ASSOCIATION DES SECRETAIRES GENERAUX DES PARLEMENTS

ASSOCIATION OF SECRETARIES GENERAL OF PARLIAMENTS

Session doctobre 2013 GENVE / October session 2013 GENEVA

PRINCIPLES FOR THE RECRUITMENT AND CAREER MANAGEMENT OFPARLIAMENTARY STAFF

PRINCIPES POUR LE RECRUTEMENT ET LA GESTION DES CARRIRES DUPERSONNEL DE LADMINISTRATION PARLEMENTAIRE

Adopted by the Association, 9 October 2013 Adopt par lAssociation, le 9 octobre 2013

1

Introduction

Introduction

Parliaments are not organisations apart. Best practices that other employers in the public and privatesectors apply to the recruitment and career management of their staff can be said to be equallyrelevant to Parliaments.

Les Parlements ne sont pas des organisations part ou en dehors de la socit. Ainsi, les bonnespratiques dveloppes en matire de recrutement et de gestion des carrires tant dans le secteurpublic que dans le secteur priv peuvent sappliquer galement aux Parlements.

But in some ways Parliaments are different. They are overtly political working environments, but theydo not have a single political direction. They exist as the central place in a nation in which a range ofcompeting political views are articulated. These political views may change, and the peoplearticulating them will change, over time and sometimes considerably, subject to the electoral cycle.

Toutefois, les Parlements ont une certaine spcificit, dans la mesure o, mme sils agissent dans unenvironnement de travail hautement et ouvertement politis, ils ne prsentent pas une orientationpolitique uniforme. Les Parlements sont en fait le lieu national par excellence darticulation dediverses opinions politiques concurrentes. Ces opinions politiques et les personnes qui les endossentchangent au fil du temps, parfois de faon importante en fonction du processus lectoral.

Parliamentary staff need to be chosen and managed with this in mind. In many Parliaments, staffprovide a degree of continuity (and institutional memory) which elected Members by their naturecannot.

Cest pourquoi le personnel de ladministration parlementaire doit tre choisi et dirig en fonction deces proccupations spcifiques. Dans ce contexte mouvant, il a souvent pour rle dassurer lacontinuit du fonctionnement des services (rle de mmoire institutionnelle), ce que les lus, parnature, ne peuvent faire.

Some parliaments prohibit the open expression by staff of their political views and affiliations. Others,by contrast, permit or encourage such expression: but this is only sustainable if staff perform and areseen to perform their parliamentary duties impartially, whatever their politics might be.

Certains Parlements interdisent leurs personnels lexpression publique de leurs opinions etaffiliations politiques. Dautres Parlements, en revanche, permettent ou encouragent ce typedexpression : mais cela nest durable que si les personnels assurent (et sont vus comme assurant)leurs fonctions avec impartialit, quelles que soient leurs opinions politiques

The Executive as an employer has much in common with Parliament, and will often be looking forstaff with similar qualities. But there will be views represented in Parliament which are not shared bythe Executive. Parliament and the Executive also have constitutionally different roles. There ispotential for conflict of interest between the two.

Enfin, si lExcutif est trs semblable au Parlement en tant quemployeur, et si les comptencesrecherches sont largement semblables, certains points de vue exprims au Parlement, ne sont paspour autant partags par lExcutif. Le Parlement et lExcutif ont en outre des rles constitutionnelsdiffrents. Il existe donc potentiellement des conflits dintrt entre les deux.

2

These principles do not apply to staff working for individual politicians, or for political parties orgroups.

Les principes qui suivent sappliquent uniquement au personnel parlementaire et ne sont pas destinsaux personnels recruts comme assistants individuels des parlementaires, des partis ou des groupespolitiques.

Principles

Principes

Parliamentary staff should be recruited and promoted through fair and open competition,based on merit.

Le recrutement et la promotion du personnel parlementaire devraient soprer sur la base dumrite, travers un processus comptitif ouvert et transparent.

Appointments should not be based on personal or partisan political considerations.

Les nominations ne devraient pas tre fondes sur des considrations personnelles oupolitiques.

As part of the recruitment process, candidates should be tested, among other factors, for theirability to behave with integrity and political impartiality and for their resilience in the face ofpolitical pressure. Parliaments may also want to test candidates for their ability to understanddifferent political viewpoints and to give expression to a variety of political opinions, whetheror not their own, depending on the nature of the work they will be expected to undertake.

Le processus de recrutement devrait permettre dvaluer, entre autres comptences, lacapacit des candidats observer un comportement intgre et impartial et leur rsistanceface aux pressions politiques. Les Parlements pourraient aussi vouloir tester la capacit descandidats comprendre diffrents points de vue politiques et exprimer diverses opinionspolitiques, quils les partagent ou non, en fonction de la nature du travail quils devrontassumer.

A Parliament should have control of its recruitment and promotion processes, and theExecutive in particular should have no influence over the outcome of these processes. Amanaged system of staff secondments between Parliament and the Executive may, however,be valuable, for career management purposes.

Les Parlements devraient avoir la matrise des processus de recrutement et de promotion deleur personnel. En particulier, lExcutif ne devrait pas avoir dinfluence sur les rsultatsdeces processus. Il est toutefois possible denvisager des systmes encadrs de dtachementde personnel du Parlement vers lExcutif et inversement, pour permettre une plus grandefluidit dans la gestion des carrires.

Recruitment should be conducted with the aim of ensuring so far as possible thatparliamentary staff as a body represent the range of people who are citizens of the country.

Le systme de recrutement devrait permettre, dans la mesure du possible, que le personnelparlementaire soit reprsentatif des citoyens dans leur diversit.

Parliamentarians and/or political staff should only be involved in the recruitment and careermanagement of parliamentary staff in exceptional circumstances, usually in relation to the

3

most senior positions. The terms on which they do so should always be clearly defined andmade available to the public.

Les parlementaires et/ou leur personnel politique ne devraient intervenir dans la procdurede recrutement ni de gestion de carrire que de manire exceptionnelle, en principe pour lespostes les plus levs. Les modalits de cette intervention doivent tre dfinies de manireclaire et rendues publiques.

Good in-house training is particularly valuable in Parliament, as it is the only place in whichto learn effectively about Parliament. This suggests a greater than usual need for managementto be able to move staff around the organisation without promotion, both for the benefit of theindividuals, and to meet the needs of the institution.

Un bon programme de formation interne est particulirement prcieux pour les Parlements,dans la mesure o la connaissance effective du Parlement ne se fait pas ailleurs que surplace. Ceci suggre la ncessit accrue dune politique active de mobilit horizontale despersonnels au cours de la carrire. Une telle pratique bnficie non seulement aux individusconcerns, mais galement linstitution elle-mme.

Where staff are relied on for institutional continuity, human resources policies need to have asan objective the retention through career management of qualified staff with sufficientlydiverse backgrounds.

Dans les cas o le personnel assure la continuit de linstitution, la politique de ressourceshumaines devrait avoir pour objectif la fidlisation par la gestion des carrires dunpersonnel qualifi et aux profils suffisamment diversifis.

4

Adopted by the Association, 9 October 2013 Adopt par lAssociation, le 9 octobre 2013IntroductionPrinciples