al izar , avaluar y valorar l os pos ibles r iesgos qu e p ueda o cas iona r po r:

• contar con Indicadores inadecua


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1.GGD-PR-130-D14: Malrizda seguimlen lo a p fOgramas insli luclonale.

Crilerio

2. GG OP G·002-Programa de Ge st ió n y a dm ini st ra ción de r iesgo

3, Gula para fa admin istración del r iesqo def Departamento Admin lslrat lvo

de

f a Fu nc ión P ub li ca , de sept ie mb re de 2 0 1 1 1 '9.27

11po de O bservaclén Itallazgo

1. Se recomienda estab lecer un control p rev611Hvo de revisión y seQulmiento at cumplimiento a los lineamienlos dírectrices emñkías por el

Departamento Admin lstral ivo de la Función Púb lica .

Recomendación

2. Ss recom iend a ide nt if ICa r, a na li za r, avaluar y valorar l os pos ibles ne sg as q ue pue da o cas ion ar po r d eb il ida de s en la cu ltura d e Gestión d a R iesgos

p or los servido res pó bl icos d el hospi ta l; y l os qu e se pu ed an o ca sion ar po r no iden[ if ¡car r ie sgo s q ue se d eb en g es ti on ar pa ra e l l og ro de los o bJel ivos

ins ti tuc ion ales d efonldos en el P lan de D es3Ho IJo 2 01 2 -20 16 d el Hospi ta l S im ÓI I f lol lvar 111N ivel E SE .

P lan de Acción

~ctu.lización del Mapa de Ri.-sQOS

s lu ste d e acuerdo con los l in eam ien tos de l D AFP .

Fecha de remediaclón

3000 abril de 2015

Re spo nsah e d e la rem ed iac ión Jefe Oüc lea de Plane ac ión

7

1. Se observa en el seguimiento al Programa de Refer enc iac ión que no s e cumplió c on las melas program aoas en tos m e sas de enero a j unio de

2014, teniendo en cuenta que de ac uer do con la matrtz de s eguimi ent o a programas Insliluclonal es a Jun· 2014, se registr a un avanc e d819% en el

Observación

p rimer sem estre del a ño en curso. E sto n o es comp arable con la m at ri z d e sego imiento

y

el act a de s eguimient o a l as acciones planteadas en la

m at ri z de l p rog ram a d e Re ferenc iac ión de fecha 2 0-Jun-201 4. l a cual regi st ra un avance da 5 6% en las a cc io ne s plan tea da s.

2 . Sa o bserva q ue en la m at ri z de seg uimien to a programa s ins ti tu cionales , sum ini st ra da po r la O fc lna A se sora do Plane ac ión. se r Q ls tra com o

fecha En ero d e 20 t4. 0010 con líene e l seou mtento del pr ime r sem es lre de 2 01 4.

Criterio

Cód igo: GGO-PR-I30-014: Matriz de seguimien to a proqrarnas insli tucionales

CÓ dlg

auditoria planeacion septiembre 2014

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