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Auditoría Operativa al Proceso de Recaudación de Ingresos
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Dirección de Control - Departamento de Auditoria Operativa – año 2015
AUDITORIA OPERATIVA
AL PROCEDIMIENTO DE CAJAS MUNICIPALES
VHEG/SFB/cu/dph
Puente Alto, Junio 2015
Dirección de Control
Auditoría Operativa al Proceso de Recaudación de Ingresos
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TABLA DE CONTENIDO 1.RESUMEN EJECUTIVO. ...................................................................................................................... 2
2. COMPETENCIA Y RAZONES DE LA AUDITORÍA OPERATIVA. ............................................................ 3
3.SUSTENTO LEGAL DE LA AUDITORIA ................................................................................................ 3
4.AUDITORIA AL PROCEDIMIENTO DE CAJAS MUNICIPALES .............................................................. 4
4.1 OBJETIVOS Y ALCANCE DEL TRABAJO DESARROLLADO ............................................................ 4
4.1.1Objetivo General ................................................................................................................. 4
4.1.2 Objetivos Específicos .......................................................................................................... 4
4.1.3 Alcance ............................................................................................................................... 4
4.2 ASPECTOS O CRITERIOS CONSIDERADOS .................................................................................. 5
4.3 PROCESO OBTENCION DE LA MUESTRA. ................................................................................... 6
5. DESARROLLO DE LA AUDITORIA. ..................................................................................................... 7
5.1 Total muestra de fiscalización de cajas Municipales. ............................................................... 7
5.1.1 Detalle por Funcionario. ..................................................................................................... 8
5.2 Análisis de la muestra................................................................................................................ 9
5.2.1 Resumen General Arqueos (Excedentes y Faltantes). ..................................................... 10
5.3 ACTUAL ENTORNO LABORAL DE LOS CAJEROS ....................................................................... 12
5.4 Sugerencias/Mejoras ............................................................................................................... 12
6. SEGURIDAD EN TRASLADO DE DINEROS, CÁMARAS. .................................................................... 19
6.1 Seguridad en el traslado del dinero desde Cajas a Depto. Tesorería ..................................... 18
6.2 Cámaras de Seguridad ............................................................................................................ 18
6.3 Sugerencias/Mejoras .............................................................................................................. 19
7. ADMINISTRACION, ASIGNACION POR CAJA, MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.. .......................... 20
7.1 Manual de Procedimientos ..................................................................................................... 20
7.2 Asignación por pérdida de caja .............................................................................................. 20
7.3 Marco Legal ............................................................................................................................. 22
7.4 Sugerencias/Mejoras ............................................................................................................... 22
8. POLIZA DE FIDELIDAD FUNCIONARIA.. .......................................................................................... 23
8.1 Sustento legal .......................................................................................................................... 23
8.2 Desarrollo de la investigación ................................................................................................. 24
8.3 Detalle de cálculos................................................................................................................... 26
9. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.. ...................................................................................... 28
ANEXO 1 Manual de Procedimientos actualizado, Dir. De Administración y Finanzas.. ............... 30
ANEXO 2 Memorandum N°217 (de Tesorería Municipal).. ........................................................... 31
ANEXO 3 Copia de Póliza de Fianza Fidelidad Funcionaria Valores Fiscales. ................................ 32
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1. RESUMEN EJECUTIVO
De acuerdo al programa anual de auditorías 2015, se procedió a realizar una serie
de arqueos a las cajas recaudadoras ubicadas en dependencias municipales, tanto en el
edificio Consistorial, como la caja ubicada en el Departamento de Zoonosis.
El principal propósito de esta inspección y posterior informe, es registrar durante un
período, el ingreso de dineros recaudados por concepto de tributos y otros ingresos
municipales, contrastados con el informe que entrega el sistema a cada cajero.
Se realizaron arqueos a los cajeros mediante la programación de un listado con los nombres,
ubicaciones físicas, posibles fechas de arqueo, sin un patrón lógico de fiscalización
mediante el cual se haya podido advertir la fiscalización. El monto total de la muestra es de
$86.952.636 (ochenta y seis millones, novecientos cincuenta y dos mil, seiscientos treinta y
seis pesos) correspondiente a la suma total obtenida de la contabilización y cuadratura de
todas las transacciones de las cajas inspeccionadas durante el período de un mes.
Las desviaciones extremas de los arqueos realizados alcanzan un máximo de $19.000
sobrante y -$9.211 faltante.
En el ámbito propio de los informes entregados, se revisan y contrastan sugerencias y
observaciones realizadas en Auditorias de años 2012, 2013 y 2014. Además, se decide
realizar una serie de preguntas al cajero, con el objetivo de verificar el cumplimiento
correcto de los procedimientos y observaciones realizadas en informes pasados.
Además, se revisan antecedentes administrativos, tales como: Revisión física de cada una
de las “Póliza de Fianza Fidelidad funcionaria” y el descuento realizado a los funcionarios,
Otorgamiento de la Asignación por caja, Manual de Procedimientos vigente, entre otros.
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2. COMPETENCIA Y RAZONES DE LA AUDITORÍA OPERATIVA
De acuerdo con lo establecido en el Plan de Auditoría Operativa para el año 2015 y
dando cumplimiento al Artículo 29, letra a) de la Ley N°18.695, Orgánica Constitucional de
Municipalidades y sus modificaciones, se hace entrega del informe de Auditoría Operativa
al Procedimiento de Cajas Municipales.
3. SUSTENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA
La Ley N° 18.695 Orgánica Constitucional de Municipalidades, en su Artículo 29,
señala las funciones de la Unidad de Control, estableciendo claramente la facultad de
realizar la Auditoría Operativa Interna de la Municipalidad con el objeto de fiscalizar la
legalidad de su actuación. A su vez, se establece en el Art.133; sobre la fiscalización de las
corporaciones en que el municipio tenga participación, y en su Art. 134 que sin perjuicio de
lo establecido en los artículos 6 y 25 de la Ley 10.336, la Contraloría General de República
fiscalizará las corporaciones, fundaciones o asociaciones municipales, cualquiera sea su
naturaleza y aquellas constituidas en conformidad con este título, con arreglo al Decreto
con fuerza de Ley N° 1-3063/80, del Ministerio del Interior, o de acuerdo a cualquiera otra
disposición legal, respecto del uso y destino de sus recursos, pudiendo disponer de toda
información que requiera para este efecto. La Unidad de Control municipal respectiva
tendrá, en los mismos términos, la facultad fiscalizadora respecto de estas unidades
(Dictamen N° 01362/00).
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4. AUDITORIA AL PROCEDIMEINTO DE CAJAS MUNICIPALES
4.1. OBJETIVOS Y ALCANCE DEL TRABAJO DESARROLLADO
4.1.1 Objetivo General
El objetivo general, es el análisis de las transacciones de dinero en efectivo, pagos
recibidos con Tarjetas de Débito y/o Crédito, documentos (cheques), durante un lapso
determinado, comprobando si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y el saldo que
arroja el sistema Insico y Proexi, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja.
Además, se realizan controles a distintos aspectos administrativos que afectan o involucran
directamente a los funcionarios auditados en este proceso. Este informe, permitirá
verificar si los controles internos se están llevando adecuadamente, como así mismo las
recomendaciones realizadas en auditorias anteriores.
4.1.2 Objetivos Específicos
• Fiscalizar el cumplimiento en la legalidad y en los procesos estipulados por la
Dirección de Finanzas, Departamento de Tesorería, con respecto a la recaudación de
dineros de las cajas municipales, cuadratura de éstos, traslado de la recaudación, atención
al cliente, entre otros.
• Verificar que las recomendaciones realizadas en auditorias anteriores (años 2012,
2013 y 2014) hayan sido incorporadas y llevadas a la práctica.
• Comparar los montos en dinero que se entregan a las personas que cumplen la
función de “Cajero”, con respecto a las Asignaciones por caja que otorga la Municipalidad
• Investigación de las “Póliza de Fianza Fidelidad Funcionaria Valores fiscales”
(Alcances y coberturas)
4.1.3 Alcance
Periodo Auditado: Los arqueos se realizaron desde el 15 de Abril del 2015 hasta el 18 de
Mayo del 2015.
Periodo de ejecución de la Auditoria: desde el 15 de Abril del año 2015 hasta el 16 de
Junio del año 2015.
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4.2. ASPECTOS O CRITERIOS CONSIDERADOS
La revisión de procesos y documentación contempló:
a) Legalidad. Examen destinado a constatar que se ha cumplido con las normas legales
vigentes que tienen injerencia.
b) Documentos pertinentes. Se verifica la existencia de los documentos necesarios, de
acuerdo al procedimiento normal, para que en el particular se cumpla los requisitos.
c) Verificación del proceso. Se examina si el proceso fue el adecuado de acuerdo a los las
normas y procedimientos.
d) Documentos originales. Se verifica que los documentos atingentes que respaldan el acto
y su cometido sean en original.
e) Imputación correspondiente. Se examina que la imputación sea en concordancia con lo
dispuesto en el Clasificador Presupuestario de ingresos.
f) Firmas y autorizaciones pertinentes. Se verifica que se registren las firmas, autorizaciones
y timbres respectivos.
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4.3. PROCESO OBTENCION DE LA MUESTRA
La obtención de la muestra se realizó escogiendo al azar dentro de la totalidad de
cajas receptoras de pagos, en fechas diferentes, sin un patrón lógico de fiscalización
mediante el cual se haya podido advertir la fiscalización, otorgando así una mayor fidelidad
del comportamiento real. Se hizo el siguiente calendario para los arqueos.
Se procedió a realizar tres arqueos a cada caja, con la finalidad de poder observar el
comportamiento respecto de una fiscalización con la otra, y así poder obtener el patrón de
desempeño y habitualidad en el ejercicio de la función. En el caso de don Álvaro López,
éste se encuentra reemplazando a don Nelson Jiménez, Caja de Zoonosis es por eso que
presenta una mayor cantidad de arqueos.
En cada una de las visitas, además se inspecciona el lugar físico, orden, limpieza,
iluminación, ruidos, disposición de las personas, atención al cliente, entre otros.
Nombre Cajero (a) 15 16 17 20 21 22 23 24 27 28 29 30 4 5 6 7 8 11 12 13 14 15 16 17 18
Jaqueline Varas 1 2 3
Sara Morales 1 2 3
Teresa Puente 1 2 3
Alvaro Lopez 1 1+2 3 2 2 3
Patricia Farias 1 2 3
Juan Astudillo 1 2 3
Simbología
1=Primera Auditoria
2= Segunda Auditoria
3=Tercera Auditoria
Abril Mayo
Calendario Arqueos a Cajas, año 2015
Municipalidad de Puente Alto
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5. DESARROLLO DE LA AUDITORIA
5.1. TOTAL MUESTRA DE FISCALIZACIÓN DE CAJAS MUNICIPALES
En los arqueos realizados a las distintas cajas municipales se fiscalizaron un total de
$86.952.636 (ochenta y seis millones, novecientos cincuenta y dos mil, seiscientos treinta y
seis pesos) los que se verificaron físicamente en las cajas aludidas, a continuación se
detallan las fiscalizaciones realizadas.
N° Caja Ubicación Fecha Arqueo Nombre Cajero (a) $ existente en caja Total Sistema $ Diferencia
10 Edificio Consistorial 15/04/2015 Jaqueline Varas $3,434,867 $3,434,469 $398
1 Edificio Consistorial 16/04/2015 Sara Morales $4,477,594 $4,477,981 -$387
3 Edificio Consistorial 16/04/2015 Teresa Puente $2,740,213 $2,740,145 $68
32 Zoonosis 17/04/2015 Alvaro Lopez $62,200 $46,800 $15,400
30 Edificio Consistorial 20/04/2015 Patricia Farias $6,384,684 $6,385,562 -$878
32 Cajero Movil 20/04/2015 Alvaro Lopez $500,709 $500,709 $0
2 Edificio Consistorial 22/04/2015 Juan Astudillo $2,796,985 $2,801,142 -$4,157
$20,397,252 $20,386,808 $10,444
32 Zoonosis 20/04/2015 Alvaro Lopez $103,600 $84,600 $19,000
1 Edificio Consistorial 23/04/2015 Sara Morales $4,527,616 $4,527,312 $304
30 Edificio Consistorial 24/04/2015 Patricia Farias $7,083,085 $7,082,990 $95
3 Edificio Consistorial 27/04/2015 Teresa Puente $2,718,191 $2,717,372 $819
10 Edificio Consistorial 27/04/2015 Jaqueline Varas $3,838,792 $3,838,416 $376
2 Edificio Consistorial 30/04/2015 Juan Astudillo $4,761,206 $4,770,417 -$9,211
32 Cajero Movil 11/05/2015 Alvaro Lopez sin movimiento sin movimiento $0
32 Cajero Movil 07/05/2015 Alvaro Lopez $1,465,620 $1,465,620 $0
$24,498,110 $24,486,727 $11,383
32 Zoonosis 05/05/2015 Alvaro Lopez $87,000 $76,400 $10,600
2 Edificio Consistorial 11/05/2015 Juan Astudillo $2,299,915 $2,285,166 $14,749
30 Edificio Consistorial 11/05/2015 Patricia Farias $16,522,346 $16,522,324 $22
3 Edificio Consistorial 11/05/2015 Teresa Puente $15,323,804 $15,323,417 $387
1 Edificio Consistorial 18/05/2015 Sara Morales $2,191,071 $2,191,007 $64
10 Edificio Consistorial 18/05/2015 Jaqueline Varas $4,842,159 $4,842,129 $30
32 Cajero Movil 15/05/2015 Alvaro Lopez $790,979 $790,979 $0
$42,057,274 $42,031,422 $25,852
$86,952,636 $86,904,957 $47,679
SUB TOTAL TERCER ARQUEO
TOTAL MUESTRA
1° A
rqu
eo3°
Arq
ueo
SUB TOTAL PRIMER ARQUEO
SUB TOTAL SEGUNDO ARQUEO
2° A
rqu
eo
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5.1.1. DETALLE POR FUNCIONARIO
Sra. Jaqueline VarasActividad Fecha $ Existente en caja $ Existente en sistema $ Diferencia
Primer Arqueo 15/04/2015 $3,434,867 $3,434,469 $398
Segundo Arqueo 27/04/2015 $3,838,792 $3,838,416 $376
Tercer Arqueo 18/05/2015 $4,842,159 $4,842,129 $30
$12,115,818 $12,115,014 $804
Sra. Sara MoralesActividad Fecha $ Existente en caja $ Existente en sistema $ Diferencia
Primer Arqueo 16/04/2015 $4,477,594 $4,477,981 -$387
Segundo Arqueo 23/04/2015 $4,527,616 $4,527,312 $304
Tercer Arqueo 18/05/2015 $2,191,071 $2,191,007 $64
$11,196,281 $11,196,300 -$19
Sra. Teresa PuenteActividad Fecha $ Existente en caja $ Existente en sistema $ Diferencia
Primer Arqueo 16/04/2015 $2,740,213 $2,740,145 $68
Segundo Arqueo 27/04/2015 $2,718,191 $2,717,372 $819
Tercer Arqueo 11/05/2015 $15,323,804 $15,323,417 $387
$20,782,208 $20,780,934 $1,274
Sr. Alvaro LópezActividad Fecha $ Existente en caja $ Existente en sistema $ Diferencia
Primer Arqueo 21/04/2015 $500,709 $500,709 $0
Segundo Arqueo 11/05/2015 sin movimiento sin movimiento $0
Segundo Arqueo 07/05/2015 $1,465,620 $1,465,620 $0
Tercer Arqueo 15/05/2015 $790,979 $790,979 $0
$2,757,308 $2,757,308 $0
Actividad Fecha $ Existente en caja $ Existente en sistema $ Diferencia
Primer Arqueo 17/04/2015 $62,200 $46,800 $15,400
Segundo Arqueo 20/04/2015 $103,600 $84,600 $19,000
Tercer Arqueo 05/05/2015 $87,000 $76,400 $10,600
$252,800 $207,800 $45,000
Sra. Patricia FaríasActividad Fecha $ Existente en caja $ Existente en sistema $ Diferencia
Primer Arqueo 20/04/2015 $6,384,684 $6,385,562 -$878
Segundo Arqueo 24/04/2015 $7,083,085 $7,082,990 $95
Tercer Arqueo 11/05/2015 $16,522,346 $16,522,324 $22
$29,990,115 $29,990,876 -$761
Sr. Juan AstudilloActividad Fecha $ Existente en caja $ Existente en sistema $ Diferencia
Primer Arqueo 22/04/2015 $2,796,985 $2,801,142 -$4,157
Segundo Arqueo 30/04/2015 $4,761,206 $4,770,417 -$9,211
Tercer Arqueo 11/05/2015 $2,299,915 $2,285,166 $14,749
$9,858,106 $9,856,725 $1,381
Total Cajero Zoonosis
Total Arqueo Sra. Patricia Farías
Total Arqueo Sr. Juan Astudillo
Total Arqueo Sra. Jaqueline Varas
Total Arqueo Sra. Sara Morales
Total Arqueo Sra. Teresa Puente
Total Cajero Movil
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5.2 ANÁLISIS DE LA MUESTRA
Conforme a lo anteriormente establecido, se grafica la desviación presentada por las
distintas cajas fiscalizadas con respecto a las diferencias presentadas en las cuadraturas.
año 2015 Sra. J. Varas Sra. S. Morales T. Puente
Sr. A. Lopez
(Zoonosis)
Sr. A. Lopez (Cajero
Movil) P. Farías Sr. J. Astudillo
Primer Arqueo $398 -$387 $68 $15,400 $0 -$878 -$4,157
Segundo Arqueo $376 $304 $819 $19,000 $0 $95 -$9,211
Tercer Arqueo $30 $64 $387 $10,600 $0 $22 $14,749
T O T A L $804 -$19 $1,274 $45,000 $0 -$761 $1,381
Arqueo a Cajas Municipales Detalle de totales
$804 -$19 $1.274
$45.000
$0 -$761$1.381
-$10.000
$0
$10.000
$20.000
$30.000
$40.000
$50.000
Sra. J. Varas Sra. S. Morales T. Puente Sr. A. Lopez(Zoonosis)
Sr. A. Lopez(Cajero Movil)
P. Farías Sr. J. Astudillo
Val
ore
s ($
)
FUNCIONARIOS
Diferencias Totales en Arqueos 2015
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El gráfico muestra las variaciones de dineros que se obtuvo en cada arqueo de caja, esto es,
la diferencia en dinero como saldo una vez asociados los registros de pagos con sus
correspondientes valores dados.
Las desviaciones extremas alcanzan los máximos de dineros injustificados equivalente a
$19.000 excedentes en la caja de Zoonosis a cargo del Sr. Álvaro López y de -$9.211
faltantes, este faltante lo presenta el Sr. Juan Astudillo.
5.2.1 RESUMEN GENERAL ARQUEOS (EXCEDENTES Y FALTANTES)
-Existen excedentes en las cajas menores a $500 en 9 arqueos, y un arqueo menor
a $1.000
-Existen excedentes en las cajas entre rangos $10.000 a $20.000 en 4 arqueos
-Existen faltantes en las cajas menores a $ 1.000 en 2 arqueos
-Existen faltantes en las cajas entre rangos de $ 4.000 a $ 10.000 en 2 arqueos a la
misma persona
Sra. J. VarasSra. S.
MoralesT. Puente
Sr. A. Lopez(Zoonosis)
Sr. A. Lopez(CajeroMovil)
P. FaríasSr. J.
Astudillo
Primer Arqueo $398 -$387 $68 $15.400 $0 -$878 -$4.157
Segundo Arqueo $376 $304 $819 $19.000 $0 $95 -$9.211
Tercer Arqueo $30 $64 $387 $10.600 $0 $22 $14.749
-$15.000
-$10.000
-$5.000
$0
$5.000
$10.000
$15.000
$20.000
$25.000
Diferencias Totales (3 Arqueos)
Primer Arqueo Segundo Arqueo Tercer Arqueo
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Al iniciar los arqueos, nos informan que el señor Nelson Jiménez se encuentra con
Licencia Médica, por lo tanto la caja de Zoonosis, queda a cargo de don Álvaro López. Esta
caja presenta excedentes importantes en los tres arqueos, quien alude a que es dinero de
su propiedad que usa para dar vueltos cuando comienza la jornada.
Las cajas que se encuentran en el Edificio Consistorial, si bien es cierto no están
perfectamente cuadradas, en 10 arqueos, presentan excedentes que van desde $ 22 a $819
siendo el mayor monto. El mayor monto faltante es de -$878
Las recaudaciones realizadas por el señor Juan Astudillo, en dos ocasiones presentan
dineros faltantes, éstos son: -$4.157 y -9.211. Y en el último arqueo, su excedente es de $
14.749. Su cuadratura es la menos exacta con respecto a los faltantes.
Cuando comenzamos nuestro segundo arqueo, en virtud que las cajeras del Edificio
Consistorial podrían cometer errores al contabilizar el dinero en nuestra presencia,
llevamos un cartel que pusimos en la ventanilla el que dice “EN ARQUEO DE CAJAS,
DISCULPE LAS MOLESTIAS” el cartel está diseñado con el logo de la Municipalidad a la
izquierda, y a la derecha dice “Dirección de Control”. Con esta medida la cajera se siente
más segura que no habrá interrupción. La caja permanece cerrada alrededor de 20 minutos
aproximadamente.
La caja a cargo de don Juan Astudillo, correspondiente a la recaudación en dinero de los dos
Juzgados de Policía Local, es revisada después que termina el horario de atención al público,
debido a la afluencia de contribuyentes.
Se observa que las Cajas del edificio Consistorial existe pegado en el vidrio un cartel que
dice “No se reciben cheques, sólo efectivo y tarjetas” a pesar de no estar estipulado en
ningún documento formal o procedimiento que nuestra Municipalidad ya no recibirá
cheques. En la práctica, si se reciben cheques, solo de titulares de Cuenta Corriente que
realicen pago.
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5.3. ACTUAL ENTORNO LABORAL DE LOS CAJEROS (OBSERVACION):
Zoonosis
-Riesgo a contraer alguna enfermedad que pueda ser contagiada por algún animal
que ingrese para ser atendido
-Mobiliario en buenas condiciones.
Foto 1: Escritorio
receptor de los
dineros
Foto 2: Caja en la que
se guardan los
dineros
Foto 1: Ventanas con
papeles para aislar el
sol y luz.
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Edificio
Consistorial
-Iluminación deficiente para cada estación de trabajo.
-Las cajeras almuerzan en el lugar.
-Se nota una desprolijidad en cuanto al orden de los mesones. Platos encima, tazas,
cucharas, TV encendida.
-Puerta con chapa funcionando correctamente
Foto 1: ventanillas de
atención al público
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Foto 1: Calefactores
en el piso, tv,
microondas.
Foto 2: Botella de
Alcohol gel, frigobar,
paredes.
Foto 1: Deficiente
iluminación, cajeras
de pie
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Caja
Juzgado
Policía
local
-Deficiente iluminación
-Mala ventilación
-Mobiliario en buenas condiciones
-Puerta con chapa funcionando correctamente
Foto 1: Frontis de la
caja.
Foto 2: Caja
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Cajero
Móvil
-Caja fuerte se encuentra en otra oficina. Se nota resguardada
-El lugar físico de la persona se encuentra a la entrada de la oficina
-Deficiente iluminación
Foto 1: Caja fuerte
Foto 2: Estación de
trabajo
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5.4. SUGERENCIAS/MEJORAS
Se sugiere de manera urgente para las cajas del Edificio Consistorial, habilitar los
botones de pánico. Reparación/Mantención del mobiliario y Revisión de la iluminación.
Para el cajero móvil, se sugiere mejorar su estación de trabajo, el que actualmente
comparte con otra persona.
Para Zoonosis, se sugiere la instalación de cortinas tipo Roller, las que sean capaces de filtrar
el calor y los rayos solares. En la actualidad, las ventanas están cubiertas con papel tipo
kraft a modo de cortinas.
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6. SEGURIDAD EN TRASLADO DE DINEROS, CÁMARAS
6.1. SEGURIDAD EN EL TRASLADO DEL DINERO DESDE CAJAS A TESORERIA
En la actualidad las cajeras una vez que terminan su jornada laboral, realizan su
arqueo diario y se dirigen, cruzando todo el edificio hacia el Departamento de Tesorería
para entregar lo recaudado. El dinero es transportado en bolsas plásticas, transparentes.
No son custodiadas por ningún guardia.
Planteamos en su momento la inquietud al encargado de Guardias en el Edificio (Empresa
Sociedad de Seguridad Integral Jorge Cifuentes Almazabal Ltda.), y comenta que nunca les
han dicho que las acompañen en la tarde. La jefa de Tesorería comenta que ella lo ha
solicitado, pero a la fecha no ha habido cambios. En ocasiones específicas les dan la
instrucción de orden y custodia en cajas, ello sucede cuando hay pagos masivos, como
“Vencimientos”.
De todas las veces que asistimos a las cajas del edificio, la empresa de guardias escasamente
se encuentra vigilando el sector de cajeras. Notamos que no hay un guardia asignado a ese
lugar.
6.2. CAMARAS DE SEGURIDAD
Las cámaras instaladas en el edificio Consistorial son de “Registro”, ya que si está
ocurriendo algún asalto o robo a alguna persona, no hay nadie vigilándolas ni que pueda
advertir a los guardias. En la actualidad, existen cámaras activas en sólo dos lugares: Sector
cajas y Departamento de Informática.
Las información de las cámaras instaladas en Cajas del Edificio Consistorial es guardada en
un DVR. Los respaldos de las cámaras son de tres semanas hacia atrás solamente. Ej: si se
necesita buscar algún evento ocurrido en Enero 2015, no es posible de encontrar, ya que
no queda respaldo. Se borra automáticamente. El departamento de Informática, a través
de sr. Cristian Álvarez nos comenta que no se emite ningún informe mensual con respecto
al funcionamiento, aspectos a destacar, entre otros.
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6.3. SUGERENCIAS/MEJORAS
REITERAMOS al igual que en Auditorias pasadas, la importancia que la empresa de
vigilantes tenga como “obligación de funciones” Custodiar las Cajas y Acompañar a las
cajeras al final del día hacia el departamento de Tesorería custodiando el traslado del dinero
e integridad física de las personas.
Se deja constancia que para revisar la coordinación de la empresa de guardias, nos
dirigimos al sr. Christian Gore y así averiguar en qué personas delega la administración de
la Empresa de Vigilantes. Él nos cita al Sr. Patricio Méndez, para ubicarlo mandamos mail,
dejamos mensaje en el celular, dejamos mensajes en mayordomía, dejamos mensajes con
el Encargado de guardias que había en esa ocasión (Empresa Sociedad de Seguridad Integral
Jorge Cifuentes Almazabal Ltda.), y al momento del cierre de este informe, no se ha
presentado en ésta Dirección. Estamos en conocimiento que parte de la información, no
la manejamos por no tener a quien preguntar.
La inspección técnica para este servicio recae en Administración Municipal.
Se revisan Bases Técnicas para la licitación “Servicio de Provisión de Guardias” año 2014.
Contrato adjudicado por dos años y vigente desde 13 Mayo 2014 a Empresa Sociedad de
Seguridad Integral Jorge Cifuentes Almazabal Ltda. . Y en el punto 2) OBLIGACIONES DEL
PRESTADOR DEL SERVICIO. El punto 2.3 dice: Evitar daños, pérdidas, robos, hurtos, etc., de
bienes municipales o que estén bajo custodia municipal.
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7. ADMINISTRACIÓN, PÓLIZA DE FIDELIDAD FUNCIONARIA, ASIGNACIÓN
POR CAJA, MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
En ronda de preguntas realizadas a los cajeros/as, se recogen respuestas e impresiones con
respecto a :
-Conocimientos de la Póliza de Fidelidad Funcionaria
-Manual de Procedimientos actualizado
7.1. MANUAL DE PROCEDIMIENTO
Los cajeros/as dicen que están en conocimiento del Manual de Procedimientos, y una de
ellas comienza a buscarlo y nos muestra el “Informe de Auditoria del Procedimiento de cajas
municipales año 2013” íntegro. En esa ocasión la Dirección de Control anexa el Manual de
Procedimientos año 2009. No queda claro que Manual es el que usan. Don Álvaro López y
don Juan Astudillo no tienen Manual Procedimientos, pero si han escucha hablar de este.
Se envía Memorándum N°194 solicitando a la Jefatura que nos indique cual es Manual que
se encuentra vigente para este departamento y nos entregan uno distinto al que ésta
Dirección tenía en sus archivos. (Se adjunta nuevo Manual de Procedimientos)
7.2. ASIGNACIÓN POR PERDIDA DE CAJA
Se consulta a la cajera que sucede si a ella se le pierde dinero. Algunas responden que lo
deben reponer de su bolsillo y otra menciona que ellas tienen un Seguro. Comenzamos a
investigar a qué Seguro ellas se refieren. Nos entrevistamos con la Jefa de Tesorería que
nos indique el proceso del cajero desde que inicia sus labores por la mañana. Se le pregunta
acerca de Póliza Fidelidad Funcionaria y Asignación de caja. La información recibida sirve de
antecedentes para comenzar a investigar más a fondo.
Se envía Memorándum Número 670 solicitando liquidaciones de sueldo de los meses
Enero-Febrero-Marzo-Abril año 2015, de los 8 cajeros, para verificar cual es el descuento
real a cada uno. Además, en Memorándum Número 705 al departamento de Recursos
Humanos, se solicita definir qué persona tiene la función principal de Cajero, y así cotejar
quienes reciben la “Asignación por pérdida de Caja”.
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Al revisar las liquidaciones de sueldo correspondiente a los meses de Enero a Abril, ambos
inclusive, nos damos cuenta que:
Patricia Farías y Paula Astudillo reciben asignación solo en Marzo, su función principal es
ser cajeras.
Nelson Jiménez y Álvaro López no reciben asignación por caja, su función principal es ser
cajeros.
Juan Astudillo recibe asignación todos los meses, su función principal es Adm. Tesorería
Liquidaciones de sueldo año 2015
Funcionario Función Principal Otra Función Enero Febrero Marzo AbrilSara Morales cajera no tiene $13,508 $12,785 $12,785 $12,785
Patricia Farias cajera no tiene $0 $0 $13,637 $0
Teresa Puente cajera no tiene $13,508 $12,785 $12,785 $12,785
Juan Astudillo Adm. Tesorería Cajero $13,508 $12,785 $12,785 $12,785
Paula Astudillo cajera no tiene $0 $0 $13,637 $0
Nelson Jimenez cajero no tiene $0 $0 $0 $0
Alvaro Lopez cajero no tiene $0 $0 $0 $0
Jaqueline Varas cajera no tiene $13,508 $12,785 $12,785 $12,785
Fuente: Liquidaciones de Sueldo y Memorandum 217 de Tesorería (09-06-15)
Asignacion Perdida de caja 2015Funciones asignadas a cada persona
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7.3. MARCO LEGAL
Ley 18.883 ESTATUTO ADMINISTRATIVO PARA FUNCIONARIOS MUNICIPALES
Artículo 97.- Los funcionarios tendrán derecho a percibir las siguientes asignaciones: a) Pérdida de caja, que se concederá sólo al funcionario que en razón de su cargo tenga manejo de dinero efectivo como función principal, salvo que la municipalidad contrate un sistema de seguro para estos efectos;
7.4. SUGERENCIAS/MEJORAS
Definir criterio para otorgamiento de Asignación por Pérdida de Caja. Hacer una revisión y
actualización urgente de los beneficiados reales con este monto. Definir procedimiento
para este caso.
Eliminar la asignación a quien no tiene la función principal de Cajero. Regularizar en base
y según nos indica el Estatuto Administrativo.
Actualizar Manual de Procedimientos, mejorar estructura, alcances, responsabilidad, entre
otros.
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8. PÓLIZA DE FIANZA FIDELIDAD FUNCIONARIA VALORES FISCALES
8.1. SUSTENTO LEGAL INDICA:
Decreto 2421 FIJA EL TEXTO REFUNDIDO DE LA LEY DE ORGANIZACIÓN Y ATRIBUCIONES DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Inicio Vigencia: 10-10-2014 Título V CAUCIONES Artículo 68°. Todo funcionario que tenga a su cargo la recaudación, administración o custodia de fondos o bienes del Estado, de cualquiera naturaleza, deberá rendir caución para asegurar el correcto cumplimiento de sus deberes y obligaciones. Las cauciones podrán consistir en seguros, fianzas y otras garantías que determine el reglamento que dicte el Presidente de la República. En dicho reglamento se establecerán, además, las modalidades, el monto y las condiciones de aquéllas; como también las normas relativas a su cancelación y liquidación. Lo anterior, sin perjuicio del ejercicio de las facultades fiscalizadoras de la Contraloría General de la República para velar por el estricto cumplimiento de las normas referidas, y para que se hagan efectivas las responsabilidades consiguientes en caso de infracción
Ley 18.883 ESTATUTO ADMINISTRATIVO PARA FUNCIONARIOS MUNICIPALES TITULO III De las Obligaciones Funcionarias PARRAFO 1° NORMAS GENERALES Artículo 58.- Serán obligaciones de cada Funcionario: l) Rendir fianza cuando en razón de su cargo tenga la administración y custodia de fondos o bienes, de conformidad con la Ley Orgánica Constitucional de la Contraloría General de la República.
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8.2. DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN
En la actualidad, todos los funcionarios tomados en cuenta para esta auditoria
cuentan con una POLIZA DE FIANZA FIDELIDAD FUNCIONARIA VALORES FISCALES VIGENTE.
En Memorándum número 482, se solicita la revisión de éstas. En respuesta, nos llega solo
una hoja de cada Póliza. Debido a la necesidad de continuar con la investigación y los
alcances de éstas, se pide inspeccionar físicamente. De las 8 Pólizas solicitadas, el
Departamento de Remuneraciones cuenta tan sólo con 4. Las restantes 4 quedan
pendientes.
Las Pólizas inspeccionadas físicamente también se encuentran digitalizadas por este
departamento. Estas corresponden a: Paula Astudillo, Nelson Jiménez, Álvaro López y
Jaqueline Varas.
La desinformación con respecto a Catastro de la Tenencia física, Fecha de éstas, cobertura,
vigencia, actualizaciones, etc., sigue existiendo, por lo tanto se decide investigar en: Área
Jurídica, Dirección de Administración y Finanzas, Tesorería, entre otras. Además se envía
mail solicitando mayor información a la Contraloría General de la República, no obteniendo
respuesta.
En virtud de recabar mayores antecedentes, nos dirigimos a la Compañía de Seguros HDI,
área Fianza.
CON LA ENTREVISTA RECABAMOS LOS SIGUIENTES DATOS:
-Listado actualizado al 05-06-2015 de las más de 150 Pólizas de Fidelidad Funcionaria
Valores Fiscales vigentes y no vigentes , número, fecha, sueldo base por funcionario, entre
otros.
-Los descuentos realizados en las liquidaciones de sueldos por el concepto “Fianza”, se
encuentran mal calculados, ya que estos se deben calcular con el sueldo base a la fecha
actual del descuento, y no con el sueldo base que de fecha de entrada en vigencia de la
Póliza. Hay funcionarios que tienen póliza desde hace quince años.
-Los porcentajes de descuentos varían entre 0.57% a 0.78% siendo la misma Póliza
(alcances, cobertura) para todos. No queda claro cómo se negocian los descuentos.
-Existen un funcionario, Sr. Nelson Jiménez Núñez, quien tiene 2 Pólizas vigentes para el
mismo ramo, situación que merece su revisión urgente y toma de contacto con quien
corresponda.
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-Se nos entregan las directrices para obtener copias de las Pólizas a través de la página web
de la compañía. Actualmente HDI posee el 94% de las Pólizas a nivel nacional.
-HDI nos ofrece una reunión en nuestras oficinas con todas las partes involucradas. Así
dilucidar datos importantes como realizar cálculos correctos, cotejar listado para dar de
baja ante la Contraloría General de la República, las Pólizas que ya no sean necesarias, en
qué instancias solicitar una nueva Póliza, Actualizar con la compañía el pago de éstas ya que
aparecemos como que debiésemos pagar un monto mayor mensualmente por todas las
pólizas vigentes a la fecha.
Con la revisión de cuatro meses (Enero a Abril 2015), podemos resumir que: La
Municipalidad ha asumido la diferencia de $33.299 por estas 8 pólizas mal cobradas a los
funcionarios.
Descuento aplicado en liquidaciones de sueldo (8 pers.) Descuento correcto (total)
$6,938 $15,259
$6,938 $15,264
$6,938 $15,264
$6,938 $15,264
$27,752 $61,051
Diferencia $33,299
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8.3. DETALLE DE CALCULOS
Detalle de los cálculos mal efectuados, de acuerdo liquidaciones de sueldo Enero, Febrero,
Marzo y Abril 2015.
APELLIDOS, NOMBRE
Numero
Poliza
Estado
Póliza
%
descuento
Sueldo Base
Enero 2015
Descuento
actual
Descuento
correcto
Resultado
descuento
erróneo al
funcionario
1 ASTUDILLO CASTRO,JUAN 166877 VIGENTE 0.78 $348,958 $1,031 $2,722 $1,691
2 FARIAS CORDOVA, PATRICIA DEL C 209454 VIGENTE 0.77 $299,195 $819 $2,304 $1,485
3 PUENTE CARTES TERESA DEL CARMEN240466 VIGENTE 0.78 $277,022 $819 $2,161 $1,342
4 MORALES ROJAS SARA FRANCISCA 240467 VIGENTE 0.78 $277,022 $819 $2,161 $1,342
5 JIMENEZ NUÑEZ NELSON. 242945 VIGENTE 0.78 $299,195 $1,097 $2,334 $1,237
6 ASTUDILLO VENEGAS PAULA ANDREA289633 VIGENTE 0.57 $94,247 $344 $537 $193
7 VARAS FUENTES JACQUELINE 308381 VIGENTE 0.57 $256,460 $818 $1,462 $644
8 JIMENEZ NUÑEZ NELSON. 321227 VIGENTE 0.57 $0 $0
9 LOPEZ PEREZ,ALVARO MOISES 339070 VIGENTE 0.57 $277,022 $1,191 $1,579 $388
$ Costeado por la Municipalidad $8,321
Ejercicio mes Enero 2015
APELLIDOS, NOMBRE
Numero
Poliza
Estado
Póliza
%
descuento
Sueldo Base
Febrero 2015
Descuento
actual
Descuento
correcto
Resultado
descuento
erroneo al
funcionario
1 ASTUDILLO CASTRO,JUAN 166877 VIGENTE 0.78 $349,075 $1,031 $2,723 $1,692
2 FARIAS CORDOVA, PATRICIA DEL C 209454 VIGENTE 0.77 $299,296 $819 $2,305 $1,486
3 PUENTE CARTES TERESA DEL CARMEN240466 VIGENTE 0.78 $277,115 $819 $2,161 $1,342
4 MORALES ROJAS SARA FRANCISCA 240467 VIGENTE 0.78 $277,115 $819 $2,161 $1,342
5 JIMENEZ NUÑEZ NELSON. 242945 VIGENTE 0.78 $299,296 $1,097 $2,335 $1,238
6 ASTUDILLO VENEGAS PAULA ANDREA289633 VIGENTE 0.57 $94,279 $344 $537 $193
7 VARAS FUENTES JACQUELINE 308381 VIGENTE 0.57 $256,546 $818 $1,462 $644
8 JIMENEZ NUÑEZ NELSON. 321227 VIGENTE 0.57 $0 $0
9 LOPEZ PEREZ,ALVARO MOISES 339070 VIGENTE 0.57 $277,115 $1,191 $1,580 $389
$ Costeado por la Municipalidad $8,326
Ejercicio mes Febrero 2015
APELLIDOS, NOMBRE
Numero
Poliza
Estado
Póliza
%
descuento
Sueldo Base
Marzo 2015
Descuento
actual
Descuento
correcto
Resultado
descuento
erroneo al
funcionario
1 ASTUDILLO CASTRO,JUAN 166877 VIGENTE 0.78 $349,075 $1,031 $2,723 $1,692
2 FARIAS CORDOVA, PATRICIA DEL C 209454 VIGENTE 0.77 $299,296 $819 $2,305 $1,486
3 PUENTE CARTES TERESA DEL CARMEN240466 VIGENTE 0.78 $277,115 $819 $2,161 $1,342
4 MORALES ROJAS SARA FRANCISCA 240467 VIGENTE 0.78 $277,115 $819 $2,161 $1,342
5 JIMENEZ NUÑEZ NELSON. 242945 VIGENTE 0.78 $299,296 $1,097 $2,335 $1,238
6 ASTUDILLO VENEGAS PAULA ANDREA289633 VIGENTE 0.57 $94,279 $344 $537 $193
7 VARAS FUENTES JACQUELINE 308381 VIGENTE 0.57 $256,546 $818 $1,462 $644
8 JIMENEZ NUÑEZ NELSON. 321227 VIGENTE 0.57 $0 $0
9 LOPEZ PEREZ,ALVARO MOISES 339070 VIGENTE 0.57 $277,115 $1,191 $1,580 $389
$ Costeado por la Municipalidad $8,326
Ejercicio mes Marzo 2015
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APELLIDOS, NOMBRE
Numero
Poliza
Estado
Póliza
%
descuento
Sueldo Base
Abril 2015
Descuento
actual
Descuento
correcto
Resultado
descuento
erroneo al
funcionario
1 ASTUDILLO CASTRO,JUAN 166877 VIGENTE 0.78 $349,075 $1,031 $2,723 $1,692
2 FARIAS CORDOVA, PATRICIA DEL C 209454 VIGENTE 0.77 $299,296 $819 $2,305 $1,486
3 PUENTE CARTES TERESA DEL CARMEN240466 VIGENTE 0.78 $277,115 $819 $2,161 $1,342
4 MORALES ROJAS SARA FRANCISCA 240467 VIGENTE 0.78 $277,115 $819 $2,161 $1,342
5 JIMENEZ NUÑEZ NELSON. 242945 VIGENTE 0.78 $299,296 $1,097 $2,335 $1,238
6 ASTUDILLO VENEGAS PAULA ANDREA289633 VIGENTE 0.57 $94,279 $344 $537 $193
7 VARAS FUENTES JACQUELINE 308381 VIGENTE 0.57 $256,546 $818 $1,462 $644
8 JIMENEZ NUÑEZ NELSON. 321227 VIGENTE 0.57 $0 $0
9 LOPEZ PEREZ,ALVARO MOISES 339070 VIGENTE 0.57 $277,115 $1,191 $1,580 $389
$ Costeado por la Municipalidad $8,326
Ejercicio mes Abril 2015
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9. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
-Con respecto al Manual de Procedimientos, alcances, usos y aplicación, se analizan las
conclusiones y recomendaciones de años anteriores (años 2012, 2013 y 2014). Resumiendo
y contrastando con los datos y apreciaciones actuales, no ha habido una mejora sustancial
con respecto a este tema. Como cada año, se realizan preguntas a los cajeros, y continua
existiendo: Desconocimiento del Manual de Procedimientos, no se definen la
responsabilidad ante ciertos aspectos y no se aplican los sistemas de control sugeridos.
Definir acción a seguir.
-Canalizar bajo la Dirección de Administración y Finanzas o su Departamento de Personal y
Remuneraciones la custodia/catastro de todas las Pólizas de Fidelidad Funcionaria Valores
Fiscales, Vigencia, Eliminación, Actualización. Trámites ante la Contraloría General de
República para dar de baja las pólizas que ya no necesite el funcionario de acuerdo a sus
funciones en el Municipio. Definir procedimiento y acción.
-Activar la clave para revisión vía web de nuestras Pólizas con la Compañía de Seguros HDI
en el mail [email protected], copiando a [email protected]
-Revisar urgente el caso de Sr. Nelson Jiménez con la Compañía de Seguros
-Contratación del servicio “Consulta de Cheques” para evitar fraudes al recibir pagos con
este tipo de documento.
-Incorporar en las funciones o tareas de la empresa de Vigilantes: Acompañamiento diario
de un de ellos (al final de la tarde) desde sector Cajas hacia Oficinas de Tesorería. Emitir
Memorándum a Administración Municipal solicitando el servicio. Entregar copia a esta
Dirección.
-Dirección de Administración y Finanzas, deberá entregar respuesta formal con respecto al
criterio utilizado para otorgamiento de “Asignación de Caja”. Definiendo como se
procederá.
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-Extender felicitaciones a cada cajera y cajeros por la cordialidad en la atención al público
diario, como así mismo durante la Atención Nocturna. Entienden el concepto de Servicio a
la comunidad.
____________________________________________
Se informa para vuestro conocimiento y fines,
Le saluda atentamente a Usía.
VICTOR HUGO ESCOBAR GONZALEZ DIRECTOR DE CONTROL
SFB/dph
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ANEXO 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ACTUALIZADO (TESORERIA MUNICIPAL)
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ANEXO 2
MEMORANDUM NUMERO 217 (DE TESORERIA MUNICIPAL)
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ANEXO 3
FOTOCOPIA POLIZA DE FIANZA FIDELIDAD FUNCIONARIA VALORES FISCALES (SR.
NELSON JIMENEZ NUÑEZ)