audit intern-disertatie-gestiunea disponibilitatilor banesti
DESCRIPTION
Misiune audit intern-gestiunea disponibilitatilor banestiTRANSCRIPT
CUPRINS
I N T R O D U C E R E..............................................................................................................3
CAP. 1 ASPECTE TEORETICE PRIVIND AUDITUL INTERN.....................................5
1.1.Apariţia şi evoluţia auditului intern................................................................................................................5
1.2. Definirea conceptului de audit intern.............................................................................................................8
1.3 Planificarea auditului intern..........................................................................................................................101.3.1. Conceptul de planificare a auditului intern..............................................................................................111.3.2. Sistemul de planificare a activităţilor de audit intern...............................................................................131.3.3. Stabilirea dimensiunii compartimentului de audit intern şi a modului de elaborare a Registrului riscurilor.............................................................................................................................................................16
CAP. 2 SCURTĂ PREZENTARE A S.C. ELECTRICA FURNIZARE S.A. SFEE TRANSILVANIA SUD BRAŞOV.........................................................................................18
CAP 3. AUDITAREA ACTIVITĂŢII DE EVIDENŢĂ A DISPONIBILITĂŢILOR BĂNEŞTI LA SC ELECTRICA FURNIZARE SA SFEE TRANSILVANIA SUD BRAŞOV..................................................................................................................................22
3.1. ETAPA 1 - Pregătirea misiunii de audit intern..........................................................................................233.1.1. Iniţierea auditului....................................................................................................................................23
3.1.1.1. Ordinul de serviciu...........................................................................................................................233.1.1.2. Declaraţia de independenţă..............................................................................................................253.1.1.3. Notificare privind declanşarea misiunii de audit intern..................................................................26
3.1.2. Colectarea şi prelucrarea informaţiilor.....................................................................................................273.1.3. Identificarea şi analiza riscurilor..............................................................................................................28
3.1.3.1. Lista centralizatoare a obiectelor auditabile.....................................................................................293.1.3.2. Identificarea riscurilor......................................................................................................................303.1.3.3. Stabilirea factorilor de risc, a ponderilor şi nivelurilor de apreciere al riscurilor.........................323.1.3.4 Chestionar de luare la cunoştinţă – CLC...........................................................................................323.1.3.5. Stabilirea nivelului riscului şi a punctajului total al riscului............................................................343.2.3.6. Clasarea obiectelor auditabile...........................................................................................................363.1.3.7. Tabelul puncte tari şi puncte slabe...................................................................................................383.1.3.8. Tematica în detaliu a misiunii de audit............................................................................................40
3.1.4. Elaborarea programului de audit..............................................................................................................413.1.4.1. Programul de audit...........................................................................................................................413.1.4.2. Programul intervenţiei la faţa locului...............................................................................................43
3.1.5. Şedinţa de deschidere...............................................................................................................................45
3.2. ETAPA 2 - intervenţia la faţa locului..........................................................................................................463.2.1. Colectarea dovezilor.................................................................................................................................46
3.2.1.1. Lista de verificare 1.........................................................................................................................463.2.1.2. TEST 1 – Urmărirea modului de autorizare a tranzacţiilor bancare................................................473.2.1.3. Foaie lucru nr 1 – Urmărirea modului de autorizare a tranzacţiilor bancare....................................483.2.1.4. Listă de control nr. 1 –Urmărirea modului de autorizare a tranzacţiilor bancare.............................483.2.1.5. FIAP 1 – Urmărirea modului de autorizare a tranzacţiilor bancare................................................. 493.2.1.6. TEST 2 - Corelarea viramentelor cu evidenţa contabilă şi evidenţă fiscală.....................................50
3.2.1.7. Listă de control nr.2 - Corelarea viramentelor cu evidenţa contabilă şi evidenţă fiscală.................50 3.2.1.8. FIAP 2 - Corelarea viramentelor cu evidenţa contabilă şi evidenţă fiscală.....................................51 3.2.1.9. Listă de verificare 2..........................................................................................................................52
3.2.1.10. Interviu nr. 1 - privind efectuarea lunară a controlului casieriei....................................................52
1
3.2.1.11.TEST 3 – Efectuarea lunară a controlului casieriei.........................................................................533.2.1.12. Listă de control nr.3- privind efectuarea lunară a controlului casieriei..........................................54
3.2.2. Constatarea şi raportarea iregularităţilor..................................................................................................553.2.3. Revizuirea documentelor de lucru............................................................................................................553.2.4. Şedinţa de închidere................................................................................................................................55
3.2.4.1. Minuta şedinţei de închidere............................................................................................................563.2.4.2. Planul de acţiune şi calendarul implementării recomandărilor........................................................57
3.3. ETAPA 3 - Raportul de audit intern............................................................................................................583.3.1. Elaborarea proiectului raportului de audit intern.....................................................................................583.3.2. Reuniunea de conciliere...........................................................................................................................583.3.3. Întocmirea raportului de audit intern........................................................................................................593.3.4. Supervizare...............................................................................................................................................67
3.4. ETAPA 4 – Urmărirea recomandărilor.......................................................................................................67
CAP 4. PERSPECTIVE ÎN DEZVOLTAREA AUDITULUI INTERN ÎN ROMÂNIA. 69
4.1. Perspective în auditul privat.........................................................................................................................69
4.2. Auditul intern şi guvernarea organizaţiilor. Conceptul de valoare adăugată..........................................71
Bibliografie..............................................................................................................................73
2
I N T R O D U C E R E
În condiţiile economiei concurenţiale, şi mai ales în actuala perioadă de criză
întreprinderile îşi sporesc şi diversifică continuu activitatea, aceasta având implicaţii
profunde în procesul decizional al managerilor, fiind nevoiţi să utilizeze metode bazate pe
cunoaşterea realităţii, deoarece performanţa reprezintă dezideratul oricărei întreprinderi şi a
tuturor managerilor.
Managerii, în cea mai mare parte, aşteaptă sprijin decizional, prin concluziile şi
recomandările oferite de auditul intern, respectiv un ajutor efectiv, care obligă
compartimentul de audit să devină tot mai valoros pentru management.
Auditul intern are rolul de a consilia, a asista şi a recomanda, fiind considerat o
necesitate pentru managerii conştienţi că sunt răspunzători pentru protecţia organizaţiilor pe
care le conduc împotriva apariţiei şi manifestării riscurilor şi ameninţărilor care le pot pune
în pericol obiectivele.
Astfel, auditul intern a devenit o componentă esenţială în structura unei companii
moderne, asigurând o mai mare eficienţă prin utilizarea mai adecvată a resurselor băneşti,
umane şi materiale, precum şi o mai bună coordonare între diferitele departamente ale unei
companii. Asigurându-se că firma respectă standardele de guvernanţă corporatistă, auditul
intern contribuie la crearea unei reputaţii de integritate, care la rândul său va ajuta la
dezvoltarea relaţiilor de afaceri bazate pe încredere. De asemenea, auditul intern oferă
premisele necesare astfel încât firma să joace un rol pozitiv în comunitate, asigurându-i o
imagine publică şi întărindu-i imaginea de seriozitate.
O condiţie de bază a supravieţuirii şi extinderii unei firme o reprezintă asigurarea
permanentă a disponibilităţilor băneşti pentru a-şi putea onora toate obligaţiile la timp fără
costuri suplimentare.
Am ales pentru studiul de caz S.C.Electrica Furnizare S.A. SFEE Transilvania Sud
Braşov pentru că este o societate cu un număr mare de clienţi, în care disponibilităţile băneşti
sunt într-o continuă mişcare şi de buna utilizare a acestora depinde realizarea obiectivelor
strategice ale societăţii.
Lucrarea este structurată pe 4 capitole:
Capitolul 1 al lucrării cuprinde aspecte teoretice privind auditul intern, apariţia şi
evoluţia acestuia.
3
Capitolul 2 conţine un scurt istoric al societăţii S.C. Electrica Furnizare S.A. SFEE
Transilvania Sud Braşov, sediul, forma juridică, structura organizatorică, obiectul de
activitate, arie de activitate, actualităţi şi perspective.
Capitolul 3 cuprinde studiu de caz. Urmând legislaţia în vigoare am auditat activitatea
de evidenţă a disponibilităţilor băneşti – modul de efectuare a tranzacţiilor bancare şi
evaluarea sistemului de control intern al casieriei la S.C. Electrica Furnizare S.A. SFEE
Transilvania Sud Braşov .
În capitolul 4, am prezentat perspective în dezvoltarea auditului privat, atât în varianta
unui compartiment propriu de audit intern, cât şi în varianta externalizării activităţii de audit
intern, evidenţiind valoarea auditului intern şi contribuţia sa la prosperarea organizaţiei.
Cuvinte cheie: analiza, audit intern, audit, auditor intern, cauză, conciliere,
conformitate, control intern, dovezi, evaluare, factori, independenţă, iregularitate, misiuni de
asigurare, misiuni de consiliere, obiecte auditate, obiective, periodicitate, planificare,
problemă, procedură, program de audit, raport, recomandări, regularitate, risc, standarde,
supervizare, tematică, universalitate.
4
Cap. 1 ASPECTE TEORETICE PRIVIND AUDITUL INTERN
1.1. Apariţia şi evoluţia auditului intern
Termenul de „audit“ provine din limba latină de la cuvântul „audit - auditare“1, care
are semnificaţia „a asculta, a audia“, dar despre audit se vorbeşte de pe vremea asirienilor şi
egiptenilor. Vechii romani numeau questori care aveau sarcina să examineze mandatele de
plată emise de cenzori sau de consul. Tot în Roma antică a început să fie practicată
verificarea verbală a fondurilor sau, altfel spus, ascultarea fondurilor practică ce a dat
naştere în timp englezescului to audit.2
De audit se vorbeşte şi în timpul domniei lui Carol cel Mare sau a lui Eduard I al
Angliei. William Cuceritorul când a devenit rege al Angliei, în 1066, a ordonat o verificare
şi o inventariere a tuturor proprietăţilor din regatul său pentru a şti cum să împartă
pământurile şi pentru a stabili o bază pentru colectarea viitoarelor taxe; în Anglia anului
1298, conturile oraşului Londra erau verificate cu regularitate de către funcţionari publici
numiţi special în acest scop. Exemplele sunt numeroase, dar nici unul dintre ele nu
ilustrează funcţia aşa cum există ea în zilele noastre, deoarece este o funcţie nouă, cu
particularităţi unice şi care nu se confundă cu nici un precedent istoric. Activităţi de audit s-
au realizat în decursul timpului şi în România, dar purtau alte denumiri.
În accepţiunea folosită în prezent, utilizarea conceptului de audit se accentuează în
perioada crizei economice din 1929 din SUA când, pe fondul recesiunii economice,
companiile cotate la bursă erau obligate să plătească importante sume de bani pentru
achitarea prestaţiei auditorilor externi care efectuau certificarea conturilor.3
Marile companii americane foloseau deja serviciile oferite de Cabinete de Audit
Extern, organisme independente care aveau misiunea de a verifica conturile şi bilanţurile
contabile şi a certifica situaţiile financiare finale. Pentru a-şi îndeplini atribuţiile cabinetele de
audit efectuau o serie de lucrări pregătitoare de specialitate, şi anume: inventarierea
patrimoniului, inspecţia conturilor, verificarea soldurilor, diferite sondaje etc., care au crescut
semnificativ costurile auditării.
1 M. Ghiţă, Auditul Intern, Ed. Economică, Bucureşti, 2009, p.39.2 A. Munteanu, Auditul sistemelor informaţionale contabile-cadru general, Ed. Polirom, 2001, p. 35.3 A. Munteanu, Auditul sistemelor informaţionale contabile-cadru general, Ed. Polirom, 2001, p. 36.
5
Întreprinderile au început să-şi organizeze propriile Cabinete de Audit Intern, în
special pentru reducerea cheltuielilor, prin preluarea efectuării lucrărilor pregătitoare din
interiorul entităţii, iar pentru realizarea activităţii de certificare au apelat în continuare la
Cabinete de Audit Extern, care aveau dreptul asupra unei supervizări a activităţii
întreprinderilor. Pentru a se distinge între auditorii cabinetelor de audit extern şi cei ai
organizaţiei supuse auditului, primii au fost numiţi auditori externi, iar cei din urmă au fost
numiţi auditori interni, deoarece făceau parte din întreprindere.
Cu timpul, auditorii externi au renunţat în totalitate atât la acţiunile de inventariere a
patrimoniului, cât şi la cele de verificare a corectitudinii stabilirii soldurilor conturilor
concentrându-se pe realizarea unor analize economico-financiare, corelaţii pe baza datelor
furnizate de către auditorii interni şi oferirea consultanţei şi soluţiilor managementului de vârf
al organizaţiilor.
În acest fel, în timp, s-au stabilit obiective, instrumente şi tehnici şi sisteme de
raportare distincte pentru auditorii interni, comparativ cu auditorii externi.
Rolul şi necesitatea auditorilor interni a crescut continuu şi a fost unanim acceptat,
motiv pentru care aceştia au simţit nevoia de a se organiza şi de a-şi standardiza activităţile
practice. Astfel, în anul 1941, s-a creat în Orlando, Florida, SUA, Institutul Auditorilor Interni
– I.I.A4., care a fost recunoscut internaţional. Ulterior, a aderat Marea Britanie, iar în 1951
Suedia, Norvegia, Danemarca şi alte state. În prezent, la acest institut s-au afiliat peste 90 de
institute naţionale ale auditorilor interni şi membri din peste 120 ţări, în urma obţinerii
calităţii de C.I.A. – Auditor Intern Certificat, acordată de I.I.A., pe baza unor examene
profesionale. Funcţia de audit intern s-a instituit în Anglia şi Franţa la începutul anilor ’60,
fiind puternic marcată de originile sale de control financiar-contabil. Abia după anii ’80 –’90
funcţia de audit intern începe să se contureze în activitatea entităţilor, iar evoluţia ei continuă
şi în prezent.
În România, auditul intern a fost adoptat ca un termen la modă în domeniul controlului
financiar, însă cu timpul s-a reuşit decantarea conceptelor de control intern şi audit intern. În
prezent, există o problemă cu înţelegerea sistemului de control intern, care fiind obiect al
auditului intern, înglobează toate activităţile de control intern realizate în interiorul unei
entităţi şi riscurile asociate acestora.
Scopul iniţial al Institutului Auditorilor Interni – I.I.A. a fost acela de standardizare a
activităţii de audit intern, plecând de la definirea conceptelor, stabilirea obiectivelor şi
continuând cu organizarea şi exercitarea acestuia.
4 I.I.A. - The Institute of Internal Auditors
6
Începând din 1950, I.I.A. a emis norme proprii de audit intern, diferite de cele ale
auditului extern. În timp, acestea s-au generalizat şi din 1970 au devenit standarde de audit
intern, care sunt într-o permanentă mişcare datorită evoluţiei societăţii ce se confruntă mereu
cu noi provocări.5
Totuşi practicienii auditului intern constată cu satisfacţie evoluţia rapidă şi pertinentă a
acestuia, percepută clar de toată lumea, în ciuda unor confuzii şi disfuncţii care mai apar;
obiectivele auditului sunt atinse şi el devine un ajutor de neevitat pentru manager. În acest
sens, precizăm că, fostul preşedinte al IFACI, Louis Vaurs, a subliniat evoluţia conceptului de
audit intern, afirmând că “transformările introduse de majoritatea auditorilor nu au fost
observate cu adevărat de managerii noştri”6. Cu părere de rău, trebuie să observăm că această
remarcă din ultimul deceniu al mileniului doi este încă de actualitate.
Auditul intern îşi va atinge obiectivele dacă există un sistem de control intern
organizat, formalizat, periodic, constituit din: standarde şi norme profesionale, ghiduri
procedurale, coduri deontologice (nu etice), care să susţină morala profesiunii de audit
având în vedere faptul că auditorul trebuie să fie în afara oricăror bănuieli.
Pe fondul atât al complexităţii crescânde a sarcinilor şi misiunilor entităţilor publice,
cât şi al extinderii domeniului normativ, realităţi ce determină promovarea pe scară largă a
principiului managerial al delegării de autoritate, precum şi găsirea unor forme, metode,
proceduri şi reguli a căror respectare să protejeze entităţile de apariţia şi manifestarea unor
riscuri majore, gestiunea riscului şi controlul intern tind să se instaleze, din ce în ce mai
mult, în centrul responsabilităţilor, preocupărilor şi activităţilor managerilor.
Auditorii interni şi managerul trebuie priviţi ca parteneri şi nu ca adversari, având
aceleaşi obiective, printre care eficacitatea actului de management şi atingerea ţintelor
propuse. Managerii trebuie să înţeleagă recomandările auditorilor, să perceapă ajutorul pe care
îl primesc pentru stăpânirea riscurile care apar şi evoluează continuu. Ei pot să ţină sau nu
cont de recomandările auditorilor.
Competenţele profesionale ale auditorului intern produc adevărate beneficii pentru
entitate, printr-o evaluare sistematică, pe baza standardelor de audit şi a celor mai bune
practici, a politicilor, procedurilor şi operaţiilor realizate de entitate.
5 M. Ghiţă, Auditul Intern, Ed. Economică, Bucureşti, 2009, p.45.6 Jacques Renard – Theorie et practique de l’audit interne, Editions d’Organisation, Paris, France, 2002, tradusă în România printr-un proiect finanţat de PHARE, sub coordonarea Ministerului Finanţelor Publice, Bucureşti, 2003, pag. 16
7
Auditul intern nu poate da un certificat că toate activităţile sunt protejate sau că nu
există disfuncţii, ci evaluează sistemul de control intern al entităţii şi dau o asigurare
rezonabilă managementului general referitoare la funcţionalitatea acestuia.
Auditul intern este o profesie care s-a redefinit mereu de-a lungul anilor, din dorinţa de
a răspunde necesităţilor în continuă schimbare ale entităţilor. Axat, la început, pe probleme
contabile, obiectivele auditului intern s-au deplasat spre depistarea principalelor riscuri ale
entităţilor şi evaluarea controlului intern al acestora. Auditul intern este considerat ca fiind
ultimul nivel al sistemului de control intern al entităţii.
Profesia de audit intern se bazează pe standarde de audit intern şi pe standardele de
implementare sau de bună practică, recunoscute în întreaga lume, care se adaptează la
particularităţile legislative şi de reglementare ale fiecărei ţări, în vederea respectării regulilor
specifice ce guvernează diferite sectoare de activitate şi cultura organizaţiei respective.
Introducerea auditului intern în sectorul public a început prin elaborarea Ordonanţei
Guvernului României (OGR) nr. 119/1999 privind auditul intern şi controlul financiar-
preventiv şi s-a statuat definitiv prin adoptarea Legii nr. 672/2002 privind auditul public
intern.
1.2. Definirea conceptului de audit intern
Existenţa noţiunii de audit nu este o noutate însă de-a lungul timpului termenul acesta
a căpătat diverse semnificaţii.
Auditul reprezintă procesul desfăşurat de persoane fizice sau juridice legal abilitate,
numite auditori, prin care se analizează şi evaluează, în mod profesional, informaţiile legate
de o anumită entitate, utilizând tehnici şi procedee specifice, în scopul obţinerii de dovezi,
numite probe de audit, pe baza cărora auditorii emit un document, numit raport de audit, _ o
opinie responsabilă şi independentă, prin apelarea la criterii de evaluare care rezultă din
reglementările legale sau din buna practică recunoscută unanim în domeniul în care îşi
desfăşoară activitatea entitatea respectivă.7
Specialiştii au încercat să sublinieze cât mai corect, în definiţiile lor, semnificaţia
acestei noţiuni. Odată cu trecerea anilor, putem observa modificarea semnificativă a
conotaţiilor noţiunii de audit de la înţelesul de audiere – ascultare folosit în Antichitate la cel
de exprimare a unei opinii, respectiv de certificare, aşa cum este perceput termenul la
7 M. Popescu, P.D. Gruia, C.M. Podolan, Controlul financiar extern & auditul performanţei, Ed.Bren, Bucureşti, 2011, p, 218
8
momentul actual. În vederea susţinerii acestei afirmaţii în literatura de specialitate auditul
intern este definit ca exprimarea unei opinii obiective şi imparţiale, de către o persoană
abilitată, în legătură cu situaţia unei instituţii; „prin audit, în general se înţelege, examinarea
profesională a unei informaţii, în vederea exprimării unei opinii responsabile şi independente
prin raportarea la un criteriu (standard, normă) de calitate.”8 De asemenea auditul intern este
definit ca o activitate independentă şi obiectivă care dă unei entităţi o asigurare în ceea ce
priveşte gradul de control asupra operaţiunilor, o îndrumă pentru a-i îmbunătăţi
operaţiunile, şi contribuie la adăugarea unui plus de valoare.9
În opinia Prof. Dr. Al. Rusovici „auditul este o altă formă de cunoaştere reciprocă, în
care îşi fac loc înţelegerea de la general la particular, de la ansamblu la detaliu şi face mai
accesibilă aprofundarea cauzalităţii, înţelegerea integralităţii şi obiectivităţii, creşterea
credibilităţii proceselor şi fenomenelor ce se examinează.”10
În alte opinii auditul intern reprezintă un ansamblu de activităţi şi acţiuni corelate,
desfăşurate de structuri specializate, constituite la nivelul instituţiilor pentru a realiza un
diagnostic general sub aspect tehnic, managerial şi financiar-contabil.
Auditul intern ajută organizaţia să îşi atingă obiectivele evaluând, printr-o abordare
sistematică şi metodică, procesele sale de management al riscurilor, de control, şi de
guvernare a organizaţiei, şi făcând propuneri pentru a le consolida eficacitatea.
În anul 1999, I.I.A. din S.U.A. a emis o nouă definiţie a auditului intern: Auditul
intern este o activitate independentă şi obiectivă, care dă unei organizaţii o asigurare în ceea
ce priveşte gradul de control deţinut asupra operaţiunilor, o îndrumă pentru a-i îmbunătăţi
operaţiunile, şi contribuie la adăugarea unui plus de valoare.
În Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern din România este adoptată definiţia
dată de I.I.A., în anul 1999.
În literatura de specialitate, de multe ori se confundă noţiunea de audit intern cu cea
de control intern fapt pentru care legiuitorul a ţinut să definească ambele noţiuni în cadrul
glosarului Legii Nr. 672/2002, în vederea delimitării acestor semnificaţii, astfel controlul
intern este definit ca ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice,
inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu
reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic,
eficient şi eficace; include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi
8 M. Toma, Iniţiere în auditul situaţiilor financiare ale unei entităţi, Ed. CECCAR, Bucureşti, 2005, p. 14.9 Standardele de audit intern.10 A. Rusovici, F. Cojoc, Gh. Rusu, Audit financiar la societăţile comerciale, Ed. Regia Autonomă Monitorul Oficial, Bucureşti, 2003. p. 24.
9
procedurile. Deci, după cum reiese şi din definiţie, se explică confuzia prin aceea că sfera
noţiunii de control cuprinde şi auditul intern, care reprezintă, în fapt, tot un control.
„În lumea profesioniştilor este unanim recunoscută ideea potrivit căreia a audita
înseamnă a „inventaria, a verifica, a testa, a exprima o opinie”, în concordanţă cu
reglementările contabile şi normele de audit, care iau în considerare eficacitatea activităţii
de control intern, dimensionarea eşantionului de control şi a pragului de semnificaţie,
modul de evaluare a constatărilor şi stabilirea concluziilor, un mare număr de detalii care
pot să nu se regăsească în calitatea misiunilor de audit.”11
Auditul intern nu reprezintă altceva decât un control prin care se măsoară şi se
evaluează eficienţa controalelor existente în interiorul unei organizaţii.
După cum se observă, I.I.A nu limitează atribuţiile auditorilor interni la aspectele
financiar-contabile sau la anumite activităţi. Auditul intern este văzut astăzi ca un proces
complex de revizie a tuturor activităţilor organizaţiei. În plus, definiţia precizează scopul,
obiectivele şi zona de acţiune ale auditului intern. Scopul acestei activităţi este de a-i ajuta
pe membrii organizaţiei să se achite în mod eficient de responsabilităţi, furnizându-le
analize, evaluări, recomandări şi informări privind activităţile examinate.
Auditul intern, prin activităţile pe care le desfăşoară, adaugă valoare atât prin
evaluarea sistemului de control intern şi analiza riscurilor asociate activităţilor auditabile,
cât şi prin recomandările cuprinse în raportul întocmit şi transmis în scopul asigurării
atingerii obiectivelor organizaţiei.
1.3 Planificarea auditului intern
Misiunea de audit trebuie să înceapă întotdeauna cu activitatea de planificare.
Planificarea adecvată vine în sprijinul asigurării că se acordă atenţie activităţilor relevante din
instituţia supusă auditului, iar posibilele abateri sunt identificate şi soluţionate la timp.
Atunci când misiunea de audit este organizată şi condusă de specialişti în materia
auditului, activitatea este efectuată într-o manieră eficientă şi eficace cu încadrarea în
termenele stabilite conform programului de audit.12
1.3.1. Conceptul de planificare a auditului intern
În auditul intern planificarea activităţii implică o strategie generală bazată pe o bună
cunoaştere şi înţelegere a organizaţiei şi a mediului în care aceasta funcţionează şi este
11 Idem 10, p. 37.12 Controlul economic financiar, Numărul 1, ianuarie 2010, p. 44
10
responsabilitatea şefului compartimentului de audit intern, care trebuie să realizeze
planificarea pe baza riscurilor cu care se confruntă organizaţia pentru definirea priorităţilor în
acord cu obiectivele acesteia.
Planificarea trebuie să facă obiectul unor documente scrise, care să definească
obiectivele misiunii şi sfera de intervenţie a auditului intern, respectiv domeniile, activităţile
auditabile şi să abordeze procesele de management al riscurilor, de control managerial şi de
guvernare a organizaţiei.13 În faza de planificare a auditului, scopul evaluării riscurilor, este de
a identifica sectoarele importante ale activităţii care ar trebui să fie examinate ca posibile
obiective ale misiunii.
Echipa de auditori interni şi supervizorul misiunii, pentru realizarea misiunii
încredinţate trebuie să aibă în vedere:
− stabilirea procedurilor care permit documentarea, analiza, interpretarea şi utilizarea
informaţiilor astfel obţinute în timpul misiunii;
− definirea obiectivele misiunii de audit intern;
− stabilirea activităţilor, operaţiilor şi gradului de detaliu necesar al testelor pentru a atinge
obiectivele fiecărei etape a misiunii;
− identificarea aspectelor tehnice, procedeelor şi tranzacţiilor care trebuie auditate;
− pregătirea planului înainte de începerea misiunii şi modificarea, dacă se impune, în cursul
derulării acestuia.
În acelaşi timp, responsabilul auditului intern va estima durata misiunilor, necesarul de
resurse de audit intern, termenele şi modalităţile de comunicare a rezultatelor
managementului.
Auditorii interni trebuie să planifice auditul într-o manieră care să asigure că misiunea
va fi îndeplinită în condiţii de economicitate, eficienţă, eficacitate şi la termenul convenit. La
planificarea misiunii, auditorii interni trebuie să ţină cont de:
− obiectivele activităţii supuse auditului şi modul în care este stăpânită această activitate;
− riscurile semnificative legate de activitate, obiectivele sale, resursele folosite şi sarcinile
operaţionale, precum şi mijloacele prin care impactul potenţial al riscului este menţinut la un
nivel acceptabil;
− pertinenţa şi eficacitatea sistemului de management al riscurilor şi a sistemului de control
managerial al activităţii în raport cu un cadru sau model de control acceptat de cadrul
normativ în vigoare sau de buna practică în domeniu;
13 M. Ghiţă, Auditul Intern, Ed. Economică, Bucureşti, 2009, p.98.
11
− posibilităţile de îmbunătăţire semnificativă a sistemului de management al riscurilor şi a
sistemului de control managerial.
De asemenea, dacă se impune, se poate apela şi la realizarea unei examinări
preliminare la faţa locului pentru ca echipa de auditori interni să se familiarizeze cu
activităţile, riscurile şi acţiunile de control specifice, în vederea identificării domeniilor unde
misiunea trebuie aprofundată şi pentru a evita eventuale observaţii ale celor auditaţi cu privire
la modul de planificare a misiunilor.
La încheierea examinării preliminare trebuie să se facă un rezumat al rezultatelor, care
trebuie să identifice:
− problemele importante şi motivele pentru realizarea unui studiu mai amănunţit;
− informaţiile pertinente obţinute în timpul examinării preliminare;
− obiectivele şi procedurile misiunii, precum şi abordările deosebite, cum ar fi tehnicile de
audit asistate de calculator, sisteme de management al calităţii ş.a.;
− punctele de control care necesită o atenţie sporită, lipsurile sau erorile aparente de control;
− primele estimări în ceea ce priveşte termenul şi resursele necesare;
− datele actualizate pentru etapele de emitere a raportului şi de încheiere a misiunii;
− dacă este necesar, motive pentru a nu se continua misiunea. 14
În timpul pregătirii elaborării planului de audit, auditorii interni pot identifica o serie
de potenţiale probleme pe care trebuie să le perceapă în mod adecvat şi să le aibă în vedere în
activitatea de planificare.
În acelaşi timp, activitatea de planificare asigură utilizarea în mod corespunzător a
resurselor de audit, respectiv a personalului şi a fondului de timp existent pentru activităţile
de auditare propriu-zisă.
1.3.2. Sistemul de planificare a activităţilor de audit intern
Luând în considerare faptul că, cadrul normativ prevede auditarea o dată la trei ani a
tuturor activităţilor şi domeniilor entităţii şi o dată la cinci ani evaluarea funcţiei de audit
intern a structurilor de la nivelurile inferioare, care şi-au organizat compartimente de audit
intern, se impune elaborarea unui plan multianual pentru coordonarea activităţii de
planificare.
14 M. Ghiţă, E. Ghiţă, A. G. Manta, D. Voinea,Guvernanţa corporativă şi auditul Intern, Ed. Universitaria, Craiova, 2009, p.350.
12
Proiectul planului multianual al activităţii de audit intern elaborat de compartimentul
de audit intern va reprezenta strategia de auditare a entităţii şi ar trebui să cuprindă
următoarele categorii de misiuni:
− misiuni de asigurare şi/sau misiuni de consiliere a domeniilor auditabile, repartizate pe
următorii trei ani;
− misiuni de evaluare a funcţiei de audit intern la structurile din subordinea entităţii care şi-au
constituit compartimente de audit intern, repartizate pe următorii cinci ani.
Proiectele planurilor anuale ale activităţii de audit intern, care se vor elabora pe baza
planului multianual, vor cuprinde atât misiuni de asigurare, una-două de consiliere formalizate
pe domeniile auditabile ale entităţii, cât şi misiuni de evaluare a funcţiei de audit intern la
structurile din subordinea entităţii.
Planul de audit intern se întocmeşte anual de compartimentul de audit intern, iar pentru
selectarea misiunilor care vor face parte din plan se au în vedere următoarele elemente de
fundamentare15 :
a. evaluarea riscului asociat diferitelor structuri, activităţi, funcţii, programe/proiecte sau
operaţiuni;
b. criteriile semnal/sugestiile conducătorului entităţii respectiv: deficienţe constatate anterior
în rapoartele de audit; deficienţe constatate în procesele-verbale încheiate în urma inspecţiilor;
deficienţe consemnate în rapoartele Curţii de Conturi; alte informaţii şi indicii referitoare la
disfuncţionalităţi sau abateri; aprecieri ale unor specialişti, experţi etc. cu privire la structura şi
dinamica unor riscuri inerente sau de sistem; analiza unor trenduri pe termen lung privind
unele aspecte ale funcţionării sistemului; evaluarea impactului unor modificări petrecute în
mediul în care evoluează sistemul auditat;
c. temele defalcate din planul anual al UCAAPI. Conducătorii entităţilor sunt obligaţi să ia
toate măsurile organizatorice pentru ca tematicile ordonate de UCAAPI să fie introduse în
planul anual de audit intern al entităţii, realizate în bune condiţii şi raportate în termenul fixat;
d. numărul entităţilor subordonate;
e. respectarea periodicităţii în auditare, cel puţin o dată la trei ani;
f. tipurile de audit convenabile pentru fiecare entitate subordonată;
g. recomandările Curţii de Conturi.
15 Punctul 6.11 din OMFP nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activităţii de audit public intern, Monitorul Oficial nr. 130 bis/2003.
13
Proiectul planului anual de audit intern este întocmit până la data de 30 noiembrie a
anului precedent, pentru anul în care se elaborează, iar managementul general al entităţii
publice aprobă proiectul până la 20 decembrie a anului precedent.
Proiectul planului anual al activităţii de audit intern este însoţit de o notă de
fundamentare sau de un referat de justificare în care se argumentează modul în care au fost
selectate misiunile cuprinse în plan.
Referatul de justificare trebuie să cuprindă pentru fiecare misiune de audit intern
rezultatele analizei riscurilor în anexă, criteriile semnal de care s-a ţinut cont şi elementele de
fundamentare care au contribuit la selectarea misiunii respective, o analiză asupra numărului
posturilor de audit intern din cadrul entităţii, deoarece compartimentul de audit intern trebuie
să fie astfel dimensionat încât să asigure numărul de auditori necesari pentru realizarea
funcţiei de audit intern asupra întregului domeniu auditabil al entităţii.
Planul anual de audit intern reprezintă un document oficial şi el este păstrat în arhiva
instituţiei împreună cu referatul de justificare în conformitate cu normele de arhivare în
vigoare.
Planul de audit intern va cuprinde următoarele elemente obligatorii:
− scopul acţiunii de auditare;
− obiectivele acţiunii de auditare;
− identificarea activităţii/operaţiunii supuse auditului intern;
− identificarea/descrierea entităţii/entităţilor sau a structurilor organizatorice la care se va
desfăşura acţiunea de auditare;
− durata acţiunii de auditare;
− perioada supusă auditării;
− numărul de auditori proprii antrenaţi în acţiunea de auditare;
− precizarea elementelor ce presupun utilizarea unor cunoştinţe de specialitate, precum şi a
numărului de specialişti cu care urmează să se încheie contracte externe de servicii de
expertiză/consultanţă (dacă este cazul);
− numărul de auditori care urmează să fie atraşi în acţiunile de audit intern din cadrul
structurilor descentralizate.
Actualizarea planului de audit intern se realizează prin întocmirea unui Referat de
modificare a planului de audit intern, aprobat de managementul general în ultimul trimestru al
anului.
14
Realizarea activităţii de planificare presupune determinarea domeniilor majore ale
auditului. O planificare incorectă sau incompletă conduce la pierderea unor activităţi
purtătoare de riscuri.
Practica a demonstrat că riscurile majore, de regulă, se concentrează la vârful
organizaţiei şi de aceea este recomandat să începem activitatea de planificare de sus în jos,
altfel vom constata că unele activităţi le vom repeta de mai multe ori. Totuşi nu există o
soluţie garantată. Intuiţia şi experienţa auditorilor interni rămân un element cu pondere în
activitatea de planificare. Important este să ne planificăm auditurile pentru riscurile majore,
iar pe cele minore, în mai mică măsură sau deloc.
Conform Standardelor IIA, 2000 – Gestiunea auditului intern şi 2010 – Planificare,
şeful auditului intern trebuie să realizeze o planificare bazată pe riscuri pentru a stabili
priorităţile în acord cu obiectivele organizaţiei.
Programul misiunilor de audit intern trebuie, la rândul său, să se bazeze pe o evaluare
a riscurilor realizată cel puţin o dată pe an şi să ţină cont de punctul de vedere al
managementului general.
Activitatea practică de planificare recomandă ca anual să nu omitem din planul de
audit intern activitatea IT, achiziţiile publice, analiza bugetului şi alte activităţi specifice
fiecărei entităţi purtătoare, în general, de riscuri semnificative. În acelaşi timp, este necesar să
ne hotărâm dacă realizăm misiuni de audit intern în care integrăm activităţile IT, achiziţii,
management ş.a. sau le audităm separat.
În situaţia în care misiunile de audit intern cuprind componente legate de programarea,
realizarea, contabilizarea şi raportarea activităţilor, ele reprezintă misiuni de audit de sistem
pe domenii sau pe fluxuri ale activităţilor specifice entităţii.
Planurile anuale de audit intern trebuie să fie adaptate în cursul exerciţiului ori de câte
ori se modifică „geografia“ riscurilor din cadrul entităţii şi, de asemenea, trebuie să aibă o
rezervă pentru evenimente deosebite sau neprevăzute, spre exemplu concedii medicale ale
auditorului intern, care pot fi, în medie, cinci zile pe an pentru fiecare auditor şi timpul pentru
acordarea consultanţei neformalizate nivelurilor de management.16
Planificarea activităţii de audit intern trebuie să aibă în vedere şi zilele de pregătire
profesională ale auditorului, stabilite conform legii, şi zilele de concediu de odihnă. Apoi, în
afara obiectivelor obligatorii, se stabilesc bugetul de timp al auditorilor şi bugetul financiar
aferent activităţilor planificate. Un plan de audit este bine apreciat atunci când 70% din
bugetul de timp este afectat pentru activităţi propriu-zise de audit intern.
16 M. Ghiţă, Auditul Intern, Ed. Economică, Bucureşti, 2009, p.105.
15
1.3.3. Stabilirea dimensiunii compartimentului de audit intern şi a modului de
elaborare a Registrului riscurilor
În sistemul public, compartimentul de audit intern se organizează în cadrul entităţilor
publice în subordinea nivelului general de management, conform Legii nr. 672/2002 privind
auditul public intern, iar în sistemul privat funcţia de audit intern se organizează opţional dacă
managementul apreciază necesitatea acestuia, în conformitate cu buna practică internaţională
în domeniu.
Cadrul normativ nu precizează numărul de auditori din structura compartimentelor de
audit intern, ci recomandă determinarea numărului acestora pe baza analizei riscurilor cu care
se confruntă entitatea, de către compartimentul de audit intern şi discutarea rezultatelor acestei
analize cu managementul general.
Auditul intern fiind o funcţie relativ nouă, de regulă, în cadrul organizaţiei nu există
suficient personal cu suficientă experienţă.17
O altă problemă întâlnită constă în dimensionarea total insuficientă a departamentului
de audit intern. Aceasta este un indicator al lipsei sprijinului din partea conducerii şi duce la
un deficit de autoritate a auditului intern în cadrul organizaţiei.18
Până când managementul general va asigura numărul de auditori interni determinaţi în
baza activităţii de evaluare a riscurilor, auditorii interni vor răspunde pentru principalele
riscuri cu care se confruntă entitatea, iar celelalte vor rămâne în responsabilitatea
managementului general.
Pentru stabilirea numărului de auditori interni, pe baza analizei riscurilor, recomandăm
evaluarea domeniului auditabil şi a resurselor de audit, iar prin compararea acestora se va
putea stabili numărul de auditori interni necesari pentru asigurarea funcţiei de audit intern în
cadrul entităţii.
Evaluarea domeniului auditabil presupune parcurgerea următorilor paşi:
a. analiza listei oficiale a activităţilor;
b. divizarea fiecărei activităţi în operaţii elementare succesive;
c. identificarea riscurilor şi ataşarea acestora operaţiilor elementare ale activităţilor;
d. evaluarea calitativă a riscurilor şi estimarea nivelurilor acestora;
e. identificarea activităţilor de control existente;
f. determinarea riscurilor semnificative (mari şi medii);17 Controlul economic financiar, Numărul 5, mai 2010, p. 4518 Controlul economic financiar, Numărul 5, mai 2010, p. 44
16
g. elaborarea planului strategic al entităţii publice, pe 3 – 5 ani
Planurile anuale de audit intern cuprind următoarele elemente: domeniile şi activităţile
auditabile, obiectivele auditabile, perioadele auditate, durata misiunilor de audit intern în
zile/om, numărul de auditori interni necesari.
h. determinarea resurselor de audit intern;
Conform cadrului normativ în vigoare19, managementul de linie (directori, şefi de
servicii, şefi de birouri ş.a.) are obligaţia de a identifica riscurile şi de a întreprinde acele
acţiuni care plasează şi menţin riscurile în limite acceptabile. În acest sens, trebuie menţinut
un echilibru între nivelul acceptabil al riscurilor şi costurile pe care le implică aceste acţiuni.
Buna practică recunoscută de auditorii interni în domeniu20 recomandă ca
managementul general să aibă preocupări pentru elaborarea Registrului riscurilor pentru
fiecare compartiment, iar prin centralizarea acestora se va obţine Registrul general al
riscurilor la nivelul entităţii.
Conform principiilor guvernanţei corporative, referitor la transparenţă, practic orice
acţiune de control/inspecţie sau misiune de audit intern/extern trebuie să pornească de la
studierea Registrului riscurilor compartimentului respectiv, în vederea orientării modului de
derulare a acţiunii respective şi de stabilire a obiectivelor misiunii în cauză.
Pentru practica românească se consideră că numărul minim de auditori este potrivit să
fie de două persoane, dintre care, în permanenţă, o persoană derulează misiuni de audit intern
şi cealaltă supervizează respectiva misiune şi invers.
Cap. 2 SCURTĂ PREZENTARE A S.C. ELECTRICA FURNIZARE S.A.
SFEE TRANSILVANIA SUD BRAŞOV
Preocuparea permanentă a omului pentru creşterea continuă a nivelului de satisfacere
a necesitaţilor sale, a dus la apariţia în a doua jumătate a secolului al XIX-lea a primelor
instalaţii electrice.
România s-a numărat printre primele ţări care au beneficiat de binefacerile aplicării
electricităţii, urbea de pe Bega fiind primul oraş european cu iluminat stradal.
19 OMFP nr. 946/2005 privind Codul controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, publicat în Monitorul Oficial nr. 675 din 2005.20 Îndrumar metodologic pentru dezvoltarea controlului intern în instituţiile publice, www.mfinante.ro, elaborat de UCASMFC din cadrul MFP
17
Toamna anului 1896 este pentru zona Braşovului începutul unei noi activităţi
industriale, începutul electrificării. Apar astfel grupuri electrogene, instalate pe lângă unităţi
industriale.
Pentru iluminatul casnic s-au instalat mai întâi grupuri electrogene în unele case
particulare.
Primul post de transformare pentru distribuţie publică s-a realizat în anul 1916 în zona
Spitalului Militar, racordat în derivaţie din LEA 15 kV de la C.H.E. Vulcan, care alimenta
Fabrica de ciment. După primul Război Mondial s-a extins reţeaua de 15 kV în zona centrală,
prin cablu subteran la un post de transformare în actuala Piaţa Sfatului de la care s-a construit
o reţea de distribuţie de joasă tensiune, inclusiv iluminat public.
Despre o distribuire a energiei electrice, cu caracter unitar şi cu grad sporit de
siguranţă, se poate vorbi începând cu înfiinţarea Uzinei Electrice S.A. Braşov, cu capital
suedez Electroinvest - ASEA, care, pe data de 15 iunie 1933 a pus în funcţiune o nouă
centrală termoelectrică.
În urma naţionalizării întreprinderilor industriale, prin decizia nr. 7359 din 6 august
1948 a Ministerului Industriei s-a înfiinţat Societatea Regională de Electricitate Braşov, ca
întreprindere industrială de stat.
În conformitate cu HGR 365, in 02.07.1998 s-a înfiinţat Compania Naţională de
Electricitate SA, SC Electrica SA , Filiala de Transport şi Distribuţie a Energiei Electrice
Braşov devenind Sucursala de Distribuţie.
La 31.07.2000 se înfiinţează SC Electrica SA ca urmare a reorganizării Companiei
Naţionale de Electricitate, conform HGR 627/31.07.2000.
În baza HGR 1342/27.12.2001 SC Electrica SA se reorganizează prin înfiinţarea
a opt filiale de distribuţie şi furnizare a energiei electrice, fiecare având statut de
societate comercială.
Începând cu 01.08.2007 societăţile comerciale de distribuţie şi furnizare a
energiei electrice, filiale ale SC Electrica S.A., se reorganizează prin divizare parţială, în
scopul separării activităţii de furnizare a energiei electrice de cea de distribuţie a
energiei electrice, în conformitate cu art. 45 din Legea nr. 13/2007 a energiei electrice
În anul 2007, în arealul “Transilvania Sud”, conform HG nr. 67521, au fost constituite
două societăţi distincte: o societate de distribuţie a energiei electrice (FDEE), care este
deţinătoarea instalaţiilor de distribuţie şi are ca principal obiect de activitate prestarea
21 Hotărârea de Guvern nr. 675 din 28.06.2007 privind reorganizarea prin divizare parţială a societăţilor de distribuţie şi furnizare a energiei electrice
18
serviciului de distribuţie, şi o societate de furnizare (FFEE) având ca principal obiect de
activitate comercializarea energiei electrice.
Această divizare face parte dintr-un amplu program de reorganizare al sectorului
energiei electrice în vederea privatizării. Programul este susţinut de partenerii europeni şi va
continua şi în următorii ani.
Începând cu 22.07.2011 activitatea de furnizare a energiei electrice se
reorganizează, prin fuziunea celor 3 filiale de furnizare a energiei electrice: SC FFEE
Transilvania Sud, SC FFEE Transilvania Nord si SC FFEE Muntenia Nord luând fiinţă
SC Electrica Furnizare SA cu sediul în Bucureşti.
SC Electrica Furnizare SA are ca obiect principal de activitate furnizarea energiei
electrice.
Figura 2.1 Structura pieţei de energie electrică
SC SFEE Transilvania Sud, cu sediul in Braşov are în componenţă şase sedii
secundare fără personalitate juridică, denumite agenţii de furnizare a energiei electrice
(AFEE), ce asigură energie electrică pentru aproximativ 1,04 milioane clienţi din
judeţele: Alba, Braşov, Covasna, Harghita, Mureş şi Sibiu, precum şi pentru
consumatori eligibili din afara arealului Transilvania Sud.
19
138.839 clienţi
89.765 clienţi
240.192 clienţi180.642 clienţi
234.485 clienţi
158.667 clienţi
Figura 2.1- Distribuţia geografică a SFEE Electrica Transilvania Sud
Acţionariatul S.C. Electrica Furnizare SA este structurat astfel: S.C. Electrica S.A.
Bucureşti deţine 78% din acţiuni şi S.C. „Fondul Proprietatea” S.A. deţine 22% din
acţiuni.
78%
22%
SC ELECTRICA SA SC FONDUL PROPRIETATEA SA
Figura 2.2 – Structura acţionariatului
Organul de conducere al filialei este Adunarea Generală a Acţionarilor, care decide
asupra activităţii, politicii economice şi de afaceri. Administrarea societăţii este asigurată
de Consiliul de Administraţie.
Adunarea Generala a Acţionarilor a SC Electrica Furnizare SA este organul de
conducere al acesteia, care decide asupra activităţii şi asupra politicii ei economice şi de
afaceri.
Adunarea generala a acţionarilor este formată din 3 membri, care sunt numiţi şi
revocaţi de Adunarea generală a acţionarilor din “Electrica” SA.
Consiliul de Administraţie al SC Electrica Furnizare SA este organul de conducere al
societăţii care asigură administrarea acesteia.
20
Consiliul de administraţie este format din 5 membri, numiţi pe o perioadă de cel mult
patru ani şi revocaţi, după caz, de adunarea generală ordinară a acţionarilor societăţii.
Atribuţiile Adunării Generale a acţionarilor şi ale Consiliului de Administraţie
precum şi modul de lucru al acestora sunt prevăzute în statutul societăţii.
Directorul general reprezintă SC Electrica Furnizare SA în raporturile cu terţii şi în
justiţie şi asigură conducerea executivă a societăţii.
Directorii direcţiilor din filială şi directorii sucursalelor şi agenţiilor asigură
conducerea operativă a direcţiilor, sucursalelor şi agenţiilor. Directorii sucursalelor şi
agenţiilor sunt numiţi, suspendaţi sau revocaţi de către directorul general cu avizul consiliului
de administraţie.
Şefii de serviciu, birou, compartiment din subordinea directorului general asigură
conducerea operativă a serviciilor, birourilor, compartimentelor din subordinea directorului
general, fiind numiţi de către acesta.
Întreaga activitate se desfăşoară în baza fisei postului şi a procedurilor de lucru, cu
respectarea Regulamentului de organizarea şi funcţionare.
Structura22 SC ELECTRICA SA în anul 2012 este prezentata în anexa 1.
Cap 3. MISIUNE DE AUDIT– EVIDENŢA DISPONIBILITĂŢILOR BĂNEŞTI LA SC ELECTRICA FUNIZARE SA SFEE TRANSILVANIA
SUD BRAŞOV
Derularea misiunii de audit intern presupune parcurgerea etapelor, procedurilor şi
elaborarea documentelor specifice acestora, astfel:
1. Pregătirea misiunii de audit intern;
2. Intervenţia la faţa locului;
3. Raportul de audit intern;
22 http://www.electrica.ro
21
4. Urmărirea recomandărilor.
Figura 3.1 Derularea misiunii e audit
22
3.1. ETAPA 1 - Pregătirea misiunii de audit intern
În această etapă, de pregătire a misiunii de audit intern, conform cadrului normativ, se
vor parcurge următoarele proceduri:
3.1.1. Iniţierea auditului;
3.1.2. Colectarea şi prelucrarea informaţiilor;
3.1.3. Identificarea şi analiza riscurilor;
3.1.4. Elaborarea programului de audit;
3.1.5. Şedinţa de deschidere.
3.1.1. Iniţierea auditului
Din Planul anual de audit, se preia misiunea de audit planificată, care urmează a fi
efectuată. Obiectivele misiunii de audit sunt stabilite de şeful echipei de auditori interni
împreună cu şeful compartimentului de audit intern. Procedura de iniţiere a auditului implică
elaborarea documentelor care autorizează misiunea de audit intern (Ordinul de serviciu),
informează entitatea auditată despre misiunea planificată (Notificarea privind declanşarea
misiunii de audit intern) şi se asigură de existenţa independenţei auditorilor interni faţă de cei
auditaţi (Declaraţiile de independenţă).
3.1.1.1. Ordinul de serviciu
În etapa de Pregătire a misiunii de audit, în cadrul procedurii de iniţiere a auditului,
primul document care se elaborează este Ordinul de serviciu, care autorizează efectuarea
misiunii de audit şi se întocmeşte de către şeful compartimentului de audit intern pe baza
Planului anual de audit intern pe anul 2012. Acest document reprezintă mandatul de
intervenţie dat de structura de audit intern auditorului care va efectua misiunea.
Ordinul de serviciu cuprinde:
cadrul juridic;
domeniul auditului;
obiectivele misiunii;
modalităţi de intervenţie la faţa locului;
perioada efectuări misiunii de audit intern;
numele şi prenumele auditorilor.
23
PROCEDURA P01 INIŢIEREA AUDITULUISC ELECTRICA FURNIZARE SA APROBAT,SFEE TRANSILVANIA SUD BRAŞOV DIRECTOR Compartiment Audit Intern ING. GEORGESCU IOAN Nr. 2700/890/15.04.2012
ORDIN DE SERVICIU
În conformitate cu prevederile Legii nr.672/2002 privind auditul public intern, ale
OMFP nr.38/2003 de aprobare a Normelor metodologice privind exercitarea activităţii de
audit public intern, în baza Planului anual de audit intern pentru anul 2012 aprobat de
conducerea SC ELECTRICA FURNIZARE SA SFEE TRANSILVANIA SUD BRAŞOV se
va efectua o misiune de audit intern cu privire la “Evidenţa disponibilităţilor băneşti” în
perioada 01.05-31.05.2012, în cadrul Direcţiei Economice a sucursalei de furnizare – SFEE
Transilvania Sud Braşov.
Scopul misiunii de audit este de a da asigurări asupra modului de organizare a
evidenţei disponibilităţilor băneşti, în conformitate cu cadru legislativ şi normativ, iar
obiectivul acestuia are în vedere:
1. Modul de organizare a activităţii de trezorerie;
2. Modul de efectuare a tranzacţiilor bancare;
3. Evaluarea sistemului de control al casieriei;
4. Modul de exercitare a controlului financiar preventiv.
Menţionăm că se va efectua un audit intern de conformitate al modului de evidenţă a
disponibilităţilor băneşti.
Echipa de audit intern este formata din următorii auditori:
1. Mihăilă Elena - auditor intern SC Electrica Furnizare SA SFEE Transilvania Sud
Braşov.
Auditor intern,Mihăilă Elena
În lucrarea de faţa ne vom opri asupra a două din cele patru obiective şi anume: modul
de efectuare a tranzacţiilor bancare şi evaluarea sistemului de control al casieriei.
24
3.1.1.2. Declaraţia de independenţă
Înaintea începerii misiunii auditorii interni, prin Declaraţia de independenţă, dau
asigurări că sunt independenţi faţă de misiunea repartizată, nu se află în niciuna dintre
situaţiile de incompatibilitate, prevăzute în actul normativ, şi, în consecinţă, pe parcursul
derulării misiunii vor putea fi obiectivi.
SC ELECTRICA FURNIZARE SASFEE TRANSILVANIA SUD BRAŞOVCompartiment Audit Intern
DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ
Misiunea de audit: Evidenţa disponibilităţilor băneştiNumele: Mihăilă Elena Data: 16.04.2012
NR CRT
Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată
Da Nu1. Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar
putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni de audit în orice fel?
X
2. Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit?
X
3. Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(a) in ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată? X
4. Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeană?
X
5. Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii/structurii ce urmează a fi auditată?
X
6. Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă?
X
7. Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel guvernamental?
X
8. Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată, şi alte instrumente de plată pentru entitatea/structura ce va fi auditată?
X
9. Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată? X10. Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la
entitatea/structura ce va fi auditată?X
11. Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală, externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi şeful Compartimentului de audit public intern de urgenţă?
X
Auditor intern,Mihăilă Elena
25
3.1.1.3. Notificare privind declanşarea misiunii de audit intern
Pentru începerea misiunii la data stabilită prin plan şi desfăşurarea acesteia
corespunzător, entitatea auditată este notificată cu 15 zile calendaristice înainte de data
prevăzută în planul de audit.
Odată cu Notificarea privind declanşarea misiunii de audit intern, entităţii îi va fi
transmisă şi Carta auditului intern, prin care i se comunică drepturile şi obligaţiile auditorilor
pe parcursul derulării misiunii de audit.
SC ELECTRICA FURNIZARE SA APROBAT,SFEE TRANSILVANIA SUD BRAŞOV DIRECTOR,Nr.1023/16.04.2012 ING. GEORGESCU IOAN
NOTIFICARE PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN
Către: Serviciul Financiar Fiscalitate De la : Compartimentul de Audit InternReferitor la misiunea de audit intern „Evidenţa disponibilităţilor băneşti”
Stimate domnule Ionescu Vasile
În conformitate cu Planul anual de audit intern pentru anul 2012, nr. 4395/25.11.2011 aprobat
de conducerea societăţii, urmează ca în perioada -01.05-31.05.2012 să efectuăm o misiune de audit
intern cu tema: “Evidenţa disponibilităţilor băneşti”, iar intervenţiile la faţa locului se vor desfăşura
în perioada 01.05.2012-31.05.2012, cu echipă de audit formată din: Mihăilă Elena, auditor intern al
SC Electrica Furnizare SA SFEE Transilvania Sud Braşov.
Auditul va examina responsabilităţile asumate de către Serviciul Financiar Fiscalitate şi va
determina dacă acesta îşi îndeplineşte obligaţiile în mod eficient şi efectiv.
Obiectivul misiuni de audit intern va fi reprezentat de:
Modul de efectuare a tranzacţiilor bancare;
Evaluarea sistemului de control al casieriei.
Vă vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord şedinţa de deschidere în vederea
discutării diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzând:
prezentarea auditorilor;
scopul misiunii de audit intern;
prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit;
programul intervenţiilor la faţa locului;
alte aspecte specifice.
Pentru o mai buna înţelegere a activităţii dumneavoastră, vă rugăm să ne puneţi la dispoziţie
următoarele documente privind evidenţa disponibilităţilor băneşti, aferente perioadei auditate;
26
Legi si reglementari ce se aplică activităţii auditată;
Proceduri, instrucţiuni, metodologii specifice temei menţionate;
Organigrama SFEE;
Statul de funcţii al SFEE ;
Fisele de post ale persoanelor implicate în activitatea de evidenţă a disponibilităţilor băneşti ;
Regulamentul de organizare si funcţionare al SFEE;
Contractul Colectiv de Munca;
Decizia de control financiar preventiv;
Registrul de casă, perioada 01.08.2011-30.04.2012;
Procese verbale de control a casieriei, perioada 01.08.2011-30.04.2012
Extrasele bancare, perioada 01.08.1011-30.04.2012;
Balanţele de verificare, perioada 01.08.2011-30.04.2012;
Declaraţii fiscale reprezentând impozite şi taxe, perioada 01.08.2011-30.04.2012;
Procese verbale de control sau rapoarte de audit intern anterioare, referitoare la tema
menţionată;
Ne rezervăm dreptul de a mai solicita şi alte documente pentru studiu necesare desfăşurării în
bune condiţii a prezentului audit.
Pentru relaţii suplimentare sau întrebări legate de acest audit vă rugăm să o contactaţi pe d-na
Mihăilă Elena la numărul de telefon 0755-112.188 sau e-mail: Elena.Mihăilă@ electricats.ro.
Auditor intern,Mihăilă Elena
3.1.2. Colectarea şi prelucrarea informaţiilor
În cadrul acestei proceduri se procură documentele necesare, de culegere a
informaţiilor şi prelucrarea acestora pentru identificarea informaţiilor fiabile, pertinente şi
utile în vederea realizării analizei riscurilor.
Procedura de colectare şi prelucrare a informaţiilor îl ajută pe auditor să se
familiarizeze cu entitatea auditată şi să cunoască domeniul auditabil.
Colectarea informaţiilor presupune, din partea auditorului un dialog profesional cu cei
auditaţi, cărora le comunică motivul prezenţei lor, pentru înţelegerea specificului activităţii pe
care o desfăşoară dar şi pentru a-i sprijini în vederea îmbunătăţirii activităţii entităţii.
Această fază a procedurii Analiza riscurilor se concretizează în elaborarea
documentului Colectarea informaţiilor.
27
Procedura P-04 COLECTAREA ŞI PRELUCRAREA INFORMAŢIILOR
SC ELECTRICA FURNIZARE SASFEE TRANSILVANIA SUD BRAŞOVCompartiment Audit Intern
COLECTAREA INFORMATIILOR
Misiunea de audit: Evidenţa disponibilităţilor băneşti Perioada auditată: 01.08.2011 - 30.04.2012 Întocmit: Mihăilă Elena Data: 02.05.2012
COLECTAREA INFORMAŢIILOR
Serviciul Financiar Fiscalitate DA NU OBSERVAŢII
1. Identificarea legilor si regulamentelor aplicabile structurii auditate
X -
2. Obţinerea organigramei X - 3. Obţinerea Regulamentului de organizare şi funcţionare
X -
4. Obţinerea fisei posturilor X -
5. Obţinerea procedurilor scrise şi formalizate - XExistă doar parţial
6. Identificarea personalului responsabil X -
7. Obţinerea Raportului de audit intern anterior XAnterior nu au fost realizate misiuni de audit intern
Auditor intern,Mihăilă Elena
Prelucrarea informaţiilor, în prima fază, se realizează cu scopul identificării obiectelor
auditabile, care vor face obiectul procesului de auditare.
În această fază se deschid şi completează Fişele de identificare şi analiză a problemei
(FIAP) pe baza discuţiilor avute cu ocazia identificării, analizării, clasării şi ierarhizării
informaţiilor.
3.1.3. Identificarea şi analiza riscurilor
Riscul reprezintă orice eveniment, acţiune, situaţie sau comportament cu impact
nefavorabil asupra capacităţii entităţii de a-şi realiza obiectivele.
Principalele categorii de riscuri sunt: riscuri de organizare, riscuri operaţionale, riscuri
financiare, alte riscuri ( ex. schimbări legislative).
În conformitate cu prevederile legislative în vigoare, pentru măsurarea riscurilor se
utilizează următorii factori-criterii de risc:
Aprecierea controlului intern – este cel mai complex factor de risc;
28
Aprecierea cantitativă – analizează efectele riscului în cazul în care s-ar produce şi
nivelul impactului exprimat pe o scală valorică, pe trei niveluri - impact scăzut, moderat
sau ridicat;
Aprecierea calitativă – constă în analiza probabilităţii de apariţie a riscurilor şi se
exprimă prin vulnerabilitatea domeniului auditabil, pe o scară pe 3 niveluri: nivel 1 -
vulnerabilitate mică; nivel 2 - vulnerabilitate medie; nivel 3 - vulnerabilitate mare.
Procedura de analiză a riscurilor – PO5 din Etapa de pregătire a misiunii de audit
intern cuprinde următoarele faze:
1. identificarea obiectelor auditabile;
2. identificarea riscurilor asociate obiectelor auditabile;
3. stabilirea factorilor, ponderilor şi nivelurilor de apreciere a riscului;
4. elaborarea Chestionarului de luare la cunoştinţă – CLC;
5. stabilirea nivelului riscului şi determinarea punctajului total al riscurilor;
6. clasarea obiectelor auditabile pe baza punctajelor riscurilor;
7. ierarhizarea obiectelor auditabile în funcţie de analiza riscurilor;
8. elaborarea Tematicii în detaliu a misiunii de audit;
3.1.3.1. Lista centralizatoare a obiectelor auditabile
Obiectul auditabil reprezintă activitatea sau operaţia elementară a domeniului auditat
ale cărei caracteristici sunt omogene şi pot fi definite teoretic, iar prin compararea cadrului
normativ care le reglementează cu realitatea practică se poate stabili dacă acestea
funcţionează.
Prima faza a procedurii de analiză a riscurilor o reprezintă identificarea obiectelor
auditabile şi se realizează prin detalierea fiecărei activităţi în operaţii omogene succesive şi
descrie procesul de iniţiere până la realizarea şi înregistrarea acestora. Pentru fiecare operaţie
se vor identifica riscurile asociate acestora şi vor fi definite condiţiile ce trebuie îndeplinite
pentru determinarea modalităţilor de funcţionare a controlului intern, pentru eliminarea
riscurilor şi atingerea obiectivelor.
Această activitate are o importanţă covârşitoare asupra misiunii de audit şi se
concretizează în Lista centralizatoare a obiectelor auditabile.
Procedura - P05 Analiza riscurilor
29
SC ELECTRICA FURNIZARE SASFEE TRANSILVANIA SUD BRAŞOVCompartiment Audit Intern
LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE
Misiunea de audit: Evidenţa disponibilităţilor băneşti Perioada auditată: 01.08.2011 - 30.04.2012 Întocmit: Mihăilă ElenaData: 03.05.2012
Obiective Obiecte auditabile Obs.
1.Modul de efectuare a tranzacţiilor bancare;
1. Urmărirea modului de autorizare a tranzacţiilor bancare2. Corelarea viramentelor cu evidenţa contabilă şi evidenţa fiscală3. Organizarea activităţii de plată a furnizorilor în funcţie de scadenţă4. Reconcilierea lunară a extraselor de cont primite de la bănci cu evidenţa contabilă a disponibilităţilor băneşti deţinute la bănci 5. Modul de rambursare a creditelor bancare6. Modul de înregistrare în evidenţele contabile a tranzacţiilor bancare
2. Evaluarea sistemului de control al casieriei
7. Urmărirea modului de întocmire a registrului de casă in baza documentelor justificative8. Efectuarea lunară a controlului casieriei9. Asigurarea unui spaţiu corespunzător activităţii casieriei10. Urmărirea decontării în termen a avansurilor pentru deplasări şi alte cheltuieli11. Examinarea înregistrării în contabilitate a modului de acordare şi decontare a avansurilor de trezorerie.
3.1.3.2. Identificarea riscurilor
A doua fază a procedurii analiza riscurilor este reprezentată de identificarea riscurilor
inerente domeniilor auditabile şi constă în analiza activităţilor şi/sau operaţiilor cuprinse în
Lista centralizatoare a obiectelor auditabile la care se ataşează riscurile ataşate acestora,
coroborate cu funcţionalitatea activităţilor de control.
Tehnicile utilizate pentru identificarea riscurilor sunt:
intervievarea responsabililor strategici şi operaţionali;
eşantionarea şi efectuarea sondajelor;
chestionarea nivelurilor de management;
realizarea de brainstorming-uri pe activităţi/compartimente, workshop-uri,
ateliere de lucru pentru analiza riscurilor; organizarea grupurilor focus-
grupuri de dezbatere pentru atingerea obiectivelor.
Finalizarea acestei faze se concretizează prin elaborarea documentului Identificarea
riscului.
Procedura - P05 Analiza riscurilor
30
SC ELECTRICA FURNIZARE SASFEE TRANSILVANIA SUD BRAŞOVCompartiment Audit Intern
IDENTIFICAREA RISCURILOR
Misiunea de audit: Evidenţa disponibilităţilor băneşti Perioada auditată: 01.08.2011 - 30.04.2012 Întocmit: Mihăilă ElenaData: 04.05.2012
Obiective Obiecte auditabile Riscuri semnificative Obs.1.Modul de efectuare a tranzacţiilor bancare;
1. Urmărirea modului de autorizare a tranzacţiilor bancare2. Corelarea viramentelor cu evidenţa contabilă şi evidenţa fiscală3. Organizarea activităţii de plată a furnizorilor în funcţie de scadenţă4. Reconcilierea lunară a extraselor de cont primite de la bănci cu evidenţa contabilă a disponibilităţilor băneşti deţinute la bănci 5. Modul de rambursare a creditelor bancare6, Modul de înregistrare în evidenţele contabile a tranzacţiilor bancare
1. Necorelarea valorilor din instrumentele de plată şi documentele justificative;2. Necorelarea viramentelor cu evidenţa contabilă şi evidenţa fiscală;3. Inexistenţa documentelor justificative;4. Neorganizarea evidenţei obligaţiilor de plată în funcţie de scadenţă;5. Nerespectarea termenelor de plată;6. Neverificarea extraselor de cont primite de la bănci cu evidenţa contabilă a disponibilităţilor băneşti deţinute la bănci;7. Nerespectarea graficului de rambursare a creditelor;8. Inexistenţa analiticelor pentru fiecare cont curent deschis la bancă;9. Neînregistrarea cronologică şi sistematică tranzacţiilor bancare;10. Neînregistrarea dobânzilor bancare în perioada pentru care au fost bonificate.11. Neînregistrarea într-un cont distinct a sumelor virate şi neapărute în cont.
2. Evaluarea sistemului de control al casieriei
7. Urmărirea modului de întocmire a registrului de casă în baza documentelor justificative8. Efectuarea lunară a controlului casieriei9. Asigurarea unui spaţiu corespunzător activităţii casieriei10. Urmărirea decontării în termen a avansurilor pentru deplasări şi alte cheltuieli11. Examinarea înregistrării în contabilitate a modului de acordare şi decontare a avansurilor de trezorerie.
12. Necompletarea registrului de casă în baza documentelor justificative;13. Neverificarea documentelor justificative înainte de efectuarea operaţiunilor de casă;14. Inexistenţa deciziei de numire a comisiei de control intern a casieriei; 15. Neefectuarea lunară a controlului inopinant al casieriei de către comisia numită în acest sens;16. Neasigurarea unui spaţiu corespunzător activităţii casieriei;17. Nedecontarea la termen a avansurilor acordate pentru deplasări sau alte cheltuieli;18. Acordarea unui nou avans de trezorerie înainte de decontarea unui avans anterior;19. Neevidenţierea în contul de debitori diverşi a sumelor reprezentând avansuri de trezorerie nedecontate până la data bilanţului.
31
3.1.3.3. Stabilirea factorilor de risc, a ponderilor şi nivelurilor de apreciere al riscurilor
A treia fază a procedurii Analiza riscurilor este Stabilirea factorilor, ponderilor şi
nivelurilor de apreciere a riscurilor.
Factorul de risc este elementul utilizat pentru a identifica probabilitatea ca
evenimentele să aibă un impact negativ asupra unui obiect auditabil.
Nivelul de apreciere a riscului reprezintă efectele produse şi modificările impactului
riscului asupra activităţii analizate.
Pentru aprecierea riscului în funcţie de factorii de risc se stabileşte ponderea factorilor
de risc în cadrul activităţii auditate în funcţie de importanţa şi greutatea acestora.
În această fază a procedurii Analiza riscurilor, se elaborează documentul Stabilirea
factorilor, ponderilor şi nivelurilor de apreciere a riscului.
PROCEDURA P05 ANALIZA RISCURILOR SC ELECTRICA FURNIZARE SASFEE TRANSILVANIA SUD BRAŞOVCompartiment Audit Intern
STABILIREA FACTORILOR DE RISC, A PONDERILOR ŞI NIVELURILOR DE APRECIERE AL RISCURILOR
Misiunea de audit: Evidenţa disponibilităţilor băneşti Perioada auditată: 01.08.2011 - 30.04.2012
Întocmit: Mihăilă Elena Data: 07.05.2012
Factori de riscPonderea
factorilor de risc
Nivelul de apreciere al riscului
Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3
Aprecierea controlului intern – F1
P1 – 50%Există proceduri şi
se aplică
Există proceduri, sunt cunoscute, dar nu se
aplică
Nu există proceduri
Aprecierea cantitativă - F2
P2 – 30%Impact financiar
scăzutImpact financiar
mediuImpact financiar
ridicat
Aprecierea calitativă – F3
P3 – 20%Vulnerabilitate
micăVulnerabilitate medie
Vulnerabilitatemare
3.1.3.4 Chestionar de luare la cunoştinţă – CLCChestionarul de luare la cunoştinţă se adresează managementului general şi de linie,
fiind menit să lămurească auditorului intern aspecte încă neclarificate şi să le confirme
acestora, prin răspunsurile celor auditaţi, existenţa controlului intern şi a funcţionalităţii
acestuia şi menţinerea sau nu a riscurilor.
32
PROCEDURA P08 COLECTAREA DOVEZILOR SC ELECTRICA FUNIZARE SASFEE TRANSILVANIA SUD BRAŞOVCompartiment Audit Intern
CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOŞTINŢĂ
Misiunea de audit: Evidenţa disponibilităţilor băneştiPerioada auditată: 01.08.2011 - 30.04.2012Întocmit: Mihăilă Elena Data: 07.05.2012
Nr. crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS
I. Modul de efectuare a tranzacţiilor bancare1. - Există un sistem de proceduri care să reglementeze
organizarea activităţii financiare?X
2. - Procedurile de lucru acoperă toate domeniile? X Nu în totalitate
3. – Procedurile de lucru existente sunt scrise şi formalizate?
X
4. - Daca „da” vă rog să ne furnizaţi un exemplar X
5. - Atribuţiile cuprinse în procedurile de lucru se găsesc în fişele posturilor?
X
6. - Aveţi desemnată o persoană responsabilă cu conducerea evidenţei operaţiunilor de bancă?
X
7. - La nivelul entităţii există o persoană responsabilă cu urmărirea creditelor bancare?
X
8. - Aveţi un responsabil privind activitatea de constituire şi reglementare a impozitelor şi taxelor datorate statului?
X
9. - Există proceduri scrise/monografii privind activitatea de încasare/plată?
X Nu în toate cazurile
II. Evaluarea sistemului de control al casieriei
10. - Există proceduri/monografii privind activitatea de organizare şi funcţionare a casieriei?
X
11. Procedurile de lucru sunt scrise şi formalizate? X12. - Daca „da” vă rog să ne furnizaţi un exemplar X
13. - Atribuţiile cuprinse în procedurile de lucru se găsesc în fişele posturilor?
X
14. - Există persoane responsabile cu controlul sistematic al casieriei?
X
15. - Există decizie de numire a comisiei de control a casierie?
X
16. -Dacă „da” vă rog să ne furnizaţi un exemplar X17. - Este asigurată securitatea spaţiului destinat casieriei? X18. -Există un responsabil cu urmărirea acordării şi
decontării avansurilor de trezorerie?X
Director Economic,Ionescu Vasile
33
3.1.3.5. Stabilirea nivelului riscului şi a punctajului total al risculuiStabilirea nivelului riscului şi a punctajului total al riscului este documentul din procedura de analiză a riscurilor în care auditorul
evaluează riscurile pe baza documentelor în posesia cărora a intrat până în acest moment şi a expertizei personale în domeniu. S-a stabilit
punctajul total pentru fiecare risc identificat pe baza analizei riscurilor, dar şi în funcţie de resursele alocate misiunii, şi pentru continuarea
analizei s-au împărţit riscurile în următoarele trei categorii: riscuri mici între 1,0-1,7; riscuri medii 1,8-2,1; riscuri mari 2,2-3,0.
PROCEDURA P05 ANALIZA RISCURILOR SC ELECTRICA FURNIZARE SASFEE TRANSILVANIA SUD BRAŞOVCompartiment Audit Intern
STABILIREA NIVELULUI RISCULUI SI A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI
Misiunea de audit: Evidenta disponibilităţilor băneşti Perioada auditată: 01.08.2011 - 30.04.2012Întocmit: Mihăilă Elena Data: 08.05.2012
OBIECTIVEOBIECTELE AUDITABILE
RISCURILE SEMNIFICATIVE
Criterii de analiză a riscurilorPunctaj
totalAprecierea controlului intern (F1)
Aprecierea cantitativă
(F2)
Aprecierea calitativă
(F3)P1
50%Ni
P230%
NiP3
20%Ni ◊ *
1. Modul de efectuare a tranzacţiilor bancare
1.Urmărirea modului de autorizare a tranzacţiilor bancare
1. Neautorizarea tranzacţiilor bancare de către conducerea societăţii;
0,5 3 0,3 3 0,2 3 - 3,0
2. Corelarea viramentelor cu evidenţa contabilă şi evidenţa fiscală
2. Necorelarea viramentelor cu evidenţa contabilă şi evidenţa fiscală;
0,5 3 0,3 3 0,2 3 - 3,0
3. Organizarea activităţii de plată a furnizorilor în funcţie de scadenţă
3. Inexistenţa documentelor justificative; 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5
1,54. Neorganizarea evidenţei obligaţiilor de plată în funcţie de scadenţă;
0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
5. Nerespectarea termenelor de plată; 0,5 1 0,3 1 0,2 2 1,2
34
OBIECTIVEOBIECTELE AUDITABILE
RISCURILE SEMNIFICATIVE
Criterii de analiză a riscurilorPunctaj
totalAprecierea controlului intern (F1)
Aprecierea cantitativă
(F2)
Aprecierea calitativă
(F3)P1
50%Ni
P230%
NiP3
20%Ni ◊ *
4. Reconcilierea lunară a extraselor de cont primite de la bănci cu evidenţa contabilă a disponibilităţilor băneşti
6. Neverificarea extraselor de cont primite de la bănci cu evidenţa contabilă a disponibilităţilor băneşti deţinute la bănci;
0,5 1 0,3 1 0,2 1 - 1,0
5. Modul de rambursare a creditelor bancare
7. Nerespectarea graficului de rambursare a creditelor bancare;
0,5 2 0,3 1 0,2 1 - 1,5
6. Modul de înregistrare în evidenţele contabile a tranzacţiilor bancare;
8. Inexistenţa analiticelor pentru fiecare cont deschis la bancă;
0,5 1 0,3 1 0,2 1 1,0
1,5
9.Neînregistrarea cronologică şi sistematică a tranzacţiilor bancare;
0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
10. Neînregistrarea dobânzilor bancare în perioada pentru care au fost bonificate;
0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2
11. Neînregistrarea într-un cont distinct a sumelor virate şi neapărute în extrasele de cont;
0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2
2. Evaluarea sistemului de control al casieriei
7. Urmărirea modului de întocmire a registrului de casă in baza documentelor justificative
12. Necompletarea registrului de casă în baza documentelor justificative;
0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2
2,213.Neverificarea documentelor justificative înainte de efectuarea operaţiunilor de casă; 0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2
8. Efectuarea lunară a controlului casieriei
14. Inexistenţa deciziei de numire a comisiei de control intern al casierie;
0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2
2,415. Neefectuarea lunară a controlului inopinant al casieriei de către comisia numită în acest sens;
0,5 3 0,3 2 0,2 3 2,7
9. Asigurarea unui spaţiu corespunzător activităţii casieriei;
16. Neasigurarea unui spaţiu corespunzător activităţii casieriei; 0,5 1 0,3 1 0,2 1 - 1,0
10. Urmărirea decontării 17. Nedecontarea în termen a avansurilor 0,5 1 0,3 2 0,2 3 1,7 1,6
35
OBIECTIVEOBIECTELE AUDITABILE
RISCURILE SEMNIFICATIVE
Criterii de analiză a riscurilorPunctaj
totalAprecierea controlului intern (F1)
Aprecierea cantitativă
(F2)
Aprecierea calitativă
(F3)P1
50%Ni
P230%
NiP3
20%Ni ◊ *
în termen a avansurilor pentru deplasări şi alte cheltuieli;
acordate pentru deplasări sau alte cheltuieli;18. Acordarea unui nou avans de trezorerie înainte de decontarea unui avans anterior;
0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5
11.Examinarea înregistrării în contabilitate a modului de acordare şi decontare a avansurilor de trezorerie
19. Neevidenţierea în contul de debitori diverşi a sumelor reprezentând avansuri de trezorerie nedecontate până la data bilanţului;
0,5 1 0,3 2 0,2 1 - 1,3
S-au identificat: 7 riscuri mici, 4 riscuri mari. Riscurile mici vor fi eliminate din auditare.
3.2.3.6. Clasarea obiectelor auditabile
A şasea fază a procedurii Analiza riscurilor este Clasarea activităţilor sau operaţiilor în funcţie de punctajul riscurilor. Împărţirea
riscurilor pe cele trei categorii trebuie să ţină cont de resursele alocate misiunii (număr de persoane, timp aferent, etc.), vizând volumul riscurilor
pe care le poate audita, renunţând pe moment la riscurile care pot fi neglijate.
În cadrul acestei faze se întocmeşte documentul Clasarea obiectelor auditabile şi constă în împărţirea riscurilor în funcţie de factorii de
risc analizaţi, pe cele trei niveluri de risc: mare, mediu şi mic, stabilindu-se limitele acestora.
Punctajul riscurilor se situează între valorile 1,0 şi 3,0, având următoarele categorii de riscuri:
riscuri mici – cu un punctaj situat între 1,0- 1,7;
riscuri medii– cu un punctaj situat între 1,8- 2,1;
riscuri mari– cu un punctaj situat între 2,2- 3,0.
36
PROCEDURA P05 ANALIZA RISCURILOR SC ELECTRICA FURNIZARE SASFEE TRANSILVANIA BRAŞOVCompartiment Audit Intern
CLASAREA OBIECTELOR AUDITABILE
Misiunea de audit: Evidenta disponibilităţilor băneşti Perioada auditată: 01.08.2011 - 30.04.2012 Întocmit: Mihăilă Elena Data: 08.05.2012
Domeniul Obiecte auditabile Riscuri semnificative Punctaj total
Clasare risc
Obs.
1. Modul de efectuare a tranzacţiilor bancare;
1 Urmărirea modului de autorizare a tranzacţiilor bancare;2. Corelarea viramentelor cu evidenţa contabilă şi evidenţa fiscală;3. Organizarea activităţii de plată a furnizorilor în funcţie de scadenţă;4. Reconcilierea lunară a extraselor de cont primite de la bănci cu evidenţa contabilă a disponibilităţilor băneşti deţinute la bănci;5. Modul de rambursare a creditelor bancare;6. . Modul de înregistrare în evidenţele contabile a tranzacţiilor bancare;
1. Neautorizarea tranzacţiilor bancare de către conducerea societăţii;2. Necorelarea viramentelor cu evidenţa contabilă şi evidenţa fiscală;3. Inexistenţa documentelor justificative;4. Neorganizarea evidenţei obligaţiilor de plată în funcţie de scadenţă;5. Nerespectarea termenelor de plată;6. Neverificarea extraselor de cont primite de la bănci cu evidenţa contabilă a disponibilităţilor băneşti deţinute la bănci;7. Nerespectarea graficului de rambursare a creditelor bancare;8. Inexistenţa analiticelor pentru fiecare cont deschis la bancă;9. Neînregistrarea cronologică şi sistematică a tranzacţiilor bancare;10. Neînregistrarea dobânzilor bancare în perioada pentru care au fost bonificate;11. Neînregistrarea într-un cont distinct a sumelor virate şi neapărute în extrasele de cont;
3,0
3,0
1,5
1,0
1,5
1,5
Mare
Mare
Mic
Mic
Mic
Mic
2. Evaluarea sistemului de control al casieriei
7. Urmărirea modului de întocmire a registrului de casă în baza documentelor justificative;8. Efectuarea lunară a controlului casieriei;9. Asigurarea unui spaţiu corespunzător activităţii casieriei;10. Urmărirea decontării în termen a avansurilor pentru deplasări şi alte cheltuieli;11. Examinarea înregistrării în contabilitate a modului de acordare şi decontare a avansurilor de trezorerie
12. Necompletarea registrului de casă în baza documentelor justificative;13.Neverificarea documentelor justificative înainte de efectuarea operaţiunilor de casă;14. Inexistenţa deciziei de numire a comisiei de control intern al casierie;15. Neefectuarea lunară a controlului inopinant al casieriei de către comisia numită în acest sens;16. Neasigurarea unui spaţiu corespunzător activităţii casieriei;17. Nedecontarea în termen a avansurilor acordate pentru deplasări sau alte cheltuieli;18. Acordarea unui nou avans de trezorerie înainte de decontarea unui avans anterior;19. Neevidenţierea în contul de debitori diverşi a sumelor reprezentând
2,2
2,41,0
1,6
1,3
Mare
MareMic
Mic
Mic
37
avansuri de trezorerie nedecontate până la data bilanţului;
38
Documentul Clasarea obiectelor auditabile cuprinde 11 de obiecte auditabile şi 19 de
riscuri ataşate acestora, care au fost grupate pe cele trei categorii (mari, medii si mici);
În continuare, riscurile mici nu vor mai fi luate în auditare, iar riscurile semnificative
(mari şi medii) vor intra in auditare şi vor fi preluate pentru ierarhizare în documentul Tabelul
puncte tari şi puncte slabe.
3.1.3.7. Tabelul puncte tari şi puncte slabe
În cea de a şaptea fază din procedura de analiză a riscurilor, faza de ierarhizare a
obiectelor auditabile, pe baza informaţiilor din fazele anterioare se elaborează documentul
Clasarea obiectelor auditabile. Pe baza acestui document se elaborează documentul Tabelul
puncte tari şi puncte slabe, prin care se stabileşte dacă operaţiile analizate pot fi considerate
puncte tari sau puncte slabe.
Documentul Tabelul puncte tari şi puncte slabe este cel mai important document din
procedura analiza riscurilor, şi arată gradul de încredere al auditorului intern în funcţionarea
controlului intern, precum şi consecinţele funcţionării sau nefuncţionării acestuia, conducând
la minimizare riscului atunci când gradul de încredere este mare (punct tare), şi la
maximizarea riscului atunci când gradul de încredere este mic.
39
PROCEDURA P05 ANALIZA RISCURILOR SC ELECTRICA FURNIZARE SASFEE TRANSILVANIA SUD BRAŞOVCompartiment Audit Intern
TABELUL PUNCTE TARI ŞI PUNCTE SLABE
Misiunea de audit: Evidenta disponibilităţilor băneşti Perioada auditată: 01.08.2011 - 30.04.2012 Întocmit: Mihăilă Elena Data: 09.05.2012
Domeniul Obiecte auditabile Riscuri semnificative T/S
Consecinţele funcţionării/
nefuncţionării controlului
intern
Grad de încredere al
auditorului in controlul
intern
Obs.
1. Modul de efectuare a tranzacţiilor bancare;
1. Urmărirea modului de autorizare a tranzacţiilor bancare;2. Corelarea viramentelor cu evidenţa contabilă şi evidenţa fiscală;
1. Neautorizarea tranzacţiilor bancare de către conducerea societăţii;2. Necorelarea viramentelor cu evidenţa contabilă şi evidenţa fiscală
S
S
Scăzut
Mediu
2. Evaluarea sistemului de control al casieriei
3. Urmărirea modului de întocmire a registrului de casă în baza documentelor justificative;4. Efectuarea lunară a controlului casieriei;
3. Necompletarea registrului de casă în baza documentelor justificative;4. Neverificarea documentelor justificative înainte de efectuarea operaţiunilor de casă;5. Inexistenţa deciziei de numire a comisiei de control intern al casieriei;6. Neefectuarea lunară a controlului inopinant al casieriei de către comisia numită în acest sens;
T
S
Există şi funcţionează sistemul de control intern
Mediu
Scăzut
Nu
Ierarhizarea riscurilor în funcţie de analiza riscurilor s-a realizat prin elaborarea documentului Tabelul puncte tari şi puncte slabe, în care
au fost cuprinse 4 de obiecte auditabile şi 6 de riscuri asociate acestora, obţinute din clasarea riscurilor. În urma analizei 3 obiecte auditabile şi
riscurile asociate sunt considerate puncte slabe.
40
3.1.3.8. Tematica în detaliu a misiunii de audit
Pe baza activităţii de ierarhizare a operaţiilor/obiectelor auditabile se va elabora documentul Tematica în detaliu a misiunii de audit in
care vor fi preluate numai operaţiile considerate ca fiind puncte slabe, în cazul acestei misiuni fiind în număr de 4.
PROCEDURA P05 ANALIZA RISCURILOR SC ELECTRICA FURNIZARE SASFEE TRANSILVANIA SUD BRAŞOVCompartiment Audit Intern
TEMATICA ÎN DETALIU A MISIUNII DE AUDIT INTERNMisiunea de audit: Evidenta disponibilităţilor băneşti Perioada auditată: 01.08.2011 - 30.04.2012 Întocmit: Mihăilă Elena Data: 09.05.2012
DomeniulObiecte auditabile Riscuri semnificative
Nr. Paragraf din Raportul
de audit intern
1. Modul de efectuare a tranzacţiilor bancare;
1. Urmărirea modului de autorizare a tranzacţiilor bancare;2. Corelarea viramentelor cu evidenţa contabilă şi evidenţa fiscală;
1. Neautorizarea tranzacţiilor bancare de către conducerea societăţii;2. Necorelarea viramentelor cu evidenţa contabilă şi evidenţa fiscală
II.1II.1.1II.1.2
2. Evaluarea sistemului de control al casieriei
3. Efectuarea lunară a controlului casieriei; 3. Inexistenţa deciziei de numire a comisiei de control intern al casieriei;4. Neefectuarea lunară a controlului inopinant al casieriei de către comisia numită în acest sens;
II.2II.2.1
41
3.1.4. Elaborarea programului de audit
3.1.4.1. Programul de audit
Programul de audit este un document intern de lucru al compartimentului de audit intern, întocmit pe baza Tematicii în detaliu a misiunii
de audit prin care se realizează ordinea de parcurgere a procedurilor misiunii de audit pe timpul derulării acesteia.
Pe parcursul desfăşurării misiunii de audit, Programul de audit poate fi modificat, pe principiul compensării, în condiţiile în care pentru
anumite operaţii timpul de intervenţie la faţa locului nu s-a putut aprecia corect, dar cu încadrarea în programul stabilit iniţial.
Procedura P06 Elaborarea programului de audit public intern SC ELECTRICA FURNIZARE SASFEE TRANSILVANIA SUD BRAŞOVCompartiment Audit Intern
PROGRAM DE AUDITMisiunea de audit: Evidenta disponibilităţilor băneşti Perioada auditată: 01.08.2011 - 30.04.2012 Întocmit: Mihăilă Elena Data: 15.05.2012
Obiectivele auditului Activităţi Durata (h)
Persoanele implicate
Locul desfăşurării
Tema generala: Evidenta disponibilităţilor băneşti 148
I. Pregătirea misiunii de audit 681. Tipărirea şi procesarea Ordinului de serviciu 2 Mihăilă
ElenaEF SFEE TS BV - CAI
2.Tipărirea şi procesarea Declaraţiei de independenţă 2 Mihăilă Elena
EF SFEE TS BV - CAI
3. Pregătirea şi transmiterea Notificării privind declanşarea misiunii de audit public intern către părţile interesate
4 Mihăilă Elena
EF SFEE TS BV - CAI
4. Colectarea şi prelucrarea informaţiilor 16 Mihăilă Elena
EF SFEE TS BV - CAI
5. Întocmirea Chestionarului de control intern 8 Mihăilă EF SFEE TS BV - CAI
42
Obiectivele auditului Activităţi Durata (h)
Persoanele implicate
Locul desfăşurării
Elena6. Întocmirea listei centralizatoare a obiectelor auditabile 16 Mihăilă
ElenaEF SFEE TS BV - CAI
7.Elaborarea Tabelului puncte tari şi puncte slabe 8 Mihăilă Elena
EF SFEE TS BV - CAI
8. Întocmirea programului de audit 2 Mihăilă Elena
EF SFEE TS BV - CAI
9. Întocmirea Notei şi a Programului preliminar al intervenţiei la fata locului
4 Mihăilă Elena
EF SFEE TS BV - CAI
10. Întocmirea anexelor : „Colectarea şi prelucrarea datelor”; ” Situaţia punctelor tari şi punctelor slabe”;”Programul intervenţiei la fata locului”.
4 Mihăilă Elena
EF SFEE TS BV - CAI
11. Planificarea şi organizarea Şedinţei de deschidere 1 Mihăilă Elena
EF SFEE TS BV - CAI
12. Redactarea Minutei şedinţei de deschidere Obţinerea numelor persoanelor de contact şi stabilirea unui loc pentru desfăşurarea activităţii de audit .
1 Mihăilă Elena
EF SFEE TS BV - CAI
II. Intervenţia la fata locului 40 Mihăilă Elena
OBIECTIV 1
1. Modul de efectuare a tranzacţiilor bancare;
1.1 Efectuarea testărilor1.2 Discutarea constatărilor cu seful de serviciu1.3 Elaborare FIAP - urilor1.4 Colectarea dovezilor1.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru
82442
Mihăilă Elena
EF SFEE TS BV - SFF EF SFEE TS BV – SFFEF SFEE TS BV – CAIEF SFEE TS BV – SFFEF SFEE TS BV - CAI
OBIECTIV 2
2. Evaluarea sistemului de control al casieriei
1.1 Efectuarea testărilor1.2 Discutarea constatărilor cu seful de serviciu1.3 Elaborare FIAP - urilor1.4 Colectarea dovezilor1.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru
82442
Mihăilă Elena
EF SFEE TS BV - SFF EF SFEE TS BV – SFFEF SFEE TS BV – CAIEF SFEE TS BV – SFFEF SFEE TS BV - CAI
III. Raportul de audit public intern 32
43
Obiectivele auditului Activităţi Durata (h)
Persoanele implicate
Locul desfăşurării
12. Redactarea Proiectului de raport de audit intern 8 Mihăilă Elena
EF SFEE TS BV - CAI
13. Revizuirea raportului 8 Mihăilă Elena
EF SFEE TS BV - CAI
14. Obţinerea proiectului de Raport de audit intern aprobat de Directorul General
4 Mihăilă Elena
EF SFEE TS BV - CAI
15.Finalizarea Raportului de audit 4 Mihăilă Elena
EF SFEE TS BV - CAI
16. Obţinerea Raportului de audit aprobat de conducerea instituţiei
4 Mihăilă Elena
EF SFEE TS BV - CAI
17. Transmiterea recomandărilor aprobate către entitatea auditată 6 Mihăilă Elena
EF SFEE TS BV - CAI
IV. Urmărirea recomandărilor 818.Iniţierea procesului de urmărire a recomandărilor. 8 Mihăilă
ElenaEF SFEE TS BV - CAI
3.1.4.2. Programul intervenţiei la faţa locului
Programul intervenţiei la faţa locului sau Programul preliminar se elaborează pe baza Programului de audit şi prezintă detaliat lucrările
pe care auditorii interni îşi propun să le efectueze, tipurile de teste şi eşantioanele pe baza cărora se vor realiza acestea, locul şi durata testării.
Testările se concretizează în: interviuri, chestionare, teste pe bază de eşantioane, liste de control, foi de lucru, note de relaţii, analize,
evaluări, etc.
Auditorii, pentru organizarea acestor testări întocmesc Liste de verificare (LV) care cuprind operaţiile din structura activităţilor auditabile
în ordinea din Programul intervenţiei la faţa locului, tipul şi numărul testărilor, precum şi rezultatele obţinute.
Listele de verificare se elaborează pe fiecare obiectiv în parte şi conţin testele care se vor efectua şi rezultatele acestora, respectiv
necesitatea elaborării de FIAP- uri sau FCRI – uri.
44
PROCEDURA P06 ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN SC ELECTRICA FURNIZARE SA SFEE TRANSILVANIA SUD BRAŞOVCompartiment Audit Intern
PROGRAMUL INTERVENŢIEI LA FAŢA LOCULUI
Misiunea de audit: Evidenta disponibilităţilor băneşti Perioada auditată: 01.08.2011 - 30.04.2012 Întocmit: Mihăilă Elena Data: 19.05.2012
Obiecte auditabile Tipul testării Locul testării
Durata testării
Nr. Lista de verificare
Nr. Test Auditor
Obiectivul I: Modul de efectuare a tranzacţiilor bancare;; 16
1. Urmărirea modului de autorizare a tranzacţiilor bancare;
- Verificarea emiterii ordinelor de plată pe numele fiecărui creditor;- Examinarea datării şi numerotării ordinelor de plată;- Înscrierea ordinelor de plată într-un registru distinct;- Semnarea ordinelor de plată de către conducerea societăţii;- Verificarea emiterii ordinelor de plată pe baza documentelor justificative
SFF 8 LV1 Test 1Foaie de lucru 1Listă de control 1FIAP 1
Mihăilă Elena
2. Corelarea viramentelor cu evidenţa contabilă şi evidenţa fiscală;
- Verificarea soldurile existente în balanţele de verificare;- Examinarea corelaţiei dintre soldurile existente în balanţa de verificare cu cele din evidenţa fiscală
SFF 8 LV1 Test 2Listă de control 2FIAP 2
Mihăilă Elena
Obiectivul II: Evaluarea sistemului de control al casieriei; 16
3. Efectuarea lunară a controlului casieriei;
- Verificarea existenţei ordinului intern pentru numirea comisiei de inventariere;- Urmărirea respectării programului de inventariere;- Urmărirea existenţei corelaţiei între soldul din registrul de casă şi soldul din contabilitate
SFF 4 LV2 Interviu 1Test 3Listă de control 3
Mihăilă Elena
45
3.1.5. Şedinţa de deschidere
Şedinţa de deschidere a intervenţiei la faţa locului serveşte ca întâlnire de început a
misiunii de audit, se planifică şi se derulează la entitatea auditată, la ea participând auditorii
interni, seful compartimentului de audit şi personalul implicat în auditare.
Scopul principal al Şedinţei de deschidere este discutarea cu reprezentanţii entităţii a
obiectivelor stabilite pentru realizarea misiunii de audit intern, prezentarea Tematicii în
detaliu a operaţiilor auditabile şi a modalităţilor de lucru, precum şi acceptarea Programului
de intervenţie la faţa locului în vederea stabilirii calendarului întâlnirilor.
Şedinţa de deschidere se finalizează cu Minuta şedinţei de deschidere:Procedura – P07 Şedinţa de deschidereSC ELECTRICA FURNIZARE SASFEE TRANSILVANIA SUD RAŞOVCompartiment Audit Intern
MINUTA ŞEDINTEI DE DESCHIDERE
Misiunea de audit: Evidenta disponibilităţilor băneşti Perioada auditată: 01.08.2011 - 30.04.2012 Întocmit: Mihăilă Elena Data: 23.05.2012A. Lista participanţilor:
Nume Funcţie Direcţia/Serviciul Nr. telefon SemnăturaMihăilă Elena Auditor intern CAI 0268/305938
Ionescu Vasile Director economic Direcţia Economica 0268/305202
Ştefan Elena Sef SFF Serv. Fin. Fisc. 0268/305421
Boldea Gabriel Sef Serv. Contabilitate Serv. Contabilitate 0268/305329Grigorescu Dumitru Sef Serv. Resurse Umane Serv. Resurse Umane. 0268/305127
B. Stenograma şedinţeiÎn cadrul şedinţei de deschidere s-a procedat la:- prezentarea echipei de auditori: Mihăilă Elena - auditor intern SC Electrica Furnizare sa SFEE Tr. Sud Braşov;- prezentarea specificului activităţii de audit intern;- prezentarea programului intervenţiei la faţa locului, obiectivele auditabile care se intenţionează a fi realizate, după analizele de risc efectuate;- stabilirea persoanelor pe care auditorul le poate contacta în vederea colectării informaţiilor, efectuării de teste şi asupra modului de obţinere a interviurilor;- convenirea asupra unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor şedinţe intermediare în cursul derulării misiunii de audit, informarea sistematică asupra constatărilor efectuate;- stabilirea şedinţei de închidere, inclusiv a participanţilor la aceasta;- stabilirea modalităţii de redactare a Raportului de audit intern (când, cum şi cui va fi distribuit);- explicarea modului cum vor fi discutate şi analizate recomandările formulate, ca urmare a eventualelor disfuncţionalităţi constatate, inclusiv calendarul implementării recomandărilor şi persoanele responsabile.
Recomandările formulate, ca urmare a eventualelor disfuncţionalităţi constatate, vor fi discutate şi analizate cu structura auditată, vor fi cuprinse în Planul de acţiune şi în Calendarul implementării recomandărilor şi ulterior în Raportul de audit intern.
Auditor intern,Mihăilă Elena
46
3.2. ETAPA 2 - intervenţia la faţa locului
Etapa Intervenţiei la faţa locului sau munca pe teren constă în colectarea documentelor,
analiza şi evaluarea activităţii şi cuprinde următoarele proceduri:
Colectarea dovezilor;
Constatarea şi raportarea iregularităţilor;
Revizuirea documentelor de lucru;
Şedinţa de închidere.
3.2.1. Colectarea dovezilor
Procedura de colectare a dovezilor de audit continuă acţiunea de colectare a
informaţiilor, dar şi a documentelor, analiza şi evaluarea acestora.
Probele în audit intern pot fi: dovezi fizice – obţinute în urma observării; dovezi
testimoniale – reprezentând declaraţii ca răspuns la interviuri sau chestionare; dovezi
documentare – forma cel mai des întâlnită o reprezintă documentele în baza cărora se realizează
constatările în audit; dovezi analitice – reprezintă analize şi comparaţii pe bază de raţionamente
cu operaţiuni similare sau cu operaţiuni efectuate anterior.
3.2.1 .1. Lista de verificare 1 PROCEDURA P08 COLECTAREA INFORMATIILOR SC ELECTRICA FURNIZARE SASFEE TRANSILVANIA SUD BRAŞOVCompartiment Audit Intern
LISTA DE VERIFICARE NR. 1
Misiunea de audit: Evidenta disponibilităţilor băneşti Perioada auditată: 01.08.2011 – 30.04.2012 Întocmit: Mihăilă Elena Data: 28.05.2012
Obiectivul 1. MODUL DE EFECTUARE A TRANZACŢIILOR BANCARENr. crt. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
1.1 Verificarea modului de autorizare a tranzacţiilor bancare
X
Test 1 Lista de control 1FIAP 1
1.2 Verificaţi corelarea sumelor din instrumentele de plată cu evidenţa fiscală şi evidenţa contabilă
X
Test 2 Lista de control 2FIAP 3
1.3Verificaţi dacă activitatea de organizare a plăţii furnizorilor se face în funcţie de scadenţă
- -
47
Nr. crt. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.1.4 Verificaţi dacă are loc reconcilierea lunară a extraselor de cont
primite de la bănci cu evidenţa contabilă a disponibilităţilor băneşti deţinute la bănci
X -
1.5 Verificaţi graficul de rambursare a creditelor bancare X -
1.6 Verificaţi modul de înregistrare în evidenţele contabile a tranzacţiilor bancare:- verificaţi înregistrarea dobânzilor bancare în perioada pentru care au fost bonificate;- verificaţi înregistrarea într-un cont distinct a sumelor virate şi neapărute în extrasele de cont.
X -
Data: Auditor intern, 29.05.2012 Mihăilă Elena
3.2.1.2. TEST 1 – Urmărirea modului de autorizare tranzacţiilor bancareProcedura P08: Colectarea dovezilor
SC ELECTRICA DISTRIBUŢIESFEE TRANSILVANIA SUD BRAŞOVCompartiment Audit Intern
TEST NR. 1
Misiunea de audit: Evidenta disponibilităţilor băneşti Perioada auditată: 01.08.2011 - 30.04.2012
Obiectul testuluiModul de efectuare a tranzacţiilor bancare
Obiectivele testuluiUrmărirea modului de autorizare a tranzacţiilor bancare
Descrierea testului Populaţia pentru efectuarea testului este formată din ordinele de plată aferente perioadei auditate, întocmite şi
utilizate de entitate pentru decontarea obligaţiilor faţă de terţi, în număr de 1542.
Societatea efectuează tranzacţii bancare prin următoarele bănci: BCR, Raiffeisen, Trezorerie, Transilvania,
Carpatica, ING, RBS, CEC, BRD şi Creditcoop.
Eşantionul pentru urmărirea modului de utilizare a ordinului de plată, va fi constituit dintr-un procent de 1%,
din populaţie, respectiv 15 ordine de plată, conform Foii de lucru nr. 1.
Testarea a urmărit corectitudinea paşilor parcurşi în vederea urmăririi modului de autorizare a tranzacţiilor bancare, şi anume:
a) verificarea emiterii ordinelor de plată pe numele fiecărui creditor;b) examinarea datării şi numerotării ordinelor de plată;c) înscrierea ordinelor de plată într-un registru distinct;d) semnarea ordinelor de plată de conducerea societăţii;e) verificarea emiterii ordinelor de plată pe baza documentelor justificative.Testarea s-a concretizat în elaborarea Listei de control nr.1.Constatări:Pe baza testării şi a Listei de control nr.1 s-a constatat că ordinele de plată emise electronic şi ulterior
listate nu sunt semnate de către conducerea societăţii.
Concluzii:În baza acestui test s-a elaborat FIAP nr.1.
Data Auditor intern20.05.2012 Mihăilă Elena
48
3.2.1.3. Foaie lucru nr.1 – Urmărirea modului de autorizare tranzacţiilor bancare
FOAIE DE LUCRU NR.1
Obiectivul nr.1- Urmărirea modului de autorizare a tranzacţiilor bancare
Eşantionul în vederea testării modului de efectuare a tranzacţiilor bancare a fost constituit
astfel:
populaţia statistică: 1542 ordine de plată;
eşantionul 1%: 15 ordine de plată;
pasul de selecţie: 91;
eşantionul rezultat din aplicarea pasului va începe de la ordinul de plată nr.1 şi va
cuprinde următoarele ordine de plată:OP nr.1, OP nr.92, OP nr.183, OP nr.274 OP
nr.365, OP nr. 456, OP nr. 1451, OP nr.1360, OP nr.1269, OP nr.1178, OP nr. 1087, OP
nr.996, OP nr.905, OP nr.814, OP nr.723;
eşantionul astfel constituit va fi verificat integral;
în urma verificării eşantionului se va întocmi Lista de control nr.1 privind modul de
efectuare a tranzacţiilor bancare, în care se vor concretiza rezultatele testării.
Data Auditor intern20.05.2012 Mihăilă Elena
3.2.1.4. Lista de control nr. 1 - Privind urmărirea modului de autorizare a tranzacţiilor bancare
LISTA DE CONTROL nr. 1privind urmărirea modului de autorizare a tranzacţiilor bancare
Elemente testate
Elemente eşantionate
Verificarea emiterii ordinelor de plată pe numele fiecărui creditor;
Examinarea datării şi numerotării ordinelor de plată;
Înscrierea ordinelor de plată într-un registru distinct;
Semnarea ordinelor de plată de către persoanele autorizare
Verificarea emiterii ordinelor de plată pe baza documentelor justificative
OP nr 723/10.08.2011 X X X X XOP nr 814/22.02.2011 X X X X XOP nr 905/12.09.2011 X X X X XOP nr 996/20.09.2011 X X X X XOP nr 1087/14.10.2011 X X X FIAP XOP nr 1178/31.10.2011 X X X FIAP XOP nr 1269/25.11.2011 X X X X XOP nr 1360/09.12.2011 X X X FIAP XOP nr 1451/21.12.2011 X X X FIAP XOP nr 1/04.01.2012 X X X X XOP nr 92/06.02.2012 X X X FIAP XOP nr 183/15.02.2012 X X X FIAP XOP nr 274/12.03.2012 X X X FIAP XOP nr 365/21.03.2012 X X X FIAP XOP nr 456/25.04.2012 X X X X X
Data:21.05.2012 Auditor intern, Mihăilă Elena
49
3.2.1.5. FIAP 1 –Urmărirea modului de autorizarea tranzacţiilor bancare
Procedura P08: Colectarea dovezilor
FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 1
Misiunea de audit: Evidenţa disponibilităţilor băneşti
Perioada auditată: 01.08.2011 - 30.04.2012
PROBLEMA Urmărirea modului de autorizare a tranzacţiilor bancare
CONSTATARE Societatea efectuează tranzacţii bancare prin următoarele bănci: BCR,
Raiffeisen, Trezorerie, Transilvania, Carpatica, ING, RBS, CEc, BRD
şi Creditcoop. Prin BCR, ING şi CEC tranzacţiile se efectuează
electronic cu ajutorul aplicaţiilor puse la dispoziţie de bănci, astfel
ordinele de plată sunt semnate electronic . Zilnic, după autorizarea
electronică a plăţilor se listează un centralizator. Acest centralizator de
plăţi nu este semnat de către persoanele desemnate să autorizeze plăţile.
CAUZA Lipsa unei verificări între tranzacţiile autorizate electronic şi
tranzacţiile efectiv realizate de către persoanele desemnate să
autorizeze plăţile.
CONSECINŢA Nesemnarea centralizatorului de plăţi de către persoanele autorizate
poate duce la o neconcordanţă între plăţile autorizate electronic şi
plăţile realizate efectiv.
RECOMANDĂRI Semnarea centralizatorului zilnic de plăţi de către persoanele
desemnate să autorizeze plăţile.
Auditor intern, Director ,Mihăilă Elena Georgescu Ioan
50
3.2.1.6. TEST 2 –Corelarea viramentelor cu evidenţa contabilă şi evidenţa fiscalăProcedura P08: Colectarea dovezilor
SC ELECTRICA DISTRIBUŢIESFEE TRANSILVANIA SUD BRAŞOVCompartiment Audit Intern
TEST NR. 2
Misiunea de audit: Evidenta disponibilităţilor băneşti Perioada auditată: 01.08.2011 - 30.04.2012
Obiectul testuluiModul de efectuare a tranzacţiilor bancare
Obiectivele testuluiCorelarea viramentelor cu evidenţa contabilă şi evidenţa fiscală
Descrierea testului Populaţia pentru efectuarea testului o reprezintă balanţele de verificare lunare, declaraţiile fiscale
lunare şi anuale şi ordinele de plată aferente din perioada auditată. Eşantionul pentru urmărirea corelării viramentelor cu evidenţa contabilă şi evidenţă fiscală este
reprezentat de balanţele de verificare, declaraţiile fiscale şi ordinele de plată aferente lunilor august 2011, octombrie 2011, decembrie 2011, februarie 2012.
Testarea a urmărit dacă există corelaţie între soldul contabil evidenţiat în balanţa de verificare, valoarea declarată în evidenţa fiscală şi valoarea plătită pentru fiecare impozit sau taxă prevăzută în vectorul fiscal al societăţii.
Testarea s-a concretizat în elaborarea Listei de control nr.2.Constatări:Pe baza testării şi a Listei de control nr.2 s-au constatat următoarele diferenţe:
- există o diferenţă între evidenţa contabilă şi evidenţa fiscală la luna august 2011 la taxa pe valoare adăugată de plătit de 29 lei; - există o diferenţă între evidenţa contabilă şi evidenţa fiscală la luna octombrie 2011 la fondul de garantare pentru plata creanţelor salariale în valoare de 47 lei; - există o diferenţă între evidenţa contabilă şi evidenţa fiscală la luna decembrie 2011 la impozitul pe profit în valoare de 404.484 lei şi o diferenţă între evidenţa fiscală şi virament de 5.449 lei.
Concluzii:În baza acestui test s-a elaborat FIAP nr.2.
Data Auditor intern21.05.2012 Mihăilă Elena
3.2.1.7 Lista de control nr. 2 - Privind corelarea viramentelor cu evidenţa şi evidenţa fiscală
LISTA DE CONTROL nr. 2privind corelarea viramentelor cu evidenţa contabilă şi evidenţa fiscală
Elemente testate
Elemente eşantionate
Diferenţe între evidenţa contabilă şi evidenţa fiscala
Diferenţe între evidenţa fiscala şi viramente
Balante de verificare, declaraţii, ordine de plată august 2011 FIAP XBalante de verificare, declaraţii, ordine de plată octombrie 2011 FIAP X
Balante de verificare, declaraţii, ordine de plată decembrie 2011 FIAP FIAPBalante de verificare, declaraţii, ordine de plată februarie 2012 X X
Data: 22.05.2012 Auditor intern, Mihăilă Elena
51
3.2.1.8. FIAP 2 –Corelarea viramentelor cu evidenţa contabilă şi evidenţa fiscală
Procedura P08: Colectarea dovezilor
FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 2
Misiunea de audit: Evidenţa disponibilităţilor băneşti
Perioada auditată: 01.08.2011 - 30.04.2012
PROBLEMA Corelarea viramentelor cu evidenţa contabilă şi evidenţa fiscală
CONSTATARE S-a verificat plata impozitelor şi taxelor datorate statului. Plata impozitelor şi taxelor datorate statului se face pe baza declaraţiilor fiscale, corelate cu soldurile din evidenţa contabilă. În general, nu există diferenţe între plăţi, declaraţiile fiscale şi evidenţele contabile, totuşi s-au constatat unele diferenţe la plata impozitului pe profit şi a fondului pentru garantarea creanţelor salariale.
CAUZA Procedurarea incompletă a activităţii de plată a obligaţiilor datorate bugetului consolidat al statului.Lipsa efectuării unui control managerial intern riguros, pe nivele de autoritate, în punctele cheie ale activităţii de plată a obligaţiilor datorate bugetului consolidat al statului.
CONSECINŢA Efectuarea unei plăţi mai mari decât cea în evidenţa fiscală poate avea ca şi consecinţă imobilizarea nejustificată a resurselor financiare şi imposibilitatea efectuării altor plăţi către furnizori, bugetul statului sau către salariaţii proprii.Efectuarea unei plăţi mai mici decât cea prevăzută în evidenţa fiscală poate avea ca şi consecinţă atragerea de penalităţi din partea instituţiilor statului.Necorelarea viramentelor cu evidenta contabilă şi evidenţă fiscală poate atrage penalităţi în urma inspecţiilor fiscale.
RECOMANDĂRI Întocmirea unei proceduri privind modul de stabilire, declarare şi plată a impozitului pe profit.Completarea procedurii PO-6.4.1-01 privind „Stabilirea, declararea şi plata contribuţiilor sociale la bugetul asigurărilor sociale” cu responsabilităţi privind corelarea plăţii contribuţiilor sociale cu evidenţa fiscală şi evidenţa contabilă.Verificarea lunară a corelaţiilor viramentelor obligaţiilor fiscale cu evidenţa contabilă şi evidenţa fiscală.
Auditor intern, Director ,Mihăilă Elena Georgescu Ioan
52
3.2.1.9 - Lista de verificare 2PROCEDURA P08 COLECTAREA INFORMATIILOR SC ELECTRICA FURNIZARE SASFEE TRANSILVANIA SUD BRAŞOVCompartiment Audit Intern
LISTA DE VERIFICARE NR. 2
Misiunea de audit: Evidenta disponibilităţilor băneşti Perioada auditată: 01.08.2011 - 30.04.2012 Întocmit: Mihăilă Elena Data: 23.05.2012
Obiectivul 2. EVALUAREA SISTEMULUI DE CONTROL INTERN AL CASIERIEINr. crt. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
1.1 Urmărirea modului de întocmire a registrului de casă în baza documentelor justificative
X -
1.2 Efectuarea lunară a controlului casieriei
X
Interviu 1Test3
Lista de control 3
1.3Urmărirea decontării în termen a avansurilor pentru deplasări şi alte cheltuieli
- -
1.4 Examinarea înregistrării în contabilitate a modului de acordare şi decontare a avansurilor de trezorerie;- acordate pentru deplasări sau alte cheltuieli;-acordarea unui nou avans de trezorerie înainte de decontarea celui precedent;Evidenţierea în contul debitori diverşi a sumelor reprezentând avansuri de trezorerie nedecontate până la data bilanţului
-Examinare înregistrări contabile
Data: Auditor intern,23.05.2012 Mihăilă Elena
3.2.1.10. Interviu nr. 1 - privind efectuarea lunară a controlului casierieSC ELECTRICA FURNIZARE SASFEE TRANSILVANIA SUD BRAŞOVCompartiment Audit Intern
INTERVIU nr. 1privind efectuarea lunară a controlului casieriei
Doamnei Ştefan Elena, şef SFF
Misiunea de audit: Evidenţă disponibilităţilor băneştiPerioada auditată: 01.08.2011 - 30.04.2012Nr.crt.
Întrebări Da Nu Observaţii
1. Aţi semnat fişa postului pe acest an? X2. În fişa postului aveţi responsabilităţi cu privire
la inventarierea casieriei?X
3. Dacă da, vă rog să îmi prezentaţi fişa postului X4. La nivelul societăţii există proceduri de lucru,
scrise şi formalizate, privind activitatea de inventariere a casieriei?
X
5. Dacă da procedurile au fost testate înainte de a fi puse în practică?
X
6. Pentru inventarierea casieriei, există la nivelul societăţii o decizie internă de numire a
X
53
Nr.crt.
Întrebări Da Nu Observaţii
comisiei de inventariere?7. Inventarierea casieriei se face periodic? X8. Au fost înregistrate diferenţe la inventariere,
între soldul din registrul de casă şi soldul din contabilitate?
X
9. Comisiile de inventariere v-au informat în legătură cu rezultatele inventarierii?
X
10. Puteţi prezenta Procesele verbale de inventariere aferente perioadei auditate?
X
11. Mai aveţi ceva de adăugat referitor la cele de mai sus?
X
Data 24.05.2012 Şef SFF, Ştefan Elena
3.2.1.10. TEST 3 – Efectuarea lunară a controlului casierieiProcedura P08: Colectarea dovezilor
SC ELECTRICA DISTRIBUŢIESFEE TRANSILVANIA SUD BRAŞOVCompartiment Audit Intern
TEST NR. 3
Misiunea de audit: Evidenta disponibilităţilor băneşti Perioada auditată: 01.08.2011 - 30.04.2012
Obiectul testului
Evaluarea sistemului de control al casieriei
Obiectivele testului
Efectuarea lunară a controlului casieriei
Descrierea testului Populaţia pentru efectuarea testării a fost alcătuită din totalitatea proceselor verbale de inventariere a
casieriei entităţii în număr de 9 întocmite pe perioada auditată, din care unul este aferent inventarierii anuale efectuate la data de 31 decembrie 2011.
Eşantionul va fi constituit din totalitatea populaţiei, adică 100%, având în vedere că aceasta reprezintă un volum redus de documente;
Testarea a urmărit analiza modului de organizare a controlului activităţii de casierie, pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr.2 astfel:
Analiza activităţii de casierie:a) existenţa ordinului intern pentru numirea comisiei de inventariere;b) urmărirea respectării programului de inventariere;c) urmărirea întocmirii monetarului;d) urmărirea efectuării inventarierii în ultima zi lucrătoare a exerciţiului financiar;e) examinarea înregistrării tuturor operaţiunilor de încasări şi plăţi privind exerciţiul respectiv;f) urmărirea existenţei corelaţiei dintre soldul din registrul de casă, monetar şi soldul din
contabilitate.Testarea s-a concretizat in elaborarea Listei de control nr .3 privind evaluarea sistemului de control
intern al casieriei şi a Interviului nr.1 adresat doamnei Ştefan Elena, şef Serviciu Financiar Fiscalitate.Constatări:Din analiza Listei de control nr .3 şi a Interviului nr.1 am constatat că la nivelul entităţii activitatea de
casierie este organizată şi controlul acesteia funcţionează.Concluzii:Pentru activitatea de casierie nu se va elabora FIAP, dar informaţiile primite cu ocazia acestei testări
vor fi preluate in RAI.Data Auditor intern21.05.2012 Mihăilă Elena
54
3.2.1.11 Lista de control nr. 3 - Privind efectuarea lunară a controlului casieriei
LISTA DE CONTROL nr. 3privind efectuarea lunară a controlului casieriei
Elemente testate
Elemente eşantionate
Urmărirea modului de întocmire a registrului de casă în baza documentelor justificative;
Efectuarea lunară a controlului casieriei;
Urmărirea decontării în termen a avansurilor pentru deplasări şi alte cheltuieli
Examinarea înregistrării în contabilitate a modului de acordare şi decontare a avansurilor de trezorerie;
Proces verbal de inventar încheiat la data de 31.08.2011
X X X X
Proces verbal de inventar încheiat la data de 30.09.2011
X X X X
Proces verbal de inventar încheiat la data de 31.10.2011
X X X X
Proces verbal de inventar încheiat la data de 30.11.2011
X X X X
Proces verbal de inventar încheiat la data de 31.12.2011
X X X X
Proces verbal de inventar încheiat la data de 31.01.2012
X X X X
Proces verbal de inventar încheiat la data de 29.02.2012
X X X X
Proces verbal de inventar încheiat la data de 31.03.2012
X X X X
Proces verbal de inventar încheiat la data de 30.04.2012
X X X X
Data Auditor intern 24.05.2012 Mihăilă Elena
55
3.2.2 Constatarea şi raportarea iregularităţilor
Auditorii interni, în situaţia descoperrii unei iregularităţi sau a semnalmentelor că ar
putea apare o iregularitate, sunt obligaţii să raporteze, cel mai târziu a doua zi, şefului de
audit intern prin transmiterea formularului de constatare şi raportare a iregularităţilor -
FCRI. Şeful compartimentului de audit, în termen de 3 zile va informa conducătorul entităţii
şi structura de control abilitată pentru continuarea verificărilor. Aceste măsuri se impun în
vederea stopării rapide a efectelor negative care s-ar putea produce.
Iregularitatea reprezintă abateri de la regulile procedurale şi metodologice, respectiv
de la prevederile legale care ar putea produce prejudicii pe seama fondurilor publice.
În cazul auditării activităţii de evidenţă a disponibilităţilor băneşti nu au fost
constatate iregularităţi.
3.2.3. Revizuirea documentelor de lucru
Revizuirea documentelor de lucru este realizată în mai multe momente:
a) Constituirea dosarelor de audit intern:
- dosarul permanent care cuprinde patru secţiuni: Raportul de audit intern şi anexele
acestuia, Administrativă, Documentaţia misiunii de audit, Supervizarea şi
revizuirea desfăşurării misiunii de audit intern şi a rezultatelor acesteia.
- Dosarul documentelor de lucru
b) Revizuirea propriu-zisă a documentelor de lucru - efectuată de către auditori înainte
de întocmirea Raportului de audit intern, întocmind Nota centralizatoare a
documentelor de lucru.
c) Păstrarea şi arhivarea dosarelor de audit intern; dosarele de audit intern sunt
confidenţiale, proprietatea entităţii şi trebuie păstrate până la îndeplinirea
recomandărilor din raportul de audit intern.
3.2.4. Şedinţa de închidere
Şedinţa de închidere a intervenţiei la faţa locului are ca scop prezentarea opiniei
auditorilor interni, a constatărilor şi a recomandărilor din proiectul Raportului de audit intern,
precum şi discutarea Planului de acţiune, însoţit de Calendarul de implementare a
recomandărilor.
56
3.2.4.1. Minuta şedinţei de închidere
PROCEDURA P11 ŞEDINŢA DE INCHIDERE SC ELECTRICA FURNIZARE SASFEE TRANSILVANIA SUD BRAŞOVCompartiment Audit Intern 3521/ 31.05.2012
MINUTA SEDINŢEI DE INCHIDERE
A. Menţiuni generale:
Misiunea de audit: Evidenţa disponibilităţilor băneşti Perioada auditată: 01.08.2011 - 30.04.2012 Întocmit: Mihăilă Elena Data: 31.05.2012
B. Lista participanţilor:
Nume Funcţie Direcţia/Serviciul Nr. telefon SemnăturaMihăilă Elena Auditor intern CAI 0268/305938
Ionescu Vasile Director economic Direcţia Economică 0268/305202
Ştefan Elena Şef SFF Serv. Fin. Fisc. 0268/305421
Boldea Gabriel Şef Serv.Contabilitate Serv.Contabilitate 0268/305329
Grigorescu Dumitru Şef SRU Serv. Resurse Umane 0268/305127
B. Concluzii: În cadrul şedinţei au fost prezentate obiectivele misiunii şi constatările pentru fiecare obiect audiabil. De asemenea, au fost discutate deficienţele, au fost analizate cauzele şi comentate recomandările care urmează a fi implementate pentru eliminarea disfuncţionalităţilor prezentate. In cadrul Ședinţei de închidere, structura auditată şi-a însuşit în totalitate constatările şi recomandările formulate de echipa de auditori şi, în acest sens, au prezentat Planul de acţiune şi Calendarul de implementare al recomandărilor, cu termenele de realizare şi persoanele responsabile, vor fi urmărite de echipa de auditori, până la implementarea acestora.
În consecinţa, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final care va fi pregătit pentru aprobare si transmitere structurii auditate.
În acelaşi timp, entitatea auditată prezintă Planul de acţiune şi Calendarul de
implementare al recomandărilor prin care au stabilit acţiunile ce le vor avea în vedere pentru
implementarea acestora, termenele şi persoanele responsabile, care au fost discutate cu echipa
de auditori şi acceptate.
57
3.2.4.2. Planul de acţiune şi calendarul implementării recomandărilor
PLANUL DE ACŢIUNE ŞI CALENDARUL IMPLEMENTĂRII RECOMANDĂRILOR
Obiectivul nr. 1. Modul de efectuare a tranzacţiilor bancare
Nr. crt.
Recomandarea Plan de acţiuneCalendarul
implementării
Responsabil cu implementarea
1. Semnarea centralizatorului zilnic de plăţi de către persoanele desemnate să autorizeze plăţile prin bancă;
Stabilirea persoanelor să semneze centralizatorul de bancă 31.07.2012
Director Economic
Director General
2. Elaborarea unei proceduri privind modul de stabilire, declarare şi plată a impozitului pe profit;
Elaborarea procedurilor privind impozitul pe profit.Desemnarea responsabilului cu elaborarea şi actualizarea procedurilor.
31.12.2012
Şef SFFŞef Serv.Contabilitate
Completarea procedurii PO-6.4.1-01 privind „Stabilirea, declararea şi plata contribuţiilor sociale”cu responsabilităţi privind corelarea plăţii contribuţiilor sociale cu evidenţa fiscală şi evidenţa contabilă;
Desemnarea responsabilului cu elaborarea şi actualizarea procedurilor.Actualizarea ROF-ului cu fişele posturilor. 31.12.2012
Şef SFF
Verificarea lunară a corelaţiilor viramentelor obligaţiilor fiscale cu evidenţa contabilă şi evidenţa fiscală
Actualizarea ROF-ului cu fişele posturilor.
31.12.2012Şef SFF
Data: Director economic , Auditor intern,31.05.2012 Ionescu Vasile Mihăilă Elena
58
3.3. ETAPA 3 - Raportul de audit intern
Această etapă constă în elaborarea, transmiterea şi difuzarea Raportului de audit intern
şi se realizează prin parcurgerea următoarelor proceduri:
Elaborarea proiectului de raport de audit intern;
Transmiterea proiectului de raport de audit intern;
Reuniunea de conciliere;
Întocmirea raportului de audit intern final;
Difuzarea raportului de audit intern.
3.3.1. Elaborarea proiectului raportului de audit intern
Proiectul raportul de audit intern concretizează activitatea auditorilor interni prin
prezentarea cadrului general de desfăşurare a activităţii entităţii, obiectivelor, aria şi
metodologia de audit, tehnicile de colectare şi de analiză a dovezilor de audit utilizate,
constatările, recomandările şi concluziile misiunii de audit realizate.
Elaborarea proiectului raportului de audit intern mai poartă numele şi de raport
intermediar.
Proiectul Raportului de audit intern se transmite structurii auditate cu scopul de a da
posibilitatea acesteia să analizeze proiectul şi să formuleze un punct de vedere asupra
constatărilor şi recomandărilor auditorilor interni, în maximum 15 zile de la primirea
raportului.
În situaţia în care se transmit observaţii la proiectul de raport, echipa de auditori
interni analizează punctele de vedere ale entităţii audiate şi, în termen de zece zile, convoacă
reuniunea de conciliere.
Dacă structura audiată nu are observaţii, sau nu se transmite, în termenul menţionat,
punctele sale de vedere, echipa de auditori presupune acceptarea tacită a acesteia şi implicit a
constatărilor şi a recomandărilor conţinute în proiectul Raportului de audit intern. În aceste
condiţii, reuniunea de conciliere nu se mai organizează, deoarece nu există obiectul acesteia.
3.3.2. Reuniunea de conciliere
În cadrul acestei proceduri entitatea audiată, dacă consideră necesar, poate solicita
echipei de auditori organizarea reuniunii de conciliere pentru aprofundarea discuţiilor asupra
59
unor probleme constatate de auditorii interni sau pentru obţinerea unui punct de vedere pentru
soluţionarea acestora.
Reuniunea de conciliere se organizează de auditorii interni, în termen de 10 zile de la
primirea punctelor de vedere de la structura audiată în cadrul căreia se analizează constatările
şi concluziile formulate, ocazie cu care se întocmeşte minuta reuniunii de conciliere.
Scopul reuniunii de conciliere este atât discutarea constatărilor şi recomandărilor şi
eventual acceptarea şi/sau retragerea/respingerea acestora de către echipa de auditori prin
proiectul raportului de audit intern, cât şi prezentarea, de către entitatea audiată, a Planului de
acţiune pentru recomandările acceptate şi calendarul de implementare a recomandărilor.
Procedura se concretizează în întocmirea şi semnarea Minutei reuniunii de conciliere.
3.3.3. Întocmirea raportului de audit intern
Pe baza Proiectului de raport de audit intern se întocmeşte Raportul de audit intern,
care trebuie să includă eventualele modificări discutate şi convenite în cadrul reuniunii de
conciliere.
Raportul de audit intern în forma finală, incluzând şi punctele de vedere ale entităţii
audiate, se consideră drept complet şi se pregăteşte pentru tipărire şi difuzare.
Auditorii interni sunt responsabili pentru prezentarea Raportului de audit intern într-o
manieră de înaltă ţinută, complet, exact, obiectiv, convingător şi concis.
60
PROCEDURA P15 RAPORTUL FINAL
SC ELECTRICA FURNIZARE SA APROBAT, DIRECTOR ,SFEE TRANSILVANIA SUD BRAŞOV ING. GEORGESCU IOANCompartiment Audit Intern 2700/8920/31.05.2012
RAPORTDE AUDIT INTERN
LASC ELECTRICA FURNIZARE SA
SFEE TRANSILVANIA SUD BRAŞOV
MISIUNEA DE AUDIT: Evidenţa disponibilităţilor băneşti
AUDITOR INTERNMIHĂILĂ ELENA
2012
I. INTRODUCERE
61
I.1 Echipa de auditare - a fost formată din :- Mihăilă Elena - auditor intern SC Electrica Furnizare SA SFEE Transilvania Sud
Braşov. I.2 Ordinul de efectuare a misiuni de audit - auditarea activităţilor cuprinse în planul anual s-a făcut în baza ordinului de serviciu nr.2700/890/15.04.2012
I.3 Baza legala a acţiunii de auditare - auditarea s-a efectuat având la baza:- planul de audit public intern pe anul 2012 nr. 9819/25.11.2011 aprobat de conducerea sucursalei ;- Legea 672/2002 privind auditul public intern;- OMFP 38/15.01.2003 prin care se aproba Normele metodologice de aplicare a Legii 672/2002;- Normele proprii de exercitare a auditului intern în SC Electrica Furnizare SA SFEE Transilvania Sud Braşov.
I.4 Durata acţiunii de auditare - activitatea de auditare a fost desfăşurată în perioada 01.05-31.05.2012.
I.5 Perioada supusa auditării – 01.08.2011 - 30.04.2012.S-a procedat la auditarea activităţii privind evidenţa disponibilităţilor băneşti.
I.6 Scopul acţiunii de auditare – a constat în:- a da asigurări că activitatea de evidenţă disponibilităţilor băneşti se efectuează corect;- a da asigurări că exista controale instituite pentru fiecare activitate/operaţiune şi că acestea funcţionează; I.7 Obiectivele misiunii de audit:
OBIECTIVUL I- Modul de efectuare a tranzacţiilor bancare;
1. Urmărirea modului de autorizare a tranzacţiilor bancare
2. Corelarea viramentelor cu evidenţa contabilă şi evidenţa fiscală
3. Organizarea activităţii de plată a furnizorilor în funcţie de scadenţă
4. Reconcilierea lunară a extraselor de cont primate de la bănci cu evidenţa contabilă a
disponibilităţilor băneşti deţinute la bănci
5. Modul de rambursare a creditelor bancare
6. Modul de înregistrare în evidenţele contabile a tranzacţiilor bancare
OBIECTIVUL II- Evaluarea sistemului de control intern al casieriei;
7. Urmărirea modului de întocmire a Registrului de casă în baza documentelor justificative
8. Efectuarea lunară a controlului casierie
9. Asigurarea unui spaţiu corespunzător activităţii casieriei
62
10. Urmărirea decontării în termen a avansurilor pentru deplasări şi alte cheltuieli
11. Examinarea înregistrării în contabilitate a modului de acordare şi decontare a avansurilor
de trezorerie
I.8 Tipul de auditare - Audit de conformitate/ regularitate .
I.9 Tehnici şi instrumente utilizate:
Principalele tehnici de audit intern :
a) verificarea în vederea asigurării validităţii, confirmării, realităţii şi acurateţei înregistrărilor
în contabilitate şi a concordanţei cu legile şi regulamentele în vigoare;
b) examinarea documentelor: pentru detectarea erorilor şi/sau a iregularităţilor;
c) recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul şi a calculelor matematice;
d) confirmarea: pentru solicitarea informaţiilor din mai multe surse independente cu scopul
validării acestora;
e) urmărirea: pentru verificarea procedurilor de la documente justificative spre articol
înregistrat în vederea stabilirii realităţii înregistrării în totalitate a tranzacţiilor ;
f) observarea fizică în vederea formarii unei păreri proprii privind modul de întocmire şi
emitere a documentelor ;
g) interviul, note de relaţii pentru lămurirea de aspecte legate de organizarea şi desfăşurarea
activităţilor. Pentru eventualele explicaţii suplimentare se solicita note de relaţii;
h) analiza: descompunerea în elemente componente.
Instrumente de audit:
- chestionarele,
- lista de verificare şi testele pentru a stabili condiţiile pe care trebuie să le îndeplinească
fiecare obiectiv auditabil.
I.10 Documente şi materiale examinate în cadrul Serviciul Financiar Fiscalitate:
- Balanţe de verificare 01.08.2011-30.04.2012;
- Extrase de cont, perioada 01.08.2011-30.04.2012;
- Ordine de plată, perioada 01.08.2011-30.04.2012;
- Facturi furnizori, perioada 01.08.2011-30.04.2012;
- Declaraţii fiscale, perioada 01.08.2011-30.04.2012;
- Registre de casă, perioada 01.08.2011-30.04.2012;
- Procese verbale de control al casieriei, 01.08.2011-30.04.2012.
63
I.11 Materiale întocmite pe timpul auditării
- Lista centralizatoare a obiectelor auditabile;
- Identificarea riscurilor;
- Chestionarul de luare la cunoştinţă – CLC;
- Tabelul puncte tari şi puncte slabe, Tematica în detaliu;
- programul de audit, programul intervenţiei la faţa locului;
- liste de verificare pe obiective - LV;
- foi de lucru pentru descrierea activităţilor auditate;
- teste pentru fiecare obiectiv de audit evaluat;
- interviuri, note de relaţii, situaţii;
- fişe de identificare şi analiză a problemelor - FIAP;
- rapoarte preliminare de audit;
- minutele şedinţelor de deschidere, de închidere;
- raportul final de audit intern;
- planul de acţiune şi calendarul de implementare a recomandărilor;
- fişa de urmărire a implementării recomandărilor.
Organizarea Serviciului Financiar Fiscalitate
Serviciul se află în subordonarea Directorului Economic şi răspunde în faţa acestuia
pentru îndeplinirea corespunzătoare a atribuţiunilor, în conformitate cu obiectul de activitate.
Serviciul a funcţionat în perioada supusă auditării cu un număr de 6 salariaţi, din care un post
de conducere – şef serviciu. Organizarea şi funcţionarea serviciului a fost conform
organigramei şi Regulamentului de Organizare şi Funcţionare a SC Electrica Furnizare SA
SFEE Transilvania Sud Braşov. Pentru toate persoanele din cadrul Serviciului Financiar
Fiscalitate au fost întocmite fişe de post.
Activităţi desfăşurate în cadrul Serviciului Fiscalitate:
constituie, utilizează, evidenţiază şi urmăreşte sursele de finanţare proprii şi
atrase, necesare activităţilor de producţie şi investiţie;
organizează şi asigură contabilitatea operaţiunilor de încasări şi plăţi
urmărind existenţa şi mişcarea disponibilităţilor în conturi la bănci, trezorerie şi în
casieria Sucursalei;
întocmeşte situaţii periodice şi la cerere, pentru analiza permanentă privind
arieratele societăţii, gestionând si actualizând permanent situaţia existentă,
64
previzibilă a datoriilor, urmărind respectarea termenelor de plată;
derulează relaţiile cu băncile comerciale interne precum şi cu trezoreria;
organizează şi asigură contabilitatea şi plata drepturilor salariale şi a altor
drepturi, calculează şi ţine evidenţa reţinerilor din drepturile salariale potrivit
legislaţiei in vigoare sau stabilite de către instanţele judecătoreşti, efectuând
viramentele corespunzătoare;
exercită controlul financiar preventiv, potrivit competenţelor acordate;
întocmeşte situaţiile necesare calculării impozitelor şi taxelor şi a declaraţiilor
pentru plata acestora.
Echipa de auditori prin lucrările specifice derulării misiunii de audit a avut ca
obiective principale activităţile care se desfăşoară în cadrul Serviciului Financiar Fiscalitate,
stabilite prin ROF, prezentate mai sus.
II. CONSTATĂRI ŞI RECOMANDĂRI
II.1.OBIECTIVUL I- Modul de efectuare a tranzacţiilor bancare;
II.1.1 Urmărirea modului de autorizare a tranzacţiilor bancare
Constatare:Entitatea auditată efectuează tranzacţii bancare prin următoarele bănci: BCR,
Raiffeisen, Trezorerie, Transilvania, Carpatica, ING, RBS, BRD, CEC şi Creditcoop. Prin
BCR, ING şi CEC tranzacţiile se efectuează electronic cu ajutorul aplicaţiilor puse la
dispoziţie de către bănci, astfel ordinele de plată sunt semnate electronic. Zilnic, după
autorizarea electronică a plăţilor se listează un centralizator. Acest centralizator de plăţi nu
este semnat de către persoanele desemnate să autorizeze plăţile.
Cauze:
Lipsa unei verificări între tranzacţiile autorizate electronic şi tranzacţiile efectiv
realizate de către persoanele desemnate să autorizeze plăţile.
Consecinţe:
Nesemnarea centralizatorului de plăţi de către persoanele autorizate poate duce la o
neconcordanţă între plăţile autorizate electronic şi plăţile efectuate efectiv.
Recomandări: Semnarea centralizatorului zilnic de plăţi de către persoanele
desemnate să autorizeze plăţile.
II.1.2 Corelarea viramentelor cu evidenţa contabilă şi evidenţa fiscală
65
Constatare:
S-a verificat plata impozitelor şi taxelor datorate statului. Plata impozitelor şi taxelor
datorate statului se face pe baza declaraţiilor fiscale, corelate cu soldurile din evidenţa
contabilă. În general, nu există diferenţe între plăţi, declaraţiile fiscale şi evidenţele contabile,
totuşi s-au costata unele diferenţe la plata impozitului pe profit şi a fondului pentru garantarea
creanţelor salariale.
Cauze:Procedură incompletă a activităţii de plată a obligaţiilor datorate bugetului consolidat
al statului.
Lipsa efectuării unui control managerial intern riguros, pe nivele de autoritate, în
punctele cheie ale activităţii de plată a obligaţiilor datorate bugetului consolidata al statului.
Consecinţe:
Efectuarea unei plăţi mai mari decât cea prevăzută în evidenţa fiscală poate avea ca şi
consecinţă imobilizarea nejustificată a resurselor financiare şi imposibilitatea efectuării altor
plăţi către furnizori, bugetul statului sau către salariaţii proprii.
Efectuarea unei plăţi mai mici decât cea prevăzută în evidenţa fiscală poate avea ca şi
consecinţa atragerea de penalităţi din partea instituţiilor statului.
Necorelarea viramentelor cu evidenţa contabilă şi evidenţa fiscală poate atrage
penalităţi în urma inspecţiilor fiscale.
Recomandări:
Întocmirea unei proceduri privind modul de stabilire, declarare şi plată a impozitului
pe profit.
Completarea procedurii PO-6.4.1-01 privind „Stabilirea, declararea şi plata
contribuţiilor sociale la bugetul asigurărilor sociale” cu responsabilităţi privind corelarea plăţii
contribuţiilor sociale cu evidenţa fiscală si evidenţa contabilă.
Verificarea lunară a corelaţiilor viramentelor obligaţiilor fiscale cu evidenţa contabilă
şi evidenţă fiscală.
II.2.OBIECTIVUL II- Evaluarea sistemului de control intern ala casieriei
66
II.2.1 Efectuarea lunară a controlului casieriei
Constatare:
S-au întocmit lunar procese verbale privind controlul casieriei, însă aceste controale nu
sunt consemnate pe fila registrului de casă din ziua în care a fost efectuat controlul, conform
Regulamentului operaţiilor de casă, prin aplicarea semnăturii şi a datei.
Cauze:
Inexistenţa unei proceduri privind controlul casieriei în care să se precizeze
formalizarea efectuării controlului casieriei prin semnarea pe fila registrului de casă din data
efectuării controlului.
Consecinţe:
Neconsemnarea efectuării controlului pe fila registrului de casă poate duce la
înlocuirea acestei file şi distorsionarea datelor din registrul de casă.
Recomandări: Formalizarea efectuării controlului casieriei prin semnarea pe fila
registrului de casă din data efectuării controlului casieriei.
III.CONCLUZII
În urma desfăşurării misiunii de audit „Evidenţa disponibilităţilor băneşti” s-au
identificat atât puncte tari cât şi puncte slabe în activitatea de organizare a evidenţei
disponibilităţilor băneşti, dar având în vedere existenţa unor preocupări în acest domeniu şi a
folosirii tuturor formelor de organizare şi urmărire prevăzute de legislaţia în vigoare, auditorul
intern acordă o asigurare rezonabilă asupra activităţii de organizare a evidenţei
disponibilităţilor băneşti desfăşurate în perioada 01.08.2011-30.04.2012.
Pe baza testărilor şi analizelor efectuate auditorul intern evaluează activitatea privind
evidenţa disponibilităţilor băneşti conform grilei:
Nr. Crt.
ObiectivulApreciere
Funcţional De îmbunătăţit Critic1. Modul de efectuare a
tranzacţiilor bancareX
2. Evaluarea sistemului de control intern al casieriei
X
Prezentul raport de audit a fost întocmit în baza listei centralizatoare a obiectelor
auditabile, a programului de audit şi a celui de intervenţie la faţa locului, a constatărilor
67
efectuate în faza de colectare şi prelucrare a informaţiilor şi în timpul muncii pe teren. Toate
constatările făcute au la baza documente de lucru întocmite pe care se bazează susţinerile.
Raportul a fost întocmit in 2 exemplare, unul pentru structura auditată şi unul la
Compartimentul Audit Intern al SC Electrica Furnizare SA SFEE Transilvania Sud Braşov.
Data Auditor intern31.05.2012 Mihăilă Elena
3.3.4. Supervizare
Supervizarea este activitatea de îndrumare, consiliere, supraveghere şi verificare
efectuată de supervizor asupra activităţii echipei de audit şi se desfăşoară pe tot parcursul
derulării misiunii prin semnarea documentelor întocmite.
Scopul supervizării este de a da asigurări că obiectivele misiunii de audit intern au fost
atinse la timp şi în condiţii de calitate.
Procedura de supervizare se concretizează în Lista de supervizare a documentelor.
În entitatea auditată compartimentul de audit intern este format dintr-o singură
persoană, situaţie deficitară în care nu poate fi asigurată supervizare.
Realizarea funcţiei de audit intern de către un compartiment format dintr-un singur
auditor intern prezintă, pe lângă riscul curent al întreruperii activităţii (concedii medicale,
concedii odihnă) şi nerespectarea standardelor internaţionale de audit intern.
3.4. ETAPA 4 – Urmărirea recomandărilor
Etapa are ca obiectiv asigurarea că recomandările din raportul de audit intern sunt
aplicate întocmai la termenele stabilite, în mod eficace, iar conducerea a evaluat riscul de
neaplicare a acestor recomandări.
Urmărirea recomandărilor de către auditorii interni este un proces prin care se constată
caracterul adecvat, eficacitatea şi oportunitatea acţiunilor întreprinse de conducerea entităţii
auditate pe baza recomandărilor din raportul de audit intern.
68
Finalitatea acestei proceduri este Fişa de urmărire a recomandărilor:
Procedura P17: Urmărirea recomandărilorSC ELECTRICA FURNIZARE SASFEETRANSILVANIA SUD BRAŞOVCompartiment Audit Intern
FIŞA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILORENTITATEA PUBLICĂ Serviciul de audit public intern Data:
Serviciul Financiar FiscalitateMisiunea de audit public intern: Evidenţa disponibilităţilor băneşti
Raport de audit nr.8920/31.05.2012
Nr crt.
Recomandarea ImplementatParţial
implementatNeimple- mentat
Data planificată/Data implementării
1. Întocmirea unei proceduri privind controlul casieriei
31.12.2012
2. Completarea fişei de post aferentă Şef Serviciu Financiar Fiscalitate cu obligativitatea efectuării lunare a controlului casieriei
30.06.2012
3. Semnarea centralizatorului zilnic de plăţi de către persoanele desemnate să autorizeze plăţile prin bancă
permanent
4. Întocmirea unei proceduri privind modul de stabilire, declarare şi plată a impozitului pe profit
31.12.2012
5. Completarea procedurii PO-6.4.1-01 privind „Stabilirea, declararea şi plata contribuţiilor sociale la bugetul asigurărilor sociale” cu responsabilităţi privind corelarea plăţii contribuţiilor sociale cu evidenţa fiscală şi evidenţa contabilă
31.12.2012
6. Verificarea lunară a corelaţiilor viramentelor obligaţiilor fiscale cu evidenţa contabilă şi evidenţa fiscală
permanent
7. Formalizarea efectuării controlului casieriei prin semnarea pe fila registrului de casă din data efectuării controlului casieriei
permanent
Entitatea/structura auditată: Serviciul Financiar FiscalitateData şi semnătura conducătorului: Auditori interni: Mihăilă ElenaData şi semnătura:
Cap 4. PERSPECTIVE ÎN DEZVOLTAREA AUDITULUI INTERN ÎN
ROMÂNIA
69
Evoluţiile recente pe plan internaţional, în special marile cazuri de fraudă şi faliment
care au afectat atât mediul de afaceri de peste ocean, cât şi cel european, au adus în actualitate
mai mult ca niciodată tema unei guvernanţe corporative eficiente şi transparente.
Ca o consecinţă evidentă, comitetele de audit şi conducerea executivă se bazează din
ce în ce mai mult pe auditul intern pentru a-şi îndeplini responsabilităţile privind guvernanţă.
Pentru a răspunde acestor cerinţe în creştere, auditul intern trebuie să îşi desfăşoare
activitatea la cel mai înalt nivel profesional şi calitativ şi să urmărească îmbunătăţirea
continuă a performanţelor.
În general este nevoie ca prin asociere să existe minim 2 auditori interni pentru a se
asigura o acoperire adecvată, considerându-se că o structură cu 6 persoane încadrate cu normă
întreagă ar fi suficientă pentru ca activitatea de audit intern să fie eficientă.
4.1. Perspective în auditul privat
În momentul de faţă, în România în ceea ce priveşte organizarea auditului intern în
cadrul instituţiilor din sectorul particular există lacune de natură legislativă (lipsa legislaţiei în
domeniu), precum şi organizarea defectuoasă sau chiar lipsa cu desăvârşire a departamentelor
de audit intern din cadrul societăţilor comerciale. Aceste neajunsuri ar trebui să constituie o
prioritate pentru o bună dezvoltare a domeniului economic.
Pe plan intern firmele au obligaţia de a constitui departamente de audit intern sau mai
există varianta externalizării auditului.
În România, auditul intern are un caracter de pionierat în sectorul privat, datorită
faptului că s-a acordat o atenţie sporită doar mediului public în detrimentul celui privat.
Pentru o cât mai bună implementare a Standardelor Internaţionale de Audit este bine a se
sublinia faptul că auditorii interni şi managerul trebuie priviţi ca parteneri şi nu ca adversari,
având aceleaşi obiective, printre care eficacitatea actului de management şi atingerea ţintelor
propuse. Managerii trebuie să înţeleagă recomandările auditorilor, să perceapă ajutorul pe care
îl primesc pentru stăpânirea riscurilor care apar şi evoluează continuu, raportat la poziţia
acestora în cadrul entităţii.23
Standardele Internaţionale precizează că auditorul intern nu trebuie să cunoască toate
meseriile din lume. Oricât s-ar strădui, acesta nu poate fi la fel de bun ca cel care face zilnic
acelaşi lucru, deci munca auditorului intern poate fi ineficientă în această situaţie, de aceea se
23 M. Ghiţă, M. Sprânceană, Auditul intern al instituţiilor publice, Bucureşti, Editura Tribuna Economică, 2004, p.19.
70
recomandă lucrul în echipă formată din specialişti în domeniile auditate. Specialitatea
auditorului intern este sistemul de control intern. Însă pentru a-şi putea exercita specialitatea,
acesta trebuie să aibă o bună cunoaştere a mediului pe care-l auditează, să înţeleagă cadrul
legislativ şi normativ şi să-şi însuşească cultura organizaţională.24
Pe măsură ce firmele româneşti încep să vadă avantajele ce rezultă din dezvoltarea
şi consolidarea operaţiunilor de audit intern, vor fi conştienţi şi de avantajele pe care le
oferă consultanţa oferită de specialişti cu experienţă internaţională. În ciuda denumirii date
acestei practici, auditul intern nu trebuie să fie realizat neapărat de personalul companiei.
Deosebirea faţă de un control extern constă în faptul că observaţiile şi concluziile
auditorilor interni rămân confidenţiale. Unul dintre principalele avantaje ale implicării
unui consultant extern în auditul intern este acela al unei garanţii suplimentare de
independenţă. Prin urmare este probabil că acesta va contribui la dezvoltarea unui
departament eficient de audit, care va obţine rezultate în optimizarea practicilor în afacerile
companiei.
Un consultant extern poate ajuta compania în activităţile sale de audit intern în
patru modalităţi principale:
poate conduce singur departamentul de Audit Intern, ceea ce înseamnă că firma îşi va
externaliza integral activităţile de audit intern către consultantul extern;
poate contribui la înfiinţarea unui departament de Auditului Intern, aceasta
însemnând că poate angaja personal, poate ajuta la stabilirea obiectivelor şi definirea
principiilor de baza conform cărora va funcţiona departamentul;
poate ajuta la restructurarea departamentului de Audit Intern, de exemplu făcând
recomandări pentru recrutarea sau reorientarea profesională a personalului.
poate efectua o evaluare a departamentului de Audit Intern din punctul de vedere al
asigurării calităţii. Evaluarea poate implica efectuarea unei comparaţii între
departamentul de audit intern şi departamentele altor companii
Externalizarea auditului poate fi realizată fără a fi denaturată funcţia acestuia,
deoarece însăşi forţa acestei funcţii constă în faptul că cei care o exercită sunt impregnaţi de
cultura mediului lor.
4.2. Auditul intern şi guvernarea organizaţiilor. Conceptul de valoare adăugată
Guvernarea organizaţiilor reprezintă un concept foarte larg, care influenţează într-o
mare măsură şi auditul intern.
24 M. Ghiţă , Auditul Intern, Ed. Economică, Bucureşti, 2009, p. 53
71
În consecinţă, numai după studierea domeniului guvernanţei corporative, al
managementului riscurilor şi al sistemului de control intern putem aborda la adevărata
valoare auditul intern şi rolul acestuia în organizaţie.25
Conducerea corporatistă s-a impus în urma eşecurilor răsunătoare ale unor mari
companii naţionale şi multinaţionale.
Conceptul de guvernare a organizaţiilor înglobează ansamblul funcţiilor şi
activităţilor manageriale desfăşurate indiferent de nivel, prin care se asigură transparenţa
tuturor operaţiunilor efectuate, monitorizarea şi adaptarea continuă a sistemului de control
intern în vederea gestionării legale şi eficiente a riscurilor potenţiale şi care să confere
managementului şi organizaţiei un plus de siguranţă în aplicarea strategiilor, tacticilor şi
politicilor stabilite.
Domeniile vizate de conceptul conducerii corporatiste sunt: cultura organizaţiei,
managementul riscului, evaluări ale afacerii, rolul managerilor, rapoarte externe, auditul
extern şi auditul intern.
Cu toate că există încă destui manageri deranjaţi de perspectivele modernizării
auditului intern şi ale dezvoltării unui sistem de control intern care să prevină frauda,
inevitabil auditul intern se impune sub presiunea realităţilor impuse de integrarea României
în Uniunea Europeană, ale intensificării luptei împotriva corupţiei, fiind funcţia care poate
aduce un plus de transparenţă într-o societate atât de controversată şi viciată. Într-un
asemenea context, auditul public intern răspunde atât exigenţelor aplicării principiului
guvernanţei corporatiste de prevenire a fraudelor prin asigurarea transparenţei afacerilor şi
operaţiunilor, cât şi a aspiraţiilor managementului de a obţine un plus de asigurare că
organizaţia pe care o conduce este pe drumul cel bun şi că strategiile, tacticile şi politicile
utilizate sunt cele mai eficiente.
Standardele IIA utilizează termenul de valoare adăugată în dezvoltarea conceptelor
privind auditul intern, însă există multe discuţii despre modalităţile de evaluare a acesteia.
Analizând procesele de producţie, este mai uşor de stabilit valoarea adăugată, deoarece
această situaţie de cele mai multe ori este evidentă.
În cazul auditului intern este dificilă munca de cuantificare a valorii adăugate aduse
entităţii auditate. Desigur, poate fi considerată ca valoare adăugată schimbarea mentalităţii
celor auditaţi, recomandările privind evaluarea riscurilor şi reorganizarea sistemului de
control managerial, dar acestea sunt greu, dacă nu imposibil de cuantificat.
25 M. Ghiţă , Guvernanţa corporativă, Ed. Economică, Bucureşti, 2008, p. 16
72
Managerii, în cea mai mare parte, aşteaptă sprijin în cazul decizional, prin concluziile
şi recomandările oferite de auditul intern, respectiv un ajutor efectiv, care obligă serviciul de
audit să devină un serviciu tot mai valoros pentru management.
Serviciile oferite de structura de audit intern se referă fie la consilierea
managementului pentru a face lucrurile mai bine, fie la asigurarea funcţionalităţii sistemului
de control intern, dar managerul rămâne în final responsabil pentru deciziile luate.
În general, auditul intern este implementat prin aplicarea standardelor de audit intern
recunoscute internaţional. În România există lege şi avem cadru normativ şi procedural, în
continuă dezvoltare, iar standardele de audit intern devin o practică în marea majoritate a
entităţilor.
Auditul intern nu mai este un lux, ci a devenit o necesitate pentru managerii
conştienţi că sunt răspunzători pentru protecţia organizaţiilor pe care le conduc împotriva
apariţiei şi manifestării riscurilor şi ameninţărilor care le pot pune în pericol obiectivele.
Plusvaloarea muncii de audit intern nu este numai raportul său şi nici chiar
recomandările şi concluziile,care de fapt constituie un mijloc de comunicare cu
managementul entităţii auditate.26
Valoarea auditului intern este reprezentată de capacitatea sa de a îmbunătăţi sistemul
de control intern al entităţii. Valoarea lui constă în capacitatea acestuia de a face organizaţia
să prospere. Auditorul intern este deci creator de valoare prin intermediul economiilor pe
care le generează, al oportunităţilor pe care le creează şi al pierderilor evitate ca urmare a
activităţii sale.
Bibliografie1. M. Ghiţă, Guvernanţa corporativă, Ed. Economică, Bucureşti, 2008
2. M. Ghiţă, Auditul Intern, Ed. Economică, Bucureşti, 2009
3. M. Ghiţă, E. Ghiţă, A. G. Manta, D. Voinea,Guvernanţa corporativă şi auditul Intern, Ed. Universitaria, Craiova, 2009
4. M. Ghiţă, M. Sprânceană, Auditul intern al instituţiilor publice, Bucureşti, Editura Tribuna Economică, 2004
5. A. Munteanu, Auditul sistemelor informaţionale contabile-cadru general, Ed. Polirom, 2001
26 M. Ghiţă , Auditul Intern, Ed. Economică, Bucureşti, 2009, p. 75
73
6. M. Popescu, P.D. Gruia, C.M. Podolan, Controlul financiar extern & auditul performanţei, Ed.Bren, Bucureşti, 2011
7. Jacques Renard – Theorie et practique de l’audit interne, Editions d’Organisation, Paris, France, 2002, tradusă în România printr-un proiect finanţat de PHARE, sub coordonarea Ministerului Finanţelor Publice, Bucureşti, 2003
8. A. Rusovici, F. Cojoc, Gh. Rusu, Audit financiar la societăţile comerciale, Ed. Regia Autonomă Monitorul Oficial, Bucureşti, 2003
9. M. Toma, Iniţiere în auditul situaţiilor financiare ale unei entităţi, Ed. CECCAR, Bucureşti, 2005
10. Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, Monitorul Oficial nr. 953/2002
11. Hotărârea nr. 88/2007 pentru aprobarea Normelor de audit intern, elaborate de CAFR, Monitorul Oficial nr. 416/2007
12. Hotărârea de Guvern nr. 675 din 28.06.2007 privind reorganizarea prin divizare parţială a societăţilor de distribuţie şi furnizare a energiei electrice
13. Ordonanţa Guvernului nr. 37/2004 pentru modificarea şi completarea reglementărilor privind auditul intern, Monitorul Oficial nr. 91/2004
14. OMFP nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activităţii de audit public intern, Monitorul Oficial nr. 130 bis/2003
15. OMFP nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduita etică a auditorului intern, Monitorul Oficial nr. 128/2004
16. OMFP nr. 769/2003 pentru aprobarea procedurii de avizare a numirii sau destituirii şefilor compartimentelor de audit public intern in entităţile publice
17. OMFP nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management şi control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, Monitorul Oficial nr. 675/2005
18. OMFP nr. 1389/2006 privind modificarea si completarea Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, Monitorul Oficial nr. 771/2006
19. OMFP nr. 1649/2011 privind modificarea si completarea Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, Monitorul Oficial nr. 140/2011
20. Decret 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operaţiilor de casă
21. OMFP 1850/2001 privind registrele şi forularele financiar-contabile
22. Legea 82/1991 a contabilităţii, actualizată
74
23. Controlul economic financiar, Numărul 1, ianuarie 2010
24. Controlul economic financiar, Numărul 5, mai 2010
25. www.mfinante.ro . UCAAPI – Ghiduri practice
26. www.electrica.ro
75