qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmrtyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjkl

Arhivistika 2 Skripta studenata 3.godine

2009/2010

Bibliotekari

2

II 1. 2. 3. : , 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. : 17. 18. varia 19. : 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. , 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36.

3

37. 38. 1. , , , 2006. 2. . , , , 2, 1954. 3. , , , VIII, 1-2, 2007. 4. . -, , , 2, 1960. 5. , ; : , , , , , 2003.

6. -, , , V, 2, 2004.

4

Arhivekonomija

Arhivekonomija je vrlo vana disciplina i podrazumeva nekoliko uslova koja

moraju da budu zadovoljena da bi se mogla formirati arhivska zgrada. Mora da se formira arhivska graa, da se obezbedi tehnika oprema, tehnika i fizika zatita grae i arhivski kadrovi.

Arhivekonomija utvruje metode za najefikasnije utvrivanje arhiva kao institucija, Arhivi su duni da obezbede uslove za smetaj, zatitu (o emu rauna vodi arhivekonomija), obradu i korienje grae (o emu brine arhivistika u irem smislu). Pod zatitiom se podrazumeva i leenje obolele grae.

Pitanje arhivske zgrade je najvanije pitanje. Jo uvek se za arhive koriste stare naputene i restaurirane zgrade dvorci, manastiri, zatvori, kasarne. Npr. Dubrovaki arhiv se najpre nalazio na kneevom dvorcu, a onda je u XVIII veku prenet u sponzu zgradu koja je sluila za skupljanje kinice. Dubrovaki arhiv se i danas nalazi u toj zgradi.

Osnovni preduslov za zatitu grae je odabiranje mesta za zgradu. Pri tom treba da budu zadovoljena dva osnovna uslova da zgrada bude to pristupanija svima, ali da bude to dalje od buke.

Arhivska zgrada treba da bude u vie delova. Depoi bi trebalo da se nalaze van grada (Depo Arhiva Srbije nalazi se u elezniku).

Ako se gradi arhiv ili se trai zgrada za njega, treba dobro prouiti zemljite. Dve stvari su ovde najvanije: zemljite mora da bude suvo i ne sme da bude rastresito, ve kompaktno. Arhivska zgrada ne sme da bude u kotlinama, pod brdom, pored fabrika, vojnih objekata, kasarni. Arhivska zgrada bi trebalo da se nalazi na nekom uzvienju, npr. brdu (zato su kao zgrade za arhiv korieni manastiri).

Svaka zgrada mora da bude zatiena od zemljotresa. Zgrada mora da ima betonski temelj na svakom spratu i ne sme da bude via od dva sprata. Zgrada mora da ima dvorite i treba predvideti prostor da se zgrada dogradi. Oko zgrade mora da bude prazan prostor, ona ne sme da se naslanja na drugu zgradu.

Princip zatite i uvanja grae je uvek isti. Arhivski spisi imaju potrebu za svetlou i vazduhom, a opet oni se plae svetlosti i vazduha i vlage (Euenio Kazanova).

Svaki arhiv treba da ima est vrsta prostorija. One treba da budu smiljeno poreane i povezane.

1. prostorija za prijem arhivske grae Mora da ispunjava sve standarde koje ispunjava i sam depo. Nekada graa ostaje i po nekoliko meseci ili godinu dana u ovoj prostoriji. Nalaze se u prizemlju.

2. prostorija za dezinsekciju Ovo je prostorija za leenje, za unitavanje bakterija, gljivica, i mora da bude dobro odvojena od ostalih prostorija da se ne bi razbolela i druga graa. Nakon to proe kroz ovu prostoriju, graa se ponovo vraa u prostoriju za prijem gde je eka ostala graa iz tog fonda, zbog toga da se ne bi naruio princip celovitosti. Nalaze se u prizemlju.

3. prostorije za obradu i sreivanje grae Tu se vri jo i restauracija. Graa u ovu prostoriju dolazi iz prostorije za prijem. Ovde se radi ojaavanje i kompletiranje zdravih dokumenata. Nalaze se u prizemlju.

5

4. depoi Ulaz u depoe je dozvoljen samo slubenicima i odgovornim licima (naelniku depoa i direktoru arhiva). Depoi se nalaze pod zemljom.

5. radne prostorije za slubenike arhiva (kancelarije) Nalaze se uglavnom na spratu.

6. prostorije za javnost (korisnike prostorije) To je itaonica, arhivska biblioteka, izlobene sale, prostorije za skupove, garderoba, bifei, toaleti itd.

Fizika i tehnika zatita arhivske grae Fiziko oteenje grae

Sedam je faktora koji utiu na oteenje dokumenata.

1. korienje dokumenata Grau moe da uniti guvanje, cepanje, nesvesno oteenje dokumenta, takoe graa moe da se izmasti. Graa se moe sauvati ako se prenese na mikrofilm ili na cd, ako se ona koristi u operativne svrhe. Najvanija zatita je smetaj arhivske grae u knjige, kartonske omote, kutije, fascikle i na same police.

2. svetlost Dokumenta trebaju svetlost, ali ona moe i da ih uniti. Svetlost utie na to da hartija postane suva i krta, a naroito pergament i papirus. Svetlost utie i na to da hartija bledi, jer ultraljubiasti zraci smetaju grai. Pergametn je najneotporniji na svetlost. Pored sunane svetlosti, za grau su tetne i sijalice, i klasine, a naroito neonske. Princip zatite je sledei: svi prozori na arhivu imaju zavese, a stolovi u itaonicama su udaljeni od prozora.

3. temperatura Mora biti prilagoena materijalu dokumenta. Neodgovarajua temperatura izaziva oboljenja , ako je prevelika mogu da izblede slova, a ako je niska moe da izazove vlagu. U arhivu je uvek hladnjikavo. Najvanija je temperatura u depoima. U itaonicama je temperatura do 20 C . Temperatura za hartiju i pergament je pre bila 14-16 C, a danas je za pergament 14-16 C , a za hartiju 14-19 C, jer se koristi centralno grejanje. Fotografije se uvaju na temperaturi 16-18 C. Za mikrofilmove temperatura je 25-32 C, a za filmove 2-3 C. Za cd-ove je 19-22 C.

4. vlaga Vlaga dvostruko oteuje grau, jer izaziva fiziko oteenje hartije i predstavlja uslov za razvoj bakterija. Od vlage se nikad ne moe potpuno zatititi. Potrebna je redovna kontrola vlanosti. Optimalna vlaga je 53-63% vlanosti vazduha. Fotografije ne smeju stajati na preko 35% vlage. Tamo gde ima arhivske grae prozori moraju da dobro dihtuju i da u blizini nema cevi za vodu, a toaleti se uvek nalaze daleko od itaonice.

5. vatra Kroz istoriju je vatra pravila najvie oteenja. Police i vrata moraju da budu gvozdeni, da bi se zatitili od poara. Ne sme da bude drvenih polica u depou. Ako doe do poara, ne gasi se vodom, ve iskljuivo penom.

6. praina Praina utie na razvoj mikroorganizama. Ipak, nije tako invazivna kao vlaga. Praina izaziva gljivice i grinje. Mora da se obezbedi stalno strujanje vazduha, promaja i povremeno ienje dokumenata, naroito onih koji se ree koriste. Strujanje vazduha je vetako i sprovodi se u depou. Klima ureaji se iste veoma paljivo, etiri puta godinje. im se uoi da je bar jedan papir

6

zaraen gljivicama, proveravaju se svi ostali dokumenti iz tog fonda, obustavi se strujanje vazduha da se ne bi gljivice prenosile dalje, a obolela graa se nosi u prostoriju za dezinsekciju. Depoi u arhivu uvek se nalaze pod zemljom, a prostorije za smetaj su okrenute ka istoku, jer tamo nema toliko valge, praine i suneve svetlosti.

7. tetni gasovi To su izduvni gasovi automobila koji sadre ugljen-dioksid i ugljen-monoksid. U tetne gasove spada i sumporna kiselina, koja je najopasnija i koje najvie ima u plinu. Zbog toga u arhivima nema plinskog grejanja.

8. prirodne katastrofe Grau mogu da unite zemljotresi, poplave, ratovi. Prva zgrada koja je gaana u bombardovanju 1999. godine bio je Vojni arhiv. Arhivi manje stradaju od biblioteka u ratovima, jer se tokom rata iz arhiva obino krade, ne unitava se. U Kelnu je 2009. godine sruena zgrada arhiva zbog podrhtavanja tla zbog tramvaja, kada je poginulo 12 ljudi i uniteno 75% grae.

7

Konzervacija i restauracija grae Konzervacija (conservare - uvanje) je proces ouvanja dokumenata u prvobitnom stanju i spreavanje daljeg oteenja. Restauracija predstavlja mere za obnovu oteenih i obolelih dokumenata. Da bi se dolo do konzervacije i restauracije, najpre se mora proi kroz niz postupaka, mera zatite dokumenta. Svaki arhiv bi trebalo da ima laboratoriju u kojoj bi se ove faze sprovodile. Proba izleenja dokumenata se uvek vri nad izluenom graom, koja se prethodno proverava, da li je obolela ili ne. Kada graa stigne u arhiv poinje ozbiljan posao koji se odvija u 2 faze sa po nekoliko postupaka: Prva faza

1. Izrauje se spisak prioritetnih dokumenata za izluenje, tako to su prioriteti uvek vaniji dokumenti ali i oni manje vani sa velikim stepenom oteenja.

:

2. Hemijsko i mikrobioloko ispitivanje - Obino vidimo fiziko oteenje dokumenta tako to jedan deo njega nedostaje ili je tekst na dokumentu izbledeo, ali sva druga oteenja ne vidimo. ak i ta oteenja koja vidimo moramo proveriti zbog ega su nastala, da li su uzrok mievi koji prenose bakterije ili su masne mrlje, dok su unitenja od vatre vidljiva. Radi toga moramo izvriti hemijska i mikrobioloka ispitivanja.

3. Utvrivanje metode leenja 4. Priprema dokumenta za leenje 5. Uklanjanje uzronika oteenja (ako je potrebno) - ukoliko je vatra uzrok nema

razloga za brigu, ali ako su mievi koji prenose bakterije, hitno ih moramo ukloniti. Bar 85% je oteeno na tei nain (mikroorganizmi, masnoa i voda). Druga faza

1. Neutralizacija (raskieljenje) - ono je vano za hartiju zbog toga to kiselina najvie uzrokuje raspadanje celulozne mase u hartiji. Kiseline, izmeu ostalog, ima i u vazduhu, ali je opasno kada se ona taloi u dokumentu. Kiseline se ubijaju istim bikarbonatom i amonijakom, koji ulaze u hartiju i brane je od kiseline. Ovakvim tretiranjem hartije smatra se da je zatiena oko 50 godina. U 90% sluajeva tekst bledi zbog oteenja celuloze u hartiji, ali ne bledi tekst, ve mastilo koje tone dublje u hartiju.

:

2. Oivljavanje izbledelog teksta - vri se pomou svetlosti, tj. pomou infracrvenih zraka. Uz njihovu pomo tekst se ponovo vraa.

3. ienje mrlja (ako postoje) - tu moramo paziti na izbeljenje da ne bismo unitili mastilo. Neorganski uzronici mrlja su voda, vosak i masnoa. Organski uzronoci mrlja su gljivice i bakterije. Najbre se razmnoavaju u dodiru sa glodarima, pa se u arhivima najee vri dezinsekcija i deratizacija. Mrlje su postojane i iste se jedino hemijskim sredstvima, to predstavlja opasnost da se ne napravi vea teta. Za uklanjanje mrlja koriste se hlor-dioksid i natrijum-hlorid. Sastav mastila je veoma vaan, jer ako ne znamo sastav mastila, a upotrebimo natrijum-hlorid, tekst e izbledeti nepovratno. Anilinsko mastilo koristilo se do kraja XVIII veka, ono je jako osetljivo i moe se istiti samo istim

8

benzinom. Iz tog razloga je vano koje se mastilo koristilo na dokumentu i kako ga je najbolje zatititi. Najznaajniji ukazi, kao i svedoanstva izmeu dva rata pisana su anilinskim mastilom.

4. Ojaavanje podloge dokumanta - dokument e sam po sebi da se iskrivi od dugotrajnog stajanja ili upotrebe. To je zato to papir vremenom gubi celulozu, postaje neelastian i poinje da se cepa, jer ne moe da se guva. Stepen elastinosti hartije se proverava savijanjem, pa se tako vre ispitivanja koja savijaju papir i do 100 puta. Ubrizgavanjem elatina vraa se elastinost iz tog razloga to se elatin sastoji od 40% celuloze.

5. Konzervacija i/ili restauracija Kada sve ovo navedeno uradimo deava se da nisu potrebni ni konzervacija ni restauracija. Dokument ne treba tretirati kada to nije potrebno, jer na taj nain slabi. Dakle, konzervacija i restauracije se vre samo u iodreenim sluajevima. Kada podlogu ne moemo ojaati nikako, ak ni elatinom, kada je jako oteen gljivicama, kada nedostaje deo podloge ili kada je tekst razliven. Konzervacija i restauracija moe biti i runa i mainska. Runo se jako oteeni dokumenti tretiraju, tako to se umeu delovi tamo gde je dokument jako oboleo, pa se isisava oboleli deo, tanije celuloza, a tekst ostaje na novoj zdravoj podlozi koju smo dodali, malo blee. Taj posao rade hemiari i mikrobiolozi. Mainska obrada (laminacija) je oblaganje lista folijom. Ona je toliko tanka da se ni pod prstima ne oseti. Prvo se termoplastinom folijom obloi dokument, to se i vidi. Stavlja se u laminator, pritiska pod odreenom temperaturom i folija vie nije vidljiva, pa kada pipamo rukom dokument osetimo hartiju, a ne foliju. Tada je dokument potpuno zatien od vlage, masnoe, svetlosti (4-5 puta due) i mikroorganizama. Jedino nije zatien od glodara. Laminacija se vri i na zdravim dokumentima, pogotovu na jako vanim. Kada se folija skine dobija se hartija koja je potpuno ista.

6. Knjigovezaki poslovi Skoro svaki arhiv ima knjigoveznicu. Ona izrauje fascikle i kutije koje moraju biti posebno izraene za dokumente koji su razliite veliine. Takoe, korie arhivske knjige koji se inae vode na papirima, zatim se izrauju kataloki listii koji su specifini za arhiv. Ovo su sve poslovi koji se rade pre nego to se dokumenta stave u fond. Neki od ovih poslova mogu da tarju veoma dugo. Kada prvi put papir stigne u arhiv, najpre se ispita. Javnosti se nikadxa ne daje neobraena graa. Tek kada se zavre ovi poslovi formira se fond, ili ako je ve formiran, ulae se u isti. Podseanje - dve osnovne jedinice arhivske grae su fond (graa nastala organskim procesom rada pravnih i fizikih lica) i zbirka. Pri preuzimanju fonda bitniji su arhivski principi. to je inilo celinu ini i u fondu. Princip celovitosti i provenijencije. Svaki fond ima svojj naziv - poslednji naziv ustanove. Prvobitni poredak se moe promeniti ako je naki drugi element zalutao tu, on se vraa gde mu je mesto, ali se to naglasi da bi se znalo da je bio tu i da je sada gde treba da bude. Posebno znaajni dokumenti uvaju se samostalno, dakle to nije ni fond ni zbirka. Oni imaju posebnu signaturu, u fondu iz kojeg su postoji uputnica gde se taj vaan dokument nalazi.

9

Kriterijumi za formiranje fonda

Da bi se neki fond formirao potrebno je znati da je zakonske kriterijume za formiranje fonda. Veliki problemi su nastali posle II svetskog rata, dugo je trebalo da se fondovi usaglase. Bila je izmeana graa razne provenijencije (porekla). I dan-danas arhivisti se slue kriterijumima za formiranje fonda koje je donelo Vee_________ 1968. godine. Vee je tada dalo definiciju fonda fond ine sva dokumenta nastala poslovanjem nekog organa vlasti, ustanove, preduzea, organizacije, linosti ili porodice. Sama definicija nije definicija ta je fond, ve ta ga ini.

Postoje tri grupe kriterijuma. 1. status pravnog lica

Znai da neka ustanova ima stauts pravnog lica i ovo se ne odnosi na line i porodine fondove. Tu postoje tri vrste akta: - akt o osnivanju (Graa u fondu moe da bude starija od akta o osnivanju, ali ako ovog akta nema nee biti ni fonda.) - akt odvajanju ili pripajanju - akt o gaenju institucije (tj. akt o likvidaciji) Ove tri vrste akta predstavljaju znaajne take fonda.

Institucije koje su obustavile rad, pa ga posle nekog vremena nastavile trebalo bi da ine jedan fond, to kod nas nije sluaj (primer: beogradske gimnazije).

Organizacione jedinice koje nemaju status pravnog lica (odnosno da imaju vlasnika koji nad njima upravlja), a koje vode posebne arhivske knjige, posebno finansijsko poslovanje i ako se sele iz institucije u instituciju, to moe biti matini fond (npr. sportski centar Pionir). To se radi da se ne bi graa rasparavala po raznim fondovima.

2. promene funkcija usled izmene politikog i dravnog ureenja Kada su u pitanju organi vlasti, formiraju se posebni fondovi bez obzira na

kontinuitet. Tako u arhivu Srbije ima dva kompleksa fondova Kraljevine Jugoslavije i SFRJ.

Kod privatna preduzea i akcionarskih drutava, takoe postoje dva fonda sa graninim datumom 1.2.1948. kada je donet Zakon o konfiskovanju. Tako npr. preduzee Merima Kruevac ima jedan fond do 1948. a drugi od 1948. godine.

3. promene nadlenosti Uglavnom su vezane za teritoriju na kojoj se nalazi jedna ustanova. To vai

uglavnom za organe vlasti i oni su vezani za teritoriju drave. Mi u Srbiji trenutno imamo podelu na okruge.

Ne otvara se uvek novi fond, ve samo ako je u pitanju organ vlasti (optina, policija, sudstvo) i to samo ako se bitno proiruje ili suava nadlenost. Javne ustanove, bez obzira na bilo kakvu promenu, ne dobijaju novi fond.

Uvek treba razlikovati granine godine fonda i granine godine grae. Uglavnom se

granine godine fonda i granine godine grae ne poklapaju. Granine godine fonda su ue od graninih godina grae. Granine godine fonda su godina osnivanja i godina

10

gaenja, tj. akt o prestanku rada. Granine godine grae su ire (npr. u linom fondu postoje smrtovnice, telegrami sauea, in memoriam...)

Fond je nedeljiva celina i ne moe se ni pod kojim uslovima deliti sam po sebi i mora se u arhivu uvati ceo fond.

Dokumenta koja su zavedena u instituciji koja je ukinuta, a koja su preneta u drugu instituciju pripadaju toj drugoj instituiji koja je i pravni naslednik. Otvara se novi fond u toj drugoj instituciji u kome se naglasi odakle je graa preuzeta. Naziv fonda je uvek poslednji naziv institucije, ali kod ustanova koje su menjale naziv, on se u arhivu menja tek kada u arhiv doe graa iz perioda kada je promenjen naziv.

11

Pored fondova koji se prirodno stvaraju postoje posebni fondovi. Posebna graa u arhivima je znaajna, esto nepotpuna i najee tako nepotpuna stie u fondove, ali ume da bude oteena ili unitena (vie grae je odnoeno u I svetskom ratu nego u II). Svaki arhiv u svetu kompletira svoje fondove i zbirke i tu se arhivistika najvie dodiruje sa istorijom i istorijom knjievnosti, jer se bez istoriara i istoriara knjievnosti ne moe kompletirati arhivska graa. Arhivska graa trpi malverzacije i samovoljna unitenja, kao to je posle 5. oktobra 2000. godine uniteno 15000 dokumenata dravne bezbednosti. esto se deavalo da su ambasade unitavale dokumente i to najee pred rat sa nekom zemljom. Dokumenti izgubljeni na ovaj nain mogu se dopuniti kopijama (ako su originali uniteni) ili originalima (ako su kopije unitene), ili naruivanjem (fotokopijom) dokumenata iz inostranstva. to se tie Srbije jasno se zna gde se moe nai graa velikih dravnih institucija. Gradovi Ni i Pirot izgubljenu arhivsku grau najee potrauju u Sofiji. Znaajniji arhivi za nas su u Istambulu, u Austriji (Beki nacionalni arhiv, koji do 1868. godine uva grau za Vojvodinu), u Budimpeti (posle 1868.). Bugari su odneli celu arhivu Nikole Paia koja je vraena kasnije. Nemci nisu bili mnogo zainteresovani za arhivsku grau, ve su uzimali muzejske eksponate, ali su za nas znaajni arhivi u Berlinu i Minhenu. Za nau srednjovekovnu istoriju grau potraujemo u Rimu, italijanskim arhivima, Veneciji i Dubrovniku. Graa koja se tako prikupi da bi se njome dopunio fond zove se dokumentarna graa. Dakle, to je ona graa koja je iz bilo kog razloga izdvojena iz fonda i zadatak arhiva je da za njom traga i da je snima. Nema povratka ove grae osim ako se ne dokae da je oteta tokom rata i okupacije, kada ona spada, u tzv. ratnu odtetu (reparaciju). Najee se ne vrati sva graa i taj proces zna dugo da traje. Od svesti drave zavisi koliko e se graa vraati ili snimati. Bogatije zemlje sistematino istrauju. Angauju se istoriari, ali se najpre istrauju domai arhivi. Stvara se lista prioriteta i obino se istrauje dravna graa. Prvo se istrai fond da bi se videlo ta fali. Mora se utvrditi dotadanje istraivanje naunika da li je neto snimljeno, npr. u SANU se neki naunik moda bavio periodom koji nas interesuje i ve je snimio grau u inostranstvu, pa je ne moramo ponovo snimati. esto grae ima i u bibliotekama. Znai, prvo utvrujemo ta nedostaje, pa u matinoj zemlji proveravamo da li ima te grae, pa tek onda istraujemo arhiv koje zemlje bi mogao da ima grau koja nama treba. Odabir grae je selektivan, to znai da se popunjavaju celine koje e to pre upotpuniti fond. Sve se radi uz jasan plan i uee drave. Kod nas je najvie u tome napredovao arhiv Beograda, jer je Beograd u II svetskom ratu trebalo da bude grad prince Eugena, centar Gestapoa (Be bi bio centar za zapad, a Beograd za istok) i iz njega je u to vreme uzeto dosta grae. Zato se veoma sitematski snima graa za Beograd. Drugi vid dokumentarne grae nije usmeren na popunjavanje fonda, to je snimanje one grae koja se tie naeg naroda, a nalazi se u drugim arhivima. To se radi samo do 1804. godine kada je formirana srpska drava. Najvaniji arhivi su Dubrovnik i Istanbul. Oko 70% procenata grae dubrovakog arhiva je snimljeno pred rat koji je prekinuo rad. Sledei vid grae kojim se popunjavaju fondovi su memoari. Tu spadaju seanja (memoari), svedene utobiografije, dnevnici (oficirski iz rata), beleke, zapisi. I memoari dnevnici mogu biti knjievna graa, kao npr. Kazanovini dnevnici koji pored toga to je bio veliki zavodnik, bio je i pijun. Nas zanima memoarska graa, kao arhicvska graa, a to su sva seanja i svedoenja o nekom vremenu, dogaaju ili linosti. Ona najee nisu

12

literarna, ponekad se snimaju, mogu to biti intervjui. Najbolji fono arhiv ima radio Beograd (emisije poput Svedoci vremena koje prate ivot ili rekapituliraju neto). Memoarska graa spada u sekundarnu grau, dok su dokumenta primarna graa. Da bi neto bilo memoarska graa mora sadrati faktografske podatke (to rade lokalni arhivi, zaviajni fondovi biblioteka). Osobine faktografske grae su neselektivni podaci, a to znai da ovek koji daje intervju nije vet literarno, mada to zavisi od obrazovanja i opte kulture i onoga koji pita i onoga koji pria. Sledea osobina memoarske grae (one koja je ve prikupljena) je da bi graa trebalo da bude prikupljena iz vie izvora. Seanja sem to su iz vie izvora, moraju biti raznorodna, a to znai da moraju biti od ljudi koji su bili razliitog poloaja, razliitog statusa. To je raeno sa Prvim srpskim ustankom, kada je oko hajduk Veljka bilo 800 do 1000 stalnih vojnika (1804-1808), a ostali vojnici su radili njive pa su uskakali kada je bilo potrebno. Memoarska graa se sakuplja u naune svrhe, a prvi put je poela da se sakuplja u XVIII veku u doba prosvetiteljstva. Mi smo vrlo rano poeli da sakupljamo tu gru. Studenti iz drutva srpske slovesnosti leti bi ili na selo i sakupljali memoarsku grau od starijih seljaka, kako bi mogli da upiu narednu godinu studija. Memoarska graa je znaajna kao arhivski izvor iako je subjektivna i uvek ograniena (jer se niko ne sea ba svega). Ona je trea po hijerarhiji, prvo su dokumenti, a drugo je tampa. Rukopisna seanja su verodostojnija kada ovek nema literarne anbicije. Vano je da se dobro proui graa pre intervjua. Od obrazovanja onog koji postavlja pitanja zavisi uspeh memoarske grae, objektivnost, kao i nain prireivanja. Vano je i kako je on na kraju napravio tu priu. Oko 80% memoarske grae koja se nalazi u arhivima je ciljano sakupljana graa. Kako se ciljano prikuplja graa? Prva faza priprema samog intervjuera. Opta znanja o dobu koje se prikuplja (istorijsko i kulturoloko). Prouavanje svih dokumenata i sve tampe iz tog vremena. Mora se prikupiti i poznavati sva prethodno prikupljena graa. Druga faza poinje pronalaenjem linosti. Najee je to jedna ili vie linosti, a ne sve. Prioritet imaju neposredni akteri. Ponekad su potrebni oevici, zavisno od toga ta elimo da saznamo. Konano intervjuer treba da poznaje ivot oveka kojeg intervjuie i pre i posle tog dogaaja, zato pravila nema. Intervjuer mora da vodi razgovor, a ne onaj koji se sea. On mora da izbegna najveu opasnost, a to je da ne slua neiju autobiografiju. Ako se radi sa vie izvora moraju se proveriti faktografski podaci (druga divizija umesto tree, datumi). Oni se mogu ispraviti samo uporeivanjem sa dokumentarnom graom. Memoarska graa slui da dopuni dokumentarnu grau. Sva seanja delimo na opta (period vremena, npr. I svteski rat) i pojedinana (seanja ivojina Miia na odreenu bitku). Rukopisna seanja se ree rade, jer su manje objektivna.

13

Klasifikacija arhivske grae Najbolje bi bilo da se graa klasifikuje ve u registraturi, ali to najee nije

uraeno. po prijemu arhivske grae arhivista mora prvo da izdvoji grau po fondovima, to je veoma velik posao; zatim se pravi popis bezvredne grae ako ona nije ve unitena u registraturi; potom treba utvrditi naela klasifikacije; ako ga nema treba napraviti istorijat tvorca grae. Onda se radi unutranji opis grae na osnovu ega e se nainiti informativna sredstva. Potom treba napraviti plan za smetaj i zatitu grae. To se sve radi da bi se omoguilo to lake pronalaenje dokumenata i da bi ona bila to dostupnija.

Postoje dve vrste obrade arhivske grae. I nauna obrada arhivske grae

1. prouavanje arhivske grae neko je mora proitati

ovaj posao se poverava istoriarima koji su zaposleni u arhivu. Obrauje se graa, materijal, tvorac. Svodi se na:

2. prouavanje literature vezane za grau i tvorca grae 3. utvrivanje principa klasifikacije 4. izrada unutranjeg opisa grae to radi onaj ko je proitao grau. Na

osovu unutranjeg opisa prave se informativna sredstva, katalozi...

II struna (arhivistika) obrada grae

1. razvrstavanje grae po fondovima i potfondovima

radi se istovremeno sa naunom obradom. Podrazumeva:

2. izdvajanje bezvredne grae 3. smetaj i zatita grae

Klasifikacija podrazumeva da se potuju princip provenijencije i princip celovitosti. Arhivistika se u poetku teko odvajala od bibliotekarstva. Do kraja XVIII veka sreivanje arhivske grae je raeno po metodu slobodnih ili lutajuih dosijea. Svako je formirao dosije kako je hteo.

Austrijanci su poetkom druge polovine XVIII veka uveli prvi put u registrature delovodni protokol koji je omoguavao da se arhivska graa sreuje po godinama. U XIX veku poinje stvaranje predmetnih dosijea. Kada je formiran Nacionalni arhiv Francuske direktori svih odseka su bili bibliotekari i oni su stvarali grupe grae po nekim tematskim oblastima. Godine 1937. postojalo je 46 grupa sa 818 potgrupa i 3 sekcije (sekcija za stare spise, sekretarske spise i upravne spise). Celovitost fonda se uopte nije potovala.

Francuski arhivisti su jo 1841. godine uoili i rekli: Opta klasifikacija akata po fondovima, a unutar fondova prema materijalu (predmetu) jedino moe da osigura jedinstven postupak sa graom.

U Srbiji su jo u XIX veku poeli da se stvaraju predmetni dosijei. Ipak, vie se potovalo poreklo (provenijenicija). U Srbiji su kao dosijei koriene fascikle obeleene rimskim brojevima. To je najpre raeno u Vladi Srbije i ministarstvima. U samoj fascikli dokumenta se arhiviraju po tekuim brojevima.

Tek 1931. godine u Kraljevini Jugoslaviji propisan je sistem arhiviranja po delovodnom protokolu. Na poetku godine se rezervisao delovodni protokol i sva graa je ila pod tim brojem. Predmeti se ne upisuju u odmah u delovodni protokol, ve predmet dobija poseban broj i na kraju godine se predmeti zajedno sa tim spiskom

14

upisuju pod slobodni broj u delovodnom protokolu. Ceo predmet stoji pod jednim brojem u delovodnom protokolu.

45/1927 1-23/1932 - predmet broj 1, dokument broj 23, godina 1932 Osnovni problem je to je 1931. godine regulisana ovakva obrada samo za organe

dravne uprave. Sve do negde 1970. godine time nisu regulisana privatna preduzea.

Naela klasifikacije

U svetu su najjednostavnija bila dva naela klasifikacije: 1. hronoloki upisnik to je sada zadrano samo za zemljine i matine knjige 2. predmeti tako se radi danas U XIX veku tvorci grae su klasifikovali grau po sadraju i unutar toga

hronoloki. Kombinovana su ova dva naela. Ponekad je graa klasifikovana alfabetski. Postoje dva sistema klasifikacije: 1. filing sistem To je modifikovani nemaki sistem, koji se danas koristi u celom

svetu. Filing sistem moe biti abecedni, takav se koristio iskljuivo za personalna dosijea. Moe biti i numeriki

2. UDK sistem Osmislio ga je Melvil Djui 1876. godine. U arhivistiku je uveden 1898. godine. U Americi se koristi iskljuivo UDK, jer postoji decentralizovani sistem arhiva; u Americi nema arhiva ve se arhivska graa uva u bibliotekama. Graa se uva po serijama za svaku organizacionu jedinicu, a organizacione jedinice se formiraju na osnovu grupa UDK. Prema UDK osnovna jedinica nije fond, ve serija dokumenata. Poto se u Evropi graa ne vodi po serijama, primena UDK ne bi bila efikasna.

fond dobija svoju oznaku, pa ako postoji pie se i potfond, predmet dobija svoj broj prema delovodnom protokolu, a spisi u predmetu dobijaju svoje brojeve.

Srbija je 1970. godine poela da eksperimentie sa UDK. Primena je bila obavezna,

vodila se za upravne vlasti i sudove, koji su bili u obavezi da vode i filing sistem i UDK. I danas dravni organi grau sreuju prema oba ova sistema. Svaka institucija mora Arhivu Srbije da prijavi da li radi po UDK sistemu o mora doslovno da se dri tpg sistema rokom cele kalendarske godine ili dok ne zavri obradu nekog starog predmeta. Skuptina Srbije i Vlada danas rade oba sistema. Mi Srbi smo imali sree to smo kasnili. Glavni problem kod naprednih zemalja bio je to su razbijani fondovi i sreivalo se po bibliotekim principima. U Srbiji nije razbijen nijedan fond. Svi sem Francuza moraju ponovoda uspostavljaju fondove dravnih institucija. to se tie samog Arhiva Srbije, on potuje moderne principe princip provenijencije i celovitosti. To primenjuje od samog svog nastanka, od 1900. godine.

15

Naela sreivanja arhivske grae nastavak Pominjali smo princip celovitosti arhivske grae po kojem se graa ne sme izdvajati iz fonda. Godine 1841. u Francuskoj se potovao ovaj princip celovitosti fonda, a 1881. godine u Nemakoj se pominje princip provenijencije, po kojem se potuje redosled grae u fondu. Arhivska graa mora da odraava organizaciju ustanove iz koje spisi potiu. Fond se smatra nedeljivom celinom i moe se uvati samo u jednom arhivu, to ponekad zna da dovede do problema ta je u ijoj nadlenosti. Godine 1968. je to kod nas reeno uputstvom o razgranienju nadlenosti nad arhivskom graom i registraturskim materijalom. Po tom uputstvu glavna ustanova je nacionalni arhiv, koja ima nadlenost nad istorijskim arhivima. U principu je nadlenost nacionalnog arhiva manja od nadlenosti Narodne biblioteke nad javnim bibliotekama. Nacionalni arhiv ima nadlenost nad dravnim organima i ustanovama iji je osniva drava, tanije onih koje se finansiraju iz budeta (javne, kulturne, obrazovne...). Istorijski arhivi (optinski) imaju nadlenost nad regionalnim i optinskim organima vlasti i nad dravnim ustanovama koje su ispod drave. Izuzetak su kole koje iako se finansiraju iz budeta nadlenost nad njima imaju optinski arhivi. Neke nadlenosti koje bi pripale nacionalnom arhivu se prebacuju na optinske arhive, kao to je sluaj sa kolama. Drugi izuzetak su univerziteti (u Beogradu, Novom Sadu, Niu, Kragujevcu i Novom Pazaru). Arhiv Srbije je preneo nadlenosti u ovom sluaju na optinske arhive (Novosadski univerzitet pripada pokrajunskom arhivu). Privredne ustanove pripadaju istorijskim arhivima, u mestima gde se nalaze. Banke pripadaju tamo gde su registrovane, sve filijale i sva graa iz filijala ide tamo gde je centrala. Vezano za privredne ustanove, do 1993. godine kod nas su vojne fabrike pripadale arhivu vojno-istorijskog instituta. Graa biblioteka i muzeja koja je nastala radom ovih institucija (upis lanova...) ide u nadleni (regionalni) arhiv. Problem je sa neknjinom graom, koja se prebacuje u zaviane fondove kod nas, a u svetu u arhiv. Jedino to bi moglo da ostane su plakati, a sve ostalo bi po zakonu, kao to je u Italiji i Nemakoj, moralo da bude predato arhivima. Ako postoji specijalizovani arhiv (SANU), graa moe da ostane u njemu ako nacionalni arhiv to odobri. To znai da graa koja nastaje radom SANU ostaje tamo, jer oni imaju obuen arhivski kadar.

Sreivanje arhivske grae Ovaj postupak sledi nakon leenja i konzervacije. Obavlja se u tri faze. 1. faza u prvoj fazi su pripreme za obradu i sreivanje. Ova faza zavisi od toga kako je graa voena, kako je stigla u arhiv i kako je sreena u registraturi. Najvanije je kako izabrati fond. Arhiv pravi

Kada se izabere graa, treba je pregledati i moraju se prikupiti osnovne informacije o tvorcu grae. Ovde se odreuje stepen fonda, granine godine fonda (kada je poela i kada je zavrena graa), jer graa stigne tek 30 godina nakon poetka rada neke institucije ili firme koja moe i da ne postoji vie. Znai, sada govorimo o fondu koji prvi put vidimo. Tu se priblino ustanovljuje koliina grae (po kutijama i fasciklama, kasnije se meri u metrima), gleda se koja je osnovna delatnost tvorca fonda, kao i sporedne

1) listu prioritetnih registratura - znaaj grae (opti znaaj grae za drutva) prvo se sreuje graa koja je najvanija, a to je graa vlade, skuptine, optina. - nauna intersovanja - stepen sreenosti grae u registraturi prvo se sreuje ona ouvanija graa. Obino je to ona graa koja je i najvanija, jer se ona najbolje uva.

16

delatnosti, bar sada na poetku. Takoe se u ovoj fazi vri priprema za izluenje bezvrednog materijala. Ono to se sada ne izlui ne sme se vie nikada izluiti. U ovoj fazi se otvara 2) dosije fonda. On e se dopunjavati u drugim fazama. Ako je u pitanju ugaen fond uzima se dosije registratura. Tu nema ta da stigne osim nekih dokumenata dodatnih o gaenju ustanove ili dokumenata sa suda. Proveravaju se manjkavosti i to je sve. Kod otvorenog fonda se ne zna ta e sve stii. Dosije fonda moe da sadri overene kopije, koncepte, ak i kada imamo originale. Dakle, dosije fonda sadri dosije registrature i dokumentaciju nastalu obradom grae. Osnovni princip u toj pripremi je da se graa to bolje pripremi za neposrednu obradu, da se ustanovi da nita ne nedostaje, da se uskladi sa dosijeom registrature. 2. faza Istraivaka faza pravi se cilj, a to je preliminarna istorijska beleka, to je krajnji rezultat. Da bi se ovo uradilo arhivist mora da zna sve o fondu. Prvi stepen ove faze je 1) istorijat tvorca fonda (institucije). On mora biti to detaljniji. Iz prve faze ve znamo naziv fonda, ve znamo granine godine fonda, znamo i promenu unutranje strukture tvorca grae (Velika kola, fakultet, odvajanje od Filozofskog fakulteta, katedre). Mora se tano videti hijerarhijska shema univerziteta, i po godinama i po unutranjoj organizaciji. 2) unutranja organizaciona shema tu e stajati ono iz lista kategorija. 3) sistem arhiviranja ako je arhiv imao kontrolu nad graom, nee biti problema, ali ako arhivistiari nisu vodili rauna o grai koju je neko prikupljao u nekoj ustanovi, morae ponovo da je slau. Mora se na kraju utvrditi 4) stanje grae, ali ne fiziko. Ustanovljava se na osnovu arjivske knjige (kada je preuzeta, od koga je preuzeta, da li je graa preuzeta u celini, da li je bilo izdvajanja grae). 5) izrada klasifikacionog plana predstavlja konanu osnovu za obradu arhivske grae, po kom principu i po kom redosledu e se sreivati arhivska graa. Vano je znati sistem kancelarijskog poslovanja jednog tipa (samo osnovne kole) i to poznavanje rada dotine registrature, a bilo bi dobro da grau obrauje onaj koji sastavlja registrature. Princip provenijencije se u ovom delu primanjuje u potpunosti. Kada se potpie klasifikacioni plan koji odobrava direktor arhiva moe doi do nekakvih izmena, ali samo uz komisiju. Tu svaki dokument mora biti doveden u pravi poredak i to moraju arhivisti da srede. Princip provenijencije potpuno potuje sistem kancelarijske registrature. Princip slobodne provenijencije kada je graa fragmentarno sauvana ili kada je bilo puno unutranjih promena, iako ne postoji sistem arhiviranja grae, arhivista sam utvruje prvobitni poredak, jer ne moe sa sigurnou znati princip provenijencije kada ta graa nije u celosti sauvana.

17

Sreivanje arhivske grae (nastavak) III faza sreivanja arhivske grae u kojoj postoje dve etape: klasifikacija i

sistematizacija. Prvo treba pristupiti klasifikaciji

1. razvrstavanje registarskih knjiga po organizacionim jedinicama na osnovu njih se dalje prati razvrstavanje

, tj. razvrstavanju grae. Ona ima est etapa.

2. klasifikacija na razne vrste u okviru organizacione jedinice 3. izdvajanje grupa dokumenata i to onih koji nisu nuno u okviru jednog

predmeta ali su iste vrste (npr. platni spiskovi, bilansi) 4. klasifikovanje grae po godinama 5. smetaj grae u fascikle i kutije 6. izrada privremenog spoljnog opisa grae Jedino se klasifikacija skuptinske grae obavlja hronoloki, zato to skuptina

stalno postoji ali ne u istom sastavu. Graa se hronoloki deli na izborni period (kod nas je to npr. 4 godine). Graa se nekad moe klasifikovati i po organizacionim jedinicama, ali obavezno hronoloki.

Sistematizacija

1. obrada knjiga To je najbri i najjednostavniji posao. Prvo treba utvrditi vrstu knige, zatim ustanoviti naziv fonda, pa naziv organizacione jedinice (uvek poslednji naziv). Zatim se daje naziv knjige u kojoj stoji, potom se upisuje i godina. Npr. u kolama su validni dokumeni upisnice, pa se piu dve godine, koliko traje kolska godina 2009/10. U delovodni protokol se upisuje samo jedna godina. Onda se pravi spisak knjiga po svakoj organizacionoj jedinici. Potom se radi izdrada popisa finansijskih knjiga. Ako neke knjige nisu sauvane, pravi se zabeleka o tome da ih nema.

je vaan posao koji ima najbolja pravila. Za sistematizaciju je najvanija sreenost grae. Prvo treba obaviti tri glavna posla.

2. sreivanje spisa To bi trebalo da bude uraeno ve u registraturi, ali to arhivista mora da proveri. Prvo i najosnovnije je sreivanje po delovodnim brojevima, pratei knigu delovodnog protokola. Zatim se vri sreivanje po registraturskim oznakama, a onda i po fasciklama. Spisi se mogu sreivati i po sadraju dokumenata i to se radi samo sa izuzetno vanim spisima. Mogu se sreivati i po teritorijalnom osnovu.

3. formiranje predmeta To je najjednostavnija stvar ako je predmet ve formiran u registraturi. A i ako predmet ve nije formiran u registraturi, ovo je lako uraditi ako su sauvane knjige. Tamo gde nije formiran predmet, obino nedostaju i knjige. U sudovima se predmeti najbolje formiraju u registraturama. Predmet se formira prema delovodnim brojevima, sreivanjem prema registraturskim oznakama i po fasciklama. Kada knjige nisu sauvane predmet se formira prema kartotekim listiima i koje se upisuje datum i kratak sadraj, a svaki listi se povezuje sa sokumentom. Ako se radi sa kartotekim listiima, to je jako zamoran i sloen posao. Privremene signature koje se daju kartotekim listiima kasnije ne vae.

18

Predmeti se smetaju najee u fascikle. Posebni prilozi koji idu uz predmete (crtei, grafikoni, cd, mikrofilm) smetaju se u posebne kutije o emu postoji napomena u samom predmetu. Sav biblioteki materijal se izdvaja i predaje biblioteci arhiva.

Uporedo sa formiranjem predmeta, vri se i razvrstavanje grae. Vano je izdvojiti dokumenta koja nemaju sojstvo arhivske grae a koja ranije nisu unitena. Ako takva dokumenta postoje, ona se izdvajaju i stavljaju sa strane i daje se napomena odakle su preuzeta. Nita se ne sme unititi, jer se poslednje unitavanje radi u prvoj fazi, sada to vie nije dozvoljeno. 4. popis predmeta za leenje i restauraciju Popisuje se i stavlja signatura

fascikle u kojoj se nalazi predmet, kae se da u toj fascikli fali jedan dokument koji je odnet na restauraciju. Ovde se konano lee sva dokumenta i osposobljavaju se za upotrebu.

5. uspostavljanje konanog redosleda dokumenata u jednom predmetu U registraturi su dokumenta poreena tako da na poetku stoji dokument najnovijega datuma, a na kraju najstariji dokument. U arhivu se dokumenta slau obrnuto tako da se prvo vidi najstariji dokument, a onda iza ili ispod njega slau se ostala dokumenta do najnovijeg.

6. numerisanje dokumenata u okviru predmeta, tj. folijacija Numerie se svaki list. Prvo e brojeve dobiti oni listii sa tekstom. Ne obeleavaju se posebni dokumenti u predmetu, ve se numerie ceo predmet tako to se ita kao knjiga. Brojevi se piu u gornjem desnom uglu i to iskljuivo grafitnom olovkom. Kada zavrimo sa numeracijom na predmetu mora da se napie koliko ima listova. Postoji tri vrste listova:

- pun list koji je ispisan sa obe strane - prazan list koji je ispisan samo sa jedne strane - ist list neipisan list

Numeracija izgleda ovako: 123 + (42) + [12] - pun + prazan + ist ili 123 + 42 + (12) Kada se numeracija jednom uradi, ona se vie ne sme menjati. Ovako se citira:

AS, SN 1020, 108 - ovo znai da je to 108. list ispisan sa druge strane

19

Sreivanje arhivske grae III faza (nastavak)

Nakon to se obave prethodni poslovi radi se peatiranje. Peat oznaavanje pripadanje dokumenta nekom arhivu. Peat se stavlja u prvu prazninu u samom tekstu dokumenta.

Potom se pristupa signiranju. Signatura slui kao oznaka arhivske jedinice i mora biti utvrena na osnovu strukture grae. Signatura se uvek izraava kombinacijom brojeva i slova i ispisuje se na svakom listu jednog predmeta, ak i na istom listu (tj. onom koji je neispisan).

Signatura sadri: - naziv arhiva (najee skraen) - naziv fonda - broj organizacione jedinice - godina iz koje je taj predmet - broj fascikle - redni broj predmeta u okviru te fascikle

Primer jedne signature za jedan predmet u Istorijskom arhivu u Niu: IAN, EI 9, 1976/IV/28 ili IAN, EI 9, 1976-IV-28 Objanjenje: IAN Istorijski arhiv Ni

EI fond Elektronska industrija 9 broj organizacione jedinice 1976 godina IV broj fascikle 28 broj predmeta

To se zove ifra organizacione jedinice. Ona nikada nije ista kao i registraturi.

Arhivista najee hronoloki daje brojeve, iako se osniva kao organiaciona jedinica. Za dravne organe se broj nekad daje hijerarhijski.

Poseban broj dobija strogo poverljiva graa, kao da je posebna organizaciona jedinica. Takva graa se ne izdvaja fiziki iz predmeta, ve joj se dodeljuje poseban broj. Personalni dosijei su kao deo organizacione jedinice.

Na osnovu signature izrauje se unutranja lista. Odreuje se mesto pojedinih predmeta. Izrada unutranje liste se vri nakon signiranja, jer je tada ustanovljen pravi poredak dokumenata. Unutranja lista definitivno oznaava strukturu predmeta i fondova.

Unutranja lista sadri: - naziv arhiva: Istorijski arhiv Ni (IAN) - naziv fonda: Elektronska industrija (EI) - naziv i broj organizacione jedinice: Proizvodno odeljenje (9) - godina: 1976 - broj fascikli: I-XI - raspon brojeva predmeta: 1-906 - brojevi predmeta koji nedostaju: 23, 44 - ukupan broj listova: 14712

20

- signature predmeta koji su na leenju: (nekad se pie a nekad ne) - potpis arhiviste - datum zavretka obrade

Izradom unutranje liste zavrava se obrada jednog predmeta. U listi se uvek ostavlja prazno mesto kod dela za unos brojeva predmeta koji su na leenju. Ne menja se broj organizacione jedinice ako se promenio naziv.

Izrada spoljanje liste ista je kao i unutranja lista do dela za unos raspona brojeva predmeta. Izrauje se samo za najvanije fondove.

Poslednji posao je revizija sreene grae. Nad graom koja se ee trai, ee se vri i revizija. Revizija se vri da bi se proverilo da li se korienjem grae poremetio njen poredak, da bi se utvrdilo da li je bilo grke prilikom sreivanja grae. Kada u fond doe makar samo jedan novi dokument, vri se revizija celog fonda.

Kada se pronae neki predmet koji je nedostajao u nekom fodnu, ako je on manjeg obima moe se ubaciti na odreeno mesti na sledei nain: mora se napisati 76, 76a, 77. Tada se u rasponu brojeva pie: 1-906 (76a). Mora se potovati princip provenijencije.

Postoje dve vrste fondova koji se obrauju na druge naine to su fondovi sa specifinom arhivskom graom, kakvi su fondovi drutvenih organizacija, pratija, nevladinih organizacija, sportskih klubova... Graa se u njima grupie po organima rukovoenja, a ne po organizacionim jedinicama, i to hijerarhijski i hronoloki. Veina grae predstavlja materijal sa sednica. Ova graa je retko kad sreena u registraturi, ve se sreuje tek u arhivu. Gomila tih dokumenata nemaju spoljanja obeleja (potpis, peat...).

Lini i porodini fondovi

Spadaju u sreivanje specifinih fondova. Oni imaju odreeni tempo i odreeni sistem sreivanja. Prolaze kroz tri faze. Dokumenta se dele prema vrsti dokumenta. Lini fond je zbirka organski povezanih dokumenata nastalih tokom ivota i radom neke osobe znaajne po svom delovanju. Porodini fondovi su zbirka organski povezanih dokumenata nastalih tokom ivota i rada osoba koje pripadaju istoj porodici. Porodini fondovi su prirodan nastavak linog fonda.

Kada se formiraju lini i porodini fondovi postoje strogi kriterijumi za valorizaciju. Manje grae se izluuje; uzima se sve to je nastalo tokom ivota neke osobe.

U fondu se vrlo esto nalazi graa koju nije proizveo tvorac fonda. Npr. ako je ovek uvao iseke iz novina o nekoj drugoj osobi, to se nee uvati jer to nije on proizveo svojim radom. Obavezno se izdvajaju dokumenta za koja postoje posebne zbirke, npr. razglednice. Razglednice koje su stizale toj osobi ostaju u njegovom linom fondu, a ako ih je on kupovao i sakupljao idu u zbirku razglednica.

Dokumenta koja se tiu institucije u kojoj je ovek radio u njegovom linom fodnu e se zadrati ona dokumenta koja se odnose na njega, a ostala e ii u fond te institucije.

Odmah se moraju odrediti tri stvar:

21

1. naziv linog ili porodinog fonda To su ime i prezime linosti, npr. fond Ivo Andri (IA). Ako neko ima pseudonim, uzima se ono ime pod kojim je poznatiji, pod kojim je stekao zaslugu da mu se fond otvori. Kod porodinog fonda naziv je prezime porodice, a ako ima dve porodice koje su rodbinski povezane kao naziv fonda uzimaju se dva prezimena sa crticom.

2. granine godine linog ili porodinog fonda To su godine roenja i godine smrti. Granina godina fonda je nepomeriva. Kod porodinog fonda to su granina godina roenja najstarijeg lana i godina smrti poslednjeg od tih poznatih lanova porodice.

3. granine godine grae u fondu Poetna godina je godina roenja, a prvi dokument je najee krtenica. Druga granina godina je nekoliko godina posle smrti. Tu dolaze telegrami sauea, itulje, umrlice. uvaju se dokumenta nekog starijeg lana, ako je on bio poznat.

22

Sreivanje linog fonda

Najree se deava da je graa sreena ve kod tvorca fonda. Sreivanje grae podrazumeva prouavanje istorijata tvorca grae i istorijata samog fonda. Na osnovu toga sainjava se preliminarna istorijska beleka sa planom sreivanja.

Problem je to lini fond esto sadri raznorodne dokumente. Graa se mora opisati i po diplomatikim principima, jer su dokumenti raznorodni i po materijalu i po vrsti. Svaki pojedinani dokument se mora opisati prema sadraju.

Osnovni podaci koji se moraju utvrditi su: - bibliogreafija tvorca fonda - detaljni podaci o delatnosti tvorca fonda (ako je re o nekom knjievniku ili

nauniku dodaje se ovde i bibliografija) - podaci o fondu (kako je dospeo u arhiv, koliko otprilike dokumenata sadri) - podaci o stanju grae (da li je graa sreena, da li je oteena) - podaci o znaaju grae (miljenje arhiviste)

Na osnovu toga se mogu sastaviti privremeni kartoteki listii za svaki dokument gde e se napisati privremeni kartoteki broj i kratak sadraj svakog pojedinanog dokumenta. Lina dokumenta su znaajna ako predstavljaju dnevnike, pisma, rukopise.

Postoji sedam vrsta dokumenata: 1. lina dokumenta Tu e stajati dokumenta o ivotnom i branom statusu

(krtenica, izvod iz knjige roenih, venani list, izvod iz knjige umrlih), line isprave (paso, zdravstvena knjiica, vojna knjiica), dokumenta o napredovanju u slubi (diploma o zavrenoj koli, akt o unapreenju), diplome, priznanja i kazne, lanske karte (partijske, iz raznih udruenja).

2. imovinsko-pravna dokumenta U imovinska dokumenta spadaju ugovori za stan, o kupoprodaji, vlasniki list nad zemljom, tapije, testamenti... U pravna dokumenta ubrajaju se molbe, albe sudu, rauni... I kod linih i kod imovinsko-pravnih dokumenata sreivanje se vri prema vrsti dokumenata i unutar toga hronoloki (uzmu se sve line karte te osobe i sreuju se hronoloki). U principu se lini fond naknadno ne popunjava, osim ako se ne pronae neki veoma vaan dokument koji je nedostajao.

3. dokumenta o delatnosti tvorca fonda Sreuje se prema vrsti delatnosti. To je najkomplikovanije srediti jer predstavlja najraznovrsniju grau, zavisno od toga koliko je ovek radio i koliko toga je sauvao. Prvo se ozdvoje ona dokumenta zbog kojih je ovek zasluio da mu se napravi lini fond. U ovu grupu spadaju dokumenta o humanitarnoj delatnosti i rukopisi, jer oni predstavljaju svedoanstvo o delatnosti tvorca fonda. Graa se sreuje prema vrsti grae i hronoloki.

4. prepiska Ima pet vrsta prepiski pisma koja je tvorac fonda pisao nekoj instituciji pisma koja je tvorac fonda primao od institucije pisma koja je tvorac fonda pisao pojedincima pisma koja je tvorac fonda primao od pojedinaca porodina prepiska ona se posebno izdvaja

23

Za prepisku se obavezno pravi indeks imena, sa osnovnim podacima (ime se ta osoba bavila, godina roenja i smrti). Pored hronolokog, koristi se i azbuno sreivanje, a retko i tematsko. U okviru prepiske posebno se stavlja raznorodna prepiska (telegrami, estitke), a razglednice se tretiraju kao pisma.

Porodina prepiska se sreuje hronoloki i hijerarhijski prema stepenu srodstva: majka, otac, braa, sestre, mu/ena i deca; blii roaci; dalji roaci. 5. dokumenta srodnika tvorca fonda Najee ih nema mnogo, to su

obino lina i imovinsko-pravna dokumenta. To su dokumenta srodnika koji nisu znaajni, a koje je tvorac fonda sauvao i od njih se ne moe formirati porodini fond.

6. dokumenta o tvorcu fonda Skuplja ih ili tvorac fonda ili njegova porodica. To su najee novinski iseci, recenzije, kritike u asopisima, nekrolozi, itulje iz novina, in memoriam. Sreuju se prema vrsti dokumenata.

7. ilustrativni materijal Najvaniji je zbog jedne stvari, zato to se u njemu nalaze fotografije, koje se uvek izdvajaju. Tu spadaju jo i posetnice, vizit-karte, plakati, umrlice... Sreuju se prema vrsti grae.

Za lini fond izrauje se sumarni i analitiki inventar i imenski registar. Rade se

selektivni predmetni registri za odreene delove fonda. Porodini fond se sreuje na isti nain kao i lini, ali se pre sreivanja mora izraditi

detaljna genealogija porodice. Porodini fond se sastoji iz 2-3 lina fonda koja se stavljaju pod jedno prezime. Jedina razlika je u tome to se pisma kod porodine prepiske stavljaju kod primaoca.

24

Sreivanje posebnih zbirki

Svaki arhiv ima grau koja se ne moe svrstati u neke fondove, zbog toga to se ne zna njeno poreklo i zbog toga to se radi o posebnom materijalu, odnosno podlozi na kojoj je sauvana. Svaka zbrika je vetaka celina sa dokumentima razliite provenijencije ili razliite vrste (podloge). Postoje dve vrste zbirki:

klasine zbirke ine ih klasina dokumenta, na papiru ili na pergamentu karakteristine zbirke to su tzv. zbirke na savremenim podlogama (nastalih

tokom poslednjih 50 godina). Ove zbirke se izdvajaju zbog podloge da bi se obezbedili posebni uslovi uvanja i tehnike zatite. To su zbirke zvunih (gramofonske ploe, audio kasete, cd) i vizuelnih zapisa (video kasete, filmske trake, tv snimci).

I. zbirka plakata To je jedna od najvanijih zbirki i ima je skoro svaki arhiv.

Plakati su tampani materijal i predstavljaju zvanina dokumenta. Izmeu bibliotekara i arhivista se javlja spor da li je u pitanju neknjina ili arhivska graa. Plakati se dele prema vrsti i prema tome ko ih izdaje. Po vrstama plakati su: leci, objave, obznane (to su najvaniji plakati sa potpunim pravnim dejstvom), proglasi i oglasi. Obznana uvek ima peat, a proglas nema potpis i peat, to je osnovna razlika meu njima.

Prema poreklu plakati se dele na 8 vrsta i prema tim grupama se i sreuju: 1. plakati koje su izdali organi vlasti 2. plakati vojnih organa 3. plakati sudskih organa 4. plakati politikih i drutvenih organa ova grupa ima najvie podgrupa,

npr. po organizaciji. 5. plakati ilegalinih partija i pokreta ovo su plakati nastali samo u

odreenom periodu 6. plakati verskih organizacija 7. plakati zdravstvenih organa 8. plakati kulturnih organizacija npr. pozorini plakati

Sreivanje se vri po ovim grupama. Plakati se podele na podgrupe i onda se u okviru njih sreuju hronoloki. Ponekad se sreuje i tematski, npr. sve to se odnosi na rat.

II. zbirka geografskih karata Nekada su karte crtane rukom, a nekad su

tampane. Najdragocenije su stare geografske karte. Geografske karte su planimetrijski dokumenti i multidisciplinarni dokumenti, vane su kao istorijski izvor, za saobraaj, za vojsku, za zemljite...

esto su prilog nekom aktu ili predmetu, ali se uvek izdvajaju iz fonda, a u fondu ostaje uputni listi u kome se belei gde se ta karta nalazi.Postoje dve vrste geografskih karata:

a) opte karte ne dele se se na podgrupe, osim to se izdvajaju stare karte koje se sreuju hronoloki, a ostale se sreuju prema teritoriji.

25

b) specijalne karte dele se na podgrupe i u okviru njih se dele prema teritoriji. Mogu biti katastarske, karte uma, rene karte, topografske karte, drumske, eleznike...

III. zbirka memoarske grae Skoro svaki arhiv ima memoarsku grau (to su

intervjui, seanja, dnevnici...). Memoarska graa se preuzima komisijski i zavodi se prema datumu kada je ula u arhiv, a ne prema datumu njenog nastanka. To je jedina zbirka koja ima posebnu knjigu prijema i od samog starta se smatra vrlo vrednom. U knjizi prijema postoji 7 obaveznih podataka:

1. datum preuzimanja grae 2. prezime i ime tvorca grae 3. datum i mesto nastanka grae 4. kratak sadraj moe da bude i na 10-20 stranica 5. obim grae broj stranica pisanog dokumenta ili broj minuta ako je

snimano 6. nain preuzimanja grae otkup, poklon, depozit ili ciljano prikupljena

graa 7. napomena o dostupnosti da li je graa dostupna odmah ili postoji neki

rok. Iako graa nije odmah dostupna arhivista je duan da je sredi.

Memoarska graa ima jedinstven oblik signature. ROMS, MJS 144 II/1-11 ROMS naziv arhiva (Rukopisno odeljenje Matice srpske) MJS naziv zbirke (Milan Jovanovi Stojimirovi) 144 broj pod kojim je graa evidentirana II broj kutije 1-11 broj svezaka

Kako se sreuje memoarska graa? Sreuje se prema knjizi prijema. Seanja se nikad ne grupiu, nego se sreuju

prema redosledu dolaska u arhiv. Memoarska graa se smatra apsolutno vanom graom i za svaku zbirku se radi regest, tj. precizan sadraj svakog dokumenta. Regest je nauno-informativno sredstvo. U njega se upisuju sledei podaci:

1. signatura 2. raspon godina na koje se odnosi seanje 3. datum i mesto nastanka seanja 4. vrsta memoarske grae da li je rukopis, dnevnik, intervju 5. autor seanja 6. kratak precizan sadraj samo se naznae najvanije stvari 7. broj strana / vreme trajanja reprodukcije 8. spoljne karakteristike

26

Regest se izrauje u obliku kartotekih listia, koji su vei od bibliotekih. Jedini princip kod sastavljanja sadraja je da je precizan i da ukae na geografske, hronoloke i imenske odrednice.

Za memoarsku grau se izrauju etiri kataloga: autorski, predmetni, topografski i hronoloki. Hronoloki je veoma vaan jer u njemu onaj ko ga pretrauje moe da nae neku godinu koja ga zanima, zapie signaturu i na taj nain pronae grau koju trai.

datum i mesto autor seanja signatura nastanka seanja sadraj spoljanje karakteristike i oznaka dostupnosti vrsta grae

27

Sreivanje zbirki nastavak

IV. zbirka snimljene arhivske grae To je graa koja ve postoji u arhivu, a koja se snima radi zatite, radi uvanja u vie primeraka, radi zamene grae i za nauno-istraivake potrebe. To je graa na mikrofilmovima ili digitalizovana graa.

Snima se po tri kriterijuma: - dragoceni dokumenti zbog opasnosti od krae - graa koja je oteena i koju bi dalje korienje otetilo - graa koja se najee koristi Kada se izvri snimanje grae iz nekog fonda, ne dri se vie u tom fondu, ve se

formira zbirka snimljene grae iz tog arhiva. Vode se precizni podaci o tome koja graa se snima, koliko je snimljeno itd. Snimanje arhivske grae je skupa i pipava stvar. esto se snima graa koja je oteena, te pre toga treba uraditi konzervaciju, ispravljanje zguvanih listova, a sve to zahteva posebne tehnike pripreme. Zato se snima samo oteena graa i izuzetno vredna graa.

Zbirka snimljene grae ima svoju knjigu (koja se jo zove list ili naslov) sa sledeim podacima:

1. naziv arhiva Arhiv Srbije 2. naziv fonda Ministarstvo prosvete 3. naziv organizacione jedinice Univerzitet u Beogradu 4. broj fascikle ili kutije 5. broj mikrofilma Podaci e biti zapisani ovako: AS, Mpr, U, 42, I-2

Mikrofilm je jedino to je trajni materijal danas. Ako se dogodi da originalni dokument nestane, on se moe skinuti sa mikrofilma i odampati i taj dokument e imati vrednost kao original. Mikrofilmovana graa se obrauje po svim pravilima koja vae za svaki fond. Zbirka snimljene grae formirana je iz vie fondova.

V. zbirka zvunih (tonskih zapisa) Ova zbirka se pravi od nosaa zvuka. Obino se sreuje prema vrsti nosaa, koji mogu biti: gramofonske ploe, magnetofonske trake, audio trake (kasete), cd... Sve to zajedno ini jednu zbirku. U knjizi prijema moraju da stoje posebni podaci, a to su:

1. datum i mesto snimanja 2. vrsta dokumenta 3. autor 4. sadraj 5. trajanje reprodukcije vremensko trajanje 6. brzina reprodukcije 7. nain preuzimanja grae da li je poklonjena, preuzeta ili nastala u arhivu Zvuni zapisi ponekad mogu biti deo nekog fonda. Tada se zapisi prenose u ovu

zbirku, a u fondu ostaje uputni listi o tome.

28

Kao nauno-informativno sredstvo izrauje se analitiki inventar u kome stoje svi prethodni podaci, a dodaje se jo podatak o tome da li je snimak original ili kopija i to se belei pre naina preuzimanja grae.

VI. zbirka filmskih zapisa tu spadaju dve vrste zapisa: film i televizijski snimci.

VII. zbirka fotografija Osnovni razlog zato se formira zbirka fotografija je specifinost grae, tj. podloga. U ovoj zbirci se uvaju ne samo fotografije, ve i negativi. Zbirku fotografija ine: pojedinane fotografije i albumi fotografija, negativi i reprodukcije fotografija.

Kada fotografije stignu u arhiv, saivanja se zapisnik o primopredaji i zapisuju se sledei podaci: datum, mesto, od koga je preuzeta, ako je mogue vri se identifikacija fotografije kada je snimljena, ko je snimio i ko ili ta je na fotografiji. Ako postoje negativi, moe da se odrediti kada je nastala fotografija.

Zbirka se sreuje tako to se izvri tehnika podela prema kojoj se zbirka fotografija deli na etiri vrste:

1) fotografije linosti To su najbrojnije fotografije u svakom arhivu. Ove fotografije linosti se sreuju po azbunom redu prezimena, pa onda hronoloki po linosti ako je mogue. Ako ima vie linosti opisuje se svaka od njih i sreuje se hronoloki, a svaka od njih imae istu signaturu.

2) fotografije objekata i stvari One se prvo razvrstavaju po vrstama (npr. fotografije muzeja, crkvi...) Potom se razvrstavaju hronoloki.

3) fotografije mesta Uglavnom su to fotografije gradova, sela i pejzaa... Sreuju se azbuno i hronoloki.

4) fotografije dogaaja To su ratne fotografije najee. Podela se vri prema dogaaju, a unutar toga hronoloki. Sreuju se ne po vrsti dogaaja, ve po konkretnom dogaaju.

Za zbirku fotografija se izrauje analitiki inventar u kome stoji:

1. redni broj fotografije 2. datum upisa 3. sadraj fotografije ko ili ta je na njoj 4. autor fotografije 5. nain nabavke i od koga je nabavljena 6. vrsta fotografije u tehnikom smislu da li je pozitiv, negativ,

reprodukcija 7. napomene 8. signatura pozitivi se oznaavaju sa A, negativi sa B, reprodukcija sa

P. Signatura se pie u levom gornjem (?) uglu i izgleda ovako: AS-A-I-728.

IX. Varia (miscellanea) Ovu zbirku ine meusobno nepovezana dokumenta

razliitog sadraja i razliite provenijencije. Provenijencija ovih dokumenata je najee neustanovljiva. Graa u variji je graa koja ne pripada nijednom fondu koji

29

poseduje taj arhiv. Ta graa se po osobinama i vrsti ne moe svrstati u neki fond. esto su to pisma bez poetka i kraja i to na klasinom materijalu papiru. Ova graa se teko sreuje. Treba je grupisati ako je to mogue. Grupisanje se vri prema temu ili po linosti, a ako postoji datum vri se i grupisanje po hronologiji. Za variu se radi analitiki inventar. Svaka zbirka varia je otvorena zbirka i u nju uvek moe da doe novi dokument. Zbirke se uvek otvorene, za razliku od fondova koji se zatvaraju kada se ugasi institucija ili kada umre tvorac fonda. Zbirka je uvek jedna jedina i moe da sadri mnogo dokumenata. Ponekad se moe dogoditi da se izvadi dokument i stavi se u fond, ako se sazna odakle je i gde pripada.

30

Informativna sredstva u arhivima

Od poetka XIX veka u arhivistici poinje da se primenjuje naelo celovitosti i dostupnosti arhivske grae. Time se poveao broj korisnika, ali su oni bili naviknuti na tematski pristup grai, pa su se suoili sa problemima kada se poeo primenjivati princip provenijencije i celovitosti. To je razlog zbog koga su od polovine XIX veka poela da se izrauju informativna sredstva. Ona su vana jer omoguavaju laki pristup grai i to manju manipulaciju grae. Reenje za to su to bolja i potpunija informativna sredstva.

Na poetku su informativna sredstva bila samo obian popis, sa inventarnim brojevima. Kasnije su to postala prava nauno-informativna sredstva i ona predstavljaju osnovni izvor informacije o sadraju arhivske grae.

Informativna sredstva dele se na dve opte grupe: - osnovna informativna sredstva Ona mogu biti sumarna i analitika. Pored toga

mogu biti opta (npr. vodi kroz arhiv) i posebna (npr. vodi kroz pojedine fondove ili zbirke)

- specijalizovana informativna sredstva Mogu biti tematska (npr. tema industrija)

Prema drugoj podeli informativna sredstva se dele u tri grupe:

I. Informativna sredstva evidencije Ona su usmerena na grau koja je u registraturama i u arhivu. Postoji 5 vrsta ovih sredstava:

1. informativna sredstva evidencije o zatiti arhivske grae i registraturskog materijala van arhiva

2.

To su: kartoteke registratura, registar aktivnih registratura, registar registratura koje su prestale sa radom i dosijei registratura. Ovo su evidencije koje arhiv vodi o grai. informativna sredstva evidencije o smetaju arhivske grae, tj. fondova i zbirki u arhivu

3.

Ova sredstva se izrauju kada graa stigne u arhiv. U Srbiji je 1959. godine poela da se primenjuje evropska praksa da se vodi ovih 7 vrsta informativnih sredstava. To su sredstva internog karaktera. To su: topografski pokaziva, vodi kroz depoe, pregled fondova, pregled zbirki, popis fondova koji se trenutno nalaze u arhivu, popis zbirki koje se trenutno nalaze u arhivu i registar arhivske grae od izuzetnog znaaja koji se vodi na centralizovanom nivou i koji postoji u svakoj dravi a odnosi se na grau iz nekog arhiva u zemlji ili u inostranstvu. informativna sredstva evidencije o snimljenoj arhivskoj grai

- gde je vreno snimanje

Odnose se i na grau snimljenu iz drugih arhiva i iz sopstvenog arhiva. Arhiv Srbije je tek 1971. godine inicirao donoenje uputstva o mikrofilmovanju grae. Dve su vrste ove evidencije: o grai koju treba snimiti i o ve snimljenoj grai. Oba se vode uporedo i treba da sadre sedee podatke:

- koji su fondovi snimljeni - raspon godina grae koja je snimljena - broj snimljenih inventarskih jedinica - koliina snimljene grae u metrima mikrofilma - topografske oznake depoa u gde se u njima nalazi mikrofilm - ime i prezime ovlaenog lica

31

4. informativna sredstva evidencije o korienj arhivske grae

podaci o korisniku ime, prezime, zanimanje, adresa

Ovi podaci se prikupljaju u itaonici. Kada korisnik prvi put u jednoj godini ue u arhiv, mora da popuni karton sa sledeim podacima:

podaci o temi istraivanja to najee popunjuju istraivai podaci o korienim fondovima i zbirkama datum korienja grae

5. informativna sredstva evidencije o tehnikoj zatiti grae

naziv fonda iz koga je uzeta graa na leenje

Graa se iz fonda moe jedino vaditi kada se daje na korienje i na leenje. Ova informativna sredstva su o stanju arhivske grae, tj. o reviziji. Drugo su evidencije o grai koja je na leenju, restauriranju. Sadri sledee podatke:

brojevi inventarnih jedinica signatura dokumenata vrsta oteenja bolestan ili oteen vrste leenja

II. Opta informativa sredstva Cilj im je da obezbede arhivsku grau od unitenja, gubljenja i krae. Ona prate grau od registrature do arhiva. Ima tri vrste ovih sredstava. Oni zajedno moraju da daju sledee podatke koji su vani za struni nadzor nad graom:

- podaci o prijemu arhivske grae da li je graa stigla, u kojoj koliini, ko ju je primio i kada

- podaci o provenijenciji odakle je stigla graa - podaci o koliini grae koliko ima grae - podaci o strukturi grae ta sadri, koliko fondova, vrsta grae - podaci o rasponu godina grae - podaci o stanju grae da li je treba leiti - podaci o smetaju grae u koji depo je smetena - podaci o valorizaciji da li je izluen bezvredni materijal i u kojoj

meri Postoje etiri vrste ovih sredstava:

1. knjiga prijema arhivske grae

datum prijema grae

Zasniva se na arhivskoj knjizi i u njoj pored podataka iz arhivske knjige stoje sledei podaci:

koliina grae struktura grae stanje grae tvorac grae smetaj grae

32

Opta informativna sredstva - nastavak

2. opti inventar

fondove pravnih lica (institucija) A

Iz njega se formiraju sva druga informativna sredstva. Njegov zadatak je da odraava raspored fondova i zbirki u arhivu. Prema optem inventaru arhivska graa se deli na:

fondove fizikih lica (lini i porodini fondovi) zbirke

Upis u opti inventar se vri po redosledu prijema arhivske grae. Redosled prijema se utvruje na osnovu knjige prijema. Opti inventar daje najoptije podatke za sve fondove i zbirke.

Opti inventar ima 4 globalna dela: a) opti podaci o fondu ili zbirci Ovi podaci su uglavnom ve sadrani u knjizi

prijema, a to su podaci: kome graa pripada, ko je tvorac, raspon godina... b) podaci o grai u fondu ili zbirci To su osnovni podaci:

- datum prijema - naziv (promene naziva) - raspon godina fonda - nazivi organizacionih jedinica i raspon godina - inventarni broj Obim grae: broj fascikli i kutija; metraa.

c) podaci o stanju grae u fondu ili zbirci Ovi podaci se stalno dopunjavaju. d) beleka o fondu ili zbirci Stavlja se beleka da li su fond ili zbirka popunjavani,

da li postoji neka praznina, da li postoji snimljena graa, kako je graa dospela u arhiv.

3. dosije fonda ili zbirke

- naziv fonda/zbirke

Izrauje se zajedno sa optim inventarom. Mora da sadri sledee delove:

- inventarski broj - zapisnik o prijemu grae u arhiv - preliminarna istorijska beleka o fondu - izvetaji o sreivanju grae pre dolaska u arhiv - izvetaji o izluivanju grae - podaci o kompletiranju grae - podaci o obradi grae

4. popis rariteta

- provenijenicja iz kojeg je fonda dokument doao i koji mu je inventarski broj u tom fondu. U fondu se ostavlja uputni listi koji govori gde je dokument premeten.

Ovaj popis je vaan da bi se rariteti sauvali i zatitili. Rariteti su dokumenti, a ne predmeti. Popis rariteta e biti osnova za izradu regesta. Piu se sledei podaci:

- zvanini naziv dokumenta - vrsta dokumenta

33

- autor dokumenta - broj strana dokumenta - jezik dokumenta - materijal ili podloga dokumenta - kratak sadraj 1-2 reenice Ovaj popis rariteta se pravi po dva osnova:

po redosledu ulaska u arhiv po sadraju, odnosno po znaaju sadraja dokumenta

III. naunoinformativna sredstva Postoji 4 vrste ovih dokumenata: 1) sumarni inventar 2) analitiki inventar 3) regest 4) katalog

Naunoinformativna sredstva nisu interna, ve su namenjena korisnicima za

naune i operativne svrhe. Treba da prue osnovne informacije o istorijatu fonda ili zbirke i istorijatu tvorca fonda ili zbirke. Vaan je status i hijerarhija tvorca grae. Ova sredstva izrauju posebno za to kolovani arhivisti. Bilo bi poeljno da arhivista koji je pratio grau u registraturi izrauje i naunoinformativna sredstva, jer on najbolje poznaje unutranju organizacionu strukturu tvorca grae.

Cilj naunoinformativnih sredstava je da korisnicima prue celovite podatke o sadraju grae jednog fonda ili zbirke. Naunoinformativna sredstva se uvek sreuju malo kasnije, jer uvid u sadraj grae mora da se prui na tri naina:

objektivno da nema nikakvih linih zakljuaka sveobuhvatno (celovito) nita vano se ne sme izostaviti saeto ne sme da bude nepotrebnih podataka

Izrada naunoinformativnih sredstava se ne radi dok nisu uraena opta informativna sredstva. Naunoinformativno sredstvo mora da sledi organizacionu strukturu fonda. Osnovno je potovati princip celovitosti i provenijenicije. Redosled ne sme da bude subjektivan, ve da prati redosled inventarskih brojeva dokumenata i predmeta.

Prvo se izrauje sumarni inventar, zatim analitiki inventar, pa regest, i na kraju katalog.

34

Naunoinformativna sredstva nastavak

-Sumarni inventar- To je osnovno naunoinformativno sredstvo koje se izrauje posle sreivanja fonda

i trebalo bi da ga ima svaki arhiv. Njegov zadatak je da informie korisnika o sadraju grae. Predmet obrade sumarnog inventara je ceo fond ili zbirka. Osnovna jedinica opisa je inventarska jedinica (a to je fascikla, kutija, knjiga).

Prilikom izrade sumarnog inventara mora se potovati princip provenijenicije. Inventarske jedinice se obrauju onim redosledom kojim su sreene i nita se ne sme preskakati. Brojevi inventarskih jedinica idu u kontinuitetu bez obzira kojoj organizacionoj jedinici pripadaju.

Nije propisano kolika treba da bude veliina opisa, ve to zavisi od koliine, sadraja i starosti grae. Zakonom je propisano da sumarni katalog izrauje samo jedan ovek, osim u sluaju due bolesti ili smrti. Time se potuje princip jednoobraznosti. Jedan ovek moe da obrauje vie fondova.

Svaki sumarni inventar sastoji se iz 5 delova:

1. naslovna strana

- pun naziv arhiva (skraen naziv arhiva) Arhiv Srbije (AS)

Ovde je zastupljena jednoobraznost i tano se zna ta naslovna strana mora da sadri:

- osnovni broj fonda ili zbirke (skraeni naziv) uvek se pie poslednji naziv

- granina godina grae u fondu ili zbirci - sumarni broj inventarskih jedinica u fondu ili zbirci koliko ima

kutija, fascikli, ali to ne govori koliko tano ima dokumenata Primer jedne naslovne strane:

Arhiv Srbije (AS) 423

Stojan Novakovi (SN) 1842-1915

1019

Primer jo jedne naslovne strane: Arhiv Jugoslavije (AJ)

fondovi Kraljevine Jugoslavije (KJ)1

2.

343

Nova Evropa (NE) 1920-1946

15

predgovor

3.

Pie se vrlo kratko i u njemu treba opisati strukturu sumarnog inventara (ta ini fond) i ukazati na praznine (ta nedostaje). istorijska beleka

1 Poto je u Arhivu Jugoslavije graa podeljena na tri dela, a fondovi Kraljevine Jugoslavije su jedan od njih, ovo se uzima kao podnaslov.

Sastoji se iz tri dela:

35

- istorijat tvorca fonda to je bibliografija institucije - beleka o hijerarhijskoj organizaciji fonda obino se sastavlja u

obliku grafikona - beleka o unutranjoj strukturi fonda treba da prikae meusobnu

zavisnost organizacionih jedinica 4. inventarski opis

- redni broj iz naslovne strane To je najvaniji deo i sastoji se iz sledeih delova:

- naziv tvorca fonda i naziv organizacione jedinice - raspon godina grae u fondu - naziv svake inventarske jedinice npr. broj 78 je fascikla, broj 95

je kutija... - ukupan broj dokumenata i ukupan broj listova (punih, praznih i

istih) u svakoj inventarskoj jedinici - sumarni sadraj grae Ovaj sadraj ne sme da bude prepriavanje,

ve opis sadraja. Npr. ako se radi o nekom pismu, treba napisati samo: pismo sadri: -privatne stvari, - o knjizi... Ovaj sadraj treba da bude precizan i pregledan i treba da ukae na najvanije injenice u dokumentu. Sadraj se daje na maternjem jeziku arhivu, bez obzira kojim je jezikom pisan dokument.

- Primedbe Tu e se pisati da li je dokument oteen i da li je pronaen i naknadno ubaen neki novi dokument.

5. indeksia) imenski indeks Moe da bude dvostruki: opti indeks (u njega

se upisuju sva imena u toj inventarskoj jedinici) i specijalizovan indeks (u njega se upusuju samo odreena imena). Moe jo da bude i ui (sa samo godinom roenja i smrti) i razvijeni (sa kratkom biografskim opisom). Lice se u indeksi opisuje onako kako se javlja u tekstu dokumenta.

U principu se izrauju tri indeksa:

b) geografski indeks Izrauje se ako ima vie pomenutih geografskih mesta. Geografski indeks zavisi od fonda i moe da se vodi abecedno ili po teritorijalnoj osnovi.

c) predmetni indeks Uopteno, to je indeks pojmova ili dogaaja, a u arhivima se predmetni indeks izrauje prema dogaajima.

36

Naunoinformativna sredstva nastavak

- Analitiki inventar - Analitiki inventar se ne izrauje za cele fondove i zbirke, ve samo za izuzetno

znaajne i radi se tek nakon zavrenog sumarnog inventara. Dok je kod sumarnog inventara osnovna jedinica opisa fond ili zbirka, kod analitikog je to predmet.

Redosled obrade prati redosled predmeta. Ako se radi o vie predmeta u jednom fondu, mora se pratiti redosled predmeta.

Sadraj je mnogo detaljniji i mora da bude precizan i objektivan. Vrsta dokumenta se mora jasno naznaiti, npr. da li je pismo, da li je slubeno, prijateljsko itd. To se u sumarnom inventaru ne radi.

Analitiki inventar se danas obino izrauje i vidu knjige (u zavisnosti od toga za koliko predmeta se radi, izrauje se jedna ili vie knjiga). Analitiki inventar ukazuje na strukturu odreenog predmeta. Vano je da iz njega moe da se vidi struktura tog predmeta za koji se izrauje.

Struktura analitikog inventara prati strukturu sumarnog inventara, pa e tako i kod analitikog postojati naslovna strana a na njoj jo dodatno naziv predmeta.

- Regest - Izrauje se samo za posebno vana dokumenta. Osnovna jedinica opisa sadraja je

dokument. Npr. u fondu dvora Kraljevine Jugoslavije postoji dokument o proglaenju ujedinjenja Kraljevine SHS, taj dokument emo opisati regestom.

Regest je prvo naunoinformativno sredstvo u istoriji i potie jo iz srednjeg veka. Regest se u 19. veku sve vie prilagoavao potrebama nauke, i sve ree i ree su izraivani samo za posebno vana dokumenta sa naunog stanovita. Od 1958. godine amerike drave ne izrauju regest za nova dokumenta.

Kod nas postoji zakon koji kae da se regest izrauje za sva dokumenta do 1804. godine (do I srpskog ustanka). Posle toga vremena, regest se izrauje samo za posebno vana dokumenta.

Re regenere znai ukratko ponoviti. Regest zapravo ponavlja sadraj i regest se sastoji od 6 delova.

1. signatura jednog dokumenta time se utvruje tano mesto dokumenta u fondu

2. datum i mesto nastanka dokumenta godina, mesec, dan, mesto (1878, mart, 23, Beograd). Ako na dokumentu stoji zapisan datum, onda ga piemo unutar (), a ako smo ga doznali iz nekog drugog izvora, onda piemo [].

3. ime i prezime autora dokumenta, tj. adresanta (poiljaoca) i adresata (primaoca), npr. Ivo Andri Milou Crnjanskom. Uz ime se ispisuju i titule ako stoje u dokumentu.

4. sadraj dokumenta to je glavni deo regesta. On treba da bude kratak, ali ne mora uvek da bude, zavisi od toga koji dokument je u pitanju.

5. anotacija (beleka) to je veoma vaan deo. Tu se objanjava i dopunjava, npr. objasniti kako se do dokumenta dolo, da li je original ili kopija, itd.

6. spoljna obeleja dokumenta predstavlja se znaajan i/ili stari dokument i zato je ovo bitan deo u kome se daju 4 podataka:

37

- vrsta dokumenta da li je povelja, ukaz, pismo, ugovor, tuba - oblik dokumenta da li je original, kopija, koncept, prepis - materijal ili podloga dokumenta da li je hartija, mikrofilm - broj listova i format dokumenta pun, prazan, ist list i format koji

se uvek belei u centimetrima

Arhivisti su esto pod pritiskom da rade regest. Prilikom izrade regesta mora se biti kranje restriktivan. Regesti se sve vie manje i manje rade. Uz regest kao dokument mora da se prepie ceo sumarni inventar, Za ceo taj predmet se mora napraviti i analitiki inventar, ako radimo regest za jedan predmet.

- Katalog Najznaajnije sredstvo koje se mora uraditi pored sumarnog inventara je katalog, i

to je pored sumarnog inventara osnovno naunoinformativno sredstvo. Naziv potie iz grke rei katalogos, to znai popis, spisak. Ako istraiva doe u arhiv, najee e prvo potraiti katalog, jer on daje podatke o tome ta ima od grae i podatke o samom dokumentu.

Predmet obrade kataloga je predmet ili dokument. Prilikom izrade kataloga ne potuje se princip provenijencije. Katalog se radi ako postoji regest, tj. katalog se izrauje na osnovu regesta.

Da bi se izradio katalog, postoje neki principi koji se moraju potovati. Katalog treba da bude sistematian nikad se ne pravi jedan katalog, ve vie vrsta. Katalog se radi naporedo sa sumarnim inventarom.

Katalog se mora sintetizovati, jer se ne potuje princip provenijencije, pa se na neki nain mora srediti. Od naina grupisanja podataka, postoje sledei:

a. logiki katalozi u njima se podaci mogu inventarisati po temama, po delatnostima... U okviru toga se uglavnom prave po hronolokom redu.

b. formalni katalozi podaci se grupiu azbuno ili abecedno, pa onda prema imenima, geografskim odrednicama, itd.

Razliiti katalozi imaju razliitu strukturu podataka. Katalog se pravi namenski.

Postoje 4 vrste kataloga: 1. sistematski katalog podaci su dati prema oblastima i delatnostima. Retko

se izrauje, teko ga je izraditi. 2. predmetni katalog pravi se obavezno, podaci se u njemu grupiu prema

predmetima, npr. dela, linost, nazivi mesta... Obavezno se radi po azbunom, odnosno abecednom redu. U njemu uvek postoje rubrike i podrubrike. Npr. ako je rubrika ime, podrubrika je najee zanimanje. Ako je rubrika geografski pojam, podrubrika moe da bude svata, npr. istorija, teritorija, demografija, privreda, arhitektura, kanalizacija... Rubrika moe da bude pojam, a podrubrika disciplina ili deo pojma. Rubrika moe da bude hronoloka (jedan period ili godina, npr. 1941), a podrubrika moe da bude recimo aprilski rat, trojni pakt, okupacija, dva ustanka, odmazde... U okviru rubrike, podrubrike se sreuju azbuno, a ne hronoloki.

38

3. predmetno-tematski katalog tu je uvek rubrika delatnost. Npr. ako je rubrika informacione nauke, podrubrika moe da bude: arhivistika, teme: prijem grae, obrada grae, itd. Vrlo se retko izrauje ova vrsta kataloga.

4. hronoloki katalog podaci su u njemu grupisani po godinama i datumima. Radi se samo ako u dokumentima postoje vrste veze izmeu ljudi i dogaaja u dokumentima.

Katalozi se prave u vidu katalokih listia ili u vidu knjiga. Moraju da prue 5 vrsta podataka.

39

Katalog nastavak

Izrada kataloga je vana za korisnike zato to ne potuje princip provenijencije (npr. izrauju se katalozi za neku linost ili za neki dogaaj). Izrada kataloga je teak posao jer treba sistematizovati sve podatke. Arhivista prvo mora da proe kroz fonodve i da sistematizuje podakte.

Bilo koji katalog da se izrauje, obavezno je 5 vrsta podataka u njemu: 1. klasifikacioni podaci Kataloge pravimo za dokument ili predmet, ali

moramo znati kojem predmetu taj dokument pripada. Tu se upisuju sledei podaci:

- rubrika i podrubrika npr. industrija:elektronska industrija - vreme, tj. godina dokumenta 1976 - mesto Ni

2. informativni podaci oznaavaju mesto dokumenta u fondu. Oni informiu o dokumentu, ko su adresanti i adresati, ta osnovno sadri taj dokument, To su sledei podaci:

- oznaka dokumenta, tj. kom fondu pripada npr . EIN2- vrsta dokumenta godinji izvetaj

- materijal dokumenta papir - adresant (autor dokumenta) raunovodstvo - adresat (kome je dokument upuen) - kolegijum - saet prikaz sadraja prihodi i rashodi - bibliografski podaci uglavnom se pie za pisma

3. upitni podaci oznaavaju kako pronai dokument ili predmet, oni lociraju dokument ili predmet u fondu ili taj fond u arhivu. To su sledei podaci:

- naziv arhiva Istorijski arhiv Ni - IAN - naziv fonda EIN - naziv organizacione jedinice 9 - signatura IAN 9,1976/IV/28

4. spoljni podaci: - prezime i ime arhiviste koji je izradio katalog - datum kada je sastavljen katalog

5. kontrolni podaci koriste se posle revizije dokumenta Postoje 4 vrste kataloga:

1. univerzalni klasifikacioni plan najrei je i radi se za najvanije stvari, to je klasifikacija raznih zemalja po delatnostima

2. nacionalni klasifikacioni plan klasifikacija grae iz raznih delatnosti u zemlji

3. specijalizovani klasifikacioni plan graa u okviru jedne delatnosti, sve grane te delatnosti

4. individualni klasifikacioni plan . katalogizovanje grae jedne institucije, ovaj katalog se najee izrauje

2 Elektronska industrija Ni

40

Izrada naunoinformativnih sredstava

Izrada naunoinformativnih sredstava predstavlja zavrni deo obrade arhivske grae. Time fond postaje dostupan. Radi se sumarni inventar i katalog kao obavezni, a kada se to uradi omogueno je korienje arhivske grae.

Omoguavanje korienja arhivske grae je najvaniji posao arhiva, pored zatite arhivske grae. Odnos arhiva prema javnosti zasnovan je na dva principa:

princip javnosti princip dostupnosti

Ovi principi podrazumevaju pravo bilo kog istraivaa, pojedinca, ustanove, itd. da koristi arhivsku grau bez bilo kakvih ogranienja osim propisanih zakonom, a to su:

- kada je dokument zatien zakonom kao dokument od dravnog interesa - ako tvorac grae naloi drugaije, npr. kod linog fonda

Graa se moe koristiti u vie svrha, u osnovne i naune svrhe, kulturne, obrazovne, operativne svrhe, umetnike svrhe, itd.

41

Korienje arhivske grae

Meu glavnim uslugama koje arhiv nudi nalazi se korienje arhivske grae, najvie u naune svrhe. Arhviska graa predstavlja primaran istorijski izvor, pa se moe koristiti za istoriju kolstva, knjievnosti, kulture... Arhivi su nacionalne institucije i zato si znaajni za prouvanje nacionalne istorije, a istorijski arhivi znaajnji su za prouavanje lokalne istorije.

Sa druge strane, radi naunog korienja grae vano je imati naunoinformativna sredstva i publikovati ih. Ako bi se ona publikovala, istraiva bi znao ta je to to postoji u arhivu i kako je arhivistiki obraeno.

Arhivi su znaajni i sa aspekta arhivistike kao nauke, vana je meusobna koordinacija arhiva, organizovanje kongresa arhiva, itd. Arhivska graa koristi se i za kulturne potrebe, jer je ona svedoanstvo o kulturnoj istoriji; bez arhivske grae ne bi bila napisana neka knjievna dela. Arhivi omoguavaju i popularizaciju kulture, jer oni mogu da izdaju odreene publikcaije, koje e imati popularan karakter.

Izlobe se najee organizuju u prostorijama arhiva. Tematske izlobe se prave od grae koju poseduje arhiv. Izlobe su vid popularizacije arhiva u malim sredinama, a one mogu da bude obogaena isecima i snimcima iz tampe. Izlobe su u sutini tematske i dokumentarne, a mogu da budu i interdisciplinarne, a najee su privremene u arhivu.Priprema izlobe ide kao i u svakom muzeju, prave se katalozi sa reprodukcijama najvanijih dokumenata.

Arhivi neizostavno pomau pri izradi turistikih vodia. Arhiv je duan da stavi na raspolaganje grau onome ko izrauje turistiki vodi, a na korienje daje geografske karte, stare fotografije, i druga potrebna dokumenta.

Arhivska graa koristi se i za nastavne potrebe, najee za nastavu istorije, radi se i izrada istorijskih itanki (hrestomatija izbor originalnih dokumenata npr. iz I svetskog rata). Arhiv ima ulogu i u uestvovanju u kolskim programima, emisijama, koje se rade na osnovu arhivske grae.

Arhiv je vaan i za operativne potrebe. Ne moe se znati kada e neki dokument biti potreban. Arhivskom graom se slue dravni i sudski organi. Koriste se da bi se videla organizaciona struktura neke firme, omoguavaju uvid u zemljine knjige, itd. Za operatvine potrebe u arhiv dolaze i pojedinci, najvie u istorijske lokalne arhive. Operativno korienje dokumenata nije dozvoljeno za ona dokumenta koja se smatraju dravnom ili slubenom tajnom.

Strani dravljani mogu takoe da koriste arhvie. Srbija ima potpisan sporazum o bilateralnoj saradnji sa mnogim dravama. Strani dravljanin mora da dobije odobrenje nalenog organa (Skuptine Srbije) da bi koristio arhivsku grau. Naunici-stranci moraju da dokau da su naunici i da pokau koja ih tema interesuje, i ne moraju da trae odobrenje od nadlenog organa.

Da bi se koristila arhivska gaa, arhiv mora da poseduje jo dve slube: arhivsku itaonicu i arhivsku biblioteku. Arhivska itaonica je posebno mesto gde se iskljuivo moe koristiti arhivska gra, nigde vie. Ona mora da bude posebno opremljena, da ima priruna sredstva (enciklopedije, leksikone, renike, prirunike, bibliografije, atlase) i naunoinformativna sredstva (sumarni inventar). U svakoj arhivskoj itaonici postoje upitnici, koji se popunjavaju kada korisnik doe u arhiv prvi put u jednoj godini. Taj upitnik je statistikog tipa (podaci: broj line karte, matini broj, broj telefona, tema

42

kojom se bavi, koji fond je korien). Gleda se koji arhivi su najposeeniji, koji fondovi se najee koriste. Kada se popuni upitnik, korisnik naruuje dokument koji eli. U evidenciju se unosi i zanimanje korisnika, da li je stranac, kojom temom se bavi.

Arhivska biblioteka spada u specijalizovane biblioteke i ima fond prilagoen delatnosti arhiva. Spada u naune biblioteke, ima veliku zbirku periodike, ostvaruje meubiblioteku pozajmicu. Ima 5 vrsta publikacija koje se nalaze u arhivskoj biblioteci:

1. arhivistika literatura njome se slue sami arhivisti, ali i korisnici. To su vodii kroz arhiv, inventari, itd.

2. literatura iz pomonih istorijskih nauka 3. nauna literatura arhivi imaju grau iz kulurne istorije, knjievne istorije,

itd. Takva literatura se nabavlja namenski pratei strukturu fondova i zbirki. 4. publikacije opteg znaaja to su renici koji se nabavljaju prema jeziku

dokumenata koje arhiv poseduje 5. struna biblioteka literatura to su bibliografije

Arhivska biblioteka ima i knjige koje nisu planski sakupljane, koje stoje u odeljku neplanski sakupljenih knjiga i koje se obino izdvajaju iz nekih fondova. Dug je proces otpisa tih knjiga, a arhivske biblitoteke ih uglavnom poklanjaju narodnim bibliotekama. Kada stignu lini fondovi, porodica esto eli da se sve uva na jednom mesto. Arhiv ne moe da utie na strukturu poklona i zavetanosti, ali ima zakonsko pravo da zadri samo dokumenta koja su vana.

Arhiv grau nabavlja kupovinom i meuarhivskom pozajmicom.

43

Publikovanje arhivske grae Publikovanje informativnih sredstava

Publikovanje informativnih sredstava je obaveza arhiva, posebno nacionalnih.

Osnovni cilj publikovanja informativnih sredstava je da se javnost informie o grai koju poseduje arhiv i da se ukae na znaaj te grae za nauku, kulturu... Obavetava se javnost i o sreenosti arhivske grae.

Prvo treba publikovati ona sredstva koa daju optu informaciju o arhivu (tzv. interna sredstva), pa onda pojedinana dokumenta. Opta sredstva sadre opte podatke o fondu ili zbirci pojedinano. U Evropi se praktikuje da se publikuju informativna sredstva i da obuhvate grau iz svih arhiva u dravi.

Svaki arhiv obavezno publikuje vodi istorijskog arhiva. Vodi je osnovno naunoinformativno sredstvo koje se donosi i struno i tematski. Uvek se u vodiu prvo daju podaci o arhivu. Potom se govori uopteno o arhivskoj grai i strukturi samih fondova, kako su oni podeljeni u arhivu. Svaki vodi ima svoj spisak skraenica. Potom se daje pregled grae po fondovima. Uz naziv fonda pie se i skraenica i granine godine fonda (godina kada je nastala institucija, i