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AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

GERENCIA SECCIONAL I

INFORME DEFINITIVO AUDITORÍA REGULAR A LA

CONTRALORÍA GENERAL DE SUCRE

VIGENCIA 2010

Medellín, Abril 28 de 2011

Informe Definitivo de Auditoría Regular 2010 Contraloría General del Departamento de Sucre

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AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

IVÁN DARÍO GÓMEZ LEE

Auditor General de la República

FREDY CÉSPEDES VILLA

Auditor Delegado para la Vigilancia de la Gestión Fiscal

NORA HELENA CORREA LONDOÑO

Gerente Seccional I

GUILLERMO LEÓN RAMÍREZ GÓMEZ

Coordinador

LUZ AIDA LLANO GONZALEZ LUIS ALBERTO GUASCA SUAREZ

GUILLERMO LEÓN RAMÍREZ GÓMEZ GERMÁN DAVID COTES RAMÍREZ

Grupo Auditor


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TABLA DE CONTENIDO Página

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 5 1. Dictamen de auditoría y pronunciamiento de la cuenta............................................ 7 2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA..................................................................... 11 2.1 SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO ................................................ 11 2.2 PROCESO SISTEMA DE CONTROL INTERNO.................................................. 11 2.3 PROCESO CONTABLE....................................................................................... 17 2.3.1 ESTRUCTURA FINANCIERA VIGENCIA 2010................................................................. 17 2.3.2 INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE .............................................................. 22 2.4 PROCESO PRESUPUESTAL.............................................................................. 24 2.4.1 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS .............................................................. 24 2.4.2 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS ................................................................. 25 2.4.3 MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO ....................................................................... 26 2.4.4 EJECUCIÓN DEL PAC............................................................................................. 27 2.4.5 RESERVAS PRESUPUESTALES ................................................................................ 27 2.4.6 CUENTAS POR PAGAR ............................................................................................ 27 2.4.7 PROYECTOS DE INVERSIÓN ..................................................................................... 27 2.4.8 AUSTERIDAD EN EL GASTO PÚBLICO....................................................................... 27 2.5 PROCESO CONTRATACIÓN ESTATAL............................................................. 28 2.6 PROCESO TALENTO HUMANO..................................................................... 36 2.7 PROCESO CONTROVERSIAS JUDICIALES...................................................... 38 2.8 PROCESO DESARROLLO TECNOLÓGICO....................................................... 39 2.9 PROCESO PARTICIPACIÓN CIUDADANA ........................................................ 42 2.10 AUDITORÍA AL PROCESO AUDITOR ................................................................ 45 2.10.1 PROCESO DE RENDICIÓN Y REVISIÓN DE CUENTA .................................................... 45 2.10.2 EVALUACIÓN DEL PLAN GENERAL DE AUDITORÍAS. ................................................. 47 2.10.3 INNOVACIÓN DE LA CONTRALORÍA. ......................................................................... 48 2.10.4 CONTROL A LA CONTRATACIÓN. ............................................................................. 48 2.10.5 CONTROL AL CONTROL DE LA CONTRATACIÓN. ....................................................... 49 2.10.6 CONTROL FISCAL AMBIENTAL ................................................................................ 49 2.10.7 PROCESO CONTROL MACROFISCAL ........................................................................ 50 2.11 PROCESO RESPONSABILIDAD FISCAL .......................................................... 51 2.12 PROCESO JURISDICCIÓN COACTIVA.............................................................. 52 2.13 PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO............................................. 53 2.14 QUEJAS RADICADAS EN LA GERENCIA ......................................................... 56 3. RECOMENDACIONES ........................................................................................ 58 ANEXOS.......................................................................................................................... 59 4 RESPUESTA AL DERECHO DE CONTRADICCIÓN .......................................... 59 4.1 HALLAZGOS ADMINISTRATIVOS ..................................................................... 59


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4.2 HALLAZGOS DISCIPLINARIOS ......................................................................... 61 4.3 HALLAZGOS FISCALES..................................................................................... 86


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INTRODUCCIÓN

La Auditoría General de la República, Gerencia Seccional I, en cumplimiento de los postulados constitucionales y legales que le confieren competencia para vigilar la gestión de la Contraloría General del Departamento de Sucre, realizó Auditoría Regular sobre la vigencia 2010, para evaluar los resultados de la gestión administrativa y misional en el cumplimiento de normas y disposiciones legales vigentes.

El ejercicio de control fiscal se desarrolló en cumplimiento del Plan General de Auditorías 2011 y del Plan Estratégico 2009-2011, aplicando la metodología adoptada mediante Resolución Orgánica No. 007 del 4 de agosto de 2010 “Manual del Proceso Auditor”, concordantes con las normas de auditoría generalmente aceptadas.

La elaboración del mapa de riesgos determinó la evaluación integral de los procesos críticos objeto de mayor análisis; se estableció el alcance de la auditoría y los objetivos de cada proceso, indicando las actividades a realizar para alcanzar cada uno de ellos, los cuales quedaron consignados en el memorando de planeación. Los procesos evaluados en la presente auditoría fueron:

En el área administrativa, el sistema de control interno (Avance del MECI y Sistema de Gestión de Calidad), manejo financiero, presupuestal, contratación, talento humano, controversias judiciales y desarrollo tecnológico. En el área misional, participación ciudadana, proceso auditor incluyendo el control fiscal ambiental e informes macrofiscales, procesos administrativo sancionatorio, responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva. Igualmente, se verificó la evaluación a los indicadores que conforman los 8 criterios para medir la gestión de la Contraloría.

El memorando de planeación, proporcionó fundamentos básicos para desarrollar el examen, permitiendo consolidar la opinión y conceptos registrados en el presente informe. La evaluación incluyó pruebas selectivas, evidencias y documentos que soportan la gestión de la Entidad, las cifras, el balance y el cumplimiento de disposiciones legales, en el período analizado.

El presente informe es de carácter final, está armonizado en 4 capítulos; el primero, es el dictamen de auditoría que emite el pronunciamiento acerca de la razonabilidad y consistencia de la información económica y social por el ejercicio de 2010 y pronunciamiento sobre el fenecimiento o no de la cuenta rendida, el segundo presenta los resultados obtenidos en la auditoría, agrupados en los procesos administrativos y misionales evaluados.


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El capítulo 3 detalla las recomendaciones, en aras de mejorar la gestión que viene realizando la Entidad.

Finalmente, el capítulo 4 se encuentra la respuesta al derecho de contradicción ejercido por la Entidad de Control mediante oficio No. 100-5-2-1161 del 11/04/2011, recibido en la Gerencia Seccional bajo el radicado NUR 2011-213-002822-2 del 15 de abril de 2011. Los hallazgos de la auditoría regular están contenidos en el Anexo 2-1.


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1. DICTAMEN DE AUDITORÍA Y PRONUNCIAMIENTO DE LA CUENTA

La Auditoría General de la República ha practicado el control financiero al balance general de la Contraloría Departamental de Risaralda a diciembre 31 de 2010 y los estados de Actividad Financiera, Económica y Social y de Cambios en el Patrimonio, relativos al año terminado en esa fecha, comparados con cifras del año anterior, acompañados de las notas explicativas, cuya preparación es responsabilidad de los administradores de la Entidad, la nuestra, es la de expresar la opinión sobre los estados en su conjunto y verificar si, entre ellos, existe la debida concordancia.

El examen fue practicado de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia, pruebas de documentos y registros de contabilidad, que proporcionaron una base razonable para fundamentar la valoración.

En nuestra opinión, los estados financieros reflejan razonablemente la situación financiera de la Contraloría Departamental de Sucre a diciembre 31 de 2010, los resultados de sus operaciones y los flujos de efectivo por el año terminado, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados y normas técnicas relativas al reconocimiento de los hechos económicos, registro, revelación y valuación, aplicadas sobre bases uniformes

En el ejercicio auditor practicado se evaluaron los siguientes procesos:

Sistema de Control interno. Presenta buena gestión, por cuanto, Existe plan estratégico, del cual se cumplieron 4 objetivos de 6 propuestos, para un cumplimiento del plan del 73%. Igualmente cuentan con manual de procesos y procedimientos actualizados. Realizaron evaluación a los diferentes procesos de la entidad. Las fases del nuevo modelo estándar de control interno se encuentran implementadas en un 100%. El sistema de gestión de calidad se encuentra en etapa de implementación, en el 79%, se realizaron 11 auditorías de calidad La gestión del sistema de control interno se encuentra en un 95%.

Proceso Presupuestal. En conclusión, presentó buena gestión, por cuanto la Contraloría cumple con el estatuto orgánico del presupuesto, se expiden los CDP, RP y los actos administrativos que modifican el presupuesto certificados por el profesional universitario jefe de presupuesto, realizan los descuentos de ley, se presenta oportunidad en los pagos. Cumple con las normas de austeridad en el gasto las cuales se encuentran reglamentadas mediante la Resolución No. 006 de 2010. Proceso Contratación Administrativa. En conclusión este proceso se considera deficiente, por cuanto presenta deficiencias como en el caso de los estudios previos que dan origen a dos (2) presuntos hallazgos disciplinario, un presunto hallazgo fiscal originado en el contrato 08 de 2010 y varios hallazgos


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de carácter administrativo como son: informes de contratistas con las mismas actividades, la austeridad en el uso de papel por parte de la contraloría y deficiencias en la expedición de las certificaciones expedidas por los supervisores para el recibo de los bienes o servicios contratados. Proceso Talento Humano. En conclusión, la gestión adelantada en el área de talento humano es buena, por cuanto las liquidaciones de nómina, prestaciones sociales, descuentos y aportes parafiscales se ajusta a las normas legales vigentes, las actividades de capacitación y bienestar social se encuentran soportados por programas, los cuales reportan evaluación, seguimiento y asistencia de los funcionarios. Proceso Controversias Judiciales. En conclusión el proceso es Bueno, ya que no presenta inconsistencias y cumple diligentemente con su finalidad.

Proceso Desarrollo Tecnológico. Presenta Buena gestión, por cuanto la Entidad cuenta con manual de procesos y procedimientos para el área de Gestión de la Informática, El PESI responde a las necesidades y requerimientos de cada una de las áreas de la Entidad, los recursos tecnológicos son administrados adecuadamente cuentan con página Web, realizan backup para la protección de la información, cuentan con aplicativo para el proceso financiero y presupuestal, los equipos de cómputos en su totalidad se encuentran amparados por póliza. Cuenta con la pagina Web www.contraloriasucre.gov.co.

Proceso Participación Ciudadana. El proceso presenta buena gestión, por cuanto realizó encuestas de satisfacción del cliente en promoción y atención ciudadana, cuentan con una guía y/o cartilla como plan de divulgación, realizaron actividades de formación, promoción y capacitación de control fiscal, , Capacitaron 520 ciudadanos. Tienen reglamentado los procedimientos de orden administrativos interno relacionados con el trámite de derechos de petición, quejas y/o denuncias. El proceso se encuentra articulado al proceso auditor y responsabilidad fiscal.

Auditoría al Proceso Auditor y Control Fiscal Ambiental En conclusión, presentó buena gestión en el proceso auditor y en control fiscal ambiental por cuanto la Contraloría cumplió con el 100.6% del PGA; aplicó la metodología del audite versión 2.2 desde el encargo de auditoría hasta la suscripción del plan de mejoramiento; los papeles de trabajo se encuentran foliados y referenciados. Sin embargo, se debe implementar el acto administrativo que reglamente los beneficios de control fiscal, igualmente revaluar los tiempos para realizar las auditorías e involucrar a la sociedad civil en el control social de la gestión pública en el tema ambiental.


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Informes Macrofiscales.

Informe Fiscal y Financiero La Contraloría elaboró y presentó el informe sobre el estado de las finanzas de la Gobernación de Sucre y los 26 municipios El informe es elaborado en cumplimiento del numeral 3 del artículo 268, inciso 6 del artículo 272 de la Constitución Política, el artículo 43 de la Ley 42 de 1993 y el artículo 165 numeral 6 de la Ley 330 de 1996.

El informe solo se limita a realizar análisis presupuestal de ingresos y egresos, el análisis de la deuda solo se menciona el movimiento de pagos e intereses pero no se concluye si el departamento tiene capacidad de endeudamiento, no presenta el dictamen de los estados financieros de los sujetos de control. No tiene Contexto contable, marco fiscal a mediano plazo, el cumplimiento de la Ley 617 de 2000 solo se realizó al departamento, en conclusión le falta más contenido y análisis. Por lo tanto, se recomienda realizar un análisis que se tenga en cuenta análisis presupuestal de ingresos y egresos, marco fiscal de mediano plazo, análisis de la deuda y verificar la capacidad de endeudamiento, análisis de la Ley 617 de los Municipios, Concejos y Personerías.

Informe del Estado de los Recursos Naturales y del Medio Ambiente. En cumplimiento de lo estipulado en la Constitución Nacional y la ley 42 de 1993, la Contraloría elaboró el informe del “Estado de los Recursos Naturales y del Medio Ambiente en el Departamento de Sucre que recopila los resultados de la gestión ambiental desarrollada en el Departamento en la vigencia 2009. El informe consta de 4 capítulos así: Capitulo I Inversión Ambiental, Capitulo II Gestión de Acciones Populares, Capitulo III Calidad del Agua y Capitulo IV Planes Departamentales de Agua. El informe presenta análisis de cada uno de los capítulos y realiza conclusiones de cada uno de estos, de los cuales se recomienda realizar el respectivo seguimiento. En conclusión es un informe bien estructurado.

Proceso Responsabilidad Fiscal En conclusión se considera que la gestión de este proceso es buena, toda vez que cumple con la normatividad, tiene orden y buena gestión.

Proceso Jurisdicción Coactiva. Se concluye que el proceso es deficiente por cuanto la gestión de la Contraloría en el trámite es escasa y presenta varias deficiencias.

Proceso Administrativo Sancionatorio. Se concluye que el proceso es deficiente, toda vez que se está incumpliendo la normatividad que lo rige.

Rendición de Cuenta Vigencia 2010. La Entidad rindió la cuenta de la vigencia 2010 en forma electrónica dentro de los términos previstos en la Resolución Orgánica No. 006 de 2008 de la Auditoría General de la República.


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La Gerencia Seccional en el informe de revisión de la rendición de la cuenta, detectó inconsistencias en los siguientes formatos F02, F09, F13, F14, F16, F17, F18, F19, F20, F21, F23 y F24 y en la información de desarrollo tecnológico y mediante oficio NUR 2011-213-001553-1 del 12/03/2011 se hizo el respectivo requerimiento, a través del SIREL.

Resultados del Ejercicio Auditor. Los resultados de la auditoría integral arrojaron 9 hallazgos así: 4 administrativos, 4 disciplinarios y 1 fiscal. Anexo 2.1.

Por lo anterior, la Gerencia Seccional I, teniendo en cuenta el dictamen de los estados financieros y el concepto de gestión, emite pronunciamiento de FENECIMIENTO para la cuenta 2010, examinada a través del proceso auditor.

Atentamente, NORA HELENA CORREA LONDOÑO Gerente Seccional I


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2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

2.1 SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

La auditoría practicada sobre la vigencia 2009, dio origen a la suscripción del plan de mejoramiento con 22 acciones de mejora -observaciones, con el objeto de aplicar medidas correctivas y preventivas, para fortalecer la gestión administrativa y misional de la Entidad.

Tabla 2-1. Consolidado de Cumplimiento Plan de Mejoramiento

Auditoría Vigencia 2009 Cumplimiento

Proceso Total

Observaciones Acciones

Implementadas En Proceso de Implementación

Acciones No Implementadas %

Control Interno 1 1 0 0 100%

Financiero 11 11 0 0 100%

Participación Ciudadana 1 1 0 0 100%

Contratación 2 2 0 0 100%

Proceso Auditor 7 5 2 0 93%

Totales 22 20 2 0 98%

Fuente: Papeles de Trabajo

Como resultado al seguimiento, evidenciamos que de las 22 acciones fueron implementadas 20 y 2 siguen en proceso de implementación para un cumplimiento del 98%.

2.2 PROCESO SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

La Contraloría cuenta con el plan estratégico 2008 – 2011, adoptado mediante resolución 196 del 13 de agosto de 2008, existe el plan de acción, el cual esta definido por áreas, presentan los siguientes objetivos:

Plan Estratégico “fomentar el control del patrimonio fiscal y ambiental, con el fin de garantizar el buen uso de los recursos del estado y de esta manera contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad sucreña a través de planes de capacitación tanto al cliente interno como al cliente externo”.

Plan de Acción para el área de control interno “informar sobre las actividades y operaciones realizadas por la oficina de control interno tanto misionales como apoyo permanente para que el ejercicio de control interno considerado como intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos, se interiorice y produzca en cada responsable de los diferentes procesos el sentido de pertenencia institucional y una cultura de autocontrol para lograr el cumplimiento con eficiencia y transparencia de la misión de la entidad.

La Contraloría en desarrollo de las acciones y/o actividades planteadas en el plan de acción y el plan estratégico, han dado alcance al objetivo propuesto en


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los citados planes, la evaluación del plan estratégico vigencia 2010, arrojó un porcentaje de cumplimiento del 73%, teniendo en cuenta la evaluación de control interno, la ejecución de los planes de acción, los informes de gestión de cada una de las áreas de la entidad.

Existe manual de procesos y procedimientos de la realización de las labores de la oficina el cual fue adoptado mediante Resolución No. 301 del 5 de diciembre de 2008.

El comité coordinador de control interno, creado mediante Resolución No. 097 del 7 de mayo de 2002, cumple con sus funciones básicas de asesoría.

Al verificar la acción correctiva de la observación plasmada en el plan de mejoramiento vigencia 2009, se observó la realización de auditorías internas a todos los procesos incluido el área contable de donde se generó observación, encontrando que dicha acción se llevó a cabo dando el cumplimiento del 100%.

Como implementación de políticas por parte de la alta gerencia frente a las deficiencias que advierten las evaluaciones de control interno, contrataron una actualización del aplicativo Apolo ultra, para subsanar las inconsistencias presentadas en el área financiera, vinculó nuevo personal mediante Ordenanza de la Asamblea Departamental para desempeñar funciones que se hacían necesarias dentro de la Entidad, expidieron actos administrativos que soportaron planes de contingencia en el área de subcontraloría y responsabilidad fiscal, tomaron la decisión de incluir dentro del manual de procedimientos, los de almacén e inventarios, contrataron tecnologías para coadyuvar con la organización del archivo central.

Las acciones de los planes de mejoramientos de vigencias anteriores, evidencian que se les realizó seguimiento respectivo, observando que las acciones en los planes de mejoramiento, se cumplieron en un 100%.

Para fomentar los principios de autocontrol, autorregulación y autogestión, implementa actividades, las cuales están incorporadas en las auditorías internas que se les realiza a cada proceso, así como reuniones de la alta gerencia, donde se imparten directrices para ejercer autocontrol en las diferentes áreas de la Entidad.

El Área de Control Interno realizó Auditoría Interna de seguimiento a los procesos: Área de Subcontraloría (Participación Ciudadana y Administrativos Sancionatorios), Área de Gestión Administrativa Integral (Gestión Humana, Informática, Gestión de la Infraestructura, Adquisición de Bienes y/o Servicios, Gestión Documental), Área de Control Fiscal y Auditorías, Oficina Asesora Jurídica, Área Operativa de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, Área de Contabilidad, Tesorería, Presupuesto y Administrativa. Se observa que las


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evaluaciones realizadas se registran en informes y se comunican tanto al evaluado como al representante legal.

Subscribieron plan de mejoramiento en las áreas de: Subcontraloría (Participación Ciudadana, Sancionatorios), Control Fiscal y Auditorías, Gestión Administrativa Integral (Gestión Documental, Gestión Humana, Adquisición de Bienes y Servicios), a los cuales se les hicieron el respectivo seguimiento encontrando que dichos planes se encontraban en un 75% de cumplimiento al finalizar la vigencia.

La Entidad presentó los informes externos a los diferentes entes así: Ejecutivo Anual del MECI al DAFP, con Radicado 1446. Informes de Sistema de Gestión de Calidad, presentado a la AGR, a través del SIREL. Informe de control Interno Contable, el cual se le presenta a la Gobernación del Departamento. mediante oficio 140-2-1-0718 del 23 de febrero de 2011, quien a su vez envían el consolidado del Departamento a la Contaduría General de la Nación. Informe de labores de Gestión de Control Interno presentado a la AGR, a través del SIREL.

Modelo Estándar de Control Interno Colombiano MECI 1000:2005.

La Contraloría Departamental implementó al 100% las cuatro fases del nuevo modelo estándar de control interno. Presentó el informe ejecutivo anual de control interno, vigencia 2010 al DAFP, el cual fue radicado como informe ejecutivo número 1446, el cual arrojó como resultado un puntaje MECI del 95.42%.

Existe integración de los elementos, componentes y subsistemas del modelo estándar de control interno a los procesos.

Se evaluó la totalidad de los subsistemas, componentes y elementos de control así:

Subsistema de Control Estratégico: Arrojando los siguientes productos:

Acuerdos compromisos y protocolos éticos: Resolución 181 del 21-07-2008, por medio de la cual se adopta el código de ética. Resolución 097 del 7-05-2002, se crea el Comité de Coordinación de Control Interno y se dictan otras disposiciones. Resolución No. 181 del 21-07-2008, por medio de la cual se crea el comité de ética.

Desarrollo de talento humano: Mediante Resolución 488 del 1-12-2008, se adopta los planes anuales de formación y capacitación y de inducción y reinducción de la Contraloría. Resolución 289 del 1-12-2008, Por la cual se adopta el plan anual de bienestar social de la Contraloría Departamental de Sucre. Resolución No. 290 del 3-12-2008, por la cual se adopta y desarrolla el programa de estímulos, incentivos y reconocimiento para los servidores públicos de la Entidad. Actas de reunión del Comité de Capacitación, Estímulos y Bienestar social. Informe sobre el estudio del clima laboral en la Contraloría.


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Informes de Capacitación, Salud Ocupacional y Bienestar Social, del área de Gestión Humana. Resolución 193 del 17-11-2006, se creó el comité paritario de salud ocupacional COPASO y se desarrollaron actividades de capacitación, promoción y prevención de riesgos ocupacionales. Resolución 151 del 1-07-2008, Por la cual se adopta el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales para los empleos de la Planta de Personal de la Contraloría, y mediante Resolución 430 del 22-12-2010, se modifica el manual. Normograma aplicable a la labor de los distintos cargos de la entidad. Manual de Inducción. Plan de Capacitación. Sistema de evaluación del Desempeño, mediante Resolución 287 del 1-12-2008, se dictan normas del régimen especial de la carrera administrativa de la Contraloría.

Estilo de Dirección: Políticas de la alta dirección, adoptadas mediante Resolución 255 del 4-11-2008.

Planes y programas: Plan Estratégico, adoptado mediante Resolución 196 del 13-08-2008.

Modelo de operación por procesos: Mapa de procesos y caracterización de procesos, adoptados mediante Resolución 255 del 4-11-2008.

Estructura Organizacional: Ordenanza 10 del 3-06-2008, establece la planta global de la Entidad. Ordenanza 047 del 30-11-2010, hizo ajustes a la planta global de la Entidad. Documento que describe la Estructura Organizacional de la Entidad para la gestión de los procesos.

Contexto Estratégico, Identificación, Análisis, Valoración y Políticas de Administración del riesgo: Mapa de Riesgos de cada área debidamente identificados y analizados. Auditorías de Seguimiento a los Riesgos, adoptado mediante Resolución 255 del 4-11-2008. Resolución 297 del 4-12-2008, por medio de la cual se adoptan políticos generales para la administración de riesgos en la Contraloría.

Subsistema de Control de Gestión: Arrojando los siguientes productos:

Políticas de operación: Se definieron políticas de operación mediante Resolución 255 del 4-11-2008.

Procedimientos: Resolución 301 del 5-12-2008, Por el cual se adopta la segunda versión del Manual de Procedimientos de la Contraloría Departamental de Sucre. Se definieron procedimientos a cada proceso que se desarrolla en la Entidad - Manual de Procedimientos.

Controles: Los controles se definieron en la caracterización de los procesos (manual de procedimientos).

Indicadores: los planes de acción y las caracterizaciones de procesos poseen los indicadores de cada área.


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Manual de Procedimiento: Resolución 301 del 5-12-2008, por el cual se adopta la segunda versión del Manual de Procedimientos.

Información Primaria: Plan de comunicación 2010 de la Contraloría Departamental de Sucre. Plan de Información y divulgación de la Participación Ciudadana. La Contraloría tiene reglamentado los procedimientos de orden administrativos interno relacionados con el trámite de derechos de petición, quejas y/o denuncias, mediante Resolución Nro. 258 del 4 de noviembre de 2008, por la cual se modifica el tramite de quejas en la Contraloría General del Departamento de Sucre, existe un link en la pagina Web donde la ciudadanía ingresa y a través de la cual se puede interponer queja y/o denuncia, derechos de petición, igualmente el área de participación ciudadana cuentan con un manual de procedimientos adoptado mediante Resolución 301 del 5 de diciembre de 2008.

Información secundaria: Resolución 140 del 16-06-2004, por la cual se crea el Comité de archivo de la Contraloría Departamental de Sucre, mediante resolución 099 del 19-04-2010, se modifica el comité. Actas de reuniones de los Comités de archivo y de Gestión Documental. Manuales – Informes – Actos Administrativos impresos. Buzón de Sugerencias.

Sistema de Información: aplicativo Apolo-Ultra – para el área financiera y administrativa. Página Web: www.contraloriasucre.gov.co. Plataforma Tecnológica.

Comunicación Organizacional: Políticas de Comunicación Organizacional.

Comunicación Informativa: Informes anual de Gestión y Rendición de Cuentas en el SIREL.

Medios de Comunicación: Pagina Web, carteleras internas, Avisos de Prensa y Radio, buzón de sugerencia.

Subsistema de Control de Evaluación: Arrojando los siguientes productos:

Auto-evaluación de control: Procedimiento de Autoevaluación del Control - Informe ejecutivo anual, labores de gestión.

Auto -evaluación de la gestión: Actividades de autocontrol realizadas por la OCI.

Evaluación del sistema de control interno: Informes de evaluación del sistema de Control interno conforme a los parámetros establecidos por el DAPF

Auditoría Interna: Programas de auditoria internas. Informes de Auditoría internas.

Planes de Mejoramiento Institucional: Existe plan de mejoramiento institucional.

Planes de Mejoramiento por proceso: Planes de Mejoramiento por procesos suscrito con el responsable de cada proceso.


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Plan de Mejoramiento Individual: NA.

Sistema de Gestión de Calidad.

La Entidad no se encuentra certificada, para la Contraloría General del Departamento de Sucre, no es obligatoria la implementación del sistema de gestión de calidad, de acuerdo a lo regulado en el parágrafo segundo del Artículo 2 de la Ley 872 de 2003.

Por lo cual la Asamblea Departamental, no ha expedido ordenanza alguna de obligatoriedad del desarrollo e implementación del SGC. Sin embargo, para ello la Contraloría ha adelantado gestiones tendientes a obtener la certificación de calidad NTCGP, como lo es la creación de un equipo de calidad para la implementación del SGC, mediante Resolución No. 184 del 25 de julio de 2008. Adopción de las políticas y objetivos de calidad, mediante Resolución No. 193 del 6 de agosto de 2008. Programaron 21 auditorías de calidad, de las cuales se realizaron 11.

Están elaborando el manual de calidad, existe la caracterización de procesos, mapa de procesos, procedimientos de gestión documental, como lo es el control de registro y control de documentos, (el SGC no se ha implementado en el 100%, se encuentra en un 79%).

Las 11 auditorías de calidad realizadas como prueba de lo ya implementado del sistema, arrojaron no conformidades que se trataron con acciones correctivas y preventivas en pro del mejoramiento institucional, dichas auditoróas se realizaron a los siguientes procesos: Tesorería, Auditoría Interna de Calidad, Control Interno Gestión y Resultado, Proceso Auditor, Gestión de la Infraestructura, Procesos Sancionatorios, Responsabilidad Fiscal, Fortalecimiento a la Participación Ciudadana, Planeación, Contabilidad, Adquisición de Bienes y/o Servicios.

En conclusión, Existe plan estratégico, del cual se cumplieron 4 objetivos de 6 propuestos, para un cumplimiento del plan del 73%. Igualmente, cuentan con manual de procesos y procedimientos actualizados. Realizaron evaluación a los diferentes procesos de la entidad y los informes arrojados de estas evaluaciones se comunicaron al evaluado y al representante legal. Las fases del nuevo modelo estándar de control interno se encuentran implementadas en un 100%. El sistema de gestión de calidad se encuentra en etapa de implementación, en el 79%, realizaron 11 auditorías de calidad, como prueba de lo ya implementado del sistema, las cuales arrojaron no conformidades que se trataron con acciones correctivas y preventivas en pro del mejoramiento institucional. La gestión del sistema de control interno se encuentra en un 95%. En consecuencia, el proceso evaluado presentó Buena gestión.


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2.3 PROCESO CONTABLE

La Auditoría regular se desarrolló a partir del 14 de marzo de 2011, la Entidad presentó los libros oficiales con corte a diciembre 31 de 2010; los estados contables básicos fueron presentados consolidados a esta fecha, debidamente firmados por el Contador Público y el Representante Legal.

2.3.1 Estructura Financiera Vigencia 2010 Para la vigencia 2010, la Contraloría General del Departamento de Sucre, contó con un activo de $1.241.702 miles, que comparado con la vigencia anterior, se aumentó en un 364.13%; un pasivo de $122.087miles y un patrimonio de $1.119.615 miles que respecto de la vigencia anterior, aumentó en 448.46%.

Activo Las cuentas más representativas de esta clase son: del grupo de Deudores, en la cuenta “Ingresos No Tributarios”, la cual mostró aumento respecto de la vigencia anterior del 601.70%, debido a que se registraron cuotas de auditaje pendientes de cobrar de los sujetos de control Hospital Universitario de Sincelejo $51.389 miles y Universidad de Sucre $12.529 miles en razón a la liquidación de cuotas que en el año 2010 realizó la entidad; del grupo Propiedades, Planta y Equipo, las cuentas de mayor significación en el aumento de este grupo fueron la inclusión de dos bienes de uso permanente recibidos en comodato para la Contraloría Departamental de Sucre relacionados con “Equipos de Transporte, Tracción y Elevación” que mostró aumento respecto de la vigencia anterior, del 245.71%, debido a que se dio ingreso a una camioneta Hilux – 4X2 Diesel modelo 2009 por un valor de adquisición en libros de $75.000miles y los pisos tercero, cuarto y la oficina 501 del edificio La Sabanera donde está instalada la Contraloría Departamental por un valor de $760.487milesy del grupo Otros Activos, en la cuenta “Obras y Mejoras en Propiedad Ajena” mostró aumento respecto de la vigencia anterior, del 276.19%, debido a la adecuación de las oficinas de los pisos 3, 4 y la oficina 501 según documentos soporte verificados.

Pasivo La cuenta más representativa del pasivo, es la del grupo, Obligaciones Laborales y de Seguridad Social Integral en la cuenta “Salarios y Prestaciones Sociales” subcuenta Prima de vacaciones, que representan el 368.62%, debido a que al finalizar el año la gran mayoría de funcionarios salen a vacaciones y reciben esta prestación social.


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Patrimonio El patrimonio presentó saldo de $1.119.615miles, que comparado con la vigencia 2009 tuvo aumento del 448.46%, debido en gran parte a la incorporación de dos bienes entregados en comodato por parte de la Gobernación de Sucre relacionados con la camioneta Hilux – 4X2 Diesel modelo 2009 por valor de $75.000milesy los pisos tercero, cuarto y la oficina 501 del edificio La Sabanera donde está instalada la Contraloría Departamental por un valor de $760.487miles. Ingresos y Gastos La Contraloría General del Departamento de Sucre para la vigencia 2010, obtuvo ingresos por valor de $1.654.596miles, de los cuales el 91% corresponde a las transferencias de la administración central por valor de $1.499.446miles. La Entidad reflejó gastos por valor de $1.654.596miles; los más importantes fueron los de administración que ascendieron a $1.473.065miles, es decir, el 89% del total de los gastos. Después de los gastos ordinarios como son los de personal por valor de $993.676 miles, la entidad incurrió en gastos generales por valor de $294.770miles, sobresaliendo los rubros de viáticos y gastos de viaje por valor de $110.341miles, seguido del rubro de materiales y suministros por $46.138miles. De Los Libros y Estados Financieros. La Contraloría Departamental suministró la información requerida mediante oficio 20112130013161del 4 de marzo de 2011 emanado de la Gerencia Seccional I, en lo referente a los libros de contabilidad: mayor, diario y auxiliares, lo cual permitió realizar los respectivos cruces de información con el Catálogo de Cuentas y se verificó que no se presentaron diferencias entre libros de contabilidad (Auxiliar y Mayor) y el Catálogo de cuentas. Dicha información y dando cumplimiento a la observación realizada en la vigencia anterior, se presentó en forma consolidada del 1 de enero al 31 de diciembre de 2010. Sin embargo, se observó en libros de contabilidad, Mayor y Balances, que aparece un registro de $6.819 miles en el código 480504 (Intereses y Rendimientos de Deudores) y en el Balance General reportado en el SIREL aparece este valor registrado con el código 480590(Otros Ingresos Financieros). Se le hizo la observación pertinente al responsable de este manejo el cual fue ajustado en el transcurso del trabajo de campo.


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De la misma manera se presentó el caso con el código 085001(Gastos de Personal) por un valor de $12.735miles registrado en el Mayor y Balances, no aparece este registro en el catálogo de cuentas reportado en el SIREL debido a que al registrar el código se hizo incompleto y esto no permitió arrastrar este saldo por lo que se realizaron las acciones correctivas necesarias en el transcurso de la auditoría por parte de la contraloría. Se solicitó el Acta de Apertura de registro de los libros de contabilidad y no se pudo evidenciar este documento ya que no tenían conocimiento sobre el tema. Esto de acuerdo a lo expuesto en el Régimen de Contabilidad Pública de la Contaduría General de la Nación Libro I Título II Numeral 9.2.3, En el derecho de contradicción la Contraloría presentó las actas de apertura de libros por lo tanto el hallazgo disciplinario se retira del informe definitivo. Bancos La Contraloría manejó sus dineros en la cuenta corriente del Banco de Occidente con saldo a 31 diciembre de 2010 de $14.409miles.

Tabla 2-2 Bancos Cifras en miles

Banco / Entidades Financieras

Cuenta No Destinación

de la Cuenta

Saldo Libro de Bancos

Saldo Extracto Bancario

Diferencia

BANCO DE OCCIDENTE 895-01021-3 VARIOS 14,409 93,680 79.271

Fuente: Conciliaciones Bancarias

Al verificar las conciliaciones bancarias, se pudo establecer que existen diferencias entre el libro de Bancos y el extracto bancario por valor de $79.271 miles correspondiente a cheques en tránsito girados durante el mes de diciembre por valor de $88.984miles, un embargo sin contabilizar por $9.853miles y un pago abono en cuenta pendiente por contabilizar por valor de $141miles. Propiedad, Planta y Equipo A 31 de diciembre de 2010 el saldo de la Propiedad, Planta y Equipo fue de $1.027.003miles, conformado principalmente por Edificaciones que representa el 63%, seguido de equipos de comunicación y computación, muebles, enseres y equipos de oficina y equipos de transporte, tracción y elevación con el 34% del total de la cuenta.


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De conformidad con el procedimiento que adopta la Entidad frente a las adquisiciones y bajas, se pudo establecer lo siguiente: Adquisiciones de Bienes La Contraloría, realizó adquisiciones por valor de $1.016.385miles, la más importante fue la de Edificaciones por $760.487miles. Presentó el inventario físico de los activos fijos, donde se evidenció el detalle individual de cada uno de los equipos y elementos entregados. En cuanto a las adquisiciones, la Entidad de manera física, entregó el kárdex donde consta el ingreso de escritorios, sillas, mesas para cómputo, sofás, escáner, cámaras de video, teléfonos equipos de cómputo e impresoras al almacén, de fecha 29 de diciembre.

Bajas de Bienes

Se reportaron bajas durante la vigencia 2010 por $20.534miles según Resolución N° 249 del 30 de septiembre de 2010 y donde se verificó el registro contable en libros de contabilidad a satisfacción, aunque se observó que al hacer el cruce de los códigos de éstos bienes con los que se presentaban en el inventario de almacén para verificar funcionarios responsables de los mismos, no aparecían en la citada Resolución. Esta observación se le comentó a la entidad y durante el proceso auditor emitieron la Resolución N° 101 del 16 de marzo de 2011 en donde registraron los respectivos códigos.

Tabla 2-3 Baja de Bienes Cifras en miles

Estado del Elemento

Número de Elementos Valor

Inservibles 254 20.534 Total 254 20.534 Fuente: Oficina de inventarios de la Contraloría departamental

Bienes Recibidos de Terceros Se suscribieron dos (2) contratos de comodato de uso permanente sin contraprestación con el Departamento de Sucre. El primero se hizo con los pisos tercero, cuarto y la oficina 501 del edificio de la Lotería la Sabanera, para el funcionamiento de las oficinas de la Contraloría y el segundo por una camioneta Hilux – 4X2 Diesel modelo 2009. Se verificó el registro contable en los estados contables, por los valores que aparecen en los respectivos contratos.


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Cargos Diferidos Se reflejó en la cuenta 19 Cargos Diferidos, subcuenta 1915 “Obras y mejoras en propiedad ajena”, el valor de $133.138miles, correspondiente a los arreglos locativos e instalación a todo costo de pisos y divisiones de aluminio realizado a los pisos tercero, cuarto y oficina 501 donde funcionan las oficinas de la Contraloría. Intangibles De acuerdo con las observaciones realizadas por la Auditoría General de la República en la vigencia 2009, la entidad dio alcance en el manejo contable de los intangibles y realizó los respectivos ajustes y reclasificaciones al respecto. En la vigencia 2010 la cuenta 197000 (Intangibles) no presenta saldo a 31 de diciembre de 2010. Pasivo El pasivo presentó un aumento del 92.58% con respecto a la vigencia anterior. El saldo a diciembre 31 de 2010 es de $122.087miles. La cuenta más representativa de éste rubro es “Salarios y Prestaciones Sociales” que representa el 57% del total de esta clase. Patrimonio El saldo de la cuenta de Patrimonio a 31 de diciembre de 2010 fue de $1.119.615 miles y está conformado así:

Tabla 2-4 Variación del Patrimonio Cifras en miles

DETALLE AÑO 2009 AÑO 2010 DIFERENCIA % VARIACIÒN Patrimonio 204.139 1.119.615 915.476 448.46%

Capital Fiscal 241.839 150.214 -91.625 -37.89%

Resultado Del Ejercicio (Déficit)

-17.842 155.623 137.781 772.23%

Patrimonio Publico

Incorporado 14.527 862.965 848.438

5.840,42%

Provisiones, Agotamiento,

Depreciaciones Y Amortizaciones

(Db)

-34.384 -49.187 14.803 43,05%

Fuente: Catálogo de cuentas vigencias 2009-2010


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Cuentas de Orden Deudoras y Acreedoras Reportó cuentas deudoras, en donde sobresalen: “Litigios y Demandas” por $569.530miles y se destaca las “Obligaciones Fiscales” en cuantía de $391.999miles que representa el 69% del total de la misma. “Responsabilidades” por $1.202.192miles representada por “En Proceso ante Autoridad Competente”. Reflejó cuentas acreedoras por $1.771.722miles, correspondientes a los “Litigios y Demandas” en donde sobresale “Otras Obligaciones por Litigios o Demandas” por $1.202.192miles que representa el 67.85% del total de esta clase.

Notas a los Estados Contables

Presentó las notas a los estados contables de acuerdo con el procedimiento establecido por la Contaduría General de la Nación, donde se establecen las notas de carácter específico y generales.

2.3.2 Informe de Control Interno Contable

El informe, se ajusta a los lineamientos establecidos en la Resolución No. 357 del 23 de julio del 2008 de la Contaduría General de la Nación, por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación. El Sistema de Control Interno Contable de la Contraloría Departamental de Sucre obtuvo una calificación satisfactoria con un puntaje de 3,4. Cumple con el objetivo de evaluar el grado de implementación y efectividad de los controles asociados a las actividades del proceso contable, expresando debilidades y fortalezas, avances obtenidos y recomendaciones sobre el proceso contable, determinados por la valoración cuantitativa del Sistema de Control Interno de la Entidad.

En razón de lo anterior y con relación al manejo de adquisiciones de bienes y/o servicios, reportes y registros contables, la Auditoría General de la República, considera que la entidad atendió a nivel contable y financiero las observaciones presentadas en la vigencia anterior (2009) y que presenta algunas debilidades en esta vigencia como son:


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• En libros de contabilidad, Mayor y Balances, aparece un registro de $6.819.000 en el código 480504(Intereses y Rendimientos de Deudores) y en el Balance General reportado en el SIREL aparece este valor registrado en el código 480590(Otros Ingresos Financieros), lo cual debe corregirse por tanto se deja para ser incluida en el plan de mejoramiento.

• La cuenta 085001(Gastos de Personal) por un valor de $12.735.000

registrado en el Mayor y Balances, no aparece este registro en el catálogo de cuentas reportado en el SIREL debido a que al registrar el código se hizo incompleto y esto no permitió arrastrar este saldo, ésta observación también deberá ser incluida en plan de mejoramiento.

• En el registro de la adquisición de escáner de alto rendimiento canon se

están desagregando los desembolsos necesarios para poder poner en funcionamiento estos equipos, los cuales hacen parte del costo. Se observó que estos desembolsos los están llevando al gasto directamente, razón por la cual esto afectaría el estado de resultados del periodo de la vigencia auditada. El hallazgo administrativo se retira del informe definitivo de acuerdo a lo expresado en el derecho de contradicción.

• Se solicitó a la funcionaria encargada del manejo contable el Acta de

Apertura de registro de los libros de contabilidad quien manifestó que no fue posible ubicarlo, en razón de lo anterior si el mencionado documento no aparece la Contraloría presuntamente estaría incumpliendo lo que establece el Régimen de Contabilidad Pública de la Contaduría General de la Nación. Libro I, Título II Numeral 9.2.3. Situación que se configura en hallazgo de tipo disciplinario. Situación desvirtuada en el derecho de contradicción como se dijo anteriormente, hallazgo disciplinario retirado del informe definitivo.

• Los bienes dados de baja no logran identificarse con el código o referencia establecida en el momento del ingreso al almacén y asignado al funcionario responsable de su manejo, lo que genera incertidumbre en el control de los bienes de propiedad de la entidad. Se recomienda generar reportes o relaciones de bienes dados de baja teniendo en cuenta el código o referencia con el que se le dio ingreso al almacén.


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2.4 PROCESO PRESUPUESTAL

2.4.1 Ejecución Presupuestal de Ingresos

El presupuesto de ingresos para el 2010, fue aprobado por Ordenanza No. 35 del 03 de diciembre de 2009 por $1.575.948.340 y liquidado según Resolución No. 001 del 04 enero de 2010, presenta adiciones por $78.728.038 según Resoluciones No. 118 del 4 de mayo de 2010 por $25.330.580 Y Resolución No. 180 del 21 de julio por $53.397.458 y reducciones según Resolución No. 118 del 4 de mayo de 2010 por $901.957 para un presupuesto definitivo de $1.653.774.421 y una ejecución del 96.13% equivalente a $1.589.856.632. Igualmente, presentó pagos por $1.578.853.976, las alertas del SIREL coinciden con lo reportado por la Entidad. Presenta la siguiente relación de pagos.

Tabla 2-5 Relación de Pagos

Cifras en Pesos

Descripción Vr Pagado Gobernación de Sucre Recibo de Caja N0. 04 por $ 120.504.029 Gobernación de Sucre Recibo de Caja No. 06 por

$ 120.504.029 Gobernación de Sucre Recibo de Caja No. 10 por

$ 120.504.029 Gobernación de Sucre Recibo de Caja No. 12 por $ 120.504.029 Encoazar Recibo de Caja No. 13 por

$ 384.984 Gobernación de Sucre Recibo de Caja No. 14 por



$ 128.132.237 Hospital Nuestra Señora las Mercedes Recibo de Caja No. 19 por $ 14.654.283 Encoazar Recibo de Caja No. 20 por

$ 337.976 Imder Sucre Recibo de Caja No. 21 por $ 1.914.932 Gobernación de Sucre Recibo de Caja No. 22 por $ 128.132.237 Universidad de Sucre Recibo de Caja No. 23 por $ 16.705.476 Universidad de Sucre Recibo de Caja No. 24 por $ 4.176.369

Universidad de Sucre Recibo de Caja No. 25 por $ 4.176.369 Gobernación de Sucre Recibo de Caja No. 26 por $ 128.132.237

Aguas de Sucre Recibo de Caja No. 27 por $ 6.417.828 ESE Primer Nivel de Betulia Recibo de Caja No. 28 por $ 1.786.512 Hospital Nuestra Señora las Mercedes Recibo de Caja No. 29 por $ 6.280.407


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Hospital de San Marcos Recibo de Caja No 11 por $ 5.307.190

Gobernación de Sucre Recibo de Caja No. 31 por $ 128.132.237 Encoazar Recibo de Caja No. 32 por $ 516.394

Universidad de Sucre Recibo de Caja No. 33 por $ 4.176.369

ESE Primer Nivel de Betulia Recibo de Caja No. 34 por $ 1.276.084 Hospital de San Marcos Recibo de Caja No 35 por $ 758.170

Imder Sucre Recibo de Caja No. 36 por $ 2.393.665

Gobernación de Sucre Recibo de Caja No. 37 por $ 128.132.237 Aguas de Sucre Recibo de Caja No. 38 por $ 2.139.270 Hospital Nuestra Señora las Mercedes Recibo de Caja No. 39 por $ 2.093.469 Hospital Nuestra Señora las Mercedes Recibo de Caja No. 40 por 2.093.461

Gobernación de Sucre Recibo de Caja No. 41 por $ 128.132.237

Universidad de Sucre recibo de Caja No. 42 por $ 8.352.738

Hospital de San Marcos Recibo de Caja No 43 por $ 3.032.683

Imder Sucre Recibo de Caja No.44 por $ 1.436.199 Total $ 1.589.856.632

Fuente: Papeles de trabajo

2.4.2 Ejecución Presupuestal de Gastos

El presupuesto de gastos aprobado fue de $1.653.774.421, reflejó ejecución del 100% del presupuesto definitivo. Presenta pagos por $1.578.853.976, de los compromisos adquiridos, corresponden a gastos de personal $1.155.574.153 el 69.87% del total del presupuesto y gastos generales $498.200.268 el 30.13%.

Las variaciones presupuestales respecto a la vigencia 2009 se observan en la tabla 2-6 así:

Tabla 2-6. Ejecución Presupuestal de Ingresos y Egresos Comparativo 2009-2010

Concepto 2009

(cifras en pesos)

2010 (cifras en pesos)

Variación %

Recaudos Recibidos del Departamento 1.383.778.314 1.499.445.798 8,36% Recaudos Cuotas de Fiscalización 123.471.240 90.410.834 -26,78% Total Ingresos 1.507.249.554 1.589.856.632 5,48% Menos Compromisos Gastos de Personal 1.110.809.897 1.155.574.153 4,03% Gastos Generales 399.804.698 498.200.268 24,61% Total Gastos 1.516.356.920 1.653.774.421 9,06% Situación Presupuestal (Superávit) -9.107.366 -63.917.789 Fuente: Papeles de trabajo


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Como se puede observar la variación de la vigencia 2010 respecto de la vigencia 2009 fue del 9.06%. En la vigencia 2010 la Contraloría no reintegró dineros al tesoro municipal. El déficit presupuestal se corrige con el recaudo de las cuentas por cobrar de la siguiente vigencia.

La gestión en materia de ingresos, egresos, pagos y compromisos es buena para la vigencia, considerando que los resultados arrojados corresponden al 100% de gestión en egresos y del 96.13% en ingresos.

2.4.3 Modificaciones al Presupuesto

El formato F08 registra créditos y contracréditos por valor de $183.882.193 y adiciones por $78.728.038 y reducciones por $901.957, sin alterar el monto del presupuesto aprobado, las modificaciones cuentan con sus respectivos actos administrativos autorizados por el Representante Legal y la certificación del profesional universitario de presupuesto que existe disponibilidad presupuestal para los respectivos traslados, las cifras coinciden con el cruce de cuentas realizadas por las alertas del SIREL.

Tabla 2-7 Modificaciones al Presupuesto

Cifras en pesos

Resolución Créditos Contracréditos Motivación

Res No. 147 del 02-06-2010 41,493,158 41,493,158

Fortalecer rubro presupuestal deprima de servicios

Res No.292 del 02-11-2010 80,654,841 80.654.841

Fortalecer rubros presupuestales de prima de vacaciones, indemnización por vacaciones, materiales y suministros, compra de equipo, gastos bancarios y bienestar social

Res No.330 del 01-12-2010 61.734.194 61.734.194

Fortalecer rubros presupuestales de prima de vacaciones, auxilio de transporte, FNA, fondos de pensiones, empresas promotoras de salud, materiales y suministros, compra de equipo y capacitación


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Total 183.882.193 183.882.193

Fuente: Resoluciones de la entidad

2.4.4 Ejecución del PAC

El PAC de la vigencia 2010 se constituye mediante Resolución No. 005 de enero 4 de 2010 por $1.575.948.340, las resoluciones de modificaciones, adiciones y reducciones al presupuesto tienen en cuenta los ajustes para el PAC certificadas por el profesional universitario sin afectar el monto total del presupuesto.

2.4.5 Reservas Presupuestales

Durante la vigencia evaluada la Entidad no constituyó reservas presupuestales.

2.4.6 Cuentas por Pagar

Constituyen cuentas por pagar por $12.734.602 según Resolución No. 006 del 4 de enero de 2010 las cuales afectaron el rubro de fondos de cesantías y canceladas con CDP 443 y RP 442 del 15 de febrero de 2010. Para la vigencia 2010 constituyeron cuentas por pagar por $74.920.445 según Resolución No. 005 del 3 de enero de 2011, cuentas que deben ser pagadas durante la vigencia 2011.

2.4.7 Proyectos de Inversión

Durante la vigencia evaluada la Entidad no presentó proyectos de inversión.

2.4.8 Austeridad en el Gasto Público

Mediante la Resolución No. 006 del 4 de enero de 2010 se expiden algunas medidas de austeridad y eficiencia y se somete a condiciones especiales la asunción de compromisos por parte de la Contraloría, la resolución reglamenta impresos y publicaciones, asignación y uso de vehículos oficiales, teléfonos fijos y celulares consumo de $170.000, asignación de vehículos y disposiciones varias.

Confrontando con la ejecución de gastos de los meses de enero, febrero, abril, junio, agosto, y diciembre se pudo evidenciar que no se presentan gastos suntuosos, que aplican la reglamentación en cuanto al uso de vehículos, telefonía celular y fijos, impresos y publicaciones y disposiciones varias, sin embargo, se hace un llamado a generar medidas de austeridad en el consumo de papel.

En conclusión, presentó Buena gestión, por cuanto la Contraloría cumple con el estatuto orgánico del presupuesto, expiden los CDP, RP y los actos administrativos que modifican el presupuesto certificados por el profesional universitario jefe de presupuesto, realizan los descuentos de ley, se presenta


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oportunidad en los pagos. Cumple con las normas de austeridad en el gasto las cuales se encuentran reglamentadas mediante la Resolución No. 006 de 2010, sin embargo, se hace un llamado a generar medidas de austeridad en el consumo de papel.

2.5 PROCESO CONTRATACIÓN ESTATAL

2.5.1 Generalidades

Durante la vigencia 2010 la Contraloría Departamental de Sucre suscribió un total de 35 contratos. La Entidad en la vigencia evaluada ejecutó un presupuesto de gastos de $1.575.948.340. La contratación realizada en la vigencia ascendió a $434.876.281 que representa el 28% del presupuesto asignado.

La contratación realizada en la vigencia 2010 fue de menor y mínima cuantía y se ejecutó a través de contratos de compra, suministro, seguros, obra y/o prestación de servicios, celebrados mediante contratación directa y selección abreviada, según lo reportado en el Formato 13- Contratación.

En el siguiente cuadro se muestra la clasificación de los contratos así:

Tabla 2-8 Clasificación de los Contratos Cifras en pesos Clase de Contrato Cantidad % Cuantía %

C1: Prestación de servicios diferentes a C11 y C12 10 29 80.970.000 19

C4: Obra pública 2 6 97.747.306 22 C5 : Compra venta y/o suministro

13 37 162.259.410 37

C9: Seguros 2 6 3.574.565 1 C11: Prestación de Servicios Personales Profesionales Área Misional

1 3 13.200.000 3

C12: Prestación de Servicios Personales Profesionales Área Administrativa

7 20 77.125.000 18

Total 35 100 434.876.281 100

Fuente: datos formato F13 SIREL 2010

Podemos observar que los contratos de compra venta y/o suministro corresponden al 37% del valor total de la contratación y los de prestación de servicios corresponden al 29 % de la totalidad y al 19% del valor total de la contratación.


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Igualmente, se suscribió un (1) contrato de prestación de servicios personales profesionales área misional y siete (7) contratos de prestación de servicios personales profesionales área administrativa, que corresponden al 20% de la totalidad y al 18% del valor total de la contratación.

A raíz de las diferencias de la interpretación normativa el Consejo de Estado en concepto del 19 de agosto de 2010, señaló: “(…) las Contralorías Departamentales cuentan con la autorización del artículo 272, inciso sexto, de la Constitución Política, para contratar el ejercicio de la función fiscal con empresas privadas nacionales, dando aplicación a la ley 42 de 1993. También tienen la opción de crear los empleos requeridos, siempre que las normas sobre control del gasto a las que estos organismos de control están sujetos, lo permitan”.

De acuerdo con lo anterior queda claro que las entidades no están habilitadas para utilizar la contratación por prestación de servicios con el ánimo de suplir en forma permanente las deficiencias de personal que presenta la planta de cargos y que existen otras alternativas a las que las entidades de control pueden acudir.

Por otra parte, en la vigencia 2010 existió una (1) adición al contrato 24 de 2010 por valor de $31.286.250, sin superar el porcentaje establecido por la normatividad legal vigente y registrando el cumplimiento de los requisitos legales, en cuanto a la disponibilidad presupuestal y el registro presupuestal de la adición al contrato. Sin embargo, la adición fue reportada en la cuenta como un contrato sin que la entidad hiciera uso de la columna que contiene el SIREL para estos eventos.

El plan de compras incluye los bienes y servicios adquiridos por la Entidad durante la vigencia 2010 y se registró en el SICE de acuerdo con lo establecido en el artículo 1 del Acuerdo 004 de 2005. La menor cuantía para la Contraloría Departamental de Sucre es de CATORCE MILLONES CUATROSCIENTOS VEINTE MIL PESOS M/CTE ($14.420.000) de conformidad con lo establecido en el artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 46 del Decreto Reglamentario 2472 de 2008. Los contratistas allegan los comprobantes de pago de aportes en salud, pensiones y riesgos profesionales y/o la certificación del pago de aportes parafiscales en el caso de las personas jurídicas, en cumplimiento de las disposiciones al respecto. 2.5.2. Muestra auditada


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Se revisó una muestra de 18 contratos la cual corresponde al 47% del total de contratos suscritos por la Entidad en la vigencia 2010. De los cuales 10 fueron de prestación de servicios, 6 de compraventa y suministro, 1 de adecuación y mantenimiento y 1 de suministro y papelería, obedeciendo a los criterios de cuantía y modalidad de contratación.

Tabla No. 2.9 Muestra auditada

Muestra Muestra

Contratos Valor

contratos No.

Contratos $ # %

Muestra $ %

Muestra # Contratación Directa 157.855 16 100.830 10 41% 41% Selección Abreviada 277.021 19 148.111 6 59% 59%

Totales 434.876 35 248.941 16 100% 100% Fuente: Contratos auditados En la ejecución de los contratos se evidenció que la Contraloría expidió los respectivos certificados de disponibilidad presupuestal y registros presupuestales los cuales cubrieron las obligaciones contractuales que contrajo la entidad, de igual forma en los eventos que se requerían garantías se allegaron conforme a la ley. En los contratos revisados se observó el cumplimiento del objeto contractual y de los fines para los cuales fueron celebrados. No obstante, se presentaron las siguientes irregularidades las cuales serán tratadas dentro de cada etapa del proceso así: 3.5.3. Etapa precontractual Deficiencias en los estudios previos En los contratos 03, 21, 22, 24, 27,28, 29 y 30 2010 que se realizaron a través de la modalidad de selección abreviada, los estudios de mercado para establecer el presupuesto oficial no se encontraron en las carpetas contractuales. En la contradicción la entidad allega los estudios y manifiesta que fueron realizados por otra área, por lo cual no reposaban en cada carpeta, en razón de ello y con el fin de que la documentación de cada una de las etapas del proceso de contratación se hallen en una sola parte, la entidad debe presentar acciones correctivas en el plan de mejoramiento que subsanen dicha deficiencia. Con el fin de ilustrar el tema de estudios de mercado la Procuraduría General de la Nación diseño una cartilla, la cual fue publicada en abril de 2010, que contiene recomendaciones para la elaboración de los estudios previos (páginas


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40 a la 47) ante lo cual permitimos transcribir lo siguiente para que la entidad lo tenga en cuenta al momento de realizar los mencionados estudios: :

(…) El estudio de precios de mercado, que se lleva a cabo una vez elaborado el estudio técnico, permite establecer el presupuesto oficial de la contratación. Comprende la realización de un análisis de los diferentes precios de los bienes o servicios a contratar que se registran en el mercado, que pueden ser consultados a través de mecanismos como: a. Solicitud de cotizaciones. b. Consulta de bases de datos especializadas. c. Análisis de consumos y precios históricos. Asimismo, involucra el análisis de las variables consideradas para calcular el presupuesto oficial o precio del contrato. Para la elaboración del estudio de precios de mercado se efectúan las siguientes recomendaciones: a. Cuando se emplee la modalidad de solicitud de cotizaciones, las mismas se deben requerir remitiendo a los interesados toda la información básica del contrato a suscribir, con el fin de que proyecten el valor del servicio o del bien correspondiente. Por lo expuesto, se deberán señalar en la comunicación respectiva los gastos que deberá asumir el contratista (constitución de garantía única, impuestos, transporte, publicación, etc.) y la forma de pago prevista para el futuro contrato, toda vez que esta información incide directamente en el precio ofrecido. Las cotizaciones se deberán solicitar a interesados que tengan condiciones de producción (capacidad económica, financiera, técnica y de experiencia) similares, con el fin de que realmente se obtenga un precio de mercado. Para ilustrar esta afirmación basta con verificar los precios que sobre un bien de la canasta familiar puede ofrecer un tendero de barrio, un mayorista o un supermercado. Asimismo, se debe verificar la ocurrencia de circunstancias que distorsionan los precios del mercado, como ofertas especiales de almacenes de cadena, fenómenos de escasez o abundancia del producto, etc. b. Cuando por las condiciones del mercado del bien o servicio a contratar se requiera la revisión de bases de datos, el responsable deberá dejar constancia de las consultas realizadas y de los precios que soportan su estudio. Las bases de datos consultadas deben ser especializadas y representativas en el mercado del bien o servicio a contratar. c. Para emplear el mecanismo de análisis de precios históricos se debe verificar la variación de los mismos derivados del índice de precios al consumidor en cada año, examinando si se han presentado fenómenos económicos que hayan implicado fluctuaciones importantes en el comercio del bien o servicio. Las características del bien o servicio deben ser las mismas entre una contratación y otra (…)”


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Por otro lado en los estudios de conveniencia y oportunidad realizados por la Contraloría para los contratos de prestación de servicios números 02, 06, 08, 10, 12 y 12A de 2010 no se definió el perfil, ni la experiencia del futuro contratista con lo cual presuntamente se quebrantó el principio de selección objetiva situación que podría conllevar a una connotación disciplinaria. De otra parte, si bien los indicados estudios realizados por la Entidad hacen mención al análisis económico del valor del contrato, éstos no cumplen con lo establecido en el numeral 4 del artículo 3 del Decreto 2474 de 2008 toda vez que no se indicaron las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de posibles costos asociados al mismo. Lo anterior presuntamente tiene una connotación de carácter disciplinario. De igual forma la contraloría en los estudios previos hace mención a la certificación de idoneidad y experiencia de que trata el artículo 82 del Decreto 2474 de 2008, manifestando que “el futuro contratista deberá aportar su hoja de vida en la que acredite su idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia”, en trabajo de campo se corroboró que dicha certificación no se está realizando. En la contradicción la entidad allegó las mencionadas certificaciones aduciendo que las mismas reposaban en otra área de la entidad, lo que debe también ser incluido en plan de mejoramiento toda vez que como ya se mencionó toda la información contractual debe reposar en una sola carpeta.

2.5.4. Etapa contractual Respecto de esta etapa se evidenció lo siguiente: Contrato de prestación de servicios 08 de 2010 Tuvo como objeto “Prestación de servicios profesionales como arquitecto para apoyar la

misión auditora de la Contraloría General del Departamento de Sucre” se firmó el 29 de enero de 2010, por valor de $13.200.000 y un plazo de 11 meses. Al verificar los informes de actividades realizadas por el contratista se encontró que el mismo realizó la entrega de dichos informes de manera puntual, sin embargo, al solicitar los soportes de los apoyos efectuados se presentaron los correspondientes a los meses de febrero, marzo, octubre, noviembre y diciembre de 2010. Ante lo no evidencia de más actuaciones que soportaran los


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informes de actividades presentados del contratista y los respectivos pagos de cada mes, se procedió a solicitar más información al respecto obteniendo como respuesta la no existencia de más documentación. Por lo anterior, y toda vez que no soportaron los pagos de los meses abril, mayo, junio, julio, agosto y septiembre, presuntamente se presenta un detrimento al estado por valor de SIETE MILLONES DOSCIENTOS MIL PESOS ($7.200.000), de acuerdo a lo consagrado en el artículo 3 de la Ley 610 de 2000. Contrato de prestación de servicios 6 de 2010

El contrato se suscribió el 29 de enero de 2010 con un plazo de once (11) meses y tuvo por objeto “Prestación de servicios para la entrega de material de correspondencia externa de la Contraloría General del Departamento de Sucre” En los estudios previos realizados para esta contratación no se solicita la experiencia e idoneidad del futuro contratista; tampoco se observan en la documentación allegada por el contratista. Si bien el monto de la contratación permite que se realice por la modalidad de contratación directa, esto no exime a la entidad para que honre los principios de transparencia y de selección objetiva establecidos en la Constitución Política, en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 2474 de 2008. En la documentación tampoco obra propuesta presentada por el contratista que permita a la administración determinar su favorabilidad para la entidad. De otra parte y en el entendido que en dicha ciudad operan empresas especializadas en la entrega de correspondencia externa, la Contraloría debió convocarlas máxime si dentro de la documentación no obra evidencia de la experiencia del contratista para el desarrollo del objeto contratado. Sobre este aspecto, encontramos que el Decreto 2474 de 2008, en su artículo 2 establece las modalidades de selección, indicando que las mismas son: Licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa. Renglón seguido en su parágrafo dispone: “para la selección de los contratistas se aplicarán los principios de economía, transparencia y responsabilidad contenidos en la Ley 80 de 1993 y los postulados que rigen la función administrativa.” (negrilla fuera de texto. Es decir, para cualquier modalidad de selección resultan plenamente aplicables los principios de la contratación administrativa, independiente de la causal que se utilice.


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Así, el incumplimiento de deberes de imperativo cumplimiento por parte de la administración pública, que revistan el carácter de esenciales, no resultan saneables por ratificación, conforme a lo dispuesto en el artículo 49 de la Ley 80 de 1993 que señala: “Ante la ocurrencia de vicios que no constituyan causales de nulidad y cuando las necesidades de la administración lo exijan o las reglas de la buena administración lo aconsejen, el jefe o representante legal de la entidad, en acto motivado, podrá sanear el correspondiente vicio.” En el caso concreto no es posible que la ausencia total de experiencia sea corregida con posterioridad a la celebración del contrato, como quiera que este requisito debiera haberse cumplido en la etapa precontractual y ser exigido desde los estudios previos que dieron origen a la contratación. Ya celebrado el contrato, la experiencia posteriormente adquirida y acreditada, no puede subsanar el vicio en que la administración incurrió, máxime si se tiene en cuenta que el mismo decreto 2474 en su artículo 10, inciso 5 señala: “En ningún caso la entidad podrá señalar taxativamente los requisitos o documentos subsanables o no subsanables en el pliego de condiciones, ni permitir que se subsane la falta de capacidad para presentar la oferta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso”. (negrilla fuera de texto). Con el anterior actuar el ente de control presuntamente incumplió las mencionadas normas encontrándose inmerso en una falta de carácter disciplinario. Contrato de prestación de servicios 12A

Se suscribe el 29 de enero de 2010, por un plazo de once (11) meses y tuvo como objeto el siguiente: “Prestación de servicios profesionales como abogado para las diferentes áreas de la Contraloría General del Departamento de Sucre”.

Se revisó el informe de actividades de la contratista encontrando que presentó las mismas actividades para todos los pagos. Esta acción debe ser corregida por la entidad, razón por la cual debe ser incluida en el plan de mejoramiento. Contrato de suministro 03 de 2010

El contrato se suscribió el 13 de agosto de 2010 por un periodo de un (1) mes y tuvo como objeto “Suministro de papelería útiles de oficina e insumos para equipos de cómputo con destino a las distintas dependencias de la Contraloría General del


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Departamento de Sucre”. El acta de inicio del contrato es del 17 de agosto de 2010. Respecto de este contrato como ya se mencionó en la parte precontractual, no contó con un estudio de mercado previo que permitiera fundamentar el presupuesto oficial para la futura contratación. Al realizar un análisis del valor de este contrato y de los elementos que se adquirieron a través del mismo, se observó que el valor del contrato incrementó en un 142% y llama especialmente la atención la compra de mil (1000) resmas de papel tamaño carta y seiscientas (600) resmas de papel tamaño oficio para un total de mil seiscientas (1600) lo que representa un incremento del 590% y del 243% respectivamente con relación a la vigencia 2009. Al indagar por este asunto, la entidad manifiesta que se debió al incremento de auditorías realizadas en la vigencia 2009. En este sentido se hace necesario aclarar que la fecha en que se adquirió la papelería fue el 16 de agosto de 2010, es decir, que no se pueden tener en cuenta todas las auditorías realizadas durante la vigencia 2009, además al realizar inventario físico para verificar la existencia de resmas en el almacén únicamente habían 42 y el contrato se suscribió hace seis (6) meses solamente. Por lo anterior, se hace un llamado para que la Contraloría incluya dentro de sus políticas de austeridad lineamientos que permitan la disminución del consumo de papel, situación que deberá incluirse en el plan de mejoramiento. Con relación a la supervisión de los contratos, la misma queda establecida dentro de la minuta del contrato, pero no se evidenció documento con el cual se le informe al funcionario que va a ejercer dicha función, así como tampoco se observó un procedimiento que establezca los parámetros para ejercer esta actividad, razón por la cual esta circunstancia debe ser incluida en el plan de mejoramiento. Las certificaciones expedidas por los supervisores deben llevar fecha en la cual se recibe a satisfacción el bien o servicio, toda vez que se encontró que en las correspondientes al mes de diciembre de los contratos 27, 28,29 y 30 de 2010 no se les incluyó fecha de recibo, lo cual no permite establecer si el objeto contractual se cumplió dentro del plazo de ejecución, situación que deberá hacer parte del plan de mejoramiento. 2.5.5. Etapa post-contractual


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La liquidación de los contratos se realiza dentro del término de 4 meses establecido en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007. En conclusión este proceso se considera Deficiente, por cuanto presenta irregularidades como en el caso de los estudios previos que dan origen a dos (2) presuntos hallazgos disciplinario, un presunto hallazgo fiscal originado en el contrato 08 de 2010 y varios hallazgos de carácter administrativo como son: informes de contratistas con las mismas actividades, la austeridad en el uso de papel por parte de la contraloría y deficiencias en la expedición de las certificaciones expedidas por los supervisores para el recibo de los bienes o servicios contratados.

2.6 PROCESO TALENTO HUMANO

En la vigencia 2010 la Contraloría Departamental de Sucre elaboró planes de: Bienestar Social, Capacitación, Inducción, Salud Ocupacional, Plan de Compra los cuales ejecutó conforme a cada programación. Cumplió con procesos de: evaluación de desempeño, inducción y reinducción de igual forma el reconocimiento y pago de salarios y prestaciones sociales se hizo dentro del marco legal.

Tabla 2.10 Distribución de Planta de Cargos

PLANTA DE CARGOS AREAS

NIVEL APROB. OCUPADA MISIONAL ADMINISTRATIVA.

Asistencial 7 7 19,4% 3 12% 4 36%

Profesional 20 20 55,6% 17 68% 3 27%

Directivo 2 2 5,6% 0 0% 2 18%

Técnico 5 5 13,9% 5 20% 0 0%

Asesor 3 2 5,6% 0 0% 2 18%

TOTAL 37 36 100,0% 25 100% 11 100% Fuente: Información reportada en Formatos F7 y F14

De lo anterior, se evidencia, según el formato F14 que el porcentaje de profesionalización de la planta ocupada es del 86%, el 14% restante corresponde a personal de nivel técnico.

Control a la legalidad Cumple las normas legales relacionadas con la vinculación laboral, el pago de salarios y prestaciones sociales, la liquidación y giro oportuno de los aportes parafiscales y el traslado a los fondos administradores de las cesantías.


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La Entidad a través de la Resolución No. 429 del 22 de diciembre de 2010, adecuó la estructura de cargos de la planta, de conformidad con los Decretos 2539 y 785 de 2005, en relación con la denominación de los cargos en el manual de funciones y requisitos. La planta de personal ocupada en el 2010 es de 36 cargos, uno menos que la autorizada.

Se reporta en el formato F14 la causación y pago de cesantías, de los cuales 35 pertenecen al régimen de cesantías actual (Ley 344 de 1996) y 2 al régimen retroactivo.

A través de pruebas sustantivas, se verificó la liquidación de cesantías de la totalidad de los funcionarios, los cuales se encuentran vinculados a los fondos privados y al Fondo Nacional del Ahorro, evidenciándose correcta liquidación y pago oportuno, causadas y pagadas en el mes de diciembre; la nómina, prestaciones sociales, prima de navidad, vacaciones, prima de vacaciones, auxilio de transporte y de alimentación y los descuentos de ley, los cuales son girados oportunamente a los diferentes beneficiarios, los actos administrativos por pago de indemnización de vacaciones se encuentra debidamente motivados.

Con relación a la prima de servicios se tiene lo siguiente: El Contralor Departamental mediante Resolución No. 161 del 23 de junio de 2010 reconoció una prima de servicios a los funcionarios de la Contraloría, para el período comprendido entre el 01 de julio de 2007 hasta el 30 de junio de 2010, la cual asciende a la suma de $64.322.685. Vale la pena resaltar que en trabajo de campo se realizó la consulta al funcionario encargado, sobre la existencia de una ordenanza que creara dicha prima sin que se obtuviera respuesta, luego la misma fue remitida vía correo electrónico. Retomando el tema del pago de la prima, si existía una Ordenanza la cual había sido expedida desde el año 1985 y por ende el derecho estaba adquirido desde entonces, porque la entidad paga dicha erogación de manera retroactiva?1. Los viáticos se reconocen y pagan conforme a la escala de viáticos de la Contraloría General del Departamento de Sucre, Resolución N° 017 del 17 de enero de 2008. Régimen Salarial Aplicado. La Contraloría se acoge a lo señalado en el Decreto Nacional No. 626 de marzo de 2007, en lo referente al ajuste salarial y tope máximo de la asignación del salario del Contralor.

1 Por favor responder esta observación cuando se ejerza el derecho de contradicción


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Programas de Capacitación. Se capacitó a los funcionarios del área misional y administrativa, teniendo en cuenta las necesidades de éstos entre algunos programas los siguientes: Técnicas de Archivo y Administración de TRD-TV, Actualización en Administración Pública, Gestión y Legislación Ambiental, Foro Contratación Visible, encuentro de tesoreros, pagadores y jefes de Presupuesto, y otros.

Se realizó inducción a siete (7) funcionarios que ingresaron a la entidad en la vigencia 2010, de conformidad con el artículo 7 del Decreto ley 1567 de 1998 relacionado con el sistema Nacional de Capacitación.

Programa de Salud Ocupacional. Estos tienen como objetivo general el mejoramiento de las condiciones laborales de los funcionarios, el programa de salud ocupacional se desarrolló a través de la correspondiente administradora de riesgos profesionales los cuales no reportaron ningún costo y además se realizó una jornada de salud ocupacional con la colaboración de las diferentes EPS a la cual están afiliados los empleados.

Bienestar Social. De acuerdo al Plan de Bienestar Social presentado por el Área de Gestión Administrativa Integral, y para lograr beneficios a los empleados de esta Contraloría, se desarrollaron varias actividades en busca de un mejor clima laboral tales como: -Conmemoraciones de fechas especiales: día del niño, de la mujer, la secretaria, etc. –Agasajo en los cumpleaños de todos los funcionarios con integración del día de amor y amistad y cena navideña. –Participación en un campeonato organizado por la Gobernación de Sucre de dos (2) equipos de la entidad, uno masculino y otro femenino.

En conclusión, la gestión adelantada en el área de talento humano es buena, por cuanto las liquidaciones de nómina, prestaciones sociales, descuentos y aportes parafiscales se ajusta a las normas legales vigentes, las actividades de capacitación y bienestar social se encuentran soportados por programas, los cuales reportan evaluación, seguimiento y asistencia de los funcionarios.

2.7 PROCESO CONTROVERSIAS JUDICIALES

En el formato F23 reportó 29 demandas por $93.748.076, el 97% por acción de nulidad y restablecimiento del derecho-laboral y el 3% por acción de tutela.

Tabla No. 2.11 Gestión de la entidad frente a las Controversías

Tramite Cantidad Valor Contestación 8 $ 8.000.000 Pruebas 6 $ 18.248.904 Alegatos 3 $ 9.134.462 Apelación 10 $ 20.246.086


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Sentencia 6 $ 22.462.036 Archivo 3 $ 15.656.588

Fuente: rendición de la cuenta SIREL Registró demanda de acción de repetición por $83.782.562, instaurada el 25/06/2007 y se constituyó en parte civil en 14 procesos penales, cuya estimación monetaria del impacto es $3.024.764.504.

La Entidad contrató los servicios de un abogado para que adelantara las actuaciones correspondientes el cual estuvo atento del trámite de estos procesos de acuerdo a lo evidenciado en trabajo de campo.

En los procesos de controversias judiciales se observó la diligencia de la Entidad por hacer uso de sus derechos a la contradicción y a la debida defensa, además de proteger el patrimonio del Estado. Dentro de la muestra auditada no se evidenció el vencimiento de términos para la contraloría en ninguno de los procesos y avanzan a ritmo de las decisiones de los tribunales, en la Dirección reposa toda la información concerniente a los términos y actuaciones. En conclusión el proceso es Bueno, ya que no presenta inconsistencias y cumple diligentemente con su finalidad.

2.8 PROCESO DESARROLLO TECNOLÓGICO.

La Entidad cuenta con plan estratégico de sistemas de información PESI 2010, el cual presenta tres objetivos específicos, siendo estos los siguientes: “Recopilar la información más relevante de la Contraloría. Clasificar y procesar la información del primer objetivo. E interpretar y resumir cantidades de datos del segundo objetivo que permitirán identificar puntos críticos de la Contraloría”. Igualmente, reporta dos proyectos definidos: Sistema Apolo Red y Hosting de la página Web.

El plan estratégico PESI, reporta tres estrategias a desarrollar, para el cumplimiento de sus objetivos y proyectos:

1. Cumplimiento de los propósitos misionales de la Entidad. 2. Optimizar los procesos administrativos y de control de la Entidad. 3. Garantizar la continuidad operativa de la Entidad. Los dos proyectos formulados en el PESI, se cumplieron y se están ejecutando, es de anotar que la Entidad está en proceso de mejorar el proyecto relacionado con el sistema Apolo-Ultra versión Web, ya que se realizó la actualización del mismo y los resultados se verán reflejado en la vigencia 2011.


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En el PESI se encuentra incluido el Plan de Contingencia, el que reporta las actividades a realizar en caso de: Caída o Falla técnica en las redes LAN, caídas en el canal de comunicaciones de red WAN, reporta además el plan de contingencia con Backup, el sistema de información Apolo y de Archivo.

El PESI y plan de contingencia responde a los requerimientos teniendo en cuenta la infraestructura y necesidades de la Entidad.

El resultado de la evaluación al área de gestión administrativa integral, no arrojó observaciones y concluye que cumple con las metas propuestas en el plan de acción, para el logro de sus objetivos, lo cual, al confrontarlo con lo observado en el proceso se determina que el área gestión de la informática, aplica y tiene en cuenta las recomendaciones que realiza control interno.

El área gestión de la informática, cuenta con manual de procedimientos, con inventario a 31 de diciembre de 2010, de sistemas informático (hardware y software), en el que se evidencia la existencia de 50 equipos de cómputo, de los cuales, para el cumplimiento de las labores del área misional, disponen de 28 equipos. Los equipos cuentan con licencias de sistema operativo y de herramientas ofimáticas.

Los procesos sistematizados con que cuenta la Entidad son: Gestión Humana, Informática, Gestión de la Infraestructura, Adquisición de Bienes y/o Servicios, Gestión Documental, Contabilidad, Tesorería y Presupuesto.

En la Contraloría, no se cuenta con un sistema de quejas y denuncias, pero en la página Web, existe un link donde puede la ciudadanía registrar las quejas. No se ha implementado un sistema para el manejo del proceso de responsabilidad fiscal, coactiva y sancionatorios. Con lo que si se cuenta es con un aplicativo para el manejo financiero y presupuestal, siendo este el Apolo-Ultra, versión Web.

Se tiene la página Web, y se está en proceso de emigrar a los sitios gubernamentales “Gobierno en línea”, para dicho proceso se envió solicitud al correo soporteccc@gobiernoenlinea,gov.co y a la mesa de ayuda de gobierno en línea.

La responsabilidad de los equipos está a cargo de cada uno de los funcionarios, quienes se comprometen en el acta de entrega a la conservación y buen uso del bien. Los equipos son administrados adecuadamente por los funcionarios a los que se les tiene inventariado, dicho inventario se realiza al ingreso del funcionario a la entidad, donde se le carga el equipo y los recursos tecnológicos que requiera, Igualmente, son utilizados para lo designado en cumplimiento de los lineamientos establecidos en el PESI y en el plan de contingencia que se tiene.


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Dentro del manual de procedimientos en Gestión de la Informática se encuentra estipulado los pasos a seguir en cuanto al mantenimiento y prevención de los equipos, aunado a esto el área administrativa integral debe prestar el apoyo necesario para el desempeño de las funciones de cada área mientras se hacen los mantenimientos respectivos.

Para la protección y salvaguardar la información, en la Entidad se realiza Backup, por áreas, de la siguiente manera:

- El área de Tesorería, Presupuesto y Contabilidad, lo realizan semanalmente, el área Administrativa realiza backup quincenalmente.

- El área de Control Fiscal y Auditorías realizan backup semanal y/o quincenalmente.

- El área de Operativa de Responsabilidad Fiscal Jurisdicción Coactiva, realiza backup quincenalmente.

- El área de Archivo y Correspondencia los realiza semanalmente. - El área de Subcontraloría realiza backup quincenalmente.

Las copias de seguridad o backup, son almacenadas y guardadas en CD, etiquetados, los cuales se encuentran en los archivos de cada área de la entidad, existe el procedimiento escrito de esta función en el manual de procedimientos.

Igualmente, la Contraloría cuenta con un circuito cerrado de cámaras de seguridad, que es utilizado entre otros para salvaguardar los equipos y la información almacenada, contra daños o perdidas.

Existen un convenio celebrado entre la AGR y la Contraloría General del Departamento de Sucre, cumple con los parámetros estipulados en el citado convenio. Existen siete (7) equipos de cómputos entregados por la AGR a través del convenio Nro. CE-01-AGR-CDSUC, los cuales se están utilizando acorde con lo estipulado en el convenio y se encuentran cobijados por la Póliza Nro. 1001015, “Todo Riesgo”.

Cuenta con la página Web www.contraloriadesucre.gov.co, por la que los clientes internos y externos visualizan la información concerniente a la Contraloría, así como, información relacionada con el control fiscal, participación ciudadana, noticias, información institucional, entre otros. Es de anotar, que los funcionarios tienen asignado una cuenta de correo electrónico institucional.

En conclusión, la Entidad cuenta con manual de procesos y procedimientos en donde esta involucrado el manual para el área de Gestión de la Informática, el PESI responde a las necesidades y requerimientos de cada una de las áreas de la Entidad, además, describe dos (2) programas y/o proyectos definidos los cuales se cumplieron y se están ejecutando, contribuyendo con el cumplimiento de la misión y objetivos de la Entidad, los recursos tecnológicos son


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administrados adecuadamente cuentan con página Web, realizan backup para la protección de la información, cuentan con aplicativo para el proceso financiero y presupuestal, los equipos de cómputos en su totalidad se encuentran amparados por póliza. Por lo tanto la gestión en el área de informática es Buena.

2.9 PROCESO PARTICIPACIÓN CIUDADANA

Promoción y Divulgación.

La Entidad Cuenta con una guía o cartilla para el estimulo y divulgación a la participación ciudadana, denominada “Contraloría General del Departamento de Sucre – Control Fiscal Participativo… la oportunidad de la comunidad”, en la cual se observa la visión, misión objetivos y políticas de la Entidad, en ella se describe además los actos frecuentes de corrupción, veedurías ciudadanas, control fiscal, control fiscal participativo, entre otros.

Como resultado de la gestión realizada en la vigencia 2010, se desarrollaron las siguientes actividades de capacitación, promoción y formación:

- Capacitación en procedimiento para la elaboración de la rendición de cuentas según Resolución No. 826 de 2001, contratación estatal, participación ciudadana y presupuesto, con la participación de 117 ciudadanos.

- Capacitación en participación ciudadana, contratación, presupuesto, control interno, hallazgos, en la que participaron 43 ciudadanos.

- Capacitación en presupuesto publico, participaron 81 ciudadanos.

- Capacitación en presupuesto, contratación, control interno, rendición de cuentas, en la que participaron 35 ciudadanos.

- Capacitación procesos de responsabilidad fiscal y hallazgos, la cual contó con la participación de 25 ciudadanos.

- un foro en contratación visible, realizado el 7 de mayo de 2010, con la participación de 194 ciudadanos.

- un Conversatorio en régimen subsidiado, realizado el 1 de julio de 2010, con la participación de 25 ciudadanos.

Las carpetas de dichos eventos presenta la invitación realizada, registro fotográfico, listado de asistentes y encuestas.

El instrumento utilizado para la medición del grado de satisfacción y resultados de las actividades realizadas son las encuestas, evidenciando que se realizaron 141 encuestas.


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En la vigencia 2010, no se realizó audiencia de rendición de cuentas, no obstante, el día 18 de marzo de 2011, se realizó la audiencia de rendición de cuentas del segundo semestre de 2009 y toda la vigencia 2010.

La Entidad cuenta con pagina Web, www.contraloriasucre.gov.co., en la que publicaron, para la vigencia auditada, solo los informes definitivos de las 296 auditorías realizadas a sus sujetos de control, es de anotar que debido a la capacidad de alojamiento en la página Web, se hace necesario depurar los informes, es decir en unos casos eliminar los más antiguos de la Web, los cuales queda guardado en medios magnéticos y se encuentran bajo custodia en el área de control fiscal y auditorías.

Los ciudadanos capacitados articulados al ejercicio del control fiscal durante la vigencia auditada, fue de 520 participantes.

No se generaron estrategias de articulación de la participación Ciudadana con el Control Fiscal.

Atención Ciudadana.

La Contraloría tiene reglamentado los procedimientos de orden administrativos interno relacionados con el trámite de derechos de petición, quejas y/o denuncias, mediante Resolución No. 258, del 4 de noviembre de 2008, por la cual se modifica el trámite de quejas en la Contraloría General del Departamento de Sucre., en la página Web, existe un link donde la ciudadanía ingresa y a través de la cual se puede interponer queja y/o denuncia, derechos de petición, igualmente, el área de participación ciudadana cuenta con un manual de procedimientos adoptado mediante Resolución No. 301 del 5 de diciembre de 2008.

No poseen software de quejas y denuncias, sin embargo, las quejas y/o denuncias son llevadas en un programa de Excel, en el que se llevan radicadas y se hace el seguimiento y control de las mismas.

El trámite y la atención de los derechos de petición, quejas y/o denuncias, se ajustan y dan cumplimiento a los lineamientos estipulados en la Resolución No. 258 de 2008 y al Manual de Procedimientos., al momento de la recepción de los derechos, quejas y/o denuncias, estos son radicados en el libro en Excel que se lleva, se evalúan por el comité evaluador y se determina el trámite que debe dársele a cada una de las quejas y/o denuncias, bien sea a Proceso Auditor o Responsabilidad Fiscal. Por lo tanto, el procedimiento se encuentra articulado al proceso auditor y a responsabilidad fiscal.

Cuando la queja y/o denuncia es anónima se comunica a través de edicto y el trámite se encuentra articulado con el ejercicio auditor. Cuando las quejas y/o denuncias no son competencia de la Entidad son trasladas a las entidades competentes con oportunidad y se le comunica al quejoso o denunciante.


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En la vigencia auditada, recepcionaron 40 quejas, de las cuales se tomó una muestra del 20%, para evaluar su trámite, calidad y efectividad de su respuesta, siendo estas las siguientes quejas:

Q001-10: Auto de archivo Nro.036 de 2010. Q013-10: Auto de cierre y archivo Nro. 0349 de 2010. Q019-10: Auto de cierre y archivo Nro. 002 de 2010. Q022-10: Auto de cierre y archivo Nro. 0348 de 2010. Q025-10: Auto archivo Nro.0333 de 2010. Q026-10: Auto de cierre y archivo Nro. 0334 de 2010. Q031-10: Auto de cierre y archivo Nro. 0337 de 2010. Q032-10: Auto de cierre y archivo Nro. 004 de 2010.

Las cuales una vez revisadas, se encontró que todas se tramitaron y se encuentran cerradas archivadas y se respondieron y/o comunicaron oportunamente en la que se le da a conocer las actuaciones adelantadas y los resultados obtenidos.

De las 40 quejas recibidas, trasladaron por competencia: 5 a la Procuraduría Provincial de Sincelejo y 7 a Fiscalía General de la Nación, Seccional Regional Sucre.

Al verificar la implementación de las acciones correctivas para el cumplimiento del plan de mejoramiento suscrito con la AGR., Se evidenció que el trámite de las quejas es oportuno, dando cumplimiento a la Resolución No. 258 de 2008, por lo que la acción correctiva se cumplió en un 100%.

Otros aportes de la participación ciudadana al control fiscal.

Se evidencio la existencia de dos (2) de funciones de advertencia generadas desde la participación ciudadana, apartir de las siguientes quejas presentadas y tramitadas:

Q-006-10. Función de advertencia – Inspección Central de Policía de Corozal. Falta de archivo y control tanto en la inspección de policía como en la dependencia de impuesto y tesorería del Municipio de Corozal.

Q-009-10. Función de advertencia sobre la comisión de las presuntas irregularidades en que pueda estar incurriendo la Alcaldía Municipal de Corozal al reconocer derechos que se encuentren prescritos.

Iniciaron una indagación preliminar originada en la queja ciudadana radicada bajo el numero Q-014-2010, por presuntas irregularidades en las que incurrió el señor Alcalde Municipal de Corozal, en celebración de contrato orientado a la asesoria del plan de desarrollo municipal 2008-2011, (presunto detrimento patrimonial).

En conclusión, el Área de Participación Ciudadana, realizó encuestas de satisfacción del cliente en promoción y atención ciudadana, cuenta con una guía y/o cartilla como plan de divulgación, realizaron actividades de formación,


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promoción y capacitación de control fiscal, publicaron en la página Web los informes de las auditorias realizadas, capacitaron 520 ciudadanos. Tienen reglamentado los procedimientos de orden administrativos interno relacionados con el trámite de derechos de petición, quejas y/o denuncias, dieron trámite a las quejas y envía respuesta al quejoso, de forma oportuna. El proceso se encuentra articulado al proceso auditor y responsabilidad fiscal. Las denuncias y/o quejas se trasladan en forma oportuna cuando no son competencia de la entidad y se hace seguimiento. Cuentan con pagina Web, en la que existe un link que sirve como medio de recepción de quejas y/o denuncias y derechos de petición interpuestos por la ciudadanía. Por lo anterior, se concluye que el proceso presenta Buena gestión.

2.10 AUDITORÍA AL PROCESO AUDITOR

La Contraloría vigila al sector central del Departamento de Sucre, 26 Municipios 3 hospitales, y 269 puntos de control. El presupuesto ejecutado asciende a $1.074.275.883.932, como se presenta en la tabla 2-12.

Tabla -12. Entidades Sujetas de Control 2010 Cifras en pesos

Entidades Sujetas de Control

Cantidad Presupuesto Participación

Gobernación 1 353.950.637.426 32,95% Municipios 26 396.917.849.644 36,95% Hospitales 3 63.274.754.460 5,89% Puntos de Control 269 260.132.642.402 24,21% Total 299 1.074.275.883.932 100,00% Fuente: formato F20 de la rendición de la cuenta 2010

El presupuesto del sector central Gobernación, representa el 32.95% de los recursos por auditar, los municipios les corresponde el 36.95%, los hospitales el 5.89% y los puntos de control el 24.21%.

2.10.1 Proceso de Rendición y Revisión de Cuenta

Según el formato F21 recibieron en término 135 cuentas y extemporáneas 164 para un total de 299 de las cuales radicaron 178, fenecieron 89 y no fenecieron 89 de la vigencia anterior y de la vigencia rendida fenecieron 59 y no fenecieron 50. Se iniciaron 30 procesos administrativos sancionatorios por no rendición de la cuenta.

La información registrada en la sección de “proceso auditor” programó 294 auditorías y ejecutaron 296, cifras que corresponden con lo reportado en el formato F20 donde se informa que realizaron 296 auditorías y con el PGA donde programan 296.


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La Contraloría dictaminó los estados financieros de 30 entidades, con resultado de 26 abstenciones, 1 no razonable y 3 razonables y emitió 30 pronunciamientos de la revisión de cuenta de 27 no fenecidas y 3 fenecidas.

De las 296 auditorías ejecutadas comunicó 296 informes definitivos equivalente al 100% y suscribió 94 planes de mejoramiento, Igualmente inició 22 administrativos sancionatorios por no suscribir plan de mejoramiento.

El total de presupuesto apropiado para Patrimonio Cultural fue de $529.864.618.012 y presentó una ejecución del 60.66% equivalente a $321.436.320.473 el cual corresponde a recursos propios, sobretasa a la gasolina, SGP y estampilla procultura.

El Departamento tiene bajo su jurisdicción resguardos indígenas reportó recursos transferidos por $1.773.725.561, igualmente, reportó en regalías directas $77.407.199.379.

El Ente Territorial recibió por el Sistema General de Participaciones SGP en la vigencia 2009 $491.344.642.066, ejecutados en los sectores descritos en la tabla 2-13:

Tabla 5-13. Control Fiscal al Sistema General de Participaciones Departamento de Sucre

Cifras en pesos Sector Actividad Presupuesto

Prestación 91.985.386.335 Educación Calidad 91.567.546.335 Régimen Subsidiado 86.459.197.753 Salud Pública 5.823.904.758 Salud Prestación de Servicios de Salud 130.897.438.768 Libre Destinación 24.859.827.067 Agua Potable 18.869.261.777 Deporte 2.227.822.961 Cultura 1.688.107.494 Libre Inversión 32.067.406.292

Propósito General

FONPET 865.499.522 Alimentación Escolar 4.033.243.004 Ribera Río Magdalena 0

Destinación Especial

Resguardos Indígenas 0 Presupuesto Transferido 491.344.642.066 Presupuesto Auditado 0

Fuente: Formato F20 de la rendición de cuenta 2009

Vigencias Futuras. La Entidad reportó 16 vigencias futuras las cuales fueron aprobadas con sus respectivos acuerdos (El Departamento no presenta


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vigencias futuras), Se dividen en 9 ordinarias, 4 excepcionales y 3 de importancia estratégica, todas son de inversión. La Entidad no realizó control de legalidad ni de gestión y resultados.

2.10.2 Evaluación del Plan General de Auditorías.

El PGA es aprobado mediante acta No. 001 del 15 de enero de 2010 con fundamento en la Resolución Orgánica No. 151 del 1 de julio de 2008. Para la ejecución de las auditorías se tiene en cuenta los controles financieros, de legalidad, de gestión y resultados y la revisión de la cuenta, los criterios son contratación, Meci y Control Interno Contable, Demandas Judiciales y Acciones de Repetición, Concesión para la Explotación del Chance, Inversión Patrimonio Cultural, Políticas Institucionales y Denuncias y Quejas. Las auditorías cuentan con el memorando de encargo, cronograma, líneas de auditoría, actividades a desarrollar, actas y mesas de trabajo, equipo de auditores. No presentan mapas de riesgos.

Dentro del PGA tenían programadas 294 auditorías y ejecutaron 296 para un cumplimiento del 100.6%. Presentó 9 modificaciones todas respaldadas con sus diferentes actas, las modificaciones se presentaron por cambio de fechas, presupuestos significativos, auditoría conjunta con las contralorías territoriales de la región caribe y por quejas recibidas.

En la vigencia 2010 auditaron un presupuesto de $556.293.661.341 de un total auditar de $1.074.275.883.932., equivalente al 53%. Igualmente, de 299 entidades sujetas de control, auditaron 149 entidades en 296 ejercicios auditores. Los informes definitivos fueron comunicados en su totalidad y presentaron un promedio de entrega de 91 días. Se iniciaron 30 procesos administrativos sancionatorios por no rendición de la cuenta. Igualmente, de las 296 auditorías realizadas configuraron 14 hallazgos fiscales por $556.126.113 de un presupuesto a auditar de $1.074.275.883.932, 13 penales, 111 disciplinarios y 1.020 administrativos y por quejas configuraron 8 hallazgos fiscales por $705.350.849. En el traslado de los hallazgos a las autoridades competentes se presenta oportunidad. La Entidad comunicó 296 informes definitivos equivalente al 100% de las auditorías realizadas y suscribió 94 planes de mejoramiento, Igualmente, inició 22 administrativos sancionatorios por no suscribir plan de mejoramiento. No tiene reglamentado mediante acto administrativo los beneficios de control fiscal y en la vigencia no se presentaron.


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2.10.3 Innovación de la Contraloría.

La Contraloría cuenta con página Web donde se publican los informes de auditoría, sin embargo, la página presenta limitantes por el peso de los documentos subidos, situación que se está corrigiendo con el proceso de Gobierno en Línea. No se han adoptado las guías metodológicas transferidas por la Auditoría. No obstante mediante Resolución No. 211 de 2004 adoptó la versión del Audite 2.2, situación que debe revaluar la Contraloría dado que a la fecha se encuentra la versión 4.0 la que contiene nuevas técnicas de auditoría. No presentan beneficios del control fiscal pero realizaron las siguientes funciones de advertencia así:

• Función de advertencia del 30 de junio de 2010 para el Gobernador del Departamento, Hospital Universitario de Sincelejo. Proceso de Contratación para la optimización en la prestación del servicio de auditoría y manejo de los procesos de facturación.

• Función de advertencia del 2 de noviembre de 2010 para la Alcaldía

Municipal de Corozal sobre la comisión de las presuntas irregularidades en que pueda estar incurriendo la alcaldía al reconocer derechos que se encuentren prescritos.

• Función de advertencia del 2 de noviembre de 2010 para el Alcalde Corozal

y el Inspector Central de Policía de Corozal Sucre falta de archivo y de control tanto en la inspección de policía como en la dependencia de impuesto de industria y comercio y tesorería.

La Entidad no tiene acto administrativo que adopte los beneficios del control fiscal e igualmente, no presentaron beneficios, situación que debe revaluar la Entidad para que mediante acto administrativo adopte el manual de los beneficios del control fiscal. Sin embargo, realizaron funciones de advertencias descritas en el párrafo anterior.

2.10.4 Control a la Contratación.

La Contraloría en el PGA del 2010 estuvo enfocada a realizar auditorías especiales a la contratación en la cual verificaba contratos por prestación de servicios, obras y suministros. En la contratación verificaba el estudio de conveniencia y oportunidad, necesidad del servicio, publicación en la página Web, convocatoria, evaluación de la propuesta, CDP, RP, pólizas, aprobación de las pólizas, asignación de veeduría, soportes del contratista, informe de interventoría, actas de avance y liquidación, sobrecostos, costos y beneficios, archivo de los contratos, minuta del contrato y propuestas.


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Se destinan 2 funcionarios para cada auditoría especial realizada, los cuales cuentan con experiencia para el ejercicio auditor cuentan con abogados, administradores públicos y contadores, sin embargo, se pudo evidenciar que el tiempo es corto (2 días) para la respectiva evaluación y la muestra es pequeña en comparación al universo de los contratos. En algunos ejercicios se presenta un juicioso análisis y a otros les falta, situación que debe revaluar la Entidad dado que es más importante la calidad que la cantidad y el riesgo que se presenta en los diferentes contratos que realizan los sujetos de control. La Entidad Realizó auditoría conjunta con las contralorías territoriales de la Región Caribe para evaluar al Sector Minero- Carbón. De las auditorías de contratación revisadas se configuraron hallazgos fiscales por $229.400.000 y no tienen implementado el SIA Misional

2.10.5 Control al Control de la Contratación.

La Auditoría Delegada para la Vigilancia de la Gestión Fiscal, remitió al Órgano de Control el análisis de la información recibida mediante el formato 20.1 donde se pudo observar las actividades realizadas por la Contraloría así:

Municipio de Santiago de Tolú presenta 13 contratos de prestación de servicios, 3 de obra y 3 de venta y/o suministro para un total de 19 contratos por $342.147.781, se realizó auditoría de la cual se configuraron 3 hallazgos administrativos.

Municipio de Buenavista presenta 14 contratos de prestación de servicios, 8 de obra y 3 de venta y/o suministro para un total de 25 contratos por $319.439.777, se realizó auditoría de la cual se configuraron 3 hallazgos administrativos.

Municipio de los Palmitos presenta 8 contratos de prestación de servicios, 1 de mantenimiento, 4 de obra, 2 de venta y/o suministro, 3 inter -administrativos y 1 de otros para un total de 19 contratos por valor de $3.013.998.335, realizó auditoría y se configuraron 5 hallazgos administrativos.

De los Municipios de Colosó, San Juan Betulia y Galeras el informe preliminar se encuentra en proceso y de los municipios de San Onofre, Guaranda, Majagual, Sucre, San pedro, Ovejas, la Unión y Coveñas se encuentra en proceso auditor.

2.10.6 Control Fiscal Ambiental

El Organismo de Control dispone de un funcionario para practicar el control fiscal ambiental, ejecutaron 27 auditorías con componente ambiental como línea ambiental, como entidades sujetas a vigilancia que manejan recursos destinados para el medio ambiente se encuentran El Departamento de Sucre, 26 municipios


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y los 3 hospitales. Reportan un presupuesto ejecutado en inversión de $80.497.534.200 de las auditorías realizadas se configuraron 47 hallazgos administrativos y 5 disciplinarios los cuales fueron trasladados a las autoridades competentes.

Recibieron capacitación en Auditoría Sector Minero Carbón, Gestión y Legislación Ambiental 2 funcionarios, no evaluaron proyectos ambientales y no realizaron actividades ambientales, situación que debe revaluar la Entidad dado lo importante de involucrar a la sociedad civil en el control social de la gestión pública de las obras de infraestructura y calidad de las mismas.

En cumplimiento del plan de mejoramiento se pudo evidenciar que la Contraloría presenta un grado de avance del 93%.

En conclusión, presentó Buena gestión en el proceso auditor y en control fiscal ambiental por cuanto la Contraloría cumplió con el 100.6% del PGA; aplicó la metodología del audite versión 2.2 desde el encargo de auditoría hasta la suscripción del plan de mejoramiento; los papeles de trabajo se encuentran foliados y referenciados, sin embargo, se debe implementar el acto administrativo que reglamente los beneficios de control fiscal, igualmente revaluar los tiempos para realizar las auditorías e involucrar a la sociedad civil en el control social de la gestión pública en el tema ambiental.

2.10.7 Proceso Control Macrofiscal

Informe Fiscal y Financiero La Contraloría elaboró y presentó el informe sobre el estado de las finanzas de la Gobernación de Sucre y los 26 municipios. El informe es elaborado en cumplimiento del numeral 3 del artículo 268, inciso 6 del artículo 272 de la Constitución Política, el artículo 43 de la Ley 42 de 1993 y el artículo 165 numeral 6 de la Ley 330 de 1996.

El informe solo se limita a realizar análisis presupuestal de ingresos y egresos, el análisis de la deuda solo se menciona el movimiento de pagos e intereses pero no se concluye si el departamento tiene capacidad de endeudamiento, no presenta el dictamen de los estados financieros de los sujetos de control. No tiene Contexto contable, marco fiscal a mediano plazo, el cumplimiento de la Ley 617 de 2000 solo se realizó al Departamento, en conclusión le falta más contenido y análisis. Por lo tanto se recomienda realizar un informe que tenga en cuenta análisis presupuestal de ingresos y egresos, marco fiscal de mediano plazo, análisis de la deuda y verificar la capacidad de endeudamiento, análisis de la Ley 617 de los municipios, concejos y personerías.

Informe del Estado de los Recursos Naturales y del Medio Ambiente. En cumplimiento de lo estipulado en la Constitución Nacional y la ley 42 de 1993, la Contraloría elaboró el informe del “Estado de los Recursos Naturales y del Medio Ambiente en el Departamento de Sucre que recopila los resultados de la


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gestión ambiental desarrollada en el Departamento en la vigencia 2009. El informe consta de 4 capítulos así: Capitulo I Inversión Ambiental, Capitulo II Gestión de Acciones Populares, Capitulo III Calidad del Agua y Capitulo IV Planes Departamentales de Agua. El informe presenta análisis de cada uno de los capítulos y realiza conclusiones de cada uno de estos, de los cuales se recomienda realizar el respectivo seguimiento. En conclusión es un informe bien estructurado.

2.11 PROCESO RESPONSABILIDAD FISCAL La Contraloría Departamental de Sucre en el formato F17 reportó 43 procesos por cuantía de $1.605.264.237.

Los procesos clasificados por vigencia se relacionan en la siguiente tabla arrojando como resultado que en la vigencia 2010 se concentra la mayor cuantía del presunto detrimento en un 95% y el mayor número de procesos en un 79%.

Tabla 2.14 Procesos de Responsabilidad para las Últimas Vigencias Cifras en pesos

Vigencia Cantidad Porcentaje % Cuantía Porcentaje % 2010 34 79 2.577.851.552 95 2009 9 21 125.654.550 5 Total 43 100 2.703.506.102 100

Fuente: datos formato F17 SIREL vigencia 2010

El tiempo que transcurre entre el traslado del hallazgo y el auto de apertura del proceso es oportuno, pero en el 9% de los procesos (4), el auto de apertura se profirió en un período superior a dos (2) meses y se observa que el 91% de los procesos son originados por hallazgos del ejercicio auditor.

Se reporta un recaudo por valor de $3.032.571 correspondiente a 3 procesos y se archivaron seis (6) procesos por no mérito en cuantía de $80.083.036. Se auditó una muestra de diez (10) procesos en cuantía de $111.405.617, evidenciando que la entidad ha adelantado una buena gestión, encontrando un adecuado cumplimiento de términos, no se observaron procesos con riesgo de prescripción, ni que haya operado el fenómeno jurídico de caducidad o prescripción, sin embargo, vale la pena precisar que el proceso 014-09, fue archivado por fallo sin responsabilidad pero el mismo prescribió en manos de la Contraloría Departamental, toda vez que fue recibido de la Contraloría General de la República por competencia, el 7 de octubre de 2009 cuando ésta lo había iniciado el 30 de mayo de 2005 y ni siquiera había imputado responsabilidad.


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En conclusión se considera que la gestión de este proceso es buena, toda vez que cumple con la normatividad, tiene orden y buena gestión.

2.12 PROCESO JURISDICCIÓN COACTIVA

En el formato F18 registró 59 procesos por cuantía de $391.999.416

De la información registrada, se evidencia lo siguiente:

Los procesos clasificados por vigencia se relacionan en la siguiente tabla, arrojando como resultado que, en 2004 se concentró el mayor número de procesos en el 14% y en 2002 la mayor cuantía del título ejecutivo en el 36%.

Tabla 2.15. Procesos de Jurisdicción Coactiva por Vigencia Cifras en pesos Vigencia Cantidad Porcentaje % Cuantía Porcentaje %

2010 2 3 34.211.720 9

2009 1 2

2.420.227 1

2008 1 2 5.356.618 1

2007 6 10 82.027.376 21

2006 7 12 11.129.152 3

2005 5 8 8.834.734 2

2004 8 14 64.957.874 17

2003 5 8 21.686.661 6

2002 6 10 139.672.114 36

2001 1 2 124.950 0

2000 6 10 15.406.953 4

1999 4 7 2.473.957 1

1998 3 5 1.963.680 1

1997 4 7 1.733.400 0 Total 59 100 391.999.416 100

Fuente: datos formato F18 SIREL vigencia 2010

El 97% de los procesos se encuentra en trámite, el 3% terminó por pago, según el reporte no existió recaudo durante la vigencia 2010 y se iniciaron dos (2) procesos en cuantía de $34.211.720. Durante la vigencia, la oficina jurídica en el manejo de los procesos de jurisdicción coactiva aplicó las disposiciones normativas contenidas en el Código de Procedimiento Civil, la Ley 42 de 1993 en los procesos en trámite iniciados en vigencias anteriores y Ley 1066 de 2006 en los iniciados a partir de la expedición de la norma.


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2.12.1. Resultado de la auditoria Dentro de la muestra auditada se encontró lo siguiente:

Tabla No. 2.16. Muestra auditada No. Proceso Observación

86-96

Con auto del 24 de agosto de 2005 se ordena el embargo de un inmueble. El cual se lleva a cabo el día 12-10-2005. A la fecha no se encontró ninguna otra actividad. El expediente consta de 4 folios.

19-05

El 6 de julio de 2006 se ordena la inscripción del embargo y secuestro de un vehículo al Director Sector de Trasporte Automotor Departamental. El 11 de mayo de 2007 se expide sentencia que ordena seguir adelante con la ejecución y se realiza la liquidación del crédito el 15 de mayo de 2007. A la fecha no se evidenció ninguna otra actuación.

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Se inicia en el 21 de diciembre de 1999. Con auto del 14 de junio de 2004 se ordena la nulidad de lo actuado (folio 95) se vuelve a avocar conocimiento, el 8 de julio de 20004, se libra mandamiento de pago el 19 de julio de 2004 y se notifica por edicto el cual queda en firme el 29 de julio de 2004. No reporta más actividades total folios 100

Fuente: procesos auditados Se observó inactividad por parte del ente de control en el trámite de los proceso, no han hecho efectivas las medidas cautelares, incumpliendo lo establecido en la Ley 42 de 1993 y el Código de Procedimiento Civil. Existen procesos con una ostensible antigüedad y la entidad no ha realizado una depuración de los mismos, situación que está permitida por la Ley 1066 de 2006 para lo cual se debe analizar cada caso en particular. Por lo anterior la contraloría presuntamente incurrió en una falta de carácter disciplinario. Se concluye que el proceso es deficiente por cuanto la gestión de la Contraloría en el trámite es escasa y presenta varias deficiencias.

2.13 PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO

En el formato F19 reportó 119 procesos administrativos sancionatorios por no presentar cuentas, no suministrar información y no suscribir planes de mejoramiento.


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Partiendo de la información registrada se evidencia:

• En el 13% (15) de los procesos se profirió decisión de archivo y el restante 87% se encuentran en trámite.

2.13.1 Resultado de la auditoria

La entidad en la vigencia 2010 archivo catorce (14) procesos, los cuales no revistieron inconsistencias en su trámite. Se auditaron veinticinco (25) procesos encontrando lo siguiente:

Tabla No. 2.17. Muestra auditada

No. proceso Observación

101-2010 Se inicia el 28 de abril de 2010, No se ha notificado y se encuentra con inactividad de 11 meses.

100-2010

Se inicia el 28 de abril de 2010, se realiza oficio para notificar, con oficio del 4 de mayo de 2010, la ESE San Benito informa que la presunta implicada no labora en dicha dependencia (folio 7 y 8) no se encuentran más actividades y no se ha notificado (10 meses inactivo)

081-2010 Se inicia el 26-04-2010. Se notificó por edicto que quedo en firme 11 de mayo de 2010. No reporta más actividades (10 meses inactivo)

041-2010 Se inicia el 23-03-2010. Se notifica el 27 de enero de 2011 (10 meses después) (folio 7). No reposan más actividades.

029-2010

Se inicia el 23 de marzo de 2010 (folios 16 y 18). Se remite oficio de notificación de fecha febrero 9 de 2010. La ESE de San Benito con oficio del 25 de marzo de 2010 informa que la presunta implicada no labora en dicha entidad, no se evidenciaron más actividades (inactividad 12 meses) y no se ha notificado.

118-2010

Se inicia el 25 de mayo de 2010, se notifica el 28 de junio de 2010 (última actuación) No se han presentado descargos, inactividad de 9meses.

117-2010

Se inicia el 25 de mayo de 2010, se notifica por edicto el cual queda en firme el 6 de julio de 2010. Se remite oficio para presentación de descargos el 10 de febrero de 2011 (inactividad de 7 meses) (folio 8). Como última actuación se tiene la presentación de descargos el 16 de febrero de 2011 (folios 9 al 55).

116-2010

Se inicia el 25 de mayo de 2010. Se notifica por edicto el cual queda en firme el 12 de julio de 2010. Se envía oficio para presentación de descargos el 10 de febrero de 2011 (inactivo 7 meses) (Total folios 11)


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115-2010 Se notifica por edicto el cual queda en firme el 6 de julio de 2010. No se han presentado descargos ( 8 meses inactivo) (total folios 10).

113-2010

Se inicia el 28 de abril de 2010. Se notifica por edicto el cual queda en firme el 24 de mayo de 2010. Presenta descargos el 16 de febrero de 2011. Presenta inactividad de 10 meses (Total 73 folios).

108-2010

Se inicia el 28 de abril de 2010. Se notifica el 3 de mayo de 2010. Se remite oficio para rendir descargos el 13 de enero de 20012 (8 meses inactivo). Se presentan descargos el 2 de febrero de 2010. (Total folios 15).

107-2010

Se inicia el 28 de abril de 20010. Se notifica por edicto el cual queda en firme el 10 de mayo de 2010. Se envía oficio para presentación de descargos el 13 de enero de 2011 (8 meses inactivo). Se presentan descargos el 20 de enero de 2011 los cuales no se han resuelto.

106-2010

Se inicia el 28 de abril de 2010. Se notifica por edicto el cual queda en firme el 31 de mayo de 2010. Se remite oficio para descargos el 10 de febrero de 2011. (9 meses inactivo). Se presentan descargos el 25 de febrero de 2011.

105-2010

Se inicia el 28 de abril de 2010 y se notifica el 11 de mayo de 2010 (ultima actuación) No se ha remitido oficio para presentar descargos inactividad de 10 meses.

103-2010 Se notifica el 7 de mayo de 2010 (folio 7). Se presentan descargos el 19 de Enero de 2001 (folio 8), presenta inactividad de 8 meses.

101-2010

Se inicia el 28 de abril de 2010. Se remite oficio de notificación del 28 de abril de 2010, a la fecha no se ha notificado. Presenta inactividad de 11 meses.

100-2010

Se inicia el 28 de abril de 2010. Se remite oficio para notificar el 28 de abril de 2010. Se recibe respuesta el 4 de mayo de 2010 de la ESE San Benito informando que el presunto implicado no labora en dicha entidad, ésta es la última actuación. Presenta 10 meses de inactividad. No se ha notificado.

099-2010

Se inicia el 28 de abril de 2010. Se notifica por edicto el cual queda en firme el 27 de mayo de 2010. No se ha remitido oficio para descargos. Presenta inactividad de 10 meses.

093-2010

Se inicia el 28 de abril de 2010. Se notifica el 21 de abril de 2010 por edicto. No se ha enviado oficio para presentación de descargos. Presenta Inactividad de 11 meses.

092-2010

Se inicia el proceso el 28 de abril de 2010. Se notifica por edicto el cual queda en firme el 24 de mayo de 2010. No se ha remitido oficio para descargos, presenta inactividad de 10 meses.


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088-2010

Se inicia el proceso el 28 de abril de 2010. Se notifica personalmente el 3 de mayo de 2010. No se ha remitido oficio para descargos presenta inactividad de 10 meses.

087-2010

Se inicia el proceso el 28 de abril de 2010. Se notifica personalmente el 3 de mayo de 2010. Se remitió oficio para descargos el 13 de enero de 2011. Presenta Inactividad de 8 meses.

086-2010

Se inicia el proceso el 28 de abril de 2010. Se notifica personalmente el 3 de mayo de 2010. Se remitió oficio de notificación el 28 de abril de 2010. El presunto implicado otorga poder el 5 de mayo de 2010 y presenta descargos el 28 de abril de 2010 los cuales no se han resuelto. Presenta inactividad de 11 meses.

084-2010

Se inicia el proceso el 28 de abril de 2010. Se notifica por edicto el cual queda en firme el 24 de mayo de 2010. No se ha remitido oficio para descargos, se encuentra inactivo hace 10 meses.

081-2010

Se inicia el proceso el 26 de abril de 2010. Se notifica por edicto el cual queda en firme el 24 de mayo de 2010). Nuevamente y luego de haberse realizado esta notificación, se remite oficio de notificación de fecha 13 de enero y se logra la notificación personal el 25 de enero de 200 (inactividad 8 meses). Se presentan descargos el 10 de febrero de 2011.

Fuente: Procesos Administrativos Sancionatorios auditados Los procesos administrativos sancionatorios están regulados a través de la Resolución No. 043 del 08 de marzo de 2005 la cual establece los términos en los cuales deben tramitarse éstos procesos. De acuerdo con lo evidenciado en la muestra auditada la Contraloría incumplió lo establecido en la Resolución No. 043 del 08 de marzo de 2005 y presenta ostensibles periodos de inactividad, razón por la cual la entidad presuntamente incurrió en una falta de carácter disciplinario. Se concluye que el proceso es deficiente, toda vez que se está incumpliendo la normatividad que lo rige.

2.14 QUEJAS RADICADAS EN LA GERENCIA

El Sistema de Información de Quejas de la Auditoría General de la República, a la fecha de realizar la auditoría registraba cuatro (4) quejas referente al control fiscal ejercido por la Contraloría General del Departamento de Sucre, a saber.

Queja SIQ-213-2010-38, la cual se encuentra registrada en la Contraloría bajo el radicado: Queja Q-023-2010, por posibles irregularidades en las convocatorias públicas Nro. 01, 02, 03 y 04 del Hospital Universitario de Sincelejo. Para lo cual


57

realizó una auditoria gubernamental modalidad especial a dicho hospital, con el fin de verificar y analizar la problemática que viene presentando.

- Mediante Auto 0360 del 5 de noviembre de 2010, se ordena el cierre y archivo de la queja.

- Mediante oficio Nro. 100-5-2-3681 del 26 de agosto de 2010, se le comunica al quejoso el informe de auditoria realizada con base en la queja 023-2010.

- Mediante oficio Nro. 100-5-2-3680 del 26 de agosto de 2010, se le comunica al Gerente del Hospital Universitario el informe de auditoria realizada con base en la queja 023-2010

Queja SIQ-213-2010-67, la cual se encuentra registrada en la Contraloría bajo el radicado: Queja Q-040-2010, por presuntas irregularidades por la ausencia de transferencias de recursos de gratuidad a las instituciones educativas del Municipio de San Benito Abad, durante las vigencias 2008, 2009 y 2010. Las actuaciones realizadas son:

- Mediante oficio 110-4-1-5172 del 9 de diciembre de 2010, traslada al área operativa de control fiscal y auditoría.

- Informe de auditoria gubernamental, modalidad especial, del 23 de febrero de 2011, practicada en la Alcaldía Municipal San Benito Abad, en el que se decide dar traslado a los organismos competentes (Procuraduría), toda vez que la Contraloría concluye que la Alcaldía Municipal de San Benito Abad, no cumplió con los traslados de los recursos de gratuidad a las instituciones educativas.

- Mediante oficio 0724-180-2-2 del 23 de febrero de 2011, le comunica al quejoso el informe arrojado de la auditoria gubernamental realizada, en virtud de la queja.

- Mediante oficio 100-5-1 del 23 de febrero de 2011, le comunica el informe de la denuncia radicada como queja Q040-10, al señor Alcalde Municipal de San Benito Abad - Sucre.

- Oficio 0247-180-2-2 del 25 de febrero de 2011, le comunica a la Gerente Seccional I de la Auditoria General de la Republica el informe de la denuncia radicada como queja Q040-10.

Aun no se ha realizado el traslado de los hallazgos, por encontrarse dentro de los términos de comunicación al quejoso del informe de la queja dado a las dificultades que se presentan para acceder a la zona.

Queja SIQ-213-2011-8, la cual se encuentra registrada en la Contraloría bajo el radicado: Queja Q-007-2011, por falta de un eficaz ejercicio de control fiscal por parte de la Contraloría Departamental de Sucre, por presuntas irregularidades cometidas con recursos públicos del Municipio de Sincelejo, manejados por la Empresa “EQUIPO POR SINCELEJO” y que proviene de las corralejas


58

celebradas anualmente. Dicha queja se trasladó al área operativa de control fiscal y auditoría mediante oficio 0739 del 24 de febrero de 2011, se encuentra en tramite en proceso auditor.

Queja SIQ-213-2011-3, la cual se encuentra registrada en la Contraloría bajo el radicado: Queja Q-001-2011, por presuntas irregularidades cometidas por el Alcalde y Concejo Municipal de Morroa-Sucre, en la expedición de los acuerdos 009, 010 de 2010, mediante los cuales se autoriza al alcalde municipal para comprometer vigencias futuras. Las actuaciones realizadas son:

- Mediante oficio 0093-110-4-1 del 5 de enero de 2011, traslada al área operativa de control fiscal y auditoría.

- Informe de la queja Nro. Q-001-11 del 9 de febrero de 2011, en el que concluye que no se dan las causales para adelantar cualquier investigación en lo concerniente a la competencia de la Contraloría y se corre traslado a la Procuraduría de la queja con sus respectivos soportes para que de acuerdo con su competencia realicen las actuaciones correspondientes.

- Mediante oficio 0862-180-2-2 del 7 de marzo de 2011, le comunica al Director de Control Fiscal de la AGR, el informe de la denuncia radicada como queja Q-001-11.

- Mediante oficio 0863-180-2-2 del 7 de marzo de 2011, le comunica al Alcalde Municipal de Morroa, el informe de la denuncia radicada como queja Q-001-11.

- Mediante oficio 0864-180-2-2 del 7 de marzo de 2011, le comunica al Presidente del Concejo Municipal de Morroa, el informe de la denuncia radicada como queja Q-001-11.

- Mediante oficio 0857-110-4-2 del 7 de marzo de 2011, le comunica a la Gerente Seccional I de la Auditoria General de la Republica el informe de la denuncia radicada como queja Q-001-11.

Aun no se ha realizado el traslado de los hallazgos, por encontrarse dentro de los términos del derecho de contradicción.

3. RECOMENDACIONES

Como resultado de la auditoría regular a la vigencia 2010, se enuncian las recomendaciones sobre las inconsistencias observadas en el desarrollo de los procesos, con el propósito de coadyuvar en el mejoramiento de la gestión y resultados de la Contraloría.

Proceso Contable.


59

• Generar reportes o relaciones de bienes dados de baja teniendo en cuenta el código o referencia con el que se le dio ingreso al almacén.

Proceso Auditor

• Adoptar mediante acto administrativo los beneficios del control fiscal. • Ampliar los tiempos de la auditoría. • Mejorar el contenido del informe fiscal y financiero • Aplicar mapa de riesgos para priorizar los ejercicios de auditoría • Involucrar a la sociedad civil en el control social de la gestión pública de las

obras de infraestructura y calidad de las mismas. • Realizar el respectivo seguimiento a cada una de las conclusiones

presentadas en el informe del Estado de los Recursos Naturales y del Medio Ambiente.

• Determinar con mucha precisión y hacer un análisis detallado sobre los contratos que realizan los sujetos de control

ANEXOS

Anexo 2.1 Relación de Hallazgos

Inform

e Definitivo de Auditoría Regular 2010

Contraloría General del D

epartamento de Sucre

59

4

RESPUESTA A

L D

ERECHO D

E C

ONTRADIC

CIÓ

N

4.1

HALLAZG

OS A

DM

INIS

TRATIV

OS

OBERVACIO

NES D

EL INFO

RM

E

PRELIM

INAR

CO

NTRADIC

CIO

N E

JERCID

A P

OR L

A

CO

NTRALO

RIA

ANALIS

IS Y

RESPUESTA D

E L

A A

GR

CONTABIL

IDAD

1-

En el

registro

de

la adquisición de

Propiedad,

Planta

y Equipo

se

están

desagregando

desembolsos

para

adecuaciones

necesarias

para poner

en

funcionamiento un escáner de alto rendimiento

canon adquirido,

las

cuales, según lo

establecido en el Régimen de Contabilidad

Pública Capitulo 3 Numeral 1, hacen parte del

costo,

pues son imprescindibles

para su

utilización,

se

evidenció

que

estos

desembolsos

los

están llevando como un

gasto lo que podría afectar los

estados

financieros, en este caso es pertinente tener en

cuenta la debida aplicación de la norm

a

aplicable, en este sentido es consecuente con

una hallazgo de tipo administrativo.

Este hallazgo fue respondido en el requerim

iento

N° 23 en el que se adquirió según factura N°41882,

3 escáner de alto rendimiento C

anon por valor de

$12.945.600 IVA incluido, la cual se registró en

prim

era instancia en la subcuenta 166502 por valor

de $9.639.600 y

el valor restante a

la cuenta

511190 por valor de $3.306.000. Sin embargo se

tuvo en cuenta

lo establecido en el Régimen de

Contabilidad Pública

Capitulo 3 Numeral 1 y se

hizo la respectiva reclasificación asumiendo el

mayor valor del bien. (Anexo copia de la nota de

reclasificación).

SE RETIRA EL HALLAZGO.

Se acepta la justificación que presenta la

entidad al tener en cuenta lo establecido

en el Régimen de

Contabilidad Pública

Libro II Título II Capítulo 3 N

umeral 1 y

que

se

refleja

en

la

respectiva

reclasificación registrada, la cual se

reportó

en el requerim

iento N° 23 del

SIREL vigencia 2010.

PRO

CESO

CO

NTRATACIO

N

2- Se revisó el inform

e de actividades de la

contratista encontrando que presentó las

mismas

actividades

para todos

los

pagos.

Esta acción debe ser corregida por la entidad,

razón por la cual debe ser incluida en el plan

de mejoramiento

La Entidad de Control no respondió

Se mantiene

el hallazgo.

La entidad no

controvirtió el m

ismo.

3- Al realizar un análisis del valor de

este

contrato y de los elementos que se adquirieron

Se acogeran las

observaciones

realizadas

por

parte de la auditoria y se aplicaran los correctivos

Se mantiene

el hallazgo.

La entidad

aceptó la observación.

Inform




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JERCID

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RIA

ANALIS

IS Y

RESPUESTA D

E L

A A

GR

a través del m

ismo, se observó que el valor del

contrato incrementó en

un

142%

y llama

especialmente la atención la compra de mil

(1000) resm

as de papel tamaño carta y

seiscientas

(600) resm

as de papel tamaño

oficio para un total de m

il seiscientas (1600) lo

que representa un incremento del 590% y del

243%

respectivamente con

relación a la

vigencia 2009.

Al

indagar

por

este

asunto,

la entidad

manifiesta

que

se debió al incremento de

auditorías realizadas en la vigencia 2009. En

este sentido se hace necesario aclarar que la

fecha en que se adquirió la papelería fue el 16

de agosto de 2010, es decir, que no se pueden

tener en cuenta todas las auditorías realizadas

durante la vigencia 2009, además al realizar

inventario físico para verificar la existencia de

resm

as en el almacén únicam

ente habían 42 y

el contrato se suscribió hace seis (6) meses

solamente.

Por lo anterior se hace un llamado para que la

Contraloría incluya dentro de sus políticas de

austeridad

lineam

ientos

que

permitan la

disminución del consumo de papel, situación

que

deberá

incluirse

en

el

plan

de

mejoramiento.

necesarios.

4-

Con relación a la supervisión de los

contratos, la m

isma queda establecida dentro

de la m

inuta del contrato, pero no se evidenció

documento con el cual se le inform

e al

funcionario que va a ejercer dicha función, así

como tampoco se observó un procedimiento

que

establezca los

parámetros

para ejercer

esta

actividad,

razón

por

la cual

esta

Se acogera la observacion realizada y

se

adoptaran los correctivos necesarios para subsanar

esta deficiencia de carácter administrativo.

Se mantiene

el hallazgo.

La entidad aceptó la observación.

Inform




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A

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RIA

ANALIS

IS Y

RESPUESTA D

E L

A A

GR

circunstancia debe ser incluida en el plan de

mejoramiento

5-

Las certificaciones expedidas

por

los

supervisores deben llevar fecha en la cual se

recibe a satisfacción el bien o servicio, toda

vez

que

se

encontró

que

en

las

correspondientes al mes de diciembre de los

contratos 27, 28,29 y 30 de 2010 no se les

incluyó fecha de recibo, lo cual no perm

ite

establecer si el objeto contractual se cumplió

dentro del plazo de ejecución, situación que

deberá hacer parte del plan de mejoramiento.

Acogemos la observacion realizada por la Auditoria

y se aplicaron los correctivos inmediatos. D

e esta

form

a queda subsanado el presente hallazgo

administrativo

Se mantiene

el hallazgo.

La entidad

aceptó la observación, pero se

recuerda que

debe ser parte

del plan de

mejoram

iento.

4.2

HALLAZG

OS D

ISCIP

LIN

ARIO

S

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ANALIS

IS Y

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E L

A A

GR

CONTABIL

IDAD

1- El Acta de Apertura de registro de los libros

de contabilidad establecida en el Régimen de

Contabilidad Pública de la Contaduría General

de la Nación Libro I, Título II Numeral 9.2.3. no

fue puesta a nuestra disposición a pesar de

haberlo solicitado. Por lo que se establecería

como un hallazgo con connotación disciplinaria

La Constitución Política De Colombia De 1991 en

su artículo 354 señala:

ART. 354.- Habrá un Con

tador Gen

eral,

funcion

ario de la rama ejecu

tiva, quien lleva

rá

la

contabilidad

general

de

la

Nación

y

consolidará és

ta con la de

sus

entidades

descentraliza

das

territorialm

ente

o

por

servicios, cu

alquiera que sea el orden al que

pertenezca

n, excepto la referen

te a la ejecu

ción

del presupuesto, cu

ya competencia se atribuye

a la contraloría.

SE RETIRA EL HALLAZGO.

Se acepta la justificación que presenta la

entidad al tener en cuenta lo establecido

en el R

égimen de Contabilidad Pública de

la Contaduría General de la Nación Libro I

Título II Capítulo Ú

nico N

umeral 9.2.3 y

que se refleja en los soportes enviados

escaneados de la Resolución N° 009 del 8

de enero de 2008 y las respectivas Actas

de Apertura de Libro M

ayor y Libro Diario

de los años 2004-2008-2009 y 2010 de la

Contraloría Departamental de Sucre

Inform




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ANALIS

IS Y

RESPUESTA D

E L

A A

GR

Corresponden al contador gen

eral las funcion

es

de

uniformar, centraliza

r y consolidar

la

contabilidad

pública

, elaborar

el

balance

gen

eral y determ

inar las norm

as con

tables que

deb

en reg

ir en el país, conform

e a la ley

. Según la Resolución N° 4444 del 21 de Noviembre

de 1995, se aprueba y adopta el Plan G

eneral de

Contabilidad Pública PGCP y

se dictan otras

disposiciones sobre la m

ateria, en el artículo 1ro.

nos dice:

Resuelve: exp

edir y adop

tar el Plan G

eneral de

Con

tabilidad

Publica

cu

yo

contenido

se

incorpora a la presente resolución

….; en

el

Artículo 2

do. E

l Plan G

eneral de C

ontabilidad

Pública

, será adop

tado y aplica

do por los entes

públicos definidos en el artículo 4to del

determ

inado plan, a partir del 1ro de Enero del

1996.

Con la LEY 298 DE 1996 (Julio 23), se desarrolla el

artículo 354 de la Constitución Política, y se crea la

Contaduría General de la Nación como una Unidad

Administrativa Especial adscrita

al Ministerio de

Hacienda y

Crédito Público, y

se dictan otras

disposiciones sobre la materia, en su ARTÍCULO

5º

señala:

OFICINAS CONTABLES.

Para garantiza

r el

adecuado

registro

contable de

todas las

operaciones del sector público, den

tro

de

los

seis (6) meses siguientes a la promulgación

de

la presente ley, las autoridades competentes

rees

tructurarán

las

áreas

financieras

y

Inform




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GR

contables a

ctualm

ente existentes con

el ob

jeto

de

que

asuman la función de

contaduría en

ca

da u

na d

e las entidades u

organismos que

integran la administración pública.

En lo referente a La Apertura y registro de los libros

oficiales contenidas en las circulares externas: Nos.

007 de abril 11/96 y 010 de O

ctubre 31/96 y la

carta

circular No. 009 de

junio 26/96, de la

Contaduría General de la Nación,

la Contraloría G

eneral del Departamento de Sucre,

apertura los libros de contabilidad con las actas

correspondientes desde el 31 de Diciembre del año

1996, con la adecuada firma del representante

legal Doctor

EDUARDO PORRAS ARRAZOLA

(q.e.p.d.), y mediante Resolución Nº 009 del 08 de

Enero

de

2008,

el

Contralor

General

del

Departamento

de

Sucre,

Doctor

GERMAN

ARTURO CASSAS GARCIA,

en uso de sus

atribuciones

Constitucionales,

legales,

ordenánzales, da apertura a los Libros oficiales de

contabilidad, y en

los Libros Diario y mayor de

2008, existe un A

cta de A

pertura de los mismos,

que va de los folios del 061 al 500 para el libro

Mayor y

del 854 al 3000; las

cuales

no se le

presentaron al auditor

en el momento de su

solicitud, lo anterior, por cuanto la doctora JHOANA

ARRIETA, Contadora, desconocía la existencia de

la precitada resolución y del A

cta de A

pertura en

ambos libros que se encuentran en el año 2008, ya

que para esa época ella no fungía como contadora,

sino el doctor REYNALDO BELTRAN LARA, tal

como lo certifica la Profesional de la respectivo

área. Así m

ismo, la doctora A

RRIETA, no recibió

directamente del doctor BELTRAN, sino la doctora

BETTY BOHORQUEZ, quien en su momento era la

jefe

adm

inistrativa

(la doctora

Arrieta se

Inform




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GR

desempeñaba como auditora de tiempo completo,

se encontraba en ese entonces

en licencia de

maternidad). Sin embargo

las copias de estas

actas han sido autenticadas administrativamente y

se adjuntan a esta comunicación como prueba de

su existencia.

En cuanto al hallazgo de connotación disciplinaria

se difiere de ello, dado que la Ley 734 de 2002

Código Disciplinario Único señala en el artículo 48

numerales 26. No llevar en debida form

a los libros

de registro de la ejecución presupuestal

de

ingresos y gastos, ni los de contabilidad financiera.

y 52. No d

ar cumplim

iento injustificadamente a

la

exigencia de adoptar

el

Sistema Nacional

de

Contabilidad

Pública

de

acuerdo

con

las

disposiciones emitidas por la Contaduría General

de la Nación y no observar las políticas, principios y

plazo

s que en materia de contabilidad pública se

expidan

con

el

fin

de

producir

inform

ación

confiable,

oportuna y veraz.

Con relación

al

numeral 26 la entidad presentó al auditor los libros

contables en debida form

a dando como resultado

un dictamen razonable de los

mismos, y

con

referencia al

numeral

52,

en la entidad se

encuentra adoptado el

Sistema Nacional

de

Contabilidad Pública, por esta razón consideramos

que el hallazgo con connotación disciplinario se

desvirtúa.

PRO

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CO

NTRATACIO

N

2- Deficiencias en los estudios previos

En los contratos 03, 21, 22, 24, 27,28, 29 y 30

2010 que se realizaron a través

de la

modalidad de selección abreviada, se encontró

Artículo 25°.

Del

Principio

de

Econom

ía.

7o. La conveniencia o

inconveniencia

del

objeto

a

contratar

y

las

Se mantiene el hallazgo disciplinario y

administrativo

para

algunas

observaciones y para otras se retira el

disciplinario

y se

mantiene

el

administrativo

de

acuerdo

con

lo

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que no se efectuaron estudios de m

ercado que

perm

itieran establecer el presupuesto

oficial,

tener un análisis de precios y una visión m

ás

precisa

del

mercado,

incumpliendo

lo

establecido en

los

numerales

7 y

12 del

artículo 25 de la Ley 80 de 1993. Al respecto

la P

rocuraduría G

eneral de la N

ación diseño

una cartilla, la cual fue publicada en abril de

2010, que contiene recomendaciones para la

elaboración de los estudios previos (páginas

40 a la 47) ante lo cual perm

itimos transcribir lo

siguiente:

(…) El estudio de precios de m

ercado, que se

lleva a cabo una vez elaborado el estudio

técnico,

perm

ite establecer

el

presupuesto

oficial

de la contratación.

Comprende la

realización de un análisis de los diferentes

precios de los bienes o servicios a contratar

que se registran en el mercado, que pueden

ser

consultados a través de mecanismos

como:

a. Solicitud de cotiza

ciones.

b. Consulta de bases de datos especializadas.

c. Análisis de consumos y precios históricos.

Asim

ismo, involucra el análisis de las variables

consideradas para calcular

el

presupuesto

oficial o precio del contrato. Para la elaboración

del estudio de precios de m

ercado se efectúan

las siguientes recomendaciones:

a. Cuando se emplee la m

odalidad de solicitud

de cotiza

ciones, las m

ismas se deben requerir

remitiendo

a

los

interesados

toda

la

inform

ación básica del contrato a suscribir, con

el fin de que proyecten el valor del servicio o

autoriza

ciones y aprobacion

es para

ello, se

analiza

rán o

impartirán con

antelación al

inicio del proceso de

selección del con

tratista o al de la firma

del con

trato, seg

ún el ca

so.

12.

Con la deb

ida antelación a la

apertura del procedim

iento de selección

o

de

la firm

a del contrato, seg

ún el

caso, d

eberán elaborarse los estudios,

diseños y proyectos requeridos y los

plieg

os de condiciones

A continuación procederé a efectuar los

descargos para no dejar

duda sobre mi

actuación

como Contralor Departamental de

Sucre que m

e obliga a acatar rigurosamente las

norm

as de la contratación estatal así:

La etapa

precontractual

de los

contratos

números 02, 03, 06, 08, 12, 12A, 21, 22, 24, 27,

28, 29 y

30 no solo se cumplió con lo

establecido en los numerales 7 y 12 del artículo

25 de la ley 80 de 1993, sino también con lo

preceptuado en el artículo 3 del Decreto 2474

de 2008 debido a que los

estudios

previos

cuentan con los elementos mínimos contenidos

en este artículo (se anexa un estudio para su

revisión).

Para m

ayor claridad y facilitar la com

paración

me permito transcribir la norm

a citada:

El Decreto 2474 de 2008 en su

siguiente:

Respecto de los contratos 03, 21, 22, 24,

27,28, 29 y 30 2010 que se realizaron a

través de la modalidad de selección

abreviada,

llama la atención que un

documento tan IMPORTANTE como es el

estudio de

mercado no repose en

la

carpeta contractual.

Independientemente de que sea el Área

de G

estión Administrativa Integral quien

realice los

estudios

de mercado,

por

lógica los mismos deben reposar en

la

carpeta contractual, razón por la cual esta

circunstancia debe incluirse en el plan de

mejoramiento para que la entidad tome

acciones correctivas con el fin de que la

documentación

pre-contractual,

contractual y post-contractual repose en la

carpeta del contrato y no esté dispersa

por todas las dependencias de la entidad.

Con relación a lo manifestado

por la

Contraloría en su contradicción:

“(…)

Además se hace necesario precisar que

los servidores públicos respondemos por

el

incumplim

iento de la Ley

y la

Constitución

y no

por

el

presunto

quebrantamiento de

Cartillas, que

como

su nombre lo indica y lo señala el inform

e de

auditoría

“contiene

recom

endacio

nes para

la

ela

bora

ción

de

los

estu

dio

s pre

vios (…

)”, en ningún

aparte

del

inform

e se

señala

el

incumplim

iento de la cartilla reseñada, es

claro

para

la

auditoria

que

el

Inform




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ANALIS

IS Y

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E L

A A

GR

del bien correspondiente. Por lo e

xpuesto, se

deberán señalar en la comunicación respectiva

los gastos que deberá asumir el contratista

(constitución de garantía única,

impuestos,

transporte, publicación, etc.) y la form

a de

pago prevista para el futuro contrato, toda vez

que esta inform

ación incide directamente en el

precio ofrecido.

Las

cotiza

ciones

se

deberán

solicitar

a

interesados

que

tengan

condiciones

de

producción (capacidad económica, financiera,

técnica y de e

xperiencia) sim

ilares, con e

l fin

de que realm

ente se obtenga un precio de

mercado. Para ilustrar esta afirm

ación basta

con verificar los precios que sobre un bien de

la canasta familiar puede ofrecer un tendero de

barrio, un m

ayorista o un superm

ercado.

Asim

ismo, se debe verificar la ocurrencia de

circunstancias que distorsionan los precios del

mercado,

como

ofertas

especiales

de

alm

acenes de cadena, fenómenos de escasez

o abundancia del producto, etc.

b. Cuando por las condiciones del mercado del

bien o servicio a contratar

se requiera la

revisión de bases de datos, el responsable

deberá dejar

constancia de las consultas

realizadas y de los precios que soportan su

estudio.

Las bases de datos consultadas

deben ser especializadas y representativas en

el mercado del bien o servicio a contratar.

c. Para e

mplear el mecanismo d

e a

nálisis de

precios históricos se debe verificar la variación

de los m

ismos derivados del índice de precios

al consumidor en cada año, examinando si se

artículo 3 consagra:

“Artículo 3°. Estudios y documen

tos

previos. En desarrollo de

lo señ

alado

en los numerales 7 y 12 del artículo 25

de la L

ey 8

0 d

e 1993, los estudios y

documen

tos

previos

estarán

conform

ados

por

los

documen

tos

definitivos que sirvan d

e sop

orte p

ara

la elaboración

del proyecto de pliego de

condiciones

de

manera

que

los

proponentes

pued

an

valorar

adecuadamente

el

alcance

de

lo

requerido por la entidad, así como el de

la distribución

de

riesgos que la

entidad propon

e.

Los estudios y

documentos p

revios se

pon

drán

a

disposición

de

los

interesados de manera sim

ultánea con

el proyecto d

e plieg

o de condiciones y

deb

erán

contener

los

siguientes

elemen

tos m

ínim

os:

1. La d

escripción

de la n

ecesidad que

la entidad es

tatal pretende

satisfacer

con la contratación.

2. La descripción

del objeto a con

tratar,

con

sus

especificacion

es

y

la

iden

tificación

del contrato a celeb

rar.

3.

Los

fundamen

tos

jurídicos

que

sop

ortan la m

odalidad de selección.

incumplim

iento recae sobre Ley

y la

Constitución, como se m

encionó la cartilla

contiene

recomendaciones para que las

entidades APRENDAN a realizar estudios

de mercado serios y juiciosos.

Por otra

parte la observación para los

contratos

de prestación de servicios

números 02, 06, 08, 10, 12 y 12A de 2010

relacionada con que no se definió el perfil,

ni la experiencia del futuro contratista con

lo cual se quebrantó el principio de

selección

objetiva razón por la cual se

mantiene con su connotación disciplinaria.

No

cabe

duda

alguna

que

deben

respetarse todos los principios que rigen

la

contratación

adm

inistrativa,

especialmente el de

selección objetiva,

pues a la m

isma le resultan plenamente

aplicables las disposiciones de la Ley 80

de 1993, 1150 de 2007 y sus decretos

reglamentarios.

Así lo ha

afirm

ado el H. Consejo de

Estado,

Sala

de

lo

Contencioso

Administrativo,

en

Auto del

13

de

noviembre de 2003, exp. 23569:

“Los contratos de prestación de

servicios

o

de

prestación

de

servicios profesionales, en especial

los intuito personae deben ser

objeto de sujeción irrestricta a la

escogencia objetiva.

En sentido

contrario sería inaceptable que un

contrato intuito personae donde no

se hubiere acreditado y confirm

ado

plenamente

las

especiales

calidades

personales

y

(o)

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ANALIS

IS Y

RESPUESTA D

E L

A A

GR

han presentado fenómenos económicos que

hayan im

plicado fluctuaciones im

portantes en

el

comercio

del

bien

o

servicio.

Las

características del bien o servicio deben ser las

mismas entre una contratación y otra (…)”

Por otro lado en los estudios de conveniencia y

oportunidad realizados por la C

ontraloría para

los

contratos


números 02, 06, 08, 10, 12 y 12A de 2010 no

se definió el perfil, ni la experiencia del futuro

contratista.

De igual form

a la contraloría en los estudios

previos

hace mención a la certificación de

idoneidad y experiencia de que trata el artículo

82 del Decreto 2474 de 2008, manifestando

que

“el futuro contratista deberá aportar su

hoja de vida en la que acredite su idoneidad y

experiencia directamente relacionada con el

área de que se trate de lo cual el ordenador del

gasto deberá dejar constancia”, en trabajo de

campo se corroboró que dicha certificación no

se está

realizando, aunado

con

que

en los

estudios previos no

se define el perfil ni la

experiencia

del

futuro

contratista,

incumpliendo de esta m

anera lo establecido en

el m

encionado decreto.

De otra parte, si bien los indicados estudios

realizados por la Entidad hacen mención al

análisis económico del valor del contrato, éste

no cumple con lo establecido en el numeral 4

del artículo 3 del Decreto 2474 de 2008 toda

vez que no se indicaron las variables utilizadas

para calcular el presupuesto de la respectiva

contratación, así como su monto y

el de

posibles costos asociados al m

ismo.

4.

El

análisis que

sop

orta el valor

estimado

del contrato, indicando

las

variables utiliza

das para calcular

el

presupuesto

de

la

respectiva

contratación

, así como su m

onto y el de

posibles cos

tos asociados al mismo. En

el even

to en que la contratación sea a

precios

unitarios,

la

entidad

contratante

deb

erá

sop

ortar

sus

cálculos

de

presupues

to

en

la

estimación d

e aquellos. En el ca

so del

concu

rso

de

méritos no

publica

rá el

detalle

del análisis que

se

haya

realiza

do

en

des

arrollo

de

lo

establecido en este numeral. En el caso

del

contrato

de

concesión

no

se

publicará

ni

revelará

el

mod

elo

financiero

utiliza

do

en

su

estructuración.

5. La justifica

ción

de

los factores de

selección que

permitan iden

tificar

la

oferta más favorable, de

conform

idad

con el artículo 12 del presente decreto.

6. El sop

orte que permita la tipificación

, es

timación, y asignación

de los riesg

os

previsibles

que

pued

an

afectar

el

equilibrio econ

ómico del contrato.

7. El análisis que sustenta la exigencia

de garantías des

tinadas a amparar los

perjuicios de

naturaleza

contractual o

extracontractual,

derivados

del

incu

mplimiento del ofrecimiento o

del

contrato seg

ún el ca

so, así como

la

profesionales del

contratista que

hubieren servido de fundamento

para su escogencia, se suscribiera

con personas que no ostenten la

calidad

profesional

que

se

destaquen

de

la

generalidad.

Contratos

celebrados

en

estas

condiciones

podrían

así

mismo

configurar situaciones de falsedad,

celebración indebida de contratos,

o celebración de contratos sin

cumplim

iento

de

los

requisitos

legales p

or lo tanto, la e

scogencia

del contratista nunca puede ser

subjetiva.”

Se concluye entonces que no le asiste al

competente contractual libertad absoluta

en m

ateria de contratación de prestación

de servicios profesionales, toda vez que la

ley

le atribuye la obligatoriedad de

ajustarse a criterios

objetivos

para la

selección

de

contratistas, relacionados

con las condiciones particulares del sujeto

a

contratar,

las

cuales

deben

ser

plenamente verificadas y verificables en

condiciones objetivas de igualdad, dentro

del m

ercado laboral profesional.

Así la contratación sea directa, siempre se

deberá realizar una valoración previa de

las

calidades

intelectuales

y de

experiencia de la persona que se

pretende

contratar,

excluyéndose

cualquier posibilidad de suscribir contratos


sustentada

exclusivamente en la confianza

que

genere una persona

concreta, ya que

estos son criterios

subjetivos y

no

verificables.

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ANALIS

IS Y

RESPUESTA D

E L

A A

GR

Por todo lo mencionado anteriorm

ente la

Contraloría incurrió presuntamente en una falta

de carácter disciplinario

pertinencia d

e la d

ivisión d

e aquellas,

de acu

erdo con la reg

lamen

tación sob

re

el particular.

Parágrafo 1°. Los elemen

tos m

ínim

os

previstos en

el presen

te artículo se

complemen

tarán con los

exigidos de

manera

puntual

en

las

diversas

mod

alidades de selección.

Parágrafo 2°. El

contenido

de

los

estudios y documen

tos previos pod

rá

ser

ajustado

por

la

entidad

con

pos

terioridad a la apertura del proceso

de selección.

En ca

so

que

la mod

ificación

de

los

elemen

tos mínim

os señ

alados en el

presen

te

artículo

implique

cambios

fundamen

tales

en

los

mismos,

la

entidad, con fundamen

to en el numeral

2

del

artículo

69

del

Cód

igo

Con

tencioso Administrativo y en aras

de proteger el interés p

úblico o social,

pod

rá revoca

r el acto administrativo de

apertura.

Parágrafo 3°. Para los efectos del

presen

te artículo, se

entiende

que

los

estudios y documentos previos son

los

definitivos

al

momento

de

la

elaboración

y p

ublica

ción

del p

royecto

de pliego de condiciones, sin p

erjuicio

de los ajustes que pued

an d

arse en

el

curso del proceso de selección

. En tod

o

caso, permanecerán a disposición del

Los estudios previos mencionados en el

hallazgo no cuentan

con los elementos

que

perm

itan

identificar en térm

inos de

form

ación

y experiencia

los

requerim

ientos de la administración para

el

contrato.

No

demandan

perfil,

experiencia los

cuales

son

requisitos

indispensables

en la contratación de

prestación de servicios profesionales.

Es importante resaltar que la contratación

directa no conlleva la omisión de un

proceso de selección, ni al incumplim

iento

de los principios que rigen la contratación

estatal.

Respecto de la observación de la

certificación de idoneidad y experiencia

de que trata el artículo 82 del Decreto

2474 de

2008

para los

contratos de

prestación de servicios números 02, 06,

08, 10, 12 y 12A de 20 fueron TAMBIEN

allegadas

con

la contradicción, este es

otro aspecto que debe incluirse en el plan

de mejoramiento,

pues

como ya se

mencionó independiente del área que

realice los mencionados certificados los

mismos

deben reposar

en

la carpeta

contractual, para lo cual la entidad deberá

proponer la (s) acción (es) correctiva (s) el

caso.

Referente a que los estudios realizados

por la Entidad hacen mención al análisis

económico del valor del contrato, éste no

cumple con lo establecido en el numeral 4

del artículo 3 del Decreto 2474 de 2008

toda vez que no se indicaron las variables

utilizadas para calcular el presupuesto de

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GR

público

por

lo

menos

durante

el

des

arrollo del proceso de selección

.

Parágrafo 4

°. En el ca

so de contratos

en los

que se

involucre diseño

y

construcción, la entidad deb

erá poner a

dispos

ición de los oferentes además de

los elemen

tos m

ínim

os a

los que hace

referencia el presen

te artículo, todos los

documen

tos técn

icos disponibles para

el des

arrollo del proyecto.”

De

igual

fo

rma,

no

es

cie

rto

que

exis

ta

deficie

ncia

en

los

estu

dio

s

pre

vios

para

contrata

r ya

que e

sto

s s

e h

icie

ron s

iguie

ndo lo

s sig

uie

nte

s p

arám

etros:

A). La contraloría Departam

ental de Sucre en cada

uno de sus procesos contractuales para adquirir

cualquier tipo de bienes consulta los precios de

mercados en el Sistema de Inform

ación para La

Vigilancia de la Contratación Estatal,

SICE,

(decreto 3512 de 2003) confrontándose en línea y

en

tiempo

real,

los

precios

de

referencia

incorporados en el Registro Único de Precios de

Referencia, RUPR, de acuerdo con los parámetros

de codificación del Catálogo Único de Bienes y

la respectiva contratación, así como su

monto y el de posibles costos asociados

al m

ismo.

Al respecto, los contratos de prestación

de

servicios

profesionales

no

se

encuentran exentos

de la exigencia

de

realizar un estudio de m

ercado, refuerza

lo

anterior

la

existencia

de

pronunciamientos

de la Procuraduría

General de la N

ación2 y del Consejo de

Estado3, concluyendo ambas

Entidades

que,

en

materia

de

contratación

administrativa, los contratos de prestación

de servicios profesionales y de apoyo a la

gestión, no se encuentran exentos de la

elaboración previa de

un

estudio de

mercado

por

parte

de

la

entidad

interesada en adelantar la contratación,

dado que, según el máximo tribunal de lo

Contencioso

Administrativo,

“(…)

no

existe justificación legal alguna p

ara q

ue

el patrim

onio p

úblico sufra m

enoscabo e

irrespeto a

través d

el establecim

iento d

e

precios incoherentes con la realidad

económica del servicio”.

Con este

requerimiento,

el legislador

pretende que el valor

estimado del

2 1 Procuraduría General de la Nación, Lecciones de derecho disciplinario Volumen I Instituto de Estudiosdel M

inisterio Público, Nov. 6 de 2006, p.

95.

3Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, S

ección Tercera, Exp. 23569 del 13 de noviembre de 2003.

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ANALIS

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GR

Servicios, CUBS, garantizando una contratación sin

detrimento de los recursos públicos y en el caso de

los contratos 03, 21, 22, 24, 27, 28, 29 y 30 se

cumplió a cabalidad con este estudio verificando

previo al proceso cada

uno de

los

bienes a

adquirir en dicha base de datos especializadas que

contiene los precios por zona.

B). La Contraloría Departamental de Sucre en cada

uno de los

procesos

contractuales

realiza las

cotizaciones de los precios físicos de m

ercados y

determ

ina la variable que

exige la norm

a, que

también se aportan a los presentes descargo

a través del Área de G

estión Administrativa Integral,

quien es la encargada de ello según el manual de

procedimientos de la entidad. Cabe indicar que en

el Desarrollo del Proceso de Auditoria, no se le

solicito al suscrito o funcionario alguno de esta

Contraloría dicha inform

ación, la cual reposa en el

Área de

Gestión

Administrativa Integral.

Ahora

bien, en algunos

casos

se solicitaron tres

(3),

cuatro (4) y dos (2) cotizaciones para establecer el

valor del presupuesto

oficial de los

contratos.

Además

se hace necesario precisar

que

los

servidores

públicos

respondemos

por

el

incumplim

iento de la Ley y la Constitución y no por

el presunto quebrantamiento de Cartillas, que como

su nombre lo indica y

lo señala el inform

e de

auditoría

“contien

e re

com

endac

iones para

la

ela

bora

ción d

e los

estu

dio

s p

revi

os”.

C). La Contraloría Departamental de Sucre en cada

contrato de prestación de servicios y/o apoyo a la

gestión deja constancia escrita por parte del

Profesional Universitario del Área de Gestión

Administrativa Integral y por el suscrito en la cual

se avala la idoneidad y

experiencia de los

contrato

obedezca

a

criterios

de

razonabilidad y objetividad dejando a un

lado la improvisación o subjetividad de la

administración.

Por lo anterior el hallazgo disciplinario

respecto

de

esta

observación

se

mantiene.

En razón de lo m

encionado anteriorm

ente

la redacción en

el

inform

e será la

siguiente:

“En los contratos 03, 21, 22, 24, 27,28,

29 y 30 2010 que se realizaron a través

de la m

odalidad de selección abreviada,

los estudios de m

ercado para establecer

el presupuesto oficial no se encontraron

en las

carpetas contractuales. En la

contradicción la entidad manifiesta que

fueron realizadas por otra área, por la

cual no reposaban en cada carpeta, en

razón de ello y

con el fin de que la

documentación de cada una de las etapas

del proceso de contratación se hallen en

una sola parte, la entidad debe presentar

acciones correctivas

en el plan de

mejoramiento

que

subsanen

dicha

deficiencia.

Con el fin de ilustrar el tema de estudios

de m

ercado la Procuraduría G

eneral de

la N

ación diseño una cartilla, la cual fue

publicada en abril de 2010, que contiene

recomendaciones para la elaboración de

los estudios previos (páginas 40 a la 47)

ante lo cual perm

itimos

transcribir

lo

siguiente para que la entidad lo tenga en

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ANALIS

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GR

profesionales, que exige el artículo 82 del decreto

2474, constancias

que reposan en el Área de

Gestión Administrativa Integral, las cuales nunca

fueron solicitadas por parte del Auditor encargado

ni

verbalmente

ni

por

escrito

(se

anexan

fotocopias).

Por

lo

anterior

queda

evidenciado que

la

Contraloría General del Departamento de

Sucre

NO

INCURRIO en una presunta falta de carácter

disciplinario ya que los

estudios

y documentos

previos

si son realizados

de acuerdo a la

norm

atividad legal vigente aplicable para ello, por

lo tanto solicitamos

sea desm

ontado dicho

hallazgo.

cuenta al

momento de realizar

los

mencionados estudios:

(…) El estudio de precios de mercado,

que se lleva a cabo una vez elaborado el

estudio técnico,

perm

ite establecer

el

presupuesto oficial

de la contratación.

Comprende la realización de un análisis

de los diferentes precios de los bienes o

servicios a contratar que se registran en el

mercado, que pueden ser consultados a

través de m

ecanismos como:

a. Solicitud de cotiza

ciones.

b.

Consulta

de

bases

de

datos

especializadas.

c.

Análisis

de

consumos

y

precios

históricos.

Asim

ismo,

involucra el análisis de las

variables consideradas para calcular

el

presupuesto o

ficial o p

recio d

el contrato.

Para la elaboración del estudio de precios

de mercado se efectúan las siguientes

recomendaciones:

a. Cuando se emplee la modalidad de

solicitud de cotiza

ciones, las mismas se

deben

requerir

remitiendo

a

los

interesados toda la inform

ación básica del

contrato a suscribir, con el fin de que

proyecten el valor del servicio o del bien

correspondiente.

Por

lo expuesto,

se

deberán señalar

en la comunicación

respectiva los g

astos q

ue d

eberá a

sumir

el contratista (constitución de garantía

única, im

puestos, transporte, publicación,

etc.) y la form

a de pago prevista para el

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ANALIS

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GR

futuro

contrato,

toda

vez

que

esta

inform

ación incide directamente en el

precio ofrecido.

Las cotiza

ciones se deberán solicitar a

interesados que tengan condiciones de

producción

(capacidad

económica,

financiera,

técnica y

de experiencia)

sim

ilares, con el fin de que realm

ente se

obtenga un precio de mercado.

Para

ilustrar esta afirm

ación basta con verificar

los precios que sobre un bien de la

canasta familiar puede ofrecer un tendero

de

barrio,

un

mayorista

o

un

superm

ercado.

Asim

ismo, se debe verificar la ocurrencia

de circunstancias que distorsionan los

precios

del

mercado,

como

ofertas

especiales de alm

acenes de cadena,

fenómenos de escasez o abundancia del

producto, etc.

b.

Cuando

por

las

condiciones

del

mercado del bien o servicio a contratar se

requiera la revisión de bases de datos, el

responsable deberá dejar constancia de

las consultas realizadas y d

e los p

recios

que soportan su estudio. Las bases de

datos

consultadas

deben

ser

especializadas y representativas en el

mercado del bien o servicio a contratar.

c. Para emplear el mecanismo de análisis

de p

recios h

istóricos se d

ebe verificar la

variación de los mismos derivados del

índice de precios al consumidor en cada

año, examinando si se han presentado

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ANALIS

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RESPUESTA D

E L

A A

GR

fenómenos

económicos

que

hayan

implicado fluctuaciones importantes en el

comercio

del

bien

o

servicio.

Las

características del bien o servicio deben

ser las mismas entre u

na contratación y

otra (…)”

Por

otro lado en los

estudios

de

conveniencia y oportunidad realizados por

la Contraloría

para los

contratos

de

prestación de servicios números 02, 06,

08, 10, 12 y 12A de 2010 no se definió el

perfil,

ni

la

experiencia

del

futuro

contratista con lo cual se quebrantó el

principio de selección objetiva razón por la

cual se mantiene con su connotación

disciplinaria.

De otra parte, si bien los

indicados

estudios realizados por la E

ntidad hacen

mención al análisis económico del valor

del contrato, éstos

no cumplen

con lo

establecido en el num

eral 4 del artículo 3

del Decreto 2474 de 2008 toda vez que

no se indicaron las

variables

utilizadas

para calcular

el

presupuesto de la

respectiva contratación,

así

como su

monto y el de posibles costos asociados

al m

ismo.

Las

anteriores

actuaciones

presuntamente tienen una connotación de

carácter disciplinario.

De igual form

a la contraloría en los

estudios

previos

hace mención a

la

certificación de idoneidad y experiencia de

que trata el artículo 82 del Decreto 2474

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ANALIS

IS Y

RESPUESTA D

E L

A A

GR

de 2008, manifestando que “el futuro

contratista deberá aportar su hoja de vida

en la que acredite su idoneidad y

experiencia directamente relacionada con

el área de que se trate de lo cual el

ordenador

del

gasto

deberá

dejar

constancia”, en trabajo de

campo se

corroboró que

dicha

certificación no se

está realizando. En la contradicción la

entidad

allegó

las

mencionadas

certificaciones aduciendo que las mismas

reposaban en otra área de la entidad, lo

que debe también ser incluido en plan de

mejoramiento toda vez que como ya se

mencionó toda la inform

ación contractual

debe reposar en una sola carpeta.”

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ANALIS

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E L

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GR

3- En los estudios previos realizados para esta

contratación

no se solicita la experiencia e

idoneidad del futuro contratista; tampoco se

observan en la documentación allegada por el

contratista. Si bien el m

onto de la contratación

perm

ite que se realice por la modalidad de

contratación directa, esto

no exime a la

entidad para que honre los

principios

de

principio de transparencia y

de selección

objetiva

establecidos

en

la

Constitución

Política, en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de

2007 y el D

ecreto 2474 de 2008.

En la documentación tampoco obra propuesta

presentada por el contratista que perm

ita a la

administración determ

inar su favorabilidad para

la entidad.

De otra parte y en el entendido que en dicha

ciudad operan empresas especializadas en la

entrega de correspondencia externa,

la

Contraloría debió convocarlas

máxime si

dentro de la documentación no obra evidencia

de la experiencia del contratista para el

desarrollo del objeto contratado.

Sobre este

aspecto, encontramos que

el

Decreto

2474 de 2008, en su artículo 2

establece las

modalidades

de selección,

indicando que las

mismas

son:

Licitación

pública, selección abreviada,

concurso de

méritos

y contratación

directa.

Renglón

seguido en su parágrafo dispone: “para la

selección de los contratistas se aplicarán los

principios

de

economía,

transparencia y

responsabilidad contenidos en la Ley 80 de

1993 y los postulados que rigen la función

administrativa.” (negrilla fuera de texto)

En cuanto a este hallazgo nos

perm

itimos

manifestarle que

a folio N° 5 de la carpeta del

contrato N° 06

de

2010

aparece la certificación

expedida por el profesional universitario del área de

gestión administrativa integral mediante la cual se

especifica el perfil del contratista que requería la

entidad. No se encuentra propuesta técnica ni

económica en la carpeta toda vez que estamos

frente a un contrato de

prestación

de

servicios

profesionales

para el cual la modalidad para

seleccionar

al

contratista es

por

medio de

contratación directa tal y como se venía celebrando

durante los

años 2008 y

2009 con el mismo

contratista. No se encuentran certificaciones

de

experiencia en la carpeta de dicho contrato por

cuanto el Sr. A

NTONIO B

ELT

RAN C

ASTILLO en

los

contratos

celebrados y

ejecutados

en

esta

entidad,

había

desarrollado

las

obligaciones

contraídas de m

anera satisfactoria con respecto a

las necesidades de la entidad, y la C

ontraloría no

necesitaba expedir

certificaciones de experiencia

que serían presentadas a esta m

isma entidad por

cuanto se aplicaba la ley anti-tramite. Realizar una

invitación publica para contratar con

empresas

especializadas

en el

servicio de mensajería

incrementaría

de manera amplia el presupuesto

destinado para tal fin por la entidad, lo cual

conllevaría mayores gastos que esta entidad no

estaba en condiciones de asumir

y teniendo en

cuenta el principio de economía y la austeridad del

gasto la Contraloría decidió seguir contratando con

el S

r ANTONIO BELTRAN CASTILLO

. Es preciso aclarar que el contrato 06 de 2010 se

celebró mediante la modalidad de contratación

directa y

no producto de las

modalidades

de

selección abreviada o licitación pública, para los

cuales sería aplicable el artículo 10 inciso 5 del

Se mantiene el hallazgo.

El folio No. 5 a que hace referencia la

entidad no trata de la certificación

expedida por el profesional universitario

del área de gestión administrativa, si no

de la certificación de la no existencia de

personal.

Respecto

de

la

inexistencia

de

la

propuesta técnica ni

económica nos

perm

itimos inform

arle que no importa que

se trate de un contrato de prestación de

servicios

el

futuro

contratista

debe

presentarla sin importar que el mismo

haya

sido

contratado

en

vigencias

anteriores, además la misma sirve

La AGR no cuestión al modalidad de

contratación así como tampoco pretende

que existe la pluralidad de oferta lo que

se observa es que el principio de la

selección objetiva no esta se cumpliendo

en esta contratación.

Es

importante señalar que, el Decreto

2474

de

2008

trae

en

varias

disposiciones,

arts. 3º y

77,

como

elemento

mínimo

de

los

procesos

contractuales los estudios y documentos

previos.

De conform

idad con el artículo 82 del

Decreto 2474 de 2008, se podrá contratar

directamente con la persona que esté en

capacidad

de

ejecutar

el

objeto

contractual y

que haya demostrado la

idoneidad y

experiencia directam

ente

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GR

Es

decir,

para

cualquier

modalidad

de

selección

resultan plenamente

aplicables los

principios

de la contratación administrativa,

independiente de la causal que se utilice.

Así,

el

incumplimiento

de

deberes

de

imperativo cumplim

iento por parte

de

la

administración pública, que revistan el carácter

de esenciales, no resultan

saneables

por

ratificación, conform

e a

lo dispuesto en el

artículo 49 de la Ley 80 de 1993 que señala:

“Ante

la

ocurrencia

de

vicios

que

no

constituyan causales de nulidad y cuando las

necesidades de la administración lo exijan o

las reglas de la buena administración lo

aconsejen, el jefe o representante legal de la

entidad, en acto motivado, podrá sanear el

correspondiente vicio.”

En el caso concreto no es posible que

la

ausencia total de experiencia sea

corregida

con posterioridad a la celebración del contrato,

como quiera que este requisito debiera

haberse cumplido en la etapa precontractual y

ser exigido

desde los

estudios

previos

que

dieron origen a la contratación. Ya celebrado

el

contrato,

la experiencia posteriorm

ente

adquirida y acreditada, no puede subsanar el

vicio en que la administración incurrió, máxime

si se tiene en cuenta que el mismo decreto

2474 en su artículo 10, inciso 5 señala: “En

ningún

caso

la

entidad

podrá

señalar

taxativamente los requisitos o documentos

subsanables o no subsanables en el pliego de

condiciones, ni perm

itir que se subsane la falta

de capacidad para presentar la oferta, ni que

se acrediten circunstancias ocurridas con

decreto 2474 de 2008, por lo tanto no estamos

frente a cierres de procesos de contratación, no se

estarían acreditando circunstancias ocurridas con

posterioridad al cierre del proceso de selección. En

todo caso si hubiere lugar a ello estos contratos

fueron celebrados durante los años 2008 y 2009,

evidentemente no son circunstancias ocurridas con

posterioridad al cierre, tal y como reza en el inform

e de auditoría.

Con relación a la m

uestra auditada por parte de la

Dra. LUZ A

IDA LLANOS, nos perm

itimos aclarar

que no es cierto que ella represente el 20% de los

contratos celebrados durante la vigencia 2010, sino

por el contrario la auditora reviso 18 contratos los

cuales

corresponden al 47%

del total de 34

Contratos suscritos, de los cuales reviso uno de la

vigencia 2009. Lo anterior se puede corroborar con

los oficios de fecha 14 de m

arzo de 2011 de los

cuales se anexa fotocopias.

Por todo lo anterior solicitamos sea desm

ontado

este hallazgo disciplinario

.

relacionada con el área de que se trate,

sin que sea necesario la obtención

de

varias ofertas. Pero ello no excluye que

se

realicen

los

estudios

previos

presupuesto esencial

de

una gestión

contractual económica y eficaz.

Además, el hecho de que no se requiera

de pluralidad de ofertas para proceder a la

escogencia del contratista no significa que

la selección deje de

ser

objetiva. Al

respecto la Sala de

lo Contencioso

Administrativo,

Sección

tercera

del

Consejo de Estado en Sentencia del 3 de

diciembre de 2007 estableció que la

selección objetiva consiste en:

“…la

escogencia

de

la

oferta

más

favorable

para

la

entidad,

siendo

improcedente

considerar

para

ello

motivaciones s

ubjetivas. Para tal efecto,

con

carácter

enunciativo,

la

norm

a

consagra factores determ

inantes para esa

elección, los cuales deben constar

de

manera clara, detallada y concreta (…) en

el análisis previo a la suscripción del

contrato si

se trata de contratación

directa, y que sobre todo, deben apuntar

al cumplim

iento de los fines estatales

perseguidos con la contratación pública

(…)” .

En consecuencia, deberá evidenciarse la

realización previa de un análisis técnico

que perm

ita establecer que realmente se

analiza el perfil y experticia de quien será

contratado, garantizando la escogencia de

quien sea m

ás favorable a los intereses y

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GR

posterioridad al cierre del proceso”. (negrilla

fuera de texto).

Con el anterior

actuar el ente de control

presuntamente incumplió las

mencionadas

norm

as encontrándose inmerso en una falta de

carácter disciplinario.

necesidades de la Entidad, pero sin

necesidad de plasm

ar “los

factores

de

selección” ya que no es

necesario

escoger entre

varios proponentes como

ocurre en las

otras

modalidades

de

selección de contratistas.

Así las

cosas

al no

haber

oferta o

propuesta por parte del contratista la

entidad carece de elementos para honrar

el m

encionado principio.

Con relación a las certificaciones, tal y

como lo manifiesta

la entidad, si el

contratista

ya

había

prestado

sus

servicios a la C

ontraloría, es indiferente

para cada

contrato allegar toda la

documentación

y cumplir

con

los

requisitos contractuales sin

importar la

vigencia,

Para la auditoria es claro que el contrato

se

realizó

por

la

modalidad

de

contratación directa y no por ninguna otra.

Lo que se resalta es

que no por ese

hecho la entidad incumpla los

deberes

legales

que le corresponden para la

selección

de los

contratista fuere cual

fuere la modalidad de selección de los

mismos.

En el punto en que la Contraloría trata la

muestra auditada, le inform

amos a la

Entidad que la muestra es elegida

a

potestad del funcionario auditor y que en

este

caso no

hallamos

el sentido al

comentario realizado por la entidad y en el

inform

e se corregirá el dato

estadístico

Inform




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GR

que se encuentra errado.

PRO

CESAO

SANCIO

NAORIO

4- Los procesos administrativos sancionatorios

están regulados a través de la Resolución 043

del 08 de m

arzo de 2005 la cual establece los

térm

inos en los cuales deben tramitarse éstos

procesos.

De acuerdo con lo evidenciado en la m

uestra

Con respecto a este hallazgo me perm

ito inform

arle

que durante la vigencia 2010 se aperturaron 119

procesos administrativos sancionatorios a distintos

entes de control por no rendición de cuentas, no

suscripción de planes

de

mejoramiento y

no

suministro de inform

ación.

Se mantiene la observación

Los

argumentos

de la Contraloría no

desvirtúan lo evidenciado en el proceso

auditor.

El

mencionado plan de contingencia

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GR

auditada la Contraloría incumplió lo establecido

en la Resolución 043 del 08 de m

arzo de 2005

y presenta ostensibles periodos de inactividad,

razón por la cual la entidad presuntamente

incurrió en una falta de carácter disciplinario.

Que la m

uestra revisada en el desarrollo de la

auditoria representan un veinte por ciento (20%)

correspondiente a 23

procesos del número total

que se encuentran en trámite, los

demás

96

expedientes presentan actuaciones durante toda la

vigencia 2010 y lo que va corrido de 2011. Los

procesos que no presentaban actuaciones durante

la vigencia 2010 fueron 27, de los cuales solicitó 23

la auditora D

ra. LUZ A

IDA LLANOS (folios 53-55

del inform

e de auditoría), sin tener en cuenta los

demás

expedientes

que

si fueron impulsados y

algunos

term

inados durante la vigencia 2010.

Evidenciando que solo le intereso a la auditora

dejar

un

concepto negativo

de la

gestión

adelantada con respecto a dichos procesos.

Las circunstancias que conllevaron a esta entidad a

presentar atraso en los térm

inos establecidos en la

resolución 043 de 2005 en los procesos auditados

fue la sobrecarga laboral representada en el alto

volumen de procesos aperturados durante el prim

er

semestre del año 2010, para lo cual mediante

resolución No.387 de fecha diciembre catorce (14)

de 2010 se adopta un plan de contingencia en la

Contraloría General del Departamento de Sucre,

aunado a que el área encargada de adelantar el

trámite de los

mismos

solo la integraba un

funcionario, el cual no solo tenía a su cargo el

seguimiento

e impulso

de

los

procesos

sancionatorios sino que además tiene asignadas

otras funciones que también le demandan tiempo y

dedicación. P

or lo anterior la C

ontraloría G

eneral

del Departamento de Sucre

estimo conveniente

que el

tramite e impulso

de los

procesos

administrativos

sancionatorios

fuera asignado a

otra dependencia integrada por un numero plural

de funcionarios lo cual se dio m

ediante resolución

N° 065 de 14 de febrero de 2011, por medio de la

realizado por la Entidad, debió realizarse

antes de que las inactividades procesales

se hubieran

presentado,

con lo cual

seguramente este plan de contingencia

hubiera cum

plido el efecto calculado.

En cuanto al

argumento de que la

funcionaria se encontraba en comisión,

no es

de buen recibo para la AGR

teniéndose en cuenta que esta situación

administrativa no está contem

plada en la

norm

atividad vigente como

motivo de

suspensión de térm

inos procesales; por lo

tanto el funcionario de conocimiento debe

tener

en cuenta que sus

situaciones

administrativas

laborales

no

pueden

interferir con los térm

inos procesales en

los

procesos

administrativos

sancionatorios de su conocimiento.

De otra parte y de acuerdo a lo convenido

en la audiencia de contradicción se

redacta en el inform

e un párrafo respecto

de los proceso archivados el cual queda

así:

“La entidad en la vigencia 2010 archivo

catorce (14) procesos, los

cuales

no

revistieron inconsistencias en su trámite”

Finalmente, la entidad competente será

la encargada

de decidir

si los

hechos

evidenciados

por

la

Auditoria

son

disciplinables o no.

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GR

cual

se

modificó

el

trámite

del

proceso

administrativo sancionatorio de esta entidad.

En relación a lo anteriorm

ente expuesto la C

orte

Constitucional en sentencia de tutela N° T-1068 de

2004 nos dice:

Ha concluido pues la jurisprudencia anotando

que “ si bien la adm

inistración de justicia debe ser

pronta, no todo retardo genera una vía de hecho.

Se debe presentar un retardo injustificado. Éste se

presenta cuando la mora

se da por falta

de

diligencia del juez en el cumplimiento

de su

función. Si se pretende justificar la mora se debe

demostrar que

ésta se dio

a pesar

del

cumplimiento oportuno y cabal de sus funciones.”

T- 710 de 2003.

Por último, se hace necesario indicar que el

que exista o no justificación para la tardanza

se calificará en cada caso concreto.

Siendo así las

cosas

el atraso presentado es

justificado toda vez que solo se deduce del 20% de

los

procesos

que

se aperturaron durante la

vigencia 2010, y se da en razón a la sobrecarga

laboral, a cargo del funcionario responsable del

área a cargo

del trámite de ello, y

las

demás

funciones que demanda el cargo. Con base en lo

anterior la C

ontraloría G

eneral del Departamento

de Sucre, tomo

la decisión de reasignar

las

funciones de seguimiento y tramite de los procesos

administrativos

a un área que contara con un

mayor número de funcionarios a su cargo, con el

fin de que dicho proceso se llevara a cabo dentro

de los térm

inos previstos.

Inform




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GR

Es

de resaltar

que

el volumen de procesos

sancionatorios aperturados se debe a la voluntad

de realizar una m

ayor gestión por parte de esta

entidad, no queriendo incurrir en el incumplim

iento

de las funciones propias del control fiscal y mucho

menos en dilación e inactividad de los procesos.

En cuanto al hallazgo configurado el artículo 48 del

Código Disciplinario Único nos dice:

ARTÍCULO 48. FALTAS G

RAVÍSIM

AS. Son

faltas gravísim

as las siguientes:

62.

Incu

rrir injustifica

damen

te en mora

sistemática

en la sustanciación y fallo de

los neg

ocios asignados. Se

entien

de

por

mora sistemática

, el incu

mplimiento por

parte

de

un servidor público de

los

térm

inos fijados por ley o

reglamento

interno en la sustanciación

de los neg

ocios

a él asignados, en

una proporción

que

represente el veinte por ciento (20%) de su

ca

rga laboral.

Para efectos de configurar la dilación de térm

inos

como falta disciplinaria se requiere que esta sea

dolosa o culposa presupuestos que no se aplican

para el caso concreto, considerándose justificada la

misma de acuerdo a

las

consideraciones

aquí

expuestas, por ello le solicitamos sea desm

ontado

el presunto hallazgo disciplinario.

PRO

CESO

JURIS

DIC

CIO

N C

OACTIV

A

5-

En estas actuaciones

se observó que

existen procesos que tienen acuerdos de pago

los cuales no se están cumpliendo y la entidad

no ha reiniciado el proceso coactivo, además

se observó inactividad por parte del ente de

Pro

ceso 35

/99: Con respecto a este proceso

podemos

decir lo siguiente: fue aperturado en

contra de dos personas JO

RGE M

ENDOZA FERIA

y LEOPOLDO RICARDO OVIEDO pero se abrieron

dos expedientes el 035 (LE

OPOLDO RICARDO) y

Pro

ceso 3

5/9

9: Se retira el proceso del

inform

e, pero se recuerda a la entidad que

la inform

ación fue suministrada por

Inform




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GR

control en el trámite de los mismos, no se está

realizado de manera periódica el estudio de

bienes en especial de los procesos antiguos y

no ha hecho efectivas las medidas cautelares,

incumpliendo lo establecido en la Ley 42 de

1993 y el C

ódigo de Procedimiento Civil.

Existen

procesos

con

una

ostensible

antigüedad y la entidad no ha realizado una

depuración de los mismos, situación que está

perm

itida por la Ley 1066 de 2001 para lo cual

se debe analizar cada caso en particular

Por lo anterior la contraloría presuntamente

incurrió en una falta de carácter disciplinario

el 038 (JO

RGE M

ENDOZA FERIA) de 2009, como

se trataba de una m

isma entidad, y los mismos

hechos se hacía necesario acumularlos y se asignó

el número 038 de

1999. En

la actualidad este

proceso se encuentra archivado por pago total de

la obligación como se demuestra en el auto de

archivo de fecha 19 de junio de 2007, por medio

del cual se decreta term

inado el proceso de

jurisdicción coactiva 038 de 1999, en relación con

el S

r. LEOPOLDO RICARDO.

Pro

ceso 8

8/9

8: Si es cierto que existe un acuerdo

de pago por parte del Sr OSWALDO FLOREZ, el

cual fue incumplido por

parte

de él,

pero la

Contraloría ha seguido el impulso del m

ismo con la

realización de

la investigación de bienes

a entidades bancarias, secretarias de tránsito, oficina

de instrumentos públicos entre otras, arrojándose

un resultado negativo acerca de

bienes

de

propiedad del Sr. O

SWALDO FLOREZ, con lo cual

se hace im

posible hasta la fecha el recaudo.

Pro

ceso 0

02/0

7: Con relación a este proceso se le

inform

a que mediante auto de fecha 3 de

septiembre de 2007 se realizó acumulación de los

procesos de cobro coactivo por economía procesal

aperturados al Sr. JO

RGE BLANCO FUENTES,

radicados 011/05, 15/05, 01/06, 002/07 y 06/07,

acumulación solicitada por el investigado, se hace

necesario aclarar que en el expediente de radicado

número 06/07 reposan las actuaciones posteriores

a este auto de referencia lo cual aplica a todos los

procesos acumulados incluido el N° 002/07. Por lo

tanto este expediente registra actuaciones durante

la vigencia 2008 y 2009.

Pro

ceso 86

/96: Con relación a este proceso le

inform

amos

que se encuentra registrado un

ustedes, luego sino se allegó completa lo

que

se auditó fue la inform

ación que

reposaba en el expediente entregado

Pro

ceso 8

8/9


inform

e.

Pro

ceso 0

02/0

7: En prim

er lugar vale la

pena aclararle a la Contraloría que

quienes

allegan los

procesos

que se

solicitan en proceso auditor son ustedes y

de otra parte al analizar los

procesos

rendidos en la cuenta se evidencia que el

proceso 002/07 se encuentra incluido en

la misma.

En este sentido también llama la atención

que si el proceso fue acumulado como lo

menciona la entidad

son ustedes

los

llamados a inform

ar este hecho ya que

son

ustedes

los

que

manejan

los

expedientes

y fueron ustedes

los

que

entregaron esta carpeta cuando se solicitó

el expediente para ser auditado.

Aclarado lo anterior, la observación

relacionada con ese proceso se retira del

inform

e.

Pro

ceso

86/9

6:

Se

mantiene

la

observación, toda vez que la m

isma no es

desvirtuada por la Contraloría.

Respecto del concepto solicitado, se le

inform

a que el mismo debe ser tramitado

directamente con la oficina Jurídica quien

es

la

dependencia

que

tiene

la

competencia

dentro

de

la

Auditoria

Inform




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GR

embargo sobre un bien inmueble por lo cual se

solicitara un concepto a la Auditoria G

eneral de la

Republica, respecto a

si es procedente para la

designación del perito destinar

del

rubro de

honorarios

del

presupuesto de la Contraloría

General del Departamento de Sucre para atender

esta erogación, pero nos asalta la duda acerca de

la viabilidad de esta m

edida, teniendo en cuenta

que el recaudo de la cartera ingresa al patrimonio

de la entidad afectada m

as no a este organismo de

control.

Pro

ceso 01/

2004

: Si es

cierto que existe un

acuerdo de pago

por

parte del Sr. MILTON

DORADO, el cual fue incumplido por parte de él,

pero la Contraloría ha seguido el impulso del

mismo con la realización

de

la investigación de

bienes

a entidades

bancarias, secretarias

de

tránsito, oficina de instrumentos

públicos

entre

otras, arrojándose un resultado negativo acerca de

bienes de propiedad del Sr. MILTON DORADO,

con lo cual se hace imposible hasta la fecha el

recaudo.

Pro

ceso 13

/03: Con relación a este proceso le

inform

amos

que se han

venido realizando las

correspondientes

investigaciones

de bienes

las

cuales no han arrojado un resultado positivo acerca

de bienes de propiedad del S

r JU

LIO DE LA OSSA

MARTELO, con lo cual se hace imposible hasta la

fecha el recaudo.

Pro

ceso 1

9/0

5: Este es uno de los procesos para

los cuales se encuentra pendiente la designación

de peritos, el cual queda supeditado a la respuesta

que nos de sobre el particular la Auditoria G

eneral

de la Republica.

General de la R

epública para absolver la

consulta.

Pro

ceso 0

1/2

004:

Se retira el proceso

del inform

e, pero se recuerda a la entidad

que la inform



que


ación que

reposaba en el expediente entregado.

Pro

ceso 1

3/0


inform

e, pero se recuerda a la entidad que

la inform



que


ación que

reposaba en el expediente entregado

Pro

ceso

19/0

5:

Se

mantiene

la

observación, toda vez que la m

isma no es

desvirtuada por la Contraloría.


inform



es

la

dependencia

que

tiene

la

competencia

dentro

de

la

Auditoria

General de la R


consulta,

Pro

ceso 6

6: Se mantiene la observación,

toda vez que la m

isma no es desvirtuada

por la Contraloría.


inform



es

la

dependencia

que

tiene

la

competencia

dentro

de

la

Auditoria

Inform




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GR

Pro

ceso 66

: Con relación a este proceso se

elevara consulta a la Auditoria General de la

Republica por tratarse de un proceso de vigencia

1999, y que dentro del cual se han realizado las

correspondientes

investigaciones

de

bienes,

mostrando siempre el estado de insolvencia del

investigado.

Cabe anotar con respecto a este presunto hallazgo

que los procesos de jurisdicción coactiva en trámite

durante

la

vigencia

2010

se

les

realizo

periódicamente la correspondiente investigación de

bienes a entidades bancarias, oficina de registro de

instrumentos públicos

entre

otros, resultando de

esto

una

inform

ación relativa en cuanto a los

bienes que poseen los implicados.

Que los procesos de jurisdicción coactiva en los

cuales se han suscrito acuerdos de pago y estos se

han

incumplido,

la

Contraloría

General

del

Departamento de Sucre ha continuado el impulso

de los mismos en las investigaciones de bienes

realizadas

y como quiera que no se registran

bienes a nombre de los implicados el recaudo se

ha visto obstaculizado por esta circunstancia.

La gestión en el cobro coactivo se ve reflejada en

el impulso de tales

procesos, en

la cartera

recuperada y

en la periódica investigación de

bienes, que desafortunadam

ente las personas a las

cuales se les han aperturado procesos de cobro

coactivo y que aún se encuentran en trámite tienen

la peculiaridad de estar insolventes, lo cual se

deduce

del

resultado

de

las

respectivas

investigaciones de bienes, quedándole imposible a

este

ente de

control

mostrar

otro resultado

diferente al que se pretende.

General de la R


consulta.

De

acuerdo

con

las

anteriores

modificaciones la redacción en el inform

e se modifica así:

“Se observó inactividad por parte del ente

de control en el trámite de los proceso,

no han hecho efectivas las

medidas

cautelares, incumpliendo lo establecido en

la Ley

42 de 1993 y

el Código de

Procedimiento Civil.

Existen procesos

con una

ostensible

antigüedad y la entidad no ha realizado

una depuración de los mismos, situación

que

está

perm

itida por la Ley 1066 de

2006 para lo cual se debe analizar cada

caso en particular.

Por

lo

anterior

la

contraloría

presuntamente incurrió en una falta de

carácter disciplinario”

Inform




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NTRADIC

CIO

N E

JERCID

A P

OR L

A

CO

NTRALO

RIA

ANALIS

IS Y

RESPUESTA D

E L

A A

GR

En cuanto a que no se ha hecho efectivo lo de las

medidas cautelares no se debe como lo anterior, a

falta de gestión de la entidad, sino que para hacer

efectivas tales medidas se dem

andan unos gastos

como es la designación de

peritos, entre otros,

para lo cual estam

os elevando consulta a la Oficina

Jurídica de la Auditoria General de la Republica.

De lo anterior se infiere que al designar peritos

para el impulso de los procesos de jurisdicción

coactiva se dispondrían de recursos propios de la

entidad para tal fin destinados

a obtener

un

beneficio que no es para esta entidad sino para un

tercero, como lo es la recuperación de cartera de

determ

inado ente sujeto a control, que en ultimas

ingresa al patrimonio de dicho ente.

Lo anterior nos conlleva a elevar una consulta a la

Auditoria General de la Republica para tener

claridad al respecto.

Con

base

en

lo

anterior

solicitamos

sea

desm

ontado dicho hallazgo.

Inform




86

4.3

HALLAZG

OS F

ISCALES

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JERCID

A P

OR L

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NTRALO

RIA

ANALIS

IS Y

RESPUESTA D

E L

A A

GR

CONTRATACIO

N

1-

- Al

verificar

los

inform

es

de

actividades

realizadas

por

el

contratista se encontró que el mismo

realizó la entrega de dichos inform

es

de manera puntual, sin

embargo al

solicitar los soportes de los apoyos

efectuados

se

presentaron

los

correspondientes

a los

meses

de

febrero, marzo, octubre, noviembre y

diciembre de 2010.

Ante lo no

evidencia de más actuaciones

que

soportaran

los

inform

es

de

actividades

presentados

del

contratista y los respectivos pagos de

cada mes, se procedió a solicitar más

inform

ación

al respecto obteniendo

como respuesta la no existencia de

más documentación.

Por lo anterior y toda vez que no se soportaron

los pagos de los meses abril, mayo, junio, julio,

agosto y

septiembre,

presuntamente se

presenta un detrimento al estado por valor de

SIETE M

ILLO

NES DOSCIENTOS M

IL PESOS

($7.200.000), de acuerdo a lo consagrado en el

artículo 3 de la Ley 610 de 2000.

El contrato de prestación de servicios es aquel que

celebra el E

stado en los casos en que la función de

la administración no puede ser suministrada o

realizada por personas vinculadas con la entidad

oficial contratante o cuando se hacen necesarios

los conocimientos especializados de esa persona;

las características de este tipo de contratos son las

siguientes: g

enera

una

obligació

n d

e hace

r, s

on

tem

pora

les y

exis

te a

uto

nom

ía e

independencia

del

contratista. A su vez, el contrato de trabajo

tiene las

siguientes

características:

prestación

personal del servicio,

subordinación laboral y

remuneración como contraprestación del servicio.

En

sentencia

C-094

de

2003

la

Corte

Constitucional nos dice:

C

uan

do se ocu

pó del

an

álisis

de

con

sti

tucio

nalidad

de

alg

un

os

apart

es

del

nu

mera

l 3°

del

art

ícu

lo 3

2 d

e l

a L

ey 8

0 d

e 1

993,

la

Cort

e

resalt

ó

las

difere

ncia

s

exis

ten

tes

en

tre

el

con

trato

de

pre

sta

ció

n

de

serv

icio

s

y

el

con

trato

de

trabajo

, difere

ncia

s

qu

e

es

pert

inen

te

reto

mar

para

lo

s

efe

cto

s

de

este

pro

nu

ncia

mie

nto

: ...El

contrato de

prestación

de

servicios a que se refiere la norma

demandada,

se celebra por el

Estado en

aquellos eventos en que

Se mantiene el hallazgo.

No

se

está

objetando

el

tipo

de

celebración de contrato que se suscribió.

Lo que se está observando

es que la

entidad suscribió un

contrato por once

(11)

meses de los

cuales

solo se

soportaron actividades de cinco (5) meses

y los

seis (6) restantes

se pagaron al

contratista sin presentar soporte de ellas.

De acuerdo con lo pactado en el contrato

se estableció una

labor

periódica y

continúa, con lo anterior se establece un

pago m

ensual y en desarrollo del principio

de

la

función

administrativa

y responsabilidad, los

inform

es periódicos

deben exigirse a fin de llevar una correcta

supervisión para el cumplim

iento del

objeto contractual lo cual es concordante

con la obligación para el pago por parte

de la Contraloría.

La

Contraloría

manifiesta

en

su

contradicción que: (…

) Es claro que el

contrato de prestación de servicios

celebrado con el arquitecto ANTONIO

RAFAEL

BRUGES

SOLANO,

en

ningún

momento

ocasiono

un

detrim

ento patrim

onial a esta entidad

por cuanto cada vez que en razón del

control

fiscal

se

requirieron

sus

servicios, este los presto de m

anera

Inform




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JERCID

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ANALIS

IS Y

RESPUESTA D

E L

A A

GR

la función de la administración no

pued

e ser

suministrada

por

person

as

vincu

ladas

con

la

entidad

oficial

contratante

o cu

ando requiere d

e conocim

ientos

especializa

dos,

para lo cu

al

se

establecen

las

siguientes

característica

s:

a.

La prestación de

servicios

versa sob

re una obligación de

hacer

para la ejecución

de

labores

en

razón

de

la

experiencia,

capacitación

y

form

ación profesion

al de

una

person

a

en

determ

inada

materia,

con

la

cual

se

acu

erdan

las

respectivas

labores

profesionales.

(subraya por fuera del texto)

El ob

jeto contractual lo conform

a

la

realiza

ción

temporal

de

actividades

inheren

tes

al

funcionamiento

de

la

entidad

respectiva, es decir, relacion

adas

con el ob

jeto y finalidad para la

cual

fue

crea

da y organizada.

Pod

rá, por esta razón, el con

trato

de

prestación

de

servicios tener

también

por

objeto

funciones

administrativas en

los

térm

inos

que se establezcan p

or la ley

, de

acu

erdo

con

el

mandato

constitucional

contenido

en

el

inciso seg

undo del artículo 210 de

la Constitución Política, según el

oportuna (…

).” De acuerdo con lo

anterior, se concluye que

no era

necesario pactar el contrato por once

(11) meses, si se tiene en cuenta que

la C

ontraloría recurrió a consultar los

servicios del contratista cada vez que

en razón del control fisca l lo requirió,

por tanto debió entonces concebirse

la contratación de acuerdo a las

verdaderas

necesidades

de

la

contratación.

El hecho de que en las obligaciones se

hayan pactado consultas verbales, ello

no exime a la entidad para que no se

dejen soportes de las mismas.

Inform




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RESPUESTA D

E L

A A

GR

cual

“...Los particulares pued

en

cumplir funcion

es a

dministrativas

en las condiciones que

señ

ale la

ley.”.

Para el caso que nos ocupa la Cláusula

Segunda del contrato de prestación de

servicios profesionales 08 de 2010 nos dice:

OBLIGACIONES

DEL

CONTRATISTA:

Son

ob

ligaciones

del contratista en des

arrollo

del

presen

te contrato:

1.

Apoyar

y

acompañar

a las comisiones de

auditoría fiscal en la misión de

inspección ocular

de

las ob

ras

civiles

con

ocasión

de

las

diferen

tes

auditorias

que

se

realicen a los en

tes sujetos de

control fiscal. 2.

Asesorar

en

materia de

obras pública

s a la

Con

traloría

Gen

eral

del

Dep

artamento

de

Sucre.

3.

Proyección

y

revisión

de

documen

tos

en materia de ob

ras

pública

s. 4. Emitir con

ceptos sob

re

consultas verbales o escritas que

le

soliciten

. 5.

Acu

dir

a

las

dep

endencias de

la Con

traloría

cada vez que

se

requiera.

6.

Ren

dir los inform

es con el eq

uipo

auditor que le correspon

da den

tro

de los términos establecidos para

ello. 7. Cumplir

con las

demás

obligacion

es que

le señ

ale la

Con

traloría

para

el

normal

desarrollo

y

cumplimiento

del

Inform




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A

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ANALIS

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A A

GR

objeto contractual.

Es claro que el contrato de prestación de servicios

celebrado con el arquitecto

ANTONIO RAFAEL

BRUGES SOLANO, en ningún m

omento ocasiono

un detrimento patrimonial a esta entidad por cuanto

cada vez

que en

razón del control fiscal se

requirieron sus

servicios, este los

presto de

manera oportuna. Adem

ás el objeto contractual y

las obligaciones del contratista fueron cumplidas a

cabalidad, toda vez que implicaban una obligación

de hacer; en los casos que esta entidad requirió su

concepto,

apoyo acompañamiento y

asesoría

durante los

once (11) meses

de

duración del

contrato,

ejerciendo

perm

anentemente

las

obligaciones propias del mismo, realizándolas de

manera oportuna, ya fuera de form

a verbal o

escrita. Por lo anterior solicitamos sea desm

ontado

el hallazgo fiscal que con ocasión a este contrato

fue configurado.

auditorÍa general de la repÚblica … general/jurisprudencia/medellin... · contralorÍa general...

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