assisten teknik a

Sinar Mas Agribusiness Division

PROJECT AIMS

PROSEDUR

JD28

ASISTEN TEKNIK

VERSION 4.6C MARET 2003

PROSEDUR KERJA ASISTEN TEKNIK

Nomor : PLM / JD28

Author : System Department Team Rev. No. : 0 Reviewed : Eff. Date : Approved : Page : 2 of 68

SINAR MAS AGRIBUSINESS

Document Control

Author System Department Team

Reviewed System Department Team

Created T Jasmen Sitorus / TSS

Last Edited Maret 2003

Revision Date Revision Description

Approved By : Date / /

Name and Title:


Nomor : PLM / JD28



DAFTAR ISI

1. PENDAHULUAN ............................................................................................................................................ 5 1.1 TUJUAN..................................................................................................................................................... 5 1.2 RUANG LINGKUP .................................................................................................................................... 5 1.3 DEFINISI ................................................................................................................................................... 5 1.4 PROSEDUR ............................................................................................................................................... 5

1.4.1 Pekerjaan............................................................................................................................................ 5 1.4.2 Bagan Alur, Wewenang, dan Tanggung Jawab .................................................................................. 6

2. TRANSAKSI SAP............................................................................................................................................ 7 2.1 MENYUSUN PLAN BIAYA RUNNING ACCOUNT WORKSHOP, KENDARAAN, ALAT BERAT DAN MESIN PENUNJANG7

2.1.1 Otorisasi ............................................................................................................................................. 7 2.1.2 Planning Cost Elements/Activity Inputs Change : Initial screen ........................................................ 7 2.1.3 Create Unit Cost Element : List Screen -1 ......................................................................................... 9

2.2 MERENCANAKAN COST ELEMENT DI COST CENTER..................................................................................... 10 2.2.1 Otorisasi ........................................................................................................................................... 10 2.2.2 Change Cost Element/Activity Input Planning : Initial screen ........................................................ 10 2.2.3 Change Cost Element/ Activity Input Planning: Overview Screen .................................................. 11

2.3 REVIEW DAN POSTING HASIL INPUT DATA AKTUAL PEKERJAAN..................................................................... 13 2.3.1 Otorisasi ........................................................................................................................................... 13 2.3.2 SPDE Review/Posting Data ............................................................................................................. 13 2.3.3 SPDE Review/Posting Data ............................................................................................................. 14

2.4 DISPLAY DOKUMEN ACTIVITY ALLOCATION ................................................................................................ 15 2.4.1 Otorisasi ........................................................................................................................................... 15 2.4.2 Display Direct Activity Allocation................................................................................................... 15 2.4.3 Display Direct Activity Allocation................................................................................................... 16

2.5 REVERSE ACTIVITY ALOCATION .................................................................................................................. 17 2.5.1 Otorisasi ........................................................................................................................................... 17 2.5.2 Reverse Direct Activity Allocation .................................................................................................. 17 2.5.3 Reverse Activity Allocation : List .................................................................................................... 18

2.6 INPUT STATISTICAL KEY FIGURE (SKF). ..................................................................................................... 19 2.6.1 Otorisasi ........................................................................................................................................... 19 2.6.2 Enter Statistical Key Figures ............................................................................................................ 19

2.7 DISPLAY DOKUMEN AKTUAL SKF POSTING DI COST CENTER ....................................................................... 21 2.7.1 Otorisasi ........................................................................................................................................... 21 2.7.2 Display Statistical Key figures : Initial Screen................................................................................. 21 2.7.3 Display Statistical Key Figures : List ............................................................................................... 21

2.8 REVERSE STATISTICAL KEY FIGURE ( SKF)................................................................................................. 22 2.8.1 Otorisasi ........................................................................................................................................... 23 2.8.2 Reverse Statistical Key Figures........................................................................................................ 23 2.8.3 Reverse Statistical Key Figures : List............................................................................................... 24

2.9 MEMBUAT RESERVASI ................................................................................................................................ 24 2.9.1 Otorisasi ........................................................................................................................................... 25 2.9.2 Create Reservation : Initial Screen ................................................................................................... 26 2.9.3 Enter Reservation : Collective Processing ....................................................................................... 26 2.9.4 Create Reservation : Detail 001/# .................................................................................................... 28


Nomor : PLM / JD28



2.9.5 Create Reservation : Overview......................................................................................................... 31 2.10 CHANGE RESERVATION .............................................................................................................................. 32

2.10.1 Otorisasi ........................................................................................................................................... 32 2.10.2 Change Reservation : Initial Screen ................................................................................................. 32 2.10.3 Change Reservation # : Collective Processing ................................................................................. 33 2.10.4 Change Reservatian # : Details # / # ................................................................................................ 34

2.11 DISPLAY RESERVASI ................................................................................................................................... 37 2.11.1 Otorisasi ........................................................................................................................................... 37 2.11.2 Display Reservation : Initial Screen ................................................................................................. 37 2.11.3 Display Reservation xxxxxxxxxx : Overview .................................................................................. 38 2.11.4 Display Reservation # : detail #### / #### ..................................................................................... 39 2.11.5 Display Reservation # : Header........................................................................................................ 40

2.12 MEMBUAT E-MAIL UNTUK PERSETUJUAN RESERVASI UNTUK YANG DIBUAT LANGSUNG DI SAP ...................... 41 2.13 OTORISASI ................................................................................................................................................ 41

2.13.1 Create Document and Send .............................................................................................................. 41 2.14 DISPLAY FUNCTIONAL LOCATION STRUCTURE ............................................................................................ 42

2.14.1 Otorisasi ........................................................................................................................................... 42 2.14.2 Functional Location Structure: Selection ......................................................................................... 42 2.14.3 Functional Location Structure: Structure List. ................................................................................. 43

2.15 MEMBUAT PEMBERITAHUAN PERMINTAAN PERBAIKAN/NOTIFICATION MAINTENANCE REQUEST (M1) ......... 44 2.15.1 Otorisasi ........................................................................................................................................... 45 2.15.2 Create PM Notification : Initial screen............................................................................................. 45 2.15.3 Create PM Notification : Initial screen............................................................................................. 46 2.15.4 Object information ........................................................................................................................... 47

2.16 CREATE NOTIFICATION MALFUNCTION REPORT [M2] ................................................................................ 48 2.16.1 Otorisasi ........................................................................................................................................... 48 2.16.2 Create PM Notification : Initial Screen ............................................................................................ 48 2.16.3 Create PM Notification Breakdown Report ..................................................................................... 49 2.16.4 Object Information ........................................................................................................................... 51

2.17 CHANGE NOTIFICATION ............................................................................................................................. 52 2.17.1 Otorisasi ........................................................................................................................................... 52 2.17.2 Change PM Notification : Initial screen ........................................................................................... 52 2.17.3 Change PM Notification: Maintenance Request .............................................................................. 53

2.18 CHANGE/DISPLAY OUTSTANDING NOTIFICATION ........................................................................................ 54 2.18.1 Otorisasi ........................................................................................................................................... 54 2.18.2 Change Notification : Selection of Notifications.............................................................................. 54 2.18.3 Change Notifications : List of Notifications..................................................................................... 56

2.19 PM ORDER FOR NOTIFICATION .................................................................................................................. 58 2.19.1 Otorisasi ........................................................................................................................................... 58 2.19.2 Create Notification Order : Initial Screen ........................................................................................ 58 2.19.3 Create General/Reguler Maintenance Order : Central Header ......................................................... 59 2.19.4 Create General /Reguler Maintenance Order : Operation Overview................................................ 60 2.19.5 Create General/Regular Maintenance Order : External Processing Operation................................. 61 2.19.6 Create General/Reguler Maintenance Order : Operation Overview................................................. 62 2.19.7 Create General/Regular Maintenance Order : Cost Overview ......................................................... 63 2.19.8 Maintain Settlement Rule: Overview ............................................................................................... 64 2.19.9 Create Order for Notification : Put in Process ................................................................................. 65 2.19.10 Select Shop Papers ....................................................................................................................... 65 2.19.11 Contoh form yang dihasilkan ....................................................................................................... 66


Nomor : PLM / JD28



1. PENDAHULUAN

1.1 TUJUAN

Prosedur ini disusun sebagai pedoman teoritis maupun praktis bagi para ASISTEN TEKNIK, tentang langkah-langkah yang harus ditempuh dalam Planning / Perencanaan Biaya Workshop dan Posting Actual Aktivitas Workshop yang menjadi wewenang dan tanggung jawabnya. Juga disini dapat memverifikasi Invoice. Dengan membaca prosedur ini, para ASISTEN TEKNIK juga diharapkan bisa memahami secara global urutan pekerjaannya yang harus dilakukan melalui sistem SAP.

1.2 RUANG LINGKUP Ruang lingkup dari prosedur ini mencakup dan berlaku bagi seluruh ASISTEN TEKNIK di Sinar Mas Agribusiness yang menerapkan SAP

1.3 DEFINISI Prosedur Kerja ASISTEN TEKNIK merupakan suatu urut-urutan pekerjaan yang harus dilakukan oleh ASISTEN TEKNIK, berkenaan dengan diterapkannya sistem SAP di divisi tersebut. Urutan pekerjaan tersebut telah merujuk pada SAP Job Description yang bersangkutan dan merupakan bagian dari langkah SAP yang telah tertuang dalam prosedur umum per modul.

1.4 PROSEDUR

1.4.1 Pekerjaan

Prosedur Kerja ASISTEN TEKNIK terdiri dari beberapa tahapan pekerjaan yang harus dilakukan secara harian. Adapun jenis pekerjaan dimaksud meliputi : No Jenis Pekerjaan Sumber Data 1 Menyusun Plan Biaya Running Account Workshop,

Kendaraan, Alat Berat dan Mesin Penunjang. Budget

2 Memeriksa dan posting hasil input Aktual Pekerjaan Unit (Review Activity Allocation )

Buku Kegiatan Bengkel

3 Melihat atau membatalkan dokumen activity allocation. Buku Kegiatan Bengkel

4 Membuat reservasi untuk setiap permintaan barang (MVT type 201 atau 261) dan memonitor status persetujuannya.

Bon Permintaan Barang

5 Membuat e-mail untuk persetujuan reservasi untuk yang Bon Permintaan


Nomor : PLM / JD28



dibuat langsung di SAP, atau mencetak bon permintaan barang yang dihasilkan dari PM work order (khusus untuk perawatan mesin).

Barang

6 Meng-input data- data non finansial (SKF) di Cost Center dan Internal Order.

Buku Kegiatan Bengkel

7 Membuat laporan kerusakan dan permintaan perbaikan Laporan Kerusakan 8 Mengganti, mengubah data-data notifikasi. Laporan Kerusakan 9 Membuat Work Order dari Notifikasi dan membuat

settlement rule. Permintaan Pemeliharaan

10 Mengubah, mengganti, merelease dan melakukan print work order.

Permintaan Pemeliharaan

11 Konfirmasi tenaga kerja Work Order. Buku Kegiatan Bengkel

12 Membatalkan konfirmasi order. Buku Kegiatan Bengkel

13 Settle Order. Buku Kegiatan Bengkel

14 Menutup Work Order Buku Kegiatan Bengkel

15 Membuat penomoran equipment baru dalam system. Daftar Mesin 16 Mengubah master data equipment. Daftar Mesin 17 Membuat equipment BOM. Daftar Mesin 18 Membuat Meas Point (Awal dalam Preventive Maintenance) Program

Pemeliharaan terencana

19 Membuat measuring document (Sehari-hari). Meteran 20 Membuat rencana maintenance. Jadwal

Pemeliharaan 21 Membuat jadwal maintenance. Program

Pemeliharaan terencana

1.4.2 Bagan Alur, Wewenang, dan Tanggung Jawab

Nil


Nomor : PLM / JD28



2. TRANSAKSI SAP

2.1 Menyusun Plan Biaya Running Account Workshop, Kendaraan, Alat Berat dan Mesin Penunjang

2.1.1 Otorisasi

Tujuan Penginputan biaya Running Account non standar fisik pada masing-masing I/O

Transaksi KPF6 Menu path Accounting > Controlling > Internal Orders > Planning > Cost and Activity

Inputs > Change Otorisasi Asisten Tehnik, Askep, KTU, Estate Manager

2.1.2 Planning Cost Elements/Activity Inputs Change : Initial screen


Nomor : PLM / JD28



Tampilan Dokumen / Kolom Isian

Keterangan

Setelah menjalankan menu path akan muncul tampilan Planning Cost Elements / Activity Inputs Change: Initial Screen

Klik menu Settings > Set Planner Profile, input Planner profile dengan kode ZSMA101

Version Input 0 From Period Input 1 To Period Input 12 Fiscal Year Input dengan tahun budget, misalnya 2003 Order Untuk merencanakan single internal order, tulis nama internal

ordernya, misalnya PHLEMIBU-01, SSMEMIBU-01 Bila ordernya banyak, isi juga kolom yang keduanya, misalnya SSMEMIBU-01 to SSMEMIBU-02

Or Group Bila yang akan diinput order groupnya, maka input misalnya $LIBE-RAIO [untuk semua RA Internal Order]

Cost Element Untuk merencanakan single cost element, tulis nama cost elementnya, misalnya 7820700 Bilacost elementnya banyak, isi juga kolom yang keduanya, misalnya 7820100 to 7820900

Entry Tick Form-based untuk mendisplay seluruh cost elements yang diplanning atau Tick Free untuk mendisplay cost element yang diplanning.

Klik tanda gambar [ ] sehingga muncul tampilan Planning Cost Elements/Activity Inputs Change : Overview Screen

Untuk mengerjakan detail planning klik item yang akan diplan, kemudian klik menu Edit > Detailed Planning > Change/Display sehingga muncul tampilan Create Unit Cost Estimate: List Screen – 1

Category Input M untuk Material atau Contract atau Input V untuk Variable [V hanya digunakan apabila material tidak tercakup dalam material master]

Resource Input material number [jika digunakan category M], misalnya 20000108

Plant / Activity Input plant atau lokasi di mana barang tersebut berada misalnya LIBE, LIBM.

Quantity Input dengan quantity yang direncanakan, misalnya 10 Unit of Measure Input unit of measure, misalnya L IndepOfLotSize Kosongkan Value Total Quantity x harga Price Total Kalau digunakan M, system akan menyediakan harga dari MM

master data


Nomor : PLM / JD28




Keterangan

Kalau digunakan V, harga harus diinput manual Description Input dengan keterangan yang diperlukan Formula Kosongkan Distributed Hanya tampilan

Bila sudah selesai klik Save [ ] dan tampilan sebelum save [ ] adalah :

2.1.3 Create Unit Cost Element : List Screen -1


Nomor : PLM / JD28



2.2 Merencanakan Cost Element di Cost Center

2.2.1 Otorisasi

Tujuan Untuk menginput alokasi dari CC pemberi jasa [Sender] ke CC penerima jasa [Cost Center] dengan Activity type.

Transaksi KP06 Menu path Accounting > Controlling > Cost Center Accounting > Planning > Cost and

Actvty Inputs > Change Otorisasi Asisten Tehnik, Askep, KTU, Estate Manager

2.2.2 Change Cost Element/Activity Input Planning : Initial screen


Nomor : PLM / JD28




Keterangan

Setelah menjalankan menu path akan muncul tampilan Change Cost Element/Activity Input Planning: Initial Screen

Klik menu Settings > Set Planner Profile, input Planner profile dengan kode ZSMA102

Version Input 0 From Period Input 1 To Period Input 12 Fiscal Year Input dengan tahun, misalnya 2003 Cost Center Untuk merencanakan single cost center, tulis nama cost centernya,

misalnya LIBEGA Sender Cost Center Input Cost Center pemberi jasa, misalnya : LIBEJEEP, LIBEMIBU Sender Activity Type Input type aktifitasnya, misalnya GAPORA Entry Tick Form-based untuk mendisplay seluruh cost elements yang

diplanning atau Tick Free untuk mendisplay cost element yang diplanning.

Klik tanda gambar/icon [ ] sehingga muncul tampilan Change Cost Element/ Activity Input Planning: Overview Screen

2.2.3 Change Cost Element/ Activity Input Planning: Overview Screen


Keterangan


Nomor : PLM / JD28




Keterangan

Fxd consumption Input dengan KM/KWH/M3/H yang di alokasikan

Klik Enter [ ] Selanjutnya klik Save [ ]


Nomor : PLM / JD28



2.3 Review dan Posting hasil input data aktual pekerjaan Setelah jam kerja karyawan selesai, para Mandor, Operator dan Supir akan membuat manual laporan kerja sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. Laporan kerja tersebut terdiri dari : Buku Kegiatan Mandor (BKM) Di dalamnya terdapat data : status pekerja, jenis dan lokasi pekerjaan, jumlah HK dan jumlah hasil kerja. Kartu Kerja Kendaraan / Alat Berat / Mesin Di dalamnya terdapat data : jenis dan lokasi pekerjaan, jumlah km / jam penggunaan unit. Data tersebut diinput oleh Kerani Divisi/Bibitan dalam menu Activity Allocation. Data yang sudah diinput oleh Kerani belum masuk dalam SAP apabila belum diposting oleh Asisten. Sebelum memposting data Activity Allocation, Asisten diharuskan memeriksa kebenaran datanya. Asisten bertanggung jawab atas data yang masuk ke dalam SAP .

2.3.1 Otorisasi

Tujuan Memeriksa dan Memposting input data Activity Allocation Transaksi ZZ21 Menu path Accounting > Controlling > Cost Center > Actual Posting > Activity Allocation >

Review/Posting Otorisasi Kr. Teknik, Kr. Div, Pembukuan, Asisten (Teknik, Civil, Divisi, Lab, Proses), Askep

(Estate, Proses, Maintenenace) , KTU (Est/Mill), Manager (Est/Mill)

2.3.2 SPDE Review/Posting Data

Nama /Judul Field Penjelasan/Langkah Data Input by Nama yang terdaftar User SAP yang menginput.


Nomor : PLM / JD28



Nama /Judul Field Penjelasan/Langkah Posting Date Tanggal data yang akan direview dan diposting Include Posted Allocation Jika di-Tick akan tampil data yang belum dan sudah diposting

Jika di-Untick akan tampil data yang belum diposting saja

Klik sehingga muncul tampilan SPDE ReviewPosting seperti di bawah

2.3.3 SPDE Review/Posting Data

Nama /Judul Field Penjelasan/Langkah

Pada kolom Err apabila kosong berarti data belum diposting Pada kolom Err apabila terisi berarti data sudah di posting Untuk menghapus line item, apabila belum diposting, beri tanda

lalu klik Untuk mengedit line item, Klik 2x line item yang salah dan

lakukan perubahan pada kolom yang perlu diubah, Enter

dan klik Apabila setelah direview tidak ada lagi data yang salah maka

untuk memposting klik lalu klik Setelah diposting akan mengeluarkan Nomor Dokumen, seperti

tampilan dibawah, kemudian klik Enter pada kolom Information (lihat di bawah)


Nomor : PLM / JD28



2.4 Display Dokumen Activity Allocation Proses ini dilakukan untuk melihat / display dokumen activity alocation yang telah diinput oleh krani divisi.

2.4.1 Otorisasi

Tujuan Melihat Dokument Activity Allocation.

Transaksi KB23N Menu path Accounting -> Controlling -> Cost centers accounting -> Actual postings -> Activity

allocation -> Display Otorisasi Krn.(Teknik/Maint/Proses/Pembk/Divisi), Pembukuan, Astisten

(Teknik/Lab/Civil/Proses/Maint/Divisi), Askep (Est/Mill), KTU (Mill/Est), Manager (Mill/Est)

2.4.2 Display Direct Activity Allocation



Nomor : PLM / JD28



Nama /Judul Field Penjelasan/Langkah Setelah menjalankan menu path, akan muncul tampilan Display Activity Allocation:

Initial Screen Document number Masukan nomor document misalnya 11883073

Klik sehingga muncul kembali tampilan Display Activity Allocation: Initial Screen yang merupkan alokasi dari cost center ke cost objectnya . Tampilan seperti di bawah ini

2.4.3 Display Direct Activity Allocation


Untuk kembali, klik tanda gambar .


Nomor : PLM / JD28



2.5 Reverse Activity Alocation Proses ini dilakukan jika terjadi kesalahan atas transaksi activity allocation yang telah di posting oleh Asisten Divisi.

2.5.1 Otorisasi

Tujuan Untuk membatalkan (jurnal balik) dokumen activity allocation yang salah posting. Transaksi KB24N Menu path Accounting -> Controlling -> Cost centers accounting -> Actual postings -> Activity

allocation -> Reverse Otorisasi Askep, KTU, Manager

2.5.2 Reverse Direct Activity Allocation

Nama /Judul Field Penjelasan/Langkah Setelah menjalankan menu path, akan muncul tampilan Reverse Activity

Allocation: Initial Screen Document date Tanggal dokumen tsb akan direverse , sudah terisi otomatis. Reverse document: document number

Masukan nomor dokumen yang akan direverse

Klik Enter [ ] sehingga akan tampil Reverse Activity Allocation: List Screen.


Nomor : PLM / JD28



2.5.3 Reverse Activity Allocation : List

Nama /Judul Field Penjelasan/Langkah Setelah menjalankan menu path, akan muncul tampilan Reverse Activity

Allocation: Initial Screen

Selanjutnya klik Save [ ], akan muncul nomor documen hasil reverse.


Nomor : PLM / JD28



2.6 Input Statistical key Figure (SKF). Transaksi ini untuk menginput data non financial (SKF), seperti data areal statement, curah hujan, dll.

2.6.1 Otorisasi

Tujuan Memasukkan/input data SKF ke Cost Object. Transaksi KB31N Menu path Accounting -> Controlling -> Cost centers accounting -> Actual postings -> Stat. key

figures -> Enter Otorisasi Krn.Divisi, Ast.Teknik, Ast.Civil, Ast.Div, Ast.Mill, Askep, KTU, Manager

2.6.2 Enter Statistical Key Figures

Nama /Judul Field Penjelasan/Langkah Setelah menjalankan menu path, akan muncul tampilan Enter Statistical Key

Figure: Initial Screen Document date Terisi otomatis Posting date Masukan tanggal posting (tanggal data) Document Text Boleh diisi / tidak Screen variant Isi dengan salah satu pilihan (klik tanda panah ke bawah disebelah kanan).

Pilihan tergantung cost objectnya, misal : Cost center, Internal Order, WBS Rec Cost Center Masukan cost center yang menampung data SKF misal

LIBE1A-O2 StatKF Masukan Statistical Key Figure, misalnya JLHPK dan TM T Terisi otomatis


Nomor : PLM / JD28



Nama /Judul Field Penjelasan/Langkah Quantity Masukan jumlah SKF-nya, misalnya 4290 dan 30 Sun Terisi otomatis

Klik Enter [ ] lanjutkan Post [ ] akan muncul nomor documen hasil input SKF.


Nomor : PLM / JD28



2.7 Display dokumen aktual SKF posting di Cost Center Transaksi ini dilakukan untuk melihat hasil input data Statistical Key Figure yang telah di input (diposting).

2.7.1 Otorisasi

Tujuan Melihat dokumen data SKF yang telah dimasukan ke Cost Object. Transaksi KB33N. Menu path Accounting -> Controlling -> Cost centers accounting -> Actual postings -> Stat. key

figures -> Display Otorisasi Krn.(Teknik/Maint/Proses/Divisi/Pembk), Kasir, Pembukuan, Ast.(Teknik/

Lab/Civil/Proses/Maint/Divisi), Askep (Est/Mill), KTU(Est/Mill) Manager (Est/Mill)

2.7.2 Display Statistical Key figures : Initial Screen


Setelah menjalankan menu path akan muncul tampilan Display Statistical Key Figure: Initial Screen

Document number Input nomor dokumen yang akan ditampilkan

Klik Enter [ ] sehingga muncul tampilan Display Statistical Key Figure: List Screen seperti layar di bawah.

2.7.3 Display Statistical Key Figures : List


Nomor : PLM / JD28




Untuk kembali, Klik tanda gambar [ ]

2.8 Reverse Statistical Key Figure ( SKF) Transaksi ini dilakukan untuk membatalkan, jika terjadi kesalahan input data SKF seperti hasil analisa Lab, Grading, Jam Kerja pabrik, Kenderaan dll.


Nomor : PLM / JD28



2.8.1 Otorisasi

Tujuan Untuk membatalkan (jurnal balik) dokumen SKF yang salah input. Transaksi KB34N Menu path Accounting -> Controlling -> Cost centers accounting -> Actual postings -> Stat. key

figures -> Reverse Otorisasi Askep, Manager

2.8.2 Reverse Statistical Key Figures


Setelah menjalankan menu path akan muncul tampilan Reverse Statistical Key Figure: Initial Screen

Document date Input Tanggal Document number Input nomor dokumen yang akan direverse.

Klik Enter [ ] sehingga muncul tampilan Reverse Statistical Key Figure: List Screen seperti di bawah.


Nomor : PLM / JD28



2.8.3 Reverse Statistical Key Figures : List


Selanjutnya klik Save [ ], akan muncul nomor documen hasil reverse SKF ybs.

2.9 Membuat Reservasi Semua permintaan barang harus dibuatkan Bon Permintaan Barang / Reservasi dalam progam SAP, dan di-aprove (diperiksa/disetujui) oleh Askep, KTU, dan Manager. Reservasi ini harus dibuat untuk tanggal kebutuhan hari-hari berikutnya (bukan hari yang telah lalu), minimal untuk kebutuhan hari ini. Dengan kata lain reservasi dibuat sebagai suatu perencanaan, misalnya:sesuai rencana kerja.


Nomor : PLM / JD28



Khusus permintaan barang untuk perbaikan mesin-mesin dan pergantian spare part, reservasi harus melalui modul Plant Maintenance (PM), dicetak dan ditandatangani manual oleh Manager. Dilihat dari tipe perpindahan barang/pergerakan barang, maka ada 2 kelompok reservasi yaitu Reservasi untuk dipakai langsung (menjadi biaya), yaitu reservasi dengan kode perpindahan/movement type 201, 221 dan 261. Reservasi perpindahan stock saja, misalnya untuk disimpan di gudang divisi untuk, yaitu reservasi dengan kode perpindahan/movement type 313 dari Gudang Central. Dalam hal ini perpindahan stock antar divisi tidak diperbolehkan. Keputusan reservasi untuk dipakai langsung atau disimpan di gudang, harus benar-benar seksama. Apabila diyakini bahwa barang tersebut habis dipakai langsung pada hari itu (tidak sisa atau tertunda), maka sebaiknya dipilih reservasi dengan kode movement type 201,221,261. Apabila ada kemungkinan sisa atau tertunda (karena hujan dll), maka sebaiknya dipakai reservasi dengan kode movement type 313, misalnya pupuk dan Pestisida / Herbisida. Selanjutnya pengeluaran dilakukan dari Gudang Divisi sesuai bon pengeluaran mandor. Untuk permintaan barang kantor ke Gudang Central, Pengembalian Material dari Gudang Divisi ke Gudang Central, dan Klinik, dapat dilakukan oleh Pembukuan/KTU.

2.9.1 Otorisasi

Tujuan Membuat permintaan barang. Catatan : tranksaksi ini sebagai pengganti “Bon Permintaan Barang”

Transaksi MB21 Menu path SAP menu => Logistics => Materials Management => Inventory Management => Reservation

=> Create Otorisasi Pembukuan, Asst.Tehnik, Asst.Civil, Asst.Proses, Asst.Maint. Asst.Lab, Asst.Divisi, Askep

Kebun/Mill, KTU Kebun/Mill, Manager Kebun/Mill


Nomor : PLM / JD28



2.9.2 Create Reservation : Initial Screen


Base date Tanggal dibuatnya reservasi, otomatis terisi jangan diubah . Movement type Isi kode yang menentukan jenis permintaan barang.

Pemakaian kode ini adalah : 313!Stock Transfer ( permintaan barang dari Gudang Divisi ke Gudang Central ) 201!Permintaan barang ke Gudang Central, pembebanan ke Cost Center. 221!Permintaan barang ke Gudang Central, pembebanan ke WBS 261!Permintaan barang ke Gudang Central, pembebanan ke Order.

Plant Isi kode inisial unit

Klik tombol Enter ( ), kemudian sistem akan menampilkan layar “Create Reservation: New Items”

2.9.3 Enter Reservation : Collective Processing

Reservasi dengan movement type 313


Nomor : PLM / JD28







Nomor : PLM / JD28




G/L Account Isi nomor perkiraan pembebanan biaya Field ini muncul di layar bila reservasi diisi dengan movement type: 201/ 221/261. Field ini tidak akan muncul bila diisi movement type: 313

Cost Center Isi pusat pembebanan biaya (penampung biaya) Field ini muncul di layar bila reservasi diisi dengan movement type: 201

WBS Element Isi penampung biaya untuk suatu project. Field ini muncul di layar bila reservasi diisi dengan movement type: 221

Order Isi pusat pembebanan biaya (penampung biaya) Field ini muncul di layar bila reservasi diisi dengan movement type: 261

Goods Receipient Isi nama penerima barang (bila semua barang diterima oleh satu orang) Recv. Sloc = Receiving Storage Location, diiisi kode lokasi/gudang penerima barang misal :

DV01 ! Gudang Divisi 1. Field ini muncul di layar bila reservasi diisi dengan movement type: 313.

Material Isi material yang diminta Quantity Isi jumlah barang yang diminta. UnE Isi satuan dari barang yang diminta. Sloc Isi Storage Location Gudang yang akan mengeluarkan, misalnya: CENT /STOR. Batch Secara umum field ini dikosongkan.

Dari bahasa program, batch disini merupakan kode tempat penyimpan (bagian dari gudang). Biasanya digunakan untuk reservasi: material bibitan, dan material yang diproduksi sendiri (misalnya: simrat, guprat, gancu, dll). Isi bacth tersebut apabila barang tersebut disimpan dalam kode bacth.

Klik Choose ( ), kemudian sistem akan menampilkan layar “Create Reservation : Create Reservation : Detail 001/# ”.

2.9.4 Create Reservation : Detail 001/#

Movement type 313

CENT


Nomor : PLM / JD28



Movement type 201


Nomor : PLM / JD28



Movement type 221

Movement type 261


Movement type Kode yang menentukan jenis permintaan barang (baca: penjelasan di atas) Stor. Location Kode gudang pengirim /yang mengeluarkan barang Unit of entry Jumlah barang yang diminta Reqmt. Date Isi tanggal rencana kebutuhan barang, yaitu tanggal hari-hari berikutnya Recipient Isi nama penerima barang (yang akan mengambil barang tsb) Text Isi keterangan sehubungan permintaan barang

Khusus material herbisida dan pupuk, apabila akan dipakai langsung (movement


Nomor : PLM / JD28




type = 201, 221), maka harus diberikan tambahan keterangan luas hektar pada awal text. Contoh : 12 Ha semprot lalang di blok 1A-02.

Jika ingin menambah item lagi, klik tombol ( ). Jika tidak menambah item, klik tombol overview ( ) , dan sistem akan

menampilkan layar “ Create Reservation : Overview “.

2.9.5 Create Reservation : Overview


Klik Post/Save [ ] untuk menyimpan/posting data, pada layar tampil “Create Reservation : Initial Screen” . Pada bagian bawah layar tersebut terdapat pesan “Documentt xxxxxxxx posted ”.


Nomor : PLM / JD28



2.10 Change Reservation Item reservasi yang boleh diubah, hanya item, nomor G/L Account (apabila salah), quantity (apabila sangat tidak wajar), Sloc (DV01 seharusnya CENT), dan keterangan/text (bila perlu). Sebaiknya kegiatan ini dilakukan saat akan menyetujui/ approve reservasi (sekaligus memeriksa isi reservasi tersebu) Disamping untuk mengubah Reservasi, juga untuk menghapus (delete) item Reservasi yang salah. Item Reservasi harus dihapus, jika terjadi kesalahan pada Kode Material, Rec. Sloc, dan Pembebanan ( Cost Center, Internal Order, Project ). Item Reservasi yang dapat diubah / dihapus adalah yang belum pernah di Good Issue / Transfer Posting, dan belum di release Manager. Perubahan reservasi hanya digunakan apabila ada kesalahan dan ketidakwajaran input. Untuk hal lain tidak diperbolehkan. Oleh karena itu perubahan reservasi sedapat mungkin dihindarkan (lebih baik di delete saja, kemudian diinformasikan kepada yang meminta agar membuat reservasi baru).

2.10.1 Otorisasi

Tujuan Mengubah Reservasi Transaksi MB22. Menu path SAP menu => Logistics => Materials Management => Inventory management => Reservation

=> Change Otorisasi Askep Kebun/Mill, KTU Kebun/Mill, Manager Kebun/Mill

2.10.2 Change Reservation : Initial Screen

Nama/Judul Field Penjelasan/Langkah

Reservation Input nomor reservasi yang akan diubah.

Klik Enter [ ] sehingga menampilkan layar “ Change Reservation # : Collective Processing “.


Nomor : PLM / JD28



2.10.3 Change Reservation # : Collective Processing

Movement type 313 (tanpa pembebanan)


Movement type Kode perpindahan barang Cost center / Order / WBS Element

Kode pembebanan, hanya ditampilkan pada reservasi dengan Movement type 201, 261 atau 221

Goods receipient Nama orang penerima barang Recv. Sloc Kode lokasi penyimpanan barang untuk penerima barang Item Nomor urut pada reservasi Material Kode barang Quantity Jumlah barang yang diminta . UnE Satuan barang Plant Kode inisial unit Sloc Kode penyimpanan barang untuk pengirim barang Batch Kode tambahan penyimpanan barang untuk pengirim barang FIs Final Issue, indikator jika sudah dilakukan pengeluaran barang dari gudang. Fis di

tik, jika sisa material yang diminta, tidak ada lagi di Gudang Central. D Deletion, indikator jika dilakukan pembatalan untuk permintaan barang pada baris

tersebut Movement type 201 (dengan pembebanan)


Nomor : PLM / JD28




Peubahan hanya dapat dilakukan pada filed-field yang tidak terblok atau pada field goods recipient, quantity, FIs, D sesuai dengan kebutuhan. Untuk melihat detil permintaan pada suatu barang , klik 2 kali pada nomor materialnya, sehingga menampilkan layar “ Change Reservatian # : Details # / # “

2.10.4 Change Reservatian # : Details # / #


Nomor : PLM / JD28



Dengan Movement type 313 (tanpa pembebanan)

Dengan movement type 201 (dengan pembebanan)


Movement type Kode perpindahan barang Plant Kode inisial unit


Nomor : PLM / JD28




Material Kode barang Sloc Kode penyimpanan barang untuk pengirim barang Recv. Sloc Kode lokasi penyimpanan barang untuk penerima barang Item Nomor urut pada reservasi Quantity in Unit of entry Jumlah barang yang diminta In stockkeepg. unit Jumlah yang akan dikeluarkan dari gudang Further information Reqmts. Date Tanggal kebutuhan barang (tanggal hari-hari berikutnya) Final Issue Final Issue, indikator jika sudah dilakukan pengeluaran barang dari gudang Item deleted Deletion, indikator jika dilakukan pembatalan untuk permintaan barang pada baris

tersebut Receipient Nama orang penerima barang Cost center / Order / WBS Element

Kode pembebanan, hanya ditampilkan pada reservasi dengan Movement type 201, 261 atau 221

G/L Account Nomor perkiraan pembebanan biaya Field ini muncul di layar bila reservasi diisi dengan movement type: 201, 221, 261

Text Keterangan permintaan barang Peubahan hanya dapat dilakukan pada filed-field yang tidak terblok atau pada

field unit of entry, Final issue, Item deleted Recipient, dan text sesuai dengan kebutuhan.

Klik Save [ ] untuk menyimpan perubahan yang telah terjadi.


Nomor : PLM / JD28



2.11 Display Reservasi Asisten divisi yang memerlukan barang untuk divisinya, akan memesan barang tersebut ke Gudang Sentral. Pemesanan barang dilakukan dengan proses Reservation, di mana Kerani Gudang Sentral hanya akan mengeluarkan barang yang dipesan oleh Asisten Divisi, apabila reservasi yang diajukan asisten divisi tersebut telah disetujui oleh Manager atau KTU-nya. Pada kasus lain yang sering terjadi, ada satu divisi yang meminjam barang dari divisi lainnya, karena mungkin di gudang sentral tidak ada atau karena masalah kesulitan transportasi. Peminjaman itupun hanya bisa diberikan apabila asisten divisinya mengajukan reservasi dan barang baru boleh dikeluarkan dari divisi yang dipinjamnya, apabila reservasinya telah disetujui. Kerani Gudang Divisi, sebagai petugas yang bertanggung jawab terhadap pengeluaran dan penerimaan barang, perlu bisa mendisplay reservasi, baik reservasi dari divisi lain atas peminjaman barang ke divisinya, ataupun reservasi yang dibuat asistennya untuk meminta barang dari gudang sentral Kerani Gudang Divisi harus melakukan proses “Display Reservation” untuk mengetahui apakah Reservation tersebut telah lengkap persetujuaanya. Jika persetujuannya telah lengkap, maka barang dapat dikeluarkan. Langkah mendisplay-nya adalah sbb :

2.11.1 Otorisasi

Transaksi MB23 Menu path Logistics => Materials Management => Inventory Management => Reservation => Display Otorisasi

2.11.2 Display Reservation : Initial Screen

Nama /Judul Field Penjelasan Reservation Nomor reservasi yang hendak ditampilkan.

Klik Enter [ ] sehingga sistem akan menampilkan layar “Display Reservation # : Overview” seperti tampilan di bawah ini :


Nomor : PLM / JD28



2.11.3 Display Reservation xxxxxxxxxx : Overview

Nama /Judul Field Penjelasan

Movement type Kode perpindahan barang Goods receipient Nama user pengambil barang Recv. Sloc Kode gudang penerima barang Reqmt. Quantity Jumlah barang yang diminta BUn Satuan barang Material Nomor Barang Plant Kode inisial unit Sloc Kode gudang pemberi barang Batch Kode tempat penyimpanan untuk barang-barang tertentu Reqmts. Date Tanggal barang dibutuhkan Qty withdr. Jumlah barang yang dikeluarkan Material Description Nama barang Mvt Otomatis terisi (tanda ) jka sudah disetujui oleh Manager FIs Otomatis terisi (tanda ) jika barang sudah dikeluarkan dari gudang Del Terisi tanda jika permintaan pada material tersebut dihapus

Klik salah satu item, kemudian klik tombol dan sistem akan mengeluarakan layar “ Display Reservation # : detail 0001 / 0002 “


Nomor : PLM / JD28



2.11.4 Display Reservation # : detail #### / ####


Movement type Kode perpindahan barang Plant Kode inisial unit Material Nomor Barang Stor. location Kode gudang pemberi barang Unit of entry Jumlah barang yang diminta Stockkeepg. unit Jumlah barang yang dikeluarkan Reqmts. Date Tanggal barang dibutuhkan Move allowed Otomatis terisi tanda jka sudah disetujui oleh Manager Final issue Otomatis terisi tanda jika barang sudah dikeluarkan dari gudang Item Deleted Otomatis terisi tanda jika permintaan pada material tersebut dihapus Qty withdr. Jumlah barang yang dikeluarkan Goods receipient Nama user pengambil barang Text Keterangan permintaan barang


Nomor : PLM / JD28



Klik Overview [ ] kemudian klik Header [ ], sistem akan menampilkan layar “Display Reservation # : Header”

2.11.5 Display Reservation # : Header


Base Date Tanggal Penginputan dokumen Name Nama pembuat reservasi Mvt Kode perpindahan barang Goods Recipient Nama pengambil barang Recv. Sloc Kode gudang penerima barang

Klik tanda gambar Exit [ ] untuk keluar


Nomor : PLM / JD28



2.12 Membuat e-mail untuk persetujuan reservasi untuk yang dibuat langsung di SAP

2.13 Otorisasi Tujuan Pemberian informasi. Transaksi SO00 Menu path System => Short messages Otorisasi Asisten, Askep, KTU/Kasie, EM/MM

2.13.1 Create Document and Send


Nomor : PLM / JD28



2.14 Display Functional Location Structure

2.14.1 Otorisasi

Tujuan Melihat struktur Functional Location yang merupakan Object Maintenance pada pembuatan Notification dan Work Order. Juga untuk display Functional Location BOM’s & Equipment BOM’s

Transaksi IH01. Menu path Logistics -> Plant Maintenance -> Management of Technical objects -> Functional Location

-> Structural Display Otorisasi Assistant Maintenance/Technic, Askep dan Manager Mill / Estate

2.14.2 Functional Location Structure: Selection


FunctLoc. Input kode Functional Location. Contoh: LIBM-BO-G untuk lihat Station Boiler LIBM-DP-G untuk lihat Diesel Pump LIBM-VE-G untuk lihat Vehicle/ Kendaraan LIBM-HE-G untuk lihat Heavy Equipment/ Alat Berat


Nomor : PLM / JD28




LIBM-WS-G untuk lihat Workshop Explosion Location hierarchy Equipment installed Equipment hierarchy BOM explosion

Di tik untuk menampilkan tingkatan Functional Location Di tik untuk menampilkan Equipment Installed Di tik untuk menampilkan Hirarki Equipment. Di tik untuk menampilkan Bill Of Material yang terkait dengan Equipment atau Functional Location.

Klik Execute ( ) maka akan tampil tampilan berikut : kemudian klik [ ] struktur yang lebih dalam.

2.14.3 Functional Location Structure: Structure List.


Nomor : PLM / JD28



2.15 Membuat Pemberitahuan Permintaan Perbaikan/Notification Maintenance Request (M1) Membuat Notification adalah memberitahukan As.Maintenance/As.Teknik bahwa suatu equipment membutuhkan perawatan atau mengalami kerusakan. Notification dapat dibuat oleh semua orang/posisi di Mill, KCP dan di estate. Proses pembuatan Notification disebabkan oleh : Permintaan perawatan untuk suatu mesin atau objek maintenance lainnya. Adanya mesin yang mengalami Breakdown. Proses ini diawali dengan membuat Notification ke dalam SAP. Untuk permintaan perawatan lakukan pembuatan Notification Maintenance Request (pemberitahuan permintaan perawatan) di SAP. Bila terjadi breakdown maka lakukan pembuatan Notification Malfunction Report (pemberitahuan laporan kerusakan). Berdasarkan notification yang ada maka As.MaintenanceAs.Tehnik melakukan cek ke lapangan, kemudian membuat Work Order, release dan mencetak bon permintaan barang dari Work Order. Setelah bon permintaan barang ditandatangani Manager, bon tsb dibawa ke gudang. Kepala gudang melakukan good issue (pengeluaran barang) berdasarkan bon tsb. Kemudian As.MaintenanceAs.Tehnik mengerjakan pekerjaan maintenance di lapangan. Setiap hari As.MaintenanceAs.Tehnik tsb melakukan konfirmasi terhadap semua pekerjaan maintenace yang ada dengan mencatatnya di lembaran Order Perawatan. Hasil pencatatan tsb dimasukkan ke SAP (Confirmation). Jika pekerjaan tsb selesai atau pekerjaan belum selesai tapi telah sampai akhir periode pembukuan maka As.MaintenanceAs.Tehnik melakukan pembebanan biaya (settlement) ke Internal Order/ Cost Center equipment tsb. Jika pekerjaan sudah benar-benar selesai maka As.MaintenanceAs.Tehnik melakukan Complete technical (TECO). Untuk Mill, KCP & Bulking notification dibuat untuk station-station termasuk power supply, water supply, kendaraan, alat berat dan weightbridge. Untuk Estate, notification hanya dibuat untuk diesel genset, diesel pump set, kendaraan, alat berat dan mesin-mesin di workshop. Sedangkan untuk AC, mesin fotocopy dan peralatan lainnya jika mengalami kerusakan atau membutuhkan perawatan tidak perlu dibuatkan notification-nya.


Nomor : PLM / JD28



2.15.1 Otorisasi

Tujuan Untuk membuat pemberitahuan kerusakan Transaksi IW26 Menu path Logistics > Plant Maintenance > Maintenance Processing > Notification > Create (Special) >

Maintenance Request Otorisasi All User Mill / Estate

2.15.2 Create PM Notification : Initial screen

Nama /Judul Field Penjelasan/Langkah Notification Type M1 (Maintenanace Request) rubah jika M2 (Breakdown Report Klick Enter ( )


Nomor : PLM / JD28



2.15.3 Create PM Notification : Initial screen

Nama /Judul Field Penjelasan/Langkah FunctLocation Input kode FunctLocation unit hanya jika FunctLocation yang mengalami

kerusakkan. jika yang rusak equipment maka tidak perlu diinput kolom ini. Equipment Input nomor equipment kendaraan/alat berat/mesin Description Input keterangan umum tentang masalahnya.

Contoh: Loading Ramp macet. Perlu diingat Jangan diisi dengan tindakan yang harus bengkel lakukan.Contoh salah: Loading Ramp ganti oli.

Responsibilities Planner Group

Masukan Maintenance Planning Group. Mis : M01- Mechanical Assistant ; T01- Technical Assist

Planning Plant Masukan planning plant. Mis : LIBM > Libo PKS Main WorkCtr Masukan Main Work Center. Contoh : MECH01 atau TECH01 Person Responsi Dikosongkan Reported by Masukan nama orang yang melapor permintaan Notification.

Contoh : Fathur Notif. Date Masukan tanggal ketika Notification dibuat.

Contoh: 06.03.2003 Besic dates Req start

Tanggal kapan Notification ini harus ditindaklanjuti oleh Workshop. Jika tanggal jatuh pada hari libur/Minggu maka perlu dua kali enter (akan ada peringatan).


Nomor : PLM / JD28



Nama /Judul Field Penjelasan/Langkah Contoh: 06.03.2003

Required end Tanggal diharapkan maintenance selesai dikerjakan oleh Workshop. Priority Masukan prioritas 1= High, 2= Medium, 3= Low. Contoh : 3

Reference Object FunctLocation

Masukan Functional Location Number Contoh : LIBM-PE-G-0201

Equipment Isi nomor equipment jika yang ingin dirawat adalah equipment. Assembly Dikosongkan

Item Damage Masukan kode masalah Text Masukan keterangan masalah Cause code Masukan kode penyebab masalah.

Wajib diisikan waktu proses Confirmation. Cause text Masukan keterangan penyebab masalah.

2.15.4 Object information

Display ini untuk mengetahui apakah ada notification lain yang pernah dibuat. Pada Object information diatas terlihat sudah ada Notification dan Work.Order untuk equipment yang sama.

Klik Enter ( ) pada layar tabel.

Kemudian klik Save ( ) pada layar tampilan Create Maintenance Notification: Malfunction Report maka data akan tersimpan. Akan ada message Notification ******** saved pada sebelah kiri bawah display.


Nomor : PLM / JD28



Contoh: 10035768

2.16 Create Notification Malfunction Report [M2]

2.16.1 Otorisasi

Tujuan Untuk membuat Notification Malfunction Report (type M2) / Laporan pemberitahuan kerusakkan equipment.

Transaksi IW24. Menu path Logistics > Plant Maintenance > Maintenance Processing > Notification > Create (Special) >

Malfunction Report Otorisasi All Staff Mill / Estate

2.16.2 Create PM Notification : Initial Screen


Notification Type M2 = Malfunction Report Klik Enter ( )


Nomor : PLM / JD28



2.16.3 Create PM Notification Breakdown Report


Nomor : PLM / JD28




Description Input keterangan umum tentang masalahnya. Untuk membuat Notification ini perlu diingat “Jangan diisi dengan tindakan yang harus dilakukan”. Contoh : MAIN SHAFT VERTICAL PURIFIER NO. 1 PUTUS

Reported by Input nama pelapor yang melaporkan kerusakkan Contoh : TAMITA

Basic dates Req start

Tanggal awal perbaikan/perawatan harus mulai dikerjakan oleh Workshop. Jika tanggal jatuh pada hari libur/Minggu maka perlu dua kali enter (akan ada peringatan). Contoh: 06.03.2003

Required end Tanggal perbaikan/perawatan harus selesai dikerjakan oleh Workshop. Priority Input prioritas level kerusakkan 1= High, 2= Medium, 3= Low. Contoh : 3 Breakdown Untuk Malfunction Report harus di Centang [v]. Reference Object FunctLocation

Input jika yang mengalami kerusakkan 1 unit FuncLoc. Kosongkan Equipment jika FuncLoc yang rusak.

Equipment Isi/Pilih nomor equipment jika yang ingin dirawat adalah equipment. Item Damage Pilih kode masalah Text Input keterangan masalah (bukan penyebab masalah) yang dominan Cause Code Input kode penyebab masalah sebagai analisa awal Cause Text Input keterangan singkat penyebab masalah


Nomor : PLM / JD28



2.16.4 Object Information

Display ini untuk mengetahui apakah ada notification lain yang pernah dibuat. Pada Object information diatas terlihat sudah ada Notification dan Work.Order untuk equipment yang sama.

Klik Enter ( ) pada layar tabel Kemudian klik Save ( ) pada layar tampilan Create Maintenance Notification: Malfunction Report maka data akan tersimpan. Akan ada message Notification ******** saved pada sebelah kiri bawah display. Contoh: 10035767


Nomor : PLM / JD28



2.17 Change Notification

2.17.1 Otorisasi

Tujuan Untuk megubah data notifikasi dengan mengetahui nomor notifikasi tersebut Transaksi IW22 Menu path Logistics > Plant Maintenance > Maintenance Processing > Notification > Change Otorisasi All User Mill / Estate

2.17.2 Change PM Notification : Initial screen

Nama /Judul Field Penjelasan/Langkah Notification Number Input nomor Notification yang akan dichange. Kemudian klik Enter ( )

Tampilan Change PM Notification: Maintenance Request muncul maka lakukan pemeriksaan data yang telah ada. Apakah sudah sesuai dengan data yang ada.


Nomor : PLM / JD28



2.17.3 Change PM Notification: Maintenance Request

Setelah ada merubah data yang ada (cara pengimputan sama dengan IW21) Klik Save [ ].


Nomor : PLM / JD28



2.18 Change/Display Outstanding Notification Change / Display notification yang outstanding pada setiap pagi hari

2.18.1 Otorisasi

Tujuan Untuk mengubah/ menampilkan Notification secara keseluruhan berdasarkan tanggal Notification dibuat.

Transaksi IW28 / IW29 Menu path Logistics > Plant Maintenance > Maintenance Processing > Notification > List Editing >

Change Otorisasi All User Mill / Estate

2.18.2 Change Notification : Selection of Notifications


Nomor : PLM / JD28



Dalam menginput kotak inputan diatas tidak perlu diinput semuanya. Yang dilakukan disini adalah memilih berdasarkan kriteria tertentu. Contoh : Untuk mengetahui Notification yang belum dibuat Work Ordernya selama periode 3, maka yang harus diisi adalah : Pilih Notification Status Outstanding Input ‘Planning Plant’ dengan kode unit / plant. Contoh : LIBM Input tanggal pada Notification date : 01.03.2003 to 31.03.2003 Nama /Judul Field Penjelasan/Langkah

Notification Status Outstanding Postponed In Process Completed

Notification yang belum dibuat WO-nya Notification yang ditunda Notification yang sudah dibuat WO-nya Notification yang sudah di TECO Klik kotak kecil pilihan anda

Notification Selection Notification Nomor Notification (tidak perlu diinput)

FunctLocation Input kode Functional Location, contoh : LIBE* Equipment Nomor Equipment (tidak perlu diinput) Notification Date Input range tanggal notification dibuat

Contoh : 01.03.2003 to 31.03.2003 General Data/Administrative Data Description

Keterangan Notification (tidak perlu diinput)

Created by Nama user yang membuat Notification Mis : Budi (tidak perlu diinput)

Created on Tanggal Notification dibuat Priority Prioritas (tidak perlu diinput)


Nomor : PLM / JD28




Mis : 1 = High ; 2 = Medium ; 3 = Low. Reported by Nama yang melaporkan Notification Mis (Fathur) Changed by Nama yang mengubah Notification (tidak perlu diinput) Changed on Tanggal pengubahan (tidak perlu diinput) Status Incl. Kosongkan Status Excl. Kosongkan Main Work Center Work Center utama. Untuk Estate input kode : TECH01 (tidak perlu

diinput) PM Planning Plant PM Planning Plant / kode plant. Contoh : LIBE (tidak perlu diinput) PM Plan. Group Planner Group (tidak perlu diinput) Des. Start Tanggal mulai. Contoh : 01.03.2003 (tidak perlu diinput) Des. End Tanggal akhir. Contoh : 31.03.2003 (tidak perlu diinput) Completion Date Tanggal penyelesaian (tidak perlu diinput) Malfunction Data/System Availability Breakdown

Jika ingin mendisplay Notification Malfunction Report tandai [X]

Location Data/ Acc. Assignment MaintPlant

Maintenance Plant / kode plant (tidak perlu diinput)

Location Lokasi plant (tidak perlu diinput) Sort Field Kosongkan Company Area Company area (tidak perlu diinput) ABC Indic. ABC indicator (tidak perlu diinput) Setelah selesai mengisi selection yang diinginkan klik Execute ( )

2.18.3 Change Notifications : List of Notifications

Kemudian Select Notification yang akan di edit.

Klik Details ( ) maka akan tampil Change Notification: Maintenance Request / Breakdown Report. Lihat transaksi IW26 Membuat Permintaan Perbaikan/ Notification Maintenance Request (M1) atau lihat transaksi IW26 Membuat Laporan Kerusakan/ Notification Malfunction Report (M2) Ubah sesuai dengan keperluan


Nomor : PLM / JD28



Setelah selesai mengubah data klik Save ( ) pada layar tampilan itu maka data akan tersimpan. Akan ada message Notification ******** saved pada sebelah kiri bawah display. Untuk merubah semua Notification dapat dengan mengklik (Select all) pada kotak sebelah kiri dan klick

Detail

Untuk pindah ke Notification berikutnya klik Back ( ) kemudian keluar display Change Notification: List of Notification dengan nomor Notification berikutnya yang akan dirubah.


Nomor : PLM / JD28



2.19 PM Order for Notification

2.19.1 Otorisasi

Tujuan Untuk membuat perintah kerja berdasarkan notification Transaksi IW34. Menu path Logistics > Plant Maintenance > Maintenance Processing > Order > Create (Special) > Order

for Notification

Otorisasi Assistant Maintenance / Technic

2.19.2 Create Notification Order : Initial Screen


Order type Pilih tipe dari work order. PM01 General/Regular Maintenance Order PM02 Breakdown/Emergency Maintenance Order

Priority Priority dari order yang dibuat. Contoh 2! Prioritas medium

Notification Nomor Notification yang akan dibuatkan order Planning plant Input kode plant

Klik Enter [ ] pada layar tampilan Create Notification Order: Initial Screen


Nomor : PLM / JD28



2.19.3 Create General/Reguler Maintenance Order : Central Header

Input penyebab kerusakan/permintaan perawatan secara detail di kotak kosong di bawah system status.


Nomor : PLM / JD28



Nama / Judul Field Penjelasan/Langkah

PMActType Kode activitas perbaikan/perawatan yang akan di dilakukan. Dates Basic start

Input tanggal perbaikkan / perawatan equipment dimulai. Jika tanggal pada hari libur/Minggu maka perlu dua kali Enter (akan ada peringatan).

Basic fin. Input tanggal perbaikkan / perawatan order selesai dikerjakan . Ditentukan berdasarkan prioritas order.

Priority Prioritas order. Diambil dari prioritas Notification. Reference object FunctLocation

Kode functional location. Biasanya sudah terinput secara otomatis dari data Notification.

Equipment Nomor equipment. Wajib diisi untuk perawatan equipment. Biasanya sudah terinput dari data Notification.

First Operation Operation

Keterangan dari pekerjaan yang dilakukan. Jika kegiatan maintenance tersebut lebih dari satu, maka Klik Operation Overview

( ). Selanjutnya akan muncul tampilan yang bisa diisi sebanyak operasi yang dikehendaki. Ini akan masuk di Cost sebagai biaya kerja (Int Labor) bila Order melakukan konfirmasi.

Ctrl. Key Input kode INT untuk dilakukan Workshop sendiri, EXT untuk RGW atau dikerjakan oleh pihak bengkel / workshop luar Pabrik..

Atyp Tipe aktivitas. Ditentukan oleh sistem. Kosongkan jika unit PKS/Mill Work durtn Estimasi jam kerja. Dihitung secara otomatis oleh sistem. Number Input banyaknya tenaga kerja workshop yang melakukan perbaikan / perawatan. Oprtn dur. Input waktu lamanya pekerjaan dilakukan. Cc. Key Kunci kalkulasi 2. Otomatis diinput oleh system. Klik Operations [ ] pada layar tampilan Create General /Reguler

Maintenance Order : Central Header

2.19.4 Create General /Reguler Maintenance Order : Operation Overview


Nomor : PLM / JD28




Control Key Pilih jenis Control Key: INT maintenance dikerjakan oleh workshop /bengkel sendiri EXT maintenance dikerjakan kontractor/pihak bengkel luar

Operation Short Text Keterangan dari pekerjaan yang dilakukan. Jika Operasi maintenance tersebut lebih dari satu, maka isi dibawahnya sebanyak operasi yang dikehendaki. Ini akan masuk di Cost sebagai biaya kerja (Int Labor) bila Order melakukan konfirmasi.

Work Estimasi jam kerja. Dihitung secara otomatis oleh sistem. Num Banyaknya tenaga kerja yang dipakai. Mis. 2 untuk dua orang

Dikosongkan untuk External Maintenance. Durat Waktu normal yang dipakai untuk mengerjakan order. Mis 2 untuk 2 jam.

Dikosongkan untuk External Maintenance. Calc Kunci kalkulasi 2. Otomatis diinput oleh system

Klik Enter [ ] maka akan muncul layar Create General/Regular Maintenance Order : External Processing Operation

2.19.5 Create General/Regular Maintenance Order : External Processing Operation


Opr. Short text Operation Qty. Input angka 1 dan satuannya Price Input estimasi / perkiraan biaya service luar ini. Cost element Nomor account / perkiraan biaya.

Cost Element 7810100 untuk service dan sparepart dari luar (Maintenance External Contract), Cost Element 7820700 untuk sparepart saja dari luar (Maintenance External Sparepart)

Material Group Kode group materialnya. Input EMS (Estate / Mill Service) Good recipient Input nama penerima barang


Nomor : PLM / JD28




Requisitioner Input nama yang mengajukan service luar Purchasing group Input group purchasing yang membuat PO reference PR Purchasing Org Input organization PSM

Klik Enter [ ] Kemudian klik kotak sebelah angka 0010 operation INT, dimana operation ini

butuh material dari gudang.

2.19.6 Create General/Reguler Maintenance Order : Operation Overview

Klik Component [ ] Nama/Judul Field Penjelasan/Langkah

Component Input nomor materialnya. Pengisian komponen hanya melibatkan Sparepart dan component-component lainnya yang mendukung perawatan. Jadi tidak termasuk TOOLS (alat kerja) Barang-barang konsumtif seperti : buku tulis dan Kertas HVS. BBM dan Grease (gemuk), Air Accu. Untuk lebih jelas lihat pada Material yang diterima di modul PM.

Reqmts qty Jumlah komponen yang dibutuhkan untuk kegiatan perbaikan. Sloc Pilih kode lokasi gudang Disini bisa dilihat jumlah barang tsb di gudang Central /

Storage. Input allocation operation berapa yang butuh material ini. Selanjutnya klik

Enter [ ] IC Input Item category: L untuk barang ada stock (barang digudang) Receipt Input nama yang ambil material ke gudang

Klik Enter [ ] Selanjutnya klik menu Order => Functions => Determine Costs


Nomor : PLM / JD28




Klik Cost [ ]

2.19.7 Create General/Regular Maintenance Order : Cost Overview


PlanCosts biaya yang direncanakan sedangkan kolom ActCosts biaya yang sebenarnya telah dipakai.

Jika pada kolom paling kiri terdapat tampilan berarti terdapat kesalahan ketika memasukan komponen (lihat penjelasan di cara pemasukan Component) maka pembuatan Work Order HARUS dibatalkan dan Work Order tidak boleh di SAVE Nama/Judul Field Penjelasan/Langkah


Nomor : PLM / JD28




Define Settlement Rule

Klik Goto > Settlement Rule, atau klik Settlement Rule ( ) Klik With default

2.19.8 Maintain Settlement Rule: Overview


Cat Input CTR: jika biaya ditujukan ke Cost Center (untuk Stations) ORD: jika biaya ditujukan ke Internal Order (untuk Running Account) FXA: jika biaya ditujukan ke Fixed Asset (untuk Capital Expenditure)

Settlement Receiver Input kode Cost Center, Internal Order atau Fixed Asset. Tergantung pengisian pada AAC

% Input 100 % untuk biaya yang ditangani. Typ Pilih PER - periode dari penyelesaian.

Hapus yang FUL - penanganan penuh dengan cara tempatkan cursor pada tipe

Ful kemudian klik Delete ( ).

Klik Enter [ ]

Klik Back [ ] Put in process (Save + Release) Kemudian klik ( ) Put in process


Nomor : PLM / JD28



2.19.9 Create Order for Notification : Put in Process

Pilih Print with online window (untuk cetak) atau W/o print (untuk tidak cetak).

Klik kotak sebelah kiri Print with online window kemudian klik Enter [ ]

2.19.10Select Shop Papers

Kemudian input pada kolom Output Device (tujuan) printer yang akan mencetak pada :

Kegiatan Perawatan Bon Permintaan Barang Order Perawatan

Klik kotak kecil di sebelah kiri ( ) pada ke 3 baris tersebut

Kemudian klik ( ) Akan ada message Order number XXXXXXX saved pada sebelah kiri bawah display Create PM Order: Initial Screen


Nomor : PLM / JD28



2.19.11Contoh form yang dihasilkan

2.19.11.1 Form kegiatan perawatan

Kegiatan perawatan untuk file di workshop. Diisi oleh mekanik workshop tentang Perbaikkan atau perawatan yang dilakukan.


Nomor : PLM / JD28



2.19.11.2 Form Bon Permintaan Barang

Bon ini disetujui dan ditandatangani oleh Mill/Estate Manager, kemudian oleh pelaksana kerja Bon tsb diserahkan ke Kepala gudang sebagai bukti permintaan pengambilan barang. Kepala gudang menandatangani bon tsb, melakukan Good Issue di SAP kemudian mengeluarkan sparepart/material yang diminta. Dan penerima sparepart/material menandatangani bon tsb.


Nomor : PLM / JD28



2.19.11.3 Form order perawatan

Order Perawatan ini diberikan ke pelaksana kerja dan dikembalikan lagi ke Asisten Teknik/Maintenance setelah pekerjaan selesai.

assisten teknik a

Documents

system department team

3 create unit cost element

date name and title

2 merencanakan cost

plm jd28 author

list screen