auditoria de calidad
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República Bolivariana de VenezuelaMinisterio del Poder Popular para la Educación Superior
Universidad Nacional Experimental Simón RodríguezNúcleo: Palo Verde
Aula Ince 3
Integrantes:
Katiuska Varela 16.526.362
Keila Samaca 15.758.189
Caracas, Marzo 2011
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INDICE
Introducción 3
Norma ISO 190011 5
Auditoria de Calidad 6
Objetivos de la Auditoria 6
Principios de auditoría 7
Tipos de auditoria 8
Etapas de las Auditorias 13
Criterio de Auditoria 15
Evidencia de Auditoria 15
Resultados de la Auditoria 15
Equipo Auditor 15
Auditado 16
Auditor 16
Experto técnico 16
Auditor líder 17
Alcances de la Auditoria 18
Plan de Auditoria 19
Documento de Trabajo 20
Actividades a ser Realizadas en el lugar de la auditoría 24
Conclusión 25
Bibliografía 26
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Introducción.
Las organizaciones de todo tipo pueden tener la necesidad de demostrar su
responsabilidad con el sistema de calidad implantado (SGC) y la practica
asociada de auditoria de calidad se a ha tornado como una forma de satisfacer
esta necesidad. La intención de estos sistemas es la de ayuda a una
organización a establecer y mejorar sus políticas, objetivos, estándares y otros
requerimientos de calidad.
Un conjunto de estándares de calidad han sido elaborados para guiar a las
organizaciones, auditores y sus clientes en los principios comunes para la
ejecución de auditorias de calidad. Estas también proveen definiciones de
auditoria de calidad y otros términos relacionados. Hasta el momento la serie
de estándares en este campo de la auditoria de calidad incluyen las normas
ISO 9000, 2000, las 9001,2000, ISO 9001,1994 etc.
En una empresa, mantener un nivel de calidad en los productos o servicios que
ofrece, resulta un beneficio tanto para ellos como para los clientes, pero a
pesar de ello, son muchas las empresas que ignoran este factor, y prefieren
hacer la vista gorda, produciendo masivamente y descuidando la calidad con la
cual se fabrican sus productos o se ofrecen sus servicio.
Por ello es que se comenzó a implementar, desde hace ya muchísimos años,
una actividad de control denominada auditoría de calidad. Este proceso de
control es llevado a cabo por un auditor externo de la empresa, ya que es
importante que los resultados de una auditoría sean completamente objetivos.
Son muchas las empresas que ignoran la importancia de cumplir con todos los
requisitos que una auditoria de calidad exige, ya que, como mencionamos, la
mayoría de ellas prefieren producir productos sin importar la calidad de los
mismos, por ello queremos explicar en este trabajo no solo de que se trata una
auditoría sino también la importancia de la misma en base a las consecuencias
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que puede llegar a traer un resultado negativo. En primer lugar, como bien
hemos dicho, una auditoría de calidad es llevada a cabo por una persona
encargada, que se encuentra altamente capacitada para este tipo de trabajo.
Básicamente el mismo consiste en realizar un estudio previo sobre una
empresa "X" que se haya elegido para proceder con la auditoria de calidad
correspondiente en donde se realiza un informe detallando los recursos que la
misma utiliza para el proceso de sus actividades; el área comercial a la que se
dedican; qué tipo de productos industrializan y comercializan; los recursos
humanos de los que disponen, tanto los empleados operativos como los
administradores, gestores y ejecutivos; el ambiente laboral y las condiciones de
trabajo en las cuales se desarrollan las actividades correspondientes; los
presupuestos de los que disponen, entre muchos otros factores. En base a este
análisis y evaluación realizado por el auditor, se crea una especie de perfil
acerca de la función que cumple la empresa y el nivel operacional que posee, y
una vez armado el perfil se procede a realizar la auditoría de calidad.
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Norma ISO 190011
Las series de Normas Internacionales ISO 9000 e ISO 14000 ponen énfasis en
la importancia de las auditorías como una herramienta de gestión para el
seguimiento y la verificación de la implementación eficaz de una política de
organización para la gestión de la calidad y/o ambiental. Las auditorías son
también una parte esencial de las actividades de evaluación de la conformidad,
tal como la certificación/registro, y de la evaluación y vigilancia de la cadena de
suministro.
Esta Norma Internacional proporciona orientación sobre la gestión de los
programas de auditoría, la realización de auditorías internas o externas de
sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental, así como sobre la competencia
y la evaluación de los auditores. Está prevista para aplicarla a una amplia gama
de usuarios potenciales incluyendo auditores, organizaciones que estén
implementando sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental, organizaciones
que necesitan realizar auditorías de sistemas de gestión de la calidad y/o
ambiental por razones contractuales, y organizaciones involucradas en la
certificación o formación de auditores, certificación/registro de sistemas de
gestión, acreditación o normalización en el área de la evaluación de la
conformidad.
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Auditoria de Calidad
Proceso sistemático, documentado y de verificación objetiva para obtener y
evaluar la evidencia de la auditoria y determinar cuales actividades especificas,
eventos, condiciones, sistemas gerenciales, de calidad o información referente
a estos aspectos, cumplen con los criterios de auditoria, y la comunicación de
los resultados de este proceso al cliente.
Objetivos de la Auditoria
La auditoria debe estar basada en objetivos definidos por el cliente. El alcance
es determinado por el auditor líder en acuerdo con el cliente para alcanzar los
objetivos. El alcance describe la extensión y límites de la auditoría. Los
objetivos y el alcance deben ser comunicados al auditado antes de la auditoria.
a) Determinar la conformidad con los criterios de auditoria del SGC del
auditado.
b) Determinar cuando el SGC del auditado se ha implementado y mantenido
apropiadamente.
c) Identificar las áreas de mejora potencial.
d) Evaluar el SGC de una organización cuando existe un deseo de establecer
una relación contractual, como la que se da con un proveedor potencial o un
socio empresarial.
Una auditoría de calidad debe enfocarse en criterios claramente definidos y
documentados. La auditoría solamente se lleva a cabo si, luego de consultar
con el cliente, es opinión del auditor líder que exista información suficiente y
apropiada sobre el tema de la auditoría, que existan los recursos adecuados
que respalden y avalen el proceso de la auditoría y que exista una cooperación
adecuada por parte del auditado.
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Principios de auditoría
La auditoria se caracteriza por depender de varios principios. Éstos hacen de la
auditoría una herramienta eficaz y confiable en apoyo de las políticas y
controles de gestión, proporcionando información sobre la cual una
organización puede actuar para mejorar su desempeño. La adhesión a esos
principios es un requisito previo para proporcionar conclusiones de la auditoría
que sean pertinentes y suficientes, y para permitir a los auditores trabajar
independientemente entre sí para alcanzar conclusiones similares en
circunstancias similares. Los principios siguientes se refieren a los auditores.
a) Conducta ética: el fundamento de la profesionalidad
La confianza, integridad, confidencialidad y discreción son esenciales para
auditar.
b) Presentación ecuánime: la obligación de informar con veracidad y exactitud
Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoría reflejan con veracidad y
exactitud las actividades de la auditoría. Se informa de los obstáculos
significativos encontrados durante la auditoría y de las opiniones divergentes
sin resolver entre el equipo auditor y el auditado.
c) Debido cuidado profesional: la aplicación de diligencia y juicio al auditar
Los auditores proceden con el debido cuidado, de acuerdo con la importancia
de la tarea que desempeñan y la confianza depositada en ellos por el cliente de
la auditoría y por otras partes interesadas. Un factor importante es tener la
competencia necesaria.
d) Independencia: la base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad
de las conclusiones de la auditoría Los auditores son independientes de la
actividad que es auditada y están libres de sesgo y conflicto de intereses. Los
auditores mantienen una actitud objetiva a lo largo del proceso de auditoría
para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones de la auditoría estarán
basados sólo en la evidencia de la auditoría.
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e) Enfoque basado en la evidencia: el método racional para alcanzar
conclusiones de la auditoría fiable y reproducible en un proceso de auditoría
sistemático. La evidencia de la auditoría es verificable. Está basada en
muestras de la información disponible, ya que una auditoría se lleva a cabo
durante un período de tiempo delimitado y con recursos finitos. El uso
apropiado del muestreo está estrechamente relacionado con la confianza que
puede depositarse en las conclusiones de la auditoría.
Tipos de auditoria
Dentro de las auditorias internas, podemos distinguir dos tipos básicos:
Auditorias del sistema que corresponden a comprobaciones sobre el propio
Sistema de Calidad, incidiéndose sobre el establecimiento e implantación del
mismo. Auditoria del producto que corresponden a la comprobación de que los
productos o servicios se ajustan a los requerimientos exigidos, incidiéndose en
la efectividad del sistema para conseguirlo. En ambos casos llevan siempre
aparejado la corrección de deficiencias mediante el establecimiento de
acciones correctoras. A través de ellas se trata de obtener información objetiva
sobre el funcionamiento del sistema y su efectividad para conseguir un
producto de calidad. El auditor no es un enemigo al que se trata de hurtar la
información sino colaborador, y el auditado no es un inepto con el que haya
que discutir razones por las cuales, el personal auditor ha de ser diplomático y
no, agresivo. No se debe auditar sino que hay que fijar objetivos, y estos,
deben ser conocidos tanto por el auditor como por el auditado.
1-Auditoria del Sistema:
Las Auditorias del sistema tratan no solo de poner de manifiesto la existencia
de un correcto sistema de calidad documentado, sino también de que dicho
sistema es conocido por toda la organización y no solo por la organización de
calidad, y que además, se cumple. Hay dos aspectos fundamentales a auditar:
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1. La existencia documental del sistema (Manual de Calidad y Manual de
Procedimientos). La implementación real de dicho sistema documental a
todos los niveles desde el más alto (gerentes, directores). Al mas bajo
(empleados y obreros).
Estos dos aspectos pueden dar lugar a diversas auditorias independientes en
las que se contemplan distintas cuestiones o a una única auditoria que englobe
a todas ellas. Hemos considerado la posibilidad de realización de diversas
auditorias del sistema indicando para cada una de ellas sus características
básicas.
2-Auditoria sobre la política de calidad:
La política de calidad ha de estar documentalmente precisada en el manual de
calidad. Esta política de calidad ha de abarcar tanto la política de estrategia de
la compañía, como la política de calidad funcional o política de cada estamento.
Han de establecerse los objetivos a conseguir, el sistema de medida de su
grado de cumplimentación, así como la modificación periódica de los mismos.
Auditoria sobre la organización: Las funciones y responsabilidades de todos los
estamentos y personas han de estar definidas claramente en el manual de
calidad así como la auditoria en la toma de decisiones, especialmente en la que
se pueda estar directamente ligado a la calidad con un apartado especifico
dedicado a la organización de calidad. Quien puede modificar una decisión
tomada, y en base a que puede hacerlo. Como se recogen documentalmente
las posibles revocaciones en función de la jerarquía establecida. Cuantas
personas puedan decidir sobre un mismo asunto. Todas estas cuestiones
tienen que estar claramente definidas y documentadas.
3-Auditoria del sistema documental:
Esta auditoria consiste en la comprobación de que los documentos recogidos
en el manual de calidad, están debidamente cumplimentadas y archivadas por
las personas o estamentos responsables. La constancia documental es
necesaria para la comprobación de la bondad del sistema. En la mayoría de las
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ocasiones, el sistema de calidad falla porque los documentos que figuran como
soporte del mismo no están bien diseñados, son engorrosos, o difícilmente
comprensibles para quien los tiene que cumplimentar o la información que
pretenden recoger es escasa o superflua.
Un buen auditor debe reconocer no solo la falta de algún documento con
información necesaria, sino también detectar en los existentes los defectos que
pueden resaltarle utilidad. Esta auditoria, una vez implementado el sistema de
calidad, se realiza periódicamente de forma rutinaria, debiéndose comprobar lo
siguiente:
Todos los documentos están debidamente archivados en el lugar
que les corresponde.
Todos los documentos archivados están debidamente
complementados y firmados por los responsables que en cada
caso corresponda.
4-Auditoria del Proceso:
Tiene por objeto la valoración de la eficacia del sistema de calidad mediante la
comprobación de que los procesos y desarrollo del trabajo en las distintas
secciones o servicios se ajusta a los procedimientos especificados y en
especial los conocimientos y mentalización especialmente de los mandos
responsables son los correctos para la consecución de una calidad optima. En
general la documentación necesaria para la puesta en practica de esta
auditoria aparte del Manual de Procedimientos son las instrucciones de
mantenimiento y conservación valorándose tanto de la aptitud como la actitud
del personal. Dentro de ella, los puntos y cuestiones a auditar pueden ser los
siguientes:
Limpieza de cada área o sección
Orden e identificación del material en proceso o almacenado
Utilización adecuada de las instalaciones s su cargo.
Utilización y cumplimentación adecuada de los documentos bajo su
responsabilidad.
Limpieza maquinaria útiles y herramientas a su cargo.
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Uso adecuado de maquinaria, instalaciones y documentación
Seguimiento estricto de las fases programadas.
Uso adecuado de calibre, y demás elementos a su cargo.
Eficacia de la motivación, dirección e instrucción de su personal.
Valoración del rendimiento.
Otros.
5-Auditorias del Producto:
Las auditorias del producto tiene como fin comprobar que los productos
están en la conformidad con la documentación técnica (planos,
especificaciones, normas, disposiciones legales, etc.) aparte de la
documentación técnica requerida se necesita los medios de medidas y
ensayos necesarios para comprobarlos productos. En realidad se trata de
asignar al producto una nota de calidad en concordancia con el grado de
conformidad con las especificaciones. En la mayoría de los casos a cada
productos en función de su característica o propiedad especificada se les
asigna un numero de punto de control (PC) atribuyendo a cada
característica que no cumpla lo especificado de demerito que se estiman en
función de importancia del defecto.
Las auditorias del producto pueden comprender dos aspectos:
-La medida de la evolución de la calidad del producto
-La valoración de la calidad del producto
6-Auditoria de la evolución de la calidad del producto:
Con esta auditoria se recoge la nota de calidad del producto por cada
sección o fase del proceso de producción como por ejemplo (mecanización,
montaje, pintura, embalaje, etc.) esta nota de calidad se establece en
función de los defectos detectados en cada sección o servicio
inspeccionado, entendiendo que dice inspección se realiza sobre el
producto y con la documentación técnica que a dicho producto afecte en la
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fase que este normalmente la periodicidad de su realización suele ser
mensual por lo que aparte de la nota de calidad mensual, se puede efectuar
el calculo de la nota acumulada para comprobación de la cumplimentación
de los objetivos anuales o fijación de señales de alerta si la nota de calidad
se sitúa por debajo de los valores preestablecidos. Esto es muy
conveniente, pues si la nota de calidad de una de terminada fase sección
se encuentra siempre con señal de alerta, suele necesitarse la realización
de inversiones para su remodelación.
7-Auditoria de la Valoración de la calidad del producto:
Esta auditoria consiste en retirar después del control final o una vez
ingresados en almacén un numero de productos de los dispuestos para su
envió a cliente. El número de productos a retirar de una misma referencia,
será en función del número de equipos fabricados, y dado que en general la
realización de todos los controles y ensayos suele ser destructivo ha de
corresponder a un número muy limitado de unidades. La elección de las
referencias de los productos a ensayar se realizara totalmente al azar. Si se
trata de productos complejos que realicen una función por si mismo, y no
solo de elementos simples se efectuara con ellos una prueba de fiabilidad
según norma previamente establecida. Superados los ensayos se realizara
por parte de los auditores un estudio de los elementos que compongan al
conjunto ensayado para poder determinar el deterioro sufrido por cada
elemento. La valoración de los productos se realizara a través de una nota
de calidad aunque este caso se trasladara a un informe del producto. Si los
resultaron obtenidos son correctos, se archivara el informe enviando copia
del mismo a la gerencia. Si los resultados no son correctos en el informe se
indicara la decisión que crea conveniente adoptar el auditor con el resto del
material almacenado correspondiente a la misma referencia y el mismo lote
de fabricación, enviando un acopia del informe al la gerencia. Las
decisiones a adoptar podrían se:
Comunicar a los clientes la existencia de equipos defectuosos
procediendo a su sustitución.
Retirar los productos almacenados y proceder a su recuperación.
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Recuperar los equipos, aprovechando de ellos únicamente los
elementos que se ajusten a especificaciones, enviando los
defectuosos a chatarras.
Etapas de las Auditorias:
A. Planificación: entendiendo por tal la elección del tipo de auditorias a
realizar la plasmación documental de los procedimientos de
realización de las mismas entendiendo que el caso de la realización
de una auditoria del producto, es necesaria la programación de
mediaciones y ensayos a partir de los planos y normas de ensayo, la
elección del personal auditor que puede ser único, o distinto en
función al tipo de auditoria a realizar, y la fijación de su periocidad,
(mensual, anual). En ocasiones es conveniente asignar una única
persona para planificar y dirigir la realización de todas las auditorias,
es decir, nombrar un líder que reúna unas características idóneas en
cuanto a formación y carácter para la realización de esta tarea.
B. Realización de auditoria según procedimiento y plan definido: es
conveniente que el personal que va hacer auditado conozca con
antelación tal hecho, y lo mejor desde el punto de vista practico es
que la realización de auditoria sea sistemática, y el propio director o
responsable del área a auditar transmita a sus subordinados
afectados las fechas concretas en las que estas auditorias
sistemáticas van a realizarse para que presten su mayor
colaboración. Posiblemente si se sigue este sistema, al recibir los
responsables esta comunicación trataran de inculcar a sus
subordinados la necesidad de que todo este en perfecto estado de
revista como se decía antiguamente, lo que inicialmente podría
alterar los resultados, pero si las auditorias son periódicas esto
dejara de producirse, y sin embargo el que el responsable comunique
a sus subordinados las fechas de realización así como la
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recomendación de que presten su máxima colaboración confiere a
las auditorias un papel destacado e importante dentro de sistema.
Los documentos que recojan los resultados de las auditorias, es decir
respuestas, comprobantes, resultado de medida y ensayo, etc. Han
de estar consensuados entre auditor y auditados de tal forma que
recojan la conformidad de ambos evitando discusiones inútiles. Se
trata de auditar la efectividad del sistema, tanto a través del propio
sistema y su grado de cumplimentación como a través de la calidad
del producto obtenido por lo que es necesario, para poder establecer
las acciones correctoras determinar el grado de cumplimentación del
sistema, y su relación con la calidad del producto final. Si el fin del
establecimiento de un sistema de calidad es obtener un producto de
calidad es totalmente necesario comprobar su efectividad, si no se
consigue este objetivo es necesario cambiar el sistema y discutir o
perseguir a las personas que lo aplican.
C. Evaluación de los resultados de la auditoria: Toda auditoria ha de
realizarse para obtener una nota final que sirva aunque solo sea
comparativamente para medir la evolución tanto de la
implementación del sistema como de la calidad del producto. Lo que
se pretende es la obtención de una valoración totalmente objetiva por
lo que el sistema de valoración ha de ser consensuado y además ,
experimentando durante cierto tiempo para poder fijar las señales de
alerta, índices de ponderación, etc.
D. Redacción de informe y propuesta de mediadas correctoras: si
se considera necesario con expresión de su grado de urgencia, una
vez valorada la auditoria y antes de la redacción del informe final y
propuesta de las medidas correctoras la reunión con el director o
responsable máximo, afectado por la auditoria para que sea el primer
informado y pueda incluso colaborar en la propuesta de medidas
correctoras así como en la decisión sobre la urgencia de las mismas,
pues es conveniente que tanto el informe de la auditoria como la
propuesta de medidas correctoras, lo asuma como algo propio entre
otras cosas por que a veces podrá ejercer mas presión sobre la
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gerencia que el propio auditor, sobre todo si alguna de las medidas
propuestas corresponde o requieren inversiones.
Criterio de Auditoria:
Políticas, prácticas, procedimientos o requerimientos contra los que el auditor
compara la información recopilada sobre la gestión de calidad. Los
requerimientos pueden incluir estándares, normas, requerimientos
organizacionales específicos, y requerimientos legislativos o regulados.
Evidencia de Auditoria:
Información, registros o declaraciones de hecho verificables. La evidencia de
auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa, es utilizada por el auditor para
determinar cuando se cumple con el criterio de auditoria. La evidencia de
auditoria se basa típicamente en entrevistas, revisión de documentos,
observación de actividades y condiciones, resultados de mediciones y
pruebas.
Resultados de la Auditoria:
Resultados de la evaluación de la evidencia de auditoria recopilada comparada
contra los criterios de auditoria acordados. Los resultados de la auditoria
proveen la base para el reporte de la auditoria.
Equipo Auditor:
Grupo de auditores, o un auditor individual, designados para desempeñar una
auditoria dada; el equipo auditor puede incluir expertos técnicos y auditores en
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practicas. Uno de los auditores del equipo de la auditoria desempeña la función
de auditor líder.
Auditado:
Organización que se audita.
Auditor (Calidad):
Persona calificada para realizar auditorías de calidad. Las responsabilidades y
actividades del auditor deben cubrir:
a) Planear y desarrollar las tareas asignadas, objetiva, efectiva y
eficientemente,
b) Recopilar y analizar las evidencias de auditoría relevante y suficiente para
determinar los resultados de la auditoría.
c) Preparar los documentos de trabajo.
d) Documentar los resultados individuales de la auditoría.
e) La redacción del informe de auditoria.
Como esta normalizado, a cada miembro del equipo auditor se le deben
asignar tareas específicas, o actividades por auditar. Estas designaciones
deben ser realizadas por el auditor líder, en consulta con los miembros del
equipo auditor correspondiente.
Experto técnico:
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Persona que provee el conocimiento y la experiencia especifica al equipo
auditor, pero que no participa como un auditor. El uso de miembros externos o
internos del equipo auditor está sujeto a discreción del cliente. Un miembro del
equipo auditor escogido dentro de la organización no debe ser responsable
directamente del tema que se está auditando. Los miembros del equipo auditor
deben poseer una combinación apropiada de conocimientos, habilidades y
experiencias para cumplir con las responsabilidades de la auditoría.
Auditor líder
Persona calificada para manejar y realizar auditorías de calidad. El equipo
auditor está formado por el auditor líder y los otros miembros del equipo,
quienes pueden ser auditores o expertos técnicos. Para asegurar la objetividad
del proceso de auditoría, sus resultados y cualquier conclusión, los miembros
del equipo auditor deben ser independientes de las actividades que auditan,
deben ser objetivos, y libres de tendencia o conflicto de intereses durante el
proceso. El auditor líder es el responsable de asegurar una conducta eficiente y
efectiva de la auditoría dentro de los alcances de la misma. Adicionalmente, el
auditor líder tiene las siguientes responsabilidades y actividades que cumplir:
a) Consultar y consensuar con el cliente el alcance de la auditoría.
b) Obtener la información de respaldo relevante como ser los detalles de
actividades, los productos, los servicios, en la empresa y sus aéreas de
actuación, los detalles de previas auditorias realizadas al auditado.
c) Formación del equipo auditor.
d) Dirigir las actividades del equipo auditor.
e) Preparar las comunicaciones.
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f) Coordinar la preparación de los documentos y procedimientos detallados de
trabajo y reunir al equipo auditor.
g) Representar al equipo auditor en discusiones con el auditado, antes,
durante y después de la auditoría.
h) Realizar los informes de la auditoría para el cliente.
-Responsabilidades del cliente y auditado
Las responsabilidades deben cubrir:
a) Definir los objetivos de la auditoría,
b) Proveer los recursos a las autoridades apropiadas para conducir la
auditoría.
c) Aprobar el plan de auditoria,
d) Recibir el informe de la auditoría y determinar su distribución,
e) Informar a los empleados de los objetivos y alcance de la auditoria, cuando
sea necesario.
f) Designar personal responsable y competente para acompañar a los
miembros del equipo auditor, para actuar como guías dentro de la empresa y
para asegurar que los auditores estén al tanto de los requerimientos de salud,
seguridad y otros que sean apropiados,
g) Proveer el acceso a las instalaciones, personal, información y registros
relevantes a solicitud de los auditores.
-Alcances de la Auditoria
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El alcance describe todo el sistema de gestión de calidad, procedimientos, y de
todos los apartados de la norma de calidad aplicada para la implantación del
sistema así como la información relativa a documentación legal y administrativa
de la empresa por el equipo auditor, en factores tales como la ubicación física,
actividades organizacionales, y la forma de realizar los informes.
El alcance de la auditoría debe ser determinado entre el cliente y el auditor
líder. El auditado normalmente debe ser consultado cuando se determina el
alcance de la auditoría. Cualquier cambio posterior al alcance de la auditoria
debe realizarse de común acuerdo entre el cliente y el auditor líder.
Los recursos encargados al auditor deben ser suficientes en cantidad y calidad
para cumplir con el alcance requerido.
-Plan de Auditoria
Un plan de auditoria debe ser establecido y comunicado al cliente. El cliente
debe revisar y aprobar dicho plan.
El plan debe incluir:
a) Los objetivos y alcance de la auditoria.
b) El criterio a ser usado para la realización de la auditoría.
c) La identificación de las unidades organizacionales y funcionales a ser
auditadas.
d) La identificación de las funciones y/o individuos dentro de la organización del
auditado que tengan responsabilidades relativas a aspectos de la calidad.
e) Identificación de los aspectos de calidad que son de alta prioridad.
f) Identificación de los documentos de referencia.
g) El tiempo y duración esperados para las entrevistas e inspecciones.
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h) Las fechas y lugares donde se va a realizar la auditoria.
i) El Cronograma de reuniones que se van a tener con la gerencia del
auditado.
j) Requerimientos confidenciales.
k) El contenido, formato y estructura del informe.
-Documento de Trabajo
Los documentos de trabajo requeridos para facilitar la investigación del auditor
deben contener:
a) Las formas que documenten las evidencias y soporten los resultados de la
auditoría.
b) Los procedimientos y listados de chequeo utilizados para evaluar los
elementos del SGC.
c) Los registros de reuniones.
Se deben mantener los documentos de trabajo por lo menos hasta que se
complete la auditoría, la información confidencial debe ser resguardada de
forma segura por los miembros de la auditoria.
Actividades a ser Realizadas en el lugar de la auditoría:
a-Reunión de Inicial
Debe darse una reunión de apertura. El propósito de una reunión de apertura
es el de:
a) Presentar a los miembros del equipo auditor a la gerencia del auditado.
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b) Revisar el alcance, los objetivos y el plan de auditoria y llegar a un acuerdo
con respecto a la tabla de tiempos de la auditoria.
c) Proveer un resumen corto de la metodología y de los procedimientos a ser
utilizados durante la auditoría.
d) Confirmar que los recursos y facilidades necesitadas por el equipo auditor
estén disponibles.
e) Promover la participación activa del auditado.
f) Revisar los procedimientos de seguridad y emergencia relevantes del local
para el equipo auditor.
b-Detección de Evidencia
La información apropiada debe ser recopilada, analizada, interpretada y
documentada para ser utilizada como evidencia de la auditoria en un proceso
de verificación y evaluación para determinar si los criterios de la auditoría se
están cumpliendo.
La evidencia de la auditoria debe ser de tal calidad y cantidad que auditores de
calidad competentes, trabajando independientemente cada uno, lleguen a
resultados de auditoría similares a la evaluación de la misma evidencia contra
los mismos criterios de auditoría.
La evidencia de la auditoría debe ser recolectada por medio de entrevistas,
revisión de documentos y la observación de actividades y condiciones.
La información recopilada por medio de entrevistas debe ser verificada por
medio de la adquisición de información de respaldo de fuentes independientes,
como observaciones, registros y resultados de medidas existentes.
Declaraciones que no puedan ser confirmadas deben ser identificadas como
tales.
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Los auditores deben examinar la base de programas de muestreo relevantes y
los procedimientos para asegurar un control de calidad de los procesos de
muestreo y medición efectivos.
c-Resultados de la Auditoria
El equipo auditor debe revisar toda la evidencia de la auditoria para determinar
donde no se cumple con los criterios de auditoria del SGC El equipo auditor
debe entonces asegurarse que los resultados de la auditoria de no conformidad
sean documentados de forma clara, concisa y que sean respaldados por la
evidencia de la auditoría.
La evidencia contrastada durante la auditoria de calidad inevitablemente será
solamente una muestra de la información disponible, parcialmente debido al
hecho de que una auditoría de calidad sea realizada durante un periodo de
tiempo limitado y con recursos limitados. Por lo tanto existe un elemento de
incertidumbre inherente a todas las auditorias de calidad y a todos los usuarios
de los resultados, todas las auditorias de calidad deben estar seguras de la
recopilación de las evidencias y no conformidades siendo contractada su
evidencia física y documental.
El auditor de calidad debe considerar las limitaciones asociadas con la
evidencia de la auditoria constatada durante ésta y el reconocimiento de la
fiabilidad en los resultados y cualquier conclusión de la auditoria, se deben
tomar estos factores en cuenta al planear y ejecutar la auditoria.
El auditor de calidad debe obtener suficientes evidencias para que los
resultados individuales de la auditoria, agregados a los resultados de menor
significado, puedan afectar cualquier conclusión alcanzada.
Los resultados de la auditoría deben ser revisados con la gerencia del auditado
con el fin de obtener el reconocimiento de la base de todos los resultados de no
conformidad.
d-Reunión final
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Luego de completar la fase de recopilación de evidencia y antes de preparar un
informe de la auditoria, los auditores deberán tener una reunión con la gerencia
del auditado y aquellos responsables de las funciones auditadas. El propósito
principal de esta reunión es el de presentar los resultados de la auditoria al
auditado, de tal manera que se tenga una comprensión y reconocimiento claro
de la base de dichos resultados.
Los desacuerdos deben ser resueltos, si es posible antes de que el auditor líder
presente el informe, las discusiones finales en el significado y descripción de
los resultados de la auditoria ultima recaen en el auditor líder, sin embargo el
cliente puede todavía estar en desacuerdo con los resultados.
Actividades Posteriores al Trabajo en la Empresa.
e-Informe
Los resultados de la auditoría o un resumen de estos deben ser comunicados
al cliente en un informe escrito.
El informe escrito se prepara bajo la dirección del auditor líder, quien es el
responsable de su exactitud y perfección. Las informaciones que se tomen en
el informe de la auditoria deben ser los predeterminados en el plan de la
auditoría.
La información relativa a la auditoria que se debe incluir en el informe debe
incluir, pero no está limitada a:
a) La identificación de la organización auditada y del cliente.
b) Los objetivos y alcance acordados de la auditoría.
c) Los criterios acordados contra los que se realizó la auditoría.
d) El período cubierto por la auditoria,
e) La(s) fecha(s) en que la auditoria fue realizada,
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f) La identificación del equipo auditor,
g) La identificación de los representantes del auditado que participaron en la
auditoría.
h) Un resumen del proceso de auditoria, incluyendo cualquier obstáculo
enfrentado.
i) Las conclusiones de la auditoría.
j) Las declaraciones de confidencialidad de los contenidos.
k) La lista de distribución del informe de la auditoría.
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Conclusión
El alcance de la auditoria incluye generalmente una descripción de las
ubicaciones, las utilidades de la organización, las actividades y los procesos,
así como el periodo del tiempo cubierto.
El proceso de gestión a la calidad requiere que en sus procesos se ejecute una
gestión más delicada, utilizado información que cada uno de los procesos
genera como resultado del control ejercido, por ellos con el objeto de lograr con
el cumplimiento de los indicadores en periodos de tiempos determinados.
La implementación de la auditoria de calidad está limitada solo a la obtención
de las certificaciones pertinentes y no se toma en cuenta que también ayudan
al mejoramiento continuo de los procesos internos de la organización.
La auditoria de calidad se caracteriza por ser una herramienta eficaz en el
apoyo de las políticas de la organización proporcionándole a la misma toda la
información oportuna para mejorar su desempeño y alcanzar los objetivos
planteados.
Cabe destacar, que un protagonista principal para que una auditoria se realice
de manera efectiva es el auditor el cual busca de acumular y evaluar
evidencias, acerca de la información cuantificable de una entidad económica
especifica, con el propósito de determinar e informar el grado de
correspondencia existente entre la información cuantificable y los criterios
establecidos.
Otro aporte que debemos considerar, es que el proceso de auditoría debe
realizarse en toda empresa por pequeña que sea, independientemente de su
magnitud y objetivos, su aplicación debe ser secuencial constatada para lograr
así la eficiencia.
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Bibliografía
www.monografías.com
www.wikipedia.com
www.elrincondelvago.com
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