BAB I PENDAHULUAN

A.

Latar Belakang Diterapkannya Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2008 tentang Pedoman Penyusunan Organisasi Perangkat Daerah, menjadi tuntutan bagi Pemerintah Daerah dalam mendorong percepatan reformasi birokrasi yang diawali dengan penguatan kelembagaan organisasi, tatalaksana dan sumberdaya aparatur. Bagi Aparatur Pemerintah dituntut untuk lebih profesional dalam menyelenggarakan tugas-tugas pemerintahan. Tuntutan ini membutuhkan aparatur yang benar-benar mempunyai semangat, kemauan serta kesanggupan untuk meningkatkan pelaksanaan tugas sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Selain itu juga harus dapat secara cepat dan tepat mengantisipasi segala kegiatan penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan sekaligus dalam upaya peningkatan pelayanan yang lebih berdaya guna dan berhasil guna. Untuk itu, Sekretariat DPRD Kabupaten Muara Enim harus dapat memantapkan peran kepemimpinannya dalam mewujudkan SDM aparatur yang mampu menyelenggarakan tugas pokok dan fungsi pelayanannya bagi anggota dan pimpinan DPRD Kabupaten Muara Enim. Peningkatan pelayanan prima di lingkungan Sekretariat DPRD Kabupaten Muara Enim sangatlah menuntut kapasitas aparatur yang berperan selain sebagai pelayan (steward) juga sebagai perancang (designer) dan guru (teacher). Namun demikian, kenyataannya masih ditemui adanya beberapa permasalahan terkait dengan ketersediaan aparatur pelayan yang berkualitas dalam menyelenggarakan tugas pokok dan fungsinya. Karena itu, pemantapan peran kepemimpinan dalam rangka mewujudkan pelayanan prima di lingkungan Sekretariat DPRD Kabupaten Muara Enim sudah selayaknya segera dilaksanakan secara sistematis dan berkesinambungan sehingga diharapkan

1

dapat memberikan masukan dalam mewujudkan pelayanan prima bagi anggota dan pimpinan DPRD Kabupaten Muara Enim. B. Hakikat Permasalahan Hakikat permasalahan diinventarisir berdasarkan penetapan Judul KTP2 yang telah di sahkan yakni : Optimalisasi

pelayanan prima bagi pimpinan dan anggota DPRD pada sekretariat DPRD Kabupaten Muara Enim Provinsi Sumatera Selatan. Berdasarkan judul tersebut, dapat dijelaskan deskripsi masalah dan ruusan masalah sebagai berikut : 1. Deskripsi Masalah Permasalahan dalam penulisan Karya Tulis Prestasi Perorangan ini ditinjau dari aspek isu strategis (aktual) yang berkembang di lingkungan Sekretariat DPRD Kabupaten Muara Enim dan terkait erat dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi organisasi dalam memberikan pelayanan prima kepada pimpinan dan anggota Dewan. Berdasarkan isu strategis yang berkembang dapat diidentifikasi permasalahan sebagai berikut : a. b. c. d. Kompetensi aparatur belum optimal Penerapan Standar Pelayanan Minimum (SPM) belum terlaksana. Disiplin aparatur rendah Sarana dan prasarana kerja belum memadai bila dibandingkan dengan semakin tingginya beban dan volume kerja pelayanan 2. Rumusan Masalah Untuk memberikan jawaban sementara dari analisis masalah, maka dirumuskan rumusan masalah sebagai berikut : sejauhmana kapasitas kepemimpinan aparatur Sekretariat DPRD berpengaruh terhadap pelayanan prima bagi pimpinan dan anggota DPRD Kabupaten Muara Enim Provinsi Sumatera Selatan.

2

C. Tujuan Penulisan Penyusunan KTP2 bertujuan secara akademis adalah untuk mewujudkan secara sistematis refleksi hasil pembelajaran yaitu Kajian Paradigma, Kajian Kebijakan Publik dan Kajian Manajemen Stratejik sebagai basis pembelajaran Diklatpim Tk. II XXIX Kelas G Angkatan tahun 2010. Sedangkan secara praktis bertujuan

untuk mengidentifikasi faktor-faktor lingkungan stratejik yang berpengaruh terhadap pemantapan kepemimpinan aparatur yang dapat dapat memberikan kontribusi bagi Sekretariat DPRD dalam mengoptimalkan pelayanan prima kepada pimpinan dan anggota DPRD Kabupaten Muara Enim.

D. Sistimatika Penulisan Sistimatika penulisan Karya Tulis Prestasi Perorangan ini terdiri dari 6 (enam) bab yang terdiri dari : Bab I Pendahuluan, permasalahan, Penulisan. Bab II Kerangka Konseptual, terdiri dari konsepsi paradigma kepemimpinan, Bab III Bab IV Bab V Bab VI konsepsi kebijakan public, konsepsi manajemen stratejik dan konsepsi pelayanan prima.. Instrumen Analisis, terdiri dari metode penulisan dan metode pengumpulan data. Analisis, terdiri dari gambaran umum dan analisis dari aspek kajian manajemen Stratejik. Rekomendasi dan Rencana Aksi, terdiri dari rekomendasi dan rencana aksi. Penutup. terdiri Tujuan dari latar belakang, dan hakekat Penulisan Sistematika

3

BAB II KERANGKA KONSEPTUAL

A. Konsepsi Paradigma 1. Paradigma Organisasi Pembelajaran Pada dasarnya paradigma adalah merupakan istilah yang berasal dari bahasa Yunani yakni Paradiegma, yang berarti model, pola atau contoh. Dalam perkembangan selanjutnya terdapat beberapa pengertian-pengertian yang terkait dengan makna dan unsur paradigma. Untuk kepentingan analisis, paradigma disini digunakan dalam pengertian teori dasar atau cara pandang yang fundamental, dilandasi nilai-nilai tertentu dan berisikan teori pokok, konsep, asumsi, metodologi atau cara pendekatan yang dapat digunakan para teoritisi atau praktisi dalam menanggapi Akhir-akhir penerapan ini permasalahan berkembang pembelajaran hidup pesat yang dan kehidupan dan kemanusiaan (Mustopadidjaja, AR; 1985). pemikiran dapat organisasi dijadikan

sebagai suatu komponen paradigma baru, karena dipandang sebagai alat yang efektif untuk menangani dan memecahkan masalah yang berciri kerumitan, perubahan cepat dan ketidak pastian. Akibat adanya pengaruh langsung dari globalisasi dimana Indonesia sebagai suatu negara tidak dapat melepaskan ketergantungan dari pengaruh globalisasi. Paling tidak ada 5 (lima) komponen Esensi pokok yang perlu penting diperhatikan dalam untuk mengembangkan pembelajaran dalam membangun paradigma. yang paling organisasi pembelajaran adalah adanya keutuhan atau holistik dalam membangun organisasi pembelajaran yang mampu memahami kemampuan organisasi, mengatasi masalah dan mewujudkan hasil yang nyata. Disamping itu harus saling ketergantungan untuk membentuk Visi dan Misi bersama dalam ide-ide yang inovatif.

4

SISTEMS THINKING

SHARED VISION

TEAM LEARNING

DIALOGUE

PERSONAL MASTERY

MENTAL MODELS

Gambar 1. Organisasi Pembelajaran Menurut Senge (1996) pemimpin yang ingin membangun organisasi pembelajaran harus melakukan hal-hal sebagai berikut : memainkan peran baru (new rules) yaitu sebagai perancang (designer), guru (teacher), dan pelayan (steward). Memiliki keterampilan baru (new skill), dan mampu membangun visi bersama (shared vision), memunculkan kepermukaan mental model stafnya serta mampu mengaplikasikan sarana baru (new tools) bagi pemetaan masalah, yakni archetype dan causal loop untuk menemukan fundamental problem dan menyelesaikan masalah tersebut baik dengan symptomatic solution, maupun fundamental solution. Kepiawaian pribadi atau personal mastery adalah mereka yang memiliki secara khusus sense of purpose dan berada dibelakang visi dan tujuannya. Baginya visi merupakan panggilan bukan hanya sekedar ide yang bagus, mereka juga melihat current reality sebagai kawan, bukan lawah/musuh, sehingga dapat belajar bagaimana memahami dan bekerja dengan kekuatan pembaharuan bukan melawan kekuatan tersebut. Mereka selalu ingin tahu, tidak pernah merasa arrive. Mereka memiliki komitmen untuk secara terus menerus melihat realitas secara obyektif dan unilateral mengendalikannya.

5

Dalam membangun visi bersama (shared vision) adalah mendorong visi pribadi, mengkomunikasikan visi pribadi dan meminta dukungan, merumuskan visi yang merupakan proses berkelanjutan, memadukan visi ekstrinsik dan intrinsik, serta membedakan visi positip dan visi negative. Model mental keterampilan adalah melihat lompatan abstraksi atau melihat kesenjangan, menyeimbangkan keinginan dan kebutuhan, dan membedakan menghindari teori dan kenyataan, serta tim mengenali rutinitas. Pembelajaran

artinya sekumpulan orang yang bersama-sama melakukan kegiatan belajar. Pembelajaran tim juga dapat meningkatkan keterampilan berkomunikasi dan kemampuan mengaitkan apa yang kita lihat dengan apa yang kita simpulkan. Pembelajaran tim juga mentransformasikan keterampilan (skill) ke dalam kemampuan seseorang yang selanjutnya melahirkan pikiran bersama. Berpikir sistemik adalah berfikir holistik tidak linear dan mampu melihat keterkaitan sebagai suatu proses bukan melihat penggalan-penggalan yang berdiri sendiri; tidak bias dan hanya menyalahkan, dapat merinci masalah yang rumit, mencari akar masalah sebagai titik tumpu, mencari jalan keluar terhadap gejala-gejala yang dapat ditimbulkan dari suatu solusi. 2. Kepemimpinan Menurut Sondang P. Siagian, Kepemimpinan didefinisikan sebagai Kemampuan seseorang untuk mempengaruhi para anggota organisasi untuk mau melakukan hal-hal yang diinginkan oleh pimpinannya dalam rangka pencapaian tujuan organisasi terlepas dari preferensi pribadi para anggota yang bersangkutan. mendefisinikan Sedangkan kepemimpinan Purnaman dalam Natakusumah makalahnya

Kepemimpinan Aparatur menyatakan bahwa dalam studi kepustakaannya dapat disimpulkan bahwa : Kepemimpinan walaupun sebagian merupakan kekuatan yang dimiliki individu tetapi lebih banyak merupakan kekuatan sistemik dari kaulitas

6

kerjasama manusia yang dipengaruhi oleh komposisi berbagai dimensi gaya dan karakteristik kepemimpinan dalam beriteraksi dengan dinamika situasi lingkungannya. Nilai kepemimpinan adalah kriteria tentang kebenaran kepemimpinan yang diyakini dapat diterapkan dalam kehidupan organisasi. Oleh karena itu nilai-nilai kepemimpinan adalah sejumlah kriteria kepemimpinan yang diharapkan diterapkan oleh seorang pemimpin ketika ia melaksanakan peran dan tugasnya. Dengan demikian kepemimpinan aparatur merupakan kekuatan yang sistemik yang memadukan interaksi sinerjik antara kekuatan-kekuatan internal dan eksternal lingkungan aparatur, sehingga mampu membangun dan merealisasikan visi, misi dan nilai-nilai pemerintahan, peka, mampu serta berani memberikan respons yang tepat terhadap setiap tantangan dan peluang yang dihadapi (Purnaman, 2005). Pemimpin dapat berperan sebagai transformer, innovator atau pendorong innovator, serta dapat mengubah dari yang tidak mungkin menjadi mungkin. Untuk menelaah strategi kepemimpinan aparatur yang yang berhasil secara dalam teori meningkatkan dapat ditelaah kinerja peran efektif,

kepemimpinan seperti dikemukakan oleh Peter Senge (1990): 1. Sebagai perancang pemimpin harus dapat merencanakan pekerjaannya misi, dan bekerja tujuan sesuai dan rencananya kegiatan seperti untuk merancang dan membangun visi bersama, mempertajam merumuskan strategi mencapai tujuan. 2. Sebagai pelaksana tugas seorang pemimpin tidak hanya membesarkan secara fisik tapi harus dapat membelajarkan, etika dan keteladanan dalam suatu system dan struktur tertentu sehingga pimpinan hanya mengayomi. 3. Sebagai guru, pemimpin harus bersikap dan bertindak yang mengilhami staf untuk dapat belajar sepanjang hayat melalui keterbukaan, demokrasi, dan keteladanan yang mendorong tumbuhnya pembelajaran.

7

Keterampilan-keterampilan pribadi, membangun visi menantang model-model

baru

termasuk

kepiawaian dan dan tim,

bersama,

memunculkan

mental,

pembelajaran

mengikatkan diri ke dalam system berpikir. B. Konsepsi Kebijakan Publik Kebijakan publik merupakan suatu proses kebijakan yang pada pokoknya terjadi pada tiga kegiatan utama yaitu : Kegiatan formulasi, implementasi dan evaluasi kinerja kebijakan. Proses kebijakan (policy process) tersebut berlangsung dalam suatu sistem kebijakan (policy system) dan dinamika kehidupan bernegara, yang menyentuh unsur negara dan struktur kelembagaan pemerintahan dan masyarakat pada seluruh administrasi pemerintahan yang terbentang luas diseluruh wilayah negara. Suatu kebijakan yang dilakukan oleh penyelenggara Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI) yang melalui berbagai kegiatan dalam proses kebijakan, seharusnya dilakukan menurut prinsipprinsip yang terkandung dalam dimensi-dimensi nilai SANKRI, termasuk kepastian organisasi, demokrasi, desentralisasi, partisipasi, transparansi, rasional dan bertanggung jawab (buku SANKRI-LAN Jakarta, 2003 hal 137). Menurut Mustopadidjaja AR, (UI Press: 1992), Kebijakan Publik merupakan fenomena yang kompleks dan dinamis, meliputi berbagai bidang kehidupan, yang dapat dikaji dari berbagai disiplin ilmu. Selanjutnya beliau menjelaskan manajemen proses kebijakan publik, (LAN 2001, 2002), bahwa Kebijakan publik pada dasarnya adalah suatu keputusan yang dimaksudkan untuk mengatasi permasalahan tertentu, untuk melakukan kegiatan tertentu, atau untuk mencapai tujuan tertentu, yang dilakukan oleh lembaga pemerintah yang berkewenangan dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan negara dan pembangunan bangsa.

C. Konsepsi Manajemen Stratejik

8

Manajemen memformulasikan, keputusan lintas

Stratejik fungsi

adalah dan

seni

dan

pengetahuan pengambilan memungkinkan

melaksanakan

evaluasi

organisasi

sehingga

organisasi mencapai tujuan (Fred R. David, dalam Strategic Management 5th edition). Manajemen Stratejik terdiri dari 2 (dua) bagian, yakni : 1. Perencanaan Stratejik (Strategic Planning), yaitu merumuskan tujuan dan sasaran organisasi serta strategi yang dipilih, untuk mencapai tujuan/sasaran organisasi; 2. Manajemen merumuskan kinerja (Performance kinerja Management), yaitu pengukuran terhadap implementasi

perencanaan strategik untuk keperluan akuntabilitas, serta memonitor hasilnya untuk memonitor hasilnya untuk keperluan evaluasi dan umpan balik (feedback) Perencanaan sebagai berikut : 1. Menetapkan Visi, Misi dan Nilai. Visi (Vision) mencerminkan keinginan-keinginan yang akan dicapai di masa mendatang berdasarkan kemampuan yang ada dalam kurun waktu tertentu. Misi (Mission) ditetapkan dengan berorientasi pada pelanggan guna pencapaian tujuan dan sasaran yang ingin dicapai. Nilai (Value) adalah sesuatu yang mendorong setiap individu atau organisasi, untuk melakukan tindakan sesuai dengan visi dan misi yang diembannya. 2. Pencermatan Lingkungan Internal, Eksternal dan Kesimpulan Pencermatan Lingkungan Internal (PLI) pada dasarnya adalah proses identifikasi dan analisis untuk menguraikan kekuatan dan kelemahan faktor internal organisasi, yang mencakup SDM, pembiayaan, efektivitas dan efisiensi, sarana prasarana dan lain-lain yang memiliki pengaruh terhadap pembuatan kebijakan/keputusan organisasi; Stratejik terdiri dari langkah-langkah

9

-

Pencermatan Lingkungan Eksternal (PLE) adalah proses identifikasi dan analisis terhadap berbagai faktor lingkungan luar organisasi, seperti pengaruh perkembangan sosial, ekonomi, politik, teknologi dan lain-lain yang memiliki pengaruh terhadap kebijakan organisasi;

-

KAFI

(Kesimpulan

Analisis

Faktor

Internal

)

dan

KAFE

(Kesimpulan Analisis Faktor Eksternal) merupakan daftar prioritas faktor lingkungan, baik internal maupun eksternal serta dampaknya terhadap masa depan organisasi yang selanjutnya akan berpengaruh pada hubungan internal dan eksternal organisasi. 3. Analisis Strategis dan Pilihan serta Faktor Kunci Keberhasilan Analisis strategis dan Pilihan (Strategic Analysis dan Choice) yang dilakukan dengan metode SWOT terhadap berbagai faktor pengaruh lingkungan stratejik, untuk mengetahui berbagai strategi kunci yang selanjutnya ditentukan sejumlah pilihan strategis (strategis choice). Faktor-faktor kunci keberhasilan (critical success factors) adalah topik atau bidang yang berkaitan secara luas dengan misi. Kinerja sangat dipengaruhi oleh bagaimana suatu organisasi atau pelanggan menerima sukses atau kegagalan dari suatu misi organisasi. 4. Menetapkan Tujuan, Sasaran dan Strategi Organisasi Tujuan (Goal) merupakan penjabaran implementasi dari pernyataan misi. Tujuan adalah hasil yang akan dicapai atau dihasilkan dalam jangka waktu 1 (satu) sampai dengan 5 (lima) tahun; Sasaran (Objective) adalah penjabaran dari tujuan, yaitu sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh suatu organisasi dalam jangka waktu tahunan, semesteran, triwulanan atau bulanan. Sasaran diusahakan dalam bentuk kuantitatif sehingga dapat diukur; Strategi (Strategy) adalah suatu upaya untuk merealisasikan tujuan dan sasaran organisasi yang telah ditetapkan. Sedangkan pemilihan strategi adalah proses pembuatan

10

keputusan untuk memilih alternatif terbaik dalam upaya pencapaian tujuan dan sasaran dengan cara yang paling baik, yaitu dengan menentukan kebijakan, program dan kegiatan organisasi. Kebijakan adalah pedoman pelaksanaan bagi tindakantindakan tertentu berdasarkan strategi pencapaiaan tujuan dan sasaran. Program merupakan proses penentuan jenis dan jumlah sumberdaya yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan suatu Renstra. Kegiatan merupakan segala sesuatu yang harus dilakukan oleh unit-unit kerja organisasi dalam rangka merealisasikan program kerja operasional. Sedangkan Manajemen Kinerja terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut : 1. Penetapan Akuntabilitas dan Pelaksanaan Rencana Akuntabilitas (Accountability) adalah kewajiban seorang pejabat/suatu organisasi untuk menjawab dan menjelaskan kinerja dan atau tindakannya, kepada pihak-pihak yang mempunyai hak untuk meminta jawaban dan penjelasannya atas kinerja dan atau tindakan pejabat/organisasi tersebut. Pelaksanaan Rencana (Implementation Plan) diwujudkan dalam bentuk laporan siapa program rencana kerja, ini jadwal waktu pada dengan pelaksanaan dan penanggung jawabnya.

umumnya pelaksanaan Rencana Kerja Tahunan. 2. Pemantauan dan Umpan Balik -

diwujudkan

Pemantauan (Monitoring) bertujuan untuk mengetahui sejauh mana pelaksanaan program dilaksanakan, apakah telah sesuai dengan tujuan dan sasaran yang ditetapkan atau terjadi penyimpangan dalam pelaksanaannya;

-

Umpan Balik (Feed Back) adalah merupakan penyampaian masukan berdasarkan informasi atau laporan untuk keperluan penyesuaian pelaksanaan rencana di masa yang

11

akan datang berdasarkan pelaksanaan di masa yang lalu, sesuai dengan standar yang telah ditentukan.

Pencermatan Lingkungan Internal

KAFIR E N S T R A

Visi

Misi

NilaiPencermatan Lingkungan Eksternal

KAFEStrategi Operasio nal

Analisis Strategi dan PilihanIndikator Pengukuran Kinerja

FaktorFaktor Kunci Keberhasila nSistem Pemantauan & Pengawasan

Tuju an

Sasar an

Laporan Pelaksanaan Pertanggungjawab an

M A N J A

Gambar 2. Skema Manajemen Stratejik D. Konsepsi Pelayanan Prima Arti pelayanan adalah suatu proses bantuan dan hubungan interpersonal pelayanan agar tercipta kepada dan baik orang lain dengan caracara tertentu yang memerlukan kepekaan kepuasan (produk), keberhasilan. Setiap menghasilkan

berupa barang maupun jasa. Pengertian pelayanan umum menurut Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 81 tahun 1993 tentang segala oleh bentuk instansi kegiatan pelayanan Pusat, umum didaerah yang dan dilaksanakan Pemerintah

Lingkungan Badan Usaha Milik Negara dan Daerah dalam bentuk barang dan jasa. Baik dalam rangka upaya pemenuhan kebutuhan masyarakat maupaun dalam dalam rangka rangka pelaksanaan meningkatkan Pendayagunaan peraturankualitas Aparatur peraturan perundang-undangan. Selanjutnya pelayanan yang prima, Kementrian

Negara (PAN) telah merevisi Kepmen

PAN No.81 tahun 1993

12

tentang Pedoman Tata Laksana Pelayanan Umum melalui Kepmen PAN No.63/KEP/M.PAN/7/2003 tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan prima, sebagai upaya lebih lanjut terhadap memuat perbaikan pelayanan prima. Kepmen PAN tersebut azas-azas pelayanan prima seperti kesamaan transparansi, hak serta kondisional, partisipatif,

akuntabilitas,

keseimbangan antara hak dan kewajiban. Sedangkan prinsip-prinsip penyelenggaraan kesederhanaan, pelayanan prima seperti yang termuat dalam kebijakan tersebut adalah kejelasan, kepastian waktu, akurasi, keamanan, tanggung jawab, kelengkapan sarana dan prasarana, kemudahan akses, kedisiplinan, kesopanan dan keramahan, serta kenyamanan yang dilaksanakan secara efektif, efisien dan akuntabel. Efektif yang meliputi setiap pelayanan harus tepat waktu dan tepat sasaran, prosedur pelayanan yang berklenajutan, manfaat pelayanan diharapkan menyentuh inti pelayanan tersebut dan diharapkan bernilai tambah. Efisien yang meliputi pelayanan yang diberikan disesuaikan dengan standar pelayanan, pelayanan harus mampu memuaskan pelanggan (consumer) dan tidak berbelit-belit. Akuntabel disesuaikan memuaskan prima. Sedangkan pelayanan prima yang menjadi variabel kajian dalam analisa masalah membangun kapasitas kepemimpinan dalam meningkatkan kualitas pelayanan prima di Sekretariat DPRD Kabupaten Muara Enim dititikberatkan kepada pelayanan kepada anggota Dewan yang efektif, efisien dan akuntabel sebagaimana definisi operasional diatas. yang meliputi pelayanan harus selaras ditetapkan kepada antara untuk perencanaan dengan pelaksanaan, pelayanan yang diberikan dengan kewajaran serta biaya yang berpedoman pelanggan pelayanan

13

BAB III INSTRUMEN ANALISIS

A. Metode Penulisan Metode yang digunakan dalam penulisan KTP-2 ini adalah metode deskriptif naratif. Pemilihan metode ini didasarkan atas pertimbangan bahwa analisis masalah difokuskan untuk menggambarkan proses atau peristiwa yang ada pada masa sekarang serta terhadap masalah-masalah yang aktual sehubungan dengan fokus penulisan ini. Instrumen analisis sebagaimana dijelaskan dalam kerangka konseptual dipilih aspek kajian manajemen stratejik dengan teknik analisis SWOT. B. Metode Pengumpulan Data 1. Sumber Data Data yang diperlukan dalam penyusunan KTP2 ini dibedakan dalam dua macam, yaitu data primer dan data sekunder. Data primer merupakan data yang diperoleh secara langsung dari instansi permanen, sedangkan data sekunder merupakan data yang telah tersedia dan telah diolah oleh sumber data. Data yang diperlukan setidaknya mencakup data kondisi actual sumberdaya aparatur dan pelayanan publik dari Sekretariat DPRD Kabupaten Muara Enim. Untuk mendapatkan data tadi, sebagai sumber data utama adalah seluruh staf di lingkungan Sekretariat DPRD Kabupaten Muara Enim. Teknik pengumpulan data dilakukan melalui kegiatan : a. Telaah Dokumen Telaah dokumen, yakni prosedur pengolahan data yang menghasilkan data berupa teori-teori dan pendapat-pendapat para pakar yang telah diterima dan diakui kebenarannya. Data tersebut diperoleh dengan cara membaca dan menelaah berbagai buku bacaan, peraturan perundangundangan, kebijakan-kebijakan pemerintah Kabupaten Muara Enim, dokumen-dokumen, diktat-diktat, dan berbagai jenis

14

bacaan

lainnya

dan

berhubungan

dengan

fokus

permasalahan dalam penulisan KTP2 ini. b. Catatan Lapangan Dalam penelitian ini catatan lapangan hanya dijadikan sebagai pendukung kelengkapan pengamatan di lapangan. Catatan ini baru diubah kedalam catatan yang lengkap dan dinamakan catatan lapangan setelah penulis tiba di Diklatpim Tk. II. Selanjutnya isi catatan lapangan berupa coretan seperlunya yang berisi kata-kata inti, pokok-pokok isi pembicaraan atau mungkin pengamatan, mungkin gambar, sketsa, sosiogram, diagram dan lain-lain disortir untuk selanjutnya dijadikan sebagai sumber data. c. Data Sekunder Adalah data yang diambil secara tidak langsung dari sumbernya. Data sekunder biasanya diambil dari dokumendokumen (laporan, peraturan perundang-undangan, karya tulis orang lain), atau seseorang mendapat informasi dari orang lain.

15

BAB IV ANALISIS

A. Gambaran Umum Sekretariat DPRD Kabupaten Muara Enim dibentuk Nomor 13 berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Muara Enim

Tahun 2008 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat DPRD Pemerintah Kabupaten Muara Enim yang ditindak lanjuti dengan Keputusan Bupati Muara Enim Nomor 424 Tahun 2003 tentang Tugas Pokok dan Rincian Jabatan Sekretaris, Asisten, Bagian dan Sub Bagian pada Sekretariat Daerah dan Sekretariat DPRD Pemerintah Kabupaten Muara Enim. Berdasarkan Peraturan Daerah tersebut, kedudukan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Muara Enim adalah sebagai unsur pelayanan Pemerintah Daerah dipimpin oleh seorang Sekretaris berada dibawah serta bertanggungjawab kepada Pimpinan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, namun secara administratif dibina oleh Sekretaris Daerah. Tugas pokok dan fungsi Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Muara Enim adalah memberikan pelayanan administrasi kepada Anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Muara Enim. Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut, Sekretariat DPRD Kabupaten Muara Enim mempunyai fungsi : 1. Penyelenggaraan administrasi kesekretariatan DPRD; 2. Penyelenggaraan administrasi keuangan DPRD; 3. Menyelenggarakan rapat-rapat DPRD 4. Penyediaan dan mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD.

16

Dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi di atas, Sekretaris DPRD dibantu 4 (empat) kepala bagian yaitu : 1. Bagian Umum membantu melaksanakan kegiatan administrais umum, urusan rumah tangga, transportasi, keamanan dan ketertiban. 2. Bagian Persidangan dan Risalah melaksanakan kegiatan yang berhubungan hal persiapan aturan-aturan perundang-undangan, bahan-bahan rapat, risalah rapat serta undang-undang. 3. Bagian Humas membantu di dalam pelaksanaan kegiatan keprotokolan, penyerapan aspirasi, pengkajian dan dokumentasi. 4. Bagian Keuangan melaksanakan kegiatna penyusunan anggaran keuangan, pelapor dan verifikasi serta pembukuan. Struktur organisasi Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Muara Enim dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. 2. a. b. c. 3. Sekretaris DPRD; Bagian Rapat ,Risalah dan Produk Hukum terdiri dari : Sub Bagian Rapat Sub Bagian Risalah Sub Bagian Produk Hukum Bagian Keuangan ,Perencanaan dan Aset terdiri dari :

a. Sub Bagian Perencanaan dan Anggaran b. Sub Bagian Akuntansi c. Sub Bagian Aset 4. Bagian Umum membawahi : a. Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian b. Sub Bagian Humas dan Protokol c. Sub Bagian Rumah Tangga dan Perbekalan. 5. Kelompok Jabatan Fungsional. Sekretariat DPRD Kabupaten Muara Enim memiliki pegawai sebanyak 21 personil yang dapat dilihat penyebaran berdasarkan tingkat golongan, pendidikan formal, pendidikan penjenjangan dan jabatan struktural sebagai berikut :

17

Tabel 1 Keadaan Pegawai Berdasarkan Pangkat/Golongan No 1 2 3 4 PANGKAT/GOLONGAN Golongan IV Golongan III Golongan II Golongan I Jumlah JUMLAH (orang) 4 11 5 1 21

Sedangkan tingkat pendidikan formal aparat dalam lingkup Sekretariat DPRD Kabupaten Muara Enim menurut datata kepegawaian dapat dilihat pada tabel berikut : Tabel 2 Keadaan Pegawai Berdasarkan Pendidikan Formal No 1 2 3 4 5 6 Jenis Pendidikan Pasca Sarjana Sarjana Sarjana Muda Akademi SLTA SLTP SD JUMLAH (orang) 1 7 2 7 2 2 Jumlah 21

PNS yang telah mengikuti jenjang pendidikan pelatihan struktural dapat diuraikan pada tabel berikut :

18

Tabel 3 Keadaan Pegawai Berdasarkan Pendidikan Struktural NO 1 2 3 Jenis Pendidikan Diklatpim II Diklatpim III Diklatpim IV Jumlah Dalam setiap bagian yang mana JUMLAH (orang) 1 3 9 12 dikepalai seorang

pejabat/kepala bagian yang dibantu beberapa sub bagian dengan jabatan struktural dengan tingkatan eselon sebanyak 12 orang seperti dijelaskan pada tabel berikut : Tabel 4 Keadaan Pegawai Berdasarkan Pendidikan Struktural NO 1 2 3 4 Esselon II a II b III c IV a Jumlah JUMLAH (orang) 1 3 8 12

B.

Analisis Masalah Analisis masalah dilakukan dengan menggunakan teknik analisis SWOT melalui tahapan-tahapan Kajian Manajemen Stratejik sebagai berikut :

1. Perumusan Visi, Misi dan Nilai Organisasi Bertitik tolak pada rumusan masalah guna mengembangkan kapasitas kepemimpinan aparatur dalam rangka mengoptimalkan pelayanan kepada pimpinan dan anggota DPRD, perumusan visi, misi dan nilai merupakan parameter yang dapat memberikan arah kemana tujuan organisasi hendak dicapai. Dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya, Sekretariat DPRD

19

Kabupaten Muara Enim telah merumuskan visi, misi dan nilai-nilai organisasi sebagai berikut : a. Visi Sebagai arah fokus strategi, maka Sekretariat DPRD Kabupaten Muara Enim mengusulkan visinya dalam rangka mendukung terwujudnya visi Kabupaten Muara Enim yaitu : Terwujunya Pelayanan Prima Kepada Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Muara Enim dalam upaya mewujudkan keberhasilan pelaksanaan tugas dan fungsi Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Visi tersebut bermaksud untuk mencerminkan kesiapan dan kemampuan Sekretariat DPRD Kabupaten Muara Enim dalam melaksanakan pelayanan terhadap DPRD Kabupaten Muara Enim menyelenggarakan tugas dan kewenangannya. Kata kunci dari Visi Sekretariat DPRD Kabupaten Muara Enim di atas adalah, sebagai berikut : 1) Bahwa setiap komponen di dalam pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi utamanya unsur aparatur pada Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah harus memiliki tanggung jawab yang tinggi untuk dapat secara optimal sehingga visi tersebut dapat diwujudkan. 2) Bahwa setiap aparat Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi yang mempunyai tugas pokok pelayanan kepada anggota legislatif dituntut untuk bekerja secara profesional. b. Misi Untuk mewujudkan visi tersebut di atas, maka berdasarkan tugas pokok dan fungsi Sekretariat DPRD dapat dirumuskan misi sebagai berikut : 1. Meningkatkan kualitas pelayanan kepada Anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah.

20

2. Meningkatkan Sumber Daya Manusia (SDM) Pejabat dan Staf melalui pelatihan/kursus pendidikan formal. 3. Meningkatkan organisasi. 4. Meningkatkan kualitas dan kuantitas produk-produk hukum baik yang disampaikan oleh pihak Eksekutif maupun inisiatif Dewan sendiri. c. Nilai Nilai-nilai Muara yang perlu diterapkan untuk mendukung pencapaian tujuan dan sasaran Sekretariat DPRD Kabupaten Enim sesuai dengan visi dan misi yang telah Nilai-nilai tersebut adalah inovatif, ditempuh. sarana dan prasarana pendukung

profesionalisme, responsif, akuntabel dan kreatif. 2. Faktor-Faktor Lingkungan Stratejik yang Berpengaruh Faktor-faktor lingkungan stratejik yang berpengaruh terhadap Sekretariat pencermatan peningkatan DPRD kualitas pelayanan Muara (PLI) Enim dan prima pada Kabupaten diidentifikasi pencermatan

berdasarkan analisis lingkungan stratejik yang terdiri dari lingkungan internal lingkungan eksternal (PLE) sebagai berikut : a. Pencermatan Lingkungan Internal (PLI) Kekuatan (Strengths) 1) Adanya dukungan dari pimpinan dalam penyusunan standar pelayanan publik 2) Tingginya semangat kerja dari personil 3) Adanya kemauan dan semangat belajar aparat untuk terus berkembang 4) Jumlah SDM yang cukup. Kelemahan (Weakness) 1) Belum disusunnya standar pelayanan publik yang baku 2) Kualitas SDM aparatur belum memadai 3) Tingkat Kesejahteraan Pegawai belum memadai 4) Rendahnya responsiveness aparatur.

21

b. Pencermatan Lingkungan Eksternal (PLE) Analisa dilakukan melalui pencermatan (scanning) lingkungan eksternal organisasi yang menghasilkan : Peluang (Opportunities) 1) Adanya petunjuk teknis 2) Meningkatnya tuntutan masyarakat akan kualitas pelayanan publik 3) APBD yang cukup memadai 4) Berkembangnya informasi dan teknologi Tantangan (Threats) 1)Dampak Pemilihan Kepala Daerah (PILKADA) yang cenderung negatif 2) Wibawa berkurang 3) Ego sektoral unit kerja tinggi 4) Reformasi sistem kelembagaan pemerintahan aparatur pemerintah dimata masyarakat

Tabel 5 Kesimpulan Analisis Faktor Internal (KAFI)Kekuatan (Strengths) 1. Adanya dukungan dari pimpinan dalam penyusunan standar pelayanan publik 2. Tingginya semangat kerja personil 3. Adanya kemauan dan semangat belajar aparat 4. Jumlah SDM yang cukup Kelemahan (Weaknesses) 1) 2) 3) Belum disusunnya standar pelayanan publik yang baku Kualitas SDM aparatur belum memadai Tingkat Kesejahteraan Pegawai belum memadai 4) Rendahnya responsiveness aparatur. Total 10 10 5 100 3 2 1 30 20 5 II III IV 25 4 100 I 15 5 10 4 2 3 60 15 30 II IV III 20 4 80 I

22

Tabel 6 Kesimpulan Analisis Faktor Eksternal (KAFE) Score Lingkungan Peluang (Opportunities) : 1. Adanya petunjuk teknis 2. Meningkatnya tuntutan masyarakat akan kualitas pelayanan prima 3. APBD yang memadai 4. Berkembangnya informasi Tantangan (Threats) 1. 2. Dampak Wibawa PILKADA aparatur yang pemerintah 8 15 5 12 100 2 4 1 3 16 60 5 36 III I IV II cenderung Negatif dimata masyarakat berkurang 3. Ego sektoral unit kerja tinggi 4. Reformasi Sistem Kelembagaan Total Pemerintahan teknologi dan 20 5 4 1 80 5 I IV 10 15 2 3 20 45 III II Bobot Rating (Bobot x Rating) Prioritas

c. Kesimpulan Analisis Faktor Internal dan Eksternal (KAFI dan KAFE) Kesimpulan Analisis Faktor Internal yang diperoleh berdasarkan skor prioritas pada tabel 4 di atas adalah : Kekuatan utama : 1. Adanya dukungan pimpinan dalam penyusunan standar pelayanan prima 2. Tingginya semangat kerja personil Kelemahan utama : 1. Belum disusunnya standar pelayanan prima yang baku. 2. Kualitas SDM aparatur belum memadai Kesimpulan Analisis Faktor Eksternal yang diperoleh berdasarkan skor prioritas pada tabel 5 di atas adalah : Peluang utama :

23

1. APBD yang memadai 2. Meningkatnya Tantangan utama : 1. Wibawa berkurang 2. Reformasi sistem kelembagaan pemerintahan 3. Analisis Stratejik Alternatif Pilihan (ASAP) dan FaktorFaktor Kunci Keberhasilan (FKK) a. Analisis Strategi Alternatif Pilihan (ASAP) Dari perolehan skor prioritas (Kesimpulan Analisis Faktor Internal : dan Eksternal) dilakukan analisis SWOT (strength/weaknesses/opportunities/ threats) sebagai berikut aparatur pemerintah dimata masyarakat tuntutan masyarakat akan kualitas pelayanan prima.

Tabel 7 Analisis SWOT untuk ASAPINTERNAL 1. Kekuatan (Strengths) Adanya dukungan dari pimpinan dalam penyusunan standar pelayanan prima EKSTERNAL Peluang (Opportunities) 1. APBD yang memadai 2. Meningkatnya tuntutan akan masyarakat kualitas 1. 2. Tingginya semangat kerja 2. personil Strategi SO Memanfaatkan standar dukungan prima 2. 1. Kelemahan (Weaknesses) 1. Belum disusunnya standar pelayanan baku Kualitas SDM aparatur belum memadai Strategi WO Menyusun pelayanan baku APBD Meningkatkan SDM aparatur meningkatkan prima Strategi WT Menyusun pelayanan citra prima di kuali-tas untuk pelayanan prima melalui standar yang pendanaan prima yang

pimpinan dalam penyusunan pelayanan didukung APBD yang memadai. 2. Mendayagunakan kerja personil meningkatkan sema-ngat untuk kualitas

pelayanan prima

Tantangan (Threats) 1. Wibawa aparatur pemerintah masyarakat berkurang 2. Reformasi kelembagaan pemerintahan sistem di mata

1.

pelayanan prima Strategi ST Memperbaiki wibawa aparatur melalui prima. standar pelayanan suasana untuk kualitas

1.

standar yang mata

baku untuk memperbaiki aparatur masyarakat. 2. Meningkatkan kualitas SDM aparatur seiring adanya

2.

Memanfaatkan pemerintahan meningkatkan

reformasi sistem kelembagaan

24

pelayanan prima melalui daya dukung personil semangat kerja

reformasi kelembagaan pemerintahan.

sistem

25

Tabel 8 Analisis Strategi Alternatif Pilihan (ASAP)

Analisis Strategi Alternatif Pilihan (ASAP) A. STRATEGI SO : 1. Memanfaatkan dukungan pimpinan dalam penyusunan standar pelayanan prima didukung APBD yang memadai. 2. Mendayagunakan semangat kerja personil untuk meningkatkan kualitas pelayanan prima B. STRATEGI WO : 1. Menyusun standar pelayanan prima yang baku melalui pendanaan APBD 2. Meningkatkan kualitas SDM aparatur untuk meningkatkan kualitas pelayanan prima C. STRATEGI ST : 1. Memperbaiki wibawa aparatur melalui standar pelayanan prima. 2. Memanfaatkan suasana reformasi sistem kelembagaan pemerintahan untuk meningkatkan kualitas pelayanan prima melalui daya dukung semangat kerja personil D. STRATEGI WT : 1. Menyusun standar pelayanan prima yang baku untuk memperbaiki citra aparatur di mata masyarakat. 2. Meningkatkan kualitas SDM aparatur seiring adanya reformasi sistem kelembagaan pemerintahan.

Visi 3 2

Keterkaitan Dengan Misi Nilai-Nilai 1 2 1 2 3 4 3 2 3 2 3 2 3 3 2 2 2 2

Strategi Alternatif 5 3 3 22. III 19

3 1 3 2

3 1 3 2

4 2 3 3

4 3 3 3

4 2 3 2

3 2 3 2

3 2 3 2

3 2 3 2

27. I 15 24. II 19

2 3

2 3

2 3

3 3

2 2

2 2

3 2

2 2

18 20. IV

26

b. Faktor Kunci Keberhasilan Untuk memberi fokus dan memperkuat rencana yang memperjelas hubungan antara misi dengan tujuan disusun faktor-faktor kunci keberhasilan (Critical Success Factors : CSF), sebagai berikut : Tabel 9 Faktor-Faktor Kunci Keberhasilan

Misi

ASAP 1. Menyusun standar pelayanan prima yang baku melalui pendanaan APBD 2. Memperbaiki wibawa aparatur melalui standar pelayanan prima. 3. Memanfaatkan dukungan pimpinan dalam penyusunan standar pelayanan prima didukung APBD yang memadai. 4. Meningkatkan kualitas SDM aparatur seiring adanya reformasi sistem kelembagaan pemerintahan.

Meningkatkan penyelenggaraan urusan rumah tangga dan administrasi ketatalaksanaan DPRD; 2. Meningkatkan kualitas apratur Sekretariat DPRD yang professional. FKK 1. Menyusun standar pelayanan prima Sekretariat DPRD Kabupaten Muara Enim. 2. Meningkatkan kualitas pelayanan prima kepada pimpinan dan anggota DPRD Kabupaten Muara Enim. 3. Meningkatkan peran kepemimpinan dalam penyusunan standar pelayanan prima 4. Meningkatkan kualitas SDM aparatur.

1.

4. Penetapan Tujuan Sasaran dan Strategi

27

Berdasarkan faktor kunci keberhasilan yang diperoleh, maka ditindak lanjuti pada penetapan tujuan, sasaran dan strategi sebagai berikut :

a. Tujuan Tabel 10 Perumusan Tujuan

FKK 1. Menyusun standar pelayanan prima Sekretariat DPRD Kabupaten Muara Enim. 2. Meningkatkan kualitas pelayanan prima kepada pimpinan dan anggota DPRD Kabupaten Muara Enim. 3. Meningkatkan peran kepemimpinan dalam penyusunan standar MISI pelayanan prima 4. Meningkatkan kualitas SDM aparatur. 1. Meningkatkan kualitas Tujuan : pelayanan kepada Anggota 1. Menyusun Dewan Perwakilan Rakyat pedoman dan prosedur Daerah. pelayanan 2. Meningkatkan Sumber Daya Manusia (SDM) Pejabat dan 2. Meningkatkan Staf melalui pelatihan/kursus kualitas pelayanan prima. pendidikan formal. 3. Meningkatkan 3. Meningkatkan sarana dan dukungan pimpinan prasarana pendukung 4. Meningkatkan organisasi. 4. Meningkatkan kualitas dan kemampuan dan ketermapilan kuantitas produk-produk aparaturhukum baik yang disampaikan oleh pihak Eksekutif maupun inisiatif Dewan sendiri.

28

b. Sasaran Sasaran organisasi merupakan penggambaran hal yang ingin diwujudkan melalui tindakan-tindakan yang diambil organisasi guna mencapai tujuan. Sasaran fokusnya pada action, yaitu kegiatan yang bersifat spesifik, terinci, dapat diukur, agresif (dapat dicapai) dan dapat diwujudkan dalam SMART (Specific, measurable, agresive and actionable, result oriented, time bound). Atas dasar tujuan, ditentukan sasaran, sebagai berikut: 1) Terwujudnya standar pelayanan prima Sekretariat DPRD Kabupaten Muara Enim dalam 1 paket modul standar pelayanan pada tahun 2009. 2) Meningkatnya kuantitas dan kualitas pelayanan prima bagi pemenuhan kebutuhan dasar pimpinan dan anggota DPRD mulai tahun 2009. 3) Tersedianya aparatur Sekretariat DPRD Kabupaten Muara Enim yang profesional sebagai pelayan sebanyak 5 orang mulai tahun 2009. 4) Terwujudnya aparatur sebagai designer, teacher dan steward dalam memberikan pelayanan prima kepada pimpinan dan anggota DPRD selama lima tahun masa kerja mulai tahun 2009. c. Strategi Dalam rangka penyusunan Enim, standar pelayanan strategi untuk yang peningkatan kualitas pelayanan prima di Sekretariat DPRD Kabupaten Muara secara umum dilaksanakan melalui kebijakan yang dikembangkan adalah sebagai berikut : 1) Melakukan kerjasama dan koordinasi dengan instansi terkait dan lembaga perguruan tinggi dalam kerangka penyusunan standar pelayanan prima.29

2) Membenahi Enim.

manajemen

pelayanan

seluruh

unit

kerja

pelayanan di lingkungan Sekretariat DPRD Kabupaten Muara 3) Meningkatkan pendidikan kualitas latihan sumber baik daya formal, aparatur melalui

dan

teknis-fungsional penyusunan

maupun struktural. 4) Meningkatkan peran kepemimpinan dalam standar pelayanan untuk peningkatan kualitas pelayanan

prima di Sekretariat DPRD Kabupaten Muara Enim.

30

Tabel 11 RENCANA STRATEJIK TAHUN PERTAMAVisi Misi 1. Meningkatkan kualitas pelayanan kepada Anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah. 2. Meningkatkan Sumber Daya Manusia (SDM) Pejabat dan Staf melalui pelatihan/kursus pendidikan formal. 3. Meningkatkan sarana dan prasarana pendukung organisasi. 4. Meningkatkan kualitas dan kuantitas produkproduk hukum baik yang disampaikan oleh pihak Eksekutif maupun inisiatif Dewan sendiri. TujuanMenyusun standar pelayanan prima Pemerintah Sekretariat DPRD Kabupaten Muara Enim. Meningkatkan kualitas pelayanan prima kepada pimpinan dan anggota DPRD Kabupaten Muara Enim. Meningkatkan peran kepemimpina n dalam penyusunan standar pelayanan prima

SasaranTerwujudnya standar pelayanan prima Sekretariat DPRD Kabupaten Muara Enim dalam mendukung program pembangunan daerah pada tahun 2010. Meningkatnya kuantitas dan kualitas pelayanan prima bagi pemenuhan kebutuhan dasar pimpinan dan anggota DPRD mulai tahun 2010. Tersedianya aparatur Sekretariat DPRD Kabupaten Muara Enim yang profesional sebagai pelayan mulai tahun 2010.

STRATEGI Cara Mencapai Tujuan/ SasaranKebijakan Mengusulkan penerbitan Peraturan Daerah tentang penyusunan standar pelayanan prima Menerbitkan pedoman tata kerja standar pelayanan prima Program Rapat koordinasi dalam rangka penyusunan standar pelayanan Kegiatan Sosialisasi

Ket

Mensosialisasikan standar pelayanan prima

Pembinaan dan pemberdayaa n aparatur

Mendorong Pemerintah Daerah untuk mempunyai kebijakan dalam peningkatan kualitas sumberdaya aparatur

Mengikut sertakan staf pada Diklat formal, teknis, penjenjangan

Mengikutserta -kan staf pada Diklat Formal Struktural Teknis

31

Mewujudkan Pelayanan Prima Kepada Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Muara Enim dalam upaya mewujudkan keberhasilan pelaksanaan tugas dan fungsi Dewan Perwakilan Rakyat Daerah.

Meningkatkan peran kepemimpina n yang baik dalam peningkatan kualitas pelayanan prima.

Terwujudnya aparatur sebagai designer, teacher dan steward dalam memberikan pelayanan prima mulai tahun 2010.

Meningkatka n peranan kebijakan pimpinan DPRD dan Bupati

Rapat koordinasi

Perencanaan dan evaluasi pelayhanan prima

32

BAB V REKOMENDASI DAN RENCANA AKSI

A.

Rekomendasi Berdasarkan kesimpulan di atas, direkomendasikan beberapa alternative pemecahan masalah sebagai berikut : 1.2.

Meningkatkan Dalam rangka

kemampuan

aparatur

melalui

pendidikan pada

struktural penjenjangan Diklatpim II, III dan IV. meningkatkan pelayanan prima Sekretariat DPRD Kabupaten Muara Enim , perlu dilakukan Diklat Fungsional Pelayanan Umum. 3. Memberikan penghargaan (reward) kepada pegawai yang berprestasi dan punishment (hukuman/sanksi) disiplin kepada pegawai yang lalai. 4. Mengoptimalkan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi masingmasing unit kerja. B. Rencana Aksi Dari rekomendasi yang dihasilkan mak.a selanjutnya dibuat suatu rencana aksi dalam penataan kelembagaan penyelenggaraan pemerintahan dalam rangka peningkatan kualitas pelayanan prima pada Sekretariat DPRD Kabupaten Muara Enim. Nama Judul Rencana Aksi : : Drs. ASWAR ASTAN Optimalisasi Pelayanan Prima Bagi Pimpinan Dan Anggota Dprd Pada Sekretariat Dprd KabupatenMuara Selatan Rencana aksi disusun dengan mempertimbangkan semua aspek yang mendukung peningkatan kinerja aparatur pada Enim Provinsi Sumatera

33

Sekretariat DPRD Kabupaten Muara Enim dengan mengacu kepada kriteria SMART sebagai berikut : Tabel 12 Uraian Rencana Aksi Berdasarkan SMART Spesific Spesifik1.

Meningkatkan kualitas sumberdaya aparatur pelayanan kualitas yang prima lepada

Sekretariat DPRD Kabupaten Muara Enim dalam memberikan 2. Meningkatkan pimpinan dan anggota DPRD. pelayanan administratif Diklat secara efektif, efisien dan akuntabel, 1. Mengikutsertakan pegawai pada2.

Measurable Dapat diukur

sebanyak 3 orang dengan anggaran Rp. 30 juta Penyusunan standar pelayanan prima dengan dana anggaran Rp. 65 juta Rencana aksi ini dapat dicapai apabila didukung alokasi dana yang memadai. Relevansinya adalah bahwa kualitas pelayanan pada Sekretariat DPRD Kabupaten Muara Enim meningkat Waktu pelaksanaan akan dicoba pelaksanaannya / pada tahun 2010 dan akan dilakukan penyesuaian

Achevable Dapat dicapai Relevant Relevan Timely Rentang ketepatan1.

Situasi Masalah: Rendahnya kualitas sumberdaya aparatur mengakibatkan kinerja pelayanan pada Sekretariat DPRD Kabupaten Muara Enim belum optimal. Yang menyebabkan terjadinya situasi masalah dilihat dari beberapa faktor permasalahan sebagai berikut : a. Kualitas Sumberdaya Aparatur belum memadai. b. Rendahnya motivasi kerja aparatur sehingga berdampak pada penurunan kinerja organisasi. c. Terbatasnya sumber dana.

34

d. Sarana dan prasarana penunjang kegiatan belum memadai, sehingga volume kegiatan tidak seimbang. e. Koordinasi masih sangat lemah.2.

Manfaat/Hasil yang Diharapkan : Adanya rencana aksi ini diharapkan bahwa sumber daya aparatur pada Sekretariat DPRD Kabupaten Muara Enim dapat mengaplikasikan 5 (lima) macam kompetensi yang harus dimiliki aparatur (personal mastery, mental model, building shared vision, team learning dan systems thingking) serta peran kepemimpinan sebagai perancang, guru dan pelayan untuk mewujudkan pelayanan prima dalam penyelenggaraan pelayanan administratif yang prima pada Sekretariat DPRD Kabupaten Muara Enim.

3. Aktivitas dan Indikator Kinerja Aktivitas a. Menyusun prosedur dan standar pelayanan b. Mengirim staf untuk mengikuti pendidikan formal S1, S2 dan S3 Indikator Kinerja a. Tersedianya standar pelayanan minimal 1 (satu paket)b.

Meningkatnya kompetensi (pengetahuan dan keterampilan) aparatur Sekretariat DPRD Kabupaten Muara Enim

SDM

sebanyak 3 orang. 4. Jadwal Pelaksanaan Dari uraian rencana aksi tersebut di atas, selanjutnya disusun tabel pelaksanaan Rencana Aksi sebagai berikut :

35

Tabel 13 RENCANA AKSINO I 1 2 KEGIATAN DRAFT RENCANA AKSI Meningkatkan kualitas SDM pegawai melalui pendidikan formal. Meningkatkan kualitas kemampuan manajerial teknis pelayanan pegawai pada diklat teknis penjenjangan dan structural. Penyusunan standar pelayanan Menyusun rencana stratejik organisasi Mengusulkan peningkatan fungsi organisasi sebagai unit kerja professional Meningkatkan kualitas kinerja organisasi. 1 2 3 4 JADWAL TAHUN 2011 Bulan ke : 5 6 7 8 9 10 11 12

3 4 5 6

II PERSETUJUAN ATASAN: 1. Koment ar atasan dan perbaikan 2. Persetuj uan akhir II PERSIAPAN : I 1. Penyusunan RTL ke LAN 2. Persetujuan Surat Keputusan Bupati Maluku I IMPLEMENTASI : V 1. Pelaksanaan RTL 2. Penyerahan RTL ke LAN 3. Evaluasi akhir DAN V SELESAI MELAKSANAKAN RENCANA AKSI YANG LAIN: 1. Memonitor pelaksanaan 2. Melakukan perbaikan (perkembangan dalam pelaksanaan

36

5. Sumberdaya Dari uraian rencana aksi tersebut di atas, selanjutnya disusun tabel pelaksanaan Rencana Aksi sebagai berikut : 6. Identifikasi Adaya sumberdaya aparatur yang berkualitas Adanya dana penunjang yang tersedia kemungkinan hambatan dan upaya

penanggulangannya. Hambatan yang dihadapi adalah terbatasnya anggaran untuk pelaksanaan pendidikan dan pelatihan pegawai. Oleh karena itu pelaksanaan rencana aksi dilaksanakan dengan menerapkan prinsip-prinsip efisiensi, efektivitas dan skala prioritas. 7. Kontribusi rencana aksi terhadap peningkatan kompetensi kepemimpinan. Dengan adanya rencana aksi ini diharapkan kompetensi sebagai kepemimpinan pada Sekretariat DPRD Kabupaten Muara Enim meningkat perancang, khususnya guru dan dalam mengaplikasikan sebagai peran pelayan upaya mewujudkan

pelayanan prima.

Tanda Tangan Peserta

Drs. Aswar AstanTanggal Desember 2010

37

BAB VI PENUTUP

Berdasarkan hasil analisis pada bab terdahulu, dapat ditarik kesimpulan bahwa peran kepemimpinan aparatur belum optimal dalam menyelenggarakan1.

pelayanan

pada

pimpinan

dan

anggota

DPRD

Kabupaten Muara Enim , hal ini disebabkan karena : Kualitas sumberdaya aparatur Sekretariat DPRD Kabupaten Muara kualitas pelayanan prima khususnya kemampuan Enim yang menunjang pembangunan kapasitas kepemimpinan dalam meningkatkan manajerial aparatur. 2. Pelayanan administratif belum diselenggarakan secara efektif, efisien dan akuntabel, hal ini disebabkan masih adanya sebagian aparatur yang belum memiliki kualitas yang memadai terutama dalam kemampuan manajerial yang meliputi pengetahuan dan perilaku aparatur. Dari kesimpulan di atas, direkomendasi beberapa alternative pemecahan masalah yang ditindaklanjuti dalam implementasi rencana aksi pada Sekretariat DPRD Kabupaten Muara Enim.

38

DAFTAR PUSTAKA

Hasibuan, Malayu SP (2000), Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Revisi, Jakarta, Bumi Aksara. LAN-RI, 2010, Bahan Ajar Diklatpim Tk. II, Kajian Paradigma, Jakarta. LAN-RI, 2010, Bahan Ajar Diklatpim Tk. II, Kajian Kebijakan Publik, Jakarta. LAN-RI, 2010, Bahan Ajar Diklatpim Tk. II, Kajian Manajemen Stratejik, Jakarta. LAN-RI, 2010, Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, Jakarta Pamudji, S, 1985, Kepemimpinan Pemerintahan di Indonesia, Bina Aksara, Jakarta. Indriyo Gitosudarmo, 2001, Prinsip Dasar Manajemen, Edisi 3, BPFEYogyakarta. James A.F. Stoner dan Charles Wankel, Management, terjemahan, 1986. Jones, P and L. Kahaner, 1999, Misi dan Visi, Alih Bahasa Adiwiyoto, A dan L. Saputra, Interaksara, Jakarta. Pemerintah Kabupaten Muara Enim , 2006, Rencana Strategi Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Tahun 2006-2011. Pemerintah Kabupaten Muara Enim, 2003, Peraturan Daerah Nomor 6 Tahun 2003 tentang Susunan Organisasi Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Muara Enim . Riyadi dan Deddy Supriady Bratakusumah, (2004), Manajemen Stratejik Modul Pembelajaran Diklatpim Tingkat II, Jakarta, LAN. Sadu Wasistiono, et al, 2002, Manajemen Sumber Daya Aparatur Pemerintah Daerah, Fokusmedia, Bandung. Said, Zainal Abidin, (2004), Reformasi Administrasi Publik dan Kepemimpinan Nasional, Naskah Kuliah Diklatpim Tingkat II, LAN, Angkatan VII Tahun2004/2005.

Senge, Peter M., 1996, Disiplin Kelima, Alih Bahasa Ir. Nunuk Adiarni, MM, Bina Aksara, Jakarta.

39

Siagian, Sondang P., 1998, Manajemen Stratejik, Bumi Aksara, Jakarta.

40

EXECUTIVE SUMMARY

Karya Tulis Pretasi Perorangan (KTP2) ini merupakan hasil aktualisasi pembelajaran agenda kajian paradigma, kajian kebijakan publik dan kajian manajemen stratejik pada Diklatpim Tk. II Angkatan XXIX Kelas G Tahun 2010 di Jakarta dengan judul : OPTIMALISASI PELAYANAN PRIMA BAGI PIMPINAN DAN ANGGOTA DPRD PADA SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN MUARA ENIM PROVINSI SUMATERA SELATAN. Variabel penulisan terkait erat hubungannya dengan tema Diklatpim Tk. II Angkatan XXIX dengan menitikberatkan fokus analisis pada indikator sumberdaya aparatur dari variabel Penataan Kelembagaan. Penulisan ini dimaksudkan agar setiap peserta dapat

menyerap seluruh proses pembelajaran selama mengikuti Diklat dalam bentuk kajian-kajian teoritik yang selanjutnya dapat diaplikasikan kepada instansi permanen masing-masing peserta. Sedangkan tujuan penulisan KTP2 ini menggambarkan upaya-upaya peningkatan kapasitas aparatur dalam meningkatkan kualitas pelayanan prima pada Sekretariat DPRD Kabupaten Muara Enim. Metode penulisan yang dilakukan menggunakan metode

deskriptif kualitatif dengan metode studi dokumentasi dan pengalaman penulis selama bekerja di Sekretariat DPRD Kabupaten Muara Enim. Teknik analisis yang digunakan adalah Kajian Paradigma, Kajian Kebijakan Publik dan teknik analisis SWOT dalam tahapan Kajian Manajemen Stratejik. Dari hasil analisis diperoleh kesimpulan bahwa kapasitas aparatur Sekretariat DPRD Kabupaten Muara Enim dalam memberikan pelayanan kepada pimpinan dan anggota DPRD belum optimal, hal ini disebabkan oleh faktor kualitas sumberdaya manusia aparatur yang menunjang peningkatan kualitas pelayanan, khususnya kemampuan manajerial aparatur.

i

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis haturkan kehadirat Allah SWT, karena dengan Rahmat dan Hidayah-Nya maka penulis dapat menyelesaikan Karya Tulis Prestasi Perorangan (KTP2) sebagai salah satu persyaratan kelulusan pada Diklat Kepemimpinan Tk. II, Kelas G Angkatan XXIX Tahun 2010 di Palembang. Penulisan Karya Tulis Prestasi Perorangan (KTP2) ini dilakukan berdasarkan tema Diklatpim Tk. II Angkatan XXIX sebagaimana ketentuan modul pembelajaran yang telah ditetapkan yakni : PERCEPATAN MENINGKATKAN Berdasarkan OPTIMALISASI REFORMASI DAYA tema tersebut, BIROKRASI BANGSA judul PRIMA yang BAGI DALAM DI ERA diajukan PIMPINAN RANGKA A-CFTA. adalah DAN SAING

PELAYANAN

ANGGOTA DPRD PADA SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN MUARA ENIM PROVINSI SUMATERA SELATAN. Penulis berharap, kiranya dalam penulisan karya tulis ini dapat bermanfaat khususnya dalam upaya membangun kepemimpinan yang berintegritas tinggi dalam mewujudkan manajemen publik yang efektif, efisien dan akuntabel. Dengan terselesaikannya penulisan karya tulis ini penulis menyampaikan penghargaan yang tinggi dan terima kasih yang tulus kepada: 1. Bupati Muara Enim yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk mengikuti Diklatpim Tingkat II Angkatan XXIX Kelas G di Palembang. 2. Ketua DPRD Kabupaten Muara Enim yang telah memberikan kesempatan kepada Penulis untuk mengikuti Diklatpim Tk. II Angkatan XXIX Kelas G di Palembang. 3. Bapak Sekretaris Daerah Kabupaten Muara Enim.

ii

4. Kepala Badan Diklat Provinsi Sumatera Selatan dan seluruh jajarannya. 5. Bapak/Ibu Widyaiswara yang telah banyak meluangkan waktunya dalam membimbing dan mengarahkan penulis. 6. Para Rekan peserta Diklat yang turut membantu memberi masukan demi terselesaikannya penulisan KTP2 ini. 7. Panitia Penyelenggara Diklatpim Tingkat II Angkatan XXIX Kelas G di Palembang Tahun 2010. 8. Kepada keluarga tercinta yang telah memberikan dorongan dan pengertian kepada penulis selama mengikuti Diklat. Akhirnya Penulis menyadari bahwa penyusunan KTP2 ini masih jauh dari apa yang diharapkan, karena keterbatasan yang dimiliki penulis baik itu oleh kondisi maupun Tingkat waktu II dalam mengikuti Oleh pembelajaran pada Diklatpim Angkatan XXIX.

karenanya kritik kami terbuka bagi yang akan menyampaikan kritik dan saran yang membangun demi penyempurnaan KTP2 ini. Semoga apa yang terkandung didalamnya dapat bermanfaat bagi kita semua.

Palembang,

Desember 2010

Penulis,

Drs. Aswar AstanNDH : 13

iii

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA PUSAT DIKLAT SPMNAS BIDANG KEPEMIMPINAN PAKTA INTEGRITASSaya yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan dengan sesungguhnya, bahwa Karya Tulis Prestasi Perorangan (KTP-2) saya susun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Diklatpim Tingkat II yang seluruhnya merupakan hasil karya sendiri. Adapun bagian-bagian tertentu dalam penulisan KTP-2 yang saya kutip secara langsung atau tidak langsung dari hasil karya orang lain telah saya tuliskan sumbernya secara jelas sesuai dengan norma kaidah dan etika penulisan ilmiah. Apabila di kemudian hari ditemukan seluruh atau sebagian KTP-2 ini bukan karya tulis saya sendiri, atau ada indikasi adanya plagiat di bagian-bagian tertentu, saya bersedia menerima sanksi sesuai dengan peraturan yang berlaku. Pakta integritas ini dibuat dengan sebenarnya, tanpa tekanan dari siapapun dan Pakta Integritas ini digunakan untuk seperlunya.

iv

Palembang, Desember 2010

Drs. ASWAR ASTAN

NDH : 13

DAFTAR ISIHalaman EXECUTIVE SUMMARY .......................................................................................................... .......................................................................................................... i KATA PENGANTAR .......................................................................................................... .......................................................................................................... ii PAKTA INTEGRITAS .......................................................................................................... .......................................................................................................... iv DAFTAR ISI .......................................................................................................... .......................................................................................................... v DAFTAR TABEL DAN GAMBAR .......................................................................................................... .......................................................................................................... vi BAB I PENDAHULUAN .......................................................................................................... .......................................................................................................... 1 A. Latar Belakang .............................................................................. .............................................................................. 1 B. Hakekat Permasalahan

v

.............................................................................. .............................................................................. 2 C. Tujuan Penulisan .............................................................................. .............................................................................. 2 D. Sistimatika Penulisan .............................................................................. .............................................................................. 3 BAB II KERANGKA 4 A. Konsepsi Paradigma ............................................................................ ............................................................................ 4 B. Konsepsi Kebijakan Publik ................................................................................... ................................................................................... 7 C. Konsepsi Manajemen Stratejik ................................................................................... ................................................................................... 8 D. Konsepsi Pelayanan Prima ................................................................................... ................................................................................... 11 BAB III INSTRUMEN ANALISIS .................................................................................... .................................................................................... 14 A. Metode Penulisan ............................................................................ ............................................................................ 14 B. Metode Pengupulan Data ................................................................................... ................................................................................... 14 BAB IV ANALISIS .................................................................................... .................................................................................... 16 KONSEPTUAL

vi

A.

Gambaran Umum .............................................................................. .............................................................................. 16

B. Analisis Masalah .............................................................................. .............................................................................. 19 BAB V REKOMENDASI DAN RENCANA AKSI ..................................................................................................... ..................................................................................................... 30 A. Rekomendasi .............................................................................. .............................................................................. 30 B. Rencana Aksi .............................................................................. .............................................................................. 30 BAB VI PENUTUP ..................................................................................................... ..................................................................................................... 35 DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................................... .......................................................................................................... 36

DAFTAR TABEL

Tabel Tabel 1 Keadaan Pegawai Berdasarkan Pangkat .............................................................................. .............................................................................. 18

Halaman

vii

Tabel 2

Keadaan Pegawai Berdasarkan Pendidikan Formal .............................................................................. .............................................................................. 18 Keadaan Pegawai Berdasarkan Pendidikan Struktural .............................................................................. .............................................................................. 19 Keadaan Pegawai Berdasarkan Eselon .............................................................................. .............................................................................. 19 Kesimpulan Analis Faktor Internal .............................................................................. .............................................................................. 22 Kesimpulan Analis Faktor Eksternal .............................................................................. .............................................................................. 25 Analisis SWOT Untuk ASAP .............................................................................. .............................................................................. 24 Analisis Strategi Alternatif Pilihan .............................................................................. .............................................................................. 25 .............................................................................. Faktor-Faktor Kunci Keberhasilan .............................................................................. .............................................................................. 26 .............................................................................. .............................................................................. Perumusan Tujuan .............................................................................. .............................................................................. 27 .............................................................................. .............................................................................. Rencana Stratejik Tahun Pertama .............................................................................. .............................................................................. 29 Uraian Rencana Aksi Berdasarkan SMART .............................................................................. .............................................................................. 31

Tabel 3

Tabel 4

Tabel 5

Tabel 6

Tabel 7

Tabel 8

Tabel 9

Tabel 10

Tabel 11

Tabel 12

viii

Tabel 13

Rencana Aksi .............................................................................. .............................................................................. 33 .............................................................................. .............................................................................. Halaman

Gambar Gambar 1 Organisasi Pembelajaran .............................................................................. .............................................................................. 5 Gambar 2 Skema Majemen Stratejik .............................................................................. .............................................................................. 11 .............................................................................. Gambar 3 Tahapan Perumusan Masalah .............................................................................. .............................................................................. 12

JIAN D N PENDIDIKAN DAN PELATIHAN APARA II LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

PALEMBANG

PERSETUJUAN PENYAJIAN KARYA TULIS PRESTASI PERORANGAN

ix

OPTIMALISASI PELAYANAN PRIMA BAGI PIMPINAN DAN ANGGOTA DPRD PADA SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN MUARA ENIM PROVINSI SUMATERA SELATAN

DISUSUN OLEH : NAMA NDH KELAS : DRS. ASWAR ASTAN : 13 :G

Disetujui Oleh : Penyelenggara

(.....................................)

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA PROGRAM DIKLATPIM TK. II ANGKATAN XXIXPALEMBANG, 2010

PENGESAHAN KTP-2OPTIMALISASI PELAYANAN PRIMA BAGI PIMPINAN DAN ANGGOTA DPRD PADA SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN MUARA ENIM PROVINSI SUMATERA SELATAN

x

DISUSUN OLEH :

NAMA NDH KELAS

: DRS. ASWAR ASTAN : 13 :G

Disajikan Pada : Hari Tanggal : : Nopember 2010

Disahkan Oleh :Penguji, 1. .......................................(.............................)

2. .......................................(.............................)

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA PROGRAM DIKLATPIM TK. II ANGKATAN XXIXPALEMBANG, 2010

KARYA TULIS PRESTASI PERORANGAN

xi

OPTIMALISASI PELAYANAN PRIMA BAGI PIMPINAN DAN ANGGOTA DPRD PADA SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN MUARA ENIM PROVINSI SUMATERA SELATAN

DISUSUN OLEH : NAMA NDH KELAS INSTANSI : : : : DRS. ASWAR ASTAN 13 G SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN MUARA ENIM

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA PROGRAM DIKLATPIM TK. II ANGKATAN XXIXPALEMBANG, 2010

xii