auditoría de gestión a la empresa “comintex de la ciudad...

UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA

La Universidad Católica de Loja

ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES Y AUDITORÍA

MODALIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA

Auditoría de gestión a la empresa “Comintex”

de la ciudad de Quito, año 2010

TRABAJO DE FIN DE CARRERA

PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL

TÍTULO DE INGENIERO EN

CONTABILIDAD Y AUDITORÍA.

AUTOR:

Hugo David Rosales Rodríguez

DIRECTORA:

Dra. María Augusta Solano de la Sala Torres

CENTRO UNIVERSITARIO: Ibarra

2011

Universidad Técnica Particular de Loja

ii

CERTIFICACIÓN

Dra. María Augusta Solano de la Sala T.

DOCENTE DE LA ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES Y AUDITORÍA DE LA U.T.P.L.

DIRECTORA DE TESIS

CERTIFICA:

Que el presente trabajo de fin de carrera realizado por el estudiante: H u g o

D a v i d R o s a l e s R o d r í g u e z , ha sido orientado y revisado durante su

ejecución, por lo tanto autorizo su presentación.

Loja, octubre de 2011 F)


iii

DECLARACIÓN Y CESIÓN DE DERECHOS

Yo, Hugo David Rosales Rodríguez declaro ser autor del presente trabajo y eximo

expresamente a la Universidad Técnica Particular de Loja y a sus representantes

legales de posibles reclamos o acciones legales.

Adicionalmente declaro conocer y aceptar la disposición del Art.67 del Estatuto

Orgánico de la Universidad Técnica Particular de Loja que en su parte pertinente

textualmente dice: “Forman parte del patrimonio de la Universidad la propiedad

intelectual de investigaciones, trabajos científicos o técnicos y tesis de grado que

se realicen a través, o con el apoyo financiero, académico o institucional

(operativo) de la Universidad”

------------------------------------------------------------


C.I. 1001702867


iv

AUTORÍA

Las ideas, conceptos, procedimientos y resultados vertidos en el presente trabajo

de tesis, son de exclusiva responsabilidad de su autor.

-----------------------------------------------------


C.C. 1001702857

.


v

D E D I C A T O R I A

Dedico esta tesis a mis padres, pilares fundamentales en mi vida. Sin ellos, jamás

hubiese podido conseguir lo que hasta ahora. Su tenacidad y lucha insaciable han

hecho de ellos el gran ejemplo a seguir y destacar, no solo para mí, sino para mis

hermanos y familia en general. También dedico este proyecto a mi novia, Jéssica,

mi compañera incondicional. Ella representó gran esfuerzo y tesón en momentos

de decline y cansancio. A ellos este proyecto, que sin ellos, no hubiese podido ser.

David


vi

A G R A D E C I M I E N T O

A Dios principalmente, por darme la vida y la satisfacción de concluir mi carrera

profesional.

A mis padres, hermanos y familiares que con su esfuerzo y capacidad de ayuda

constante han contribuido para culminar este trabajo.

De igual forma agradecer a la Universidad Técnica Particular de Loja por

impartirme tan valiosos conocimientos a través de sus catedráticos.

A la empresa COMINTEX en especial a su Gerente Propietario, el Sr. Pedro

Vallejo Báez por proporcionarme la información necesaria para hacer posible la

realización de esta tesis.

Mi gratitud a la Dra. María Augusta Solano de la Sala, Directora de la presente

Tesis, por haberme guiado en el desarrollo de la misma.

David


vii

RESUMEN EJECUTIVO

COMINTEX es una empresa dedicada a la confección de uniformes y ropa de trabajo, se

encuentra ubicada en la ciudad de Quito, viene operando 21 años en el mercado nacional,

actualmente cuenta con veinte trabajadores, la empresa ha logrado crecer gradualmente y

ha alcanzado un reconocimiento considerable en el mercado y sus aspiraciones son lograr

expandirse con sus productos en el mercado internacional.

El presente trabajo estuvo dirigido hacia la aplicación de una auditoría de gestión a los

procesos de la empresa COMINTEX, la investigación es de tipo documental ya que se ha

basado en la recolección de datos bibliográficos, entrevistas y herramientas para la

recolección de información los cuales permitieron describir el panorama de los diferentes

departamentos de la empresa y descriptiva ya que detalla las diferentes características que

identifican los diferentes componentes delimitando así los hechos que conforman el

problema de investigación.

La población objeto de estudio estuvo conformada por los 20 trabajadores que conforman la

empresa y los clientes, la técnica para la recolección de información fue la entrevista y como

instrumento se utilizó el cuestionario el mismo que estuvo conformado por varias preguntas

de acuerdo al área a la que se aplicó.

En el proceso se realizó una evaluación del control interno y se proporcionó las

herramientas necesarias para alcanzar los objetivos empresariales, la satisfacción del

cliente, el incremento de ventas, así como su desarrollo sostenido.

En el desarrollo del proceso de auditoría se sugiere a la gerencia implementar estrategias y

ejecutar decisiones que se requieran necesarias para cada momento teniendo presente el

fin para el cual están diseñadas.

El trabajo de auditoría de gestión a la empresa se lo dividió en tres capítulos los mismos que

se desarrollaron de la siguiente manera:

Capítulo I en el que se hace referencia a los problemas identificados en la empresa, se

realiza un análisis de los antecedentes y se describen el giro y los productos que se

elaboran, es sí se hace una revisión de los aspectos generales de la empresa, finalmente se

plantean los objetivos para la realización de todo el trabajo.


viii

Capítulo II contiene las bases teóricas que permitieron tener una idea clara del tema y su

desarrollo.

Capítulo III en el que se desarrolla la auditoría de gestión la misma que contiene cinco

fases que van desde la revisión de la legislación y la normatividad hasta la presentación del

informe final en la que se realizan las debidas recomendaciones a la gerencia sobre los

cambios que a criterio del auditor permitirían mejorar aspectos muy importantes dentro de la

empresa, con esta información se pretende que la administración cuente con los elementos

necesarios para la toma de decisiones.

Para poder direccionar la auditoría se emplearon indicadores de gestión los que permitieron

evaluar el puntual cumplimiento de los factores considerados para guiar las acciones de

manera objetiva y consistente. Los indicadores que se consideran de acuerdo al criterio del

auditor son los que tienen que ver con la organización esto es su estructura organizacional,

división y distribución de funciones, cultura organizacional, objetivos, misión , visión,

comunicación, conflictos, porque son los que de acuerdo a la evaluación realizada

requieren de mayor atención y se considera una debilidad de la empresa y al terminar el

trabajo se espera orientar a la gerencia para que los esfuerzos se conduzcan de una

manera eficaz y se puedan perfilar los obstáculos que podrían surgir.

Al final se contemplan las conclusiones y recomendaciones que son producto de la

realización de la auditoría de gestión.

En consecuencia al realizar la auditoría de gestión a la empresa, se concluye que esta

debe generar cambios sustantivos que cooperen con su desarrollo, clases, estructura y

mecanismos de control.


ix

ÍNDICE DE CONTENIDOS

Portada i

Certificación ii

Cesión de derechos iii

Autoría iv

Dedicatoria v

Agradecimiento vi

Resumen ejecutivo vii

CAPÍTULO I PAG.

1. TÍTULO

1.1. Planteamiento del problema

1.2. Antecedentes y descripción de la empresa

1.2.1. Políticas de la empresa

1.2.2. Misión

1.2.3. Visión

1.2.4. Estructura orgánica de la empresa

1.3. Análisis

1.4. Marco legal e institucional

1.5. Objetivos

1.5.1. Objetivo general

1.5.2. Objetivos específicos

1.7. Análisis FODA

1

1

1

8

8

9

9

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CAPÍTULO II

2. Marco teórico de la auditoría de gestión

2.1. Auditoría

2.1.1. Historia y evolución de la auditoria

2.1.2. Definición de auditoría

2.2. El control de gestión

2.2.1. Gestión

2.2.2. Control

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14

14

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15

15

15


x

2.2.2.1. Control de gestión

2.2.3. Auditoría de gestión

2.2.3.1. Importancia de la auditoría de gestión en las empresas

2.2.3.2. Propósitos y objetivos de la auditoría de gestión

2.2.3.3. Alcance de la auditoría de gestión

2.2.3.4. Beneficios de la auditoría de gestión

2.2.3.5. Herramientas de la auditoría de gestión

2.2.3.6. Riesgos de auditoría de gestión

2.2.4. Programa de trabajo

2.2.4.1. Papeles de trabajo

2.2.4.2. Objetivos

2.2.4.3. Propiedad y custodia de los papeles de trabajo

2.2.4.5. Indicadores de gestión

2.2.4.5.1. Uso de Indicadores en la auditoría de gestión

2.2.4.5.2. Clases de indicadores de gestión

2.2.4.5.3. Características de los indicadores de gestión

2.2.4.5.4. Evaluación de resultados

2.2.5. Normas de auditoría generalmente aceptadas (NAGAS)

2.2.6. Auditoría integral

2.2.6.1. Objetivos de la auditoría integral

2.2.6.2. Programa de auditoría integral

2.2.6.3. Diferencias entre la auditoría integral y auditoría de estados financieros

2.2.6.4. Fases de auditoría

2.2.6.4.1. Fase I: Familiarización y revisión de legislación y normatividad

2.2.6.4.2. Fase II: Estudio y evaluación del control interno

2.2.6.4.3. Fase III: Áreas críticas

2.2.6.4.4. Fase IV: Comunicación de resultados

2.2.6.4.5. Fase V: Supervisión y monitoreo

2.2.6.5. Las marcas de auditoría

2.2.7. Cuadro de mando integral

2.2.7.1. Perspectivas

2.2.7.2. Tipos de cuadro de mando

2.2.7.3. Puesta en práctica del cuadro de mando

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CAPÍTULO III

3. Ejecución de la auditoría de gestión a la empresa COMINTEX de la ciudad de

Quito

3.1. Información introductoria

3.1.1 Justificación

3.1.2. Objetivos de la auditoría

3.1.3. Alcance de la auditoría

3.1.4. Base legal de la empresa

3.1.5. Estado de situación

3.1.6. Planificación

3.2. Desarrollo de la auditoría de gestión

3.2.1. Fase I

3.2.1.1. Programa de auditoría

3.2.2. Relaciones de la evidencia con los objetivos de auditoría – Fase I

3.2.3. Medición de riesgo preliminar

3.2.4. Formulación de indicadores de gestión

3.2.5. Fase II: Evaluación de control interno

3.2.6. Fase III: Desarrollo de hallazgos o examen profundo de áreas críticas

3.2.6.1. Hojas de hallazgos

3.2.7. Fase IV

3.2.8 Fase V

3.2.9 CONCLUSIONES

3.2.10 RECOMENDACIONES

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4. Metodología

4.1. Tipo de estudio

4.1.1 Exploratorio

4.1.2 Descriptivo

4.1.3 Explicativo

4.2 Métodos

4.2.1 Deductivo

4.2.2 Inductivo

4.2.3 Analítico

4.2.4 Sintético

4.2.5 Descriptivo

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xii

4.3 Técnicas

4.3.1 Fuentes secundarias

4.3.2 Fuentes primarias

4.3.2.1 Encuesta

4.3.2.2 Entrevista

4.3.2.3 La observación

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189

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190

190

5. Recursos

6. Glosario de términos

7. Bibliografía

8. Anexos

190

191

197

199

ÍNDICE DE GRAFICOS

Grafico N° 1 Productos 1









ÍNDICE DE ESQUEMAS

Esquema N° 1 Organigrama Estructural 9

Esquema N° 2 Matriz FODA 13

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla N° 1 Lista de clientes 7

Tabla N° 2 Flujo grama 21

Tabla N° 3 Diagrama ASME 21

Tabla N° 4 Indicadores de liquidez 26

Tabla N° 5 Indicadores de endeudamiento 27

190


xiii

Tabla N° 6 Indicadores de rentabilidad 27

Tabla N° 7 Indicadores de gestión financiera 28

Tabla N° 8 Indicadores de gestión administrativa 29

Tabla N° 9 Auditoría integral vs Auditoría de estados financieros 33

Tabla N° 10 Inventario empresa COMINTEX 45

ÍNDICE DE FICHAS

Ficha Técnica N° 1 Trabajadores capacitados al año 82

Ficha Técnica N° 2 Costos de capacitación 83

Ficha Técnica N° 3 Tasa de ausentismo laboral 84

Ficha Técnica N° 4 Salidas voluntarias 85

Ficha Técnica N° 5 Conflictos laborales 86

Ficha Técnica N° 6 Cantidad de maquinaria adquirida 87

Ficha Técnica N° 7 Calidad del servicio 88

Ficha Técnica N° 8 Desempeño presupuestario 89

Ficha Técnica N° 9 Prueba Ácida 90

Ficha Técnica N° 10 Número de días de cartera a mano 91

Ficha Técnica N° 11 Ventas 92

Ficha Técnica N° 12 Visión 93

Ficha Técnica N° 13 Misión 94

Ficha Técnica N° 14 Objetivos 95

1

CAPÍTULO I

1. “Auditoría de gestión a la empresa “COMINTEX” de la ciudad de Quito, año 2010"

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.2 Antecedentes y descripción de la empresa

La empresa COMINTEX inició sus operaciones el 1 de agosto de 1990 como persona

natural obligada a llevar contabilidad, en la Provincia de Pichincha, cantón Quito, parroquia

Chaupicruz (La Concepción), en la calle Alfredo Carpio Nº 78, la empresa se inició como un

taller dedicado a la confección de prendas de vestir, en sus inicios contaba con 12

costureras, 2 vendedoras, 4 administrativos entre ellos el gerente, secretaria de gerencia,

contador, y auxiliar de contabilidad.

En la actualidad con 21 años en el mercado, el propietario y gerente de la empresa Pedro

Aníbal Vallejo Báez, ha conseguido el crecimiento de la empresa, atendiendo a las

necesidades del mercado nacional, ha incrementado su personal, actualmente cuenta con

20 empleados, entre los productos que ofrece están los siguientes:

Prendas de vestir confeccionadas con fieltro o con textiles no tejidos, prendas de

vestir confeccionadas con tejidos impregnados o bañados con plásticos, caucho u

otros materiales.

GRAFICO Nº 1

Productos

Fuente: página web de la empresa www.uniformes.com Elaborado por: Hugo David Rosales

http://www.uniformes.com/

2

GRAFICO Nº 2

Productos


Trapos para fregar pisos, paños para limpiar platos, paños para limpiar polvo, y

paños de limpieza similares.

Calzado impermeable con suela y palas de caucho o materias plásticas, excepto

calzado con puntera protector de metal.

GRAFICO Nº 3

Productos




3

GRAFICO Nº 4

Productos


Calzado con suela y palas de caucho o materias plásticas, excepto calzado

impermeable, calzado para deportes y calzado con puntera protector de metal.

Calzado con palas de cuero, excepto calzado para deportes, calzado con puntera

protectora de metal y calzado especial diverso.

Calzado con palas de materias textiles, excepto calzado para deportes.

Otro calzado para deportes, excepto botas de patinar sobre hielo.

Calzado con punta protectora de metal.

Zuecos, calzado especial diverso y otros tipos de calzado.

Partes de calzado, plantillas, taloneras y artículos análogos, polainas cortas y largas

y artículos análogos y sus partes.

Prendas y accesorios de vestir (incluso guantes) de caucho vulcanizado no

endurecido.


4

GRAFICO Nº 5

Productos


Fibras de asbesto o trabajadas: mezclas a base de asbesto o a base de asbesto y

carbonato de magnesio; artículos de dichas mezclas o de asbesto.

Partes y accesorios de muñecas que representa seres humanos.

Ropa vieja y otros artículos textiles viejos.

Máquinas de coser excepto máquinas de coser pliegos y máquinas de coser de uso

doméstico

Máquinas para preparar, curtir o trabajar pieles o cueros o para hacer o reparar

calzado u otros artículos de piel o cuero, excepto máquinas de coser.

Partes y piezas de la maquinaria para preparar, hilar o tejer textiles y para hacer

tejido de punto: partes y piezas de otra maquinaria para la fabricación de textiles y

prendas de vestir (incluso máquinas de coser, agujas, muebles, bases y cubiertas).

Servicios comerciales al por mayor, excepto los prestados a comisión o por contrato,

de calzado.

Servicios comerciales al por menor de calzado en tiendas no especializadas.

Servicios industriales de prendas de vestir.


5

GRAFICO Nº 6

Productos


Trajes sastre, abrigos, chaquetas, vestidos, faldas, pantalones largos, pantalones

cortos y artículos análogos, para mujeres o niñas, de punto o ganchillo.

GRAFICO Nº 7

Productos


Camisas, camisetas, calzoncillos, pijamas, batas y artículos análogos para hombres

o niños de tejido que no sean de puto o ganchillo.

Trajes sastres, abrigos, chaquetas, vestidos, faldas, pantalones largos, pantalones

cortos y artículos análogos para mujeres o niñas, de tejido que no sean de punto o

ganchillo.



6

GRAFICO Nº 8

Productos







7

Buzos de atletismo, trajes de esquiar, trajes de baño y otras prendas, de tejidos que

no sean de punto o ganchillo.

Prendas y accesorios de vestir, de materiales plásticos (incluso guantes).

GRAFICO Nº 9

Productos



Sus principales clientes son las empresas públicas y privadas entre los que tenemos:

TABLA Nº 1

LISTA DE CLIENTES

ACEROS BOHLER DEL ECUADOR DSM NUTRITIONAL LPE

ADRIALPETRO S.A EDIFICIO CASA BLANCA METALQUALITY

AMA ENERGY SERVICE. S.A EQUIGRUPO S.A. MUNICIPIO DE QUITO

AREASURVEY EQUYSUM OHMELECTRO CIA. LTDA

ASOCIADOS WONGOD FUMIGAX DEL ECUADOR PALPES

ASTAP CIA.LTDA. GASDYNCA ECUADOR PROVICOM



8

BIOVISION GLOBAL SAFETY RICHLOGISTICS CIA.

CELEC HERSOL SIMCAR

CNLC ECUADOR CORPORACION IESS-SSC SINOHYDRO

COCA CINCLAIR INLOG SINOPEC

CONCENTRACION DEPORTIVA DE PICHINCHA INTERCON SECURITY

SOLIDOS Y LODOS NACIONALES

CONSEJO PROVINCIAL JET TRACTOR SUDAMERICANA DE BROCHAS

CORPIA LA CORPORACION T&T EXPORT IMPORT

CORPSISTEM CIA. LTDA LACSA TEPI S.C.C.

DIRECTPROJECT LEADERS SERVICES VELTEK

DISTRISUELAS LOOR ENRIQUE VICEPRESIDENCIA DEL ECUADOR

Fuente: Base de datos de clientes de Comintex Elaborado por: Hugo David Rosales

1.2.1 Políticas de la empresa

COMINTEX tiene definidas sus políticas, misión y visión, las mismas que se encuentran

publicadas en el sitio web de la empresa y son las que se mencionan a continuación:

“Desde hace más de 20 años nuestra empresa garantiza a sus clientes el diseño,

elaboración y venta de nuestros productos con la mejor calidad.

Consideramos el desarrollo tecnológico como una base fundamental para el mejoramiento

continuo de procesos que satisfagan las expectativas de nuestros clientes.

Consideramos muy importante la capacitación y calificación del personal para mantener

eficaces todos los procesos y finalmente elaborar nuestros productos con materia prima

seleccionada y cumplir con las normas de conservación de recursos naturales y

energéticos”.1

1.2.2 Misión

Fabricar productos con los mejores estándares de calidad, dentro de un marco de

competitividad para cumplir con las exigencias de nuestros clientes y optimizar los

materiales, mano de obra y recursos de la empresa.

1uniformes.com.co/quienes.html [consulta 08-febrero-2011]

9

1.2.3 Visión

Consolidar nuestra empresa, entre aquellas con mayor prestigio, capacitada técnicamente

para satisfacer las necesidades de todos los mercados.

1.2.4 Estructura orgánica de la empresa

La empresa COMINTEX mantiene una estructura organizacional en base a los

requerimientos internos donde cada actividad está relacionada entre sí pero separada por

áreas acordes al giro del negocio, en él está representada la jerarquía que tiene cada

empleado de acuerdo al cargo que ocupa y se demuestra claramente los niveles de

autoridad y responsabilidades.

ESQUEMA Nº 1

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

GERENTE

SECRETARIA

CONTADOR

AUXILIAR DE

CONTABILIDAD

D

VENDEDORES COSTURERAS COMPRAS

PÚBLICAS

Fuente: Investigación propia Elaborado por: Hugo David Rosales

BODEGUERO MENSAJERO

10

1.3 Análisis

La empresa de confección de prendas de vestir “COMINTEX”, desde su creación en el año

1990 ha logrado posicionarse en el mercado ecuatoriano con sus productos, sin embargo no

se ha puesto énfasis en el cuidado de los aspectos administrativos, gerenciales y operativos,

no se han modificado las políticas, controles operativos desde el inicio de su actividad

económica, se han detectado ciertas deficiencias en las acciones correctivas y dificultades

en identificar las áreas de reducción de costos, apoyo a las necesidades primordiales de la

empresa que le permitan operar de una manera más eficiente, económica y efectiva.

Existe cierto desconocimiento del grado de cumplimiento adecuado de los deberes y

atribuciones que se asignan a los trabajadores, tampoco se estimula al personal para lograr

el cumplimiento de objetivos y políticas de la empresa, para mejorar los niveles de

productividad, competitividad y calidad.

La ausencia de lineamientos por parte de la gerencia no ha permitido evaluar el desempeño

y posición en el mercado periódicamente, tampoco tomar decisiones oportunas para su

fortalecimiento empresarial y económico provocando vulnerabilidad ante los cambios en las

condiciones macroeconómicas (períodos de alta inflación, aumento de tasas de interés,

escasez de recursos, etc.), lo que hace que si no se toman decisiones oportunas puede

resultar en pérdida de competitividad en el sector de la confección.

En consecuencia la empresa no ha logrado establecer los controles gerenciales que

aseguren el desarrollo eficiente de las actividades y operaciones.

Esta situación justifica la realización del trabajo porque permitirá a la empresa contar con

una herramienta de análisis de gestión donde se profundizan las causas que puedan afectar

la misma y tomar las medidas necesarias para su erradicación.

1.4 Marco legal e institucional

Las leyes, normas, reglamentos son necesarios para el funcionamiento de la empresa las

cuales afectan directa o indirectamente, siendo permisivas y al mismo tiempo restrictivas.

La empresa COMINTEX como persona natural obligada a llevar contabilidad debe cumplir

con las siguientes obligaciones tributarias.

11

Declaración mensual de IVA

Declaración de retenciones en la fuente

Declaración de impuesto a la renta.

Anexos en relación de dependencia.

Anexos REOC

Otro tema legal es el relacionado al martes 26 de mayo de 2009, publicado en el registro

oficial No.598 la ordenanza metropolitana No. 283, que establece el otorgamiento de la

licencia metropolitana de funcionamiento para los establecimientos que operen dentro del

Distrito Metropolitano de Quito, esta licencia comprende los siguientes componentes:

Patente municipal

Permisos de prevención y control de incendios,

Publicidad exterior, y;

Salud.

La licencia metropolitana de funcionamiento es el documento que habilita a las personas

naturales y jurídicas para el ejercicio de las actividades económicas en el Distrito

Metropolitano de Quito, autorizando el funcionamiento de sus establecimientos, en razón

de que se ha cumplido con los requisitos exigidos de acuerdo a su categoría, y las

inspecciones y controles realizados por el cuerpo de bomberos, dirección metropolitana de

salud, publicidad exterior y dirección metropolitana ambiental.

El sistema nacional de compras públicas del Ecuador, es el mecanismo a través del cual las

Instituciones Públicas podrán realizar sus adquisiciones a través de las diferentes

herramientas como:

Publicación de procesos de contratación pública.

Registro único de proveedores, teniendo una sola base de datos de proveedores

para todas las instituciones del estado.

Proceso transaccional de compra a través de esta plataforma, que permita a las

instituciones adquirir sus bienes, obras o servicios, utilizando diferentes

herramientas de compras como son: licitación, subasta inversa electrónica y

catálogo de productos.

12

La empresa COMINTEX, cumple con los requisitos establecidos dentro del sistema nacional

de contratación pública, por lo que se encuentra legalmente habilitada con el registro único

de proveedores, RUP, por lo que las instituciones públicas pueden adquirir sus productos

de una forma ágil, eficiente y sobre todo de forma transparente.

1.5 OBJETIVOS

1.5.1 Objetivo general

Realizar una auditoría de gestión a la empresa “COMINTEX” para evaluar los niveles de

eficiencia, eficacia, economía, ecología y ética para determinar si responden a las

exigencias de los clientes internos y externos.

1.5.2 Objetivos específicos

Evaluar los sistemas de control interno de los diferentes departamentos de la

empresa, para determinar debilidades y fortalezas.

Identificar los aspectos más relevantes en los diferentes procesos a través de la

aplicación de las diferentes técnicas de levantamiento de información de auditoría,

para determinar los niveles de eficiencia, eficacia, economía, ecología y ética.

Determinar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y políticas

que rigen el correcto funcionamiento de la empresa.

Brindar herramientas de control de la gestión administrativa y operativa, que permita

fortalecer el cumplimiento de objetivos y metas institucionales, minimizando los

riesgos y optimizando recursos.

13

1.6 Análisis FODA

ESQUEMA Nº 2

MATRIZ FODA

FORTALEZAS

- Experiencia y conocimientos de la gerencia

-Tiempo en el mercado

- Personal calificado

- Calidad de los productos

- Variedad de los productos

- Tecnología de punta

-Proveedores de empresas pùblicas

OPORTUNIDADES

-Mejorar el posicionamiento

-Incursionar en mercados internacionales

-Reducir los costos de los productos

-Crecimiento económico

-Implementar nueva tecnológia

-Mejores condiciones de trabajo para los empleados

-Incremento de la rentabilidad

DEBILIDADES

-No cuenta con una estructura organizacional establecidad

-Poca capacitación y motivación a los empleados

-Falta de comunicación e información adecuada entre las diferentes áreas

-Infraestructura no acorde a las necesidades de los empleados

-La empresa no es la unica en su clase

AMENAZAS

-Inestabilidad política y económica

-La competencia nacional y extranjera

-Aplicación de nuevos aranceles a la materia prima

-Campañas agresivas de publicidad por parte de la competencia

-Precios de la competencia

MATRIZ FODA EMPRESA

COMINTEX

Fuente: Investigación propia Elaborado por: David Rosales

14

CAPÍTULO II

2. MARCO TEÓRICO DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

La auditoría de gestión busca a través del desarrollo de las fases de auditoría contribuir a la

alta gerencia en el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos por las empresas, a

través de la valoración independiente de todas las operaciones, en forma analítica, objetiva

y sistemática, para determinar si se llevan a cabo, políticas y procedimientos aceptables; si

se siguen las normas establecidas, si se utilizan los recursos aplicando las “5 E” que son la

eficiencia, eficacia, economía, ecología y ética, y si los objetivos de la organización se han

alcanzado para maximizar los resultados.

La auditoría de gestión es una herramienta de apoyo para poder reducir costos e

incrementar las utilidades de la empresa, permite aprovechar mejor los recursos humanos,

materiales, económicos, técnicos y tecnológicos, además de acelerar el desarrollo de la

empresa hacia la eficiencia, buscando siempre un perfeccionamiento continuo de los planes

de acción y procedimientos para lograr los objetivos para los que fue creada.

2.1 Auditoría

2.1.1 Historia y evolución de la auditoría2

Primera fase

A principios de la revolución industrial, no hay grandes transacciones, la misión del auditor

era el de buscar si se había cometido fraude en ese negocio, estos negocios eran

pequeños.

Segunda fase

Las empresas son más grandes, se comienza a separar el capital y la propiedad del

negocio, es decir, la administración. El auditor sin dejar de hacer lo que realizaba en la

primera fase, tiene una nueva actividad que es la de verificar, certificar, la información de

esos administradores que le pasan a través de las cuentas de resultados.

2MegaconsultingAsesores. (2007): La Auditoría: Concepto y Evolución [en línea], España, disponible en:

http://www.robertexto.com/archivo1/auditoria.htm,[consulta 08-04-2011]

http://www.robertexto.com/archivo1/auditoria.htm

15

Tercera fase

Aparecen nuevas tecnologías y ordenadores, las transacciones a lo largo del año son

bastante voluminosas, esto hace que al revisar el auditor las cuentas, verifique el grado de

cumplimiento del control interno dentro de la organización.

Cuarta fase

El auditor desarrolla un informe por medio del cual señala los hallazgos y evidencias

encontradas a lo largo de la auditoría.

2.1.2 Definición de auditoría

Es la investigación, consulta, revisión, verificación, comprobación y evidencia aplicada a la

empresa o entidad. Es el examen realizado por el personal calificado e independiente de

acuerdo con Normas de Contabilidad; con el fin de esperar una opinión que muestre lo

acontecido en el negocio; requisito fundamental es la Independencia3.

2.2 El Control de gestión

2.2.1 Gestión

Gestión comprende todas las actividades de una organización que implica el establecimiento

de metas y objetivos, así como la evaluación de su desempeño y cumplimiento, además del

desarrollo de una estrategia operativa que garantice la supervivencia.4

2.2.2 Control

Control es un conjunto de mecanismos utilizados para asegurar y evaluar el cumplimiento de

los objetivos y planes diseñados para que los actos administrativos se ajusten a las normas

legales y a los referentes técnicos y científicos establecidos para las diferentes actividades

humanas dentro de la organización social.5

3Fernández, Eduardo. (2008): Concepto de Auditoría [en línea], México D.F., disponible en:

http://www.soeduc.cl/apuntes/conceptodeauditoria.doc,[consulta 15-01-2011]

4 CISNEROS, Myrian (2011); “Manual de Auditoría de Gestión” ; Pág.5.

5 Ídem

http://www.soeduc.cl/apuntes/concepto%20de%20auditoria.doc

16

2.2.2.1 Control de gestión

El control de gestión es el examen de eficiencia y eficacia de las entidades de

administración y los recursos públicos, determinada mediante la evaluación de los procesos

administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño y la

identidad de la distribución del excedente que éstas producen, así como los beneficios de su

actividad.6

2.2.3 Auditoría de gestión

La auditoría de gestión, es el examen sistemático y profesional de planes, programas y

operaciones de una organización con el propósito de evaluar la economía, eficiencia,

eficacia, ecología y ética en la utilización de recursos humanos, materiales, financieros,

ambientales, tecnológicos y de tiempo; y determinar el cumplimiento de visión, misión,

objetivos, metas e impacto de su desempeño.7

La auditoría de gestión es otro de los servicios que brinda la Contraloría General del Estado

a través de la acción fiscalizadora dirigida a examinar y evaluar el control interno y la

gestión, utilizando recursos humanos de carácter multidisciplinario, el desempeño de una

institución, ente contable, o la ejecución de programas y proyectos, con el fin de determinar

si dicho desempeño o ejecución, se está realizando, o se ha realizado, de acuerdo a

principios y criterios de economía, efectividad y eficiencia. Este tipo de auditoría examinará y

evaluará los resultados originalmente esperados y medidos de acuerdo con los indicadores

institucionales y de desempeño pertinentes.

Constituirá objeto de la auditoría de gestión: el proceso administrativo, las actividades de

apoyo, financieras y operativas; la eficiencia, efectividad y economía en el empleo de los

recursos humanos, materiales, financieros, ambientales, tecnológicos y de tiempo; y, el

cumplimiento de las atribuciones y metas institucionales. A diferencia de la auditoría

financiera, el resultado de la fiscalización mediante la auditoría de gestión no implica la

6 Manual de Auditoría de Gestión, Contraloría General del Estado 7 GAO Contraloría General de los Estados Unidos de América, 2009

17

emisión de una opinión profesional, sino la elaboración de un informe amplio con los

comentarios, conclusiones y recomendaciones pertinentes.

2.2.3.1 Importancia de la auditoría de gestión en las empresas

La gestión en una organización comprende las siguientes actividades:

El establecimiento de metas.

El establecimiento de objetivos.

El análisis de los recursos disponibles.

La calidad del producto y/o servicio que se ofrece.

La evaluación del tiempo en la realización de las actividades.

La evaluación del desempeño y cumplimiento organizacional.

Por medio de la auditoría de gestión, se reflejará el nivel real de la administración y la

situación de la empresa; este examen es una herramienta para asesorar a la alta gerencia y

asegurar la conducción oportuna hacia las metas propuestas en un entorno cambiante.

Evaluará el desempeño de la organización a través de cinco enfoques principales que son

economía, eficiencia, eficacia, ecología y ética; por lo que es importante conocer la

definición de estos términos.

Economía: Es la adquisición o producción al menor costo posible, con relación a los

programas de la organización y a las condiciones y opciones que presenta el mercado,

teniendo en cuenta la adecuada calidad y procurando evitar desperdicios.

Eficiencia: Se refiere a una relación entre los bienes o servicios producidos y los recursos

utilizados para producirlos. La eficiencia es lograr que las normas de consumo y de trabajo

sean correctas y que la producción y los servicios se ajusten a las mismas.

Eficacia: Es la relación entre los servicios o productos generados y los objetivos y metas

programadas. La eficacia se determina comparando lo realizado con los objetivos

previamente establecidos.

18

Ecología: Podrá definirse como el examen y evaluación al medio ambiente, el impacto al

entorno y a la propuesta de soluciones reales y potenciales.

Ética: Parte de la Filosofía que trata de la moral y las obligaciones del hombre.

2.2.3.2 Propósitos y objetivos de la auditoría de gestión

a) Entre los propósitos tenemos los siguientes:

Determinar si los servicios prestados, obras y bienes entregados son necesarios; así

como, efectuar sugerencias sobre formas más económicas de obtenerlos.

Determinar la existencia y cumplimiento de objetivos, políticas adecuadas y la

confiabilidad de la información.

Comprobar si la empresa adquiere, protege y emplea sus recursos de manera

económica y eficiente y si se realizan con eficiencia sus actividades y funciones.

Cerciorarse si la empresa alcanzó los objetivos y metas previstas de manera ef icaz y

si son eficaces los procedimientos de operación y de controles internos.

Conocer las causas de ineficiencia o prácticas antieconómicas.

b) Los principales objetivos de la auditoría de gestión son:

Determinar si los objetivos y metas han sido logrados.

Determinar si tales funciones se han ejecutado de manera económica, eficiente y

eficaz.

Determinar el grado en que la organización y sus empleados controlan y evalúan la

calidad tanto en los productos que ofrecen como en los bienes adquiridos.

Verificar si la asignación de los recursos (humanos, físicos y financieros) fue la

correcta para maximizar los resultados.

19

Establecer el grado en que la organización y sus empleados han cumplido

adecuadamente los deberes y atribuciones que les han sido asignadas.

Producir un informe integral sobre la gestión efectuada por la administración, en

términos de eficiencia, eficacia, economía y equidad, durante un período de tiempo

determinado.

2.2.3.3 Alcance de la auditoria de gestión

La auditoría de gestión examina en forma detallada cada proceso operativo, administrativo y

financiero de la empresa, por lo que, en la determinación del alcance debe considerarse lo

siguiente:

Logro de los objetivos empresariales, la estructura organizativa; y, la participación

individual de los integrantes de la empresa.

Evaluación de la eficiencia y economía en el uso de los recursos, o sea operación al

costo mínimo posible sin desperdicio innecesario; así como, de la eficacia en el logro

de los objetivos y metas, en relación a los recursos utilizados.

Medición del grado de confiabilidad, calidad y credibilidad de la información

financiera y operativa.

Atención a la existencia de procedimientos ineficaces o costosos, duplicación de

esfuerzos de empleados, exceso de personal con relación al trabajo a efectuar.

2.2.3.4 Beneficios de la auditoría de gestión

Los beneficios de la auditoría de gestión son:

Permite identificar áreas problemáticas señalando cada una de sus causas.

Localiza oportunidades para eliminar derroches e ineficiencia.

Identifica criterios para medir el logro de las metas.

Mejora los canales de comunicación.

Divulga irregularidades.

20

2.2.3.5 Herramientas de la auditoría de gestión

a) Control interno

El sistema de control interno es un instrumento de gestión que comprende el plan de

organización y el conjunto de métodos y procedimientos adoptados dentro de la empresa

para verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa,

promover la eficiencia en las operaciones y verificar el cumplimiento de las metas y objetivos

programados.

b) Métodos de evaluación

Para la evaluación de control interno se utilizarán los siguientes métodos:

Cuestionarios

Consiste en diseñar cuestionarios a base de preguntas que deben ser contestadas por los

funcionarios y personal de la empresa, de las distintas áreas, en las entrevistas que

expresamente se mantienen con este propósito.

Las preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta afirmativa indique un punto

óptimo en la estructura de control interno y que una respuesta negativa indique una

debilidad y un aspecto no muy confiable.

Diagrama de flujo

Los diagramas de flujo consisten en describir la estructura de las áreas relacionadas con la

auditoria, así como, los procedimientos a través de sus distintos departamentos y

actividades.

Para la preparación, se debe seguir los siguientes pasos:

1. Determinar la simbología.

2. Diseñar el flujograma.

3. Explicar cada proceso junto al flujo o en hojas adicionales

21

TABLA Nº 2

FLUJOGRAMA

SIMBOLOGÍA DESCRIPCIÓN

Inicio o Fin

Registros

Decisión

Documento

Fuente: http://www.infomipyme.com/Docs/GENERAL/Offline/GDE_04.htm

Elaborado por: Hugo David Rosales

Diagrama ASME

Este diagrama sirve para evaluar el tiempo y medición de actividades de los procesos que

se realizan en la organización.

El diagrama utiliza cinco símbolos cada uno con un significado que se ilustra en la figura

TABLA Nº 3

DIAGRAMA ASME

SÍMBOLO SIGNIFICADO

Operación

Transporte

Inspección

Demora o retraso

Almacenaje

Fuente: http://www.uco.es/~p42abluj/web/2texto7.htm Elaborado por: Hugo David Rosales

22

El símbolo de operación indica las principales fases del proceso, el símbolo de inspección

sirve para verificar si una operación se ejecutó correctamente en lo que se refiere a cantidad

y calidad, el símbolo de transporte indica el movimiento de los trabajadores, materiales,

documentos, y/o equipos de un lugar a otro, el símbolo de demora indica retraso en el

desarrollo de los hechos, y el símbolo de almacenaje se refiere a material almacenado, el

cual se recibe o entrega mediante alguna autorización.

2.2.3.6 Riesgos de auditoría de gestión

La auditoría de gestión no está exenta de errores y omisiones importantes que afecten los

resultados expresados en el informe. Por lo tanto se deberá planificar la auditoria de modo

tal que se presenten expectativas razonables de detectar aquellos errores que tengan

importancia relativa; a partir de:

Criterio profesional del auditor.

Regulaciones legales y profesionales.

Identificar errores con efectos significativos

En la auditoría de gestión se debe tener en cuenta los tres componentes de riesgo:

a) Riesgo inherente: De que ocurra errores importantes generados por las características

de la entidad.

b) Riesgo de control: De que el sistema de control interno prevenga o corrija tales errores.

c) Riesgo de detección: De que los errores no identificados por los errores de control

interno tampoco sean conocidos por el auditor.

2.2.4 Programa de trabajo

“Los programas son aquellos planes en los que no solamente se fijan los objetivos y la

secuencia de operaciones, sino principalmente el tiempo requerido para realizar cada una

de sus partes” 8

8REYES PONCE, Agustín. Administración de Empresas Teoría y Práctica. 1ª parte Limusa-Willey. 2002

23

Al realizar un programa de trabajo hay que establecer las bases de supervisión y control;

esto implicará la revisión de las normas y estándares de ejecución a fin de medir con certeza

la eficacia en ejecución.

El programa podrá contener espacios previstos para:

1. Fecha o periodo a que se va a aplicar y alcance que se le dará a cada

procedimiento.

2. Referencia o cédula donde constará tal aplicación.

3. Iniciales de la(s) persona(s) que lo efectúa(ron).

4. La fecha del mismo.

El programa requerirá de una adecuada coordinación y de mucho control, pues una falla

insertada en él podría ser causa de pérdida de tiempo y aún más, desprestigio para el

encargado de la auditoría.

2.2.4.1 Papeles de trabajo

Los papeles de trabajo son un conjunto de documentos y medios magnéticos elaborados u

obtenidos por el auditor. Su misión es ayudar en la planificación, realización, supervisión y

revisión de la auditoria para suministrar evidencias del trabajo llevado a cabo y argumentar

su opinión.

Deben estar redactados de forma que la información que contengan sea clara e inteligible.

Deberán facilitar de un vistazo una rápida evaluación del trabajo realizado.

Los propósitos principales de los papeles de trabajo son:

a) Constituir el fundamento que dispone el auditor para preparar el informe de la

auditoría.

b) Servir de fuente para comprobar y explicar en detalle los comentarios,

conclusiones y recomendaciones que se exponen en el informe de auditoría.

24

c) Constituir la evidencia documental del trabajo realizado y de las decisiones

tomadas, todo esto de conformidad con las Normas de Auditoria Generalmente

Aceptadas.

2.2.4.2 Objetivos

Los objetivos de los papeles de trabajo son:

Sustentar el desarrollo de trabajo del auditor.

Acumular evidencias, tanto de los procedimientos de auditoría aplicados, como

de las muestras seleccionadas, que permitan al auditor formarse una opinión

del manejo financiero, administrativo y operativo de la empresa.

Facilitar la supervisión y permitir que el trabajo ejecutado sea revisado por un

tercero.

Constituir un elemento importante para la programación de exámenes

posteriores de la misma empresa o de otras similares.

Informar a la empresa sobre las deficiencias observadas, sobre aspectos

relativos a las actividades de control de los sistemas, de procedimientos

contables entre otros.

Sirven como defensa en posibles litigios o cargos en contra del auditor. Los

papeles de trabajo, preparados con profesionalismo, sirven como evidencia del

trabajo del auditor, posibilitando su utilización como elementos del juicio en

acciones en su contra.

2.2.4.3 Propiedad y custodia de los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo son propiedad del auditor. Sin embargo, el derecho del auditor sobre

los papeles de trabajo está sujeto a aquellas limitaciones impuestas por la ética profesional,

establecidas para prevenir la revelación indebida por parte del auditor de asuntos

confidenciales relativos al negocio del cliente.

25

El auditor debe adoptar procedimientos razonables a fin de mantener bajo custodia segura

sus papeles de trabajo, y de conservarlos por un período suficiente para cumplir con las

necesidades de su práctica profesional y satisfacer cualquier otro requerimiento sobre la

retención de los mismos.

Los papeles de trabajo son totalmente confidenciales, dado que gran parte de la información

que utiliza en la empresa tiene este carácter. El cliente no estaría dispuesto a proporcionar

al auditor información a la que no tienen acceso muchos empleados y, por supuesto

competidores, si no confía en el secreto profesional de éstos.

2.2.4.5 Indicadores de gestión

Los indicadores son instrumentos que permiten medir, evaluar y comparar las variables

asociadas a las metas y objetivos en el tiempo.

Los indicadores de gestión pueden ser utilizados para evaluar la empresa como un todo y

también respecto de todas las actividades que se ejecutan, para cualquier función, área o

rubro que se quiera medir.

2.2.4.5.1 Uso de indicadores en la auditoría de gestión

El uso de indicadores en la auditoria, permite medir:

La eficiencia y economía en el manejo de los recursos.

Las cualidades y características de los bienes producidos o servicios

prestados.

El grado de satisfacción de las necesidades de los usuarios o clientes a

quienes van dirigidos los servicios.

Al Indicador se le define como, la referencia numérica generada a partir de una o varias

variables, que muestra aspectos del desempeño de la empresa auditada.

26

2.2.4.5.2 Clases de indicadores de gestión

a) Indicadores financieros

Durante la planificación y revisión final de los estados financieros de la empresa, se incluye

el uso de razones financieras para prever situaciones indeseadas y adoptar mejores

decisiones por parte de los administradores y demás agentes relacionados.

Estas son útiles para entender los sucesos más recientes y la condición financiera de la

empresa.

Sin embargo, en ocasiones, al inspeccionar individualmente las cuentas, existen problemas

que pueden pasar inadvertidos, por lo que el uso de indicadores financieros se constituye en

una herramienta de análisis mucho más precisa.

b) Indicadores de liquidez

Estos indicadores sirven para establecer la facilidad o dificultad que presenta la empresa

para pagar sus pasivos corrientes al convertir a efectivo sus activos corrientes. Se trata de

determinar qué pasaría si a la empresa se le exigiera el pago inmediato de todas sus

obligaciones en el lapso menor a un año.

En la siguiente tabla se detalla el cálculo de este tipo de razones financieras:

TABLA Nº 4

Indicadores de liquidez

Índice de solvencia Activo corriente

Pasivo corriente

Capital de trabajo Activo corriente – Pasivo corriente

Razón de capital contable

Capital contable

Activo Fijo

Fuente: http://aindicadoresf.galeon.com/iliqu.htm#trabajo


27

c) Indicadores de endeudamiento

Los indicadores de endeudamiento tienen por objeto medir en qué grado y de qué forma

participan los acreedores dentro del financiamiento de la empresa.

Desde el punto de vista de los administradores de la empresa, el manejo del endeudamiento

depende de la situación financiera de la empresa, de los márgenes de rentabilidad de la

misma y del nivel de las tasas de interés vigentes en el mercado, teniendo siempre presente

que trabajar con dinero prestado es bueno siempre y cuando se logre una rentabilidad neta

superior a los intereses que se debe pagar por ese dinero.

En la siguiente tabla se detalla el cálculo de este tipo de razones financieras.

TABLA Nº 5

Indicadores de endeudamiento

Endeudamiento del activo Pasivo total Activo total

Endeudamiento patrimonial Pasivo total Patrimonio

Fuente: http://aindicadoresf.galeon.com/iend.htm


d) Indicadores de rentabilidad

Los indicadores de rendimiento, denominados también de rentabilidad sirven para medir la

efectividad de la empresa para controlar los costos y gastos y, de esta manera, convertir las

ventas en utilidades.

En la siguiente tabla se detalla el cálculo de este tipo de razones financieras:

TABLA Nº 6

Indicadores de rentabilidad

Rentabilidad neta del activo Utilidad neta Activo total

Margen bruto Ventas – Costo de ventas

Ventas

28

Fuente: http://aindicadoresf.galeon.com/iren.htm


e) Indicadores de gestión financiera

Estos indicadores tienen por objetivo medir la eficiencia con la cual la empresa utiliza sus

recursos. De esta forma, miden el nivel de rotación de los componentes del activo; el grado

de recuperación de los créditos y del pago de las obligaciones; la eficiencia con la cual la

empresa utiliza sus activos según la velocidad de recuperación de los valores aplicados en

ellos y el peso de diversos gastos de la firma en relación con los ingresos generados por

ventas.

En la siguiente tabla se detalla el cálculo de este tipo de razones financieras.

TABLA Nº 7

Indicadores de gestión financiera

Fuente: http://www.aduana.cl/prontus_aduana/site/artic/20070227/pags/20070227211408.html Elaborado por: Hugo David Rosales

Margen de utilidad Utilidad operacional

Ventas

Margen neto Utilidad neta Ventas netas

Rentabilidad operacional del patrimonio

Utilidad operacional Patrimonio

Rentabilidad financiera Utilidad neta Patrimonio

Rotación de cartera Ventas

Cuentas por cobrar

Rotación de cartera Ventas

Activo total

Período medio de cobranzas

Cuentas por cobrar Ventas

Período medio de pago

Cuentas por pagar Compra

29

f) Indicadores de gestión administrativa

El propósito de emplear estos indicadores es poder direccionar la Auditoría para evaluar el

puntual cumplimiento de los factores considerados de manera objetiva y consistente

TABLA Nº 8

Indicadores de gestión administrativa

Fuente: http://www.monografias.com/trabajos55/indicadores-de-gestion/indicadores-de-gestion2.shtml#indicad


2.2.4.5.3 Características de los indicadores de gestión9

Para que un indicador sea efectivo debe reunir las siguientes características:

Ser relevante o útil para la toma de decisiones

Factible de medir

Conducir fácilmente información de una parte a otra

Verificable

Libre de sesgo estadístico o personal

Aceptado por la organización

Justificable en relación a su costo beneficio

Utilizable con otros indicadores

Tener precisión matemática en los indicadores cuantitativos

Precisión conceptual en los indicadores cualitativos

9Enrique Benjamín Franklin, “Auditoría Administrativa”, McGraw–Hill

Visión Empleados que la conocen

Total de empleados

Misión Empleados que la conocen

Total de empleados

Objetivos Objetivos alcanzados Objetivos definidos

Estructura organizacional

Áreas Sustantivas Total de áreas

30

2.2.4.5.4 Evaluación de resultados

El auditor comparará los resultados ya evaluados, con lo planeado; esto indicará si la

empresa ha logrado los objetivos prefijados o deberán sugerir rectificaciones para las

previsiones del futuro.

Cuando el auditor está desarrollando su trabajo, se tienen resultados positivos con su

presencia o perspectiva de orientación, derivados de lo que él realiza y tendientes a

estimular una mejor ejecución por parte de los directivos y empleados de la empresa.

El auditor presta ayuda a la administración:10

1. Proporcionando orientación en el desarrollo de instructivos y formas relativas a

presupuestos de ingresos y gastos para cada área de responsabilidad.

2. Podrá examinar los métodos de medición comúnmente aplicados en la

ejecución de las decisiones tomadas; también podrá ayudar a la administración

en la coordinación de la ejecución de las normas de las responsabilidades

operantes de los jefes y subordinados.

3. El auditor podrá determinar las respuestas pertinentes a las siguientes

preguntas: ¿Es posible que las normas vigentes realmente las pueda cumplir el

personal subordinado?, ¿El control establecido justifica su costo y es flexible,

adaptable a las posibles condiciones cambiantes de la empresa?, ¿Se prevén

las desviaciones probables del plan o se corrigen hechos ya consumados?

2.2.5 Normas de auditoría generalmente aceptadas (NAGAS)

Las normas de auditoría generalmente aceptadas, miden la calidad de los procedimientos

que han de ser ejecutados y los objetivos que han de ser alcanzados en la aplicación de los

procedimientos adoptados. Las normas de auditoría están relacionadas con la calidad

profesional del auditor.

Estas normas por su carácter general se aplican a todo el proceso del examen y se

relacionan básicamente con la conducta funcional del auditor como persona humana y

regula los requisitos y aptitudes que debe reunir para actuar como auditor.

10 CERVANTES A., Salvador. Auditoría Administrativa. 2ª Edición.

31

Las diez normas aceptadas son las siguientes:

a. Normas generales

1. El examen debe ser efectuado por una persona o personas que tengan el

adecuado entrenamiento técnico y habilidad como auditor.

2. En todos los asuntos relativos al encargo, el auditor o auditores deben

mantener una actitud mental de independencia.

3. Debe ejercerse un debido cuidado profesional en la realización del

examen y en la presentación del informe.

b. Normas de ejecución del trabajo

1. El trabajo debe ser adecuadamente planificado y los asistentes, si hubiere

alguno, deben ser propiamente supervisados.

2. Deberá existir un estudio y evaluación adecuado del control interno

existente como base de la confianza depositada en el mismo, y para la

determinación del alcance resultante de las pruebas a las que deberán

limitarse los procedimientos de auditoría.

3. Deberá obtenerse suficiente y competente evidencia mediante la

inspección, observación, preguntas y confirmaciones para proporcionar

bases razonables para expresar una opinión acerca de los estados

financieros bajo examen.

c. Normas para presentación del informe

1. El informe debe exponerse si los estados financieros han sido

presentados de acuerdo con principios de contabilidad generalmente

aceptados.

2. El informe debe exponer si tales principios han sido consistentemente

observados en el período actual en relación con el periodo anterior.

32

3. Los desgloses informativos en los estados financieros se considerarán

como adecuadamente razonables, a menos que estén expuestos de otra

forma en el informe.

4. El informe deberá expresar una opinión con respecto a los estados

financieros tomados como un todo o una aseveración a los efectos de que

no puede expresarse una opinión.

2.2.6 AUDITORÍA INTEGRAL

La auditoría integral es el Informe contable, donde coordina en forma interactiva e

interdisciplinaria a otros profesionales y técnicos. Allí la información financiera económica,

la calidad y las normas, leyes y resoluciones nacionales e internacionales son los sensores

utilizados para que los estados contables, con sus notas, cuadros y anexos, agreguen valor

científicamente a los usuarios.11

La auditoría integral implica la ejecución de un trabajo o enfoque, por analogía de las

revisiones financieras, de cumplimiento, control interno y de gestión, sistema y medio

ambiente.

2.2.6.1 Objetivos de la auditoría integral

Determinar, si los estados financieros se presentan de acuerdo con los principios de

contabilidad generalmente aceptados.

Determinar, si el ente ha cumplido, en el desarrollo de sus operaciones con las

disposiciones legales que le sean aplicables, sus reglamentos, los estatutos y las

decisiones de los órganos de dirección y administración.

Evaluar la estructura del control interno del ente con el alcance necesario para

dictaminar sobre el mismo.

Evaluar el grado de eficiencia en el logro de los objetivos previstos por el ente y el grado

de eficiencia y eficacia con que se han manejado los recursos disponibles.

11 CERVANTES A., Salvador. Auditoría Administrativa. 2ª Edición.

33

Evaluar los mecanismos, operaciones, procedimientos, derechos a usuarios,

responsabilidad, facultades y aplicaciones específicas de control relacionadas con

operaciones en computadora.

Evaluar el impacto medioambiental producido de manera directa o indirecta por

empresas que presentan un perfil ambiental diferente, condicionado por los riesgos

aparentes asociados con sus procesos y productos; la edad, historia y estado de una

planta, el marco jurídico en el cual opera.

2.2.6.2 Programa de auditoría integral

Un programa de auditoría integral debe contener como mínimo:

Objetivos general y/o específicos de los procedimientos a realizar

Fuentes de criterios

Criterios de auditoría

Procedimientos

Referencias a los papeles de trabajo

De ser el caso, indicar (en el procedimiento) que corresponde a una muestra

Periodo a evaluar

Responsables de las pruebas y revisión de las mismas

Duración de la prueba

2.2.6.3 Diferencias entre la auditoría integral y auditoría de estados financieros.

TABLA Nº 9

AUDITORÍA INTEGRAL Vs AUDITORÍA DE ESTADOS FINANCIEROS

Elementos Auditoría de estados financieros

Auditoría integral

Propósito

Emitir opinión sobre la

razonabilidad de las cifras de los

estados financieros tomados en conjunto

Evaluar y comprobar el logro de

operaciones económicas, eficientes y

efectivas en una empresa, examinando

sus controles internos de apoyo y las

bases de datos. Además probar el sistema de medición de la Gerencia.

Finalidad

Dar seguridad a los usuarios

externos sobre la objetividad de

Ayudar a la más alta autoridad de una

empresa o a la dirección de un ente a

mejorar las operaciones y actividades

en término de eficiencia en el uso de

los recursos y el logro de objetivos

34

la información financiera. operativos mediante la proposición de alternativas de solución.

Alcance

Actividades financieras y

económicas, así como la función

de control en el área financiera.

La organización total de la empresa, o

solo algunas de sus reparticiones y

operaciones enfocando su evaluación

al sistema de control gerencial,

comprende al ente económico incluido

en el entorno que lo rodea.

Enfoque Persigue la correcta

determinación del balance

general y estado de resultados.

Persigue la obtención de eficiencia,

economía y eficacia de los recursos

materiales y humanos que posee la

entidad.

Aporte en

solución de

problemas

No es responsable de proponer

soluciones

Si es responsable de buscar

alternativas de solución a los

problemas.

Procedimientos Planeación anticipada de las

pruebas a realizar de acuerdo a

la actividad económica de la

empresa que permita obtener

una opinión sobre la

razonabilidad de los estados

financieros.

Planeación estratégica del trabajo que

permita una labor integral, oportuna y

permanente de las operaciones del

ente auditado.

Labor de

seguimiento a

problemas

No existe responsabilidad.

Es responsable de dar seguimiento a

cada problema surgido

Informe a emitir

Dictamen sobre la razonabilidad

de los estados financieros de

acuerdo a normas y

procedimientos de auditoría generalmente aceptados.

Informe con opinión de los resultados

del área, actividad u operación

auditada tendiente a formular

recomendaciones para lograr los objetivos propuestos.

Objeto de examen

Estados financieros, registros contables y documentos anexos.

Actividades, operaciones, programas o

toda la organización en sí, además de

elementos indicadores y normas de

rendimiento medibles.

Fuente: investigación propia


35

2.2.6.4 Fases de auditoría12

2.2.6.4.1 Fase I: FAMILIARIZACIÓN Y REVISIÓN DE LEGISLACIÓN Y NORMATIVIDAD

ALCANCE

- Conocimiento general de las actividades principales de las empresas o instituciones.

- Visitas a las instalaciones.

- Revisión de la legislación aplicable: Leyes, decretos ejecutivos, resoluciones,

codificación de resoluciones, manuales, normativa, ordenanzas.

- Actualización de los archivos de la auditoría interna.

- La revisión de legislación y normatividad de la entidad es muy breve y no debe tomar

más de dos días, por parte del auditor jefe de equipo, quien debe actuar solo en esta

fase o apoyado por un auxiliar en caso de que la documentación sea muy

voluminosa.

2.2.6.4.2 Fase II: ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

El control interno comprende el plan de organización, todos los métodos y medidas que se

adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de

sus datos contables, promover la eficiencia operacional y fomentar la adherencia a las

políticas prescritas.

Se hace referencia a una cadena de acciones extendida a todas las actividades,

inherentes a la gestión e integrados a los demás procesos básicos de la misma:

planificación, ejecución y supervisión.

El auditor debe alejarse totalmente de los cuestionarios utilizados en la auditoría o

exámenes especiales con orientación financiera, porque el objetivo de la auditoría es

totalmente diferente.

12 El manual de auditoría de gestión de la Contraloría General del Estado.

36

2.2.6.4.3 Fase III: ÁREAS CRÍTICAS

Esta es la fase más extensa de la auditoría de gestión en donde se integran los

especialistas y se conforma el equipo multidisciplinario, cuando se lo considere necesario

cuando son áreas especializadas.

En esta fase luego de determinar las debilidades detectadas a través del control interno se

inicia con la redacción de los hallazgos.

Para la redacción de un hallazgo se consideran todos sus atributos o elementos que son

CONDICION.- Lo que sucede.

CRITERIO.- Parámetro de comparación por ser la situación ideal, el estándar, la

norma, el principio administrativo apropiado o conveniente.

CAUSA.- Motivo, razón por el que se dio la desviación o se produjo el área crítica.

EFECTO.- Daño, desperdicio, pérdida.

2.2.6.4.4 Fase IV: COMUNICACIÓN DE RESULTADOS.

El éxito del informe radica en convencer a los administradores que las

recomendaciones son tan importantes para la entidad que van a implantarse.

Más que insistir o exagerar en las deficiencias detectadas por la auditoría, cuenta la

perspectiva y proyección que dé el informe a los logros futuros que puedan alcanzar

la entidad.

Los informes no deben contener términos sumamente técnicos o especializados

porque son incomprensibles para el lector.

2.2.6.4.5 Fase V: SUPERVISIÓN Y MONITOREO

El proceso de vigilancia es: “un proceso que asegura la calidad del control interno sobre el

tiempo”.

37

El proceso de vigilancia se completa a través de las continuas actividades de evaluación. En

muchas entidades, los auditores internos contribuyen a la vigilancia de las actividades de

una entidad.

Una responsabilidad importante de la gerencia, es establecer y mantener el control interno.

La gerencia vigila los controles para considerar si están operando como se estableció. La

vigilancia es un proceso que valora la calidad del control interno.

2.2.6.5 Las marcas de auditoría13

Las marcas de auditoría conocidas también como: claves de auditoría o tildes son signos

particulares y distintivos que hace el auditor para señalar el tipo de trabajo realizado de

manera que el alcance del trabajo quede perfectamente establecido.

Estas marcas permiten conocer además, cuales partidas fueron objeto de la aplicación de

los procedimientos de auditoría y cuáles no.

Las marcas al igual que los índices y referencias, preferentemente deben ser escritas

con lápiz de color rojo, entre las principales marcas de auditoría tenemos:

Ligado

Comparado

Observado

Rastreado

Indagado

13

Contraloría GeneraldelEstado.(2002):ManualdeAuditoríadeGestión,Quito-Ecuador.p. 80- 81

38

Analizado

Conciliado

Circularizado

Sin respuesta

Respuesta afirmativa

Respuesta negativa

Comprobado

Cálculos

Inspeccionado

Notas explicativas

2.2.7 CUADRO DE MANDO INTEGRAL

Cuadro de mando Integral es un sistema de administración o sistema administrativo

(management system), que va más allá de la perspectiva financiera con la que los gerentes

acostumbran evaluar la marcha de una empresa.

No

o

39

Es un método para medir las actividades de una compañía en términos de su visión y

estrategia. Proporciona a los gerentes una mirada global de las prestaciones del negocio.

Es una herramienta de administración de empresas que muestra continuamente

cuándo una compañía y sus empleados alcanzan los resultados definidos por el plan

estratégico. También es una herramienta que ayuda a la compañía a expresar los objetivos

e iniciativas necesarias para cumplir con la estrategia.14

El cuadro de mando Integral sugiere que veamos a la organización desde cuatro

perspectivas, cada una de las cuales debe responder a una pregunta determinada:

Desarrollo y aprendizaje (Learning and Growth): ¿Podemos continuar mejorando y

creando valor?

Interna del Negocio (Internal Business): ¿En qué debemos sobresalir?

Del cliente (Customer): ¿Cómo nos ven los clientes?

Financiera (Financial): ¿Cómo nos vemos a los ojos de los accionistas?

El cuadro de mando integral es por lo tanto un sistema de gestión estratégica de la

empresa, que consiste en:

Formular una estrategia consistente y transparente.

Comunicar la estrategia a través de la organización.

Coordinar los objetivos de las diversas unidades organizativas.

Conectar los objetivos con la planificación financiera y presupuestaria.

Identificar y coordinar las iniciativas estratégicas.

Medir de un modo sistemático la realización, proponiendo acciones correctivas

oportunas.

14 KAPLAN Robert, NORTON David; REVISTA “HARVARD BUSINESS REVIEW”, 1996

http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Administraci%C3%B3n_de_empresas

http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Plan_estrat%C3%A9gico

http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Plan_estrat%C3%A9gico

http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=David_Norton

http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Harvard_Business_Review

40

2.2.7.1 Perspectivas

a) Perspectiva financiera

En general, los indicadores financieros están basados en la contabilidad de la compañía,

y muestran el pasado de la misma. El motivo se debe a que la contabilidad no es

inmediata (al emitir un proveedor una factura, la misma no se contabiliza

automáticamente), sino que deben efectuarse cierres que aseguren la completitud y

consistencia de la información. Debido a estas demoras, algunos autores sostienen que

dirigir una compañía prestando atención solamente a indicadores financieros es como

conducir a 100 km/h mirando por el espejo retrovisor.15

Algunos indicadores frecuentemente utilizados son:

Índice de liquidez

Índice de endeudamiento

Índice Dupont

Índice de rendimiento del capital invertido.

b) Perspectiva del cliente

.

Para lograr el desempeño financiero que una empresa desea, es fundamental que posea

clientes leales y satisfechos, con ese objetivo en esta perspectiva se miden las relaciones

con los clientes y las expectativas que los mismos tienen sobre los negocios. Además, en

esta perspectiva se toman en cuenta los principales elementos que generan valor para los

clientes integrándolos en una propuesta de valor, para poder así centrarse en los procesos

que para ellos son más importantes y que más los satisfacen.

El conocimiento de los clientes y de los procesos que más valor generan es muy

importante para lograr que el panorama financiero sea próspero. Sin el estudio de las

peculiaridades del mercado al que está enfocada la empresa no podrá existir un desarrollo

sostenible en la perspectiva financiera, ya que en gran medida el éxito financiero proviene

del aumento de las ventas, situación que es el efecto de clientes que repiten sus compras

porque prefieren los productos que la empresa desarrolla teniendo en cuenta sus

preferencias.

15KAPLAN Robert, NORTON David; REVISTA “HARVARD BUSINESS REVIEW”, 1996

http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Propuesta_de_valor

http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=David_Norton

http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Harvard_Business_Review

41

Una buena manera de medir o saber la perspectiva del cliente es diseñando protocolos

básicos de atención y utilizar la metodología de cliente incógnito para la relación del

personal en contacto con el cliente.

c) Perspectiva de procesos

Analiza la adecuación de los procesos internos de la empresa de cara a la obtención de la

satisfacción del cliente y logro de altos niveles de rendimiento financiero. Para alcanzar

este objetivo se propone un análisis de los procesos internos desde una perspectiva de

negocio y una predeterminación de los procesos clave a través de la cadena de valor.

Se distinguen cuatro tipos de procesos:

Procesos de operaciones Desarrollados a través de los análisis de calidad y

reingeniería. Los indicadores son los relativos a costos, calidad, tiempos o flexibilidad de

los procesos.

Procesos de gestión de clientes Indicadores: Selección de clientes, captación de

clientes, retención y crecimiento de clientes.

Procesos de innovación (difícil de medir). Ejemplo de indicadores: % de productos

nuevos, % productos patentados, introducción de nuevos productos en relación a la

competencia.

Procesos relacionados con el medio ambiente y la comunidad. Indicadores típicos

de gestión ambiental, seguridad e higiene y responsabilidad social corporativa.

d) Perspectiva del desarrollo de las personas y el aprendizaje

El modelo plantea los valores de este bloque como el conjunto de guías del resto de las

perspectivas. Estos inductores constituyen el conjunto de activos que dotan a la

organización de la habilidad para mejorar y aprender. Se critica la visión de la contabilidad

tradicional, que considera la formación como un gasto, no como una inversión.

42

La perspectiva del aprendizaje y mejora es la menos desarrollada, debido al escaso

avance de las empresas en este punto. De cualquier forma, la aportación del modelo es

relevante, ya que deja un camino perfectamente apuntado y estructura esta perspectiva.

Clasifica los activos relativos al aprendizaje y mejora en:

Capacidad y competencia de las personas (gestión de los empleados). Incluye

indicadores de satisfacción de los empleados, productividad, necesidad de formación,

entre otros.

Sistemas de información (sistemas que proveen información útil para el trabajo).

Indicadores: bases de datos estratégicos, software propio, las patentes y copyrights,

entre otros.

Cultura-clima-motivación para el aprendizaje y la acción. Indicadores: iniciativa de las

personas y equipos, la capacidad de trabajar en equipo, el alineamiento con la visión de

la empresa, entre otros.

Esta perspectiva se basa en la utilización de activos intangibles, lo que en toda compañía no

es siempre la lógica de negocios. En algunas compañías los recursos tangibles son

preponderantes en vez de los intangibles, por lo que no se trata de copiar y pegar tratando

de encajar este modelo en todas las empresas. Pueden existir más o menos perspectivas

del BSC (Cuadro de mando Integral).

2.2.7.2 Tipos de cuadro de mando

A la hora de disponer una relación de cuadros de mando, muchos son los criterios que se

pueden entremezclar, siendo los que a continuación se describen, algunos de los más

indicativos, para clasificar tales herramientas de apoyo a la toma de decisiones.

El horizonte temporal

Los niveles de responsabilidad y/o delegación

Las áreas o departamentos específicos.

Otras clasificaciones:

La situación económica

43

Los sectores económicos

Otros sistemas de información

En la actualidad, no todos los cuadros de mando integral están basados en los principios de

Kaplan y Norton, aunque sí influenciados en alguna medida por ellos. Por este motivo, se

suele emplear con cierta frecuencia el término dashboard, que relaja algunas

características teóricas del cuadro de mando.

De forma genérica, un dashboard engloba a varias herramientas que muestran información

relevante para la empresa a través de una serie de indicadores de rendimiento, también

denominados KPIs (key performance indicators).

Con una frecuencia mucho menor se utiliza el concepto de cuadro de mando operativo, que

es una utilidad de control enfocada a la monitorización de variables operativas, es decir,

indicadores rutinarios ligados a áreas o departamentos específicos de la empresa. Su

puesta en funcionamiento es más barata y sencilla, por lo que suele ser un buen punto de

partida para aquellas compañías que intentan evaluar la implantación de un cuadro de

mando integral.

2.2.7.3 Puesta en práctica del cuadro de mando

Seis serán las etapas propuestas:

1. Análisis de la situación y obtención de información.

2. Análisis de la empresa y determinación de las funciones generales.

3. Estudio de las necesidades según prioridades y nivel informativo.

4. Señalización de las variables críticas en cada área funcional.

5. Establecimiento de una correspondencia eficaz y eficiente entre las variables críticas

y las medidas precisas para su control.

6. Configuración del cuadro de mando según las necesidades y la información

obtenida.

En una primera etapa, la empresa debe conocer en qué situación se encuentra, valorar

dicha situación y reconocer la información con la que va a poder contar en cada momento o

escenario, tanto la del entorno como la que maneja habitualmente.

44

Esta etapa se encuentra muy ligada con la segunda, en la cual la empresa habrá de definir

claramente las funciones que la componen, de manera que se puedan estudiar las

necesidades según los niveles de responsabilidad en cada caso y poder concluir cuáles son

las prioridades informativas que se han de cubrir, cometido que se llevará a cabo en la

tercera de las etapas.

Por otro lado, en una cuarta etapa se han de señalizar las variables críticas necesarias para

controlar cada área funcional. Estas variables son ciertamente distintas en cada caso, ya

sea por los valores culturales y humanos que impregnan la filosofía de la empresa en

cuestión, o ya sea por el tipo de área que nos estemos refiriendo. Lo importante en todo

caso, es determinar cuáles son las importantes en cada caso para que se pueda llevar a

cabo un correcto control y un adecuado proceso de toma de decisiones.

Posteriormente, y en la penúltima de nuestras etapas, se ha de encontrar una

correspondencia lógica entre el tipo de variable crítica determinada en cada caso, y el ratio,

valor, medida, etc., que nos informe de su estado cuando así se estime necesario. De este

modo podremos atribuir un correcto control en cada momento de cada una de estas

variables críticas.

En último lugar, deberemos configurar el cuadro de mando en cada área funcional, y

en cada nivel de responsabilidad, de manera que albergue siempre la información mínima,

necesaria y suficiente para poder extraer conclusiones y tomar decisiones acertadas.

45

CAPÍTULO III

3. EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN A LA EMPRESA COMINTEX DE LA

CIUDAD DE QUITO.

3.1 INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

La empresa COMINTEX surge ante las diversas necesidades del mercado industrial textil,

de encontrar ropa de trabajo y uniformes para Instituciones públicas y privadas de excelente

calidad, diseños novedosos, diversidad y precios accesibles; además de encontrar todo en

un solo lugar, con instalaciones espaciosas, cómodas y aptas para recibir a sus clientes,

poder brindarles atención personal y especializada, ofreciendo todas las comodidades y

facilidad para la adquisición de prendas, botas y zapatos de trabajo .

Es así como nace y se constituye la empresa, la que a través del tiempo que tiene en el

mercado ha permanecido en constante crecimiento y se ha identificado como una empresa

nacional totalmente comprometida con la población nacional e internacional, que tiene como

principal actividad la confección y comercialización de ropa de trabajo.

En sus inicios la empresa contaba solamente con la maquinaria indispensable para realizar

el trabajo en bajas cantidades, de acuerdo a como ha ido creciendo ha ido implementando

mayor tecnología de acuerdo a las necesidades del mercado, en la actualidad la empresa

cuenta con el siguiente inventario:

TABLA Nº 10

INVENTARIO EMPRESA COMINTEX

ITEM DESCRIPCION CANTIDAD

1 MAQUINA JUKI DDL 8700 1



4 MAQUINA JK 120-8ª 1

5 MAQUINA SINGER 2 AGUJAS 1

6 OVERLOCK SIRUBA 5 HILOS 757 1

7 OVERLOCK 3 HILOS HAUSER ESPECIAL 504-4 1

8 SINGER CERRADORA DE CODO 231-4 1

9 RECUBRIDORA UNION ESPECIAL U 57800 1

10 PRETINADORA UNION ESPECIAL U51700 BOZ 1

11 BOTONERA SIRUBA PKS 11-C 1

46

12 TROCADORA MITSUYIN MY 1900 1

13 OJALADORA BROTHER HE-800A-2 1

14 CORTADORA JEMA JM-3 1

15 PERFORADORA GEMSI -902787 1

16 PLANCHA A VAPOR 200939 WEIJIE 1

17 PLANCHA A VAPOR 2001555 1

18 PLANCHA A VAPOR 200894 1

19 PLANCHA SILUN STAR 091797 1

20 PORTACONOS WEIJIE WJ205 1

21 ESTANTERIAS AZULES n

22 ESCRITORIOS 7

23 SCANER 1

24 COMPUTADORES 3

25 PORTATIL 1

26 ARCHIVADORES METALICOS NEGROS 2

27 ARCHIVADOR DE MADERA NEGRO 1

28 PERCHAS METALICAS 6

29 IMPRESORA EPSON 1

30 IMPRESORA HP LASER 1

31 IMPRESORA HP JET 1

32 GRABADORA 1

33 TELEFONOS 7

34 FAX 1

35 SILLAS INDIVIDUALES 9

36 SILLA X 3 1

37 SILLA X 2 1

38 MESA REDONDA EXHIBIDOR 1

39 PERCHA DE MADERA VERTICAL 1

40 PERCHA DE MADERA HORIZONTAL 1

41 MANIQUIES 7

42 PULPO PARA ESTAMPAR 4 BRAZOS Y 4 ESTANTERIAS 1

43 PAPELERAS 2

44 PRESECADOR 1

45 PLANCHA TERMOFIJADOR 1

46 CAMIONETA ROJA MARCA MAZDA 1

47 AUTO RENAULT LOGAN 1

48 FURGONETA HYUNDAY 1


47

3.1.1 Justificación

La auditoría de gestión a la empresa COMINTEX se realiza con la finalidad de que la

empresa pueda garantizar sus productos y servicios de calidad, precios competitivos, para

alcanzar la satisfacción de sus clientes y lograr mayor rentabilidad.

La inexistencia de indicadores de gestión, las deficiencias en la determinación de objetivos

organizacionales, el desconocimiento por parte de los empleados de la misión, visión,

cultura organizacional, entre otros, ha provocado que la empresa, si bien es cierto ha tenido

un crecimiento considerable, pero si se toman acciones para mejorar ciertos aspectos muy

necesarios para el desarrollo empresarial, la posición de la empresa en el mercado sería

mucho mejor.

Las actividades de control como la auditoría, proveerá a la empresa de una herramienta de

evaluación objetiva, imparcial y competente de las actividades administrativas y de gestión,

así como el análisis de los procedimientos y coordinaciones para el control interno de esta

actividad, y con ello; a través del informe, suministrar a la gerencia la información suficiente,

que le permita una toma de decisiones efectiva para la mejora continua de la empresa.

Con la realización de este trabajo se beneficiarán todas las áreas de la empresa, pueden

presentarse ciertos limitantes como el difícil acceso a cierta documentación necesaria e

indispensable para el desarrollo de la auditoría de gestión, si los resultados obtenidos se

pueden sugerir ciertos cambios para la empresa esto garantizará el éxito gradual de la

Institución.

3.1.2 Objetivos de la auditoría

Formular y presentar una opinión sobre los aspectos administrativos, gerenciales y

operativos, poniendo énfasis en el grado de efectividad y eficiencia con que se han

utilizado los recursos materiales y financieros mediante modificación de políticas,

controles operativos y acción correctiva.

Establecer el grado en que la entidad y sus servidores han cumplido

adecuadamente los deberes y atribuciones que les han sido asignados.

48

Determinar el grado en que la empresa y sus empleados controlan y evalúan la


Verificar que la empresa auditada cumpla con normas y demás disposiciones legales

y técnicas que le son aplicables, así como también con principios de economía,

eficiencia, eficacia, efectividad, equidad, excelencia y valoración de costos

ambientales, según cada caso y formular recomendaciones oportunas para cada uno

de los hallazgos identificados.

Estimular la adherencia del personal al cumplimiento de los objetivos y políticas de la

entidad y mejorar los niveles de productividad, competitividad y de calidad de la

entidad.

Establecer si los controles gerenciales implementados en la entidad o programa son

efectivos y aseguran el desarrollo eficiente de las actividades y operaciones.

3.1.3 Alcance de la auditoría

El período examinado para la realización de la auditoría de gestión a la empresa

COMINTEX fue de enero a diciembre del año 2010.

El campo de estudio de la Auditoría de Gestión en la empresa COMINTEX de la ciudad de

Quito abarca la economía de la producción entre los que se incluyen elementos como:

especialización, simplificación, estandarización, diversificación, expansión, contracción e

integración y factores de producción.

Por otra parte, las áreas de examen entre otras, comprenden un estudio y evaluación de los

métodos para pronosticar: programación del producto, costos de proyectos de ingeniería,

estimación de los precios, comunicaciones, equipos y aplicaciones del procesamiento de

datos, eficiencia administrativa, etc.

Los elementos en los métodos de administración y operación que exigen una constante

vigilancia, análisis, y evaluación son los siguientes: planes y objetivos, estructura orgánica,

políticas y prácticas, sistemas y procedimientos, métodos de control, formas de operación y

recursos materiales y humanos.

49

Las áreas principales que abarcan la auditoría de gestión tenemos las siguientes:

Auditoría de la gestión del sistema global de la empresa:

Evaluación de la posición competitiva

Evaluación de la estructura organizativa

Balance social

Evaluación del proceso de la dirección estratégica

Evaluación de los cuadros directivos

Auditoría de la gestión del sistema comercial:

Análisis de la estrategia comercial

Oferta de bienes y servicios

Sistema de distribución física

Política de precios

Función publicitaria

Función de ventas

Promoción de ventas

Auditoría de la gestión del sistema financiero:

Capital de trabajo

Inversiones

Financiación a largo plazo

Planificación financiera

Área internacional

Auditoría de la gestión del sistema de producción:

Diseño del sistema

Programación de la producción

Control de calidad

Almacén e inventarios

Productividad técnica y económica

Diseño y desarrollo de productos

50

Auditoría de la gestión del sistema de recursos humanos:

1. Productividad

2. Clima laboral

3. Políticas de promoción e incentivos

4. Políticas de selección y formación

5. Diseño de tareas y puestos de trabajo

Auditoría de la gestión de los sistemas administrativos:

Análisis de proyectos y programas

Auditoría de la función de procesamiento de datos

Auditoría de procedimientos administrativos y formas de control interno en las áreas

funcionales

3.1.4 Base legal de la empresa

Las leyes, normas, reglamentos son necesarios para el funcionamiento de la empresa las

cuales afectan directa o indirectamente, siendo permisivas y al mismo tiempo restrictivas.

La empresa COMINTEX como persona natural obligada a llevar contabilidad debe cumplir

con las siguientes obligaciones tributarias.

Declaración mensual de IVA

Declaración de retenciones en la fuente

Declaración de impuesto a la renta.

Anexos de relación de dependencia.

Anexos REOC

Otro tema legal es el relacionado al martes 26 de mayo de 2009, publicado en el registro

oficial No. 598 la ordenanza metropolitana No. 283, que establece el otorgamiento de la

licencia metropolitana de funcionamiento para los establecimientos que operen dentro del

Distrito Metropolitano de Quito, esta licencia comprende los siguientes componentes:

Patente municipal

Permisos de prevención y control de incendios,

51

Publicidad exterior, y;

Salud.

La licencia metropolitana de funcionamiento es el documento que habilita a las personas

naturales y jurídicas para el ejercicio de las actividades económicas en el Distrito

Metropolitano de Quito, autorizando el funcionamiento de sus establecimientos, en

razón de que se ha cumplido con los requisitos exigidos de acuerdo a su categoría, y

las inspecciones y controles realizados por el cuerpo de bomberos, dirección

metropolitana de salud, publicidad exterior y dirección metropolitana ambiental.

El sistema nacional de compras públicas del Ecuador, es el mecanismo a través del cual las

instituciones públicas podrán realizar sus adquisiciones a través de las diferentes

herramientas como:

Publicación de procesos de contratación pública.

Registro único de proveedores, teniendo una sola base de datos de proveedores

para todas las instituciones del estado.

Proceso transaccional de compra a través de esta plataforma, que permita a las

instituciones adquirir sus bienes, obras o servicios, utilizando diferentes

herramientas de compras como son: licitación, subasta inversa electrónica y

catálogo de productos

La empresa COMINTEX, cumple con los requisitos establecidos dentro del sistema nacional

de contratación pública, por lo que se encuentra legalmente habilitada con el registro único

de proveedores, RUP, por lo que las instituciones públicas pueden adquirir sus productos

de una forma ágil, eficiente y sobre todo de forma transparente.

52

3.1.5 ESTADO DE SITUACIÓN

EMPRESA COMINTEX

ESTADO DE SITUACIÓN

Del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010

ACTIVO ACTIVO CORRIENTE 75.695,60

Caja - Bancos 509,07

Cuentas y Documentos por cobrar 52.499,27

(-) Provisión cuentas incobrables 1.640,21

Crédito tributario (IVA) 5.388,83

Crédito tributario (IR) 5.593,14 Inventario Productos terminados 13.345,50

ACTIVO FIJO 196.804,85

Inmuebles 44.038,49 Terreno 62.500,00

Muebles y enseres 4.063,36 Maquinaria y equipo 104.341,79 Vehículos 28.348,21 (-) Depreciación acumulada AF 46.487,00 ACTIVOS INTANGIBLE 2.799,86

Software 2.799,86

TOTAL ACTIVOS 275.300,31 PASIVO

PASIVO CORRIENTE 76.508,86 Cuentas y documentos por pagar 58.650,18 Otras cuentas y documentos por pagar 17.858,68

PASIVO LARGO PLAZO 63.058,21

Obligaciones Instituciones Bancarias 63.058,21 TOTALPASIVOS 139.567,07

Total Patrimonio 135.733,24

Total Pasivo y Patrimonio 275.300,31

53

3.1.6 PLANIFICACIÓN

La auditoría de gestión permitirá a la empresa COMINTEX, identificar los niveles de

eficiencia, eficacia, economía, ética y ecología de todas las áreas de la empresa mediante la

aplicación de técnicas y procedimientos de auditoría, para poder presentar el informe final y

sus respectivas conclusiones y recomendaciones.

AUDITORÍA DE GESTIÓN EMPRESA COMINTEX

Del 03 de enero del 2011 al 17 de junio del 2011

FASES OBJETIVOS TIEMPO

FASE I FAMILIARIZACIÓN Y REVISIÓN

DE LA LEGISLACIÓN Y NORMATIVIDAD

Planificación

-Planificación preliminar

Programa de auditoría

Memorando de confirmación de

auditoría

Carta de representación

Contrato de auditoría

Memorando de recorrido por la

empresa

Entrevista con el gerente general

Entrevista al cliente

Memorando de requerimiento de

información

Cronograma de actividades

Determinación de indicadores

-Planificación específica

Evaluación

Selección de los procedimientos a

ser aplicados.

Conocer en forma general

la situación actual y todos

los elementos que

conforman la empresa,

que permitan al auditor

elaborar el programa de

auditoría que se llevará a

efecto.

Del

03/01/2011 al

07/01/2011

54

FASES

OBJETIVOS TIEMPO

FASE II EVALUACIÓN DEL CONTROL

INTERNO

-Aplicación de técnicas de verificación

ocular


verbal


escrita y documental


Cuestionario de control interno al

gerente general

Cuestionario de control interno al

contador

Cuestionario de control interno a

operarios

Actividades de control

Evaluación del Sistema de control

Interno según COSO

Matriz de riesgos

Matriz de actividades/ riesgos

Matriz de actividades riesgos

semaforización

Cronograma de actividades.

Identificar las fortalezas y

debilidades del control

interno

Revisar las políticas del

control interno

Evaluar la estructura de

control interno para

identificar áreas críticas

Del

10/01/2011

al 18/03/2011

FASE III DESARROLLO DE HALLAZGOS

O EXAMEN PROFUNDO DE ÁREAS

CRÍTICAS


Cronograma de actividades

Manual de funciones

Organigrama estructural

Plan estratégico de la empresa

COMINTEX

Niveles de satisfactoriedad

Hojas de hallazgos

Analizar las principales

causas que originan

conflicto de intereses en la

toma de decisiones.

Verificar el perfil

profesional de los

trabajadores de la

empresa.

Analizar las razones por la

que no se utiliza los

indicadores de gestión

para medir la gestión de la

gerencia.

Del

28/03/2011

al

22/04/2011

55

FASE IV COMUNICACIÓN DE

RESULTADOS E INFORME DE

AUDITORÍA


Informe borrador con los resultados

obtenidos en el proceso de auditoría

Convocatoria de lectura y discusión

de resultados

Acta de sesión realizada

Establecer periodo de descargo de

las observaciones emitidas en el

informe

Presentación del informe final

Mantener una

comunicación permanente

con la empresa, para

evidenciar el informe y

presentar oportunamente

los resultados obtenidos

de las fases anteriores.

Realizar el respectivo

informe con sus

respectivos documentos

de soporte para ser

expuesto al gerente de

COMINTEX

Del

2/05/2011

al 13/05/2011

FASE V SEGUIMIENTO DE

RECOMENDACIONES

Determinar recomendaciones

Determinar plazo de ejecución de

las recomendaciones

Determinar las

recomendaciones emitidas

en el informe final

Determinar el plazo de

ejecución de las

recomendaciones

Del

06/06/2011

al

17/06/2011

Los papeles de trabajo utilizarán como ejemplo las siguientes letras, en las fases

respectivas:

• Planificación preliminar: PP

• Planificación específica: PE

• Comunicación de resultados: CR

• Seguimiento y monitoreo: SM

Los índices de referencia se escribirán con color rojo en la esquina superior derecha de las

hojas de trabajo con el fin de facilitar su identificación. Al final del papel de trabajo deberá

señalarse las iniciales, la sumilla y la fecha de elaboración y supervisión de los mismos.

Las marcas de auditoría se utilizarán para señalar en los papeles de trabajo el tipo de

revisión y pruebas efectuadas.

56

3.2 DESARROLLO DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

3.2.1 FASE I

3.2.1.1 PROGRAMA DE AUDITORÍA

EMPRESA COMINTEX

AUDITORÍA DE GESTIÓN

REVISIÓN DE LEGISLACIÓN, OBJETIVOS, POLÍTICAS Y NORMAS

A 03 de enero del 2011

OBJETIVOS

- Realizar un diagnóstico empresarial para conocer la información general de la empresa

- Efectuar una revisión previa de la base legal y normativa del cliente

- Conocer las principales actividades de la empresa

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA

N° DETALLE Ref P/T Elaborado

por

Fecha OBSERVACIONES

1 Elabore programa de auditoría F.1.1 D.R 03/enero

/2011

2 Solicite la confirmación de la auditoría F.1.2 D.R 03/enero

/2011

3 Requiera la carta de representación al

gerente

F.1.3 D.R 04/enero

/2011

4 Solicite la confirmación de la auditoría

al gerente

F.1.4 D.R 04/enero

/2011

5 Elabore, revise y firme contrato de

auditoría

F.1.5 D.R 04/enero

/2011

6 Elabore cronograma de actividades F.1.6 D.R 04/enero

/2011

7 Elabore convocatoria para dar a

conocer la finalidad y objetivo de la

auditoría

F.1.7 D.R 04/enero

/2011

8 Prepare entrevistas con la gerencia,

contador y empleado.

F.1.8 D.R 05/enero

/2011

REF: PT

1/1

57

9 Requiera organigrama estructural de

la empresa

F.1.9 D.R 05/enero

/2011

Capítulo I:

Información de la

empresa, facilitado

por el gerente

10 Realice un recorrido por las

instalaciones de la empresa

F.1.10 D.R 06/enero

/2011

11 Conocer la misión, visión, estrategias

y objetivos empresariales

F.1.11

D.R 06/enero

/2011

Página web:

www.uniformes.com

12 Elabore informe de recorrido por la

empresa

F.1.12 D.R 05/enero

/2011

13 Elabore narrativa de recorrido por la

empresa

F.1.13 D.R 05/enero

/2011

14 Elabore narrativa de la estructura

orgánica de la empresa

F.1.14 D.R 05/enero

/2011

15 Elabore las relaciones de la evidencia

con los objetivos de auditoría

F.1.15 D.R 05/enero

/2011

16 Prepare el archivo permanente con la

información de la entidad que

contenga al menos: RUC, RUP,

patente, reglamentos, jefes

departamentales.

F.1.16 D.R 06/enero

/2011

No disponen de

reglamento interno

17 Solicite el manual de funciones F.1.17 D.R 06/enero

/2011

No disponen

18 Solicite los indicadores de gestión F.1.18 D.R 07/enero

/2011

No disponen

Elaborado por: Hugo David Rosales Revisado por: Dra. María Augusta Solano De La Sala

Fecha: 3 de enero de 2011 Fecha: 5 de enero de 2011


58

MEMORANDO AU-001- 2011

ORDEN DE TRABAJO PARA LA AUDITORÍA DE GESTIÓN A LA EMPRESA COMINTEX

PARA : DAVID ROSALES

AUDITOR

DE : Dra. MARÍA AUGUSTA SOLANO DE LA SALA

AUDITOR JEFE

ASUNTO : AUDITORÍA DE GESTIÓN A LA EMPRESA COMINTEX

FECHA : 03 de enero del 2011

Una vez que ha sido aprobada su propuesta de ejecutar la auditoría de gestión a la empresa

COMINTEX de la ciudad de Quito, le informo que deberá cumplir con esta actividad EN UN

PERÍODO DE 168 días, actuando en calidad de Auditor, los objetivos del trabajo son los

siguientes:

Formular y presentar una opinión sobre los aspectos administrativos, gerenciales y operativos, poniendo énfasis en el grado de efectividad y eficiencia con que se han utilizado los recursos materiales y financieros mediante modificación de políticas, controles operativos y acción correctiva.

Establecer el grado en que la entidad y sus servidores han cumplido adecuadamente los deberes y atribuciones que les han sido asignados.



Verificar que la empresa auditada cumpla con normas y demás disposiciones legales y técnicas que le son aplicables, así como también con principios de economía, eficiencia, eficacia, efectividad, equidad, excelencia y valoración de costos ambientales, según cada caso y formular recomendaciones oportunas para cada uno de los hallazgos identificados.

Estimular la adherencia del personal al cumplimiento de los objetivos y políticas de la entidad y mejorar los niveles de productividad, competitividad y de calidad de la entidad.

Establecer si los controles gerenciales implementados en la entidad o programa son efectivos y aseguran el desarrollo eficiente de las actividades y operaciones.

Por lo que se le solicita identifique las posibles debilidades presentadas en las diferentes áreas de la empresa, mediante las técnicas, principios y normas de auditoría.

Atentamente,

………………….

AUDITOR JEFE

REF: PT

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59

CARTA DE REPRESENTACIÓN

Quito, 04 de enero del 2011

Sr.

Hugo David Rosales

AUDITOR EXTERNO

Quito.-

De acuerdo a los procedimientos utilizados, confirmamos la siguiente información que le

suministramos durante la auditoría de gestión a la empresa COMINTEX.

Reconocemos nuestra responsabilidad en la autorización de la auditoría de gestión que se

está desarrollando en la EMPRESA.

1. Todos los documentos entre ellos, estructura organizacional, normas, políticas,

reglamentos y toda la correspondiente documentación existente en el archivo

permanente son los que sustentan la realización de la presente auditoría.

2. Desconocemos la existencia de:

a) Irregularidades que impliquen a los trabajadores de la empresa.

b) Inobservancia de las leyes o reglamentos cuyos efectos deberían ser

considerados para la presentación del informe.

3. La empresa está libre de errores y omisiones importantes.

4. La empresa ha cumplido con todas las obligaciones contractuales y financieras

establecidas en los convenios suscritos.

Atentamente,

Sr.

Pedro Vallejo Báez

GERENTE

REF: PT

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CONFIRMACIÓN DE AUDITORÍA


Sr.

Pedro Vallejo Báez

GERENTE DE LA EMPRESA COMINTEX

Presente:

Esta carta tiene el propósito de confirmar nuestro acuerdo sobre lo convenido para llevar a

cabo la auditoría de gestión a la empresa COMINTEX correspondiente al presente año, con

el fin de elaborar un informe sobre el cumplimiento de todas las disposiciones legales y

demás funciones de la empresa.

Mi informe se basará sobre la auditoría de gestión que realice a la empresa, de conformidad

con el plan anual de auditoría que se evaluará.

La responsabilidad primaria por mantener una gestión adecuada y efectiva, recae sobre los

miembros de la empresa. El propósito de nuestra auditoría es capacitarnos para emitir una

opinión sobre la gestión de la gerencia y los empleados de la empresa. Por supuesto

estaremos atentos a cualquier indicio de irregularidades y se las haré saber.

Realizaremos observaciones previas en sus oficinas durante el mes de enero a junio del

2011, también queda acordado que los empleados de la empresa nos proporcionan todos

los documentos requeridos de la empresa.

Mis honorarios para este examen se basarán en una tarifa estándar por hora para el

personal profesional de distintos tipos que participará en el trabajo, como anticipé mis

honorarios son de 1.000,00 dólares americanos. La forma de pago será el 30% en el

momento de la firma del contrato, el 30% al terminar la segunda fase de Auditoría y el 40%

en el momento de la presentación del informe.

Solicitamos se sirvan firmar y devolverme la copia de esta carta como demostración de que

aceptan los acuerdos firmados.

Atentamente,

…………………………

David Rosales

AUDITOR

REF: PT

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CONTRATO DE AUDITORÍA

Contrato de prestación de servicios profesionales de auditoría de gestión que celebran por una parte la empresa COMINTEX, representada por el señor Pedro Vallejo en su carácter de GERENTE y que en lo sucesivo se denominará el cliente, por otra parte el señor David Rosales a quien se denominará auditor, de conformidad con las declaraciones y cláusulas siguientes: DECLARACIONES I El cliente declara:

a) Que es una empresa de confecciones de carácter privado. b) Que está representada para este acto por el señor Pedro Vallejo. c) Que requiere tener servicios de auditoría de gestión, por lo que ha decidido contratar los servicios del auditor señor David Rosales.

II Declaran ambas partes:

a) Que habiendo llegado a un acuerdo sobre lo antes mencionado, lo formalizamos otorgando el presente contrato que se contiene en las siguientes CLÁUSULAS:

PRIMERA: OBJETO

El auditor se obliga a prestar al cliente los servicios de auditoría de gestión para llevar a cabo la evaluación de la empresa COMINTEX, que se detallan en la propuesta de servicios, firmada por las partes, forma parte integrante del contrato. SEGUNDA: ALCANCE DEL TRABAJO El alcance de los trabajos que llevará a cabo el auditor dentro de este contrato son:

a) Evaluación de la empresa COMINTEX en lo que corresponde a: - Su organización - Estructura - Recursos humanos - Normas y políticas - Capacitación - Planes de trabajo - Controles internos - Estándares

b) Elaboración de informes que contengan conclusiones y recomendaciones por cada uno de los trabajos señalados en el inciso a) de esta cláusula.

TERCERA: PROGRAMA DE TRABAJO El cliente y el auditor convienen en desarrollar en forma conjunta un programa de trabajo en el que se determinen con precisión las actividades a realizar por cada una de las partes, los responsables de llevarlas a cabo y las fechas de realización.

REF: PT

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CUARTA: SUPERVISIÓN

El cliente o quien designe tendrá derecho a supervisar los trabajos que se le han encomendado al auditor dentro de este contrato y a dar por escrito las instrucciones que estime convenientes. QUINTA: COORDINACIÓN DE LOS TRABAJOS

El cliente designará por parte de la organización a un coordinador del proyecto quien será el responsable de coordinar la recopilación de la información que solicite el auditor y de que las reuniones y entrevistas establecidas en el programa de trabajo se lleven a cabo en las fechas establecidas. SEXTA: HORARIO DE TRABAJO

El auditor dedicará el tiempo necesario para cumplir satisfactoriamente con los trabajos materia de la celebración de este contrato, de acuerdo al programa de trabajo convenido por ambas partes y gozará de libertad fuera del tiempo destinado al cumplimiento de las actividades, por lo que no estarán sujetos a horarios y jornadas determinadas. SEPTIMA: PERSONAL ASIGNADO

El auditor designará para el desarrollo de los trabajos objeto de este contrato a colaboradores quienes, cuando consideren necesario incorporarán personal técnico capacitado, en el número que se requiere de acuerdo a los trabajos a realizar. OCTAVA: RELACIÓN LABORAL

El auditor no tendrá ninguna relación laboral con el cliente y queda expresamente estipulado que este contrato se suscribe en atención a que el auditor en ningún momento se considere intermediario del cliente respecto al personal que ocupe para dar cumplimiento de las obligaciones que se deriven de las relaciones entre él y su personal, y exime al cliente de cualquier responsabilidad que a este respecto existiere. NOVENA: PLAZO DE TRABAJO

El auditor se obliga a terminar los trabajos señalados en las cláusulas de este contrato en 168 días hábiles después de la fecha en que se firme el contrato y sea cobrado el anticipo correspondiente. El tiempo estimado para la terminación de los trabajos está en relación a la oportunidad en que el cliente entregue los documentos requeridos por el auditor y por el cumplimiento de las fechas estipulada en el programa de trabajo aprobado por las partes, por lo que cualquier retraso ocasionado por parte del personal del cliente repercutirán en el plazo estipulado, el cual deberá incrementarse de acuerdo a las nuevas fechas establecidas en el programa de trabajo, sin perjuicio alguno para el auditor. DECIMA: HONORARIOS

El cliente pagará al auditor por los trabajos objeto del presente contrato, honorarios por la cantidad de MIL DÓLARES AMERICANOS, más el impuesto al valor agregado correspondiente. La forma de pago será la siguiente:

a) 30% a la firma del contrato. b) 30% al terminar la segunda fase de auditoría.

63

c) 40% a la terminación del trabajo y presentación del informe final.

DECIMOPRIMERA: ALCANCE DE LOS HONORARIOS

El importe señalado en la cláusula décima compensará al auditor por sueldos, horarios, organización y dirección técnica propia de los servicios de auditoría, prestaciones sociales y laborales de su personal. DECIMOSEGUNDA: INCREMENTO DE HONORARIOS En caso de que tenga un retraso debido a la falta de entrega de información, demora o cancelación de las reuniones, o cualquier otra causa imputable al cliente, este contrato se incrementará en forma proporcional al retraso y se señalará el incremento de común acuerdo. DECIMOTERCERA: TRABAJOS ADICIONALES De ser necesaria alguna adición a los alcances o productos del presente contrato, las partes celebrarán por separado un convenio que formará parte integrante de este instrumento y en forma conjunta se acodará en nuevo costo. DECIMOCUARTA: GASTOS GENERALES

Los gastos de fotocopiado y dibujo que se produzcan con motivo de este contrato correrán por cuenta del cliente. DECIMOQUINTA: CAUSAS DE RESCISIÓN

Serán causas de rescisión del presente contrato la violación o incumplimiento de cualquiera de las cláusulas de éste contrato. DECIMOSEXTA: JURISDICCIÓN

Todo lo no previsto en este contrato se regirá por las disposiciones relativas, contenidas en el código civil, en caso de controversia para su interpretación y cumplimiento, las partes se someten a la jurisdicción de los tribunales de la República, renunciando al fuero que les pueda corresponder en razón de su domicilio presente o futuro. Enteradas las partes del contenido y alcance legal de este contrato, lo rubrican y firman de conformidad en original y tres copias, en la ciudad de Quito, el día 05 de enero de 2011. _________________________ _____________________________

EL CLIENTE EL AUDITOR

64

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE LA FASE I DE AUDITORIA EMPRESA COMINTEX


Sr.

Pedro Vallejo


Quito.-

Como es de su conocimiento el Sr. David Rosales ha sido acreditado como auditor para realizar la auditoría de gestión a la empresa, la cual inicia desde la presente fecha y tendrá una duración de ciento sesenta y ocho días hábiles, para lo cual presentamos a usted el cronograma de actividades de la fase inicial con el fin de que se brinde todas las facilidades para la realización del trabajo.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

ENTIDAD: EMPRESA COMINTEX

TIPO DE AUDITORÍA: AUDITORÍA DE GESTIÓN

PERIODO DE AUDITORIA: Del 03 de enero al 17 de junio del 2011

No. ACTIVIDADES

ENERO

03 04 05 06 07

1 FASE I: PROCEDIMIENTOS

1.1 Solicite la confirmación de la auditoría al auditor jefe

1.2 Requiera la carta de representación al gerente

1.3 Solicite carta de confirmación al gerente

1.4 Elabore, revise y firme contrato de auditoría

1.5 Obtenga el organigrama estructural de la empresa

1.6 Prepare entrevistas con el gerente, contador y empleado de la empresa

1.7 Realice un recorrido por las instalaciones de la empresa

1.8 Solicite información sobre: misión, visión, estrategias y objetivos institucionales

1.9 Prepare el archivo permanente con la información de la empresa

1.10 Solicite el manual de funciones

1.11 Solicite los indicadores de gestión

Elaborado por: David Rosales

Atentamente,

David Rosales

Auditor

REF: PT

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MEMORANDO AU-002-2011

PARA: SR. PEDRO VALLEJO

GERENTE COMINTEX

DE: SR. DAVID ROSALES

AUDITOR

ASUNTO: CONVOCATORIA – GERENTE Y CONTADOR

FECHA: 05 de enero del 2011

Se convoca al gerente y contador de la empresa en la sala de reuniones de la misma a una

reunión a las 16H00 del día 06 de enero del 2011.

Orden del día:

1. Constatación de la presencia del gerente y contador

2. Informar el motivo de la reunión.

3. Dar a conocer sobre la finalidad y objetivo de la auditoría de gestión.

4. Informar sobre el alcance de la auditoría de gestión.

Así mismo le solicitamos la colaboración y predisposición para llevar a cabo el desarrollo de

nuestro trabajo.

Atentamente,

……………………………

Sr. David Rosales.

AUDITOR

REF: PT

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EMPRESA COMINTEX AUDITORÍA DE GESTIÓN

ENTREVISTA AL GERENTE

FASE I: Familiarización, revisión, legislación, objetivos, políticas y normas.

Nombre del Entrevistado: Sr. Pedro Vallejo Cargo: Gerente general Entrevistador: Sr. David Rosales Día previsto: 5 de enero del 2011 Hora solicitada: 10 am Duración de la entrevista: 10 minutos Lugar: Salón de reuniones de la empresa

Señor Gerente

El objeto de la entrevista es hacer conocer el inicio de una auditoría de gestión que se la realizará a la empresa para evaluar la eficiencia, efectividad, economía, ética y ecología.

a) Explicar al gerente el objetivo y alcance de la auditoría.

Yo, David Rosales, auditor independiente, he sido acreditado para realizar la auditoría de gestión a la empresa la cual iniciará desde la presente fecha y tendrá una duración de ciento sesenta y ocho días.

La auditoría de gestión es un examen que se efectuará a la empresa COMINTEX por un profesional externo independiente, con el propósito de evaluar la eficiencia de la gestión teniendo en cuenta los objetivos generales, su eficiencia como organización y su actuación y posicionamiento desde el punto de vista competitivo, con el propósito de emitir un informe sobre la situación global de la misma.

1. ¿Es usted quien representa legalmente a la empresa? Efectivamente, en mi calidad de gerente y a la vez propietario, soy quien representa legalmente a la empresa.

2. ¿Existen documentos de sustento legal, técnico, f inanciero y contable para

el desarrollo de las actividades de la empresa?

Esta empresa si tiene los documentos legales así como las autorizaciones respectivas para su funcionamiento como RUC, RUP, patentes, estados financieros, declaraciones de impuestos en la respectiva fecha, se emiten y se receptan facturas por las ventas y compras, comprobantes de ingresos y egresos. 3. ¿La empresa dispone de reglamento interno y documentos en donde se

establezcan políticas y procedimientos como manual de funciones o procedimientos que normen el buen funcionamiento de la empresa?

Hasta el momento no ha habido la necesidad de crear ninguno de los documentos que se menciona, la empresa lleva algunos años en el mercado y no hemos tenido problemas mayores más bien hemos crecido y estamos muy bien, por lo que no son necesarios.

REF: PT

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4. ¿Piensa usted que la experiencia y los conocimientos de sus empleados son los suficientes para el buen desempeño de su trabajo? Si todos los empleados de la empresa, llevan algún tiempo trabajando lo que les ha permitido a parte de tener estabilidad en el trabajo, han adquirido experiencia, por lo que conocimientos tienen los suficientes porque la empresa tampoco es muy compleja como para que se dificulte el desempeño de sus funciones.

5. ¿Cuáles son algunos de los problemas o dificultades por los que atraviesa actualmente la empresa? ¿Cuáles son sus causas? ¿Qué grado de difusión tienen?

Problemas graves no existen excepto por algún inconveniente que de vez en cuando se presenta como en todas partes pero siempre se solucionan inmediatamente, las causas generalmente son la falta de comunicación y a veces el tiempo, el grado de difusión depende de la gravedad y se lo hace solamente con los involucrados en el problema, porque todo se soluciona con mucha discreción para no crear ningún tipo de polémica ni comentarios que muchas veces terminan agravando el problema.

6. ¿Actualmente está en marcha algún programa concreto para mejorar la productividad como por ejemplo: círculos de calidad, enriquecimiento del puesto de trabajo, gestión de la calidad total o algún otro?

No la verdad es que no existe ningún programa porque considero que la productividad es buena.

7. ¿Alguna vez se ha realizado en la empresa una auditoría interna?

No, en todos los años que tiene la empresa, nunca se la ha realizado porque los empleados llevan muchos años trabajando y tengo plena confianza en que su trabajo lo hacen con transparencia.

8. ¿Realiza usted algún tipo de seguimiento y evaluación a cada uno de los procesos que se realizan en la empresa?

Por supuesto que sí, considero que por más confianza que se tenga en los empleados siempre es necesario estar verificado que todo se haga tal y como los procedimientos lo exigen y cuando algo no funciona bien es bueno tomar acciones correctivas.

9. ¿Qué aspectos más significativos internos y externos han afectado a la gestión de la empresa?

Internamente no ha habido problemas que afecten la gestión porque considero que el estado de la empresa es bueno, externamente, creo que a todos nos ha afectado las políticas del gobierno en cuanto a la aplicación de aranceles en las importaciones por lo que se ha encarecido la materia prima para algunos productos, por lo tanto nuestros precios también se han incrementado y eso afecta a los consumidores y ocasionalmente disminuyen las ventas.

68

10. ¿En qué se basa la gerencia cuando existen conflictos en la toma de decisiones?

La verdad es que en la empresa no existen muchos conflictos en ese sentido, porque si hay una buena comunicación entre todos los miembros de la empresa y generalmente las decisiones las tomo yo, como gerente, pero también me considero una persona muy abierta que acepto sugerencias de las personas que me rodean que también tienen mucha experiencia en el área de trabajo que le corresponde a cada uno.

Elaborado por: David Rosales Revisado por: Dra. María Augusta Solano

Fecha:03 de enero de 2011 Fecha:05 de enero de 2011

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ENTREVISTA AL CONTADOR


Nombre del Entrevistado: Ing. Lendys Sánchez Cargo: Contador Entrevistador: Sr. David Rosales Día previsto: 5 de enero del 2011 Hora solicitada: 10:30 am Duración de la entrevista: 10 minutos Lugar: Salón de reuniones de la empresa

Señor contador


a) Explicar al contador el objetivo y alcance de la auditoría.



1. ¿Existen documentos de sustento legal, f inanciero y contable para el

desarrollo de sus actividades de la empresa?

Si, la empresa si tiene sustento legal financiero y contable porque siempre debe existir una base para la realización del trabajo y desde luego que la empresa si nos ofrece la seguridad para poder hacer las cosas con transparencia, en el área contable se realizan todos los procesos que nos exige la ley con puntualidad, se contribuye al estado a través del pago de impuestos y sé que la empresa cuenta con los respectivos permisos y documentos para su funcionamiento.

2. ¿Conoce usted si la empresa dispone de reglamento interno y documentos en

donde se establezcan políticas y procedimientos como manual de funciones o procedimientos que normen el buen funcionamiento de la empresa?

Si tengo conocimiento de algunos aspectos que se realizan empíricamente, porque documentos como manuales no existen la Gerencia no ha creído necesario hacerlo porque hasta hoy no ha habido problemas por no contar con documentos de este tipo.

REF: PT

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3. ¿Se siente usted identificado con la misión, visión y objetivos de la empresa?

No conozco muy bien cuál es la misión, visión y objetivos pero mi trabajo lo realizo con todo el compromiso y la responsabilidad profesional que mi trabajo lo exige. 4. ¿Conoce usted si la empresa aplica instrumentos de medición de resultados y evaluación de la gestión?

No, la verdad es que la empresa no dispone de ninguno de los instrumentos que usted menciona pero los resultados son siempre positivos, la producción es normal y la empresa está en crecimiento.

5. ¿La empresa le ha hecho conocer sobre la estructura organizacional,

descripción de puestos de trabajo, y verificación de los requerimientos de cada puesto?

La empresa le presta más atención a otros aspectos como la producción, los clientes, las compras, el cumplimiento de obligaciones, en cuanto a la estructura organizacional todos tenemos muy claro y bien definido el lugar que ocupamos en la empresa y cuáles son nuestras funciones, nunca ha habido problemas por esos aspectos. 6. ¿Considera usted que la empresa está preparada o dispone de algún plan de

contingencias para afrontar cambios inesperados en las políticas de gobierno?

Desconozco, porque ese asunto le corresponde a la gerencia, en caso de que algo sucediera, el gerente es quien toma las decisiones, nosotros como empleados simplemente apoyamos, contribuimos en lo que se pueda y acatamos las órdenes o disposiciones. 7. ¿Alguna vez se ha realizado en la empresa una auditoría interna?

No se ha realizado nunca y no creo que sea necesario porque no ha habido irregularidades de consideración que hayan afectado a la empresa.

8. ¿Internamente cuáles son los aspectos más significativos que han afectado a la gestión de la empresa?

Tal vez sea la falta de comunicación entre los empleados, la poca socialización de problemas internos que no pasan de la gerencia, posiblemente si todos participaríamos y contribuiríamos con ideas, aun cuando las cosas no están mal pero podrían estar mejor porque dicen que varias cabezas piensan mejor que una.



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EMPRESA COMINTEX


ENTREVISTA AL EMPLEADO DE LA EMPRESA


Nombre del Entrevistado: Srta. Irene Zapata Cargo: Costurera Entrevistador: Sr. David Rosales Día previsto: 5 de enero del 2011 Hora solicitada: 11 am Duración de la entrevista: 10 minutos Lugar: Salón de reuniones de la empresa

Srta.


a) Explicar a la empleada de la empresa el objetivo y alcance de la auditoría.



1. ¿Qué tiempo lleva usted trabajando en la empresa? Yo trabajo en la empresa aproximadamente 3 años. 2. ¿Tiene conocimiento si la empresa dispone de un manual de funciones en la

que conste la descripción de cada puesto de trabajo?

No conozco de ningún documento de ese tipo, cuando entramos a trabajar a la empresa en ese momento nos explican qué es lo que debemos hacer, los horarios, el sueldo y las sanciones en caso de que incumplamos. Si es que existe no nos han compartido la información.

3. ¿Cuándo usted ingresó a la empresa fue seleccionada a través de algún

procedimiento de selección? No, cuando ingresé a trabajar fue por una recomendación, me presenté y me tomaron una prueba sobre la utilización de máquinas industriales y cómo si tenía experiencia pasé la prueba y me contrataron.

REF: PT

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4. ¿Qué opina usted sobre el ambiente laboral de la empresa?

El ambiente es agradable, no existe demasiado tiempo como para socializar o tener demasiada comunicación con el gerente porque hay suficiente trabajo y a veces no hay tiempo de nada pero si es buena la relación entre todos.

5. ¿Tiene conocimiento sobre la misión y visión de la empresa? No, nunca nos han comentado sobre eso, creo que eso deber saber los dueños a nosotros no nos hace falta porque solo nos limitamos a hacer nuestro trabajo.

6. ¿Sabe si la empresa dispone de un organigrama y en qué lugar del mismo se encuentra ubicada usted?

Si sabemos que hay un organigrama pero no lo hemos visto, nosotros no sabemos mucho de esas cosas porque nos preparamos para ser costureras y eso les corresponde a las personas que hacen el trabajo de la oficina.

7. ¿La empresa cumple con todos los beneficios de ley?

Si, ventajosamente si tenemos estabilidad y si nos pagan todos los beneficios de ley.

8. ¿Realizan supervisiones frecuentes al área de trabajo?

Sí, siempre nos están supervisando porque las prendas deben de salir sin fallas y debemos realizar bien el trabajo de acuerdo a los pedidos sin equivocarnos.



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MEMORANDO AU-003- 2011

PARA : Sr. Pedro Vallejo GERENTE DE LA EMPRESA COMINTEX DE: Sr. David Rosales AUDITOR ASUNTO: REQUERIMIENTO DE INFORMACIÓN FECHA: Enero 06 del 2011 En relación al examen sobre la razonabilidad de la gestión de la empresa COMINTEX. Solicitamos a usted que en el término no menor de dos días, se sirva alcanzarnos la documentación e informes siguientes:

1. Datos generales de la empresa. 2. Organigrama estructural de la empresa 3. Misión 4. Visión 5. Valores corporativos 6. Principios y filosofía 7. Manual de funciones 8. Manual de procedimientos 9. Indicadores de gestión

Atentamente, David Rosales AUDITOR

REF: PT

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MEMORANDO AU-004-2011

PARA: DRA. MARÍA AUGUSTA SOLANO AUDITOR JEFE

DE: Sr. DAVID ROSALES

AUDITOR

ASUNTO: EMPRESA COMINTEX, AUDITORÍA DE GESTIÓN, RESUMEN DEL RECORRIDO DE LA EMPRESA

FECHA: 5 de Enero del 2011

Se pudo observar que la empresa no dispone de auditor interno, la mayoría de funciones las realiza el gerente, quien es el responsable del cumplimiento de políticas, y procedimientos establecidos y del control en la ejecución de las actividades. Como parte de la familiarización, revisión de legislación y normatividad de la auditoría se realizó a través de un programa de auditoría que permitió evaluar a la brevedad la legislación, se tuvieron en cuenta diversos documentos que rigen el desempeño del trabajo en esta empresa y la realización de la auditoría como son:

Organigrama estructural

Políticas

Misión

Visión

Manuales

Listado de productos

Procedimientos en procesos de compras públicas COMINTEX es una empresa de carácter privado, legalmente constituido, que satisface las necesidades y expectativas de sus clientes.

A través de las entrevistas realizadas y con la revisión de documentos como los expuestos anteriormente se conoció la estructura organizativa y funciones del área auditada, además de las características administrativas, operativas y financieras que realiza la empresa.

En general se observa un buen ambiente de trabajo y la disposición a realizar las tareas que corresponden para elevar la eficiencia en todo momento existió la colaboración del personal brindando toda la información necesaria para cumplir los objetivos de la auditoría y siendo muy receptivos a las deficiencias señaladas.

Atentamente,

…………………….

David Rosales

AUDITOR

REF: PT

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EMPRESA COMINTEX

AUDITORÍA DE GESTIÓN Del 3 de enero al 30 de junio de 2011

NARRATIVA

RECORRIDO POR LA EMPRESA

El día 5 de enero de 2011, siendo las 11H00 se realizó la visita de la empresa COMINTEX, ubicada en la ciudad de Quito, parroquia Chaupicruz (La Concepción), en las calles Alfredo Carpio N° 78, se observó los siguientes aspectos que permitieron obtener las bases para el desarrollo del trabajo: La empresa es persona natural obligada a llevar contabilidad, dispone de infraestructura propia, de autonomía económica y administrativa. En cuanto a la infraestructura la empresa dispone de un edificio de tres plantas, distribuido en varios ambientes de trabajo, al ingreso se encuentra el área de recepción la que dispone de una sala de espera para el uso de los clientes, las oficinas para los empleados como: secretaria, contador, auxiliar de contabilidad y compras públicas disponen cada uno de su respectivo escritorio, computador, impresora, teléfono convencional. El área de exhibición de productos se encuentra en el mismo edificio cuenta con estanterías que sirven para colocar las prendas y calzado ya elaborados, tienen maniquíes para exhibición de prendas. Los talleres de la empresa en donde se fabrican las prendas dispone de los respectivos espacios para su desempeño, y máquinas que permiten elaborar los productos con calidad y bajo las exigencias de los clientes, entre esta maquinaria tenemos las siguientes: rectas industriales, overlock, recubridoras, elasticadoras, pretinadora, cortadora, planchas, estampadora, botonera, trocadora, ojaladora, perforadora, portaconos.

La bodega es un área independiente del edificio principal, dispone del espacio necesario para almacenar la materia prima necesaria de acuerdo a las necesidades de la empresa. Disponen de una sala de reuniones. Un baño para el uso de los empleados.

No disponen de parqueadero para clientes. EL horario de trabajo es de 8h00 a 12h00 y de 14h00 a 18h00 disponen de dos horas para el almuerzo. Siendo las 12h00 horas, se termina la visita a las instalaciones de la empresa, observando aspectos necesarios que servirán para el desarrollo del trabajo de auditoría de gestión.

ʊ=Recorrido por las instalaciones

Elaborado por: David Rosales Supervisado por: Dra. María Augusta Solano


REF: PT

1/13

ʊ

76

EMPRESA COMINTEX

AUDITORÍA DE GESTIÓN Del 3 de enero al 30 de junio de 2011

NARRATIVA

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La estructura organizacional de la empresa COMINTEX ha ido modificándose desde su creación de acuerdo al crecimiento de la misma, al incremento del número de empleados y la creación de nuevos puestos de trabajo.

ψ

En la actualidad la empresa se encuentra estructurada de la siguiente manera: el gerente quien se encuentra a la cabeza de la empresa y dirige todas las actividades, como apoyo a la gerencia se encuentra la secretaria, el contador está en el nivel operativo junto con el encargado de compras públicas, los vendedores y costureras, como apoyo al contador se encuentra el auxiliar de contabilidad, y otras actividades de apoyo la realizan el mensajero y bodeguero.

Ψ= Información proporcionada por el gerente de la empresa



3.2.2 RELACIONES DE LA EVIDENCIA CON LOS OBJETIVOS DE AUDITORÍA - FASE I

RELACIÓN ENTRE EVIDENCIA Y OBJETIVOS

TIPOS DE EVIDENCIA

OBJETIVOS DE AUDITORÍA

EXACTITUD EXISTENCIA INTEGRIDAD PROPIEDAD VALUACIÓN EFICACIA EFICIENCIA

Evidencia física X

Evidencia documental X X X

Evidencia testimonial X X X X X

Evidencia analítica X X X X


REF: PT

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3.2.3 Medición de riesgos preliminar


Del 3 de enero al 30 de junio de 2011

MATRIZ DE RIESGOS PRELIMINAR

No.

Componentes

Riesgos Detectados Calificación Enfoque de

Auditoría Identificación Efecto Potencial A M B

1

Planificación Estratégica.

La empresa en los 21 años que lleva en el mercado no ha desarrollado un plan estratégico.

La empresa desarrolla sus planes y programas de manera empírica, lo que hasta la actualidad le ha dado buenos resultados.

X

Pruebas de cumplimiento

2

Estructura

Orgánica.

La empresa si dispone de una estructura orgánica, pero no se encuentran establecidas las descripciones de cada cargo.

En la empresa si

identifican la

estructura, se

entiende en forma

clara las líneas de

autoridad y los

empleados

identifican

claramente de quien

dependen.

X

Pruebas de

cumplimiento

3

Reglamento Interno y

manuales de Funciones.

La empresa no dispone de reglamentos Internos y manuales de funciones

Por no disponer de reglamento interno y manuales de funciones los empleados no tienen un documento que les permita identificar claramente su situación en la empresa.

X

Pruebas de

cumplimiento

4

Canales

de comunicación

La información se maneja de manera empírica no se utilizan los canales adecuados

Los miembros de la

empresa se han

adaptado a manejar

los canales de

comunicación y la

información llega

oportunamente.

X

Pruebas de cumplimiento

REF: PT

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78

5

Sistemas de

información

No disponen de sistemas de información gerencial

La información se

tarda cierto tiempo

en llegar a su

destino por lo que

en ciertas ocasiones

dificulta la toma de

decisiones.

X

Pruebas de

cumplimiento

6

Monitoreo del rendimiento

No se realiza ningún tipo de monitoreo, no disponen de indicadores de gestión por lo que es difícil poder determinar el grado de cumplimiento

No se puede medir el rendimiento, la gerencia desconoce sobre la aplicación de estas herramientas.

X

Pruebas sustantivas


Revisado por: Dra. María Augusta Solano Fecha: 6 de enero de 2011.

Fecha: 7de enero de 2011.

79

3.2.4 FORMULACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN

La empresa no dispone de indicadores de gestión que permitan medir y controlar sus

actividades, por lo que en calidad de auditor se diseñaron los indicadores para lo cual se

utilizaron las variables factibles de medición, se utilizó información confiable y pertinente,

prestando atención en áreas sustantivas en estudio midiendo en ellas la eficiencia, eficacia,

economía, calidad e impacto.

RECURSOS HUMANOS: 1. INDICADOR: Número de trabajadores capacitados en el año 2010

Índice: Trabajadores capacitados al año X 100

Total de trabajadores

2. INDICADOR: Costo de la capacitación

Índice: Costos de la capacitación X 100

Total presupuesto para capacitación 3. INDICADOR: Tasa de ausentismo laboral

Índice: Número de inasistencias al año X 100

Total de días trabajados 4. INDICADOR: Salidas voluntarias

Índice: Salida por renuncia voluntaria X 100

Total de trabajadores del periodo

5. INDICADOR: Conflictos laborales

Índice: Conflictos planteados por los trabajadores X 100

Conflictos solucionados

REF: PT

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80

PROCESOS INTERNOS: 6. INDICADOR: Cantidad de maquinaria adquirida

Índice: Adquisiciones realizadas X 100

Adquisiciones programadas ATENCIÓN AL CLIENTE: 7. INDICADOR: Calidad del servicio

Índice: Número de reclamos presentados por el cliente X100

Número de casos atendidos

FINANCIERO: 8. INDICADOR: Desempeño presupuestario

Índice: Activo corriente - inventarios X 100

Pasivo corriente

9. INDICADOR: Prueba ácida

Índice: Activo corriente- inventarios Pasivo corriente

10. INDICADOR: Número de días cartera a mano

Índice: Cuentas por cobrar X 360

Ventas netas

VENTAS: 11. INDICADOR: Ventas

Índice: Números de pedidos ingresados X 100

Total de pedidos entregados

81

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO: 12. INDICADOR: Visión

Índice: Empleados que la conocen X 100

Total de empleados

13. INDICADOR: Misión

Índice: Empleados que la conocen X 100

Total de empleados

14. INDICADOR: Objetivos

Índice: Objetivos alcanzados X 100

Objetivos definidos

82

NOMBREDEL INDICADOR

FACTORES

CRÍTICOS DE

ÉXITO

CÁLCULO

UNIDAD DE

MEDIDA

ESTÁNDAR

FRECUENCIA

FUENTE

INTERPRETACIÓN

Número de trabajadores capacitados en el año

2010

Expositores

recursos costo tiempo

Trabajadores capacitados al año X 100

Total de trabajadores

=(20/ 20)X100 = 100% = 100%

Número

20

anual

Gere

nte

Índice=(20/20)x 100

= 100%

Brecha=100%

EMPRESA “COMINTEX” AUDITORÍA DE GESTIÓN

PERSPECTIVA: MEDICIÓN Y CONTROL DE LOS PROCESOS DE RECURSOS HUMANOS

FICHA TÉCNICA N°1


GRÁFICO N° 1

ANÁLISIS: La empresa se preocupa de la capacitación de sus empleados, anualmente capacita a la totalidad de sus trabajadores consiguiendo con esto la satisfacción con las condiciones que ofrece la empresa, y que estos ofrezcan a la empresa conocimientos actualizados que le permiten ser más competitiva.

100%

Trabajadores capacitados Año 2010

Número de trabajadorescapacitados al año

83

NOMBREDEL INDICADOR

FACTORES

CRÍTICOS DE ÉXITO

CÁLCULO

UNIDAD DE

MEDIDA

ESTÁNDAR

FRECUENCIA

FUENTE

INTERPRETACIÓN

Costo de la capacitación

Expositores

recursos costo tiempo

Costos de la capacitación X 100

Total presupuesto para capacitación

=(400/500) = 100% = 80%

Número

20

anual

Gere

nte

Índice=(400/500)x100

= 100%

Brecha=80%



FICHA TÉCNICA N°2


GRÁFICO N° 2

ANÁLISIS: La empresa anualmente asigna una cantidad de dinero para capacitación de los empleados, en este caso no se utilizó la totalidad del presupuesto, la diferencia no se conoce para que área fue asignada, sería conveniente que se utilice para lo que se presupuestó para poder cumplir con los objetivos propuestos en cuanto a capacitación del recurso humano y para que no existan desajustes en el presupuesto.

80%

20%

Costo decapacitación

84

NOMBREDEL INDICADOR

FACTORES CRÍTICOS DE

ÉXITO

CÁLCULO UNIDAD

DE

MEDIDA

ESTÁNDAR FRECUENCIA FUENTE INTERPRETACIÓN

Tasa de ausentismo laboral

Beneficios de

ley

bonificaciones

complementarias

Número de inasistencias al año X 100

Total de días trabajados

=(15/290)X100 = 100% = 5.17%

Número

290

anual

G

ere

nte

Índice=(15/290)x 100

= 100%

Brecha= 5.17%


PERSPECTIVA: MEDICIÓN Y CONTROL DE LOS PROCESOS DE RECURSOS HUMANOS FICHA TÉCNICA N°3


GRÁFICO N° 3

ANÁLISIS: La tasa de ausentismo laboral es considerada baja porque las inasistencias de los trabajadores tienen un porcentaje bajo, debido a

que se está hablando de la totalidad de trabajadores, los que deben justificar debidamente su inasistencia y la mayoría lo hacen por motivos de salud.

5,17%

94,83%

Inasistencia de lostrabajadores

Asistencia de lostrabajadores

85

NOMBREDEL INDICADOR

FACTORES

CRÍTICOS DE ÉXITO

CÁLCULO

UNIDAD DE

MEDIDA

ESTÁNDAR

FRECUENCIA

FUENTE

INTERPRETACIÓN

Salidas voluntarias

Beneficios de

ley

Bonificaciones

complementarias

Salidas por renuncia voluntaria X 100

Total de trabajadores del periodo

=(3/20)X100 = 100% = 15%

Número

20

anual

G

ere

nte

anu

al

Gere

nte

Índice=(3/20)x 100

= 100%

Brecha=15%



FICHA TÉCNICA N°4


GRÁFICO N° 4

ANÁLISIS: Las salidas voluntarias de los trabajadores tienen un porcentaje bajo en relación con la cantidad de trabajadores, se evidencia

estabilidad debido a que la mayoría de empleados prefieren mantenerse en la empresa.

15%

85%

Salidas por renunciavoluntaria

Trabajadores quepermanecen en laempresa

86



FICHA TÉCNICA N°5

NOMBREDEL INDICADOR

FACTORES

CRÍTICOS DE ÉXITO

CÁLCULO

UNIDAD DE

MEDIDA

ESTÁNDAR

FRECUENCIA

FUENTE

INTERPRETACIÓN

Conflictos laborales

Poder de

negociación

Acuerdos

Índice: Conflictos planteados X 100

Conflictos solucionados

=(5/5)X100 = 100% = 100%

Número

5

anual

G

ere

nte

anu

al

Gere

nt e

Índice=(5/5)x 100

= 100%

Brecha=100%

Fuente: Investigación ropia


GRÁFICO N° 5

ANÁLISIS: Los conflictos laborales en la empresa si bien es cierto son mínimos pero la Gerencia se preocupa de dar solución a cada uno de

estos de manera oportuna, por lo que no representan ningún problema que afecte al desenvolvimiento de la empresa.

100%

0%

Conflictosplanteados ysolucionados

Conflictos porsolucionar

87


PERSPECTIVA: MEDICIÓN Y CONTROL DE LOS PROCESOS INTERNOS: ADQUISICIÓN DE MAQUINARIA

FICHA TÉCNICA N°6 NOMBREDEL

INDICADOR FACTORES

CRÍTICOS DE ÉXITO

CÁLCULO

UNIDAD DE

MEDIDA

ESTÁNDAR

FRECUENCIA

FUENTE

INTERPRETACIÓN

Cantidad de maquinaria adquirida

Tecnología,

recurso, costo,

tiempo

Adquisiciones realizadas X 100

Adquisiciones programadas

=(2/4)X100 = 100% = 50%

Número

4

anual

G

ere

nte

Índice=(2/4)x 100

= 100%

Brecha=50%


GRÁFICO N° 6

ANÁLISIS: La cantidad de maquinaria adquirida durante el año, no ha sido adquirida de acuerdo a lo planificada, solamente se ha cumplido

con la meta de adquirir la mitad por lo que existe un desajuste en lo presupuestado.

50% 50% Maquinariaadquirida

Maquinaria poradquirir

88


PERSPECTIVA: MEDICIÓN Y CONTROL DE LOS PROCESOS DE SERVICIO AL CLIENTE FICHA TÉCNICA N°7

NOMBREDEL

INDICADOR


ÉXITO

CÁLCULO

UNIDAD DE MEDIDA

ESTÁNDAR

FRECUENCIA

FUENTE

INTERPRETACIÓN

Calidad del servicio

Buzón de quejas y

sugerencias

Seguimiento

post venta

Número de casos atendidos X 100

Total de reclamos del cliente

=(7/8)X100 = 100% = 87,5%

Número

8

anual

G

ere

nte

Índice=(7/8)x 100

= 100%

Brecha=87,5%

Fuente: Investigación propia


GRÁFICO N° 7

ANÁLISIS: Los casos de quejas de los clientes han sido atendidos en su mayoría, por lo que se evidencia que la empresa se preocupa por

que el cliente quede satisfecho con el producto, el porcentaje de casos que no se han solucionado se debe a que no siempre los reclamos son

debidamente justificados.

87,50%

12,50%

Casos de reclamosatendidos

Casos de reclamos nosolucionados

89


PERSPECTIVA: MEDICIÓN Y CONTROL DE LOS PROCESOS FINANCIEROS

FICHA TÉCNICA N°8

NOMBREDEL INDICADOR

FACTORES

CRÍTICOS DE ÉXITO

CÁLCULO

UNIDAD DE

MEDIDA

ESTÁNDAR

FRECUENCIA

FUENTE

INTERPRETACIÓN

Desempeño presupuestario

Presupuesto

Disponibilidad

Credibilidad

financiera

Administración

Gasto en actividades de apoyo X 100

Total gasto

=(500/4500)X100 = 100% = 11,11%

Número

4500

anual

G

ere

nte

Índice=(500/4500)x

100

= 100%

Brecha=11,11%


GRÁFICO N° 8

ANÁLISIS: El gasto en actividades de apoyo se ha realizado de acuerdo a lo presupuestado, no ha existido la necesidad de incrementar el

gasto para esta actividad, la Gerencia se ha preocupado de que las actividades se realicen de acuerdo a lo planificado.

11,11%

88,89%

Gasto en actividades deapoyo

Otros gastos

90


PERSPECTIVA: MEDICIÓN Y CONTROL DEL PROCESO FINANCIERO FICHA TÉCNICA N°9

NOMBREDEL INDICADOR

FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO

CÁLCULO

UNIDAD DE

MEDIDA

ESTÁNDAR

FRECUENCIA

FUENTE

INTERPRETACIÓN

Prueba ácida

Capacidad

para

cancelar

pasivos

corrientes

Activos corrientes - Inventarios X 100

Pasivos corrientes

=(75.695,60-13.345,50/58.650,18) = 1,06

Número

anual

G

ere

nte

Índice= 1,06


Elaborado por: David Rosales GRÁFICO N° 9

ANÁLISIS: Al realizar el análisis de la prueba ácida podemos comprobar que por cada dólar que la empresa se endeude, dispone de 1,06

dólares para poder cubrir esa deuda.

1,06%

98,94%

Prueba ácida

Capacidad de pago Total de deuda

91


PERSPECTIVA: MEDICIÓN Y CONTROL DEL PROCESO FINANCIERO FICHA TÉCNICA N°10

NOMBREDEL INDICADOR


CÁLCULO

UNIDAD DE

MEDIDA

ESTÁNDAR

FRECUENCIA

FUENTE

INTERPRETACIÓN

Número de días de cartera a mano

Tiempo

promedio

plazos para

pagar

Cuentas por cobrar x 360

Ventas netas

=(52499,27x 360/ 450397,79) = 41.96

Número

anual

G

ere

nte

Índice= 41.96



ANÁLISIS: Con este resultado podemos demostrar que la empresa se demora 41.96 días al año para recuperar la totalidad de la cartera, es te

tiempo se considera moderado, porque está dentro de los parámetros establecidos.

360 41.96

Recuperación de cartera

Total de días del año

Tiemporecuperación

92


PERSPECTIVA: MEDICIÓN Y CONTROL DEL PROCESO DE VENTAS FICHA TÉCNICA N°11

NOMBRE DEL INDICADOR


ÉXITO

CÁLCULO

UNIDAD DE MEDIDA

ESTÁNDAR

FRECUENCIA

FUENTE

INTERPRETACIÓN

Ventas

Satisfacción

del cliente

Incremento de

ventas

Número de pedidos ingresados X 100

Total de pedidos entregados

=(186/186)X100 = 100% = 100%

Número

186

anual

G

ere

nte

Índice=(186/186)x

100

= 100%

Brecha=100%



GRÁFICO N° 11

ANÁLISIS: La empresa se preocupa de que todos los pedidos que ingresan sean despachados y atendidos de manera oportuna ya que eso

da mucha credibilidad a la empresa y los clientes se sienten satisfechos con el producto y también con el servicio.

100%

0%

Número de pedidosingresados yatendidos

Número de pedidosno atendidos

93


PERSPECTIVA: MEDICIÓN Y CONTROL DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

FICHA TÉCNICA N°12

NOMBREDEL

INDICADOR FACTORES

CRÍTICOS DE ÉXITO

CÁLCULO

UNIDAD

DE MEDIDA

ESTÁNDAR

FRECUENCIA

FUENTE

INTERPRETACIÓN

Visión

Objetivos

Metas

Estrategias

Número de empleados que la conocen X 100

Total de empleados

=(8/20)X100 = 100% = 40%

Número

20

anual

G

ere

nte

Índice=(8/20)x 100

= 100%

Brecha=40%



GRÁFICO N° 12

ANÁLISIS: En cuanto al direccionamiento estratégico, se debe poner un poco más de énfasis por parte de la gerencia debido a que la mayoría

de empleados desconocen la visión de la empresa, este aspecto debe ser socializado de manera más frecuente para que los empleados se sientan identificados con la misma.

40%

60%

Empleados queconocen la visión

Empleados quedesconocen la visión

94


PERSPECTIVA: MEDICIÓN Y CONTROL DEL DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO FICHA TÉCNICA N°13

NOMBREDEL INDICADOR

FACTORES CRÍTICOS

DE ÉXITO

CÁLCULO

UNIDAD DE

MEDIDA

ESTÁNDAR

FRECUENCIA

FUENTE

INTERPRETACIÓN

Misión

Objetivos

Metas

Estrategias

Número de empleados que la conocen X 100

Total de empleados

=(8/20)X100 = 100% = 40%

Número

20

anual

G

ere

nte

Índice=(8/20)x 100

= 100%

Brecha=40%


GRÁFICO N° 13

ANÁLISIS: La mayoría de empleados desconocen la misión de la empresa, por cuanto la gerencia debe preocuparse porque los empleados se

sientan identificados con el direccionamiento estratégico y se sientan parte integrante de la empresa y trabajen para conseguir las metas

conjuntamente con la gerencia.

40%

60%

Empleados queconocen la misión

Empleados quedesconocen lamisión

95


PERSPECTIVA: MEDICIÓN Y CONTROL DEL DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO FICHA TÉCNICA N°14

NOMBREDEL INDICADOR


CÁLCULO

UNIDAD DE

MEDIDA

ESTÁNDAR

FRECUENCIA

FUENTE

INTERPRETACIÓN

Objetivos

Objetivos

Metas

Estrategias

Objetivos alcanzados X 100

Objetivos propuestos

=(6/8)X100 = 100% = 75%

Número

8

anual

G

ere

nte

Índice=(6/8)x 100

= 100%

Brecha=75%



ANÁLISIS: De los objetivos planteados se alcanzaron un gran porcentaje, pero se debe trabajar un poco más para que todos los objetivos se

cumplan ya que esto va en beneficio de la empresa.

75%

25%

Objetivos alcanzados

Objetivos poralcanzar

96

3.2.5 FASE II: EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO

PROGRAMA DE AUDITORÍA DE GESTIÓN

EMPRESA “COMINTEX”

FASE II: EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO

A 22 de enero del 2011

OBJETIVOS

- Identificar las fortalezas y debilidades del control interno.

- Revisar las políticas de control interno.

- Evaluar la estructura de control interno para identificar áreas críticas.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA

N° DETALLE Ref P/T Elaborado

por

FECHA OBSERVACIONES

1 Elabore programa de auditoría para

la FASE II F.2.1 D.R 22/01/ 2011

2 Elabore el cuestionario de control

Interno: al gerente F.2.2 D.R 22/01/ 2011

3 Elabore el cuestionario de control

interno: al contador F.2.3 D.R 23/01/ 2011

4 Realice la matriz de actividades de

control F.2.4 D.R 24/01/ 2011

5 Diseñe el mapa de evaluación de

los elementos del control interno

COSO

F.2.5 D.R 25/01/ 2011

6 Elabore la matriz de riesgos F.2.6 D.R 25/01/ 2011

7 Elabore la matriz de actividades-

riesgos F.2.7 D.R 25/01/ 2011

8 Realice la matriz de actividades –

riesgos/semaforización

F.2.8 D.R 25/01/ 2011

9 Elabore cronograma de actividades F.2.9 D.R 26/01/ 2011


Revisado por: Dra. María Augusta Solano


REF: PT

2/1

97

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

TESORERÍA

FASE II: ESTUDIO Y EVALUACIÒN DEL CONTROL INTERNO ÀREA- GERENCIA DE LA EMPRESA COMINTEX

INICIALES FECHA

Revisado por D.R 16/01/2011

Aprobado por D.R 17/01/2011

Nº

CONCEPTO

RESPUESTA OBSERVACIÒN

SI NO N/A

1

2

3

4

5

6

7 8 9 10


CAJA

La empresa dispone de caja fuerte para la custodia del efectivo y sus documentos? Se ha responsabilizado a una sola persona el manejo de las cuentas con cheques, detallando claramente los nombres de los responsables? Son adecuados los controles para asegurar que se cubran los pagos en el tiempo establecido de productos y servicios comprados? Se depositan intactos los ingresos, es decir se cuida de no disponer de ingresos entrantes para efectuar gastos? Existe un fondo fijo para caja chica ? En las entregas de efectivo, existe autorización previa del funcionario responsable, y una adecuada comprobación de las erogaciones correspondientes? Antes de pagar cualquier comprobante, se revisa el cumplimiento de políticas y disposiciones administrativas para este trámite? Está prohibido que los fondos de caja chica sirvan, para cambiar cheques a empleados clientes o proveedores. Se realizan arqueos sorpresivos a los fondos recaudados. Existen medidas correctivas cuando se presentan inconsistencias.

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

REF: PT

2/2

98

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

12

13

14

BANCOS

¿El Gerente autoriza todas las cuentas de cheques? Están registradas a nombre de la entidad las cuentas de cheques que se manejan en ella? Se encuentran debidamente protegidos los cheques girados y no cobrados. Se realiza verificación de cifras y números antes de firmar cada cheque? Existe alguna clase de política que contemple la posibilidad de cancelar en un tiempo determinado aquellos cheques en tránsito que no hayan sido cobrados. El funcionario que realiza el pago y el que concilia son diferentes? Se realizan los ajustes necesarios luego de elaborar las conciliaciones. Existe soporte documental sobre todo ingreso o egreso para conocer su origen y autorización. ¿Tienen los comprobantes de pago las seguridades necesarias para que sea difícil su alteración? ¿Se emiten cheques de reembolso de caja chica a favor de la persona encargada de la custodia? ¿Están autorizadas por el gerente las cuentas Bancarias así como las combinaciones de firmas que se requieren?

¿Se controlan todos los talonarios de cheques que no estén en uso de forma tal que se impida su utilización indebida? ¿Está prohibida la firma de cheques en blanco, así como cheques a nombre del contador, al portador? Se ha generado contratos por seguros de robo, hurto de bienes, dinero?

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

99


TESORERÍA

FASE II: ESTUDIO Y EVALUACIÒN DEL CONTROL INTERNO ÀREA- CONTABILIDAD DE LA EMPRESA COMINTEX

Nº

CONCEPTO


SI NO N/A

1

2

3

4

5

6

1 2 3 4

CONTADOR DE LA EMPRESA COMINTEX

CAJA

La dependencia de caja es una área restringida? Se archivan en un lugar seguro y apropiado todos los comprobantes que soportan tanto ingresos como egresos? Los valores recaudados diariamente son ingresados a caja? Los valores recaudados son registrados en el respectivo libro? Se realizan arqueos periódicos a la cuenta de caja chica? Los ingresos están debidamente c las i f icados de acuerdo a su naturaleza.

BANCOS

Se endosan o cruzan los cheques al momento de ser recibidos para evitar que se cobren en efectivo? Se giran cheques para toda clase de pagos excepto los de caja chica?

Se utiliza sello protector de cheques? Se registran en libros un asiento por cada una de las transacciones bancarias?

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

INICIALES FECHA



Ref. PT 2/3

100

5

6

7

8

¿Se realizan conciliaciones bancarias mensuales? ¿Se registran todas las transacciones en la fecha en que se recibe el efectivo o se emiten los cheques? ¿Se mutilan los cheques anulados para evitar su uso posterior, y se guardan a fin de controlar que la secuencia numérica esté completa? ¿Satisfacen las políticas de la empresa sobre el buen uso de cheques firmados?

X

X

X

X

101


RECURSOS HUMANOS

FASE II: ESTUDIO Y EVALUACIÒN DEL CONTROL INTERNO

ÀREA- GERENCIA DE LA EMPRESA COMINTEX

Nº

CONCEPTO


SI NO N/A

1

2

3

4

5

1

2

3

4

RECURSOS HUMANOS DE LA EMPRESA COMINTEX

CULTURA ORGANIZACIONAL

Se tiene claramente definido el concepto de cultura organizacional en la empresa? Existe una misión y una visión reconocida por Los empleados? Existe un plan estratégico de desarrollo organizacional? La organización tiene claramente definidos los valores corporativos?

Existen indicadores que midan la gestión de la organización?

SELECCIÓN DE PERSONAL

Se tiene un mapa de competencias establecido acorde a los objetivos y las estrategias corporativas de la organización? Se definen o elaboran los perfiles del cargo con base en las competencias establecidas por la empresa?

La persona encargada de seleccionar al personal tiene las competencias requeridas para el desempeño idóneo del cargo? Está definido el proceso de comunicación para la divulgación del proceso de selección?

X

X

X

X

X

X

X

X

X

INICIALES FECHA



Ref. PT 2/4

102

1 2 3 4

5

1

2

3

4

FORMACIÓN Y DESARROLLO

El proceso de formación y desarrollo contempla un diagnóstico de necesidades de competencias de productividad y competitividad? Para los programas de formación y desarrollo se hace un reconocimiento de las situaciones externas e internas y su incidencia en el logro de los objetivos de la organización?

Los procesos de formación y desarrollo garantizan el compromiso del personal con el logro de indicadores de gestión?

La formación del personal está orientada al logro de objetivos cuantitativos, metas operacionales y posicionamiento sostenido?

La organización implementa programas de formación orientados a alinear las competencias personales con las de la organización?

MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO

Se tienen parámetros anteriores o planes de mejoramiento para medir el desempeño? Se tienen claramente definidos los procedimientos para la medición del desempeño con base en competencias? Se tienen definidos instrumentos para medir el Desempeño? La medición del desempeño garantiza la efectividad en los procesos productivos y la calidad del servicio?

X

X

X

X

X

X

X

X

X

103

INICIALES FECHA




ATENCIÓN AL CLIENTE


Nº

CONCEPTO


SI NO N/A

1

2

3

4

5

6

7

8

8

9

10

ATENCIÓN AL CLIENTE DE LA EMPRESA

COMINTEX ¿El personal de la empresa da la debida importancia al cliente? ¿La calidad de la información es legítima, oportuna y veraz? ¿El personal es amable y educado con el

cliente?

¿Se atienden las consultas de los clientes con

puntualidad?

¿El edificio y las instalaciones ofrecen las

condiciones ideales para el bienestar del

cliente?

La empresa dispone de instalaciones adaptadas

para las personas con capacidades especiales?

¿Cuándo el cliente solicita un producto, la

entrega se la realiza en el plazo previsto?

¿Luego de realizada la compra la empresa da

algún tipo de seguimiento al cliente?

¿Existe en la empresa un buzón para quejas y

sugerencias de los clientes?

¿Existen políticas establecidas en el caso de

que el cliente reciba un producto que se

considere de mala calidad?

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Ref. PT 2/5

104

INICIALES

FECHA




COMERCIALIZACIÓN Y COMPRAS PÚBLICAS


Nº

CONCEPTO


SI NO N/A

1

2

3

4

5

6

7 8

¿Los reglamentos de la empresa se aplican habitualmente en los procesos de contratación pública? ¿Se remiten los expedientes para la toma de conocimiento a la gerencia para posteriormente realizar su contratación? ¿La empresa posee políticas y estrategias para garantizar la satisfacción del cliente en la venta de productos? ¿Proporciona la empresa capacitación general al encargado de compras públicas? ¿Se remiten los expedientes a la gerencia para realizar un control de requisitos, rechazándose los que se encuentren incompletos y remitiéndose al solicitante con una nota aclaratoria? ¿Se realizan las suficientes preguntas a las empresas sobre dudas en cuanto a los procesos para evitar contratiempos? ¿Se cumplen con todos los estándares de calidad establecidos dentro del contrato? ¿Se cumplen a cabalidad con los plazos establecidos en el contrato?

X

X

X

X

X

X

X

X

Ref. PT 2/6

105

EMPRESA COMINTEX

ACTIVIDADES DE CONTROL

OBJETIVOS RIESGO ACTIVIDAD DE CONTROL 1) Definir adecuadamente las atribuciones y responsabilidades de la gerencia.

2) Identificar los documentos de respaldo que se utilizan para ingresos y desembolsos de caja. 3) Determinar si los fondos y depósitos que se presentan dentro del rubro de efectivo, caja y bancos cumplen las condiciones básicas de disponibilidad. 4) Determinar si los fondos de efectivo y de depósitos a la vista que se representan en los estados financieros son auténticos 5) Examinar el manejo adecuado de los procedimientos políticas y prácticas que se siguen en la administración de los recursos de la empresa. 6) Verificar la existencia de manuales de funciones y procedimientos.

El gerente que no tenga claro cuáles son sus atribuciones y responsabilidades, provoca confusión e impide a los empleados cumplir con los objetivos empresariales. Personal con disponibilidad de realizar todo tipo de desembolsos sin control. Cuentas sobregiradas, imposibilidad de pagar a tiempo a proveedores, por no comprobar la disponibilidad de efectivo. Existencia de doble contabilidad. Los empleados a cargo de la cuenta caja-bancos puedan tomar decisiones propias que no sean correctas. Los empleados no disponen de una guía que facilite el desempeño de sus funciones y provoca que este sea deficiente.

1) Analizar la estructura de la empresa para definir de forma clara las atribuciones y responsabilidades de la gerencia para en forma conjunta con los empleados alcanzar los objetivos propuestos. 2) Establecer que todos los ingresos y desembolsos de caja tengan un documento de respaldo. 3) Desarrollar políticas empresariales que permitan verificar la disponibilidad de efectivo, caja y bancos antes de realizar una transacción. 4) Realizar revisiones minuciosas de todas las cuentas de los estados financieros para impedir que se lleve doble contabilidad. 5) Establecer políticas, prácticas y estrategias que permitan que los recursos de liquidez se lleven de una manera adecuada. 6) Diseñar un manual de funciones y procedimientos.

Ref. PT 2/7

106

7) Comprobar la conformidad legal de las actividades analizadas o el grado de cumplimiento de las disposiciones legales existentes o normatividad de la empresa sobre el talento humano. 8) Evaluar la eficiencia del talento humano respecto a las actividades analizadas atendiendo a sus repercusiones en el clima laboral y cultura organizacional.

Los empleados no conocen las actividades y los grados de cumplimiento en cuanto a disposiciones legales o normatividad de la empresa. Los empleados no han sido evaluados frecuentemente por lo que no se conoce si los empleados se encuentran a satisfacción en su trabajo.

7) Socializar con los empleados la legalidad y normatividad de la empresa a través de charlas o conferencias. 8) Diseñar herramientas de evaluación permanente para medir el grado de satisfacción del recurso humano en la empresa.

107

INFORME DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

MATRIZ TOTALIZADORA

1. AMBIENTE DE CONTROL INTERNO

SUBCOMPONENTES FACTORES DE VALORACIÓN

VALOR

TEORICO (PT)

VALOR

REAL (CT)

VALOR

% (CP)

ESTADO

ACTUAL ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

1.1 Integridad y valores éticos

1.1.1 Identificación y sensibilización

10 8 80,00%

RANGO COMPONENTE

1.1.2 Difusión y uso

80,00%

1.1.3 Canales de comunicación

1.1.4 Mecanismos de denuncias CALIF. % GC NR

GRADO DE CONFIANZA

1.1.5 Interiorización y compromiso 0,15 0,50 B A 71,43% BAJO 71,43%

0,51 0,75 M M 71,43% MODERADO 71,43%

1.2 Filosofía y estilo de la

gerencia

1.2.1 Indiferencia

10 7 70,00%

0,51 0,59 MB MA 71,43% ALTO 71,43%

1.2.2 Delegación

70,00%

0,60 0,66 MM MM 71,43%

1.2.3 Compromiso 0,67 0,75 MA MB 71,43%

0,76 0,95 A B 71,43% NIVEL DE RIESGO

BAJO 71,43%

MODERADO 71,43%

1.3 Gerencia

1.3.1 Existe un área de gerencia

10 8 80,00%

B BAJO

ALTO 71,43%

1.3.2 Funciones de la gerencia

80,00%

M MODERADO

1.3.3 Resultados de la gestión de la gerencia MB MODERADO BAJO

1.3.4 Información para la gerencia MM MODERADOMODERADO

MA MODERADO ALTO

A ALTO

1.4 Estructura Organizativa

1.4.1 Idónea y clara

10 6 60,00%

1.4.2 Coordinación Institucional

60,00%

1.4.3 Evaluaciones de la estructura organizac

1.4.4 Manuales de procesos

1.4.5 Actualización manuales y otros

1.5 Autoridad Asignada y Responsabilidad

Asumida

1.5.1 Descripción de funciones

10 7 70,00%

1.5.2 Responsabilidades de control

70,00%

Ref. PT 2/8

108

1.6 Gestión del capital humano

1.6.1 Capacitación

10 7 70,00%

1.6.2 Rotación del personal

70,00%

1.6.3 Empleados clave

1.6.4 Contratación

1.6.5 Personal suficiente

1.7 Responsabilidad y transparencia

1.7.1 Objetivos y metas

10 7 70,00%

1.7.2 Informes

70,00%

1.7.3 Identificación debilidades área

1.7.4 Revisiones internas

1.7.5 Mecanismos de responsabilidad

VALORACIÓN TOTAL 70 CALIFICACIÓN COMPONENTE

50

PORCENTAJE DE AVANCE DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

71,43%

CONCLUSIÓN:

El Ambiente de control interno tiene un riesgo moderado y el grado de confianza igualmente moderado, por lo que se considera que la

empresa necesita ciertas acciones correctivas que no son de consideración, pero se deben realizar porque esto mejoraría las condiciones

para directivos y empleados.

109


MATRIZ TOTALIZADORA

2. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS


CALIFICACIÓN SUBCOMPONENTE TOTAL CALIFICACION COMPONENTE

VALOR

TEORICO (PT)

VALOR

REAL (CT)

VALOR

% (CP)

ESTADO


2.1 Objetivos estratégicos

2.1.1 Establecimiento de obj. estratég.

10 6 60,00%

RANGO COMPONENTE

2.1.2 Viabilidad cumplimiento objetivos

60,00%

CALIF. % GC NR

GRADO DE CONFIANZA

15% 50% B A

BAJO 58,00%

51% 75% M M

MODERADO 58,00%

2.2 Objetivos específicos

2.2.1 Indicadores de gestión

10 3 30,00%

51% 59% MB MA

ALTO 58,00%

2.2.2 Medios de verificación

30,00%

60% 66% MM MM

2.2.3 Cumplimiento metas 67% 75% MA MB

76% 95% A B

NIVEL DE RIESGO

BAJO 58,00%

MODERADO 58,00%

2.3 Relación entre objetivos y

componentes del CORRE

2.3.1 Compromiso alta dirección

10 6 60,00%

B BAJO

ALTO 58,00%

2.3.2 Gestión de riesgos

60,00%

M MODERADO

MB MODERADO BAJO

MM MODERADOMODERADO

MA MODERADO ALTO

A ALTO

2.4 Consecución de objetivos

2.4.1 Cambios en la administración

10 8 80,00%

2.4.2 Diferencias de criterios (matriz)

80,00%

2.4.3 Adecuada asignación recursos

2.5 Riesgo aceptado y niveles de

tolerancia

2.5.1 Fijación del riesgo aceptado

10 6 60,00%

2.5.2 Detección de riesgos internos

60,00%

2.5.3 Cambios internos

110


29


58,00%

CONCLUSIÓN: En cuanto a los objetivos, su conocimiento, seguimiento y cumplimiento tiene un grado de confianza moderado, igualmente el

nivel de riesgo es moderado, es necesario que se incluya un poco más a los empleados para que puedan integrarse con la Gerencia en el

cumplimiento de objetivos.

111


MATRIZ TOTALIZADORA

3. IDENTIFICACION DE EVENTOS



VALOR

TEORICO (PT)

VALOR

REAL (CT)

VALOR %

(CP)

ESTADO


3.1 Factores externos e internos

3.1.1 Factores int. ext. afectan metas

10 5 50,00%

RANGO COMPONENTE

3.1.2 Identificación eventos riesgos i e

50,00%

3.1.3 Participación del personal

3.1.4 Cómo se tramitan y detectan CALIF. % GC NR

GRADO DE CONFIANZA

15% 50% B A

BAJO 60,00%

51% 75% M M

MODERADO 60,00%

3.2 Identificación de eventos

3.2.1 Eventos identificados

10 6 60,00%

51% 59% MB MA

ALTO 60,00%

3.2.2 Eventos que afectan objetivos

60,00%

60% 66% MM MM

67% 75% MA MB

76% 95% A B

NIVEL DE RIESGO

BAJO 60,00%

MODERADO 60,00%

3.3 Categorías de eventos

3.3.1 Factores externos

10 7 70,00%

B BAJO

ALTO 60,00%

3.3.2 Factores internos

70,00%

M MODERADO

3.3.3 Personal MB MODERADO BAJO

3.3.4 Procesos MM MODERADO MODERADO

3.3.5 Tecnología MA MODERADO ALTO

A ALTO


18


60,00%

CONCLUSIÓN: En la identificación de eventos y análisis de factores externos tienen un grado de confianza y nivel de riesgo moderado, es

necesario que se tomen en cuenta los factores externos que pueden representar un riesgo a futuro para la empresa.

112


MATRIZ TOTALIZADORA

4. EVALUACION DE LOS RIESGOS



VALOR

TEORICO (PT)

VALOR

REAL (CT)

VALOR

% (CP)

ESTADO


4.1 Estimación de probabilidad de impacto

4.1.1 Mecanismos utilizados

10 5 50,00%

RANGO COMPONENTE

50,00%

CALIF. % GC NR

GRADO DE CONFIANZA

15% 50% B A

BAJO 50,00%

51% 75% M M

MODERADO 50,00%

4.2 Evaluación de riesgos

4.2.1 Metodología

10 5 50,00%

51% 59% MB MA

ALTO 50,00%

4.2.2 Procedim. formales, informales

50,00%

60% 66% MM MM

4.2.3 Cambios tecnológicos 67% 75% MA MB

4.2.4 Normativa aplicable 76% 95% A B

NIVEL DE RIESGO

BAJO 50,00%

MODERADO 50,00%

4.3 Riesgos originados por los

cambios

4.3.1 Cambios entorno operacional

10 5 50,00%

B BAJO

ALTO 50,00%

4.3.2 Impacto nuevos sistemas

50,00%

M MODERADO

4.3.3 Acciones tomadas MB MODERADO BAJO

MM MODERADO MODERADO

MA MODERADO ALTO

A ALTO


15


50,00%

CONCLUSIÓN: En lo que se refiere a la evaluación de riesgos el grado de confianza es bajo, así como el nivel de riesgo, la gerencia tiene

demasiada confianza en el estado de la empresa porque ha sabido mantenerse y tener un crecimiento sostenido a través del tiempo, pero no

se prevé los cambios y amenazas cada vez más agresivos del entorno.

113


MATRIZ TOTALIZADORA

5. RESPUESTA A LOS RIESGOS



VALOR

TEORICO (PT)

VALOR

REAL (CT)

VALOR %

(CP)

ESTADO


5.1 Categoría de respuestas

5.1.1 Respuestas a los riesgos identif.

10 5 50,00%

RANGO COMPONENTE

5.1.2 Acciones para evitar el riesgo

50,00%

5.1.3 Reducción del efecto de riesgo

5.1.4 Compartir o transferir el riesgo CALIF. % GC NR

GRADO DE CONFIANZA

5.1.5 Aceptar el riesgo y apetito al riesgo 15% 50% B A

BAJO 50,00%

51% 75% M M

MODERADO 50,00%

5.2 Decisión de

Respuestas

5.2.1 Determinación costos y beneficios

10 5 50,00%

51% 59% MB MA

ALTO 50,00%

5.2.2 Metodología utilizada

50,00%

60% 66% MM MM

5.2.3 Evidencia de toma de decisiones 67% 75% MA MB

NIVEL DE RIESGO

5.2.4 Comunicación decisiones 76% 95% A B

BAJO 50,00%

MODERADO 50,00%

ALTO 50,00%

VALORACIÓN TOTAL 20

CALIFICACIÓN COMPONENTE

10


50,00%

CONCLUSIÓN: La respuesta a los riesgos por parte de la empresa tiene un grado de confianza bajo y el nivel de riesgo bajo, la gerencia

considera que los riesgos internos y externos no afectarían a la empresa por tener clientes con grado de fidelidad alto.

114


MATRIZ TOTALIZADORA

6. ACTIVIDADES DE CONTROL



VALOR

TEORICO (PT)

VALOR

REAL (CT)

VALOR

% (CP)

ESTADO


6.1 Integración con las decisiones sobre riesgos

6.1.1 Relación de riesgos y controles

10 5 50,00%

RANGO COMPONENTE

6.1.2 Identificación de eventos

50,00%

6.1.3 Estrategias para disminuir riesgos

CALIF. % GC NR

GRADO DE CONFIANZA

15% 50% B A

BAJO 60,00%

51% 75% M M

MODERADO 60,00%

6.2 Principales actividades

de control

6.2.1 Controles escritos

10 7 70,00%

51% 59% MB MA

ALTO 60,00%

6.2.2 Supervisión

70,00%

60% 66% MM MM

6.2.3 Proced. de control frecuentes 67% 75% MA MB

6.2.4 Delimitación de responsabilidades 76% 95% A B

NIVEL DE RIESGO

6.2.5 Segregación de funciones

BAJO 60,00%

6.2.6 controles internos preventivos, detectivos, correctivos, administrativos, financieros

MODERADO 60,00%

6.3 Controles sobre los sistemas de información

6.3.1 Uso de la información

10 6 60,00%

B BAJO

ALTO 60,00%

6.3.2 Sistemas existentes

60,00%

M MODERADO

6.3.3 Comunicación permanente MB MODERADO BAJO


MA MODERADO ALTO

A ALTO


18


60,00%

CONCLUSIÓN: Las actividades de control tienen un grado de confianza y nivel de riesgo moderado, sin tener establecido los controles la

gerencia dispone de ciertos aspectos que indirectamente realiza actividades de control que les permite contar con algunos controles para

poder disminuir los riesgos.

115


MATRIZ TOTALIZADORA

7. INFORMACION Y COMUNICACIÓN


VALOR

TEORICO (PT)

VALOR

REAL (CT)

VALOR

% (CP)

ESTADO


7.1 Cultura de información en todos los niveles

7.1.1 Políticas establecidas

10 7 70,00%

RANGO COMPONENTE

(Relativas a la información y

70,00%

comunicación)

7.1.2 Socialización, evidencia en actas CALIF. % GC NR

GRADO DE CONFIANZA

información en intranet 15% 50% B A

BAJO 66,67%

51% 75% M M

MODERADO 66,67%

7.2 Herramienta para la

supervisión

7.2.1 Análisis de la información

10 6 60,00%

51% 59% MB MA

ALTO 66,67%

7.2.2 Suministro de información

60,00%

60% 66% MM MM

7.2.3 Desarrollo y revisión sistemas de 67% 75% MA MB

Información 76% 95% A B

NIVEL DE RIESGO

7.2.4 Informes periódicos de gestión

BAJO 66,67%

MODERADO 66,67%

7.3 Sistemas estratégicos e

integrados

7.3.1 Procedimientos integrados

10 7 70,00%

B BAJO

ALTO 66,67%

7.3.2 Coordinación empresarial

70,00%

M MODERADO

7.3.3 Reportes del sistema MB MODERADO BAJO


MA MODERADO ALTO

A ALTO

7.4 Confiabilidad de la información

7.4.1 Errores e irregularidades

10 5 50,00%

7.4.2 Confiabilidad del Sistema

50,00%

7.4.3 Controles vigentes

7.4.4 Manuales de usuario

7.5 Comunicación Interna

7.5.1 Denuncias (líneas comunicación)

10 6 60,00%

7.5.2 Propuestas del personal

60,00%

7.5.3 Efectividad comunicación con el

cliente

116

7.6 Comunicación Externa

7.6.1 Información a entes reguladores

10 9 90,00%

7.6.2 Página web

90,00%


40


66,67%

CONCLUSIÓN: La información y comunicación de las actividades empresariales tiene un grado de confianza moderado y un nivel de riesgo

moderado, internamente y externamente se ha establecido una comunicación abierta.

117


MATRIZ TOTALIZADORA

8. SUPERVISION Y MONITOREO



VALOR

TEORICO (PT)

VALOR

REAL (CT)

VALOR %

(CP)

ESTADO


8.1 Supervisión permanente

8.1.1 Personal supervisor

10 5 50,00%

RANGO COMPONENTE

50,00%

CALIF. % GC NR

GRADO DE CONFIANZA

15% 50% B A

BAJO 60,00%

51% 75% M M

MODERADO 60,00%

8.2 Supervisión Interna

8.2.1 Informes de supervisión

10 8 80,00%

51% 59% MB MA

ALTO 60,00%

8.2.2 Períodos de evaluación

80,00%

60% 66% MM MM

8.2.3 Planes de acciones correctivas 67% 75% MA MB

8.2.4 Cumplimiento recomendaciones 76% 95% A B

NIVEL DE RIESGO

8.2.5 Cumplimiento cronograma c.rec.

BAJO 60,00%

MODERADO 60,00%

8.3 Supervisión Externa

8.3.1 Cumplimiento recomendaciones

10 5 50,00%

B BAJO

ALTO 60,00%

8.3.2 Cumplimiento cronograma c.rec.

50,00%

M MODERADO

MB MODERADO BAJO


MA MODERADO ALTO

A ALTO


18


60,00%

CONCLUSIÓN: La supervisión y el monitoreo tienen un grado de confianza y nivel de riesgo moderado, la supervisión interna es alta, al

contrario de la externa, lo que puede representar cierto riesgo para la empresa.

118


MATRIZ TOTALIZADORA

RIESGO NIVEL DE CONFIANZA TOTAL COMPONENTES VALORACIÓN

TEORICA TOTAL COMPONENTES

VALORACIÓN REAL ESTADO ACTUAL DEL SCI

CALIFICACIÓN FINAL

ALTO BAJO

320 198 59,51% MODERADO MODERADO

BAJO ALTO

% DE AVANCE DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 59,51%

CALIF. % GC NR

NOMENCLATURA

15% 50% B A

B BAJO

51% 75% M M

M MODERADO

51% 59% MB MA

MB MODERADO BAJO

60% 66% MM MM


67% 75% MA MB

MA MODERADO ALTO

76% 95% A B

A ALTO

GC GRADO DE CONFIANZA

NR NIVEL DE RIESGO

AMBIENTE DE CONTROL

RIESGO NIVEL DE CONFIANZA TOTAL COMPONENTE VALORACIÓN

TEÓRICA TOTAL COMPONENTE VALORACIÓN

REAL ESTADO ACTUAL DEL SCI

CALIFICACIÓN FINAL

ALTO BAJO

70 50 71,43%

MODERADO MODERADO BAJO ALTO

% DE AVANCE DEL COMPONENTE 71,43%

119

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS




CALIFICACIÓN FINAL

ALTO BAJO

50 29 58,00%



IDENTIFICACION DE EVENTOS




CALIFICACIÓN FINAL

ALTO BAJO

30 18 60,00%



EVALUACION DE LOS RIESGOS




CALIFICACIÓN FINAL

ALTO BAJO

30 15 50,00%



RESPUESTA A LOS RIESGOS


TEÓRICA

TOTAL COMPONENTE VALORACIÓN


CALIFICACIÓN FINAL

ALTO BAJO

20 10 50,00%



120

ACTIVIDADES DE CONTROL




CALIFICACIÓN FINAL

ALTO BAJO

30 18 60,00%



INFORMACION Y COMUNICACIÓN




CALIFICACIÓN FINAL

ALTO BAJO

60 40 66,67%



SUPERVISION Y MONITOREO




CALIFICACIÓN FINAL

ALTO BAJO

30 18 60,00%


% DE AVANCE DEL COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL 60,00%


Fecha: Del 2 al 15 de febrero del 2011

CONCLUSIÓN: Al realizar una evaluación general del control interno tenemos que el estado general del sistema control interno es

moderado, por lo que se concluye que la empresa se encuentra medianamente protegida ante las amenazas tanto internas como

externas.

121

3.2.6 FASE III: DESARROLLO DE HALLAZGOS O EXAMEN PROFUNDO DE

ÁREAS CRÍTICAS

PROGRAMA DE AUDITORÍA

EMPRESA COMINTEX

FASE III: DESARROLLO DE HALLAZGOS O EXAMEN PROFUNDO DE ÁREAS CRÍTICAS A 10 de marzo del 2011 OBJETIVOS - Analizar las principales debilidades de la empresa. - Verificar el perfil profesional del gerente y área administrativa - Verificar información que se requirió para la empresa. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA N° DETALLE Ref P/T Fecha Elaborado

por OBSERVACIONES

1 Elabore programa de auditoría F.3.1 10/03/2011 D.R

2 Verifique la existencia de manuales de funciones y procedimientos para determinar responsabilidades de la gerencia.

F.3.2 10/03/2011 D.R No disponen de manuales.

3 Solicite, verifique y analice políticas, filosofía, organigramas, de la empresa.

F.3.3 11/03/2011 D.R No existen políticas ni filosofía interna.

4 Solicite y revise los documentos de respaldo que se utilicen para justificar el manejo de efectivo.

F.3.4 12/03/2011 D.R

5 Revise y analice las seguridades de los documentos del manejo de efectivo para determinar si es posible su alteración.

F.3.5 12/03/2011 D.R

6 Revise las políticas y disposiciones administrativas para establecer el procedimiento previo al pago de comprobantes

F.3.6 14/03/2011 D.R No existen políticas definidas

7 Revise y verifique el lugar donde se archivan los documentos de ingresos y egresos.

F.3.7 15/03/2011 D.R

8 Examinar el manejo adecuado de los procedimientos políticas y prácticas que se siguen en la administración de los recursos de la empresa.

F.3.8

16/03/2011 D.R No disponen de políticas definidas

9 Determine los niveles de satisfactoriedad en los cuales se han venido cumpliendo los objetivos

F.3.9 18/03/2011 D.R

10 Elabore una hoja de hallazgos para cada hallazgo encontrado.

F.3.10 20/03/2011 D.R


Fecha: 8 de marzo de 2011 Fecha: 9 de marzo de 2011

Ref. PT 3/1

122


Periodo: del 01 de enero al 30 de junio de 2011 NARRATIVA

MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

La empresa no dispone de manuales de funciones y procedimiento que guíen las actividades de la

gerencia y de los empleados. Las funciones y responsabilidades se asignan de forma empírica, por

la experiencia adquirida a través de los años y de acuerdo con el criterio del gerente. Lo mismo

sucede con los procedimientos se manejan de la misma manera, no se ha diseñado hasta la

actualidad ningún documento que permita guiar las actividades de los diferentes departamentos.

Estas deficiencias provocan que en determinadas circunstancias y en el caso de estar ausente el

gerente, no se pueda tomar decisiones acertadas, y de vez en cuando se presenten conflictos que

se terminan solucionándose pero con la existencia de manuales se facilitaría la resolución de los

mencionados conflictos.


Fecha:10 de marzo de 2011 Fecha:12 de marzo de 2011

Ref. PT 3/2

123



POLÍTICAS, FILOSOFÍA Y ORGANIGRAMAS DE LA EMPRESA

La empresa no tiene políticas y filosofía establecidas, en cuanto a la organización disponen de un

organigrama el cual ha ido modificándose de acuerdo al crecimiento de la empresa y a las

necesidades de personal han tenido que crear nuevos puestos de trabajo, los que se han ido

ubicando dentro del organigrama de la empresa.

Cuentan únicamente con el organigrama estructural el que no es conocido por el personal operativo

pero todos saben a quién deben rendir cuentas, y tienen bien identificado quien es la persona que

monitorea y supervisa todas las actividades.



Ref. PT 3/3

124



DOCUMENTOS DE RESPALDO PARA JUSTIFICAR MANEJO DE EFECTIVO

Los valores iguales o menores a $100,00 se realiza el pago en efectivo y como respaldo

siempre se recibe o se entrega una factura, la misma que dependiendo de la actividad se

archiva la original o la copia.

Los pagos superiores a $100,00 el cliente tiene la opción de realizar el pago en efectivo,

cheque a la fecha, post fechado, transferencia electrónica o tarjeta de crédito.

Para gastos menores se utiliza los recibos de caja, de los que se archivan debidamente

numerados las copias respectivas.



Ref. PT 3/4

125

3.2.6.1 HOJAS DE HALLAZGOS


Periodo: del 01 de enero al 30 de junio de 2011 HALLAZGO N° 1

TITULO DEL HALLAZGO: LA EMPRESA NO DISPONE DE UN MANUAL DE FUNCIONES.

CONDICIÓN: LA EMPRESA AUDITADA NO CUENTA CON UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO, DOCUMENTO QUE SE CONSIDERA DE VITAL IMPORTANCIA EN LOS ENFOQUES DE ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA.

CRITERIO: LAS NUEVAS NORMAS DE ADMINISTRACIÓN INCORPORAN LAS ACTIVIDADES, HABILIDADES, CONOCIMIENTOS Y DESTREZAS DE LOS TRABAJADORES DEBEN ESTAR PLASMADOS EN MANUALES DE FUNCIONES ESTRATÉGICOS.

CAUSA: LA FALTA DE ACTUALIZACIÓN Y DESINTERÉS POR LA GERENCIA POR DISEÑAR EL MANUAL DE FUNCIONES

EFECTO: LOS PROCESOS DE RECURSOS HUMANOS NO SON LOS ÓPTIMOS.

RECOMENDACIÓN AL GERENTE GENERAL:

Diseñar e implementar el manual de funciones para la empresa que permita mejorar y

garantice la realización de los diferentes procesos de una manera más clara.

Ref. PT 3/5

126


Periodo: del 01 de enero al 30 de junio de 2011

HALLAZGO N° 2 TITULO DEL HALLAZGO: INEXISTENCIA DE UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

CONDICIÓN: LA EMPRESA AUDITADA NO CUENTA CON UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. ASÍ SE HAN DETERMINADO NIVELES DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD, CENTRALIZANDO EN EL ÀREA DE CONTABILIDAD LOS PROCESOS DE COMPRAS VENTAS Y PRODUCCIÒN.

CRITERIO: LA SEGREGACIÓN DE FUNCIONES, EVITA DUPLICIDAD DE ACTIVIDADES Y FUNCIONES INCOMPATIBLES.

CAUSA: DEBIDO A LA INEXISTENCIA DE UN MANUAL DE FUNCIONES Y DE LOS ORGANIGRAMAS ESTRUCTURALES.

EFECTO: LO QUE AFECTA AL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES, ENTREGA OPORTUNA DE INFORMACIÓN, LA TOMA DE DECISIONES ADECUADAS Y EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES.

RECOMENDACIÓN A LA GERENCIA:

Diseñar los organigramas estructurales y funcionales de la empresa, así como el manual de

funciones basado en competencias organizacionales, departamentales y comportamentales.

Ref. PT 3/6

127



HALLAZGO N° 3

TÍTULO DEL HALLAZGO: INEXISTENCIA DE UN FONDO FIJO PARA GASTOS MENORES

CONDICIÓN: LA EMPRESA NO HA ESTABLECIDO UN FONDO FIJO PARA CAJA CHICA Y LOS REEMBOLSOS NO SE REALIZAN CON FRECUENCIA, POR LO QUE EN EL MOMENTO DE NECESITAR UN PAGO MENOR EN EFECTIVO, VARIAS VECES NO HAY DISPONIBILIDAD.

CRITERIO: EL NO DISPONER DE UN FONDO FIJO DE CAJA CHICA Y SU REEMBOLSO NO ES FRECUENTE PROVOCA QUE EN EL CASO DE EXISTIR LA NECESIDAD DE UN GASTO MENOR SE DEBAN IMPROVISAR POLÍTICAS DE PAGOS MENORES, COMO CHEQUES O EFECTIVO CORRESPONDIENTE A OTRAS CUENTAS.

CAUSA: INEXISTENCIA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS QUE OBLIGUEN AL GERENTE A AUTORIZAR LA DISPONIBILIDAD DE UN FONDO FIJO DE CAJA CHICA QUE PERMITA REALIZAR PAGOS MENORES.

EFECTO: AL NO EXISTIR POLÍTICAS ESTABLECIDAS PARA EL MANEJO DEL FONDO DE CAJA CHICA PROVOCA QUE PARA PAGOS MENORES SE UTILICEN CHEQUES Y EXISTAN DESAJUSTES EN LAS DIFERENTES CUENTAS QUE SE VEN AFECTADAS POR ESTOS MOVIMIENTOS.


Establecer procedimientos administrativos en los que se autorice la creación de un fondo

fijo de caja chica y su reembolso periódico para evitar la mala utilización de las cuentas

bancos y caja general para pagos menores de la empresa.

Ref. PT 3/7

128



HALLAZGO N° 4 TITULO DEL HALLAZGO: REQUERIMIENTOS INCOMPLETOS EN EL PROCESO DE COMPRA DE MATERIA PRIMA.

CONDICIÓN: LA EMPRESA AUDITADA SOLICITA COTIZACIONES PARA LA COMPRA DE MATERIA PRIMA A UN SOLO PROVEEDOR.

CRITERIO: EL REQUERIMIENTO DE AL MENOS TRES COTIZACIONES DE DIFERENTES PROVEEDORES A PARTIR DE $ 1000 PARA LA ADQUISICIÓN DE LA MATERIA PRIMA, DISMINUYE LOS RIESGOS DE COSTOS ELEVADOS Y DE CALIDAD.

CAUSA: LA INEXISTENCIA DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y DEL REGLAMENTO DE ADQUISICIONES, INCIDEN EL LOS COSTOS DE PRODUCCIÒN, PRECIO DE VENTA DISMINUCIÒN DE LOS INDICADORES DE RENTABILIDAD Y PÈRDIDA EN LA PARTICIPACIÓN DEL MERCADO.

EFECTO: COSTOS DE PRODUCCIÓN ELEVADOS, PRECIO DE VENTA NO COMPETITIVO, DISMINUCIÓN DE LOS INDICADORES DE RENTABILIDAD. DISMINUCIÓN DE LA PARTICIPACIÓN EN EL MERCADO.


Diseñar el manual de procedimientos en el que al menos se establezca el requerimiento de

tres cotizaciones de diferentes proveedores en montos superiores a $ 1000,00

adicionalmente se deben establecer las políticas administrativas y financieras de

adquisiciones, con el respectivo reglamento que contenga niveles de autorización,

condiciones de pago, especificaciones técnicas generales.

Ref. PT 3/8

129



HALLAZGO N° 5 TITULO DEL HALLAZGO: LA EMPRESA NO DISPONE DE POLÍTICAS Y FILOSOFÍA ESTABLECIDAS

CONDICIÓN: LA EMPRESA AUDITADA NO DISPONE DE POLÍTICAS NI FILOSOFÍA QUE PERMITAN A LOS TRABAJADORES IDENTIFICARSE CON LA MISMA. TODO SE LO HACE DE MANERA VERBAL.

CRITERIO: LA EMPRESA DEBE TENER DEBIDAMENTE ESTABLECIDAS LA FILOSOFÍA Y LAS POLÍTICAS EMPRESARIALES COMO UNA GUÍA PARA TODAS LAS ÁREAS Y PODER OBTENER UN DESEMPEÑO ÓPTIMO PARA ALCANZAR LA SATISFACCIÓN DE LOS CLIENTES.

CAUSA: LA GERENCIA NO SE HA PREOCUPADO DE IMPLEMENTAR LA FILOSOFÍA Y POLÍTICAS EMPRESARIALES PORQUE CONFÍA EN SU CRITERIO Y EN LA MANERA EN QUE HA CONDUCIDO LA EMPRESA DURANTE AÑOS.

EFECTO: AL NO EXISTIR UN DOCUMENTO EN DONDE SE ENCUENTREN PLASMADAS LA FILOSOFÍA Y LAS POLÍTICAS, CADA EMPLEADO PUEDE CONSIDERARLAS DE ACUERDO A SU CRITERIO Y ESTO PUEDE OCASIONAR CONFLICTOS ENTRE LA GERENCIA Y LOS EMPLEADOS

RECOMENDACIONES A LA GERENCIA:

Diseñar la filosofía y las políticas empresariales adaptadas a todas las áreas y con la

colaboración de cada una de las áreas de la empresa, documentarlas y socializarlas con

todos los empleados.

Ref. PT 3/9

130

3.2.7 FASE IV

PROGRAMA DE AUDITORÍA

EMPRESA COMINTEX

FASE IV: COMUNICACIÓN DE RESULTADOS E INFORME DE AUDITORÍA

A 5 de junio del 2011 OBJETIVOS - Mantener una comunicación permanente con la Empresa, para evidenciar el informe y presentar oportunamente los resultados obtenidos en las fases anteriores. - Realizar el respectivo informe con sus respectivos documentos de soporte para ser expuesto a la gerencia de la empresa. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA N° DETALLE Ref.

P/T Elaborado

por Fecha OBSERVACIONES

1 Elabore un cronograma de actividades para la comunicación de resultados e informe de auditoría.

F.4.1 D.R 10/junio/2011

2 Elabore el informe borrador con los resultados obtenidos en el proceso de la auditoría.

F.4.2 D.R 11/junio/2011

3 Registre las reuniones llevadas a cabo durante el proceso de auditoría.

F.4.3 D.R 11/junio/2011

4 Realice la convocatoria de lectura y discusión de resultados.

F.4.4 D.R 11/junio/2011

5 Elabore el acta de sesión realizada F.4.5 D.R 12/junio/2011

6 Establezca el periodo de descargo de las observaciones emitidas en el informe.

F.4.6 D.R 13/junio/2011

7 Presentación del informe final F.4.7 D.R 14/junio/2011


Fecha: 3 de junio de 2011 Fecha: 4 de junio de 2011

Ref. PT 4/1

131

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

ENTIDAD: COMINTEX TIPO DE AUDITORÍA: AUDITORÍA DE GESTIÓN PERÍODO DE AUDITORÍA: DEL 10 AL 16 DE JUNIO DEL 2011

Nº ACTIVIDADES 10 11 12 13 14 15 16

1 FASE IV PROCEDIMIENTOS

1.1 Elabore un cronograma de actividades para la comunicación de resultados e informe de auditoría

1.2 Elabore el informe borrador con los resultados obtenidos en el proceso de auditoría.

1.3 Registre las reuniones llevadas a cabo durante el proceso de auditoría.

1.4 Realice la convocatoria de lectura y discusión de resultados

1.5

Elabore acta de sesión realizada.

1.6 Establezca el periodo de descargo de las observaciones emitidas en el informe.

1.7 Presentación del informe final

1.8 Elabore cronograma de cumplimiento de recomendaciones


Fecha: 6 de junio de 2011 Fecha: 8 de junio de 2011

Ref. PT 4/2

132

AUDITORIA DE GESTION A LA EMPRESA “COMINTEX”

Oficio Nro. 004

Ing.

PEDRO VALLEJO BÁEZ

GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA COMINTEX

Presente.-

ASUNTO: CARTA A LA GERENCIA

Antecedentes:

En atención a su pedido constante en memorando AG -0001 el departamento de auditoría

considero el requerimiento de la gerencia y se desarrolló la revisión de los procesos de la

empresa, específicamente el direccionamiento estratégico, área de recursos humanos,

producción, tesorería, compras públicas. Las novedades se detallan a continuación y

corresponden a las detectadas hasta la fecha, mismas que la hacemos conocer durante el

avance de campo a efecto de que se adopten por su intermedio las acciones

correspondientes y facilitar el cumplimiento de las recomendaciones.

Alcance:

Los resultados del estudio de la empresa corresponden a los meses de enero a junio del

2011.

La base legal revisada incluye la verificación de las políticas y procedimientos

administrativos en los que se especifica las condiciones en las que se llevan los procesos

de la empresa.

Objetivos:

Revisar el direccionamiento estratégico y estructura organizacional

a) Misión

b) Visión

c) Filosofía y políticas

d) Organigramas

e) Manual de funciones

f) Manual de procedimientos

Evaluar las cuentas caja y bancos en los ámbitos:

a) Procedimientos para registros contables y movimientos que realiza el contador.

b) Revisión y verificación de conciliaciones bancarias.

c) Procedimientos administrativos para el manejo del fondo de caja chica.

Ref. PT 4/3

133

d) Políticas y procedimientos para los desembolsos de efectivo.

e) Arqueos sorpresivos de caja.

f) Salvaguarda de los comprobantes de ingreso y egreso.

g) Seguridades utilizadas en los comprobantes de ingresos y egresos

h) Registro de las transacciones.

i) Políticas sobre el buen uso de cheques.

Impresión visual:

La calificación se acerca al indicador esperado del 7% el óptimo es 7,5/10. Los aspectos

observados a nivel general son:

Condiciones del lugar de trabajo.

Instalaciones y adecuación de espacios.

Maquinaria, equipos.

Sala de reuniones

Relaciones interpersonales

Manejo de inventarios

Lugar para archivo de documentos

Caja de seguridad para guardar documentos confidenciales

Lugar donde se guardan los documentos del contador

Utilización de tecnología y paquetes contables.

Actitudes de los empleados:

Respeto

Servicio

Aprendizaje permanente

Responsabilidad

Análisis y reflexión

Prepositiva en su desempeño

RECOMENDACIONES GENERALES EN PROCESOS Y ESTRATEGIA

Determinar un manual de procesos administrativo financiero, estudios de gestión, indicadores, estipulaciones de calidad para la empresa.

Diseñar filosofías y políticas que puedan ser aplicadas en todas las áreas de la empresa.

Diseñar un manual de funciones que guíe las actividades de los trabajadores.

Realizar planes de capacitaciones periódicas para los trabajadores de la empresa.

Crear un fondo fijo para gastos menores.

Realizar la verificación de cifras y números antes de la emisión de cheques.

Realizar los ajustes necesarios luego de las conciliaciones bancarias.

Establecer un control sobre todos los talonarios de cheques que no estén en uso de

forma tal que se impida su utilización indebida.

Prohibir la firma de cheques en blanco, así como cheques a nombre del contador y

al portador.

134

Archivar en un lugar seguro y apropiado todos los documentos que le competen

solo a la empresa.

Realizar arqueos periódicos a la cuenta de caja chica.

Registrar todas las transacciones en la fecha en que se recibe el efectivo o se emiten

los cheques.

Atentamente.

Hugo David Rosales

AUDITOR

135

CONVOCATORIA

Quito, 11 de junio del 2011

SRES.

PEDRO VALLEJO

GERENTE GENERAL

ING. LENDYS SÁNCHEZ

CONTADOR

Conforme establece las normas de auditoría generalmente aceptadas (NAGAS), se convoca

a la lectura y discusión del informe borrador de la auditoría de gestión a la empresa

COMINTEX, mismo que se llevará a cabo en el salón de reuniones de la empresa., la hora

en que se llevará a cabo la presente sesión es a las 15:30 horas con los asistentes.

Atentamente,

Hugo David Rosales

AUDITOR

Ref. PT 4/4

136

ACTA DE LECTURA DE BORRADOR DEL INFORME


En la ciudad de Quito, a los 12 días del mes de junio de 2.011, siendo las 10H30 conforme

memorando No. 004, de fecha mayo/2011, se procedió a la sesión de trabajo para la lectura

y discusión al borrador del INFORME AUDITORÍA DE GESTIÓN A LA EMPRESA

COMINTEX, Habiéndose convocado al siguiente personal: Ing. Pedro Vallejo gerente,

Lendys Sánchez contador y por la empresa auditora el Sr. Hugo David Rosales

Los asistentes, para constancia firman la presente acta, en original y una copia:

GERENTE GENERAL ………………………………………..

CONTADOR ………………………………………..

AUDITOR ……………………………………..

Ref. PT 4/5

137

CAPITULO I

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Motivo del examen

El examen especial a los procesos de la empresa COMINTEX, se realizó en cumplimiento

del plan anual de control del año 2010, de la gerencia, y de conformidad con el pedido de

gerencia del 02 de enero de 2011 suscrita por el gerente general.

Objetivos del examen

Formular y presentar una opinión sobre los aspectos administrativos, gerenciales y

operativos, poniendo énfasis en el grado de efectividad y eficiencia con que se han

utilizado los recursos materiales y financieros mediante modificación de políticas,

controles operativos y acción correctiva.

Establecer el grado en que la entidad y sus servidores han cumplido

adecuadamente los deberes y atribuciones que les han sido asignados.



Verificar que la empresa auditada cumpla con normas y demás disposiciones legales

y técnicas que le son aplicables, así como también con principios de economía,

eficiencia, eficacia, efectividad, equidad, excelencia y valoración de costos

ambientales, según cada caso y formular recomendaciones oportunas para cada uno

de los hallazgos identificados.

Estimular la adherencia del personal al cumplimiento de los objetivos y políticas de la

entidad y mejorar los niveles de productividad, competitividad y de calidad de la

entidad.

Establecer si los controles gerenciales implementados en la entidad o programa son

efectivos y aseguran el desarrollo eficiente de las actividades y operaciones.

Ref. PT 4/6

138

Alcance del examen

El examen especial incluyó las operaciones generales dentro de los diferentes procesos

comprendidos en el periodo 2010.

Base legal

La empresa COMINTEX inició sus operaciones el 1 de agosto de 1990 como persona

natural obligada a llevar contabilidad, en la provincia de Pichincha, cantón Quito, parroquia

Chaupicruz (La Concepción), en la calle Alfredo Carpio Nº 78, la empresa se inició como un

taller dedicado a la confección de prendas de vestir.

Estructura orgánica

NIVEL EJECUTIVO:

GERENTE

SECRETARIA

CONTADOR

AUXILIAR CONTABLE

NIVEL OPERATIVO

12 COSTURERAS

139

CAPÍTULO II

RESULTADO DEL EXAMEN

LA EMPRESA NO DISPONE DE UN MANUAL DE FUNCIONES

La empresa no ha diseñado un manual de funciones, en el que se especifique la descripción

de los puestos de trabajo, sin tomar en cuenta que es de vital importancia para lograr la

eficiencia en el desempeño de sus trabajadores. La implementación del manual de

funciones es necesaria porque facilitará y mejorará la relación entre los trabajadores y la

gerencia, ya que todas las actividades hasta el momento se han realizado por indicación

verbal.

CONCLUSIONES

La falta de un manual de funciones ha provocado que los empleados realicen sus

actividades de manera empírica y muchas veces por iniciativa, lo que ha ocasionado que

muchas veces existan conflictos entre compañeros y con la gerencia.


Diseñar, elaborar e implementar el manual de funciones en la que consten las funciones

que deben desarrollar cada uno de los miembros de la empresa, las responsabilidades, las

aptitudes y destrezas a desarrollar, al hacerlo la empresa logrará:

El personal dispondrá de información oportuna para el desarrollo de sus actividades.

Los trabajadores se identificarán de una mejor manera con la empresa.

Los nuevos empleados contarán con una herramienta que facilitará el desempeño de

sus funciones.

Facilitará la selección de nuevos empleados.

Permitirá que los trabajadores ocupen su puesto de trabajo de acuerdo al perfil.

Delimitará las responsabilidades de cada trabajador.

Ref. PT 4/7

140

INEXISTENCIA DE UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La empresa no cuenta con una estructura organizacional, no se encuentran bien definidos

los niveles de autoridad y responsabilidad, todo se realiza empíricamente, así se ha

manejado durante los 21 años que esta lleva en el mercado.

CONCLUSIONES:

La falta de una estructura organizacional afecta al cumplimiento de objetivos institucionales,

la gerencia no ha realizado las actualizaciones respectivas de acuerdo a las exigencias y

cambios del entorno, los empleados conocen a quien deben rendir cuentas pero

desconocen que lugar ocupan en el organigrama, la información no se entrega de manera

oportuna, y afecta a la toma de decisiones adecuadas.


Diseñar los organigramas funcionales y jerárquicos que permitan identificar las líneas de

autoridad y las funciones de cada puesto de trabajo.

INEXISTENCIA DE UN FONDO FIJO PARA GASTOS MENORES

La empresa no ha establecido un fondo fijo para caja chica y los reembolsos no se realizan

con frecuencia, por lo que en el momento de necesitar un pago menor en efectivo, varias

veces no hay disponibilidad y se tenga que improvisar políticas de pagos menores, como

cheques o efectivo correspondiente a otras cuentas.

El reglamento de la empresa en cuanto al manejo de tesorería no contempla que debe

existir un fondo fijo para caja chica y tampoco que se debe realizar reembolsos cada vez

que no haya disponibilidad.

CONCLUSIÓN

La falta de procedimientos administrativos provoca que la gerencia y el área contable tengan

dificultades al no disponer de un fondo fijo de caja chica, y no se realicen los reembolsos

141

periódicos y se tenga que improvisar decisiones para pagos menores y se afecte a la cuenta

bancos y a caja general.


Establecer procedimientos administrativos en los que se autorice la creación de un fondo fijo

de caja chica y su reembolso periódico para evitar la mala utilización de las cuentas bancos

y caja general para pagos menores de la empresa.

REQUERIMIENTOS INCOMPLETOS EN EL PROCESO DE COMPRA DE MATERIA

PRIMA

La empresa no pide cotizaciones a diferentes proveedores para la adquisición de materia

prima, por lo que no tiene opción de comparar precios y calidad en la materia prima.

CONCLUSIONES:

Al tener un solo proveedor los costos de producción se elevan, por lo tanto también el

producto terminado, lo que puede provocar una disminución en las utilidades y bajas

considerables en las ventas.

.


Se debe requerir por lo menos tres cotizaciones de diferentes proveedores para disminuir

los costos elevados y que permita obtener una mejor calidad, adicionalmente establecer

políticas administrativas y financieras para la adquisición de materia prima.

LA EMPRESA NO DISPONE DE FILOSOFÍA Y POLÍTICAS ESTABLECIDAS

La empresa no tiene establecidos la filosofía y las políticas de igual forma todo se comunica

verbalmente, no se le ha dado la importancia que este aspecto requiere porque la gerencia

considera que no hay necesidad, porque con 21 años en el mercado la empresa ha crecido

142

y se ha mantenido, por lo que se tiene la seguridad de que no habrían cambios si se

implementan la filosofía y las políticas.

CONCLUSIONES:

La falta de filosofía y políticas empresariales provoca que los empleados realicen todas las

actividades sin conocimiento y muchas veces la toma de decisiones no sean acertadas.

RECOMENDACIONES

Formular la filosofía y políticas para la empresa teniendo en cuenta las necesidades de cada

área de trabajo y poniendo a consideración a todos los departamentos de la empresa.

LOS REGISTROS DE LOS MOVIMIENTOS CONTABLES NO SE REALIZAN EN FORMA

OPORTUNA

Al revisar los registros de los movimientos contables, específicamente del área de tesorería

se encontró que el contador realiza dichos registros a su criterio, las entradas y salidas de

dinero no se registran diariamente, lo que provoca que existan inconsistencias en los

movimientos de las cuentas, y no se conozca la disponibilidad real de efectivo, lo que ha

desencadenado en una serie de problemas para la empresa porque en el momento de

realizar una compra deben estar realizando consultas al banco para poder emitir un cheque

y en ocasiones los cheques girados no han tenido los fondos necesarios para poder

cubrirlos.

El reglamento de la empresa en cuanto al manejo de tesorería no contempla que los

registros deben hacerse diariamente, pero por ética y lógica del contador, estos deberían

hacerse todos los días.

CONCLUSIÓN

No se han realizado registros diarios de todas las transacciones realizadas por la empresa.

143

RECOMENDACIÓN A LA GERENCIA

Dispondrá e incluirá dentro del reglamento interno de la Institución, además de incluir en la

ficha de descripción del puesto del contador que diariamente se realicen los registros

correspondientes a todas las transacciones que se realicen en la empresa, estableciendo

sanciones en caso de incumplimiento.

LA COMPARACIÓN ENTRE LOS REGISTROS DE SALDOS EN EL LIBRO BANCOS DE

LAS OPERACIONES DE LA EMPRESA NO COINCIDE CON LOS ESTADOS DE CUENTA

DEL BANCO.

La empresa no lleva un control de conciliación de saldos entre los libros de bancos, sus

registros contables y los saldos de bancos, las conciliaciones de saldos se realizan

esporádicamente, se han dado demasiadas atribuciones y poder de decisión al contador, el

mismo que no tiene el cuidado necesario en el manejo de las cuentas de la empresa, esto

hace que no sea posible conocer el estado real y la disponibilidad exacta de dinero en

bancos.

El reglamento de la empresa en cuanto al manejo de tesorería no contempla que las

conciliaciones bancarias deben realizarse de forma mensual, sin excepción de ningún mes.

CONCLUSIÓN

No se realizan conciliaciones bancarias mensuales que permitan evaluar y comparar los

saldos en el libro bancos y los estados de cuenta que mensualmente entrega el banco.

RECOMENDACIÓN A LA GERENCIA

Establecer e incluir políticas y procedimientos que permitan identificar claramente que las

conciliaciones bancarias mensuales, lo que dará confiabilidad y permitirá conocer los valores

reales de dinero en bancos e imponer sanciones al contador en caso de incumplimiento.

144

AUDITORÍA DE GESTIÓN AL AREA DE TESORERÍA

CARTA A LA GERENCIA

Oficio Nro. 005

Ing.

PEDRO VALLEJO BÁEZ

GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA COMINTEX

Presente.-

ASUNTO: DESCARGO DE LAS OBSERVACIONES EMITIDAS EN EL INFORME

Una vez presentado la parte introductoria del borrador del informe, se les solicita a ustedes

señor gerente y contador presenten pruebas o evidencias documentadas relacionadas con

los hallazgos descritos a fin de desvanecerlos.

El periodo establecido para que envíe las pruebas de descargo es de 3 días a partir de la

fecha de presentación del informe borrador.

De no presentarse las pruebas de descargo en el plazo establecido, estos quedarán en

proceso de desvanecer en el informe final, para no alterar los plazos a cumplir en el

cronograma establecido.

Atentamente,

Sr, Hugo David Rosales

AUDITOR

Ref. PT 4/7

146

INTRODUCCIÓN

COMINTEX, empresa textil dedicada a la confección y comercialización de ropa de trabajo,

se propone a través del presente manual regular y manejar las relaciones laborales con sus

trabajadores, considerando que ellos representan el capital más valioso de la empresa, y

que con su dedicación, esfuerzo y disciplina se alcanzarán las metas propuestas.

Se parte de un principio administrativo que servirá de guía práctica y permitirá a todas las

áreas de la empresa contar con un orden regulador de las actividades de la misma, esta

herramienta será un soporte para alcanzar la eficiencia y eficacia administrativa y mejorar la

toma de decisiones

El manual dispone de una estructura clara, de fácil interpretación y abarca todos los

componentes de la organización. En la primera parte se redefine la misión, visión, políticas,

cultura organizacional, que la empresa ya había diseñado y se encuentran disponibles en su

sitio web, se sugieren algunas modificaciones las que se ponen a consideración de la

gerencia.

En la segunda parte se describen las funciones, responsabilidades y requerimientos de

cada puesto de trabajo.

En la parte final se incluye un glosario de términos que es un listado de conceptos de

carácter técnico relacionados con el contenido del manual y que permiten a los empleados

facilitar su comprensión.

147

OBJETIVOS

Ofrecer una guía que facilite a los trabajadores de la empresa la correcta ejecución

de actividades y tareas que deben realizar de acuerdo a cada puesto de trabajo.

Determinar los perfiles y requerimientos específicos de cada función.

Conseguir que los empleados logren optimizar los procesos y alcanzar mayor

eficiencia y eficacia.

JUSTIFICACIÓN

La efectividad del empleado en un cargo requiere de una serie de aspectos importantes

como la motivación, el lugar de trabajo, interés, respeto, entre otros, además del efectivo

manejo de la información oportuna y exacta que permita tomar decisiones acertadas y por

consiguiente contribuir al éxito de la empresa.

Todos estos son elementos determinantes para el logro de la eficiencia en las

organizaciones modernas, por lo que surge la necesidad de diseñar un manual de funciones

en el que se describan los cargos del personal, como modo de información que facilite la

identificación clara de las actividades.

El manual de funciones servirá de guía para los empleados, en el encontrará plasmado las

actividades por área, facilitando su comprensión y ejecución, para el fortalecimiento propio y

de la organización.

148

POLÍTICAS DE LA EMPRESA

La Empresa tiene definidas tres políticas que están disponibles en el sitio web de la

misma:

Desde hace más de 20 años nuestra empresa garantiza a sus clientes el diseño,

elaboración y venta de nuestros productos con la mejor calidad.

Consideramos el desarrollo tecnológico como una base fundamental para el mejoramiento

continuo de procesos que satisfagan las expectativas de nuestros clientes.

Consideramos muy importante la capacitación y calificación del personal para mantener

eficaces todos los procesos y finalmente elaborar nuestros productos con materia prima

seleccionada y cumplir con las normas de conservación de recursos naturales y energéticos.

POLÍTICAS EMPRESARIALES SUGERIDAS

Nuestras políticas se basan en el respeto, disciplina, integridad, responsabilidad,

conocimiento, técnica y pasión, generando un ambiente de trabajo que permite el

crecimiento constante de nuestra empresa, nuestros clientes y nuestro personal.

Nuestro compromiso está basado en la práctica de las siguientes políticas:

Integridad y ética empresarial: Ser honestos y éticos con los clientes, empleados y

proveedores.

Capacidad de innovación: Implementar nuevos productos constantemente, con respaldos

tecnológicos y métodos flexibles de trabajo.

Disciplina y profesionalismo: Respetar las disposiciones empresariales y profesionales en

todas las actividades.

Garantía Incondicional: Permitir a los clientes cambiar la mercadería que no satisfaga sus

expectativas, siempre y cuando no haya sido usada.

149

RESPONSABILIDADES DE LA GERENCIA

La gerencia tiene la responsabilidad de garantizar la seguridad y la salud de los trabajadores

a su cargo, definiendo las funciones y responsabilidades correspondientes a cada área. Es

indispensable que la gerencia establezca por escrito los objetivos que se esperan alcanzar.

Entre las principales actividades tenemos:

Establecer las competencias y las interrelaciones de cada departamento.

Asignar los recursos necesarios, tanto humanos como materiales, para conseguir los

objetivos propuestos.

Promover y participar en reuniones periódicas para analizar y discutir temas

relacionados con el bienestar de la empresa y sus miembros.

Visitar periódicamente los lugares de trabajo para poder estimular comportamientos

eficientes.

Mostrar interés por los problemas e inquietudes de los trabajadores.

Reconocer a los trabajadores por sus logros de acuerdo a los objetivos planteados.

Interesarse y participar en las actividades que promuevan los empleados siempre y

cuando vayan en beneficio de la empresa.

Revisar periódicamente las condiciones de trabajo de acuerdo a los procedimientos

establecidos, dando prioridad a áreas críticas.

Efectuar seguimiento y control de las acciones para controlar que no existan

desviaciones considerables y se puedan tomar acciones correctivas.

150

RESPONSABILIDADES DE LOS TRABAJADORES

Las responsabilidades se refieren a cada una de las actividades que deben cumplir los

empleados al asumir su compromiso de trabajo con la empresa.

1. Los trabajadores deben guardar las normas de disciplina, puntualidad en horas de

entrada y salida de su puesto de trabajo.

2. Concurrir a realizar sus labores correctamente vestidos, conservando las normas de

higiene y presentación que permitan dar una buena imagen a la empresa.

3. Poseer buena conducta durante las horas de trabajo y en general durante su

permanencia en las dependencias de la empresa.

4. No abandonar su puesto de trabajo dentro del tiempo de su jornada o antes que este

concluya, sin la correspondiente autorización de la Gerencia.

5. Cuidar de los materiales, instrumentos o herramientas que maneje en la empresa

como maquinas, equipos electrónicos y útiles de trabajo.

6. Informar de inmediato a la Gerencia acerca de cualquier situación que considere

pueda presentar riesgo para la seguridad o la salud de los empleados.

7. Mantener limpio y ordenado su entorno de trabajo, localizando maquinaria, equipos y

materiales en los lugares asignados.

151

PROHIBICIONES PARA LOS TRABAJADORES

1. Abandonar su puesto de trabajo bajo cualquier pretexto.

2. Recibir visitas, llamadas telefónicas personales ya sea por teléfono interno o celular.

3. Utilizar los teléfonos de la empresa para llamadas personales, locales o de larga

distancia, salvo caso de emergencia y con la autorización de su jefe inmediato.

4. Fumar o tomar bebidas alcohólicas, drogas, dentro de las instalaciones de la

empresa, salvo que exista prescripción médica, la misma que deberá ser suscrita por

un médico.

5. Permanecer en la empresa en horas que no sean las de su jornada de trabajo,

exceptuando quienes lo hagan debidamente autorizados por el gerente.

6. Faltar al trabajo sin causa justificada y sin el permiso respectivo de la gerencia.

7. Sustraer de la empresa implementos de trabajo, materia prima o productos

terminados.

8. Falta de cortesía, mala actitud con los clientes o compañeros de trabajo, dando

muestra de falta de cultura y consideración.

9. Suministrar información por insignificante que parezca a personas ajenas a la

empresa.

10. Portar armas de cualquier clase durante horas de trabajo, se exceptúan de esta

disposición las punzantes, corto – punzantes que formen parte de las herramienta o

útiles propias del trabajo.

11. Ejecutar cualquier acto que pueda poner en peligro su propia seguridad, la de sus

compañeros de trabajo o la de terceras personas, así como la del lugar de trabajo.

152

Estructura Orgánica de la Empresa

EMPRESA “COMINTEX”

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

Misión

Fabricar productos con los mejores estándares de calidad, dentro de un marco de

competitividad para cumplir con las exigencias de nuestros clientes y optimizar los

materiales, mano de obra y recursos de la empresa.

Visión

Consolidar nuestra empresa, entre aquellas con mayor prestigio, capacitada técnicamente

para satisfacer las necesidades de todos los mercados.

LA MISIÓN Y VISIÓN LA EMPRESA TIENE DISEÑADA Y SE ENCUENTRAN

DISPONIBLES EN EL SITIO WEB, SE SUGIEREN ALGUNAS MODIFICACIONES QUE

PERMITAN IDENTIFICAR A LA EMPRESA CON EL ENTORNO INTERNO Y EXTERNO.

Fuente: Investigación propia Elaborado por: Hugo David Rosales

GERENTE

SECRETARIA

CONTADOR

AUXILIAR DE

CONTABILIDAD

D

VENDEDORES COSTURERAS COMPRAS

PÚBLICAS

MENSAJERO BODEGUERO

153

MISIÓN Y VISIÓN SUGERIDAS

MISIÓN

Somos una empresa textil con proyección internacional, sólida y

estable. Diseñamos, producimos y comercializamos uniformes y

ropa de trabajo, reflejo del esfuerzo del grupo humano, brindando

el más alto grado de satisfacción de las necesidades competitivas

de nuestros clientes y del mercado, estamos comprometidos con

el desarrollo del capital humano, el crecimiento rentable y la

protección del medio ambiente.

VISIÓN

Trabajamos unidos para ser la mejor empresa del Ecuador en la

industria textil, con el fin de lograr el más alto posicionamiento y

rentabilidad en el mercado nacional e internacional con productos

de inmejorable calidad y diseño, cumpliendo con los más altos

estándares de calidad e invirtiendo en el desarrollo de la empresa

y su gente.

154

CULTURA ORGANIZACIONAL

La empresa no dispone de una cultura organizacional establecida por lo que se sugiere la

siguiente:

Cultura de grupo:

Énfasis en los miembros de la organización.

Desarrollar un sentido de familia y lealtad.

Proteger los recursos humanos.

Desarrollar el compromiso de las personas.

Cultura de desarrollo:

Énfasis en la innovación y la creatividad.

Dinamismo en la provisión de servicios/producción.

Adaptabilidad.

Reconocimiento externo.

Cultura racional:

Énfasis en el logro de objetivos y la realización de tareas.

Énfasis en la producción y su control.

Recompensas económicas.

Objetivos claros.

Cultura jerárquica:

Énfasis en el orden.

Importancia de las reglas y normas.

Formalización.

Estabilidad y seguridad en el puesto.

Documentación.

Roles claros.

155

EMPRESA “COMINTEX” DESCRIPCIÓN DE PUESTOS






GERENTE

1.DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO 3. INSTRUCCIÓN FORMAL REQUERIDA Código: 100.001 Nivel de Instrucción: Superior tercer nivel Denominación: GERENTE Título Requerido: Administración, economía, finanzas o

afines Nivel: Directivo Área de Conocimiento: Ciencias sociales, humanas, ciencias

políticas y administrativas Rol: Dirección

Grupo Ocupacional: Coordinador general

2. MISIÓN 4. EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA Dirigir, planificar, orientar y evaluar los procesos relacionados con la dirección de la empresa.

Tiempo de Experiencia: 5 años Especificidad de la Experiencia: Dirección y gerencia de políticas, planes y

programas de especialización en administración y finanzas

5. ACTIVIDADES ESENCIALES 6. CONOCIMIENTOS 7. DESTREZAS 1. Dirige y coordina la elaboración de políticas,

planes y proyectos de venta de productos. Fundamentos en administración y finanzas Manejo organizacional, capacidad de

negociación

2. Orienta y acompaña la elaboración e implementación de metodologías, modelos, modalidades, estándares y protocolos de mercaderías.

Metodologías, modelos, modalidades, estándares y protocolos de los servicios de atención.

Manejo de equipos de trabajo, capacidad para gerenciar.

3. Coordina las acciones para garantizar la integralidad de las acciones y procedimientos.

Métodos de coordinación y supervisión Liderazgo, relacionamiento y negociación

4. Realiza el monitoreo, seguimiento y control de los puntos de venta.

Metodologías de seguimiento y monitoreo Relacionamiento, negociación, control y evaluación

5. Realiza la coordinación con todas las áreas para la obtención de objetivos.

Legislación, políticas y reglamentos de la Empresa.

Tacto y habilidad de gestión financiera

6. Otorga soporte a las relaciones comerciales entre la empresa y los clientes

Métodos de comercialización Tacto y habilidad de negociación

7. Gestiona ventas de los productos en el mercado objetivo.

Métodos de comercialización Tacto y habilidad de negociación

156

SECRETARIA

1.DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

3. INSTRUCCIÓN FORMAL REQUERIDA

Código: 100.002 Nivel de Instrucción: Superior tercer nivel Denominación: SECRETARIA Título Requerido: Secretariado ejecutivo bilingüe Nivel: Profesional - Apoyo Área de Conocimiento: Recepción, archivo, correspondencia,

contabilidad básica, digitación, redacción, ortografía, paquetes informáticos.

Rol: Secretaría

Grupo Ocupacional: Asistencia a gerencia

2. MISIÓN 4. EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA Coordinar todas las actividades entre la gerencia y demás dependencias de la empresa, mantener en orden la documentación de la empresa.

Tiempo de Experiencia: 2 años Especificidad de la Experiencia: Manejo de archivo, redacción, ortografía,

documentación e internet.

5. ACTIVIDADES ESENCIALES 6. CONOCIMIENTOS 7. DESTREZAS 1. Registrar, organizar y mantener un adecuado

control de los documentos de archivo. Registro y archivo Agilidad mental, coordinación tacto visual

2. Coordinar citas, entrevistas y reuniones con la gerencia

Manejo de Agenda Agilidad, orden, facilidad de palabra

3. Planificar y organizar los archivos de la documentación de la oficina

Archivo Agilidad, organización, orden, ubicación espacial

4. Revisar y redactar documentos para la firma de gerencia.

Redacción, estructura, ortografía Concentración, agilidad manual

5. Distribuir la documentación emitida por la gerencia Trámites, manejo de información Capacidad de juicio, rapidez, agilidad

6. Typeo de documentos en el computador Paquetes informáticos Concentración, rapidez, agilidad

157

CONTADOR



Código: 100.003 Nivel de Instrucción: Superior tercer nivel Denominación: CONTADOR Título Requerido: Lic./ Ing. Contador C.P.A Nivel: Profesional Área de Conocimiento: Contabilidad general, costos, tributación Rol: Contaduría

Grupo Ocupacional: APOYO

2. MISIÓN 4. EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA Supervisar y controlar las operaciones contables, verificar los registros en el sistema de todos los movimientos contables de la empresa, libro caja, registro de ventas,

registro de compras, planillas, tramites tributarios, etc.

Tiempo de Experiencia: 2 años Especificidad de la Experiencia: Registros contables, Facturación, Roles,

IESS, tributación

5. ACTIVIDADES ESENCIALES 6. CONOCIMIENTOS 7. DESTREZAS 1. Elaboración de estados financieros Manejo de EFs, NIFFS, Capacidad de juicio, habilidad matemática

2. Revisión de movimientos contables Contabilidad básica y costos Rapidez, agilidad mental

3. Brindar asesoría en aspectos contables y tributarios

Contabilidad y tributación Capacidad de juicio, facilidad de palabra, raciocinio.

4. Verificar y supervisar diariamente los documentos contables de la empresa

Leyes, reglamentos Rapidez, agilidad mental, capacidad de juicio

5. Verificación del cálculo de impuestos Matemáticas Agilidad mental

6. Distribuir los gastos Contabilidad Planificador metódico y ordenado.

158

AUXILIAR DE CONTABILIDAD



Código: 100.004 Nivel de Instrucción: Superior tercer nivel Denominación: Auxiliar contable Título Requerido: Ing./Lic. Contabilidad y auditoría Nivel: Apoyo Área de Conocimiento: Manejo cuentas contables, facturación,

tributación, roles de pago, paquetes contables.

Rol: Auxiliar contador

Grupo Ocupacional: Asistencia a gerencia

2. MISIÓN 4. EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA Ejecutar tareas de manipulación de documentos contables además del buen manejo del sistema numérico para la verificación de cálculos previos a la elaboración de comprobantes de pago.

Tiempo de Experiencia: 2 años Especificidad de la Experiencia: Contabilidad básica general y costos.

5. ACTIVIDADES ESENCIALES 6. CONOCIMIENTOS 7. DESTREZAS 1. Llevar el manejo de la caja chica, y otras cuentas

menores correspondientes a la empresa. Fundamentos en manejo de cuentas contables

Habilidad y rapidez matemática

2. Llevar un control de las facturas emitidas y recibidas.

Facturación, Ley de Régimen tributario Habilidad matemática y razonamiento.

3. Guardar en los archivos correspondientes de una forma ordenada y cuidando las seguridades, los documentos contables de la empresa

Archivo y seguridades de Documentos Orden y rapidez

4. Cuidar que los pagos a proveedores y otras cuentas de la empresa se cancelen en la fecha prevista, así como elaborar las órdenes de pago.

Procedimientos de compras y ventas Agilidad, concentración

5. Cumplir con las obligaciones tributarias a tiempo Tributación contable Razonamiento, cumplimiento, compromiso

159

COSTURERAS



Código: 100.005 Nivel de Instrucción: Secundaria Denominación: COSTURERA Título Requerido: Bachiller – corte y confección Nivel: No profesional- operativo Área de Conocimiento: Corte, confección y diseño Rol: confección

Grupo Ocupacional: Operación

2. MISIÓN 4. EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA Apoyar los procesos de corte, confección y terminado de prendas aplicando los estándares de calidad y responsabilidad exigidos por la empresa.

Tiempo de Experiencia: 2 años Especificidad de la Experiencia: Corte, confección y diseño de prendas y

manejo de máquinas industriales.

5. ACTIVIDADES ESENCIALES 6. CONOCIMIENTOS 7. DESTREZAS 1. Realizar el tendido, trazo y corte de las distintas

órdenes de producción. Dominio en trazado y corte de prendas Habilidad visual y manual, agilidad y

rapidez.

2. Realizar labores de confección de prendas. Manejo de máquinas industriales Habilidad mental, manual y rapidez.

3. Revisar que el proceso de confección cumpla con los estándares de calidad establecidos por la empresa.

Estándares de calidad, normativa de la empresa

Coordinación, vista, sentidos frecuentes de colores, texturas.

4. Utilizar de manera óptima los materiales que la empresa entrega para el proceso de producción.

Uso y aplicación de materiales para la confección.

Capacidad de juicio, orden.

5. Cuidar su lugar de trabajo y mantener su equipo de trabajo en buen estado.

Orden y mantenimiento de equipo de trabajo de acuerdo al área.

Orden y limpieza.

6. Realizar la limpieza diaria de su puesto de trabajo Labores de limpieza. Orden y limpieza

160

VENDEDORES

1.DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO 3. INSTRUCCIÓN FORMAL REQUERIDA Código: 100.006 Nivel de Instrucción: Superior tercer nivel Denominación: VENDEDOR Título Requerido: Administración, marketing, negocios Nivel: ASESOR Área de Conocimiento: Marketing y ventas. Rol: Mercadeo

Grupo Ocupacional: Marketing y ventas 2. MISIÓN 4. EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA Brindar una contribución significativa a la empresa para alcanzar los objetivos estableciendo un nexo entre el cliente y la empresa y contribuir a la solución de problemas.

Tiempo de Experiencia: 2 años Especificidad de la Experiencia: Ventas, negociación, relaciones

interpersonales, facilidad de palabra.

5. ACTIVIDADES ESENCIALES 6. CONOCIMIENTOS 7. DESTREZAS 1. Integrarse a las actividades de mercadotecnia de

la empresa. Mercadotecnia y negociación Estrategias para venta efectiva

2. Comunicar adecuadamente a los clientes la información que la empresa preparó para ellos acerca de los productos que comercializa.

Cartera de productos de la empresa, calidad, tipo, y todas las características de las prendas.

Coordinación, confianza en sí mismos

3. Asesorar a los clientes acerca de cómo los productos que ofrece pueden satisfacer sus necesidades y deseos; y cómo utilizarlos apropiadamente para que tengan una óptima experiencia con ellos.

Poder de negociación, manejo de objeciones Facilidad de palabra, juicio

4. Informar a la empresa sobre los canales adecuados y sobre las inquietudes de los clientes como requerimientos, quejas, reclamos, sugerencias, agradecimientos y otros de relevancia.

Cartera de clientes, Planificación, coordinación, toma de decisiones

161

ENCARGADO DE COMPRAS PÚBLICAS

1.DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO 3. INSTRUCCIÓN FORMAL REQUERIDA Código: 100.007 Nivel de Instrucción: Superior Tercer Nivel Denominación: Encargado de compras. y

contratación Título Requerido: Administración, Economía, Finanzas y

afines Nivel: Apoyo Área de Conocimiento: Procesos de contratación pública, manejo

de paquetes utilitarios. Word, Excel, Power point

Rol: Compras y contrataciones

Grupo Ocupacional: Gestión de contrataciones

2. MISIÓN 4. EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA Elaborar, mantener e implementar mecanismos de gestión de bienes y contrataciones que garanticen su transparencia, eficiencia y eficacia.

Tiempo de Experiencia: 2 años Especificidad de la Experiencia: Planeamiento estratégico, Políticas

públicas

5. ACTIVIDADES ESENCIALES 6. CONOCIMIENTOS 7. DESTREZAS 1. Tomar conocimiento y mantenerse actualizado en

cuanto a disposiciones oficiales en procesos de contratación pública.

Ley y procedimientos de contratación pública y normativa de la empresa.

Alta capacidad de análisis y juicio, agilidad en manejo de paquetes utilitarios.

2. Tramitar las compras y contrataciones de bienes y servicios: adecuar conjuntamente con la empresa solicitante las bases de licitación o concurso; confeccionar los pliegos de bases y condiciones


Capacidad de juicio, agilidad en manejo de paquetes informáticos.

3. Enviar cotizaciones a compradores, dentro de la reglamentación vigente.


Excelentes relaciones interpersonales.

4. Controlar y verificar el cumplimiento de las cláusulas contractuales de los contratos formalizados.



5. Mantener un sistema ágil y ordenado de custodia de la documentación.



6. Realizar informes periódicos de los contratos vigentes.


Eficiente administración del tiempo.

162

BODEGUERO



Código: 100.008 Nivel de Instrucción: Básico Denominación: BODEGUERO Título Requerido: Bachiller Nivel: Apoyo Área de Conocimiento: Custodia, Inventarios, manejo de kardex,

manejo de paquetes utilitarios. Rol: Custodia

Grupo Ocupacional: Servicios generales

2. MISIÓN 4. EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA Ser el responsable de la bodega de la empresa, siendo el custodio de los bienes y materiales que en ella se encuentran

Tiempo de Experiencia: 2 años Especificidad de la Experiencia: Custodia de bienes, paquetes utilitarios

5. ACTIVIDADES ESENCIALES 6. CONOCIMIENTOS 7. DESTREZAS 1. Mantener la administración de los productos que

se utilizan en las diferentes áreas de la Institución. Manejo de inventarios Metódico, ordenado

2. Distribución a las diferentes áreas de los materiales requeridos y llevar un control de existencias y pedidos.

Manejo de inventarios Metódico, ordenado

3. Mantener limpias y ordenadas las instalaciones de bodega.

Aseo y limpieza Metódico, ordenado

4. Colaborar con las diferentes áreas de la empresa cuando sea requerido.

Varios Colaboración, tolerancia, juicio

5. Otras que le sean asignadas y contribuyan al logro de objetivos de la empresa.

Varios Colaboración, tolerancia, juicio

163

MENSAJERO

1. DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO


Código: 100.009 Nivel de Instrucción: Media Denominación: MENSAJERO Título Requerido: Bachiller/Chofer profesional Nivel: Apoyo Área de Conocimiento: Traslado de documentos, conocimiento

geográfico de la ciudad. Rol: Mensajería

Grupo Ocupacional: Servicios generales

2. MISIÓN 4. EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA Apoyar a la administración en el traslado de documentos y personal en buenas condiciones y con la confidencialidad y cuidado necesarios.

Tiempo de Experiencia: 2 años Especificidad de la Experiencia: Manejo y traslado de documentos,

conocimiento de la ciudad.

5. ACTIVIDADES ESENCIALES 6. CONOCIMIENTOS 7. DESTREZAS 1. Recibir y entregar correspondencia a las empresas

con quien se mantiene relación. Conocimiento de la ciudad Ubicación espacial

2. Trasladar al personal de la empresa para diligencias relacionadas con el trabajo.

Conocimiento de la ciudad, manejo de vehículos

Habilidad visual, auditiva, manual para el manejo del vehículo, ubicación espacial.

3. Trasladar la mercadería de la empresa con todas las medidas de seguridad.

Medidas de seguridad, organización Juicio, habilidad para manipulación de objetos.

4. Otras que le sean asignadas y que contribuyan al logro de objetivos de la empresa.

Varios Colaboración, juicio.

165

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS SUGERIDO A LA

EMPRESA COMINTEX

INTRODUCCIÓN

El presente manual de normas y procedimientos tiene la finalidad de proporcionar a la

“EMPRESA COMINTEX” una guía para la realización de determinadas operaciones rutinarias

en la actividad de la misma, orientadas al establecimiento del control interno y al suministro de

información administrativa y financiera.

Este manual ha sido preparado en base a las actividades de la empresa definiendo

instrumentos específicos al control para cada una de sus áreas.

Este documento contiene las normas y procedimientos para el adecuado procesamiento de las

operaciones administrativas y financieras de la empresa.

OBJETIVOS DEL MANUAL

Conocer las normas de control Interno que rigen en cada una de las áreas

administrativas o financieras.

Establecer el orden lógico en que se deben desarrollar las actividades, de manera

dinámica y uniforme.

Proporcionar parámetros para la evaluación del control Interno que debe existir.

Facilitar el entrenamiento al personal nuevo.

NORMAS DE CONTROL INTERNO

Definición

El control interno comprende el plan de organización y la coordinación de todos los métodos y

medidas adoptadas por una entidad, sea ésta de carácter público o privado, para la protección

de sus activos, verificar la precisión y confiabilidad de su información contable, promover la

eficiencia operacional y fomentar el cumplimiento de las políticas administrativas establecidas.

166

Tal sistema puede incluir informes periódicos de información, análisis estadístico y su

divulgación; un programa de entrenamiento implantado para ayudar al personal a cumplir con

sus responsabilidades y un programa de auditoría interna que proporcione mayor seguridad a

la administración sobre lo adecuado de sus procedimientos establecidos, y el grado de

efectividad con el que se están utilizando.

Características

Dentro de sus principales características, podríamos señalar:

a) Un plan de organización que proporcione adecuadamente división de

responsabilidad.

b) Un sistema de autorización y procedimientos de registro que proporcione un

razonable control sobre los activos, pasivos, ingresos y gastos.

c) Sistemas básicos que deben seguirse en el cumplimiento de las obligaciones y

funciones de cada uno de los Departamentos.

d) Calidad del personal de acuerdo con sus responsabilidades.

Protección que proporciona el control interno contable

Un sistema de contabilidad debe proporcionar, entre otras cosas, las siguientes medidas de

protección:

a) Que todas las operaciones se registren en los libros auxiliares y de contabilidad.

b) Que el registro original sea verificado por alguna persona de la institución,

diferente a quien efectúa el registro. En algunos casos, esto puede ser

verificado por alguien ajeno de la institución. auditoría interna y auditoría

externa.

c) Que las operaciones hayan sido aprobadas y realizadas por personas

autorizadas.

167

d) Que los precios y valores, estén verificados.

e) Que los activos se encuentren debidamente custodiados y que exista un control

físico adecuado contra sustracciones o manejos inadecuados.

f) Que los activos entregados a terceros, en concepto de préstamos o bien como

equipo de trabajo, su registro en libros, cuando ello proceda, se efectuará previa

autorización formal.

g) Que los cálculos aritméticos, descuentos y otros aspectos numéricos sean

correctos.

h) Que los saldos de las cuentas estén correctamente determinados.

i) Que los saldos de las cuentas sean verificados (1) mediante recuento físico o

(2) mediante confirmación de terceros.

j) Que se mantenga un adecuado control sobre los diversos comprobantes, libro

diario y mayor, estados financieros y otros registros, lo mismo que reportes

preparados para uso de la administración.

A. GENERALIDADES

La apertura de cuentas bancarias debe estar debidamente autorizada por funcionarios

responsables, así mismo, ha de constar por escrito quienes son las personas autorizadas para

firmar.

El efectivo, cheques y valores colectados y no depositados en el día, deben quedar

debidamente resguardados en caja fuerte.

Ninguna persona podrá tener acceso a los documentos y valores, que son responsabilidad del

encargado de caja; excepto el contador y/o auditor, cuando tengan que efectuar arqueos.

El encargado de caja, no tendrá acceso a los registros de contabilidad en lo referente a

operaciones que involucren movimientos en el efectivo de caja y bancos, así mismo, no podrá

aprobar desembolsos.

168

B. INGRESOS DE CAJA

Por todo ingreso a caja, deberá prepararse un recibo oficial de caja, debidamente pre-

numerado.

La función de recepción de dinero, será de la exclusividad del contador.

Los talonarios en blanco de recibos de caja deben ser controlados por la división que dependa

caja y ser entregados al contador, mediante recibo firmado.

Los cheques recibidos deberán ser extendidos a favor de la institución. No se debe recibir

cheques endosados por terceros. Los cheques recibidos deberán ser sellados inmediatamente,

para depósitos al banco y debe darse instrucciones a éste de que todo cheque se reciba para

depósito solamente.

Los ingresos a caja, deben ser depositados diariamente al banco y deben ser iguales al total de

ingresos del día anterior. Copias de las minutas de depósitos debe pasar al departamento de

contabilidad para su verificación posterior.

El contador debe abstenerse del cambio de cheques personales con los fondos de caja.

El departamento de contabilidad deberá efectuar arqueos periódicos, sorpresivos, de los

fondos fijos y pendientes de depositar, controlando estos últimos, hasta su depósito en el

banco.

C. CAJA CHICA

Debe establecerse un fondo fijo de caja para pagos menores. Los reembolsos deben

efectuarse con la frecuencia necesaria y el monto del mismo será determinado conforme las

necesidades de la institución.

Se ha de establecer un monto máximo a pagarse a través del fondo de caja chica. Todo gasto

que exceda dicho monto, deberá cubrirse a través de la emisión de un cheque.

Todas las erogaciones efectuadas deberán estar soportadas por la documentación que

evidencia el pago correspondiente, tales como facturas de proveedores, recibos por servicios

prestados, etc.

169

Los documentos comprobatorios de los desembolsos efectuados, deben ser cancelados al

emitirse el cheque reembolso, con un sello con la leyenda de "pagado, fecha y número de

cheque y banco". El objetivo de este procedimiento, es el de evitar que un comprobante

reembolsado anteriormente sea reembolsado de nuevo.

Los “recibos de caja chica”, deben ser pre-numerados, al anularse alguno de ellos deberán

marcarse con un sello de “anulado” y archivarse el juego completo.

Debe anotarse en cada comprobante "Recibo de caja chica", la cuenta y sub-cuenta, a la que

se cargará la erogación a fin de facilitar la distribución contable al momento de contabilizarse.

No deberán utilizarse los fondos de caja chica para efectuar adelantos o préstamos a

empleados.

Los fondos de caja chica no deben mezclarse con los "Fondos por depositar".

Deberán efectuarse arqueos periódicos de dichos fondos.

Al efectuarse un adelanto para compras y cubrir gastos, sujeto a rendición de cuentas, éste

deberá soportarse con un "Vale provisional" de caja chica.

La rendición de cuentas por los adelantos anteriormente descritos debe ser efectuada dentro

del menor tiempo posible (2 a 3 días). De no hacerlo la persona a quien se le haya dado el

adelanto, la suma correspondiente a dicho adelanto le será cargado directamente.

Todo desembolso de caja chica sea este por la cobertura de un gasto incurrido, como de un

adelanto para compras o gastos, deberá ser autorizado por un funcionario competente.

D. BANCOS:

La apertura de las cuentas, lo mismo que las firmas para la emisión de cheques, deben ser

autorizados por el Gerente.

Las cuentas bancarias deberán ser abiertas a nombre de la empresa.

170

Deberá notificarse al banco, inmediatamente, cuando ocurra un cambio o retiro de una de las

firmas.

Antes de ser pagadas las facturas o recibos correspondientes, deberán estar debidamente

revisados en los siguientes aspectos:

a) Precios de los bienes o servicios recibidos.

b) Entrada a almacén adjunta.

c) Sumas, extensiones, cálculos, descuentos, impuestos, etc.

d) Cuenta de cargo.

e) Aprobación para su pago.

Las personas que autorizan el pago y las que firman los cheques, preferiblemente, deberán ser

distintas.

Por lo menos, una de las personas que firma el cheque, revisará los comprobantes adjuntos,

antes de firmarlo. No deberán firmarse los cheques cuando estén respaldados únicamente por

copias de comprobantes.

Los comprobantes que sirven de soporte, deberán cancelarse al momento de elaborar el

cheque, con el fin de evitar duplicidad en el pago, con un sello que contenga la leyenda

siguiente:

a) Cancelado.

b) Fecha de cancelación.

c) Número del cheque y banco.

Debe prohibirse terminantemente la firma de los cheques antes que éstos estén totalmente

llenos.

No deberán firmarse cheques en blanco.

171

Los cheques deberán ser nominativos, y en ningún momento deberán girarse cheques al

portador.

Diariamente deberán guardarse las chequeras en archivo o caja de seguridad, para evitar su

uso indebido.

Los cheques anulados deberán incluirse en el legajo de comprobantes de pago de cada mes.

Los cheques cancelados por el banco, deberán permanecer archivados en orden numérico, por

mes y en un lugar seguro.

Las personas autorizadas para firmar cheques, no podrán desarrollar las siguientes funciones:

a) Actuar como cajero, ni tener acceso a los ingresos de caja.

b) Preparar conciliaciones bancarias.

c) Preparar cheques o comprobantes de pago.

Se ha de efectuar conciliaciones bancarias mensuales, por persona independiente del manejo

del efectivo y firma de cheques.

Los estados de cuenta mensuales deberán entregarse de inmediato al empleado encargado de

efectuar la conciliación.

Las conciliaciones deben comprender los siguientes aspectos:

a) Control de la secuencia numérica de los cheques.

b) Investigación de las partidas de conciliación, las cuales comprenden:

Débitos y créditos del banco no anotados en los registros de la empresa.

Débitos y créditos de la empresa no anotados en los estados de cuenta del

banco.

172

Listado de los cheques emitidos por la empresa y no presentados al cobro al

banco en la fecha de los estados de cuenta. (cheques flotantes).

Obtención de los documentos comprobatorios de las partidas del banco no

registradas por la empresa con el fin de preparar los asientos correspondientes.

c) Examen de las firmas y endosos de los cheques devueltos por el banco.

d) Comparación de las fechas y los importes de los depósitos diarios según los

registros de bancos de la Empresa y el estado de cuenta del banco.

e) Los cheques no presentados al cobro durante un período largo de tiempo,

máximo 6 meses, deben investigarse a fondo y determinar las causas

correspondientes.

f) Investigación de traspaso entre bancos, con el fin de verificar si su registro ha

sido el adecuado.

g) Todo ajuste por partida de conciliación, debe ser aprobado por el Jefe del

Departamento de Contabilidad.

Una vez preparadas las conciliaciones deberán ser verificadas por el gerente o por la persona a

quien él delegue.

E. TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICAS

Las transferencias se efectúan:

A) Entre Bancos

B) Pago a proveedores

C) Pago de planillas al personal

Entre Bancos:

Obligatoriamente hay que emitir el documento con el cual se efectuó la transferencia al banco,

esta debe ser razonada, manifestando el objetivo de la transferencia.

173

Pagos a proveedores

La transferencia se debe soportar con facturas originales

Pago de Planillas al Personal

Las transferencias a las cuentas bancarias de los empleados, se debe efectuar por el total de la

planillas, dándole instrucciones al banco del número de la cuenta bancaria del empleado, por

ningún motivo desde la empresa se harán las transferencias. La planilla servirá de soporte de la

transferencia.

F. CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

Todo cargo, sea éste por anticipo, préstamo u otra índole, debe estar adecuadamente

autorizado por funcionario responsable.

Deben existir políticas definidas en cuanto a monto, plazo y condiciones de créditos

otorgados.

Los cheques serán los documentos fuente para el registro de las cuentas a favor de la

empresa debidamente autorizada, provenientes de los conceptos anteriormente

mencionados.

Los cheques o notas de débito correspondiente estarán amparada por un recibo que

autentique la obligación por bienes o servicios, suministrados por la empresa, a la

persona o entidad deudora.

Notas de débito con los recibos de recepción correspondientes, deberán estar

custodiados por un funcionario independiente de la recepción de efectivo y el manejo de

los registros contables.

En todos los recibos o notas de débito, se han de verificar precios de los artículos

vendidos, sumas, cálculos, etc., después de haberse formulado y previamente a su

autorización.

174

El registro de los recibos o notas de débito por los distintos conceptos de cuentas y

documentos por cobrar deberá hacerse de manera continua.

Se han de elaborar relaciones mensuales por las cuentas a cobrar de la institución y

revisadas por persona responsable.

Las relaciones, anteriormente mencionadas, deberán confrontarse contra la cuenta de

control correspondiente.

Deberá elaborarse un análisis por antigüedad de saldos, mensualmente y remitirlo al

responsable financiero con el fin de agilizar la gestión de cobro y recuperación.

En el caso de que existan cuentas atrasadas en sus pagos, deberá enviársele notas

recordatorias, con el fin de que procedan a enterar los montos adeudados.

Se ha de reportar a la Gerencia acerca de los resultados de la gestión de cobro de las

cuentas atrasadas.

Periódicamente se podrán efectuar confirmaciones de saldos selectivos por funcionario

autorizado, a los deudores de la entidad.

Cualquier diferencia proveniente de las confirmaciones efectuadas, deberá ser

investigada con el fin de efectuar las correcciones del caso cuando ello proceda, por

persona independiente de la encargada del auxiliar de cuentas por cobrar y cobranzas.

Deberán, así mismo, efectuarse arqueos periódicos sorpresivos de los documentos o

notas de cargo en poder de la persona responsable de su custodia.

La documentación deberá examinarse periódicamente y conciliarse contra los saldos de

las cuentas respectivas, por empleado independiente al encargado del auxiliar de

cuentas por cobrar.

La cancelación de las cuentas consideradas incobrables, deberán ser aprobadas por

funcionario responsable y competente, para su depuración.

175

Debe existir un auxiliar para las cuentas incobrables, las cuales únicamente pueden ser

canceladas con autorización de la Gerencia.

Se han de continuar las gestiones de cobro, pertinentes de cuentas incobrables

después de haber sido canceladas.

Como norma, se han de canalizar los pagos o abonos de empleados a través de

deducciones directas en la nómina.

Han de existir políticas definidas, relativas a montos, plazos, condiciones de pago, etc.,

en cuanto al otorgamiento de estos préstamos o anticipos.

No deberán concederse nuevo préstamo a empleados o funcionarios, sin haber

cancelado totalmente el anterior.

G. INVENTARIOS

Registros

a) Registros auxiliares:

La empresa debe contar con registros de inventarios perpetuos para:

Materia prima

Repuestos y accesorios

Suministros

b) Requisitos mínimos de los registros de inventarios:

Los registros tanto de contabilidad, como de bodega, deben contener como mínimo, la

información siguiente:

Código del artículo

Nombre del artículo

Entradas

Salidas

176

Saldo

Localización del artículo

Existencia máxima y mínima

Los registros de contabilidad deben contener además:

Precios unitarios

c) Incompatibilidad de la función de registros de Inventarios con otras funciones

Las personas que llevan los registros de Inventarios, deben ser distintas de las

encargadas de recepción y custodia de mercadería.

d) Registros de Inventarios dados de baja en libros por obsolescencia, etc.

Se debe tener control sobre los artículos en existencias, con valor comercial, pero

dados de baja en libros por obsoletos, dañados, de segunda, mediante el uso de cuenta

de orden.

e) Comprobación periódica de precios unitarios en kardex de contabilidad

Una persona independiente al manejo de auxiliares debe comprobar periódicamente,

que los precios unitarios consignados en las tarjetas son correctos.

Entradas:

Los cargos a los inventarios y en particular a los auxiliares tanto de contabilidad como

del almacén deben hacerse oportunamente, con el informe de material recibido

soportado con la factura, orden de compra y/o emisión. Las entradas de mercaderías

deben quedar sujetas a los controles establecidos en el capítulo de compras.

177

Salidas:

a) Soportes de salidas:

Todo uso o salida de inventarios de bodega, deberá soportarse por documentos pre-

numerados, debidamente autorizados, que son:

Orden de entrega

Requisición de materia prima, accesorios y suministros.

b) Archivo de documentos que soportan salidas:

La persona encargada de bodega deberá mantener un archivo ordenado de todos los

documentos que soportan usos o salidas.

Informes de movimientos de inventarios:

a) Frecuencia de los informes:

La persona encargada de bodega deberá elaborar un informe diario del movimiento de

bodega, cuyo original debe ser enviado a la sección de contabilidad con la

documentación respectiva.

En el caso de inventario de materia prima, accesorios y suministros, en que por el

volumen de artículos que se manejan en existencia, es imposible elaborar un reporte

diario, se deberán elaborar ocasionalmente y a solicitud de la gerencia.

b) Requisitos mínimos de los informes diarios de bodega

Los informes diarios de bodega, deberán contener como mínimo, la información

siguiente:

Fecha del Informe

Código del artículo

Nombre del artículo

178

Saldo anterior

Entradas

Salidas

Saldo actual

Se deberá señalar en dichos informes, aquellos artículos cuyos saldos ha llegado al stock

mínimo.

c) Resguardo de las existencias

Deberán ser adecuadas las precauciones contra usos indebidos. Se deben conservar las

existencias en edificios, cuartos o compartimientos bajo llave y a los cuales solo debe tener

acceso el personal autorizado.

Seguridad:

a) Materiales de fácil combustión:

Todo material de fácil combustión debe estar aislado de la bodega de materiales.

b) Horas de acceso a las bodegas:

Las bodegas deben quedar bajo llave al terminar las labores del día.

c) Extinguidores de incendio:

Deben existir equipos extinguidores de incendios en lugares convenientes y accesibles.

Todo el personal debe estar entrenado en cuanto a su uso.

Inventarios físicos:

a) Recuentos físicos periódicos

Deben efectuarse recuentos físicos periódicos, en forma rotativa de los inventarios y

compararlos contra los registros de contabilidad y contra el kardex de bodega

respectivo.

179

b) Instrucciones para la toma de inventarios

Se debe contar con instrucciones escritas para la toma de los inventarios, las cuales

deben ser dadas a conocer a las personas que participan en la toma de inventarios

realizada.

Tales instrucciones deben contemplar como mínimo lo siguiente:

Que las mercancías estén debidamente ordenadas e identificadas.

Que se apliquen un método que permita verificar los recuentos ya efectuados (doble

recuento, por ejemplo).

Que exista un procedimiento para evitar que se deje de contar algo o que se cuente dos

veces (tarjetas prenumeradas, etc.)

Que se formule un corte de inventarios de la recepción y entrega de mercaderías.

Que las mercaderías obsoletas, dañadas o propiedad de terceros estén debidamente

identificadas.

H. ACTIVO FIJO

1. Se han de llevar registros auxiliares del activo fijo por compras que efectúe la Empresa.

2. Los registros, anteriormente mencionados, se han de conciliar periódicamente contra

los saldos del mayor en cada una de las cuentas.

3. Periódicamente se han de efectuar inventarios físicos del activo fijo y compararse con

los registros respectivos.

4. La supervisión de dicho inventario estará bajo la responsabilidad de personas

independientes del cuidado y control de los bienes.

5. Las diferencias de importancia encontradas entre el inventario físico efectuado y el

saldo en los registros, deberán ser comunicadas a la gerencia de la empresa.

180

6. Los registros de activo fijo han de contener la información y detalles de acuerdo a los

requerimientos de la empresa.

7. Se han de establecer políticas definidas, relativas a la autorización de inversiones de activo

fijo por parte de la institución.

8. Las personas responsables del cuidado del activo fijo, están obligadas a reportar cualquier

cambio habido, originado por la venta, traspaso, bajas, obsolescencia, excedentes y

movimientos.

9. La venta de cualquier bien de activo fijo, estará sujeta a la aprobación de la Gerencia.

10. Se han de llevar registros de los activos fijos totalmente depreciados y que aún se

encuentren en uso, a pesar de que en libros se haya dado de baja.

11. Se han de controlar en libros, aquellos activos que permanezcan fuera de uso por

circunstancias de cualquier índole.

12. Todos los bienes de activo fijo, deberán ser cubiertos por una póliza de seguro contra

aquellos riesgos que se juzguen pertinentes.

13. Se han de verificar periódicamente las pólizas de seguro, en cuanto a su vigencia y el

monto de cobertura correspondiente.

14. En lo relativo a las herramientas, físicamente han de permanecer al cuidado de una

persona y las entregas de las mismas se harán a través de notas debidamente autorizadas.

15. En lo relativo a la adquisición de activos fijos de poca importancia, debe existir una política

definida en cuanto a su capitalización se refiere.

16. En el caso de construcciones, tanto de edificios, así como de mobiliario, se han de

controlar, las erogaciones efectuadas a través de registros auxiliares de costos de inversión

acumulativos, mano de obra y los comprobantes correspondientes.

181

17. Los activos fijos, tales como: mobiliario y equipo de oficina, maquinaria y equipo de

computación, etc., deberán identificarse con un número o código adherido en lugar visible, el

cual coincidirá con el descrito en el registro auxiliar del activo.

18. Se han de establecer métodos adecuados de depreciación con el fin de hacer las

distribuciones correspondientes a los gastos del período.

19. Los métodos de depreciación establecidos, han de ser aplicados consistentemente.

20. Debe responsabilizarse directamente al usuario de los artículos asignados por la gerencia,

con la firma del inventario de dichos activos.

a) Obligaciones de carácter Financiero

1. Los préstamos con instituciones del sistema financiero, deberán ser autorizados

por la gerencia.

2. Por cada obligación de carácter financiero, deberá existir un registro individual

que contenga:

a) Nombre del banco o institución

b) Número del préstamo

c) Monto

d) Fecha de vencimiento

e) Tasa de interés pactado

f) Garantía otorgada

g) Monto del crédito aprobado

h) Los pagos efectuados a cuenta del principal y/o interés.

3. Mensualmente deben efectuarse conciliaciones de los registros individuales

contra los saldos del mayor.

4. Se han de efectuar confirmaciones periódicas de los saldos, tanto del principal

así como de los intereses, directamente a los bancos. Comprobar garantías,

tasas de interés pactadas y otros detalles de la obligación, (según las

circunstancias)

182

5. Mensualmente deben calcularse los intereses con cargo a los gastos, aunque

su pago sea efectuado posteriormente.

I. DOCUMENTOS POR PAGAR

1. Debe llevarse un registro de los documentos por pagar.

2. Este registro debe permitir lo siguiente:

a) Facilidad de comparación con la cuenta de control.

b) El conocer exactamente los intereses por pagar acumulados.

c) Determinación de los pagos efectuados.

3. Los documentos a cargo de la institución han de ser firmados por el responsable de la

misma.

4. Se han de hacer conciliaciones periódicas de los registros individuales con la cuenta de

control del mayor.

5. Los documentos pagados han de ser "cancelados" debidamente.

6. Los documentos pagados se han de guardar convenientemente.

J. GASTOS

El control en esta área, está íntimamente ligado al de los desembolsos de efectivo,

amortizaciones de gastos por anticipado y depreciación de activos fijos, sin embargo podrá

considerarse lo siguiente:

1. Adecuada documentación de soporte del gasto, lo mismo que la

correspondiente autorización.

2. Clasificación correcta de los gastos efectuados.

3. Se ha de establecer una revisión periódica de cifras con el fin de

compararlas y analizar las variaciones de importancia entre uno o varios

períodos.

183

4. Deberá efectuarse un análisis de las desviaciones significativas entre los

gastos estimados de acuerdo a lo presupuestado y lo realmente

incurrido con el fin de hacer observaciones y correcciones que

procedan.

5. Se ha de procurar que los gastos mensuales deben ser registrados en

forma oportuna durante el período.

6. En lo referente al gasto incurrido por el pago de nóminas al personal,

este será regido de acuerdo a los lineamientos dados por la dirección

ejecutiva, tanto en lo relativo a la contratación de nuevo personal,

sustitución y reposición de vacantes, incrementos al sueldo, etc.

a) Debe existir registros y expedientes en los que conste entre otros

documentos, los siguientes:

1. Solicitud de empleo y foto.

2. Cédula.

3. Contrato de trabajo.

4. Sueldo convenido.

5. Promociones, cambios de puesto o categoría.

6. Faltas.

7. Permisos.

8. Control de vacaciones.

b) Se debe contar con elementos que permitan determinar la

asistencia y puntualidad del personal, como por ejemplo: tarjetas

de tiempo o listas de asistencias.

c) Los sueldos del personal que no ha laborado en la Institución

deben ser reintegrados a caja de acuerdo a las normas,

establecidas para tal efecto.

184

3.2.8 FASE V

Fase V Seguimiento de Recomendaciones

RECOMENDACIONES SUGERIDAS Unidad

Involucrada

Cumplimiento

Plazo SI NO PARC

PROCESO: TESORERÍA

OBSERVACION 1:

Incluir en el Reglamento interno y en la ficha de descripción

de puesto del contador que se realicen todos los registros

que se realicen en la empresa diariamente y se establezcan

sanciones en caso de incumplimiento

ACTIVIDADES A CUMPLIR:

1.- Modificación del reglamento interno

2.- Diseñar políticas y procedimientos encaminados al registro

oportuno y eficiente de todas las transacciones.

3.- Evaluaciones de cumplimiento de actividades del contador

4.- Establecimiento de sanciones por incumplimiento

PROCESO: TESORERÍA

OBSERVACION 2:

Establecer e incluir políticas y procedimientos que permitan

identificar claramente que las conciliaciones bancarias se

deben realizar mensualmente.


1.- Diseño de políticas y procedimientos para que se

realicen las conciliaciones bancarias mensualmente.

2.- Verificar que los registro del libro bancos coincidan

con el estado de cuenta del banco.

3.- Establecer sanciones por incumplimiento

Gerencia

Gerencia

Gerencia

Gerencia

X

X

X

X

Gerencia

Gerencia

Gerencia

X

X

X

Ref. PT 5/1

185

Gerencia

Gerencia

Gerencia

PROCESO: TESORERÍA

OBSERVACION 3:

Establecer procedimientos administrativos en los que se

autorice la creación de un fondo fijo de caja chica y su

reembolso periódico para evitar la mala utilización de las

cuentas bancos y caja general para pagos menores de la

empresa.


1.- Modificación del reglamento interno sobre políticas de

utilización de caja chica.

2.- Diseño de procedimientos administrativos para

autorizar la creación de un fondo fijo para caja chica

3.- Elaboración de informes de cumplimiento de metas

X

X

X

186

3.2.9 CONCLUSIONES

El examen de auditoría a la empresa fue realizado bajo la normativa

correspondiente, logrando alcanzar los objetivos propuestos, enmarcados dentro de

la ética profesional.

Al realizar la evaluación del control interno se pudo determinar las debilidades de la

empresa, así como las áreas críticas, a la vez se identificaron las fortalezas de la

empresa las cuales se pueden potencializar para alcanzar los niveles de eficiencia y

eficacia adecuados.

La estructura organizacional de la empresa es uno de sus aspectos más débiles,

debido a que no se ha socializado con los trabajadores y se maneja empíricamente a

través de la experiencia y criterio de la gerencia.

Se hicieron hallazgos significativos en diferentes áreas de la empresa que se

pusieron en conocimiento de la gerencia para que pueda tomar decisiones que

sirvan para el crecimiento empresarial y el mejoramiento del ambiente laboral.

Para realizar la evaluación del control interno se aplicaron los cuestionarios de

control interno a las diferentes áreas para poder identificar las debilidades en todos

los departamentos y buscar soluciones que vayan enfocados al mejoramiento de la

empresa.

La falta de un manual de funciones ha provocado que los empleados no tengan clara

las actividades que deben desempeñar en cada puesto de trabajo, ni se ha

establecido el perfil requerido para cada puesto de trabajo, lo que ha causado

incomodidad entre los empleados.

La inadecuada aplicación de indicadores de gestión así como su desconocimiento ha

ocasionado que la Gerencia no tenga una opinión objetiva de los resultados

obtenidos.

Se presentó el informe final en el que se hace referencia de los hallazgos y las

respectivas recomendaciones a la gerencia sobre las posibles acciones que se

deben emprender para el beneficio de la empresa.

187

3.2.10 RECOMENDACIONES

Tomar en cuenta las recomendaciones planteadas a la gerencia sobre el examen de

auditoría de gestión aplicado, el mismo que fue realizado bajo la normativa

correspondiente e irán en beneficio de la empresa ya que se logrará alcanzar un

crecimiento sostenido.

Aprovechar las fortalezas que tiene la empresa para minimizar las debilidades que se

identificaron a través del diagnóstico.

Reforzar la estructura organizacional de la empresa, socializar con los trabajadores

las líneas de autoridad y jerarquías que faciliten la toma de decisiones y rendición de

cuentas.

Tomar decisiones en cuanto a los hallazgos de auditoría expuestos a la gerencia que

contribuyan al crecimiento de la empresa y mejoren el ambiente laboral en la misma.

Fortalecer las debilidades de la empresa detectadas a través de la evaluación del

control interno, que permitan disminuir los riesgos en todas las áreas de la empresa,

así como buscar las soluciones adecuadas a los diferentes problemas siempre

enfocados en el beneficio de la empresa.

Implementar el manual de funciones sugerido a la gerencia, diseñado y elaborado

por el auditor, o diseñar uno que se adapte a las necesidades de la empresa y

contribuya al desarrollo organizacional, a la vez que facilite y mejore el desempeño

de los trabajadores.

Disponer en toda ocasión de indicadores de gestión empresarial para que la gerencia

pueda tener una opinión objetiva de los resultados y evaluar las condiciones de la

empresa y tomar decisiones acertadas..

Emprender acciones correctivas basadas en el informe final de auditoría que

beneficien a la empresa en conjunto.

.

188

4. METODOLOGÍA

4.1 Tipo de estudio

En el presente proceso de auditoría el tipo de estudio permitió al auditor determinar y

examinar la información necesaria para realizar el trabajo.

4.1.1 Exploratorio

El estudio exploratorio permitió detectar los indicios derivados de determinados hechos

constantes que advirtieron al auditor la existencia de áreas críticas o problemas y orientó

para en lo posterior tener una base y hacer énfasis en el examen de determinadas áreas.

4.1.2 Descriptivo

El estudio descriptivo fue de utilidad para el proceso de auditoría porque se logró establecer

a través de ciertas técnicas como la observación, la presencia de indicios que indujeron a

pensar en la posibilidad de existencia de fallas, deficiencia e irregularidades, permitió tomar

acciones de desconfiar de cierta información a la que la empresa no le otorga el crédito

suficiente, lo que en lo posterior se utiliza como prueba de lo examinado.

4.1.3 Explicativo

El estudio fue de tipo explicativo porque al realizar la auditoría se encontraron varias

irregularidades, las mismas que fueron demostradas con documentos pertenecientes a la

empresa, para luego poder presentar los resultados del examen a la gerencia con

fundamento, teórico, práctico y legal y realizar las conclusiones, sugeriencias y

recomendaciones de acuerdo al caso.

4.2 Métodos

Los métodos de investigación permitieron al auditor definir los procedimientos a utilizar en la

realización del trabajo, tanto en la parte teórica como en la experimental.

189

4.2.1 Deductivo

Se utilizó el método deductivo para realizar la descripción de la empresa COMINTEX y los

procedimientos que utiliza actualmente en todas sus áreas.

4.2.2 Inductivo

Este método se utilizó para inferir la información de la muestra en la población de la

investigación.

4.2.3 Analítico

El método analítico permitió en las diferentes etapas de la auditoría, realizar un análisis

crítico de los diferentes hallazgos encontrados a través de los diferentes procedimientos

utilizados para la ejecución del trabajo.

4.2.4 Sintético

El método sintético se utilizó para la preparación resumida de datos de información

contenida en documentos legales, técnicos, financieros y administrativos.

4.2.5 Descriptivo

Se utilizó el método descriptivo por cuanto se describirá el proceso, procedimientos e

informe, así como asesoría y seguimiento de gestión que se aplicará en la empresa como

parte de la lucha por mejorar los procesos.

4.3 Técnicas

4.3.1 Fuentes secundarias

Las fuentes secundarias que se utilizaron fueron libros, trabajos de grado realizados con

anterioridad, revistas, documentos de la Contraloría General del Estado, diccionarios,

enciclopedias, documentos de la empresa y otros de importancia sobre auditoría de

gestión.

190

4.3.2 Fuentes primarias

Las fuentes primarias que se utilizaron y permitieron obtener información directamente

desde la fuente se describen a continuación:

4.3.2.1 Encuesta

Las encuestas se realizaron a los trabajadores y a los clientes de la empresa con el

propósito de obtener información de la empresa mediante el uso de cuestionarios, luego de

haber determinado la población que va a ser objeto de estudio.

4.3.2.2 Entrevista

Se realizaron entrevistas a los principales involucrados en el proceso como son el gerente y

contador, en la FASE I de la auditoría para realizar el conocimiento preliminar de la

empresa.

4.3.2.3 La Observación

La observación es una técnica que permitió obtener información de primera mano en el

momento de realizar el recorrido por las instalaciones de la empresa en la primera fase.

5 . RECURSOS (PRESUPUESTO)

RECURSOS VALOR

HUMANOS

Un practicante auditor -

Un Director de tesis -

Un asesor de la empresa -

MATERIALES Y SERVICIOS VALOR

Útiles de escritorio 20,00

Servicios de reproducción (fotocopias, impresiones, fotos) 50,00

Movilización, transporte y comunicaciones 50,00

Levantamiento de texto, anillado y empastado del trabajo 100,00

Libros, revistas, periódicos y otros 100,00

SUBTOTAL: 320,00

Imprevistos 15% 48,00

TOTAL: 368,00

191

6. GLOSARIO DE TÉRMINOS

A

Alcance de la auditoría. El marco o límite de la auditoría y las materias, temas,

segmentos o actividades que son objeto de la misma.

Auditores externos. Profesionales facultados que no son empleados de la organización

cuyas afirmaciones o declaraciones auditan.

Auditores internos. Profesionales empleados por una organización para examinar

continuamente y evaluar el sistema de control interno y presentar los resultados de su

investigación y recomendaciones a la alta dirección de la entidad.

Auditoría gubernamental. La externa que realiza l a C o n t r a l o r í a G e n e r a l

d e l E s t a d o , a cualquier persona natural o jurídica que tenga vínculos con el

presupuesto del estado.

Auditoría especial. Consiste en la verificación de los asuntos y temas específicos

de una parte de las operaciones financieras o administrativas, de determinados hechos o

de situaciones especiales y responden a una solicitud determinada.

Auditoría financiera o de estados financieros. Consiste en el examen y evaluación

de los documentos, operaciones, registros y estados financieros del auditado,

para determinar si éstos reflejan razonablemente, su situación financiera y los

resultados de sus operaciones, así como el cumplimiento de las disposiciones

económico-financieras, con el objetivo de mejorar los procedimientos relativos a la

gestión económico-financiera y el control interno.

Auditoría fiscal. Consiste en el examen de las operaciones con los tributos al fisco, a los

que está obligada cualquier persona natural o jurídica; con el objetivo de determinar si se

efectúan en la cuantía que corresponda, dentro de los plazos y formas establecidas y,

proceder conforme a derecho.

Auditoría de gestión u operacional. Consiste en el examen y evaluación de la

gestión de un organismo, entidad, programa o proyecto, para establecer el grado de

192

economía, eficiencia, eficacia, calidad e impacto de su desempeño en la planificación,

control y uso de los recursos y en la conservación y preservación del medio

ambiente, así como comprobar la observancia de las disposiciones que le son

aplicables.

Auditoría temática. Consiste en la verificación y evaluación exhaustiva de una cuenta

contable, un objetivo determinado, o cuestiones de repercusión económica que

respondan a necesidades específicas.

Auditoría de Sistemas. Consiste en la verificación del estado de implantación de

los sistemas contables y de control interno, que permite evaluar el cumplimiento de

los principios y procedimientos de control interno y de contabilidad generalmente

aceptados, el grado de actualización de la contabilidad, el empleo correcto de las

cuentas contables y la elaboración y aplicación de los sistemas de costos.

Auditoría de seguimiento o recurrente. Consiste en el examen y evaluación del

cumplimiento de las medidas dictadas para dar solución a las deficiencias detectadas en

una auditoría anterior, a fin de determinar si la entidad ha tenido o no, avances en la

administración y control de sus recursos; incluye la verificación del sistema de control

interno.

Auditoría de cumplimiento. Consiste en el examen y evaluación que se realiza con el

objetivo de verificar el cumplimiento de las leyes, decretos-leyes, decretos y demás

disposiciones jurídicas inherentes a la actividad sujeta a revisión.

Auditoría de tecnologías de la información. Consiste en el examen de las políticas,

procedimientos y utilización de los recursos informáticos; confiabilidad y validez de

la información, efectividad de los controles en las áreas, las aplicaciones, los sistemas de

redes y otros vinculados a la actividad informática.

Auditoría. Técnica de control, dirigida a valorar, el control interno y la observancia de las

normas generales de contabilidad. Comprende un examen independiente de los

registros de contabilidad y otra evidencia relacionada con una entidad para apoyar la

opinión experta imparcial sobre la confiabilidad de los estados financieros.

193

C

Control administrativo. Procedimiento de control interno que no tiene relación

directa con la confiabilidad de los registros contables.

Control contable. Procedimiento de control interno que se relaciona directamente con la

protección de los activos o con la confiabilidad de los registros contables.

Control interno. Todas las medidas utilizadas por una empresa para protegerse contra

errores, desperdicios o fraudes y para asegurar la confiabilidad de los datos

contables. Está diseñado para ayudar a la operación eficiente de una empresa y para

asegurar el cumplimiento de las políticas de la empresa.

D

Dictamen. Opinión o juicio que se emite por escrito, respecto a los estados financieros u

otras actividades, como resultado de una auditoría financiera.

E

Economía. Se obtiene cuando se reduce al mínimo el costo de los recursos que se

emplean en una actividad, con la debida consideración a su calidad apropiada.

Eficacia. El grado en que se cumplen los objetivos y la relación entre el efecto

deseado en una actividad y su efecto real.

Eficiencia. La relación que existe entre el producto (en término de bienes, servicios

u otros resultados) y los recursos empleados en su producción.

Entidad (empresarial). Una unidad económica que realiza transacciones

comerciales que se deben registrar, resumir y reportar. Se considera la entidad

separada de su propietario o propietarios.

Estados Financieros. Fuentes de información sobre la marcha de la entidad

empresarial.

194

Evidencia de auditoría. Las pruebas que obtiene el auditor durante la ejecución de la

auditoría, que hace patente y manifiesta la certeza o convicción sobre los hechos

o hallazgos que prueban y demuestran claramente éstos, con el objetivo de fundamentar

y respaldar sus opiniones y conclusiones.

F

Fiscalización. Acción y efecto de fiscalizar

Fiscalizar. Hacer el oficio de fiscal. Criticar y traer a juicio las acciones u obras

de alguien.

H

Hallazgos. Son el resultado de un proceso de recopilación y síntesis de información: la

suma y la organización lógica de información relacionada con la entidad, actividad,

situación o asunto que se haya revisado o evaluado para llegar a conclusiones al

respecto o para cumplir alguno de los objetivos de la auditoría. Sirven de fundamento

a las conclusiones del auditor y a las recomendaciones que formula para que se

adopten las medidas correctivas.

Hoja de trabajo. Una hoja grande de columnas diseñada para colocar en forma

conveniente todos los datos contables que se necesitan en un momento determinado.

Facilita la preparación de los estados financieros y el trabajo de ajuste y cierre de

las cuentas. Igualmente se utiliza como Papel de Trabajo cuando sea necesario en el

transcurso de una auditoría.

I

Incumplimiento. No pago de intereses o capital de un pagaré en la fecha de

vencimiento.

Informe de auditoría. Expresión escrita por el auditor respecto a los resultados de las

verificaciones realizadas durante la ejecución de la auditoría, manifestando sus criterios y

comentarios respecto a los estados financieros y otros hechos económicos.

195

Informe de los auditores. El informe emitido después de auditar un tema o los estados

financieros de una empresa.

L

Limitaciones al alcance de la auditoría. Factores externos a la unidad de auditoría que

hayan impedido al auditor obtener toda la información y explicaciones que

considere necesarias para cumplir con los objetivos de su trabajo.

N

Normas de auditoría: Constituyen el conjunto de reglas que deben cumplirse

para realizar una auditoría con la calidad y eficiencias indispensables.

O

Objetividad (evidencia objetiva). La valoración de los activos y la medición del

ingreso se basan en lo posible en la evidencia objetiva, tal como los precios de

cambio en transacciones a largo plazo.

Objetivo de la auditoría. Propósito o fin que persigue la auditoría, o la pregunta que se

desea contestar por medio de la auditoría.

P

Papeles de trabajo. Documentos que contienen la evidencia que respalda los hallazgos,

opiniones, conclusiones y juicios del auditor. Deben incluir toda la evidencia que haya

obtenido o preparado el auditor durante la auditoría.

Plan. Modelo sistemático de una actuación pública o privada, que se elabora

anticipadamente para dirigirla y encauzarla. Escrito en que sumariamente se precisan los

detalles para realizar una obra.

Prevención. Acción y efecto de prevenir. Preparación y disposición que se hace

anticipadamente para evitar un riesgo.

196

Procedimiento de auditoría. Las acciones que realiza el auditor para llevar a cabo sus

labores de revisión.

Programa de auditoría. Documento que establece los procedimientos de auditoría

relacionados con el tema, actividad o asunto objeto de revisión.

R

Riesgo. Posibilidad de que no puedan prevenirse o detectarse errores o irregularidades

importantes.

Riesgo inherente. Existe un error que es significativo y se puede combinar con

otros errores cuando no hay control.

Riesgo de control. Error que no puede ser evitado o detectado oportunamente

por el sistema de control interno.

Riesgo de detección. Se realizan pruebas exitosas a partir de un procedimiento

de prueba inadecuado.

S

Supervisión. Requisito esencial en la auditoría que conduce a un adecuado control y

dirección en todas las etapas, para que asegure que los procedimientos, técnicas

y pruebas que se realizan, se vinculen en forma competente y eficaz con los objetivos

que se persiguen.

T

Técnicas de auditoría. Métodos que el auditor emplea para realizar las verificaciones

planteadas en los programas de auditoría, que tienen como objetivo la obtención

de evidencia.

197

7. BIBLIOGRAFÍA

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http://www.utpl.edu.ec/ecc/wiki/index.php/Auditoria

199

8.

211

FORMATO DE REQUISICIÓN DE MATERIALES

Fecha del periodo: 10/11/2010 Fecha de entrega: 15/12/201 Depto. Donde se Genera la Solicitud: Producción aprobado por: P:V Requisición N°:__________ Entrega a: A:R

cantidad Descripción N° de orden Costo unitario Costo total

2412 Tela popelina blanca

00201 $ 3,00 $ 636,00

72 rollos Hilo blanco normal

00201 5,00 360,00

11 rollos Hilo blanco de seda

00201 6,00 72,00

1800 Botones blanco transparente

00201 0,03 54,00

3600 Etiquetas 00201 0,05 180,00

4 rollos Papel plástico transparente

00201 120,00 480,00

2 rollos Cinta plástica para embalar

00201 1,50 3,00

Total: $1.785,00

212

CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES DE MAQUINARIA

213

PROVEEDORES DE MATERIA PRIMA PARA LA CONFECCIÓN DE UNIFORMES

214

FOTO No. 1 Edificio COMINTEX

FOTO No.2 Ingreso al edificio

FOTO No. 3 Oficina de la empresa

FOTO No.4 Hall de la empresa

FOTO No.5 Máquina de estampado

FOTO No.6 Bodega de la empresa

215

FOTO No.7 Fabricación de indumentarias

FOTO No. 8 Maquinaría de confección

FOTO No. 8 Ingreso a bodega

FOTO No.9 Materias primas

Foto No. 10 Oficinas

Foto No. 11 Productos que fabrica la empresa

216

Foto No. 12 Talleres de confección

Foto No. 13 Maquinaria y materia prima

Foto No. 14 Entrada bodega de la fábrica

Foto No. 15 Maquinaria

Foto No. 16 Maquina para elaborar botas

Foto No. 17 Botas fabricadas listas .para empacar

217

Foto No. 18 Materia prima para elaborar botas

Foto No. 19 Moldes para elaborar botas

Foto No. 20 Maquinaria para fabricar botas

Foto No. 21 Bodega de materias primas

Foto No. 22 Almacenaje de materias primas

Foto No. 23 Materia prima

auditoría de gestión a la empresa “comintex de la ciudad...

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