auditoria de gestion aplicada a la secretaria de …
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I
AUDITORIA DE GESTION APLICADA A LA SECRETARIA DE EDUCACION DE SANTA
CRUZ DE LORICA PARA MEDIR LA EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD DEL PROCESO
COBERTURA EDUCATIVA AÑO 2017
CIANY PAOLA GONZALEZ ALVAREZ
JESUS MANUEL SANCHEZ VELLOJIN
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
CONTADURIA PÚBLICA
ASESOR: LUIS CARLOS VALENCIA BURGOS
CONTADOR PÚBLICO
PROYECTO DE GRADO
MONTERIA – CORDOBA
2019
II
RESUMEN
El presente trabajo consiste en la elaboración de una Auditoría de Gestión en una entidad
estatal, la cual permitirá comprender un elemento determinante en la relación de la actividad
económica y por ello el impacto social y educativo en el Municipio de Lorica. El objetivo
general de estudio de esta Auditoría de Gestión, es que servirá como instrumento básico para
establecer el grado de economía, efectividad y eficiencia en el uso de los recursos disponibles,
promover la optimización de los niveles de eficiencia, eficacia en las estrategias de acceso y
permanencia y el cumplimiento de los objetivos y metas formulados por la Secretaria de
Educación de Lorica.
Para el desarrollo de este trabajo se ha recopilado información de acuerdo a lo requerido en
el Manual de Procesos y Funciones del área de Cobertura; y adicionalmente se utilizó criterios
profesionales en el tema. Al desarrollar este tema se ha llegado a la conclusión de que se logrará
elevar el nivel de organización, administración y control de las estrategias que se realizan dentro
de la entidad y de esta manera permitirá alcanzar objetivos establecidos con menor tiempo,
mejorando su eficiencia y efectividad en el Proceso de Cobertura Educativa.
III
ABSTRACT
The present work consists in the elaboration of a Management Audit in a state entity,
which will allow to understand a determining element in the relation of the economic activity
and therefore the social and educational impact in the Municipality of Lorica. The general
objective of the study of this Management Audit is that it will serve as a basic instrument to
establish the degree of economy, effectiveness and efficiency in the use of available resources,
promote the optimization of efficiency levels, effectiveness in access strategies and permanence
and compliance with the objectives and goals formulated by the Lorica Secretary of Education.
For the development of this work, information has been compiled according to what is
required in the Processes and Functions Manual of the Coverage area; and additionally,
professional criteria were used in the subject. In developing this topic, it has been concluded that
the level of organization, administration and control of the strategies carried out within the entity
will be raised and this will allow achieving established objectives with less time, improving their
efficiency and effectiveness in the Educational Coverage Process.
IV
ÍNDICE DE CONTENIDOS
CAPITULO I
1 AUDITORIA DE GESTION APLICADA A LA SECRETARIA DE
EDUCACION DE SANTA CRUZ DE LORICA, PARA MEDIR LA
EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD DEL PROCESO COBERTURA
EDUCATIVA
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA………………………………11
1.1.1 Descripcion del problema……………………………………………..11
1.1.2 Formulacion del problema………………………………………….....13
2. OBJETIVOS…………………………………………………………...14
2.1 Objetivo general……………………………………………………….14
2.2 Objetivo especifico…………………………………………………….14
3. JUSTIFICACIÓN………………………………………………………...15
CAPITULO II
4. INFORMACION DE EMPRESA……………………………………….16
4.1 Reseña historia…………………………………………………………….16
4.2 Mision……………………………………………………………………..18
4.3 Vision……………………………………………………………………...18
4.4 Objetivo Estrategicos………………………………………………………18
4.5 Objetivos de calidad……………………………………………………….19
V
CAPITULO III
5. MARCO Y FUNDAMENTOS TEORICOS…………………………..19
5.1 Calidad en educación primaria en México………………………………25
5.2 Educacion primaria en el estado de Puebla México…………………......26
5.3 Evaluacion PISA y sus caracteristicas……………………………………27
5.3.1 Evaluaciones de PISA 2003…………………………………………..29
5.3.2 Poblacion participante de México en la evaluación de PISA 2003…...29
5.3.3 Resultados de México en la evaluación PISA 2003…………………..30
5.3.4 Resultados del estado de Puebla en la evaluación PISA 2003………..31
5.3.5 Conclusiones acerca de los resultados obtenidos de PISA 2003……...32
5.3.6 Concluiones acerca de la educación en México……………………….33
5.4 Programa escuela de calidad (PEC)……………………………………...34
5.4.1 Objetivos Del PEC…………………………………………………….37
5.4.2 Estandares Del PEC…………………………………………………...37
6. MARCO CONCEPTUAL……………………………………………….40
6.1 Concepto de Auditoria…………………………………………………….40
6.2 Tipos de Aditoria………………………………………………………....41
6.3 La Auditoria de gestión……………………………………………………43
6.4 Secretaria de eduación……………………………………………………..45
6.4.1 Educación Basica………………………………………………………46
6.4.2 Educación basica primaria……………………………………………..46
6.4.3 Educación basica secundaria…………………………………………...47
6.4.4 Educación inicial……………………………………………………….47
VI
6.4.5 Educación media………………………………………………………..47
6.4.6 Educación media academica……………………………………………47
7. COBERTURA EDUCATIVA…………………………………………….48
7.1 Eficiencia y efectividad en el proceso de cobertura educativa……………..48
CAPITULO IV
8. METODOLOGIA…………………………………………………………53
8.1 Tipo de estudio……………………………………………………………..53
8.2 Definición de población…………………………………………………….53
9. METODO DE INVESTIGACIÓN……………………………………….54
10. POBLACIÓN Y MUESTRA……………………………………………..55
10.1 Población…………………………………………………………...55
10.2 Muestra……………………………………………………………..57
11. VARIABLES……………………………………………………………….58
11.1 Auditoria de gestión………………………………………………..58
11.2 Secretaria de educación………………………………………….....59
11.3 Eficiencia y efectividad…………………………………………….62
11.4 Cobertura educativa………………………………………………...65
12. FUENTES Y TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN.66
12.1 Fuentes primarias……………………………………………………66
12.2 Fuentes secundarias………………………………………………….68
VII
CAPITULO V
13. APLICACIÓN DE AUDITORIA…………………………………………69
13.1 Planificación preliminar…………………………………………….69
13.1.1 Narrativa visita preliminar………………………………………………71
13.1.2 Entrevistas……………………………………………………………….72
13.2 Planificación específica……………………………………………..76
13.2.1 Motivo del examen……………………………………………………...76
13.3 Objetivos del exámen……………………………………………….76
13.3.1 Objetivo general…………………………………………………………76
13.3.2 Objetivo específico………………………………………………………76
13.3.3 Alcance del exámen……………………………………………………..77
14. BASE LEGAL………………………………………………………………77
14.1 Organismo de control………………………………………………..78
14.2 Actividad de la empresa……………………………………………..79
14.3 Objetivo del departameto de cobertura………………………………80
15. DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO Y TIEMPO ESTIMADO…………...81
16. REQUERIEMIENTO DEL PERSONAL TÉCNICO…………………….82
17. EQUIPO Y MATERIALES…………………………………………………83
18. RECURSOS FINANCIEROS………………………………………………83
19. DOCUMENTOS NECESARIOS…………………………………………...84
20. PROGRAMAS DE AUDITORIAS…………………………………………85
21. CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO……………………….....105
22. MEDICIÓN DEL CONTROL INTERNO………………………………..130
VIII
23. MATRIZ DE CONFIANZA……………………………………………….132
24. MATRIZ RIESGO DE AUDITORIA……………………………………. 136
25. APLICACIÓN DE TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS AUDITORIA.137
26. PAPELES DE TRABAJOS………………………………………………...143
27. HOJAS DE HALLAGOS…………………………………………………..162
28. INFORME PRELIMINAR………………………………………………...179
29. INFORME FINAL………………………………………………………….180
CAPITULO VI
30. RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES…………………………..182
30.1 Recomendaciones……………………………………………………182
30.2 Conclusiones………………………………………………………...183
REFERENCIAS……………………………………………………………….186
IX
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1. Estructura Organizacional………………………………………………..16
Figura 2 Contexto PEC …………………………………………………………….40
Figura 3. Cobertura Educativa...……………………………………………………48
Figura 4. Proceso Planeación………………………………………………………..67
X
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1. Establecimiento Educativos del muniipio de Lorica…………………………….56
Tabla 2. Indicador de Oportunidad Educativa………………………………………….....60
Tabla 3. Indicador de Confiabilidad Educativa……………………………………………61
Tabla 4. Indice de reporte de matrícula……………………………………………………61
Tabla 5. Normograma……………………………………………………………………...77
Tabla 6. Distribución de tiempo y trabajo estimado en la Auditoria………………………81
Tabla 7. Equipos y materiales en la Auditoria……………………………………………..83
Tabla 8. Programas de Auditoria al Proceso de Cobertura Educativa………………….....85
Tabla 9. Cuestionario de control al Proceso de Cobertura Educativa…………………….105
Tabla 10. Matriz de medición de confianza Del control interno administrative………….132
Tabla 11. Matriz riesgo de Auditoria……………………………………………………..136
Tabla 12. Aplicación de Técnicas de Auditoria…………………………………………..137
Tabla 13. Procedimientos y Técnicas……………………………………………………..138
Tabla 14. Papeles de Trabajos…………………………………………………………….144
Tabla 15. Hojas de Hallazgos……………………………………………………………..162
11
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1.1 Descripción del problema
Debido al proceso de cobertura educativa en los últimos periodos se ha venido presentando
problemas con el área en sus procesos, funciones y seguimientos a las instituciones del
municipio ya que no son eficientes y efectivos con el cumplimiento con las normas de calidad
establecidas de acuerdo con la reglamentación que se expide para tal propósito. A su vez se
asimila el desconocimiento del proceso y las inconformidades por parte de los funcionarios de
esta área; tales como irregularidades con el cumplimiento del manual de funciones, faltas con el
cumplimiento de actividades estipuladas en el cronograma, y no menos importante las
consecuencias como el seguimiento anual de la disponibilidad de cupos en las instituciones y
demás falencias que traen consigo.
Hay una gran diferencia entre la oferta y la demanda en el municipio de Santa Cruz de
Lorica: colegios con capacidad importante no tienen en su entorno la correspondiente demanda
y, en consecuencia, hay una subutilización de los recursos instalados. Además, puede ocurrir que
no haya el mínimo de estudiantes que se considera para abrir un curso. Lo que afecta
adversamente los lineamientos y directriz establecido por el ministerio de educación nacional.
Por otro lado, el proceso de Prematricula no se realiza oportunamente por parte de los
establecimientos educativos, ya que los reportes e informes a la plataforma del SIMAT llegan
contratiempo.
12
Por lo tanto, si esto llegase a seguir continuando se deberá implementar medidas
correctivas ya que se ve afectado los indicadores anteriormente mencionados, interrumpiendo el
mejoramiento del conocimiento sobre los riesgos mediante su evaluación, monitoreo y
fortalecimiento de sistemas integrados de información del proceso y el fortalecimiento de las
técnicas de planificación del desarrollo, sectorial y territorial en las instituciones del municipio
Santa Cruz de Lorica.
Por tal motivo, se pretende hacer una auditoría de gestión al proceso de cobertura educativa
de la secretaria de educación de lorica de manera objetiva y concreta, para medir el grado de
eficiencia y efectividad del área en sus procesos y funciones. Así mismo para conocer la
evaluación de gestión del proceso, con seguimiento de las actividades y cronogramas de los
componentes del área de cobertura y que se dé su adecuado cumplimiento con base a las normas
legales vigentes que regulan el proceso y la entidad; cumplido por los niveles ejecutivo y
operativo por el período comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre del 2018.
1.1.2 Formulación del problema
¿Cómo se controlaría el manejo de la eficiencia y efectividad del proceso de cobertura
educativa en la secretaria de educación de Lorica?
13
2. OBJETIVOS
2.1 General
Realizar una auditoría de gestión a la Secretaria de Educación de Lorica para medir la
eficiencia y efectividad del proceso de cobertura educativa y sus funciones, año 2017.
2.2 Específicos
Definir las variables de cobertura educativa para verificar el cumplimiento del manual de
procesos y funciones.
Elaborar los procedimientos de auditoría al proceso de cobertura educativa para
confirmar el cumplimiento de los criterios y lineamientos de la organización
correspondientes al año 2017.
Evaluar los procesos de control interno relacionados con la cobertura educativa para
identificar deficiencias y posibles hallazgos que obstaculicen la eficiencia y efectividad
del mismo.
14
3. JUSTIFICACIÓN
La Auditoría de Gestión a realizar al Departamento de Cobertura de la Secretaria de
Educación de Santa Cruz de Lorica, se hace con el propósito de establecer el grado de eficiencia
y efectividad de los procesos administrativos que se manejan en este Departamento. De igual
forma, se busca evaluar la capacidad de la SEM Lorica para asegurar el cumplimento de los
requisitos legales aplicables a este proceso.
A su vez, identificar debilidades y oportunidades de mejora relacionadas con los
lineamientos establecidos en la normativa legal del ministerio de educación para disminuir el
grado de diferencia entre la oferta y demanda en las instituciones que se encuentran a cargo de la
secretaria. Por tal motivo, hay muchas falencias en el programa estratégico de acceso y
permanencia en los estudiantes en donde la demanda es gigante obstaculizando los lineamientos
del proceso de cobertura educativa.
Por otra parte, es importante la elaboración de los instrumentos y técnicas de auditoria en
el proceso de cobertura educativa con el propósito de incrementar el nivel de satisfacción y
confiablidad en los usuarios prestadores del servicio pedagógico. Con esto, podríamos optimizar
el riesgo de control en los procedimientos y seguimientos que se realizan durante el periodo
educativo a los estudiantes de las instituciones de lorica. De igual forma, La auditoría da
respuesta a la pregunta ¿cómo confiar en que la información presentada por la administración de
la organización refleje realmente la realidad del proceso educativo?, y su respuesta se podría
brindar por el camino de la revisión, de allí surge la auditoría como puente que cruza la
15
incertidumbre hacia la seguridad relativa, logrando razonabilidad por parte de los usuarios en la
información de quienes administran y controlan las operaciones formativas.
4. INFORMACIÓN DE LA EMPRESA
4.1 Reseña histórica
La SECRETARIA DE EDUCACION SANTA CRUZ DE LORICA nace por iniciativa del
Ministerio de Educación Nacional, ubicada en la Carrera 25 # 4A - 03 Barrio Cascajal en el
municipio de Lorica, a cargo del secretario de educación de lorica OSCAR RENHAL ESPAÑA,
quien se encuentra encargado de verla por los actos administrativo del plantel educativo,
servicios que se ofrecen a la comunidad educativa del municipio de Santa Cruz de Lorica a
través de estudios especializado que permitan un diagnóstico oportuno de las sostenibilidad de la
cobertura y mejoramiento de la permanencia del sector educativo permitiendo mejorar la calidad
educativa de la demanda estudiantil.
Otras actividades de apoyo son: Gestión administrativo de establecimiento educativo,
Gestión de sistema de información, Gestión del talento humano, Gestión administrativa de bienes
y servicios, Gestión financiera, Control interno, Gestión de tecnología informativa, Asuntos
legales y públicos y Administración del sistema de gestión de calidad.
16
Figura 1. Estructura Organizacional
17
4.2 Misión
La Secretaría de Educación, Cultura, Recreación y Deporte del Municipio de Santa Cruz
de Lorica, es una organización de naturaleza oficial que presta, administra, coordina y provee en
forma integral los servicios educativos de excelente calidad, orientado al logro de los más altos
índices de cobertura, calidad educativa, y efectividad mediante el uso adecuado de nuevas
tecnologías, con personal calificado e infraestructura adecuada, enmarcados bajo los principios
de administración pública, contribuyendo al desarrollo social y económico de la región.
4.3 Visión
Para el 2019, la Secretaría de Educación, cultura y deporte de Santa Cruz de Lorica, será
una organización comprometida con el derecho a la educación, orientado al trabajo por procesos
y al mejoramiento continuo. Buscando el aumento de los resultados en pruebas externas y el
sostenimiento de la cobertura bruta y neta, a partir de la implementación de los componentes del
derecho a la educación: Asequibilidad, Accesibilidad, Adaptabilidad y Aceptabilidad, para
garantizar la igualdad y la equidad social.
4.4 Objetivo estratégico
Promover y fomentar la educación como fuente inagotable de progreso y prosperidad
«Lorica ciudad de Todos» para potencializar el sostenimiento de la cobertura educativa y los
niveles de calidad educativa de los estudiantes, teniendo en cuenta los componentes de la
educación: Asequibilidad, Accesibilidad, Adaptabilidad y Aceptabilidad.
18
4.5 Objetivos de calidad
Lograr la sostenibilidad de la cobertura y mejoramiento de la permanencia del sector
educativo del municipio de Santa Cruz de Lorica.
Garantizar el mejoramiento continuo de la calidad en los servicios que se ofrecen a la
comunidad educativa del municipio de Santa Cruz de Lorica.
Fortalecer la eficiencia del sector educativo del municipio a través de un talento
humano altamente capacitado, comprometido y consiente de la importancia de
mantener un SGC, para cumplir con los requisitos de nuestros clientes.
Garantizar la calidad de la educación en el municipio de Santa Cruz de Lorica
mediante el ejercicio de las funciones de regulación, inspección, control y evaluación
de la prestación del servicio educativo.
19
5. MARCO TEÓRICO
A través de la historia se han desarrollado diferentes estudios de la relación entre la
cobertura educativa y la demanda estudiantil que son útiles para entender el sistema
educativo que nos rige hoy en día. Para esto se ha contado con amplia información sobre la
base teórica, recomendaciones y sugerencias. A continuación, se presentan algunos
antecedentes relacionados con el tema de estudio que han sido realizados tanto fuera como
dentro de Colombia:
Teniendo en cuenta trabajos realizados por fuera de Colombia se realizaron un
análisis descriptivo de la evolución del porcentaje de individuos que han cursado
educación básica primaria y media en Chile.
Se utiliza los datos de la encuesta, donde la unidad de análisis son las comunas de
Chile. Respecto al análisis descriptivo se encuentra que este proceso se ha
desarrollado de manera heterogénea según distintas características de la población.
Por otro lado, a partir del desarrollo de estimación de efectos fijos se encuentra que el
aumento de demanda estudiantil no se ha relacionado en forma significativa con la
disminución de la desigualdad de acceso y permanencia en los establecimientos
educativos de las comunas de Chile.
Así mismo, se analizan las desigualdades sociales que se reproducen a través del
sistema educativo, explorando el estudio de caso de la República Dominicana. El
material empírico se basa en los resultados de un estudio etnográfico realizado en
diferentes escuelas de Santo Domingo, y en el uso de datos secundarios. De esta
20
forma, se ofrece un panorama amplio sobre la situación educativa en el país caribeño,
enfocando el discurso sobre las marcadas desigualdades que se construyen entre
diferentes grupos juveniles y sus respectivas escuelas. Tales procesos, que afectan
sobre todo a los grupos más pobres, ponen en peligro el derecho a la educación para
toda la juventud, dentro 21 de un sistema educativo notablemente diferenciado en
términos de acceso y permanencia.
En Colombia, revelan que en lugar de invertir en la expansión de oportunidades
de educación pública de calidad, para estos sectores socioeconómicos, a éstos se les
traslada la financiación de su educación superior, principalmente en instituciones
privadas, mediante el endeudamiento privado. Esto configura una situación de
extrema inequidad: los jóvenes pobres, generalmente con formación previa de baja
calidad, no pueden competir por los escasos cupos en las instituciones públicas, y se
ven entonces obligados a endeudarse para poder comprar educación privada. Este
análisis permite comprender si el crédito ACCES es un instrumento de promoción de
equidad social o una modalidad de privatización del costo de la educación a cargo de
los estudiantes más pobres.
Desde un plano más cualitativo, describe la distribución de credenciales
educativas en el caso mexicano, dado un contexto de una sociedad altamente
diferenciada y desigual. Tras plantear el problema de la diversidad sociocultural y de
la forma general cómo se lo ha enfrentado desde la política educativa general.
Concluye que la atención y desigualdad educativa, es retórica política, ya que no ha
sido capaz de formular estrategias conducentes a la disminución de las importantes
distancias en la educación de los distintos segmentos sociales del país, planteando la
21
importancia de atender a las definiciones del problema educativo desde la política,
desde la decisión pública de incorporar las grandes metas de igualdad en la educación
explícitamente en el diseño de las estrategias gubernamentales.
Con lo anterior, evidencia que “El gobierno Nacional establece la meta de elevar la
cobertura de la educación preescolar, básica y media de 82% a 92% a través de la
creación de 1.5 millones de cupos escolares. Estos cupos, según establece el plan,
resultaran de la aplicación de cuatro estrategias:
La primera, habla de continuar y fortalecer el proceso de reorganización
del sistema educativo;
La segunda, creación de nuevos cupos escolares;
La tercera, fortalecimiento de la escuela rural;
La cuarta y última, de los proyectos para atender a la población
desplazada, los grupos étnicos y la población con discapacidad”.
Por lo cual, la Universalización de la educación básica, como el plan decenal
de educación indica: “Las instituciones educativas planificarán la oferta de
matrícula de acuerdo con las exigencias y tendencias poblacionales. Donde
cada municipio realiza un censo de las necesidades educativas que incluya
aulas, dotación, campos deportivos y educadores. Que definan los
compromisos y metas de expansión de la cobertura en las instituciones
escolares, los núcleos, distritos educativos, municipios y departamentos”.
22
De esta manera se determina que la tercera estrategia de la aplicación de la política de
cobertura: Busca la expansión y diversificación de la cobertura educativa, donde el sector
educativo ha avanzado en la planificación de los procesos de cobertura, especialmente en las
entidades territoriales certificadas, como Bogotá y los municipios aledaños. Lo anterior, cuenta
con el apoyo del Ministerio de Educación Nacional, que genera sistemas de información que
permiten identificar y clasificar la demanda de acuerdo con las características de la población a
tratar. Esto permite la recopilación de datos, que apoyan las decisiones en el proceso de la
matrícula anual y en la prioridad de la asignación de cupos para la población infantil desplazada.
La anterior información hace pensar que el aumento de la cobertura es relativa, una crítica
fuerte es que las instituciones educativas no tiene la capacidad de atención suficiente, ni la planta
de docentes adecuada frente a la gran demanda del servicio, porque a pesar de su crecimiento,
persisten altas tasas de inasistencia, de deserción escolar, grandes diferencias en la edad, pérdida
del año dentro de la población infantil desplazada.
La tasa efectiva de escolarización, o proporción de estudiantes que aprueba el grado cursado,
en relación con la población desplazada entre 5 y 17 años de edad, pasó de 60.6% en 1994 a
72.4% en 1998, cifra esta última que no se ha vuelto a alcanzar: la más reciente, de acuerdo con
la información disponible, corresponde a 2003 año que presenta una tasa efectiva de
escolarización de 68.3%, cuatro puntos porcentuales por debajo de la obtenida en 1998. La
diferencia en el promedio de educación entre los deciles de ingreso 1 a 10, es de 7.64 grados en
2003. En tanto que la población del decil 1 ha cursado 4.21 grados, la del decil 10 ha cursado
11.85 grados escolares”.
23
Lo cual quiere decir que “las tasas bruta y neta estimadas por el Ministerio de Educación
Nacional fueron de 82% y 78% respectivamente para el total nacional en 2002”. Estas tasas dan
cuenta sólo del registro de matrícula, más no de la asistencia al curso y la aprobación del mismo,
lo cual las convierte en una medida irreal de lo que pasa dentro del sistema educativo y la falta
de la implementación de las políticas establecidas en la prestación del servicio a la comunidad.
Igualmente, la organización y la ampliación de la oferta, se ha trabajado en tres estrategias:
una de ellas es “la reorganización del sistema educativo para mejorar la eficiencia en la
asignación de recursos; otra se trata de la construcción de infraestructura y la ampliación de la
oferta oficial; Y por ultimo, la generación de alianzas con prestadores privados del servicio. En
esta última se han generado esquemas innovadores como el Programa de Concesión Educativa y
se ha mejorado la capacidad del sector oficial para evaluar y seleccionar los mejores oferentes”.
Por ejemplo, hoy en día se trabaja en pro del ejercicio de las estrategias anteriormente
expuestas, pero por lo visto en ciertos casos no ha sido posible el desarrollo de estas en el
momento práctico en torno a la educación. Ya que os grupos infantiles de la población
desplazada por la violencia se incluyen en los valores totales y en los promedios, sin embargo, su
situación reviste mayor gravedad vista desde los indicadores no solo cuantitativos, también
cualitativos.
Es así que se refleja una gran tasa de inasistencia por parte de los niños a las aulas, por la
cantidad de infantes desplazados al momento de verificar la cobertura es un poco difícil, pero no
imposible entonces el sistema cae en el error de tener en cuenta solo a aquellos que se encuentran
dentro de una pequeña porción de población, haciendo más difícil la labor pedagógica. Entonces,
24
al momento de cursar algún grado de educación sea preescolar o primaria solo se brinda el
servicio y la oportunidad a los que están inscritos, donde el resto de la población cuenta como no
existente o deserta del sistema, según las estadísticas y perspectivas del Ministerio de educación
y el Estado.
En general, lo anterior describe la importancia de la ejecución de políticas de calidad y
cobertura, que solo son posibles por medio de los planes de acción: los programas y proyectos,
para la validación y reconocimiento de los derechos para la escolaridad de la población infantil
desplazada. Es importante anotar también, “que de la población total desplazada registrada en el
sistema de información, 18% son menores de cinco años y 36% se encuentran entre los 5 y los
17 años de edad. Dependiendo del número real de desplazados que puede ser de 1.600.000, de
acuerdo con los registros oficiales, o de cerca de 4.000.000 de acuerdo con otras fuentes, la
población que demanda atención escolar oscila entre 800.000 y 1.600.000 niños y jóvenes. En
estas condiciones y de acuerdo con los datos de atención suministrados por el Ministerio de
Educación Nacional para 2004, la inasistencia escolar puede afectar al 82.3%, o al 74.5% o al
66.7% de los desplazados, sin tener en cuenta ni la calidad ni la pertinencia de la atención
prestada”76. Al revisar estadísticamente las cifras de la totalidad de niños desplazados insertos
en la educación es atemorizante darse cuenta que son muy pocos los que están en el sistema
gozando de los beneficios otorgados por la ley, que en el marco real son más o menos un 10 %
de la población total”.
25
5.1 Calidad en Educación Primaria en México
La Calidad en Educación Primaria en México para el Sistema Educativo Mexicano (SEM), es
tema de relevancia debido a que nos encontramos en una sociedad competitiva en donde se exige
más a los ciudadanos.
La globalización demanda personas mejor capacitadas para poder ser país competitivo a nivel
internacional. Para comenzar a hablar de la calidad en la educación primaria de México, es
importante conocer las definiciones que se manejan en relación a este tema, por el Instituto
Nacional para la Evaluación de la Educación (INEE).
En torno al tema de la Calidad se manejan otras definiciones como el de la eficiencia, la cual
se refiere al mejor aprovechamiento posible de los recursos disponibles en el sistema educativo.
Una de las últimas definiciones que se dan es la de equidad, es entendida como la capacidad
del Sistema Educativo Mexicano para garantizar las mismas oportunidades educativas a toda la
población, sin importar su condición social, económica y cultural. Por último, en este libro se
define la palabra impacto (INEE, 2005, pg.4), la cual se refiere a que los aprendizajes logrados
por los alumnos se reflejen en su compartimiento para la sociedad y para el propio individuo.
Por lo que, para poder realizar un análisis de la calidad de la educación en México, es
necesario conocer estadísticas sobre México en relación al Sistema Educativo Nacional (SEN),
tomando en cuenta cómo ha crecido la población a nivel nacional y educativo. De ésta manera,
será posible valorar si la educación en México se ha ido mejorando de acuerdo a las evaluaciones
realizadas; siendo una de ellas, la realizada por PISA en el 2003.
26
Antes de hacer referencia a dicha evaluación, se explicará a la forma de cómo está constituido
el Sistema Educativo Nacional.
Los niveles escolares que podemos encontrar dentro del Sistema Educativo Nacional son los
siguientes: el nivel básico, medio superior y superior; el nivel básico, esta integrado por
preescolar, primaria y secundaria, conformada por planteles generales, técnicos, para
trabajadores, telesecundarias y escuelas comunitarias; medio superior, se incluyen bachilleratos
generales o técnicos y los planteles que crean profesionales técnicos; por último la educación
superior, integrada por el nivel técnico superior, licenciatura y posgrado.
Para el Sistema Educativo Nacional ha sido importante que exista equidad, ya que todos los
mexicanos deben de tener acceso a la educación básica a nivel primaria; por lo que, a lo largo del
siglo XX su principal objetivo fue la expansión de la alfabetización a toda la sociedad, lo que
implicó un esfuerzo de universalización de la educación primaria.
Debido a ésta preocupación, la Secretaría de Educación Pública (SEP) creada en 1921,
construyó escuelas y capacitó a un gran personal docente en todo el territorio nacional para poder
cumplir con ésta meta ante la sociedad.
5.2 La Educación Primaria en el Estado de Puebla México
En México de acuerdo al último censo realizado por el INEGI en el 2005, se tiene un registro
de 44 898 388 habitantes en edad escolar de entre 3 a 24 años de edad.
De la población antes mencionada, el número total de escuelas y alumnos del estado de
Puebla es de 10 616 escuelas y 1 374 782 alumnos ubicando a Puebla en el séptimo lugar del
total de las entidades federativas.
27
Haciendo referencia a la tabla 1.1, el estado de Puebla bajó el nivel de cobertura de educación
básica a nivel primaria del periodo 2002- 2003 al periodo 2004 – 2005, lo cual es negativo
debido a que debía haber subido en lugar su nivel de cobertura. De aquí la importancia de
ampliar la cobertura escolar primaria, para así Puebla poder elevar la cantidad de habitantes con
estudios básicos.
En el reporte de anual del INEE que corresponde al año 2005, se arrojan datos acerca de los
estados en los cuales existe un alto porcentaje de la población en situación regular en las edades
de 6 a 11 años (nivel primaria) y un porcentaje fuera de la escuela cerca del porcentaje nacional,
dentro de los cuales se encuentra ubicado el estado de Puebla (Aguilar R. M, et al, 2005).
Reafirmando el énfasis que el estado de Puebla debe darle al ampliar su número de escuelas en el
estado, para así poder tener un menor porcentaje de personas que se encuentran fuera de la
misma.
La siguiente tabla permite dar a conocer, los niveles de eficacia en cuanto a la deserción,
reprobación y la tasa de no conclusión en tiempo normativo, las entidades federativas están
acomodadas de acuerdo al puntaje final obtenido en el ciclo 2004 – 2005 en forma decreciente,
en donde Puebla ha ido reduciendo su nivel de deserción así como de reprobación con lo cual, se
puede notar que la enseñanza en Puebla ha ido mejorando, ya que en ambos aspecto podemos
incluir diferentes factores que afectan la misma en el nivel primaria dependiendo de la zona de
marginación en la que se encuentre la escuela.
5.3 Evaluación PISA y sus Características.
Para poder conocer el nivel de calidad en educación en el que se encuentra México, es
importante estar al tanto en las evaluaciones que se le han realizado al Sistema Educativo
28
Mexicano, que en este caso, se enfocara al Programa para la Evaluación Internacional de los
Estudiantes (Programme for Internacional Student Assesstment, PISA), el cual es programa
promovido y organizado por la OCDE en el cual participa México debido a que es miembro del
mismo desde 1994, el propósito de esta evaluación es el poder ayudar a que los países
reflexionen sobre las políticas y metas educativas para así poder analizar las causas y
consecuencias en cuanto a lo educativo.
El elemento central de la evaluación realizada por PISA es de evaluar las habilidades de los
estudiantes que serán requeridas en su vida diaria, este es el motivo del mismo Sistema
Educativo Mexicano, el cual se enfoca a la formación de personas con una serie de capacidades,
habilidades que les permita vivir una vida digna y que les permita aportar al país un mejor
servicio. Algunas características de este programa son las siguientes:
La evaluación cubre un rango de entre 4,500 y 10,000 estudiantes de 150
escuelas en cada país.
Puede haber una muestra más grande.
Se aplican instrumentos de lápiz y papel.
La prueba tiene una duración de tres horas por estudiante. Contiene
diferentes tipos de reactivos, predominando los de respuesta abierta
construida.
Los estudiantes responden un cuestionario que dura de 20 a 30 minutos.
La duración total para responder la prueba y el cuestionario del estudiante
será de tres y media horas.
Los directores escolares contestan un cuestionario que dura 20 minutos,
aproximadamente.
29
Se tiene planeado evaluar aproximadamente a 40,000 estudiantes de 1,200 escuelas del nivel
secundaria y bachillerato en sus diferentes modalidades de servicio, de las 32 entidades del país.
5.3.1 Evaluaciones de PISA 2003
La primera evaluación realizada por PISA en el 2000 y PISA Plus 2002, sus estadísticas
arrojan que México se encontraba en el número veinte de acuerdo a los países miembros de la
OCDE, las áreas en las que se baso esta evaluación fue en el área de: lectura, matemáticas y
ciencias, teniendo un énfasis mayor en la lectura.
La segunda evaluación fue realizada en el 2003, en donde México se volvió a ubicar en el
lugar número veinte con un total de 30 países participantes con una diferencia de dos países más
que se integraron a la OCDE, en donde se evaluaron cuatro áreas: lectura, matemáticas, ciencia y
solución de problemas. Se hará, referencia a la segunda evaluación realizada por PISA.
5.3.2 Población participante de México en la Evaluación PISA 2003
En cuanto a la población muestra registrada por PISA en el 2003, México registró una
cantidad de 29 983 de una población de 2 192 452 de jóvenes de 15 años.
La cantidad de alumnos evaluados en el 2003 fue de 29 983 y el número de escuelas fueron 1
124. Para PISA la muestra mínima de estudiantes es de 4 mil 500 y un mínimo de 150 escuelas,
tomando como referencia esto México participó con más del mínimo y con más de la evaluación
anterior en la cual participó con un total de 183 escuelas y de 5 276 alumnos. (Vidal y Díaz.
2003). El número de escuelas a evaluar en el Estado de Puebla por PISA en el 2003 fue de 42 de
las cuales se evaluaron 41 siendo el 98% de lo planeado.
30
Los estudiantes a evaluar por PISA 2003 en el estado de Puebla fue de 1 185 de los cuales se
evaluaron 1 060.
En la evaluación de matemáticas México obtuvo una media de 385 de una media total de 500,
obteniendo con un intervalo de confianza del 95 % un límite inferior de 373.4 y uno superior de
397.0, sobre el total de la media.
5.3.3 Resultados de México en la Evaluación PISA 2003
Se toma como referencia el promedio de la OCDE (media de 500), para observar que México
tiene un porcentaje mayor de estudiantes en el nivel 0, teniendo mayor porcentaje en el nivel 1,
menos en el nivel 2 y continúa decreciendo hasta el nivel 6. Cabe mencionar que los niveles a los
que se hace referencia, son los niveles de competitividad. Por lo que México, maneja un bajo
nivel de competitividad en relación a la categoría de matemáticas.
Comparación entre los Porcentajes globales de México y los de la OCDE en la categoría
de Solución de Problemas.
Podemos observar que México en cuanto a la solución de problemas, en el nivel 0 obtuvo alto
porcentaje, duplicando el porcentaje del nivel 1, mientras que en el nivel 2 y 3 obtuvieron muy
bajos porcentajes.
En la categoría de ciencias, México obtuvo puntajes muy bajos en la evaluación de PISA
2003, obteniendo 17 puntos menos, en comparación a la evaluación realizada en el 2000. Como
se puede ver en la gráfica, México se ubica por arriba de Chile por siete puntos de diferencia.
31
5.3.4 Resultados del Estado de Puebla en la Evaluación PISA
2003
El estado de Puebla dentro de la evaluación realizada por PISA en el 2003, se ubica a nivel
estatal en el numero 5 con una cantidad de 5 422 habitantes de acuerdo a lo registrado hasta el
2004, ubicándose debajo de Dinamarca y arriba de Finlandia, en donde Puebla tiene un
porcentaje de 33.5 en cuanto a la población de 0 a 14 años.
De acuerdo a la media obtenida por el estado de Puebla, en cuanto al numero de estudiantes
por entidad federativa en relación al desempeño en escala global de matemáticas se puede
apreciar que se encuentra con 42 puntos en el nivel 0, en el nivel 1 con 29 puntos, en el nivel 2
con 19 y en 8 puntos en el nivel 3.
En comparación con las otras entidades federativas, Puebla refleja un bajo nivel de
competencia en cuanto a matemáticas, tomando en cuenta que Colima es el estado que obtuvo el
mayor puntaje, en relación al nivel más alto de competitividad.
Porcentaje de Estudiantes por nivel de desempeño en la escala global de lectura por entidad
federativa en comparación a Puebla y con el porcentaje mayor obtenido.
Las medias obtenidas por los estudiantes por entidad federativa en cuanto a la categoría de
lectura, en el nivel 0 se ubica Puebla con 26 puntos, en el nivel 1 con 29 puntos y en forma
decreciente del 2 al 4-6. Volviendo Puebla, a reflejar un bajo nivel de competencia en cuanto a
lectura, en comparación con Colima.
Comparación entre las medias globales por entidad federativa y la media Nacional en la
categoría de Ciencias.
32
5.3.5 Conclusiones acerca de los resultados obtenidos de PISA 2003
México se ubica con una media global de 385 en la evaluación PISA 2003 con un límite
inferior de 373.4 y un límite superior de 397.0, de un promedio de 500 ubicándose en el ante-
antepenúltimo.
México se encuentra en los países con medias significativamente menores a la media de la
OCDE, con lo cual se puede decir que México no se encuentra en un buen nivel en cuanto a
matemáticas para la OCDE.
En la evaluación de lectura, México obtuvo una media de 400 de una media de 492 y
obteniendo con un intervalo de confianza del 95 % un límite inferior de 386.5 y uno superior de
413.0, sobre el total de la media. En las medias de la evaluación de Matemáticas, obtuvo una
media de 387, siendo la más alta de 560 obtenida por Hong Kong y en las medias de la
evaluación de ciencias, obtuvo una media de 405, siendo la mayor de 548 la cual fue obtenida
por Finlandia. Una observación importante realizada en ésta evaluación de PISA 2003, fue que
en ciencias, México obtuvo un puntaje menor al obtenido en la evaluación de PISA 2000; siendo
algo preocupante para los evaluadores, debido a que el gobierno de México a invertido bastante
en la educación de los mexicanos.
En la prueba de lectura, matemáticas, ciencias y solución de problemas México ubica dentro
de los países con medias significativamente menores al promedio de la OCDE, ubicándose junto
con otros países como Argentina, Chile, Brasil, Tailandia, Bulgaria, entre otros.
33
Sin la realización de estadísticas y evaluaciones, no se sabría en que nivel se encuentra
nuestro país, tanto de tasa demográfica como los niveles educativos, es de suma importancia
conocer la deserción escolar, el incremento y el nivel en que se encuentra a nivel mundial en los
diferentes rubros los cuales abarca la evaluación de PISA 2003. Así como también, el nivel en el
que se encuentra Puebla a nivel Internacional en las evaluaciones realizadas por PISA.
5.3.6 Conclusiones acerca de la Educación en México
La población de México que se encuentra en edad escolar ha incrementado en los últimos
años del siglo XX, de ahí la necesidad de la mejora continua, ya que el Sistema Educativo
Nacional debe enfrentar diferentes factores como son las desigualdades económicas,
demográficas, entre otras, una forma de mejora continua es a través de la creación de programas
educativos.
Con las estadísticas expuestas a lo largo de este tema, se puede notar que gran parte de los
resultados aquí expuestos pertenecientes a una evaluación realizada por una institución nacional
y otra por una institución internacional, el eje fundamental es el maestro, quien es que recibe el
logro educativo de los estudiantes, es por eso que es importante investigar qué esta pasando en la
realidad actual comparándola con la pasada para poder conocer los avances que se han tenido en
Sistema Educativo México en cuanto a la Calidad en la Educación.
Siendo uno de sus propósitos el mejoramiento pedagógico del SEM ha desarrollado diversos
programas para la mejora educativa, en donde uno de los programas que ha tenido mayor énfasis
ha sido el Programa de Escuelas de Calidad. Por lo que, es de suma importancia conocer el
funcionamiento de los programas educativos en México.
34
5.4 Programa Escuelas de Calidad (PEC)
Se considera importante mencionar lo qué es por una parte la calidad y por el otro lo que ésta
es aplicada al campo de la educación.
Al analizar diferente literatura que ha abordado el tema de la calidad, se encuentran
definiciones y enfoques muy heterogéneos de la calidad. Todo depende de la perspectiva
profesional desde la que se analiza, ya que se lee de diferente manera por un economista, un
político, un filósofo o un educador.
El Programa Escuelas de Calidad (PEC), comenzó en el ciclo escolar 2000-2001, con una
iniciativa del gobierno federal y estatal, básicamente su propósito es mejorar la calidad en la
educación que se imparte en las escuelas públicas de educación básica. El PEC, busca en todo
momento la equidad a través del mejoramiento de la calidad en la educación que se ofrece en las
escuelas públicas de educación básica.
El programa, se fundamenta en la necesidad de hacer efectiva la igualdad de oportunidades
para el logro educativo de todos los educandos. Es decir, lograr la equidad en la calidad de la
educación que se ofrece en las escuelas de enseñanza básica.
Una de las estrategias fundamentales con las que cuenta el programa, consiste en apoyar las
acciones, para mejorar tanto la calidad del servicio educativo, como los resultados de
aprendizaje, mediante una reorientación de la gestión institucional -federal y estatal- para
ampliar los márgenes de decisión escolar; ofrecer capacitación y acompañamiento técnico para
enriquecer el proceso de transformación escolar; abrir espacios significativos para la
participación social responsable y proveer recursos financieros adicionales administrados
directamente por la escuela.
35
El PEC forma parte de la política nacional de reforma de la gestión institucional y escolar, que
busca, como se mencionó con anterioridad, superar diversos obstáculos para el logro educativo,
estos fueron identificados en el Programa Nacional de Educación (ProNae 2001-2006), como
son: el estrecho margen de la escuela para tomar decisiones, el desarrollo insuficiente de una
cultura de planeación, la ausencia de evaluación externa de las escuelas y de retroalimentación
de información para mejorar su desempeño, los excesivos requerimientos administrativos que
consumen el tiempo de los directores, supervisores y jefes de sector, las condiciones poco
propicias para el desarrollo de un liderazgo efectivo de los directores, supervisores y jefes de
sector, la escasa vinculación real de los actores escolares, el ausentismo, el uso poco eficaz de los
recursos disponibles en la escuela, la limitada participación social, las prácticas docentes
rutinarias, formales y rígidas con modelos únicos de atención a los educandos, así como las
deficientes condiciones de infraestructura y equipamiento.
Debido a que una de las políticas del ProNae es la de la transformación de la gestión escolar,
pretende generar ambientes escolares favorables para el logro de aprendizajes en los educandos
(ProNae, 2000), es, a través del PEC que se espera aumentar la participación ciudadana,
capacitación de profesores para mejorar la calidad de enseñanza, con el fin de que los estudiantes
al obtener una mejor enseñanza tengan la oportunidad de obtener una vida profesional y familiar
plena. (Bonilla Hernández, S., Sosa Trujillo, C. 2005).
El Programa Escuelas de Calidad es un programa que cubre todo el territorio nacional y para
participar en él, los estados tienen que manifestar su voluntad de incorporarse.
Es de suma importancia mencionar que la participación dentro del PEC es voluntaria,
mientras las escuelas cumplan con las bases de las convocatorias, podrán solicitar su inscripción
36
al proceso de selección, a la par, deben comprometerse a constituir un Consejo Escolar de
Participación Social.
Ahora bien, ¿qué significa el Consejo Escolar de Participación Social? Es a través de este
consejo, como se involucran todas las personas que participaran en el mejoramiento de la
escuela. Todos ellos, aceptan recibir capacitación y asesoría para diseñar el Plan Estratégico de
Transformación Escolar y el Programa Anual de Trabajo, dicho plan y programa, representarán
el análisis de la situación de la escuela, así como las perspectivas y metas de las escuelas de
manera particular.
Finalmente, después de presentar estos documentos, las escuelas son sometidas a un proceso
de selección que son establecidos por cada estado, de acuerdo con algunos lineamientos
generales; para las escuelas que ya participaban en ciclos anteriores, el procedimiento radicará en
la presentación de sus resultados, así como la actualización de su plan y programa
respectivamente.
Por otra parte, una vez que la escuela ha sido seleccionada o bien se ha renovado su
incorporación, se compromete a firmar un convenio de desempeño que debe contener la rúbrica
del director, los docentes y todos los integrantes del Consejo Escolar de Participación Social.
Así es como se sella el compromiso de todos los involucrados en la educación, para el
cumplimiento de sus metas planteadas en el plan y programa que presentaron con anterioridad.
Una vez que han sido admitidas, las escuelas abren una cuenta bancaria en la que se depositan
los recursos recibidos, de esos recursos, por lo menos 60 por ciento debe ser invertido en la
mejora de infraestructura.
37
5.4.1 Objetivo del PEC
El Programa de Escuelas de Calidad, busca desarrollar en las escuelas participantes prácticas
innovadoras sustentadas en valores, tanto en la gestión escolar, como en la docencia y la
participación social, para equipar las escuelas con mas aulas, inmobiliario y tecnología de punta.
Uno de los objetivos principales del PEC, es el de instituir en las escuelas públicas de
educación básica, incorporadas al programa, un modelo de autogestión enfocado a la mejora del
aprendizaje de los estudiantes y la práctica docente mediante una gestión escolar estratégica que
atienda con equidad a la diversidad, a partir de un esquema de cofinanciamiento, participación
social y rendición de cuentas.
5.4.2 Estándares del PEC
Los Estándares de una Escuela PEC (indicadores de proceso), se obtienen a raíz de la
elaboración de los objetivos, ya que pretenden medir el grado de cumplimiento de cada objetivo.
Los estándares de gestión, práctica docente y participación social en la escuela son los
siguientes:
1. La comunidad escolar comparte una visión de futuro, planea sus actividades y
estrategias y cumple con las metas que ella misma se fija.
2. El director ejerce liderazgo académico, administrativo y social, para la transformación
de la comunidad escolar.
3. El personal directivo, docente y de apoyo trabaja como un equipo integrado, con
intereses afines y metas comunes.
4. Los directores y docentes se capacitan continuamente y se actualizan.
38
5. Los directivos y docentes demuestran un dominio pleno de los enfoques curriculares,
planes y programas y contenidos.
6. Se cumple con el calendario escolar, se asiste con puntualidad y se aprovecha
óptimamente el tiempo dedicado a la enseñanza.
7. La escuela mejora las condiciones de su infraestructura material, para llevar a cabo
eficazmente sus: aulas en buen estado, mobiliario y equipo adecuado a los procesos
modernos de enseñanza-aprendizaje, laboratorios equipados, tecnología educativa,
iluminación, seguridad, limpieza, así como los recursos didácticos necesarios.
8. Los docentes demuestran capacidad crítica de su propio desempeño, así como la
rectificación a partir de Concepto positivo de sí mismos y su trabajo.
9. Los docentes planifican sus clases anticipando alternativas que toman en cuenta la
diversidad de sus estudiantes.
10. Las experiencias de aprendizaje propiciadas por los docentes ofrecen a los estudiantes
oportunidades diferenciadas en función de sus diversas capacidades, aptitudes y
ritmos.
11. Los docentes demuestran a los estudiantes confianza en sus capacidades y estimulan
constantemente sus avances, esfuerzos y logros.
12. Los docentes consiguen de sus alumnos una participación activa, crítica y creativa.
13. La escuela se abre a la integración de niñas y niños con necesidades educativas
especiales, otorgando prioridad a los que presentan alguna discapacidad y que
requieren de apoyos específicos para desarrollar plenamente sus potencialidades.
14. En la escuela se favorece el conocimiento y valoración de nuestra realidad
multicultural.
39
15. La escuela incentiva el cuidado de la salud, el aprecio por el arte y la preservación del
medio ambiente.
16. La comunidad escolar se desenvuelve en un ambiente propicio a la práctica de valores
universales tales como la solidaridad, la tolerancia, la honestidad y la responsabilidad,
en el marco de la formación ciudadana y la cultura de la legalidad.
17. El personal, los padres de familia y miembros de la comunidad a la que atiende la
escuela participan en la toma de decisiones y en la ejecución de acciones en beneficio
del centro.
18. Los padres de familia están organizados y participan en las tareas educativas con los
docentes, son informados con regularidad sobre el progreso y rendimiento de sus hijos
y tienen canales abiertos para expresar sus inquietudes y sugerencias.
19. Los alumnos se organizan y participan activamente en las tareas sustantivas de la
escuela.
20. La comunidad escolar se autoevalúa, busca la evaluación externa y, sobre todo, la
utiliza como una herramienta de mejora y no de sanción.
21. La escuela promueve el desarrollo profesional de su personalidad mediante la
reflexión colectiva y el intercambio de experiencias para convertirse en una verdadera
comunidad de aprendizaje.
22. La escuela participa en una red de intercambio con otras escuelas.
23. La escuela se abre a la sociedad, rinde cuentas de su desempeño.
40
Figura 2. Contexto del PEC
6. MARCO CONCEPTUAL
Es necesario en dicho marco que se relacionen conceptos de las variables contempladas en
el problema y en los objetivos de investigación, al igual que de los términos utilizados con
mayor frecuencia y preferencia dentro del contenido general del trabajo. Lo cual permitirá un
mayor conocimiento, información e ilustración de conceptos referenciales:
6.1 Concepto de Auditoria:
Es un examen crítico que se realiza con el fin de evaluar la eficiencia y eficacia de una
organización. Es una revisión metódica, periódica e intelectual de los registros, tareas y
resultados de la empresa, con el fin de diagnosticar el comportamiento global en el desarrollo de
sus actividades y operaciones. Puede decirse que la auditoría es un tipo de examen o
evaluación que se lleva a cabo siguiendo una cierta metodología. Lo habitual es que el auditor no
pertenezca a la entidad auditada. En su acepción mas amplia significa verificar
la información financiera, operacional y administrativa que se presenta es confiable, veras y
Componen
Práctica Pedagógica
O
G
O
agregado
41
oportuna. Es revisar que los hechos, fenómenos y operaciones se den en la forma como fueron
planeados; que las políticas y lineamientos establecidos han sido observados y respetados; que se
cumplen con obligaciones fiscales, jurídicas y reglamentarias en general. Es evaluar la forma
como se administra y opera teniendo al máximo el aprovechamiento de los recursos.
6.2 Tipos de auditoria
Dependiendo de lo que se busque examinar y la forma en que se realiza podemos encontrar
diferentes tipos de auditoría entre los que podemos encontrar:
Auditoría externa o legal: es la más conocida popularmente y consiste en el análisis de
las cuentas del balance anual de una empresa a través de un profesional auditor externo
por requerimiento legal. Tiene efecto de inscripción en el Registro Mercantil.
Auditoría interna: se lleva a cabo por los propios empleados del negocio, para
investigar la validez de los métodos de operaciones y su coherencia con respecto a la
política general de la empresa. Para ello se evalúan ciertos detalles que intervienen en los
procesos y mecanismos internos. Es una herramienta clave para el control interno y una
vez finalizado el análisis emitirá un informe a la dirección o a órganos superiores del
equipo, para evaluar posibles soluciones en referencia a los problemas encontrados.
Auditoría operacional: este tipo de auditoría se desempeña por un profesional
cualificado para ello y tiene como objetivo valorar la empresa y su gestión para
aumentar la eficacia y la eficiencia, hacia una mejora importante en la productividad. No
tiene porqué desarrollarse por alguien interno de la empresa, sino que la propia Dirección
podrá contratar a un profesional especializado en ello. El auditor analizará el sistema y
propondrá ideas con mejoras útiles.
42
Auditoría de sistemas o especiales: en este grupo encontramos otro tipo de auditorías
dirigidas a evaluar otro tipo de factores no económicos, como es el caso de la auditoría de
software, entre otros muchos.
Auditoría pública gubernamental: se desarrolla por el Tribunal de Cuentas gracias a las
competencias adquiridas por la Ley Orgánica de 1984.
Auditoría integral: esta auditoría evalúa por completo toda la información financiera,
estructura de la organización, los sistemas de control interno, cumplimiento de leyes y
objetivos empresariales para dar una visión global y certera del cumplimiento de la
empresa.
Auditoría forense: se realizan en las investigaciones criminales con el objetivo de
esclarecer los hechos ocurridos.
Auditoría fiscal: esta auditoría se realiza con el objetivo de velar por el cumplimiento de
las leyes tributarias, para que las empresas y organizaciones paguen sus impuestos de
forma correcta.
Auditoría financiera: también denominada auditoría contable. Se encarga de examinar y
revisar los estados financieros y la preparación de informes de acuerdo a normas
contables establecidas.
Auditoría de recursos humanos: se utiliza para hacer una revisión de la plantilla, las
necesidades que posee la empresa y la gestión del talento.
Auditoria de gestión: Es el examen que se realiza a una organización con el propósito de
evaluar el grado de eficiencia y eficacia con el que se manejan los recursos disponibles y
se logran los objetivos previstos por el ente responsable.
43
6.3 La auditoría de gestión:
Es un examen objetivo, sistemático y profesional de evidencias, realizado con el fin de
proporcionar una evaluación independiente sobre el desempeño (rendimiento) de una entidad,
programa o actividad gubernamental, orientada a mejorar la efectividad, eficiencia y economía
en el uso de los recursos públicos, para facilitar la toma de decisiones por quienes son
responsables de adoptar acciones correctivas y mejorar su responsabilidad ante el público.
“En el año de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American Economic Association
sentó las bases para lo que él llamó "auditoría administrativa", la cual, en sus palabras, consistía
en "una evaluación de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y
futuro probable." Viendo ya la necesidad de las revisiones integrales y analizando a la empresa
como un todo en 1945, el Instituto de Auditores Internos Norteamericanos menciona que la
revisión de una empresa puede realizarse analizando sus funciones. A fines de 1940 cuando los
analistas financieros y los banqueros expresaron el deseo de tener información que le permitiera
realizar una evaluación administrativa trajo consigo el surgimiento de otro tipo de Auditoría, la
de gestión.”
“En 1949, Billy E. Goetz declara el concepto de auditoría administrativa, que es la encargada
de descubrir y corregir errores de administrativos. Seis años después, en 1955, Harold Koontz y
Ciryl O´Donnell, también en sus Principios de Administración, proponen a la auto-auditoría,
como una técnica de control del desempeño total, la cual estaría destinada a "evaluar la posición
44
de la empresa para determinar dónde se encuentra, hacia dónde va con los programas presentes,
cuáles deberían ser sus objetivos y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos."
El interés por esta técnica lleva en 1958 a Alfred Klein y Nathan Grabinsky a preparar El
Análisis Factorial, obra en cual abordan el estudio de "las causas de una baja productividad para
establecer las bases para mejorarla a través de un método que identifica y cuantifica los factores
y funciones que intervienen en la operación de una organización. En 1962, William Leonard
incorpora los conceptos fundamentales y programas para la ejecución de la Auditoría
Administrativa. A finales de 1965, Edward F. Norbeck da a conocer su libro Auditoria
Administrativa, en donde define el concepto, contenido e instrumentos para aplicar la auditoría.
Asimismo, precisa las diferencias entre la auditoría administrativa y la auditoría financiera, y
desarrolla los criterios para la integración del equipo de auditores en sus diferentes modalidades.
En 1975, Roy A. Lindberg y Theodore Cohn desarrollan el marco metodológico para
instrumentar una auditoría de las operaciones que realiza una empresa; y Gabriel Sánchez Curiel,
en 1987, “aborda el concepto de Auditoría Operacional, la metodología para utilizarla, la
evaluación de sistemas, el informe y la implantación y seguimiento de sugerencias, mientras que
John Williams Wingate en su obra “Auditoria Administrativa para comerciantes”, señala como
evaluar el comportamiento comercial de la empresa. En 1989, Joaquín Rodríguez Valencia
analiza los aspectos teóricos y prácticos de la auditoría administrativa, las diferencias con otra
clase de auditorías, los enfoques más representativos, incluyendo su propuesta y el
procedimiento para llevarla a cabo.
45
En 1994, Jack Fleitman S. incorpora conceptos fundamentales de evaluación con un enfoque
profundo; muestra las fases y metodología para su instrumentación, la forma de diseñar y
emplear cuestionarios y cédulas, y presenta un caso práctico para ejemplificar una aplicación
específica.
La auditoría de gestión es “un examen positivo de recomendaciones para posibles mejoras en
las 5 Es (Eficiencia, efectividad y economía, ética y ecología.)” 8 MALDONADO, Milton,
Auditoría de Gestión, Tercera Edición, Quito 2006.
La Auditoría de Gestión surgió de la necesidad para medir y cuantificar los logros alcanzados
por la empresa en un período de tiempo determinado. Surge como una manera efectiva de poner
en orden los recursos de la empresa para lograr un mejor desempeño y productividad. Desde el
mismo momento en que existió el comercio se llevaron a cabo auditorias de algún modo. Las
primeras fueron revisiones meticulosas y detalladas de los registros establecidos para determinar
si cada operación había sido asentada en la cuenta apropiada y por el importe correcto. Hoy en
día, el inversionista, el accionista, las actividades del gobierno, y el público en general, busca
información con el fin juzgar la calidad administrativa.
6.4 Secretaria de educacion:
La Secretaría de Educación del municipio de lorica es la entidad responsable de garantizar el
derecho a la educación de los niños, niñas y jóvenes en cada una de las nueve regiones del
departamento, teniendo como gran reto fortalecer la calidad de la educación pública, en procura
del mejoramiento de las condiciones de vida de los niños Santa Cruz de Lorica.
46
El sistema educativo colombiano lo conforman: la educación inicial, la educación preescolar,
la educación básica (primaria cinco grados y secundaria cuatro grados), la educación media (dos
grados y culmina con el título de bachiller), y la educación superior.
En Colombia la educación se define como un proceso de formación permanente, personal
cultural y social que se fundamenta en una concepción integral de la persona humana, de su
dignidad, de sus derechos y de sus deberes.
En nuestra Constitución Política se dan las notas fundamentales de la naturaleza del servicio
educativo. Allí se indica, por ejemplo, que se trata de un derecho de la persona, de un servicio
público que tiene una función social y que corresponde al Estado regular y ejercer la suprema
inspección y vigilancia respecto del servicio educativo con el fin de velar por su calidad, por el
cumplimiento de sus fines y por la mejor formación moral, intelectual y física de los educandos.
También se establece que se debe garantizar el adecuado cubrimiento del servicio y asegurar a
los menores las condiciones necesarias para su acceso y permanencia en el sistema educativo.
6.4.1 Educación básica:
Corresponde a la identificada en el artículo 356 de la Constitución Política como educación
primaria y secundaria: comprende nueve grados y se estructura en torno a un currículo común,
conformado por las áreas fundamentales del conocimiento y de la actividad humana. (Ley 115.
Art.19).
6.4.2 Educación básica primaria:
Corresponde al ciclo de los cinco (5) primeros grados de la educación básica. (Ley 115. Art.
21).
47
6.4.3 Educación básica secundaría:
Corresponde al ciclo de los cuatro (4) grados subsiguientes de la educación básica. (Ley 115.
Art. 22).
6.4.4 Educación inicial:
Periodo de inicio de la acción educativa en función de los niños y se refiere a los procesos
educativos oportunos y pertinentes que se generan a partir de las necesidades, intereses y
características de los mismos, a fin de favorecer aprendizajes significativos que aporten al
desarrollo de todas sus capacidades físicas, (biológico) psicológicas (afectivo y cognitivo), y
sociales (ambiental).
6.4.5 Educación media:
Constituye la culminación, consolidación y avance en el logro de los niveles anteriores y
comprende dos grados, el décimo y el undécimo. Tiene como fin la comprensión de ideas y los
valores universales y la preparación para el ingreso del educando a la educación superior y al
trabajo. (Ley 115. Art. 27).
6.4.6 Educación media académica:
La educación media académica permitirá al estudiante, según sus intereses y capacidades,
profundizar en un campo específico de las ciencias, las artes o las humanidades y acceder a la
educación superior. (Ley 115. Art. 29).
48
7. COBERTURA EDUCATIVA
La cobertura educativa es un indicador para explorar la relación entre la demanda y la oferta
de servicios en un sistema educativo, su uso se remonta a partir de los años. La siguiente tabla
mostrara en el direccionamiento de gestión estratégico para el proceso de cobertura educativa:
Figura 3. Cobertura Educativa
7.1 E
ficiencia y efectividad del proceso cobertura educativa:
Conceptualización de eficacia y eficiencia en México
49
Autor Definición
Eficacia. Eficiencia.
UNESCO Hace referencia a la medida y a la
proporción en la que se alcanzan los
objetivos educativos, respecto de la
equidad en la distribución de los
aprendizajes, de su relevancia y de
su pertinencia.
Es lo que se observa y se valora
como impacto de la educación.
Se refiere a la relación entre los
objetivos educativos esperados y
los aprendizajes logrados,
mediante la utilización óptima de
los recursos destinados para ello.
En el sistema educativo nacional
se asocia a la eficiencia con los
niveles de logro de indicadores
que se alcanzan en un periodo
determinado.
Felipe
Martínez
Rizo
Logra que la más alta proporción
posible de destinatarios acceda a la
escuela, permanezca en ella y egrese
alcanzando los objetivos de
aprendizaje.
Cuenta con recursos suficientes y
los aprovecha bien
50
Silvia
Schmelkes
La capacidad de un sistema
educativo básico de lograr los
objetivos –suponiendo que estos son
relevantes– con la totalidad de los
alumnos que teóricamente deben
cursar el nivel, y en el tiempo
previsto para ello. Un sistema
educativo será más eficaz en la
medida en que se acerque a esta
finalidad. Este concepto incluye el
de cobertura, el de permanencia, el
de promoción y el de aprendizaje
real
Un sistema será de mayor calidad
en la medida en que, comparado
con otro, logra resultados
similares con menores recursos.
51
Al hacer un breve repaso histórico sobre la forma en que el derecho a la educación ha sido
plasmado en las constituciones de nuestro país resulta evidente cómo se ha transformado su
conceptualización. Desde el siglo XIX se encuentran referencias muy importantes sobre la
educación en las distintas constituciones que tuvo la República. La Constitución de Apatzingán
de 1814, por ejemplo, establece en su artículo 39 que “La instrucción, como necesaria a todos los
ciudadanos, debe ser favorecida por la sociedad con todo su poder”. Por su parte, la Constitución
Federal de los Estados Unidos Mexicanos de 1857, considerada el antecedente más importante
del texto constitucional de 1917, inicia con los derechos del hombre y, en su artículo primero,
establece que: “el pueblo mexicano reconoce que los derechos del hombre son la base y el objeto
de las instituciones sociales”. En consecuencia, declara: “que todas las leyes y todas las
autoridades del país deben respetar y sostener las garantías que otorga la presente Constitución”.
Además, en el artículo tercero se establece que: “La enseñanza es libre. La ley determinará qué
profesiones necesitan título para su ejercicio, y con qué requisitos se deben expedir”. La
Constitución de 1917 inicia con las Garantías Individuales y la tercera de ellas se refiere a la
educación. El texto original establecía: “La enseñanza es libre, pero será laica la que se dé en los
establecimientos oficiales de educación, lo mismo que la enseñanza primaria elemental y
superior que se imparta en los establecimientos particulares (…). En los establecimientos
oficiales se impartirá gratuitamente la enseñanza primaria”. Nótese cómo se introduce el
concepto de gratuidad que había adquirido importancia desde finales del siglo XIX, así como el
de laicidad, íntimamente relacionado con el proceso de separación de los ámbitos de
competencia de la Iglesia y el Estado mexicano.
La educación es un derecho de la persona y un servicio público obligatorio que tiene una
función social, cuya responsabilidad es compartida entre el Estado, la sociedad y la familia. La
52
Constitución autoriza que este servicio sea prestado por particulares, creando y gestionando
establecimientos educativos bajo las condiciones establecidas por la ley y garantizando el
cumplimiento de los fines de la educación y la calidad en la prestación del servicio (Artículos 67
y 68 de la Constitución Política de 1991 ).
La comunidad educativa participa democráticamente a través del Gobierno Escolar (Artículo
142 de la Ley 115 de 1994 y artículo 2.3.3.1.5.2. del Decreto 1075 de 2015) y las secretarías de
educación ejercen inspección y vigilancia, en desarrollo de las políticas y normas emitidas por el
Ministerio de Educación, para garantizar la equidad, eficiencia y calidad en la prestación del
servicio educativo por parte de los establecimientos educativos privados.
Entre las estrategias de ampliación de cobertura aplicadas por el Ministerio de Educación
Nacional se encuentran la transferencia de los recursos del sector (Sistema General de
Participaciones) del Ministerio de Educación a las entidades territoriales certificadas, por cada
estudiante matriculado en su jurisdicción, la organización de la oferta del servicio educativo en
los establecimientos oficiales y la contratación del servicio educativo con particulares. En el año
2015, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 1851, el cual reglamenta la contratación de la
prestación del servicio de educación preescolar, básica y media con particulares, subrogando el
Capítulo 3, del Título 1, de la Parte 3, del Libro 2, del Decreto 1075 de 2015.
La educación es un derecho humano fundamental y es un bien público. Existe un amplio
consenso de que los derechos humanos, indispensables para el desarrollo de las personas y de la
sociedad, están fuera del alcance de quienes han sido privados de educación. Esto es más
evidente en los derechos relacionados con el empleo, la seguridad social (por ejemplo, los
servicios de salud) o la participación ciudadana. La educación en general, y la educación escolar
en particular, tienen un efecto multiplicador en el ejercicio de los derechos humanos.
53
8. METODOLOGIA
En este punto se señalará el nivel de profundidad de la investigación objeto de conocimiento y
la aplicación de la misma, organización del sistema educativo en la elaboración de actas
administrativas que soportan la cobertura educativa, las cuales se desarrollaran simultáneamente
con la investigación.
8.1 Tipo de estudio
Teniendo en cuenta el problema objeto de investigación se llevará a cabo un estudio de tipo
descriptivo, gracias a que se tiene un marco de referencia real sobre el cual se aplicara la
auditoria de gestion en la organización, en lo que consiste aplicar para deducir un bien o
circunstancia que se esté presentando; se aplica describiendo todas sus dimensiones, en este caso
se describe el órgano u objeto a estudiar. Es decir, en llegar a conocer las situaciones, costumbres
y actitudes predominantes a través de la descripción exacta de las actividades, objetos, procesos
y personas. Asi mismo, se plantean las variables de eficiencia y eficacia que componen el
problema, se analizan sus comportamientos e incidencia en el funcionamiento de la secretaria de
educacion municipal de santa cruz de lorica comparando los resultados obtenidos y aplicados,
proporcionando así un plan de mejoramiento para la implementación de la auditoria de gestion
en las instituciones encargadas de esta estructura.
8.2 Definición de población
La población está conformada por la SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL DE
SANTA CRUZ DE LORICA
54
9. MÉTODO DE INVESTIGACIÓN
Se tomará información general para aplicar a un caso puntual por tanto se utilizará el método
Descriptivo, se encarga de detallar las secciones que conforman la totalidad del caso a estudiar,
describiendo todas sus dimensiones, datos obtenidos y técnicas para la recolección de detalles en
este caso se describe el órgano u objeto a estudiar. En base a las variables que componen el
problema de estudio.
Se desarrolla en el entendimiento de lo concreto a lo abstracto, descomponiendo los
elementos que constituyen la teoría general para estudiar con mayor profundidad cada elemento
por separado y de esta forma conocer la naturaleza del fenómeno de estudio para revelar su
esencia.
Posteriormente del resultado de la investigación y aplicación se obtendrá una base para la
implementación de una Auditoria de Gestion para medir la eficiencia y efectividad del proceso
cobertura educativa en la Secretaria de Educacion Municipal de Santa Cruz de Lorica.
55
10. POBLACIÓN Y MUESTRA
10.1 Población:
Es el conjunto total de individuos, objetos o medidas que poseen algunas características
comunes observables en un lugar y en un momento determinado. Cuando se vaya a llevar a cabo
alguna investigación debe de tenerse en cuenta algunas características esenciales al seleccionarse
la población bajo estudio.
Se estima que el total de la población en edad escolar del Municipio de Lorica son niños,
niñas y joven que habitan las zonas rurales y de difícil acceso. Las cifras que sustentan el estado
actual de la educación rural del país destacan las altas tasas de analfabetismo, los bajos niveles
de escolaridad y los grandes índices de deserción; por tanto es necesario que los procesos
educativos brinden oportunidades que mejoren la calidad de vida de sus pobladores
contribuyendo a disminuir los índices de migración a los centros urbanos. La población rural
requiere de alternativas educativas pertinentes que tengan en cuenta características geográficas,
sociales y culturales, con el fin de acercar la escuela a las comunidades y disminuir la brecha
existente entre el campo y la ciudad; Para esto, es de especial importancia que las entidades
territoriales direccionen sus esfuerzos hacia la ampliación de cobertura en los niveles de
preescolar, básica secundaria y media, dado que es allí donde residen los principales problemas
de acceso y permanencia al sistema educativo. También se deben tener en cuenta los programas
de calidad que garanticen contenidos curriculares, materiales educativos y formación docente
acordes con las particularidades de la zona.
La Secretaria de Educación de Santa Cruz de Lorica cuenta con una población estadística
correspondiente a niñas, niños y adolescentes entre 3 y 16 años a quienes les asiste el derecho de
acceder a la educación; para un total de 1765 niños y niñas en el municipio. Esto se refleja en la
56
plataforma SIMAT para los 31 establecimientos educativos existentes dentro del municipio; los
cuales son:
Tabla 1. Establecimiento Educativos del muniipio de Lorica
1 CE ANTONIO SANCHEZ GUTIERREZ
2 CE CASTILLERAL
3 CE COTOCA ABAJO
4 CE COTOCA ARRIBA
5 CE LA PEINADA
6 CE LAS CAMORRAS
7 CE MATA DE CAÑA
8 IE EL CAMPANO DE INDIOS
9 IE EL LAZO
10 IE EL REMOLINO
11 IE LOS GOMEZ
12 IE ANTONIO DE LA TORRE Y MIRANDA
13 IE DAVID SANCHEZ JULIAO
14 IE EL CARITO
15 IE EL RODEO
16 IE EUGENIO SANCHEZ CARDENAS
17 IE INSTITUTO TECNICO AGRICOLA
18 IE JESUS DE NAZARETH
19 IE JOSE ISABEL GONZALEZ
57
20 IE LACIDES C. BERSAL
21 IE LAS FLORES
22 IE PAULO VI
23 IE ROMAN CHICA OLAYA
24 IE SAN ANTERITO
25 IE SAN LUIS CAMPO ALEGRE
26 IE SANTA CRUZ
27 IE CANDELARI HACIENDA
28 IE LA UNION
29 IE LAS CRUCES
30 IE RAFAEL NUÑEZ
31 IE VILLA CONCEPCION
10.2 Muestra
Es un subconjunto o parte de la población en que se llevará a cabo la investigación. La
muestra es una parte representativa de la población, mientras más grande y representativa sea la
muestra, menor será el error de la muestra.
Por lo tanto, en este caso de investigación la muestra es la misma población porque no supera
el promedio ponderado equivalente a 100.
58
11. VARIABLES
11.1 Auditoría de gestión
El objetivo de toda auditoría de gestión es que la organización adapte sus recursos humanos
principales a las condiciones ambientales del entorno de los negocios. Para poder llevarla a cabo
debe de adoptarse el punto de vista del director general. Éste debe tomar decisiones críticas sobre
la atribución de los recursos, la estructura de la organización y el enfoque de la estrategia de
mercado.
La metodología a seguir debe de satisfacer una serie de cuestiones para que su desarrollo sea
fructífero para la organización. Estas cuestiones pueden simplificarse de la siguiente forma:
Definición del problema y determinación de la estrategia
Documentación sobre la organización
Entrevistas con los ejecutivos
Valoración sistemática individual de equipos y sistemas internos
Presentación de resultados y medidas sugeridas
Información retroactiva y seguimiento
La norma ISO 9001 se implanta en entidades del sector servicios para ofrecer lo mejor de sí
mismas a sus clientes. El Sistema de Gestión de la Calidad que aporta necesita de una serie de
documentos que requiere la norma. Dichos documentos son el manual de calidad, los
procedimientos, los instructivos de trabajo y otra documentación y se ponderan del modo
siguiente:
Manual de calidad.
Procedimientos.
59
Instructivos de trabajo y otra documentación.
La documentación de los procedimientos del SGC implica la definición de las
responsabilidades de cumplimiento, revisión, archivo y tiempo de conservación de los registros
relacionados al procedimiento en cuestión.
Lo expuesto anteriormente significa que tendrán acceso a los registros los responsables y otro
personal de las áreas afectadas, el responsable de calidad y los clientes, en base a lo acordado en
el contrato. Tenemos que posibilitar el acceso a estos documentos y tenemos la obligación de
eludir que se deterioren o se pierdan, por tanto se considera recomendable archivarlos y
conservarlos como es debido y realizar copias de los mismos como medida de seguridad.
11.2 Secretaria de Educación
En el marco de la Resolución 7797 de 2015 “por medio de la cual se establece el proceso de
gestión de la cobertura educativa en las Entidades Territoriales Certificadas", las Secretarías de
Educación tienen la responsabilidad de reportar al Ministerio de Educación Nacional, de acuerdo
con el cronograma establecido, los siguientes productos generados a partir del proceso de gestión
de cobertura:
a. Acto administrativo que reglamenta el proceso de gestión de la cobertura educativa en la
ETC
b. Proyección de cupos
c. Solicitud de cupos
d. Inscripción de alumnos nuevos
e. Reporte de Información de matrícula
60
Con el fin de realizar el seguimiento al reporte de estos productos, se utiliza el Indicador de
Nivel de Gestión que refleja el comportamiento y desempeño del proceso de cobertura en cada
entidad territorial certificada y a su vez permite adelantar los ajustes y compromisos de mejora
continúa.
El indicador evalúa en forma porcentual la oportunidad y la confiabilidad en el reporte de los
productos generados a partir del proceso, así:
• Oportunidad: Evalúa el reporte de los productos de seguimiento y oficialización en el
Sistema Integrado de Matrícula - SIMAT, de acuerdo con el cronograma establecido en la
normatividad vigente.
Tabla 2. Indicador de Oportunidad Educativa
Criterio Categoría Rangos*
Oportunidad Verde X= 100%
Amarillo X>=75% y <=99%
Rojo X>=0% y <=74%
• Confiabilidad: Evalúa el cumplimiento de los parámetros o lineamientos establecidos en
cuanto a calidad de los productos reportados.
61
Tabla 3. Indicador de Confiabilidad Educativa
Criterio Categoría Rangos*
Confiabilidad Verde X= 100%
Amarillo X>=75% y <=99%
Rojo X>=0% y <=74%
• Índice de reporte de matrícula: Expresa en forma porcentual la relación entre el total de la
matrícula del año del proceso (n) sobre el total de la matrícula del año anterior (n-1).
Tabla 4. Indice de reporte de matrícula
Criterio Categoría Rangos*
Reporte de matrícula Verde X>= 90%
Amarillo X>=90% y <=89%
Rojo X>=20% y <=88%
*Los rangos se calculan teniendo en cuenta la importancia de cada indicador
62
¿QUE DEBE HACER LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN CON ESTA INFORMACIÓN?
Uno de los insumos relevantes en el proceso de Gestión de la Cobertura Educativa es la
información de matrícula registrada en el SIMAT, que debe reunir ciertas condiciones
relacionadas con la calidad, veracidad, disponibilidad, oportunidad y confiabilidad de la
información, que se constituyen como fuente de información para la toma de decisiones, la
consolidación de estadísticas educativas y la construcción de indicadores, entre otros.
En este mismo contexto, el propósito de socializar los resultados del indicador es
retroalimentar a las secretarías de educación para que autoevalúen su gestión.
A través de este mecanismo las Secretarías de Educación podrán identificar las causas que
posiblemente generaron el comportamiento en cada uno de los criterios del indicador y formular
acciones correctivas, preventivas y de mejora para próximas vigencias, garantizando así un
mayor compromiso en el mejoramiento de los resultados alcanzados.
11.3 Eficiencia y efectividad
Entre los motivos que dan lugar a una auditoría de gestión está la necesidad de controlar la
gestión de la empresa en sus diferentes niveles. En este caso, se persigue el objetivo de establecer
un control de eficacia, eficiencia y economía. La eficacia de una organización se mide por el
grado de cumplimiento de los objetivos contenidos en los programas de actuación de la misma,
es decir, comparando los resultados realmente obtenidos con los resultados previstos y, por tanto,
existe eficacia cuando una determinada actividad o servicio obtiene los resultados esperados,
independientemente de los recursos que hayan sido utilizados para ello. La evaluación de la
63
eficacia requiere siempre la existencia de objetivos claros, concretos y definidos, pudiéndose
realizar la medición del nivel de eficacia sobre los hechos y sobre los resultados. Esta evaluación
nos permite:
Conocer si los programas cumplimentados han conseguido los fines propuestos.
Facilitar información para decidir si un programa debe ser continuado, modificado
o suspendido.
Suministrar bases empíricas para la evaluación de futuros programas.
Descubrir la posible existencia de soluciones alternativas con mayor eficacia.
Fomentar el establecimiento por parte de la alta dirección de la empresa de sus
propios controles internos de gestión.
La eficiencia se mide por la relación entre los bienes adquiridos o producidos o los servicios
prestados y los recursos utilizados; la evaluación de los niveles de eficiencia requiere la
existencia de una determinada información y de una organización suficientemente preparada.
Para valorarlos, dicha evaluación puede ser realizada en términos cuantitativos o cualitativos, y
nos permite conocer:
El rendimiento del servicio prestado o del bien adquirido o vendido, en relación
con su coste.
La comparación de dicho rendimiento con una norma establecida previamente.
64
Las recomendaciones para mejorar los rendimientos estudiados, y en su caso, las
críticas de los obtenidos.
Definidos los conceptos, para realizar el cálculo de los indicadores de efectividad, eficacia y
eficiencia se suelen emplear las siguientes fórmulas:
Eficacia = (Resultado alcanzado*100)/Resultado previsto. Esto nos dará un
porcentaje que podremos evaluar en función de una tabla de percentiles, de modo que en
función del resultado le otorgaremos una puntuación del 1 al 5, siendo 1 muy ineficaz y 5
muy eficaz.
Eficiencia = (Resultado alcanzado/Costo real) *Tiempo invertido/ (Resultado
esperado/Coste estimado) *Tiempo previsto. En este caso, el análisis del indicador
también se hará en virtud de una tabla donde si el resultado es menor a 1, se considerará
ineficiente; si es igual a 1, eficiente; y si supera la unidad, será muy eficiente. En cada
caso, asignaremos una puntuación a cada horquilla; por ejemplo, 5, 3 y 1 de más a menos
eficiente.
Efectividad = (Puntaje de eficiencia/Puntaje de eficacia)/2)/Máxima puntuación
posible. Obtendremos un porcentaje que nos dirá lo efectiva que es la actividad analizada.
65
11.4 Cobertura Educativa
Indicadores del proceso
a) Uso efectivo de la oferta
UEO = matricula oficial año x / proyección de cupos nuevos * 100
b) Evolución de la relación alumno / docente
RAD = matricula en establecimientos educativos oficiales / total docentes oficiales
c) Cobertura en alimentación escolar
N° alumnos oficiales atendidos con programas de alimentación escolar / matricula
oficial * 100
d) Cobertura en transporte escolar
N° alumnos oficiales atendidos con programas de transporte escolar / matricula oficial
* 100.
66
12. FUENTES Y TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
Continuando con el diseño metodológico se hace necesario puntualizar las fuentes y técnicas
de recolección de información. La cual serán fuentes de información obtenida es la misma
materia prima por la cual puede llegarse a explorar, describir y explicar hechos, acontecimientos
o fenómenos que define el problema de investigación, tal es el caso de las estrategias fiscales que
los empresarios sinaloenses están utilizando. Según Méndez (1999), es la materia prima por la
cual puede llegarse a explorar, describir y explicar hechos o fenómenos que definen un problema
de investigación.
12.1 Fuentes primarias
Ésta información es proporcionada por la Secretaria e Instituciones que se encuentra
encargado de la misma. Para esto se utilizarán las siguientes técnicas: Dada la afirmación de que
la observación científica conoce la realidad y permite definir previamente los datos más
importantes que deben recogerse por tener relación directa con el problema de investigación y
que el proceso de cobertura educativa es el reflejo de todos los procedimientos y seguimientos
de un centro educativo que como función es el cumplimiento de dirrecionamiento estratégico de
las instituciones, se hace necesario el conocimiento de la misma y es allí donde empezaremos a
aplicar ésta técnica.
En primera instancia, se realizará una tabulación del cumpliento de las variables eficiencia y
efividad del proceso de cobertura educativa en las instituciones con el fin de medir la veracidad
de los métodos que se ha efectuando para su desempeño desde su creación, pasando por los
67
procedimientos esenciales de sus procesos y los medios respaltados que fueron utilizados para el
desarrollo de su constitución.
Figura 3. Proceso de Planeación
Asi mismo, se realizara el análisis respectivo de todos los datos obtenidos con detalles de las
pruebas de la auditoria de gestión que serán pertienetes para este desarrollo de investigación.
Este análisis tendrá un carácter cuantitativo de las cantidades de instituciones por cuanto nos
permitirá conocer el proceso de la apertura educativa en la población que se encuentre y de tipo
cualitativo ya que detallaremos en las situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través
de la descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y personas que se hacen en estas
instituciones con relación al seguimientos respectivo por la secretaria educativa del municipio de
Lorica.
68
Por otro lado, la verificación de la información recolectada mediante observación; se
realizarán consultas y entrevistas especialmente a la encargada del proceso de cobertura
educativa de Santa Cruz de Lorica, para confrontar los documentos, aportar datos, descripciones
y opiniones de los responsables de su manejo.
12.2 Fuentes secundarias
Dentro de esta fuente de información están los documentos que certifica constitución la
apertura de la secretaria como la elaboración de actas administrativas que soportan la cobertura
educativa, misión, visión, organigrama, manula de procesos y otros documentos esenciales como
son la historia, informes y disponiblidad de cobertura.
69
13. APLICACIÓN DE AUDITORIA
AUDITORIA DE GESTION APLICADA A LA SECRETARIA DE EDUCACION DE
SANTA CRUZ DE LORICA, PARA MEDIR LA EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD DEL
PROCESO COBERTURA EDUCATIVA.
PROCESO DE GESTION DE LA COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO.
13.1 Planificacion preliminar
17 de junio de 2017
Señores administradores de la Secretaria de Educación de Santa Cruz de Lorica.
De mis consideraciones.
Mediante el presente confirmo nuestro entendimiento de los términos y objetivos del trabajo,
naturaleza y limitación de los servicios que proporcionaremos.
La Auditoría de Gestión a realizarse al Proceso de Gestión de la Cobertura del Servicio
Educativo de la Secretaria de Educación de Santa Cruz de Lorica, a partir del 01 al 24 de
noviembre del 2017, de conformidad al Oficio No. -DG-321-2089, con fecha 28 de octubre, de
acuerdo al cual se acepta la Oferta de Servicios presentado por la firma de auditores Bleydis
Araujo, Ciany Gonzalez, Jesus Sánchez respecto al período de análisis del 1 de enero al 24 de
noviembre del 2017.
Para lo cual solicito comedidamente se nos brinde todo el acceso y disposición necesaria del
personal administrativo y operativo de la Empresa, de modo que dicho examen pueda ser
realizado en condiciones favorables para ambas partes.
70
Nuestra Auditoría de Gestión será realizada de acuerdo con las Normas de Auditoría
Generalmente Aceptadas aplicables en el sector público; determinada en ley 43/1990 art 7
(NAGA) y la ley 1314/2009 en su artículo 5 y 6 con aplicación en Colombia en el decreto
reglamentario 0320 del 20/febrero/2015 expedido por la presidencia de la república.
La planificación de la auditoría a realizarse al Proceso de Gestión de la Cobertura del Servicio
educativo de la Secretaria de Educación de Santa Cruz de Lorica, cuenta con la participación del
Supervisor y Jefe de Equipo, para lo cual se ha considerado, entre otras cuestiones, las
siguientes:
Adecuada comprensión del negocio de la entidad, organización y base legal.
Grado de eficacia y fiabilidad inicialmente esperado de los sistemas de control interno
administrativos.
Identificación de las principales políticas y prácticas ordinarias que se manejan en el
Proceso de Recursos Humanos.
Comprensión global del desarrollo, complejidad y grado de dependencia del
departamento a analizarse.
Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encontrarán expresados
en los comentarios, conclusiones y recomendaciones, que constarán en el informe.
Anticipamos nuestros agradecimientos por la colaboración prestada para el ejercicio de
nuestro trabajo de auditoría.
Atentamente,
BLEYDIS DEL C. ARAUJO C
AUDITORA C.P.A
71
13.1.1 Narrativa visita preliminar
Instalaciones area de cobertura educativa
Al contemplar la idea de estudiar la Secretaria de Educación de Santa Cruz de Lorica,
establecimos diferentes visitas en las cuales ocurrió lo siguiente:
Estando en la entidad nos presentamos ante los directivos, recorrimos la entidad, estudiamos
sus objetivos, misión, visión, filosofía, en general toda su estructura administrativa que tuviera
relación con el manejo del objeto social. Luego nos trasladamos a la oficina de planeación y nos
atendió el funcionario Manuel Darío Correa Arteaga y le contamos acerca de nuestra visita y
objetivos; este nos sugirió el área de Cobertura que está a cargo de la funcionaria Marlen Gómez.
En planeación nos contaron sobre sus protocolos, acta de constitución y todo sobre el marco
legal que los acobija. De allí nos dirigimos a la oficina del departamento de Cobertura con el
objetivo de obtener el Manual de procesos, procedimientos y funciones sobre este cargo, y
conocer el manejo y fallas que existen en estos. Cabe destacar que para obtener estos
documentos, nos recomendaron crear un oficio y entregarlo por medio del SAC (Sistema de
Atención al Ciudadano) que entregamos a la auxiliar del área.
De igual forma la funcionaria Victoria Ramos nos dio información de cómo manejaba su
cargo en Cobertura, por medio de una entrevista que aceptó satisfactoriamente.
Teniendo todo esto realizamos el diagnóstico donde encontramos los distintos hallazgos entre
la comparación del proceso, las observaciones y la entrevista con la resolución No. 07797 de
2015 y la ley 4108 de administración y función pública.
72
13.1.2 Entrevistas
Profesional Especializado de Cobertura
MARLEN GOMEZ
En el momento de llegar a las instalaciones de la SEM Lorica, el Profesional Especializado
de Cobertura nos compartió de forma verbal una breve narrativa de todas sus funciones a
realizar. Y nos dijo lo siguiente:
“La función principal del Departamento de Cobertura es coordinar el desarrollo del Proceso
de Gestión de la Cobertura que garantiza el acceso al servicio educativo en el Municipio,
ejecutando planes de acción requeridos para mejorar el acceso y la permanecía de los estudiantes
en los Establecimientos Educativos. Todos estos procedimientos se realizan mediante las
siguientes funciones:
Velar por el correcto funcionamiento del comité de cobertura.
Coordinar la expedición del acto administrativo que regula el proceso gestión de la
cobertura en el Municipio.
Coordinar, supervisar y controlar los procedimientos relacionados con el registro de
matrícula de cupos oficiales.
Coordinar, supervisar y controlar los procedimientos relacionados con el seguimiento a la
gestión y auditoría de matrícula.
73
Coordinar, supervisar y controlar las actividades relacionadas con la consolidación de la
proyección de cupos y la identificación de estrategias de acceso y permanencia.
Coordinar, supervisar y controlar los proyectos relacionados con poblaciones vulnerables
que pertenecen a la jurisdicción de la Secretaria de Educación.
Definir estrategias de continuidad y evaluar la viabilidad de estrategias para la generación
de cupos.
Elaborar el Plan de Cobertura y el Estudio de Insuficiencia.
SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL SANTA CRUZ DE LORICA
NARRATIVA – ENTREVISTA
Profesional Universitario de Acceso
HECTOR MEJIA
El Profesional Universitario de Acceso, al llegar al área de Cobertura, nos compartió de
forma verbal una breve narrativa de todas sus funciones a realizar y nos dijo lo siguiente:
“Dentro de mis responsabilidades en este cargo, mi objetivo es conseguir cupos para los
estudiantes nuevos en las instituciones educativas y verificar que por cualquier motivo de hecho
irrespetuoso entre los estudiantes se lleve a cabo el debido proceso. De igual forma está a mi
cargo modificar la resolución que nos acobija y realizar el cronograma de actividades. Todo esto
lo realizo mediante las siguientes funciones:
Participar en la proyección y expedición del acto administrativo que regula el proceso
gestión de la cobertura en el Municipio.
74
Publicar a través de los medios de educación disponibles en la Secretaria de Educación el
acto administrativo que regula el proceso gestión de la cobertura, para el conocimiento de
la Comunidad Educativa en general.
Desarrollar las capacitaciones sobre lineamientos y directrices de la gestión de la
cobertura, suministrando a los asistentes el acto administrativo que regula el proceso.
Definir y ejecutar estrategias de continuidad y evaluar la viabilidad de estrategias para la
generación de cupos.
Diseñar, socializar y ejecutar el plan de inscripciones para el año lectivo siguiente.
Analizar la viabilidad de implementar un nuevo modelo educativo, con el fin de ofrecer a
los alumnos matriculados opciones y alternativas para continuar sus estudios.
Planear y ejecutar la evaluación de la matrícula oficial en los Establecimientos
Educativos.
SECRETARIA DE EDUCACION DE LORICA
NARRATIVA – ENTREVISTA
Profesional Universitario de Permanencia
FRANCISCO ESTRADA
El Profesional Universitario de Permanencia, al llegar al área de Cobertura, nos compartió
de forma verbal una breve narrativa de todas sus funciones a realizar. Y nos dijo lo siguiente:
La función principal de permanencia es diseñar e implementar las estrategias de permanencia
que permitan asegurar la continuidad de los alumnos en Establecimientos Educativos Oficiales.
75
“Dentro de mis responsabilidades en este cargo, mi objetivo es garantizar la permanencia del
estudiante dentro de la institución, mediante la creación de estrategias de alimentación PAE
(programa de alimentación escolar), transporte, kits escolares, etc. Por tanto debo monitorear y
estar al pendiente de que estas estrategias de permanencia se estén cumpliendo dentro de las
instituciones educativas urbanas y rurales.” Todo esto lo realizo a través de las siguientes
funciones:
Analizar y evaluar la información de oferta educativa de los Establecimientos Educativos
del Municipio, definiendo estrategias de continuidad.
Elaborar, ejecutar y realizar seguimiento al plan de permanencia.
Registrar y sistematizar la planeación, ejecución y control de las estrategias de
permanencia, de modo que se tenga información de todos los estudiantes beneficiados.
Coordinar el la identificación, seguimiento y posterior análisis de los estudiantes que
reprobaron y desertaron en los Establecimientos Educativos oficiales.
Evaluar la viabilidad de estrategias de generación de cupos para definir alternativas que
permitan satisfacer la demanda, teniendo en cuenta los lineamientos y las metas de
cobertura de la Secretaría de Educación.
76
13.2 Planificación específica
13.2.1 Motivo del examen
La Auditoría de Gestión a realizarse al Departamento de Cobertura de la Secretaria de
Educación de Santa Cruz de Lorica. Se le realizó de acuerdo al oficio 32-1 DU – ORG del 28 de
octubre de 2017, expedido por el administrador General de la empresa, con el propósito de
establecer el grado de eficiencia y efectividad del proceso Cobertura Educativa.
13.3 Objetivos del examen
13.3.1 Objetivo general
Identificar los departamentos en donde existen mayores problemas y deficiencias en la
ejecución del trabajo, los cuales generan reducción de beneficios económicos y humanos, con la
finalidad de incrementar los índices de productividad y desempeño de los diferentes
departamentos, para esto se analiza si las actividades bajo examen están operando con eficiencia,
efectividad y economía.
13.3.2 Objetivo especifico
Determinar la conformidad del proceso con los criterios de auditoría.
Evaluar la capacidad de la SEM Lorica para asegurar el cumplimiento de los requisitos
legales aplicables.
Identificar oportunidades de mejora relacionadas con los criterios establecidos para la
categoría del proceso.
77
13.3.3 Alcance del examen
La Auditoría de Gestión al Departamento de Cobertura de la Secretaria de Educación de Santa
Cruz de Lorica, cubre la evaluación de la gestión cumplida por los niveles ejecutivo y operativo
de la entidad, por el período comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre del 2016,
durante el 01 al 30 de noviembre del 2017, con una carga de 168 horas.
14. BASE LEGAL
Tabla 5. Normograma
PROCESO TEMA NORMATIVA
tab
COBERTURA
Resolución No. 1290
Por medio de la cual se
establece el Proceso de Gestión
de Cobertura Educativa en el
Municipio de Santa Cruz de
Lorica para el año 2018.
Ley 715 de 2001
Por la cual se dictan normas
orgánicas en materia de
recursos y competencias de
conformidad con los artículos
151, 288, 356 y 357 (Acto
Legislativo 01 de 2001) de la
78
Constitución Política y se dictan
otras disposiciones para
organizar la prestación de los
servicios de educación y salud,
entre otros.
Resolución No. 07797
de 2015
Por medio de la cual se
establece el Proceso de Gestión
de la Cobertura Educativa en
las Entidades Territoriales
Certificadas.
Ley No. 41-08
Función Pública y crea la
Secretaría de Estado de
Administración Pública.
14.1 Organismos de control
Ministerio de educación nacional.
79
14.2 Actividad de la empresa
Las NIIF Plenas deberán ser aplicadas por todas las entidades que pertenecen al grupo 1.
Respecto a lo anterior, el Decreto 2784 de 2012, menciona las entidades que pertenecerán a
dicho grupo las entidades y negocios de interés público, es decir, aquellas entidades que, con la
aprobación de la autoridad competente, captan, maneja o administra recursos del público.
La secretaria de educación municipal de lorica, pertenece al grupo #1 definido por el gobierno
para la implementación de las NIIF plenas, por ser entidad de interés público según lo contempla
el decreto 2784 de 2012.
De igual forma en la normatividad del decreto 3024 de 2013, contempla que mediante la Ley
1314 de 2009 se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de
aseguramiento de la información, aceptados en Colombia, se señalan las autoridades
competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de
vigilar su cumplimiento; que el 28 de diciembre de 2012, el Gobierno Nacional expidió el
Decreto 2784, por el cual se reglamenta la Ley 1314 de 2009 sobre el marco técnico normativo
para los preparadores de información financiera que conforman el Grupo 1, que para facilitar la
implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera, es importante precisar
el ámbito de aplicación del Decreto 2784 de 2012; el marco técnico normativo para los
preparadores de información financiera que conforman el Grupo 1 y su cronograma de
aplicación; así como establecer un periodo de permanencia para los mencionados preparadores
de información financiera que dejen de cumplir las condiciones para pertenecer al Grupo 1.
80
14.3 Objetivos del departamento de cobertura
Coordinar el desarrollo del proceso de gestión de la cobertura que garantiza el acceso al
servicio educativo en el Municipio, ejecutando planes de acción requeridos para mejorar
el acceso y la permanecía de los estudiantes en los Establecimientos Educativos.
Coordinar el desarrollo de las actividades del área que ejecutan el acceso a la cobertura
del servicio educativo en el Municipio ejecutando planes de acción requeridos para
mejorar el acceso a los Establecimientos Educativos.
Diseñar e implementar las estrategias de permanencia que permitan asegurar la
continuidad de los alumnos en Establecimientos Educativos Oficiales.
81
15. DISTRIBUCION DEL TRABAJO Y TIEMPOS ESTIMADOS
La Auditoría de Gestión del Departamento de Cobertura Educativa de la Secretaría de
Educación Municipal de Santa Cruz de Lorica se realizará con el siguiente equipo de trabajo:
CARGO NOMBRE INICIALES
Jefe de Auditoría C.P Bleydis Araujo A.L
Auditor Senior Ciany Gonzalez A.C
Auditor Junior Jesús Sánchez J.S
El tiempo para cumplir la auditoria de gestión a los procesos administrativos de este
departamento se ha estimado en 168 horas en días hábiles, distribuidos de la siguiente manera:
Tabla 6. Distrución de tiempo y trabajo estimado en la Auditoria
FASE DE AUDITORIA HORAS RESPONSABLES
Planificación 8 A.L
Evaluación de control
interno
18
Medición del riesgo 8
Programa 8
82
Aplicación de
procedimientos y técnicas
en el desarrollo del
examen a través de papeles
de trabajo.
109 EQUIPO
DE
AUDITORIA Comunicación de
resultados
17
Monitoreo o seguimiento
TOTAL 108
16. REQUERIMIENTOS DE PERSONAL TECNICO
Analizadas las características de la Secretaria Educación Municipal de Santa Cruz de Lorica y
del Departamento de Cobertura Educativa a ser auditado, se puede determinar que no existe la
necesidad de contratar personal técnico especializado para la realización de la Auditoría de
Gestión.
83
17. EQUIPOS Y MATERIALES
Para el desarrollo del examen es necesario que la Secretaria de Educación Municipal de
Lorica nos provea de los siguientes equipos y materiales que faciliten su ejecución.
Tabla 7. Equipos y materiales en la Auditoria
DESCRIPCION CANTIDAD
Equipos de computo
Computadora 3
Impresora 2
Suministro de oficina Lo indispensable
Fotocopiadora 1
Muebles de oficina
Escritorio 3
Silla 3
18. RECURSOS FINANCIEROS
Con el fin de cumplir con las fechas establecidas de los avances y de la entrega final del
informe se prevé que se necesitara las siguientes 168 horas con un valor de CIENTO CINCO
MIL MILLONES DE PESOS COLOMBIANOS ($105.000.000) más IVA 19%, según se
estipula en el contrato de servicio suscrito.
84
20. DOCUMENTOS NECESARIOS
Los documentos necesarios para la ejecución del examen de auditoría al Departamento de
Cobertura son los siguientes:
Proyecto de acto administrativo para ajuste acto administrativo sancionado sobre
lineamiento de gestión de matrícula.
Plan de desarrollo educativo nacional.
Normatividad y documentos oficiales de matrícula.
Manual de Calidad.
Material para taller de capacitación.
Formatos diligenciados de pre matrícula y traslado.
Reporte de proyección de cupos.
Formulario para continuidad de jardín de niños provenientes de Bienestar Social o
Familiar diligenciado
85
21. PROGRAMA DE AUDITORIA
PROCESO DE GESTION DE LA COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO
SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL DE LORICA
PROGRAMA DE AUDITORIA
AREA DE COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO
PERIODO DEL 01 ENERO A 31 NOVIEMBRE DE 2017
OBJETIVOS:
Conocer los procesos y actividades realizados en el departamento.
Evaluar el control interno existente.
Determinar responsables y funciones.
Tabla 8. Programas de Auditoria al Proceso de Cobertura Educativa
No PROGRAMAS A EVALUAR HORAS
PLANIFICA
DAS
HORAS
REALES
DIF REF
P/T
ELABO
RADO
POR
OBSERVACIO
NES
CONOCIMIENTO
PRELIMINAR
PROCEDIMIENTO DE
AUDITORIA
8 8 0 P.1
1 Visite las instalaciones de la
empresa y observe la
ejecución de los procesos del
3 1 P.4 AL
AC
86
Departamento de Cobertura
anotando cualquier novedad
en una narrativa.
2 Entreviste al Jefe de Cobertura
para indagar sobre aspectos
como políticas, funciones,
responsabilidades y demás
aspectos que se consideren
importantes.
3 1 P.5 AL
AC
3 Evalué el Riesgo Inherente de
los procesos manejados en el
Departamento de Cobertura.
2 1 P.7 AL
AC
EQUIPO SIGLAS
Auditor jefe: Bleydis Araujo A.L
Auditor senior: Ciany
Gonzalez
A.C
Auditor junior: Jesús Sánchez J.S
87
SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL DE LORICA
PROGRAMA DE AUDITORIA
AREA DE COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO
PERIODO DEL 01 ENERO A 31 DICIEMBRE DE 2017
No PROGRAMAS A EVALUAR HORAS
PLANIFICA
DAS
HORAS
REALES
DI
F
REF
P/T
ELABOR
ADO
POR
OBSERVACIONES
EVALUACION CONTROL
INTERNO
DEPARTAMENTO DE
COBERTURA
PROCEDIMIENTO DE
AUDITORIA
26 26 0
1 Prepare el cuestionario de
Control Interno.
7 0 P.6 AL
JS
2 Aplique el cuestionario de
Control Interno.
10 0 P.6
88
EQUIPO SIGLAS
Auditor jefe: Bleydis Araujo A.L
Auditor senior: Argenida
Cuadrado
A.C
Auditor junior: Jesús
Sánchez
J.S
3 Evalúe el Riesgo de Control,
Detección y Auditoría de los
procesos manejados en el
Departamento.
9 0 P.7 AL
AC
89
SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL DE LORICA
PROGRAMA DE AUDITORIA
AREA DE COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO
PERIODO DEL 01 ENERO A 31 NOVIEMBRE DE 2017
No PROGRAMAS A
EVALUAR
HORAS
PLANIFICADAS
HORAS
REALES
DIF REF
P/T
ELABORADO OBSERVACIONES
1 ESTABLECIMIENTO
DE LAS
DIRECTRICES,
CRITERIOS,
PROCEDIMIENTOS
Y CRONOGRAMA
PARA LA
ORGANIZACIÓN Y
GESTIÓN DE
COBERTURA DEL
SERVICIO
EDUCATIVO
PROCEDIMIENTO 15 15
90
DE AUDITORIA
1 Defina y divulgue
acerca de los
lineamientos generales
para la organización
de la gestión de
matrícula, para
determinar la calidad
del mismo. Revise las
actas de los actos
administrativos que
reglamentan el proceso
de la gestión de
cobertura educativa,
documente,
identificando
debilidades del control
y archive en papeles
de trabajo.
4 AC
JS
2 Cerciórese que el
funcionario
responsable del área
4 AC
JS
91
cobertura de la SE,
encargado de la
planeación de las
jornadas de
capacitación en la
Gestión de Cobertura,
planee las jornadas de
información,
socialización y
capacitación de los
procesos de Cobertura
a las partes
interesadas,
documente y archive
en papeles de trabajo.
3 Indague y divulgue si
al momento de realizar
la capacitación en los
procesos de Gestión de
la Cobertura del
Servicio Educativo les
hace entrega a los
asistentes los
3 AC
JS
92
EQUIPO SIGLAS
Auditor jefe: Bleydis Araujo A.L
Auditor senior: Ciany
Gonzalez
C.G
Auditor junior: Jesús
Sánchez
J.S
documentos necesarios
para el entendimiento
de esta. Documente y
archive en papeles de
trabajo.
93
SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL DE LORICA
PROGRAMA DE AUDITORIA
AREA DE COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO
PERIODO DEL 01 ENERO A 31 NOVIEMBRE DE 2017
N
o
PROGRAMAS A
EVALUAR
HORAS
PLANIFICADA
S
HORAS
REALE
S
DI
F
RE
F
P/T
ELABORAD
O
OBSERVACION
ES
2 PROYECTAR
CUPOS Y
ESTRATEGIAS
PROCEDIMIENT
O DE
AUDITORIA
15 19
1 Verifique si los
trabajadores del
área de cobertura
conocen acerca de
los procedimientos
para la proyección
4 AC
JS
94
de cupos,
documente y
archive en papeles
de trabajo.
2 Cerciórese que se
cumplan las
estrategias de
acceso y
permanencia para
determinar la
calidad educativa
por medio visitas
y monitoreo a
instituciones y
estrategias
empleadas
(alimentación,
transporte y kits
escolares). Por
medio de un oficio
establezca lo
supervisado y
archive en papeles
4 AC
JS
95
de trabajo.
3 Entreviste al
empleado
encargado de la
proyección de
cupos y verifique
si cumple con el
manual de
funciones,
compare y archive
en papeles de
trabajo.
4 AC
JS
EQUIPO SIGLAS
Auditor jefe: Bleydis Araujo A.L
Auditor senior: Ciany
Gonzalez
A.C
Auditor junior: Jesús
Sánchez
J.S
96
SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL DE LORICA
PROGRAMA DE AUDITORIA
AREA DE COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO
PERIODO DEL 01 ENERO A 31 NOVIEMBRE DE 2017
No PROGRAMAS A
EVALUAR
HORAS
PLANIFICADAS
HORAS
REALES
DIF REF
P/T
ELABORADO OBSERVACIONES
3 SOLICITAR,
RESERVAR Y
ASIGNAR CUPOS
PROCEDIMIENTO
DE AUDITORIA
15 31
1 Indague y defina las
estrategias para
asignar cupos a
niños de bienestar
social o familiar,
cerciórese de que se
maneje el
formulario de
continuidad,
4 AC
JS
97
establezca
debilidades y
archive en papeles
de trabajo.
2 Indague sobre la
disponibilidad de
cupos, y cerciórese
del envió de
formatos de
inscripción de
alumnos nuevos a
los
Establecimientos
Educativos,
identifique
debilidades y
establezca en
papeles de trabajo.
4 AC
JS
3 Identifique si el
proceso de
inscripción se dio
de manera
cronológica para
3 AC
JS
98
EQUIPO SIGLAS
Auditor jefe: Bleydis Araujo A.L
Auditor senior: Ciany
Gonzalez
A.C
Auditor junior: Jesús
Sánchez
J.S
llegar a la
asignación de cupo,
documente
debilidades y
archive en papeles
de trabajo.
99
SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL DE LORICA
PROGRAMA DE AUDITORIA
AREA DE COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO
PERIODO DEL 01 ENERO A 31 NOVIEMBRE DE 2017
No PROGRAMAS A
EVALUAR
HORAS
PLANIFICADAS
HORAS
REALES
DIF REF
P/T
ELABORADO OBSERVACIONES
4 REGISTRAR
MATRÍCULA DE
CUPOS
OFICIALES
PROCEDIMIENTO
DE AUDITORIA
15 12
1 Cerciórese que cada
establecimiento
educativo haya
formalizado la
matrícula de los
estudiantes antiguos
y nuevos, lo
5 AC
JS
100
anterior teniendo en
cuenta que el
registro de
matrícula es
responsabilidad
directa de los EE, y
que estos deben
ejecutar este
proceso en dicho
sistema integrado
de matrícula.
Documente y
archive en papeles
de trabajo.
2 Compare e
identifique que la
cantidad de
alumnos
matriculados
concuerde con las
reservas de cupos
establecidas para
alumnos nuevos y
5 AC
JS
101
antiguos,
documente y
archive en papeles
de trabajo.
3 Verifique que las
actividades para el
proceso de
matrícula sean
suministradas en el
sistema (SIMAT),
documente y
archive en papeles
de trabajo.
5 AC
JS
EQUIPO SIGLAS
Auditor jefe: Bleydis Araujo A.L
Auditor senior: Ciany
Gonzalez
A.C
Auditor junior: Jesús
Sánchez
J.S
102
SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL DE LORICA
PROGRAMA DE AUDITORIA
AREA DE LA COBERTURA EDUCATIVA
PERIODO DEL 01 ENERO A 25 NOVIEMBRE DE 2017
No ACTIVIDAD A
REALIZARSE
HORAS
PLANIFICADAS
HORAS
REALES
DIF REF
P/T
ELABORADO OBSERVACIONES
5 SEGUIMIENTO A
LA GESTIÓN DE
MATRÍCULA.
PROCEDIMIENTO
DE AUDITORIA
15 8
1 Indague e
identifique que los
funcionarios del
área de cobertura
ejecuten el proceso
de auditoria externa
al proceso de
cobertura, revise
que se defina el
alcance,
4 AC
JS
103
participantes,
cronograma y
recursos necesarios.
Documente y
archive en papeles
de trabajo.
2 Verifique que los
funcionarios
designados de las
dependencias de la
SE, realicen las
visitas a los
Establecimientos
Educativos, de
acuerdo a las fechas
establecidas en el
cronograma de
actividades.
Documente y
archive en papeles
de trabajo.
4 AC
JS
104
EQUIPO SIGLAS
Auditor jefe: Bleydis Araujo A.L
Auditor junior: Ciany
Gonzalez
A.C
Auditor junior: Jesús
Sánchez
J.S
3 Cerciórese que el
auditor líder
informa por medio
de comunicación
oficial (Acto
administrativo o
comunicación
escrita) el Plan de
Auditoría y solicite
documentación a
los
Establecimientos
Educativos para su
verificación.
Documente y
archive en papeles
de trabajo.
3 AC
JS
105
22. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
COBERTURA EDUCATIVA
SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL DE SANTA CRUZ DE LORICA
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
Procedimiento: Cobertura
Personal entrevistado: Profesional Especializado en Cobertura
Fecha de Auditoria: 25/Octubre/2017
Tabla 9. Cuestionario de control al Proceso de Cobertura Educativa
NO PREGUNTAS RESPUESTA PUNTAJE OBSERVACIONES
SI NO OPTIMO OBTENIDO
1 ¿Se evidencia el
manual de procesos y
procedimientos
actualizados, tal y
como lo dispone el
artículo 1 del
capítulo 1 de la
resolución 07797 de
2015?
X
2
1
Al verificar la lista de
documentos internos
y externos se la SEM
Lorica, se evidencio
que no disponen con
lo establecido en el
articulo1 del capítulo
1 de la resolución
07797 de 2015.
106
2 ¿Se evidencia el
conocimiento y
aplicación del
manual de procesos
de cobertura en la
entidad territorial
certificada, con base
al capítulo 1 artículo
2 de la resolución
07797 de 2015?
X
2
2
3 ¿Se observa el
manejo de
información del
proceso, a cargo del
jefe de cobertura,
según lo estipulado
en el artículo 3
capítulo I de la
resolución 07797 de
2015?
X
2
2
4 ¿Se denota la
responsabilidad de la
107
SEM Lorica al estar
incluida en llevar a
cabo el proceso de
gestión de la
cobertura como
entidad territorial
certificada, teniendo
en cuenta lo dicho en
el artículo 4 capítulo
II de la resolución
07797 de 2015?
X
2
2
5 ¿Se evidencia la
capacitación a los
funcionarios de la
SEM Lorica en el uso
del Sistema Integrado
de Matricula
SIMAT?
X
2
1
6 ¿Se cumple el
manejo de
información de los
registros de
108
matrículas en el
sistema integrado de
matrícula SIMAT,
según los incisos 3 y
4 del artículo 6 de la
resolución 07797 de
2015?
X
2
1
7 ¿Se evidencia la
implementación por
parte del encargado
del debido proceso
en cargar la
información en el
SIMAT, teniendo en
cuenta el artículo 7
de la resolución
07797 de 2015?
X
2
2
8 ¿Se cumple la
estructura
organizacional para
llevar a cabo el
manejo del proceso y
109
sus funciones dentro
del departamento de
cobertura, con base al
capítulo III artículo 9
de la resolución
07797 de 2015?
X
2
2
9 Con base al inciso 1
del artículo 6 de la
resolución 07797 de
2015, ¿Se ejecuta el
desarrollo
consecutivo de las
etapas de las
actividades de los
subprocesos del
proceso de gestión de
la cobertura
educativa?
X
2
1
10 Dentro del
subproceso de
proyección de cupos
y estrategias, ¿Se
110
denota el
cumplimiento de la
prioridad hacia los
estudiantes, teniendo
en cuenta lo
estipulado en el
artículo 10 de la
resolución 07797 de
2015?
X
2
2
11 ¿Se evidencia la
definición de las
etapas del proceso de
gestión de la
cobertura, teniendo
en cuenta el manejo
de información a
cargo de los
responsables del
departamento de
cobertura, según el
capítulo IV artículo
12 de la resolución
X
2
1
111
07797 de 2015?
12 ¿Las funciones
dichas por el
responsable de la
etapa de planeación,
cumplen con lo
establecido en el
artículo 13 de la
resolución 07797 de
2015?
X
2
1
13 ¿Las funciones
dichas por el
responsable de la
etapa de proyección
de cupos y
estrategias, cumplen
con lo establecido en
el artículo 17 de la
resolución 07797 de
2015?
X
2
0
Con las entrevistas
realizadas se pudo
constatar que el
responsable del
procedimiento de
proyección de cupos
no conoce a fondo el
debido proceso a
cargo.
14 ¿Los objetivos de la
etapa de matrícula
112
definidos en la
caracterización del
proceso de gestión de
la cobertura,
concuerdan con lo
establecido en el
artículo 21 de la
resolución 07797 de
2015?
X
2
2
15 ¿El cronograma de
actividades realizado
por el profesional
especializado de
permanencia,
concuerdan con el
periodo de
realización y
actividades
estipulados en el
artículo 32 de la
resolución 07797 de
2015?
X
2
0
Luego de cuestionar a
los funcionarios
encargados de las
visitas a los
establecimientos
educativos, se
evidenció que realizan
las visitas a los
establecimientos
educativos pero sin
tener en cuenta el
cronograma de
actividades..
113
16 ¿Se evidencia el
reporte de matrícula
por parte de los
establecimientos
educativos hacia la
SEM Lorica, de las
instituciones que
están oficiales y las
que no lo están, con
base al capítulo VI
artículo 33 de la
resolución 07797 de
2015?
X
2
2
17 ¿Se evidencia el
ejercicio de las
facultades legales de
la resolución 07797
de 2015 dentro del
departamento de
cobertura de la SEM
Lorica?
X
2
2
114
18 ¿Se contempla la
base legal vigente
por la cual se
establece el proceso
de gestión de calidad
en el Municipio de
Santa Cruz de
Lorica?
X
2
1
19 ¿Se evidencia el
cumplimiento de la
función social del
servicio educativo,
como derecho
fundamental en la
constitución política
de Colombia;
teniendo en cuenta lo
dicho en el párrafo 1
del considerando de
la resolución 1290?
X
2
1
20 ¿Establecen las
directrices, criterios y
115
programas para la
organización y
gestión de cobertura
al servicio educativo,
de acuerdo a los
lineamientos
establecidos en la
resolución 07797 de
2015?
X
2
2
21 ¿El acceso de los
niños a la educación
que ofrece la SEM
Lorica, concuerda y
cumple los
parámetros del
capítulo 1 artículo 2
de la resolución
1290?
X
2
2
22 ¿Se evidencia la
información y
capacitación en el
diseño e
116
implementación de
estrategias de acceso
y permanencia
escolar a los rectores
y directores de la
SEM Lorica?
X
2
2
23 ¿Existe evidencia de
la divulgación de la
información
suministrada a la
comunidad educativa
sobre los requisitos,
fechas,
procedimientos y
resultados del
proceso de
matrícula?
X
2
1
24 ¿Se evidencia
acompañamiento y
asesoría prestada a
los rectores en la
determinación de la
117
oferta educativa,
según la planeación
de la cobertura?
(Por ejemplo: actas
de reuniones,
registros, verificación
con rectores de
Instituciones)?
X
2
2
25 ¿Se evidencia que las
estrategias de
ampliación de la
oferta para la
vigencia siguiente se
realizaron en
conjunto con los
rectores de los
establecimientos
educativos?
X
2
2
26 ¿Se evidencia la
comunicación con el
MEN acerca de la
proyección de cupos?
X
2
2
118
27 ¿Se evidencia que se
garantiza a los
estudiantes antiguos
cupos en los mismos
establecimientos
educativos o la
continuidad en el
sistema educativo?
X
2
1
Al verificar pre-
matricula y revisar si
se realizan convenios
de continuidad de los
estudiantes en el
Sistema Educativo
cuando sea necesario,
no se evidencia la
periodicidad necesaria
para hacerlo. De lo
contrario lo hacen
finalizado el
calendario educativo
en curso.
28 ¿Se evidencia la
reserva de cupo, de
acuerdo con la
disponibilidad en los
establecimientos
educativos, de los
estudiantes que
solicitan traslado de
un plantel educativo
X
2
0
Al revisar
aleatoriamente casos
de estudiantes
antiguos con y sin
traslado; no se
evidencia la reserva
de cupo por parte de
la SEM Lorica, por
tanto no lleva a cabo
119
oficial a otro? el debido proceso.
29 ¿Se evidencia la
articulación de la
SEM Lorica con
entidades de
Bienestar social o
familiar territoriales,
con el fin de
identificar y asignar
cupos a los niños
provenientes de esas
instituciones, de
acuerdo con los
requisitos de edad?
X
2
0
Al verificar si dentro
del departamento y
comité de cobertura
existía alguna
representación de
algún miembro del
ICBF, no se puso
evidenciar ese
representante que
debe existir, de igual
forma no se evidencia
la interacción de la
SEM Lorica con
entidades de Bienestar
Social; lo que implica
que no llevan a cabo
el debido proceso.
30 ¿Se evidencia que la
inscripción de
alumnos nuevos se
ha realizado de
No se evidencia la
inscripción de
alumnos nuevos
debido a que ese
120
acuerdo a los
lineamientos
establecidos por el
Ministerio de
Educación Nacional
y en las fechas
definidas en el
cronograma?
X
2
0
formato ya no es
usado por la SEM
Lorica. Cabe destacar
que se consolida
dicha información
mediante el SIMAT.
31 ¿Se evidencia que la
asignación los cupos
se haya efectuado en
orden de prioridad
que establece la
resolución 5360 de
2006?
X
2
1
Al no llevar a cabo de
la mejor manera el
debido proceso de
reservas de cupo y su
proyección, la
asignación de cupos
se ve de una u otra
manera afectada.
32 ¿Se evidencia las
acciones ejercidas
por la SEM Lorica
para que los rectores
y directores de los
establecimientos
121
educativos renueven
la matrícula de los
alumnos antiguos y
de los alumnos que
solicitaron traslado?
X 2 2
33 ¿Se evidencia que la
asignación de cupos
se realizó en los EE
incluidos en el Banco
de Oferentes?
X
2
2
34 ¿Se evidencia en el
SIMAT que los
rectores de los
establecimientos
educativos oficiales
realizaron la
matrícula
efectivamente
después de la
asignación de cupos
y reportaron la
información en
X
2
2
122
SIMAT?
35 ¿Se evidencia que los
cupos liberados
después de los
procesos de
renovación de
matrícula de alumnos
antiguos y matrícula
de nuevos, fueron
asignados?
X
2
2
36 ¿Se evidencia en el
SIMAT el registro de
información de las
variaciones o
cambios que se
presentan en la
información de
matrícula?
X
2
0
Al verificar el
cronograma del
proceso de matrícula
no concuerda con el
suministro de
información en el
SIMAT, lo que
conlleva a realizar
actividades sin
correspondencia de
fecha y tiempo
estipulado, es decir,
123
no llevan a cabo el
debido proceso.
37 ¿Se cumple con el
envió de reportes
establecidos en cada
una de las etapas del
proceso de matrícula
de la SEM Lorica al
Ministerio de
Educación Nacional?
X
2
1
Al revisar el envío de
reportes de
proyección de cupos
al Ministerio de
Educación Nacional
se pudo notar que se
informa por medio de
un correo electrónico;
pero la SEM Lorica
los envía faltando al
cumplimiento de la
periodicidad que se le
da.
38 ¿Se evidencia la
realización de
seguimiento o
auditoría para cada
una de las etapas del
proceso de cobertura
en los
Al revisar si existe
algún plan de
auditoría que
contenga por ejemplo:
objetivo, alcance,
participantes,
cronograma, recursos
124
establecimientos
educativos?
X
2
1
necesarios; se pudo
evidenciar que el
seguimiento se realiza
para cada una de las
etapas. Sin embargo
no en el orden en el
que debe ser.
39 ¿Se evidencia el
seguimiento dado a
los resultados de las
auditorías realizadas
al proceso de gestión
de la cobertura
educativa?
X
2
1
Al verificar los planes
de mejoramiento que
generan acciones
correctivas para la
SEM Lorica; se
evidencia que el
seguimiento del
resultado de las
auditorias es
totalmente efectivo
con relación a los
simulacros realizados.
40 ¿Se evidencia
conocimiento y
apropiación de las
Al verificar el acta de
revisión por la
dirección, notamos
125
políticas y objetivos
de calidad de la SEM
Lorica?
X
2
1
que no se evidencia el
conocimiento de la
base legal de la SEM
Lorica.
41 ¿Se evidencia la
periodicidad en la
medición de los
indicadores?
X
2
1
Se pudo verificar que
los indicadores de
nivel de gestión se
realizan, pero no con
la periodicidad
establecida. Sin
embargo no es
cuestión de culpa
únicamente de la
SEM Lorica, sino
también de los
establecimientos
educativos al no
enviar la información
necesaria en el tiempo
estimado.
42 ¿Se realiza informe
de análisis de los
X
2
2
126
indicadores?
43 ¿Se evidencia
socialización de los
resultados del
informe con respecto
al análisis de los
indicadores?
X
2
2
44 ¿Se evidencia que la
SEM Lorica ha
realizado auditorías
internas?
X
2
1
Al revisar los
programas de
auditoria, registro de
auditoria y sus
resultados; notamos
que la SEM lorica si
realiza auditoria
internas mediante
simulacros.
45 ¿Se evidencia la
definición y
cumplimiento de
estrategias para
garantizar el acceso y
permanencia de los
Al realizar la visita a
las instituciones,
obtuvimos que no se
cumplían las
estrategias de acceso
y permanencia,
127
niños, niñas y
jóvenes en el sistema
educativo?
X
2
0
teniendo en cuenta
que estas están
establecidas tanto en
el manual, como
también son
aprobadas por el
ministerio de
educación.
46 ¿Los funcionarios de
acceso y
permanencia del área
de matrícula son
responsables de
cargar información
en el SIMAT, de
acuerdo al artículo 7
de la resolución
1290?
X
2
2
47 ¿Se evidencia
tratamiento adecuado
a las quejas
128
realizadas por parte?
Cuando aplique.
X 2 2
48 ¿Se lleva a cabo la
implementación de
las directrices para la
organización del
proceso,
particularmente en el
departamento de
cobertura; partiendo
de lo dicho en el
capítulo III artículo 9
de la resolución
1290?
X
2
2
49 ¿Se tienen en cuenta
las etapas del proceso
de gestión de la
cobertura, para llevar
a cabo la toma de
decisiones en el
departamento de
cobertura; teniendo
X
2
2
129
claro lo dicho en
capitulo IV artículo
12 de la resolución
1290?
50 ¿Se evidencia que el
Acto administrativo
incluye la creación,
funcionamiento y las
responsabilidades de
los participantes del
Comité de Cobertura,
y define que debe ser
presidido por el
Secretario de
Educación?
X
2
2
TOTAL 100 68
130
23. MEDICION DEL CONTROL INTERNO
RIESGO INHERENTE: el riesgo inherente es de 14, el 14% de los controles preventivos no
se instalaron, lo que determina un riesgo bajo medio en los riesgos de confianza 11,12% al
22,22% y está determinado por:
Al realizar la visita a las instituciones, obtuvimos que no se cumplían las estrategias de
acceso y permanencia, teniendo en cuenta que estas están establecidas tanto en el manual,
como también son aprobadas por el ministerio de educación.
No se evidencia la inscripción de alumnos nuevos debido a que ese formato ya no es
usado por la SEM Lorica. Cabe destacar que se consolida dicha información mediante el
SIMAT.
Al verificar si dentro del departamento y comité de cobertura existía alguna
representación de algún miembro del ICBF, no se puso evidenciar ese representante que
debe existir, de igual forma no se evidencia la interacción de la SEM Lorica con
entidades de Bienestar Social; lo que implica que no llevan a cabo el debido proceso.
Al revisar aleatoriamente casos de estudiantes antiguos con y sin traslado; no se
evidencia la reserva de cupo por parte de la SEM Lorica, por tanto no lleva a cabo el
debido proceso.
Luego de cuestionar a los funcionarios encargados de las visitas a los establecimientos
educativos, se evidenció que realizan las visitas a los establecimientos educativos, pero
sin tener en cuenta el cronograma de actividades.
Con las entrevistas realizadas se pudo constatar que el responsable del procedimiento de
proyección de cupos no conoce a fondo el debido proceso a cargo.
131
RIESGO DE CONTROL: Realizada la evaluación del control interno mediante la utilización
de cuestionarios se obtuvo los siguientes resultados:
Riesgo de Control = Puntaje óptimo – Puntaje obtenido
Riesgo de control =100% - 68% = 32%
El riesgo de control está determinado por una calificación de 30 la cual está ubicada en la
matriz de confianza y determina que se encuentra en el rango 22,23% al 33,33%. Su valoración
de riesgo es bajo alto y se aplica a las siguientes detecciones:
Al verificar la lista de documentos internos y externos se la SEM Lorica, se evidencio
que no disponen con lo establecido en el articulo1 del capítulo 1 de la resolución 07797
de 2015.
Al verificar el acta de revisión por la dirección, notamos que no se evidencia el
conocimiento de la base legal de la SEM Lorica.
Al revisar los programas de auditoria, registro de auditoria y sus resultados; notamos que
la SEM lorica si realiza auditorías internas mediante simulacros.
Al revisar el envío de reportes de proyección de cupos al Ministerio de Educación
Nacional se pudo notar que se informa por medio de un correo electrónico; pero la SEM
Lorica los envía faltando al cumplimiento de la periodicidad que se le da.
Para la medición del Nivel de Confianza del Control Interno del Departamento de
cobertura educativa de la secretaria de educación de lorica, se Utiliza la siguiente matriz
de medición:
132
24. MATRIZ DE CONFIANZA
Tabla 10. Matriz de medición de confianza Del control interno administrativa
CONFIANZA MINIMO MAXIMO
ALTO
ALTO 88,89% 99,99%
MEDIO 77,78% 88,88%
BAJO 66,67% 77,77%
MEDIO
ALTO 55,56% 66,66%
MEDIO 44,45% 55,55%
BAJO 33,34% 44,44%
BAJO
ALTO 22,23% 33,33%
MEDIO 11,12% 22,22%
BAJO 0.01% 11,11%
Riesgo de deteccion: Tomando como referencia los riesgos antes determinados se puede
afirmar que el riesgo de detección, correspondiente al trabajo del equipo de auditoría es del 24%
(riesgo bajo – alto), debido a las siguientes consideraciones:
133
Al verificar pre-matricula y revisar si se realizan convenios de continuidad de los
estudiantes en el Sistema Educativo cuando sea necesario, no se evidencia la periodicidad
necesaria para hacerlo. De lo contrario lo hacen finalizado el calendario educativo en
curso.
Al revisar si existe algún plan de auditoría que contenga por ejemplo: objetivo, alcance,
participantes, cronograma, recursos necesarios; se pudo evidenciar que el seguimiento se
realiza para cada una de las etapas. Sin embargo, no en el orden en el que debe ser.
Al verificar los planes de mejoramiento que generan acciones correctivas para la SEM
Lorica; se evidencia que el seguimiento del resultado de las auditorias es totalmente
efectivo con relación a los simulacros realizados.
Riesgo de auditoria: Determinados cada uno de los riesgos que afectan tanto a la empresa
como al auditor después de realizar el análisis respectivo, se establece el riesgo de auditoría con
la siguiente fórmula:
RA = RI * RC * RD
Riesgo Inherente= 14%
Riesgo de Control = 32%
Riesgo de Detección = 24%
En donde el resultado de la fórmula es:
RA = 0,14 * 0,32 * 0,24
RA = 1,0752%
134
Como conclusión tenemos que el Auditor se enfrenta a un riesgo de auditoría del 1,0752%
(riesgo bajo) de que ha ocurrido un error material, y este no ha sido evidenciado ni por los
controles que se mantiene en la empresa ni por los procedimientos que ha establecido el Auditor.
Media aritmetica: teniendo en cuenta los siguientes valores correspondientes a los riesgos,
sacar la media aritmética 0,14; 0,32; 0,24.
N= 3
0,7= 0,14 + 0,32 + 0,24
X= 1/n ∑ ^n a i
i=1
X = 1/3 * 0,7 = 0,23
Desviación estandar: escogiendo los mismos valores de la media aritmética hallamos nuestra
desviación estándar:
S= √∑(X-X) ^2
N – 1
135
X X-X (X-X) ^2
0.14 (0.14-0.23)= -0.09 (-0.09) ^2= -0.0081
0.32 (0.32-0.23)= 0.09 (0,09) ^2= 0.0081
0.24 (0.24-0.23)= 0.01 (0.01) ^2= 0.0001
0,0001
S= √ (0.14-0.23) ^2+ (0.32-0.23) ^2+ (0.24-0.23) ^2
3-1
S= 0.1171
136
25. MATRIZ RIESGO DE AUDITORIA
Tabla 11. Matriz riesgo de Auditoria
DEFINICION RESULTADO
Expectativas antes de considerar el control
interno
Es posible que existan algunos errores
RIESGO INHERENTE 14%
Confianza del control interno Bajo-medio
RIESGO DE CONTROL 32%
Disponibilidad del auditor para permitir
que existan errores importantes
Disponibilidad Bajo-alto
RIESGO DE DETECCIÓN 24%
Nivel de pruebas de cumplimiento Bajo-alto
137
26. APLICACIÓN DE TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
Tabla 12. Aplicación de técnicas de auditoría
TÉCNICA CLASIFICACIÓN
OCULAR Comparación
Observación
Rastreo
Revisión selectiva
VERBAL Indagación
ESCRITA Análisis
Conciliación
Confirmación
DOCUMENTAL Comprobación
Cálculo
FISICA Inspección
138
Tabla 13. Procedimientos y Tecnicas
No PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA TECNICAS
1 ESTABLECIMIENTO DE DIRECTRICES,
CRITERIOS, PROCEDIMIENTOS Y
CRONOGRAMAS PARA LA ORGANIZACIÓN
Y GESTIÓN DE LA COBERTURA DEL
SERVICIO EDUCATIVO.
1 Defina y divulgue acerca de los lineamientos
generales para la organización de la gestión de
matrícula, para determinar la calidad del mismo.
Revise las actas de los actos administrativos que
reglamentan el proceso de la gestión de cobertura
educativa, documente, identificando debilidades del
control y archive en papeles de trabajo.
Revisión selectiva
Observación
Inspección
2 Cerciórese que el funcionario responsable del área
cobertura de la SE, encargado de la planeación de las
jornadas de capacitación en la Gestión de Cobertura,
Planee las jornadas de información, socialización y
capacitación de los procesos de Cobertura a las
partes interesadas, documente y archive en papeles
de trabajo.
Observación
Confirmación
Comprobación
139
3 Indague y divulgue si al momento de realizar la
capacitación en los procesos de Gestión de la
Cobertura del Servicio Educativo les hace entrega a
los asistentes los documentos necesarios para el
entendimiento de esta. Documente y archive en
tabpapeles de trabajo.
Indagación
Inspección
Comprobación
2 PROYECCIÓN DE CUPOS
1 Verifique si los trabajadores del área de cobertura
conocen acerca de los procedimientos para la
proyección de cupos, documente y archive en
papeles de trabajo.
Inspección
Revisión
2 Cerciórese que se cumplan las estrategias de acceso y
permanencia para determinar la calidad educativa por
medio visitas y monitoreo a instituciones y
estrategias empleadas (alimentación, transporte y kits
escolares). Por medio de un oficio establezca lo
supervisado y archive en papeles de trabajo.
Inspección
Observación
Revisión
3 Entreviste al empleado encargado de la proyección
de cupos y verifique si cumple con el manual de
funciones, compare y archive en papeles de trabajo.
Comparación
Observación
Indagación
3 SOLICITACIÓN, RESERVACIÓN Y
140
ASIGNACIÓN DE CUPOS OFICIALES.
1 Indague y defina las estrategias para asignar cupos a
niños de bienestar social o familiar, cerciórese de que
se maneje el formulario de continuidad, establezca
debilidades y archive en papeles de trabajo.
Indagación
Comprobación
2 Indague sobre la disponibilidad de cupos, y
cerciórese del envió de formatos de inscripción de
alumnos nuevos a los Establecimientos Educativos,
identifique debilidades y establezca en papeles de
trabajo.
Indagación
Comprobación
3 Identifique si el proceso de inscripción se dio de
manera cronológica para llegar a la asignación de
cupo, documente debilidades y archive en papeles de
trabajo.
Indagación
Comprobación
4 REGISTRO DE MATRÍCULAS DE CUPOS
OFICIALES.
1 Cerciórese que cada EE haya formalizado la
matrícula de los estudiantes antiguos y nuevos, lo
anterior teniendo en cuenta que el registro de
matrícula es responsabilidad directa de los EE, y que
estos deben ejecutar este proceso en dicho sistema
integrado de matrícula. Documente y archive en
Inspección
Observación
Comprobación
141
papeles de trabajo.
2 Compare e identifique que la cantidad de alumnos
matriculados concuerde con las reservas de cupos
establecidas para alumnos nuevos y antiguos,
documente y archive en papeles de trabajo.
Comparación
Observación
Confirmación
3 Verifique que las actividades para el proceso de
matrícula sean suministradas en el sistema (SIMAT),
documente y archive en papeles de trabajo.
Indagación
Inspección
5 SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DE
MATRICULA
1 Indague e identifique que los funcionarios del área de
cobertura ejecuten el proceso de auditoria externa al
proceso de cobertura, revise que se defina el alcance,
participantes, cronograma y recursos necesarios.
Documente y archive en papeles de trabajo.
Indagación
Revisión
Comprobación
2 Verifique que los funcionarios designados de las
dependencias de la SE, realicen el cronograma de
fechas de visitas a los Establecimientos Educativos.,
documente y archive en papeles de trabajo.
Observación
Confirmación
3 Cerciórese que el auditor líder informa por medio de
comunicación oficial (Acto administrativo o
Confirmación
Comprobación
142
comunicación escrita) el Plan de Auditoría y solicite
documentación a los Establecimientos Educativos
para su verificación. Documente y archive en papeles
de trabajo.
143
27. PAPELES DE TRABAJO
SECRETARIA DE EDUCACIÓN DE LORICA
COBERTURA EDUCATIVA
Período del 1 de enero al 25 de noviembre del 2017
Tabla 14. Papeles de Trabajos
PROCESO No 1 ESTABLECIMIENTO DE LAS
DIRECTRICES, CRITERIOS, PROCEDIMIENTOS
Y CRONOGRAMA PARA LA ORGANIZACIÓN
Y GESTIÓN DE COBERTURA DEL SERVICIO
EDUCATIVO
HALLAZGO
PROCEDIMINETO 1:
Defina y divulgue acerca de los lineamientos
generales para la organización de la gestión de
matrícula, para determinar la calidad del mismo.
Revise las actas de los actos administrativos que
reglamentan el proceso de la gestión de cobertura
educativa, documente, identificando debilidades del
control y archive en papeles de trabajo.
APLICACIÓN:
144
Se solicitó el documento de los lineamientos
generales de la secretaria de educación municipal de
santa cruz de lorica, en el cual se describen las
directrices y criterios del funcionamiento de
organización y gestión de la cobertura educativa.
Estos están formados por diferentes actividades con
las cuales se determina la calidad del mismo, algunas
de estas actividades son: atender los lineamientos
sobre la evaluación del aprendizaje y promoción de
los estudiantes a los distintos niveles de educación
establecidos en el decreto 1290 del 2009. Fomentar
cuando sea pertinente el uso de modelos pedagógico
flexible para los distintos ciclos de educación (niños-
jóvenes-adultos).
Aplicado los
Procedimientos de
Auditoría no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
CALCULO DEL INDICADOR DE GESTION:
Lineamientos generales implementados
Lineamientos generales establecidos
6
6 = 100% lineamientos generales implementados.
PROCEDIMIENTO 2:
Cerciórese que el funcionario responsable del área
145
cobertura de la SE, encargado de la planeación de las
jornadas de capacitación en la Gestión de Cobertura,
Planee las jornadas de información, socialización y
capacitación de los procesos de Cobertura a las partes
interesadas, documente y archive en papeles de
trabajo.
APLICACIÓN:
Luego de revisar la entrevista al profesional
especializado del área de cobertura, se verificó que
este realiza jornadas de información, socialización y
capacitación, por medio de circulares y oficios que
les son entregados a los capacitados.
Procedimientos de
Auditoría no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
CALCULO DEL INDICADOR DE GESTION:
Total personal que recibió la capacitación
Total personal capacitado
31
31 = 100% personal que recibió la capacitación
PROCEDIMIENTO 3:
Indague y divulgue si al momento de realizar la
146
capacitación en los procesos de Gestión de la
Cobertura del Servicio Educativo les hace entrega a
los asistentes los documentos necesarios para el
entendimiento de esta. Documente y archive en
papeles de trabajo.
APLICACIÓN:
Luego de indagar a los funcionarios del área de
cobertura, acerca de los oficios, resoluciones entre
otros documentos, se confirmó con las personas que
fueron capacitadas si estos si recibieron materiales
para la mejor comprensión de esta, tal y como está
establecido en los procedimientos.
Procedimientos de
Auditoría no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
CALCULO DEL INDICADOR DE GESTION:
Total de personas indagadas
Total de personas que recibieron la capacitación
29
31 = 94% de personas indagadas
147
SECRETARIA DE EDUCACIÓN DE LORICA
PAPELES DE TRABAJO
COBERTURA EDUCATIVA
Período del 1 de enero al 25 de noviembre del 2017
PROCESO No 2, PROYECCIÓN DE CUPOS HALLAZGO
PROCEDIMIENTO 1:
Verifique si los trabajadores del área de cobertura
conocen acerca del procedimiento para la
proyección de cupos, documente y archive en
papeles de trabajo.
APLICACIÓN:
Se entrevistó a los empleados del área de cobertura
para verificar si conocían sobre los procedimientos
para la proyección de cupos, con esta se pudo
constar que estos conocen sobre este procedimiento
y contenido, sin embargo no todos lo manejan a la
perfección.
H.2-1
CALCULO DEL INDICADOR DE GESTION
Personas que manejan la proyección de cupos
148
Personas entrevistadas
1
3 = 33% personas que manejan la proyección de
cupos
PROCEDIMIENTO 2:
Cerciórese que se cumplan las estrategias de acceso
y permanencia para determinar la calidad educativa.
Por medio visitas y monitoreo a instituciones y
estrategias empleadas (alimentación, transporte y
kits escolares). Por medio de un oficio establezca lo
supervisado y archive en papeles de trabajo.
APLICACIÓN:
Luego de visitar algunas instituciones, y observar
acerca de las estrategias de acceso y permanencia
que se les brindaba a los alumnos, notamos que no
todas las instituciones cumplen con esto, y que
entre algunas de las que cumplían las estrategias no
se llevaban de la manera correcta. Cabe destacar
que las intuiciones hacen notar los deberes y
derechos de los niños.
H.2-2
CALCULO DEL INDICADOR DE GESTION:
149
E.E que cumplen con las estrategias
E.E visitados
6
20 = 30% cumplen con las estrategias
PROCEDIMIENTO 3:
Entreviste al empleado encargado de la proyección
de cupos, y verifique si cumple con el manual de
funciones, compare y archive en papeles de trabajo.
APLICACIÓN:
Luego de entrevistar al profesional especializado de
acceso notamos que este realiza varias funciones tal
y como lo indica el manual, sin embargo la mayoría
de estas son indagadas por un auxiliar que
acompaña al área de cobertura, notamos que este no
realiza su trabajo completamente, es respaldado por
el auxiliar.
H.2-3
CALCULO DEL INDICADOR DE GESTION:
Funciones que realiza el Prof. de acceso
Funciones establecidas en el manual
150
4
10 : 40%Funciones que realiza el Prof. de acceso
SECRETARIA DE EDUCACIÓN DE LORICA
PAPELES DE TRABAJO
COBERTURA EDUCATIVA
Período del 1 de enero al 25 de noviembre del 2017
PROCESO No 3 SOLICITACIÓN,
RESERVACIÓN Y ASIGNACIÓN DE CUPOS
OFICIALES.
HALLAZGO
PROCEDIMIENTO 1:
Revise y cerciórese que se Definan las acciones
para garantizar la continuidad de los estudiantes
en el sistema educativo, identifique las
debilidades del control y archive en papeles de
trabajo.
APLICACIÓN :
Se solicitaron los documentos donde se verifica
la continuidad de los alumnos y se revisó que el
proceso fuera llevado al sistemas, en el cual se
Procedimientos de
Auditoría no se
encontraron
151
maneja toda la información de cada uno de los
alumnos.
hallazgos dignos de
comentar.
CALCULO DEL INDICADOR DE GESTION
Documentos revisados
Documentos solicitados
35
35 = 100% documentos revisados
PROCEDIMIENTO 2:
Indague y Defina las estrategias para asignar
cupos a niños de bienestar social o familiar,
cerciórese de que se maneje el formulario de
continuidad, establezca debilidades y archive en
papeles de trabajo.
APLICACIÓN:
Luego de indagar sobre los niños que apenas
inician la vida escolar, notamos que las
estrategias están establecidas pero no son
implementadas, que el formulario se maneja pero
no es llevado a función, ya que muchos padres
después de sacar de bienestar a sus niños, estos
H.3-2
152
mismos se encargan de buscar las instituciones.
CALCULO DEL INDICADOR DE GESTION:
Niños que llenaron el formulario
Muestra de niños que vienen del bienestar
0
30 = 0% niños llenaron el formulario
PROCEDIMIENTO 3:
Indague sobre la disponibilidad de cupos, y
cerciórese del envió de formatos de inscripción
de alumnos nuevos a los Establecimientos
Educativos, identifique debilidades y establezca
en papeles de trabajo.
APLICACIÓN:
Luego de visitar algunas instituciones y verificar
que tengan cupos disponibles, indagamos con
sus entes directivos si la secretaria de educación
les hacía llegar los formularios de inscripción de
alumnos nuevos, las cuales verificaron la
información.
Procedimientos de
Auditoría no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
CALCULO DEL INDICADOR DE GESTION:
153
E.E que les enviaron los formularios
E.E visitados
20
20 = 100% E.E que les enviaron los formularios
PROCEDIMIENTO 4:
Identifique si el proceso de inscripción se dio de
manera cronológica para llegar a la asignación
de cupo, documente debilidades y archive en
papeles de trabajo.
APLICACIÓN:
Se solicitaron los formularios de inscripción de
alumnos para verificar si las fechas concuerdan
con las establecidas en el cronograma de
actividades. Sin embargo se evidenciaron
falencias en el cumplimiento de esta.
Procedimientos de
Auditoría no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
154
CALCULO DEL INDICADOR DE GESTION:
# de formularios ordenados
# de formularios verificados
20
20 = 100% de los formularios de inscripción
verificados.
SECRETARIA DE EDUCACIÓN DE LORICA
PAPELES DE TRABAJO
COBERTURA EDUCATIVA
Período del 1 de enero al 25 de noviembre del 2017
PROCESO No 4, REGISTRO DE
MATRÍCULAS DE CUPOS OFICIALES.
HALLAZGO
PROCEDIMIENTO 1:
Cerciórese que cada EE haya formalizado la
matrícula de los estudiantes antiguos y nuevos,
lo anterior teniendo en cuenta que el registro de
155
matrícula es responsabilidad directa de los EE, y
que estos deben ejecutar este proceso en dicho
sistema integrado de matrícula. Documente y
archive en papeles de trabajo.
APLICACIÓN:
Se visitó cada establecimiento educativo y al
pedir los documentos de matrícula para
estudiantes antiguos y nuevos, evidenciamos que
ejecutan el debido proceso de información en el
SIMAT como responsabilidad propia de ellos.
Procedimientos de
Auditoría no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
CALCULO DEL INDICADOR DE GESTION:
E.E que ejecutan el proceso de matricula
E.E visitados
31
31 = 100% de los E.E evidencian el método de
información SIMAT.
PROCEDIMIENTO 2:
Compare e identifique que la cantidad de
alumnos matriculados concuerde con las reservas
de cupos establecidas para alumnos nuevos y
156
antiguos, documente y archive en papeles de
trabajo.
APLICACIÓN:
Al revisar las reservas de cupos para los alumnos
nuevos y antiguos de cada establecimiento
educativo, se denota que algunos no concuerdan
con la reserva estipulada; por tanto al hacer el
proceso de matrícula incluyen más cupos de
alumnos sin tener en cuenta la reserva que
tienen.
H.4-2
CALCULO DEL INDICADOR DE GESTION
E.E que manejan las reservas de cupos
E.E estudiados
15
31 = 48% de E.E manejan reservas de cupos.
PROCEDIMIENTO 3:
Verifique que las actividades para el proceso de
matrícula sean suministradas en el sistema
(SIMAT), documente y archive en papeles de
trabajo
157
APLICACIÓN:
Se interactuó con el responsable del SIMAT y
nos dijo que la información de las actividades si
las suministra en esa plataforma. Sin embargo,
algunos establecimientos educativos tardan de
uno a dos días para enviar la información a la
SEM lorica pero que este se hace responsable del
adecuado proceso.
Procedimientos de
Auditoría no se
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
CALCULO DEL INDICADOR DE GESTION:
E.E oportunos con la información
E.E visitados
16
16 = 100% información es suministrada al
SIMAT.
158
SECRETARIA DE EDUCACIÓN DE LORICA
PAPELES DE TRABAJO
COBERTURA EDUCATIVA
Período del 1 de enero al 25 de noviembre del 2017
PROCESO No 5, SEGUIMIENTO A LA
GESTION DE MATRICULA.
HALLAZGO
PROCEDIMIENTO 1:
Indague e identifique que los funcionarios
del área de cobertura ejecuten el proceso de
auditoria externa al proceso de cobertura,
revise que se defina el alcance,
participantes, cronograma y recursos
necesarios. Documente y archive en
papeles de trabajo.
APLICACIÓN.
Se verificó que los funcionarios existentes
dentro del área y departamento de
cobertura ejecutan el debido proceso de
gestión de la cobertura educativa, teniendo
en cuenta la base legal y los recursos
Procedimientos de
Auditoría no se
encontraron
hallazgos dignos de
159
necesarios. comentar.
CALCULO DEL INDICADOR DE
GESTION:
# funcionarios entrevistados
# funcionarios existentes en Cobertura
3
3 = 100% de los funcionarios cumplen con
el proceso.
PROCEDIMIENTO 2:
Verifique que los funcionarios designados
de las dependencias de la SE, realicen las
visitas a los Establecimientos Educativos
de acuerdo a las fechas establecidas en el
cronograma del proceso, documente y
archive en papeles de trabajo.
APLICACIÓN:
Al cuestionar a los funcionarios encargados
de las visitas a los establecimientos
educativos, se evidenció que lo realizan
pero a su manera, es decir no cumplen con
H.5-3
160
el cronograma y actividades para que el
proceso de cobertura se lleve a cabo.
CALCULO DEL INDICADOR DE
GESTION:
# funcionarios que cumplen con visitas
# funcionarios del área de cobertura
1
3 = 33% de los funcionarios cumplen con
las visitas a tiempo.
PROCEDIMIENTO 3:
Cerciórese que el auditor líder informa por
medio de comunicación oficial (Acto
administrativo o comunicación escrita) el
Plan de Auditoría y solicite documentación
a los Establecimientos Educativos para su
verificación. Documente y archive en
papeles de trabajo.
APLICACIÓN:
Se solicitó el acto administrativo que
legaliza la SEM Lorica, la documentación
Procedimientos de
Auditoría no se
161
del proceso de cobertura y el plan de
auditoría que se lleva a cabo y se evidenció
que el líder mantiene informado a los
demás funcionarios del área de cobertura.
encontraron
hallazgos dignos de
comentar.
CALCULO DEL INDICADOR DE
GESTION:
# documentos revisados
# documentos existentes
3
3 = 100% de los documentos son
conocidos por el líder y funcionarios de
cobertura.
162
28. HOJA DE HALLAZGOS
COBERTURA EDUCATIVA
SECRETARIA DE EDUCACIÓN DE LORICA
PAPELES DE TRABAJO
COBERTURA EDUCATIVA
Período del 1 de enero al 25 de noviembre del 2017
Tabla 15. Hojas de Hallazgos
PROCESO: PROYECCIÓN DE CUPOS H.2-1
PROCEDIMIENTO 1:
Verifique si los trabajadores del área de
cobertura conocen acerca del
procedimiento para la proyección de cupos,
documente y archive en papeles de trabajo.
a) CONDICIÓN:
Con las entrevistas realizadas se
pudo constatar que los empleados
de cobertura no conocen a fondo el
procedimiento de proyección de
cupos, teniendo en cuenta que estos
163
al momento de acceder al empleo
son capacitados y tienen acceso al
manual de funciones.
b) CRITERIO:
Todo trabajador del área debe ser
preparado y estar acto para el
puesto que va ocupar, tener
conocimiento acerca de todas las
funciones a realizar, ya que de estas
depende el desarrollo del proceso.
c) CAUSA:
Los trabajadores a pesar de contar
con el manual y herramientas
necesarias para tener pleno
conocimiento de sus funciones, solo
se dedican a lo necesario en el
momento y no cumplen con lo
estipulado en el manual, por tanto
no conocen del procedimiento tal y
como es debido.
d) EFECTO:
El 67% de los trabajadores del área
de cobertura no manejan el proceso
164
para la proyección de cupos, lo cual
puede perjudicar el área y la
entidad como tal, ya que aunque sea
un funcionario el que maneje el
proceso como tal, todos deben tener
conocimiento sobre este ya que su
trabajo debe ser en equipo para que
haya eficiencia y eficacia como lo
estipula su misión, y así tener más
seguridad al momento del proceso
estar en desarrollo.
CONCLUSION:
Los trabajadores del proceso de cobertura, no tienen pleno conocimiento acerca del proceso
de proyección de cupos, las actividades van siendo realizadas en fechas in-correspondientes ya
que no se sigue el manual de funciones, esto se debe a que, al momento de iniciar al cargo, ni en
el periodo de prueba se le da la capacitación necesaria al funcionario sobre lo que él va realizar
como ente constituyente del área de cobertura.
RECOMENDACIÓN:
Al momento de vincular un funcionario, cerciorarse de manera efectiva si este tiene
conocimiento del cargo, de no ser así brindarle la capacitación correspondiente para que este
165
conozca de las funciones que debe realizar, como también de sus deberes y derechos, y tomar en
el periodo de prueba evidencia de que el empleado maneja el cargo debidamente.
PROCESO: PROYECCIÓN DE CUPOS H.2-2
PROCEDIMIENTO 2:
Cerciórese que se cumplan las estrategias
de acceso y permanencia para determinar la
calidad educativa mediante visitas y
monitoreo a instituciones y estrategias
empleadas (alimentación, transporte y kits
escolares). Por medio de un oficio
establezca lo supervisado y archive en
papeles de trabajo.
a) CONDICIÓN:
Al realizar la visita a las
instituciones, obtuvimos que no se
cumplían las estrategias de acceso y
permanencia, teniendo en cuenta
que estas están establecidas tanto en
el manual, como también son
166
aprobadas por el ministerio de
educación.
b) CRITERIO:
Se establece que las instituciones
deben brindar alimentación a sus
alumnos por medio de PAE, pero
este programa no es brindado en
algunas instituciones o en otras se
lleva de manera incorrecta, aparte a
los niños no se les otorga el kits
escolar y a otros que tienen
inconvenientes con la llegada a sus
instituciones, debe brindárseles
transporte y tampoco cuentan con
este.
c) CAUSA:
Los alumnos no reciben
alimentación escolar porque
muchas instituciones tienen
inconvenientes al momento de
gestionar el programa con la
alcaldía o la gobernación,
negándoles así el beneficio que
167
poseen los menores, el transporte es
negado por falta de orden y gestión.
d) EFECTO:
La entidad está incumpliendo con
un derecho que tienen los alumnos,
la cual se encuentra establecida por
el ministerio y que es representada
con el 70% de que no se cumplan
las estrategias de acceso y
permanencia, lo cual les quita
motivación a esos pequeños que
tienen dificultad para llegar a sus
escuelas, y en cosos a esos que no
llevan para la merienda a los
colegios.
CONCLUSION:
No todas las entidades cumples con las estrategias de acceso y permanencia, ya que son pocas
las que brindan estos servicios a los alumnos, por tanto, el programa no es ejecutado en su
totalidad, debido a la falta de gestión.
168
RECOMENDACIÓN:
Gestionar a tiempo con los proveedores del PAE para que los niños reciban este beneficio,
ordenar un presupuesto para que ellos tengan motivación para llegar la institución, que los
responsables de acceso y permanencia trabajen más por los derechos de los niños.
PROCESO: PROYECCIÓN DE CUPOS H.2-3
PROCEDIMIENTO 3:
Entreviste al empleado encargado de la
proyección de cupos, y verifique si cumple
con el manual de funciones, compare y
archive en papeles de trabajo.
a) CONDICIÓN:
La entidad cuenta con un
funcionario para la proyección de
cupo, el cual hace las funciones
más representativas al cargo, pero
deja la mayoría en manos de un
auxiliar o necesita ayuda de este,
teniendo como base un manual que
debe conocer y cumplir.
169
b) CRITERIO:
Al momento de ingresar un
trabajador a la entidad se le hace
entrega del manual en el cual va
revisar las funciones con las cuales
tiene que cumplir, para así
mantener un adecuado y confiable
proceso para el área de cobertura y
que todo se desarrolle como debe
ser.
c) CAUSA:
El encargado de la proyección de
cupos no cumple con todas sus
funciones establecidas, esto se debe
a que este tal vez no fue puesto a
periodo de prueba, y por lo tanto no
se cercioraron si cumplía con el
perfil del puesto, ya que para
ejercer todas las funciones necesita
de la intervención de compañeros
del área.
d) EFECTO:
El encargado de la proyección de
170
cupos está incumpliendo con sus
funciones, las cuales son
demostradas en un 60% por los
indicadores, poniendo en riesgo el
proceso ya que por la tanta
intervención de terceros se pueden
dar malos entendidos y llevar el
proceso por camino incorrecto.
CONCLUSION:
El encargado de la proyección de cupos no es responsable de todas sus funciones, por lo tanto,
la entidad se encuentra en riesgo al momento del desarrollo de sus procesos, ya que la mucha
intervención puede distorsionar la información, y realizarse así malas gestiones.
RECOMENDACIÓN:
Al momento de integrar una persona a una entidad se le debe hacer seguimiento que cumpla
con sus funciones, que este maneje el manual y lo ponga en práctica, pasando por periodos de
prueba, igualmente realizar capacitaciones en las cuales se les dé a conocer a los trabajadores
sobre sus deberes y derechos, y que tengan en cuenta para su labor los manuales a los cuales
ellos tienen acceso.
171
PROCESO: SOLICITACIÓN,
RESERVACIÓN Y ASIGNACIÓN DE
CUPOS OFICIALES.
H.3-2
PROCEDIMIENTO 2:
Indague y defina las estrategias para
asignar cupos a niños de bienestar social o
familiar, cerciórese de que se maneje el
formulario de continuidad, establezca
debilidades y archive en papeles de trabajo.
a) CONDICIÓN:
Luego de indagar sobre los niños
que apenas inician la vida escolar,
notamos que las estrategias están
establecidas, pero no son
implementadas.
b) CRITERIO:
Todos los niños que estén en
bienestar social y vallan a empezar
sus estudios desde nivel preescolar,
deben digitarle un formulario de
continuidad a cargo de la persona
172
especializada en bienestar familiar.
c) CAUSA:
La persona encargada de diligenciar
el formulario de continuidad lo
maneja, pero no es llevado a
función, ya que muchos padres
después de sacar de bienestar a sus
niños estos mismos se encargan de
buscar las instituciones.
d) EFECTO
La SEM Lorica está incumpliendo
con el diligenciamiento de este
formulario; sin embargo, la persona
encargada lo realiza, pero no envía
la información adecuada y
necesaria para que eso niños tengan
seguro su continuidad escolar.
CONCLUSION:
No se lleva a cabo el manejo e implementación del formulario de continuidad escolar en los
niños provenientes de establecimientos de bienestar social o los CDI; por tanto, afectan su
integridad y desarrollo educativo.
173
RECOMENDACIÓN:
1. Hacerle un llamado de atención a la persona encargada de diligenciar el formulario,
dándole a conocer las consecuencias negativas que les trae a los niños.
2. Que la SEM Lorica este más al pendiente de estos casos, ya que es la encargada de
manejar información de la disponibilidad y proyección de cupos de los estudiantes.
3. Recordarles las funciones del área de cobertura en sus diferentes etapas; teniendo en
cuenta que esta falencia de formulario de continuidad afecta el área de acceso del Proceso
de Gestión de la Cobertura Educativa.
PROCESO: REGISTRO DE
MATRÍCULAS DE CUPOS OFICIALES.
H.4-2
PROCEDIMIENTO 2:
Compare e identifique que la cantidad de
alumnos matriculados concuerde con las
reservas de cupos establecidas para
alumnos nuevos y antiguos, documente y
archive en papeles de trabajo.
a) CONDICIÓN:
Luego de revisar las reservas de
cupos para los alumnos nuevos y
174
antiguos de cada establecimiento
educativo, se denota que algunos no
concuerdan con la reserva
estipulada.
b) CRITERIO:
Todos los establecimientos
educativos deben tener en cuenta la
reserva de cupos para llevar a cabo
el proceso de matrícula.
c) CAUSA:
Al hacer el proceso de matrícula sin
tener en cuenta la reserva de cupos,
incluyen más cupos de alumnos que
exceden el tope de los establecidos
en la reserva.
d) EFECTO:
En el momento de realizar el
proceso de matrícula se verá
afectado el debido proceso, ya que
no se tiene en cuenta la reserva para
la proyección de cupos, demostrado
esto en el 52% del indicador de los
EE que no manejan esta reserva, lo
175
que conlleva a que en las aulas de
clase halla más estudiante de lo
normal. .
CONCLUSION:
Como no se tiene en cuenta la reserva de cupos afecta de manera directa el proceso de
proyección de cupos y el debido proceso de matrícula; así mismo los establecimientos educativos
tendrán más estudiantes en sus aulas y en diferentes niveles de educación sin tener en cuenta la
infraestructura con la que cuentan.
RECOMENDACIÓN:
Cerciorar a la SEM Lorica de estos acontecimientos para que lo tengan en cuenta a la hora de
la proyección de cupos; ya que esta debe realizarse con relación a la reserva de cupos estipulada
para cada nivel y establecimiento educativo tanto rural como urbano.
176
PROCESO: SEGUIMIENTO A LA
GESTION DE MATRICULA.
H.5-3
PROCEDIMIENTO 3:
Verifique que los funcionarios designados
de las dependencias de la SE, realicen las
visitas a los Establecimientos Educativos
de acuerdo a las fechas establecidas en el
cronograma del proceso, documente y
archive en papeles de trabajo.
a) CONDICIÓN:
Luego de cuestionar a los
funcionarios encargados de las
visitas a los establecimientos
educativos, se evidenció realizan
las visitas a los establecimientos
educativos, pero a su manera.
b) CRITERIO:
Las visitas realizadas a los
establecimientos educativos por
parte de los funcionarios de las SE
deben ser de acuerdo al cronograma
177
de actividades realizo por esta.
c) CAUSA:
Los funcionarios de la SEM Lorica
encargados de las visitas hacia los
establecimientos educativos no
cumplen con el cronograma de
actividades para que el proceso de
cobertura se lleve a cabo.
d) EFECTO:
Un 67% nos demuestra que los
funcionarios no cumples con las
visitas, ya que no cumplen con las
fechas del cronograma, lo cual
afecta todo el proceso de cobertura;
ya que si hay atraso o adelanto de
actividades puede incrementar el
nivel de riesgo o éxito de algún
proyecto que se esté llevando a
cabo.
178
CONCLUSION:
Teniendo en cuenta las faltas al no cumplir con el cronograma de actividades a realizar, se
conlleva al relejo del mal manejo de las operaciones y acciones correspondientes a la SEM
Lorica.
RECOMENDACIÓN:
1. Comunicar las consecuencias negativas que esto conlleva.
2. Darles a conocer la importancia de cumplir con los tiempos y fechas estimadas para cada
actividad a realizar.
3. Cerciorarlos de que el mal manejo de sus actividades refleja el mal estructura miento
organizacional que se lleva a cabo.
179
29. INFORME PRELIMINAR
De acuerdo con los hallazgos antes mencionados, con su respectivo criterio, condición, causa
y efecto se corroboraron con el responsable del proceso y los funcionarios del Departamento de
Cobertura, el cual por medio de un Acta de Discusión se les hace conocimiento y socialización
de los mismos. Hay que tener en cuenta que estos hallazgos están dentro del criterio profesional
del auditor; los cuales son:
Los trabajadores del área de cobertura no conocen de un todo el procedimiento de la
proyección de cupos.
No se cumplen de la mejor forma la implementación de las estrategias de acceso y
permanencia por parte de los establecimientos educativos.
Lo dicho por el encargado del procedimiento de la proyección de cupos, no concuerda de
una todo con el manual de funciones que se le fue asignado al momento de la
capacitación.
No se lleva a cabo por parte del encargado de bienestar social el diligenciamiento del
formulario de continuidad educativa para los niños provenientes de bienestar social o
familiar.
No se tiene en cuenta la reserva de cupos al momento de realizar el procedimiento de
matrícula y el registro de matrículas oficiales.
Los funcionarios del departamento de la SEM Lorica no llevan a cabo las visitas externas
a los establecimientos educativos en conformidad con las fechas establecidas en el
cronograma de actividades.
180
30. INFORME FINAL
Dadas todas las circunstancias estudiadas correspondientes al Proceso de Gestión de
Cobertura Educativa de la Secretaría de Educación Municipal de Santa Cruz de Lorica, se denota
que el control de la gestión; por el seguimiento de los procesos de acceso y permanencia, los
análisis de los resultados, las diferentes actividades implementadas por el grupo de trabajo para
mantener el control sobre el enfoque estratégico formulado por el MEN y el apoyo de
herramientas informáticas que permiten el registro y la consulta oportuna de la información; son
ejecutadas y llevadas a cabo con base a la normativa del proceso y de la entidad que los regula.
Sin embargo, es preciso que tengan en cuenta los siguientes aspectos para llevar a cabo un
mejor manejo de control interno en sus procesos:
El seguimiento del plan de cobertura; para que periódicamente se realice la evaluación de
la ejecución y se determine los niveles de avance de las actividades allí establecidas.
El documento Plan de la Cobertura; para que este se complemente entre otros aspectos
con las cifras estadísticas de la proyección de cupos justificadas en la demanda del
servicio educativo.
Los indicadores de Permanencia; para que se considere hacer gestión sobre el indicador
consolidado de Permanencia de los niños que inician en grado 1 a los 6 años y terminan
en grado 11 a los 16 y el porcentaje que aumenta en extra edad, entre otros asociados a la
permanencia.
La legalización de Predios, para que las acciones emprendidas para gestionar el estudio y
análisis de la situación de la SEM Lorica, se consoliden y desarrollen con prioridad para
181
tener oportunamente el resultado requerido para mejorar las condiciones actuales de la
infraestructura disponible para la prestación del servicio.
Las estrategias para sensibilizar a los rectores y docentes sobre la importancia de trabajar
en las estrategias lideradas desde la Secretaría para asegurar el acceso y permanencia de
niños, niñas y jóvenes en el sistema educativo; para lo cual es importante a través de la
comunicación institucional el fortalecimiento de esta.
182
31. RECOMEDACIONES Y CONCLUSIONES
31.1 RECOMENDACIONES
Es indispensable priorizar la ampliación de la cobertura de este nivel educativo a la
población más vulnerable, dado que este grupo del municipio tiene más dificultades de
acceso a este nivel de enseñanza. Sin embargo, la evidencia nacional ha alertado que el
aumento en este nivel no es suficiente si no se asegura una educación de calidad,
particularmente en cuanto a los espacios, los materiales, el cuidado y las interacciones
sociales que promuevan el desarrollo infantil.
Se recomienda fortalecer la educación para los pueblos originarios del municipio desde el
respeto a su cultura y a sus lenguas en al menos tres ámbitos: reforzar la capacidad de los
docentes para la inclusión proactiva de los niños indígenas en los procesos educativos;
desarrollar métodos de enseñanza y evaluación diversos, que consideren las
características culturales de la población originaria y fortalecer el diseño curricular y
desarrollar materiales educativos que fomenten la interculturalidad y que estén a
disposición de todos los establecimientos educativos.
Los exámenes de evaluación al docente se deben de usar principalmente para diseñar e
implementar sistemas de Capacitación y Desarrollo de los Docentes que tengan la calidad
y rigor adecuado requerido. Todo docente que tenga el deseo de enseñar debe tener la
posibilidad de desarrollarse y mejorar. Con este sistema, gran parte de los maestros que
no tengan vocación se va a auto eliminar. Hay que ofrecer la oportunidad a todos y
ofrecerles programas de calidad que les ayude a preparase mejor, no solo a cumplir con
183
un requisito de cumplir con determinadas horas de capacitación como parte de su carrera
magisterial.
Existe una fuerte asociación entre el nivel socioeconómico de los estudiantes y las
escuelas con el desempeño, por ello, es necesario el desarrollo de políticas sociales
intersectoriales (salud, alimentación, vivienda, trabajo) para mitigar la relación de dichas
variables con el logro académico. Es indispensable que los docentes y los centros
educativos tengan las herramientas y estrategias pedagógicas de acceso y permanencia,
así como las condiciones materiales, para promover el desarrollo de los niños. Se
requieren programas de apoyo para las escuelas, con acompañamiento y evaluación
rigurosa, que permitan su adaptación continua hasta conseguir los resultados deseados.
31.2 CONCLUSION
La presente investigación se ha dedicado al estudio de conocimiento y la aplicación de una
auditoría de gestión para medir la eficiencia y eficacia del sistema educativo en la elaboración de
actas administrativas que soportan la cobertura educativa, las cuales se desarrollaran
simultáneamente en la investigación con la secretaria de educación de Santa Cruz de Lorica,
Cordoba.
Mediante la aplicación de la práctica de la ejecución de este examen de auditoria se han
reforzados los conocimientos y destrezas aprendidas en el aula de clases, ya que el ejercicio
práctico nos hace participes del rol profesional en el campo de auditoria.
El análisis de estudio de tipo descriptivo desarrollado encontramos que el aspecto teórico es
muy amplio y enrequicedor en el método de investigación, ya que son estudios observacionales,
en los cuales no se interviene o manipula el factor de estudio, es decir se observa lo que ocurre
184
con el fenómeno en estudio reales. Por otro lado, la Auditoria es muy importante en el
seguimiento y vigilancia de los procesos que intervienen en las distintas áreas de una entidad u
admdinistracion, puesto que se vale de instrumentos de seguimiento que pueden ser utilizados en
cualquier campo y área de la organización, buscando como fin una gestión eficaz y eficiente.
A través de esta ejecución del examen de auditoria se logro los objetivos planteados de
identificar falencias del sistema de control interno, irregularidades y posibles problemas que
están afectando directa o indirectamente a la organización, y se pudo determinar los niveles de
eficiencia, efectividad, normativa, y ética en los procesos.
Asi mismo, el personal encargado del área de cobertura educativa y los responsables del
proceso formativo en las instituciones deben dar cumplir a los Marcos Normativos vigentes que
estos lo regulan, de igual forma, tener en cuenta todas las recomendaciones y quejas que se
presenta de terceros para brindar soluciones y pasos sumistrados en pro de propuestas razonables
y disposición optimas de seguimiento. Sin dejar aun lado, el objeto social, estratégico y
misional del mismo, ya que el nivel de satisfacion por los usuarios externos no son optimos.
Los resultados logrados con esta investigación de tipo descriptivo nos brindan una visión
importante sobre el aporte profesional que podemos ofrecer como contadores y auditores para el
desarrollo administrativo y financieros de las organizaciones, permitiendo asi ampliar campos de
acción en el ámbito laboral y de asesorías para las empresas.
185
Para culminar, mencionar y no menos importante en el informe de auditoria podran encontrar
todas las conclusiones y recomendaciones de mejora para ayudar a la Secretaria de Educación
Santa Cruz de Lorica en el proceso de cobertura educativa a lograr un correcto funcionamiento, y
que estas apoyen la toma de decisiones.
186
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evaluación académica enfocados en la calidad de la enseñanza de la carrera de auditoria
de la universidad de manallanes.
https://www.umag.cl/biblioteca/tesis/espinoza_sepulveda_2005.pdf