asjaajamiskordade vÕrdlusjrportfoolio.weebly.com/uploads/4/2/0/1/42011911/asjaajamiskordade... ·...
TRANSCRIPT
Tartu Kutsehariduskeskus
IKT osakond
Johanna Riivik
ASJAAJAMISKORDADE VÕRDLUS
Iseseisev töö
Juhendaja Mirjam-Merike Sõmer
Tartu 2014
2
Sisukord Sissejuhatus ................................................................................................................................... 3
1. Tallinna Lasteaed Kirsike asjaajamiskord .............................................................................. 4
2. Otepää Gümnaasiumi asjaajamiskord .................................................................................. 5
3. Tabel asjaajamiskordade sisu vastavusest ............................................................................ 6
Kokkuvõte ................................................................................................................................... 11
Kasutatud kirjandus .................................................................................................................... 12
3
Sissejuhatus
Valisin oma töö asjaajamiskordadeks Otepää Gümnaasiumi asjaajamikorra ja Tallinna
Lasteaed Kirsikese asjaajamiskorra. Esiteks vaatlesin nii Otepää Gümnaasiumi, kui ka
Tallinna Lasteaia Kirsikese asjaajamiskordades nii ülesehitust, jõustumist, sisu. Teiseks
võrdlesin tabelina asjaajamiskordade sisu vastavust VV 26.02.2001 määrusele nr 80
„Asjaajamiskorra ühtsed alused” peatükiga nr 1, § 4. Asutuse asjaajamiskorraga. Lõ-
puks tõin kokkuvõttes välja oma arvamused nendest asjaajamiskordadest.
4
1. Tallinna Lasteaed Kirsike asjaajamiskord
Tallinna Lasteaia Kirsikese asjaajamiskord on jõustunud 27. detsember 2013. aastal.
Seegi jaguneb suuremateks peatükkideks mida on kokku kaheksa ning mille all on
omakorda alapealkirjad. Iga peatüki pealkiri on arusaadav ja konkreetne, ning muudab
tänu sellele otsitava kiiremini leitavaks. Sisu on küll lühike aga sellest hoolimata ker-
gesti jälgitav ja kõik vajalik on olemas. Väga suur pluss on ka see, et lahti on seletatud
kasutatavad mõisted seoses dokumendihaldussüsteemiga ning ka olemas on näited kui-
das dokumentidele vormistatavad elemendid kirjutada. Lasteaia asjaajamise tagab direk-
tor.
5
2. Otepää Gümnaasiumi asjaajamiskord
Otepää Gümnaasiumi asjaajamiskorra jõustumise kuupäeva ei ole märgitud. Ülesehitus on aru-
saadav ja kergesti jälgitav. Koosneb seitsmest suuremast peatükist ja omakorda alapealkirjadest.
Kuid üheks miinuseks võib tuua selle, et mõisteid pole lahti selgitatud. Välja on toodud ka, et
Otepää Gümnaasiumi asjaajamiskord kehtib Otepää Gümnaasiumis ja on kohustuslik täitmiseks
kõikidele töötajatele. Kooli asjaajamise korraldamise eest vastutab direktor ja asjaajamist kor-
raldab juhiabi. Direktori asetäitjad vastutavad nõuetekohase asjaajamise eest oma tegevuse
valdkonnas.
6
3. Tabel asjaajamiskordade sisu vastavusest
§ 4. Asutuse asjaaja-
miskord
Otepää Gümnaasiumi asja-
ajamiskord
Tallinna Lasteaed Kirsike asjaaja-
miskord
Asutuse juht kehtestab
asutuse asjaajamiskorra. Kooli asjaajamise korral-
damise eest vastutab di-
rektor ja asjaajamist kor-
raldab juhiabi.
Lasteaia asjaajamise tagab di-
rektor.
Asutuse asjaajamispe-
riood või –perioodid. Asjaajamisperiood on 1.
jaanuarist kuni
31. detsembrini.
Lasteaia asjaajamisperioodiks on
kalendriaasta.
Asutuse dokumendiring-
luse kord või skeemid. Dokumendiringluse kord. Dokumendiringluse kord.
Dokumendiplankide
hoidmise ja kasutamise
kord.
kirjaplank -vormistatakse
ametikirjad;
üldplank - vormistatakse:
käskkirjad, aktid, proto-
kollid.
Dokumendiplankide
hoidmisest polnud midagi
kirjutatud.
Lasteaias tegutsevad komisjo-
nid, pedagoogiline nõukogu ja
hoolekogu kasutavad lasteaia
planke, lisades lasteaia nimele
komisjoni või nõukogu nime.
Lasteaia plankidel kasutatakse
sümbolina Tallinna suure vapi
kujutist.
Paberdokumentide plankide tur-
vaelemendiks on rekvisiitide si-
nine värv.
Lasteaia planke hoitakse lukus-
tatud ruumis.
Registreeritavate doku-
mentide liigid, registree-
rimise kord ja dokumenti-
de tähistuste (viidete) süs-
teem.
õpilaspiletid ja õpingu-
raamatud;
lepingud (majanduslepin-
gud, töölepingud jm);
saabunud ja väljasaadeta-
vad dokumendid (kirjad,
avaldused, märgukirjad,
taotlused, teabenõuded,
volikirjad jm);
käskkirjad;
põhikooli ja gümnaasiumi
lõputunnistused ja hinne-
telehed;
kiituskirjad ja medalid.
Asutus on kohustatud re-
gistreerima dokumendi-
registris ülesannete täit-
misel loodud ja saadud
dokumendid.
Dokument on registreeri-
sissetulevad kirjad;
väljaminevad kirjad;
avaldused, taotlused;
vastused avaldustele ja taotluste-
le;
teabenõuded;
vastused teabenõuetele;
lepingud;
haldusaktid ja ettekirjutused.
Dokument on registreeritud, kui
talle on antud indeks ja tema
kohta on registrisse kantud iden-
tifitseerimist võimaldavad and-
med vastavalt registreeritava
dokumendi liigile.
Dokumentide registreerimine
lasteaias on ühekordne.
7
tud, kui talle on antud in-
deks ja tema kohta on re-
gistrisse
kantud identifitseerimist
võimaldavad andmed
vastavalt registreeritava
dokumendi liigile.
Dokumentide või toimin-
gute kohta dokumendire-
gistrisse kantavate andme-
te loetelu.
Asutus on kohustatud re-
gistreerima dokumendi-
registris ülesannete täit-
misel loodud ja saadud
dokumendid.
Dokumendiregistrisse
kantavad andmed seotak-
se omavahel nii, et neid ei
oleks hiljem võimalik jäl-
gi jätmata muuta.
Dokumendiregister koos-
neb dokumendiliikide
järgi peetavatest allregist-
ritest.
Dokumendi andmeid
säilitatakse dokumendire-
gistris senikaua, kui säili-
tatakse dokumenti.
Kirjas oli ainult, et lasteaia
dokumendihaldussüsteemi või-
malusteks on avalikustada laste-
aia dokumendiregister.
Dokumentide läbivaata-
miseks esitamise või
saatmise kord.
Asutusesisene dokumen-
tide kooskõlastamise
kord.
Asutustevaheliseks koos-
kõlastamiseks esitatud
dokumentide kooskõlas-
tamise
tähtaega hakatakse arves-
tama dokumendi saabu-
misele järgnevast kuu-
päevast ning
dokumendid kooskõlasta-
takse õigusaktides ette-
nähtud tähtaegu arvesta-
des.
Asutusesisese dokumendi
kooskõlastamise tähtaeg
on 5 päeva.
Kui dokumendi jõustumiseks on
õigusaktiga ette nähtud selle ko-
hustuslik
kooskõlastamine asutuse või
ametiisikuga, vormistatakse
kooskõlastusmärge analoogili-
selt rekvisiidiga “kinnitusmär-
ge”.
Dokumendi
kooskõlastamise vormiks on sel-
le eelnõu viseerimine.
Kooskõlastamise tähtajast pol-
nud midagi kirjutatud.
Asutusesisene dokumen- Teabevaldaja on kohusta- Dokumendihaldussüsteemi va-
8
tide teatavakstegemise
kord.
tud avalikustama järgmi-
se tema ülesannetega seo-
tud olemasoleva teabe:
asutuse põhimääruse;
ametijuhendid;
asutuse koosseisud ja neis
ettenähtud ametikohti
täitvate ametnike ees- ja
perekonnanimed, eriala
ning elektronpostiaadres-
sid;
andmed asutuse täitmata
ametikohtade kohta;
asutuse dokumendiregist-
ri.
hendusel, tagades isiku eraelu
puutumatuse.
Dokumentide allkirjasta-
mise ja ametliku kinnitu-
sega tõestamise kord.
Protokollid allkirjastatak-
se ühes eksemplaris.
Väljasaadetud kirja asu-
tusse jääv ärakiri allkir-
jastatakse.
Allkirja jäljend ei asenda
allkirja.
Juhul kui allkirjast ei ole
võimalik välja lugeda all-
kirjastaja nime, tuleb all-
kirja juurde kirjutada ka
allkirja andja nimi.
Dokumendi allkirjastami-
se õigus on asutuse direk-
toril või direktori käskkir-
jaga
määratud asetäitjal.
Allkirjastamise kohta oli kirjuta-
tud, ainult kui elemendist.
Dokumentide avalikusta-
mise, neile juurdepääsu
tagamise ja juurdepääsu-
piirangute kehtestamise
kord.
Dokumentide avalikus-
tamise kohta polnud
Dokumendiregistri pidaja
peab võimaldama juurde-
pääsu dokumendiregistril.
Juurdepääsupiirang keh-
testatakse sellistele do-
kumentidele, milles sisal-
duvale
teabele on juurdepääs
seadusega kehtestatud
Lasteaia dokumendid avalikusta-
takse lasteaia kodulehel:
www.kirsike.ee
Juurdepääsu märke kohta oli kir-
jutatud ainult üldiselt, et kuu sel-
le paigutama peab ja kes teeb et-
tepaneku märke kasutamise koh-
ta.
Lasteaiasiseseks kasutamiseks
mõeldud dokumentidele kehtes-
9
korras piiratud.
Kui dokumendile on keh-
testatud juurdepääsupii-
rangud, peab register si-
saldama andmeid juurde-
pääsupiirangu ja selle
tähtaja kohta.
tab juurdepääsupiirangud
lasteaia direktor lähtudes avaliku
teabe seadusest ja isikuandmete
kaitse seadusest.
Juurdepääsupiirangu märkus ja
alus on märgitud dokumentide
loetelus ning dokumenti
registreerides tuleb see märkida
dokumendihaldussüsteemi.
Vastust või lahendamist
vajavate, dokumentidest
tulenevate ülesannete
täitmise ja asjade tähtaeg-
se lahendamise kontrolli
kord.
Vastus kirja kohta oli
toodud välja, kuidas vor-
mistama peab.
Kirjavahetuse puhul pai-
gutatakse samasse toimi-
kusse esmane (algatus)
kiri koos
vastuskirjade ja muude
asjalahendamise käigus
tekkinud dokumentidega.
Kui asi vajab lahenda-
mist, võib tähtaega pi-
kendada 30
kalendripäevani.
Kui dokument ei vasta nõuetele,
teatatakse sellest võimaluse kor-
ral viivitamata dokumendi
saatjale või koostajale ning do-
kument registreeritakse üksnes
juhul, kui puudused on
kõrvaldatud.
Kui asja lahendamine ei kuulu
lasteaia pädevusse, siis edasta-
takse avaldus, taotlus,
märgukiri või teabenõue vasta-
valt kuuluvusele, teatades sellest
saatjale 5 tööpäeva jooksul.
Asi loetakse lahendatuks, kui
dokumendist tulenevad toimin-
gud on õigusaktidega ettenähtud
korras sooritatud ja asjaosaliste-
le on sellest teatatud või kui do-
kumendi saatjale on vastatud.
Dokumentide hoidmise ja
hävitamise kord kooskõlas
Vabariigi Valitsuse
29. detsembri 1998. a
määrusega nr 308 kinnita-
tud „Arhiivieeskirjaga”;
Säilitustähtaja ületanud
arhivaale pole vaja säili-
tada kauem, kui doku-
mentide
loetelus ettenähtud on.
Arhivaalid hävitatakse
hävitamisakti alusel. Hä-
vitamisakti kavand esita-
takse
kooskõlastamiseks avali-
kule arhiivile.
On kooskõlas Vabariigi Valit-
suse 29. detsembri 1998. a mää-
rusega nr 308.
Ametniku teenistusest või
töötaja töölt vabastamise,
teenistus- või töösuhte
peatumise või asutuse
töökorralduse muutmise
Enne teenistus- või töö-
kohalt vabastamist või
teenistus- või töösuhte
peatumisel on juhiabi ko-
hustatud asjaajamise üle
Enne teenistus- või töökohalt
vabastamist või teenistus- või
töösuhte peatumisel on juhiabi
kohustatud asjaajamise üle and-
ma teda asendama määratud
10
korral asjaajamise üle-
andmise kord.
andma teda asendama
määratud ametnikule või
töötajale asutuse juhi
poolt selleks määratud
tähtajal.
Pikalt oli ka kirjutatud
mida Asjaajamise
üleandmis-
vastuvõtmisakt peab si-
saldama .
ametnikule või töötajale asutuse
juhi poolt selleks määratud täht-
ajal.
Pikalt oli ka kirjutatud mida As-
jaajamise üleandmis-
vastuvõtmisakt peab sisaldama .
Muud toimingud tulene-
valt asutuse ülesannetest Polnud midagi märgitud Polnud midagi märgitud
11
Kokkuvõte
Võib öelda, et nii Otepää Gümnaasiumi kui ka Tallinna Lasteaia Kirsike asjaajamiskor-
rad olid väga hästi üles ehitatud. Mõlemalt oli väikseid puudusi, kuid sain mõlemast
asjaajamiskorrast hea ja selge ülevaate. Mulle meeldis rohkem Tallinna Lasteaia Kirsike
asjaajamiskord, kuna see oli lühike, kuid väga selgesti mõistetav ja kõik oli väga täpselt
ja korrektselt välja toodud. Otepää Gümnaasiumi asjaajamiskord oli aga väga mahukas,
seal oli kuidagi nii palju teksti ja raskesti arusaadav minu arust. Tabelit vormistades sain
selge ülevaate, et peaaegu kõik oli olemas mis vaja, et asjaajamiskorras olema peab ning
Otepää Gümnaasiumi ja Tallina Lasteaia Kirsike asjaajamiskorrad ühtisid § 4. Asutuse
asjaajamiskorras olevatele nõuetele.
12
Kasutatud kirjandus
Allika tüüp Kasutatud kirjandus
Veebileht https://www.riigiteataja.ee/akt/130122011062
Veebileht http://www.tallinn.ee/est/kirsike/Asjaajamiskord.pdf-2
Veebileht
http://www.nuustaku.edu.ee/lehed/avalik_teave/OG_asjaajamiskord.pdf