1PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

PELAPORAN MONITORING DAN EVALUASI

BADAN PERENCANAAN PEBANGUNAN DAERAH

KABUPATEN BENGKULU UTARA BERBASIS WEB

Dodi Wahyugi

Jl. Lembah No.2A Kelapa Dua Cimanggis Depok

armabu@yahoo.com

ABSTRAK

Pengembangan sistem pelaporan dan monitoring yang terkomputerisasi

dan berbasis web pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA)

Kabupaten Bengkulu Utara dibutuhkan untuk menggantikan sistem yang lama dimana

masih manual / proses surat menyurat dengan menggunakan tahapan-tahapan dalam

metode System Development Life Cycle (SDLC) dimana pengembangan sistem

informasi ini diharapkan nantinya akan meningkatkan kualitas serta pengendalian

monitoring dan evaluasi, transparansi, dan membantu pembuat kebijakan dalam

mengambil langkah-langkah kebijakan terhadap pelaksanaan pembangunan

di Kabupaten Bengkulu Utara.

Kata Kunci: BAPPEDA, SKPD, SDLC, Monitoring dan Evaluasi, Sistem Informasi.

PENDAHULUAN

Dalam rangka pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang

Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Perencanaan

Pembangunan Daerah, dipandang perlu suatu sistem informasi pelaporan monitoring

dan evaluasi dalam upaya meningkatkan kualitas operasional suatu program dan

berkontribusi penting dalam memandu pembuat kebijakan di seluruh strata organisasi

pemerintah.

2Dengan adanya sistem informasi pelaporan monitoring dan evaluasi pelaksanaan

pembangunan pada BAPPEDA Kab. Bengkulu Utara yang relevan untuk pembuat

kebijakan dapat membantu menata seperangkat prioritas, mengarahkan alokasi sumber

dana, memfasilitasi modifikasi dan penajaman struktur program dan aktivitas serta

memberi sinyal akan kebijakan penataan ulang personil dan sumber daya yang dimiliki.

TINJAUAN PUSTAKA

Evaluasi oleh Bappeda meliputi Penilaian terhadap pelaksanaan proses

perumusan dokumen rencana pembangunan daerah, dan pelaksanaan program dan

kegiatan pembangunan daerah; dan Menghimpun, menganalisis dan menyusun hasil

evaluasi Kepala SKPD dalam rangka pencapaian rencana pembangunan daerah (PP 8

Tahun 2008 Bab 6 Pasal 48 ayat 2).

Monitoring dan evaluasi dalam pelaksanaan pembangunan memerlukan data dan

informasi yang tepat waktu, akurat, relevan dan lengkap. Kegiatan monitoring

diperlukan untuk mencatat perkembangan kondisi pelaksanaan pembagunan, memantau

proses dan kemajuan pelaksanaan kebijakan secara terus-menerus, mengidentifikasi

masalah dan penyimpangan yang muncul, merumuskan pemecahan masalah, dan

membuat laporan kemajuan secara rutin dalam kurun waktu yang pendek.

Menurut Jogiyanto (2001) suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari

prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk

melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

Menurut Gordon B. Davis & Margrethe. H Olson (1984) Sistem Informasi

Manajemen adalah sistem manusia atau mesin yang menyediakan informasi untuk

mendukung operasi, manajemen dan fumgsi pengambilan keputusan dari suatu

organisasi.

3Secara konseptual siklus pengembangan sebuah sistem informasi berdasarkan

Siklus Hidup Pengembangan Sistem (System Development Life Cycles / SDLC).

METODE PENELITIAN

Penelitian serta pengembangan sistem ini dilakukan di BAPPEDA Kabupaten

Bengkulu Utara yang berlokasi di Jalan Jenderal Sudirman No.1 Arga Makmur

Bengkulu Utara, yang di bantu oleh perangkat kerja organisasi dan koresponden

lainnya.

Tahap awal dilakukan penelitian kepustakaan untuk mempelajari literatur-

literatur yang berhubungan dengan proses perancangan dan pemodelan sistem informasi

serta pembuatan web.

Kemudian dilanjutkan dengan studi lapangan yang dilakukan dengan beberapa

langkah, yaitu menentukan permasalahan yang akan dibahas dari beberapa pilihan yang

terdapat dilapangan. Kemudian mempelajari proses pelaporan monitoring dan evaluasi

pelaksanaan pembangunan yang sedang berjalan di BAPPEDA Kabupaten Bengkulu

Utara untuk dianalisis dan juga melakukan interview serta wawancara langsung untuk

mendapatkan informasi, referensi dan pendapat dari aparatur yang terkait.

Dilanjutkan dengan tahapan pengembangan yaitu; perencanaan , analisis sistem,

perancangan sistem dan implementasi.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Perancangan sistem informasi pelaporan monitoring dan evaluasi ini, akan

dikembangkan dengan berbasis web, dengan menggunakan pemodelan proses yang

nantinya menjadi tolak ukur keberhasilan pengembangan sistem. Pemodelan proses

adalah cara formal untuk menggambarkan aktivitas-aktivitas yang dilakukan dan

4bagaimana data berpindah diantara aktivitas-aktivitas tersebut dengan menggunakan

Data Flow Diagram (DFD).

Gambar 1 Diagram Konteks Pengembangan Sistem Monitoring dan EvaluasiBAPPEDA Kab.Bengkulu Utara berbasis web.

Pada gambar 1 merupakan diagram konteks dari pengembangan sistem

informasi pelaporan monitoring dan evaluasi, dimana terdapat tiga entitas yaitu entitas

SKPD, BAPPEDA dan Masyarakat.

Entitas SKPD bertindak sebagai yang memberi data/informasi sekaligus yang

menerima data/informasi (hasil laporan monitoring dan evaluasi), dimana sebagai

pemberi data/informasi entitas SKPD melakukan input data laporan monitoring dan

evaluasi pelaksanaan pembangunan di SKPD nya per periode sesuai dengan program

dan kegiatan. Kemudian sebagai penerima data/informasi entitas SKPD dapat

menggunakan suluruh informasi data-data SKPD nya untuk dimanfaatkan sebagai

fungsi pengendalian pelaksanaaan pembangunan internal di SKPD nya masing-masing

oleh Kepala SKPD/ Pejabat Pengguna Anggaran.

Entitas BAPPEDA bertindak sebagai administrator sistem sekaligus sebagai

yang menerima data/informasi (hasil laporan monitoring dan evalausi). Sebagai

administrator sistem entitas BAPPEDA dapat melakukan perubahan terhadap seluruh

data-data laporan yang ada didalam database sistem sesuai dengan kebutuhan dan

5koordinasi yang ada, sedangkan sebagai penerima data/informasi entitas BAPPEDA

melakukan fungsi pengendalian pelaksaanaan pembangunan lewat informasi laporan

monitoring dan evaluasi yang ada di dalam sistem.

Sedangkan entitas Masyarakat betindak sebagai salah satu tujuan informasi

dalam bentuk transparansi pemerintah terhadap pelaksaanaan pembangunan kepada

masyarakat, dengan cara msayarakat dapat melihat langsung laporan yang ada didalam

sistem dengan cara mengakses website lewat jaringan internet.

Gambar 2 Diagram Zero Pengembangan Sistem Monitoring dan EvaluasiBAPPEDA Kab.Bengkulu Utara berbasis web.

Pada proses ini entitas SKPD memberikan data mengenai profile SKPDnya

kemudian sistem memeriksa data SKPD tersebut, Setiap SKPD memiliki indentifikasi

unik masing-masing didalam tabel tbl_skpd..

Selanjutnya entitas SKPD memberikan data-data laporan sesuai dengan

permintaan sistem kemudian sistem memberikan report laporan monitoring dan evaluasi

SKPD nya sesuai dengan data-data laporan yang telah masuk kedalam database tabel

tbl_laporan.

6Entitas BAPPEDA mendapatkan report laporan seluruh SKPD yang ada di

databse tbl_laporan dari sistem. Selain itu entitas BAPPEDA juga dapat merubah

seluruh data-data laporan SKPD yang ada di database tbl_laporan. Dan entitas

Masyarakat juga mendapatkan report laporan monitoring dan evaluasi rekapitulasi dari

sistem.

Gambar 3 Diagram Level 1 / Rinci Proses 2.0 Pengembangan SistemMonitoring dan Evaluasi BAPPEDA Kab.Bengkulu Utara berbasis web.

Pada proses ini entitas SKPD memberikan data laporan ke sistem, kemudian

sistem melakukan pengecekan data terhadap data laporan yang diberikan.

Setelah proses pengecekkan data laporan dilewati maka pada proses ini maka

sistem memasukkan data laporan ke dalam tbl_laporan. Selanjutnya data laporan akan

diberikan kepada entitas SKPD, entitas BAPPEDA dan entitas Masyarakat dalam

bentuk report laporan monev.

7Kemudian dilakukan normalisasi dari perancangan sistem informasi pelaporan

monitoring dan. Pada tahap normalisasi ini attribut yang di tebalkan dan digaris bawahi

adalah primary key dari tabel tersebut. Sedangkan attribut yang di miringkan adalah

foreign key dari tabel lain.

Tabel 1 Normalisasi 2 NF Pengembangan Sistem Monitoring dan EvaluasiBAPPEDA Kab.Bengkulu Utara berbasis web.

Pada bentuk 1 NF ini memiliki 2 file database yakni tbl_skpd yang terdiri dari

field-field, norek_skpd, nama_skpd.

File kedua yaitu tbl_laporan yang terdiri dari field-filed, id_laporan, norek_skpd,

periode, tahun, lokasi, dpa, kontrak, target_fisik, target_uang, real_fisik, real_uang,

real_persen, sisadana, permasalahan, saran, kritik, nama_program, norek_program,

nama_program, norek_kegiatan.

8Tabel 1 Normalisasi 2 NF Pengembangan Sistem Monitoring dan EvaluasiBAPPEDA Kab.Bengkulu Utara berbasis web.

Pada bentuk 2 NF ini terdiri dari 4 file database yakni file tbl_skpd yang terdiri

dari field-field, norek_skpd, nama_skpd. File kedua yaitu tbl_laporan yang terdiri dari

filed-field, id_laporan, norek_skpd, periode, tahun, lokasi, dpa, kontrak, target_fisik,

target_uang, real_fisik, real_uang, real_persen, sisadana, permasalahan, saran, kritik.

File ketiga yaitu tbl_program yang terdiri dari filed-field, id_program, nama_program,

norek_program. File keempat yaitu tbl_kegiatan yang terdiri dari field-field,

id_kegiatan, id_program, nama_kegiatan, norek_kegiatan.

9Gambar 4 Entity Relationship Diagram Pengembangan SistemMonitoring dan Evaluasi BAPPEDA Kab.Bengkulu Utara berbasis web.

Pada Entity Relationship Diagram diatas dapat dijelaskan bahwa Entiti SKPD

mempunyai relasi dengan entiti LAPORAN yang memliki, relasi dimaksud berderajat

M to M di dalam atribut norek_skpd.

Entiti LAPORAN memiliki relasi dengan entiti KEGIATAN dimana terdapat

hubungan relasi berderajat 1 to M di dalam atribut id_kegiatan.

Entiti KEGIATAN memiliki relasi dengan entiti PROGRAM dimana terdapat

relasi berderajat M to 1 di dalam atribut id_program.

10

Gambar 5 Rancangan interface menu skpd / input laporan SKPD/ proses laporan / form laporan Pengembangan Sistem

Monitoring dan Evaluasi BAPPEDA Kab.Bengkulu Utara berbasis web.

Pada Gambar 5 menampilkan rancangan interface menu skpd / input laporan skpd/

proses laporan / form laporan. Pada halaman ini disediakan form isian data-data laporan

monitoring dan evalausi yang di butuhkan oleh sistem dari user skpd untuk selanjutnya di olah

oleh sistem menjadi laporan monitoring dan evaluasi.

Pada form yang tersedia user skpd memilih nama program dan kegiatan, menginputkan

lokasi kegiatan, nilai DPA dan nilai kontrak (jika ada), target fisik, permasalahan, kritik, saran,

realisasi fisik, realisasi keuangan.

Berdasarkan data-data yang di inputkan user skpd maka sistem secara otomatis

mendapatkan nilai terget keuangan, realisasi persen dan sisa dana. Selanjutnya user skpd setelah

selesai menginput bisa memilih submenu submit atau reset untuk mengulang baru.

11

Pada tahap akhir adalah implementasi sistem informasi pelaporan monitoring

dan evaluasi BAPPEDA Kab. Bengkulu Utara berbasis Web, akan di gambarkan proses

user SKPD memulai menggunakan sistem sampai dengan keluar dari sistem, yang akan

diperlihatkan lewat gambar sebagai berikut :

Gambar 6 Tampilan Proses Log In SKPD

Gambar 7 Tampilan Proses Update data Profile SKPD

12

Gambar 8 Tampilan Proses Preview Laporan SKPD

Gambar 9 Tampilan Proses Input Laporan SKPD

13

Gambar 10 Tampilan Proses Edit Laporan SKPD

KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam penelitian ini penulis mencoba membuat pengembangan sistem monitoring

dan evaluasi dari sistem lama yang masih manual menjadi terkomputerisasi dengan cara

mengembangkan sebuah web database menggunakan PHP dan MySQL serta

pemanfaatan internet sebagai jaringan komunikasi.

Dimana nantinya diharapkan dapat mempercepat dan mempermudah proses

penyampaian dan penerimaan laporan, memaksimalkan akurasi laporan dan sebagai

sarana akses informasi kepada masyarakat terhadap laporan monitoring dan evaluasi

pembanguan daerah di Kabupaten Bengkulu Utara sehingga diharapkan dapat

meningkatkan kualitas pengendalian terhadap pelaksanaan pembangunan dengan

pemantauan secara periode oleh BAPPEDA Kabupaten Bengkulu Utara dan dapat

membantu pembuat kebijakan dalam mengambil langkah-langkah kebijakan

pembangunan di daerah.

14

Setiap pengembangan sistem informasi yang baru pasti selalu terdapat

ketidaksempurnaan sistem, begitu juga dengan pengembangan sistem pelaporan

monitoring dan evaluasi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten

Bengkulu Utara ini sehingga kedepan masih perlu perbaikan-perbaikan yang bisa

mengoptimalkan sistem ini sesuai dengan kebutuhan.

DAFTAR PUSTAKA

Aji Supriyanto, 2005; Pengantar Teknologi Informasi, Edisi Pertama Salemba InfotekJakarta.

Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kab.Bengkulu Utara, 2007; Dokumen DataRapat Koordinasi Daerah Kabupaten Bengkulu Utara Triwulan III Tahun2007, BAPPEDA Kab. Bengkulu Utara.

Febriani, Noverdi Poetra Pratama, 2008; Jurnal Aplikasi Pengajaran Virtualterhubung menggunakan PHP dan MYSQL, UG Jurnal Publikasi IlmiahUniversitas Gunadarma, (Vol.2 No.3 Tahun 2008).

Gordon B. Davis & Margrethe. H Olson, 1984; Management Information System :Conceptual Foundation Structure and Development, International EditionMcGraw-Hill, Singapore.

http://www.progriptek.ristek.go.id/monev/..., 2008; Panduan Monitoring danEvaluasi Riset Unggulan Terpadu. Kementerian Riset dan Teknologi.

http://www.bappenas.go.id/..., 2008 ; Bab IV Sistem Monitoring dan Evaluasi,Strategi Nasional Penanggulan Kemiskinan, Badan PerencanaanPembangunan Nasional.

Izac Benbasat, Robert W.Zmud, Jurnal The Identity Crisis within the IS Discipline :Defining and Communicating the Disciplines Core Properties, MISQuarterly (27:2:2003).

Jogiyanto. HM, 2001; Analisis dan Desain Sistem Informasi PendekatanTerstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Edisi Kedua Andi OffsetYogyakarta.

Litbang BAPPEDA Kab. Bengkulu Utara, 2007; Bengkulu Utara Dalam Angka,BAPPEDA Kab. Bengkulu Utara.

15

Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 : Tahapan, Tata Cara Penyusunan,Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Perencanaan PembangunanDaerah, Pemerintah Republik Indonesia.

Raymond Mcleod, Jr.; 1995; Management Information System A Study ofComputer-Based Information System 6th, edition Prentice-Hall inc, NewJersey.

Universitas Gunadarma, 2002; Pedoman Penulisan Tesis, Program Pasca SarjanaUniversitas Gunadarma Jakarta.