auditi kvalitete- završni rad-kraaj
DESCRIPTION
da d aaTRANSCRIPT
TEHNIČKA ŠKOLA VIROVITICA
Školska godina 2013./2014.
ZAVRŠNI RAD
Auditi kvalitete
Mentor: Učenik:
Mia Rožić, mag. ing. mech. Toni Topić, 4.RTS
Virovitica, 2014.
Auditi kvalitete
Sadržaj
1. Uvod....................................................................................................................................3
2. Auditi kvalitete....................................................................................................................4
2.1. Vrste auditiranja u odnosu na objekte auditiranja........................................................4
2.2. Interni-unutrašnji audit.................................................................................................5
2.3. Vanjski-eksterni audit..................................................................................................6
3. Faze Audita.........................................................................................................................9
3.1. Vrijeme provedbe audita.............................................................................................9
3.1.1. Pokretanje audita.................................................................................................10
3.1.2. Provođenje audita na lokaciji.................................................................................11
3.1.3. Izvještavanje sa audita............................................................................................13
3.1.4. Naknadne radnje nakon audita...............................................................................14
4. Norma HRN EN ISO 19011:2012....................................................................................16
5. Osposobljenost i vrednovanje auditora.............................................................................18
6. Zaključak...........................................................................................................................20
7. Popis slika.........................................................................................................................21
8. Literatura...........................................................................................................................22
9. Prilozi................................................................................................................................23
Stranica 2
Auditi kvalitete
1. Uvod
Tema ovog završnog rada je audit kvalitete. Jedan od zasigurno neizostavnih sastavnica
svih sustava upravljanja je audit, tj. postupak provedbe audita – auditiranje. Pod pojmom
audita podrazumijeva se sustavan, neovisan i dokumentiran proces prikupljanja i vrednovanja
objektivnih dokaza o ispunjenju i zadovoljenju kriterija prema kojima se audit provodi. Danas
je kvaliteta postala primaran i strateški cilj gotovo svakog poslovnog subjekta.
Ukratko, audit je nezavisna ocjena kvalitete.
Kvaliteta proizvoda i usluga uvijek je bila značajan činitelj pri ugovaranju i naručivanju
određenih proizvoda i usluga, jednako kao i pri razvijanju i pripremi realizacije istih i pri
njihovu korištenju. Danas je kvaliteta postala primaran i strateški cilj gotovo svakog
poslovnog subjekta. Postavljaju se sve veći zahtjevi za :
- Kvalitetom proizvoda i/ili usluge
- Kvalitetom proizvodnih i/ili poslovnih procesa
- Pouzdanošću cjelokupnog sustava kvalitete
Poboljšati kvalitetu proizvoda ili usluge i stvoriti pozitivan ugled na tržištu dug je proces.
Potrebno je mnogo znanja i iskustva da bi se takav proces pokrenuo i da bi se mogla slijediti
kretanja konkurencije na području unapređenja kvalitete. Učinkovito ostvarivanje kvalitete
utječe na povećanje prodaje zahvaljujući zadovoljstvu kupca, na smanjenje troškova, na
povećanje proizvodnosti i na usklađeno djelovanje svih sudionika nekog poslovnog sustava.
Suvremeni pristup kvaliteti potencira i osigurava ispunjenje zahtjeva korisnika proizvoda i/ili
usluge za povjerenjem u sposobnost dobavljača da će stalno isporučivati proizvode i/ili usluge
ugovorene kvalitete. Kupac, zahtjeva provjereni sustav kvalitete kod dobavljača/proizvođača.
Zahtjevi za kvalitetom danas su utvrđeni međunarodnim i europskim standardima. Oni u biti
predstavljaju minimum koji svaki dobavljač proizvoda i/ili usluga mora danas zadovoljiti da
bi se kvalificirao za međunarodnu trgovinu i suradnju. Osnovni zahtjevi za sustav kvalitete
standardizirani su i propisani u nizu normi ISO 9000. Često certifikat postaje uvjet pri
ugovaranju posla s kupcem/korisnikom, a u širem smislu predstavlja i uvjet za uključivanje u
europska i svjetska kretanja i integracije.
Stranica 3
Auditi kvalitete
2. Auditi kvalitete
2.1. Vrste auditiranja u odnosu na objekte auditiranja
Opseg provedbe audita uključuje u prvom redu utvrđivanje stupnja u kojem interna
dokumentacija sustava upravljanja (priručnik za kvalitetu, postupci sustava, radne upute,
obrasci itd.) zadovoljava zahtjeve postavljene referentnom normom, a u drugom koraku
utvrđivanje stupnja u kojem je praktično postupanje u svakodnevnom odvijanju poslovnih
procesa tvrtke usklađeno s postupanjem koje je propisano u ranije spomenutoj dokumentaciji
sustava upravljanja.
Odstupanja od zahtjeva norme kroz dokumentaciju sustava upravljanja ili odstupanja od
postupanja propisanih dokumentacijom rezultiraju utvrđivanjem nesukladnosti i pokretanjem
radnji koje slijede nakon provedbe audita, a to su provedbe ispravaka i popravnih radnji.
Postoje tri temeljne vrste audita, a to su:
Slika 1. Vrste audita
Audit prve strane je audit koji je iniciran, organiziran i proveden od strane same tvrtke.
Takve audite provode stručne (educirane za to) osobe koje su neovisne od područja koje
auditiraju, a glavni cilj je utvrđivanje stupnja do kojeg uspostavljeni sustav upravljanja
zadovoljava kriterije postavljene referentnom normom i internom dokumentacijom sustava
Stranica 4
audit prve strane
audit druge strane
audit treće strane
Auditi kvalitete
upravljanja kako bi se osiguralo postojano funkcioniranje i neprekidno poboljšavanje istog
(kroz provedbu radnji koje slijede nakon provedenog audita – npr. popravne i preventivne
radnje, upravina ocjena itd.). Osobe koje provode audit prve strane mogu biti osobe zaposlene
u tvrtki koja provodi audit ili pak osobe koje nisu zaposlenici tvrtke, ali koje su angažirane od
strane Uprave tvrtke za provedbu audita.
Audit druge strane provode organizacije ili osobe koje su zainteresirane za poslovanje
tvrtke koja se auditira. Primjer ovakvog tipa audita je audit od strane dobavljača ili kupca.
Audit treće strane provode u potpunosti neovisne i nepristrane osobe koje na niti jedan
način nisu zainteresirane za poslovanje tvrtke, a primjer takvih audita su npr. auditi
certifikacijskih kuća ili akreditacijskih tijela čija je svrha utvrditi zadovoljenje kriterija
definiranih referentnim normativnim dokumentima, što se u konačnici potvrđuje izdavanjem
potvrde o certifikaciji ili akreditaciji. Iz gore navedene podjele moguće je sve tipove audita
podijeliti na interne-unutrašnje audite (audit prve strane) i eksterne-vanjske audite (auditi
druge i treće strane).
2.2. Interni-unutrašnji audit
Unutrašnji audit (interni audit) se provodi zbog toga što se pomoću njega želi ocijeniti
vlastiti sustav upravljanja, pronaći nedostatke u tom sustavu i što prije ih ispraviti. Kako
najbolje provesti unutrašnji audit muči mnoge organizacije. Slijedi nekoliko pravila i savjeta
za što uspješnijim provođenjem unutrašnjeg audita.
Prvo je potrebno dodijeliti Odgovornost za provođenja unutrašnjih audita. Za planiranje i
organizaciju zadužuje se predstavnik za kvalitetu (quality manager). Unutrašnji auditi se
moraju planirati na godišnjoj razini. To je najbolje učiniti početkom godine. Unutrašnji audit
je potrebno obaviti najmanje jednom godišnje.Potrebno je izraditi obrazac za planiranje
godišnjih unutrašnjih audita.
Nakon što ste isplanirali u kojem dijelu godine ćete provesti interni audit potrebno je
napraviti plan/program tog internog audita. U tom planu ćete upisati datum provedbe audita,
satnicu provedbe, dijelove svoga sustava upravljanja koje ćete auditirati i imena internih
auditora koji će ga provesti.
Najvažniji dio je tko će provesti interni audit, jesu li interni auditori dovoljno
osposobljeni. Potrebno je napraviti bazu internih auditora koji mogu provoditi interne audite u
organizaciji. Interni auditori moraju proći izobrazbu za provođenje internih audita. Ona se
Stranica 5
Auditi kvalitete
sastoji od dva dijela. Prvi dio je izobrazba o tehnikama auditiranja i načinima provođenja
internog audita. Drugi dio je izobrazba o odgovarajućoj normi odnosno sustavu upravljanja
prema kojoj će se provesti interni audit. Nakon što ste pronašli osposobljene interne auditore
ili poslali svoje djelatnike na osposobljavanje sastavite popis internih auditora i odredite tko
će među njima biti vodeći interni auditor.
Internim auditorima se prepušta da provedu audit i oni sastavljaju zapise o internom
auditu. Zapisi mogu biti u raznim oblicima, najbolje je napraviti upitnik prema normi prema
kojoj se auditira. Auditori prolaze sva poglavlja norme i upisuju što su pogledali i jesu li
pronašli nesukladnosti. Nakon provedenog internog audita vodeći interni auditor sastavlja
izvještaj o provedbi internog audita na temelju zapisa koje su izradili auditori tijekom
auditiranja. U izvještaju je potrebno navesti sve podatke o internom auditu, sve nalaze
internog audita i sve pronađene nesukladnosti. Na kraju se potvrđuje ili ne potvrđuje
funkcioniranje sustava upravljanja u auditiranom dijelu.
Nesukladnosti koje se pronađu se rješavaju prema postupcima koje je propisala vaša
organizacija. Izvršavaju se popravne radnje i na kraju se provodi vrednovanje učinkovitosti
provedenih popravnih radnji. Sa provođenjem popravnih radnji i potvrdom njihove
učinkovitosti završava interni audit i dokaz da uspješno primjenjujete sustav upravljanja koji
ste uspostavili.
2.3. Vanjski-eksterni audit
Eksterne audite dijelimo na:
1. Audit druge strane: audit obavlja kupac ili njegov predstavnik
2. Audit treće strene: audit obavljaju ovlaštene certifikacijske kuće
Vanjska prosudba sustava upravljanja kvalitetom sistematični je, periodični postupak
kojim se utvrđuje jesu li aktivnosti i rezultati tih aktivnosti koje čine sustav osiguravanja
kvalitete učinkoviti i u skladu s standardima. Vanjskom prosudbom procjenjuje se i doprinos
stalnom unapređenju kulture kvalitete te se neprestano unapređuju sve djelatnosti. Audit
druge strane provodi se od strane organizacije kupca, odnosno subjekata u njegovo ime.
Temelji se na ugovorima između kupca i dobavljača za proizvod ili uslugu koji se isporučuju,
a osnovni cilj je veća sigurnost kupca da će nabavljeni proizvod/usluga biti sukladan
Stranica 6
Auditi kvalitete
zahtjevima. Još jedna bitna karakteristika audita druge strane jest u pojednostavljenju procesa
ulazne kontrole prije ulaska materijala u proces organizacije kupca.
Pojam certifikacija podrazumijeva potvrđivanje koje provodi treća strana, a koje se odnosi
na proizvode, procese, sustave ili osobe. Drugim riječima, certifikacija je postupak u kojem
neovisna organizacija na temelju provedenog ocjenjivanja sukladnosti, utvrđuje zadovoljava li
proizvod, proces, sustav upravljanja ili osoba kriterije sadržane u određenom normativnom
dokumentu. Pri tome, normativni dokument može biti međunarodna ili nacionalna norma,
specifikacija, zakonski akt (pravilnik ili sl.) ili vlastito razvijena certifikacijska shema nekog
certifikacijskog tijela. U slučaju ispunjenja postavljenih kriterija definiranih spomenutim
normativnim dokumentom, certifikacijsko tijelo izdaje certifikat.
Generalno govoreći, auditi se mogu podijeliti na:
Slika 2. Podjela eksternih audita
Pri tome treba imati na umu da u pojedinim slučajevima, ovisno o prirodi djelatnosti
kojom se auditirana tvrtka bavi, nije moguće napraviti jasno razlikovanje u skladu s
navedenom podjelom budući da audit može istovremeno obuhvatiti i audit sustava, i audit
proizvodnog procesa, i audit samog proizvoda.
Također, moguće je razlikovati:
Stranica 7
audit proizvoda
audit procesa
audit sustava
Auditi kvalitete
a) audit jednog sustava
b) audit kombiniranog sustava
c) zajednički audit.
Audit jednog sustava obuhvaća provedbu audita prema zahtjevima samo jedne norme, npr.
ISO 9001.
Kombinirani audit uključuje istovremeno auditiranje prema zahtjevima više normi, a što je
slučaj kada tvrtka ima integrirani sustav upravljanja, npr. ISO 9001 i ISO 14001.
Zajednički audit je u pravilu audit treće strane u kojem npr. dvije certifikacijske kuće
provode audit istog sustava, a nakon čijeg uspješno okončanja izdaju zasebne potvrde o
certifikaciji, tj. certifikate.
Način pripreme, planiranja, provedbe i izvještavanja s internih i eksternih audita
detaljno je definiran međunarodnom normom koja je preuzeta i od strane Hrvatskog zavoda
za norme kao HRN EN ISO 19011:2012 Smjernice za provođenje audita sustava upravljanja.
Stranica 8
Auditi kvalitete
3. Faze Audita
Auditi se provode u više faza od kojih neke podrazumijevaju manje, a neke više
angaţmana. Planiranje i priprema, uvodni sastanak, provedba audita, završni sastanak, izrada
izvještaja te pokretanje i provedba korektivnih i preventivnih mjera ukoliko su tijekom audita
identificirane nesukladnosti osnovne su faze svakog internog audita.
3.1. Vrijeme provedbe audita
Vrijeme provedbe audita
Pokretanje auditaProvođenje pregleda dokumentacijePriprema za aktivnost na lokacijiProvođenje audita na lokacijiIzvještavanje sa auditaNaknadne radnje nakon audita
Slika 3. Graf vremena provedbe audita
Kvalitetna priprema je najvažniji dio audita, svakom dijelu audita potrebno je
određeno vrijeme provedbe. Ako priprema za provođenje audita nije ispravno i cjelovito
napravljena, onda ni provođenje audita neće biti dobro. Priprema je najvažniji dio audita.
Stranica 9
Auditi kvalitete
Pokretanje audita obuhvaća uspostavljanje kontakta s organizacijom koja se auditira i
utvrđivanje izvodljivost audita. Početni kontakt može biti formalan ili neformalan, a treba ga
potaknuti vodeći auditor. Prvi koraci pri pokretanju audita su: definirati ciljeve, opsege i
kriterije audita. Pokretanje audita se sastoji od definiranja izvodljivosti audita, selekcije audit
tima i uspostavljanja početnog kontakta s auditiranom stranom.
3.1.1. Pokretanje audita
Pokretanje audita provodi se u nekoliko koraka:
- Definiranje ciljeva, opsega i kriterija audita.
- Provjera sažetka os klijenta i verifirkacija s auditiranom stranom
Definiranje izvodljivosti audita
- Da li je informacija i procjena o vremenu i resursima adekvatna?
Selekcija audit tima
- Potrebne kompetencije radi ispunjavanja ciljeva audita
Uspostavljanje početnog kontakta s auditiranom stranom
Kriterij audita podrazumijevaju:
- Zahtjeve prema kojima se utvrđuje sukladnost:
- Normu
- Ugovorene specifikacije
- Zakosnke ili drugi propise
Opseg audita obuhvaća:
- Domet odnosno granice audita uključuju:
- Lokaciju
- Organizacijske cjeline
- Uključene aktivnosti i procese
Selekcija tima je jako bitna, jer ako se nema posvećene i predane ljude koji žele raditi i
postići najviše moguće zadane ciljeve onda nikakve pripreme i planovi neće pomoći.
Najvažniji su uz dobar plan, ljudi s kojima radimo. Zbog toga se kod selekcije tima uzima u
obzir niz stvari koje su potrebne za dobar i kvalitetan rad.
Stranica 10
Auditi kvalitete
Kod selekcije tima, u obzir se uzima:
- Nezavisnost
- Timski rad
- Potrebna edukacija
- Razvoj karijere
- Prihvatljivost od auditirane strane
- Dostupnost/raspoloživost
- Jezik
- Poznavanje rada
- Tehničko znanje
- Poznavanje zakonske regulative
- Poznavanje norme
- Vještine auditiranja
- Vještine upravljanja timom
Priprema audita obuhvaća preispitivanje dokumentacije audita, pripremu plana audita,
raspodjelu posla unutar skupine auditora i pripremu radnih dokumenata.
Kod pripreme aktivnosti na lokaciji potrebno je:
- Definiranje količine posla
- Priprema plana
- Priprema radne dokumentacije
- Dogovor sa auditiranom stranom oko datuma i vremena
- Logistička pitanja
3.1.2. Provođenje audita na lokaciji
Provođenje audita na lokaciji vrši se u nekoliko koraka:
- Provođenje uvodnog sastanka
- Komunikacija tijekom sastanka
- Prikupljanje i verifikacija informacija
- Priprema zaključaka audita
- Provođenje završnog sastanka
Stranica 11
Auditi kvalitete
Slika 4. Provođenje audita na lokaciji
Voditelj auditorne komisije dužan je sazvati i održati uvodni sastanak prvoga dana
audita. Svi članovi auditorne komisije i svi predstavnici auditiranih odjela dužni su sudjelovati
na sastanku. Cilj uvodnog sastanka je upoznati predstavnike auditirane strane sa cjelokupnim
radnim procesom i ciljevima audita, te eventualno pojašnjenje prethodno dostavljenog Plana
provođenja audita. Ovisno o opsegu i složenosti audita, auditorna komisija trebala bi
održavati sastanke na kojima bi članovi auditorne komisije međusobno izmjenjivali
informacije o provedenom poslu. Voditelj auditorne komisije zadužen je za sazivanje, vođenje
i određivanje učestalosti sastanaka auditorne komisije. Ukoliko članovi auditorne komisije za
vrijeme obavljanja audita zateknu nesukladnost propisa ili nepravilnosti u nekom od procesa,
a koji ne spadaju u opseg audita dužni su to prijaviti voditelju auditorne komisije koji će na
sastanku o tome obavijestiti predstavnike auditirane strane. Promatrači imaju pravo
prisustvovati provođenju audita ukoliko na to pristane auditirana strana. Ubrajaju se u
auditornu komisiju, ali nisu auditori i ne smiju utjecati na provođenje radnih zadataka.
Njihova prisutnost na auditu je u svrhu školovanja ili skupljanja iskustva, a ukoliko je
potrebno mogu pružati pomoć auditornoj komisiji. Za vrijeme provođenja audita, sve
informacije koje se tiču ciljeva, opsega i kriterija audita moraju biti prikupljene na pravilan
način i provjerene na temelju zatečenog stanja. Samo provjerene informacije mogu biti
prihvaćene kao službeni dokazi audita.
Stranica 12
Provođenje uvodnog sastanka
Komunikacija tijekom
sastanka
Prikupljanje i verifikacija informacija
Priprema zaključaka
audita
Provođenje završnog sastanka
Auditi kvalitete
Informacije se mogu prikupljati na tri načina:
- Intervjuiranjem predstavnika i djelatnika auditiranih odjela,
- Nadzorom aktivnosti, procesa i radnih uvjeta,
- Pregledom dokumenata (zakona, propisa, licenci, pravilnika, baze podataka).
Nakon obavljenih nadzora i inspekcija informacije, dokazi i bilješke s audita se
pregledavaju, analiziraju te se na temelju prikupljenih podataka izdaju nalazi audita. Nalazi
audita mogu pokazivati sukladnost ili nesukladnost pravila auditirane strane sa međunarodnim
propisima i preporukama. Članovi auditorne komisije trebali bi odrţati sastanak prije završnog
sastanka u svrhu:
- Pregleda svih nalaza audita i svih relevantnih informacija prikupljenih tijekom audita,
- Pripreme preporuka za rješavanje nađenih nesukladnosti,
- Dogovora oko post-auditivnih radnji,
- Usuglašavanja oko zaključaka audita.
Završnom sastanku dužni su prisustvovati predstavnici auditirane strane kako bi im se
predstavili nalazi i zaključci s audita. Voditelj auditorne komisije duţan je predstavnike
auditirane strane obavijestiti o svim problemima za vrijeme provođenja audita koji bi za
posljedicu mogli imati nerealna izvješća zatečenog stanja. Zapisnik sa završnog sastanka sa
popisom prisutnih ljudi mora se pohraniti.
3.1.3. Izvještavanje sa audita
Voditelj auditorne komisije odgovoran je za izradu i sadrţaj izvješća s audita. Izvješće s
audita treba pruţiti cjeloviti, detaljan i objektivan prikaz rezultata audita tj. zatečenog stanja
auditirane strane i mora sadrţavati sljedeće:
- Ciljeve audita,
- Opseg audita; auditiranu organizaciju sa svim odijelima i procesima te trajanjem
audita,
- Podatke o naručitelju audita,
- Podatke o auditornoj komisiji; ime i prezime voditelja i članova komisije,
- Datumi i mjesta provedenog audita,
- Kriteriji audita,
Stranica 13
Auditi kvalitete
- Nalazi audita,
- Zaključci s audita,
Izvješće s audita još može sadržavati i:
- Plan audita,
- Sažetak audita,
- Izjavu da je audit proveden na planirani način i u planiranom opsegu,
- Izjave o neslaganju auditirane strane sa zaključcima i izvješćima auditorne komisije,
- Preporuke za poboljšanje određenih propisa, odijela ili procesa,
- Valjani korektivni akcijski plan,
- Popis osoba/organizacija kojima će izvješće s audita biti dostavljeno.
Završno izvješće s audita mora biti izrađeno i izdano u propisanom vremenskom periodu.
Izvješće sa audita treba biti pregledano i odobreno prema propisima te dostavljeno
primateljima koje odredi naručitelj audita. Izvješće s audita vlasništvo je naručitelja audita te
sukladno tome članovi auditorne komisije i primatelji izvješća moraju poštivati pravo zaštite
podataka koji se nalaze u izvješću.
3.1.4. Naknadne radnje nakon audita
Praćenje provedbe audita:
Slika 5. Praćenje provedbe audita
Stranica 14
1. Praćenje realizacije
otklanjanja nesukladnosti
2. Provjera djelotvornosti
realiziranih nesukladnosti
3. Izrada završnog izvješća o
provedenom auditu
4. Izvještavanje uprave
Auditi kvalitete
Za rješavanje nesukladnosti, provedbu korektivnih i preventivnih radnji odgovorni su
voditelji odjela, službi. Nadzor nad efikasnošću i pravovremenosti provodi predstavnik uprave
za kvalitetu. U slučaju kašnjenja s otklanjanjem nesukladnosti, odnosno realizacije korektivne
ili preventivne radnje, predstavnik uprave utvrđuje uzroke kašnjenja i prema potrebi
izvještava upravu i definira nove rokove za realizaciju. Nakon provedbe korektivne akcije,
utvrđuje se njena djelotvornost i učinkovitost. U slučaju potrebe poduzimaju se dodatne
korektivne ili preventivne akcije.
Stranica 15
Auditi kvalitete
4. Norma HRN EN ISO 19011:2012
Ova norma sadrži smjernice o auditiranju sustava upravljanja, uključujući načela
auditiranja, upravljanje programom audita i provedbu audita te smjernice o vrednovanju
kompetentnosti osoba uključenih u proces audita. Primjenjiva je na sve organizacije koje
provode unutarnje ili vanjske audite sustava upravljanja.
Sadržaj norme:
1. Područje primjene
2. Upućivanje na druge norme
3. Nazivi i definicije
4. Načela auditiranja
5. Upravljanje programom audita
6. Provedba audita
7. Osposobljenost i vrednovanje auditora
Auditiranje se temelji na nizu načela koja pomažu da audit bude učinkovit i pouzdan
alat koji podupire politike upravljanja i nadzore dajući informacije koje organizaciji pružaju
priliku da poboljša svoj rad.
Smjernice donose šest načela koja se odnose na aduitore i audit.
1. cjelovitost: temelj profesionalizma;
2. ispravno izlaganje: obveza istinitog i točnog izvještavanja;
3. profesionalna pozornost: primjena marljivosti i prosudbe u auditiranju;
4. povjerljivost: povjerljviost informacija;
5. neovisnost: temelj nepristranosti audita i objektivnosti zaključaka audita;
6. pristup temeljen na dokazima: racionalna metoda za postizanje pouzdanih i
ponovljivih zaključaka audita u sustavnom procesu audita;
7. Upravljanje programom audita
8. Organizacija u kojima se provodi audit treba uspostaviti takav program audita koji
doprinosi određivanju učinkovitosti sustava upravljanja. Program audita može
uključivati audite koji se tiču jedne ili više normi sustava upravljanja, provođenih
odvojeno ili kombinirano.
Stranica 16
Auditi kvalitete
9. Najviša uprava treba osigurati da se odrede ciljevi programa audita kao i imenovati
jednu ili više osposobljenih osoba da upravlja programom audita. Opseg programa
audita treba se temeljiti na veličini i prirodi organizacije koja se auditira, kao i na
prirodi, funkcionalnosti, složenosti i razini zrelosti sustava upravljanja koji se
auditira. Prednost treba dati pitanjima koja su od bitnijeg značaja.
10. Najviša uprava treba osigurati da se utvrde ciljevi programa audita prema
izravnom planiranju i provedbi audita te da se program audita izvrši učinkovito.
Ciljevi programa audita trebaju biti u skladu s politikama i ciljevima sustava
upravljanja te ih poduprijeti.
Stranica 17
Auditi kvalitete
5. Osposobljenost i vrednovanje auditora
Povjerenje u proces audita i sposobnost postizanja njihovih ciljeva ovisi osposobljenosti
osoba koje su uključene u planiranje i provođenje audita, uključujući auditore i vodeće
auditore. Osposobljenost je potrebno vrednovati kroz proces koji obuhvaća osobne
karakteristike i sposobnost primjene znanja i vještina stečenih izobrazbom, radnim iskustvom,
osposobljavanjem za auditora i auditorskim iskustvom. Taj proces treba uzeti u obzir potrebe
programa audita i ciljeva.
Rezultat vrednovanja treba postaviti temelje za:
- odabir auditora
- utvrđivanje potreba za dokazanu osposobljenost
- tekuće vrednovanje sposobnosti auditora.
Pri odlučivanju o potrebnim znanjima i vještinama za auditora, potrebno je razmotriti
slijedeće: veličinu, prirodu i složenost auditirane organizacije; područja sustava upravljanja
koja se auditiraju; ciljeve i opseg programa audita; druge zahtjevi; ulogu audita u sustavu
upravljanja; složenost sustava upravljanja i nesigurnost u postizanju ciljeva audita.
Auditori trebaju imati karakteristike koje će im omogućiti djelovanje u skladu s načelima
auditiranja. Auditor treba biti:
- etičan (tj. pošten, istinoljubiv, iskren, čestit, obziran)
- otvoren (tj. spreman razmotriti alternativna mišljenja ili ideje)
- diplomatičan (tj. taktičan u kontaktu s ljudima)
- pažljiv (tj. aktivno promatrati fizikalnu okolinu i radnje)
- perceptivan (tj. svjestan i sposoban razumjeti razne situacije)
- svestran (lako prilagodljiv različitim situacijama)
Općenita znanja i vještine o sustavu upravljanju koje auditor treba posjedovati su:
- načela, postupci i metode auditiranja
- o sustavu upravljanja i dokumentima
- organizacijski konteksti
- primjenjivi zakonski i ugovorni zahtjevi.
Stranica 18
Auditi kvalitete
Također, auditori trebaju posjedovati specifična znanja i vještine za određenu
disciplinu i sektor. Nije nužno da svaki auditor ima istu osposobljenost, nego je važno da
cjelokupna osposobljenost auditorskog sastava bude dovoljna da bi se postigli ciljevi audita.
Vodeći auditori trebaju dodatno iskustvo u auditiranju kako bi razvili potreban znanja i
vještine. Ovo dodatno iskustvo treba se steći radom pod mentorstvom različitim vodećih
auditora. Moguće metode vrednovanja obuhvaćaju: preispitivanje zapisa, povratne
informacije, intervju, opažanja, ispitivanja, preispitivanja nakon audita.
Prikupljene informacije o osobi trebaju se usporediti s postavljenim kriterijima. Kad
osoba za koju se očekuje da sudjeluje u auditu ne ispunjava kriterije, tada se treba posvetiti
dodatnom osposobljavanju, radu ili stjecanju iskustva auditiranja. Auditori i auditorski trebaju
neprestano poboljšavati svoju osposobljenost. Auditori trebaju održavati svoju osposobljenost
kroz redovite audite sustava upravljanja i neprestano stručno usavršavanje. Neprestano
stručno usavršavanje uključuje održavanje i poboljšavanje osposobljenosti. To se može postići
dodatnim radnim iskustvom, osposobljavanjem, vlastitim studijama, treniranjem,
prisustvovanjem sastancima, seminarima i konferencijama i drugim bitnim aktivnostima.
Stranica 19
Auditi kvalitete
6. Zaključak
Glavni cilj auditiranja je donošenje prave slike, to jest objektivno sagledati auditiranu
stranu i ukazati na sve nedostatke, pokazati izvore grešaka i pokazati kako suzbiti te greške.
Audit samim time auditiranoj strani daje zdrave temelje za daljni razvoj tvrtke ili organizacije
kojom se auditirana strana bavi. Kvalitetno proveden audit može jako puno pomoći u
daljnjem razvoju auditirane strane. Orijentacija na kupce kao one koji određuju željenu
kvalitetu i procesni pristup sustavima zahtijevaju da kvaliteta ne bude zaseban sustav unutar
poslovnog sustava, nego kvaliteta treba prožimati sva područja djelovanja, sve procese unutar
organizacije i s partnerima, te posebice odnose s kupcem ili korisnikom usluge.
Auditi sustava upravljanja trebaju pokazati u kojoj su mjeri ti zahtjevi kvalitete
definirani i integrirani sve procese, a ne samo dokumentirani. Ciljevi audita prema tome,
pored provjere stupnja ispunjenja zahtjeva norme i zakonskih propisa obuhvaća i provjeru
ispunjenja ciljeva vodstva organizacije i zahtjeva kupaca i korisnika. Nova metodika
auditiranja, profesionalni auditori nude klijentima mnogo više od ocjene usklađenosti s
normom.
7. Popis slika
Stranica 20
Auditi kvalitete
Slika 1. Vrste audita....................................................................................................................4
Slika 2. Podjela eksternih audita.................................................................................................7
Slika 3. Graf vremena provedbe audita.......................................................................................9
Slika 4. Provođenje audita na lokaciji.......................................................................................12
Slika 5. Praćenje provedbe audita.............................................................................................14
8. Literatura
Stranica 21
Auditi kvalitete
[1] http://www.svijet-kvalitete.com
[2] http://issuu.com/kvaliteta.net/docs/kugler_seka
[3] http://www.veleri.hr/files/datoteke/nastavni_materijali/k_promet_s2/5.AUDIT_.pdf
[4] Predavanje : dipl. ing. Zlatko Perić
9. Prilozi
Stranica 22
Auditi kvalitete
Stranica 23