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Curso: Administración de Información de Servicio para la Gestión
Profesor: Lorena Silva Oyarce ([email protected])Fecha: 30 de septiembre al 9 de octubre 2008
Programa de Capacitación Interna – Malla de Especialización - DAP
Contenido
Introducción;Tipos de información y datos que se deben gestionar al interior de una unidad; Comprender el valor de los datos que se transforman en información; Metodologías para abordar el manejo y gestión de la información;
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Contenido
Tecnologías de información disponibles (softwares de apoyo administrativo, uso de bases de datos, herramientas de consulta y extracción de datos, carpetas de trabajo compartidas, respaldo de
archivos, página web, etc.); Cómo pensar y organizar las actividades a la hora de
utilizar la información disponible para satisfacer las necesidades de información de la unidad;
Estándares y formatos de presentación de la información (cuadros resumen, indicadores de gestión, informes comparativos, informes ejecutivos con análisis comentados, gráficos y tablas).
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Introducción
Curso: Administración de Información de Servicio para la Gestión
Administración de Información de Servicio
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Introducción
Extracto deFormulario deEvaluación deDesempeño - DAP
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IntroducciónManejar Información
. Documentos Office (Word, Excel, Powerpoint, etc.). Bases de datos o colecciones de datos y registros. Gráficos y diagramas, imágenes. Papeles, archivadores, escritos manuales, memos. E-mails. Video, fotografía, etc.
Algunos Hechos
. El 80 % de la información de una organización es no estructurada y el 90% no es administrada (Doculabs). La información crece alrededor de un 36% cada año (Doculabs). El nivel de satisfacción respecto de la utilidad de la información, aumenta 10x si se lleva a un esquema estructurado sobre ella (Gartner Group). . 7,5% de los documentos son perdidos para siempre (Square Associates)
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Introducción
Curso: Administración de Información de Servicio para la Gestión
• Por fecha • Por Unidad Académica• Por tema • Por carrera• Por formato • Por unidad o centro de costo• Por origen • Por proyecto, etc.
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Introducción
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Características y Necesidades de Clientes y Usuarios
NECESITAN Y GENERAN
INFORMACIÓN
ADM. CASA CENTRAL ACADÉMICOS INVESTIGADORES
ALUMNOS
CHILE Y ELMUNDO
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Introducción
La idea es que en estas sesiones reflexionemos sobre la realidad que nos rodea en temas relativos a la información, y conocer cómo administrarla más eficientemente a fin de responder a las necesidades que existen para dar un mejor servicio
Conocer cómo generar una base con indicadores de gestión que sean un aporte para cada unidad en función de sus objetivos y metas, partiendo desde los datos|
Por otra parte, a través de tareas entregadas cada clase, se aplicará parte de lo visto, relacionándolo con la realidad laboral de cada participante
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Tipos de datos e información
Definiciones:
Dato es la unidad mínima de información, la que adquiere mayor relevancia cuando es interpretada de forma coherente
Información es un conjunto de datos procesados que constituyen un mensaje
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Tipos de datos e información
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Informes
Estadísticas
Indicadores
Evaluaciones
•Información del PC •Datos digitados en sistemas computacionales
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Tipos de datos e información
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PROCESO TRANSFORMACIÓN DATOS A INFORMACIÓN
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Tipos de datos e información
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Tarea 1Confeccione un listado de todos los datos e información que maneja
normalmente en su trabajo y describa la forma en que se realiza el proceso de transformación para cada tipo.
Hint: Utilice una planilla similar a la que se muestra a continuación (puede agregar más columnas si es necesario).
Nombre de Datos/ Información
Cómo llega Cómo sabe que hacer con ella
Dónde se almacena
Como se procesa
Cómo y a quien se distribuye
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Valor de los Datos que se Transforman en Información
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La Universidad tiene metas y objetivos que alcanzarque se manifiestan en su Misión, su Visión y en el Plande Desarrollo definido.
Cada Unidad Académica y Administrativa debe poseer sus propias metas y Plan de Desarrollo, alineados con laEstrategia de la Universidad.
Para asegurar que se alcancen las metas debe realizarsecontrol sobre las actividades y los resultados que se obtienen,
para ello un aspecto CLAVE es contar con INFORMACIÓN quepermita MEDIR y ANALIZAR el avance de lo planificado,
posibilitando ver desviaciones y hacer correcciones si es necesario.
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Valor de los Datos que se Transforman en Información
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CONOCER RESULTADOS
ANALIZAR TENDENCIAS
MANTENERSE ALINEADOSA LA ESTRATEGIA
ANALIZAR EN DETALLE
AJUSTAR PARAALCANZAR METAS
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Valor de los Datos que se Transforman en Información
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Trabajar como unidad en obtener la información adecuada que facilite la toma de decisiones.Esto implica tener muy claro los objetivos que sepersiguen, y conocer las necesidades de información de quienes administran o dirigen para medir el desempeño
Tener buena información permite responder con rapidez a la demanda de información de la Unidad o de la Universidad
El procesar los datos de manera apropiada, es la base para implantar una cultura centrada en el uso de la información, que gestiona su acción en función de resultados y acercamiento a objetivos medibles con evidencia confiable
La gestión estratégica que demandan hoy las organizacionesexige recolectar, analizar y evaluar los resultados
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Valor de los Datos que se Transforman en Información
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La base de información debe ser de calidad a fin que la información que se extraiga a partir de ella sea confiable y por tanto útil, lo que obliga a que los datos base deban ser correctos. Para lograrlo: Los datos deben registrarse de manera homogénea y consistente
en el tiempo, pues sino se pierde la opción de hacer seguimiento o estadísticas históricas comparables
Los datos incompletos o mal registrados no permiten hacer gestión a quien los desea transformar en información, pues no “dicen” todo lo que debieran decir o lo “dicen” mal. Esto se hace más evidente, si se considera que en la mayoría de los casos quien registra la información no es quien posteriormente la utiliza, luego menos opción hay de darse cuenta de errores u omisiones.
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Valor de los Datos que se Transforman en Información
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Los datos desactualizados o registrados fuera de plazo prudente, entorpecen el proceso de análisis y la obtención de información oportuna. Mientras más pronto se pueda disponer de información de gestión mayor es la utilidad para darle agilidad a la toma de decisiones
Los datos aislados y sin relación con otros datos, no sirven para hacer gestión, ni son información, cuestionarse la utilidad de almacenar o guardar tales datos
Los datos son parte de los activos de una empresa, en particular de la Universidad, luego deben ser almacenados de manera segura
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Valor de los Datos que se Transforman en Información
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Valor de los Datos que se Transforman en Información
+
+
ALMACENA CONSULTA /RECUPERA
RECIBE Y REGISTRA PROCESA / ANALIZA /DISTRIBUYE 20
Valor de los Datos que se Transforman en Información
ALMACEN DE DATOS(Datawarehouse)
PRINCIPALMENTE INFORMACIÓN DENIVEL TÁCTICO Y ESTRATÉGICO QUE PERMITECREAR INDICADORES Y PANELES DE GESTIÓN
Datos e información que no pertenece a una base de datosCorporativa, pero se carga a laBase de datos de Gestión.Ej. Excel, Word, Texto, Base de datos local, como puede ser deAccess, FoxPro, Filemaker, etc.
Datos e información que pertenecen a alguna base de datos Corporativa, que se carga en Base de datos de Gestión.
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Datawarehouse (almacén de datos)
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Marco Teórico ¿Porqué, dentro de determinada industria, algunas organizaciones se
desempeñan mejor que otras?. En otras palabras, ¿cuál es la base de su ventaja competitiva?1
1 Fuente: Administración Estratégica. Charles Hill – Gareth Jones
Metodologías para abordar el manejo y gestión de la información
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CALIDAD
EFICIENCIACAPACIDAD DE SATISFACER AL
CLIENTE
VENTAJA COMPETITIVA -
SUSTENTABILIDAD
INNOVACIÓN
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Metodologías para abordar el manejo y gestión de la información
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Procesos eficientesy eficaces
Fuente: Mapas Estratégicos. R. Kaplan y D. Norton
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Marco Teórico: Mejorar paulatinamente lo que se ha hecho durante años
Metodologías para abordar el manejo y gestión de la información
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Plan 2005 - 2010 “Duc in altum”. Remar mar adentro (Lc5,4)
Ejes de desarrollo:
1. Proyecto educativo2. Investigación y doctorado3. Internacionalización4. Vínculos con la sociedad5. Académicos y directivos6. Personal administrativo y recursos
Curso: Administración de Información de Servicio para la Gestión
Marco Teórico: Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard)
BSC: Ejemplo de Mapa Estratégico->Define Factores Claves de Éxito y su relación
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Plan 2005 - 2010
Basado en Enfoque de Robert Kaplan y David Norton
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Plan 2005 - 2010
BSC: Ejemplo de Mapa Estratégico-->Qué, Cómo, Meta, Medio, Responsable, …
MEDICIONES (INDICADORES) METAS MEDIOSOBJET. ESTRATEGICOS 1er NIVEL
P. F
i nan
cier
a
F2 Optimizar el Uso de Recursos % disminución de costos fijo / Ingresos
Tender a la tasa promedio de otras unidades académicas similares
.Crear convenios con proveedores
.Levantamiento de procesos administrativos con empresa externa para optimizar recursos .Crear políticas de austeridad e implementarlas
P. C
lient
e
C2 Implementar Programas de Educación a lo largo de toda la Vida que respondan a las expectativas de los Alumnos
.# de programas por etapas de la vida (colegio, universidad, laboral, retirado) .% Satisfacción de alumnos en los diferentes programas
.Tener un programa para cada etapa dentro de 3 años .85% de satisfacción en cada etapa
.Reasignación de recursos para crear los programas para cada etapa .Dar incentivos para que los académicos participen .Preparar encuestas de satisfacción adecuadas a cada programa
P2 Aumentar las Publicaciones en revistas de I&D reconocidas, y en Investig. Aplicada
# publicaciones con reconocimiento mundial# proyectos de investigación aplicada
Duplicar cada tres años .Crear incentivos para las publicaciones a los académicos. .Crear revista de I&D de la Facultad
P5 Reorganizar la Planta Académica % Nivel de Profesores Titulares, Adjuntos y Auxiliares
60% Prof. Titulares30% Adjuntos10% Auxiliares
Implementar en el corto plazo un Programa Categorización y Evaluación Académica
A4 Implementar el Uso de Recursos Tecnológicos de Apoyo a la Docencia
% de docentes que utiliza equipos audiovisuales en clase% de profesores que utiliza el web de cursos
1 año 60%.2 año 80%3 año 100%
.Taller de uso audiovisuales
.Capacitación en terreno a cada profesor
A5 Desarrollar habilidades de Liderazgo y Gestión en los Directivos
% de Directivos capacitados en Gestión y Liderazo
1 año 60%2 año 100%
Programa de capacitación a directivos
P. A
pren
d. Y
Cre
c.P.
Pro
ceso
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BPMM (Modelo de Madurez de Procesos de Negocio)
Describe los elementos esenciales para un proceso efectivo y de calidad. Estos proveen las bases para un control de procesos cuantitativo, base para el mejoramiento continuo.
Basado en modelo de calidad CMMI (modelo de capacidad y madurez integrado), es un modelo de referencia de prácticas maduras usadas para evaluar y mejorar la capacidad de los procesos. Es una ruta evolutiva de implementación de las mejores prácticas en los procesos organizacionales, y puede aplicarse a distintas áreas de la empresa, como son: marketing, operaciones bancarias, finanzas, recursos humanos, manufactura, operaciones en TI.
Metodologías para abordar el manejo y gestión de la información
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Los 5 Niveles de madurez de modelo CMMI
Metodologías para abordar el manejo y gestión de la información
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Los 5 Niveles de madurez de modelo CMMI
1. Inicial – las actividades se basan en la heroicidad y responsabilidad de los individuos. - Los procedimientos son inexistentes o localizados en áreas específicas.
2. Gestionado - se normalizan las buenas prácticas en el desarrollo de proyectos y productos (en base a la experiencia y al método). - Las buenas prácticas se mantienen en los momentos de estrés. - Están definidos los productos a realizar y como hacerlo. - Se definen hitos para la revisión de calidad.
3. Definido - La organización o Unidad completa participa en el proceso eficiente de actividades. - Existen métodos y plantillas bien definidas y documentados. -Los procesos no solo afectan a los equipos de desarrollo sino a toda la organización relacionada.
Metodologías para abordar el manejo y gestión de la información
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4. Cuantitativamente Gestionado - Se puede seguir con indicadores numéricos (estadísticos) la evolución de los proyectos, objetivos y actividades. - Las estadísticas son almacenadas para aprovechar su aporte en los siguientes proyectos.
5. Optimizado - En base a criterios cuantitativos se pueden determinar las desviaciones más comunes y optimizar procesos. - En los siguientes proyectos se produce una reducción de costos gracias a la anticipación de problemas y la continua revisión de procesos conflictivos.
Los 5 Niveles de madurez de modelo CMMI
Metodologías para abordar el manejo y gestión de la información
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