AULA 01 - CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIANessa primeira aula pretendo apresentar aos alunos o estudo da arquivologia com os conceitos de arquivo, documento e as suas principais caractersticas. Todas as nossas aulas sero divididas em duas partes: a primeira, terica e a segunda, disponibilizao de lista de exerccios com os seus respectivos gabaritos. A disponibilizao dessa lista de exerccios tem a finalidade de contribuir com o processo de assimilao do contedo ministrado e digo, funciona! Em nossa primeira aula, estudaremos os seguintes assuntos: 01- Teoria Arquivstica 02- Arquivo Documental 03- Caractersticas dos documentos arquivsticos 04- Distino entre arquivo, biblioteca e museu Ateno Concurseiros! Em especial, aqueles que iro prestar o concurso da ABIN, esta aula est 100% contida no seu respectivo edital. Leiam atentamente a teoria e faam os exerccios de fixao, pelo menos duas vezes, pois tradicionalmente o CESPE sempre cobra uma questo dos assuntos abordados nesta aula. Abraos e Bons Estudos, Professor Luiz Antonio de Carvalho Emails: luiz@lacconcursos.com.br ou luizcarvalho@euvoupassar.com.br Site: www.lacconcursos.com.br

01- A Teoria ArquivsticaA arquivstica que no Brasil tambm utilizado o termo arquivologia, uma cincia que se relaciona com o estudo da informao, constituindo-se assim em um ramo da Cincia da Informao em que est contida a Cincia da Arquivologia. Podemos conceituar de maneira prtica, A Teoria da Arquivstica como sendo, uma Cincia que visa proporcionar de forma sistemtica a gesto de toda informao produzida e recebida por uma organizao. A partir do momento que consideramos a Arquivologia como uma cincia temos que delimitar o seu objeto de ESTUDO, pois tambm ser o nosso campo de estudo. Assim, o Objeto da Cincia da Arquivologia: o conhecimento da natureza dos arquivos e das teorias, mtodos e tcnicas a serem observados na sua constituio, organizao, desenvolvimento e utilizao. A arquivstica um conjunto de princpios, conceitos e tcnicas a serem observados na produo, organizao, guarda, preservao e uso de documentos em arquivos. Neste sentido, os objetivos da arquivstica so: a) estudo ao acesso da informao contida nos arquivos para que seja aquela que imprescindvel para a tomada de decises e para o funcionamento da administrao de instituies pblicas e privadas; b) estudo ao acesso da informao contida nos arquivos que possuem valor testemunhal dos direitos do cidado; c) estudo ao acesso da informao contida nos arquivos que possuem valor histrico-cultural por se constiturem em registro de aes das sociedades passadas. Vejamos como esse assunto j foi cobrado em provas de concursos pblicos:

(MPU/Tcnico Administrativo/CESPE/2010) Um arquivo documental tem por objetivo servir como prova ou testemunho da ao de pessoas jurdicas ou fsicas. Resposta: Certa, pois a informao contida nos arquivos possui valor testemunhal, conforme acabamos de estudar. FIQUE LIGADO: os arquivos possuem valor testemunhal, administrativo e funcional. Constantemente esse assunto tem sido objeto de questes de prova. Trata-se sempre de uma potencial questo de prova, memorizem! Como toda a teoria est baseada em princpios, a Arquivstica tambm possui os seus, que constituem o marco principal da diferena entre a Arquivstica e as outras "cincias". So eles: Princpio da Provenincia: Fixa a identidade do documento, relativamente ao seu produtor. Por este princpio, os arquivos devem ser organizados em obedincia competncia e s atividades da instituio ou pessoa legitimamente responsvel pela produo, acumulao ou guarda dos documentos. Arquivos originrios de uma instituio ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgnico de produo, no devendo ser mesclados a outros de origem distinta. Princpio da Organicidade: As relaes administrativas orgnicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funes e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relaes internas e externas. Princpio da Unicidade: No obstante, forma, gnero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu carter nico, em funo do contexto em que foram produzidos. Princpio da Indivisibilidade ou integridade: Os fundos de arquivo devem ser preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou adio indevida. Princpio da Cumulatividade: O arquivo uma formao progressiva, natural e orgnica. Em nossa segunda aula voltaremos neste assunto com muito mais detalhes e exemplos de questes de concursos. Para finalizar esse tpico, trago-vos o significado de Arquivstica segundo o Dicionrio de Terminologia Arquivstica ?disciplina tambm conhecida como Arquivologia ? que tem por objetivo o conhecimento da natureza dos arquivos e das teorias, mtodos e tcnicas a serem observados na sua constituio, organizao, desenvolvimento e utilizao?. Sempre bom ter em mente o significado oficial da Arquivstica.

02- Arquivo DocumentalVamos inicialmente conceituar a palavra arquivo, sobre vrias perspectivas para que o aluno possa ter uma viso ampla sobre o conceito da palavra arquivo. A palavra arquivo tem origem grega, acrhives, sendo definida como: a) lugar onde so guardados os documentos pblicos e outros documentos de importncia, e b) registro histrico ou documento assim preservado. Segundo Schllenber, os arquivos so "documentos de qualquer instituio pblica ou privada que hajam sido considerados de valor, merecendo preservao permanente para fins de referncia e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depsito, num arquivo de custdia permanente". Em consulta ao dicionrio Aurlio, encontramos: "Arquivo: Cartrio, secretria, lugar ou depsito onde se

guardam documentos. O mvel a isso destinado". Ateno Concurseiros: o conceito legal de arquivo, ou seja, o oficial, est previsto no art. 2 da Lei n 8.159/91: "Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos." FIQUE LIGADO: o artigo 2da Lei n 8.159/91 sempre est sendo cobrado em concursos pblicos, por todas as bancas examinadoras. O principal ponto cobrado est relacionado com a parte do conceito em que dispe que os arquivos so documentos produzidos e recebidos, ou seja, os documentos so ACUMULADOS (produzidos + recebidos = acumulados). Vejamos 02 (duas) questes de concursos que abordaram esse assunto: (MPU/Tcnico Administrativo/CESPE/2010) Em regra, a incluso de documentos em um arquivo ocorre por compra ou permuta de fontes mltiplas. Resposta: ERRADA, pois a incluso de documentos, segundo o artigo 2da Lei n 8.159/91 ocorre pela PRODUO e RECEBIMENTO. (2006/CLDF/CESPE) Arquivo o conjunto de documentos produzidos e recebidos por pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada. conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informao. Resposta: CERTA, pois trata-se da reproduo do artigo 2da Lei n 8.159/91. O termo arquivo pode tambm ser usado para designar: conjunto de documentos; mvel para guarda de documentos; local onde o acervo documental dever ser conservado; rgo governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentao; ttulos de peridicos ? geralmente no plural, devido s influncias inglesas e francesas. O arquivo de uma organizao funciona como o guardio das informaes existentes. Para compreendermos melhor o significado do conceito de Arquivo, devemos antes conhecer os 03 (trs) atributos bsicos, que so: INFORMAO, SUPORTE e DOCUMENTO. FIQUE LIGADO: INFORMAO + SUPORTE = DOCUMENTO, sendo: INFORMAO: Ideia, mensagem, contedo ou conhecimento. SUPORTE: Meio no qual a informao est registrada. DOCUMENTO: toda informao registrada em um suporte material.

FIQUE LIGADO: O coletivo de documentos chama-se ACERVO. Mais uma questo de concurso. (2003/CESPE/MMA) A funo principal do arquivo tornar disponveis as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda. Resposta: Certa, sim o coletivo de documentos chama-se ACERVO. Muito importante ressaltar que em nossa legislao (Lei n 8.159/91) existem trs definies distintas sobre arquivo, que constantemente tem sido cobrada nas provas de concursos pblicos, os conceitos so: a) arquivo geral: previsto no seu artigo 2: "Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos." b) arquivo pblico: previsto no seu artigo 7: "Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias". c) arquivo privado: previsto no seu artigo 11: "Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades". FIQUE LIGADO: Existem diferenas entre a funo dos arquivos e as suas finalidades. Funo do Arquivo: Guardar e organizar os documentos, bem como disponibilizar as informaes mantidas sob sua guarda. Finalidades do Arquivo: Servir a Administrao e Servir a Histria. FIQUE LIGADO: As principais caractersticas dos documentos de arquivo so: Ser produzidos e/ou recebidos por uma organizao no exerccio das suas atividades; Ter finalidade administrativa, jurdica ou legal; Constituir prova das transaes passadas; Possuir carter orgnico; e Ser nico exemplar ou ter limitao em seu nmero de cpias. Com base no Fique Ligado acima, vamos resolver mais uma questo de concurso: (CESPE/TRE/MA/2009) Os documentos de arquivo existem em vrios exemplares, no tendo limitao quanto ao nmero de cpias. Resposta: ERRADA, pois os documentos de arquivo possuem limitao em quantidade de cpias.

03- Caractersticas dos documentos arquivsticosOs documentos arquivsticos possuem caractersticas que permitem a compreenso dos passados imediatos ou histricos, sejam como propsitos administrativos ou culturais. As caractersticas desses documentos permitem a reconstruo do passado possibilitando interpretaes e julgamentos. So elas: imparcialidade, autenticidade, naturalidade, interrelacionamento e unicidade. Imparcialidade: Parte do pressuposto que os documentos arquivsticos so verdadeiros, ou seja, livres da suspeita de preconceitos, uma vez que as razes pelas quais eles so produzidos e as circunstncias de sua criao asseguram que so escritos ?na inteno ou para a informao da posteridade?. Autenticidade Est ligada ao processo de criao, manuteno e custdia; os documentos so produzidos a partir de rotinas processuais que visam o cumprimento de determinada funo, ou consecuo de alguma atividade. Por outro lado, so autnticos quando so criados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados, a partir dessas rotinas estabelecidas. Parte-se do pressuposto que os documentos esto em conformidade com o sistema legal vigente. Observem como esse assunto foi cobrado: (ANATEL/CESPE/2010) Um documento de arquivo confivel quando o contedo pode ser considerado uma representao completa e precisa das operaes, das atividades ou dos fatos que o criaram. Resposta: CORRETA, todo documento possui a caracterstica da autenticidade.

Naturalidade Os documentos de arquivos so produzidos e recebidos de forma natural, ou seja, so acumulados ao longo do tempo para satisfazer as funes dos objetivos prticos da administrao. FIQUE LIGADO: quando os registros de arquivos so coletados artificialmente, como por exemplo, um objeto de um museu, eles no tem valor administrativo. Interrelacionamento Os documentos estabelecem relaes no decorrer do andamento das transaes e de acordo com as suas necessidades. Cada documento est intimamente relacionado com outros documentos produzidos pela organizao, pois o seu significado depende dessas relaes. Os arquivos possuem valor de conjunto, e quando separados podem perder por completo o seu significado.

FIQUE LIGADO: essa caracterstica tambm conhecida como ORGANICIDADE, que constantemente tem sido cobrada pelas bancas examinadoras de concursos pblicos.

Vamos s questes de concursos:

(CESPE/ANVISA/2007) - O carter orgnico uma das caractersticas bsicas dos arquivos. Resposta: CORRETA, sim o carter orgnico tambm conhecido por Interrelacionamento.

Unicidade A unicidade provm do fato de que cada registro documental assume um lugar nico na estrutura documental do grupo ao qual pertence.

04- Distino entre arquivo, biblioteca e museuConstantemente as bancas examinadoras esto cobrando dos candidatos conhecimentos relativos s diferenas entre Biblioteca e Arquivos, Museus e Centros de Documentao, No se esqueam que existem diferenas conceituais importantes entre eles, que so: Arquivo: um conjunto de documentos organicamente acumulados, produzidos ou recebidos por pessoa fsica e instituies pblicas e privadas, em decorrncia do exerccio de atividade especfica. Biblioteca: o rgo responsvel pela seleo, aquisio, tratamento tcnico, armazenamento e preparao de documentos dispostos ordenadamente com o objetivo de facilitar o acesso do usurio informao, por meio de catlogo de fichas, bases de dados, obras ordenadas nas estantes etc. Museu: uma coleo de peas e objetos de valor cultural reunidos, conservados e colocados disposio do pblico. Centro de Documentao: o rgo responsvel pelo tratamento e disseminao da informao. Com atuao dinmica, fornece, por meio de publicaes bibliogrficas, informaes seletivas pelo prvio conhecimento do perfil de seu usurio. Notadamente, a maioria das questes de provas que tratam desse assunto abordam as diferenas entre as bibliotecas e os arquivos. Neste sentido, para contribuir com os seus estudos observe a tabela abaixo, em que se encontram detalhadas as suas principais diferenas: Diferenas quanto : ArquivoSo rgos receptores.

BibliotecaSo rgos colecionadores. Representam a criao intelectual e cientifica sob todos os seus aspectos. Contm registros da informao que apresentam o produto da criao intelectual.

Origem do Material

Representam a vida de uma instituio sob todos os seus aspectos.

Contm registros da informao que so essencialmente mente as de um ato, testemunho, prova, lei Formas textuais manuscritas, datilografadas, impressas Multimeios. Tipos de Todos os documentos produzidos e

Gnero da Informao

Impressos.

Multimeios e Manuscritos. Livros, Publicaes seriadas

registros mais frequentes

recebidos por uma entidade no desempenho de suas atividades, tais como, entre outros, atas, cartas, avisos, ofcios, memorandos, circulares, portarias, leis, decretos, decretos-lei, fitas e discos magnticos, relatrios de computador.

(peridicos, relatrios, anurios), Relatrios de computador.

Custdia: o material depositado o produto das atividades da entidade.

Aquisio: o material reunido de acordo com os objetivos da entidade e pode ser adquirido por compra, doao e permuta. A origem dessa aquisio apresenta as mais diversas fontes. O documento produzido, geral mente, em grande escala, e a biblioteca pode incorporar ao acervo, quando necessrio, inmeros exemplares do mesmo. H excees, como, por exemplo, o manuscrito de uma pea literria. O acervo (conjunto de documentos) independe de relaes orgnicas entre os documentos. Essas relaes, em geral, so de ordem temtica. Cada item avaliado isoladamente, isto , julga-se o seu valor temtico (contedo) de acordo com os objetivos da instituio. Avaliao no irrevogvel e se baseia na convenincia da incorporao ao acervo. O documento incorporado por razes de convenincia, e no de preservao. Classificao.

Forma de reunio/coleta do material

O documento , em geral, pea nica, podendo, s vezes, ter nmero limitado de cpias.

O conjunto de documentos possui um relacionamento orgnico.

Considera os documentos (produtos das atividades do rgo) em seu conjunto, e no isoladamente.

Metodologia e Avaliao

O julgamento sempre final e irrevogvel.

O documento, muitas vezes, pea nica e como tal deve ser preservado.

Tratamento

Arranjo.

Acesso restrito em virtude das caractersticas dos conjuntos Disponibilidade documentrios. Nos ltimos congressos das tem sido abordada a questo do acesso Informaes livre. Mas os arquivos mdicos, por exemplo, jamais poderiam ser abertos consulta livre. Profisso Arquivista

Livre acesso aos documentos.

Bibliotecrio, Documentarista,

Cientista da Informao.

Vamos resolver algumas questes de concursos. (CESPE/TRE/MG/2009) As caractersticas que distinguem os arquivos das bibliotecas no incluem o fato de os documentos de arquivo se originarem no curso das atividades de um rgo, uma empresa ou uma instituio. Resposta: ERRADA, pois trata justamente da grande diferena entre os arquivos e as bibliotecas.

EXERCCIOS DE FIXAO: 01 - (MPU/Tcnico Administrativo/CESPE/2010) Um arquivo documental tem por objetivo servir como prova ou testemunho da ao de pessoas jurdicas ou fsicas. 02 - (MPU/Tcnico Administrativo/CESPE/2010) Em regra, a incluso de documentos em um arquivo ocorre por compra ou permuta de fontes mltiplas. 03- (2008/ CESPE ? SECAD-TO) Os documentos podem servir de prova de transaes realizadas. 04- (2006/ CESPE ? MDIC) O conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo denominado acervo. 05- (2006/CLDF/CESPE) Arquivo o conjunto de documentos produzidos e recebidos por pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada. conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informao. 06- (2006/ CESPE ? TCE/AC) Arquivo o conjunto de documentos reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas. 07- (2008/CESPE/? FUNDAC-PB) Um arquivo tem como funo principal tornar disponvel as informaes contidas no acervo documental. 08- (2008/ CESPE ? SECAD-TO) A principal finalidade dos arquivos servir administrao, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base para o conhecimento da histria. 09- (2008/CESPE/MPE/AM) O arquivo, cujo principal objetivo ser um instrumento de apoio administrao, constitui com o decorrer do tempo, base do conhecimento da historia da instituio a que pertence. 10- (2005/CESPE/PRG-DF) Uma das finalidades dos arquivos servir de base para o conhecimento da historia. A funo bsica dos arquivos possibilitar ao usurio o acesso rpido e preciso s informaes deixadas sob sua responsabilidade de guarda. 11- (2003/CESPE/MMA) A principal finalidade dos arquivos servir administrao. Eles constituemse, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria. 12- (2003/CESPE/MMA) A funo principal do arquivo tornar disponveis as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda. 13- (2005/CESPE/Sead) O arquivo pblico um conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituies no governamentais de mbito federal, estadual ou municipal em decorrncia de suas funes especificas administrativas, judicirias ou legislativas. 14- (CESPE/ANVISA/2007) O carter orgnico uma das caractersticas bsicas dos arquivos. .

15- (ANATEL/CESPE/2010) Um documento de arquivo confivel quando o contedo pode ser considerado uma representao completa e precisa das operaes, das atividades ou dos fatos que o criaram. 16- (ANATEL/CESPE/2010) A proteo dos documentos de arquivo em relao a qualquer adio, supresso, modificao, utilizao ou ocultao ao importante para garantir a autenticidade do documento de arquivo. 17- (CESPE/SECAD/2008) Os documentos podem servir como objeto de prova de transaes realizadas. 18- (CESPE/ANVISA/2007) Os arquivos so constitudos pelos documentos produzidos pela prpria organizao. Quando recebidos de outras organizaes, os documentos so registrados nos servios de protocolo, mas no so considerados arquivsticos. 19- (CESPE/SECAD/ 2008) Os documentos de arquivo podem ser acumulados pelas atividades-meio e fim do rgo pblico ou instituio. 20- (CESPE/Arquivista/2008) Os arquivos funcionam como a memria dos produtores de documentos e da sociedade em geral e servem, em primeira instncia, para apoiar o gerenciamento operacional. 21- (CESPE/TRE/MG/2009) As caractersticas que distinguem os arquivos das bibliotecas incluem: o fato de a exclusividade de criao e recepo ser atribuda a um rgo, uma empresa ou uma instituio; a organicidade, de forma que um documento se ligue a outros do mesmo conjunto; e, o carter probatrio dos documentos nas transaes realizadas pelo rgo, pela empresa ou pela instituio responsvel por eles. 22- (CESPE/TRE/MG/2009) As caractersticas que distinguem os arquivos das bibliotecas no incluem o fato de os documentos de arquivo se originarem no curso das atividades de um rgo, uma empresa ou uma instituio. 23- (CESPE/TRE/MA/2009) O arquivo criado e recebido por um rgo, empresa ou instituio exclusivamente no desenvolvimento de suas atividades, no sendo colecionado por motivos culturais.

GABARITO01-C 11-C 21-C 02-E 12-C 22-E 03-C 13-E 23-C 04-C 14-C 05-C 15-C 06-C 16-C 07-C 17-C 08-C 18-E 09-C 19-C 10-C 20-C